Xerox Intelligent Filer Guía de inicio rápido
- Tipo
- Guía de inicio rápido
Este manual también es adecuado para
Xerox App Gallery es una plataforma que te permite personalizar y ampliar las capacidades de tu dispositivo Xerox con una variedad de aplicaciones útiles, como Intelligent Filer, que te permite extraer datos y clasificar documentos fácilmente. Intelligent Filer procesa tus documentos escaneados y sugiere un tipo de documento basado en el contenido y, a través de plantillas predefinidas o personalizadas, sugiere un nombre de documento y una ubicación de carpeta en función de los datos extraídos para subirlos al repositorio en la nube de tu elección.
Xerox App Gallery es una plataforma que te permite personalizar y ampliar las capacidades de tu dispositivo Xerox con una variedad de aplicaciones útiles, como Intelligent Filer, que te permite extraer datos y clasificar documentos fácilmente. Intelligent Filer procesa tus documentos escaneados y sugiere un tipo de documento basado en el contenido y, a través de plantillas predefinidas o personalizadas, sugiere un nombre de documento y una ubicación de carpeta en función de los datos extraídos para subirlos al repositorio en la nube de tu elección.
I NICIO RÁPIDO
Xerox® Intelligent Filer
Guía de inicio rápido para su uso con Xerox® Intelligent Filer App
DE SCRI PCIÓN
Xerox® Intelligent Filer es una Xerox Gallery App que permite a los usuarios extraer datos
y clasificar documentos con facilidad. Usando una variedad de clasificadores y extractores que
han sido entrenados a la medida para tipos de documentos como Facturas, Cuentas y Extractos
bancarios, Intelligent Filer procesa sus documentos escaneados y sugiere un tipo de documento
basado en el contenido. Luego, mediante el uso de plantillas predefinidas o personalizadas,
Intelligent Filer sugiere un nombre de documento y una ubicación de carpeta en función de los
datos extraídos del documento y luego los carga en el repositorio en la nube de su elección:
OneDrive, MS365/SharePoint, Google Drive, DocuShare Go US o DocuShare Go EU.
Intelligent Filer también es compatible con el inicio único de sesión de Xerox para un proceso
de inicio de sesión rápido y eficiente.
Para obtener más información sobre la configuración anterior, consulte el soporte en línea
de Xerox App Gallery: https://www.support.xerox.com/en-us/product/xerox-app-gallery
IN STALA CIÓN DE INT E LLIG EN T FILER
Los siguientes procedimientos presuponen que
ha creado una cuenta en la Xerox App Gallery.
Si no tiene acceso a una cuenta de Xerox App
Gallery, diríjase a la guía de inicio rápido
de Xerox App Gallery para ver las instrucciones
de creación de una cuenta.
Para instrucciones detalladas sobre cómo
añadir un dispositivo y añadir o instalar
aplicaciones a su cuenta de Xerox App Gallery,
consulte los enlaces a la documentación al final
de esta guía.
Requisitos de los dispositivos
Intelligent Filer de Xerox® funciona con la familia de dispositivos Xerox® AltaLink® y Xerox®
VersaLink®. A lo largo de esta guía, la palabra “dispositivo” se utiliza como sinónimo y es
intercambiable con los términos impresora y equipo multifunción.
Todos los dispositivos AltaLink® y VersaLink® requieren lo siguiente:
• La Xerox® Extensible Interface Platform® (EIP) debe estar activada. Los dispositivos
deben ser compatibles con EIP 3.7 o versiones superiores.
• Los dispositivos deben ser compatibles con el escaneado.
• La instalación de la aplicación Xerox® ConnectKey® (política de instalación
de Weblet) debe estar activada.
• Asegúrese de que el dispositivo pueda comunicarse con Internet.
Nota:
Algunas redes requieren un proxy para comunicarse con Internet.
Si la opción Verificación de SSL está habilitada en el dispositivo, asegúrese de que estén
cargados los certificados de seguridad en el dispositivo.
De forma predeterminada, los Xerox® Solutions Certificates están precargados en todos los
dispositivos AltaLink® y VersaLink® con tecnología Xerox® ConnectKey® de 2016.
© 2023 Xerox Corporation. Todos los derechos reservados. Xerox®, ConnectKey®, AltaLink® y VersaLink® son marcas comerciales de Xerox Corporation en los Estados
Unidos de América y/u otros países. BR38840
I NI C I O R Á P I D O
Xerox® Intelligent Filer
CÓ M O INS T ALAR GAL LERY APPS
DE SDE E L PO RTAL W EB X ER OX A PP
GAL LERY (AP L ICAC IÓN D E PAG O )
1. Vaya a la URL de Xerox App Gallery:
https://appgallery.services.xerox.com
2. Seleccione Iniciar sesión.
3. Introduzca un correo electrónico y una
contraseña válidos.
4. En la pestaña de dispositivos, añada
un equipo multifunción.
5. En la ficha Todas las aplicaciones,
seleccione la aplicación deseada.
6. Seleccione el botón Suscribirse.
7. Acepte el Acuerdo de licencia para
usuario final (EULA, por sus siglas en
inglés) de la aplicación.
8. Seleccione Pagar.
9. Complete la información de facturación
y seleccione Realizar pedido.
10. Seleccione Listo.
11. Compruebe su buzón de entrada de
correo electrónico para ver si ha recibido
su confirmación de compra.
CÓ M O INS T ALAR GAL LERY APPS
DE SDE E L PO RTAL W EB X ER OX A PP
GAL LERY (AP L ICAC IÓN D E PRUEBA)
1. Vaya a la URL de Xerox App Gallery:
https://appgallery.services.xerox.com
2. Seleccione Iniciar sesión.
3. Introduzca un correo electrónico y una
contraseña válidos.
4. En la pestaña de dispositivos, añada un
equipo multifunción.
5. En la ficha Todas las aplicaciones,
seleccione la aplicación deseada.
6. Seleccione el botón Instalar.
7. Al hacer clic en el botón aparece la
pantalla de Instalación de prueba.
8. Seleccione el/los dispositivo(s) en el/los
cual(es) desee probar la aplicación y
seguidamente seleccione Instalar.
CO N F IGUR ACIÓN DE LAS G A LLER Y
AP PS A D QUI R I DAS PARA
LA AU TENTI CACI Ó N ÚNI CA :
LA AP L ICAC IÓN E S TÁ I NCLUI DA
EN LA L IST A DE XEROX WO RKPLACE
SU ITE
Importante: Los administradores de Xerox®
Workplace Suite deben seguir los siguientes
procedimientos. Si no cuenta con los permisos
de administrador de Xerox Workplace Suite,
póngase en contacto con el administrador
correspondiente para realizar los siguientes
pasos de configuración como administrador:
1. Inicie Xerox® Workplace Suite.
2. Haga clic en Configuración.
3. Seleccione Inicio único de sesión.
4. Si la aplicación que acaba de adquirir
aparece en la lista, haga clic en ella
y seleccione Intercambiar claves.
5. Esto enviará un correo electrónico a Xerox
SSO Apps.
6. El administrador de las aplicaciones SSO
enviará por correo electrónico al
administrador de Xerox Workplace Suite
la clave necesaria.
7. El administrador de Xerox® Workplace
Suite introducirá la clave pública para
la aplicación.
La función SSO estará ahora habilitada para
la aplicación. Los usuarios podrán optar por
utilizar la función 'Single Sign-On'
(Autenticación única) en su primer inicio
de sesión.
CO N F IGUR ACIÓN DE LAS G A LLER Y
AP PS A D QUI R I DAS PARA
LA AU TENTI CACI Ó N ÚNI CA :
LA AP L ICAC IÓN NO S E ENC U ENTRA
IN C LUIDA EN LA L I STA DE XER O X
WO R KPLA CE S UITE
Importante: Los administradores de Xerox®
Workplace Suite deben seguir los
procedimientos siguientes. Si no cuenta con
los permisos de administrador de Xerox
Workplace Suite, póngase en contacto con el
administrador correspondiente para realizar
los siguientes pasos de configuración como
administrador:
1. Inicie Xerox® Workplace Suite.
2. Haga clic en Configuración.
3. Seleccione Inicio único de sesión.
4. Si la aplicación que acaba de comprar
no aparece en la lista, haga clic en
Acción > Nueva.
5. Rellene la descripción, el editor y la
dirección de correo electrónico del editor,
el ID de la aplicación y la URL de
redireccionamiento.
Esta información debe formar parte de la
descripción en la pantalla Detalles de la App
Gallery. Si esta información no está disponible,
póngase en contacto con el creador de la
aplicación.
6. Seleccione Enviar.
7. Haga clic en la aplicación y seleccione
Intercambiar claves.
8. Esto enviará un correo electrónico a Xerox
SSO Apps.
9. El administrador de las aplicaciones SSO
enviará por correo electrónico al
administrador de Xerox Workplace Suite
la clave necesaria.
10. El administrador de Xerox Workplace
Suite introducirá la clave pública para la
aplicación.
La función SSO estará ahora habilitada para
la aplicación. Los usuarios podrán optar por
utilizar la función 'Single Sign-On'
(Autenticación única) en su primer inicio
de sesión.
CO N F IGUR ACIÓN DE APP G ALLE RY
Antes de poder ejecutar Intelligent Filer en su
dispositivo Xerox®, debe configurar la
aplicación mediante la configuración de App
Gallery. Cuando instale la aplicación por
primera vez, se le pedirá que especifique el
repositorio de la nube al que le gustaría
conectar la aplicación: OneDrive, MS365/
SharePoint, Google Drive, DocuShare Go US
o DocuShare Go EU.
Si elige MS365/SharePoint, deberá
proporcionar el nombre del sitio. Por ejemplo,
si la URL de MS365/SharePoint es:
https://examplecompany.sharepoint.com/
Documents/JohnDoe, debe ingresar
Documentos o Documentos/JohnDoe como el
sitio, según el nivel de sitio para el que desee
configurar la aplicación. No necesita
proporcionar el nombre de servidor.
Si elige OneDrive, Google Drive o DocuShare
Go, no necesita especificar un sitio.
Una vez que complete los campos, la
aplicación estará lista para su instalación.
Si alguna vez desea cambiar el repositorio en
la nube o el sitio de MS365/SharePoint,
simplemente inicie sesión en App Gallery,
localice y haga clic en Intelligent Filer
y seleccione el botón Configurar al lado
del icono de la aplicación.
Nota: Cualquier cambio en la configuración
de App Gallery requerirá que la aplicación
se vuelva a instalar en su(s) dispositivo(s).
Si tiene alguna pregunta sobre los campos
de configuración de App Gallery, consulte más
detalles en el Sitio de Asistencia al Cliente
de la aplicación. Puede encontrar un enlace
al final de esta guía.
CO N F IGUR ACIÓN DEL TIPO DE
DO CUMEN T O
Intelligent Filer actualmente admite los
siguientes tipos de documentos: Facturas,
Cuentas, Remitos, Acuerdos, Extractos
bancarios, Correspondencia, y Generales. Cada
tipo de documento viene con una plantilla
predeterminada y preconfigurada para el
nombre del documento y la ubicación de la
carpeta.
El nombre del documento predeterminado
es lo que define la estructura del nombre del
documento, que puede incluir palabras
o caracteres estáticos, así como variables que
se completarán automáticamente con valores
clave que se extraen de sus documentos
escaneados.
La ubicación de la carpeta predeterminada
define en qué parte de su repositorio
en la nube se debe archivar el documento.
Tanto el nombre del documento
predeterminado como la ubicación
de la carpeta predeterminada son únicos
para cada tipo de documento.
© 2023 Xerox Corporation. Todos los derechos reservados. Xerox®, ConnectKey®, AltaLink® y VersaLink® son marcas comerciales de Xerox Corporation en los Estados
Unidos de América y/u otros países. BR38840
I NI C I O R Á P I D O
Xerox® Intelligent Filer
Si desea personalizar el nombre del
documento predeterminado y la ubicación
de la carpeta predeterminada:
1. En la pantalla de inicio dispositivo Xerox,
abra Intelligent Filer.
2. Cuando se abra la aplicación, se le
presentará la Declaración de privacidad
de Xerox. Si acepta, accederá a una
pantalla de inicio de sesión, que se basa
en el repositorio de la nube para el que
configuró la aplicación.
3. Introduzca sus credenciales e inicie
sesión.
4. Una vez que haya iniciado sesión,
aparecerá la pantalla Escanear.
Desplácese hasta la parte inferior de la
pantalla y seleccione Configuración.
5. Aparece la pantalla Configuración con
una lista de los tipos de documentos
admitidos. Todos ellos están habilitados
de forma predeterminada.
Nota: Si deshabilita un tipo
de documento, no estará en la lista
de sugerencias después de completar
un escaneo.
6. Para personalizar un tipo de documento,
seleccione el botón de configuración a la
derecha de las opciones.
7. Aparecerá la pantalla de configuración
del tipo de documento con el nombre
predeterminado y los campos de
ubicación predeterminados.
8. Para editar el nombre predeterminado,
simplemente haga clic en el campo
de texto del nombre predeterminado.
Si desea añadir variables, seleccione el
botón Variable a la derecha para mostrar
la lista de variables disponibles para
el tipo de documento específico. Las
variables que añada serán marcadores de
posición hasta que complete un escaneo.
9. Para cambiar la ubicación
predeterminada, seleccione el botón
Cambiar para navegar por su lista
de carpetas.
10. Para configurar el nombre y la ubicación
predeterminados actualizados, seleccione
Aceptar.
ES CANE AR Y A RCHI VAR UN
DO CUMEN T O
1. En la pantalla de inicio dispositivo Xerox,
abra Intelligent Filer.
2. Cuando se abra la aplicación, se le
presentará la Declaración de privacidad
de Xerox. Si acepta, accederá a una
pantalla de inicio de sesión, que se basa
en el repositorio de la nube para el que
configuró la aplicación.
3. Introduzca sus credenciales e inicie
sesión.
4. Una vez que haya iniciado sesión,
aparecerá la pantalla Escanear.
5. Si desea modificar la configuración del
tipo de documento, consulte la sección
anterior sobre Configuración del tipo
de documento.
6. Ajuste la configuración de escaneo
y coloque su documento en la bandeja
de entrada o sobre el vidrio.
7. Seleccione Escanear.
8. Intelligent Filer escaneará y procesará
su documento.
9. Una vez que se complete el
procesamiento, la aplicación sugerirá
un tipo de documento. Si desea cambiar
el tipo de documento, simplemente
seleccione otro de la lista. De lo contrario,
seleccione Siguiente.
Nota: Si la aplicación no puede sugerir un
tipo basado en el documento que
escaneó, aún se le proporcionará una lista
de tipos de documentos para elegir.
10. A continuación, la aplicación sugerirá una
carpeta de destino, que se basa en la
carpeta predeterminada establecida en la
configuración.
Nota: Si la aplicación no puede sugerir
una carpeta de destino, o si no tiene
acceso a la carpeta sugerida, se le pedirá
que seleccione una carpeta.
11. Si desea seleccionar una carpeta
diferente o crear una nueva carpeta,
puede hacerlo en este paso.
12. Seleccione Siguiente.
13. Aparecerá la pantalla Nombre del
documento con un nombre sugerido, que
se basa en el nombre del documento
predeterminado que se estableció en la
configuración.
14. En este punto, las variables establecidas
para el nombre predeterminado del tipo
de documento se completarán con datos
del documento escaneado. Si la
aplicación no puede encontrar un valor
para una variable, estará en blanco.
15. Puede modificar el nombre seleccionando
el campo de texto. Una vez que esté
satisfecho con el tipo de documento, el
nombre y la ubicación, seleccione
Finalizar para cargar el documento en su
repositorio en la nube.
16. Una vez que se completa la carga, tiene
la opción de escanear otro documento
del mismo tipo en la misma carpeta o
cerrar el flujo de trabajo.
A SI ST EN CI A
Base de conocimientos de Xerox App Gallery
https://www.support.xerox.com/support/xerox-
app-gallery/support/enus.html
Documentación de Xerox App Gallery
https://www.support.xerox.com/support/xerox-
app-gallery/documentation/enus.html
Sitio de atención al cliente
https://intelligentfiler.support.xerox.com
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Xerox App Gallery es una plataforma que te permite personalizar y ampliar las capacidades de tu dispositivo Xerox con una variedad de aplicaciones útiles, como Intelligent Filer, que te permite extraer datos y clasificar documentos fácilmente. Intelligent Filer procesa tus documentos escaneados y sugiere un tipo de documento basado en el contenido y, a través de plantillas predefinidas o personalizadas, sugiere un nombre de documento y una ubicación de carpeta en función de los datos extraídos para subirlos al repositorio en la nube de tu elección.
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