Xerox C2424 Guía del usuario

C2424
Xerox
Marca
Xerox
Modelo
C2424
Categoría
Manuales de software
Tipo
Guía del usuario

Este manual también es adecuado para

A VISOS LEGALES
Copyright © 1999-2004 de ScanSoft, Inc. Reservados todos los derechos. Se prohíbe
transmitir, transcribir, reproducir, almacenar en cualquier sistema de recuperación o traducir a
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A
VISO IMPORTANTE
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se reserva el derecho de revisar esta publicación y realizar cambios en su contenido cuando crea
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M
ARCAS COMERCIALES Y CRÉDITOS
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OmniPage y Tr ue Pag e son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de ScanSoft,
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Outside In
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9 Centennial Drive
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Guía de procedimientos iniciales de PaperPort 10
Número de pieza 50-F31G-10030
Agosto de 2004
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort iii
C ONTENIDO
¡Bienvenido a PaperPort! 5
Instalación y activación de PaperPort 5
Registro 6
Aprendizaje de PaperPort 6
Soporte técnico 7
Novedades de PaperPort 10 8
Introducción a PaperPort 11
El escritorio de PaperPort 11
Elementos de PaperPort 12
El panel Carpetas 13
Miniaturas de elementos de PaperPort 13
Miniaturas de páginas de PaperPort 15
Escritorio con dos partes 16
La ventana Vista de página 17
Obtención de elementos 17
Digitalización y envío al escritorio de PaperPort. 18
Configuración del escáner con PaperPort 19
Impresión en PaperPort 19
Captura de páginas Web 20
Agregar carpetas de PaperPort 20
Uso de DesktopDelivery 21
Importación de fotografías desde una cámara fotográfica 21
Retocar imágenes 22
Herramientas SET (Scanner Enhancement Technology) 22
Modificar varias páginas 23
iv Contenido
Insertar anotaciones en páginas 24
Herramientas de anotación 24
Protección de elementos 25
Archivar elementos 26
Agregar criterios de búsqueda a los elementos 27
Buscar elementos 28
Buscar elementos por sus propiedades 28
Buscar palabras en un elemento 28
Agregar elementos al índice de All-in-One Search 29
Usar el panel All-in-One Search 29
Usar imagen de búsqueda de PDF 30
Programar tareas de indexación 30
Uso compartido de archivos 31
Enviar elementos a otros programas 32
Usar OmniPage con PaperPort 33
Personalizar la barra Enviar a 34
Modificar las opciones de Enviar a 34
Convertir elementos 36
Convertir elementos a formatos de imagen 36
Convertir imagen en texto 36
Completar formularios digitalizados 37
Crear documentos PDF 38
Usar ScanDirect 39
Desinstalación de PaperPort 40
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 5
¡Bienvenido a PaperPort!
Bienvenido a la Guía de Procedimientos Iniciales de ScanSoft
®
PaperPort.
PaperPort
®
le ofrece la manera más fácil de convertir papeles en documentos
digitales organizados que cualquier persona en una oficina puede encontrar y
utilizar con rapidez. PaperPort trabaja con escáneres, impresoras multifunción y
copiadoras digitales en red para convertir documentos impresos en sus
equivalentes digitales. También le ayuda a administrarlos juntamente con todos
los demás documentos electrónicos mediante un cómodo sistema de archivado
muy fácil de utilizar.
Las miniaturas claras y de tamaño adecuado de elementos de PaperPort le
permiten organizar visualmente, recuperar y utilizar sus documentos
digitalizados, entre ellos archivos de Word, hojas de cálculo, archivos PDF e
incluso fotografías digitales. Las herramientas SET (Scanner Enhancement
Technology) de PaperPort garantizan que sus documentos digitalizados tengan
un aspecto óptimo, mientras que las herramientas de anotación le permiten
agregar comentarios y texto resaltado a cualquier imagen digitalizada.
Instalación y activación de PaperPort
Puede instalar PaperPort desde un CD o desde Internet.
El programa de instalación de PaperPort proporciona sencillas instrucciones paso
a paso. S
iga las instrucciones en cada pantalla para instalar el software.
El usuario que realice la instalación o desinstalación debe tener derechos de
administrador en el equipo. Para activar o desactivar el software, debe contar con
acceso a Internet. Al finalizar la instalación, el programa le invitará a activar el
producto. Si el número de serie está en su lugar de almacenamiento y ha sido
introducido correctamente, no hará falta interacción por parte del usuario ni se
transmitirán datos personales.
Si no activa el producto durante la instalación, se le invitará a que lo haga cada
vez que abra el programa. PaperPort 10.0 podrá abrirse sólo cinco veces mientras
no esté activado.
6 ¡Bienvenido a PaperPort!
Registro
El registro le permite aprovechar al máximo el servicio técnico de los productos
de ScanSoft y recibir notificaciones de actualizaciones de productos.
Cuando termine de instalar PaperPort, se le solicitará que lo registre a través de
Internet. Si desea actualizar su información de registro, puede dirigirse al sitio
Web de ScanSoft, Inc. en http://www.scansoft.com.
Aprendizaje de PaperPort
Esta guía es una introducción a PaperPort y le muestra cómo PaperPort puede
ayudarle a gestionar su información. Las fuentes adicionales de información que
le ayudarán en el aprendizaje de PaperPort incluyen la ayuda en pantalla, las
notas de la versión y el sitio Web de ScanSoft.
Uso de esta guía
Esta guía ha sido escrita bajo la premisa de que usted ya sabe cómo trabajar en el
entorno de Microsoft Windows. Consulte la documentación de Windows si
tiene dudas acerca de cómo usar los cuadros de diálogo, comandos de menú,
barras de desplazamiento, funciones de arrastrar y colocar, menús de acceso
directo, etc.
Uso de la Ayuda en pantalla
La Ayuda en pantalla de PaperPort incluye información completa sobre
características, configuración y procedimientos. Para consultarla, diríjase al menú
Ayuda de PaperPort.
En el menú Ayuda de PaperPort puede consultar soporte técnico adicional, por
ejemplo notas técnicas, preguntas frecuentes, actualizaciones de software y
mucho más.
Uso de las Notas de la versión
Las Notas de la versión de PaperPort proporcionan información importante sobre
esta versión de PaperPort. Este documento está incluido en el CD de instalación,
en el menú de Ayuda de PaperPort y en el escritorio de PaperPort, como
documento de muestra.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 7
Soporte técnico
ScanSoft ofrece opciones de soporte técnico tanto de cortesía como mediante el
pago de una cuota, ambas pensadas para satisfacer sus necesidades particulares.
Nuestros servicios ofrecen asistencia personal telefónica y por correo electrónico.
También ofrecemos 24 horas de acceso autónomo a nuestra Base de información.
Visite http://www.scansoft.com para obtener información sobre nuestra política
de soporte técnico, contactos de soporte técnico local y actualizaciones de
productos. Antes de comunicarse con ScanSoft, asegúrese de leer la
documentación del usuario y revisar las Notas de la versión.
Requisitos mínimos del sistema
Ordenador con procesador Intel
®
Pentium
®
o superior
Microsoft Windows
®
98 (a partir de la segunda edición), Windows Me,
Windows 2000 SP4 o superior, Windows XP SP2 o superior
Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior
128 MB de memoria RAM (se recomiendan 256 MB)
150 MB de espacio libre en el disco duro para los archivos de la aplicación, más
5 MB de espacio de trabajo durante la instalación
5 MB para Microsoft Installer (MSI) si no estuviera instalado. (Forma parte del
sistema operativo de Windows Me, Windows 2000 y Windows XP)
Monitor SVGA con 256 colores, pero de preferencia a color de 16 bits (se
describe como "color de alta densidad" en Windows 2000 y como "media" en
XP) y una resolución de 800 x 600 píxeles
Dispositivo señalador compatible con Windows
Unidad de CD-ROM para la instalación
Conexión a Internet (con Internet Explorer 5.5 o superior) para la activación y
actualización del producto
El rendimiento y la velocidad serán mayores si el procesador, memoria y espacio
disponible en el disco duro del ordenador superan los requisitos mínimos. Esto se
observa especialmente durante el procesamiento de archivos PDF y de imágenes a color
de gran tamaño.
8 ¡Bienvenido a PaperPort!
Novedades de PaperPort 10
PaperPort 10 incluye una gran cantidad de características nuevas importantes
para administrar documentos.
Miniaturas de página
Vea miniaturas correspondientes a elementos de múltiples páginas, tanto en la
Vista de escritorio como en el programa PageViewer. Obtenga un mejor
panorama general de sus documentos; busque, procese y reordene páginas
rápidamente.
Herramientas SET (Scanner Enhancement Technology)
Mejore los elementos de imágenes con el juego de herramientas SET
TM
, ahora
disponible directamente en el escritorio de PaperPort haciendo clic con el botón
derecho del mouse en cualquier archivo de imagen. Las herramientas de
anotación permiten insertar comentarios en elementos de imágenes.
Nuevo Asistente de escáner
Configure escáneres más fácilmente con PaperPort y disfrute de controles
mejorados y de una mayor flexibilidad para adquirir documentos de múltiples
páginas sin interacción del usuario.
Mejor capacidad de búsqueda
La nueva herramienta All-in-One Search
TM
es más potente y precisa en
búsquedas tanto de texto completo como de palabras clave y otros tipos de
información de archivos.
Creación de PDF
Genere archivos PDF de sólo imágenes. Utilice el comando Duplicar como PDF
para elementos de imágenes, entre ellos archivos MAX. Imprima elementos de
texto en PDF desde PaperPort o desde cualquier otra aplicación con capacidad de
impresión instalada en el sistema. Se pueden realizar búsquedas de texto
completo dentro de estos archivos utilizando la herramienta All-in-One Search
de PaperPort.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 9
Mayor funcionalidad para formularios
La herramienta "Imprimir sólo campos" de FormTyper
TM
permite utilizar
PaperPort para llenar formularios preimpresos.
Menús de acceso directo ampliados
Disfrute de muchas más funciones cuando haga clic derecho en archivos o
carpetas.
Mayor flexibilidad para apilar y desapilar
PaperPort ahora brinda más opciones tanto para apilar elementos de escritorio de
distintos formatos como para desapilarlos.
Mejoras en las carpetas
Utilice el Administrador de carpetas para organizar la estructura de directorios de
PaperPort, disfrute de más funciones en los menús de acceso directo
correspondientes a carpetas y utilice el botón Atrás para recorrer rápida y
fácilmente todo el árbol de directorios.
Mayor integración con otros productos de ScanSoft
• Si en su sistema está instalado ScanSoft OmniPage
®
Pro, PaperPort
colaborará más estrechamente que nunca con este programa a fin de prestar
servicios de avanzada tanto para el reconocimiento de páginas mediante
OCR como para la creación de archivos PDF de alta calidad.
• Si en su sistema tiene instalado ScanSoft PDF Converter para Microsoft
®
Word, este programa aparecerá en la barra "Enviar a" y le permitirá
desbloquear archivos PDF y transformarlos en documentos modificables de
Word.
10 ¡Bienvenido a PaperPort!
Las siguientes características avanzadas sólo están disponibles en PaperPort
Professional 10:
Escritorio con dos partes
Divida el escritorio de PaperPort en dos áreas de trabajo para facilitar las tareas de
comparación, traslado y copia de páginas entre documentos guardados en
diferentes destinos. Inserte marcas en las áreas de trabajo para volver a sus
destinos favoritos con un solo clic.
Creación de archivos PDF con todas las características
PaperPort trae la versión más reciente de ScanSoft PDF Create!, aplicación que
permite crear archivos PDF versión 1.5 más compactos y de mayor calidad. A los
archivos se les puede asignar capacidad de búsqueda y modificación. Cree
archivos PDF desde PaperPort o desde cualquier aplicación con capacidad de
impresión que esté instalada en el sistema. Podrá controlar con gran precisión
aspectos tales como la compresión, incrustación de fuentes, protección mediante
contraseña y marcas de agua, entre muchos otros. Se puede acceder al programa
desde el menú Inicio de Windows, el cuadro de diálogo de impresión de
PaperPort y el elemento Imprimir en PaperPort (PDF) del menú Archivo. El
programa tiene sus propios sistemas de ayuda.
Index Manager
Programe la indexación con texto completo de todos sus documentos para que
All-in-One Search se ejecute en segundo plano en los horarios que usted elija.
DesktopDelivery
Configure la supervisión de carpetas del sistema mediante DesktopDelivery
TM
para transferir automáticamente a carpetas de PaperPort tipos específicos de
archivos. Adquiera elementos adjuntos a mensajes de correo electrónico de
manera similar.
PaperPort también está disponible en versiones Special Edition para fabricantes
de escáneres y otros revendedores selectos. La gama de funciones de estas
versiones puede variar según los requisitos del proveedor.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 11
Introducción a PaperPort
Esta sección presenta las distintas partes de PaperPort. Consulte la Ayuda de
PaperPort para obtener información detallada acerca de todos estos temas.
El escritorio de PaperPort
Cuando inicia el programa por primera vez, el escritorio de PaperPort se abre con
el panel Carpetas. Allí verá sus documentos y las herramientas que puede utilizar
para administrarlos. PaperPort le brinda todas las herramientas necesarias para
organizar, buscar y utilizar documentos e imágenes.
El panel de funciones puede mostrar:
• Carpetas (menú Ver)
• Miniaturas de páginas (menú Ver)
• Propiedades de elemento (menú Ver)
• Digitalizar u obtener fotografía (menú
Archivo)
• All-in-One Search (menú Herramientas)
Miniatura de
elemento de imagen
Miniatura de
elemento de texto
Acceso a
otras
páginas
Carpetas
Barra de
comandos
Escritorio
Barra
Enviar a
12 Introducción a PaperPort
Elementos de PaperPort
Los documentos y las fotografías que obtiene con PaperPort se denominan
elementos. Existen dos tipos de elementos: elementos de imagen y elementos
de texto.
Los elementos de imagen son documentos y fotografías digitalizados, entre otros,
en formato de imagen, como por ejemplo PDF, JPEG, TIFF o imagen de
PaperPort (.max).
Puede crear elementos de imagen a partir de documentos, fotografías, líneas u
otros elementos que digitalice, copie o coloque en el escritorio de PaperPort.
Los elementos de texto son documentos que contienen texto modificable, tales
como archivos de Word (.doc), HTML y Excel creados por medio de
aplicaciones de procesamiento de texto y programas afines.
Con PaperPort puede usar cualquier tipo de archivo PDF (Imagen de PDF,
Imagen de búsqueda de PDF y Texto y gráficos con formato PDF). PaperPort es
capaz de diferenciar un elemento PDF de sólo imágenes de uno sin imágenes.
Para mejorar la calidad de los elementos PDF de sólo imágenes, se pueden utilizar
las herramientas SET (Tecnología de Mejoramiento de Escáner).
Puede enviar un elemento rápidamente a otro programa sin abandonar el
programa PaperPort. Basta con arrastrar el elemento en cuestión al icono de
vínculo en la barra Enviar a, que está en la parte inferior del escritorio. PaperPort
admite una amplia variedad de programas, entre ellos aplicaciones de
procesamiento de texto, hojas de cálculo, fax, correo electrónico de Internet,
gráficos, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y servicios de Internet.
PaperPort incluye una carpeta llamada Mis documentos de PaperPort, donde
hay elementos modelo de algunos de los tipos de contenido que puede guardar en
el escritorio de PaperPort.
También puede usar PaperPort para ver elementos que no sean de PaperPort pero
que residan en su equipo. Sólo tiene que copiar o mover el archivo del
documento o la fotografía a la carpeta de PaperPort.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 13
El panel Carpetas
El panel Carpetas presenta una vista jerárquica de sus carpetas de PaperPort,
similar a la del Explorador de Windows.
PaperPort instala una carpeta propia denominada Mis documentos de
PaperPort en la carpeta Mis documentos. Si se utiliza un sistema de varios
usuarios, cada usuario contará con una carpeta Mis documentos de PaperPort
propia.
La carpeta Mis documentos de PaperPort contiene varias subcarpetas cuyos
nombres, como por ejemplo Artículos, Tarjetas de presentación, Fotografías y
Recibos, ilustran las diferentes formas en que puede organizar sus elementos de
PaperPort.
La carpeta Muestras contiene documentos y fotografías de muestra para ayudarle
a comenzar a utilizar PaperPort.
Una vez que haya obtenido sus propios elementos de PaperPort, no tendrá que
utilizar la carpeta Mis documentos de PaperPort para almacenarlos. Puede
agregar otras carpetas locales y de red a la Vista de carpetas de PaperPort.
También puede eliminar la carpeta Mis documentos de PaperPort, pero la
estructura del programa deberá contener al menos una carpeta.
Miniaturas de elementos de PaperPort
Existen dos tipos de miniaturas en PaperPort: miniaturas de páginas y elementos.
Cada miniatura de elemento es una pequeña representación gráfica del
documento o fotografía. Las miniaturas de páginas muestran páginas de archivos
PDF y elementos de imagen en el panel Miniaturas de páginas, tanto en el
escritorio de PaperPort como en PageViewer.
Una forma rápida de localizar sus elementos de PaperPort es explorar visualmente
las miniaturas de elementos en el escritorio de PaperPort. Las miniaturas le
muestran qué hay en un documento sin necesidad de abrirlo. Además, le
permiten desplazarse por las páginas del documento sin necesidad de abrirlo
.
Para mostrar u ocultar el panel Carpetas, haga clic en el botón Carpetas de la barra
de comandos. Con el escritorio dividido se pueden mostrar paneles de carpetas
para cada área de trabajo.
14 Introducción a PaperPort
PaperPort muestra miniaturas grandes y nítidas de todos los documentos y
fotografías, entre ellos:
• Páginas y fotografías digitalizadas
• Fotografías sacadas con su cámara digital
• Archivos de imagen en varios formatos, tales como BMP, TIFF, JPEG, GIF y
MAX
• Archivos de Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Word Perfect y otros
documentos creados en programas conocidos
•Documentos PDF
• Elementos de imagen de PDF
•Documentos HTML
Cada miniatura de elemento aparece con un icono que identifica el programa en
el que se creó o con el cual está relacionada actualmente. Esto hace que resulte
fácil y cómodo ver y buscar con rapidez todos los diferentes tipos de elementos en
su equipo.
Haga clic en una miniatura para ver los atributos de imagen. Un icono pequeño
indica que se estableció el atributo de sólo lectura para dicho elemento. Un
icono pequeño indica que la imagen contiene anotaciones. Los elementos de
imagen de varias páginas muestran para permitirle desplazarse por las
páginas, incluso con el panel Miniaturas de páginas cerrado.
Antes de trabajar con un elemento, debe seleccionar su miniatura en el escritorio
de PaperPort. Aparecerá una línea roja alrededor de un elemento para indicar que
ha sido seleccionado. Mientras trabaja con miniaturas de elementos, podrá:
• Arrastrar una miniatura para cambiar su posición en el escritorio de
PaperPort.
• Arrastrar una miniatura a una carpeta para mover el elemento a dicha
carpeta.
• Arrastrar una miniatura a otra área de trabajo abierta para mover el elemento
a esa carpeta.
• Hacer doble clic en una miniatura para ver el elemento.
• Pulsar la tecla Ctrl y hacer doble clic en una miniatura para abrir el elemento
en el programa de origen.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 15
• Hacer clic con el botón derecho del mouse en una miniatura para mostrar el
menú de acceso directo del elemento.
• Arrastrar una miniatura a la barra Enviar a para enviar una copia del
elemento a otro programa.
Puede volver a ordenar los elementos en el escritorio de PaperPort tal como
organiza y ordena documentos en su escritorio físico. Por ejemplo, después de
seleccionar una miniatura, puede cambiar su posición o bien girarla.
Con las miniaturas de elementos que se encuentran en el escritorio de PaperPort,
también puede combinar fácilmente elementos de imagen de PaperPort
individuales o elementos de imagen de PDF en elementos de varias páginas. Esta
característica es una herramienta de organización útil si se utiliza un escáner que
sólo puede digitalizar una página como un elemento independiente.
Miniaturas de páginas de PaperPort
El panel Miniaturas de páginas del escritorio de PaperPort y de PageViewer
muestra las miniaturas de elementos de imagen de varias páginas. Seleccione uno
de ellos y, a continuación, haga clic en el botón Miniaturas de páginas o utilice
el menú Ver. Las operaciones que se llevan a cabo en páginas se pueden realizar
rápidamente sin necesidad de abrir los archivos en cuestión. Esto rige para
archivos PDF (tanto en el escritorio de PaperPort como en PageViewer) y
archivos MAX (sólo de escritorio). En este panel podrá:
• Aumentar o reducir el tamaño de las miniaturas.
• Copiar, pegar, cortar, eliminar y reordenar páginas.
• Insertar páginas nuevas en ciertas ubicaciones del documento.
• Anexar nuevas páginas al final.
• Copiar y mover páginas seleccionadas al área de trabajo como archivos PDF
independientes.
• Copiar y mover páginas entre documentos independientes abiertos en
paneles distintos.
Para poder ver la miniatura de página de un PDF protegido, es necesario contar
con la contraseña correspondiente.
16 Introducción a PaperPort
Escritorio con dos partes
Cuando abre PaperPort Professional 10 por primera vez, el escritorio aparece
dividido en dos áreas de trabajo, una inferior y la otra superior. Esta disposición
ofrece una mejor visualización general, que permite organizar y combinar
documentos de manera más efectiva, incluso en entornos de múltiples carpetas.
Para cambiar la forma de visualización, haga clic con el botón derecho del mouse
en el área de trabajo activa o pulse el botón Vistas. Si trabaja con documentos
que contienen varias páginas, puede utilizar el panel de función correspondiente
para ver las miniaturas de páginas sin necesidad de abrir el documento en
cuestión. También puede usar estas zonas del escritorio para ver carpetas o las
propiedades del elemento seleccionado. Para cancelar la división del escritorio,
abra el menú Escritorio y desmarque el elemento Dividir escritorio.
También puede marcar las áreas de trabajo que desee utilizando el comando
Marcar área de trabajo en el menú Escritorio. Para administrarlos, utilice el
comando Organizar marcadores. Debido a que todas las áreas de trabajo
utilizadas frecuentemente aparecen en el mismo menú, basta un solo clic para
acceder a cualquiera de ellas.
Área de
trabajo
activa
Barra
Enviar a
Área de
trabajo
inactiva
Panel de funciones
con miniaturas de
páginas
División del
escritorio
Panel de funciones
con carpetas
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 17
La ventana Vista de página
La ventana Vista de página le permite observar más detalladamente los
elementos, además de retocarlos e incluir anotaciones en ellos. También le
permite ampliar o reducir el tamaño de la vista para facilitar su lectura. Para
mejorar la imagen de página actual, utilice las herramientas SET (Tecnología de
Mejoramiento de Escáner). Para realizar modificaciones en páginas de
documentos, utilice el panel Miniaturas de páginas.
Para ver un elemento en la ventana Vista de página, haga doble clic en la
miniatura correspondiente, seleccione Ver en su menú de acceso directo o bien
seleccione el elemento y haga clic en el botón Página, que se encuentra en la
barra de comandos.
Obtención de elementos
Existen muchas formas de traer imágenes y documentos a PaperPort para poder
usar las herramientas de visualización, modificación, anotación, generación de
índices, OCR y gestión de archivos de PaperPort. Por ejemplo, podrá:
• Digitalizar fotografías, páginas y otras imágenes en un dispositivo de
digitalización.
• Agregar carpetas a PaperPort que ya contengan imágenes y documentos.
• Tomar instantáneas de páginas Web.
• Importar archivos de otros programas en su equipo.
Herramientas de
anotación
Herramientas SET
Botón Escritorio:
hágale clic para
volver al escritorio
de PaperPort
Panel Miniaturas
de páginas
18 Obtención de elementos
• Imprimir documentos desde otros programas en el escritorio de PaperPort.
• Arrastrar o cortar y pegar imágenes y documentos del Explorador de
Windows u otros programas al escritorio de PaperPort.
• Descargar fotos de una cámara digital.
• Transferir archivos a PaperPort Professional 10 usando DesktopDelivery.
Digitalización y envío al escritorio de PaperPort.
PaperPort está diseñado para funcionar con escáneres compatibles con TWAIN y
WIA. (La compatibilidad con ISIS sólo está disponible en PaperPort Professional
10.)
Para comenzar la digitalización, haga clic en el botón Digitalizar u obtener
fotografía. En el panel Digitalizar, puede escoger la interfaz propia del escáner o,
para obtener los mejores resultados de digitalización, usar el nuevo panel
Configuración de escáner de PaperPort. Para utilizar la interfaz del controlador
del escáner, marque la casilla Mostrar el cuadro de diálogo del escáner. De lo
contrario, aparecerá el panel PaperPort con dos fichas.
• Salida: establezca el formato del archivo y asigne automáticamente los
nombres de archivo con sufijo
• Digitalizar: establezca la configuración de digitalización en cuanto al modo,
resolución, tamaño, orientación, color de filtro, brillo y contraste.
Una vez concluida la digitalización, podrá ver el elemento en el escritorio de
PaperPort.
PaperPort facilita la digitalización de páginas como elementos independientes o
como un solo elemento de varias páginas. Para digitalizar e intercalar páginas de
dos carillas en su escáner ADF, voltee las páginas cuando se le solicite y haga clic
en Digitalizar otra carilla. De esta manera, PaperPort digitalizará e intercalará
automáticamente las páginas en el orden correcto.
Si su escáner no utiliza un controlador de dispositivos TWAIN, WIA o ISIS, utilice el
programa suministrado con el escáner para digitalizar elementos. Una vez digitalizados,
muévalos a PaperPort. Para obtener más información sobre digitalización, consulte la
Ayuda de PaperPort.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 19
Configuración del escáner con PaperPort
Todos los archivos necesarios para la instalación y compatibilidad del escáner son
copiados automáticamente por el programa de instalación, pero no se realiza
ninguna tarea de configuración durante la instalación propiamente dicha. Antes
de usar PaperPort para la digitalización, el escáner debe estar instalado con su
propio software controlador y se debe haber verificado su correcto
funcionamiento. El software controlador del escáner no viene incluido con
PaperPort.
La configuración del escáner se efectúa mediante el Asistente de configuración
del escáner. Puede comenzar este proceso por cuenta propia, haciendo clic en el
botón Digitalizar u obtener fotografía y, luego, en el botón Configuración del
panel Digitalizar. También puede iniciar el Asistente desde ScanDirect haciendo
clic con el botón derecho del mouse en el botón Digitalizar. De lo contrario, el
Asistente aparecerá cuando intente realizar la primera digitalización en
ScanDirect. Para configurar el escáner, siga las instrucciones en pantalla.
Impresión en PaperPort
Para traer elementos desde otros programas, puede imprimirlos en el escritorio de
PaperPort como elementos de imagen PDF o de imagen de PaperPort (.max).
Esta característica le permite importar rápidamente hojas de cálculo, imágenes,
archivos de base de datos, archivos de procesadores de texto y otros archivos de
PaperPort como elementos en el escritorio de PaperPort.
En PaperPort Professional 10, usted puede utilizar la característica Imprimir en
PDF para imprimir el documento en el formato Texto y gráficos con formato
PDF.
Puede utilizar la función Imprimir en PaperPort para crear vistas con formato de
impresión de páginas Web.
También puede utilizar un escáner de alta velocidad conectado en red para
digitalizar elementos en una carpeta conectada en red y, posteriormente, agregar la
carpeta a PaperPort. Para supervisar carpetas a la espera de imágenes digitalizadas
entrantes, use DesktopDelivery (disponible en PaperPort Professional 10).
20 Obtención de elementos
Captura de páginas Web
Puede usar la función Captura Web para capturar páginas Web en Internet en
forma de elementos de imagen de PaperPort o elementos de imagen de PDF en el
escritorio de PaperPort. Estos elementos sirven como cómodos marcadores
visuales de sus sitios Web favoritos.
Una vez que haya capturado una página Web, podrá realizar una variedad de
actividades. Por ejemplo, podrá:
•Ver la página.
• Guardar la página con fines de archivado.
• Ir a la página Web real en Internet (solamente para elementos de imagen de
PaperPort).
• Indexar el contenido de las páginas Web capturadas.
Agregar carpetas de PaperPort
PaperPort proporciona un sistema de archivado de fácil uso que el permite
organizar y compartir elementos con otras personas. En el panel Carpetas podrá:
• Agregar las carpetas existentes en su equipo al panel Carpetas.
• Crear nuevas carpetas, unidades de red asignadas y carpetas en dispositivos
externos conectados a su equipo.
Inicialmente, el panel Carpetas muestra un conjunto de carpetas diseñadas para
ayudarle a comenzar a utilizar PaperPort. Puede mover o eliminar estas carpetas
siempre que lo desee.
Puede agregar carpetas que ya estén en su equipo al panel Carpetas, incluidas
carpetas de red y carpetas de dispositivos externos conectados a su equipo. De
esta manera, los documentos que se encuentran en estas carpetas estarán
disponibles para ser utilizados dentro de PaperPort.
Consulte la Ayuda de PaperPort para obtener más información sobre cómo
agregar y utilizar las carpetas de PaperPort.
Use la función Imprimir en PaperPort para crear vistas con formato de impresión de
páginas Web que también se pueden agregar al índice de All-in-One Search para buscar
por contenido de texto.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 21
Uso de DesktopDelivery
DesktopDelivery (disponible únicamente en PaperPort Professional 10) supervisa
carpetas locales o en red a la espera de archivos entrantes de tipos específicos
(PDF, TIFF, JPEG y MAX). También puede supervisar carpetas de correo
electrónico en busca de archivos adjuntos. Luego los importa a carpetas
específicas de PaperPort DesktopDelivery (es decir, carpetas de PaperPort
designadas para recibir archivos de carpetas supervisadas externas a PaperPort).
Haga clic con el botón derecho del mouse en cualquier carpeta de PaperPort y
seleccione DesktopDelivery en el menú de acceso directo.
Consulte la Ayuda de PaperPort para obtener detalles.
Importación de fotografías desde una cámara
fotográfica
Para transferir fotos digitales al escritorio de PaperPort, primero deberá conectar
la cámara. Si el dispositivo utilizado aparece como una unidad en el equipo,
puede comenzar a transferir los archivos. Si la cámara no admite este tipo de
operación, y su controlador está instalado correctamente, aparecerá su interfaz
TWAIN o WIA para que usted pueda importar las imágenes almacenadas en el
dispositivo.
No modifique las imágenes mientras están almacenadas en la cámara, ya que no
todas las operaciones de este tipo producen los resultados esperados la primera vez
que uno los realiza. En su lugar, transfiéralas a PaperPort y utilice las herramientas
SET (Tecnología de Mejoramiento de Imágenes) para mejorarlas.
Bandeja de entrada de correo
electrónico supervisada
Carpeta supervisada
22 Retocar imágenes
Retocar imágenes
Cuando se muestra un elemento de imagen en la ventana Vista de página,
PaperPort proporciona varias herramientas que puede utilizar para ajustar o
mejorar la imagen.
Por ejemplo, puede enderezar una página digitalizada, aclarar una fotografía con
exposición insuficiente que ha salido demasiado oscura, ajustar el color de una
imagen a color, eliminar manchas de una página de documento o poner imágenes
borrosas en foco. Además, podrá girar un elemento, eliminar puntos dispersos,
marcar las líneas, eliminar el efecto de ojos rojos y recortar parte de una imagen.
Herramientas SET (Scanner Enhancement Technology)
Seleccionar
área
Use la herramienta Seleccionar área para seleccionar parte de
una imagen que desee cortar, copiar o eliminar utilizando los
comandos del menú Edición o el menú de acceso directo.
Utilícela también para seleccionar parte de una imagen antes
de recortarla o utilizar la herramienta Eliminar ojos rojos.
Girar una
imagen
Para girar el elemento seleccionado 90 grados hacia la derecha,
haga clic en la herramienta Girar a la derecha.
Enderezar una
imagen
Algunos documentos quedan torcidos luego de ser
digitalizados. Cuando esto sucede, puede utilizar las
herramientas Enderezar y Enderezar automáticamente para
corregirlo.
Mejorar una
imagen
La característica Mejorar automáticamente sirve para corregir
el brillo y contraste, el color y la tonalidad de una imagen.
PaperPort analiza la imagen y trata de corregir todos los
defectos que tenga.
Para corregirla manualmente, puede utilizar la herramienta
Mejorar.
Enfocar una
imagen
Para corregir la nitidez de una imagen borrosa o para poner
fuera de foco una imagen nítida a fin de lograr un efecto
especial, seleccione la herramienta Enfocar.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 23
Modificar varias páginas
La capacidad para procesar elementos a modo de grupo a menudo se denomina
"procesamiento por lotes". PaperPort brinda características de procesamiento por
lotes para que usted pueda mejorar, modificar o girar rápidamente varios
elementos de imagen en una única operación.
Seleccione uno o más elementos de imagen en el escritorio y, posteriormente, en
el menú Elemento, vaya a Herramientas SET y seleccione el comando que desee.
Para obtener más información, consulte la ayuda en pantalla.
Eliminar el
efecto ojos
rojos
La herramienta Eliminar ojos rojos ayuda a eliminar el efecto
de ojos rojos que se produce al fotografiar personas y animales
con poca luz o usando un flash.
Quitar parte de
una imagen
Cuando desee guardar o trabajar sólo con una parte de una
página o imagen, puede recortarla o borrar la parte que no
desee utilizar.
Utilice la herramienta Selección para definir la parte que desee
conservar y, luego, use la herramienta Recortar para eliminar
el resto.
Seleccione la herramienta Borrador para eliminar el área de la
imagen que haya designado previamente con el puntero.
Eliminar
puntos
dispersos
Las imágenes digitalizadas a veces tienen puntos dispersos o
pequeñas manchas. La herramienta Eliminar puntos dispersos
los encuentra automáticamente y los elimina de la página.
Mejorar líneas La herramienta Mejorar líneas sirve para oscurecer líneas
enteras y conectar líneas discontinuas de una tabla o
formulario a fin de que tengan una apariencia más oscura o
recta.
24 Insertar anotaciones en páginas
Insertar anotaciones en páginas
PaperPort trae una serie de herramientas de anotación que permiten insertar
comentarios en documentos digitalizados con información que desee guardar con
el documento.
Las anotaciones de archivos PDF e imágenes de PaperPort (.max) se pueden
modificar, es decir que usted puede cambiarlas de lugar, modificarlas o
eliminarlas, o bien modificar el contenido textual, cuando así lo desee. En otros
tipos de elementos de imagen, tales como archivos JPEG y de mapa de bits de
Windows, las anotaciones quedan incorporadas en forma definitiva en una
imagen cuando guarda el elemento. Cuando se trata de elementos que no pueden
aceptar anotaciones, PaperPort desactiva estas herramientas automáticamente.
Mediante las herramientas de anotación de PaperPort, podrá añadir notas y texto,
resaltar texto, trazar líneas y flechas o pegar una imagen a un elemento gráfico.
Enviar un documento con anotaciones a quienes no tengan PaperPort es muy
fácil utilizando el formato Imagen de PDF. Basta con que el destinatario haga
doble clic en el archivo adjunto al mensaje de correo que usted le envíe, para que
pueda ver el documento en Adobe Acrobat, con todas las anotaciones intactas.
Herramientas de anotación
Puede seleccionar una herramienta de anotación de la barra de anotaciones
siempre que haya un elemento de imagen en la ventana Vista de página. Para
elegir los parámetros de la anotación, haga clic con el botón derecho del mouse
en una herramienta.
Seleccionar
anotación.
Use esta herramienta para seleccionar una anotación y poder así
moverla, cortarla, copiarla o cambiar su tamaño en la página.
Nota ¿Necesita un recordatorio? Seleccione la herramienta Nota y
agregue una nota de tamaño ajustable muy parecida a las notas
adhesivas que se escriben y después se pegan en documentos
impresos.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 25
Protección de elementos
En PaperPort Professional 10, usted puede modificar el nivel de seguridad de los
archivos PDF (característica compatible hasta el formato 1.5). Cuando cree
nuevos archivos PDF a partir de otros existentes (por ejemplo, al copiar la
miniatura de una página y pegarla en un área de trabajo), su configuración de
seguridad será igual a la de los originales. Los archivos PDF creados por primera
vez se generarán según la configuración de seguridad predeterminada para PDF
en PaperPort, según se haya especificado en el menú Herramientas.
Existen dos tipos de contraseñas en el programa. La contraseña de apertura
restringe el acceso al documento; por lo tanto, sólo podrá abrirlo si introduce la
contraseña cuando el programa así lo pida. La contraseña de autorización permite
a los usuarios definir de qué manera se puede usar el documento. Si no se
especifica ninguna, se puede usar el archivo sin ninguna restricción.
Texto La herramienta Te xto le permite agregar fácilmente una etiqueta
a sus imágenes. Seleccione esta herramienta para agregar una
línea de texto con un fondo transparente.
Resaltador Use la herramienta Resaltador para resaltar cualquier área de la
imagen, como lo haría con un marcador de color sobre un
documento impreso.
Lápiz La herramienta Lápiz le permite trazar marcas o líneas a mano
alzada en la página.
Flecha o línea Seleccione la herramienta Flecha o línea para trazar líneas
rectas, con o sin punta de flecha, en una página.
Sello La herramienta Sello le permite pegar en una página una imagen
con mapa de bits de su elección, similar a la que produce un
sello de goma.
26 Archivar elementos
Archivar elementos
La clave para organizar los elementos en PaperPort está en archivarlos en las
carpetas adecuadas. Puede arrastrar y colocar elementos de una carpeta a otra o
del escritorio de PaperPort a la carpeta que desee. Puede también especificar
criterios de búsqueda que más tarde le ayuden a encontrar elementos más
rápidamente. La transferencia y copiado de elementos entre carpetas es también
posible gracias a la vista dividida entre áreas de trabajo. El nombre de cada
elemento aparece debajo de la miniatura en la vista de miniaturas. En un
elemento de varias páginas, el nombre aparece debajo de los nombres de las
páginas individuales.
Con el cuadro de diálogo Administrador de carpetas, podrá agregar, quitar,
mover y cambiar el nombre de las carpetas de PaperPort. Puede cambiar el color
de cualquier icono de carpeta por uno que le ayude a organizar mejor sus
elementos. También puede agregar, quitar, mover y cambiar el nombre de
cualquier carpeta en el Explorador de Windows que se vea con la estructura de
carpetas de PaperPort. Estos cambios aparecerán automáticamente en PaperPort.
En el panel Carpetas, puede arrastrar y colocar, copiar o mover subcarpetas y su
contenido a otras subcarpetas o a carpetas de PaperPort, así como también crear y
eliminar subcarpetas. También se pueden realizar ajustes en DesktopDelivery, la
configuración de seguridad y de uso compartido directamente en el menú de
acceso directo de cada carpeta.
El botón Atrás permite recorrer una por una las carpetas visitas recientemente.
Esta función es similar a la de Internet Explorer y sirve para mejorar la
navegación hacia atrás rápidamente en ambas áreas de trabajo, de manera
independiente entre sí
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 27
Agregar criterios de búsqueda a los elementos
Puede asignar propiedades de elementos a elementos de imagen de PaperPort y
archivos PDF y, después, utilizar las propiedades como criterios de búsqueda para
buscar elementos en PaperPort.
Además, PaperPort le permite asignar las mismas palabras clave a diversos
elementos simultáneamente, lo que proporciona una herramienta muy eficaz
para organizar y ubicar documentos e imágenes similares.
Seleccione varios elementos en el escritorio de PaperPort, luego elija Propiedades
en el menú de acceso directo. Las palabras introducidas en Tema, Aut o r y
Palabras clave regirán para todos los elementos seleccionados.
28 Buscar elementos
Buscar elementos
PaperPort proporciona varias características que le ayudarán a buscar sus
elementos de PaperPort. Puede buscar rápidamente un elemento examinando
visualmente las miniaturas en el escritorio de PaperPort.
Cuando tiene muchas carpetas y elementos, PaperPort proporciona funciones
más apropiadas a tales efectos con All-in-One Search
TM
.
All-in-One Search ofrece numerosas opciones para especificar dónde y qué buscar
cuando se intenta encontrar un elemento, entre ellas contenido de texto
indexado. La información que desea buscar se conoce como "criterios de
búsqueda".
Puede buscar elementos por:
• Propiedades de elemento
• Contenido del texto
Buscar elementos por sus propiedades
Puede buscar cualquier tipo de elemento por nombre de elemento.
También puede buscar archivos PDF y archivos de imagen de PaperPort (.max)
por propiedades de elemento, tales como palabras clave e información de tema.
Cuando realiza búsquedas por propiedades del elemento, puede especificar
criterios, tales como el nombre del elemento, el autor, comentarios agregados o
palabras clave, texto de anotaciones o la dirección URL de una página Web
capturada.
Buscar palabras en un elemento
Para buscar palabras dentro de un elemento, es necesario agregar dicho elemento
al índice de All-in-One Search y marcar la opción Usar índice de All-in-One.
Cuando se realiza una búsqueda utilizando el índice, es posible buscar elementos
que se han indexado por sus propiedades, por el contenido del texto o por ambos
criterios.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 29
Agregar elementos al índice de All-in-One Search
El índice de All-in-One Search utiliza el software para OCR de PaperPort para
extraer y copiar contenido textual de los elementos, y crea una base de datos de
las palabras o expresiones en dichos elementos, de forma muy parecida al índice
de un libro.
Las propiedades del elemento, como el nombre y el autor, se agregan también al
índice.
Aunque la creación de un índice es un proceso laborioso, la búsqueda de
elementos en el índice puede resultar mucho más rápida que la búsqueda de
archivo por archivo.
Utilizando el elemento Opciones de PaperPort disponible en el menú
Herramientas, podrá especificar si desea que All-in-One Search se ejecute
automáticamente cada vez que se añada un nuevo elemento o se modifique uno
existente. También puede establecer cuánto tiempo debe esperar PaperPort antes
de iniciar el proceso de actualización.
Si lo prefiere, puede actualizar manualmente el índice de All-in-One Search para
todos los elementos, para uno solo o para todos los elementos de una o más
carpetas. Es una buena costumbre actualizar el índice de All-in-One Search con
regularidad a fin de acortar el tiempo necesario para llevar a cabo el proceso.
Usar el panel All-in-One Search
Utilice el panel All-in-One Search para especificar criterios de búsqueda y
seleccionar opciones para encontrar los elementos de PaperPort.
Una búsqueda de archivo se basa solamente en las propiedades de elementos. Las
propiedades del elemento se especifican en el cuadro Nombre, autor, palabras
clave.
Una búsqueda en el índice se refiere al índice de All-in-One Search de PaperPort
para buscar las propiedades de elemento o texto real contenido en un elemento.
Puede especificar las propiedades del elemento en el cuadro Nombre, autor,
palabras clave y el contenido textual en el cuadro Con el texto indexado.
Para crear y programar tareas frecuentes de indexación, utilice el Index Manager de
PaperPort Professional 10.
30 Buscar elementos
All-in-One Search producirá una lista con todos los elementos que coincidan con
los criterios especificados.
Usar imagen de búsqueda de PDF
Además de usar las funciones de índice y búsqueda por propiedades de PaperPort,
también puede crear archivos de imagen de búsqueda de PDF que se pueden
indexar y buscar fuera de PaperPort.
La imagen de búsqueda de PDF es un tipo de PDF. Un archivo de imagen de
búsqueda de PDF contiene una imagen con mapa un de bits de un documento o
gráfico con contenido textual almacenado como texto oculto. Este formato
mantiene una apariencia idéntica a la del documento original y permite que otros
programas, como Adobe Acrobat, realicen búsquedas en los contenidos del
archivo.
Puede crear archivos en formato de imagen de búsqueda de PDF, si tiene,
además, ScanSoft OmniPage (11 Pro Office o posterior) instalado con
PaperPort 10.
Programar tareas de indexación
Index Manager es una aplicación de PaperPort Professional 10 diseñada para
crear, modificar y programar tareas de indexación respecto de una carpeta local o
en red específica. Luego, se pueden realizar búsquedas en los archivos indexados
utilizando All-in-One Search.
Al configurar nuevas tareas, puede establecer qué carpeta examinar (local o en
red), si se incluirán o excluirán subcarpetas y cuáles serán las variables de tiempo
y recurrencia (duración, intervalo y patrón). Puede también activar o desactivar
una tarea, interrumpir su realización u omitir su ejecución. En el cuadro de
diálogo de configuración del programa, puede especificar cómo y cuándo debe
detenerse Index Manager.
Para acceder rápidamente a sus procesos frecuentes de indexación, inicie Index
Manager directamente desde el panel All-in-One Search.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 31
Uso compartido de archivos
PaperPort ofrece muchas herramientas para que le resulte más fácil compartir
archivos, imágenes y documentos con amigos, colegas y socios comerciales.
Estas herramientas están incorporadas en el programa y se encuentran
disponibles en las barras de herramientas, menús y barras de comandos para un
rápido acceso siempre que las necesite.
Para ayudarle a compartir sus elementos con otras personas, PaperPort le permite:
• Enviar elementos por correo electrónico a otras personas, simplemente
arrastrándolos a su programa de correo electrónico favorito en la barra Enviar
a de PaperPort.
• Digitalizar o convertir elementos al formato PDF, el formato para compartir
archivos cada vez más conocido y considerado por muchos como el estándar
del sector para distribución de documentos.
• Acceder a carpetas compartidas que se encuentran en su red de área local o
extendida, agregando las carpetas al panel Carpetas de PaperPort.
• Acceder a la configuración de seguridad y uso compartido directamente
desde el menú de acceso directo de la carpeta.
32 Enviar elementos a otros programas
PaperPort permite configurar fácilmente una carpeta compartida en un equipo o
servidor, que pueda funcionar como un depósito central de todos los documentos
importantes de la oficina. Cada cliente de PaperPort puede conectarse a esa
carpeta y usar las funciones de administración de documentos y las herramientas
de procesamiento de documentos de PaperPort para buscar y usar archivos en
forma instantánea.
Además, puede convertir elementos a formatos de salida conocidos para su uso
compartido en muchos otros programas, tales como Microsoft Word, Adobe
Acrobat, Claris HomePage y Adobe Photoshop. Para obtener una lista de todos
los vínculos de programas admitidos, visite PaperPort en el sitio Web de ScanSoft
en www.scansoft.com.
Enviar elementos a otros programas
La función de arrastrar y colocar facilita la apertura de archivos en sus programas
favoritos. Simplemente elija el archivo que desee y colóquelo en el icono del
programa de la barra Enviar a, que aparece en la parte inferior del escritorio de
PaperPort.
Ahora podrá realizar tareas habituales de oficina, como enviar mensajes de correo
electrónico o fax, más rápido que nunca. La barra Enviar a facilita el uso de
documentos digitalizados en otras aplicaciones, ya que traduce automáticamente
el documento a un formato compatible con la aplicación de destino.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 33
Por ejemplo, puede colocar una imagen digitalizada de una carta en un vínculo
de Microsoft Word de la barra Enviar a de PaperPort para que este último
reconozca que la aplicación en cuestión necesita un archivo de texto en lugar de
un archivo de imagen. PaperPort ejecutará el proceso OCR y enviará texto
modificable a Word en lugar de enviar un archivo de imagen estática.
PaperPort admite una amplia variedad de programas, entre ellos aplicaciones de
procesamiento de texto, hojas de cálculo, fax, correo electrónico de Internet,
gráficos, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y servicios de Internet. El
vínculo del programa de la barra Enviar a realiza las conversiones necesarias y
puede proporcionar opciones para enviar un elemento.
Usar OmniPage con PaperPort
Si PaperPort se encuentra instalado en un equipo con OmniPage Pro, sus
servicios de OCR quedarán disponibles y ampliarán la capacidad de PaperPort.
Podrá elegir un programa de OCR haciendo clic con el botón derecho del mouse
en un vínculo de PaperPort incluido en aplicaciones de texto, seleccionando
Opciones de enviar a y, luego, OmniPage Pro como paquete de OCR, en lugar
del siempre disponible OCR de PaperPort.
Con OmniPage podrá:
• Convertir instantáneamente documentos impresos en archivos utilizables de
Microsoft
®
Office.
• Convertir archivos PDF en documentos modificables que conserven el
mismo diseño del original.
• Crear una cantidad ilimitada de documentos PDF con capacidad de
búsqueda para archivarlos electrónicamente.
• Procesar automáticamente imágenes desde cualquier escáner o impresora
multifunción en red.
• Digitalizar y convertir documentos en formatos XML, PDF, TIFF y otros.
OmniPage Flujos de trabajo de OP
PDF Converter
Microsoft Outlook
34 Enviar elementos a otros programas
• Compartir documentos por correo electrónico, Internet, XML y formato
eBook.
• Usar flujos de trabajo de OmniPage para controlar de manera instantánea y
efectiva conversiones de documentos.
Personalizar la barra Enviar a
Puede cambiar el aspecto del icono de programa en la barra Enviar a de varias
maneras. Específicamente, puede agregar programas y quitar o cambiar la
disposición de iconos de programas. Para obtener detalles al respecto, consulte la
Ayuda de PaperPort.
Modificar las opciones de Enviar a
Puede adaptar las opciones de Enviar a para especificar cómo desea usar un
programa dado en la barra Enviar a. Por ejemplo, puede especificar el formato de
archivo con el que PaperPort guardará un elemento.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 35
Si tiene OmniPage Pro 14 o una versión superior, utilice las opciones Enviar a
correspondientes al vínculo Flujos de trabajo de OmniPage para elegir uno de
ellos.
Para enviar un elemento por correo electrónico, basta con arrastrarlo y colocarlo
en la barra Enviar a del programa de correo. Use las opciones del vínculo al correo
electrónico para especificar el formato de archivo de archivos adjuntos y otras
opciones.
36 Convertir elementos
Convertir elementos
Con PaperPort, se pueden convertir documentos digitalizados y elementos de
texto en formatos de imagen y convertir imágenes a texto.
Convertir elementos a formatos de imagen
Puede convertir documentos digitalizados y elementos de texto a formatos de
imagen
El comando Guardar como le permite guardar elementos de imagen en diversos
formatos estándar de imagen, dentro de los que se incluyen PDF, JPEG y TIFF,
así como también el formato propio de imagen de PaperPort (.max).
Puede convertir elementos de texto y elementos de imagen en elementos de
imagen de PaperPort (.max) usando el comando Duplicar como imagen de
PaperPort. El comando Duplicar como elemento de PDF le permite convertir
elementos de texto en elementos de imagen de PDF.
En PaperPort Professional 10, también puede convertir elementos de texto, tales
como documentos de Word a formato de texto y gráficos con formato PDF.
Al seleccionar más de un elemento, puede convertir simultáneamente varios
elementos a un formato nuevo. Para obtener más detalles, consulte la Ayuda en
pantalla.
Convertir imagen en texto
Puede convertir documentos digitalizados en texto simplemente arrastrando y
colocando la miniatura en el programa procesador de texto. PaperPort procesa
automáticamente el documento digitalizado utilizando el software de OCR de
PaperPort, inicia el programa procesador de texto y carga el texto digitalizado en
un documento listo para ser modificado.
En la ventana Vista de página, PaperPort le permite también copiar texto de parte
de un elemento de imagen para utilizarlo en un programa de modificación o
procesamiento de texto, o de hoja de cálculo.
El programa de OCR procesa el texto y lo copia al Portapapeles de Windows.
Abra el programa en el que desea insertar el texto y pegue el texto en un archivo
utilizando la función Pegar.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 37
Completar formularios digitalizados
FormTyper
TM
es un programa de PaperPort que permite completar formularios,
tales como los de seguro, salud e inscripción, que ha digitalizado y enviado al
escritorio de PaperPort.
Basta con arrastrar un formulario desde el escritorio de PaperPort al programa
FormTyper en la barra Enviar a. FormTyper analizará automáticamente el
formulario, reconocerá las áreas en blanco en las que se pueden introducir datos y
creará campos en blanco para hacerlo. Para que usted pueda ver fácilmente dónde
introducir los datos, FormTyper subrayará cada campo con un color.
Ahora, podrá escribir y pasar rápidamente de un campo al siguiente con el
tabulador. De esta manera, podrá también cambiar de posición, insertar y
eliminar campos de acuerdo con sus necesidades. Tras introducir los datos y
completar el formulario, deberá guardarlo en el escritorio de PaperPort para
poder imprimir o enviarlo por correo electrónico.
Si se trata de un formulario preimpreso, utilice la herramienta Imprimir sólo
campos para imprimir las respuestas directamente en el formulario.
38 Crear documentos PDF
Crear documentos PDF
Los archivos PDF (formato de documento portátil) generalmente se clasifican en
tres clases diferentes, comúnmente denominados tipos:
• Imagen de PDF
• Imagen de búsqueda de PDF
• Texto y gráficos con formato PDF
Puede crear uno o más de estos tipos de archivos PDF, según la versión de
PaperPort que posea. Para obtener más detalles, consulte la Ayuda en pantalla de
PaperPort.
Esta tabla enumera las características disponibles para crear cada tipo de archivo
PDF en PaperPort 10 y en PaperPort Professional 10:
Formato PaperPort 10
PaperPort
Professional 10
Imagen de PDF Digitalizar
Obtener fotografías
Imprimir en PaperPort
Guardar como
Captura Web
Digitalizar
Obtener fotografías
Imprimir en PaperPort
Guardar como
Captura Web
Imagen de búsqueda de
PDF (se requiere
OmniPage Pro)
Digitalizar
Obtener fotografías
Imprimir en PaperPort
Guardar como
Captura Web
Digitalizar
Obtener fotografías
Imprimir en PaperPort
Guardar como
Captura Web
Duplicar elemento
Texto y gráficos con
formato PDF
(Sólo lectura) Imprimir en PaperPort
Duplicar elemento
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 39
Usar ScanDirect
ScanDirect
TM
es un programa de PaperPort que le permite digitalizar elementos
y enviarlos directamente a PaperPort u otros programas de su equipo sin tener
que ejecutar primero PaperPort.
ScanDirect se ejecuta independientemente desde el menú Inicio de Windows y
muestra la barra de ScanDirect.
Con ScanDirect, podrá digitalizar un elemento y enviarlo inmediatamente a:
• Un programa de la barra Enviar a de ScanDirect. Los iconos de la barra
ScanDirect representan los programas que están vinculados a PaperPort y a
ScanDirect. Para digitalizar y después enviar un elemento a un programa
determinado, haga clic en el icono del programa y después digitalice el
elemento. ScanDirect iniciará automáticamente dicho programa cuando
haya finalizado la digitalización.
• El escritorio de PaperPort. Para digitalizar y luego trabajar con el elemento en
PaperPort, haga clic en el icono de PaperPort y luego digitalice el elemento.
Una vez finalizada la digitalización, PaperPort se iniciará y mostrará el
elemento en PaperPort. A continuación, podrá utilizar todas las
características de PaperPort con dicho elemento.
Para obtener más información sobre el uso de ScanDirect, consulte la Ayuda de
PaperPort.
40 Desinstalación de PaperPort
Desinstalación de PaperPort
1. Seleccione Agregar o quitar programas en el Panel de control.
2.
Seleccione PaperPort 10.0.
3. Haga clic en Quitar para desinstalar el programa o en Cambiar para
repararlo automáticamente.
Al comienzo de la desinstalación, se realiza un paso de desactivación, que le
permite reinstalar el programa en otro momento sin experimentar problemas de
reactivación. La desactivación y reactivación requieren conexión a Internet.
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Xerox C2424 Guía del usuario

C2424
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Marca
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