Acroprint timeQplus Time and Attendance Product Suite (software version 4.x and above) El manual del propietario
- Tipo
- El manual del propietario
Guía del Usuario timeQplus
Publicación:: 06-0414-002
Fecha de Publicación: 12 de Septiembre 2013
Revisión:: D
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06-0414-002 Rev. D
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Cuando se contacte con el Departamento de soporte, se debe tener a mano la información del CD y
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Sitio Web: http://www.acroprint.com
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06-0414-002 Rev. D
Tabla de Contenido
Bienvenido a timeQplus.................................................................................................1
Procedimientos Iniciales................................................................................................2
Antes de empezar........................................................................................................................3
Asistente de configuración del timeQplus...............................................................................4
Funciones de Administrador timeQplus.......................................................................5
La Barra de Navegación timeQplus...........................................................................................6
Empleados...................................................................................................................................7
Gestión de Empleados...............................................................................................................7
Opciones del Empleado.............................................................................................................9
Registro de huellas dactilares / de la rostro / de la mano..........................................................9
Quitar plantillas de huella digital / de el rostro / de la mano del empleado..............................10
Mensajes....................................................................................................................................11
Configuración............................................................................................................................12
General.....................................................................................................................................12
Días Festivos............................................................................................................................15
Códigos de Trabajo..................................................................................................................15
Turnos ........................................................................................................................................18
Turno la Configuración.............................................................................................................18
Reglas de comida.....................................................................................................................22
Tiempo Extra............................................................................................................................24
Tiempo Extra del 7mo Día........................................................................................................25
Días Festivos............................................................................................................................26
Configuración de los Empleados Asalariados..........................................................................26
Editar Checadas........................................................................................................................28
Gestión de las transacciones...................................................................................................29
Editar las acumulaciones del Tiempo Total .............................................................................30
Imprimir una Tarjeta de Fichar.................................................................................................31
Informes.....................................................................................................................................33
Generar un Informe..................................................................................................................33
El Informe Transacciones Futuras ...........................................................................................34
Exportaciones............................................................................................................................36
Exportando Datos de Tiempo y Asistencia..............................................................................36
Tarjetas de fichar no aprobadas ..............................................................................................37
Integración de nómina avanzada.............................................................................................37
Formatos de fichero de exportación de nóminas.....................................................................37
Exportar Archivo Personalizado Constructor...........................................................................38
Integración a la nómina QuickBooks®.....................................................................................42
Contabilidad Peachtree Complete ...........................................................................................45
Fichero de Importación WellsFargo, Premier, QwikPay e Intuit PC Access............................47
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ADP Version 7.0.......................................................................................................................47
Génerico V2.0 ..........................................................................................................................48
Exportación Genérica de Archive ASCII..................................................................................49
Exportación Nóminas Genesys & Oryel...................................................................................49
Exportación a PayChex Paylink...............................................................................................51
Exportación a PayChex Preview..............................................................................................51
Fichero de importación PayChex IM0007................................................................................52
Exportación a PrimePay PrimeLink..........................................................................................52
Heartland PlusOne Fichero de Longitud Fija...........................................................................54
Supervisores..............................................................................................................................55
La Gestión de los Administradores y Supervisores.................................................................55
Preferencias del Supervisor.....................................................................................................57
Reloj Checador..........................................................................................................................58
Adición de un Reloj Checador conectado a través de Ethernet ..............................................59
Adición de un Reloj Checador conectado a través de Serial...................................................62
Adición de un Reloj Checador de Memoria USB.....................................................................64
Asignar/Eliminar empleados a/desde Relojes Checador.........................................................64
Cargar datos de los empleados en un reloj checador de Memoria USB.................................65
Cargar datos sobre la checada desde una unidad de memoria flash al servidor timeQplus ..67
Descargar y Actualizar.............................................................................................................68
Cambiar el Tipo de Conexión de un Reloj Checador...............................................................69
Copiar plantillas de huellas digitales de copia de seguridad desde uno reloj checador a otro71
Lector de Mano..........................................................................................................................72
Utilidades del Sistema..............................................................................................................73
Herramientas de datos.............................................................................................................73
Configuración timeQplus..........................................................................................................75
Funciones de Supervisor timeQplus ..........................................................................76
La Barra de Navegación timeQplus.........................................................................................77
Empleados.................................................................................................................................78
Códigos de Trabajo..................................................................................................................79
Mensajes....................................................................................................................................82
Editar Checadas........................................................................................................................83
Informes.....................................................................................................................................83
Reloj Checador..........................................................................................................................84
Reloj Virtual...................................................................................................................85
Inicie Sesión para Reloj Virtual................................................................................................86
Enviar Tarjeta de Presencia del Empleado.............................................................................88
Panel ENTRADA/SALIDA..........................................................................................................89
Glosario .........................................................................................................................90
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Bienvenido a timeQplus
El sistema timeQplus permite gestionar todo el sistema de control horario de la empresa desde un
ordenador con una ventana única.
Características clave del sistema de control horario:
• ¡Fácil revisión del tiempo total pasado y actual del los empleados!
• Editar Hojas de asistencia
• Guardar e imprimir informes
• Exportar datos a distintos formatos de marcaciones y programas de nóminas
• Crear códigos de trabajo y asignarlos a los empleados
• Informar sobre períodos de pago archivados
• Enviar marcación única o marcaciones múltiples (Tarjetas de presencia)
• Enviar transacciones futuras usando la característica Tarjetas de presencia
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06-0414-002 Rev. D
Procedimientos Iniciales
En este capítulo se proporciona información sobre cómo empezar con timeQplus. Contiene las
siguientes secciones:
¾ Antes de empezar
¾ Asistente de configuración del timeQplus
Procedimientos Iniciales
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Antes de empezar
Antes de utilizar timeQplus por primera vez, puede que le resulte útil tener información del periodo de
pago de su compañía así como políticas de tiempo y asistencia.
Aquí va una lista de funciones de configuración que será revisada y modificada según sus necesidades:
1. Ajuste los siguientes artículos que se encuentran en la sección de Configuración section:
• Actual período de pago fecha de inicio
• Duración del período de pago
• Período de pago fecha de inicio
• Días festivos
• Políticas para la aprobación de tarjetas de tiempo
• Códigos de trabajo
2. Para cada turno definido, ajuste los siguientes elementos ubicados en la sección de Turnos
section:
• Reglas de turnos (hora de inicio y parada)
• Tiempo máximo en el reloj
• Redondeo intervalo de pago
• Hora cambio día
• Tiempo extra
• Tiempo Extra del 7mo Día
• Reglas de comida
• Políticas para la paga de días festivos
3. Añadir a los empleados a timeQplus.
4. Añadir supervisores timeQplus y luego asignar los empleados a esos supervisores.
Después de haber acabado con el Asistente de configuración, recomendamos lanzar el software
timeQplus y generar un informe de Configuración de Reglas. Esto permitirá la comprobación de que la
aplicación fue configurada correctamente para reflejar las políticas del sistema de control horario de su
empresa.
Tras haber comprobado la exactitud de este informe y (caso de que sea necesario) tras haber realizado
los cambios deseados, puede empezar a añadir empleados.
Notas
:
• La mayoría de las configuraciones pueden ser cambiadas en cualquier momento y afectarán sólo
las acumulaciones del tiempo total del período de pago anterior y actual.
• Los cambios operados en la fecha de comienzo del período de pago siguiente alargarán o
acortarán la duración del período de pago actual, pero no afectarán el período de pago anterior.
Procedimientos Iniciales
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Asistente de configuración del timeQplus
La primera vez que lanza timeQplus, el sistema abrirá el Asistente de configuración del timeQplus. El
Asistente de configuración del timeQplus establece las configuraciones iniciales para su sistema
timeQplus.
Si está actualizando desde una versión anterior de Asistencia Rx versión 2 o timeQplus Versión 3, el
asistente de configuración todavía debe ser completado. Pulse la tecla Intro para cada entrada. El
software timeQplus luego importará automáticamente su base de datos existente.
Antes de proceder con el Asistente de configuración, le será de ayuda leer el capítulo Antes de
empezar.
En cualquier momento durante el uso del Asistente de configuración puede utilizar el botón Atrás para
revisar o cambiar las configuraciones anteriores. Cuando se haya introducido toda la información de su
empresa, presionar el botón Terminar para acabar con el proceso y empezar timeQplus.
Nota
: Cada uno de estos ajustes se puede cambiar utilizando las ventanas de Configuración y Turnos
en cualquier momento durante el funcionamiento normal del software timeQplus. Si se cancela el
asistente antes de acabar la configuración, timeQplus ejecutará automáticamente el Asistente de
configuración de nuevo cuando se inicie el software de nuevo.
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Funciones de Administrador timeQplus
timeQplus tiene dos niveles de acceso del sistema:
1. Administrador – con acceso total a todas las funciones del sistema y los datos.
2. Supervisor – con acceso limitado a la capacidad de ver / editar información de los empleados
(incluyendo tarjetas de fichar) y ejecutar informes para los empleados asignados sólo.
En este capítulo se proporciona información detallada sobre las funciones timeQplus asociados con el rol
de administrador. Contiene las siguientes secciones:
¾ La barra de navegación timeQplus
¾ Empleados
¾ Mensajes
¾ Configuración
¾ Turnos
¾ Editar Checadas
¾ Informes
¾ Exportaciones
¾ Supervisores
¾ Reloj Checador
¾ Utilidades del Sistema
Funciones de Administrador timeQplus - Barra de Navegación
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La Barra de Navegación timeQplus
La barra de navegación timeQplus permite a un administrador para gestionar el software timeQplus. Un
administrador puede actualizar las opciones de configuración, agregar y eliminar otros administradores y
supervisores, agregar y eliminar empleados, aprobar las tarjetas de tiempo, exportar datos timeQplus a
los sistemas de nómina, y ver / imprimir informes.
Para acceder a la barra de navegación de Administrador, haga doble clic en el escritorio el icono
timeQplus. Asegúrese de que está conectado al servidor correcto y luego introduzca su nombre de
usuario y clave.
Haga clic en los botones de la barra de navegación izquierda para acceder a las funciones disponibles
para los administradores:
• Empleados
Administrar la información de los empleados y turno asignaciones.
• Mensajes
Ver y editar su empresa y mensajes de los empleados.
• Configurar
Configurar reglas de pago, días festivos, y los códigos de trabajo.
• Turnos
Definir de inicio y fin, las reglas comida, tiempo extra y pago de día de fiesta.
• Editar Checadas
Ver y editar tarjetas de tiempo empleado.
• Informes
Impresión o vista previa de informes.
• Exportaciones
Exportar tarjetas de fichar a nómina o un proveedor de servicios.
• Supervisores
Administrar sus administradores y supervisores.
• Reloj Checador
Administrar relojes checador.
• Lector de Mano
Administrar lectores de mano.
Funciones de Administrador timeQplus - Empleados
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Empleados
La ventana de Empleados permite un administrador para entrar y ver a todos los empleados y su
información. Un administrador puede agregar un nuevo empleado, eliminar o modificar un empleado
existente, asignar empleados a relojes checador, o asignar los códigos de trabajo de los empleados (por
favor, consulte en la sección Códigos de Trabajo
en el capítulo Funciones de Supervisor timeQplus para
obtener más información). Un administrador también puede registrar las plantillas de la huella digital, la
cara y / o la mano después de la captura de las plantillas en un reloj checador apropiado.
Para acceder a la ventana de Empleados, haga clic en el botón de Empleados de la barra de menú de
la izquierda o haga clic en Vista en el menú superior y seleccione Empleados.
Gestión de Empleados
Para agregar un empleado:
• En la ventana de Empleados, escriba la nueva información del empleado en la primera fila
vacía: el Apellido, Nombre, Inicial del segundo nombre (opcional), Gafete (opcional), ID de
usuario (UserID), Número de empleado (opcional), Turno y Fecha de Contratación.
o Nota
: Si se desea, el Número y ID de usuario (UserID) del empleado pueden ser
configurados a incrementarse automáticamente para ajustando las Opciones del
Empleado.
• Presione Enter para guardar la nueva información de los empleados y crear
automáticamente otra línea en blanco en la parte superior para las entradas de empleados
adicionales.
• Para borrar los datos ya ingresados cuando se añade un nuevo empleado, pulse la tecla
ESC o haga clic en el botón Actualizar.
Si sus empleados van a utilizar la proximidad / código de barras / banda
magnética relojes checador a marcar entradas y salidas, asegúrese de que el
número que se introduce en el campo Gafete se corresponde con el número que
aparece en el gafete real que haya asignado a ese empleado en el reloj checador.
Consulte a su TQ6000 Manual del Usuario para obtener más información sobre la
Funciones de Administrador timeQplus - Empleados
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configuración de gafetes.
Si sus empleados usarán biométrico (lector de huella digital), o el
reconocimiento de rostros relojes checador para marcar las entradas y salidas,
hacer una nota de el ID de usuario (UserID) asignado a cada empleado. Puede ser
una buena idea para imprimir el informe Perfiles del Empleado, que enumera el
identificación de usuario que se debe utilizar para registrar la huella digital / la cara
del empleado en el reloj checador. Consulte la TQ600 Manual del Usuario para
obtener más información sobre el registro de huellas digitales y plantillas cara.
Para editar un empleado:
• En la ventana Empleado – En la ventana de Empleados, simplemente escriba la
información actualizada directamente en el campo apropiado y presione Enter.
• En la ventana de Perfil del Empleado – Haga clic en cualquier lugar de la fila que contiene
el empleado que desea editar. Haga clic en el botón Detalles en la parte inferior derecha
para abrir la ventana Perfil del Empleado. Esta ventana permite que la información
adicional de los empleados para ser graba y se guarda. El campo de la Clave Secreta debe
llenarse con la clave secreta que el empleado va a utilizar para golpear el Reloj Virtual y / o
un reloj checador físico. Nota
: Después de un cambio de clave secreta, cada reloj checador
conectados en los que se asigna el empleado debe ser actualizada. Por favor, consulte la
sección Descargar y Actualizar
para obtener instrucciones detalladas. También hay diez
campos personalizados que pueden ser utilizados para la creación de las exportaciones de
nómina personalizados. Puede actualizar la información del empleado y haga clic en
Guardar. Haga clic en Cancelar para volver a la ventana de Empleados sin guardar.
Funciones de Administrador timeQplus - Empleados
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Para borrar un empleado:
• En la ventana de Empleados, haga clic en cualquier lugar de la fila que contiene el empleado
que debe ser borrado.
• Presionar el botón Borrar en la esquina de abajo derecha de la ventana.
Nota
: No podrá ser borrado un empleado que tiene marcaciones en el período de pago
actual o anterior. El empleado será marcado para su eliminación (que se muestra con una
línea roja a través de la fila), y se eliminará automáticamente cuando el empleado ya no tiene
checadas activas en los períodos de pago actuales o anteriores.
• Haga clic en el botón Sí para confirmar el borrado, o haga clic en el botón No para cancelar.
Opciones del Empleado
La función de Opciones del Empleado permite a un administrador para determinar el formato de los
totales de tiempo vistos por los empleados utilizando el reloj virtual. El tiempo puede visualizarse en
minutos o centésimas. Opciones del Empleado también permite a los identificadores de usuario y
números para se incrementan automáticamente cuando se agregan nuevos empleados para timeQplus.
Para cambiar las Opciones del Empleado:
• Presionar Archivo en la barra del menú superior y escoger Opciones empleado.
• Configurar la preferencia para el Formato Totales Tiempo. Se puede escoger la presentación de
los totales tiempo en minutos o centésimas.
• Para tener el programa incrementa automáticamente los ID de usuario cuando agregue nuevos
empleados, marque la casilla Incrementar automáticamente los UserIDs de los nuevos
empleados.
• Para tener el programa incrementa automáticamente el empleado número cuando agregue
nuevos empleados, marque la casilla Incrementar automáticamente el número de empleados
nuevos.
• Haga clic en el botón OK cuando haya terminado. Para salir sin guardar los cambios, haga clic
en el botón Cancelar.
Registro de huellas dactilares / de la rostro / de la mano
Registro de una huella dactilar, un rostro, o un mano de un empleado en un reloj checador es un
proceso de tres pasos.
1. Coleccionar las plantillas para la huella dactilar, el rostro, o el mano.
• Usted tendrá que saber el ID de usuario (UserID) asignado al empleado en el software
timeQplus. Puede que le resulte útil imprimir un informe de Perfiles de Empleados para
asegurarse de que coleccionar las plantillas utilizando el ID de usuario (UserID)
correcto.
Funciones de Administrador timeQplus - Empleados
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• Para obtener instrucciones detalladas, consulte el Manual del usuario TQ600 para
plantillas de huellas dactilares, el Manual de usuario TQ600F para las plantillas de
rostro y el Manual del usuario Lector de mano para las plantillas de la mano. Estos
documentos se pueden encontrar conforme a Documentación en la barra de menú
superior.
• Para relojes checador memoria USB, después están inscritos todos los empleados,
inserte una memoria USB en el reloj para capturar plantillas de huellas dactilares y / o
el rostro.
En el TQ600B (huella dactilar), pulse Menu > Gestion USB > Descargar Usr.
En el TQ600F (rostro), pulse Menu > Car.Desc > Descargar Usrs.
2. Asociar la plantilla con el registro del empleado en el software.
• En la ventana de Empleados, seleccione la fila que contiene el nombre del empleado.
• Haga clic en el botón apropiado Registrar o Quitar y siga las instrucciones que
aparecen en pantalla.
3. Asignar al empleado a uno o varios relojes checador.
• Abra la ventana de Reloj Checador y seleccione el reloj checador el empleado estará
usando. Si se utilizando un lector de mano, abra la ventana Lector de Mano y
seleccione el lector de mano apropiado.
• Seleccione el nombre del empleado en la lista de los Empleados no asignado y haga
clic en el botón de flecha derecha para mover el nombre de ese empleado a la lista de
los Empleados asignados. Haga clic en el botón Guardar para guardar la asignación.
Nota
: Los empleados pueden ser asignadas a múltiples relojes checador, y pueden marcar entradas y
salidas en cualquier a la que han sido asignados.
Quitar plantillas de huella digital / de el rostro / de la mano del empleado
1. En la ventana de Empleados, seleccione la fila que contiene el nombre del empleado.
2. Haga clic en el botón apropiado Registrar o Quitar para la plantilla que desea eliminar y siga
las instrucciones en pantalla.
Nota
: Una vez que la plantilla de un empleado se ha eliminado de timeQplus, la plantilla se mantendrá
en todos los relojes checador a la que fue asignado el empleado hasta que se produce la siguiente
descarga o actualización. Por favor, consulte la sección de Relojes Checadores, Descargar y Actualizar
para más información.
Funciones de Administrador timeQplus - Mensajes
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Mensajes
La ventana Mensajes permite mostrar un mensaje para todos los empleados de la empresa o un
mensaje específico para un empleado en particular cuando los empleados realizan sus marcaciones de
Entrada o Salida en el Reloj Virtual.
Nota
: Los mensajes sólo aparecerán una vez en la ventana reloj checador
virtual cuando un empleado marca entrada o salida. Los mensajes no se
mostrarán en relojes checador físicas.
Para crear o editar un mensaje para todos los empleados de la empresa:
• Para acceder a la ventana Mensajes, presionar el botón Mensajes en la barra izquierda del
menú o presionar Vista en el menú superior y escoger Mensajes.
• Insertar el mensaje para toda la empresa en el campo Introducir el mensaje para todos los
empleados. Este mensaje aparecerá en la pantalla del ordenador después de la marcación de la
entrada o salida de cada empleado en el ordenador.
• Presionar el botón Guardar para guardar el mensaje o presionar el botón X para borrar el
Mensaje para todos los empleados.
Nota
: Se debe borrar el Mensaje para todos los empleados cuando se quiera dejar de mostrarlo.
Seguirá apareciendo en la pantalla del ordenador tras cada marcación de entrada o salida de los
empleados mientras exista en esta ventana.
Para crear o editar mensajes específicos para un empleado en particular:
Insertar los mensajes específicos para algunos empleados en particular en el campo Mensaje al lado del
nombre de cada empleado. Este mensaje aparecerá una vez en la pantalla del ordenador de dichos
empleados cuando marque su entrada o salida la próxima vez.
Funciones de Administrador timeQplus - Configuración
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Configuración
La ventana Configuración permite ajustar las variables relacionados al tiempo, cálculo del tiempo,
períodos de pago, días festivos y códigos de trabajo. La mayoría de los artículos pueden ser modificados
en cualquier momento y el cambio se verá reflejado en las acumulaciones totales de tiempo sólo para los
períodos de pago actuales y anteriores.
Para acceder a la ventana de Configuración, presionar el botón Configurar en la barra izquierda del
menú o presionar Vista en la barra del menú superior y escoger Configurar. Hay tres pestañas
disponibles para su edición: General, Días Festivos, y Códigos de Trabajo.
General
Puede editar los siguientes artículos usando la pestaña General:
• Período de pago – timeQplus soporta los siguientes tipos de período de pago: SEMANAL,
BISEMANAL, BIMENSUAL, MENSUAL.
• Aprobaciones de tarjetas de checadoras – timeQplus se puede configurar para requerir que
las tarjetas de asistencia serán aprobados por un supervisor (o administrador) antes de poder ser
exportados a la nómina.
Funciones de Administrador timeQplus - Configuración
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06-0414-002 Rev. D
Para cambiar la Duración del período de pago:
Tenga en cuenta que los períodos de pago son una parte crítica del tiempo y
el seguimiento de la asistencia. Cambio de períodos de pago puede tener
consecuencias legales y de personal. Preste atención a la hora de cambiar el
Período de pago después de que el software timeQplus haya sido configurado
y esté en uso.
1. Presionar el botón Modificar en la sección Período de pago de la pestaña General. Esto abrirá
la pantalla Modificar períodos de pago activos.
Las opciones disponibles son:
o Semanal - Los empleados son pagados una vez a la semana
o Bisemanal - Los empleados son pagados cada dos semanas
o Bimensual - Los empleados son pagados dos veces al mes
o Mensual - Los empleados son pagados una vez al mes
2. Cambiar la Fecha de inicio del siguiente período de pago si es necesario reflejar la fecha de
inicio del nuevo período de pago. Se puede presionar la flecha hacia abajo en la parte derecha
del campo para abrir un calendario del cual se puede escoger la fecha deseada, o se puede
sencillamente teclear la fecha deseada directamente en el campo Fecha de inicio del siguiente
período de pago.
3. Presionar el botón Modificar para guardar los cambios. Para salir sin guardar los cambios,
presionar el botón Cancelar.
Funciones de Administrador timeQplus - Configuración
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Funciones de Administrador timeQplus - Configuración
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Para configurar las preferencias de la aprobación de tarjetas de fichar:
• Marque la casilla "No exportar Tarjetas Checadoras no aprobadas de empleados por hora" para
impedir la exportación de las tarjetas de tiempo no aprobados para los empleados por hora.
• Marque la casilla "No exportar Tarjetas Checadoras no aprobadas de empleados por salario"
para impedir la exportación de las tarjetas de tiempo no aprobados para los empleados
asalariados.
• Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado. Para salir sin guardar los cambios,
seleccione otra opción en la barra de navegación izquierda o haga clic en el botón Actualizar en
la parte superior derecha y haga clic en No en el cuadro de diálogo Guardar cambios.
Días Festivos
De modo opcional, timeQplus puede rastrear los Días festivos pagados y exportar información a su
aplicación de nóminas. El software timeQplus no calcula automáticamente las fechas de los Días
festivos; se necesita el establecimiento manual de todos los días festivos pagados para cada año. Si su
empresa requiere que un empleado trabaje un número determinado de días antes de ser elegible para
los días festivos pagados, esto también se puede configurar en esta pantalla.
Puede editar los siguientes artículos usando la pestaña Días Festivos:
• Fechas de los días festivos - En la primera fila vacía, insertar la fecha y el nombre del día
festivo. Pulse Enter para guardar. Repita para agregar días festivos adicionales.
Para borrar un día festivo, haga clic en la fila correspondiente para resaltar y luego haga clic en
el botón Borrar.
• Elegibilidad para el pago de festivos - En el cuadro de “Elegible para Pago de Festivos”,
insertar el número de días que un nuevo empleado debe trabajar antes de ser elegible para el
pago por días festivos y luego haga clic en el botón Guardar. Para salir sin guardar los cambios,
seleccione otra opción en la barra de navegación izquierda o haga clic en el botón Actualizar en
la parte superior derecha y haga clic en No en el cuadro de diálogo Guardar cambios.
Códigos de Trabajo
Códigos de trabajo se utilizan para permitir a una empresa para calcular cómo se aplica el tiempo de
trabajo de un empleado a un departamento específico, proyectos, tareas, etc. Los códigos de trabajo se
pueden configurar mediante la pestaña Códigos de Trabajo en la ventana de Configuración. Esta lista
se conoce como la lista principal de los códigos de trabajo. timeQplus se pueden configurar para incluir la
información de código de trabajo cuando se exporta datos de tiempo a la nómina.
Puede editar los siguientes artículos usando la pestaña Códigos de Trabajo:
Funciones de Administrador timeQplus - Configuración
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06-0414-002 Rev. D
• Código – el número de código de trabajo. Después de introducir el primer número del código,
timeQplus agregará automáticamente 1 al siguiente número de código de trabajo. Usted puede
optar por mantener el nuevo número o insertar otro de su elección.
• Nombre – el nombre de código de trabajo.
• Descripción – una descripción del código de trabajo; opcional pero puede ser muy útil.
• Enscribe a reloj checador – Esta caja debe ser marcada antes del código de trabajo se puede
asignar a los empleados o utilizar en cualquier reloj checador (incluyendo el Reloj Virtual).
Lo siguiente se aplica a empleados por hora sólo:
• La casilla de verificación en el Escribe a reloj checador columna debe estar marcado para cada
código de trabajo que desea utilizar en sus relojes checador, incluyendo el Reloj Virtual.
• Asignaciones código de trabajo se gestionan en la ventana de Empleados. Consulte la sección
Códigos de Trabajo
en el capítulo Funciones de Supervisor timeQplus para obtener instrucciones
detalladas.
• Los códigos de trabajo se puede utilizar en TQ600 relojes checadores (rostro, biométricos,
proximidad, código de barras y banda magnética) y en el Reloj Virtual.
• Hay dos modos para el uso de los códigos de trabajo. Consulte el Manual del usuario TQ600
para más información.
o Modo 3 - Un reloj checador configurado en Modo 3 permitirá a los empleados sólo eligen
sus códigos de trabajo asignadas.
o Modo 4 - Un reloj checador configurado en Modo 4 permitirá que cualquier empleado
pueda elegir cualquier código de trabajo que está en el reloj checador.
• Desde el Reloj Virtual está controlado en su totalidad por el software timeQplus, reacciona de
manera diferente a códigos de trabajo:
o Si un empleado se le asigna códigos de trabajo, entonces sólo aquellos códigos de
trabajo están disponibles para elegir la hora de hacer las entradas y salidas.
o Si un empleado no tiene códigos de trabajo asignados, todos los códigos de trabajo con
Escribe a reloj checador casilla marcada estará disponible para su uso al realizar
entradas y salidas.
• Una checada se considera una TRANSFERENCIA si el empleado selecciona un código de
trabajo que es diferente de la anterior checada.
• Todas las SALIDAS tendrán el mismo código de trabajo como la checada anterior, que podría
ser o bien una ENTRADA o una TRANSFERENCIA.
Funciones de Administrador timeQplus - Configuración
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06-0414-002 Rev. D
Lo siguiente se aplica a los empleados asalariados sólo:
• Para asignar un código de trabajo a un empleado asalariado, seleccione el empleado en la
ventana de Editar Checadas
.
• En el área de Transacción, seleccione la fecha.
• Seleccione 'REG' de la lista desplegable Tipo y introduzca la hora [HH:MM].
• Seleccione un código de trabajo en el menú Código de Trabajo de lista desplegable y haga clic
en Insertar para guardar los cambios.
Funciones de Administrador timeQplus - Turnos
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Turnos
Un turno puede ser definido como una serie de reglas que aplican la política de la Empresa para un
grupo de empleados, acerca de la hora de inicio y parada, pausas para la comida, las horas
extraordinarias y días festivos. Cuando un empleado es asignado a un turno, el software se refiere a la
serie de reglas definidas para dicho turno y las aplica a las transacciones de esos empleados para
establecer las acumulaciones del tiempo total.
Puede crear hasta doce turnos distintos usando timeQplus. Un turno puede ser un turno tradicional, un
departamento, un grupo dentro de un departamento, etc. Cada turno puede ser definido de modo
diferente con su propia serie de reglas.
Para acceder a la ventana de Turnos, haga clic en el botón Turnos en la barra de menú de la izquierda
o haga clic en Vista en la barra de menú superior y seleccione Turnos. La ventana Turnos consta de
cuatro pestañas: Turno la Configuración, Reglas de Comida, Tiempo Extra, y Días Festivos.
Turno la Configuración
En la pestaña Turno la Configuración, los siguientes artículos pueden ser editados: Redondeo
intervalo de pago, Horas Máx. en Asistencia, Ajuste del Cambio de Día, Hora de inicio del turno,
Hora de fin del turno, Redondeo turno, Gracia del turno, and Deducción turno. Cada ajuste se
describe en las secciones que siguen. Nota
: Las definiciones de todos estos ajustes se encuentran en el
Glosario
.
Para editar la configuración de un turno:
• Seleccionar un turno para editar desde la lista desplegable Seleccionar un Turno.
• Para cambiar el nombre de un turno, simplemente escriba el nuevo nombre en el campo Nombre de
Turno.
• Haga clic en la pestaña Turno la Configuración para modificar Redondeo intervalo de pago, Horas
Máx. en Asistencia y Ajuste del Cambio de Día. Marque la casilla Reglas turno activadas para
modificar Hora de inicio del turno, Hora de fin del turno, Redondeo, Gracia y Descuento (Deducción
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turno). Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado. Si usted no desea hacer uso de
Redondeo, Gracia or Descuento, dejar esos valores en cero minutos.
Redondeo intervalo de pago
Redondeo intervalo de pago causa el redondeo del total del tiempo trabajado para cada empleado al
incremento de uno, cinco, seis, diez o quince minutos más cercano. No afectará al tiempo de marcación
actual registrado en el software, sólo los totales del tiempo trabajado. Si no se desea el redondeo de los
totales del tiempo trabajado, establecer el valor del Redondeo intervalo de pago a un minuto (éste es el
valor predeterminado).
Ejemplo 1:
Tiempo de redondeo del intervalo de pago establecido a 10 minutos.
• La checada a las 10:14 será considerada como si hubiera ocurrido a las 10:10.
• La checada a las 10:15 será considerada como si hubiera ocurrido a las 10:20.
Ejemplo 2:
Tiempo de redondeo del intervalo de pago establecido a 15 minutos.
• La checada a las 10:07 será considerada como si hubiera ocurrido a las 10:00.
• La checada a las 10:08 será considerada como si hubiera ocurrido a las 10:15.
Para editar la configuración Redondeo interval de pago:
• En la ventana de Turnos, seleccione el turno que desea modificar y luego seleccione la
pestaña Turno la Configuración.
• Escoger el valor de Redondeo intervalo de pago de su lista desplegable. Las opciones
incluyen 1, 5, 6, 10 o 15 minuto(s). El valor predeterminado para el Redondeo intervalo de
pago es un minuto.
• Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado. Para salir sin guardar los cambios,
seleccione otra opción en la barra de navegación izquierda o haga clic en el botón Actualizar
en la parte superior derecha y haga clic en No en el cuadro de diálogo Guardar cambios.
Horas Máx. en Asistencia
La característica Horas Máx. en Asistencia impide al sistema calcular de modo erróneo totales grandes
de tiempo trabajado (y posible Tiempo extra) debido a checadas que falten. El sistema asume que un
empleado no ha marcado una Salida después de que se haya superado el Tiempo máximo en el reloj. El
sistema cambiará el estado del empleado a Salida con tiempo acumulado cero. Una checada faltante
aparecerá en la ventana de Editar Checadas y en los informes de Tiempo Checadas y Resumen de
Horas.
Puede introducir el checada falta través Editar Checadas
así que el tiempo del empleado se puede
calcular correctamente.
El valor preestablecido para Horas Máx. en Asistencia es doce horas (12:00).
Nota
: Para desactivar esta característica, establecer Horas Máx. en Asistencia a cero horas (00:00).
Para editar la configuración Horas Máx. en Asistencia:
• En la ventana de Turnos, seleccione el turno que desea modificar y luego seleccione la
pestaña Turno la Configuración.
• Cambiar el valor de Horas Máx. en Asistencia a la configuración deseada.
• Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado. Para salir sin guardar los cambios,
seleccione otra opción en la barra de navegación izquierda o haga clic en el botón Actualizar
en la parte superior derecha y haga clic en No en el cuadro de diálogo Guardar cambios.
Cambio de Horas Máx. en Asistencia se aplicará a los períodos de pago anteriores, actual y
futuras.
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Ajuste del Cambio de Día
Un día normal, de modo predeterminado empieza exactamente a las 00:00 (medianoche). Algunas
empresas, sin embargo, pueden tener empleados que trabajan en turnos de noche, empezando su día
de trabajo efectivo muy tarde en el día o por la noche y acaba en algún momento del día siguiente.
Ajuste del Cambio de Día puede ser utilizado para 'mover' el tiempo de cambio del día de trabajo de
dichos empleados atrás o adelante desde medianoche para que sus horas cuenten en el día de trabajo
correspondiente. El campo Ajuste del Cambio de Día muestra HH: MM.
• Si usted no tiene empleados que trabajan a través de la medianoche, deje esta configuración al
valor predeterminado de medianoche (00:00).
• Si usted tiene empleados que empiezan a trabajar en el día 1, pero el trabajo de fin en el día 2, y
las horas trabajadas debieran ser asignados a día 1, Ajuste del Cambio de Día se debe
establecer en el valor calculado siguientes:
[Hora de fin del turno + Fin Redondeo]
Ejemplo: Hora de fin del turno es 04:30 AM y Fin Redondeo es de 30 minutos, el Ajuste
del Cambio de Día debe ser ajustado en [5:00].
• Si usted tiene empleados que empiezan a trabajar en el día 1, pero el trabajo de fin en el día 2, y
las horas trabajadas debieran ser asignados a día 2, Ajuste del Cambio de Día se debe
establecer en el valor calculado siguientes:
[12:00 – Hora de inicio del turno + Inicio Redondeo]
Ejemplo: Hora de inicio del turno es 11:00 PM y Inicio Redondeo es de 15 minutos, el
Ajuste del Cambio de Día debe ser ajustado [-01:15].
Para editar la configuración Ajuste del Cambio de Día:
• En la ventana de Turnos, seleccione el turno que desea modificar y luego seleccione la
pestaña Turno la Configuración.
• Introduzca el valor adecuado en el Ajuste del Cambio de Día campo.
• Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado. Para salir sin guardar los cambios,
seleccione otra opción en la barra de navegación izquierda o haga clic en el botón Actualizar
en la parte superior derecha y haga clic en No en el cuadro de diálogo Guardar cambios.
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Reglas de turnos
Marque la casilla Reglas turno activadas para modificar Hora de inicio del turno, Hora de fin del turno,
Redondeo, Gracia y Descuento (Deducción turno). Haga clic en el botón Guardar cuando haya
terminado. Si usted no desea hacer uso de Redondeo, Gracia or Descuento, dejar esos valores en cero
minutos. En la siguiente tabla se describen los parámetros con más detalle.
Nombre del turno:
El nombre de este turno tal como le gustaría que apareciera en informes
y visualizaciones de la pantalla.
Hora de inicio del
turno:
La hora del día en la cual los empleados están programados para
empezar a trabajar. Se debe prestar atención a las configuraciones AM y
PM para asegurarse de que la hora es establecida correctamente.
Hora de fin del turno:
La hora del día en la cual los empleados están programados para acabar
de trabajar. Se debe prestar atención a las configuraciones AM y PM para
asegurarse de que la hora es establecida correctamente.
Redondeo turno:
El número de minutos antes del tiempo de Inicio programado en el cual la
marcación de la entrada "temprana" del empleado será tratada como si
hubiera ocurrido exactamente en el Tiempo de Inicio programado o el
número de minutos después del Tiempo de Fin programado en el cual la
marcación de la salida "tardía" del empleado será tratada como si hubiera
ocurrido exactamente en el Tiempo de Fin programado.
Esta configuración les permite a los empleados marcar una entrada unos
minutos antes o marcar una salida unos minutos más tarde, por ejemplo,
para el tiempo empleado haciendo el café por la mañana o recogiendo
antes de dejar el trabajo, sin acumular Tiempo extra. No cambia el tiempo
de marcación efectivo registrado en el sistema, sino cómo dicha
marcación es tratada para calcular el tiempo trabajado del empleado.
Se pueden establecer distintos números de minutos para Inicio Redondeo
y Fin Redondeo, si se desea. Si no se desea utilizar esta configuración,
establecer Inicio Redondeo y Fin Redondeo a cero.
La ley de los Estados Unidos prohíbe el redondeo de más de 15 minutos.
Gracia del turno:
El número de minutos después del tiempo de Inicio programado en el
cual la marcación de la entrada "tardía" de un empleado se considera
todavía a tiempo, o el número de minutos antes de que el tiempo de Fin
programado en el cual la marcación de la salida "temprana" de un
empleado se considera a tiempo.
Esta configuración le permite a un empleado marcar una entrada unos
minutos tarde o marcar una salida unos minutos antes. No cambia el
tiempo de marcación efectivo registrado en el sistema, sino cómo dicha
marcación es tratada para calcular el tiempo trabajado del empleado.
Se pueden establecer distintos números de minutos para Inicio de gracia
y Fin de gracia, si se desea. Si no se desea utilizar esta configuración,
establecer Inicio de gracia y Fin de gracia a cero.
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Deducción turno
(Descuento):
El número de minutos que un empleado perderá de su total diario por
marcación de la entrada tardía o marcación de la salida temprana fuera
de los parámetros de la configuración de la Gracia del Turno.
Deducción Turno trabaja junto con Gracia del Turno para determinar el
tiempo trabajado calculado de los empleados. Si un empleado marca una
entrada o salida durante el tiempo designado como Gracia del Turno, el
tiempo del empleado no será deducido. Si Inicio Descuento está en cero,
a un empleado que marcó su entrada un minuto tras el fin del período de
Inicio Gracia se le descontará sólo el tiempo pasado desde el fin del Inicio
Gracia. En otras palabras, si el período de Gracia del Turno está
establecido a cinco minutos, a un empleado que marca su entrada seis
minutos tarde se le descontará sólo un minuto.
Se puede utilizar la configuración Descuento Turno para sobreescribir el
efecto del período de Gracia Turno para empleados que hayan marcado
unos minutos fuera del período de Gracia Turno.
Por ejemplo, si se establece el Inicio Gracia a cinco minutos e Inicio
Descuento a 10 minutos, a un empleado que marcó su entrada tres
minutos tras el tiempo de inicio del turno programado (dentro del período
de Gracia del Turno) no se le descontarán minutos. La marcación de
dicho empleado sería tratada como si hubiera ocurrido en la hora de
inicio del turno para el cálculo del tiempo trabajado del empleado.
De todas formas, si un empleado marcó su entrada siete minutos tras el
inicio del turno programado (fuera del período de cinco minutos de Gracia
del Turno pero dentro del período de 10 minutos de Deducción Turno), la
marcación de dicho empleado sería tratada como si hubiera ocurrido 10
minutos tras el inicio del turno para el cálculo del tiempo trabajado del
empleado.
Si un empleado marcó su entrada doce minutos tras el inicio del turno
programado (fuera de los períodos cubiertos tanto por la Gracia del Turno
como la Deducción Turno), dicha marcación sería tratada sencillamente
como si hubiera ocurrido en su tiempo efectivo para el cálculo del tiempo
trabajado del empleado.
Se pueden establecer distintos números de minutos para Inicio
Descuento y Fin Descuento si se desea. Si no se desea utilizar esta
configuración, establecer Inicio Descuento y Fin Descuento a cero.
Reglas de comida
Si se desea aplicar Reglas de comida, haga clic en la pestaña Reglas de comida y luego marcar casilla
de verificación Reglas de comida activadas. Insertar la hora programada de inicio y fin de la comida, la
duración de la comida y la deducción automática. Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado.
Si no desea utilizar la duración de la comida o la característica deducción automática, dejarlas en cero.
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La tabla siguiente describe cada parámetro comida con más detalle.
Inicio de la comida:
La hora más temprana del día en la cual un empleado puede
marcar su salida a comer. Si un empleado marca su salida antes
de esta hora, el sistema asume que la marcación no tiene relación
con el período de comida y no se aplicarán las Reglas de comida.
Fin de la comida:
La hora más tardía del día en la cual un empleado debería marcar
su entrada tras la comida.
El sistema asume que los empleados cogerán su pausa
para la comida dentro de la ventana entre Inicio Comida y
Fin Comida. Asume una vuelta después del Fin Comida
indica un período para la comida más largo de lo normal.
Si un empleado marca su salida a comer tras el Inicio
Comida pero antes del Fin Comida (que hace que se
apliquen las Reglas de comida), luego marca su vuelta de
comer después del Fin Comida, la diferencia entre Fin
Comida y el momento en el cual el empleado marca su
entrada efectiva se agregará a la Duración de la Comida
para calcular el período total deducido de las horas
trabajadas del empleado para la comida.
Podría ser necesario ajustar los totales de horas
trabajadas para empleados de este tipo utilizando la
ventana de Editar Checadas si el período deducido
excede su pausa cogida para comer.
Si se debe hacer este ajuste en gran medida para
muchos empleados, se deberían modificar las
configuraciones de Fin Comida a una hora más tardía.
Funciones de Administrador timeQplus - Turnos
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Duración de la
comida:
El número mínimo de minutos sustraído de los totales del tiempo
para cada período de comida. Si un empleado marca su salida a
comer por un período más largo que la Duración de la Comida
designada, el sistema deducirá el tiempo efectivo en el cual el
empleado marque su salida. Sin embargo, si un empleado come
durante menos tiempo – es decir, marca su salida tras el Inicio
Comida designado y marca su vuelta antes de que acabe el
tiempo establecido para el campo Duración de la Comida – el
sistema deducirá automáticamente la entera Duración de la
Comida.
Esta configuración puede ser útil en entornos
estructurados como una línea de producción, donde los
empleados deben coger pausas para comer de una
duración estándar. La aplicación de la Duración de la
Comida estándar asegurará el hecho de que no se paga
más a los empleados si marcan su entrada a la vuelva de
comer más pronto de la hora en que empiezan a trabajar
efectivamente.
En otros tipos de entornos, esta configuración se debe
utilizar con atención para asegurarse de no se paga
menos a los empleados que cogen pausas para comer
más cortas. Se debería ajustar los totales de horas
trabajadas para dichos empleados utilizando la ventana de
Editar Checadas si el tiempo deducido excede la pausa
cogida efectivamente por éstos para comer.
Deducción
Automática de la
Duración Comida:
El tiempo que un empleado puede estar en asistencia antes de
que el sistema asuma que no han marcado la salida a comer y
deduce automáticamente la Duración de la Comida de su total de
horas trabajadas. Si el campo Duración de la Comida está en cero,
la configuración Deducción Automática no tendrá ningún efecto.
Esta configuración se debe utilizar con atención. Si un
empleado no se va a comer y tiene configurada la opción
Deducción Automática, la Duración de la Comida será
deducida automáticamente de su total de horas trabajadas.
Se debería agregar dicho tiempo de Nuevo manualmente
utilizando la ventana de Editar Checadas para evitar que a
dicho empleado se le pague menos de lo debido.
El sistema hace ajustes a checadas basado en turnos y reglas comida.
Para ver, seleccionar una checada afectada en la ventana Editar
Checadas y haga clic en el botón Detalles.
Tiempo Extra
Tiempo Extra especifican la cantidad de tiempo que un empleado debe trabajar antes de el Tiempo Extra
se comienzan a acumular. Las cantidades umbral pueden ser establecidas tanto a diario como
semanalmente. Tanto los umbrales tiempo extra diarios como los semanales pueden ser establecidos a
dos niveles distintos para reflejar la política de la empresa.
Funciones de Administrador timeQplus - Turnos
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Ejemplo 1:
Si se paga el Tiempo extra en base solo al número de horas trabajadas en una semana y no en base al
número de horas trabajadas en un día en concreto, establecer el Nivel diario 1 y el Nivel diario 2 a 24:00
horas. Si no se paga un segundo nivel de Tiempo extra semanalmente, establecer el Nivel semanal a
168:00 horas.
Ejemplo 2:
Pagar a los empleados a 1,5 veces su tasa de pago (una vez y medio) si un determinado empleado
trabaja más de 40 horas a la semana y 2 veces la tasa de pago normal (tiempo doble) si el empleado
trabaja más de 48 a la semana. Para implementar estas reglas, establecer el Nivel semanal 1 a 40 horas
y el Nivel semanal 2 a 48 horas. Si un empleado trabaja 60 horas en una semana determinada, los
totales generados serán los siguientes:
• Regular: 40:00
• Tiempo Extra 1: 08:00
• Tiempo Extra 2: 12:00
Para editar los valores del Tiempo Extra:
• En la ventana de Turnos, seleccione el turno que desea modificar y luego seleccione la pestaña
de Tiempo Extra.
• Marque la casilla Activar Tiempo Extra y teclear los umbrales tiempo extra deseados en los
campos Nivel Diario 1, Nivel Diario 2, Nivel Semanal 1 y Nivel Semanal 2.
• Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado. Para salir sin guardar los cambios,
seleccione otra opción en la barra de navegación izquierda o haga clic en el botón Actualizar en
la parte superior derecha y haga clic en No en el cuadro de diálogo Guardar cambios.
Tiempo Extra del 7mo Día
Cuando está activado, el Tiempo Extra del 7mo Día promoverá todas las horas trabajadas en el séptimo
día trabajado consecutivo al nivel de pago inmediatamente superior (Tiempo Extra 1 o Tiempo Extra 2), a
condición de que los 7 días consecutivos empiecen al principio de una semana determinada del Período
de pago. Esta regla afecta solo a los cálculos del Tiempo Extra diario y no sobrescribe ninguna
configuración de la regla del Tiempo Extra semanal.
Funciones de Administrador timeQplus - Turnos
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Nota: Esta característica fue concebida para la adaptación a lo que se denomina comúnmente Tiempo
extra California.
Días Festivos
Puede sobrescribir las configuraciones para la empresa relativas al pago por días festivos para turnos
individuales. Si no paga días festivos en general y si desea pagar días festivos a los empleados
asignados a este turno, presionar la casilla de verificación Los días festivos son pagados para que
muestra una activación, luego insertar el número de horas a pagar por cada día festivo. Haga clic en el
botón Guardar cuando haya terminado. Para salir sin guardar los cambios, seleccione otra opción en la
barra de navegación izquierda o haga clic en el botón Actualizar en la parte superior derecha y haga clic
en No en el cuadro de diálogo Guardar cambios.
Configuración de los Empleados Asalariados
El turno Asalariado le permite configurar los parámetros para los que se pagan los empleados
asalariados.
Funciones de Administrador timeQplus - Turnos
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Para cambiar la configuración del empleados asalariados:
• En la ventana de Turnos, seleccione el turno Asalariado.
• Bajo la pestaña General, puede especificar el número de horas por período de pago para pagar
a los empleados asalariados. El valor predeterminado es de 40 horas, que podrá actualizar si es
necesario. Este valor se exporta cada período de pago de nómina.
• Bajo la pestaña Días Festivos, se puede especificar si los empleados deben ser pagados para
días festivos mediante el marcado la casilla Los días festivos son pagados. Si los empleados
asalariados deben ser pagados para los días festivos, especificar el número de horas que pagar
por cada día festivo en las Horas a pagar por cada día festivo de campo; el valor predeterminado
es 08:00 horas.
• Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado. Para salir sin guardar los cambios,
seleccione otra opción en la barra de navegación izquierda o haga clic en el botón Actualizar en
la parte superior derecha y haga clic en No en el cuadro de diálogo Guardar cambios.
Funciones de Administrador timeQplus – Editar Checadas
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Editar Checadas
La ventana Editar Checadas permite a los administradores y supervisores (para los empleados
asignados) para hacer lo siguiente:
• Revisar y editar las transacciones de los empleados
• Ajustar las acumulaciones del tiempo total
• Ver los detalles de los totales de las transacciones y cómo calculó el software dichas
transacciones
• Agregar checadas que falten
• Agregar distintas transacciones (Vacaciones, Días festivos, Bajas por enfermedad, Otras, FMLA)
• Aprobar la tarjeta checadora de un empleado
• Imprimir la tarjeta checadora de un empleado
Para acceder a la ventana Editar Checadas, haga clic en el botón Editar Checadas en el menú de la
izquierda o haga clic en Vista en la barra de menú superior y seleccione Editar Checadas.
El software timeQplus puede almacenar distintos tipos de transacciones:
• CHECADA (CLC): una checada desde un reloj checador
• INSERTADO (INS): una entrada insertada utilizando la ventana de Editar Checada
• CHECADA (PC): una entrada creada cuando un empleado marca una entrada o salida utilizando
el Reloj Virtual
• FICHA DE PRESENCIA (SLP): una entrada creada cuando un empleado presenta una
transacción con la función Enviar ficha de presencia del empleado en el reloj checador virtual
(sólo asalariados)
Se pueden identificar los distintos tipos de transacciones por un código de tres letras (CLC, PC, INS o
SLP) en la parte izquierda de cada línea de transacción en la ventana Editar Checadas. Estos distintos
Funciones de Administrador timeQplus – Editar Checadas
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06-0414-002 Rev. D
tipos de transacciones les permiten a los empleados Asalariados Exentos y Asalariados No Exentos y
empleados por hora utilizar el software.
Gestión de las transacciones
Para insertar una transacción:
• En la ventana de Editar Checadas, seleccionar un empleado del menú desplegable.
• Seleccionar el período de pago correspondiente del menú desplegable. Se debe confirmar que la
transacción que se vaya a insertar ocurre dentro del margen de fecha del Período de pago.
Nota
: Transacciones agregados al período de pago futuro van a aparecer en el informe de
Transacciones Futuras
hasta que el período de pago en que ocurra la transacción se convierte
en el período de pago actual.
• Introducir la Fecha de la transacción que se está insertando en el campo en la sección Insertar
del área Transacción en la parte inferior izquierda de la ventana. Se puede teclear sencillamente
la fecha deseada en el campo o presionar la flecha en la parte derecha del campo para abrir un
calendario para poder escoger la fecha correcta.
• Seleccionar el tipo de transacción para insertar del menú desplegable: CHECADA, FES (Días
Festivos), VAC (Vacación), SIC (Enfermedad), REG (Normal tiempo), FMLA (Ley Sobre
Ausencias del Trabajo por Motivos Médicos o Familiares) o OTR (Otro). El tipo de transacción se
muestra en la columna Ent/Sal.
Nota
: La transacción REG es útil para agregar horas cuando un empleado se olvida o le es
imposible por otra razón marcar su entrada y salida. El efecto de agregar horas a través de la
transacción REG es fundamentalmente el mismo que agregar dos transacciones de CHECADA
individuales por una checada de entrada y una checada de la salida que faltan.
• Introducir el Tiempo correcto para la transacción que se está insertando. Si se inserta una
CHECADA, introducir la hora en la cual la checada debería haber tenido lugar. Para otras
transacciones insertadas (VAC, ENF, FES, OTR, FMLA o REG), introducir el número de horas
que se aplican a dicha transacción. Se puede teclear sencillamente el valor correcto en el campo
provisto, o utilizar las flechas arriba o abajo de la parte derecha del campo para ajustar el tempo.
• Si es aplicable, seleccione un Código de Trabajo del lista desplegable.
• Presionar el botón Insertar o presionar las teclas <ALT> e I en el teclado del ordenador al
mismo tiempo.
o Al insertar una transacción CHECADA, se le pedirá que escriba un comentario, tal vez la
razón se está agregando la transacción, por ejemplo. Introduzca el texto en el cuadro
vacío y haga clic en el botón Guardar.
o Haga clic en el botón Sin comentari para saltar escribir un comentario y guardar la
transacción. Para desactivar permanentemente el cuadro de diálogo de Comentario,
marque la casilla No volver a mostrar este diálogo.
o Para activar el cuadro de diálogo Comentario, en la barra de menú superior, haga clic en
Archivo > Preferencias del supervisor. Marque la casilla Diálogo del comentario del
control y haga clic en Guardar.
Funciones de Administrador timeQplus – Editar Checadas
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06-0414-002 Rev. D
o Usted puede ver los comentarios seleccionando una transacción CHECADA insertada y
haga clic en el botón Detalles.
• La transacción aparecerá enseguida en la ventana de Editar Checadas.
Para borrar una transacción:
• En la ventana de Editar Checadas, seleccionar un empleado del menú desplegable.
• Seleccionar el período de pago correspondiente del menú desplegable.
• Seleccionar la transacción a borrar haciendo clic una vez sobre ella.
• Presionar el botón Borrar o presionar las teclas <ALT> y D en el teclado del ordenador al mismo
tiempo.
Nota
: Cuando una transacción PC o SLP se borra en Editar Checadas, el software timeQplus no quita
realmente la transacción de la base de datos. La transacción dejará de aparecer en la ventana Editar
Checadas, pero aparecerá en el informe Tarjeta Checadora (Tarjeta de Fichar) en una sección
separada denominada “Transacciones Borradas”. Estas transacciones borradas son ignoradas a la hora
de calcular la acumulación del tiempo total del empleado.
Para ver las transacciones borradas:
En la ventana Editar Checada, seleccione el empleado deseado y período de pago de las listas
desplegables y haga clic en el botón Vista Borrada. Si un empleado no tiene checadas borradas durante
el período de pago seleccionado, el botón Vista Borrada tendrá el color gris y no podrá ser presionado.
Para ver los detalles de una transacción, incluidos los ajustes que se deriven del uso del
Redondeo, Gracia, Deducción o Reglas de comida:
• En la ventana de Editar Checadas, seleccionar un empleado del menú desplegable.
• Seleccionar el período de pago correspondiente del menú desplegable.
• Seleccionar una transacción. Presionar el botón Detalles o presionar las teclas <ALT> y T del
teclado del ordenador al mismo tiempo. Aparece la pantalla Detalles checada. Enumera las
reglas aplicadas a las checadas de ENTRADA y SALIDA así como los ajustes operados al
tiempo total.
• Presionar el botón Ok para salir de la ventana Detalles checada pantalla.
Editar las acumulaciones del Tiempo Total
Para editar las acumulaciones del Tiempo Total:
• En la ventana de Editar Checadas, seleccionar un empleado del menú desplegable.
• Seleccionar el período de pago correspondiente del menú desplegable.
• Presionar el botón +/- Editar Totales o presionar las teclas <ALT> y E en el teclado del
ordenador al mismo tiempo. Esto lanzará la pantalla Editar Totales, lo que le permitirá agregar o
sustraer tiempo del total de un empleado.
Funciones de Administrador timeQplus – Editar Checadas
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• Introducir el número de horas y minutos a agregar o sustraer de las categorías Normal, Tiempo
Extra 1 o Tiempo Extra 2. El valor 0:00 significa que no se agregará ni sustraerá tiempo de las
acumulaciones del tiempo total del empleado para dicha categoría.
• Cuando se sustrae tiempo, se debe introducir el signo menos (-) antes del número de horas y
minutos. Cuando se agrega tiempo, se teclea sencillamente el número de horas y minutos a
agregar. NO se necesita introducir el signo más (+) delante del número.
• Presionar el botón Guardar para aceptar los cambios o el botón Cancelar para salir de la
pantalla Editar Totales sin guardar los cambios. Los cambios introducidos se reflejan en la
ventana Editar Checadas en el área Totales en las columnas Ediciones y Totales.
Nota
: Las horas editadas son agregadas o borradas de los totales del período de pago global. No se
asignan a un día en concreto.
Imprimir una Tarjeta de Fichar
Una tarjeta de fichar se puede imprimir utilizando la ventana Editar Checadas o la ventana Informes.
Para imprimir una Tarjeta de Fichar desde la ventana Editar Checadas:
• En la ventana de Editar Checadas, seleccionar un empleado del menú desplegable.
• Seleccionar el período de pago correspondiente del menú desplegable.
• Haga clic en el botón Imprimir en la esquina superior derecha de la ventana.
Para imprimir una Tarjeta de Fichar desde la ventana Informes:
• Haga clic en el botón Informes
en el menú de la izquierda o haga clic en Vista en la barra de
menú superior y seleccione Informes.
• Seleccionar informe Tarjeta Checadora.
• Escoger el período de pago correspondiente del cuadro con lista desplegable.
• En el área de Filtros y Ordenamiento, seleccionar si se desea imprimir a todos los empleados,
empleados individuales, sólo empleados asalariados o todo el turno.
• Para incluir los códigos de trabajo, marque la casilla de verificación Incluir Códigos de Trabajo.
• Cuando se imprime los empleados individuales, seleccione los empleados específicos para
incluir en la lista en el cuadro a la derecha de la pantalla. Para imprimir un empleado, haga clic
en el nombre de ese empleado. Para imprimir múltiples empleados, mantenga pulsada la tecla
CTRL mientras hace clic en el nombre de cada empleado.
• Si se escoge imprimir todo un turno, seleccionar el turno deseado del cuadro con lista
desplegable que aparezca debajo de la sección de filtro.
Funciones de Administrador timeQplus – Editar Checadas
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06-0414-002 Rev. D
• Seleccionar el orden de clasificación deseado de la lista desplegable. Como configuración
predeterminada, los empleados se ordenan alfabéticamente por su apellido. Se puede escoger
su ordenación alfabética por el nombre, número del gafete, número del empleado o por turno.
• Para imprimir el informe, haga clic en el botón Imprimir. Para obtener una vista previa del
informe antes de imprimirlo, haga clic en el botón de Vista Previa.
Funciones de Administrador timeQplus – Informes
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Informes
La ventana Informes permite generar un informe a vista previa, imprimir o exportar. También permite a
los administradores buscar empleados anteriores y actuales, utilizando el botón Empleado Buscar (que
se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla). Los resultados de búsqueda contienen
datos que indican cuando se agregó un empleado a y, si es aplicable, eliminado desde software
timeQplus.
Para acceder a la ventana Informes, haga clic en el botón Informes en la barra de menú de la izquierda
o haga clic en Vista en la barra de menú superior y seleccione Informes.
Algunos informes ofrecen opciones de filtro permitiendo la elección de informes relativos a todos los
empleados, empleados individuales seleccionados, sólo empleado asalariados o turno individual y la
ordenación de las opciones por Apellido, Nombre, Número del Gafete, Número del Empleado o Turno.
Generar un Informe
Para generar un informe:
• En la ventana Informes, seleccione el tipo de informe que desea imprimir.
• Si es aplicable, seleccione la deseada Período de Pago, Varios Períodos de Pago, o Rango de
Fechas. La
Error! Reference source not found. contiene cada informe junto con las opciones
disponibles y los valores máximos rango de fechas.
• Seleccionar los criterios del filtro, según el caso. Para algunos informes, se puede escoger que el
informe incluya a Todos los empleados (lo predeterminado), Empleados individuales
seleccionados, sólo Empleados asalariados o todos los empleados asignados a un Turno
individual. Si no se aplica un filtro al informe seleccionado, las opciones tendrán el color gris y no
se podrán seleccionar.
• Si se ha escogido el filtrado según Empleado individual, seleccionar el nombre del empleado
deseado presionando el cuadro en la parte derecha de la ventana. Para seleccionar a más de un
empleado, mantener la tecla CTRL del teclado mientras se hace clic sobre los nombres de todos
los empleados deseados.
Funciones de Administrador timeQplus – Informes
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• Si se selecciona Turno individual, seleccionar el número de turno en el cuadro con lista
desplegable que aparezca debajo de la selección del filtro.
• Seleccionar el método por el cual se desea ordenar el informe, según el caso. Se puede escoger
entre alfabético según el nombre, alfabético según el apellido (lo predeterminado), Numérico por
número del gafete, Numérico por número de empleado o por turno.
• Seleccione la salida (donde desea que el informe vaya). Las opciones incluyen:
o Imprimir – imprimir una copia en papel del informe
o Vista Previa – vista previa de una copia del informe antes de imprimir
o Exportaciones – crear una copia electrónica del informe. Opciones de formato incluyen:
Image (*.tiff); Adobe PDF (*.pdf); Web Archive(*.mhtml); Microsoft Excel (*.xls); CSV (*.csv).
Tabla 1
Opciones de Informes
Disponibles
Informe
Período
de Pago
Varios
Períodos
de Pago
Rango
de
Fechas
Número máximo
de semanas en
períodos de pago
seleccionados o
rango de fechas
Aprobación de tarjetas de fichar
9
Checada Comentarios por Empleado
9
Checadas Faltantes
9
Códigos de Trabajo Empleado por Defecto
Configuración de Reglas
9
Días Festivos
9
Empleados por Supervisor
Perfiles de Empleados
Quién ha Entrado-Quién ha Salido
Resumen de Horas
9 9
53
Resumen de Tiempo Extra
Supervisores por Empleado
Tarjeta Checadora
9 9
53
Totales de los Códigos de Trabajo por Código de Trabajo
9 9
5
Totales de los Códigos de Trabajo por Empleado
9 9
5
Totales Diarios por Día
9 9
5
Totales Diarios por Empleado
9 9
5
Totales Promedio por Empleado
9
52
Transacciones en Bruto
9
Turnos
9
El Informe Transacciones Futuras
El Informe Transacciones Futuras muestra todas las transacciones introducidas en el sistema con
fechas que ocurren después del final del período de pago corriente. Estas transacciones serán
insertadas automáticamente de modo correspondiente en el período de pago adecuado en la medida en
que pasa a ser corriente. Para imprimir un informe sobre Transacciones Futuras:
• En la ventana Informes, seleccione el informe Tarjeta Checadora.
• Seleccione el botón Período de Pago y luego elija Futuro en del lista desplegable.
Funciones de Administrador timeQplus – Informes
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06-0414-002 Rev. D
• Presionar el botón Vista Previa para ver el informe en la pantalla, el botón Imprimir para
producir una copia en papel, o el botón Exportaciones para producir una copia electrónica del
informe.
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Exportaciones
El sistema timeQplus está concebido para trabajar con la mayoría de programas de nóminas comunes.
La ventana de Exportaciones permite la exportación de los datos del sistema de control horario del
empleado a un fichero para que puedan ser importados más tarde a una base de datos, hoja de cálculo,
software de nóminas o proveedor de servicios de nómina.
Para acceder a la ventana de Exportaciones, haga clic en el botón Exportaciones en la barra de menú
de la izquierda o haga clic en Vista en la barra de menú superior y seleccione Exportaciones.
Exportando Datos de Tiempo y Asistencia
Para exportar datos de tiempo y asistencia:
• Seleccionar el Período de Pago que se desea exportar. Usted puede optar por exportar los datos
para período de pago actual, futuro o archivado.
• Seleccionar la opción de filtro deseada. Se puede escoger entre Todos los Empleados, todos los
empleados asignados a un Turno individual, o Empleado(s) individual(es). Si se escoge Turno
individual, seleccionar el turno deseado del cuadro con lista desplegable que aparezca debajo de
la selección del filtro. Si escoge Empleado(s) individual(es), seleccionar el nombre del empleado
deseado del cuadro de la derecha presionando sobre éste. Se puede mantener la tecla CTRL del
teclado del ordenador mientras hace clic sobre varios nombres para incluir más de un empleado
en la exportación.
• Seleccionar el Formato rendimiento deseado de la lista desplegable.
• Presionar el botón Exportaciones. La primera vez que se intenta exportar a un formato
rendimiento en concreto aparecerá una pantalla de configuración en la cual se pueden escoger
opciones específicas a ese formato. Tras haber configurado el formato rendimiento según las
necesidades, presionar el botón Guardar para seguir con la exportación. En el caso de las
exportaciones ulteriores a ese formato rendimiento, la exportación empezará en seguida.
• Aparecerá un diálogo Guardar como. Introducir el nombre y ubicación para los datos a exportar.
Presionar el botón Ok para guardar el fichero, o presionar el botón Cancelar para volver a la
ventana Exportaciones sin guardar el fichero.
• Para editar un formato rendimiento configurado previamente, seleccionar el formato deseado del
cuadro con lista desplegable y presionar el botón Configurar para abrir la pantalla de
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
37
06-0414-002 Rev. D
configuración para ese formato. Operar los cambios necesarios y presionar el botón Guardar
para cerrar la pantalla y guardar los cambios o presionar el botón Cancelar para cerrar la
pantalla sin cambiar los cambios.
Tarjetas de fichar no aprobadas
La pantalla de Tarjetas de fichar no aprobadas se muestra cuando intenta exportar los datos de la
tarjeta de fichar y/u Hoja de asistencia al sistema de nóminas y no todas las Tarjetas de fichar y Tarjetas
de presencia de los empleado han sido aprobadas. Si no se desea utilizar esta característica, se puede
de-seleccionar la opción para solicitar la aprobación en la ventana de Configurar
.
Desde esta pantalla se puede imprimir una lista de Tarjetas de fichar no aprobadas y tarjetas de
presencia presionando el botón Imprimir. Presionar el botón Cerrar para cerrar la ventana sin imprimir.
Aprobar una tarjeta de fichar, vaya a la ventana Editar Checadas y seleccionar a un empleado de la
opción "Seleccionar un empleado" lista desplegable y haga clic en el botón Aprobado.
Integración de nómina avanzada
QuickBooks Payroll Integration
Formatos de fichero de exportación de nóminas
Exportar Archivo Personalizado Constructor V1.7 Fichero de Importación Peachtree Complete 2006
Genérico V2.0
Fichero de Importación Peachtree Complete V7.0
Exportacion Generica de Archive ASCII
Fichero de Importación Premier V2.0
ADP Version 7.0
Fichero de Importación Premier Plus V2.0
Tarjeta de Fichar Genesys Inbound
Fichero de Importación PrimePay PrimeLink V10001
Heartland PlusOne Fichero de Longitud Fija
Integración QuickBooks
Fichero de Importación Intuit PC Access V2.0
Fichero de Importación QuikPay V2.0
Fichero de Importación Intuit PC Access Jr V2.0
Fichero de Importación QuikPay Plus V2.0
Exportación Nómina Oryel
Fichero de Importación Wells Fargo V2.0
Fichero de Importación PayChex Paylink 5.0
Fichero de Importación Wells Fargo Plus V2.0
Previsualización Fichero de Importación PayChex V0002
Fichero de Importación Wells Fargo
Fichero de Importación PayChex IM0007
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Exportar Archivo Personalizado Constructor
Haga clic aquí para abrir una plantilla
existente
Abre una configuración de exportación salvado.
Insertar cotizaciones alrededor no
numérico
Seleccionar Y para poner valores alfa o alfanuméricos
entre comillas.
Nota
: Las comillas aparecerán sólo en formatos de
fichero de exportación .txt.
Incluir encabezados de columna …
Seleccionar Y para incluir el encabezado de columna
en la exportación.
Ejemplo: el encabezado de columna para
"Vacaciones" podría ser "Vacaciones", "Vac", "V", etc.
El nombre exacto que un programa de nóminas
necesita puede ser introducido en la tabla
"Propiedades" tecleando el nombre predeterminado en
la columna "Código de exportación".
Líneas del encabezado del fichero
de exportación personalizado
Líneas por empleado
Líneas de tráiler del fichero de
exportación personalizado
Puede especificar el número de líneas que
aparecerán el los registros Encabezado e Indicador
de final. Puede especificar asimismo el número de
líneas que será mostrado para cada empleado en
la Sección Datos sobre los empleados.
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Incluir la suma de comprobación
de las líneas totales
Líneas de encabezado
Líneas de datos sobre
empleados
Líneas de pie de pagína
Incluir la suma de comprobación de las líneas totales:
determina qué líneas de datos se utilizan para computar
las "Líneas totales" en la Exportación. Es utilizada como
suma de comprobación o valor de comparación por
algunos programas de nóminas. Seleccionar Y para
incluir las líneas en las "Líneas totales".
Terminador de
línea:
CRLF - Avance de línea retorno de carro
CR - Retorno de carro
LF - Avance de línea
Personalización
Terminador de línea personalizado - aparece cuando se selecciona
Personalización. Introducir un solo carácter que su programa de nómina
trata como un terminador (al final de una línea de datos) de línea.
Separador de
campo:
Pestaña
Coma
Barra diagonal
Punto y coma
Personalización
Separador personalizado - aparece cuando se selecciona Personalización.
Introducir un solo carácter que su programa de nóminas trata como el inicio
y final de un elemento de datos.
Longitud fija - configura la longitud de de cada atributo a una longitud fija.
Cuando se escoge longitud fija, la columna "Longitud fija" aparecerá en la
Tabla de propiedades donde se puede configurar cada atributo a la longitud
fija.
Formato hora: HH:MM (horas : minutos)
HH.XX (horas.horas decimales)
HHMM (horas minutos) (Exportar sin dos puntos)
HHXX (horas horas decimales) (Exportar sin decimal)
Formato de la
fecha:
MM / DD / YYYY
DD / MM / YYYY
MM.DD.YYYY
DD.MM.YYYY
MM-DD-YYYY
DD-MM-YYYY
YYYY/MM/DD
YYYY-MM-DD
YYYY.MM.DD
MMDDYYYY
DDMMYYYY
YYYYMMDD
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
40
06-0414-002 Rev. D
Campos definidos por el usuario
en la exportación
El número de campos de exportación personalizados; valid
values are 0 to 999. Este valor establecerá el número de
campos (líneas) de exportación personalizados en la Tabla
de propiedades.
Totales exportados por: Período de Pago
Día
Formato del fichero de
exportación:
csv - Valores separados por coma
txt - Documento de texto
Diagramación del fichero de exportación
El configurador del fichero de exportación tiene tres secciones:
1. Registro de encabezados - contiene información que identifica la exportación de la nómina
como lo son la Identificación de exportación, Nombre de la compañía, Fecha de inicio del período
de pago, Fecha final del período de pago, Fecha de creación de la exportación, Hora de creación
de la exportación, etc.
2. Datos sobre los empleados - contiene todos los datos necesarios para el tratamiento de la
nómina, por ejemplo el tiempo efectivo y los beneficios que cada empleado acumuló o utilizó.
3. Registro del final - El registro del final reitera normalmente la información contenida en el
registro del encabezado.
El número de líneas que aparece en cada sección depende del número de líneas especificadas para
cada sección en la pantalla de Configuración Principal.
En el "# número del campo" se puede especificar el número de elementos para cada línea. Si teclea "4"
en el bloque, verá como aparecen (4) campos vacíos, teniendo cada campo una lista desplegable de
elementos que puede seleccionar para especificar el campo. Puede aumentar el número de campos por
línea en cualquier momento para añadir más campos. Puede asimismo reducir el número de campos en
cualquier momento. Los campos al final de la línea bajan en la medida que reduce el número.
Presionar Guardar para guardar y abandonar el Configurador de la diagramación. Presionar Cancelar
para abandonar sin guardar sus cambios.
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
41
06-0414-002 Rev. D
Tabla de Propiedades
Si se selecciona "Longitud Fija" de la lista desplegable de la “Separador de campo”, la Tabla de
Propiedades aparece como sigue:
Cuando "Separador de campo" no es "Longitud Fija", la Tabla de Propiedades aparece como sigue:
• Campo de exportación – Los valores de esta columna son todos los elementos de datos
disponibles para ser exportados a un programa de nóminas. El número de elementos de datos
de la "Costumbre x" son controlados por los "Campos definidos por el usuario en la exportación"
en la pantalla Configuración Principal.
• Código de exportación - Para todos los campos puede teclear el nombre requerido para
cualquier atributo que necesite su programa de nóminas en la columna "Export Code". Ejemplo:
el atributo "Nivel 1 tiempo extra" puede ser importado por un programa de importación como
"TE1". En la columna "Export Code" al lado de "Nivel 1 tiempo extra" teclearía el nombre "TE1"
encima del nombre predeterminado "Nivel 1 tiempo extra".
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
• Valor personalizado – Los atributos "Costumbre x" son elementos de datos estáticos que son
exportados con cada exportación. Un ejemplo puede ser el "Nombre de la compañía". Teclearía
el Nombre de la compañía en la columna "Valor personalizado" al lado de la Costumbre 1 sobre
el valor predeterminado "Costumbre 1". El valor personalizado se aplica solo a atributos de datos
personalizados. Si teclea un valor para cualquiera de los otros elementos de datos no tendrá
ningún efecto.
• Formato – El formato de cada elemento de datos puede ser configurado sea como alfanumérico,
numérico, fecha u hora. Para cambiar el valor predeterminado, pulsar en el campo y seleccionar
el nuevo valor del desplegable.
• Longitud fija – Cuando se escoge Longitud fija para el separador de campos, la columna
"Longitud fija" aparecerá en la Tabla de Propiedades. Cada atributo tiene un valor
predeterminado de la Longitud fija. Para cambiar el valor, teclee simplemente el nuevo valor
encima del valor predeterminado, por ejemplo, si el "Nombre" debe ser limitado a 8 caracteres
por el programa de nóminas, teclear "8" sobre el valor predeterminado "10". Se exportarán sólo
los primeros "8" caracteres del Nombre (la alineación derecha o izquierda no tiene ningún efecto
en cuanto a qué caracteres se exportan).
• Alineación – Cuando se escoge Longitud fija para el separador de campos, la columna
"Alineación" aparecerá en la Tabla de Propiedades.
Guardar plantilla
Guarda la configuración del fichero de exportación actual como fichero
.dat en la carpeta "Plantillas de exportación".
Nota
: Debe pulsar "Guardar" para guardar la plantilla actual como
plantilla activa. Si guarda la plantilla sin pulsar "Guardar" el formulario de
plantilla actual no estará disponible la próxima vez que abra la
exportación y deberá recuperar la plantilla guardada para poder utilizarla.
Ubicación de la
plantilla
En Win XP: C:\Program Files\Acroprint\timeQplusV3\exporttemplates
En Vista, Win7 & 2008 Server: C:\Program
Data\Acroprint\timeQplus\Export Templates
Borrar formulario: borra todos los datos de la exportación corriente y devuelve todas las
configuraciones a valores predeterminados
Ayuda: activa la función de ayuda en timeQplus
Vista preliminar de la diagramación: presenta una vista rápida de la diagramación de la exportación.
• Ésta no es una vista preliminar de la exportación en sí, sino que muestra simplemente los
elementos de datos (si los encabezados de la columna son escogidos para visualización) y los
separadores de campo y finales de línea.
• Si la fecha de exportación y hora de exportación forman parte de la exportación, serán
presentados como valores propiamente dichos.
Guardar: guarda las configuraciones de exportación actuales
Cancelar: cierra la pantalla Configuración principal sin guardar ningún cambio
Integración a la nómina QuickBooks®
timeQplus fácilmente exporta a los datos del tarjeta de fichar a QuickBooks. Códigos de trabajo también
pueden ser incluidos en la exportación.
Los temas siguientes le guiarán en todo el proceso de exportación:
• Configurar QuickBooks para comunicar con timeQplus
• Configurar timeQplus para comunicar con QuickBooks
• Exportar datos timeQplus a Quickbooks
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Configurar QuickBooks para comunicar con timeQplus
Antes de empezar
Asegurarse de que QuickBooks® Pro/Premier está instalado en su ordenador local y se tiene acceso al
fichero de la empresa (*.QBW).
Habilitar el fichero QuickBooks de la empresa para utilizar rastreo del tiempo
Para activar el rastreo del tiempo (para QuickBooks Pro/Premier 2013 o versión más reciente):
1. Desde el menú Editar (Edit), escoger Preferencias (Preferences).
2. En la ventana Preferencias, seleccionar Hora y Gastos (Time & Expenses) del cuadro
desplazable de la izquierda.
3. Presionar la pestaña Preferencias empresa (Company Preferences) y presionar Sí como
respuesta a "¿Rastrea el tiempo? (Do You Track Time?)"
Nota
: QuickBooks puede cerrar todas las ventanas tras el cambio de esta configuración.
4. En la ventana de Preferencias, seleccionar Nóminas y Empleados (Payroll &
Employees) del cuadro desplazable de la izquierda.
5. Presionar la pestaña Preferencias empresa (Company Preferences) y presionar el botón
Características Predeterminadas Empleado (Employee Defaults).
6. Asegurarse de que “Se utilizan datos del tiempo para crear cheques de sueldo (Use
time data to create paychecks)” está marcado y si no lo está, marcar esta opción.
7. Presionar OK para cerrar la ventana Características Predeterminadas Empleado
(Employee Defaults) y presionar OK de nuevo y cerrar la ventana Preferencias.
Nota
: En versiones anteriores de QuickBooks Pro / Premier, algunos elementos que aparecen en la
parte izquierda de la ventana de preferencias se pueden marcar de manera diferente. Por favor,
consulte la documentación de QuickBooks® para obtener más información sobre estos ajustes.
Si existen empleados en QuickBooks antes de activar el tiempo de seguimiento, cada empleado debe
estar configurado para utilizar las hojas de tiempo para realizar un seguimiento hora. Este proceso se
debe completar uno de los empleados en un momento.
Para activar el rastreo del tiempo para un solo empleado:
1. En la barra de menú superior, seleccione Empleados (Employees) > Centro de
Empleados (Employee Center).
2. Haga doble clic en el empleado en cuestión.
3. Selecciona Cambiar Pestañas (Change Tabs) > Nómina y Compensación Info
(Payroll and Compensation Info). En QuickBooks 2013, haga clic en la pestaña Info
de Nómina (Payroll Info).
4. En la sección de Ganancias (Earnings), marque la casilla “Se utilizan datos del
tiempo para crear cheques de sueldo (Use time data to create paychecks).”
5. Asegúrese de que el empleado está configurado para la Frecuencia de pago (Pay
Frequency) correcto, el Período de pago (Pay Period), y el Horario de nóminas
(Payroll Schedule). Haga clic en OK.
Crear artículos de la nómina salarial por hora en QuickBooks
QuickBooks debe ser configurado con un exclusivo salario por hora de nómina del artículo para cada una
de las siguientes categorías de tiempo timeQplus: Regular (Normal), Tiempo extra 1, Tiempo extra 2,
Vacaciones, Días festivos, Enfermedad y Otro. Consulte la documentación de QuickBooks para obtener
información sobre cómo crear y modificar artículos de la nómina salarial por hora.
En timeQplus, los valores predeterminados de cada artículo la nómina salarial por hora son:
• Paga normal • Paga días festivos
• Paga tiempo extra • Paga baja por enfermedad
• Paga premium tiempo extra • Otra paga
• Paga por vacaciones
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Anote el nombre exacto de cada artículo la nómina salarial por hora desde Quickbooks. Usted tendrá que
introducir estos nombres en timeQplus antes de exportar los datos de tarjeta de tiempo.
Agregar Empleados
Si intenta exportar tarjeta de tiempo del empleado a QuickBooks, y el empleado no existe en la
aplicación, se le pedirá que añada el empleado (s) en el momento de la exportación.
Agregar Códigos de Trabajo
Si se deben incluir los códigos de trabajo al exportar a QuickBooks, que necesitarán para ser definidos
como clientes. La ortografía del nombre del cliente en QuickBooks debe coincidir exactamente con la
ortografía del nombre del código de trabajo en timeQplus. Por favor, consulte la documentación de
QuickBooks para obtener información sobre cómo crear y modificar su lista de clientes.
Configurar timeQplus para comunicar con QuickBooks
Para la integración de QuickBooks, el nombre de cada empleado debe ser una combinación única de
caracteres. Desde timeQplus no impone la unicidad de los nombres de los empleados, el Identificación
de Exportación asignado a cada empleado se utiliza al exportar datos de la tarjeta de tiempo para
QuickBooks.
Cuando agregando un empleado que ya existe en QuickBooks a timeQplus, escriba el nombre completo
empleado tal y como aparece en QuickBooks en el campo Identificación de Exportación en la pantalla del
Perfil del Empleado en timeQplus.
Cuando agregando un empleado que ya existe en timeQplus a QuickBooks, asegúrese de que el nombre
del empleado inscrito en QuickBooks coincide exactamente la Identificación de Exportación del
empleado en timeQplus.
Exportar datos timeQplus a Quickbooks
1. En la ventana de Exportación, seleccionar el Formato de salida: Integración QuickBooks.
2. Haga clic en el botón Exportaciones.
Nota
: Si nunca has elegido un archivo de empresa de QuickBooks (*. QBW) o asignado sus códigos de
pago y de los códigos de trabajo (si es aplicable), deberá hacerlo antes de poder ejecutar la integración.
Pantalla de configuración de la exportación de datos
Paso 1 – Seleccionar el Fichero de Empresa
Presionar Seleccionar para seleccionar el fichero de empresa de QuickBooks (*.QBW) que fue
creado para la empresa.
Paso 2 – Configurar códigos de pago
Mapear el Código de pago timeQplus con el artículo de pago del sueldo correspondiente de
QuickBooks.
Si es la primera vez que se ejecuta la integración, se debe ejecutar QuickBooks y el fichero de
empresa debe estar abierto. No se volverá a pedir la ejecución de QuickBooks en el futuro.
Paso 3 – Incluir Códigos de trabajo
Si los códigos de trabajo se incluirán en la exportación, marque la casilla Incluir Códigos trabajo.
Nota
: Para que los códigos de trabajo a exportar correctamente a QuickBooks, que necesitarán
para ser definidos en QuickBooks como clientes (timeQplus no admite la exportación de los
códigos de trabajo cuando se define como trabajos en QuickBooks). El nombre del código de
trabajo definido en timeQplus debe coincidir exactamente con el nombre del cliente como se define
en QuickBooks.
Paso 4 – Presionar OK para ejecutar la integración
Si es la primera vez que se ejecuta la integración, QuickBooks comunicará en la pantalla que una
aplicación sin certificado está intentando acceder al fichero de empresa.
Presionar Sí, siempre para permitir a timeQplus integrarse en QuickBooks.
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Agregar empleados que faltan a QuickBooks
Si se intenta exportar datos de la tarjeta de fichar de un empleado que no se encuentra en QuickBooks,
timeQplus preguntará si se desea agregar a los empleados que faltan a QuickBooks.
Artículos que faltan en la nómina
Si se intenta exportar Códigos de pago de timeQplus que no coinciden exactamente con los de los
artículos de la nómina de QuickBooks, timeQplus mostrará un mensaje y la integración será
abandonada.
Nota
: La ortografía de los Códigos de pago y los artículos de la Nómina correspondiente deben
coincidir.
Códigos de trabajo que faltan en la nómina
Si usted está tratando de exportar códigos de trabajo timeQplus que no coinciden exactamente con uno
de los nombres de los clientes de QuickBooks, se producirá un error y la integración será cancelada. Si
la opción Incluir códigos trabajo casilla está marcada, cada código de trabajo en timeQplus debe
definirse como un cliente de QuickBooks antes de poder continuar con la exportación.
Nota
: La ortografía de los nombres del códigos de trabajo y los nombres de los clientes
correspondientes deben ser idénticas.
Contabilidad Peachtree Complete
Para exportar los datos de la tarjeta de fichar del empleado de timeQplus al sistema de contabilidad
Peachtree Complete, siga los siguientes pasos:
1. Configure el software de contabilidad Peachtree Complete
• Artículos de Inventario – Se deben crear artículos de inventario asociados a salarios horarios
REG, OT1, OT2, VAC, FES, ENF y OTR. Normalmente, esto es sólo un artículo, pero puede
ser definido individualmente para cada nivel. Ver la ayuda de Peachtree Accounting para
instrucciones sobre la configuración de los artículos de la Tarjeta de presencia del empleado.
• Empleados – Antes de poder importar datos de la Tarjeta de fichar a Peachtree Complete
Accounting, se debe asegurar de que las identificaciones de empleado asignadas en Peachtree
coinciden con las Identificaciones de exportación para cada uno de los empleados definidos en
el software timeQplus.
Las identificaciones de empleado que no coinciden generarán error en el momento de intentar
la importación a Peachtree Complete Accounting y puede causar resultados no deseados.
Asimismo, para cada empleado, se deben introducir las Tasas de pago para los 3 niveles del
artículo de inventario asociado a salarios horarios junto con vacaciones, Días festivos, baja por
enfermedad y otros salarios. De modo predeterminado, el primer nivel de paga recibirá horas
REGULARES importadas, el segundo recibirá horas TIEMPO EXTRA 1 importadas y el tercero
recibirá horas TIEMPO EXTRA 2 importadas. Los niveles vacaciones, Días festivos, baja por
enfermedad y otros salarios deben ser configurados en función del resultado deseado.
2. Crear un archivo de exportación compatibles Peachtree que contiene sus datos timeQplus (ver
Exportación al sistema de contabilidad Peachtree Complete).
3. Ir al formulario de importación / exportación en el software de contabilidad Peachtree completa y
crear un nuevo formato de exportación incluyendo todos los campos y con Encabezados de campo
en el primer registro seleccionado.
4. Seleccione el archivo de exportación timeQplus creó en el Paso 2 y ejecutar la importación de
Peachtree.
Exportación al sistema de contabilidad Peachtree Complete
• En la ventana de Exportación, seleccionar el Formato de salida Fichero de Importación
Peachtree Complete V7.0 o Fichero de Importación Peachtree Complete 2006.
• Presionar el botón Exportaciones. La primera vez que se intenta la exportación, se presentará
una pantalla de configuración en la cual se pueden configurar opciones específicas a este
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
formato. Tras haber configurado el Formato de salida según la necesidad, presionar el botón
Guardar para seguir con la exportación. No se volverá a pedir la configuración de las opciones
del Formato de salida en las exportaciones futuras.
• El software preguntará por el nombre del fichero de exportación Peachtree Complete (*.csv).
Especificar un nombre de fichero y ubicación en el disco duro y presionar el botón Guardar para
exportar los datos.
El software timeQplus exporta los datos de la tarjeta de fichar del empleado al formato de importación
Peachtree Complete en base a los valores introducidos para los siguientes campos:
Nivel de Pago Normal
El nivel de pago de Peachtree (1-20) asociado a Paga normal
Código Artículo Paga Normal
El código del artículo de pago de Peachtree asociado a Paga
normal
Nivel Paga Tiempo Extra 1
El nivel de pago de Peachtree (1-20) asociado al Pago Tiempo
extra nivel 1
Código Artículo Paga Tiempo
Extra 1
El código del artículo de pago de Peachtree asociado al Pago
Tiempo extra nivel 1
Nivel Paga Tiempo Extra 2
El nivel de pago de Peachtree (1-20) asociado al Pago Tiempo
extra nivel 2
Código Artículo Paga Tiempo
Extra 2
El código del artículo de pago de Peachtree asociado al Pago
Tiempo extra nivel 2
Nivel Paga por Vacaciones
El nivel de pago de Peachtree (1-20) asociado a Paga por
vacaciones
Código Artículo Paga por
Vacaciones
El código del artículo de pago de Peachtree asociado a Paga
por vacaciones
Nivel Paga Días Festivos
El nivel de pago de Peachtree (1-20) asociado a Paga días
festivos
Código Artículo Paga Días
Festivos
El código del artículo de pago de Peachtree asociado a Paga
días festivos
Nivel Paga Baja por
Enfermedad
El nivel de pago de Peachtree (1-20) asociado a Paga baja por
enfermedad
Código Artículo Paga Baja por
Enfermedad
El código del artículo de pago de Peachtree asociado a Paga
baja por enfermedad
Nivel Paga Otra
El nivel de pago de Peachtree (1-20) asociado a Otra paga
Código Artículo Paga Otra
El código del artículo de pago de Peachtree asociado a Otra
paga
Títulos de Campos de Salida
Este valor debe coincidir con la opción de importación de
Peachtree escogida a la hora de ejecutar la importación
efectiva a Peachtree. El valor predeterminado es NO.
Número Secuencia Lote
El primer número de billete que será utilizado en el fichero de
salida resultante. Este número se debe modificar sólo si se ha
utilizado ya una instalación previa de timeQplus para exportar
tarjetas de fichar de empleados a Peachtree. Cualquier cambio
arbitrario de este campo puede causar errores en las
importaciones a Peachtree.
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Fichero de Importación WellsFargo, Premier, QwikPay e Intuit PC Access
timeQplus exporta datos del resumen de horas de los empleados a paquetes de Wells Fargo ®, Premier
® y QwikPay ® usando el formato de fichero de importación Intuit PC Access ® Time Clock. La siguiente
lista describe los campos de configuración de exportación necesarios a la horade exportar usando este
formato.
Nombre Empresa Nombre de la empresa de aplicación del sistema de nóminas
Determinado por la aplicación del sistema de nóminas utilizada.
Código Paga Normal Código de paga aplicación nómina asignado sólo a Horas
trabajadas regulares 'PLUS' ...ignorado en aplicaciones que usan
el formato PC Access JR
Código Paga Tiempo Extra
Nivel 1
Código de paga aplicación nómina asignado sólo a Horas
trabajadas Tiempo extra Nivel 1 'PLUS' only...ignorado en
aplicaciones que usan el formato PC Access JR
Código Paga Tiempo Extra
Nivel 2
Código de paga aplicación nómina asignado a Horas trabajadas
Tiempo extra Nivel 2
Código Paga Vacaciones Código de paga aplicación nómina asignado a Horas
Vacaciones. Marcar 'Exportar como deducción' para exportar
como horas negativas
Código Paga Días festivo Código de paga aplicación nómina asignado a Horas Días
festivos. Marcar 'Exportar como deducción' para exportar como
horas negativas
Código Paga Baja por
Enfermedad
Código de paga aplicación nómina asignado a Horas Baja por
enfermedad. Marcar 'Exportar como deducción' para exportar
como horas negativas
Otro Código Paga Código de paga aplicación nómina asignado a Otras horas.
Marcar 'Exportar como deducción' para exportar como horas
negativas.
ADP Version 7.0
timeQplus exporta los datos del perfil y tarjetas de fichar de empleados a dos formatos de fichero ADP en
base a los valores introducidos en los siguientes campos:
Código Empresa
El Código Empresa ADP alfanumérico de 3 caracteres
Número Secuencia Lote
El número de lote de importación numérica ADP
Número Paga
El número de paga numérica de ADP
Código de Pago Tiempo Extra Nivel 2 El valor a utilizar en el campo de horas codificadas de
importación ADP para horas Tiempo extra nivel 2
Nombre de Código Tiempo Extra
Nivel 2
El nombre del valor a utilizar en el campo de horas
codificadas de importación ADP para horas Tiempo
extra nivel 2
Código de Pago Vacaciones El valor a utilizar en el campo de horas codificadas de
importación ADP para Horas Vacaciones
Nombre de Código Paga por
Vacaciones
El nombre del valor a utilizar en el campo de horas
codificadas de importación ADP para Horas
Vacaciones
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
48
06-0414-002 Rev. D
Código Paga Días Festivos El valor a utilizar en el campo de horas codificadas de
importación ADP para horas Días festivos
Nombre de Código Paga Días
Festivos
El nombre del valor a utilizar en el campo de horas
codificadas de importación ADP para Horas Días
festivos
Código Paga Baja por Enfermedad El valor a utilizar en el campo de horas codificadas de
importación ADP para Horas de Baja médica
Nombre de Código Paga Baja por
Enfermedad
El nombre del valor a utilizar en el campo de horas
codificadas de importación ADP para Horas de baja
médica
Código Paga Otra El valor a utilizar en el campo de horas codificadas de
importación ADP para Otras Horas
Nombre de Código Paga Otra El nombre del valor a utilizar en el campo de horas
codificadas de importación ADP para Otras Horas
Producir en formato ADP CSV Escoge el formato delimitado por comas ADP para
importación de datos a ADP (WINDOWS)
Producir en formato ADP EPIP Escoge el formato ADP EPIP para importación de datos
a ADP (DOS)
Génerico V2.0
Exportaciones timeQplus perfil del empleado y los datos de tarjetas de fichar a un archivo delimitado
ASCII genérico basado en valores introducidos en la siguiente pantalla. Haga clic en el botón Guardar
cuando haya terminado.
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
49
06-0414-002 Rev. D
Exportación Genérica de Archive ASCII
El software timeQplus exporta los datos del perfil y tarjeta de fichar del empleado a un fichero
delimitado genérico ASCII en base a valores introducidos para los siguientes campos. Haga clic en una
fila y luego haga clic en el botón Editar para modificar un encabezado de columna. Haga clic en una fila
y haga clic en las flechas arriba / abajo para maniobrar una fila en la posición adecuada. Haga clic en el
botón Guardar cuando haya terminado.
Exportación Nóminas Genesys & Oryel
Disposición del fichero de la tarjeta checadora entrante
El fin de estas especificaciones es proveer el formato necesario para producir ficheros de entrada de
tiempo.
Cada registro tiene 80 bytes y debería ser completado hasta dicha dimensión. El fichero es fijado sin
delimitadores de campo (como lo son las comas, punto y coma, tabulaciones, etc. entra cada campo de
datos). No pueden existir terminaciones nulas o posiciones en blanco. Los campos o posiciones que no
contienen datos se deberían rellenar con espacios (" ") o ceros ("0") en función de los requisitos
específicos del campo.
Leyenda Formato
Tipo formato Descripción
A Alfa
AN Alfanumérico
N Numérico
N2 Numérico 2 decimales implícitos
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
N4 Numérico 4 decimales implícitos
Disposición del fichero
Si un empleado tiene solo horas trabajadas, sin sustituciones del centro de coste o tasa, se puede utilizar
la siguiente disposición.
Nº
campo
Posiciones Longitud Formato Nombre y descripción del campo
1 1-3 3 AN Identificador de la Empresa; ej "PMC"
2 4-5 2 N Identificador del grupo ej.: 05
3 6-14 9 AN Número Seguridad Social (sin guiones)
4 15-20 6 A Rellenar espacio
5 21-22 2 AN Literal ‘85’
6 23-27 5 AN Campo secuencia 'AMMDD’
7 28 1 AN Literal ‘1’
8 29-30 2 N Número ingreso p.ej. '01' para Normal
9 31-36 6 N2 Hours, Units or Dollars and Cents
Si no se necesitan más ingresos, rellenar el espacio de los campos restantes
10 37-38 2 N Número ingreso p.ej. '02' para Tiempo extra
11 39-44 6 N2 Horas, unidades o dólares y céntimos
12 45-46 2 N Número ingreso p.ej. '03' para Tiempo doble
13 47-52 6 N2 Horas, unidades o dólares y céntimos
14 53-54 2 N Número ingreso p.ej. '05' para Turno 2
15 55-60 6 N2 Horas, unidades o dólares y céntimos
16 61-62 2 N Número ingreso p.ej. '17' para Días festivos
17 63-68 6 N2 Horas, unidades o dólares y céntimos
18 69-70 2 N Número ingreso p.ej. '19' para Función como jurado
19 71-76 6 N2 Horas, unidades o dólares y céntimos
20 77-80 4 A Relleno del espacio
Si un empleado tiene sustituciones del centro de coste o tasa, se puede utilizar la siguiente disposición.
Nº
campo
Posiciones Longitud Formato Nombre y descripción del campo
1 1-3 3 AN Identificador de la Empresa; Ej "PMC"
2 4-5 2 N Identificador del grupo Ej: 05
3 6-14 9 AN Número Seguridad Social (sin guiones)
4 15-20 6 A Rellenar espacio
5 21-22 2 AN Literal ‘82’
6 23-27 5 AN Campo secuencia 'AMMDD’
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
7 28 1 AN Literal ‘1’
8 29-30 2 N Número ingreso Ej '01' para Normal
9 31-36 6 N2 Horas, unidades o dólares y céntimos
10 37-42 6 N4 Sustitución de la tasa (rellenar espacio si
inexistente)
11 43-44 2 N Número ingreso p.ej. '02' para Tiempo extra
12 45-50 6 N2 Horas, unidades o dólares y céntimos
13 51-56 6 N4 Sustitución de la tasa (rellenar espacio si
inexistente)
14 57-62 6 A Rellenar espacio
15 63-80 17 AN Sustitución centro de coste
Exportación a PayChex Paylink
timeQplus exporta los datos del perfil y tarjetas de fichar de empleados a un fichero de importación de
PayChex PayLink en base a valores introducidos en los siguientes campos:
Número oficina El número de oficina de PayChex Paylink
Identificación Cliente Identificación del Cliente de PayChex Paylink
Número Sitio El número del sitio de PayChex Paylink para los empleados
introducidos en el software de Sistema de control horario
Número secuencia El número de secuencia de importación a PayChex Paylink
Código Paga por
Vacaciones
Un código de paga PayChex Paylink para Paga por vacaciones
Código Paga Días
Festivos
Un código de paga PayChex Paylink para Paga días festivos
Código Paga Baja por
Enfermedad
Un código de paga PayChex Paylink para Paga baja por enfermedad
Código Otra paga Un código de paga PayChex Paylink para Otra paga
Exportación a PayChex Preview
timeQplus exporta los datos del perfil y tarjetas de fichar de empleados a un fichero de importación
PayChex Preview en base a valores introducidos en los siguientes campos:
Número cliente Identificación de cliente de PayChex Preview
Código Paga Regular Código paga PayChex Preview para sueldos horarios
regulares
Código paga Tiempo extra nivel 1 Código paga PayChex Preview para Sueldos horarios
Tiempo extra Nivel 1
Código paga Tiempo extra nivel 2 Código paga PayChex Preview para Sueldos horarios
Tiempo extra Nivel 2
Código Paga por Vacaciones Código paga PayChex Preview para Sueldos horarios
Vacaciones
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Código Paga Días festivos Código paga PayChex Preview para Sueldos horarios Días
festivos
Código Paga Baja por
Enfermedad
Código paga PayChex Preview para Sueldos horarios Baja
enfermedad
Código Paga Otra Código paga PayChex Preview para Otros Sueldos horarios
Exportación vacaciones como
Deducción
Si es marcada, exportar Vacaciones como deducción (si no
lo es, como ingreso)
Exportación Días festivos como
Deducción
Si es marcada, exportar Baja por enfermedad como
deducción (si no lo es, como ingreso)
Exportación Baja por enfermedad
como Deducción
Si es marcada, exportar Baja por enfermedad como
deducción (si no lo es, como ingreso)
Otra exportación como
Deducción
Si es marcada, exportar Otras como deducción (si no lo es,
como ingreso)
Secuencia El número de secuencia de importación a PayChex Preview
Fichero de importación PayChex IM0007
Exportaciones timeQplus perfil del empleado y los datos de tarjetas de fichar a un fichero de importación
PayChex IM0007 basado en valores introducidos en la siguiente pantalla. Haga clic en el botón Guardar
cuando haya terminado.
Exportación a PrimePay PrimeLink
timeQplus exporta los datos del perfil y tarjetas de fichar de empleados a un fichero de importación de
PrimePay PrimeLink en base a valores introducidos en los siguientes campos:
Número Secuencia Lote El número de lote de exportación a PrimePay PrimeLink
numérico
Código paga Tiempo Extra Nivel 1 El valor a usar en el campo de horas codificadas para importar a
PrimePay PrimeLink para Horas Tiempo extra Nivel 1
Código paga Tiempo Extra Nivel 2 El valor a usar en el campo de horas codificadas para importar a
PrimePay PrimeLink para Horas Tiempo extra Nivel 2
Código Paga por Vacaciones El valor a usar en el campo de horas codificadas para importar a
PrimePay PrimeLink para Horas de vacaciones
Código paga Días Festivos El valor a usar en el campo de horas codificadas para importar a
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
PrimePay PrimeLink para Horas Días festivos
Código Paga Baja por Enfermedad El valor a usar en el campo de horas codificadas para importar a
PrimePay PrimeLink para Horas de baja por enfermedad
Código Paga Otra El valor a usar en el campo de horas codificadas para importar a
PrimePay PrimeLink para Otras horas
Funciones de Administrador timeQplus – Exportaciones
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06-0414-002 Rev. D
Heartland PlusOne Fichero de Longitud Fija
Esta página describe el formato de fichero de Heartland PlusOne aceptará. Si un fichero no está de
acuerdo con estas especificaciones, no se importará correctamente. Los ficheros importados deben ser
verificadas por el usuario nómina antes de enviar para asegurar la precisión.
• Identificador la compañía – El identificador de compañía definido en nómina Heartland.
• Códigos de pago – Código de ganancias define en nómina Heartland.
• Formato de código de departamento – Especifica el número de ceros a la izquierda para
incluir cuando se exporta códigos de departamento.
Funciones de Administrador timeQplus - Supervisores
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06-0414-002 Rev. D
Supervisores
Como se mencionó previamente, timeQplus tiene dos niveles de acceso al sistema: Administrador y
Supervisor. Ambos tipos se gestionan en la ventana de Supervisores. Todos los usuarios definidos
como administradores tienen acceso a la ventana de Supervisores, que les permite añadir / eliminar
otros administradores y supervisores, restablecer claves de usuario, y editar la lista de un supervisor de
empleados asignados.
Para acceder a la ventana de Supervisores, haga clic en el botón de Supervisores en la barra de menú
de la izquierda o haga clic en Vista en la barra de menú superior y seleccione Supervisores.
La Gestión de los Administradores y Supervisores
Para agregar un administrador:
• En la ventana de Supervisores, haga clic en la primera fila vacía en la columna de Usuario e
introduzca el nombre de usuario del nuevo administrador.
• Marque la casilla bajo la columna de Administrador.
• Pulse la tecla Enter para guardar la entrada.
Para agregar un supervisor:
• En la ventana de Supervisores, haga clic en la primera fila vacía en la columna de Usuario e
introduzca el nombre de usuario del nuevo supervisor.
• Pulse la tecla Enter para guardar la entrada.
Nota
: La Clave predeterminada para el nuevo Usuario será la misma que la identificación de Usuario. El
sistema solicitará el cambio de esta clave durante la siguiente conexión.
Para borrar un administrador o supervisor:
Funciones de Administrador timeQplus – Supervisores
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06-0414-002 Rev. D
• En la ventana de Supervisores, Presionar en la línea que muestra la identificación de Usuario
que se debe borrar.
• Presionar el botón Borrar. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo para confirmar el borrado.
Presionar el botón No para cancelar la operación de borrado.
Un Administrador/Supervisor puede cambiar su/su propia clave secreta en cualquier momento abriendo
una sesión y seleccionando Cambiar clave en el menú Archivo (en la barra superior). Esto abrirá el
cuadro de diálogo Cambiar clave. Introduzca la nueva clave secreta deseada en el campo Nueva Clave
Secreta, así como en el campo Confirmación. Ambas entradas deben ser idénticos
. Haga clic en el
botón Ok para cambiar la clave secreta. Haga clic en el botón Cancelar para salir.
Para reestablecer una clave secreta de otro Administrador/Supervisor:
• En la ventana de Supervisores, haga clic en la línea que muestra la identificación del Usuario
cuya clave se desea reestablecer.
• Presionar el botón Restablecer clave. Presionar el botón Sí del cuadro de diálogo Reestablecer
clave para reestablecer la clave. Presionar el botón No para salir sin reestablecer la clave.
Nota
: La clave predeterminada para la conexión será el nombre de conexión. El sistema forzará el
cambio de esta clave tras la primera conexión.
Para editar la lista de un supervisor de empleados asignados:
• En la ventana de Supervisores, haga clic en la fila que muestra la identificación de Usuario del
supervisor cuya lista del empleados se desea editar.
• Haga clic en el botón Asignar / Anular la asignación de empleados. Se muestra la pantalla
Empleados Asignados para este supervisor.
• Para asignar un empleado a este supervisor, haga clic en el nombre del empleado en la
columna Empleados no asignados y luego haga clic en el botón de flecha derecha para mover
Funciones de Administrador timeQplus – Supervisores
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06-0414-002 Rev. D
el nombre del empleado a la columna Empleados asignados. Para asignar todos los
empleados, haga clic en la doble flecha derecha.
• Para quitar un empleado de la lista asignada a este supervisor, haga clic en el nombre del
empleado en la columna Empleados asignados y haga clic en el botón de flecha izquierda para
mover el nombre del empleado a la columna de Empleados no asignados. Para eliminar todos
los empleados, haga clic en la doble flecha izquierda.
Nota
: Para seleccionar varios nombres de los empleados, mantenga pulsada la tecla CTRL
mientras hace clic en cada nombre.
• Haga clic en el botón Guardar cuando termine o haga clic en Cancelar para salir sin guardar.
Preferencias del Supervisor
La característica Preferencias del Supervisor permite la modificación de las preferencias individuales
para el Formato Totales de Tiempo y si se desea la aparición predeterminada del cuadro de diálogo
Comentario de Checada cuando se introduzcan marcaciones en la ventana Editar Checadas.
Para ver o cambiar sus Preferencias del Supervisor:
• Iniciar sesión en el software timeQplus.
• Presionar Archivo en la barra del menú superior y escoger Preferencias de Supervisor.
• Seleccionar la preferencia para el Formato Totales Tiempo. Se puede escoger la presentación de
los totales tiempo en minutos o centésimas.
• Si usted por lo general gusta ingresar comentarios cuando inserte transacciones, marque la
casilla Diálogo del comentario del control. Esto hará que el cuadro de diálogo comentario
aparezca de modo predeterminado cada vez que se inserta una checada. Si normalmente no
desea ingresar comentarios cuando inserte transacciones, desactive la casilla.
• Para guardar las preferencias, presionar el botón Guardar. Para cancelar sin guardar los
cambios, presionar el botón Cancelar.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
Reloj Checador
La ventana de Reloj Checador permite al administrador configurar y administrar relojes checador que se
utilizan con timeQplus. Para acceder a la ventana de Reloj Checador, haga clic en el botón de Reloj
Checador en la barra de navegación izquierda o haga clic en Vista en la barra de menú superior y
seleccione Reloj Checador.
• La ventana del Reloj Checador se compone de dos pestañas horizontales: Derechos empleados y
Eventos dispositivo, y tres pestañas laterales: Ethernet, Comm Port (que incluye conexiones RS232
y USB), y Memoria USB.
• La ficha Derechos empleados le permite asignar o desasignar empleados a relojes checador.
• La pestaña Eventos dispositivo le permite ver el registro de eventos del reloj checador seleccionado
que incluye checadas que fueron recuperados del reloj checador.
• Relojes checador que actualmente están conectados a través de Ethernet para timeQplus se
muestran con un punto verde y la dirección IP. Un reloj checador que tiene un punto rojo en la
actualidad no está conectado a la red o hay algún otro problema con la red.
• Relojes checador que actualmente están conectados a través de serie (Puerto de comunicación
(Comm Port)) puerto se muestran con una dirección IP de proxy y COM # y un punto verde. Si
aparece un punto rojo, el reloj checador ya no está conectado.
• Relojes checador que requieren una memoria USB para comunicarse con el sistema timeQplus
aparecen en la lista con el Nº de dispositivo.
• Cuando el puntero del ratón se cernía sobre un reloj checador en la lista, el usuario se presenta con
un pequeño pop-up que muestra lo que se introdujo en el campo de descripción de ese reloj
checador.
• Seleccione la pestaña lateral "Ethernet" al agregar o quitar un reloj checador conectado a la red.
• Seleccione la pestaña lateral "Puerto Com" cuando se añade un reloj checador conectado en serie
con un puerto RS232 [Serial] o mediante una conexión USB adaptador RS232.
• Seleccione la pestaña lateral "Memoria USB" cuando se utiliza un dispositivo de memoria USB para
cargar y descargar datos a / desde el ordenador.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
Adición de un Reloj Checador conectado a través de Ethernet
• Haga clic en el botón Reloj Checador en la barra de menú de la izquierda o haga clic en Vista
en la barra de menú superior y seleccione Reloj Checador. Si va a agregar un lector de mano,
haga clic en el botón Lector de Mano en la barra de menú de la izquierda o haga clic en Vista
en la barra de menú superior y seleccione Lector de Mano.
• Haga clic en la pestaña Ethernet en la parte izquierda de la ventana.
• Haga clic en el botón Agregar Reloj Checador. Se mostrará el ventana "Agregar Asistente Reloj
Checador".
• Haga clic en el botón Siguiente. timeQplus entonces buscará automáticamente la red para
relojes checador. Relojes checador no añadido previamente al software serán los únicos en la
lista. Si la adición de un lector de mano, usted tendrá que introducir manualmente la información
de la dirección IP.
• Seleccione el reloj checador que desee agregar y, a continuación, haga clic en el botón
Siguiente. Nota
: Para introducir manualmente la dirección IP del reloj checador, marque la
casilla "Quiero configurar la dirección IP manualmente" en el cuadro de abajo a la izquierda, a
continuación, haga clic en el botón Siguiente.
• En la ventana de Conexión de Red:
o Si es aplicable, introduzca la clave del reloj checador (el valor de clave COMM asignado
en el reloj checador). A la clave protege el reloj checador contra el acceso no autorizado
a redes.
o Introduzca una descripción, que es opcional, pero recomendado. Una descripción como
"Vestíbulo Frente" o "Entrada de Producción C" puede ser útil si usted tiene un número
de relojes checador conectados a través de Ethernet.
o Seleccione la zona horaria del reloj checador.
o Si no es la adición de un lector de mano, seleccione un tipo para el reloj checador:
Biométrico (dedo), Gafete (proximity / código de barras / banda magnética) o
Reconocimiento facial.
• Haga clic en el botón Siguiente cuando haya terminado.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
• La ventana "Conexión de prueba" se abre y muestra si el reloj checador se conecta
correctamente a timeQplus. Si es así, haga clic en el botón Siguiente. Si no es así, haga clic en
el botón Atrás para revisar la información de configuración en la ventana anterior y vuelva a
intentarlo o haga clic en Cancelar para salir del asistente y diagnosticar el problema.
• Si la conexión se realiza correctamente, la siguiente ventana le preguntará si lo desea borrar las
transacciones (checadas) en este reloj checador. Para borrar las transacciones, marque la casilla
"Vaciar las transacciones del dispositivo..." y haga clic en el botón Siguiente.
• La ventana "Eliminar Usuarios" le preguntará si desea eliminar todos los usuarios existentes en
este reloj de tiempo. Para eliminar todos los usuarios, haga clic en el botón Quitar todos los
usuarios, de lo contrario, haga clic en el botón Siguiente para continuar.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
• En la última pantalla, aunque no es obligatorio, se recomienda realizar una descarga manual.
Haga clic en el botón Terminar para salir del asistente. El reloj checador debe aparecer ahora en
la lista.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
Adición de un Reloj Checador conectado a través de Serial
Asegúrese de que el reloj checador está encendido y tiene un cable USB conectado correctamente al
servidor timeQplus o PC cliente. Nota: La conectividad de serie sólo está disponible con los siguientes
relojes checador: Biométrica (huella dactilar), de Proximidad y de Lector de Mano.
Paso 1 - El Servidor / PC
• Vaya al Panel de control > Administrador de dispositivos > Puertos.
• Busque el reloj checador acaba de conectar y anote el COM #. This # será de entrada como el
Puerto Serie #.
• Derecho clic en este reloj checador, seleccione "Propiedades" y, a continuación, seleccione la
ficha "Configuración de puerto".
• Seleccionar y anotar para el futuro utilizar el valor de los "bits por segundo" campo desplegable.
Este valor se utilizará más adelante como la velocidad de transmisión.
Paso 2 - El Reloj Checador
Para biométrica o de proximidad:
• Pulse "Menú".
• Seleccione Opciones y pulse OK.
• Seleccione Comm.Opc y pulse OK.
• Busque y introducir los valores deseados para:
o Baudios
o Num. Ter (se utilizará en la ventana timeQplus configuración de la conexión serial)
• El siguiente debe estar configurado tal como se indica:
o Ethernet N
o RS232 N
o RS485 N
o USB S
o Clave COMM 0
• Para guardar los cambios, pulse ESC y, a continuación, pulse OK para guardar.
Nota
: Por favor consulte el manual de usuario del lector de mano para obtener instrucciones de
configuración.
Paso 3 - timeQplus
• Haga clic en el botón Reloj Checador en la barra de menú de la izquierda o haga clic en Vista
en la barra de menú superior y seleccione Reloj Checador.
• Haga clic en la pestaña Comm Port (RS232) en la parte izquierda de la ventana.
• Haga clic en el botón Agregar Reloj Checador. Se mostrará el ventana "Conexión en serial".
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
• El campo Servidor Proxy por defecto es la máquina tqpServer. Si este reloj checador encuentra
conectado físicamente a otro ordenador, haga clic en el botón de búsqueda
y seleccione la
designación del servidor proxy para ese ordenador.
• Seleccione los valores correctos para Puerto serial, Velocidad de transmisión, ID de dispositivo
(si es aplicable), Zona horaria, y el tipo de reloj checador (si es aplicable).
• Introduzca una descripción, que es opcional, pero recomendado.
• La ventana "Conexión de prueba" se abre y muestra si el reloj checador se conecta
correctamente a timeQplus. Si es así, haga clic en el botón Siguiente. Si no es así, haga clic en
el botón Atrás para revisar la información de configuración en la ventana anterior y vuelva a
intentarlo o haga clic en Cancelar para salir del asistente y diagnosticar el problema.
• Si la conexión se realiza correctamente, la siguiente ventana le preguntará si lo desea borrar las
transacciones (checadas) en este reloj checador. Para borrar las transacciones, marque la casilla
"Vaciar las transacciones del dispositivo..." y haga clic en el botón Siguiente.
• La ventana "Eliminar Usuarios" le preguntará si desea eliminar todos los usuarios existentes en
este reloj de tiempo. Para eliminar todos los usuarios, haga clic en el botón Quitar todos los
usuarios, de lo contrario, haga clic en el botón Siguiente para continuar.
• En la última pantalla, aunque no es obligatorio, se recomienda realizar una descarga manual.
Haga clic en el botón Terminar para salir del asistente. El reloj checador debe aparecer ahora en
la lista.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
Adición de un Reloj Checador de Memoria USB
Este tipo de comunicación se utiliza cuando un reloj checador no se puede conectar a través de un una
conexión Ethernet o Serial. Todos los datos se transfieren hacia y desde el reloj checador utilizando una
memoria USB.
• Haga clic en el botón Reloj Checador en la barra de menú de la izquierda o haga clic en Vista
en la barra de menú superior y seleccione Reloj Checador.
• Haga clic en la pestaña Memoria USB en la parte izquierda de la ventana.
• Haga clic en el botón Agregar Reloj Checador y luego haga clic en Siguiente. Los ajustes de
reloj checador remoto ahora se pueden configurar.
• Seleccione el ID de dispositivo (desde el reloj checador).
• Introduzca una descripción (opcional pero recomendado), tales como la ubicación del reloj
checador.
• Seleccione la zona horaria por el reloj checador.
• Seleccione el tipo de reloj checador: Biométrica (con lector de huellas); Gafete (con lector de
tarjetas de proximidad / código de barras / banda magnética); Reconocimiento Facial.
• Haga clic en Siguiente y luego en Terminar. El reloj checador de memoria USB debe aparecer
ahora en la lista.
Asignar/Eliminar empleados a/desde Relojes Checador
• Asegúrese de que la ficha Derechos empleados se selecciona en la parte superior de la
pantalla.
• Haga clic en la ficha correspondiente de la izquierda para seleccionar el tipo de reloj checador.
Nota
: Para relojes checador físicamente conectados a través de USB, utilice la ficha Comm Port
(Puerto Com).
• Seleccione el reloj checador en la lista.
• Para asignar a un empleado para que reloj checador, haga clic para seleccionar el nombre del
empleado en el cuadro los Empleados no asignados.
o Haga clic en el botón de flecha derecha para mover el nombre del empleado a el cuadro
de los Empleados asignados.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
o Para asignar rápidamente todos los empleados a el reloj checador, haga clic en el botón
de doble flecha de la derecha.
• Para eliminar un empleado desde ese reloj checador (lo que significa que el empleado ya no
será capaz de marcar en ese reloj checador), haga clic para seleccionar el nombre de ese
empleado en el cuadro los Empleados asignados y luego haga clic en el botón de flecha
izquierda para mover el nombre del empleado de nuevo a el cuadro de los Empleados no
asignados.
• Haga clic en el botón Guardar para aplicar los cambios.
Nota
: Ocasionalmente, un reloj checador puede mostrar un punto rojo a la izquierda del nombre
(indicando una pérdida de comunicación). Esta condición casi siempre indica un problema con su
empresa LAN. Normalmente, la conexión de comunicación se debe re-establecer automáticamente en el
siguiente intervalo de consulta, cuando el software sondea los relojes checador. Si se necesita trabajar
con el reloj checador antes, para asignar empleados, seleccionar el reloj checador y presionar el botón
Descarga. Esto funciona frecuentemente para re-establecer la conexión entre el software y el reloj
checador. Si esto no resuelve el problema, se recomienda ponerse en contacto con su compañía de
recursos técnicos de asistencia antes de contactar Acroprint. Ponerse en contacto con Acroprint para
este tipo de problema puede ser una comunicación basada en tarifa.
Cargar datos de los empleados en un reloj checador de Memoria USB
Puede cargar datos de los empleados en un reloj checador utilizando uno de los tres métodos:
• Método 1: Cargar datos de los empleados desde timeQplus al reloj checador usando una unidad
de memoria flash.
• Método 2: Conecte el reloj checador a través de cable (Ethernet o Serial) al servidor timeQplus o
el PC cliente, asignar a los empleados y, a continuación, en timeQplus, cambiar el reloj checador
a un reloj checador de memoria USB. Para obtener instrucciones detalladas, ver Cambiar el tipo
de conexión de un reloj checador.
• Método 3: Adición manual de los empleados a al reloj checador mediante el menú del reloj
checador.
Métodos 1 y 2 se prefieren igualmente formas de cargar información de los empleados en un reloj
checador. Cualquier método elimina la posibilidad de introducir información errónea para un empleado y
es mucho más rápido si usted tiene más de unos pocos empleados. En ambos casos, el nombre del
empleado se muestra en el reloj checador cuando el empleado marca una checada.
Método 1 – Cargar datos de los empleados desde timeQplus usando una unidad de memoria flash
1. Descargue los datos de los empleados desde timeQplus a una unidad de memoria flash.
a. Inserte una unidad de memoria flash en el PC donde el servidor timeQplus está en
marcha.
b. Vaya a la ventana Reloj Checador y haga clic en la pestaña de Memoria USB.
c. Seleccione los empleados que desea asignar al reloj checador y haga clic en Guardar.
d. Haga clic en el botón Guardar en USB. Si hay varios dispositivos de almacenamiento
USB conectados al ordenador, deberá especificar en qué dispositivo desea almacenar a
los empleados asignados (ver imagen de abajo).
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
66
06-0414-002 Rev. D
Archivos user.dat y template.dat serán descargados a la unidada de memoria flash. Dos archivos
adicionales se pueden descargar si se utilizan los códigos de trabajo: globalworkcodes.dat y
userworkcodes.dat.
Nota
: Para los relojes checador de reconocimiento facial, ssrface.dat se descargará en vez de
user.dat.
IMPORTANTE!
• Cada vez que pulse "Guardar en USB" todos los empleados asignados al dispositivo remoto
serán descargados en la memoria de almacenamiento aunque hayan sido asignados ya al
reloj checador remoto.
• Si desea asignar solo a algunos empleados a un dispositivo dado deberá borrar todo fichero
existente en la memoria de almacenamiento antes de guardar el siguiente grupo de
empleados a la memoria de almacenamiento para el siguiente reloj checador.
2. Después de descargar toda la información de los empleados, conecte la unidad de memoria
flash al reloj checador.
3. Pulse el botón Menú. Para un reloj checador de reconocimiento facial, vaya al paso 6.
4. Seleccione "Gestion USB" y pulse "OK".
5. Seleccione "Carga Usuarios" y pulse "OK". Verá "Copia OK" cuando la carga está completa.
6. Pulse Menu > Car.Desc > Cargar Usrs. Verá "Carga correcta" cuando la carga está completa.
7. Retire la unidad de memoria flash. Ahora los empleados pueden marcar las checadas según sea
necesario.
Método 3 - Adición manual de los empleados a al Reloj Checador:
Puede añadir empleados directamente al reloj checador. Debe asegurarse de que el UserID de cada
empleado coincide con el UserID del empleado de la base de datos timeQplus.
Si añade empleados a través de este método, los nombres de los empleados no serán mostrados
cuando éstos marquen una checada.
Descargando los datos de un reloj checador a una unidad de memoria flash
1. Conecte la unidad de memoria flash al reloj checador.
2. En el reloj checador, pulse el botón Menú. Para los relojes checador de reconocimiento facial,
vaya al paso 5.
3. Seleccione “Gestion USB” y pulse “OK”.
4. Seleccione “Descarga Datos” y pulse “OK”. Verá "Copia OK" cuando la descarga está completa.
5. Pulse Menu > Car.Desc > Descargar Registros. Verá "Descarga correcta" cuando la descarga
está completa.
6. Retire la unidad de memoria flash.
Una sola unidad de memoria flash se puede utilizar con varios relojes checador ya que cada archivo de
datos de transacción se identifica por el número de dispositivo en el reloj checador. Por ejemplo,
1_attlog.dat, 2_attlog.dat, etc.
Todas las transacciones se descargarán incluyendo cualquier que existían antes de la última descarga,
asumiendo esas transacciones no se han eliminado de forma manual.
Para borrar las transacciones desde el reloj (sólo después de descargar en una unidad de memoria flash
y subir al servidor timeQplus):
• En relojes checador de reconocimiento facial, pulse Menu > Ge.Datos > Borrar Fichaj.
• En gafete o biométrico relojes checador:
o Pulse Menu.
o Seleccione “Opciones” y pulse “OK”.
o Seleccione “Opc. Sist.” y pulse “OK”.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
67
06-0414-002 Rev. D
o Seleccione ‘Opc.Avanz.” y pulse “OK”.
o Seleccione “Borrar Fich” y pulse “OK”.
Cargar datos sobre la checada desde una unidad de memoria flash al servidor
timeQplus
Nota: Los datos del reloj checador pueden ser cargados solo al servidor timeQplus, no a cualquier
ordenador cliente.
• Conecte la unidad de memoria flash a la PC.
• Vaya a la ventana de Reloj Checador en el software timeQplus y haga clic en la pestaña
Memoria USB.
• Haga clic en Herramienta Importación o, alternativamente, haga clic en timeQplus
Importación USB en la pantalla de Utilidades del sistema.
Nota
: Si hay varias unidades de memoria flash conectadas al ordenador, por favor tenga cuidado
a seleccionar el que tiene los datos que desee para esta importación.
• Seleccione la unidad de memoria flash apropiado y haga clic en OK. Aparecerá la pantalla
timeQplus Herramienta de Importación:
• Para ver los datos de la transacción antes de importar, resalte un archivo de datos y haga clic en
Ver transacciones de archivo.
• Para importar datos de la transacción, seleccione el archivo (s) que desea importar y haga clic en
Importar archivos seleccionados. Para seleccionar varios archivos, mantenga pulsada la tecla
CTRL mientras hace clic en el nombre de archivo (s).
• Al final de la importación, se le preguntará si desea hacer una copia de seguridad del (de los)
archivo(s). Haga clic en Sí para crear un archivo de copia de seguridad en la unidad de memoria
flash, de lo contrario, haga clic en No.
• A continuación se le pedirá que elimine (desde la unidad de memoria flash) el archivo (s) que se
acaba de importar. Haz clic en Sí para eliminar los archivos en la unidad de memoria flash, de lo
contrario, haga clic en No para terminar.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
Descargar y Actualizar
El proceso de descarga realiza las siguientes acciones en timeQplus:
• Obtiene checadas realizado en cualquiera reloj checador y actualiza el servidor timeQplus con
checadas desde el último evento de descarga.
• Elimina todos los checadas después de la recuperación desde el reloj checador. Un registro
visual de checadas permanecerán en la pestaña Eventos dispositivo en la ventana de Reloj
Checador.
• Envía la hora del servidor timeQplus y la fecha a cualquier reloj checador conectado.
• Elimina (desde los relojes checador) los empleados que han sido "marcado para su
eliminación", es decir, los empleados cuyas plantillas se han retirado del software timeQplus.
El proceso de Actualización realiza las siguientes acciones en timeQplus:
• Se inicia un evento de descarga. La descarga se realiza para obtener una precisión de entrada /
salida de estado para los empleados asignados al reloj checador.
• Envía los cambios de nombre de los empleados a el reloj checador.
• Actualiza las horas trabajadas durante el período de pago actual de cada empleado asignado a
un reloj checador conectado. Si un empleado es asignado a varios relojes checador, cada reloj
checador se actualiza.
• Actualiza la lista de los códigos de trabajo con las adiciones y borrados.
Para programar la descarga automática y la actualización automática de los relojes checador:
1. Seleccione Utilidades del Sistema en el menú Archivo.
2. Haga clic en la pestaña Configuración timeQplus.
3. Introducir un valor para el intervalo de descarga. El valor predeterminado es de 60 minutos, con
un mínimo de 10 minutos permitidos.
4. Ajuste el hora de actualización. El valor predeterminado es 12 a.m.
5. Introducir la frecuencia de la actualización. El valor predeterminado es de 24 horas, con un
mínimo de 1 hora permitida.
6. Para los lectores de mano, establecer el intervalo de descarga y el tiempo de actualización y la
frecuencia (si es aplicable).
7. Haga clic en Ok cuando haya terminado o en Cancelar para salir.
Para descargar o actualizar un reloj checador manualmente:
• En la ventana de reloj checador, haga clic en la ficha correspondiente de la izquierda.
• Haga clic en un reloj checador en la lista y luego haga clic en el botón de Descarga.
• Haga clic en un reloj checador en la lista y luego haga clic en el botón Actualizar Reloj.
Para descargar o actualizar varios relojes checador de forma simultánea:
• Haga clic en el botón Descargar y Actualizar para varios Relojes Checador que se encuentra
en la parte superior derecha de la ventana del reloj checador.
• Marque la casilla a la izquierda de los relojes checador que desea incluir (identificados por la
dirección IP).
• Seleccione Descargar o Actualizar y luego haga clic en Siguiente para continuar.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
Cambiar el Tipo de Conexión de un Reloj Checador
Los cambios a la configuración del reloj checador se deben realizar
con atención, Las configuraciones incorrectas pueden imposibilitar
la comunicación entre el software y el reloj checador.
En ciertos casos, puede ser necesario cambiar un reloj checador conectado a través de Ethernet o Serial
a un reloj checador de Memoria USB. Algunas de las razones para esta acción:
- Un reloj checador conectado a Ethernet o serial se está moviendo a un lugar sin una red o una
conexión serial.
- Comunicación a una ya existente Ethernet conectado reloj checador se ha perdido y el usuario
necesita para obtener las checadas desde el reloj checador.
Para cambiar un reloj checador conectado a través de Ethernet o Serial a un reloj checador de
Memoria USB:
• Seleccione el reloj checador y haga clic en Detalles Reloj Checador.
• En la pantalla de Detalles Reloj Checador, seleccione el botón Memoria USB y haga clic en
Guardar.
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
Este reloj checador se mueve ahora desde la pestaña Ethernet o Serial (Puerto Com) a la pestaña
Memoria USB. Todos los empleados asignados al reloj checador seguirá siendo asignarán a lo.
Nota
: Si desea asignar empleados adicionales, deberá añadirles al reloj checador manualmente o a
través de una unidad de memoria flash.
Para cambiar un reloj checador de memoria USB a un reloj checador conectado a través de
Ethernet o Serial:
• Seleccione el reloj checador de memoria USB y haga clic en el botón Detalles Reloj Checador.
• Seleccione el botón Dispositivo red o Dispositivo serial.
o Al seleccionar "Dispositivo red", asegúrese de introducir correctamente la Dirección IP y
la Clave Secreta (si es aplicable).
o Al seleccionar "Dispositivo serial", asegúrese de introducir correctamente el número de
Puerto Serial y la Velocidad de transmisión.
• Haga clic en el botón Guardar cuando haya terminado.
Este reloj checador se mueve ahora desde la pestaña Memoria USB a la pestaña Ethernet o Serial
(Puerto Com).
Funciones de Administrador timeQplus – Reloj Checador
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06-0414-002 Rev. D
Copiar plantillas de huellas digitales de copia de seguridad desde uno reloj
checador a otro
El software timeQplus es capaz de almacenar sólo (1) plantilla de huellas digitales primaria para cada
empleado, sin embargo el relojes TQ600 es capaz de almacenar (10) plantillas de huellas digitales para
cada empleado.
Si desea registrar múltiples plantillas de huellas digitales para empleados en más relojes debe descargar
las plantillas de huellas digitales desde un reloj a una memoria de almacenamiento y luego cargar las
plantillas de huellas digitales a uno o varios relojes adicionales.
Proceso:
1. Insertar una memoria de almacenamiento al reloj que tiene plantillas digitales múltiples.
2. Seleccione Menú y luego Gestion USB y luego pulse OK.
3. Seleccione Descargar Usr y pulse OK. Verá "Copia OK" cuando la descarga está completa.
4. Pulse ESC hasta salir del menú del reloj.
5. Quitar la memoria de almacenamiento.
6. Insertar la memoria de almacenamiento al reloj siguiente.
7. Seleccione Menú y luego Gestion USB y luego pulse OK.
8. Seleccione Carga Usuarios y pulse OK. Verá "Copia OK" cuando la carga está completa.
9. Pulse ESC hasta salir del menú del reloj.
10. Quitar la memoria de almacenamiento.
11. Haga la prueba con un empleado con plantillas múltiples para ver si todas las plantillas fueron
cargadas.
12. Cargar los datos del usuario (repetir los pasos 6-11) para el resto de relojes.
Funciones de Administrador timeQplus – Lector de Mano
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06-0414-002 Rev. D
Lector de Mano
Se requiere una nueva clave de instalación con el fin de obtener acceso a la ventana de Lector de
Mano.
Un lector de mano puede estar conectada a la timeQplus de software a través de una conexión Ethernet
o Serial. Seleccione la ficha correspondiente en la ventana de Lector de Mano.
Una vez que una plantilla de mano está inscrita, el empleado será colocado en el área denominada los
Empleados asignados.
Cuando se le asigna, un empleado puede ser quitado y aparecerá en el área denominada los Empleados
no asignados.
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06-0414-002 Rev. D
Utilidades del Sistema
Herramientas de datos
La pestaña Herramientas datos de la ventana Utilidades del Sistema permite la gestión de opciones
de configuración importantes y solucionar las averías de la base de datos de timeQplus y la
actualización del número de empleados permitido por el sistema.
• Seleccionar lenguaje sistema – Presionar el botón adecuado para seleccionar el lenguaje del
sistema deseado. El lenguaje predeterminado es el inglés. Nota
: El cambio de la configuración
del lenguaje necesitará el reinicio del sistema.
Funciones de Supervisor timeQplus
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06-0414-002 Rev. D
• Inicializar Base de Datos – Borrar toda la información de la base de datos e invocar el Asistente
de configuración. ADVERTENCIA: El uso de esta opción borrará toda la información
existente, incluidos los Perfiles de empleados y datos relativos a las checadas.
• Inicializar Usuarios – Borra todos los Supervisores, excepto el usuario predeterminado admin y
restablece la clave del usuario admin a "admin".
• Importar QuickBooks – Importar empleados de QuickBooks.
• Importar timeQplus o Attendance RX – Cuando se actualiza desde Asistencia RX o timeQplus
versión 2, el período de pago los datos anteriores y actuales del sistema antiguo se importarán a
la nueva base de datos 4.xx versión timeQplus. Las bases de datos de archivos permanecerán
en el ordenador donde se instalan las aplicaciones de tiempo y asistencia viejos.
• Copia de Seguridad – Realiza copias de seguridad de la base de datos timeQplus actual a una
base de datos SQL Server.
• Restaurar – Restaura la base de datos más reciente almacenado en SQL Server a timeQplus.
• Mejora – Permite expandir el número de empleados que se pueden configurar en el software
timeQplus. Se necesita una actualización adquirida de Acroprint.
• Ver Registro de Incidentes – Presenta la fecha y hora de eventos importantes como lo son los
cambios del registro del Período de pago y reglas de configuración.
• Enviar datos – Carga automáticamente una copia de la base de datos al grupo de ayuda de
cliente de Acroprint para asistir a la obtención de soporte.
• Reordenar Transacciones – Si una checada se registra en el reloj checador, pero el reloj
checador no se descarga hasta que el sistema se ha trasladado al próximo período de pago,
algunos checadas podrían estar asociados con el período de pago incorrectos. Utilice esta
función para mover el checada desalineada a el período de pago apropiado.
• Herramienta eliminar fallos de timeQplus – Utilizar esta herramienta para solucionar los
problemas de comunicación con relojes checador y validar los datos almacenados en los relojes
checador.
• timeQplus Importación USB – Cuando un reloj checador se instala como memoria USB que no
tiene ninguna conexión física con el servidor, el supervisor toma una unidad de memoria flash al
reloj checador para recuperar los datos checada. Los datos checada se sube a la base de datos
timeQplus por conectando la unidad de memoria flash al ordenador.
• Herramienta importer timeQplus – Cuando el sistema descarga los relojes, las transacciones
son escritas en general en un registro de eventos, luego copiadas del registro de eventos a la
base de datos del sistema. Ocasionalmente, debido a problemas técnicas, puede ser que una
transacción sea registrada en el registro de eventos pero no copiada a la base de datos con
éxito. Utilizar esta herramienta para identificar estas transacciones e importarlas a la base de
datos del sistema para su tratamiento.
Se debe prestar mucha atención a la hora de cambiar las
configuraciones en la pestaña de Herramientas de datos. Los
cambios operados en esta pantalla pueden tener un impacto
significante en la base de datos y operaciones de timeQplus.
Funciones de Supervisor timeQplus
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06-0414-002 Rev. D
Configuración timeQplus
La ficha Configuración timeQplus de la pantalla Utilidades del Sistema permite a un administrador para
habilitar y configurar la descarga programada y la actualización de todos los relojes checador, así como
restablecer la posición del Reloj Virtual.
Nota
: Los ajustes de la ficha Configuración timeQplus aplican a todos los relojes checador en
línea.
• Introducir el Intervalo de descarga deseado (en minutos). Esto determina la frecuencia con la que
el sistema descargará los relojes checador y traer nuevos datos sobre la checada en la base de
datos central. El valor predeterminado es cada 60 minutos. Al ajustar el Intervalo de descarga,
usted debe tener en mente los empleados no pueden marcar checadas mientras el reloj
temporizador se está descargando. Además, la descarga con demasiada frecuencia puede
afectar a la disponibilidad de los recursos del sistema de ordenador.
• Introducir la Hora de actualización para el estado de los empleados en los relojes checador. Este
es el momento del día en que el sistema determina el estado de la entrada / salida de corriente
de cada empleado, y también calcula y envía a los relojes checador el número de horas
trabajadas este período de pago para cada empleado por hora. Además, el sistema "empuja" a
los relojes checador cualquier cambio de nombre de empleados que se han producido desde la
última actualización de estado.
• Introducir la Frecuencia con la cual se debería actualizar el estado del empleado. El valor
predeterminado es una vez cada 24 horas.
Funciones de Supervisor timeQplus
76
06-0414-002 Rev. D
• Para volver a colocar el reloj virtual al centro de la pantalla, haga clic en el botón Resetear la
Posición del Reloj Virtual.
Funciones de Supervisor timeQplus
En este capítulo se proporciona información detallada sobre las funciones timeQplus asociados con el
rol de supervisor. Contiene las siguientes secciones:
¾ La barra de navegación timeQplus
¾ Empleados
¾ Mensajes
¾ Editar Checadas
¾ Informes
¾ Reloj Checador
Funciones de Supervisor timeQplus
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06-0414-002 Rev. D
La Barra de Navegación timeQplus
Uso de la barra de navegación timeQplus, los supervisores pueden ver / editar información de los
empleados, aprobar las tarjetas de tiempo, así como ver e imprimir informes.
Para acceder a la barra de navegación de Supervisor, haga doble clic en el escritorio el icono
timeQplus. Asegúrese de que está conectado al servidor correcto y luego introduzca su nombre de
usuario y clave.
Haga clic en los botones de la barra de navegación izquierda para acceder a las funciones disponibles
para los supervisores:
• Empleados
Administrar la información de los empleados y turno asignaciones
• Mensajes
Ver y editar los mensajes de los empleados
• Editar Checadas
Ver y editar tarjetas de tiempo empleado
• Informes
Impresión o vista previa de informes
• Reloj Checador
Administrar relojes checador
Funciones de Supervisor timeQplus
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06-0414-002 Rev. D
Empleados
En la ventana de Empleados, los supervisores pueden ver / editar información de los empleados o
asignar los códigos de trabajo de los empleados. Esto sólo se aplica a los empleados asignados del
supervisor.
Para acceder a la ventana de Empleados, haga clic en el botón de Empleados en la barra de
navegación izquierda o haga clic en Vista en el menú superior y seleccione Empleados.
Para editar la información de un empleado:
• Desde la ventana de Empleados – En la ventana de Empleados, simplemente escriba la
información actualizada directamente en el campo apropiado y pulse ENTER.
• Desde la ventana del Perfil del Empleado – Haga clic en cualquier lugar de la fila que contiene
el empleado que desea editar. Haga clic en el botón Detalles para abrir la ventana Perfil del
Empleado, lo que permite que la información adicional de los empleados que se graba y se
guarda. Haga clic en Guardar cuando haya terminado o en Cancelar para salir sin guardar.
Consulte la sección Gestión de Empleados
en el capítulo Funciones de Administrador timeQplus
para obtener más información.
Nota
: Después de un cambio de clave secreta, cada reloj checador conectados en los que se asigna
el empleado debe ser actualizada. Por favor, consulte la sección Reloj Checador para obtener
instrucciones detalladas.
Funciones de Supervisor timeQplus
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06-0414-002 Rev. D
Códigos de Trabajo
Para cambiar los códigos de trabajo asignados a un empleado:
• En la ventana de Empleados, haga clic en la fila que contiene el nombre del empleado.
• Haga clic en el botón Códigos de Trabajo para mostrar la ventana Códigos de Trabajo del
Empleado.
• Desde el "Elegir un período de pago" lista desplegable, seleccione el período de pago para los
que se aplicarán las asignaciones de código de trabajo. El valor predeterminado es el período
de pago actual.
• Para asignar uno o más códigos de trabajo para este empleado, haga clic en un solo código de
trabajo o, para seleccionar varios códigos de trabajo, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras
hace clic en cada código en la columna Códigos de trabajo no asignados. Haga clic en el botón
de flecha derecha para pasar a la columna Códigos de trabajo asignados los códigos de trabajo
seleccionados. Para asignar todos los códigos de de trabajo a la vez, haga clic en la doble
flecha derecha.
Funciones de Supervisor timeQplus
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06-0414-002 Rev. D
• Para eliminar uno o más códigos de de trabajo de la lista asignada a este empleado, haga clic
en un solo código de trabajo o, para seleccionar varios códigos de trabajo, mantenga pulsada la
tecla CTRL mientras hace clic en cada código en la columna Códigos de trabajo asignado.
Haga clic en el botón de flecha hacia la izquierda para moverse a la columna Códigos de
trabajo no asignados los códigos de trabajo seleccionados. Para eliminar todos los códigos de
trabajo, haga clic en la doble flecha izquierda.
Cuando uno o más códigos de trabajo se eliminan y el período de pago seleccionado es actual,
se le preguntará si los códigos de trabajo deben ser removidos de períodos de pago en el
futuro (el período de pago actual permanecerá sin cambios):
o Haga clic en No si los códigos de trabajo deben estar asignadas tanto de los períodos de
pago actuales y futuros.
o Haga clic en Sí si los códigos de trabajo deben estar asignadas a partir del próximo período
de pago de seguir adelante. Una fecha de vencimiento (la fecha de inicio del próximo
período de pago) se mostrará para cada código de de trabajo asignada. Al comenzar el
siguiente período de pago, el código de trabajo se elimina automáticamente de este
empleado.
• Haga clic en Siguiente para seleccionar el código de trabajo predeterminado del empleado.
Funciones de Supervisor timeQplus
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• En la ventana de Código de Trabajo por Defecto, seleccionar el código de trabajo
predeterminado del empleado. Marque la casilla "Seleccionar un código de trabajo
predeterminado diferente para el futuro período de pago" caja de elegir un código de trabajo por
defecto para el próximo período de pago. Tenga en cuenta que esta opción sólo está visible
cuando el período de pago elegido es Actual.
Nota
: Sólo los códigos de trabajo asignados al empleado se publicará en el "código de trabajo
por defecto" lista desplegable. Si el empleado no ha asignado los códigos de trabajo, la lista
contendrá todos los códigos de trabajo disponibles.
• Después de seleccionar el código de trabajo por defecto, haga clic en Siguiente. Para los
códigos de trabajo que estaban sin asignar, el software luego determinar si hay
transacciones existentes en el período de pago escogido que utilizan los códigos de trabajo.
Si es así, se mostrará un mensaje de error que indica que los códigos trabajo están en uso.
Para poder continuar, tendrá que hacer clic en el botón Atrás para volver a asignar el código
de trabajo o haga clic en el botón Cancelar para salir. Si un código de trabajo es utilizado
por al menos una transacción, entonces no puede ser no asignados.
Funciones de Supervisor timeQplus
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• Si no hay errores, el "Guardar cambios en relojes checador" ventana aparecerá. Los
cambios en el código de trabajo se enviarán a cada reloj checador al que está asignado el
empleado. La columna de Resultado indicará si el reloj se ha actualizado correctamente.
Mensajes
La ventana de Mensajes permite a los supervisores para mostrar a los empleados particulares un
mensaje cuando los empleados realizan sus marcaciones de Entrada o Salida en un ordenador.
Para crear o editar mensajes específicos para un empleado en particular:
Insertar los mensajes específicos para algunos empleados en particular en el campo Mensaje al lado
del nombre de cada empleado. Este mensaje aparecerá una vez en la pantalla del ordenador de dichos
empleados cuando marque su entrada o salida la próxima vez.
Funciones de Supervisor timeQplus
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Editar Checadas
En la ventana de Editar Checadas, los supervisores tienen acceso a la totalidad de la misma
funcionalidad que los administradores. La única diferencia es que los supervisores tienen acceso sólo a
sus empleados asignados. Por favor, consulte la sección Editar Checadas
en el capítulo Funciones de
Administrador timeQplus para obtener más detalles.
Informes
La ventana de Informes permite a los supervisores para generar informes a vista previa, imprimir o
exportar. Los supervisores tienen acceso a los informes que se enumeran debajo y, por informes
relacionados con los datos de empleados, pueden ver datos sólo para sus empleados asignados. La
ventana de Informes también permite a los supervisores buscar empleados (asignados) anteriores y
actuales, utilizando el botón Empleado Buscar (que se encuentra en la esquina superior derecha de la
pantalla). Los resultados de búsqueda contienen datos que indican cuando se agregó un empleado a y,
si es aplicable, eliminado desde software timeQplus.
• Aprobación de tarjetas de fichar • Tarjeta Checadora
• Checada Comentarios por Empleado • Totales Diarios por Día
• Checadas Faltantes • Totales Diarios por Empleado
• Códigos de Trabajo Empleado por
Defecto
• Totales de los Códigos de Trabajo por el Código
de Trabajo
• Días Festivos • Totales de los Códigos de Trabajo por Empleado
• Perfiles de Empleados • Totales Promedio por Empleado
• Quién ha Entrado-Quién ha Salido • Transacciones en Bruto
• Resumen de Horas • Turnos
• Resumen de Tiempo Extra
Por favor, consulte la sección Informes
en el capítulo Funciones de Administrador timeQplus para
obtener información detallada sobre la generación y exportación de informes.
Funciones de Supervisor timeQplus
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06-0414-002 Rev. D
Reloj Checador
La ventana Reloj Checador permite a los supervisores para enviar los cambios a los datos de los
empleados a todos los relojes checador. Durante el proceso de actualización, cada reloj checador es
descargado para obtener el estado correcto (presente / ausente) para cada empleado que utiliza ese
reloj checador.
Haga clic en el botón Actualizar Relojes Checador para iniciar la actualización de todos los relojes.
Una vez completa, la columna Resultado indica si cada reloj checador se ha actualizado correctamente.
Si se observa un fallo, póngase en contacto con el administrador para obtener más ayuda timeQplus.
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Reloj Virtual
En este capítulo se describen las funciones de el reloj virtual. Contiene las siguientes secciones:
¾ Inicie Sesión para Reloj Virtual
¾ Enviar Tarjeta de Presencia del Empleado
¾ Panel ENTRADA/SALIDA
Guía del Usuario timeQplus – Reloj Virtual
86
06-0414-002 Rev. D
Inicie Sesión para Reloj Virtual
Haga clic en el icono de Reloj Virtual en su escritorio :
Introducir ID de usuario (UserID) y Clave Secreta y pulse la tecla Enter o haga clic en Ok. Aparecerá la
siguiente ventana:
• Para marcar una entrada / salida, seleccione un código de trabajo desde la Código de Trabajo
lista desplegable (si es aplicable) y haga clic en el botón Fichar. El campo de Código de Trabajo
se rellena previamente con el código de trabajo predeterminado del empleado (si está asignado),
de lo contrario, se quedará en blanco.
• Para ver la tarjeta de tiempo del período de pago anterior, haga clic en Ver tarjeta de fichar
anterior.
Guía del Usuario timeQplus – Reloj Virtual
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06-0414-002 Rev. D
• Para ver la tarjeta de tiempo del período de pago actual, haga clic en Ver tarjeta de fichar
actual.
Guía del Usuario timeQplus – Reloj Virtual
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06-0414-002 Rev. D
Enviar Tarjeta de Presencia del Empleado
Esta característica debe ser usada por Empleados asalariados a los cuales no se aplica la Paga tiempo
extra. El acceso a esta característica necesita un ID de usuario y la clave secreta asignada por un
administrador o supervisor.
Los empleados pueden introducir un lote de transacciones como una Tarjeta de presencia única. Esto
puede ser útil para empleados que deseen enviar horas de vacaciones o Días festivos por adelantado, o
empleados que rastrean sus propias horas y envían su tiempo al final de cada período de pago.
Cada Tarjeta de presencia se aplica a un solo Período de pago. Los empleados pueden enviar varias
Tarjetas de presencia para registrar transacciones para varios Períodos de pago.
Nota
: Una marca de verificación roja se mostrará bajo el título de la columna "@" en los días por lo
menos una checada es hecho por un empleado asalariado. Esta función puede ser útil para validar un
empleado asalariado estaba en el lugar en una fecha determinada.
Para acceder a la Tarjeta de presencia:
• Haga doble clic en el icono del Reloj Virtual en su escritorio.
• Introducir su ID de usuario y clave secreta y pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Ok.
• Haga clic Fichar de presencia (situado en la barra superior del menú).
• Elija el Período de pago que le gustaría ver en el "Período de pago" lista desplegable.
Para editar la Tarjeta de presencia:
Tras haber accedido a la Tarjeta de presencia deseada, se pueden editar los totales para cualquier día
que aparece en la lista de la parte izquierda de la pantalla.
• Ubicar la línea correspondiente a la fecha que se desea editar.
• Presionar para seleccionar el campo en esa línea debajo de la categoría que se desea editar.
• Teclear encima del valor existente con el total nuevo y presionar la tecla Enter en el teclado del
ordenador o presionar en otra línea. Introducir el tiempo escurrido en horas y minutos.
• Los Totales Período de pago serán actualizados para reflejar la entrada revisada.
Guía del Usuario timeQplus – Reloj Virtual
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06-0414-002 Rev. D
Para enviar la Tarjeta de presencia:
• Puede seleccionar otro Período de pago, agregar más transacciones, o borrar transacciones
hasta que se esté satisfecho con los contenidos de las Tarjeta de presencia de cada período de
pago.
• Cuando se haya acabado la introducción de las horas y la(s) Tarjeta(s) de presencia están listas
para ser enviadas, presionar el botón Enviar para enviársela al Supervisor. Presionar el botón
Cancelar para salir del proceso sin enviar.
Panel ENTRADA/SALIDA
El Panel ENTRADA/SALIDA del empleado muestra el estado conocido más reciente de Todos los
empleados. Los empleados que han marcado la entrada aparecen en el panel izquierdo, mientras que
los que han marcado la salida aparecen en el panel derecho.
Nota: Como los relojes checador son descargados a ciertos intervalos establecidos, la información del
Panel ENTRADA/SALIDA no se mostrará en tiempo real. El panel mostrará el estado de los empleados
según el ciclo de descarga más reciente.
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Glosario
El sistema timeQplus es una aplicación para ordenador basada en Windows concebida para
ofrecer una gestión del sistema de control horario para empleados sencillo pero eficiente.
Ajuste del Cambio de Día
Configurando el Ajuste del Cambio de Día, el usuario puede ajustar la hora del día en la cual un día
acaba y empieza otro día, distinta de medianoche. Para más información, ver Ajuste del Cambio de Día
.
Aprobación de Tarjetas checadora (Tarjeta de tiempo)
El informe Aprobación de Tarjetas checadora muestra una lista de dos columnas de nombres de los
empleados, con aquellos cuyo tiempo las tarjetas han sido aprobados figuran a la izquierda y aquellos
cuyo tiempo tarjetas no han sido aprobados figuran a la derecha. La función de aprobación de la tarjeta
de tiempo se puede activar o desactivar utilizando la ventana de configuración.
Asignación del turno del empleado
El número del turno define qué serie de turno y Reglas de comida se deben asociar a un empleado en
concreto.
Checada
Una transacción del tipo "Checada" agregó utilizando la ventana Editar Checadas
o una transacción
desde un reloj checador, que incluye relojes checador conectados a través de Ethernet, serial, y Memoria
USB.
Checada Comentarios por Empleado
El informe Checada Comentarios por Empleado enumera por empleado todos los comentarios del
checada para el período de pago seleccionado.
Checadas Faltantes
El informe Checadas Faltantes enumera todos los empleados con checadas que faltan para el período
de pago seleccionado.
Clave Secreta del Empleado
La clave secreta del empleado puede ser de hasta 5 cifras y puede oscilar entre 1 y 99999. Esta clave
secreta se utiliza para marcar las entradas y salidas en el reloj virtual o un reloj checador conectado.
Códigos de Trabajo del Empleado por Defecto
El informe Códigos de Trabajo del Empleado por Defecto enumera cada empleado junto con su código
de trabajo asignado por defecto. Si el empleado no tiene un código de trabajo asignado, se mostrará el
primer código de trabajo en la lista global de código de trabajo. (Para obtener más información, consulte
Configurar Códigos de Trabajo
).
Deducción automática comida
El número de horas que un empleado pasa en el trabajo sin marcar la salida a comer tras el cual el
sistema asume que el empleado se olvidó de marcar la salida y sustrae automáticamente la Duración de
la Comida del total de horas trabajadas del empleado.
Deducción Turno
El número máximo de minutos que un empleado perderá del total del tiempo trabajado por marcación de
ENTRADA tardía o marcación de SALIDA temprana
Duración de la Comida
El número de minutos estándar para la comida que se sustraerá del total del tiempo trabajado. La
Duración de la Comida es ignorada si las Reglas de comida del empleado están desactivadas.
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Editar totales tiempo
La característica Editar Totales tiempo permite el ajuste de las acumulaciones del tiempo total de un
empleado sin alterar la información de la marcación. Se puede operar ajustes para el Período de pago
actual o anterior a acumulaciones del tipo horas regulares, Tiempo extra 1 y Tiempo extra 2.
Fecha de inicio del período de pago siguiente
(Requerido sólo para períodos de pago bimensuales)
Cuando se utilizan Períodos de pago bimensuales, cada mes contiene dos Períodos de pago. Tras haber
seleccionado una Fecha de comienzo del período de pago actual y el tipo de Período de pago
bimensual, el usuario debe especificar también la fecha de inicio del siguiente Período de pago para
establecer los dos días de cada mes que marcan el inicio de cada Período de pago bimensual.
Fin Comida
Esta es la hora del día más tardía en la cual un empleado debería marcar la vuelta de comer. El sistema
puede ajustar la marcación de la ENTRADA después de comer del empleado para asegurarse de que se
coge una Duración de la Comida completa.
Gracia del turno
El número de minutos tras la Hora inicio turno o antes de la Hora fin turno en el cual las marcaciones del
empleado serán tratadas como si hubieran ocurrido exactamente en la Hora de inicio y fin del turno.
Hora fin turno
La hora del día en la cual los empleados de este turno están programados a dejar de trabajar.
Hora inicio turno
La hora del día en la cual los empleados de este turno están programados a empezar a trabajar.
Horas máx. en asistencia
Horas máx. en asistencia especifica el tiempo máximo que puede pasar desde que un empleado haya
marcado su entrada antes de asumir que el empleado se olvidó de marcar su salida. Para más
información, ver Horas máx. en asistencia
.
Identificación de exportación
La Identificación de exportación alternativa del empleado es un campo alfanumérico de 48 caracteres
usado para identificar a los empleados en el momento de su exportación a aplicaciones de nómina.
Identificación de usuario empleado (UserID
Este número debe ser único entre los empleados y comprendido entre 1 y 9999. Este número es
utilizado para marcar entradas y salidas en el ordenador.
Informe Configuración de reglas
El informe de Configuración Reglas enumera todas las reglas de configuración, además de todos los
usuarios Supervisor y Administrador.
Informe Días festivos
El informe Días festivos presenta todos los Días festivos introducidos en el sistema timeQplus.
Informe Empleados por Supervisor
El informe Empleados por Supervisor enumera cada supervisor seguido por su / ella empleados
asignados.
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Informe Perfil Empleado
El informe Perfil Empleado presenta a todos los empleados introducidos en el sistema timeQplus con su
número de empleado, número de gafete y número de turno.
Informe Quién ha Entrado y Quién ha Salido
El informe Quién ha Entrado y Quién ha Salido muestra el estado de entrada / salida de todos los
empleados. Esta función está desactivada en las instalaciones por defecto originales. Si se utilizan los
relojes checador, la entrada / salida de estado se retrasará hasta que los relojes checador se descargan
por el software.
Informe Resumen de horas
El informe Resumen de horas presenta las horas trabajadas como horas regulares y Tiempo extra. Este
informe puede ser generado para un Empleado individual, un turno en concreto o Todos los empleados –
para el período de pago actual, el período de pago anterior o cualquier período de pago archivado. Si al
empleado le falta una marcación, el Resumen de horas Totales se notará con un asterisco (*).
Informe Resumen tiempo extra
Un informe de empleados cuyo tiempo total trabajado les hace correr el riesgo de tener Tiempo extra
para el período de pago.
Informe Supervisores por Empleado
El informe Supervisores por Empleado enumera cada empleado seguido por su / ella supervisores
asignado.
Informe Tarjeta de fichar (Tarjeta checadora)
El informe tarjeta de fichar presenta las transacciones de un empleado y sus acumulaciones por el
tiempo trabajado. Esto se puede realizar para el período de pago actual, el período de pago anterior o
cualquier período de pago archivado. El informe puede ser para un empleado, empleados de un turno en
concreto o todos los empleados.
Informe Totales de los Códigos de Trabajo por el Código de Trabajo
El informe Totales de los Códigos de Trabajo por el Código de Trabajo muestra, para cada empleado, el
tiempo de los totales agrupados por código de trabajo para el período de pago seleccionado.
Informe Totales de los Códigos de Trabajo por Empleado
El informe Totales de los Códigos de Trabajo por Empleado muestra los totales de tiempo para cada
código de trabajo agrupados por empleado durante el período de pago seleccionado.
Informe Totales diarios por día
Este informe presenta los totales de tiempo para todos los empleados desglosado por día para el período
de pago seleccionado.
Informe Totales diarios por empleado
El informe Totales diarios por empleado muestra los totales de tiempo para cada día agrupados por
empleado para el período de pago seleccionado.
Informe Totales Promedio por Empleado
El informe Totales Promedio por Empleado muestra los promedios semanales y mensuales de tiempo
(trabajadas y tiempo de descanso) para cada empleado para el rango de fechas especificado. Si algún
empleado tiene checadas faltantes, un asterisco (*) se mostrará al lado del nombre de ese empleado.
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Informe Transacciones en bruto
Este informe permite ver cómo y cuándo fueron introducidas las transacciones en el sistema presentando
cada transacción realizara por Período de pago.
Informe Turnos
El informe Turno presenta las Reglas de turnos y Reglas de comida para cada turno, incluidas las
configuraciones de los Días festivos.
Inicio Comida
La hora más temprana en el día en la cual un empleado puede marcar la salida a comer. El sistema
puede ajustar una marcación de la salida a comer de un empleado para asegurarse de que se coge una
Duración de la Comida completa.
Introducir la Fecha de inicio del período de pago actual
El primer artículo requerido es la fecha de inicio del período de pago actual de su empresa.
Nombre del empleado
El nombre del empleado es asociado a un número de gafete en concreto. El nombre del empleado será
mostrado en Informes. Los informes pueden ser ordenados alfabéticamente. Introducir primero los
apellidos si los Informes deben ser ordenados según el apellido.
Número de gafete del empleado
Este número puede tener hasta 10 dígitos, debe ser único entre los empleados y puede ser comprendido
entre 1 y 9999999999. Se debe establecer al mismo número que el gafete del empleado utilizado en el
reloj checador del gafete.
Número del empleado
Este es el número que debe ser asociado a un empleado. En general es el número de nómina.
Advertencia
: este número no es codificado por el sistema. Por razones
de seguridad, se recomienda que no se utilicen los números de
Seguridad Social de los empleados como número de empleado en el
software timeQplus.
Redondeo intervalo de pago
El Asistente de configuración período de pago de timeQplus le permite al usuario especificar cómo se
redondearán los intervalos de tiempo.
timeQplus soporta el redondeo al intervalo más cercano de un (1), cinco (5), seis (6), diez (10) o quince
(15) minutos. Para más información, ver Redondeo intervalo de pago
.
Redondeo turno
El número de minutos antes de la Hora inicio turno o tras la Hora fin turno en el cual las marcaciones del
empleado serán tratadas como si hubieran ocurrido exactamente en la Hora de inicio y fin del turno.
Tiempo extra California
La configuración de las Reglas del Tiempo extra California en el momento del lanzamiento de este
producto es la siguiente:
Diario Semanal
Umbral Tiempo extra Nivel 1: 8 horas 40 horas
Umbral Tiempo extra Nivel 2: 12 horas 168 horas (desactivado)
Tiempo extra del 7mo
: ACTIVADO
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06-0414-002 Rev. D
Tipo Período de pago
timeQplus soporta períodos de pago SEMANALES, BISEMANALES, BIMENSUALES, y MENSUALES.
Transacción activa
Cualquier entrada de tarjeta de tiempo que existe en cualquier (anterior, actual o futuro) período de pago
activa.
Los tipos de transacciones incluyen: Checada, VAC, ENF, FES, OTR, FMLA, REG.
Umbral del Tiempo extra diario
Los Umbrales tiempo extra diarios especifican el tiempo trabajado en un día tras el cual empieza a
acumulare el Tiempo extra. Cualquier tiempo trabajado tras el Umbral Tiempo extra-nivel 2 se acumulará
como Tiempo extra 2. Cualquier tiempo trabajado tras el Umbral Tiempo extra nivel 1 pero no más allá
del umbral nivel 2 se acumulará como Tiempo extra 1. Nota
: Dejar el umbral en 24 horas si se paga el
Tiempo extra sólo en base a una semana de 40 horas.
El valor predeterminado para el Umbral Tiempo extra diario es 24 horas. Para más información, ver
Tiempo Extra
.
Umbral Tiempo extra semanal
Los Umbrales tiempo extra semanales especifican el tiempo trabajado en una semana tras el cual
empieza a acumularse el Tiempo extra. Si las horas regulares de un empleado para la semana alcanzan
el Umbral Tiempo extra Nivel 1 semanal, todas las horas siguientes trabajadas durante la semana se
acumularán en Tiempo extra Nivel 1. Cuando las horas regulares combinadas de un empleado hayan
superado el Umbral Tiempo extra 1 semanal, Y las horas regulares combinadas y Tiempo extra 1 del
empleado para la semana hayan alcanzado el Umbral Tiempo extra Nivel 2 semanal, todas las horas
siguientes trabajadas durante la semana se acumularán en Tiempo extra Nivel 2. Para desactivar sea el
Tiempo extra 1 semanal sea el Tiempo extra 2 semanal, establecer el umbral Tiempo extra Nivel 1 o
Tiempo extra Nivel 2 a cero (0), o establecer el Umbral Tiempo extra a un valor mayor que no puede ser
alcanzado nunca.
El valor predeterminado para el Umbral Tiempo extra Semanal Nivel 1 es 40 horas. El valor
predeterminado para el Umbral Tiempo extra Semanal Nivel 2 es 168 horas (desactivado, lógicamente
no se puede alcanzar).
Umbrales tiempo extra
Umbrales tiempo extra especifica cómo se dividirán las horas del empleado entre Regular, Tiempo extra
1 y Tiempo extra 2 en el curso de cada día y cada semana. Para más información sobre el cálculo del
Tiempo extra en general, ver Tiempo Extra
.
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Acroprint timeQplus Time and Attendance Product Suite (software version 4.x and above) El manual del propietario
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