Nuance PDF Converter 4.0 Professional Manual de usuario

Nuance
Marca
Nuance
Modelo
PDF Converter 4.0 Professional
Tipo
Manual de usuario
Guía de referencia rápida
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¿Por qué los archivos PDF son tan populares?
El formato de documento portátil (PDF) se ha convertido en un estándar
prácticamente obligatorio para el intercambio de documentos a través de las
diferentes plataformas y entornos informáticos. En Internet se publican más de 200
millones de documentos PDF. Los beneficios clave que han impulsado esta
popularidad son los siguientes:
• Integridad: La apariencia de los archivos PDF es la misma que la de los
documentos originales a partir de los que se crearon. Y la conservan luego de
ser compartidos, sin importar la plataforma, el sistema operativo ni la
configuración local de cada dispositivo o equipo de computación.
• Tamaño de archivo: En muchos casos, los archivos PDF pueden ser más
compactos que sus originales; característica que los hace ideales para la
transferencia.
• Seguridad: Los archivos PDF pueden firmarse digitalmente y contar con
protección por medio de una contraseña para evitar que sufran cambios no
autorizados.
• Colaboración: A pesar de que el contenido básico del documento se bloquea,
las herramientas para insertar comentarios y anotaciones permiten la creación
y revisión de documentos en equipo.
Lo que PDF Professional hace por usted
ScanSoft
®
PDF Converter Professional 4 de Nuance Communications Inc. le ofrece
todas las funciones necesarias para procesar archivos PDF. Puede abrir archivos PDF
de las versiones 1.3 a 1.6 para visualizarlos, modificarlos, insertarles anotaciones y
compilarlos. Además, puede crear archivos PDF de las versiones 1.3 a 1.6 (y también
es compatible con el formato PDF/A). Puede desbloquear archivos PDF para
adaptarlos a otras aplicaciones.
Este producto profesional cuenta con tres partes para crear, modificar y desbloquear
archivos PDF. Todas se instalan y activan con el mismo procedimiento.
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ScanSoft
®
PDF Create! 4 permite crear archivos en formato PDF a partir
de una amplia variedad de tipos de archivo. En el cuadro de diálogo
Imprimir de las aplicaciones con capacidad de impresión aparecerá una
impresora denominada ScanSoft PDF Create!.
El Asistente de PDF Create! le permite compilar una lista de archivos generados por
distintas aplicaciones. Cada archivo se puede convertir en un archivo PDF individual
o bien se pueden combinar varios en uno solo. Si está trabajando con Microsoft
®
WordTM, Excel
®
o PowerPoint, puede utilizar los servicios del programa para crear
archivos PDF directamente desde el documento actual. Si está convirtiendo un
documento desde Microsoft Word, los hipervínculos y comentarios se pueden
transferir y usted puede crear marcadores que se generen a partir de la estructura del
documento de Word. Los archivos se pueden proteger mediante contraseñas y
pueden incluir marcas de agua. La configuración de fuentes y compresión permite
controlar la apariencia y el tamaño del archivo PDF.
Gracias a su sencilla interfaz de lectura y navegación, ScanSoft PDF
Converter Professional le permite ejercer un gran control sobre archivos
PDF. Puede modificar páginas y documentos, insertar anotaciones y
revisarlas, configurar la seguridad de los documentos, firmarlos y mucho
más. Incluso, puede compilar documentos PDF a partir de distintas aplicaciones de
origen y reorganizar las páginas. El programa cuenta con un eficaz sistema de gestión
de documentos que se puede utilizar para crear archivos de almacenamiento a partir
de documentos relacionados a fin de indexarlos y buscarlos en otro momento.
ScanSoft
®
PDF Converter 4 le permite desbloquear archivos PDF y
modificarlos como archivos de Microsoft
®
Word
TM
, Microsoft
®
Excel
®
,
Corel
®
WordPerfect
TM
y archivos RTF genéricos. También le permite
abrir documentos PDF directamente en estas aplicaciones, modificarlos y
guardarlos como el tipo de archivo correspondiente. Convierte archivos PDF hasta la
versión 1.6 inclusive. Los archivos PDF cifrados se pueden abrir con sólo introducir
la contraseña correspondiente. El programa ofrece cuatro tipos de conversiones:
documentos estándar, documentos legales, formularios y hojas de cálculo.
Cree archivos PDF
Modifique archivos PDF
Exporte archivos PDF
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Instalación y activación
Antes de comenzar la instalación, desinstale toda versión anterior de PDF Converter
Professional que haya en el sistema. Para poder instalar y activar el programa, debe
contar con derechos de administrador en el equipo, y necesita tener acceso a Internet
para realizar la activación.
1. Introduzca el CD en la unidad de CD-ROM
El programa de instalación se iniciará automáticamente. Si no lo hiciera, busque la
unidad de CD-ROM en el Explorador de Microsoft
®
Windows
®
y haga doble clic
en el archivo setup.exe del convertidor. Seleccione un idioma para la instalación.
Aparecerá el Asistente InstallShield
®
.
(Si ha descargado el convertidor desde el sitio web de Nuance, haga doble clic en el
archivo setup.exe.)
2. Número de serie y licencia
Para poder continuar, deberá aceptar los términos del contrato de licencia. Deberá
escribir un número de serie, que encontrará en la caja del CD o en el sitio Web de
Nuance, en el apartado de descargas. Guárdelo en un lugar seguro. Este número será
constatado en su totalidad sólo durante la activación del producto y, además, será
necesario para reinstalar el producto.
3. Tipo de configuración y ubicación
El instalador ofrece una ubicación predeterminada para el programa. Usted puede
aceptarla o establecer una diferente. Seleccione Instalación personalizada o
Instalación completa. Para aceptar o rechazar la instalación del componente de
desbloqueo de PDF, escoja la instalación personalizada. También debe escoger la
instalación personalizada para habilitar o deshabilitar la integración de PDF
Converter y PDF Create! en otros programas. Todos los programas ofrecidos en los
paneles Integración de PDF Converter Professional del Asistente InstallShield
estarán habilitados de forma predeterminada. (Puede cambiar la configuración de la
integración más adelante seleccionando el programa en Agregar o quitar programas
en el Panel de control y haciendo clic en Cambiar y luego Reparar.)
4. Haga clic en Finalizar
Al final de la instalación se ejecuta el proceso de registro. Para establecer una
conexión con el sitio Web de Nuance, seleccione Registro en línea. Le
proporcionamos un sencillo formulario electrónico que puede completarse en pocos
minutos. Cuando haya rellenado el formulario, haga clic en Enviar. Si prefiere no
registrar el producto ni que le recuerden hacerlo más adelante, visite
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http://spain.nuance.com y regístrelo en línea en cualquier momento. Haga clic
en Soporte y, en la pantalla principal de asistencia, seleccione Registro del producto
en la columna de la izquierda. Para conocer las condiciones de uso de sus datos de
registro, consulte el Reglamento de Privacidad de Nuance.
5. Active el producto
Al finalizar la instalación, el programa le invitará a activar el producto. Asegúrese de
contar con acceso a Internet. Si el número de serie está en su lugar de
almacenamiento y ha sido introducido correctamente, no hará falta interacción por
parte del usuario ni se transmitirán datos personales. Si no activa el producto durante
la instalación, se le invitará a que lo haga cada vez que abra el programa. PDF
Converter Professional podrá abrirse sólo cinco veces mientras no esté activado. Se
recomienda realizar la activación automática. Si elige el proceso manual, deberá
activar PDF Converter y PDF Converter Professional por separado.
Antes de instalar la versión 4, debe desinstalar cualquier versión anterior de PDF
Converter, PDF Create! o del controlador para impresoras de PDF DocuCom.
Conserve el número de serie de la versión anterior para poder instalarla en otro
equipo, si así lo deseara.
Debido a que la desinstalación incluye un paso de desactivación, podrá reinstalar el
programa una cantidad razonable de veces sin experimentar problemas de
reactivación. El número de serie es necesario para la reinstalación, y el acceso a
Internet, para la desactivación y reactivación.
Cómo obtener ayuda
Esta guía de referencia rápida impresa viene con ScanSoft PDF Converter
Professional en su versión en CD. La guía también está disponible como archivo
PDF en el CD y, luego de la instalación, dentro de la carpeta del programa. También
se puede acceder a ella desde el panel Acerca de. Si usted recibió el programa de
manera electrónica, es aconsejable que consulte este documento, que está disponible
en el sitio de descarga.
ScanSoft PDF Converter Professional dispone de un sistema integral de Ayuda en
pantalla en formato HTML. Utilice el menú Ayuda para abrirlo en la introducción.
Pulse F1 para abrir la Ayuda, generalmente en el tema que describe el
panel que se encuentra abierto. Algunos cuadros de diálogo cuentan con
botones que remiten a la Ayuda.
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En el CD y en la carpeta del programa se encuentra disponible un archivo Notas de
la versión que incluye la información más reciente. El sitio Web de Nuance ofrece
información acerca del programa, una base de conocimientos actualizada y un foro
de consultas para usuarios.
Nota: Los requisitos del sistema se detallan en la caja del producto y en la Ayuda en
pantalla.
Inicio del programa
En el menú Inicio de Windows, escoja ScanSoft PDF Professional 4. Esto ofrece los
siguientes elementos:
Cree archivos PDF
Creación de archivos PDF desde PDF Professional
Haga clic en el botón PDF Create en la barra de herramientas principal de
PDF Professional o elija Nuevo PDF en el menú Archivo. Consulte la imagen de la
página siguiente. Puede crear un archivo PDF en blanco o ir a Desde un archivo…
para seleccionar uno o más archivos del cuadro de diálogo Abrir, incluso si fueron
creados en diferentes aplicaciones. Los tres comandos siguientes conducen al
Asistente de PDF Create!, lo cual permite controlar completamente el proceso de
conversión. También puede arrastrar archivos creados en una aplicación con
capacidad de impresión y colocarlos en el espacio de trabajo de PDF Converter
Professional. En ese caso, el comportamiento es el mismo que cuando va a > Desde
un archivo...
Escoja esta opción para convertir
archivos PDF en documentos que
puedan modificarse libremente.
Escoja esta opción para abrir el programa
principal y modificar archivos PDF.
Escoja esta opción para crear archivos PDF
a partir de uno o más archivos de origen.
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Creación de archivos PDF desde cuadros de diálogo de impresión
El cuadro de diálogo Imprimir de las aplicaciones con capacidad de impresión
incluirá una impresora de PDF Create!. Cargue un archivo que desee convertir en
PDF y luego vaya a Archivo/Imprimir. Seleccione ScanSoft PDF Create! como
nombre de la impresora. Especifique un intervalo de páginas y otras opciones según
lo desee. Se crea un solo archivo PDF; la cantidad de copias se ignora. Haga clic en
Propiedades para verificar o cambiar la configuración de PDF Create!. Haga clic en
Aceptar para iniciar la creación. El cuadro de diálogo Guardar como aparece de
manera predeterminada, pero usted puede proporcionar instrucciones de guardado
automatizado en Propiedades/Configuración de PDF.
Uso del Asistente de PDF Create!
El Asistente se puede abrir desde el menú Inicio de Windows. Le permite compilar
una lista de archivos por convertir, que pueden haber sido creados por distintas
aplicaciones. Puede combinarlos en el orden indicado para crear un solo archivo PDF
o convertir cada uno individualmente. También se los puede superponer para la
conversión. El Asistente le permite usar perfiles para controlar la creación de archivos
PDF. Los perfiles contienen un grupo de configuraciones diseñadas para obtener un
resultado específico. El programa incluye seis perfiles, pero usted puede crear más
según sus propias necesidades.
Es posible realizar varias selecciones:
se crea un PDF para cada archivo
utilizando los parámetros del cuadro de
diálogo Propiedades de ScanSoft PDF
Create!, al cual puede acceder desde
Archivo > Imprimir.
Estos comandos trabajan mediante el
Asistente de Create, donde se crean
parámetros a través de perfiles.
Esto crea un archivo PDF desde el
contenido activo del portapapeles.
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* otras instrucciones de compilación son:
• Combinar archivos en un único PDF (según el orden de la lista)
• Superponer archivos (según las opciones de superposición actuales).
Instrucción de
compilación*
Seleccione un perfil
En esta área aparece la
configuración de
guardado actual
Haga clic para iniciar
la creación de
archivos PDF
Haga clic para cambiar
la configuración de
guardado
Mueve los archivos
seleccionados hacia
arriba o hacia abajo
Quita los archivos
seleccionados de la
lista
Quita todos
los archivos
de la lista
Arrastre y coloque los
archivos de entrada en esta
área o use el botón Agregar
Cambia la
configuración
del perfil
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Haga clic en Perfiles para cambiar los parámetros del perfil seleccionado o para crear
uno nuevo.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Perfiles de PDF Create!.
Luego, pulse el botón Ir en el Asistente. Aparecerá el cuadro de diálogo Información
de impresión, que enumera los archivos de entrada y salida y muestra el estado de la
conversión. Haga doble clic en el nombre de algún archivo PDF para verlo.
Escoja un elemento
de la lista
Haga clic aquí para
cambiar la configuración
del elemento
seleccionado
Haga clic al final de un
control para ir a un cuadro
de modificación o a una
lista desplegable.
Haga clic aquí para asignar
un nombre al nuevo perfil
Haga clic aquí para eliminar el perfil que contiene el
elemento seleccionado (después de una advertencia)
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Creación de archivos PDF desde el Explorador de Windows
Haga clic con el botón secundario del mouse en un solo archivo. El menú de acceso
directo comprende:
Escoja un perfil del submenú del primer elemento. En la creación del archivo PDF se
usará la configuración actual de ese perfil. Para modificar la configuración del perfil o
crear uno nuevo antes de crear el archivo PDF, haga clic en Modificar... El segundo
elemento muestra la instrucción de guardado actual. Haga clic aquí para establecer
otra instrucción.
Si escoge un grupo de archivos y les hace clic con el botón secundario del mouse, el
menú de acceso directo comprende:
Escoja la primera opción y luego un perfil para crear un archivo PDF a partir de cada
archivo seleccionado. Para generar un único archivo PDF, escoja la segunda o tercera
opción, junto con un perfil. La última opción muestra la instrucción de guardado
actual. Hágale clic para cambiarla.
Creación de archivos PDF desde Microsoft Word
1. Abra el documento de Word.
2. Seleccione Crear PDF en el menú PDF Create! o haga clic en .
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, acepte o cambie la carpeta de destino
predeterminada y el nombre del archivo.
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4. También puede agregar información sobre el documento (palabras clave, etc.).
Para crear un archivo PDF y adjuntar una copia a un mensaje de correo electrónico,
haga clic en .
Cuadro de diálogo Vínculos PDF
Se puede acceder a este cuadro de diálogo desde el botón en la barra de
herramientas o bien desde un elemento del menú PDF Create!. Aquí puede definir
parámetros que se aplicarán solamente cuando cree un documento PDF a partir de
un documento de Word. Defina qué estilos de párrafo del documento de Word se
convertirán en marcadores en el archivo PDF, qué comentarios se transferirán y
cómo deben aparecer los hipervínculos.
Creación de archivos PDF a partir de Microsoft Excel y
PowerPoint
1. Abra el archivo de Excel o la presentación de PowerPoint.
2. Seleccione Crear PDF en el menú PDF Create! o haga clic en .
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, acepte o cambie la carpeta de destino
predeterminada y el nombre del archivo.
4. Para crear un archivo PDF y adjuntar una copia a un mensaje de correo
electrónico, haga clic en .
Para cambiar las propiedades, haga clic en .
NOTA: Si no ve los botones en Word, Excel o PowerPoint, vaya a
Ver > Barras de herramientas y seleccione ScanSoft PDF.
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Cuadro de diálogo Propiedades de ScanSoft PDF Create!
Este cuadro permite controlar completamente el proceso de conversión. En el panel
General se puede definir la resolución, la orientación y el tamaño de página del
archivo PDF, como así también especificar que el programa lo abra o no después de
crearlo. El panel Configuración de PDF permite definir la versión de PDF, controlar
la incrustación de fuentes, establecer el tipo y nivel de compresión, definir
contraseñas y agregar marcas de agua. Además, ofrece opciones para asignar un
nombre a los archivos PDF creados y definir propiedades, tales como el título, el
autor, el tema y las palabras clave. Los archivos creados también se pueden adjuntar a
mensajes de correo electrónico, de manera que queden listos para su distribución.
Se puede acceder al cuadro de diálogo Propiedades de ScanSoft PDF Create! desde el
cuadro de diálogo Imprimir de sus aplicaciones. Al trabajar desde el Asistente de
PDF Create! o el Explorador de Windows, esta configuración se cambia a través de
los perfiles. Si necesita acceder a estos parámetros desde Microsoft Word, escoja
Archivo/Imprimir en lugar del botón PDF Create!
Superposición de archivos PDF
Las opciones de superposición le permiten colocar imágenes u otros elementos fijos
sólo en la primera página de sus archivos PDF, junto con elementos que cambian de
un archivo a otro.
Ejemplo de superposición para una portada:
Para obtener este resultado, desmarque la opción “Repetir última página del
documento más corto para superponer páginas”.
También puede usar la superposición para agregar el logotipo de su empresa u otros
elementos fijos a todas las páginas del archivo PDF creado. Para hacerlo, seleccione la
opción antes mencionada.
Para obtener más información sobre opciones de superposición, consulte la Ayuda en
pantalla.
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Modifique archivos PDF
Las áreas de la pantalla principal de PDF Converter Professional se ven como se
ilustra a continuación:
PDF Converter Professional agrupa los controles en varias barras de herramientas,
que usted puede desbloquear y arrastrar hacia el área de trabajo. A continuación se
presentan las barras de herramientas principales, en dos casos que describen las barras
de herramientas individuales de izquierda a derecha.
Para ver y modificar
archivos PDF
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Esta barra de herramientas incluye
operaciones básicas, tales como crear, abrir,
guardar, imprimir, enviar por correo electrónico
y buscar archivos PDF. Se muestra la lista
desplegable de la herramienta PDF Converter.
Úsela para desbloquear el PDF actual,
definiendo el formato seleccionado.
Retocar texto: Realice modificaciones
limitadas de texto, incluso en varias
líneas.
Retocar objeto: Seleccione objetos par
a
moverlos, girarlos, agruparlos, darles
un orden de prioridad o modificarles.
Use la herramienta Mano para ver el PDF y desplazarse en
él. Las herramientas de selección le permiten seleccionar
partes del texto y áreas del documento.
Seleccionar objeto: Use esta opción para modificar la alineación y las propiedades de
objetos.
Vínculo: Utilice esta opción para definir un rectángulo que se convertirá en hipervínculo.
Recortar: Dibuje un rectángulo para definir el área que se conservará después de recortar;
haga doble clic para establecer las instrucciones de recorte.
FormTyper automático: Use esta opción para detectar y activar elementos de formularios y
para convertir un PDF estático en un formulario rellenable.
Firma digital: Use una firma para proteger el documento contra cambios no autorizados.
Lista desplegable de controles de formularios: Puede agregar los controles visualizados
de un formulario a un formulario PDF.
Use esta barra de herramientas para acercarse y alejarse del
PDF, ampliar áreas de interés o toda la página de manera
dinámica.
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Seguridad de documentos
Para modificar la configuración de seguridad del documento, haga clic en
Documento > Propiedades de documento y vaya a la ficha Seguridad. Ésta siempre
mostrará la configuración actual. Usted puede optar por proteger el documento con
contraseña o Seguridad mediante certificado en distintos niveles.
Búsqueda y archivado de documentos
Puede buscar texto en el archivo PDF que esté abierto en ese momento, en una
carpeta específica o en un archivo de índice creado previamente. Utilice el
organizador para especificar los criterios de búsqueda.
Un archivo de índice PDF (.zpi) es un archivo de almacenamiento con capacidad de
búsqueda de documentos PDF. Para crear un nuevo índice o para modificar uno
existente, haga clic en Documento > Catálogo.
Leer texto en voz alta
Para que el texto de un PDF se lea en voz alta, use el comando Leer PDF en el menú
Herramientas. Escoja la página actual o todo el resto del documento. En
Propiedades, defina la velocidad y el volumen. También puede guardar el texto del
PDF en un archivo de sonido con formato wav. Esta función es impulsada por el
motor RealSpeak Solo TTS de Nuance.
Adjuntar: Adjunte un archivo o un archivo de sonido al PDF con un icono en una ubicación
específica.
Dibujar: Dibuje diferentes formas en la página. Cuando dibuje formas con varios lados,
utilice un menú de acceso directo para indicar que ha terminado.
Resaltar: Escoja entre las herramientas para resaltar que se muestran.
Nota: Cuando se comparten archivos PDF, se pueden entablar conversaciones con notas.
Haga clic en esta opción para agregar notas al PDF. Clasifíquelas por autor, tipo, fecha y
otros parámetros.
Cuadro de texto: Haga clic en esta opción para agregar un cuadro de texto sobre otro
contenido en una página PDF.
Sello: Haga clic en esta opción para acceder a una galería de sellos, en la cual podrá
escoger el que desee colocar en la página.
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Sistemas de gestión de documentos
La compatibilidad con DMS permite la entrada y el almacenamiento de archivos.
Para obtener una lista de los productos compatibles, consulte el tema Requisitos del
sistema en la ayuda en pantalla.
Optimizador de PDF
Optimice su PDF para que se adecue perfectamente a su objetivo. Haga clic en
Herramientas > Optimizar PDF y defina los requisitos de destino, tales como vista
rápida de Internet, compresión de objeto e imagen, configuración de página
digitalizada, incrustación de fuentes y mucho más. Además puede agregar etiquetas a
los archivos PDF para identificar y registrar su estructura lógica (párrafos, títulos,
imágenes, tablas, celdas, etc.).
Impresión en PDF
Además de las opciones de impresión usuales, puede optar por imprimir el PDF con
o sin comentarios. También puede imprimir campos de formularios solamente, lo
cual le permite imprimir un formulario vacío, llenarlo electrónicamente y luego
imprimir las respuestas en el formulario vacío.
Exporte archivos PDF
Exportación de archivos PDF desde el programa Professional
El componente que le permite exportar el contenido de archivos PDF a
formatos modificables se denomina PDF Converter. Se puede acceder a él
desde el botón Guardar como en la barra de herramientas Archivo. Puede
escoger una conversión directa para que se lleve a cabo con la configuración
actual, o bien elegir que el último elemento abra el Asistente de PDF
Converter, y lograr así control absoluto.
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También puede realizar conversiones directas seleccionando el comando Guardar
como en el menú Archivo.
El Asistente de PDF Converter
Ejecute este asistente desde el menú Inicio de Windows o desde su escritorio si creó
un acceso directo allí. El Asistente le permite preparar las conversiones y controlarlas.
La Vista completa muestra una vista preliminar de los archivos PDF que han de
convertirse y le permite establecer los intervalos de páginas. El panel ubicado a la
derecha muestra todos los archivos seleccionados para la conversión; los iconos
muestran los estados de carga o conversión. Encontrará los significados de cada icono
en la Ayuda en pantalla.
PDF Converter 4 ofrece 4 niveles de control:
Vista rápida
Permite conversiones rápidas utilizando la configuración actual de todo lo que no
esté contemplado en las cuatro opciones básicas.
Vista completa
Presenta los mismos cuatro botones de Vista rápida, pero también muestra vistas
preliminares de las páginas y ofrece todos los parámetros que influyen en las
conversiones. Escoja un modo para ver sus parámetros. Escoja un destino (o, cuando
no tenga ninguna opción, haga clic en la herramienta Salida) para establecer las
opciones de guardado. En Vista completa se enumeran todos los archivos que
conforman la sesión de conversión actual junto con información sobre el estado de
cada uno de ellos.
Vista izquierda
Aparece cuando PDF Converter se abre desde una aplicación de destino. En estos
casos, puede convertirse solamente un archivo; por ello, sólo se necesita el panel de
vista preliminar izquierdo junto con sus controles.
Sin asistente
Desde aquellos lugares de inicio en los que están predefinidos el archivo de entrada y
el destino, puede evitar utilizar el Asistente y realizar una conversión directa
utilizando la configuración existente. Consulte Iniciar el programa desde otros lugares.
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Conversión con Vista rápida
Seleccione Vista rápida en el menú Ver. Así, las conversiones se realizarán como
procesos sencillos de 4 pasos y utilizarán la configuración existente para todo.
Durante la conversión, los botones se atenúan. Si la opción Ver resultados del panel
Opciones de salida se encuentra seleccionada, el archivo convertido se verá en su
programa de destino.
Desactive Vista rápida para volver a Vista completa y así poder ver el resumen del
procesamiento, inspeccionar y cambiar los parámetros u obtener vistas preliminares
de las páginas PDF. Si cierra el programa con Vista rápida activa, volverá a estar
activa la próxima vez que lo ejecute.
1. Archivo > Abrir:
Escoja uno o más archivos PDF
o arrástrelos y colóquelos en la
ventana Vista rápida.
2.
Seleccione un modo de procesamiento:
Documento estándar, Jurídico, Hoja de
cálculo o Formulario.
3. Seleccione un destino: Microsoft Word, Excel, Corel
WordPerfect o formato de texto enriquecido.
4. Comience la conversión.
Herramienta
Modo
Herramienta
Salida
Herramienta
Convertir todo
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Conversión con Vista completa
Éste es el Asistente en Vista completa. Existen tres archivos de muestra cargados; se
ve el formulario de muestra en el panel Vista preliminar de la izquierda.
Panel de vista
preliminar de la página
actual del archivo
seleccionado
Convertir todos
los archivos
enumerados
Lista de archivos
cargados o convertidos.
Los iconos muestran el
estado de los archivos.
Puede añadir archivos
arrastrándolos y
colocándolos.
Utilice estos botones de
navegación para ver una vista
preliminar del PDF.
Aquí especifique un intervalo de páginas. De
manera predeterminada, la conversión se realiza
en todas las páginas.
Abrir
archivos
Seleccionar el modo
de conversión y el
destino, y mostrar su
configuración
Convertir el
archivo
seleccionado
Eliminar los
archivos de
la lista
Desplazar archivos
hacia arriba o hacia
abajo en la lista de
archivos
Restablecer
la vista
preliminar
Ver el archivo
de origen o el
resultante del
elemento
seleccionado
Este icono indica que la
página tiene capas de
texto.
Las páginas que no
tienen capas de texto
tienen este icono:
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Iniciar el programa desde otros lugares
Para facilitar el acceso a los servicios del programa, PDF Converter 4 puede iniciarse
desde distintas ubicaciones, según se describe en los siguientes procedimientos.
El menú Inicio de Windows
En Programas o Todos los programas, seleccione el Asistente de PDF Converter
desde el grupo ScanSoft PDF Professional 4. Todas las conversiones que se hacen
desde el menú Inicio utilizan el Asistente de PDF Converter. Le permite nombrar los
archivos PDF de entrada y decidir qué tratamiento recibirán los archivos de salida.
La visualización del archivo creado es opcional.
El botón Abrir PDF en la barra de herramientas de Microsoft Word
1. Utilice el botón Abrir PDF de la barra de herramientas de Microsoft
Word o el elemento Abrir PDF… en el menú Archivo de Word y se abrirá un
cuadro de diálogo Abrir con la opción PDF seleccionada como tipo de archivo.
2. Seleccione un solo archivo PDF; si es necesario, examine el equipo en busca de
ese archivo. Haga clic en Abrir.
3. El panel de vista preliminar del Asistente de PDF Converter muestra la primera
página del archivo PDF. Si lo desea, vea las páginas restantes y establezca un
intervalo de páginas.
4. Seleccione el modo de procesamiento con la herramienta Modo o en el menú
Opciones. Esto abre el panel de configuración en el modo escogido. Establezca
los parámetros según lo desee.
5. Haga clic en la herramienta Salida o seleccione Documento de Word (el único
destino posible) en el menú Opciones para escoger las opciones de guardado.
6. Oprima para iniciar la conversión y ver un monitor de progreso. El
archivo resultante se abre en Microsoft Word, listo para ser modificado.
Nota: Si no ve el botón Abrir PDF en la barra de herramientas, vaya a Ver > Barras
de herramientas y seleccione ScanSoft PDF o abra el cuadro de diálogo Preferencias
del Asistente de PDF Converter para permitir la integración con Microsoft Word, y
luego reinicie Word.
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21
El cuadro de diálogo Abrir de Microsoft Word
1. Haga clic en Word en el botón para abrir archivos o vaya al menú
Archivo y haga clic en Abrir…
2. Seleccione la opción PDF (formato de documento portátil) (*.pdf) en el cuadro
Tipo de archivo.
3. Seleccione el archivo PDF que desea convertir. Es posible seleccionar más de un
archivo, y así los archivos se convertirán uno tras otro.
4. Haga clic en Abrir. (En la imagen se muestran los pasos 2, 3 y 4.)
5. La conversión comenzará con o sin el Asistente de PDF Converter, tal como se
especifica en el cuadro de diálogo Configuración de PDF Converter 4.0, que se
encuentra en el menú Herramientas de Word.
6. Si habilita el Asistente de PDF Converter, se mostrará una vista preliminar del
archivo PDF y podrá cambiar los parámetros de modo antes de comenzar la
conversión. Por el contrario, si inhabilita el Asistente de PDF Converter, la
conversión comenzará inmediatamente utilizando los parámetros existentes para
el modo predefinido.
7. Los documentos convertidos y modificables se visualizan en Microsoft Word.
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22
8. El archivo convertido se mostrará como si todavía fuera el archivo PDF. Debe
guardarlo como documento de Word utilizando el comando Guardar como….
Si utiliza Guardar o Cerrar sin guardar, perderá el documento convertido o el
archivo PDF original. El programa le mostrará el siguiente mensaje de
advertencia:
WordPerfect
Utilice el elemento Abrir PDF… en el menú Archivo de WordPerfect. Seleccione un
solo archivo PDF y haga clic en Abrir. Vea las páginas en el Asistente de PDF
Converter en la vista izquierda. Establezca un intervalo de páginas si así lo desea.
Seleccione un modo (Documento estándar o Jurídico) y configúrelo. Establezca los
parámetros de salida. Haga clic en el botón Convertir todo. El archivo resultante se
abre en WordPerfect, listo para ser modificado.
Microsoft Excel
Utilice el botón Abrir PDF en la barra de herramientas de Microsoft Excel o
el elemento Abrir PDF del menú Archivo. Seleccione un archivo PDF y haga clic en
Abrir. Vea el archivo PDF en la vista izquierda del Asistente de PDF Converter.
Establezca un intervalo de páginas si así lo desea. Haga clic en el botón Hoja de
Cálculo (el único modo posible) para establecer las opciones de conversión (entre
ellas unas sola hoja de cálculo por tabla o por página). Establezca los parámetros de
salida. Haga clic en el botón Convertir todo. El archivo resultante se abre en
Microsoft Excel, listo para ser modificado.
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23
Microsoft Outlook
1. Seleccione un mensaje que tenga un archivo PDF adjunto. Los botones de PDF
Converter quedarán habilitados.
2. Haga clic en el botón de PDF Converter que está en la barra
de herramientas de Outlook
®
o en la del mensaje.
3. Si el mensaje tiene más de un archivo PDF adjunto, seleccione el que desee
convertir y haga clic en Aceptar.
4. En este momento puede elegir usar el Asistente de PDF Converter para realizar
la conversión o desbloquear el archivo PDF sin usar el Asistente. Si prefiere
realizar la conversión automática, debe escoger el modo y el destino de forma
inmediata.
Microsoft Internet Explorer
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el hipervínculo a un archivo
PDF o a una página HTML donde resida un archivo PDF.
2. Elija Abrir con ScanSoft PDF Converter 4.0.
3. La conversión se realizará con el Asistente.
Explorador de Windows
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de un archivo o icono
de PDF en el Explorador de Windows o en un icono de PDF del escritorio.
2. Seleccione un método de conversión y la aplicación de destino en el menú de
acceso directo. Si decide usar el Asistente, a estas opciones las seleccionará en el
panel Vista preliminar.
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24
Modos de procesamiento y salidas
Escoja entre cuatro modos de procesamiento, según el contenido del archivo PDF
que ha de convertirse, y el tipo de salida que desea. Estas son las opciones:
Cuando escoge un modo, su configuración se muestra en el panel izquierdo del
Asistente. Los valores se guardan en forma separada para cada modo y comprenden
las opciones de procesamiento de sólo imagen y de gráficos que son comunes a todos
los modos.
Cuando escoge una salida, su configuración se muestra en el panel izquierdo. Dicha
configuración es la misma para todos los destinos y sólo un conjunto de valores se
guarda para ser utilizado en todos los métodos de guardado.
A continuación resumimos las opciones que son exclusivas de cada modo.
Modo Salida
Documento estándar
Word WordPerfect RTF
Jurídico
Word WordPerfect RTF
Hoja de cálculo
Excel
Formularios
Word RTF
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25
Conversiones de documentos estándares
Especifique el tipo de diseño que ha de utilizar:
• True Page
TM
: Coloca todos los elementos en marcos o cuadros de texto.
• Flujo de columnas: Utiliza marcos y cuadros de texto sólo cuando es
necesario, lo cual permite que el texto principal fluya de una columna a otra.
Conversiones de documentos jurídicos
Escoja si desea mantener o descartar las características propias de un documento
jurídico:
• Números de alegato: Generalmente aparecen en los márgenes izquierdos para
definir los números de línea.
• Imágenes: Generalmente consisten en sellos, firmas o logotipos de compañías.
Conversiones de hojas de cálculo
Se puede utilizar este tipo de conversión para archivos PDF cuyo contenido íntegro o
parcial sean tablas. Escoja lo que desea que se coloque en cada hoja de cálculo de
Excel:
• Por página: Cada página del archivo PDF ocupará una hoja de cálculo
separada. Esto ocurrirá incluso si el contenido de la página no tiene forma de
tabla. Puede especificar un intervalo de páginas para excluir aquéllas que no
sean necesarias.
• Por tabla: Cada tabla detectada se convertirá y se colocará en una hoja de
cálculo separada. Todo contenido que no sea detectado como tabla se
colocará en una hoja de cálculo aparte al final. Allí no aparecerán las tablas
detectadas sino que serán reemplazadas por hipervínculos a las tablas de las
hojas de cálculo correspondientes.
Al convertir documentos estándares, las tablas del archivo PDF se convierten en
tablas en el archivo de salida.
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Conversiones de formularios
Aquí se utiliza la tecnología Logical Form Recognition™ para detectar los elementos
del formulario y convertirlos correctamente. Elija una de las siguientes opciones:
• Sin controles de formulario: Se obtendrá un formulario con capacidad de
introducción de datos con elementos de formulario estático. Puede utilizar las
herramientas de procesamiento de formularios en la aplicación de destino
para modificar su diseño.
• Crear controles de formulario: Se obtendrá un formulario modificable, con
capacidad de introducción de datos. Puede cambiar las etiquetas de campo y
modificar el diseño del formulario.
Procesamiento de archivos PDF mixtos
A menudo, el contenido de los archivos PDF es mixto: texto continuo, tablas y
formularios. Muchas veces es posible procesar estos archivos con la configuración
Documento estándar y obtener buenos resultados. No obstante, para tener un
control más preciso, puede utilizar intervalos de páginas para separar formularios y
tablas y convertirlos por separado. Por ejemplo, para desbloquear de manera óptima
un PDF con dos páginas de texto ilustrado seguidas de un página con una tabla
donde usted necesita hacer cálculos y, a continuación, un formulario de tres páginas,
conviene convertir las páginas 1 y 2 como documento estándar, la página 3 como
hoja de cálculo y las páginas 4 a 6 como formulario.
¿Cómo funcionan los archivos PDF?
Los archivos PDF muestran textos en forma correcta en cualquier lugar en donde se
vean, ya que transportan con ellos la información tipográfica. Las fuentes del
documento se incrustan en el archivo PDF y se las utiliza después de la distribución
para reconstruirlo. El modo en que se muestran no depende de que los archivos de
fuentes necesarios estén disponibles en la máquina en la que se los utiliza, como
tampoco del idioma de su sistema operativo.
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Los documentos PDF presentan sus páginas como imágenes. Pueden llevar
comentarios o anotaciones, pero la capacidad para cambiar el texto básico es
limitada. La mayoría de los archivos PDF cuentan con capacidad de búsqueda
debido a que tienen dos capas, una capa de imagen que se presenta en pantalla y una
capa de texto que generalmente está detrás de la anterior y que puede hacerse
coincidir con los caracteres mostrados en pantalla.
Cuando el punto de inicio de un archivo PDF es un grupo de imágenes, o un
proceso de digitalización, esta capa de texto no se presenta y se obtiene como
resultado un archivo PDF de sólo imagen. Cuando el punto de inicio es un archivo
modificable, se puede crear la capa de texto y el archivo PDF adquiere el nombre de
"normal" o "con capacidad de búsqueda". Quien cree un PDF puede solicitar el uso
de una contraseña para permitir el acceso a la capa de texto.
¿Cómo funciona PDF Converter?
PDF Converter tiene la capacidad de realizar un reconocimiento óptico de caracteres
(OCR). Este proceso consiste en extraer texto a partir de una imagen. No necesita
utilizar la tecnología OCR para desbloquear archivos PDF con una capa de texto
accesible; debe capturar el diseño de la página y acomodar el texto dado y los demás
elementos de forma correcta en cada página del nuevo documento.
Capa de texto
Capa mostrada
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El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se usa generalmente sólo para páginas
PDF sin una capa de texto accesible o cuando se detecta una codificación no estándar
de caracteres, pero puede necesitarlo para cualquier conversión.
Procesamiento de archivos PDF de sólo imagen
Los archivos PDF sin capas de texto representan un caso especial de conversión. Por
lo tanto, deberá decidir cómo procesar estas páginas, es decir, si va a convertirlas con
el motor integrado de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), transferirlas
como imágenes al documento de destino u omitirlas. Usted puede especificar que se
inspeccionen las primeras páginas (hasta 10) en los archivos PDF que abra, o
establecer que se detenga la conversión si no se detectan páginas con capas de texto.
Si tiene ScanSoft
®
OmniPage
®
, puede utilizarlo para lograr mayor control del
proceso de reconocimiento.
Idiomas compatibles
PDF Converter admite más de 100 idiomas, entre los que destacamos los siguientes:
danés, neerlandés, inglés, finlandés, francés, alemán, italiano, noruego, polaco,
portugués, español y sueco. El programa puede convertir documentos en varios
idiomas. En la ayuda en pantalla encontrará una lista exhaustiva de todos los idiomas
compatibles. Es importante una correcta elección del idioma para la conversión de
páginas de sólo imagen y para el procesamiento de codificación no estándar.
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Estos dos últimos temas están relacionados con PDF Converter Professional.
Actualizaciones en Internet
Seleccione Actualizaciones automáticas en Internet en el menú Ayuda a fin de
recibir información cuando se encuentre disponible una actualización del programa
para cualquiera de los tres componentes. También puede obtener las últimas
actualizaciones del programa directamente desde el menú Ayuda. Asegúrese de
contar con acceso a Internet.
Desinstalación
1. Seleccione Agregar o quitar programas en el Panel de control.
2. Seleccione ScanSoft PDF Professional 4,0.
3. Haga clic en Quitar para desinstalar el programa o en Cambiar para repararlo
automáticamente.
Esto quita los tres componentes de PDF Converter Professional.
Al comienzo de la desinstalación, se realiza un paso de desactivación, que le permite
reinstalar el programa en otro momento sin experimentar problemas de reactivación.
Este paso requiere conexión a Internet.
spain.nuance.com
Copyright © 2006 Nuance Communications, Inc. Reservados todos los derechos. Sujeto a
modificaciones sin previo aviso. Nuance, el logotipo de Nuance, Logical Form Recognition
OmniPage, ScanSoft y True Page son marcas comerciales o marcas registradas de Nuance
Communications, Inc. o sus filiales en los Estados Unidos de América u otros países. Todas las
otras marcas son propiedad de sus respectivos propietarios. El software que acompaña al
presente documento está basado, en parte, en el trabajo de Independent JPEG Group,
Colosseum Builders, Inc., y FreeType Team. Este producto fue desarrollado usando software
Kakadu. Biblioteca de compresión Zlib copyright © 1995-1998 Jean-loup Gailly y Mark Adler.
Este software está protegido por leyes estadounidenses e internacionales de propiedad
intelectual.
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Nuance PDF Converter 4.0 Professional Manual de usuario

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Marca
Nuance
Modelo
PDF Converter 4.0 Professional
Tipo
Manual de usuario
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