Filemaker Pro 13 Manual de usuario
- Categoría
- Software de gráficos
- Tipo
- Manual de usuario
FileMaker
®
Pro 13
Guía del usuario
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Edición: 01
Contenido
Capítulo 1
Introducción a FileMaker Pro 8
Acerca de esta guía 8
Documentación de FileMaker Pro 8
Dónde encontrar documentación en PDF 8
Ayuda de FileMaker Pro 9
Visita guiada de inicio 9
Soluciones iniciales 9
Lecturas recomendadas 10
Información general de FileMaker Pro 11
Crear soluciones de base de datos sencillas o complejas 11
Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datos 12
Buscar, ordenar y reemplazar datos 13
Proteger bases de datos 13
Crear guiones para automatizar tareas 14
Compartir e intercambiar datos 14
Guardar y enviar datos en otros formatos 15
Capítulo 2
Utilizar bases de datos 16
Campos y registros de la base de datos 16
Abrir archivos 18
Abrir varias ventanas por archivo 21
Cerrar ventanas y archivos 22
Guardar archivos 22
Elementos que FileMaker Pro no guarda 23
Modos 24
Uso de la barra de herramientas de estado 25
Visualizar registros 25
Seleccionar el registro actual 27
Desplazarse por los registros 28
Añadir y duplicar registros 29
Añadir y duplicar registros relacionados 30
Eliminar registros 31
Introducir datos 32
Seleccionar un campo 32
Introducir y cambiar datos en campos 32
Trabajar con datos en la Vista tabla 34
Mostrar datos en la vista Tabla 34
Trabajar con registros en la vista Tabla 35
4
Buscar registros 36
Realizar búsquedas rápidas en el modo Visualizar 36
Realizar peticiones de búsqueda en el modo Buscar 37
Buscar texto y caracteres 39
Buscar números, fechas, horas y marcas de fecha y hora 41
Buscar rangos de información 43
Buscar datos en campos relacionados 44
Buscar campos vacíos o no vacíos 44
Buscar valores duplicados 45
Buscar registros que cumplan varios criterios 45
Buscar registros que no coincidan con el criterio dado 46
Visualizar, repetir o cambiar la última búsqueda 48
Guardar peticiones de búsqueda 48
Eliminar y restablecer peticiones 48
Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos 48
Buscar y reemplazar datos 49
Ordenar registros 51
Previsualizar e imprimir bases de datos 52
Previsualizar datos en presentaciones 53
Imprimir registros 53
Impresión de etiquetas y sobres 55
Imprimir guiones 57
Imprimir información de campos y tablas 57
Imprimir un gráfico de relaciones 57
Automatizar tareas con guiones 58
Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos 59
Configuración de las preferencias 59
Capítulo 3
Crear bases de datos 60
Planificar una base de datos 60
Crear archivos de FileMaker Pro 64
Crear un archivo mediante una solución inicial 65
Crear un archivo nuevo 65
Crear y modificar campos 67
Asignar nombres a los campos 67
Seleccionar un tipo de campo 68
Crear y modificar campos en el cuadro de diálogo Selector de campo 70
Crear y modificar campos en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos 72
Crear y modificar campos en la vista Tabla 74
Crear campos de cálculo 75
Crear campos de sumario 77
Usar campos suplementarios 79
Configurar opciones de campos 79
Definir la entrada de datos automática 80
Definir validaciones de campo 81
Acerca de las opciones de indexación o almacenamiento 83
Crear tablas de bases de datos 85
5
Crear presentaciones e informes 86
Tipos de presentación 88
Trabajar con temas de una presentación 91
Configurar una presentación para imprimir registros en columnas 92
Configurar columnas en una presentación 92
Cambiar la anchura de las columnas 93
Trabajar con objetos en presentaciones 94
Organizar datos con controles de paneles y elementos emergentes 94
Utilizar el Inspector para dar formato a objetos 96
Utilizar el Inspector para situar objetos 97
Utilizar herramientas para colocar objetos con precisión 99
Seleccionar objetos 101
Trabajar con campos en presentaciones 103
Insertar y eliminar campos en presentaciones 103
Ajuste de juegos de casillas de verificación y otros controles en una presentación 105
Decidir la ubicación en que insertar los campos relacionados 107
Campos de fusión 107
Formatear datos de campos en presentaciones 107
Permitir o evitar entradas en campos 113
Trabajar con partes de una presentación 114
Tipos de partes de presentación 115
Trabajar con los estilos de objetos y partes, y el fondo de una presentación 116
Crear y editar gráficos 120
Crear un gráfico 120
Editar un gráfico 122
Capítulo 4
Trabajar con tablas y archivos relacionados 123
Las relaciones 124
Terminología de bases de datos relacionales 126
El gráfico de relaciones 127
Campos coincidentes en relaciones 127
Tipos de relaciones 128
Planificar bases de datos relacionales 133
Trabajar con el gráfico de relaciones 133
Crear relaciones 134
Cambiar relaciones 135
Resumir datos en portales 136
Filtrar registros en portales 137
Acerca de las búsquedas 137
Crear búsquedas 138
Editar búsquedas 139
6
Capítulo 5
Compartir e intercambiar datos 140
Compartir bases de datos en una red 140
Activar el uso compartido y el alojamiento de archivos 141
Abrir archivos compartidos como cliente 143
Abrir bases de datos compartidas de forma remota usando una URL 144
Cerrar un archivo alojado 145
Compartir archivos con clientes de FileMaker Go 146
Cargar archivos en FileMaker Server 146
Importar y exportar datos 146
Guardar y enviar datos en otros formatos 146
Enviar mensajes de correo electrónico basados en datos de registros 147
Formatos de archivo de importación/exportación admitidos 147
Configurar importaciones recurrentes 147
ODBC y JDBC 149
Métodos de importación de datos a archivos existentes 149
Añadir registros 149
Actualizar registros existentes 149
Actualizar registros coincidentes 150
El proceso de importación 151
Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo FileMaker Pro 152
El proceso de exportación 152
Trabajar con fuentes de datos externas 153
Publicar bases de datos en la Web 154
Capítulo 6
Proteger bases de datos 155
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 155
Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados 156
Cuentas predefinidas 158
Conjuntos de privilegios predefinidos 159
Planificar la seguridad para un archivo 160
Proteger un archivo con una contraseña 161
Crear cuentas y conjuntos de privilegios 162
Ver cuentas y conjuntos de privilegios 163
Crear cuentas 164
Crear cuentas que se autentican mediante un servidor externo 165
Crear conjuntos de privilegios 166
Acerca de la activación de acceso a nivel de registro 167
Ver privilegios ampliados 167
Autorización del acceso a los archivos 168
Medidas de seguridad 169
Mejorar la seguridad física 169
Mejorar la seguridad del sistema operativo 170
Establecer seguridad de red 170
Realizar copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes 171
Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus 173
Capítulo 1
Introducción a FileMaker Pro
FileMaker
®
Pro
es el software líder de bases de datos para grupos de trabajo que permite
crear
y compartir soluciones adaptadas a sus necesidades empresariales. Sus eficaces
características, su extensa compatibilidad con plataformas y una interfaz sencilla hacen de
FileMaker
Pro una herramienta indispensable para cualquier usuario del sector empresarial,
gubernamental y educativo que necesite gestionar sin esfuerzo su información en iPad, iPhone,
Windows, OS
X y la Web.
Acerca de esta guía
Esta Guía del usuario contiene una introducción a las funciones de FileMaker Pro y ofrece
instrucciones paso a paso sobre las tareas más frecuentes de FileMaker
Pro. Es posible que
necesite consultar la Ayuda de FileMaker
Pro para obtener información detallada sobre las
funciones más avanzadas del producto.
Documentación de FileMaker Pro
La documentación de FileMaker Pro ofrece conocimientos para alcanzar una mayor
productividad, instrucciones de instalación, ayuda en línea, etc.
Se incluyen los siguientes manuales:
1 Guía del usuario de FileMaker Pro (este manual): contiene conceptos clave y
procedimientos básicos.
1 Guía de instalación y nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced: contiene
instrucciones de instalación y una lista de las nuevas funciones de la versión actual.
1 Guía de ODBC y JDBC de FileMaker: describe cómo puede utilizar el software de FileMaker
como una aplicación cliente de ODBC y como una fuente de datos para aplicaciones
ODBC y JDBC.
1 Referencia de FileMaker SQL: describe las instrucciones, las expresiones y las funciones
SQL admitidas por FileMaker.
1 Guía de FileMaker WebDirect™: describe cómo facilitar presentaciones de FileMaker Pro
alojadas por FileMaker
Server a los usuarios de un navegador Web a través de una intranet
o
de Internet.
Dónde encontrar documentación en PDF
Para acceder a los archivos PDF de la documentación de FileMaker:
1 En FileMaker Pro, elija el menú Ayuda > Documentación del producto.
1 Visite http://www.filemaker.com/es/support/ para obtener documentación adicional.
Ayuda de FileMaker Pro
La ayuda de FileMaker Pro ofrece instrucciones completas y detalladas sobre las funciones de
esta aplicación. Puede abrir la Ayuda desde el menú Ayuda de FileMaker
Pro.
Capítulo 1 | Introducción a FileMaker Pro 9
Hay tres formas de acceder a la Ayuda:
1 Examine la tabla de contenidos de la Ayuda para buscar temas.
1 Busque temas específicos mediante la introducción de palabras clave.
1 Obtenga información sobre el cuadro de diálogo mostrado actualmente pulsando F1
(Windows) o Comando-? (OS
X). Algunos cuadros de diálogo muestran un
botón
(Windows) o (OS X), o un enlace Más información, que también puede
utilizar para obtener información acerca del cuadro de diálogo.
Visita guiada de inicio
Puede explorar FileMaker Pro a través de esta vista guiada de inicio interactiva. Practique la
creación, la modificación y la eliminación de registros, y obtenga información sobre la búsqueda
de valores de datos y la ordenación de registros, la visualización de datos en gráficos y registros,
así como sobre la importación y la exportación de datos entre archivos. También conocerá las
ricas funciones que proporciona FileMaker
Pro para crear sus propias soluciones personalizadas.
Para acceder a la visita guiada, seleccione el menú Ayuda > Documentación del producto >
Visita guiada de inicio. O bien utilice el Inicio rápido de FileMaker (consulte
“Abrir archivos” en
la página 18).
Soluciones iniciales
FileMaker Pro incluye soluciones iniciales (archivos de plantilla de base de datos) que le permiten
comenzar a diseñar rápidamente sus soluciones de base de datos de FileMaker
Pro. Las
soluciones iniciales aprovechan las mejores nuevas características de FileMaker
Pro. Cada vez
que empiece a crear bases de datos, compruebe la lista de soluciones iniciales disponibles para
ver si alguna de ellas se ajusta a sus necesidades.
Puede acceder a las soluciones iniciales al abrir archivos (consulte “Abrir archivos” en la
página 18).
Puede encontrar más información, sugerencias e ideas para las bases de datos en el sitio Web
de FileMaker: www.filemaker.com/es.
Capítulo 1 | Introducción a FileMaker Pro 10
Lecturas recomendadas
A continuación, se ofrecen algunas sugerencias sobre el uso de la documentación para que
pueda aprender a realizar tareas específicas en FileMaker
Pro.
Nota Si la base de datos se ha desarrollado mediante FileMaker Pro Advanced, puede ver
menús personalizados o información de herramientas para objetos de presentaciones. Para
obtener una visión general de estas funciones, consulte la Ayuda.
Tipo de usuario Lecturas recomendadas
Usuario que introduce los datos El capítulo 2 de esta guía: “Utilizar bases de datos,”
Propietarios de pequeñas
empresas o educadores que
creen una base de datos básica
para empezar y que mejorarán
con el tiempo
El capítulo 3 de esta guía: “Crear bases de datos,” A medida que se añadan
funciones a la base de datos, consulte la Ayuda.
Administrador de bases de datos
1 Todos los capítulos de esta guía
1 La Ayuda para obtener información sobre temas avanzados
1 Guía ODBC y JDBC de FileMaker y Referencia SQL de FileMaker
Nuevo usuario de FileMaker Pro
1 Guía de instalación y de nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro
Advanced
1 Todos los capítulos de esta guía
Usuario que actualiza de una
versión anterior
1 Guía de instalación y de nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro
Advanced
1 El capítulo 7 de esta guía: “Convertir bases de datos de FileMaker Pro 11 y
anteriores,”
Capítulo 1 | Introducción a FileMaker Pro 11
Información general de FileMaker Pro
A continuación se ofrece información general acerca de las funcionalidades de FileMaker Pro.
Crear soluciones de base de datos sencillas o complejas
Con FileMaker Pro, puede crear bases de datos sencillas, formadas por solo una tabla de base
de datos como, por ejemplo, información de clientes, o puede crear una base de datos compleja
con relaciones y varias tablas. Por ejemplo, puede crear una base de datos compleja que
relacione dos tablas en función de un único valor común, como un número de serie o un número
de identificación.
Puede organizar las bases de datos como una única tabla en un solo archivo, como varias tablas
en un solo archivo o como varias tablas en varios archivos.
FileMaker Pro ofrece soluciones iniciales diseñadas con fines empresariales, educativos y
personales. Las plantillas se pueden personalizar rápidamente para adaptarlas a sus
necesidades.
Para obtener más información, consulte capítulo 3, “Crear bases de datos”.
Una base de datos compuesta por una tabla
Una base de datos compuesta por varias tablas, con un portal
que muestra registros de una tabla relacionada
Portal
Capítulo 1 | Introducción a FileMaker Pro 12
Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datos
Las presentaciones de FileMaker Pro determinan la organización de la información para ver,
imprimir, buscar e introducir datos, y generar informes sobre estos. Las presentaciones no
almacenan datos; simplemente los muestran.
Los archivos de base de datos pueden tener un gran número de presentaciones diferentes, que
pueden mostrar los datos de diversas formas. En un archivo de base de datos, puede diseñar
presentaciones distintas para la entrada de datos, la generación de informes de sumario, la
impresión de etiquetas de correo, la visualización de datos mediante gráficos, el uso de una base
de datos en un navegador Web o en un dispositivo táctil, etc. Puede cambiar el diseño de la
presentación sin que se vean afectados los datos u otras presentaciones del archivo. Si se
cambian los datos de un campo, dicho cambio se refleja en el mismo campo en todas las
presentaciones de la base de datos.
En una presentación, puede elegir, organizar y modificar los campos y las etiquetas de campo,
crear informes, añadir botones para iniciar guiones, añadir gráficos y texto y especificar las
opciones de impresión.
No es necesario almacenar toda la información en la base de datos de FileMaker Pro. Por
ejemplo, puede añadir un visor Web para visualizar una página Web en una presentación. Existen
algunas restricciones para mostrar el contenido Web en FileMaker
Pro.
Seleccione tipos de presentaciones diferentes en el asistente Nueva presentación/Nuevo
informe. Utilice los diferentes tipos de presentación para diversos fines, como mostrar una
pantalla de introducción de datos en un equipo o un iPad, imprimir un informe de totales de ventas
o aplicar un formato a los datos de etiquetas de correo. Puede personalizar cada presentación
con las herramientas de diseño disponibles en el modo Presentación.
Para obtener más información, consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 86.
Steve Williams
789 Ninth Avenue
Nueva York, NY 10001
Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente
con varias presentaciones
Juanita Álvarez 555-1234
Michelle Cannon 555-1234
Andre Common 555-1234
Marie Durand 555-1234
Jean Durand 555-1234
William Johnson 555-1234
John Lee 555-1234
Patrick Murphy 555-1234
Le Nguyen 555-1234
Kentaro Ogawa 555-1234
Mary Smith 555-1234
John Smith 555-1234
Sophie Tang 555-1234
Steve Williams 555-1234
Betty Wilson 555-1234
Contactos
Estimada Sophie:
Gracias por su pedido. Valoramos su
confianza y nos complace tener la
oportunidad de atenderle.
Si tiene alguna duda acerca de su pedido, no
dude en ponerse en contacto con nosotros.
Deseamos que la compra sea de su agrado.
Atentamente,
John Lee
Capítulo 1 | Introducción a FileMaker Pro 13
Buscar, ordenar y reemplazar datos
Las funciones de buscar, ordenar y reemplazar datos le permiten gestionar los datos de
diversas
maneras.
Puede buscar registros que cumplan los criterios especificados, como registros introducidos en
una determinada fecha o direcciones de una ciudad determinada. Puede abrir otra ventana para
realizar diferentes búsquedas en los mismos datos.
Puede reorganizar los registros para verlos o imprimirlos en una secuencia diferente.
Por
ejemplo, puede ordenar los campos alfabéticamente, numéricamente, por fecha o
mediante
un tipo de ordenación personalizado.
Puede buscar y reemplazar datos en varios campos, del mismo modo que se realiza en la
mayoría de los procesadores de texto. También puede guardar un conjunto encontrado de
registros como un enlace a snapshot y enviar este enlace a otra persona.
Para obtener más información, consulte “Buscar registros” en la página 36, “Ordenar registros”
en la página 51, y “Buscar y reemplazar datos” en la página 49.
Proteger bases de datos
Mediante la definición de cuentas y conjuntos de privilegios, es posible restringir lo que los
usuarios pueden ver y hacer en los archivos de base de datos. Las cuentas autentican a los
usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica un nombre de cuenta
y
(normalmente) una contraseña. Los usuarios que no puedan especificar la información de
cuenta válida no podrán abrir ningún archivo protegido. Los conjuntos de privilegios especifican
el nivel de acceso a los archivos de base de datos. Cada cuenta tiene asignado un conjunto
de
privilegios, que determina el nivel de acceso cuando una persona abre un archivo con
esta
cuenta.
Los privilegios ampliados determinan las opciones de uso compartido de datos permitidas por
un
conjunto de privilegios, como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios
abrir un archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web.
Puede proteger de forma adicional un archivo concediendo autorización a otros archivos
FileMaker
Pro para que creen referencias al esquema (tablas, presentaciones, guiones y listas de
valores) en ese archivo e impidiendo que se abra un archivo con una versión de FileMaker
Pro,
FileMaker
Go
®
o FileMaker Server anterior a la versión especificada.
Registros de clientes ordenados por apellidos
Capítulo 1 | Introducción a FileMaker Pro 14
Para obtener más información sobre la seguridad de las bases de datos de FileMaker Pro,
cconsulte
capítulo 6, “Proteger bases de datos.”
Crear guiones para automatizar tareas
Los guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar la orientación de la página,
o
tareas complejas, como preparar el envío de correo personalizado a clientes.
Por ejemplo, puede definir un guión que cree una carta de agradecimiento para los clientes de
su
base de datos que han realizado una compra la semana pasada. El guión redacta una carta
personalizada para cada cliente. A continuación, el guión pasa al modo Vista Previa y entra en
modo de pausa para que pueda visualizar la carta antes de imprimirla. Toda esta tarea se inicia
con sólo hacer clic en un botón de una presentación.
Puede crear guiones seleccionando en una lista los pasos de guiones de FileMaker Pro,
especificando opciones y organizando los pasos en el orden correcto para realizar la tarea.
FileMaker
Pro facilita la gestión y el mantenimiento de guiones, incluso en bases de datos
complejas. Puede ver, editar y gestionar guiones desde distintas bases de datos de forma
simultánea. Para obtener más información sobre los guiones, consulte
“Automatizar tareas con
guiones” en la página 58.
También puede configurar activadores de guiones para especificar los guiones que se ejecutarán
cuando se produzcan determinados eventos. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Compartir e intercambiar datos
Una ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es que puede compartirlos con otros usuarios.
Puede compartir sus datos con otros usuarios de FileMaker
Pro o FileMaker Go en una red, o
importar y exportar datos desde otro archivo. Además, puede utilizar ODBC (Open Database
Connectivity, Conectividad abierta de bases de datos) y JDBC (Java Database Connectivity,
Conectividad de bases de datos de Java) para compartir archivos FileMaker
Pro con aplicaciones
compatibles con ODBC y JDBC o puede acceder a los datos desde fuentes de datos externas. Si
dispone de FileMaker
Server, puede utilizar FileMaker WebDirect para publicar bases de datos
alojadas por FileMaker
Server a fin de compartir datos en la Web y puede cargar archivos en
FileMaker
Server.
Si su equipo está conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro o FileMaker Go
pueden utilizar simultáneamente el mismo archivo de base de datos de FileMaker
Pro. El uso
compartido de la red FileMaker
Pro permite compartir archivos con un máximo de 5 usuarios
simultáneos.
Nota Para admitir más usuarios y tecnologías de publicación en la Web, como XML, PHP y
FileMaker
WebDirect, FileMaker recomienda el uso de FileMaker Server.
Puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice automáticamente los datos
importados de otra aplicación como, por ejemplo, Microsoft Excel. La importación recurrente tiene
lugar automáticamente la primera vez que se visualiza la presentación que contiene los datos del
archivo externo. Posteriormente, puede ejecutar un guión para actualizar datos. Para obtener
más información sobre la importación recurrente, consulte
“Configurar importaciones recurrentes”
en la página 147.
Para obtener más información sobre cómo compartir e intercambiar datos, consulte capítulo 5,
“Compartir e intercambiar datos.”
Capítulo 1 | Introducción a FileMaker Pro 15
Guardar y enviar datos en otros formatos
FileMaker Pro permite guardar datos en distintos formatos de archivo como, por ejemplo, hojas
de cálculo de Microsoft Excel y archivos Adobe PDF, para que pueda proporcionar los archivos a
usuarios que no dispongan de FileMaker
Pro. Puede enviar los archivos por correo electrónico
automáticamente después de guardarlos. Para obtener más información, consulte
“Guardar y
enviar datos en otros formatos” en la página 146.
Capítulo 2
Utilizar bases de datos
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:
1 abrir, cerrar y guardar archivos
1 crear registros en una base de datos
1 añadir y editar datos en campos
1 buscar registros utilizando diferentes criterios
1 omitir registros del conjunto encontrado
1 buscar y reemplazar datos
1 ordenar datos
1 imprimir datos, guiones, información de tablas y campos y el gráfico de relaciones
1 utilizar guiones
Consulte la Ayuda para obtener información completa y pormenorizada, y procedimientos
detallados sobre el uso de FileMaker
Pro.
Nota Algunos procedimientos se refieren al uso de un menú abreviado. Para mostrar un menú
abreviado (o contextual), haga clic con el botón derecho del ratón (o pulse la tecla Control y haga
clic) en un objeto o área para que aparezca una lista de comandos. Puede utilizar el Panel de
control (Windows) o las Preferencias del sistema (OS
X) para configurar el ratón, el panel táctil
o
el dispositivo de entrada. Por ejemplo, puede configurar el botón secundario del ratón.
Campos y registros de la base de datos
Una base de datos es un conjunto de información, o datos, que se puede organizar, actualizar,
ordenar e imprimir y donde se pueden realizar búsquedas. A diferencia de una hoja de cálculo
electrónica, que se utiliza para tabular y calcular datos almacenados en las celdas de una tabla
rectangular, una base de datos es una recopilación de conceptos vinculados mediante un
esquema que describe la organización de las tablas de la base de datos, sus campos y las
relaciones entre estos y las tablas.
Determinadas tareas se adaptan mejor a cada una de estas importantes herramientas de
productividad empresarial. Las hojas de cálculo se utilizan preferiblemente para tareas como el
mantenimiento de un libro de contabilidad empresarial en el que es necesario registrar y calcular
los datos, pero no presentarlos ni analizarlos en varios formatos. Las bases de datos son más
adecuadas para tareas como el control de inventario, donde es necesario realizar un seguimiento
del consumo y las pérdidas, y generar informes sobre el estado del inventario periódicamente.
Una base de datos de inventario puede ordenar y notificar la información de inventario de distintas
formas, de forma que le permite analizar los datos por tipo de artículo, por cifras de ventas, por
consumo mensual, etc.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 17
Su propia libreta de direcciones o su archivador constituyen un ejemplo de una base de datos
simple. Con estos objetos, puede almacenar información similar de forma organizada para
recuperarla fácilmente. En un archivador, debe elegir el modo de ordenación de los datos, por
ejemplo, alfabéticamente, por apellidos o por región. Mediante el almacenamiento de contactos
y direcciones en FileMaker
Pro, puede organizar la información de muchas maneras. Puede
ordenarla por país, ciudad, apellidos, o incluso por estos tres campos.
Un sistema de facturación es un ejemplo de una base de datos más compleja, con varias tablas
relacionadas, varias presentaciones y campos de cálculo.
También puede consultar un subconjunto de los datos, como, por ejemplo, ver todas las facturas
de un determinado mes. Una base de datos no sólo almacena información, también puede
utilizarla para organizar y analizar información, y darse cuenta de su relevancia.
Los campos son el elemento principal de una tabla de base de datos. Los campos se utilizan para
almacenar, calcular y presentar los datos que se han introducido en un registro. Cada parte de la
información de un registro (como un nombre, un número de identificación y un número de
teléfono) se almacena en un campo.
Una tabla de base de datos incluye uno o varios campos que contienen información similar acerca
de un asunto o actividad. Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes contienen
información sobre la dirección de un cliente. Las tablas definen también la organización de los
registros que contienen.
Una base de datos puede estar formada por un archivo con una tabla, que puede contener
nombres, direcciones y números de teléfono y de fax de todos los clientes. Una base de datos
también puede estar formada por varios archivos que contienen cada uno una o varias tablas y
que todos juntos contienen toda la información acerca de los temas relacionados (denominados
a menudo sistema de base de datos). Mediante las funciones relacionadas de FileMaker
Pro,
puede vincular información entre archivos y tablas para crear una base de datos relacional.
BC
Michelle Cannon
123 4th St. SW
Edmonton
(717) 555-0011
CAN
N4V 1LN
Registros
Campos
Su libreta de direcciones es como una base de datos.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 18
Por ejemplo, en una tabla se pueden mostrar los clientes que compraron un determinado artículo
y en una tabla relacionada se puede mostrar el precio de adquisición.
Para introducir datos en una tabla de base de datos, hay que crear un registro nuevo e introducir
valores en los campos que pertenecen a dicho registro. Los valores pueden escribirse en el
campo, importarse desde otra aplicación o introducirse de distintas formas.
FileMaker Pro también le permite acceder a los datos almacenados en archivos que no son de
FileMaker
Pro y verlos. Por ejemplo, si tiene acceso a los datos almacenados en una base de
datos SQL, puede visualizar la información desde la base de datos externa y trabajar con los
datos en el archivo FileMaker
Pro.
Abrir archivos
Para abrir un archivo si FileMaker Pro no se está ejecutando:
Seleccione uno de los métodos siguientes:
1 Haga doble clic en el archivo de FileMaker Pro.
1 Arrastre el archivo al icono de la aplicación FileMaker Pro.
1 Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro y seleccione el archivo que desee abrir.
Si aparece la pantalla de Inicio rápido, para obtener más información, consulte "Para abrir un
archivo utilizando el Inicio rápido de FileMaker" a continuación.
Para abrir un archivo si se está ejecutando FileMaker Pro
1. Seleccione el menú Archivo > Abrir.
Consejo También puede elegir el menú Archivo > Abrir reciente o
el menú Archivo > Abrir favorito.
2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione el nombre de archivo y haga clic en Abrir.
3. Si se le solicita un nombre de cuenta y una contraseña, escríbalos en el cuadro de diálogo
Contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tabla Facturas
002
ID del cliente
Andre Common
Nombre del cliente
818-555-1234
Teléfono
ID del
producto
Producto
FB3
Precio
Baguette 3,95 €
FB14 Cruasanes 9,95 €
12345
ID factura
FB3
ID del
producto
BaguetteProducto
3,95 €Precio
002ID del cliente
Andre CommonNombre
818-555-1234Teléfono
Tabla ProductosTabla Clientes
34N.º de
existencias
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 19
Para abrir un archivo utilizando el Inicio rápido de FileMaker
1. Para que aparezca la pantalla de Inicio Rápido, realice una de las siguientes tareas.
1 Inicie FileMaker Pro
1 Si FileMaker Pro se está ejecutando o si inicia FileMaker Pro y no ve la pantalla de Inicio
rápido de FileMaker, seleccione el menú Ayuda
> Pantalla de Inicio rápido.
2. Cuando aparezca la pantalla de Inicio rápido de FileMaker, realice una de las siguientes tareas.
3. Haga doble clic en un archivo para abrirlo.
En la pantalla de Inicio rápido de FileMaker hay una zona en el centro en la que puede realizar
diferentes tareas de varias formas. Además de abrir archivos, puede:
1 Crear y diseñar un archivo nuevo y vacío de FileMaker Pro. Consulte “Crear archivos de
FileMaker Pro” en la página 64.
1 Convertir un archivo de formato diferente (como Microsoft Excel) que ya contenga datos.
Consulte “Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo FileMaker Pro” en la página 152.
Realice lo siguiente Para
Haga clic en Archivos
recientes en el cuadro central
de la pantalla de Inicio rápido.
Mostrar una lista de archivos FileMaker Pro que ha abierto recientemente. Si
no aparecen archivos recientes en la lista, seleccione el menú Edición >
Preferencias (Windows) o el menú FileMaker Pro > Preferencias (OS X),
elija Mostrar archivos recientes, especifique un valor de 1 a 30 indicando el
número de archivos recientes que desea mostrar en la lista y, a continuación,
haga clic en Aceptar. (Para eliminar la lista de archivos abiertos
recientemente, seleccione el menú Archivo > Abrir reciente > Borrar
archivos recientes).
Haga clic en Archivos
favoritos en el cuadro central
de la pantalla de Inicio rápido.
Mostrar una lista de archivos FileMaker Pro que ha marcado como favoritos.
Haga clic en el nombre del host
o en la dirección IP de un
equipo remoto.
Mostrar una lista de los archivos FileMaker Pro almacenados en ese
equipo remoto.
Haga clic en Visualizar. Busque los archivos locales o remotos que desee abrir.
Pantalla de Inicio rápido de FileMaker (OS X)
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 20
1 Crear archivos mediante las soluciones iniciales vacías y prediseñadas que le ofrece
FileMaker, Inc. Consulte “Crear archivos de FileMaker Pro” en la página 64.
1 Utilizar la visita guiada de inicio. Consulte “Visita guiada de inicio” en la página 9.
Para obtener más información acerca de la utilización del Inicio rápido de FileMaker, consulte
la
Ayuda.
Para abrir un archivo que está siendo compartido a través de una red
1. Seleccione el menú Archivo > Abrir remoto.
2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista para obtener una lista
de
los hosts.
3. Para ver los archivos disponibles de un host, seleccione uno de los hosts. En la lista Archivos
disponibles, seleccione el archivo que desea abrir.
O escriba la ruta de red en Ruta de archivo de red (por ejemplo,
fmnet:/direcciónIPhost/nombredearchivo).
4. Haga clic en Abrir.
Windows: Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una contraseña y un
nombre de dominio según la configuración de uso compartido de red de FileMaker
seleccionada por el host.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Si ha seleccionado Mostrar archivos recientes en las preferencias Generales, los archivos a
los que haya accedido recientemente aparecerán en la lista de archivos abiertos
recientemente. (Para ello, seleccione la opción Abrir reciente del menú Archivo o haga clic
en Archivos recientes en la pantalla de Inicio rápido de FileMaker). Consulte la Ayuda para
obtener información sobre cómo añadir archivos locales o remotos a la lista Archivos favoritos
de la pantalla de Inicio rápido de FileMaker.
1 Para abrir y compartir un archivo, consulte “Activar el uso compartido y el alojamiento de
archivos” en la página 141.
1 Puede abrir archivos FileMaker Pro creados en Windows en un equipo que ejecute OS X y
viceversa. Si piensa desplazar archivos entre distintas plataformas, se recomienda añadir la
extensión .fmp12 al nombre de archivo. Si añade o elimina extensiones de nombre de archivo,
debe volver a definir las fuentes de datos de FileMaker para los archivos relacionados y los
archivos con guiones externos.
Seleccione Para mostrar
Hosts favoritos Hosts añadidos anteriormente como favoritos
Hosts locales Hosts de FileMaker Pro ubicados en la subred TCP/IP
Hosts listados por LDAP Hosts de FileMaker Pro disponibles a través del servidor LDAP especificado
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 21
1 Puede establecer un nombre de cuenta y una contraseña predeterminados para un archivo en
la pestaña Abrir del cuadro de diálogo Opciones de archivo. En este caso, los usuarios inician
sesión automáticamente a través de una cuenta y una contraseña determinadas (si se han
especificado) al abrir una base de datos. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
1 Si el archivo que va a abrir está alojado, es posible que aparezca un icono en la esquina inferior
izquierda de la ventana de FileMaker
Pro. Este icono indica el nivel de seguridad de la
conexión con el host. El icono
indica que la conexión está cifrada (SSL). El icono indica
que la conexión está cifrada (SSL) y se ha verificado con un certificado. Para obtener más
información, consulte al administrador de la base de datos.
Abrir varias ventanas por archivo
Puede abrir varias ventanas por archivo. De esta forma, puede ver la misma presentación en
ventanas diferentes o ver simultáneamente diferentes presentaciones del mismo archivo. Puede
realizar una búsqueda u ordenar operaciones de forma independiente en las diferentes ventanas.
Para abrir una ventana adicional, elija el menú Ventana > Ventana nueva. Aparece otra ventana.
La
ventana muestra inicialmente la misma presentación, tipo de ordenación y conjunto encontrado
que la ventana que estaba activa anteriormente.
En el modo Visualizar, la
ventana de la base de
datos original en la que
puede visualizar los
registros
En el modo Buscar, una
segunda ventana en la que
puede realizar una búsqueda
diferente en el mismo
conjunto encontrado
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 22
Para ver una presentación diferente en la nueva ventana, seleccione una presentación en el
menú desplegable Presentación de la barra de presentación, o elija el menú Vista
> Ir a la
presentación. Para obtener información sobre la búsqueda de registros, consulte
“Buscar
registros” en la página 36. Para obtener información sobre la ordenación de registros, consulte
“Ordenar registros” en la página 51. Para obtener más información sobre cómo abrir varias
ventanas, consulte la Ayuda.
Cerrar ventanas y archivos
Puede cerrar ventanas y archivos FileMaker Pro de la misma forma que en la mayoría de las
aplicaciones Windows y OS
X.
Para cerrar una ventana, realice una de las siguientes acciones:
1 Windows: haga doble clic en el icono del documento en la esquina superior izquierda de la
ventana del documento.
1 Windows: haga clic en el botón de cierre en la esquina superior derecha de la ventana del
documento.
1 OS X: haga clic en el botón rojo de cierre en la esquina superior izquierda de la ventana del
documento.
1 Seleccione el menú Archivo > Cerrar.
Para cerrar un archivo, utilice los procedimientos anteriores sobre cómo cerrar todas las ventanas
abiertas de un archivo.
Nota Aunque cierre un archivo, puede permanecer abierto como archivo oculto si la ventana de
algún otro archivo muestra datos de dicho archivo. (Por ejemplo, puede que otra ventana muestre
datos relacionados del archivo que intentó cerrar.) FileMaker
Pro cerrará el archivo cuando cierre
todas las ventanas dependientes.
Guardar archivos
De forma predeterminada, FileMaker Pro guarda automáticamente los cambios realizados en los
datos mientras trabaja; por lo tanto, no hay un comando Guardar. Si desea tener más control sobre
cuándo se guardan los datos de registros, puede anular la selección de la opción Guardar
automáticamente cambios en registro (del cuadro de diálogo Ajustar presentación) en cada
presentación individualmente. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Puede guardar una copia de seguridad del archivo o un clon del archivo sin datos. Para guardar una
copia del archivo en un formato que no sea de FileMaker, consulte
“Guardar y enviar datos en otros
formatos” en la página 146.
Importante Guarde siempre una copia del archivo antes de realizar un gran número de cambios.
No puede restablecer los datos después de eliminar un campo en el cuadro de diálogo Gestionar
base de datos (o en cuadro de diálogo Selector de campo) o quitar registros mediante los
comandos Eliminar registro o Eliminar todos.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 23
Para guardar una copia del archivo:
1. Seleccione el archivo que desea guardar para que sea el archivo activo y elija el menú
Archivo
> Guardar una copia como.
2. Desplácese a la ubicación del disco duro en la que desea guardar el archivo.
3. Escriba un nombre de archivo en Nombre (Windows) o en Guardar como (OS X).
4. Windows: En Guardar como tipo, seleccione Archivos FileMaker.
5. En Guardar una (Windows) o Tipo (OS X), seleccione una de las siguientes opciones:
Nota Para crear una copia de un archivo que incluya los datos del contenedor almacenados
externamente, seleccione copia independiente. Las opciones de copia del archivo actual y
copia compactada no copian los datos almacenados externamente. Para utilizar cualquiera
de estas opciones, deberá incrustar primero los datos en los campos contenedor. Para obtener
más información, consulte la Ayuda.
6. Haga clic en Guardar.
Elementos que FileMaker Pro no guarda
FileMaker Pro no guarda los cambios realizados en el estado de un archivo si estas son las únicas
modificaciones efectuadas mientras el archivo está abierto. A continuación se indican algunos
cambios que no se guardan:
1 Mostrar un registro o presentación diferente
1 Ordenar registros o modificar el tipo de ordenación
1 Realizar operaciones de búsqueda como Buscar, Mostrar todos los registros, Omitir registro o
modificar una petición de búsqueda
1 Cambiar la posición y el tamaño de las ventanas o abrir una nueva ventana
1 Mostrar u ocultar la barra de herramientas de estado
1 Cambiar la configuración de visualización de la regla
1 Cambiar la unidad de medida
Seleccione Para
Copia del archivo actual Duplicar todo el archivo, incluidas las tablas, las definiciones de campos, las
presentaciones, las opciones de ajuste de página y los datos. La duplicación de
un archivo puede resultar útil si va a realizar un gran número de cambios en el
mismo.
Copia compactada (más
reducida)
Compactar todo el archivo para ocupar menos espacio en disco, empleando el
espacio no utilizado del archivo. Guardar una copia compactada puede resultar
útil si edita muchos registros frecuentemente.
Clon (copia sin registros) Guardar las tablas, las definiciones de campos, las presentaciones, los guiones y
las opciones de ajuste de página de un archivo, pero sin los datos. Realice un clon
cuando desee tener una plantilla del esquema del archivo.
Copia independiente
(archivo único)
Crear una copia del archivo actual con todos los datos del contenedor que se
hayan almacenado como referencia de archivo o de forma externa (tanto en
almacenamiento abierto como seguro) e incrustado en los campos contenedor
del archivo.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 24
Por ejemplo, si abre un archivo, ordena los registros y, a continuación, lo cierra, FileMaker Pro no
guardará el tipo de ordenación. Sin embargo, si abre el archivo, añade un nuevo registro, ordena
los registros y, a continuación, cierra el archivo, FileMaker
Pro guardará el tipo de ordenación, así
como el nuevo registro.
Para obtener más información sobre cómo guardar archivos, consulte la Ayuda.
Modos
En FileMaker Pro, puede trabajar con los datos en los modos Visualizar, Buscar, Presentación o
Vista previa. Puede seleccionar un modo en el menú Vista o en el menú emergente de modo
ubicado en la parte inferior de la ventana del documento.
Utilice este modo Para
Modo Visualizar Trabajar con los datos de un archivo. Puede añadir, ver, cambiar, ordenar, omitir (ocultar) y
eliminar registros. La mayor parte del trabajo, como, por ejemplo, la introducción de datos, la
realizará en el modo Visualizar.
Modo Buscar Buscar registros concretos que coincidan con un conjunto de criterios. A continuación, puede
trabajar con este subconjunto de registros, denominado conjunto encontrado. Después de
buscar un grupo de registros, FileMaker Pro vuelve al modo Visualizar, donde puede
comenzar a trabajar con ellos.
Modo Presentación Determinar la forma en que se presenta la información en la pantalla o en los informes,
etiquetas y formularios impresos. Diseñe presentaciones para tareas específicas, como la
entrada de datos o la impresión de facturas o sobres. Seleccione y organice los campos y
demás objetos para modificar una presentación existente o crear nuevas presentaciones.
Modo Vista previa Ver la apariencia de los datos en los formularios o informes antes de imprimirlos. El modo
Vista previa es particularmente útil para ver presentaciones con varias columnas (como
etiquetas de correo) e informes con sumarios.
Menú emergente
de modo
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 25
Uso de la barra de herramientas de estado
La barra de herramientas de estado proporciona un acceso rápido a muchos comandos de menú
de FileMaker
Pro. Incluye, en todos los modos, herramientas de navegación, botones
personalizables y una barra de presentación para trabajar con presentaciones. En el modo
Presentación, incluye las herramientas de presentación. Mueva el puntero sobre un botón para
ver su descripción. Además, puede cambiar entre los modos haciendo clic en los botones de la
barra de herramientas de estado. Los botones de la barra de herramientas de estado varían
según el modo en que se encuentre.
En el modo Presentación, también puede utilizar el Inspector para formatear y editar objetos de
una presentación. Para obtener más información, consulte
“Utilizar el Inspector para dar formato
a objetos” en la página 96.
Para obtener más información acerca del uso de la barra de herramientas de estado, consulte
la
Ayuda.
Visualizar registros
FileMaker Pro incluye tres vistas diferentes para cada presentación: formulario, lista y tabla Al
cambiar las vistas, cambia temporalmente la forma en que se visualizan o imprimen los registros.
La siguiente ilustración muestra la misma presentación en las tres vistas.
Barra de
herramientas
de estado
Barra de
presentación
Barra de formato
Para visualizar registros Realice lo siguiente en los modos Visualizar o Buscar
Individualmente Seleccione el menú Vista > Ver como formulario o haga clic en Vista Formulario
en la barra de presentación.
En una lista Seleccione el menú Vista > Ver como lista o haga clic en Vista Lista
en la
barra de presentación.
En una tabla similar a una
hoja de cálculo
Seleccione el menú Vista > Ver como tabla o haga clic en Vista Tabla
en la
barra de presentación. Cada fila muestra un registro y cada columna muestra
un campo.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con los datos de una tabla
similar a una hoja de cálculo, consulte “Trabajar con datos en la Vista tabla” en la
página 34.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 26
Vista
Formulario
Vista Lista
Vista Tabla
Registro actual
Cada fila es un registro
Etiquetas
de campo
Etiquetas de campo
Etiquetas
de campo
Registro actual
Registro actual
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 27
Seleccionar el registro actual
En el modo Visualizar, una tabla tiene un registro actual (activo o seleccionado) en cada momento y
en cada ventana. Para obtener más información sobre cómo desplazarse por los registros, consulte
“Desplazarse por los registros” en la página 28.
Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la fila del portal (haga clic dentro
de la fila, pero fuera de cualquier campo de la fila).
Para obtener información acerca de registros y portales relacionados, consulte el capítulo 4,
“Trabajar con tablas y archivos relacionados.”
En esta vista El registro actual es
Vista Formulario El registro que está viendo. Para seleccionar otro registro y establecerlo como actual,
desplácese a otro registro.
Vista Lista El registro presenta un relleno distinto al de los demás registros. Para seleccionar
otro registro y establecerlo como actual, haga clic en ese registro o utilice los
controles de la barra de herramientas de estado.
El registro actual también se puede indicar mediante una barra vertical continua en la
parte izquierda.
Vista Tabla El registro que está resaltado en el margen izquierdo. Para seleccionar otro registro y
establecerlo como actual, haga clic en ese registro o utilice los controles de la barra de
herramientas de estado.
Haga clic dentro de la fila
del portal para seleccionar
un registro relacionado
Portal
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 28
Desplazarse por los registros
Para pasar de un registro a otro, utilice el libro de la barra de herramientas de estado.
También puede usar la rueda de desplazamiento del ratón para desplazarse por los registros.
Para obtener más información sobre la visualización de los registros, consulte la Ayuda.
Para desplazarse Realice lo siguiente
Al registro siguiente de la
tabla actual
Haga clic en la página derecha del libro o seleccione
el menú Registros > Ir al registro > Siguiente.
Al registro anterior de la
tabla actual
Haga clic en la página izquierda del libro o seleccione
el menú Registros > Ir al registro > Anterior.
Rápidamente a un registro
específico
1 Haga clic en el número de registro actual, escriba el número de registro que
desee y, a continuación, pulse Intro (Windows) o Retorno (OS X).
1 Con el registro actual seleccionado, pulse Esc, escriba el número de registro
y, a continuación, pulse Intro o Retorno.
1 Seleccione el menú Registros > Ir al registro > Ir a y, a continuación,
escriba el número del registro.
Rápidamente por los registros Arrastre la barra de desplazamiento a derecha o a izquierda para desplazarse
hacia delante o hacia atrás.
Por los registros en la vista Lista
o en la Vista Tabla
Utilice la barra de desplazamiento ubicada en el lado derecho de la ventana.
A un registro con un valor único
conocido
Consulte “Buscar registros” en la página 36.
Barra de
despla-
zamiento
Número del
registro actual
Número de registros de la tabla
Libro
Escriba las palabras de búsqueda
para búsquedas rápidas
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 29
Añadir y duplicar registros
Al añadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena nuevos registros al final de la tabla actual.
En el modo Visualizar, el nuevo registro aparece detrás del registro actual o detrás del último
registro del conjunto encontrado (el conjunto de registros activos debido a una petición de
búsqueda).
1 Si los registros están ordenados, el nuevo registro aparece de forma predeterminada en la
posición correspondiente según el orden en el momento en el que lo consignó. Para obtener
información sobre cómo cambiar esta configuración, consulte la Ayuda.
1 Si los registros no están ordenados, el nuevo registro aparece después del último registro del
conjunto encontrado. Para obtener más información, consulte
“Ordenar registros” en la
página 51.
Nota Si un archivo está bloqueado o protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso
para crear registros, FileMaker
Pro no añadirá ni duplicará registros.
Si el campo está definido para introducir valores de campo automáticamente, verá aquellos
valores introducidos en el nuevo registro. Consulte
“Definir la entrada de datos automática” en la
página 80.
Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte “Introducir y cambiar datos en
campos” en la página 32.
Para Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Añadir un nuevo registro en blanco En el modo Visualizar, haga clic en Nuevo registro en la barra de
herramientas de estado. Verá un registro en blanco con un campo
seleccionado.
Añadir rápidamente un registro con
los mismos datos o similares que un
registro existente
Seleccione el registro que desea duplicar. A continuación, elija el menú
Registros > Duplicar registro.
Añadir o duplicar registros
relacionados
Consulte “Añadir y duplicar registros relacionados” en la página 30.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 30
Añadir y duplicar registros relacionados
Si trabaja con registros en tablas relacionadas, puede añadir registros a la tabla relacionada al
introducir datos en un registro de la tabla actual.
Nota Sólo puede añadir registros relacionados de la tabla actual si la relación está definida para
permitir la creación de registros relacionados. Si una tabla relacionada está en un archivo
protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para crear registros, FileMaker
Pro
no añadirá ni duplicará registros. Para obtener más información, consulte
“Crear relaciones” en
la página 134.
Para obtener más información sobre cómo añadir y duplicar registros, consulte la Ayuda.
Para Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Crear un registro en la
tabla actual
Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado.
Añadir un registro a una
tabla relacionada
1 Si el campo relacionado se encuentra en un portal, escriba los datos en el
campo de la última fila (vacía) del portal y, a continuación, consigne el registro
(por ejemplo, haciendo clic en cualquier lugar fuera del registro o
seleccionado otro registro).
1 Si el campo relacionado no se encuentra en un portal, escriba los datos en el
campo y, a continuación, consigne el registro (por ejemplo, haciendo clic en
cualquier lugar fuera del registro o seleccionado otro registro).
Duplicar un registro que muestra
datos relacionados
Asegúrese de que no haya ningún registro seleccionado en el portal y elija el
menú Registros > Duplicar registro.
Nota Los registros de las tablas relacionadas no se duplican.
Duplicar un registro relacionado
en un portal
Seleccione el registro en el portal y, a continuación, elija
el menú Registros > Duplicar registro.
Portal con registros
relacionados de la tabla
Elementos de línea
Escriba en la última fila del
portal para añadir un
registro relacionado a la
tabla Elementos de línea
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 31
Eliminar registros
Al eliminar un registro, descarta permanentemente los datos de todos los campos de ese registro.
Importante No se pueden recuperar los datos eliminados ni deshacer la acción de eliminación
de registros. Antes de eliminar registros, realice una copia de seguridad del archivo.
Si trabaja con una base de datos relacional y está seleccionada la opción de eliminar registros
relacionados en el cuadro de diálogo Editar relación, FileMaker
Pro eliminará los registros
relacionados al eliminar un registro.
Para eliminar Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Un registro Seleccione el registro que desea eliminar. En la barra de herramientas de estado, haga clic
en Eliminar registro y, a continuación, en Eliminar.
Un registro
relacionado
Seleccione una fila del portal en la tabla actual haciendo clic dentro de la fila, pero fuera
de cualquier campo de la fila. En la barra de herramientas de estado, haga clic en
Eliminar registro y, a continuación, en Eliminar.
Nota Para eliminar registros relacionados, debe estar seleccionada la opción Permitir el
borrado de registros del portal en el cuadro de diálogo Ajustar portal.
Un grupo de registros Asegúrese de que el conjunto encontrado contiene sólo los registros que desea eliminar.
(Consulte “Buscar registros” en la página 36.) Elija el menú Registros > Eliminar registros
encontrados y, a continuación, haga clic en Eliminar todos.
Todos los registros de
una tabla
Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado o seleccione el menú
Registros > Mostrar todos los registros. Seleccione el menú Registros >
Eliminar todos los registros y, a continuación, haga clic en Eliminar todos.
Todos los registros de
una base de datos
Cree un clon de la base de datos sin registros. Consulte “Guardar archivos” en la
página 22.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 32
Introducir datos
Nota Si un archivo está bloqueado o protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso
para editar determinados registros o campos, no podrá modificar los datos.
Seleccionar un campo
Introducir y cambiar datos en campos
Puede introducir o importar datos hasta el límite de caracteres para el tipo de campo. Puede ver
e imprimir sólo los datos que caben en los cuadros de campo.
Nota Para obtener más información sobre cómo FileMaker Pro utiliza los formatos del sistema
para mostrar y ordenar las fechas, las horas y los números, consulte la Ayuda.
Para Realice lo siguiente en el modo Visualizar o Buscar
Seleccionar un campo Haga clic en el campo.
Seleccionar el contenido
de un campo
Seleccione el campo y, a continuación, elija el menú Edición > Seleccionar todo.
Desplazarse al campo
siguiente en el orden de
pestañas
Pulse el tabulador.
Nota Para definir las teclas Retorno o Intro para desplazarse al campo siguiente, en el
modo Presentación, seleccione los campos. Haga clic en el Inspector en la barra
de presentación y, a continuación, haga clic en Datos. En el área Comportamiento, para
Ir al objeto siguiente utilizando, seleccione las teclas que desee utilizar para salir de
los campos.
En el orden de pestañas se pueden incluir botones emergentes, controles de pestañas
y controles de deslizamiento. Se omitirán los campos en paneles de pestañas o paneles
de deslizamiento que no se encuentren en el panel ubicado en primer plano.
Desplazarse al campo
anterior en el orden de
pestañas
Pulse Mayús-Tab, (o Mayús-Retorno o Mayús-Intro, si están habilitadas).
Desplazarse a los
elementos de una lista de
valores
Pulse las teclas de dirección.
Para Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuación,
Introducir datos en un campo
de texto
Escriba el texto.
Nota En un campo configurado con relleno automático, se ven sugerencias
basadas en lo que escriba.
Introducir datos en un campo
numérico
Escriba los valores (de 10
400
a 10
-400
).
Introducir datos en un campo
de fecha
Escriba una fecha en una línea del campo. Escriba el día, el mes y el año en
formato numérico (por ejemplo, 3/3/2014), separados por un carácter no
numérico como "–" (signo menos) o "/" (barra diagonal).
Nota No puede utilizar ":" (dos puntos) como separador de fechas.
Importante Si introduce fechas con años de dos dígitos, FileMaker Pro las
convertirá en fechas con años de cuatro dígitos mediante un método de
conversión descrito en la Ayuda. Para evitar interpretaciones erróneas durante la
conversión, utilice siempre el formato de cuatro dígitos para los años.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 33
Introducir la fecha actual en un
campo de texto, numérico o de
fecha
Elija el menú Insertar > Fecha actual.
Seleccione la fecha mediante el calendario desplegable, si está disponible.
Introducir datos en un campo
de hora
Escriba la hora del día (o duración) como:
1 horas
1 horas y minutos
1 horas, minutos y segundos
1 horas, minutos, segundos y fracciones de segundos
Horas, minutos y segundos separados por un carácter no alfanumérico como ?:?
(dos puntos).
Segundos fraccionados separados por ?.? (un punto).
Escriba la hora del día en formato de 12 ó 24 horas, con o sin AM o PM.
(AM corresponde a una hora anterior a las 12:00).
Introducir la hora actual en
un campo de texto, numérico
o de hora
Elija el menú Insertar > Hora actual.
Introducir datos en un campo
de fecha y hora
Escriba la fecha y la hora (por ejemplo, 10/10/14 03:15:05 PM). Escriba el día, el
mes y el año de cuatro dígitos en formato numérico, separados por un carácter
no numérico como – (signo menos) o / (barra diagonal).
Nota No puede utilizar ":" (dos puntos) como separador de fechas.
A continuación, escriba la hora del día como:
1 horas y minutos
1 horas, minutos y segundos
1 horas, minutos, segundos y fracciones de segundos
1 Escriba AM o PM si no utiliza un formato de 24 horas.
Horas, minutos y segundos separados por un carácter no alfanumérico como ?:?
(dos puntos).
Introducir la fecha y hora
actuales en un campo de
fecha y hora
Elija el menú Insertar > Hora actual.
Seleccione la fecha mediante el calendario desplegable, si está disponible.
Insertar un carácter de
tabulación en un campo
Haga clic en la ubicación en la que desea insertar la tabulación. Pulse Ctrl+Tab
(Windows) u Opción-Tab (OS X).
Eliminar datos de un campo Seleccione los datos y pulse la tecla Retroceso o Supr.
Insertar un archivo de audio,
vídeo, imagen, PDF o de otro
tipo en un campo contenedor
Para obtener información, consulte la Ayuda.
Añadir datos a listas de valores
(campos formateados como
botones de opción o circulares,
casillas de verificación, listas
o menús)
Para obtener información, consulte “Ajuste de juegos de casillas de verificación y
otros controles en una presentación” en la página 105.
Editar o formatear un texto, o
comprobar su ortografía o
editar los diccionarios
Para obtener información, consulte la Ayuda.
Para Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuación,
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 34
Trabajar con datos en la Vista tabla
Puede trabajar con datos en la vista Tabla, y así crear y cambiar de forma rápida definiciones de
campos; añadir, modificar y eliminar registros, y crear registros dinámicos y gráficos rápidos.
FileMaker
Pro muestra cada registro en una fila independiente y cada campo en una
columna
distinta.
Para trabajar con los datos en la vista Tabla, haga clic en Vista Tabla en la barra de
presentación cuando se encuentre en el modo Visualizar.
Mostrar datos en la vista Tabla
Puede cambiar los parámetros de visualización de la vista Tabla.
Para Realice lo siguiente
Reordenar columnas Haga clic en la cabecera de columna y arrástrela a la nueva ubicación.
Cambiar el tamaño de una
columna
Mueva el puntero al extremo de la cabecera de columna. Cuando el puntero cambie
a flecha doble ( ), arrástrela hasta alcanzar el tamaño deseado.
Establecer una anchura de
columna precisa
Seleccione una o varias columnas y, a continuación, haga clic con el botón derecho
del ratón y seleccione Vista tabla > Establecer anchura de columna en el menú
abreviado. En el cuadro de diálogo, introduzca una anchura y seleccione una unidad
de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Cambiar el color del fondo Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo de un
registro, seleccione Color de la parte en el menú abreviado y, a continuación, elija
un color. El color de la fila para agregar nuevos registros y la columna para agregar
nuevos campos será ligeramente más oscuro que el color principal del fondo.
Mostrar un color de fondo
diferente para los registros
alternos
Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo de un
registro y elija un color del menú abreviado Color alternativo.
Restaurar la configuración
de visualización
predeterminada
Haga clic con el botón derecho del ratón en una cabecera de columna y seleccione
Vista Tabla > Restablecer en el menú abreviado.
Nota Al restablecer la vista Tabla, no se eliminan los campos ni los registros.
Cabeceras de columna.
Cada columna muestra
un campo de la
presentación actual
Registro
activo
Margen del
registro
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 35
Trabajar con registros en la vista Tabla
Cuando visualiza registros en una tabla, FileMaker Pro presenta los datos en filas y columnas.
Cada fila muestra un registro y cada columna muestra un campo.
Nota Puede configurar las opciones de campo como la validación o la indexación a la hora de
definir el campo o más adelante. Consulte
“Configurar opciones de campos” en la página 79.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con datos en la vista Tabla, consulte la Ayuda.
Para Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Añadir un registro nuevo Haga clic en el signo + situado en la parte inferior de la tabla. Se agregará una
nueva fila al final de la tabla si los registros no se han ordenado o si se ha
desactivado la casilla de verificación Mantener registros ordenados del
cuadro de diálogo Ordenar registros.
Introducir datos en campos Haga clic en el campo y, a continuación, introduzca datos en este. Consulte
“Introducir y cambiar datos en campos” en la página 32.
Nota FileMaker Pro guarda los cambios realizados en los datos a medida
que trabaja. Para comprobar el aspecto de los datos en otras vistas, haga clic
en Vista Formulario
o Vista Lista en la barra de presentación.
Duplicar un registro Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo del
registro que desee duplicar y, a continuación, seleccione Duplicar registro
en el menú abreviado.
Eliminar un registro Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo del
registro que desee eliminar y, a continuación, seleccione Eliminar registro
en el menú abreviado.
Copiar los datos de un registro Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo del
registro que desee copiar y, a continuación, seleccione Copiar registro en el
menú abreviado. Puede pegar los datos copiados y separados por
tabuladores en un campo o en Microsoft Excel.
Ordenar registros por uno o varios
campos
Seleccione una cabecera de columna y, de forma opcional, seleccione otras
cabeceras haciendo clic mientras mantiene pulsada la tecla Mayús. Haga clic
con el botón derecho del ratón en la cabecera de columna y seleccione
Ordenar en orden ascendente u Ordenar en orden descendente.
Aparecerá un icono en la cabecera de columna que indica la opción de
ordenación (ascendente o descendente). Si ha seleccionado varias
columnas, el orden de las mismas determina el tipo de ordenación.
También puede elegir Orden por lista de valores y seleccionar una lista de
valores en el submenú.
Para obtener más información, consulte “Ordenar registros” en la página 51.
Crear un informe dinámico Para obtener información, consulte la Ayuda. Por ejemplo, puede crear un
informe rápido para agrupar los datos por un campo, mostrar subtotales para
un campo o crear subtotales para cada grupo de datos.
Crear un gráfico rápido Para obtener información, consulte la Ayuda. Por ejemplo, puede crear
rápidamente un gráfico en la vista Tabla basado en los datos del campo
actual.
Guardar datos como un archivo de
Microsoft Excel o un archivo de
Adobe PDF, o guardar el conjunto
encontrado actual de los registros
como un enlace a snapshot
Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo y,
a continuación, seleccione una opción del menú abreviado Guardar/enviar
registros como.
Enviar mensajes de correo
electrónico basados en datos
de registros
Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo del
registro y, a continuación, seleccione Enviar correo en el menú abreviado.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 36
Buscar registros
Para buscar registros específicos en su base de datos, puede:
1 realizar una búsqueda rápida en el modo Visualizar (consulte “Realizar búsquedas rápidas en
el modo Visualizar” en la página 36)
1 realizar una petición de búsqueda en el modo Buscar (consulte “Realizar peticiones de
búsqueda en el modo Buscar” en la página 37)
Realizar búsquedas rápidas en el modo Visualizar
Si se ha habilitado una presentación para búsquedas rápidas en el modo Visualizar, puede utilizar
el cuadro de búsqueda del modo Visualizar para buscar datos en múltiples campos de la
presentación. La búsqueda rápida es útil si los datos que está tratando de encontrar pueden
hallarse en varios campos o si no sabe qué campo los contiene.
Si se ha habilitado una presentación para las búsquedas rápidas, todos los campos que admiten
búsquedas rápidas (incluidos los campos de fusión) están configurados para incluirse en la
búsqueda. La búsqueda rápida no busca en los campos globales, de sumario ni contenedores.
(Para habilitar una presentación para las búsquedas rápidas, consulte
“Para configurar y habilitar
las búsquedas rápidas” en la página 37.)
Nota Aunque las búsquedas rápidas son una manera sencilla de buscar datos, pueden llevar
tiempo dependiendo del tipo de datos que contenga la base de datos. Por ejemplo, los datos sin
almacenar o los datos remotos o relacionados pueden tener un progreso de búsqueda más lento
en comparación con el de los datos locales o almacenados.
Para ejecutar una búsqueda rápida
1. En el modo Visualizar, escriba una o varias palabras en el cuadro de búsqueda que se
encuentra en la esquina superior derecha de la barra de herramientas de estado.
2. Pulse Intro (Windows) o Retorno (OS X).
La búsqueda incluye todos los campos habilitados para las búsquedas rápidas en la
presentación. Su petición de búsqueda devuelve un conjunto de registros. La zona verde del
gráfico circular
de la barra de herramientas de estado indica la parte del total de registros
que se muestra.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 El único operador de búsqueda que admite la búsqueda rápida es buscar frase, con comillas
dobles (" ").
1 Si escribe más de una palabra en el cuadro de búsqueda, FileMaker Pro examina los registros
que tengan todas las palabras que ha escrito.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 37
Para ver una lista de las búsquedas recientes
1. En el modo Visualizar, haga clic en la flecha del cuadro de búsqueda.
2. Realice una de las opciones siguientes:
1 Seleccione un término de búsqueda de la lista del historial de búsquedas para realizar una
búsqueda rápida con él.
1 Elija Borrar las búsquedas recientes para eliminar el historial de búsquedas.
Nota La lista de las búsquedas rápidas recientes sólo está disponible hasta que cierre el archivo.
Para configurar y habilitar las búsquedas rápidas
Si la presentación seleccionada no muestra las insignias de búsqueda rápida de los campos
admitidos en el modo Presentación, siga estos pasos.
1. En el modo Presentación, seleccione el menú Vista > Mostrar > Búsqueda rápida.
Una pequeña insignia situada junto a cada campo muestra si está habilitado para la búsqueda
rápida. Si no hay ninguna insignia de búsqueda rápida al lado de un campo, esto quiere decir
que no se puede buscar en ese campo bien porque no se admite para búsquedas rápidas, o
bien porque no está configurado para que se incluya en la búsqueda. Una insignia gris
indica
que la búsqueda rápida no está habilitada para la presentación. Una insignia verde indica
que el campo se puede incluir en la búsqueda rápida. Una insignia amarilla indica que el
campo se puede incluir en la búsqueda rápida, pero que esta puede llevar más tiempo que con
la insignia verde.
2. Seleccione uno o varios campos.
3. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic en Datos.
4. En el área Comportamiento, seleccione Incluir campo en la búsqueda rápida.
5. Para habilitar las búsquedas rápidas, haga clic en Ajustar presentación en la barra de
presentación. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, seleccione Habilitar búsquedas
rápidas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre las búsquedas rápidas, consulte la Ayuda.
Realizar peticiones de búsqueda en el modo Buscar
Para realizar una búsqueda en el modo Buscar, escriba los criterios (el valor o valores que desea
buscar) en los campos de una petición de búsqueda, que tiene la apariencia de un registro en
blanco. FileMaker
Pro examina todos los registros de una tabla, comparando los criterios
especificados con los datos de la tabla.
Los registros con datos que coinciden con los criterios se convierten en el conjunto encontrado,
que es el subconjunto de registros que se está visualizando. Los registros no coincidentes
se
omiten. Puede restringir (delimitar) o extender (ampliar) el conjunto encontrado en el
modo
Buscar.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 38
Puede trabajar sólo con los registros del conjunto encontrado. Por ejemplo, puede ver, editar,
ordenar, imprimir, eliminar, exportar o remplazar datos de estos registros, o calcular sumarios
para ellos. También puede abrir una nueva ventana para realizar diferentes peticiones de
búsqueda en los mismos datos.
Puede guardar el conjunto encontrado de registros y enviarlo por correo como un enlace a
snapshot. (Para obtener más información, consulte la Ayuda).
No puede realizar una búsqueda en campos sumario, campos contenedor o campos definidos
con la opción de almacenamiento global.
Nota En el modo Buscar, la insignia indica que el campo admite búsquedas.
Para realizar una petición de búsqueda
1. En el modo Buscar, en el menú emergente de presentaciones, seleccione una presentación
que incluya los campos que contengan los datos que desea buscar.
Si es necesario, puede cambiar de presentación e introducir los criterios en más de una.
2. En la petición de búsqueda, seleccione un campo de texto, numérico, de fecha, hora, de fecha
y hora o de cálculo para usarlo en la búsqueda y, a continuación, escriba un valor en el campo.
Puede utilizar la lista Insertar operadores de la barra de presentaciones para ayudarle a
introducir los criterios. Puede hacer clic en Omitir para excluir registros que cumplan un
conjunto específico de criterios.
3. Haga clic en Ejecutar búsqueda.
Su petición de búsqueda devuelve un conjunto de registros. La zona verde del gráfico circular
de la barra de herramientas de estado indica la parte del total de registros que se muestra.
Elija la
presentación con
los campos en los
que desea realizar
la búsqueda
Escriba los criterios de
búsqueda en los campos
Haga clic
para ver los
operadores
Una insignia indica que puede
buscar en el campo
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 39
Puede realizar una o varias de las siguientes tareas durante la petición de búsqueda o después
de realizarla:
Buscar texto y caracteres
Busque texto en campos de texto o en campos de cálculo que devuelvan un resultado de texto.
A menos que busque frases y coincidencias exactas, el campo puede contener otros valores,
además de los especificados, que pueden seguir cualquier orden. Por ejemplo, si escribe hotel
en un campo denominado Alojamiento, se buscan registros para Hotel, Hotel con descuentos
y Hotel, De lujo.
Para Realice lo siguiente
Cancelar una operación de búsqueda antes
de que termine y no modificar el conjunto
encontrado anterior
Pulse Esc (Windows) o 2-punto (OS X).
Cambiar o afinar los criterios después de
realizar una petición de búsqueda
Consulte “Visualizar, repetir o cambiar la última búsqueda” en la
página 48.
Delimitar un conjunto encontrado existente Consulte “Restringir (delimitar) un conjunto encontrado” en la
página 45.
Ampliar un conjunto encontrado existente Consulte “Extender (ampliar) un conjunto encontrado” en la
página 46.
Mostrar todos los registros de nuevo En el modo Visualizar, elija el menú Registros > Mostrar todos
los registros.
En el modo Buscar, elija el menú Peticiones > Mostrar todos los
registros.
No es necesario elegir Mostrar todos los registros antes de
realizar una búsqueda. FileMaker Pro busca siempre en todos los
registros de las tablas especificadas a menos que haya delimitado
el conjunto encontrado existente.
Abrir otra ventana para realizar diferentes
peticiones de búsqueda en los mismos datos
Elija el menú Ventana > Ventana nueva.
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo Ejemplos
Palabras que empiecen por
caracteres Roman específicos (válido
para campos en todos los idiomas,
excepto japonés)
Los caracteres Chris Smith busca Chris Smith,
Smith Chris, Chris Smithson y
Smith Christenson
Palabras que empiezan por
caracteres Hiragana, Katakana o
Kanji japoneses
Los caracteres entre = y * = 小田 * busca 小田 , 小田山 y 小田川
Una frase o secuencia de caracteres
que coincide cuando son los primeros
caracteres de una palabra
(coincidencia de frase desde inicio de
palabra)
El texto literal (caracteres),
incluidos los espacios en blanco
y la puntuación, entre comillas
dobles (").
"Decoradores Marten y Jones"
busca Decoradores Marten y Jones,
pero no Decoradores Jones y
Marten
", S.A." busca todas las
compañías con ", S.A." en el nombre,
pero no aquellas que no llevan la
coma
“Spring” busca Springville, pero
no ColdSpring Harbor o HotSpring
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 40
Palabras con uno o varios caracteres
desconocidos o variables (cualquier
carácter)
Un carácter comodín (@) para
cada carácter desconocido
H@ja busca Hija y Hoja
@on busca Don y Ron, pero no Bron
Caracteres no válidos en un campo
de texto
? Los caracteres no válidos se
muestran como caracteres en blanco
Nota Para encontrar el carácter ?,
busque "?"
Dígitos en un campo de texto
(cualquier dígito)
Un carácter # para cada dígito # busca 3, pero no 30
## busca 30, pero no 3 ni 300
#3 busca 53 y 43, pero no 3
Palabras con cero o más caracteres
desconocidos o con caracteres de
variables de texto en fila (cero o más
caracteres)
* para todos los caracteres
desconocidos
Jo*n busca Jon y John
J*r busca Jr. y Junior
*phan* busca Phan y Stephanie
Operadores u otros caracteres no
alfanuméricos, como signos de
puntuación o espacios
El texto literal (caracteres),
incluidos los espacios en blanco
y la puntuación, entre comillas
dobles (").
"@" busca @ (o, por ejemplo, una
dirección de correo electrónico)
"," busca registros que contengan
una coma
" " busca tres espacios en blanco
seguidos
Un carácter con un significado
especial, como los operadores de
búsqueda reconocidos por
FileMaker Pro: @, *, #, ?, !, =, <, >, "
(carácter posterior al carácter de
escape)
\ seguido por un carácter especial \"Joey\" busca "Joey"
joey\@abc.net busca la dirección
de correo electrónico [email protected]
Palabras con caracteres acentuados El texto literal (caracteres),
incluidos los espacios en blanco
y la puntuación, entre comillas
dobles (").
"òpera" busca òpera, pero no opera
òpera sin comillas busca òpera y
opera)
Frases parciales, una secuencia de
palabras o caracteres (coincidencia
de frase de cualquier lugar)
Caracteres, puntuación y
espacios en blanco entre
comillas (""); utilice * para buscar
este texto en medio de una
cadena de texto más larga
*"son y Phillips"
busca
Johnson y Phillips, y
Paulson y Phillips
Coincidencias exactas del texto
especificado (sólo campos
completos)
== (dos signos de igual) para
coincidencia de contenido de un
campo
==John busca John pero no John
Smith
==John Smith busca John Smith
pero no Smith, John ni John
Smithers
Coincidencias exactas de palabras
completas especificadas (palabras
completas)
= =mercado busca mercado,
Servicios de mercado e
Investigación continua del
mercado, pero no mercadotecnia ni
Supermercado
=Chris =Smith busca Chris Smith
o Smith Chris, pero no Chris ni
Christopher Smithson
Palabras que contienen caracteres
Hiragana, Katakana y Kanji japoneses
(sólo campos indexados en japonés)
Los caracteres 京都 busca 京都 , 東京都 y 京都府
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo Ejemplos
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 41
Buscar números, fechas, horas y marcas de fecha y hora
Al especificar los criterios en una petición de búsqueda, los números, las fechas, las horas y las
marcas de fecha y hora deben introducirse en los tipos de campos correspondientes (o en los
campos de cálculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente) para garantizar su correcto
comportamiento durante la búsqueda. Consulte
“Seleccionar un tipo de campo” en la página 68.
Importante Para evitar confusiones al trabajar con fechas, utilice siempre el formato de cuatro
dígitos para los años. Para obtener más información, consulte el tema de la Ayuda, "Conversión
de fechas con años de dos dígitos".
Los caracteres Kana en un campo
indexado en japonés no diferencian
entre Hiragana/Katakana, Kana
sonoro/semisonoro/sordo, Kana
pequeño/regular y las marcas Kana
de iteración sorda/sonora
~ (tilde) y el carácter, para
realizar una búsqueda relajada
~ は busca は , ば , ぱ , ハ , バ y パ
Rangos de información Consulte “Buscar rangos de
información” en la página 43.
Texto con distinción entre mayúsculas
y minúsculas
Cambie el idioma
predeterminado para indexar el
campo a Unicode.
Nota Este procedimiento
cambiará el tipo de ordenación
de los registros. Para obtener
más información, consulte la
Ayuda.
fred busca fred pero no Fred
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo Ejemplos
Un número en un campo numérico o
en un campo de cálculo que genere
un resultado numérico
El número 0,50 busca 0,5, 0,50 y 0,50 EUR
Un número booleano en un campo
numérico o en un campo de cálculo
que genere un resultado booleano
1 para buscar valores True
0 para buscar valores False
1 busca 1
0 busca 0
Una fecha en un campo de fecha o en
un campo de cálculo que genere un
resultado de fecha
La fecha en forma de dígitos,
separados por un carácter
separador de fecha válido (como
un guión o una barra diagonal)
03/03/2014 busca 03/03/2014, 3 de
marzo de 2014 y 3-3-2014
La fecha actual en un campo de fecha
o en un campo de cálculo que genere
un resultado de fecha
// // busca 04.04.14 (cuando la fecha
actual es 04.04.14)
Una hora en un campo de hora o en
un campo de cálculo que genere un
resultado de hora
La hora en forma de dígitos,
separados por dos puntos
12:53:09 busca 12:53:09
Una marca de fecha y hora en un
campo de fecha y hora o en un campo
de cálculo que genere un resultado de
fecha y hora
La fecha en forma de dígitos,
separados por un carácter
separador de fecha válido y, a
continuación, la hora en forma de
dígitos, separados por
dos puntos
03.03.14 12:53:09 PM busca
03.03.14 12:53:09 PM
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo Ejemplos
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 42
Fechas, horas, marcas de fecha y
hora, o resultados de fecha y hora
calculados no válidos
? ? busca el Martes próximo o
2/33/2014 en un campo de fecha o
medianoche en un campo de hora
Datos no válidos (campos que no
contienen números) en un campo
numérico o en un campo de cálculo
que genere un resultado numérico
?? busca doce, pero no 12 ni doce30
Fechas en un día de la semana en un
campo de fecha o de fecha y hora
El día de la semana
Nota Se aceptan nombres de
días completos o abreviados (por
ejemplo, viernes o vie) en
búsquedas de día de la semana.
Martes busca todas las fechas que
se producen en martes
=Jue busca todas las fechas que se
producen en jueves
Cualquier valor válido para un
componente de fecha o de hora en un
campo de fecha, hora o fecha y hora
* o deje un componente sin
especificar, mientras especifica
los demás componentes que
desea buscar
3/3/* busca el 3 de marzo de
cualquier año
*:15 busca horas en las que pasan
15 minutos de cualquier hora
1/1/* 7 PM busca marcas de fecha
y hora a las 7 de la tarde del 1 de
enero de cualquier año
Nota Cuando no se especifica el
año, se supone que es el año actual.
3/3 busca el 3 de marzo del año
actual
Rangos de información Consulte la sección siguiente:
“Buscar rangos de información.”
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo Ejemplos
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 43
Buscar rangos de información
Para encontrar valores que sean Utilice este operador Ejemplos
Menores que el valor especificado < <40
<9/7/2014
<M
Menores o iguales que el valor especificado <=
o (OS X)
<=95129
05:00:00
<=M
Mayores que el valor especificado > >95129
>9/7/2014
>M
Mayores o iguales que el valor especificado >=
o (OS X)
>=100
>=9/7/2014
8:00
M
En el rango que especifique. Un rango puede ser diferente
según el tipo de dato:
1 Números: de menor a mayor
1 Fechas y horas: de menos a más recientes
1 Texto: de la primera a la última palabra en función del
orden de índice de las palabras (no según su ordenación)
.. o ... (dos o tres
puntos)
12:30...17:30
1/1/2014..6/6/2015
A...M
Para buscar fechas Escriba lo siguiente en el campo
En junio de 2014 6/2014
Desde julio de 2014 hasta octubre de 2015 7/2014...10/2015
Que tengan lugar en viernes =Viernes
Del 10 al 16 de octubre o noviembre de 2014
(si el formato de fecha es MM/DD/AAAA)
{10..11}/{10..16}/2014
Que se produzcan el 1 de marzo entre 1868 y 1912 en el año
imperial japonés de la era de Meiji
m*/3/1
Que se produzcan el 31 de diciembre entre 1930 y 1912 en
el año imperial japonés de la era de Showa
S{5..15}+12+31
Para buscar horas Escriba lo siguiente en el campo
A las 15:00, sin incluir las 16:00 15:00
Entre las 08:00 y las 20:59:59 8 AM..8 PM
Por la mañana AM
A cualquiera de las horas 4:30, 5:30, 6:30 PM {16..18}:30
Para buscar marcas de fecha y hora Escriba lo siguiente en el campo
A las 15:00 de hoy // 15:00
A las 19:00 en mayo de 2014 05/2014 19:00
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 44
Buscar datos en campos relacionados
Puede introducir criterios de búsqueda en los campos relacionados que se muestran en un portal
o directamente en una presentación.
Al realizar una búsqueda en un campo relacionado, FileMaker Pro muestra todos los registros
que contienen un registro relacionado que coincide con los criterios introducidos. Por ejemplo,
imagine que tiene un archivo de facturas que muestra artículos en cadena como registros
relacionados en un portal. Para buscar todas las facturas que incluyan un ordenador, escriba
Ordenador en el campo Artículo del portal. Para obtener más información sobre los campos
relacionados, consulte el
capítulo 4, “Trabajar con tablas y archivos relacionados.”
Para obtener más información sobre cómo omitir los registros relacionados, consulte “Buscar
registros que no coincidan con el criterio dado” en la página 46.
Buscar campos vacíos o no vacíos
Que ocurran en un lunes de 2015 =Lun 2015
Del 10 al 16 de noviembre de 2015 y desde las 15:00 hasta
antes de las 18:00 (si el formato de fecha es DD/MM/AAAA)
{10..16}/11/2015 {15:00..17:00}
Para buscar campos Escriba lo siguiente en el campo
No vacíos (campos que contengan datos) *
Vacíos =
Para buscar marcas de fecha y hora Escriba lo siguiente en el campo
E154ID factura
ÁlvarezNombre
ID de
artículo
Elemento
I100
Informática
I202 Escritorio
I153 Lámpara
I229 Librería
I448 Silla
Petición de búsqueda
E153ID factura
TangNombre
ID de
artículo
Elemento
I202
Escritorio
I443 Mesa grande
I153 Lámpara
I288 Mesa redonda
I100 Informática
ID factura
Nombre
ID de
artículo
Elemento
Informática
E152ID factura
DurandNombre
ID de
artículo
Elemento
I384
Silla giratoria
I554 Paneles
I288 Mesa redonda
I100 Informática
I448 Silla
Registros de la tabla
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 45
Buscar valores duplicados
Puede buscar todos los registros en los que uno o varios campos contengan valores duplicados.
Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los registros que no son únicos, examinarlos a
continuación y decidir cuáles de ellos desea utilizar o eliminar.
Para buscar todos los registros duplicados, escriba ! en el campo dentro del modo Buscar.
Buscar registros que cumplan varios criterios
Puede ampliar o delimitar la búsqueda utilizando más de un criterio.
Búsquedas lógicas AND
Para delimitar la búsqueda, introduzca criterios en tantos campos como sea necesario para
concretar la petición y, a continuación, haga clic en Ejecutar búsqueda.
Restringir (delimitar) un conjunto encontrado
Puede delimitar los resultados de búsqueda adicionalmente, buscando cada vez información más
específica a medida que realiza búsquedas en la base de datos.
Por ejemplo, después de buscar todos los empleados que trabajan en Ventas, puede delimitar la
búsqueda para que sólo se encuentren aquellos empleados de Ventas con el apellido Álvarez:
1. Realice una búsqueda para encontrar todos los empleados que trabajan en Ventas.
FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar.
2. Haga clic en Buscar y escriba el criterio para delimitar la búsqueda (escriba Álvarez en el
campo Apellidos).
3. Elija el menú Peticiones > Restringir conjunto encontrado.
El conjunto encontrado consta ahora de empleados de Ventas apellidados Álvarez.
Nota Para restringir rápidamente el juego encontrado en el modo Visualizar, utilice el menú
abreviado. Haga clic en el campo (o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuación,
haga clic con el botón derecho y seleccione Restringir conjunto encontrado.
Búsquedas lógicas OR
Para ampliar la búsqueda, introduzca los criterios en la primera petición. Haga clic en Nueva
petición. Introduzca el segundo conjunto de criterios. Continúe añadiendo peticiones para cada
conjunto de criterios y haga clic en Ejecutar búsqueda.
Puede navegar entre varias peticiones a través de Ir a la petición en el menú Peticiones o
haciendo clic en el libro en modo Buscar.
Ejemplos:
1 Para incluir clientes de Nueva York y clientes de París en el conjunto encontrado, escriba
Nueva York en el campo Ciudad de la primera petición y, a continuación, escriba París
en el campo Ciudad de la segunda petición.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 46
1 Para incluir compañías con más de 100 empleados y compañías con más de 100 millones de
euros en activos, escriba >100 en el campo Número de empleados de la primera petición
y, a continuación, escriba >100.000.000 en el campo Capitalización de la segunda
petición.
1 Para incluir a alumnos de 6º curso que estudian Álgebra y a alumnos de 7º curso que estudian
Geometría, escriba 6 en Nivel y Álgebra en Asignatura en la primera petición y, a
continuación, escriba 7 en Nivel y Geometría en Asignatura en la segunda petición.
Extender (ampliar) un conjunto encontrado
Puede ampliar un conjunto encontrado para que la búsqueda incluya registros aplicables
adicionales sin necesidad de iniciarla de nuevo.
Por ejemplo, después de buscar clientes de Nueva York, puede ampliar la búsqueda para que
también incluya clientes de Hong Kong:
1. Realice una búsqueda para encontrar clientes de Nueva York.
FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar.
2. Haga clic en Buscar y escriba el criterio para delimitar la búsqueda (escriba Hong Kong en el
campo Ciudad).
3. Elija el menú Peticiones > Ampliar conjunto encontrado.
El conjunto encontrado consta ahora de clientes de Nueva York y Hong Kong.
Nota Para ampliar rápidamente el juego encontrado en el modo Visualizar, utilice el menú
abreviado. Haga clic en el campo (o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuación,
haga clic con el botón derecho y seleccione Ampliar conjunto encontrado.
Registros que coinciden con un conjunto de criterios, pero no con otro
Para delimitar la búsqueda excluyendo los registros que cumplan los criterios especificados (por
ejemplo, para buscar proveedores del estado de Nueva York que no residan en la ciudad de
Nueva York), consulte
“Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros,” a continuación.
Buscar registros que no coincidan con el criterio dado
Puede excluir (omitir) registros al realizar una búsqueda. Es decir, puede buscar información en
la base de datos que "no sea igual" a los criterios especificados. Por ejemplo, puede buscar todas
las facturas, excepto aquellas creadas en los últimos 30 días.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 47
Para buscar registros que no coincidan con los criterios
1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que desea omitir.
2. Haga clic en Omitir en la barra de presentación.
3. Haga clic en Ejecutar búsqueda.
Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros
Por ejemplo, para buscar todos los proveedores del estado de Nueva York, excepto los de la
ciudad de Nueva York:
1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que busca (escriba Nueva York en
el campo Estado).
2. Haga clic en Nueva petición.
3. Escriba los criterios de los registros que se excluyen (escriba Nueva Yorken el campo
Ciudad).
4. Haga clic en Omitir.
5. Haga clic en Ejecutar búsqueda.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Puede especificar criterios de omisión en varias peticiones.
1 FileMaker Pro realiza las peticiones en el orden en que se crean. Por ejemplo, en una base de
datos de clientes de EE.UU. y de Francia:
1 Si la primera petición busca todos los clientes de París y la segunda omite todos los clientes
de EE. UU., el conjunto encontrado incluirá todos los clientes de París (Francia), pero
ninguno de los de París (Texas) o de ningún otro lugar de EE. UU.
1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera petición omite todos los clientes de EE.
UU. y la segunda busca todos los clientes de París), el conjunto encontrado incluirá todos
los clientes de París (Francia) y de París (Texas), pero no los registros de los clientes de
otras zonas de EE. UU.
1 Para omitir un registro relacionado de una fila del portal (o un conjunto de registros
relacionados), debe cambiar la relación o el valor en, al menos, uno de los campos
coincidentes para que el registro deje de estar relacionado. Para obtener más información
sobre los campos relacionados, consulte el capítulo 4, “Trabajar con tablas y archivos
relacionados.”
Haga clic en Omitir para excluir los
registros que coincidan con los criterios
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 48
1 Puede abrir otra ventana para realizar diferentes peticiones de búsqueda sobre los mismos
datos. Consulte “Abrir varias ventanas por archivo” en la página 21.
1 Para omitir registros de un conjunto encontrado después de realizar una búsqueda, consulte
“Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos” en la página 48.
Visualizar, repetir o cambiar la última búsqueda
Para ver los criterios de búsqueda más recientes, elija el menú Registros > Cambiar búsqueda
anterior. A continuación, para volver al conjunto encontrado, cambie al modo Visualizar. Para
repetir la búsqueda, haga clic en Buscar. También puede modificar los criterios de búsqueda y, a
continuación, hacer clic en Ejecutar búsqueda.
Guardar peticiones de búsqueda
Si tiene una búsqueda compleja que pretende utilizar regularmente, puede guardarla y
recuperarla en cualquier momento que la necesite. Puede guardar y recuperar peticiones de
búsqueda sin tener que ir al modo Buscar. FileMaker
Pro guarda automáticamente las últimas
cinco búsquedas realizadas para que pueda acceder a ellas de nuevo. Cuando se guarda una
búsqueda, esta búsqueda está también disponible para cualquier cliente de red que comparta
la
cuenta. Para obtener más información sobre cómo guardar peticiones de búsqueda,
consulte
la Ayuda.
Eliminar y restablecer peticiones
Para eliminar una petición, desplácese a la petición que desea eliminar y, a continuación, haga
clic en Eliminar petición.
Para restaurar una petición al estado anterior a su última consignación, elija el menú
Peticiones
> Restablecer petición. Las peticiones se consignan, por ejemplo, al hacer clic fuera
de los campos, al ir a una presentación o petición diferente o al realizar una búsqueda.
Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos
Todos los registros que no se muestran en el conjunto encontrado se han omitido u ocultado.
Puede omitir registros adicionales del conjunto encontrado sin necesidad de realizar una
nueva
búsqueda.
Importante Los registros omitidos se excluyen temporalmente del conjunto encontrado, aunque
todavía existen en la base de datos.
Para Realice lo siguiente
Omitir un registro específico Muestre o seleccione el registro que desea omitir y, a continuación, elija el menú
Registros > Omitir.
Omitir una serie de registros Muestre o seleccione el primero de una serie de registros consecutivos que desea
omitir y elija el menú Registros > Omitir múltiples. En el cuadro de diálogo Omitir
múltiples, escriba el número de registros que desea omitir y haga clic en Omitir.
Ver el conjunto omitido Elija el menú Registros > Mostrar solo omitidos.
Volver a mostrar todos los
registros del archivo
Elija el menú Registros (modo Visualizar) o el menú Peticiones (modo Buscar) >
Mostrar todos los registros.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 49
Buscar y reemplazar datos
Al igual que en un procesador de texto, se pueden buscar y reemplazar datos a través de varios
campos (incluidos campos relacionados) en un registro o en una solicitud de búsqueda, a través
de un conjunto de registros o de solicitudes de búsqueda, o a través de objetos de texto en una
presentación. Puede buscar datos en cualquier tipo de campo, excepto en campos contenedores
y en campos que no sean modificables.
1. En el modo Visualizar, Buscar o Presentación, seleccione el menú Edición >
Buscar/reemplazar
> Buscar/reemplazar.
2. En el cuadro Buscar, escriba los datos que desea buscar. En el cuadro Reemplazar con,
escriba los datos de sustitución.
No se pueden reemplazar datos en campos formateados como menús emergentes, botones de
opción o casillas de verificación. Estos campos se contarán como omitidos y así aparecerán en
los informes al final de una operación Reemplazar todo.
3. Configure las opciones de búsqueda que desea utilizar.
Seleccionar Para
Una opción de la lista
Dirección
Elegir la dirección de búsqueda: Adelante, Atrás o Todo.
Coincidir mayúsculas y
minúsculas
Buscar sólo aquellas ocurrencias en las que las mayúsculas y minúsculas
coinciden con lo especificado en el cuadro Buscar.
Nota En los archivos con datos en japonés, una búsqueda con la opción
Coincidir mayúsculas y minúsculas sin seleccionar no busca simultáneamente
la versión de anchura media y completa del mismo carácter. Para buscar y
reemplazar de forma exhaustiva los caracteres de ambos tipos, asegúrese de que
realiza una búsqueda para el carácter de anchura media y otra para el de
anchura
completa.
Sólo palabras completas Buscar sólo aquellas ocurrencias que coinciden con las palabras completas o que
están delimitadas por espacios en blanco y/o caracteres de puntuación.
Una opción en Buscar a
través de
En el modo Visualizar, buscar a través de todos los registros en la presentación
actual o sólo en el registro actual.
En modo Buscar, buscar a través de todas las peticiones de búsqueda en la
presentación actual o sólo en la petición de búsqueda actual.
Nota En el modo Presentación, FileMaker Pro busca solo en la
presentación
actual.
Una opción en Buscar en En modo Visualizar y Buscar, buscar en todos los campos de la presentación
actual o sólo en el campo actual.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 50
4. Haga clic en uno de los botones para ejecutar el tipo de operación buscar/reemplazar
que
desee.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Si ha añadido un control de pestañas o un control de deslizamiento a una presentación, cuando
se buscan y reemplazan datos en los modos Visualizar y Buscar, FileMaker Pro solo busca y
reemplaza los datos del panel de pestañas que está en primer plano. En el modo Presentación,
FileMaker Pro busca y reemplaza el texto en todos los paneles.
1 Al realizar una operación de buscar y reemplazar que incluya campos en un elemento
emergente, se abre este elemento.
Para obtener más información sobre cómo buscar y reemplazar datos, consulte la Ayuda.
Haga clic en Para
Buscar siguiente Buscar y seleccionar la siguiente ocurrencia de los datos de la opción Buscar.
Reemplazar y buscar Si hay datos seleccionados que coincidan con los datos del campo Buscar:
Reemplace los datos del campo Buscar por los datos del campo Reemplazar con, y
busque y seleccione la siguiente aparición.
Si no hay datos seleccionados que coincidan con los datos del campo Buscar: Buscar
y seleccionar la primera aparición de los datos del campo Buscar.
Reemplazar Reemplazar los datos del campo Buscar con los datos del campo Reemplazar con.
Reemplazar todo Reemplazar todas las ocurrencias de los datos del campo Buscar con los datos del
campo Reemplazar con.
Al final de la operación Reemplazar todo, aparecerá un resumen del número de
apariciones encontradas y reemplazadas.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 51
Ordenar registros
FileMaker Pro almacena los registros en el orden en el que se añadieron al archivo. La
ordenación reorganiza temporalmente los registros para poder verlos, actualizarlos o imprimirlos
en una secuencia diferente.
Puede elegir los campos por cuyo contenido desea ordenar. El primer campo de ordenación
organiza los registros en función del contenido del campo. El segundo campo de ordenación
organiza los registros cuando dos o más registros tienen el mismo valor en el primer campo de
ordenación, y así sucesivamente. Puede ordenar los registros en orden ascendente, descendente
o en un orden personalizado.
Los registros permanecerán ordenados de forma predeterminada hasta que realice una
búsqueda u ordene los registros con criterios diferentes. Cuando agrega o modifica un registro
de un conjunto encontrado ordenado, el registro aparece en la posición correcta según el tipo de
ordenación después de consignarlo.
Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual:
1. En el modo Visualizar, haga clic en Ordenar en la barra de herramientas de estado.
Nota Para ordenar los registros en la vista Tabla del modo Visualizar, consulte “Trabajar con
registros en la vista Tabla” en la página 35.
2. En el cuadro de diálogo Ordenar registros, elija los campos para la ordenación, en el orden en
que desea que se realice y las opciones de ordenación.
Para elegir un campo de ordenación visible en la presentación actual, no importa la tabla en la
que se encuentra, seleccione Presentación actual (NombrePresentación) en la lista de
tablas y, a continuación, haga doble clic en un campo de la lista.
Para elegir un campo de ordenación en la presentación actual, tanto si está en la presentación
actual como si no, seleccione Tabla actual (NombreTabla) en la lista de tablas y, a continuación,
haga doble clic en un campo de la lista.
Para obtener más información sobre las opciones de ordenación, consulte la Ayuda.
3. Haga clic en Ordenar.
Para cancelar la ordenación antes de que finalice, pulse Esc (Windows) o 2-punto (OS X).
Nota Puede ordenar los registros de un campo sin abrir el cuadro de diálogo Ordenar mediante
el menú abreviado del campo.
Para obtener más información sobre cómo FileMaker Pro utiliza los formatos de sistema para
ordenar y mostrar las fechas, las horas y los números, consulte la Ayuda.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 52
Previsualizar e imprimir bases de datos
Con FileMaker Pro, puede imprimir:
1 todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros o sólo el registro actual
1 un registro en blanco para crear un formulario en papel
1 definiciones de guiones, campos, tablas y relaciones para ver la estructura de la base de datos
1 datos guardados como archivo PDF
FileMaker Pro imprime los registros utilizando la presentación actual. Puede crear presentaciones
para imprimir los mismos datos de formas diferentes. Por ejemplo, puede imprimir registros uno
a uno, en una lista en columnas o en un informe complejo ordenado con totales, cabeceras y pies
de página. También puede crear presentaciones para etiquetas de correo o sobres.
El asistente Nueva presentación/Nuevo informe (en modo Presentación) le facilita la creación de
estos elementos. Consulte
“Crear presentaciones e informes” en la página 86.
Puede controlar los márgenes de página, eliminar espacios en blanco e impedir que se impriman
objetos específicos.
Imprimir Listín telefónico
Ir a la presentación [Contactos]
Ordenar [Tipo de ordenación: Apellidos (Ascendente)]
[Restaurar tipo de ordenación, Sin diálogo]
Modo Vista previa
[Pausa]
Imprimir
[sin diálogo]
Entrar en modo Visualizar
Nombre Teléfono
Juanita Álvarez 408-555-1234
Michelle Cannon 213-555-2345
Andre Common 714-555-3456
Marie Durand 619-555-4567
Jean Durand 408-555-5678
William Johnson 408-555-6789
Contactos
Registros que se están
examinando
Nombre de campo Tipo de campo
Opciones de fórmula/entrada
Apellidos Texto
Apellidos Texto
Dirección1 Texto
Nombre Teléfono
Juanita Álvarez 408-555-1234
Contactos
Registro actual
Guión
Definiciones de tablas
y campos
Registro en blanco
Puede imprimir datos basados en la presentación actual o información sobre la
estructura de la base de datos.
Gráfico de relaciones
Nombre Teléfono
Contactos
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 53
Previsualizar datos en presentaciones
Al cambiar al modo Vista previa, podrá ver la presentación tal y como aparecerá en la página
impresa. No puede introducir o editar información en los campos en el modo Vista previa.
En el modo Vista previa, podrá ver:
1 cuántos registros caben en una página impresa
1 de que forma afecta la configuración de la paginación a los saltos de página
1 partes de subsumario con campos de sumario calculados
1 información variable proporcionada por FileMaker Pro, como los números de página, la fecha
actual, etc.
1 los márgenes de página definidos
1 cómo los campos definidos con opciones de deslizamiento eliminan los espacios en blanco
1 los registros organizados en columnas si se ha definido esta disposición en el cuadro de
diálogo Ajustar presentación
1 el panel de pestañas situado en primer plano o el panel de deslizamiento si la página contiene
controles de paneles
1 botones emergentes, pero no los elementos emergentes asociados ni el contenido de los
elementos emergentes
Para previsualizar datos en una presentación, siga los mismos pasos preliminares que realiza al
imprimir, incluidas la especificación de una impresora y de las opciones de impresión y la
verificación de que el conjunto encontrado contiene los registros que desea previsualizar
(consulte los pasos 1 a 4 de la sección siguiente,
“Imprimir registros”). A continuación, cambie al
modo Vista previa.
Imprimir registros
Puede imprimir información de la base de datos o un registro en blanco para obtener un
"formulario" en blanco.
Para imprimir registros:
1. Si dispone de más de una impresora, especifique la que desea utilizar.
2. Para confirmar las opciones de impresión, elija el menú Archivo > Configurar impresión
(Windows) o el menú Archivo
> Ajustar página (OS X) y, a continuación, haga clic
en
Aceptar.
Si se encuentra en el modo Vista previa, también puede hacer clic en Configurar impresión
(Windows) o en Ajustar página (OS
X) en la barra de herramientas de estado.
Para obtener más información sobre las opciones de impresión, consulte la documentación del
sistema y de la impresora.
3. Cambie a la presentación que desea utilizar.
4. Asegúrese de que el conjunto encontrado se encuentra en la forma que desea:
1 utilizando el modo Buscar y los comandos del menú Registros para cambiar el
conjunto
encontrado
1 ordenando los registros
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 54
5. Cambie al modo Vista previa para ver la apariencia exacta de la copia en papel.
Si un registro contiene controles de pestañas o de deslizamiento, solo se imprimirá el panel en
primer plano.
6. Elija el menú Archivo > Imprimir.
7. Compruebe el cuadro de diálogo Imprimir:
1 Windows: En Imprimir, seleccione una opción para los datos que desea imprimir.
1 OS X: Seleccione FileMaker Pro en el menú emergente y, a continuación, elija una opción
para los datos que desea imprimir. Si no ve las opciones, haga clic en Mostrar detalles.
8. Seleccione el rango de impresión, el número de copias y otras opciones de impresión y, a
continuación, haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (OS
X).
Para imprimir Seleccione
Todos los registros (o sólo los registros del
conjunto encontrado)
Registros que se están examinando
Sólo el registro seleccionado actualmente en
el modo Visualizar
Registro actual
Un registro en blanco que utiliza la
presentación actual (utilice esta opción para
imprimir un "formulario" en blanco)
Registro en blanco, mostrando los campos y, a
continuación, seleccione una opción de formato
Elija los datos
que desea
imprimir
Haga clic para cambiar la
orientación de la página (vertical u
horizontal), la escala y otras
opciones de impresión
Cuadro de diálogo Imprimir (Windows)
Elija los datos que
desea imprimir
Cuadro de diálogo Imprimir (OS X)
Elija FileMaker Pro
en la lista.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 55
Impresión de etiquetas y sobres
Puede crear presentaciones para aplicar un formato e imprimir datos en etiquetas de correo
o
sobres. El proceso de impresión de sobres es similar al de impresión de etiquetas.
Use el asistente Nueva presentación/Nuevo informe para crear una presentación de etiquetas
o
una presentación de etiquetas verticales que incluyan datos de los campos que haya
seleccionado, organizados para imprimirse en muchos tipos de etiquetas (por ejemplo,
Avery
4014). FileMaker Pro facilita las dimensiones de numerosos tipos de etiquetas estándar
y
sus códigos. Si no está disponible el tipo de etiqueta que desea, puede especificar unas
dimensiones de etiqueta personalizadas.
Las presentaciones de etiquetas utilizan campos de fusión, que son únicamente campos de
marcador de posición para visualización e impresión; en ellos no se pueden introducir datos.
Los
campos de fusión se agrandan y se reducen para ajustar los datos al campo según las
necesidades, y cierran el espacio si el campo está vacío.
Crear una presentación para etiquetas, etiquetas verticales o sobres
1. En el modo Presentación, haga clic en Nueva presentación/Nuevo informe.
Aparecerá el Asistente Nueva presentación/Nuevo informe. Para obtener ayuda en pantalla
mientras trabaja con el asistente, pulse F1 (Windows) o
2-? (OS X) en cada panel.
2. Para Mostrar registros desde, elija la tabla que contiene los registros que desee usar.
3. Escriba un nombre para la presentación en Nombre de la presentación.
4. Seleccione Impresora y, a continuación, elija Etiquetas (para los datos que se leen
horizontalmente, de arriba a abajo) o Etiquetas verticales (para los datos que se leen
verticalmente, de derecha a izquierda).
En la presentación Sobres, seleccione Sobres y haga clic en Continuar. A continuación, pase
a "Elección y formato de los campos de fusión".
5. Haga clic en Continuar.
6. En el panel Especificar presentación de etiquetas, se especifican las medidas de las etiquetas
de correo.
1 Para seleccionar una medida predefinida basada en tipos de etiquetas comunes, en la lista
Usar medidas de las etiquetas, seleccione el código que corresponda a sus etiquetas.
(Puede ver esta información en la caja de las etiquetas). FileMaker
Pro creará una
presentación de etiquetas que utilizará las dimensiones exactas del código de etiqueta
que
elija.
1 Para especificar una medida personalizada, seleccione Usar tamaño personalizado e
introduzca los valores para Etiquetas a lo ancho, Anchura y Altura. Mida los márgenes no
utilizados de las etiquetas. A continuación, seleccione Márgenes de página fijo e
introduzca valores para Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.
7. Haga clic en Siguiente.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 56
Elección y formato de los campos de fusión
1. En el siguiente panel, en la lista Campos disponibles, haga doble clic en el primer campo que
contenga los datos que desee imprimir en las etiquetas o el sobre.
<<nombre de campo>> aparece en el área Contenido de las etiquetas o Contenido del
sobre. Los corchetes en ángulo indican que se trata de un campo de fusión, y los datos del
campo se mostrarán y se imprimirán en las etiquetas o el sobre.
Para incluir campos de tablas relacionadas, seleccione la tabla de los Campos disponibles.
2. Siga seleccionando los campos que desee en las etiquetas o el sobre.
3. Incluya toda la puntuación, los espacios en blanco y los saltos de líneas (para colocar un
campo de fusión en la siguiente línea) que desee imprimir.
4. Haga clic en Finalizar.
Imprimir etiquetas
1. Para imprimir etiquetas, cargue estas en la impresora según las instrucciones de la impresora
y de las etiquetas. Para imprimir el sobre, cargue este en la impresora según las instrucciones
de la impresora.
2. A continuación seleccione el menú Archivo > Imprimir, seleccione la impresora y cualquier
opción adicional, y haga clic en Imprimir.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Para seleccionar opciones sobre cómo desea que se impriman las etiquetas en la página,
seleccione el menú Presentaciones > Ajustar presentación y, a continuación, haga clic en
la pestaña Imprimir. A continuación seleccione el número de columnas (etiquetas) de ancho y
la dirección en la que desea que se impriman las etiquetas, y, si fuese necesario, personalice
los márgenes de la página.
1 Es posible que necesite ajustar las opciones de su impresora para imprimir correctamente las
etiquetas. Elija el menú Archivo > Configurar impresión (Windows) o Ajustar página (OS X).
Para obtener más información sobre cómo crear una presentación para etiquetas o sobres,
seleccionar las opciones de configuración de impresión y presentación, y otras consideraciones
al crear una presentación de etiquetas o sobres, consulte la Ayuda.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 57
Imprimir guiones
Puede imprimir una lista de todos los pasos de uno o varios guiones de un archivo.
1. Seleccione el menú Guiones > Definir guiones o elija el menú Archivo > Gestionar >
Guiones.
2. En el cuadro de diálogo Gestionar guiones, seleccione el guión o guiones que desea imprimir.
Para seleccionar varios guiones contiguos en la lista, pulse Mayús. mientras hace clic en los
guiones. Para seleccionar varios guiones no contiguos, pulse Ctrl mientras hace clic (Windows)
o pulse
2 mientras hace clic (OS X) en los guiones.
3. Haga clic en en la parte inferior del cuadro de diálogo.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (OS X).
Se imprimirán los pasos y las opciones de guión seleccionadas.
Imprimir información de campos y tablas
Puede imprimir información de campos y tablas.
1. Elija el menú Archivo > Gestionar > Base de datos y, a continuación, haga clic en la pestaña
Tablas o Campos.
2. Seleccione las tablas o los campos que desea imprimir.
Para seleccionar varios campos o tablas contiguos de la lista, pulse Mayús mientras hace clic
en los campos o en las tablas. Para seleccionar varios campos o tablas no contiguos, pulse
Ctrl mientras hace clic (Windows) o pulse
2 mientras hace clic (OS X) en los campos o en
las
tablas.
3. Haga clic en Imprimir.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (OS X).
Se imprimen los nombres y tipos de campo, las fórmulas o las opciones de entrada de datos para
cada tabla seleccionada.
Imprimir un gráfico de relaciones
Puede imprimir una representación gráfica de la base de datos en forma de gráfico de relaciones.
1. Seleccione el menú Archivo > Gestionar > Base de datos, y, a continuación, haga clic en la
pestaña Relaciones.
2. Haga clic en para ver los saltos de página del gráfico de relaciones.
3. Haga clic en para ver el cuadro de diálogo Configurar impresión (Windows) o Ajustar
página (OS X).
4. Cambie o acepte la configuración y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Imprimir.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 58
6. En el cuadro de diálogo Opciones de impresión, elija una opción.
1 Seleccione Imprimir gráfico en varias páginas para que el gráfico se imprima en
varias
páginas.
1 Seleccione Imprimir gráfico en una página para ajustar el tamaño del gráfico a una
única
página.
7. Haga clic en Continuar.
8. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (OS X).
Para obtener más información sobre cómo previsualizar e imprimir bases de datos,
consulte
la Ayuda.
Automatizar tareas con guiones
Los guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar la orientación de la página, o tareas
complejas, como preparar el envío de correo personalizado a clientes. Los guiones pueden
incorporar decisiones condicionales (secuencias if-else) y realizar tareas repetitivas (secuencias
de bucle).
Puede crear guiones en el cuadro de diálogo Editar guión. Para ello, seleccione en una lista los
pasos de guiones de FileMaker
Pro, especifique las opciones y organice los pasos en el orden
correcto para realizar la tarea.
Utilice los guiones para combinar y automatizar tareas como:
1 pasar de una presentación o modo a otro
1 buscar, ordenar e imprimir registros
1 importar datos de la misma fuente
FileMaker Pro facilita la gestión de los guiones. Puede mostrar un guión por defecto para utilizar
como plantilla al escribir sus propios guiones. Puede abrir varios guiones a la vez para compararlos.
Puede copiar y pegar guiones enteros entre archivos. Puede copiar y pegar pasos de guión de un
guión a otro en el mismo archivo o en un guión de un archivo diferente. Puede asignar guiones a
grupos para facilitar la búsqueda de guiones de un tipo específico (por ejemplo, copiar un grupo
completo de guiones en otro archivo o eliminar un grupo entero de guiones). Y puede diseñar
guiones que se ejecuten cuando se produzca una acción determinada (por ejemplo cuando los
usuarios introduzcan un campo, pulsen una tecla o agreguen un registro nuevo a la base de datos).
En la Ayuda están disponibles los procedimientos para crear y gestionar guiones, y una referencia
a los pasos de guión de FileMaker
Pro (ordenados alfabéticamente o por categoría).
Además, puede configurar activadores de guiones para especificar los guiones que se ejecutarán
cuando se produzcan determinados eventos. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Capítulo 2 | Utilizar bases de datos 59
Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos
Se recomienda realizar de forma habitual copias de seguridad de cualquier documento
almacenado en un equipo. Es más fácil restablecer una copia de seguridad de una base de datos
que volver a crearla. La frecuencia con la que debe realizar copias de seguridad depende de la
cantidad de datos que añada a las bases de datos y de la dificultad que supondría volver a crear
los archivos en caso de que se dañaran.
Es aconsejable que almacene regularmente copias de seguridad de archivos de gran importancia
en una ubicación fuera del lugar de trabajo.
Para obtener recomendaciones sobre copias de seguridad de archivos, consulte “Realizar copias
de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes” en la página 171. Para obtener un
ejemplo de un guión de copia de seguridad, consulte la Ayuda.
Configuración de las preferencias
Puede personalizar la apariencia y el comportamiento de FileMaker Pro para que se ajuste a su
forma de trabajo, Para ello, modifique la configuraciónestándar denominadapreferencias. Las
preferencias afectan al comportamiento de la aplicación y no son específicas de ningún archivo.
La configuración especificada en el cuadro de diálogo Opciones de archivo afecta a la
presentación predeterminada del archivo actual, la apertura y cierre de guiones, la información de
inicio de sesión y a la ortografía.
Para configurar las preferencias de la aplicación:
1. Windows: Elija el menú Edición > Preferencias.
OS X: Elija el menú FileMaker Pro > Preferencias.
2. En el cuadro de diálogo Preferencias, haga clic en una pestaña y, a continuación, configure las
opciones que desea utilizar.
Para configurar las preferencias de archivo:
1. Elija el menú Archivo > Opciones de archivo.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de archivo, haga clic en una pestaña y, a continuación,
configure las opciones que desea utilizar.
Para obtener más información sobre cómo configurar las preferencias de archivo y de la
aplicación, consulte la Ayuda.
Capítulo 3
Crear bases de datos
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:
1 planificar una base de datos
1 definir y modificar campos
1 definir tablas
1 crear presentaciones
1 trabajar con campos, objetos y partes de una presentación
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa y pormenorizada, y procedimientos
detallados sobre el uso de FileMaker
Pro.
Planificar una base de datos
Una base de datos bien diseñada favorece la introducción y recuperación de datos consistentes y
reduce la existencia de datos duplicados en las tablas de la base de datos. Las tablas de una base
de datos relacional funcionan de forma conjunta para garantizar la disponibilidad de los datos
correctos cuando los necesite. Se recomienda planificar primero la base de datos sobre el papel.
Siga estos pasos generales para planificar una base de datos:
1. Determine la finalidad de la base de datos o el problema que desea solucionar.
Por
ejemplo: "para guardar una lista de clientes", "para administrar mi inventario" o "para
calificar a mis alumnos".
Si otras personas van a utilizar la base de datos, asegúrese de informarles de los datos que
van a necesitar.
2. Piense en la información que almacenará en la base de datos. Normalmente, la información
se
divide en grandes categorías. La identificación precisa de estas categorías es vital para el
diseño de una base de datos eficaz, ya que almacenará diferentes tipos y cantidades de datos
en cada categoría. Por ejemplo, una base de datos concebida para realizar el seguimiento de
las ventas incluirá categorías del tipo "clientes", "productos" y "facturas". Una base de datos
para registrar las calificaciones de los alumnos incluirá categorías como "alumnos", "clases"
y
"trabajos".
3. Una vez que haya determinado estas grandes categorías, tenga en cuenta cómo se relacionan
entre sí. Para ello, escriba frases sencillas que describan la forma en la que interactúan las
categorías como, por ejemplo, "los clientes realizan pedidos de productos" y "las facturas
registran los pedidos de los clientes". Cada uno de estos pares indica una relación entre los
datos de una categoría y los datos de otra.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 61
4. Una vez identificadas las categorías de información, ya puede organizar la base de datos.
En la terminología de bases de datos, estas categorías de información reciben el nombre de
tablas. Las tablas se utilizan para agrupar datos con un elemento o una finalidad común. Por
ejemplo, puede utilizar una tabla para almacenar nombres y direcciones, y puede utilizar otra
para almacenar información sobre transacciones como, por ejemplo, la fecha de venta, el
número de artículo, el precio por unidad, etc.
Normalmente, las bases de datos se organizan de una de estas tres formas:
1 Una única tabla en un solo archivo. Utilice una única tabla si necesita supervisar datos de
una sola categoría, como los nombres y las direcciones.
1 Varias tablas en un único archivo. Utilice varias tablas si los datos son más complejos, como
los estudiantes, las clases y las calificaciones.
1 Varias tablas en varios archivos. Utilice varios archivos si necesita compartir los mismos
datos entre diferentes soluciones de bases de datos. Por ejemplo, puede almacenar la
información sobre los impuestos o los envíos en un archivo diferente si desea utilizar esa
información en más de una solución.
Nota Utilice las relaciones para compartir datos entre tablas del mismo archivo o con tablas
de un archivo externo. Otros elementos de base de datos, como los guiones y los privilegios
de acceso, se almacenan en un nivel de archivo. Por lo tanto, algunas soluciones complejas
se beneficiarán del uso de varios archivos.
5. Determine las tablas de la base de datos y los datos que incluirá y, sucesivamente, los campos
que
necesitará.
Consejo Para facilitar la búsqueda y la ordenación de los registros, cree campos distintos
para el nombre y los apellidos, el tratamiento de cortesía (como Sr. o Dr.) y los elementos de
direcciones (ciudad, estado o provincia, país y código postal). Si separa los datos en varios
campos al introducir los datos, se facilitará el proceso de creación de futuros informes. Por
ejemplo, si utiliza distintos campos para capturar información sobre las transacciones, como la
fecha, el número de artículo, la cantidad y el precio por unidad de cada transacción, será más
fácil compilar informes de sumario y subsumario al final de la semana, el mes o el año.
6. Decida los campos que contendrán datos comunes entre las tablas.
Por ejemplo, una base de datos de un negocio de panadería puede incluir las siguientes
tablas:
una tabla Clientes, que almacena los detalles de los clientes; una tabla Productos,
que
contiene la información de los productos y una tabla Facturas, que incluye los datos de
los
pedidos.
Cada tabla tiene sólo un tema, y todos los campos de esa tabla hacen referencia únicamente
a ese tema. Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes almacenan toda la
información sobre un cliente. Por este motivo, puede asignar a cada cliente un número de
identificación exclusivo. No debería introducir ningún número de identificación de cliente en la
tabla a no ser que tuviera que añadir un cliente nuevo. Por lo tanto, la existencia de un número
de cliente determina la existencia de un registro. La tabla Clientes puede también incluir
campos para el nombre, la dirección y el número de teléfono del cliente.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 62
La tabla Productos puede incluir campos para el número de identificación del producto, el precio
por unidad de cada producto y la cantidad disponible en existencias. La Tabla Elementos de línea
puede incluir campos para los números de identificación de productos y facturas, así como para
el nombre, el precio por unidad, la cantidad y el precio total de cada artículo vendido. La tabla
Facturas puede incluir campos para el número de identificación de facturas, la fecha del pedido
y el vendedor.
7. Determine los campos coincidentes de cada tabla y rodee cada uno con un círculo en
la
planificación.
Para obtener más información, consulte “Campos coincidentes en relaciones” en la
página 127.
ID del cliente
Dirección
Teléfono
Nombre del cliente
País
Vendedor
Tabla Clientes
Tabla Productos
Tabla Elementos de línea
Fecha Pedido
ID del cliente
Fecha Pedido
ID factura
ID factura
Precio por unidad
ID del producto
Cantidad
Subtotal
Descuento
Precio ampliado
Nombre del producto
Total
Cantidad total en existencias
Fecha Pedido
ID del producto
Precio por unidad
Nombre del producto
N.º de existencias
Categoría
Tabla Facturas
Región
Región
Vendedor
Descuento
Cantidad total en existencias
ID del cliente
Dirección
Teléfono
Nombre del cliente
País
Vendedor
Tabla Clientes
Tabla Productos
Tabla Elementos de línea
Fecha Pedido
ID del cliente
Fecha Pedido
ID factura
ID factura
Precio por unidad
ID del producto
Cantidad
Subtotal
Descuento
Precio ampliado
Nombre del producto
Total
Cantidad total en existencias
Fecha Pedido
ID del producto
Precio por unidad
Nombre del producto
N.º de existencias
Categoría
Tabla Facturas
Región
Región
Vendedor
Descuento
Cantidad total en existencias
Capítulo 3 | Crear bases de datos 63
8. Para cada tabla, decida qué campos almacenarán datos y cuáles se utilizarán desde otras
tablas (relacionadas).
En función del tema de la tabla, puede comprobar en qué ubicación es más lógico almacenar
los datos y dónde se deben utilizar los datos de una tabla relacionada. Todos los campos
deberían aparecer sólo una vez en la base de datos, a excepción de los campos coincidentes.
Tache las ocurrencias de los campos que no pertenezcan al tema de la tabla.
9. Determine las relaciones entre las tablas. En la planificación, dibuje una línea desde cada
campo coincidente de una tabla al campo coincidente correspondiente de la tabla relacionada.
Se establece una relación entre las tablas, porque sus campos coincidentes contienen
datos
coincidentes.
Las relaciones también permiten agrupar los datos para resolver consultas complejas. Por
ejemplo, las relaciones pueden utilizarse para determinar los niveles de inventario actuales, las
proyecciones de ventas y aquellas otras tareas en las que sea necesario consultar los datos
de varias tablas. Para obtener más información sobre las relaciones, consulte el
capítulo 4,
“Trabajar con tablas y archivos relacionados.”
10. Determine si necesita compartir la base de datos con otros usuarios y la forma de
acceso
al archivo.
Para obtener más información sobre cómo compartir bases de datos, consulte “Compartir
bases de datos en una red” en la página 140.
ID del cliente
Dirección
Teléfono
Nombre del cliente
País
Vendedor
Tabla Clientes
Tabla Productos
Tabla Elementos de línea
Fecha Pedido
ID del cliente
Fecha Pedido
ID factura
ID factura
Precio por unidad
ID del producto
Cantidad
Subtotal
Descuento
Precio ampliado
Nombre del producto
Total
Cantidad total en existencias
Fecha Pedido
ID del producto
Precio por unidad
Nombre del producto
N.º de existencias
Categoría
Tabla Facturas
Región
Región
Vendedor
Descuento
Cantidad total en existencias
ID del cliente
Dirección
Teléfono
Nombre del cliente
País
Vendedor
Tabla Clientes
Tabla Productos
Tabla Elementos de línea
Fecha Pedido
ID del cliente
Fecha Pedido
ID factura
ID factura
Precio por unidad
ID del producto
Cantidad
Subtotal
Descuento
Precio ampliado
Nombre del producto
Total
Cantidad total en existencias
Fecha Pedido
ID del producto
Precio por unidad
Nombre del producto
N.º de existencias
Categoría
Tabla Facturas
Región
Región
Vendedor
Descuento
Cantidad total en existencias
Capítulo 3 | Crear bases de datos 64
11. Si va a diseñar una base de datos para que la utilicen otras personas, expóngales su
planificación y pídales que la revisen y sugieran todos los cambios oportunos.
12. Decida qué usuarios utilizarán la base de datos y si desea restringir su acceso. Al crear la
base de datos, asigne privilegios de acceso según sea conveniente.
Para obtener más información sobre cuentas y conjuntos de privilegios, consulte el capítulo 6,
“Proteger bases de datos.”
13. Determine las presentaciones que necesita y planifique una presentación distinta para
cada
tarea.
Por ejemplo, cree presentaciones diferentes para imprimir etiquetas o sobres.
Para obtener más información sobre la creación de presentaciones, consulte “Crear
presentaciones e informes” en la página 86.
14. Cree un formulario como el que aparece abajo para enumerar los archivos y tablas necesarios
y los campos de cada tabla. Enumere también los formularios y los informes que generará a
partir de cada una de las tablas.
15. Cree la base de datos.
16. Si ha diseñado la base de datos para que la utilicen otros, pídales que la prueben.
Seguidamente, solucione los problemas que hayan encontrado antes de poner la base de
datos a disposición de todos los usuarios.
Crear archivos de FileMaker Pro
Puede crear un archivo a partir de una Solución inicial (plantilla) de FileMaker Pro: un archivo de
base de datos predefinido que puede modificar para adaptarlo a sus necesidades. O puede crear
un archivo sin utilizar una plantilla.
También puede crear un archivo realizando una copia de un archivo FileMaker Pro existente.
Consulte
“Guardar archivos” en la página 22.
Ejemplo de diseño de formulario de base de datos
Nombre de proyecto
Finalidad de esta base de datos
Nombre de archivo de la base de datos
Nombre de tabla
Nombre de campo Tipo de campo Comentarios
Presentaciones
Nombre de tabla
Nombre de campo Tipo de campo Comentarios
Nombre Finalidad Pantalla Imprimir Web
Capítulo 3 | Crear bases de datos 65
Crear un archivo mediante una solución inicial
1. Seleccione el menú Archivo > Nueva a partir de solución inicial.
También puede utilizar la pantalla de Inicio rápido de FileMaker para crear archivos.
Seleccione el menú Ayuda
> Pantalla de inicio rápido y, a continuación, haga clic en Utilizar
una solución inicial.
2. Seleccione Todas las soluciones para ver una lista de todos los archivos de soluciones
disponibles o seleccione una categoría de soluciones para restringir la lista de opciones.
Si aparece la pantalla de Inicio rápido de FileMaker, pero esta no muestra Soluciones iniciales
de FileMaker
Pro, esto indica que no se han instalado las Soluciones iniciales. Para obtener
más información, consulte la Ayuda.
3. Seleccione una solución de la lista (Windows) o del grupo de imágenes en miniatura (OS X) y, a
continuación, haga clic en Elegir.
4. Escriba un nombre para el archivo (elija una carpeta diferente, si es necesario) y, a
continuación, haga clic en Guardar.
Windows: En Tipo, seleccione Archivos FileMaker.
FileMaker Pro crea el archivo en el disco y lo abre. Puede modificar los campos y
presentaciones de las Soluciones iniciales. Para obtener más información, consulte las
secciones restantes de este capítulo.
Crear un archivo nuevo
1. Seleccione el menú Archivo > Nueva base de datos.
Puede utilizar la pantalla de Inicio rápido de FileMaker para crear archivos nuevos. Elija el
menú Ayuda
> Pantalla de Inicio rápido, haga clic en Crear una nueva base de datos y
continúe con el paso 2.
2. Escriba un nombre para el archivo (elija una carpeta diferente, si es necesario) y, a
continuación, haga clic en Guardar.
Windows: En Tipo, seleccione Archivos FileMaker. Si no escribe la extensión del archivo,
FileMaker Pro añade .fmp12 al nombre de archivo. (Para obtener información sobre cómo ver
las extensiones de archivo en Windows, consulte el soporte técnico y la Ayuda de Windows).
FileMaker Pro crea el archivo, muestra un archivo en blanco vacío en el modo Presentación y
abre el cuadro de diálogo Selector de campo, en el que puede definir campos para la base de
datos y añadirlos a la presentación.
Para que se inserten automáticamente campos en la presentación, seleccione Añadir los
campos definidos recientemente a la presentación actual en la pestaña Presentación del
cuadro de diálogo Preferencias antes de definir los campos.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 66
3. Defina los campos, arrástrelos a la presentación y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo
Selector de campo.
Para obtener información sobre cómo definir campos mediante el cuadro de diálogo Selector
de campo, consulte
“Crear y modificar campos en el cuadro de diálogo Selector de campo” en
la página 70.
Puede configurar las opciones de campo como la validación o la indexación a la hora de definir
el campo o más adelante. Para obtener más información, consulte
“Configurar opciones de
campos” en la página 79.
4. Añada objetos y otros adornos a la presentación.
Para obtener más información, consulte “Trabajar con objetos en presentaciones” en la
página 94.
5. Guarde la presentación pulsando Ctrl+S (Windows) o 2-S (OS X) y, a continuación, salga de la
presentación (haga clic en
en la barra de presentación).
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Para obtener información sobre la introducción de datos en campos en el modo Visualizar,
consulte “Añadir y duplicar registros” en la página 29.
1 De forma predeterminada, al seleccionar el menú Archivo > Nueva base de datos, se
muestra una base de datos vacía en el modo Presentación y el cuadro de diálogo Selector de
campo. Para mostrar el cuadro de diálogo Gestionar base de datos cada vez que cree una
base de datos nueva, seleccione el menú Edición > Preferencias (Windows) o el menú
FileMaker Pro > Preferencias (OS X). En el cuadro de diálogo Preferencias, haga clic en la
pestaña General y, a continuación, seleccione Utilizar el cuadro de diálogo Gestionar base
de datos para crear archivos.
1 Para cambiar el tema de la presentación, consulte “Trabajar con temas de una presentación”
en la página 91.
1 Puede cambiar la anchura de una presentación para adaptarla a una mayor (o menor) cantidad
de objetos. Si amplía la anchura de una presentación, verá el borde de la misma sin necesidad
de ajustar el tamaño de la ventana. Para cambiar la anchura de una presentación, arrastre la
línea gris ubicada a la derecha de la misma.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 67
Crear y modificar campos
Para definir un nuevo campo en la base de datos, asígnele un nombre y seleccione un tipo de
campo. A continuación, seleccione las opciones que determinan cómo el campo interpreta,
introduce, calcula, almacena y muestra los datos. Estas características conforman la definición
del campo.
Consulte “Formatear datos de campos en presentaciones” en la página 107 para obtener más
información sobre cómo configurar las opciones de formato de campos, que controlan la
apariencia de los datos en una presentación.
Asignar nombres a los campos
Siga estas directrices al asignar nombres a los campos:
1 Los nombres de campo deben ser exclusivos y pueden contener hasta 100 caracteres.
1 Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente el contenido del campo. Evite las
abreviaturas, acrónimos y otros términos que puedan provocar confusión.
1 No utilice ninguno de los siguientes símbolos o palabras en el nombre de campo:
1 , (coma) + – * / ^ & = > < ( ) [ ] } " ; (punto y coma) : (dos puntos) :: (indicador relacional)
$
(indicador variable)
1 AND, OR, XOR, NOT o el nombre de cualquier otra función de FileMaker Pro
1 No comience un nombre de campo para una fórmula de cálculo por un espacio, un punto (.) o
un número.
1 Utilice _ (carácter de subrayado) en lugar de un espacio para evitar las restricciones de ODBC
(Open Database Connectivity, Conectividad abierta de bases de datos) o JDBC (Java
Database Connectivity, Conectividad de bases de datos de Java), la exportación, la publicación
Web y otros problemas.
1 Si intercambia datos con otra aplicación, compruebe las restricciones de nomenclatura de
campos de los formatos de archivo admitidos por la otra aplicación.
1 Si utiliza ODBC o JDBC para compartir datos de FileMaker Pro, evite utilizar palabras clave de
SQL en los nombres de campo.
Este campo almacena únicamente números.
Este campo calcula un valor en función de otro
valor del registro (el "Descuento" es el 20% del
"Precio por unidad").
Este campo almacena varios valores.
FB11
ID del
producto
Focaccia
Nombre del
producto
PanCategoría
ComúnAroma
6,95 €
Precio por
unidad
1,39 €Descuento
Hierbas
Estos campos almacenan texto.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 68
Seleccionar un tipo de campo
Al definir un campo, debe seleccionar un tipo de campo en función de la clase de información que
contendrá el campo. El tipo de campo determina qué clase de datos se puede introducir y qué
clases de operaciones puede realizar FileMaker
Pro con los datos. FileMaker Pro utiliza el tipo de
campo para interpretar los datos en tareas tales como la ordenación de registros y la realización
de cálculos.
Seleccione este
tipo de campo
Si los datos del campo
Texto Letras, símbolos o números utilizados como texto por repetición de campo; la limitación la
establecen la memoria RAM y el espacio en disco disponibles. Los índices se basan
nominalmente en los primeros 100 caracteres de cada palabra o valor. Los campos de texto
pueden contener retornos de carro.
Numérico Incluyen valores de hasta 800 dígitos u otros caracteres, y los valores negativos del mismo
rango. Los campos numéricos pueden contener también valores booleanos (0 ó 1) para indicar,
por ejemplo, True, False, Yes y No, pero no pueden contener retornos de carro.
Fecha Incluyen sólo fechas. Utiliza el calendario gregoriano con un intervalo de
1/1/0001...31/12/4000. El orden del día, mes y año se basa en la configuración del sistema
cuando se creó el archivo.
Hora Incluyen sólo horas. Un campo de hora puede contener horas, minutos y segundos. Un campo
de hora puede contener una duración de tiempo negativa, por ejemplo, -08:40:00.
Fecha y hora Incluyen las fechas y horas que hacen referencia a un momento exacto del calendario.
Por ejemplo: 25/10/2014 2:39:46
Contenedor Un archivo de cualquier tipo como, por ejemplo, un archivo PDF, multimedia o de imagen.
Puede configurar el almacenamiento y mostrar las opciones del campo. Puede hacer
referencia a campos contenedor en cálculos y campos sumario. No puede buscar ni ordenar
registros basándose en campos contenedor, pero puede definir campos de texto para
describirlos o identificarlos. Después, puede buscar u ordenar los registros basándose en
la descripción o número de identificación del campo de texto. Los archivos de los campos
contenedor se pueden incrustar, guardar como referencia o almacenar externamente.
Cálculo Incluyen el resultado de una fórmula de cálculo que utiliza valores de campo del registro actual
o de registros relacionados. La fórmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo.
El resultado puede ser uno de estos tipos de datos: texto, numérico, fecha, hora, fecha y hora,
o contenedor.
Sumario Incluyen un valor generado a partir del resumen de los valores de campo de varios registros de
la misma tabla.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 69
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Todos los tipos de campo, excepto los campos de sumario, pueden almacenar un valor global.
Para obtener más información, consulte “Acerca de las opciones de indexación o
almacenamiento” en la página 83.
1 Asegúrese de utilizar un campo de fecha (en lugar de un campo de texto o numérico) para
almacenar fechas. Para evitar confusiones al usar fechas, utilice siempre el formato de cuatro
dígitos para los años.
1 Utilice campos de texto, en lugar de campos numéricos, para almacenar códigos postales,
números de teléfonos u otros valores que incluyan un cero a la izquierda o caracteres como
guiones o paréntesis.
1 Aunque no puede buscar u ordenar registros basados en un campo contenedor, puede definir
un campo de texto que describa o identifique el contenido del contenedor. Después, puede
buscar u ordenar los registros en función de los datos de ese campo de texto.
Para cambiar la forma de visualización de los campos de texto, numéricos, de fecha, hora y de
fecha y hora, consulte
“Formatear datos de campos en presentaciones” en la página 107.
Los campos de sumario generan
resultados a partir de los valores de
varios registros.
Vendedor Artículo Cantidad Precio ampliado
David Michaels FB3 1 3,95 €
David Michaels FB4 1 17,50 €
David Michaels FB1 2 19,90 €
David Michaels FB5 3 52,50 €
Total 93,85 €
Sophie Tang FB6 2 39 €
Sophie Tang FB7 5 77,50 €
Sophie Tang FB2 2 45 €
Total 161,50 €
Total general 255,35 €
Informe de ventas
Los campos de cálculo generan resultados a partir de los
valores del registro actual o de registros relacionados.
Documento confidencial de Favorite Bakery, junio de 2014
Capítulo 3 | Crear bases de datos 70
Crear y modificar campos en el cuadro de diálogo Selector de campo
Al crear una nueva base de datos, FileMaker Pro abre de forma predeterminada el archivo en el
modo Presentación, y muestra una presentación en blanco y el cuadro de diálogo Selector de
campo. Utilice el cuadro de diálogo Selector de campo para definir campos para la base de datos
y para añadir o cambiar campos de una presentación existente.
Nota Los campos no se añaden automáticamente a la presentación al definirlos en el cuadro de
diálogo Selector de campo. Para que se inserten campos en la presentación al definirlos,
seleccione Añadir los campos definidos recientemente a la presentación actual en la
pestaña Presentación del cuadro de diálogo Preferencias antes de definir los campos.
1. Si el cuadro de diálogo Selector de campo no está abierto, en el modo Presentación, haga clic
en
en la barra de presentación.
2. En el cuadro de diálogo Selector de campo, añada, elimine o modifique campos.
Para Realice lo siguiente
Añadir un campo Haga clic en Nuevo campo. Se crea un marcador de posición Campo en
la lista de campos con un tipo de campo asignado. Con el campo
seleccionado, escriba un nuevo nombre para este. Consulte “Asignar
nombres a los campos” en la página 67.
Cambiar el tipo de campo Haga clic en el tipo de campo y, a continuación, elija un tipo nuevo en la
lista. Consulte “Seleccionar un tipo de campo” en la página 68.
Importante Al cambiar el tipo de campo, los datos se pueden borrar de
forma permanente e irrecuperable.
Establecer las opciones del campo Haga clic con el botón derecho en el campo y, a continuación, seleccione
Opciones de campo. Consulte “Configurar opciones de campos” en la
página 79.
Mostrar el cuadro de diálogo
Gestionar base de datos
Haga clic para
añadir un campo a
la base de datos
Los campos aparecen
aquí al añadirlos
Especifique las opciones de
posición y etiquetas de los
campos que se han arrastrado
a la presentación
Buscar campos
Ordenar campos
Capítulo 3 | Crear bases de datos 71
3. Repita el paso 2 para seguir definiendo campos.
4. Al arrastrar campos a la presentación, los campos se colocan de forma predeterminada
verticalmente en la presentación, con las etiquetas de campo a la izquierda de los campos.
Para cambiar esta configuración, haga clic en Opciones de arrastre antes de arrastrar los
campos a la presentación.
1 Para cambiar la posición (horizontal o vertical) en la que se colocan los campos en
la
presentación, en Colocación de los campos, haga clic en una opción.
1 Para especificar la posición de las etiquetas de campo, en Etiquetas, haga clic en
una
opción.
Los campos posteriores que se añaden al cuadro de diálogo Selector de campo utilizan
la
configuración de arrastre actual.
Nota Los cambios realizados en la configuración de arrastre no se aplicarán en los campos
que ya se encuentren en la presentación.
5. Seleccione los campos que desee insertar en la presentación y arrástrelos a esta.
6. Cierre el cuadro de diálogo Selector de campo. Para ello, haga clic en el botón de cierre
o
pulse Esc.
Eliminar un campo Haga clic con el botón derecho en el campo y seleccione Eliminar
campo.
Para eliminar varios campos a la vez, seleccione los campos, haga clic
con el botón derecho y, a continuación, elija Eliminar campo.
Importante Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no necesita
ninguno de los datos que contiene.
Cambiar el nombre de un campo Windows: Haga doble clic en el campo y, a continuación, escriba un nuevo
nombre para este.
OS X: Seleccione el campo, haga clic en su nombre y, a continuación,
escriba un nuevo nombre.
Ordenar campos en la lista Haga clic en y, a continuación, seleccione cómo desea ordenar los
campos.
Buscar un campo en una lista larga Escriba el nombre del campo en el cuadro de búsqueda situado en la
parte superior del cuadro de diálogo Selector de campo.
Para Realice lo siguiente
Capítulo 3 | Crear bases de datos 72
Crear y modificar campos en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos
1. Con la base de datos abierta, seleccione el menú Archivo > Gestionar > Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaña Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla.
Se muestran las tablas del archivo actual y todos los archivos externos relacionados.
4. En Nombre de campo, escriba un nombre para el campo.
O, para cambiar el nombre de un campo, seleccione el campo en la lista y, a continuación, escriba
otro nombre en el cuadro Nombre del campo.
Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 67.
5. En Tipo, seleccione un tipo de campo.
Importante Al cambiar el tipo de campo, los datos se pueden borrar de forma permanente
e
irrecuperable.
Consulte “Seleccionar un tipo de campo” en la página 68.
Puede introducir una descripción del campo en el cuadro Comentario.
Para obtener más información sobre cómo crear campos de cálculo, consulte “Crear campos
de cálculo” en la página 75. Para obtener más información sobre cómo crear campos de
sumario, consulte “Crear campos de sumario” en la página 77. Para obtener más información
sobre cómo crear campos contenedor, consulte la Ayuda.
6. Haga clic en Crear si va a crear un campo nuevo. Si va a modificar el campo, haga clic
en
Cambiar.
Nombres de
campo
y definiciones
Escriba un
nombre para el
nuevo campo
Seleccione
un tipo de
campo
Haga clic aquí
después de
escribir un nombre
de campo y
seleccione un tipo
de campo
Elija la forma de
ver los campos
en el cuadro de
diálogo
Haga clic en
esta opción
para ordenar
por nombre o
tipo de campo
Capítulo 3 | Crear bases de datos 73
7. Para eliminar campos, seleccione el o los campos que desee eliminar, haga clic en Eliminar
y, a continuación, haga clic de nuevo en Eliminar.
Importante Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no necesita ninguno de los datos
que contiene.
8. Para definir las opciones del campo, haga clic en Opciones y especifique las opciones que
desee en el cuadro de diálogo Opciones de campo.
Para obtener más información, consulte “Configurar opciones de campos” en la página 79.
9. Siga definiendo o modificando campos o haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
Gestionar base de datos.
Para Haga lo siguiente en el cuadro de diálogo Opciones de campo
Introducir automáticamente
valores en el campo
Haga clic en la pestaña Autointroducir, seleccione las opciones que desee y,
a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte
“Definir la entrada de datos automática” en la página 80.
Asegurarse de que los datos se
introducen correctamente en el
campo
Haga clic en la pestaña Validación, seleccione las opciones que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Consulte “Definir validaciones de campo”
en la página 81.
Importante Para evitar confusiones al usar fechas en FileMaker Pro,
configure opciones de validación de campos para asegurarse de que las
fechas siempre se introduzcan con años de cuatro dígitos.
Hacer que se repita el campo Haga clic en la pestaña Almacenamiento y seleccione Número máximo de
repeticiones. Escriba el número de repeticiones y, a continuación, haga clic
en Aceptar. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Seleccionar las opciones de
indexación del campo
Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione las opciones que
desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Hacer que el campo utilice un
valor para todos los registros
del archivo
Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione Usar
almacenamiento global y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Crear un enlace entre el campo
de datos "principal" y el campo
"secundario" Furigana para que
cuando se introduzcan
caracteres Kanji en el campo
"principal", aparezca la lectura
Kana correspondiente en el
campo "secundario" Furigana.
Haga clic en la pestaña Furigana, seleccione Usar campo Furigana, el
campo Furigana y el formato de entrada de lectura Kana; a continuación,
haga clic en Aceptar.
Nota Esta opción solo está disponible para los campos de texto y si su
sistema operativo está configurado para admitir la introducción de texto
en
japonés.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 74
Crear y modificar campos en la vista Tabla
1. Con la base de datos abierta en el modo Visualizar, haga clic en la Vista Tabla en la barra
de presentación.
2. Cree campos nuevos o modifique los existentes.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con registros en la vista Tabla (por ejemplo,
añadir, eliminar y ordenar registros), consulte
“Trabajar con registros en la vista Tabla” en la
página 35. Para obtener más información sobre cómo mostrar los datos en el vista Tabla (por
ejemplo, reordenar columnas y configurar la anchura de las mismas), consulte “Mostrar datos en
la vista Tabla” en la página 34.
Para Hacer esto en la vista Tabla
Crear un campo Para crear el primer campo, haga clic en Crear campo en la cabecera de la
primera columna. Para crear campos adicionales, haga clic en + en la
cabecera de la columna o haga clic en el margen derecho.
Cambiar el nombre de un campo Haga doble clic en la cabecera de la columna del campo cuyo nombre desee
cambiar y escriba el nombre nuevo. Para obtener más información, consulte
“Asignar nombres a los campos” en la página 67.
Elegir un tipo de campo Haga clic con el botón derecho en la cabecera de columna, seleccione
Campo > Tipo de campo y, a continuación, elija un tipo de campo. Para
obtener más información sobre los tipos de campos, consulte “Seleccionar
un tipo de campo” en la página 68.
Importante Al cambiar el tipo de campo, los datos se pueden borrar de
forma permanente e irrecuperable.
Establecer opciones de campo Haga clic con el botón derecho en la cabecera de columna y, a continuación,
elija Campo > Opciones de campo. Para obtener más información, consulte
“Configurar opciones de campos” en la página 79.
Eliminar un campo Haga clic con el botón derecho en la cabecera de columna y, a continuación,
elija Campo > Eliminar campo.
Importante Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no necesita
ninguno de los datos que contiene.
Mostrar más campos u
ocultar campos
Haga clic en Modificar en la barra de presentación y utilice las opciones
del cuadro de diálogo Modificar vista tabla. O bien, haga clic con el
botón derecho en la cabecera de una columna y, a continuación, elija
Campo > Ocultar campo para ocultar el campo seleccionado.
Para mostrar un campo oculto en la Vista tabla, haga clic con el botón
derecho del ratón en el signo + de la cabecera de columna y, a continuación,
elija un campo de la lista de campos existentes.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 75
Crear campos de cálculo
1. Para crear un campo de cálculo, siga los pasos 1 a 5 que se describen en “Crear y modificar
campos en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos” en la página 72.
2. Seleccione Cálculo como el tipo de campo y haga clic en Crear.
3. En el cuadro de diálogo Especificar cálculo, en caso necesario, en Evaluar este cálculo a
partir del contexto, seleccione una tabla de la lista.
Sólo es necesario configurar el contexto para un cálculo al crear un campo de cálculo en una
tabla de origen que tiene dos o tres apariciones en el gráfico de relaciones. La tabla de origen es
la tabla definida en la pestaña Tablas del cuadro de diálogo Gestionar base de datos. La opción
que elija puede afectar a los resultados del cálculo, sobre todo si el cálculo incluye campos de
tablas relacionadas.
4. Cree una fórmula para el cálculo.
Haga clic en la ubicación en la que desea que aparezca el elemento en el cuadro de fórmula
y, a continuación, realice lo siguiente. También puede escribir una fórmula en el cuadro.
En la Ayuda están disponibles los procedimientos para trabajar con fórmulas y una referencia
a todas las funciones de FileMaker
Pro (ordenadas alfabéticamente o por categoría).
Para añadir Realice lo siguiente
Una referencia a un campo En la lista de campos, haga doble clic en un nombre de campo.
Para mostrar nombres de campo de otra tabla, seleccione una tabla
de la lista.
Un operador matemático
o de texto
En el teclado del cuadro de diálogo, haga clic en un operador. (Las comillas
y los paréntesis se copian en parejas en la fórmula, con el punto de inserción
intermitente en el medio).
Operador lógico o de
comparación o un exponente
En Operadores, seleccione un operador de la lista.
Un valor constante Escriba el valor. Una constante puede ser un texto, un número, una fecha o
una hora. Utilice las constantes de fecha con las funciones Date y
GetAsDate, las constantes de hora con las funciones Time y GetAsTime y las
constantes de fecha y hora con Timestamp y GetAsTimestamp.
Las constantes de texto pueden tener una longitud de 29998 caracteres.
Función En la lista de funciones, haga doble clic en una función (una fórmula con
nombre predefinida que realiza un determinado cálculo y devuelve un único
valor específico). En el cuadro de fórmula, reemplace el parámetro de
marcador de posición con un valor o una expresión.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 76
5. Seleccione las opciones de cálculo para el campo.
6. Para seleccionar las opciones de indexación y de almacenamiento global del campo, haga clic
en Almacenamiento, seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo Opciones de
almacenamiento y, a continuación, haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Especificar cálculo.
8. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.
Nota Si el archivo FileMaker Pro accede a datos de fuentes de datos ODBC externas, puede
añadir campos suplementarios para especificar cálculos mediante datos externos. Para obtener
más información, consulte
“Usar campos suplementarios” en la página 79.
Para obtener más información sobre cómo crear o cambiar campos de cálculo y el uso del
contexto en los cálculos, consulte la Ayuda.
Para Realice lo siguiente
Configurar el tipo de campo
del resultado
Elija un tipo de datos para El resultado del cálculo es <valor>. Elija el tipo
correcto para el resultado que desea. Consulte “Seleccionar un tipo de
campo” en la página 68.
Hacer que se repita un campo
calculado
En Número de repeticiones, escriba a continuación el número de
repeticiones (hasta 32.000).
Impedir el cálculo si todos
los campos de referencia
están vacíos
Seleccione No evaluar si todos los campos indicados están vacíos.
Cuando esta opción está activada, FileMaker Pro no evalúa un cálculo si
todos los campos utilizados para el cálculo están vacíos.
Elija las referencias
de campo
Cuadro de fórmula
Seleccione los operadores lógicos y de comparación
Seleccione las
funciones
Elija un tipo de resultado
de fórmula
Elija las opciones de
indexación y
almacenamiento
Haga que se repita el campo calculado
Elija una tabla de la lista
Realice el cálculo sólo si, al
menos, uno de los campos de la
fórmula tiene un valor
Seleccione los operadores de
texto y los matemáticos
Elija la forma en que se
muestran las funciones en
el cuadro de diálogo
Elija la tabla a partir de la que se
evaluará el cálculo
Haga clic para mostrar la
Ayuda en línea sobre la
definición de cálculos
Capítulo 3 | Crear bases de datos 77
Crear campos de sumario
Utilice campos de sumario para calcular valores como subtotales, promedios y totales generales
entre varios registros. Por ejemplo, un campo de sumario puede mostrar en un informe el total
general de todas las ventas del mes de mayo.
Utilice el asistente Nueva presentación/informe para crear un informe con datos agrupados (datos
en un campo de sumario). Consulte
“Crear presentaciones e informes” en la página 86.
Consejo Puede utilizar la vista Tabla en el modo Visualizar para crear rápidamente un informe
dinámico que agrupe los datos por campo, muestre subtotales para un campo o cree subtotales
para cada grupo de datos. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
El valor de un campo de sumario puede cambiar en función de la ubicación en que se introduzca
el campo en la presentación, de la cantidad de registros del conjunto encontrado, del modo que
utilice y de si están ordenados los registros.
Si modifica una presentación que contiene un campo de sumario, debe tener conocimientos
sobre las partes de la presentación para obtener los resultados que desea (consulte
“Trabajar con
partes de una presentación” en la página 114).
1. Para crear un campo de sumario, siga los pasos 1 a 5 que se describen en “Crear y modificar
campos en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos” en la página 72.
2. Seleccione Sumario como el tipo de campo y haga clic en Crear.
3. En el cuadro de diálogo Opciones del campo de sumario, seleccione un tipo de sumario y, a
continuación, el nombre del campo por el que desea agrupar los valores.
Seleccione este tipo
de sumario Para resumir los valores de un campo del conjunto encontrado de registros
Total de Calculando el total de los valores del campo.
Media de Calculando la media de los valores del campo.
Recuento de Realizando un recuento del número de registros que contienen un valor para el
campo. Por ejemplo, si un campo contiene 100 valores (un valor para cada
registro), el resultado del recuento es 100.
Mínimo Buscando el número más bajo, o la fecha, la hora o la fecha y la hora más antigua
para un campo.
Máximo Buscando el número más alto, o la fecha, la hora o la fecha y hora más reciente
para un campo.
Desviación típica de Buscando la diferencia entre los valores de un campo. Esta opción calcula la
desviación típica de la media de los valores de un campo. (La fórmula es n-1
ponderado, más la desviación típica normal).
Fracción del total de Calculando la proporción entre un valor del campo y el total de todos los valores de
ese campo. Por ejemplo, averiguar qué fracción del total de ventas puede atribuirse
a cada vendedor.
Lista de Creando una lista delimitada por retornos de carro de valores de un campo que no
están en blanco.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 78
4. Seleccione una opción para el tipo de sumario, si es posible.
Las opciones varían en función del tipo de sumario seleccionado en el paso anterior.
5. Seleccione una opción para resumir un campo repetido, si procede.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.
Para este tipo de
sumario Seleccionar Para
Total de Total acumulado Mostrar el total acumulado de los registros
actuales y todos los registros anteriores. Para
reiniciar el total acumulado de cada grupo
ordenado, seleccione Reiniciar resumen
para cada grupo ordenado. A continuación,
en la lista de campos, seleccione el campo
desde el que se reiniciará la ordenación.
Media de Media ponderada. En la lista de
campos que aparece, seleccione el
campo que contiene el factor de
ponderación
Determinar la media de un campo en función
de un valor de otro campo que se usa como
factor de ponderación.
Recuento de Recuento acumulado Mostrar la cuenta acumulada de los registros
actuales y de todos los registros anteriores.
Para reiniciar el recuento acumulado de cada
grupo ordenado, seleccione también
Reiniciar resumen para cada grupo
ordenado. A continuación, en la lista de
campos, seleccione el campo desde el que se
reiniciará la ordenación.
Desviación típica de por población Calcular la desviación típica por población
cuando la fórmula es n-ponderado.
Fracción del total de Subtotal. En la lista de campos que
aparece, seleccione un campo por el
que agrupar los valores. (Cuando
regrese al modo Visualizar, ordene
por este campo para calcular los
valores correctamente).
Calcular una fracción del total basándose sólo
en un grupo de registros.
Seleccionar Para
Todos Calcular un único valor de sumario para todas las repeticiones del campo.
Individualmente Calcular un valor de sumario para cada repetición.
Elija un
tipo de sumario
Elija el campo por el
que desea agrupar
los valores
Seleccione una
opción para el
tipo de sumario
Seleccione una opción para resumir repeticiones
Reinicie el total
o recuento
Capítulo 3 | Crear bases de datos 79
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Al crear un informe en el asistente Nueva presentación/informe, los campos incluidos en las
partes de sumario se muestran con el estilo específico de la parte y no con el estilo del tema
predeterminado.
1 Si ha utilizado la herramienta Campo para añadir un campo a una parte de sumario y resulta
difícil ver el texto, utilice el Inspector o la opción Copiar formato para copiar el estilo que desee
desde otro campo.
1 Si el archivo FileMaker Pro accede a datos de fuentes de datos ODBC externas, puede añadir
campos suplementarios a fin de especificar campos de sumario para datos externos. Para
obtener más información, consulte la sección siguiente.
Usar campos suplementarios
Si el archivo FileMaker Pro accede a datos desde fuentes de datos ODBC externas, puede utilizar
los campos suplementarios para mostrar resultados de cálculos y de sumario no almacenados
mediante los datos ODBC. Debido a que no puede utilizar FileMaker
Pro para cambiar el
esquema de una base de datos ODBC externa, los campos suplementarios son los únicos
campos que puede añadir a tablas externas.
Para obtener más información sobre cómo acceder a los datos SQL y trabajar con ellos de forma
interactiva, consulte
“Trabajar con fuentes de datos externas” en la página 153. Para obtener más
información sobre cómo utilizar los campos suplementarios, consulte la Ayuda.
Configurar opciones de campos
Puede configurar las opciones de campo al definir un campo o con posterioridad. Puede
configurar opciones para:
1 introducir datos predeterminados en un campo
1 comprobar si los datos cumplen los requisitos de validación;
1 hacer que se repita un campo;
1 crear un índice;
1 almacenar externamente datos del contenedor;
1 almacenar un valor global;
1 campos Furigana (sólo en campos en idioma japonés)
Algunas opciones de campo le ayudan a garantizar la precisión y consistencia de los datos. Por
ejemplo, si escribe Frnc en lugar de Francia en el campo País, no podrá encontrar ese registro
cuando busque más adelante todos los clientes de Francia. Para asegurarse de que todos los
nombres de país se introducen correctamente, puede definir una lista de valores con todos los
nombres y, a continuación, seleccionar la opción de validación Miembro de lista de valores para
el campo País. Al introducir datos en el campo, los datos deben coincidir con un valor de la lista.
Puede configurar las opciones de campo mientras trabaja en las vistas Tabla, Formulario o Lista.
Para obtener más información sobre las listas de valores, consulte “Ajuste de juegos de casillas
de verificación y otros controles en una presentación” en la página 105. Para definir las opciones
de los campos de sumario, consulte la sección “Crear campos de sumario” en la página 77. Para
establecer las opciones de almacenamiento de los campos contenedor, consulte la Ayuda.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 80
Definir la entrada de datos automática
Para introducir automáticamente un valor predeterminado en un campo para cada registro:
1. Con la base de datos abierta, lleve a cabo una de las siguientes opciones:
1 Si trabaja en la vista Tabla, haga clic con el botón derecho en el nombre del campo y
seleccione Campo
> Opciones de campo. A continuación, vaya al paso 5.
1 Elija el menú Archivo > Gestionar > Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaña Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla.
4. En la lista de campos, haga doble clic en un campo que desee definir.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en la pestaña Autointroducir y
seleccione las opciones que desee. (Las opciones disponibles dependen del tipo de campo).
Para Realice lo siguiente
Introducir una fecha, hora, fecha y hora, un
nombre de usuario o un nombre de cuenta al
crear o modificar el registro
Seleccione Creación o Modificación y, a continuación, elija
una opción de la lista.
Asignar un número secuencial al campo en
cada registro
Seleccione Número secuencial. Seleccione En creación para
asignar el número al crear el registro. Seleccione En
consignación para asignar el número al consignar el registro.
En siguiente valor, escriba un valor de inicio (por ejemplo,
1001) y, a continuación, el número de incremento.
Introducir el valor del registro al que se
accedió anteriormente
Seleccione Valor del último registro visitado.
Introducir los datos que especifique Seleccione Datos y escriba un máximo de 255 caracteres.
Introducir el resultado de un cálculo
en el campo
Seleccione Valor calculado, defina la fórmula en el cuadro de
diálogo Especificar cálculo y, a continuación, haga clic en
Aceptar. Para obtener más información sobre el cuadro de
diálogo Especificar cálculo, consulte “Crear campos de cálculo”
en la página 75.
Seleccione No reemplazar el valor existente del campo
(de haber alguno) para impedir que se sobrescriban los
datos presentes.
Introducir un valor copiado de un campo en la
misma tabla o archivo o en uno diferente
Seleccione Valor búsqueda, defina la búsqueda y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Consulte “Crear
búsquedas” en la página 138.
Impedir que los usuarios cambien un valor
introducido automáticamente
Seleccione Prohibir la modificación del valor durante la
entrada de datos.
Desactivar los datos introducidos
automáticamente
Anule la selección de todas las casillas de verificación.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 81
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de campo o haga clic en otra
pestaña para configurar opciones de campo adicionales.
Definir validaciones de campo
Puede seleccionar opciones de validación de campo para garantizar que los datos se
introduzcan
correctamente en el campo. FileMaker Pro mostrará un mensaje si introduce
incorrectamente los datos.
Importante Para evitar confusiones al usar fechas en FileMaker Pro, configure las opciones de
validación de campo de fecha para asegurarse de que las fechas siempre se introduzcan con
años de cuatro dígitos.
1. Con la base de datos abierta, lleve a cabo una de las siguientes opciones:
1 Si trabaja en la vista Tabla, haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre del campo
y seleccione Opciones de campo. A continuación, vaya al paso
5.
1 Elija el menú Archivo > Gestionar > Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaña Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla.
4. En la lista de campos, haga doble clic en un campo que desee definir.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en la pestaña Validación.
6. Especifique cómo debe FileMaker Pro gestionar una entrada de datos no válida.
En Validar los datos de este campo, seleccione Siempre para realizar una validación de
campo continua o Sólo durante la entrada de datos para limitar la validación sólo a los casos
en que se introducen datos. Anule la selección de Permitir al usuario omitirlo durante la
introducción de datos si desea impedir que los usuarios introduzcan datos no válidos.
Seleccione las
opciones para
introducir datos
predeterminados
en el campo
Haga clic en
Autointroducir
Capítulo 3 | Crear bases de datos 82
7. Seleccione las opciones de validación para el campo.
Para requerir que el valor introducido Seleccionar
Contenga sólo números Tipo de datos y, a continuación, elija Sólo numérico
en la lista
Sea una fecha que contenga valores numéricos para
el mes y día, y cuatro dígitos para el año (por ejemplo,
5/12/2014).
Tipo de datos y, a continuación, elija Año
de 4 dígitos en la lista
Sea una hora con valores numéricos para las horas y los
minutos entre 00:00 y 23:59 (los segundos son
opcionales)
Tipo de datos y, a continuación, elija Hora del día en
la lista
No esté en blanco No vacío
No duplique un valor encontrado en este campo en
otros registros
Valor único
Coincida con otro valor del mismo campo de cualquier
otro registro
Valor existente
Coincida con un valor de una lista de valores
especificada
Miembro de lista de valores y elija una lista de
valores existente o defina una nueva
Esté en un rango específico de letras, números,
fechas u horas
En el rango y, a continuación, escriba los valores
inicial y final
Coincida con el resultado de un cálculo Validado por cálculo y, a continuación, introduzca
un cálculo en el cuadro de diálogo Especificar cálculo.
Seleccione o anule la selección de Validar sólo si el
campo se ha modificado. A continuación, haga clic
en Aceptar.
El resultado debe ser booleano: True o False.
El resultado es True cuando es cualquier número distinto
de cero; cualquier otro resultado (cero, sin datos o datos
no numéricos) es False.
Para obtener más información sobre el cuadro de
diálogo Especificar cálculo, consulte “Crear campos de
cálculo” en la página 75.
No supere el número de caracteres especificado Número máximo de caracteres y, a continuación,
escriba el número máximo de caracteres permitido.
No supere el tamaño de archivo especificado (para el
campo contenedor)
Número máximo de kilobytes y, a continuación, el
número de kilobytes. Esta opción limita el tamaño de
un archivo incrustado en un campo contenedor o
almacenado externamente. Sin embargo, no tiene
ningún efecto en los archivos almacenados por
referencia en un campo contenedor.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 83
8. Para mostrar un mensaje personalizado cuando los datos no cumplan los requisitos de
validación, seleccione Mostrar mensaje personalizado si falla la validación y, a
continuación, escriba un máximo de 255 caracteres.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de campo o haga clic en otra
pestaña para configurar opciones de campo adicionales.
Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Acerca de las opciones de indexación o almacenamiento
FileMaker Pro ofrece opciones para laindexación de los campos y el almacenamiento de los
resultados de cálculos. Puede:
1 Crear un índice, es decir, una lista de los valores almacenados en un campo. El índice acelera
en gran medida el proceso de búsqueda, pero ocupa bastante espacio en el disco duro. Puede
indexar campos de texto, numéricos, de fecha, de hora y de fecha y hora. También puede indexar
campos de cálculo si los resultados son texto, números, fechas, horas o marcas de fecha y hora.
1 Almacenar el resultado de un campo de cálculo en la base de datos o hacer que FileMaker Pro
realice el cálculo solo cuando sea necesario (no almacenado). Almacenar el resultado es más
rápido pero ocupa más espacio en el disco. Puede especificar opciones de almacenamiento
para campos de texto, numéricos, de fecha, de hora, de fecha y hora y de cálculo.
1 Configurar los campos (excepto los campos de sumario) para que compartan un valor en todos
los registros del archivo, seleccionando Usar almacenamiento global en la pestaña
Almacenamiento del cuadro de diálogo Opciones de campo. Los campos definidos con
almacenamiento global también reciben el nombre de campos globales.
Seleccione las
opciones de validación
para el campo
Haga clic en
Validación
Esta opción sólo
aparece para los
campos contenedor
Capítulo 3 | Crear bases de datos 84
1 Almacene los datos de un campo contenedor en una ubicación externa al archivo como, por
ejemplo, un directorio o una carpeta diferentes del equipo host o local.
.
Las opciones de la pestaña Almacenamiento son diferentes para un campo contenedor.
Para obtener más información sobre la configuración de las opciones de campo,
consulte
la Ayuda.
Haga clic en
Almacenamiento
Seleccione la
opción de
almacenamiento
para el campo
Opciones de almacenamiento de todos los campos, excepto los campos contenedor
Seleccione las
opciones de
almacenamiento
de un campo
contenedor
Opciones de almacenamiento de los
campos contenedor
Capítulo 3 | Crear bases de datos 85
Crear tablas de bases de datos
Utilice las tablas de base de datos para organizar y agrupar los datos mediante una característica
o principio común. La base de datos puede contener tantas tablas como sea necesario para
organizar sus datos.
Además de almacenar datos, FileMaker Pro utiliza las tablas para describir relaciones en el
gráfico de relaciones y establecer el contexto para las presentaciones y algunos cálculos. En
FileMaker
Pro, el contexto es el punto de partida desde el que se inician los cálculos y los
guiones, y desde donde se evalúa una relación del gráfico de relaciones.
Al crear un nuevo archivo, FileMaker Pro crea automáticamente la primera tabla y la primera
presentación. La tabla y la presentación reciben el mismo nombre que el archivo.
Puede crear tablas adicionales en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos.
1. Con la base de datos abierta, seleccione el menú Archivo > Gestionar > Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaña Tablas.
3. En el cuadro Nombre de tabla escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga
clic
en Crear.
Se puede cambiar el nombre de la tabla o eliminarla. Las tablas que añade a un archivo se
muestran automáticamente en el gráfico de relaciones.
4. Siga definiendo las tablas o haga clic en la pestaña Campos para definir los campos.
Para obtener más información sobre las relaciones, las tablas y el gráfico de relaciones, consulte
el
capítulo 4, “Trabajar con tablas y archivos relacionados.”
Escriba un
nombre para
la tabla
Capítulo 3 | Crear bases de datos 86
Crear presentaciones e informes
Las presentaciones de FileMaker Pro determinan la organización de la información para ver,
imprimir, buscar e introducir datos, y generar informes sobre estos. Las presentaciones no
almacenan datos, simplemente los muestran. A menudo se suele denominar a las presentaciones
informes; sobre todo al imprimirlas.
Puede crear todas las presentaciones que necesite para un archivo (por ejemplo, presentaciones
para introducir datos, crear informes de sumario o imprimir etiquetas de correo). Puede cambiar
el diseño de la presentación sin que se vean afectados los datos u otras presentaciones del
archivo. Las presentaciones pueden incluir determinados campos y excluir otros. Si se cambian
los datos de un campo (en modo Visualizar), dichos cambios se reflejan en el mismo campo del
mismo registro en todas las presentaciones del archivo.
Cuando crea un archivo de base de datos (sin usar uno de los archivos de plantillas de soluciones
iniciales incluidos en FileMaker
Pro), la aplicación crea automáticamente una presentación para
la tabla inicial del archivo, y para cada tabla nueva añadida que contenga campos.
Para crear presentaciones adicionales, pase al modo Presentación y utilice el asistente Nueva
presentación/informe, que le guiará durante el proceso de creación de la presentación en función
de las opciones que elija. Utilice los diferentes tipos de presentación para diversos fines, como
mostrar una pantalla de entrada de datos o imprimir un informe de totales de ventas o etiquetas
de correo. Puede personalizar cada presentación mediante las herramientas de diseño
disponibles en el modo Presentación.
Importante FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la información de
configuración de impresión o ajuste de página al calcular los márgenes y otras medidas de la
presentación. Las opciones de la impresora y de impresión dependen de la impresora y del
software del sistema que utilice. Para obtener más información, consulte la documentación de la
impresora y del sistema.
Campos: utilícelos
para introducir y
mostrar datos
Menú emergente Present.
Menú emergente de modo
Botones: utilícelos para
automatizar tareas frecuentes
Texto de la
presentación: utilícelo
para títulos, cabeceras
de columna, etiquetas
de campo, instrucciones
y cartas modelo
Partes: utilice las
cabeceras, los pies de
página, el cuerpo y los
sumarios para dividir
una presentación en
áreas especiales con
distinta finalidad
Capítulo 3 | Crear bases de datos 87
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Si tiene intención de imprimir la nueva presentación en horizontal o con un tamaño de papel
especial, en el modo Visualizar o Presentación, elija el menú Archivo > Configurar impresión
(Windows) o el menú Archivo > Ajustar página (OS X), confirme la orientación y la
configuración del papel y, a continuación, haga clic en Aceptar. La modificación de las
opciones de Configurar impresión y Ajustar página afecta al resto de presentaciones del
archivo actual, por lo que deberá volver a cambiar estas opciones más adelante para imprimir
correctamente otras presentaciones.
1 Puede gestionar fácilmente las presentaciones y las carpetas de presentaciones de su base
de datos utilizando el cuadro de diálogo Gestionar presentaciones. Por ejemplo, puede añadir,
eliminar y duplicar presentaciones y carpetas, abrir varias presentaciones y cambiar el orden
en el que aparecen las presentaciones y las carpetas en el menú emergente Presentación.
Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Para crear una presentación:
1. En el modo Presentación, haga clic en Nueva presentación/informe en la barra de
herramientas de estado.
O bien, en el modo Visualizar, elija el menú Archivo > Gestionar > Presentaciones y haga
clic en Nuevo.
Aparecerá el asistente Nueva presentación/informe, que le ayudará a crear el tipo de informe
que desee. Al realizar la selección, se presentan varias opciones. En algunos tipos de
presentaciones como, por ejemplo, etiquetas, sobres e informes, aparecerán paneles
adicionales.
2. Si el archivo tiene varias tablas, en Mostrar registros desde, elija la tabla de la que desea que
se muestren los registros en esta presentación.
3. En Nombre de la presentación, asigne un nombre a la presentación.
4. Elija el tipo de presentación que desee crear.
Para obtener una descripción de cada archivo de presentación, consulte “Tipos de
presentación,” a continuación.
5. Las opciones adicionales estarán disponibles en función del tipo de presentación que elija.
Para Realice lo siguiente
Ver un tema de la Ayuda en pantalla que explica
las opciones del panel actual
Windows: Pulse F1 (Windows) o Comando-? OS X).
Si la presentación que va a crear tiene paneles adicionales
(por ejemplo, etiquetas, sobres o informes), puede hacer
clic también en (Windows) o (OS X) para obtener
información acerca de estos paneles.
Aceptar la configuración del panel y continuar con
el siguiente panel (disponible para presentaciones
de informes, etiquetas y sobres).
Haga clic en Continuar o Siguiente.
Aceptar la configuración del panel y regresar al
panel anterior (disponible para presentaciones de
informes, etiquetas y sobres).
Haga clic en Atrás.
Cerrar el asistente sin guardar ninguna de las
opciones
Haga clic en Cancelar.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 88
6. Cuando haya terminado de realizar la selección, haga clic en Finalizar para crear la
presentación.
7. En las presentaciones diseñadas para ordenadores o dispositivos táctiles, añada campos a la
presentación.
Consulte “Crear y modificar campos” en la página 67.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Puede utilizar las herramientas y los comandos del modo Presentación para personalizar de
forma adicional la presentación. Consulte “Trabajar con objetos en presentaciones” en la
página 94 y “Trabajar con campos en presentaciones” en la página 103.
1 Si hace clic en Finalizar en el primer panel del asistente Nueva presentación/informe sin elegir
un tipo de presentación, FileMaker Pro crea una presentación en blanco. Una presentación en
blanco no contiene campos; puede añadir los campos que desee en el modo Presentación. Las
presentaciones en blanco son un buen punto de partida para crear presentaciones complejas
(como una pantalla de entrada de datos o una carta formulario).
1 Cada presentación que cree se asigna a un tema de la presentación. Si la nueva presentación
es del mismo tipo (ordenador, dispositivo táctil o impresora) que la actual, se asigna el mismo
tema a esta. Si, por el contrario, es de un tipo diferente, se asigna el tema predeterminado
adecuado.
Tipos de presentación
Puede utilizar el asistente Nueva presentación/informe para crear distintos tipos de
presentaciones, que se describen a continuación.
Para obtener más información sobre cómo crear presentaciones e informes, consulte la Ayuda.
Informática
Las presentaciones en equipos se han diseñado para visualizarse en las dimensiones de la mayor
parte de los equipos de sobremesa y portátiles. Después de seleccionar Equipo, elija la vista en
la que desea mostrar la presentación (vistas Formulario, Lista o Tabla), o bien cree un informe
(consulte la sección "Informe" mostrada a continuación). Una vez que finalice el asistente, añada
a la presentación los campos y los adornos y objetos de presentación que desee.
El tema predeterminado para las presentaciones de equipo es Iluminado.
Dispositivo táctil
Las presentaciones de dispositivo táctil se han diseñado para visualizarse en dispositivos táctiles
de entrada, incluidos iPad, iPad mini, iPhone 3,5 pulgadas, iPhone 4 pulgadas o un dispositivo
con las dimensiones que personalice después de haber terminado con el asistente. Cuando elija
Dispositivo táctil, elija la vista en la que desee mostrar la presentación. También puede elegir la
orientación, horizontal o vertical, de la presentación. Una vez que finalice el asistente, añada a la
presentación los campos y los adornos y objetos de presentación que desee.
El tema predeterminado para las presentaciones de dispositivos táctiles es Iluminado táctil.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 89
Impresora
Las presentaciones de impresora se han diseñado para imprimir datos en etiquetas (horizontales
o verticales), sobres e informes. Las opciones de presentación de la impresora se describen a
continuación.
El tema predeterminado para las presentaciones de impresora es Impresión iluminada.
Etiquetas
Utilice una presentación de etiquetas para organizar los campos seleccionados e imprimirlos con
uno de los tamaños de etiquetas estándar predefinidos. FileMaker Pro incluye las dimensiones
de un gran número de tipos de etiquetas estándar. Si no está disponible el tipo de etiqueta que
desea, puede especificar unas dimensiones de etiqueta personalizadas.
Solo puede imprimir datos (u obtener una vista previa de estos); no puede añadir información.
Utilice otro tipo de presentación para la introducción de datos o para buscar datos.
Para obtener más información sobre cómo crear una presentación de etiquetas e imprimir
etiquetas, consulte
“Impresión de etiquetas y sobres” en la página 55.
Etiquetas verticales
En las presentaciones de etiquetas verticales, se giran los caracteres asiáticos y de anchura
completa para que las etiquetas puedan utilizarse verticalmente.
Para obtener más información sobre la escritura vertical, consulte “Formatear campos y texto
para escritura vertical” en la página 113.
Etiquetas en el modo Presentación.
Etiquetas en el modo Vista previa
Capítulo 3 | Crear bases de datos 90
Sobres
Utilice una presentación de sobres para imprimir los campos seleccionados, con una disposición
de sobre empresarial "Número 10" estándar. Solo puede imprimir datos (u obtener una vista
previa de estos); no puede añadir información. Utilice otro tipo de presentación para la
introducción de datos o para buscar datos.
Para obtener más información sobre cómo crear una presentación de sobres e imprimir en
sobres, consulte
“Impresión de etiquetas y sobres” en la página 55.
Informe
El asistente Nueva presentación/informe le permite definir diversos formatos de informe. Puede
crear una presentación de informe con columnas y filas sencillas de datos (tipo de presentación
predefinida anteriormente conocida como presentación de vista Lista), o un informe complejo con
datos agrupados por valores específicos con subtotales y totales generales.
También puede agrupar registros ordenando los datos por campos seleccionados. Puede generar
subtotales o subsumarios de los datos en estos grupos (por ejemplo, agrupar los datos de venta
por región y, a continuación, agrupar los subtotales de ventas para cada región).
Cuando crea una presentación Informe en el asistente, puede elegir:
1 incluir subtotales y totales generales en el informe.
1 añadir partes de encabezado y pie de página con texto estático (como el nombre de su
empresa), texto dinámico (como el número de la página o la fecha actual) o con un gráfico
(como el logotipo de su empresa).
1 agrupar los registros ordenándolos; a continuación, puede calcular un subtotal o realizar un
subsumario de los datos de los grupos (por ejemplo, agrupar los datos de ventas por región
y, después, calcular el subtotal de las ventas para cada región).
1 guardar la información en un guión para volver a ejecutar el informe (por ejemplo, cambiar
a la presentación del informe y ordenar los datos).
Puede modificar cualquiera de estas opciones después de haber terminado con el asistente.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 91
Trabajar con temas de una presentación
Utilice los temas de FileMaker Pro para mejorar el aspecto de una presentación o informe, y dar
a todas las presentaciones un aspecto coherente. Los temas afectan a las características de la
presentación, como el color de fondo, los bordes y el relleno de los campos y los atributos de texto
dentro y fuera de los campos. Sin embargo, los temas no controlan la situación ni el
comportamiento de los campos o de los objetos. Puede cambiar el tema de una presentación
existente en el modo Presentación.
Para cambiar el tema de una presentación:
1. Seleccione la presentación que desea cambiar.
2. En el modo Presentación, seleccione el menú Presentaciones > Cambiar tema o haga clic en
en la barra de presentación.
3. Seleccione temas en la lista Temas de presentación para mostrar una vista previa de cada
uno de ellos.
1 Si desea aplicar un tema de este archivo, seleccione un tema en la lista Temas de
presentación para mostrar una vista previa de cada uno de ellos.
1 Para aplicar un tema de otro archivo FileMaker Pro, haga clic en Importar temas,
seleccione el archivo que contiene los temas que desea importar y haga clic en Abrir.
Seleccione uno o varios temas en el cuadro de diálogo Importar temas y, a continuación,
haga clic en Aceptar. Seleccione un tema en la lista Temas de presentación.
4. Haga clic en Aceptar para aplicar el tema seleccionado a la presentación actual.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Al cambiar el tema de una presentación, FileMaker Pro aplica los atributos del nuevo tema a
todos los objetos de la presentación, excepto a los siguientes:
1 Se conservan la fuente y el tamaño de fuente de la presentación o el tema originales.
1 Los botones creados con versiones de FileMaker Pro anteriores a la versión 12 conservan
su formato original.
1 Los objetos del fondo de la presentación o el fondo de una presentación que se hayan
rellenado con una imagen conservarán esta.
1 Es posible que deba cambiar el tamaño de las partes y los objetos de la presentación tras
aplicar un tema para que ésta se muestre correctamente.
1 Si desea que la presentación tenga un aspecto similar a aquellas creadas con versiones
anteriores a FileMaker Pro 12, en Basic, seleccione el tema Classic.
1 Si va a crear una presentación que se utilizará con FileMaker Go, seleccione uno de los temas
"Touch".
1 Si va a crear una presentación que se imprimirá, seleccione uno de los temas "Print".
1 El tema de la presentación controla los estilos de los objetos, las partes y el fondo de la
presentación. Si los temas prediseñados no muestran los estilos de objeto que desea, puede
crear y aplicar un tema personalizado. Consulte
“Trabajar con los estilos de objetos y partes,
y el fondo de una presentación” en la página 116.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 92
Configurar una presentación para imprimir registros en columnas
Puede configurar una presentación para imprimir (o previsualizar) registros en columnas, por
ejemplo, un directorio de nombres y direcciones. Al configurar los registros para imprimirlos en
columnas, se imprimen juntos en un bloque todos los valores de campo (y las etiquetas, si se
especifican) de un registro (parecido a una etiqueta), a continuación, se imprimen todos los
valores del registro siguiente y así, sucesivamente. Sólo verá varias columnas en los modos
Presentación y Vista previa y al imprimir (pero no en el modo Visualizar o Buscar).
Puede organizar las columnas de izquierda a derecha o de arriba a abajo en la página.
Configurar columnas en una presentación
1. Seleccione una impresora y las opciones de configuración de impresión o de ajuste de página.
FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la información de configuración de
impresión o ajuste de página al calcular los márgenes y otras medidas de la presentación.
2. En el modo Presentación, cree una presentación o seleccione una en el menú emergente
de
presentaciones.
Es más fácil comenzar por una presentación En blanco o una presentación sin ningún objeto
en el cuerpo.
3. Elija el menú Presentaciones > Ajustar presentación.
4. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, haga clic en la pestaña Imprimir, seleccione
Imprimir en <valor> columnas, seleccione opciones para las columnas y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
5. En la presentación, podrá ver unas líneas verticales que señalan las columnas.
Para Realice lo siguiente
Especificar el número de columnas En Imprimir en <valor> columnas, escriba un número
entre 1 y 99.
Organizar primero los registros de izquierda
a derecha en la página (en una sola fila
cada vez)
Seleccione Izq.-derecha.
Utilice esta opción para los informes similares a etiquetas con
el fin de utilizar el menor número de filas y conservar el conjunto
de etiquetas.
Organizar primero los registros de arriba a
abajo en la página (en una sola columna
cada vez)
Seleccione Arriba-abajo.
Utilice esta opción para los informes similares a directorios,
que se leen de arriba a abajo, columna por columna.
Arriba-abajo
1
2
3
4
5
6
7
8
1
3
5
7
2
4
6
8
Izquierda-derecha
Capítulo 3 | Crear bases de datos 93
6. Coloque u organice los campos y demás objetos de presentación para incluirlos en la columna
de ejemplo de la izquierda.
Utilice campos de fusión, o campos u objetos con desplazamiento activado para que quepan
más datos en la anchura de la columna. Con cualquiera de estas dos funciones, los campos
pueden extenderse al área gris de la segunda columna y el espacio en blanco de los campos
se elimina al ver o imprimir los datos.
Cambiar la anchura de las columnas
La anchura inicial de cada columna se calcula en función del tamaño del papel, de la orientación
y de todos los márgenes definidos. Para cambiar la anchura de las columnas, realice una de las
siguientes acciones:
Si cambia el número de columnas, FileMaker Pro ajustará la anchura de las columnas para que
quepan dentro de la anchura del tamaño de papel definido, sin incluir los márgenes fijos. Es
posible que necesite ajustar de nuevo los campos para que quepan en la columna de ejemplo.
Para obtener más información sobre cómo configurar una presentación para imprimir registros,
consulte la Ayuda.
Para Realice lo siguiente
Ajustar de forma interactiva la
anchura de las columnas
Arrastre el límite de columna derecho (la línea vertical discontinua ubicada en
el extremo derecho de la columna de ejemplo). Si ensancha la columna,
aparece un área media gris que indica un "margen de encuadernación" que no
se imprimirá.
Medir y ajustar con precisión la
anchura de las columnas
Haga clic en el Inspector en la barra de presentación. Haga clic en
Posición. Sitúe el puntero sobre el cuadro derecho de la columna, mantenga
pulsado el botón del ratón (procure no arrastrar el ancho de columna) y lea el
valor de la Anchura de columna en el área Tamaño.
Arrastre para cambiar
manualmente el tamaño de
las anchuras de columna
Columna de ejemplo
Capítulo 3 | Crear bases de datos 94
Trabajar con objetos en presentaciones
Un objeto es un elemento discreto, como un campo, un texto, un objeto gráfico (como un óvalo o
una imagen importada), un botón o un portal (para mostrar filas de registros relacionados), un
control de pestañas o de deslizamiento, un botón emergente o su elemento emergente, un gráfico
o un visor Web que puede seleccionar, mover, eliminar, copiar, formatear, redimensionar o
modificar. Coloque objetos en una presentación para mejorar su diseño.
Para cada tipo de objeto con el que trabaje, puede usar herramientas específicas desde la barra
de herramientas de estado.
Nota Si no ve la barra de herramientas de estado en la parte superior de la ventana del
documento, es posible que esté oculta. Asegúrese de que se encuentra en el modo Presentación
y, a continuación, haga clic en el botón de control de la barra de herramientas de estado
en la
esquina inferior izquierda de la ventana del documento (o seleccione el menú Vista > Barra de
herramientas de estado).
Organizar datos con controles de paneles y elementos emergentes
Los controles de pestañas, los controles de deslizamiento y los elementos emergentes resultan
útiles para organizar los datos. Por ejemplo, puede crear paneles de pestañas para diversas
categorías de productos.
1 Para crear un control de pestañas, en el modo Presentación, seleccione el menú Insertar >
Control de pestañas o haga clic en la herramienta Control de pestañas.
Barra de herramientas de estado en modo Presentación (Windows)
Barra de herramientas de estado en modo Presentación (OS X)
Control de
pestañas
Haga clic en una pestaña para mostrar otro panel de pestañas
Panel de pestañas
Control de pestañas en el modo Visualizar
Herramienta Control de pestañas
Capítulo 3 | Crear bases de datos 95
1 Para crear un control de deslizamiento, en el modo Presentación, seleccione el menú
Insertar > Control de deslizamiento o haga clic en la herramienta Control de
deslizamiento.
1 Para crear un elemento emergente, en el modo Presentación, seleccione el menú Insertar >
Botón emergente o haga clic en la herramienta Botón emergente.
Para obtener más información sobre la creación de controles de pestañas, controles de
deslizamiento y elementos emergentes, consulte la Ayuda.
Control de
deslizamiento
Haga clic en un punto para mostrar otro
panel de deslizamiento
Panel de
deslizamiento
Control de deslizamiento en el modo Visualizar
Herramienta Control de deslizamiento
Elemento
emergente
Botón emergente:
haga clic para abrir el
elemento emergente
Botón Elemento emergente y elemento emergente en el modo Visualizar
Herramienta Botón emergente
Capítulo 3 | Crear bases de datos 96
Utilizar el Inspector para dar formato a objetos
En el modo Presentación, puedes utilizar el Inspector para ver y modificar la configuración de los
objetos. Cada pestaña se centra en un aspecto distinto del formato. Mantenga el puntero sobre
las opciones de cada pestaña para ver una descripción de sus funciones.
Para abrir el Inspector:
1 Haga clic en el Inspector en la barra de presentación.
1 Elija el menú Vista > Inspector.
Puede abrir varias ventanas del Inspector para que el trabajo con una presentación resulte más
sencillo. Por ejemplo, muestre la pestaña Datos de una ventana del Inspector y la pestaña
Apariencia de otra ventana del Inspector para poder acceder a las opciones de cada pestaña.
Para abrir una ventana adicional del Inspector, elija el menú Ventana
> Nuevo Inspector.
Para obtener más información acerca del uso del Inspector, consulte la Ayuda.
Haga clic en las pestañas para
dar formato a los diferentes
aspectos de un objeto
Especifique la configuración
de la posición de un objeto en
la presentación
Delimite el objeto con la parte
superior, inferior, izquierda o
derecha de la ventana (en el modo
Visualizar o Buscar) o con el lateral
izquierdo o derecho (en el modo
Vista previa o al imprimir)
Seleccione la configuración
para establecer la posición
relativa de un objeto y
modificar el tamaño del
mismo
Seleccione la
configuración para
la impresión y la
previsualización de
objetos
Seleccione la configuración
para trabajar con la cuadrícula
Capítulo 3 | Crear bases de datos 97
Utilizar el Inspector para situar objetos
Utilice el Inspector para precisar la posición o cambiar el tamaño de los objetos de una
presentación. O puede establecer los objetos para que automáticamente cambien de tamaño o
se muevan vertical u horizontalmente al cambiar el tamaño de la ventana de FileMaker
Pro. La
configuración Horizontal también se aplica al modo Vista previa y a la impresión cuando el ancho
de la página es mayor que el de la presentación que está en pantalla o que va a imprimir.
Cuando los objetos de presentación se configuran para cambiarles el tamaño, mantienen una
distancia constante del objeto por el que están delimitados. De este modo, los objetos se pueden
mover, expandir o contraer cuando se cambia el tamaño de la ventana de FileMaker
Pro.
Los puntos de delimitación pueden ser el margen de la presentación o el margen del contenedor
entre los que se encuentra un objeto. De forma predeterminada, los objetos se delimitan en la
parte superior e izquierda de la presentación o página.
Colocar objetos o ajustar su tamaño con precisión
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios objetos.
Para obtener más información, consulte “Seleccionar objetos” en la página 101.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, en Posición.
3. En el área Posición, escriba un valor nuevo en uno de los campos.
4. Escriba un valor nuevo en uno de los siguientes campos.
Si no puede escribir un valor, ese campo no se ajusta al objeto seleccionado (por ejemplo, una
línea horizontal no tiene altura) o la selección está bloqueada.
Campo Indica
Nombre El nombre del objeto seleccionado (opcional). Puede asignar nombres a objetos y a
objetos agrupados.
Algunos pasos de guión y funciones utilizan estos nombres para especificar sobre qué
objeto actuar. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Izquierda La distancia entre el margen izquierdo de la selección y el margen izquierdo de la
presentación.
Superior La distancia entre la parte superior de la selección y la parte superior de la presentación.
Derecha La distancia entre el margen derecho de la selección y el margen izquierdo de la
presentación.
Inferior La distancia entre la parte inferior de la selección y la parte superior de la presentación.
Grosor La anchura del objeto.
Altura La altura del objeto.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 98
5. Pulse Intro o la tecla Tabulador, o bien haga clic fuera del Inspector para aplicar los cambios.
Nota Para cambiar la unidad de medida, realice una de las siguientes acciones:
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en una regla y seleccione una unidad de medida
en el menú abreviado.
1 Haga clic en la esquina superior izquierda del documento donde se unen las reglas
horizontal y vertical.
1 En el Inspector, haga clic en la unidad de medida, que aparece junto a un gran número
de
opciones.
Permitir el cambio de tamaño de objetos o su desplazamiento en la presentación
Cuando los objetos de presentación se configuran para cambiarles el tamaño, mantienen una
distancia constante del objeto por el que están delimitados. De este modo, los objetos se pueden
mover, expandir o contraer cuando se cambia el tamaño de la ventana de FileMaker
Pro.
Los puntos de delimitación pueden ser el margen de la presentación o el margen del contenedor
entre los que se encuentra un objeto. De forma predeterminada, los objetos se delimitan en los
lados superior e izquierdo de la presentación o página.
Para poder cambiar el tamaño de los objetos o moverlos cuando se cambia el tamaño de la
ventana de FileMaker
Pro:
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios objetos de la presentación.
Para obtener más información, consulte “Seleccionar objetos” en la página 101.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, en Posición.
3. En el área de cambio de tamaño automático, seleccione la línea que indica el lado del objeto
que desea delimitar en la presentación o el contenedor.
Nota Los objetos ubicados en los elementos emergentes, los portales o los contenedores de
paneles de las presentaciones (como, por ejemplo, los campos ubicados en un panel de
pestañas) no heredan la configuración de cambio de tamaño del elemento emergente, el portal
o
el contenedor de paneles en el que se encuentran.
Importante Varios objetos colocados unos junto a otros o apilados verticalmente y delimitados
por los márgenes izquierdo y derecho o por los dos márgenes superior e inferior, se desplazan o
cambian de tamaño en relación al margen de la ventana o del contenedor, no de los dos. Por lo
tanto, los objetos adyacentes no mantendrán una distancia relativa entre sí y pueden
superponerse al cambiar el tamaño de la ventana.
Para obtener información acerca de la configuración de los objetos para el cambio de tamaño,
consulte la Ayuda.
Seleccione la línea del
lado del objeto que desee
delimitar
Capítulo 3 | Crear bases de datos 99
Utilizar herramientas para colocar objetos con precisión
FileMaker Pro ofrece varias herramientas para ayudarle a crear, mover y colocar objetos,
y
a cambiar su forma y tamaño en el modo Presentación.
Nota Para mostrar u ocultar los saltos de página en el modo Presentación, haga clic en el
menú
Vista > Saltos de página.
Reglas
Si muestra las reglas, verá una regla vertical y horizontal a lo largo de los márgenes de una
presentación. Las líneas guía de cada regla marcan la posición del puntero mientras lo desplaza
por la presentación.
1 Para mostrar las reglas, en el modo Presentación, seleccione el menú Vista > Reglas.
1 Para ocultar las reglas, seleccione de nuevo el menú Vista > Reglas.
Cuadrícula
Si muestra la la cuadrícula, verá una serie de líneas horizontales y verticales no imprimibles que
se cruzan entre sí. La cuadrícula permite alinear los objetos que crea, mueve o coloca, o cuyo
tamaño cambia. Los objetos se "ajustan" a la cuadrícula para ayudarle a crear y modificar objetos
de forma más precisa. Al cambiar la unidad de medida, se ajustan las líneas de cuadrícula.
Para mostrar u ocultar la cuadrícula, realice lo siguiente:
1 En el Inspector, haga clic en la pestaña Posición. En el área Cuadrícula, seleccione Mostrar
cuadrícula o anule la selección de esta opción.
1 Seleccione el menú Vista > Cuadrícula > Mostrar cuadrícula. Para ocultar la cuadrícula,
seleccione de nuevo la opción Mostrar cuadrícula.
Guías
Las guías le ayudan a alinear los objetos en la misma presentación y en varias presentaciones.
Para Realice lo siguiente
Crear una guía vertical Arrastre el ratón hacia fuera desde la regla vertical. (Si no se muestra la regla,
seleccione el menú Vista > Reglas).
Crear una guía horizontal Arrastre el ratón hacia abajo desde la regla horizontal. (Si no se muestra la
regla, seleccione el menú Vista > Reglas).
Mover una guía Arrastre la guía a la nueva posición.
Si la guía está bloqueada, debe desbloquearla para poder moverla.
Utilizar las guías en otras
presentaciones que haya
creado o modificado
Haga clic con el botón derecho del ratón en la guía y, a continuación, seleccione
Compartir guía con todas las presentaciones. Una guía compartida con
otras presentaciones presenta un color distinto al que se utiliza sólo para la
presentación actual.
Para utilizar una guía compartida sólo con la presentación actual, haga clic con
el botón derecho del ratón en la guía y, a continuación, seleccione de nuevo la
opción Compartir guía con todas las presentaciones.
Bloquear una guía Haga clic con el botón derecho del ratón en la guía y, a continuación, seleccione
Bloquear guía. Una guía bloqueada presenta un color diferente al de una
guía desbloqueada.
Para desbloquear una guía, seleccione de nuevo la opción Bloquear guía.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 100
Guías dinámicas
Al arrastrar objetos para moverlos, colocarlos o cambiar su tamaño en la presentación, las guías
dinámicas aparecen junto a los objetos para ayudarle a crearlos y modificarlos con más precisión.
Las guías dinámicas también se "ajustan" a los límites superior e inferior y al centro de los objetos
al moverlos, colocarlos o cambiar su tamaño.
Las guías dinámicas aparecen también al usar el teclado para mover objetos, pero estas no se
"ajustan" a los objetos al moverlos en esta dirección.
Para utilizar guías dinámicas:
1 Para activar las guías dinámicas, en el modo Presentación, seleccione el menú Vista > Guías
dinámicas.
1 Para desactivar las guías dinámicas, seleccione de nuevo el menú Vista > Guías dinámicas.
Quitar una guía Arrastre una guía horizontal de nuevo a la regla horizontal o una guía vertical a
la regla vertical.
O bien, haga clic con el botón derecho del ratón en la guía y, a continuación,
seleccione Quitar guía.
Mostrar u ocultar las guías Para mostrar las guías, seleccione el menú Vista > Guías > Mostrar guías.
Para ocultar las guías, seleccione de nuevo la opción Mostrar guías.
Activar o desactivar el efecto
de "ajuste"
Seleccione el menú Vista > Guías > Alinear a guías. Para desactivarlo,
seleccione de nuevo la opción Alinear a guías.
Los objetos se ajustan a las guías, aunque éstas estén ocultas.
Para Realice lo siguiente
Guías dinámicas
Capítulo 3 | Crear bases de datos 101
Resoluciones de pantalla
Puede mostrar guías que le permitirán diseñar presentaciones de forma óptima para iPad, iPhone
y otras resoluciones de escritorio habituales. También puede crear resoluciones de pantalla con
dimensiones personalizadas.
Para mostrar una resolución de pantalla, haga clic en la flecha ubicada en Resolución de
pantalla
en la barra de presentación y, a continuación, seleccione un tamaño en la lista.
Puede mostrar simultáneamente varias resoluciones de pantalla en la misma presentación. Para
crear una resolución de pantalla, seleccione Tamaño personalizado en el menú.
Seleccionar objetos
Para trabajar con un objeto en una presentación, selecciónelo en el modo Presentación. Verá
pequeños cuadros o identificadores alrededor del objeto seleccionado.
Nota Si los identificadores de selección de un objeto se muestran como , el objeto está
bloqueado.
Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta de selección de la barra de
herramientas de estado. El puntero se convertirá en una flecha. A continuación, realice una de
las siguientes acciones.
Para En el modo Presentación, realice lo siguiente
Seleccionar un objeto Con el puntero de flecha, haga clic en el objeto. (Si el objeto es transparente, haga clic
en su borde.)
Seleccionar varios
objetos a la vez
Arrastre el puntero de flecha para crear un cuadro de selección que incluya los objetos.
El cuadro de selección no tiene que rodear por completo los objetos. Para evitar la
inclusión de objetos seleccionados parcialmente, pulse Ctrl (Windows) o 2 (OS X)
mientras arrastra los objetos.
O, pulse la tecla Mayús mientras hace clic en cada uno de los objetos individualmente.
Seleccionar todos los
objetos de la
presentación
Seleccione el menú Edición > Seleccionar todo.
Guías
Resolución
de pantalla
Reglas
Identificadores alrededor de un objeto
seleccionado
Capítulo 3 | Crear bases de datos 102
Para obtener más información sobre cómo trabajar con objetos en una presentación,
consulte
la Ayuda.
Seleccionar todos los
objetos del mismo tipo
(por ejemplo, todos los
objetos de texto o los
rectángulos)
Haga clic en la herramienta del tipo de objeto que desea seleccionar y elija el menú
Edición > Seleccionar todo. Este método no selecciona botones.
O bien, con el puntero de flecha, haga clic en un objeto y pulse la tecla Mayús (Windows)
u Opción (OS X) y elija el menú Edición > Seleccionar todo (Windows) o Seleccionar
lo mismo (OS X).
Seleccionar todos los
campos
Con el puntero de flecha, haga clic en un objeto y pulse la tecla Mayús (Windows) u
Opción (OS X) y elija en el menú Edición > Seleccionar todo (Windows) o Seleccionar
lo mismo (OS X).
Seleccionar un portal Haga clic con el puntero de flecha en el borde del portal o en cualquier otra área dentro
del portal que no contenga un campo o un objeto.
Seleccionar controles
de pestañas o de
deslizamiento, paneles
de pestañas o de
deslizamiento y objetos
en paneles de
pestañas o de
deslizamiento
Consulte la ayuda para obtener información sobre cómo crear y trabajar con controles de
pestañas y deslizamiento.
Seleccionar botones
emergentes,
elementos emergentes
y objetos en elementos
emergentes
Consulte la ayuda para obtener información sobre cómo crear y trabajar con botones y
elementos emergentes.
Anular la selección de
objetos seleccionados
Haga clic en una zona en blanco de la presentación o en cualquier herramienta de la barra
de herramientas de estado. O pulse la tecla Mayús y haga clic en los objetos
seleccionados.
Para En el modo Presentación, realice lo siguiente
Capítulo 3 | Crear bases de datos 103
Trabajar con campos en presentaciones
Una vez que haya añadido campos a una base de datos, puede insertar campos en una
presentación, eliminar los campos que no desea mostrar, y determinar los parámetros de control
de los datos introducidos en los campos y el formato en el que desea mostrar los datos.
Los campos de una presentación son objetos que se pueden seleccionar y desplazar, y a los que
puede cambiar su forma y tamaño. En el modo Presentación, cada campo muestra su nombre de
campo, formateado con sus atributos de fuente, tamaño, estilo, alineación, interlineado y color.
Todos los campos, excepto los campos contenedor, muestran las líneas de base del texto para
indicar la ubicación en la que aparecen los datos en el modo Visualizar y para ayudarle a alinear
los campos unos con otros.
Nota Siempre que no haya eliminado un campo de la base de datos, aunque este no aparezca
en la presentación, el campo permanecerá en la base de datos y sus datos se podrán utilizar en
cálculos y resúmenes.
Insertar y eliminar campos en presentaciones
Puede insertar un campo en cualquier lugar de una presentación, tantas veces como desee. (Sólo
puede insertar campos que haya definido anteriormente. Consulte
“Crear y modificar campos” en
la página 67.)
Puede obtener diferentes resultados si inserta el mismo campo en diferentes ubicaciones de la
presentación. Por ejemplo:
1 añada el mismo campo de sumario a una parte de subsumario para calcular los totales de cada
grupo de registros ordenados y a una parte de sumario general para obtener totales de todos
los registros de una tabla;
1 añada un campo a una cabecera o un pie de página para repetir los datos del primer o último
registro en la página en forma de cabecera o pie de página. (Por ejemplo, añada un campo
Apellido a la cabecera en un directorio.)
1 añada el mismo campo relacionado directamente a la presentación para ver el valor del
campo
en el primer registro seleccionado, o en un portal para ver los valores desde más de
un
registro relacionado. (Un portal es un objeto de presentación que muestra registros de
tablas
relacionadas).
Los campos
muestran los
nombres de
campo
Línea de base
del texto
Etiqueta de
campo
Capítulo 3 | Crear bases de datos 104
Colocar un campo en una presentación
1. En el modo Presentación, seleccione la presentación en la que desee trabajar en el menú
emergente Presentación.
2. Realice una de las opciones siguientes:
1 Arrastre un campo desde la herramienta Campo de la barra de herramientas de estado
a la posición que desee en la presentación. Mientras arrastra el campo en la presentación,
verá un borde y líneas de base de texto que le ayudarán a alinear el campo con otros objetos
de la presentación. Suelte el botón del ratón cuando el campo se encuentre en la ubicación
deseada.
1 Para añadir y cambiar el tamaño de un campo, haga clic en la herramienta Campo/Control
en la barra de herramientas de estado. Arrastre el puntero en forma de cruz para dibujar
el campo.
1 Para mostrar datos de campos en una lista desplegable, un menú emergente, un conjunto
de casillas de verificación, un juego de botones circulares o un calendario desplegable, haga
clic en la flecha ubicada junto a la herramienta Campo/Control
(Windows) o mantenga
pulsada la herramienta Campo/Control (OS X) y, a continuación, seleccione el tipo de
campo o control que se va añadir a la presentación. Arrastre el puntero en forma de cruz
para dibujar el campo. Para dar formato a una lista de valores y seleccionar esta para el
campo, consulte
“Ajuste de juegos de casillas de verificación y otros controles en una
presentación” en la página 105.
Nota Si está colocando un campo relacionado en un portal, colóquelo en la primera fila del
portal. Asegúrese de que cada campo del portal proviene de la misma tabla relacionada desde
la que el portal está configurado para mostrar registros. Para obtener más información,
consulte la Ayuda.
3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo que desea insertar.
Para elegir un campo de otra tabla, elija esa tabla en la lista de tablas ubicada encima de la
lista de campos. A continuación, seleccione un campo de la lista de campos. O bien seleccione
Gestionar base de datos en la lista de tablas o haga clic en
para crear una relación o una
tabla (consulte “Crear relaciones” en la página 134).
4. Para incluir el nombre de campo en forma de texto en la presentación, seleccione
Crear
etiqueta.
Seleccione el campo
que desea añadir
Seleccione esta opción
para utilizar el nombre
de campo como
etiqueta de campo
Para insertar un
campo de otra tabla,
elija dicha tabla
Haga clic para
mostrar el cuadro de
diálogo Gestionar
base de datos
Capítulo 3 | Crear bases de datos 105
5. Haga clic en Aceptar.
Aparecerá el nombre de campo en el campo de la presentación a menos que haya elegido
mostrar los datos de ejemplo del registro actual (seleccionando el menú Vista
> Mostrar >
Datos de ejemplo). Los campos de las tablas relacionadas aparecen como ::Nombre del
campo (precedido por dos puntos dobles).
Reemplazar un campo por otro campo
En el modo Presentación, haga doble clic en el campo, seleccione otro nombre de campo en el
cuadro de diálogo Especificar campo y haga clic en Aceptar.
Eliminar un campo de la presentación
En el modo Presentación, haga clic en el campo para seleccionarlo y pulse Retroceso o Suprimir,
o seleccione el menú Edición
> Borrar. Al eliminar un campo de una presentación, no se elimina
el campo o sus datos de la base de datos.
Ajuste de juegos de casillas de verificación y otros controles en una
presentación
Puede formatear campos para mostrar como listas desplegables, menús emergentes, casillas de
verificación, botones circulares y calendarios desplegables. También puede formatear campos
para rellenar automáticamente si se sugieren posibles coincidencias como los datos de tipos de
usuario en el campo. Todas estas opciones suponen una ayuda para la introducción de datos.
Para configurar un campo para mostrar un menú emergente, un juego de casillas de verificación
u otro control:
1. En el modo Presentación, seleccione el campo.
1 Si el campo no está en la presentación, consulte “Insertar y eliminar campos en
presentaciones” en la página 103.
1 Si el campo no se ha definido aún, seleccione el menú Archivo > Gestionar > Base de
datos para definir un nuevo campo.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic en
Datos.
3. En el área Campo, seleccione el Estilo de control que desee:
1 Cuadro de edición
1 Lista desplegable
1 Menú emergente
1 Juego de casillas de verificación
1 Juego de botones circulares
1 Calendario desplegable
Capítulo 3 | Crear bases de datos 106
Por ejemplo, utilice un juego de botones circulares para mostrar una lista de valores de valores
de texto, numéricos, de fecha o de hora utilizados frecuentemente. Durante la introducción de
datos, los usuarios pueden elegir entre los valores definidos en lugar de escribir los valores.
Cuando selecciona estilos de control diferentes, se pueden ver opciones distintas en
el
Inspector.
4. Seleccione la lista de valores que desee en la lista Valores de.
Para crear una lista de valores, haga clic en junto a la lista Valores de.
5. Si lo desea, seleccione las opciones de la lista de valores.
Si ha seleccionado la opción Lista desplegable para el Estilo de control, puede seleccionar
Incluir flecha para mostrar y ocultar la lista si desea aplicar al campo un formato de cuadro
combinado. Aparece un control de flecha en el cuadro de edición. Los usuarios hacen clic en
la flecha o pulsan Esc para mostrar u ocultar la lista desplegable.
Para permitir que los usuarios introduzcan valores diferentes a los definidos por la lista de
valores, seleccione Permitir la edición de la lista de valores o Permitir la entrada de otros
valores.
Para configurar campos que sugieran coincidencias posibles conforme el usuario escribe
datos en el campo, seleccione Rellenar automáticamente usando los valores existentes
o
Rellenar automáticamente usando la lista de valores.
6. Para mostrar los datos de un campo diferente, haga clic en junto a la lista Mostrar
datos de.
En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo cuyos datos quiera mostrar.
Para incluir el nombre de campo en forma de texto en la presentación, seleccione Crear
etiqueta. Haga clic en Aceptar.
7. Guarde la presentación.
Para obtener más información sobre cómo crear listas de valores y configurar las opciones de
estilo de control, consulte la Ayuda.
Lista de valores adjuntada al campo Categoría
Elija un valor de la lista de
valores durante la
introducción de datos
Capítulo 3 | Crear bases de datos 107
Decidir la ubicación en que insertar los campos relacionados
Puede insertar campos relacionados directamente en presentaciones o en portales.
1 Directamente en presentaciones: Inserte campos relacionados directamente en una
presentación para mostrar los datos del primer registro relacionado, incluso aunque haya
varios registros relacionados que coincidan con los criterios de la relación. (El primer registro
relacionado que se muestra viene determinado en función de si la relación especifica o no
un tipo de ordenación. Para obtener más información, consulte “Crear relaciones” en la
página 134.).
1 En portales: Inserte campos relacionados en un portal de una presentación para mostrar los
datos de todos los registros relacionados que coincidan con los criterios de la relación. Para
obtener ejemplos de cuándo se insertan campos relacionados en portales, consulte la Ayuda.
Nota Antes de insertar campos relacionados en una presentación, debe comprender los
conceptos presentados en
capítulo 4, “Trabajar con tablas y archivos relacionados.”
Campos de fusión
Utilice los campos de fusión para combinar datos de campo y texto en documentos como cartas
modelo, etiquetas, sobres o contratos. Puede crear campos de fusión en bloques de textos para
poder combinar texto estático y datos de campo.
Los campos de fusión se pueden contraer o expandir para ajustarlos a la cantidad de texto del
campo de cada registro. Por ejemplo:
1 Si el campo de fusión <<Nombre>> se encuentra entre el texto "Estimado" y dos puntos (como
en Estimado <<Nombre>>:), FileMaker Pro muestra Estimado Carlos: en el modo Visualizar
o Vista previa si el campo Nombre contiene
Carlos.
1 Cuando un campo de fusión está solo en una línea (como el campo vacío Línea de dirección 2
de una etiqueta de correo), FileMaker
Pro elimina la línea en blanco del bloque de texto.
FileMaker Pro utiliza los campos de fusión para crear presentaciones de etiquetas y sobres.
Nota También puede utilizar una variable de fusión para mostrar datos. Para obtener más
información, consulte la Ayuda.
Formatear datos de campos en presentaciones
Utilice los formatos de campo de FileMaker Pro para controlar la apariencia de los datos en una
presentación. Los formatos que especifique no cambian los datos a medida que se almacenan en
la base de datos y puede especificar formatos diferentes cada vez que inserte un campo en una
presentación (ya sea en la misma presentación o en una diferente). Por ejemplo, si introduce
–5123
en un campo numérico, puede aplicarle un formato en una ubicación para que aparezca
como –5.123,00 EUR? y en otra ubicación, como <5123>.
Nota Si no se especifican formatos, FileMaker Pro muestra los números, las fechas y las horas
según los formatos del sistema definidos en el panel de control Reloj, idioma y región (Windows)
o en el panel Idioma y texto de las Preferencias del sistema (OS
X) al crear el archivo.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 108
Especificar formatos del texto en campos
En el modo Presentación, puede especificar un conjunto de atributos de caracteres de texto para
cada campo. Todos los caracteres de ese elemento del campo (incluidas todas las repeticiones
de campos repetidos) comparten los mismos valores de fuente, tamaño, estilo, color, interlineado,
tabulación y párrafo.
Nota También puede formatear caracteres en los campos de texto en el modo Visualizar (por
ejemplo, poner en cursiva o subrayar una palabra para resaltarla). A diferencia de los formatos
de texto especificados en el modo Presentación, estos formatos se almacenan con los datos y
podrá verlos en cualquier presentación que muestre ese campo.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic
en Apariencia.
3. Seleccione los formatos que desea utilizar.
Utilice el área de Texto para dar formato al estilo, el tamaño, la fuente o el color del texto, o
bien para resaltar, aplicar la negrita, las cursivas o el subrayado al texto. Utilice el área Párrafo
para definir la alineación, sangrado e interlineado de los campos. Utilice la sección
Tabuladores para colocar y alinear las paradas de tabulador, y para crear un carácter principal
para rellenar la anchura de sangrado de los tabuladores.
Especifique la fuente, el
estilo, el tamaño y el
color
Resalte el texto
Establezca la
alineación vertical y
horizontal, el
interlineado y las
sangrías de párrafo
Establezca la
alineación y la
posición del tabulador
Introduzca un carácter de
relleno para utilizarlo en la
tabulación
Especifique
opciones para las
líneas de base
del texto
Alinee el texto con los
botones circulares y las
casillas de verificación
Capítulo 3 | Crear bases de datos 109
4. Pulse Intro o la tecla Tabulador, o bien haga clic fuera del Inspector para aplicar los cambios.
Para obtener más información sobre cómo establecer el formato del texto en los campos, consulte
la Ayuda.
Especificar formatos en campos numéricos
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores en campos numéricos,
campos de cálculo con resultados numéricos y campos de sumario.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos que muestren valores numéricos.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic en
Datos.
3. En el área Formato de datos, haga clic en Número .
4. Seleccione el formato de número que desee utilizar en la lista Formato y, a continuación,
seleccione los demás formatos del campo numérico.
Las opciones que aparecen dependen del formato que seleccione.
5. Pulse Intro o la tecla Tabulador, o bien haga clic fuera del Inspector para aplicar los cambios.
Para obtener más información sobre cómo establecer el formato de los campos que contienen
números, consulte la Ayuda.
Elija las opciones para los
números booleanos o
decimales, para las monedas
y para los porcentajes
Configure las opciones para
mostrar diferentes tipos
numéricos japoneses
Configure los
valores negativos y
de moneda
Visualice los
números mediante
los formatos
actuales del sistema
Capítulo 3 | Crear bases de datos 110
Especificar formatos en campos de fecha
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores en los campos de fecha y en
los campos de cálculo con resultados de fecha.
Importante Independientemente del formato que haya aplicado a un campo de fecha en el modo
Presentación, cada vez que haga clic en el campo o acceda a él pulsando la tecla Tabulador en
el modo Visualizar, FileMaker
Pro mostrará la fecha con un formato de año de cuatro dígitos.
FileMaker le recomienda que introduzca siempre fechas con años de cuatro dígitos. Si introduce
fechas con años de dos dígitos, se convertirán a años de cuatro dígitos. Para obtener más
información, consulte "Conversión de fechas con años de dos dígitos" en la Ayuda.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos de fecha o campos de cálculo
con
resultados de fecha.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic
en Datos.
3. En el área Formato de datos, haga clic en Fecha .
4. Seleccione el formato de fecha que desee utilizar en la lista Formato y, a continuación,
seleccione los demás formatos del campo de fecha.
Nota Para aplicar a las fechas el formato actual del sistema, en Formato, seleccione Fecha
del sistema corta o Fecha del sistema larga.
5. Pulse Intro o la tecla Tabulador, o bien haga clic fuera del Inspector para aplicar los cambios.
Para obtener más información sobre cómo establecer el formato del texto en los campos de
fecha, consulte la Ayuda.
Especificar formatos en campos de hora
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores de hora en los campos.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos de hora o campos de cálculo
con
resultados de hora.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic
en Datos.
3. En el área Formato de datos, haga clic en Hora .
Seleccione las
opciones para los
caracteres de día, mes,
año y separador
Seleccione las
opciones para
mostrar fechas
en japonés
Capítulo 3 | Crear bases de datos 111
4. Seleccione el formato de hora que desee utilizar en la lista Formato y, a continuación,
seleccione los demás formatos del campo de hora.
Si desea formatear el componente de segundos para que muestre valores fraccionarios,
continúe con el paso siguiente. Si no desea aplicar un formato al componente de segundos,
vaya al paso
6.
5. Haga clic en Número en el área Formato de datos y, a continuación, seleccione las
opciones de formato que desee.
Sólo dos opciones afectan a la visualización del componente de segundos: Número de fijo de
decimales y Decimal (a la derecha de los Separadores). Las opciones restantes no tienen
ningún efecto.
Nota Para aplicar a las horas el formato actual del sistema, en Formato, seleccione Hora del
sistema corta u Hora del sistema larga.
6. Pulse Intro o la tecla Tabulador, o bien haga clic fuera del Inspector para aplicar los cambios.
Para obtener más información sobre cómo establecer el formato del texto en los campos de hora,
consulte la Ayuda.
Especificar formatos en campos de fecha y hora
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores de fecha y hora en los
campos. Puede aplicar un formato a un campo de fecha y hora dando formato individualmente a
sus tres componentes: fecha, hora (a excepción de la parte de segundos) y segundos (incluidos
las fracciones de segundos).
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos de fecha y hora o campos de cálculo
con resultados de fecha y hora.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic en
Datos.
Seleccione las
opciones para
mostrar horas
en japonés
Elija si desea mostrar las
horas de la forma
introducida, con un formato
predeterminado o con el
formato que especifique
Capítulo 3 | Crear bases de datos 112
3. Para aplicar un formato al componente de fecha, en el área Formato de datos, haga clic en
Fecha
y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.
4. Para aplicar un formato al componente de hora (excepto a la parte de segundos), en el área
Formato de datos, haga clic en Hora
y, a continuación, seleccione las opciones de formato
que desee.
5. Para aplicar un formato al componente de segundos y fracciones de segundos, en el área
Formato de datos, haga clic en Número
y, a continuación, seleccione las opciones de
formato que desee.
Sólo dos opciones afectan a la visualización del componente de segundos: Número de fijo de
decimales y Decimal (a la derecha de los Separadores). Las opciones restantes no tienen
ningún efecto.
6. Pulse Intro o la tecla Tabulador, o bien haga clic fuera del Inspector para aplicar los cambios.
Nota Debe especificar los formatos tanto del componente de fecha como del de hora antes de
aplicar el formato. Si selecciona Como se introdujo para Fecha o para Hora, los datos del
campo de fecha y hora aparecen de la forma en que se han introducido.
Para obtener más información sobre cómo establecer el formato del texto en los campos de fecha
y hora, consulte la Ayuda.
Especificar formatos en campos contenedor
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra las imágenes y los iconos de archivo de
los campos contenedor.
Nota Las siguientes instrucciones también sirven para formatear los objetos gráficos que inserte en
una presentación.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos contenedor o gráficos insertados.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic
en Datos.
3. En el área Formato de datos, haga clic en Gráfico y, a continuación, seleccione los
formatos que desee utilizar.
Elija cómo alinear el gráfico
horizontalmente en el campo
Elija cómo ajustar el
gráfico al marco
Elija cómo alinear el
gráfico verticalmente en
el campo
Elija cómo desea que se
muestren las fotografías
y el contenido multimedia
interactivo
Capítulo 3 | Crear bases de datos 113
Para obtener más información sobre cómo establecer el formato del texto en los campos
contenedor, consulte la Ayuda.
Formatear campos y texto para escritura vertical
Si el sistema operativo está configurado para admitir la entrada de texto en japonés, puede
formatear objetos de campo y texto para mostrar un texto japonés en formato de escritura vertical.
En la escritura vertical, los caracteres se muestran y leen de arriba a abajo, en columnas
sucesivas mostradas verticalmente, de derecha a izquierda. Esta opción resulta útil al imprimir
direcciones en las etiquetas.
Al seleccionar uno o varios campos y elegir a continuación el menú Formato > Orientación >
Lateral (solo texto asiático), los caracteres se giran 90 grados en sentido contrario a las agujas
del reloj dentro del campo. El campo en sí no se gira. Para girar los campos seleccionados, elija
el menú Disposición
> Rotar.
Según cómo desee imprimir el texto, es posible que necesite cambiar la orientación de página de
la presentación. Para ello, elija el menú Archivo
> Configurar impresión (Windows) o Ajustar
página (OS
X) y cambie la orientación de página a vertical u horizontal.
Para obtener más información sobre cómo establecer el formato de los campos y el texto para la
escritura vertical, consulte la Ayuda.
Permitir o evitar entradas en campos
Puede permitir o evitar entradas en un campo. Por ejemplo, puede restringir la entrada en un
campo que contenga un número de serie para que no pueda ser modificado. Puede establecer
opciones de entrada de datos diferentes en los modos Visualizar y Buscar para permitir la
búsqueda de números de serie, aunque no puedan introducirse.
Si permite la entrada en un campo, también puede controlar si se seleccionan todos los
contenidos del campo al hacer clic en el campo o al acceder a él pulsando Tab en el modo
Visualizar o Buscar. De lo contrario, FileMaker
Pro coloca el punto de inserción detrás del último
carácter del campo.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos.
2. Haga clic en el Inspector en la barra de presentación y, a continuación, haga clic
en Datos.
3. En el área Comportamiento, para Entrada de campo, seleccione las siguientes opciones:
Para obtener más información sobre cómo trabajar con campos en una presentación,
consulte
la Ayuda.
Para Realice lo siguiente
Impedir la entrada en un campo en el modo Visualizar Anule la selección del modo Visualizar.
Impedir la entrada en un campo en el modo Buscar Anule la selección del modo Buscar.
Seleccionar todo el contenido del campo al entrar
en el campo
Seleccione Seleccionar contenidos completos
en una entrada.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 114
Trabajar con partes de una presentación
Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes; es decir, en secciones que determinan
cómo se tratan y se muestran los datos en un campo de la presentación. Mediante el uso de estas
partes, puede controlar cómo imprime los datos FileMaker
Pro, por ejemplo:
1 una vez por cada registro
1 sólo en la parte superior de cada página
1 sólo antes o después de los grupos de registros ordenados (por ejemplo, para incluir un
subtotal de cada grupo de registros)
Cada presentación debe tener al menos una parte. Las partes de una presentación pueden
contener campos, portales, botones, texto, gráficos y otros objetos. En el modo Presentación,
las
líneas horizontales grises marcan la división entre las partes de la presentación (cuadros de
parte) y las etiquetas de parte aparecen en el margen izquierdo de la presentación o directamente
en la parte ubicada encima del cuadro de parte.
A las partes se les asignan estilos definidos por el tema de la presentación. Puede utilizar el
Inspector para personalizar los estilos de las partes.
El asistente Nueva presentación/informe crea automáticamente las partes de presentación
adecuadas en función de las opciones que seleccione. Después de completar el asistente, puede
añadir, cambiar o eliminar partes de una presentación como crea conveniente. (Consulte
“Crear
presentaciones e informes” en la página 86).
Capítulo 3 | Crear bases de datos 115
Tipos de partes de presentación
La siguiente tabla describe los tipos de partes de la presentación.
Partes de
presentación Descripción
Cabecera
inicial
Aparece únicamente una vez en la parte superior de la primera pantalla o página y reemplaza a la
cabecera normal (si hay una especificada). En los informes, puede utilizarse para imprimir una
página de título independiente. Sólo puede incluir una cabecera inicial en una presentación.
Cabecera Aparece en la parte superior de cada pantalla o página (a menos que añada una cabecera inicial
que sustituya a la cabecera normal en la primera página). Utilícela para los encabezados de título
o columna (en informes en columnas). Sólo puede incluir una cabecera en una presentación.
Cuerpo Cada objeto que incluye en el cuerpo, incluidos los campos, los objetos de texto y los gráficos,
aparecen una vez en cada uno de los registros del conjunto encontrado. Sólo puede incluir un
cuerpo en una presentación.
Pie de página Aparece en la parte inferior de cada pantalla o página (a menos que añada un pie de página inicial).
Sólo puede incluir un pie de página en una presentación.
Pie de página
inicial
Aparece únicamente una vez en la parte inferior de la primera pantalla o página y reemplaza al pie
de página normal (si hay uno especificado). Sólo puede incluir un pie de página inicial en
una presentación.
Cuerpo
Cabecera
Subsumario
Sumario
general
continuo
Pie de página
Informe de ventas
El subsumario ubicado debajo del cuerpo
resume los datos de cada grupo de
registros ordenados en el campo de
interrupción (Vendedor)
Sumario general continuo
Pie de página
Documento confidencial de Favorite Bakery,
junio de 2014
Vendedor Artículo Cantidad Precio ampliado
David Michaels FB3 1 3,95 €
David Michaels FB4 1 17,50 €
David Michaels FB1 2 19,90 €
David Michaels FB5 3 52,50 €
Total 93,85 €
Sophie Tang FB6 2 39 €
Sophie Tang FB7 5 77,50 €
Sophie Tang FB2 2 45 €
Total 161,50 €
Total general 255,35 €
Capítulo 3 | Crear bases de datos 116
Para incluir datos de sumario en una presentación (por ejemplo, subtotales, totales generales,
promedios, recuentos, etc.), introduzca campos de sumario en partes de sumario de la
presentación. (Consulte
“Crear campos de sumario” en la página 77). Las partes de sumario
incluyen partes de sumario general yde subsumario.
1 Una parte de sumario general contiene normalmente uno o varios campos de sumario que
muestran información de sumario (como totales) sobre todos los registros visualizados.
1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o varios campos de sumario que
muestran información de "subsumario" (como subtotales) para un subconjunto de registros.
Los registros se agrupan (ordenan) por los valores de otro campo, el campo de interrupción.
Cuando el valor del campo de interrupción cambia, el informe se "interrumpe" y FileMaker
Pro
inserta la parte del subsumario. Las partes de subsumario aparecen en la vista Tabla y en la
vista Lista cuando los ordena por campos de interrupción, y se actualizan dinámicamente
siempre que cambian los datos del archivo.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con campos en una presentación,
consulte
la Ayuda.
Trabajar con los estilos de objetos y partes, y el fondo
de
una presentación
Cada tema de una presentación incluye estilos para los objetos y las partes de una presentación
que cree al usar dicho tema. Los estilos proporcionan una apariencia coherente a los objetos y
las partes de una presentación. También permiten ahorrar tiempo al volver a asignar los atributos
de formato cada vez que cree un nuevo objeto o parte. Un tema también incluye un estilo
predeterminado para el fondo de la presentación.
Algunos temas incluyen estilos predeterminados adicionales para algunos objetos. En los objetos
con varios componentes, cada uno de ellos presenta un estilo diferente. Por ejemplo, los portales
presentan un estilo Portal, que aplica un formato a todo un objeto, y un estilo Portal: filas, que solo
aplica un formato a las filas del portal.
Puede modificar los estilos predeterminados o diseñar nuevos estilos para usarlos en la
presentación actual. Al modificar y guardar los atributos de formato de los estilos que se aplican
a varios objetos o partes de una presentación, los cambios se aplican a todos los objetos y las
partes que utilicen esos estilos en la presentación actual.
También puede crear nuevos estilos con nombres personalizados, que pueden aplicarse a
continuación a objetos, a partes y al fondo de la presentación actual. Todos los estilos que
modifique y guarde, o todos los estilos que cree, solo se aplican en la presentación actual.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 117
Para utilizar los estilos personalizados en otras presentaciones, guarde estos en un tema. Puede
guardar estilos personalizados en temas de FileMaker
Pro o crear nuevos temas personalizados.
1 Utilice la pestaña Estilos del Inspector para ver y aplicar los estilos definidos.
Nombre del tema actual
Los estilos
guardados en
el tema actual
Tipo de objeto
Haga clic para crear
o cambiar estilos
Capítulo 3 | Crear bases de datos 118
1 Utilice la pestaña Apariencia del Inspector para crear y modificar los estilos y los temas.
Un flecha gris indica que todos
los estilos se han guardado en
el tema
Establezca el estilo de
relleno, línea y radio de
esquina
Establezca efectos para
las sombras y el relleno
de objetos
Una flecha roja indica que se
han realizado cambios en los
estilos, pero estos aún no se
han guardado en el nivel de
presentación
Tipo de objeto
Estado del objeto
Capítulo 3 | Crear bases de datos 119
1 Utilice el cuadro de diálogo Cambiar tema para aplicar los temas predeterminados y
personalizados a las presentaciones de un archivo.
1 Utilice el cuadro de diálogo Gestionar temas para ver los temas que se están utilizando en un
archivo e importar temas desde otros archivos.
Para obtener información sobre cómo trabajar con estilos de objetos y partes, y el fondo de la
presentación, y cómo guardar los estilos en temas, consulte la Ayuda.
Seleccione un
tema de una
categoría
Puede importar
temas de otros
archivos
FileMaker Pro
Seleccione una
acción para
realizarla en el
tema seleccionado
Temas utilizados en la
base de datos actual
Número de
presentaciones
que usan cada
tema
Capítulo 3 | Crear bases de datos 120
Crear y editar gráficos
Puede crear diversos tipos de gráficos en FileMaker Pro para comparar los datos de forma visual.
Antes de crear un gráfico, considere la clase de comparación de datos que desea poner de relieve
y elija el tipo de gráfico de FileMaker
Pro que la mostrará con claridad.
Crear un gráfico
En los pasos siguientes, se describe cómo crear un gráfico rápido, que FileMaker Pro configura
automáticamente en función de los campos seleccionados en el modo Visualizar. Al crear un
gráfico rápido, FileMaker
Pro lo configura en función de los campos seleccionados, el tipo de
campo, el contenido del campo activo y el tipo de ordenación especificado.
Nota También puede crear gráficos en el modo Presentación. Para obtener más información
sobre cómo crear gráficos en el modo Presentación, consulte la Ayuda.
En el siguiente ejemplo, se describe cómo crear un gráfico que cuente y compare el número de
clientes de cada compañía que tiene una cuenta con su empresa.
Use Para
Gráfico de columnas
(vertical) o gráfico de
barras (horizontal)
Compare incrementos con descensos, los valores máximos con los mínimos, cuánto y
con qué frecuencia. Por ejemplo, muestre las ventas mensuales de varios productos.
Gráfico de columnas
apiladas (vertical) o
gráfico de barras
apiladas (horizontal)
Comparar las partes con el todo. Por ejemplo compare las cifras de ventas anuales de
un periodo de varios años.
Gráfico de columnas
positivo/negativo
Comparar los valores positivos y negativos. Por ejemplo, compare las ganancias con
las pérdidas.
Gráfico circular Compare los porcentajes de partes individuales de un todo. Por ejemplo, muestre el
porcentaje de cada producto vendido en el conjunto total de ventas.
Gráfico de líneas Muestren los datos que cambiar de forma continua a lo largo del tiempo como, por
ejemplo, los datos financieros históricos.
Gráfico de áreas Compare las tendencias que presentan los datos con el paso del tiempo, a la vez que
pone de relieve los valores superiores e inferiores, y la evolución entre puntos de datos.
Por ejemplo, muestre los totales o los promedios de ventas.
Gráfico de puntos Trazar las coordenadas X e Y como valores individuales para mostrar los patrones de
correlación. Por ejemplo, compare el tiempo de espera previsto frente al tiempo de
espera real en un centro de atención telefónica.
Gráfico de burbujas Compare puntos de datos individuales en relación con el tamaño. Por ejemplo, compare
las cuotas de mercado mediante la representación gráfica de la cantidad de productos
vendidos, las cifras de ventas por producto y el porcentaje del total de ventas en cada
punto de datos.
Capítulo 3 | Crear bases de datos 121
1. Abra el archivo en el que desea añadir el gráfico y, a continuación, cambie a la vista Tabla.
2. Ordene la columna que contiene los datos que desea poner de relieve.
Por ejemplo, para destacar las empresas de los clientes, haga clic con el botón derecho del
ratón en la columna Empresa y seleccione Ordenar en orden ascendente.
3. Seleccione la columna que contiene los datos que desea comparar.
Por ejemplo, para comparar el número de clientes de cada empresa, haga clic con el botón
derecho en la columna Apellidos y seleccione Gráfico
> Gráfico de apellidos
por
compañía.
Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración del gráfico con una vista previa de un gráfico de
columnas en el que se muestra el número de clientes en cada empresa.
4. Puede elegir las opciones del Inspector de gráficos ubicadas a la derecha para modificar el
gráfico y obtener una vista previa de los cambios en el cuadro de diálogo Configuración
del
gráfico.
Para obtener más información sobre éstas y otras opciones de los gráficos, consulte la Ayuda.
Para Realice lo siguiente
Añadir un título al gráfico Con las opciones de Gráficos desplegadas, en Título,
escriba o cambie el título del gráfico, o haga clic en para
especificar un título. Por ejemplo, "Cuentas por empresa".
Seleccionar un tipo de gráfico y especificar la serie
de datos
En Tipo, seleccione un tipo de gráfico. Por ejemplo,
seleccione Circular.
Cambiar las etiquetas de datos, mostrar u ocultar
las marcas de los ejes y ajustar su escala (si
procede) y formatear datos
Seleccione las opciones adicionales del gráfico. Por
ejemplo, seleccione Mostrar leyenda, Mostrar valores en
el gráfico y Porcentajes.
Cambiar el esquema de color, la leyenda o las
fuentes del gráfico
Haga clic en Estilos y, a continuación, realice los cambios
que desee. Por ejemplo, seleccione Sombreado - 3D para
el estilo de gráfico, Tierra para el esquema de color y Arial
negrita para la configuración de fuente.
Especificar el tipo de datos que utiliza el gráfico
(registros del conjunto encontrado, registros
delimitados o registros relacionados)
Haga clic en Fuente de datos y, a continuación, seleccione
una fuente de datos. Por ejemplo, elija Conjunto
encontrado actual.
Vista previa del gráfico
Especifique el tipo
de gráfico y la serie
de datos
Especifique los registros
para los que se creará
un gráfico
La vista previa se
actualiza a medida que
modifica la configuración
del Inspector de gráficos
Cambie la apariencia
del gráfico
Capítulo 3 | Crear bases de datos 122
5. Haga clic en Guardar como presentación y, a continuación, en Abandonar presentación.
Editar un gráfico
1. Seleccione la presentación que incluye el gráfico en el menú emergente Presentación.
2. Cambie al modo Presentación y haga doble clic en el gráfico.
3. En el cuadro de diálogo Configuración de gráfico, cambie los valores del Inspector de gráficos.
4. Haga clic en Hecho para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de gráfico.
5. Haga clic en Guardar presentación y, a continuación, en Abandonar presentación.
Para obtener más información sobre cómo crear y modificar gráficos, consulte la Ayuda.
Gráfico de una presentación en el modo Visualizar
Capítulo 4
Trabajar con tablas y archivos relacionados
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:
1 planificar bases de datos relacionales;
1 crear y editar relaciones;
1 crear y editar búsquedas.
FileMaker Pro utiliza las tablas relacionadas como elemento principal de las bases de datos
relacionales y de las búsquedas. Las bases de datos relacionales le permiten trabajar
dinámicamente con datos de otras tablas, para que cuando cambie los datos en una ubicación,
estos cambios se vean reflejados en todas las ubicaciones en las que aparezcan los datos
relacionados. Las búsquedas le permiten copiar y pegar datos de una tabla a otra. Una vez
insertados los datos buscados, estos no cambian a menos que los edite o le indique a
FileMaker
Pro que los busque de nuevo.
Utilice las bases de datos relacionales para:
1 Ver la versión más actualizada de los datos de otra tabla (o la tabla actual) y trabajar con ellos.
Por ejemplo, muestre datos en campos relacionados cuando necesite datos actuales de una
tabla relacionada, como el precio actual de un artículo; A medida que cambian los datos en los
registros relacionados, verá esos cambios en la tabla actual.
1 Configurar y administrar los datos de forma eficaz y con flexibilidad. En lugar de crear varias
tablas o archivos de base de datos con valores duplicados, almacene apariciones únicas de
valores y utilice las relaciones para facilitar esos valores. A continuación, puede realizar
cambios en los datos en una única ubicación, de modo que se elimina la duplicación de datos
y se favorece la exactitud de éstos.
1 Ahorrar espacio en disco, ya que los datos se almacenan en una única ubicación.
Utilice las búsquedas para copiar datos de una tabla relacionada y conservar su estado, incluso
aunque cambien los datos relacionados. Por ejemplo, utilice una búsqueda para copiar el precio
de un artículo en el momento de la adquisición en la tabla Facturas. Aunque cambie el precio en
la tabla relacionada, el precio de la tabla Facturas permanecerá invariable.
FileMaker Pro también puede acceder a los datos almacenados en otros archivos FileMaker Pro
y fuentes de datos externas ODBC, lo que permite combinar datos almacenados en el archivo
FileMaker
Pro con datos de estas fuentes externas. Puede trabajar con datos de bases de datos
SQL que comparten información mediante ODBC. Además, puede utilizar campos
suplementarios en FileMaker
Pro para realizar operaciones de cálculo y de sumario en datos
almacenados en fuentes de datos ODBC. Para obtener más información acerca del uso de
FileMaker
Pro con fuentes de datos externas, consulte “Trabajar con fuentes de datos externas”
en la página 153.
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa y pormenorizada, y procedimientos
detallados sobre el uso de FileMaker
Pro.
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 124
Las relaciones
Una relación es un método eficaz de organizar los datos. Mediante una relación, puede unir datos
de una o varias tablas en función de valores de campo comunes, valores de campo diferentes
o
una comparación de valores en dos o más campos.
Una vez creada una relación, puede hacer lo siguiente para mostrar los datos de
la
tabla relacionada:
1 diseñe una base de datos relacional, es decir, varias tablas que, al utilizarse juntas, contienen
todos los datos necesarios para su trabajo. Cada aparición de los datos se almacena en una
única tabla cada vez, pero puede ver los datos y acceder a ellos desde cualquier tabla
relacionada. Puede cambiar cualquier ocurrencia de los datos relacionados y estos cambios
aparecerán reflejados en todas las ubicaciones en las que se utilicen esos datos relacionados.
1 Defina una búsqueda para copiar datos de una tabla relacionada a un campo de la tabla de
destino. Los datos copiados se almacenan entonces en dos ubicaciones, como si los hubiera
copiado y pegado en un campo de destino. Los datos buscados son los datos actuales en el
momento de copiarlos, pero una vez copiados permanecen estáticos hasta que vuelva a
realizar una búsqueda o active de nuevo la búsqueda.
12ID del cliente
TangApellidos
12ID del cliente
TangApellidos
12ID del cliente
TangApellidos
Las búsquedas copian los datos de la tabla relacionada
en la tabla actual.
En las bases de datos relacionales, los datos de la tabla relacionada
simplemente se muestran en la tabla actual, pero no se copian.
12ID del cliente
TangApellidos
Tabla actual Tabla relacionada
Tabla actual Tabla relacionada
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 125
Por ejemplo, una base de datos de un negocio de panadería puede incluir las siguientes tablas:
una tabla Productos, que almacena información sobre los productos de panadería y sus precios
actuales; una tabla Clientes, que almacena la información sobre los clientes como, por ejemplo,
sus nombres y datos de contacto; una tabla Facturas, que mantiene un registro de cada pedido;
y una tabla Elementos de línea, que almacena los datos de venta de cada línea de la factura,
incluidos el artículo que se está vendiendo y el precio de venta. Como las facturas son una mezcla
de datos dinámicos y estáticos, puede utilizar bases de datos relacionales y búsquedas para
mostrar los datos. Los registros de la tabla Elementos de línea se muestran dinámicamente en un
portal de la presentación Facturas, pero los precios de venta actuales de cada elemento de línea
se introducen mediante una búsqueda, para que los totales de las facturas sean precisos
históricamente, incluso aunque los precios cambien en un futuro.
Puede crear una base de datos relacional al definir una relación entre dos campos denominada
campos coincidentes. Estos campos pueden residir en diferentes tablas o en la misma tabla
(autounión). Puede acceder a los datos relacionados cuando el valor de los campos coincidentes
de una parte de la relación se compare correctamente con el valor de los campos coincidentes
de la otra parte de la relación, en función de los criterios que se hayan establecido en la relación.
Una vez que haya creado una relación, puede usar los campos de la tabla relacionada de la misma
forma que si usara cualquier campo de la tabla actual: para mostrar datos en una presentación,
como parte de una fórmula de cálculo, en un guión, como un campo coincidente para otra relación,
etc. Puede trabajar con los datos de los campos relacionados en todos los modos (si dispone de
privilegios de acceso) al trabajar con los registros de la tabla actual.
Al mostrar datos relacionados en un portal, se muestran los valores de todos los registros
relacionados. Si el campo relacionado no está en un portal, se muestra el valor del primer
registro
relacionado.
Para obtener más información sobre las relaciones, consulte la Ayuda.
Tabla Facturas
003ID factura
16-Oct-2012
Fecha
3
ID del cliente
FB7
Precio por
unidad €
Pastel de frutas 15,50 €
FB2 Tarta de chocolate 22,50 €
Williams
38 €Total
Tabla Clientes
3
Williams
Apellidos
408-555-3456
Teléfono
ID del producto
Nombre del producto
FB7
Pastel de frutas
FB2
Tarta de chocolate
Tabla Productos
FB7ID del producto
Pastel de frutasNombre del
producto
ID
prod. Ubicación
B20
Origen envío
Francia París
B46 Italia Roma
Registros de la tabla
Elementos de línea
mostrados en el portal
ID del cliente
Apellidos
ID del
producto
Nombre del
producto
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 126
Terminología de bases de datos relacionales
Antes de empezar a trabajar con bases de datos relacionales y búsquedas, debería conocer los
siguientes términos. Estos términos se explican en las secciones siguientes.
Término Descripción
Tabla actual En las bases de datos relacionales, la tabla en la que está trabajando actualmente.
En las búsquedas, la tabla en la que se copian los datos.
Tabla externa Una tabla que se encuentra fuera del archivo actual, en otro archivo.
Campo de destino
de la búsqueda
(sólo para las
búsquedas)
El campo de la tabla en el que desea copiar los datos durante una búsqueda.
Campo de origen
de la búsqueda
(sólo para las
búsquedas)
El campo de la tabla relacionada que contiene los datos que desea copiar durante
una búsqueda.
Campo coincidente Un campo de la tabla actual y un campo de la tabla relacionada que contienen valores
utilizados para acceder a los registros coincidentes (A veces los campos coincidentes
también reciben el nombre de campos clave). En cada relación, seleccione uno o varios
campos coincidentes de cada tabla.
En las bases de datos relacionales, los valores de los campos coincidentes deben coincidir
de algún modo para que pueda establecerse una relación entre los archivos. Consulte
“Campos coincidentes en relaciones” en la página 127.
En las búsquedas, los valores de los campos coincidentes no tienen que ser iguales
para coincidir.
Portal Un objeto de presentación que muestra registros de tablas relacionadas. Los portales
muestran datos de campos relacionados en filas, con un registro en cada fila.
Campo relacionado Un campo de una tabla relacionado con un campo de otra tabla (o con un campo diferente
de la misma tabla). Si se crea una relación entre dos tablas (incluso a través de otra tabla),
es posible acceder a los datos de los campos de una tabla desde la otra tabla.
Registros
relacionados
Un registro de la tabla relacionada cuyo campo coincidente (en función de la relación
utilizada) contiene un valor que coincide con otro valor del campo coincidente de otra tabla.
Tabla relacionada En las bases de datos relacionales, la tabla que contiene los datos a los que desea acceder
y con los que desea trabajar en la tabla actual.
Para búsquedas, la tabla que contiene los datos para copiar.
Una tabla puede estar relacionada consigo misma. A esto se le denomina autounión.
Operadores
relacionales
En el gráfico de relaciones, los símbolos que definen los criterios coincidentes entre uno
o varios pares de campos de dos tablas. Entre estos se incluyen: igual (=), no igual (), mayor
que (>), mayor o igual que (), menor que (<), menor o igual que () y todas las filas o producto
cartesiano (X).
Relación Las relaciones ofrecen acceso a los datos de una tabla a otra. Las relaciones pueden unir un
registro de una tabla con un registro de otra tabla, un registro con otros registros, o todos los
registros de una tabla con todos los registros de otra tabla, en función de los criterios
especificados al crear la relación en el gráfico de relaciones. (Las relaciones reciben a veces
el nombre de enlaces o expresiones de unión).
Gráfico de
relaciones
En la pestaña Relaciones del cuadro de diálogo Gestionar base de datos, puede ver las
apariciones de tablas del archivo actual y de los archivos de base de datos relacionados
externos. En el gráfico de relaciones, puede unir tablas y cambiar las relaciones entre los
campos de diferentes tablas.
Al crear una nueva tabla, aparece una representación visual, o aparición, de la tabla en el
gráfico de relaciones. Puede especificar varias apariciones (con nombres únicos) de la
misma tabla para trabajar con relaciones complejas en el gráfico.
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 127
El gráfico de relaciones
Puede utilizar las tablas del gráfico de relaciones para organizar la vista de los datos. Las tablas
que se muestran en el gráfico de relaciones se pueden encontrar en el archivo FileMaker
Pro
actual, en un archivo FileMaker
Pro externo o en una fuente de datos ODBC externa.
Cada aparición de una tabla en el gráfico de relaciones representa una vista diferente de los
datos. Al unir dos tablas, está utilizando las dos vistas existentes para crear una tercera vista.
A
medida que añada tablas a las relaciones, cada tabla sucesiva representa un conjunto adicional
de criterios que deben cumplirse antes de poder acceder a los datos relacionados de esa relación.
Puede crear una relación entre dos tablas cualquiera del gráfico de relaciones, pero la relación no
debe crear ni un círculo ni un bucle cerrado entre las tablas. Es decir, cada serie de relaciones debe
tener una tabla de inicio y otra de fin, y ambas deben ser diferentes.
Como cada relación representa un conjunto adicional de criterios, deber tener en cuenta el
contexto en el gráfico de relaciones. El contexto es el punto del gráfico desde el que se evalúa
una relación. Como el gráfico no es nunca circular, cada punto del gráfico ofrece una perspectiva
diferente de los datos.
FileMaker Pro no permite que se creen ciclos dentro del gráfico de relaciones, por lo que cualquier
intento de crear uno hace que FileMaker Pro genere una nueva ocurrencia de la tabla con nombre
exclusivo. Una aparición nueva funciona como cualquier otra del gráfico y permite seguir
utilizando la nueva relación.
Para obtener más información sobre el gráfico de relaciones, consulte la Ayuda.
Campos coincidentes en relaciones
Al crear una relación entre tablas, debe seleccionar uno o varios campos de cada tabla como
campos coincidentes. Los campos coincidentes tienen normalmente valores comunes. En una
relación típica, un registro de una tabla estará relacionado con los registros de otra tabla que
comparten un valor de campo coincidente común.
Por ejemplo, la tabla Clientes y la tabla Facturas pueden utilizar el campo ID del cliente para
identificar de forma exclusiva a cada cliente y cada compra. Si las dos tablas se relacionan
utilizando ID del cliente como campo coincidente, un registro de la tabla Clientes puede mostrar
un portal en el que aparezca cada factura con un ID del cliente coincidente y en la tabla Facturas
cada factura con el mismo ID del cliente puede mostrar datos de clientes coherentes.
Los campos coincidentes utilizados en una relación pueden tener nombres distintos. Los campos
coincidentes pueden ser de cualquier tipo, excepto campos contenedor o de sumario.
Archivo de origen El archivo desde el que se añade una tabla al gráfico de relaciones.
Tabla de origen La tabla en la que se basan una o varias tablas del gráfico de relaciones. La tabla de origen
es la tabla definida en la pestaña Tablas del cuadro de diálogo Gestionar base de datos.
Término Descripción
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 128
Tipos de relaciones
Al unir dos tablas mediante una relación, puede establecer criterios para que FileMaker Pro
muestre los registros relacionados o acceda a ellos.
Los criterios pueden ser simples, como hacer coincidir un campo de la Tabla A con uno de la Tabla
B, o más complejos. Una definición de relación más compleja devolverá normalmente un conjunto
más delimitado de registros relacionados. Entre los ejemplos de relaciones complejas, se
incluyen el uso de varios campos coincidentes en una o ambas partes de la relación y la
comparación de campos coincidentes mediante operadores relacionales no iguales o campos
coincidentes calculados.
Relaciones de criterio único
En una relación de criterio único, los datos de un campo se comparan con los datos de
otro
campo.
Por ejemplo, un registro de una tabla está relacionado con cualquier registro de la otra tabla
siempre y cuando los valores de CampoTextoA y CampoTextoB sean los mismos.
Utilice una relación de criterio único cuando desee relacionar dos tablas en función de un
único
valor común, como un número de serie o un número de identificación. Por ejemplo,
una
base de datos incluye estas dos tablas: Clientes, que almacena nombres y direcciones,
y
Números de teléfono, que almacena números de teléfono y tipos de números de teléfono
(por
ejemplo, del trabajo, del domicilio, fax, etc.) y direcciones de correo electrónico. Los datos
se
dividen en dos tablas porque un único contacto puede tener varios números de teléfono y
direcciones de correo electrónico.
Las tablas tienen los siguientes campos:
Tabla Nombre de campo Comentario
Clientes ID del cliente Campo numérico, número secuencial introducido
automáticamente; éste será el campo coincidente de la tabla
Clientes.
Nombre Campo de texto
Apellidos Campo de texto
Dirección1 Campo de texto
Ciudad Campo de texto
Estado Campo de texto
País Campo de texto
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 129
El campo ID del cliente es el campo coincidente en la relación entre las dos tablas. En la tabla
Clientes, el campo ID del cliente está configurado para introducir automáticamente un número de
serie, asignando a cada registro de la tabla Clientes un número de ID único. En la tabla Clientes,
el ID del cliente es un campo numérico sencillo.
Como la relación se ha definido para permitir la creación de registros relacionados en la tabla
Contactos, se insertará automáticamente el número de ID del cliente de un registro de Clientes
en el campo ID del cliente de la tabla Contactos en cada nuevo registro relacionado. Esto permite
relacionar muchos registros de la tabla Contactos con un único registro de la tabla Clientes.
A continuación, puede añadir un portal a la tabla Contactos en la presentación Cliente. Al
introducir un número de teléfono o una dirección de correo electrónico en una fila vacía del portal
de la tabla Clientes, FileMaker Pro crea un registro relacionado para ese número de teléfono o
dirección de correo electrónico en la tabla Clientes.
Relaciones de varios criterios
En una relación de varios criterios, aumenta el número de campos coincidentes y, por lo tanto,
aumentan los criterios que FileMaker Pro evalúa antes de unir con éxito los registros
relacionados. En una relación de varios criterios, FileMaker Pro compara los valores de cada
campo coincidente en ambas partes de la relación en el orden en el que aparecen los campos.
Ésta recibe el nombre de comparación de tipo AND. Para coincidir correctamente, cada campo
coincidente debe encontrar un valor correspondiente en la otra tabla.
Contactos Número de teléfono Campo de texto
Tipo de teléfono Campo de texto
Dirección de correo
electrónico
Campo de texto
Tipo de correo electrónico Campo de texto
ID del cliente Campo numérico; este será el campo coincidente de la
tabla Contactos.
Tabla Nombre de campo Comentario
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 130
En esta relación, tanto CampoTextoA como CampoNuméricoA son campos coincidentes de la
TablaB. Un registro de la TablaA que tenga como valor de CampoTextoA "Azul" y como valor de
CampoNuméricoA "123" sólo coincidirá con aquellos registros de la TablaB donde tanto
CampoTextoB como CampoNuméricoB tienen los valores "Azul" y "123", respectivamente. Si
CampoTextoA y CampoTextoB tienen valores coincidentes, pero CampoNuméricoA y
CampoNuméricoB no los tienen, la relación no devuelve ningún registro relacionado.
Utilice una relación de varios criterios cuando quiera relacionar dos tablas basándose en más de
un valor común, como un ID del cliente y una fecha.
Por ejemplo, una base de datos de alquiler de equipamiento de catering tiene tres tablas: Equipo,
una tabla estática que almacena el inventario de alquiler de equipos; Cliente, que almacena los
nombres y las direcciones de los clientes; y Partida presupuestaria del catering, que almacena un
registro de cada alquiler de equipo, incluidos el ID del equipo, el ID del cliente y la fecha del
evento. El propósito de esta base de datos es realizar un seguimiento de los alquileres de equipos
de catering y mostrar todos los alquileres por cliente seleccionado en una fecha concreta.
En esta relación, los campos ID del cliente y Fecha del evento son campos coincidentes con la
tabla Partida presupuestaria del catering. Un registro de la tabla Clientes con el valor de ID del
cliente de 1000, y el valor de Fecha del evento 10/10/2014 sólo coincidirá con aquellos registros
de la tabla Partida presupuestaria del catering en los que los campos ID del cliente y Fecha del
evento tengan respectivamente los valores, 1000 y 10/10/2014, respectivamente. Si los campos
ID del cliente de ambas tablas tienen valores coincidentes, pero no los tienen los campos Fecha
del evento de las dos tablas, la relación no devolverá ningún registro relacionado.
Aunque la base de datos está compuesta por tres tablas, la relación de varios criterios se
establece entre las tablas Clientes y Partida presupuestaria del catering. Estas tablas tienen los
siguientes campos:
Tabla Nombre de campo Comentario
Clientes ID del cliente Campo numérico, número secuencial introducido automáticamente;
uno de los campos coincidentes con la tabla Partida presupuestaria
del catering
Fecha del evento Campo de fecha; el otro campo coincidente con la tabla Partida
presupuestaria del catering
Partida
presupuestaria del
catering
ID del cliente Campo numérico; uno de los campos coincidentes con la tabla
Clientes
Fecha del evento Campo de fecha; el otro campo coincidente de la tabla Clientes
ID del equipo Campo numérico
Campos
coincidentes
Campos
coincidentes
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 131
Como la relación se ha definido para permitir la creación de registros relacionados en la tabla
Elementos de línea de catering, podrá introducir información sobre el catering en una fila vacía
del portal y FileMaker
Pro creará un registro relacionado para ese evento con servicio de catering.
Relaciones mediante operadores de comparación
En una relación de comparación, puede utilizar uno o varios de los siguientes operadores para
comparar los valores de los campos coincidentes en las dos tablas relacionadas. La relación
devuelve registros relacionados cuando la comparación se evalúa con éxito, en función de los
criterios que haya establecido.
En este ejemplo, los campos Fecha de la promoción de la tabla Promociones de ventas y la tabla
Clientes son campos coincidentes. Si un registro de la tabla Promociones de ventas tiene el valor
de Fecha de la promoción, 11/12/2014, todos los registros de la tabla Clientes con el valor de
Fecha de la promoción 10/12/2014 o anteriores se relacionan con ese registro. En la tabla
Clientes, si un registro tiene el valor de Fecha de la promoción 11/12/2014, todos los registros de
la tabla Promociones de ventas con el valor de Fecha de la promoción 12/12/2014 o posterior se
relacionan con ese registro.
Operadores
relacionales Compara estos registros
= Los valores de los campos coincidentes son iguales
Los valores de los campos coincidentes son diferentes
< Los valores del campo coincidente izquierdo son menores que los valores del campo
coincidente derecho
Los valores del campo coincidente izquierdo son menores o iguales que los valores del
campo coincidente derecho
> Los valores del campo coincidente izquierdo son mayores que los valores del campo
coincidente derecho
Los valores del campo coincidente izquierdo son mayores o iguales que los valores del
campo coincidente derecho
x Todos los registros de la tabla izquierda se comparan con todos los registros de la tabla
derecha, independientemente de los valores de los campos coincidentes
Seleccione esta opción para permitir la creación
de registros relacionados en la tabla Partida
presupuestaria del catering
Operador relacional Mayor que
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 132
Relaciones que devuelven un rango de registros
Una relación que devuelve un rango de registros es parecida a una relación de varios criterios,
excepto en que se utilizan operadores de comparación para buscar registros que sean mayores
que uno de los criterios y menores que los otros criterios. Este tipo de relación se utiliza
habitualmente para devolver registros incluidos en un rango de fechas o números de serie.
Por ejemplo, desde la Tabla E, desea ver todos los registros de la Tabla F que tienen valores del
Campo de fecha F mayores que los valores de Fecha de inicio E y menores que Fecha de fin E.
Esta relación devuelve aquellos registros de la Tabla F que tienen un valor de Campo de fecha F
posterior a la Fecha inicio
E y anterior a la Fecha de fin E.
Por ejemplo:
Otro ejemplo:
Si los campos
Contienen los
valores
Se devuelven estos registros relacionados
de la Tabla F
Fecha de inicio E 01/11/2014 14/11/2014
27/11/2014
Fecha de fin E 01/12/2014
Si los campos
Contienen los
valores
Se devuelven estos registros relacionados
de la Tabla F
Fecha de inicio E 01/12/2014 02/12/2014
15/12/2014
17/12/2014
26/12/2014
Fecha de fin E 01/01/2015
Indica que se están utilizando
varios operadores relacionales
diferentes en esta relación
Campos
coincidentes
Campo
coincidente
Esta relación utiliza los
operadores relacionales
Mayor que o Menor que
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 133
Relaciones deautounión
Una autounión es una relación en la que los dos campos coincidentes se definen en la misma
tabla. Defina una autounión para crear relaciones entre registros de la misma tabla. Utilice una
autounión en un portal de una presentación de la tabla actual para mostrar un subconjunto de
datos que residen en la tabla actual, como, por ejemplo, todos los empleados de cada gerente.
Al definir una relación de autounión en el gráfico de relaciones, FileMaker Pro genera una
segunda aparición de la tabla en la que se basa la autounión. FileMaker
Pro realiza esta
acción
para evitar que el gráfico de relaciones forme un círculo, lo que imposibilitaría la
evaluación de la relación.
Esta relación devuelve registros relacionados de la Tabla G cuando el valor del Campo de texto
G1 es igual al valor del Campo de texto G2.
Para obtener más información sobre los tipos de relaciones, consulte la Ayuda.
Planificar bases de datos relacionales
Para obtener información sobrecómo planificar una base de datos relacional, consulte “Planificar
una base de datos” en la página 60.
Trabajar con el gráfico de relaciones
Utilice el gráfico de relaciones para crear, cambiar y ver las relaciones del archivo de base de
datos. El gráfico de relaciones le permite duplicar tablas y relaciones, redimensionar y alinear
tablas y añadir notas de texto. Puede resaltar tablas que estén conectadas con la tabla
seleccionada a través de una relación 1-fuera y puede resaltar tablas que tengan la misma
tabla
de origen que la tabla seleccionada actualmente. Para obtener más información,
consulte
la Ayuda.
El gráfico de relaciones muestra de forma predeterminada todas las tablas del archivo de base
de datos actual. Puede añadir tablas de otros archivos FileMaker
Pro o fuentes de datos ODBC
externas, añadir más de una aparición de la misma tabla al gráfico o eliminar tablas del gráfico
con los botones ubicados en la parte inferior del gráfico.
Nota Cuando la tabla procede de una fuente de datos ODBC externa, el nombre de la tabla
se
compone en cursivas en el gráfico de relaciones. Para mostrar información acerca de la
fuente
de datos externa, desplace el puntero sobre la flecha ubicada a la izquierda del nombre
de
la tabla.
Relación de autounión
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 134
Crear relaciones
Para crear una relación:
1. Con la base de datos abierta, seleccione el menú Archivo > Gestionar > Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaña Relaciones.
3. En el gráfico de relaciones, busque las dos tablas que utilizará para esta relación.
Pueden aparecer en cualquier parte del gráfico pero deben estar presentes para poder crear
la relación. Para las relaciones de autounión, busque una única tabla. FileMaker Pro creará la
segunda aparición de la tabla automáticamente.
4. Haga clic en un campo en una de las tablas y arrástrelo al campo coincidente correspondiente
en la otra tabla.
También puede hacer clic en para abrir el cuadro de diálogo Editar relación y crear una
relación.
5. Repita el paso 4 para cada campo coincidente que desee utilizar en esta relación.
Para obtener más información sobre los campos coincidentes, consulte “Campos coincidentes
en relaciones” en la página 127.
6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el gráfico de relaciones.
Añadir una
tabla
Crear una relación
Editar un objeto seleccionado
Eliminar objetos
seleccionados
Aumenta o reduce la
vista del gráfico
Cambiar la alineación
de objetos
seleccionados
Mueva el puntero
al icono de flecha
para mostrar los
nombres de la
tabla y el archivo
de origen
Haga clic una vez para
contraer todos los
campos excepto los
coincidentes. Haga
clic de nuevo para
contraer todos los
elementos excepto el
nombre de tabla. Haga
clic de nuevo para
restablecer el tamaño
original de la tabla.
Mostrar saltos
de página
Muestra el cuadro
de diálogo
Configurar impresión
(Windows) o Ajustar
página (OS X).
Cambiar el color de
objetos seleccionados
Añadir una nota de
texto al gráfico
Duplicar objetos
seleccionados
Mostrar tablas 1-fuera o
tablas con el mismo origen
Haga clic para
mostrar o reducir
una nota de texto
Los campos
coincidentes se
muestran en
cursiva en sus
tablas
El gráfico de relaciones
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 135
Cambiar relaciones
Una vez creada una relación, puede añadir o modificar los campos coincidentes, cambiar los
operadores relacionales y configurar las opciones para la creación, la eliminación y la ordenación
de registros relacionados.
Para modificar una relación:
1. Con la base de datos abierta, seleccione el menú Archivo > Gestionar > Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaña Relaciones.
3. en el gráfico de relaciones, busque la relación que desea editar y haga doble clic en la línea
indicadora ubicada entre las tablas relacionadas para abrir el cuadro de diálogo Editar relación.
O puede seleccionar la relación en el gráfico y hacer clic en para abrir el cuadro de
diálogo Editar relación.
4. Edite las tablas y los campos coincidentes de la relación.
Para Realice lo siguiente
Cambiar un campo
coincidente
Seleccione el nuevo campo coincidente y haga clic en Cambiar.
Añadir un campo
coincidente
Seleccione el nuevo campo coincidente y haga clic en Añadir.
Cambiar el operador
relacional
Seleccione un nuevo operador relacional de la lista y haga clic en Cambiar.
Consulte “Relaciones mediante operadores de comparación” en la página 131.
Duplicar un par de criterios
de relación
Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en la parte central del cuadro de
diálogo y haga clic en Duplicar.
Eliminar un par de criterios
de relación
Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en la parte central del cuadro de
diálogo y haga clic en Eliminar.
Seleccione las opciones
que desee para las tablas
de la relación
Seleccione el
operador relacional
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 136
5. Seleccione opciones para la relación.
6. Haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre cómo crear y editar relaciones, consulte la Ayuda.
Resumir datos en portales
Puede resumir los datos que se encuentran en un campo relacionado mostrado en un portal.
El
portal puede contener registros de una tabla relacionada o de la misma tabla (autounión).
Para resumir datos en portales:
1. Cree un campo de cálculo en la tabla en la que desea que se muestre el total.
2. Defina una fórmula para el campo de cálculo que incluya una función de agregación para el
tipo de cálculo de sumario que desea realizar.
Por ejemplo, si se encuentra en la tabla Facturas y quiere definir un cálculo para obtener el
total de los valores relacionados en el campo Precio de la tabla ElementosLínea, emplee la
fórmulaSum(ElementosLínea::Precio).
3. Inserte el campo de cálculo en una presentación de la tabla en la que está definido.
Consulte “Insertar y eliminar campos en presentaciones” en la página 103.
Para Seleccionar
Añadir un registro relacionado (a la tabla
relacionada) cada vez que introduzca
datos en un campo relacionado de un
registro de la tabla actual. (Consulte
“Añadir y duplicar registros” en la
página 29.).
Permitir la creación de registros relacionados en esta tabla a
través de esta relación.
Cuando esta opción está seleccionada, al introducir datos en un
campo relacionado que no tiene ningún registro relacionado
correspondiente, se crea un registro relacionado basado en el
campo coincidente de la tabla actual.
Eliminar registros coincidentes (en la tabla
relacionada) cada vez que elimine un
registro coincidente en la tabla actual.
(Consulte “Eliminar registros” en la
página 31.).
Eliminar registros relacionados en esta tabla cuando se
elimina un registro en la otra tabla.
Esta opción elimina los registros relacionados, incluso aunque esté
visualizando una presentación que no muestra los registros
relacionados.
Ordenar registros relacionados. Ordenar registros. A continuación, en la lista de la izquierda del
cuadro de diálogo Ordenar registros, haga doble clic en los campos
que desea ordenar. Para cambiar el orden de ordenación de los
campos, arrastre los campos a la lista derecha en el orden que
desee. Seleccione otras opciones y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
La selección de esta opción no afecta al tipo de ordenación del
archivo relacionado.
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 137
Filtrar registros en portales
Filtrando los registros de un portal, puede ver diferentes conjuntos de registros del portal.
1. Haga doble clic en el portal.
2. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, seleccione la opción Filtrar registros del portal.
3. En el cuadro de diálogo Especificar cálculo, defina un cálculo que determine los registros del
portal que se van a mostrar.
Por ejemplo, si está trabajando en una presentación llamada Facturas, en un portal que
muestra registros de producto de una tabla ElementosLínea y desea mostrar solo los
productos con cantidades superiores a uno, utilice la fórmula If
(ElementosLínea::Cantidad
< 1; 0; 1).
4. Haga clic en Aceptar.
Importante Los resultados de los campos sumarios, los cálculos y las peticiones de búsqueda
se basan en el conjunto completo de registros relacionados, no sólo en los registros de un portal
que se filtran. Por ejemplo, si en un portal se muestra un subconjunto filtrado de registros y en un
campo de registro Total de fuera del portal resume estos registros, el campo de sumario
contendrá todos los registros relacionados y no sólo los registros que se muestran.
Para obtener más información sobre cómo filtrar registros en portales, consulte la Ayuda.
Acerca de las búsquedas
Una búsqueda copia los datos de otra tabla a un campo de la tabla actual. Una vez copiados
los
datos, éstos forman parte de la tabla actual (y permanecen a su vez en la tabla desde la que
se copiaron). Los datos copiados en la tabla actual no cambian automáticamente cuando
cambian los datos de la otra tabla, a menos que cambien los datos del campo coincidente de
la
tabla actual.
Para establecer una conexión entre las tablas para realizar una búsqueda, debe crear una
relación. A continuación, defina una búsqueda para copiar los datos de un campo de la tabla
relacionada a un campo de la tabla actual.
Al escribir un valor en el campo coincidente de la tabla actual, FileMaker Pro utiliza la relación para
acceder al primer registro de la tabla relacionada cuyo campo coincidente contiene un valor
coincidente. Después, copia el valor del campo de origen de la búsqueda al campo de destino de
la búsqueda, en donde se almacena el valor.
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 138
Después de copiar un valor en el campo de destino de la búsqueda, puede editarlo, reemplazarlo
o eliminarlo como cualquier otro valor (ya que el valor de la búsqueda pertenece ahora a la tabla
actual). También puede actualizar los datos de la tabla actual para hacerlos coincidir con los datos
que cambien en la tabla relacionada.
Crear búsquedas
Para crear una búsqueda:
1. cree una relación para la búsqueda entre el campo coincidente de la tabla actual y el de la tabla
relacionada. Consulte
“Crear relaciones” en la página 134.
2. Con la base de datos abierta, seleccione el menú Archivo > Gestionar > Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaña Campos.
4. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla.
5. Seleccione un campo de texto, numérico, de fecha, de hora, de fecha y hora o contenedor en
la lista de campos existentes o defina uno nuevo.
6. Haga clic en Opciones (o haga doble clic en el nombre de campo).
7. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en la pestaña Autointroducir y, a
continuación, seleccione Valor búsqueda.
8. En el cuadro de diálogo Buscar para campo, elija la tabla con la que se iniciará la búsqueda y
la tabla desde la que se copiará el valor.
9. Seleccione el campo desde el que se copiará el valor de la búsqueda.
Seleccionar Para especificar
Empezando con la tabla La tabla que utilizará la búsqueda como punto de partida en el gráfico de
relaciones.
Búsqueda desde tabla relacionada La tabla relacionada desde la que se buscarán los datos relacionados.
C235
Nombre
42.83.91.04Teléfono
ParísCiudad
C100
Nombre
555-3849Teléfono
VancouverCiudad
Tabla actual
C200ID del cliente
SmithNombre
Registros de la tabla relacionada
Relación
Campo de destino
de la búsqueda
Campo de origen
de la búsqueda
C200ID del cliente
SmithNombre
555-1234Teléfono
Nueva YorkCiudad
ID del cliente
ID del cliente
Capítulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 139
10. Seleccione las opciones que desee para la búsqueda.
11. Haga clic en Aceptar.
12. Repita los pasos del 5 al 11 para cada campo adicional para el que desee definir
una
búsqueda.
Editar búsquedas
Para editar una búsqueda:
1. Con la base de datos abierta, seleccione el menú Archivo > Gestionar > Base de datos.
2. Haga clic en la pestaña Campos.
3. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla.
4. Haga doble clic en el campo de destino de la búsqueda.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en la pestaña Autointroducir.
6. Asegúrese de que está seleccionada la opción Valor búsqueda y haga clic en Especificar.
Para detener o suspender el uso de una búsqueda, anule la selección de Valor búsqueda.
7. Realice los cambios que desee.
8. Haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre cómo crear y editar búsquedas, consulte la Ayuda.
Para Realice lo siguiente
Especificar una acción cuando los
valores de los campos coincidentes
no coincidan de forma exacta
En Si no hay coincidencia exacta, seleccione una opción para no
copiar ningún valor, copiar el siguiente valor inferior o superior del
campo de origen de la búsqueda o introducir un valor fijo para utilizarlo
en su lugar.
Impedir que los datos (vacíos) nulos
del campo de origen de la búsqueda
se copien en el campo de destino de
la búsqueda
Seleccione No copiar contenido si está vacío. (Anule la selección de
esta opción para permitir que se copien los datos vacíos.)
Seleccione una
opción para los
datos no iguales de
los campos
coincidentes
Seleccione el
campo de origen
de la búsqueda
Seleccione el punto
de partida de la
búsqueda
La selección de esta opción impide
que se copien los datos nulos
Elija la tabla
relacionada para
la búsqueda
Capítulo 5
Compartir e intercambiar datos
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo compartir bases de datos de FileMaker Pro.
1 Uso compartido de red de FileMaker: Puede compartir bases de datos de FileMaker Pro en
la red para que varios usuarios de FileMaker Pro y FileMaker Go accedan simultáneamente al
mismo archivo de base de datos o lo utilicen al mismo tiempo.
1 Importar y exportar datos: Puede intercambiar información entre FileMaker Pro y otras
aplicaciones mediante la importación y la exportación de datos. Por ejemplo, puede importar
datos que se encuentran en otra base de datos o en un programa de hoja de cálculo o exportar
datos de direcciones para crear cartas modelo personalizadas con un procesador de textos.
1 Importación recurrente: Puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice
automáticamente los datos importados de otra aplicación como, por ejemplo, Microsoft Excel.
1 Acceder a datos desde fuentes de datos externas: Puede acceder a información
almacenada en otros archivos FileMaker Pro y bases de datos SQL externas que utilicen la
tecnología ODBC para compartir datos. De esta forma, es posible trabajar con información
almacenada en bases de datos externas y combinar datos externos con información
almacenada en el archivo. Cuando se accede a datos desde una base de datos ODBC, se
pueden utilizar campos complementarios en el archivo FileMaker Pro para realizar
operaciones de cálculo y de sumario en los datos sin cambiar el esquema del archivo externo.
1 Publicar presentaciones de FileMaker Pro: Si dispone de FileMaker Server, puede usar
FileMaker WebDirect para publicar presentaciones de forma rápida y sencilla desde las bases
de datos de FileMaker Pro en un navegador Web.
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa y pormenorizada, y procedimientos
detallados sobre el uso de FileMaker
Pro. Consulte la Guía de FileMaker WebDirect para obtener
información sobre cómo publicar bases de datos en la Web.
Compartir bases de datos en una red
Si su equipo está conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro y FileMaker Go
en Windows y OS
X pueden utilizar simultáneamente el mismo archivo de base de datos.
El uso compartido de la red FileMaker Pro permite compartir archivos con un máximo de 5
usuarios simultáneos (sin incluir el host). Los clientes de FileMaker Go se incluyen con un límite
de cinco usuarios. Para admitir más usuarios y tecnologías de publicación en la Web, como XML
y FileMaker
WebDirect, utilice FileMaker Server.
Importante El acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pago de una licencia para cada
equipo en el que se instale o ejecute la aplicación. No es posible compartir o utilizar de forma
simultánea la licencia de software en diferentes equipos. Lea la licencia de software para conocer
los términos y las condiciones completas.
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 141
La primera persona que abre un archivo compartido se convierte en el host. Todos los usuarios
que abren el archivo compartido después del host se convierten en clientes.
Una vez abierto un archivo compartido, el host y los clientes tienen acceso a la misma información
y todos los cambios que se realicen en el archivo aparecerán en la ventana de cada usuario.
Las modificaciones de datos realizadas por cualquier usuario se guardan en el archivo
compartido. El archivo compartido se guarda en el disco en el que reside el archivo.
Los tipos de ordenación, las peticiones de búsqueda, las órdenes de exportación e importación de
campos y las configuraciones de impresión son específicos de cada usuario.
Activar el uso compartido y el alojamiento de archivos
Como muchos de los comandos de FileMaker Pro se procesan en el equipo host, obtendrá un mejor
rendimiento si aloja los archivos compartidos desde el equipo más rápido disponible. El archivo que
aloja debe residir en el disco duro de su equipo. No se permite alojar de forma remota un archivo
almacenado en otro equipo o servidor, ya que puede verse comprometida la integridad de los datos
y puede producirse una disminución del rendimiento.
Para activar el uso compartido de archivos en red para todos los archivos abiertos:
1. Abra los archivos FileMaker Pro que desea compartir.
Nota Para activar o cambiar el estado de uso compartido de un archivo, debe abrirlo con una
cuenta que tenga los privilegios de acceso Gestionar privilegios ampliados. Para obtener más
información, consulte
“Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados” en la
página 156.
2. Elija el menú Archivo > Compartir > Compartir con clientes de FileMaker.
El host abre el archivo
Los clientes abren las conexiones con el archivo compartido
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 142
3. En el cuadro de diálogo Configuración de la red FileMaker, haga clic en Activo para
Compartir
red.
En el cuadro Dirección TCP/IP, verá la dirección TCP/IP del sistema.
4. Seleccione los archivos que desea alojar en la lista de Archivos abiertos actualmente.
5. Configure el nivel de acceso de red para los archivos.
6. Haga clic en Aceptar.
Los archivos abiertos están ahora alojados.
Importante Debe mantener los archivos compartidos abiertos para poder ponerlos a disposición
de los clientes.
Para Seleccionar
Ofrecer acceso a todos los usuarios de
FileMaker Pro y FileMaker Go de la red
Todos los usuarios.
Limitar el acceso de red a los usuarios en función
del conjunto de privilegios que tengan
Especificar usuarios por conjuntos de privilegios y, a
continuación, haga clic en Especificar.
En el cuadro de diálogo "Especificar usuarios por conjunto
de privilegios", seleccione los conjuntos de privilegios que
desea que tengan acceso a la red.
Impedir cualquier tipo de acceso a través de la
red FileMaker
Sin usuarios.
Haga clic para activar el uso
compartido de la red
Seleccione el nivel de
acceso de red para
los archivos
seleccionados
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 143
Abrir archivos compartidos como cliente
Las bases de datos de FileMaker Pro compartidas a través de TCP/IP pueden abrirse de forma
remota mediante la lista de hosts locales, la dirección IP del equipo host o el nombre DNS del equipo
host (si se ha definido uno).
Para abrir un archivo compartido como cliente:
1. Seleccione el menú Archivo > Abrir remoto.
2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista para obtener una lista de los
hosts.
3. Para ver los archivos disponibles de un host, seleccione uno de los hosts. En la lista Archivos
disponibles, seleccione el archivo que desea abrir.
Consejo Para restringir la lista de archivos disponibles, escriba una serie de caracteres en el
cuadro de texto Filtrar. Sólo se mostrarán en la lista los nombres de archivos que contengan
los caracteres que haya escrito.
O bien, escriba la ruta de red en el campo Ruta de archivo de red; por ejemplo:
Para IPv4: fmnet:/<dirección IP del host>/<nombre de archivo>
Para IPv6: fmnet:/[<dirección IPv6 del host>]/<nombre de archivo>
4. Haga clic en Abrir.
Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una contraseña y un nombre de
dominio (sólo en Windows) según la configuración de compartición de archivos seleccionada
por el host.
Si hay demasiada actividad en la red, es posible que no aparezca el archivo en la lista. Para
comprobar la red durante un período más largo, mantenga pulsada la tecla Ctrl (Windows) o la
tecla Opción (OS
X) mientras hace clic en un elemento.
Para obtener información acerca de cómo marcar archivos remotos como favoritos y acceder a
archivos favoritos, consulte la Ayuda.
Nota Si el archivo que va a abrir está alojado, es posible que aparezca un icono en la esquina
inferior izquierda de la ventana de FileMaker
Pro. Este icono indica el nivel de seguridad de la
conexión con el host. El icono
indica que la conexión está cifrada (SSL). El icono indica
que la conexión está cifrada (SSL) y se ha verificado con un certificado. Para obtener más
información, consulte al administrador de la base de datos.
Seleccione Para mostrar
Hosts favoritos Hosts añadidos anteriormente como favoritos
Hosts locales Hosts de FileMaker Pro ubicados en la subred TCP/IP
Hosts listados por LDAP Hosts de FileMaker Pro disponibles a través del servidor
LDAP especificado
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 144
Limitaciones para los cambios en los archivos compartidos
Aunque varios usuarios pueden realizar cambios al mismo tiempo en el mismo archivo
compartido, existen algunas limitaciones para los tipos de cambios simultáneos permitidos.
La
siguiente tabla describe los tipos de cambios que se pueden y no se pueden realizar en
los
archivos compartidos.
Abrir bases de datos compartidas de forma remota usando una URL
El instalador de FileMaker Pro registra FMP como protocolo de Internet. Esto permite abrir una
base de datos compartida mediante una URL. También puede ejecutar un guión en el archivo
compartido mediante una URL.
Los clientes pueden utilizar un navegador para acceder a bases de datos compartidas si
introducen la dirección URL del archivo compartido en el equipo host en la zona destinada para
ello de un navegador.
Cambio en la base
de datos Limitación
Datos en presentaciones y
registros
Dos usuarios no pueden editar el mismo registro al mismo tiempo.
Datos de registros de
fuentes de datos ODBC
externas
Dos usuarios pueden editar el mismo registro al mismo tiempo.
Si dos usuarios editan el mismo registro a la vez, FileMaker Pro mostrará una
alerta cuando cualquiera de los usuarios intente consignar cambios. La alerta ofrece
al usuario una opción que permite consignar tales cambios (sobrescribir los cambios
que pueda haber realizado el otro usuario), volver al registro sin consignar
cambios o restablecer el registro al estado en el que estaba al comienzo de la
sesión de edición.
Presentaciones y elementos
de presentación
Dos usuarios no pueden modificar la misma presentación al mismo tiempo.
Listas de valores Dos usuarios no pueden modificar o definir la misma lista de valores al
mismo tiempo.
Un usuario puede editar una lista de valores mientras otro usuario la utiliza en el
modo Visualizar o Buscar.
Guiones Dos usuarios no pueden modificar o definir el mismo guión al mismo tiempo.
Un usuario puede editar un guión mientras otro usuario lo utiliza.
Tablas, campos, relaciones
(esquema de base de datos)
Dos usuarios no pueden modificar ninguno de estos elementos al mismo tiempo.
Fuentes de datos Dos usuarios no pueden modificar o definir la misma fuente de datos al
mismo tiempo.
Un usuario puede editar una referencia de fuente de datos mientras otro usuario
utiliza el archivo externo.
Cuentas y privilegios Dos usuarios no pueden modificar o definir cuentas y privilegios al mismo tiempo.
Un usuario puede crear o modificar cuentas y privilegios mientras otro usuario
los utiliza.
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 145
Para identificar la dirección URL de la base de datos compartida en el equipo host y enviarla a
otro usuario cliente:
1. En el archivo compartido del equipo host, seleccione el menú Archivo > Enviar > Vínculo a
base de datos.
FileMaker Pro abre un mensaje de correo electrónico en la aplicación de correo electrónico
predeterminada que contiene la dirección URL de la base de datos actual, además de los
requisitos de conexión de cliente;
2. dirija el mensaje de correo electrónico al usuario cliente y, a continuación, envíe el mensaje.
Para abrir una base de datos compartida en un equipo cliente mediante una dirección URL:
1. Abra un navegador Web en el equipo del cliente deseado.
2. Introduzca la URL del equipo host en la zona destinada para ello del navegador usando el
formato siguiente:
fmp://[[cuenta:contraseña@]dirección de red]/nombre de base de datos[]
Los parámetros opcionales se indican con corchetes ("[ ]").
3. Pulse Intro (Windows) o Retorno (OS X).
Ejemplos
fmp://Mis%20direcciones
fmp://192.168.10.0/Mis%20Direcciones.fmp12
fmp://[2001:0DB8:85A3:08D3:1319:8A2E:0370:7334]/Mis%20Direcciones.fmp12
fmp://Micuenta:Micontraseña@192.168.10.0/Mis%20Direcciones.fmp12
Cerrar un archivo alojado
Antes de que un host pueda cerrar un archivo compartido, deben cerrarlo primero todos los
clientes. FileMaker
Pro le permite solicitar a los clientes en red que cierren el archivo compartido
cuando realice una de las siguientes tareas: cerrar el archivo, cambiar las condiciones de uso
compartido del archivo, salir de FileMaker Pro o realizar una tarea que requiere que todos los
clientes cierren el archivo. Si un cliente no responde a su solicitud de cierre del archivo compartido
en 30 segundos, FileMaker
Pro intentará cerrarlo en el equipo del cliente.
Para cerrar un archivo alojado:
1. En el equipo que aloja el archivo, elija el menú Archivo > Cerrar.
2. Si algunos clientes tienen abierto el archivo, verá un cuadro de diálogo con una lista de dichos
clientes. Haga clic en Pedir para enviar un mensaje a los clientes solicitando el cierre
del
archivo.
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 146
3. Los clientes verán un cuadro de diálogo que solicita el cierre del archivo.
Para obtener más información sobre cómo compartir archivos en una red, consulte la Ayuda.
Compartir archivos con clientes de FileMaker Go
Con FileMaker Go podrá trabajar con sus bases de datos de FileMaker Pro en su iPhone, iPod
touch o iPad. Trabaja de forma interactiva con los datos; cada vez que modifique información en
el dispositivo con iOS, esta se actualizará automáticamente en el equipo host y viceversa.
Cree bases de datos con FileMaker Pro. Compártalas con FileMaker Pro o FileMaker Server. A
continuación, utilice FileMaker Go para trabajar con los datos en un dispositivo. Para adaptar
bases de datos para su uso con FileMaker
Go, consulte la Guía de desarrollo de FileMaker Go,
disponible en http://www.filemaker.com/es/support/index.html.
Cargar archivos en FileMaker Server
Puede usar FileMaker Pro para transferir archivos de base de datos a FileMaker Server. Para
cargar los archivos, debe disponer de un nombre de cuenta y una contraseña para el
administrador de servidores o para un administrador de grupos que disponga del privilegio de
realizar acciones en las bases de datos. Para obtener más información sobre cómo cargar
archivos en FileMaker
Server, consulte la Ayuda de FileMaker Server.
Importar y exportar datos
Puede intercambiar información entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importación
y la exportación de datos. Puede:
1 importar datos en un archivo de FileMaker Pro existente, en una nueva tabla o en una
tabla existente.
1 convertir datos de otras aplicaciones en archivos nuevos de FileMaker Pro.
1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicaciones
Guardar y enviar datos en otros formatos
Puede guardar datos de FileMaker Pro como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un archivo
PDF, lo que le permitirá proporcionar los datos de registros a usuarios que no dispongan de
FileMaker
Pro.
FileMaker Pro permite enviar por correo electrónico la hoja de cálculo de Excel o el archivo PDF
al guardarlo. También puede crear guiones para guardar registros como Excel o PDF.
Si FileMaker Pro
Los clientes hacen clic en
Cancelar
Espera a que estos clientes cierren el archivo.
Los clientes hacen clic en
Cerrar ahora
Cierra el archivo compartido en el equipo del cliente.
Los clientes no realizan ninguna
acción
Intenta cerrar el archivo tras esperar 30 segundos, si puede cerrarse
de forma segura.
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 147
Para guardar archivos como Excel, es necesario disponer del privilegio de acceso Permitir
exportación. Para guardar archivos como PDF, es necesario disponer del privilegio de acceso
Permitir impresión.
Nota El archivo guardado sólo incluirá los campos que están en la presentación al guardar.
Si
desea incluir otros campos (por ejemplo, campos en paneles de pestañas que no están
delante), utilice el comando Exportar registros en lugar de Guardar/Enviar registros como.
Enviar mensajes de correo electrónico basados en datos de registros
Puede utilizar FileMaker Pro para enviar uno o varios mensajes a uno o más destinatarios.
El
correo electrónico se envía mediante la aplicación de correo predeterminada o directamente
a
través de SMTP (Protocolo Simple de Transferencia de Correo, un conjunto de criterios para
enviar y recibir correos electrónicos). Puede introducir valores o utilizar valores de campos o
cálculos. Además, puede crear guiones para enviar mensajes de correo electrónico.
Formatos de archivo de importación/exportación admitidos
Cada aplicación almacena sus archivos de datos con su propio tipo o formato de archivo.
La
mayoría de las aplicaciones pueden también intercambiar información con algunos
formatos
diferentes.
FileMaker Pro puede importar o exportar archivos con estos formatos, seguidos de las
extensiones de los nombres de archivo: Microsoft Excel (.xlsx), texto separado por tabuladores
(.tab, .txt), valores separados por comas (.csv, .txt), FileMaker
Pro 12 (.fmp12), Merge (.mer),
tabla HTML (.htm) y XML (.xml). También puede importar datos de Bento en FileMaker
Pro. Si va
a intercambiar datos con otro programa, compruebe la documentación incluida con ese programa
para determinar el formato de archivo intermediario común que admitan tanto FileMaker
Pro
como el otro programa.
La mayoría de los formatos de archivo sólo admiten la conversión de datos y no importan ni
exportan elementos de formato, como, por ejemplo, las fuentes, el tamaño, el estilo o el color.
Para obtener más información sobre los formatos de archivo admitidos para la importación y la
exportación, consulte la Ayuda.
Configurar importaciones recurrentes
Puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice automáticamente los datos
importados de otra aplicación como, por ejemplo, Microsoft Excel. La importación recurrente tiene
lugar automáticamente la primera vez que se visualiza la presentación que contiene los datos del
archivo externo. Posteriormente, puede ejecutar un guión para actualizar datos.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Los datos importados mediante una importación recurrente son de solo lectura en
FileMaker Pro.
1 Cuando se configuran importaciones recurrentes, FileMaker Pro crea una nueva tabla para los
datos importados y una presentación nueva para mostrar los datos. Posteriormente, puede
personalizar la presentación en el modo Presentación, si así lo desea.
1 Para configurar importaciones recurrentes, tiene que abrir un archivo con una cuenta a la que se
le haya asignado el conjunto de privilegios Acceso total. Para obtener información sobre los
conjuntos de privilegios, consulte
“Crear cuentas” en la página 164.
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 148
Para configurar importaciones recurrentes:
1. Cree un archivo nuevo o abra el archivo para el que desea configurar importaciones
recurrentes. Consulte
“Crear archivos de FileMaker Pro” en la página 64 o “Abrir archivos” en
la página 18.
2. En el modo Visualizar, seleccione el menú Archivo > Importar registros > Archivo.
3. En Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (OS X), seleccione el tipo de archivo que desee
importar y, a continuación, busque y seleccione el archivo que contiene los datos que se van
a importar.
4. Seleccione Configurar como importación recurrente automática, a continuación haga clic
en Abrir.
La ruta del archivo que ha seleccionado aparece en el cuadro de diálogo Configuración de
importación recurrente.
5. Para omitir las cabeceras de columnas de la importación, seleccione No importar el primer
registro (contiene nombres de campos).
6. Acepte el nombre predeterminado de la presentación, o escriba otro nombre para la
presentación que creará FileMaker
Pro para mostrar los datos importados.
7. Acepte el nombre predeterminado del guión o escriba otro nombre para el guión que se puede
utilizar para actualizar los datos de forma manual.
8. Haga clic en Aceptar.
9. Si va a importar datos de un archivo de Excel, puede importarlos por hoja de cálculo o por rango
con nombre.
10. La nueva presentación aparece en el modo Visualizar en la vista Tabla. Puede actualizar los
datos, añadir un registro vacío al archivo o añadir un campo nuevo a la presentación.
Para obtener información acerca de la configuración de importaciones recurrentes,
consulte
la Ayuda.
Para Realice lo siguiente
Importar datos por hoja de cálculo Seleccione Mostrar hojas, seleccione la hoja de cálculo
que quiera importar y haga clic en Continuar.
Importar datos por rango con nombre, una hoja de
cálculo o un rango con nombre por presentación
Seleccione Mostrar rangos con nombre, seleccione
el rango con nombre que quiera importar y haga clic
en Continuar.
Para Realice lo siguiente
Actualizar datos Haga clic en el botón del guión en la parte superior de la
presentación nueva.
Añadir un registro vacío al archivo (aparece como
una fila en blanco al final de la tabla)
Haga clic en + al final de la tabla.
Añadir un campo nuevo a la presentación
(aparece como una columna en blanco a la
derecha de la tabla)
Haga clic en + en el encabezado de la tabla.
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 149
ODBC y JDBC
Puede intercambiar datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC y JDBC. Por
ejemplo, puede generar gráficos con datos de FileMaker
Pro en Microsoft Excel.
Métodos de importación de datos a archivos existentes
Al importar datos a un archivo existente, puede:
1 añadir nuevos registros a una tabla existente
1 crear una tabla nueva de datos importados
1 actualizar registros existentes en una tabla existente
1 actualizar registros coincidentes en una tabla existente
Importante Las opciones de importación que actualizan los registros existentes y los registros
coincidentes sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importación y, una vez
importados, no se puede deshacer esta acción. Para proteger sus datos, elija el menú Archivo
>
Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo antes de llevar a cabo
una importación que actualice los registros.
El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los
registros se denomina destino.
Añadir registros
Al añadir registros, importa todos los registros del archivo de origen al archivo o tabla de destino.
Se crea un nuevo registro en el archivo de destino por cada registro importable del archivo
de
origen.
Actualizar registros existentes
Con esta opción, puede reemplazar datos del archivo con datos del archivo de origen. Para cada
campo al que importe, los datos del primer registro (o fila de datos) importable en el archivo de
origen sobrescriben los campos del primer registro en el archivo de destino. Los datos del
segundo registro (o fila de datos) importable en el archivo de origen sobrescriben los campos del
segundo registro en el archivo de destino, y así sucesivamente. Al reemplazar datos, FileMaker
Pro no examina ni compara los datos de los archivos.
Puede decidir si desea reemplazar o no los datos campo por campo.
¿Qué tarea desea realizar? ¿Cómo lo va a hacer? Consulte
Utilizar FileMaker Pro como
fuente de datos/compartir datos
de FileMaker Pro
1. ODBC y JDBC
2. Consultas SQL
Guía ODBC y JDBC de
FileMaker y Referencia SQL
de FileMaker
Utilizar FileMaker Pro como un
cliente ODBC/acceder a datos
ODBC
1. De forma interactiva a través del gráfico
de relaciones
2. Una sola vez, estático a través de la
importación ODBC (o menú Archivo >
Abrir), también paso de guión Importar
registros, paso de guión Ejecutar SQL
“Trabajar con fuentes de datos
externas” en la página 153 y
la Ayuda
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 150
Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismo número de registros del archivo
de origen. Si el archivo de origen tiene más registros importables, los datos de los registros
adicionales no se importarán a menos que elija también la opción Añadir los datos restantes
como nuevos registros. Si hay más registros en el archivo de destino, los datos de los registros
adicionales no se reemplazarán.
Actualizar registros coincidentes
Puede actualizar registros y campos coincidentes del archivo de destino con los datos de otro
archivo. Por ejemplo, puede tener una copia de una base de datos en su equipo de sobremesa y
otra copia en su equipo portátil. Puede actualizar el archivo de su oficina con los cambios realizados
durante sus desplazamientos.
Para determinar qué registros del archivo de origen actualizarán los registros del archivo de
destino, elija uno o varios campos coincidentes en cada archivo. Si los datos de los campos
coincidentes de un registro del archivo de destino coinciden con los datos de los campos
coincidentes de un registro del archivo de origen, el registro del archivo de destino se actualizará
con los datos del archivo de origen.
Los campos coincidentes deben identificar de forma exclusiva cada entidad de la base de datos.
Por ejemplo, en una base de datos de personas, puede utilizar un campo coincidente, como
Número de empleado, o varios campos coincidentes, como Apellidos, Nombre y Número de
teléfono. Si utiliza sólo el campo Apellidos, es posible que identifique a más de una persona,
por lo que no es eficaz utilizar sólo este campo como campo coincidente.
También puede especificar los campos que desea importar. Los contenidos de todos los campos
seleccionados para su importación sobrescribirán los datos del archivo de destino en todos los
campos coincidentes, incluso aunque el campo del archivo de origen esté en blanco.
Cuando el archivo de destino contiene un conjunto encontrado, sólo se actualizan los registros
encontrados. (Si el archivo de origen es otro archivo FileMaker
Pro, solo podrá importar desde un
conjunto encontrado).
El siguiente ejemplo muestra la apariencia de un registro del archivo de destino antes y después
de ser actualizado por un registro coincidente del archivo de origen.
(OS X) o ->(Windows) indica que se importará el campo
–>
–
–>
–>
–>
–
–>
–
(OS X) o = (Windows) indica un campo coincidente
123-456-7890
Archivo de origen
John
Q
Smith
456 New Rd.
Newtown
EE.UU.
123-456-7890
Archivo de destino
John
Smith
123 Main St.
Anytown
EE.UU.
03/03/2015
408-555-6789
123-456-7890
Después de la
actualización
John
Q
Smith
456 New Rd.
Newtown
EE.UU.
03/03/2015
Antes de la actualización de los
registros coincidentes
Archivo de destino
=
(OS X) o – (Windows) indica que no se importará el campo
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 151
El proceso de importación
Los pasos básicos para importar registros son:
1. Realice una copia de seguridad del archivo de destino en el que va a realizar la importación.
2. Si el archivo de origen es un archivo FileMaker Pro, realice una búsqueda para que el conjunto
encontrado de la ventana actual contenga solo los registros que desea importar.
3. Abra el archivo de destino. Si tiene varias tablas, seleccione una presentación que muestre los
registros de la tabla en los que desea importar los datos.
La presentación no tiene que mostrar todos los campos de la tabla. Podrá especificar los
campos en los que desea realizar la importación en el cuadro de diálogo Asignación de
campos de importación.
4. Si va a actualizar registros existentes o coincidentes, asegúrese de que el conjunto encontrado
del archivo de destino contiene sólo los registros que desea cambiar o actualizar.
5. Elija el menú Archivo > Importar registros > Archivo y seleccione el nombre del archivo que
contiene los datos que desea importar (el archivo de origen).
6. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación, si es necesario, seleccione una
tabla de la lista Origen.
7. Acepte la tabla mostrada en la lista desplegable Destino o seleccione Nueva tabla para crear
una tabla con el mismo esquema que la tabla de origen.
8. Seleccione el tipo de importación que desea realizar. Consulte “Métodos de importación de
datos a archivos existentes” en la página 149.
9. Asignar los campos del archivo de origen a los campos del archivo de destino.
Campos del
archivo de
origen
Campos del
archivo de
destino
Las flechas señalan los campos de la derecha
en los que se importarán los datos
Seleccione una
acción de importación
Seleccionar una
tabla para importar
desde ella
indica campos
coincidentes
Importar a la tabla actual
o una nueva tabla
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 152
Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo FileMaker Pro
Puede convertir un archivo de datos de otra aplicación en un nuevo archivo de FileMaker Pro. El
archivo convertido contendrá:
1 los datos del archivo o el origen que convierta;
1 dos presentaciones para mostrar los datos;
1 los nombres de campo convertidos, si se encuentran disponibles en el archivo u origen que
desea convertir. De lo contrario, los nombres de campo son genéricos: f1, f2, f3, etc.
1 los tipos de campo convertidos, si se encuentran disponibles en el archivo u origen que desea
convertir. De lo contrario, todos los campos serán de texto.
Para importar datos a un archivo nuevo:
1. En la aplicación de origen, guarde los datos que desea importar con un tipo de archivo admitido
por FileMaker
Pro. Consulte “Formatos de archivo de importación/exportación admitidos” en la
página 147.
2. Seleccione el menú Archivo > Abrir.
3. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, en Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (OS X),
especifique el tipo de archivo que desea convertir y, a continuación, haga clic en Abrir.
4. Si ve el cuadro de diálogo Opción de la primera fila, especifique si la primera fila de datos contiene
los nombres de campo o el primer registro de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar;
5. Si va a convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel y aparece el cuadro de diálogo
Especificar datos de Excel, seleccione una hoja de cálculo o un rango con nombre del archivo
de libro de Excel y, a continuación, haga clic en Aceptar;
6. En el cuadro de diálogo Crear un archivo llamado, escriba un nombre para el nuevo archivo,
elija una ubicación y haga clic en Guardar.
FileMaker Pro convertirá los datos en un archivo de FileMaker Pro y mostrará el archivo.
Para obtener más información sobre la importación de datos, consulte la Ayuda.
El proceso de exportación
Puede exportar datos de FileMaker Pro a un nuevo archivo y, a continuación, abrirlo en otra
aplicación.
Los pasos básicos para exportar registros son:
1. Abra el archivo FileMaker Pro y muestre una presentación que incluya los registros que desea
exportar.
2. Busque y ordene los registros que desea exportar. Consulte “Buscar registros” en la página 36
y “Ordenar registros” en la página 51.
3. Elija el menú Archivo > Exportar registros.
4. en el cuadro de diálogo Exportar registros a archivo, escriba un nombre, elija una ubicación
para el archivo exportado y seleccione un tipo de archivo.
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 153
5. En el cuadro de diálogo Orden de los campos para exportación, indique cómo desea que se
exporten los datos de FileMaker
Pro.
6. Si es necesario, elija el juego de caracteres que desea que utilice el archivo exportado.
7. Seleccione si desea aplicar o no el formato de la presentación actual a los datos exportados.
Para obtener más información sobre la exportación de datos, consulte la Ayuda.
Trabajar con fuentes de datos externas
Puede definir las fuentes de datos en un archivo FileMaker Pro para acceder a los datos desde:
1 otros archivos FileMaker Pro
1 bases de datos SQL que utilizan la tecnología ODBC para compartir información
Cuando se definen fuentes de datos en archivos FileMaker Pro, los datos actuales de bases de datos
externas se muestran en los archivos. Puede utilizar FileMaker
Pro para añadir, editar, eliminar, buscar
y ordenar datos en los archivos externos.
Los siguientes procedimientos proporcionan información general de cómo se obtiene acceso a
los datos de archivos FileMaker
Pro o a fuentes de datos ODBC externas. Para obtener
información detallada acerca de cómo obtener acceso a fuentes de datos externas,
consulte
la Ayuda.
Trabajar con archivos FileMaker Pro externos
Para configurar un archivo para acceder a datos de otro archivo FileMaker Pro:
1 Añada tablas de otras fuentes de datos de FileMaker Pro al gráfico de relaciones del archivo
FileMaker Pro actual.
1 Añada campos a las presentaciones para mostrar los datos del otro archivo FileMaker Pro.
Para exportar Seleccione
Un campo en la presentación
actual
Presentación actual (NombrePresentación) de la lista de tabla y a
continuación haga doble clic en un campo de la lista.
Un campo en la tabla de la
presentación actual
Tabla actual (NombreTabla) de la lista de tabla y a continuación haga doble
clic en un campo de la lista.
Seleccione los
campos en
esta lista
Seleccione si desea
aplicar o no el formato
FileMaker Pro exporta
estos campos
Para exportar campos
relacionados, seleccione la
tabla relacionada en la lista
Capítulo 5 | Compartir e intercambiar datos 154
Trabajar con fuentes de datos OCBD
Para configurar un archivo para obtener acceso a datos de fuentes de datos OCBD compatibles:
1 Instale y configure un controlador ODBC para las fuentes de datos externas a las que
desee acceder.
1 En el equipo que aloje el archivo FileMaker Pro actual, defina un Nombre de fuente de datos
(DSN) del sistema para cada fuente de datos ODBC a la que desee acceder.
1 Establezca las opciones de las fuentes de datos ODBC a los que desee acceder (por ejemplo,
si se debe solicitar a los usuarios un nombre de usuario y una contraseña).
1 Añada una o varias tablas de la fuente de datos ODBC al gráfico de relaciones del archivo
FileMaker Pro actual.
1 Añada campos a las presentaciones del archivo FileMaker Pro para mostrar los
datos externos.
1 Si lo desea, añada campos suplementarios a las tablas y presentaciones externas para
mostrar resultados de cálculo y de sumario en base a los datos almacenados en fuentes de
datos ODBC externas.
Publicar bases de datos en la Web
Si dispone de FileMaker Server, puede usar FileMaker WebDirect para publicar presentaciones
de forma rápida y sencilla desde la base de datos en la Web. No hace falta instalar software
adicional, cualquiera con un software navegador Web compatible y acceso a Internet o a una
intranet puede conectarse a su solución FileMaker
WebDirect para ver, editar, ordenar o buscar
registros, siempre que se le otorguen privilegios de acceso. Con FileMaker
WebDirect, los datos
del navegador Web se actualizan automáticamente a medida que FileMaker
Server transfiere los
datos al navegador Web.
Para obtener más información, consulte la Guía de FileMaker WebDirect.
Capítulo 6
Proteger bases de datos
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo limitar lo que los usuarios pueden ver y hacer
en un archivo de FileMaker
Pro. Aprenderá a:
1 planificar la seguridad para un archivo
1 ver y crear cuentas de usuario y contraseñas
1 ver y crear conjuntos de privilegios
1 ver privilegios ampliados
1 autorizar a otros archivos para que puedan acceder a sus archivos
1 tomar medidas para proteger la solución de base de datos y su sistema operativo, la red y el
hardware
1 hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos
1 instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa y pormenorizada, y procedimientos
detallados sobre el uso de FileMaker
Pro.
Aunque el sistema operativo incluye funciones de seguridad de archivos, debería utilizar los
privilegios de acceso de FileMaker
Pro como método fundamental para controlar el acceso y
proteger la seguridad de los aarchivos de base de datos.
Para obtener más información sobre cómo convertir la configuración de seguridad de las bases de
datos anteriores a la versión actual de FileMaker
Pro, consulte “Convertir bases de datos de
FileMaker Pro 11 y anteriores” en la página 174 y la Ayuda.
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios
Puede limitar lo que los usuarios pueden ver y hacer en un archivo de base de datos.
Puede
restringir:
1 Acceso a datos: Haga que determinados registros o campos de tablas individuales sean de
sólo vista o bien ocúltelos por completo.
1 Acceso a presentaciones: Impida que los usuarios modifiquen presentaciones en el modo
Presentación.
1 Acceso a listas de valores y guiones: Impida que los usuarios accedan a listas de valores y
guiones y que los modifiquen, así como que ejecuten guiones.
1 Acceso al uso compartido de archivos: Permita compartir archivos individualmente a través
de la red FileMaker, ODBC y JDBC, y FileMaker WebDirect.
1 Salida de datos: Impida a los usuarios que impriman o exporten datos.
1 Acceso a menús: Haga que sólo estén disponibles un conjunto limitado de comandos
de menús.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 156
Puede limitar las acciones que realizan los usuarios en un archivo, solicitándoles que introduzcan
un nombre de cuenta y una contraseña cuando intenten abrir el archivo. El nombre de cuenta y
la contraseña que introduzcan determinarán el conjunto de privilegios que se utilizará y el
conjunto de privilegios limita lo que pueden hacer en los archivos. Para obtener más información
sobre las cuentas y los conjuntos de privilegios, consulte la sección siguiente.
Puede definir privilegios en un archivo compartido mientras lo utilizan los clientes. Todos los
cambios realizados en los privilegios que afectan a un cliente actual no se aplicarán hasta que el
cliente cierre y vuelva a abrir el archivo.
Los privilegios que configure sólo se aplicarán a un único archivo y a todas las tablas de base de
datos de ese archivo. Si desea proteger una solución de base de datos compuesta por varios
archivos, debe combinar todos estos archivos en un único archivo de varias tablas. A
continuación, puede definir los privilegios en un único archivo para administrar el acceso a toda
la solución de base de datos. Si no desea combinar estos archivos en uno solo, deberá definir
privilegios en cada uno de los archivos que contienen elementos que desea proteger.
Importante Si crea una relación en un archivo que haga referencia a una tabla de otro archivo,
no podrá gestionar los privilegios de acceso para la tabla relacionada del primer archivo. Los
privilegios definidos en el otro archivo controlan el acceso a esa tabla.
Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados
En esta sección se describen las cuentas, los conjuntos de privilegios y los privilegios ampliados
de FileMaker
Pro.
Para obtener más información sobre el uso compartido de datos, consulte el capítulo 5,
“Compartir e intercambiar datos.”
Cuentas
Las cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta
especifica un nombre de cuenta y, normalmente, una contraseña. Los usuarios que no puedan
especificar la información de cuenta válida no podrán abrir ningún archivo protegido.
Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas: Admin e Invitado. Para
obtener más información, consulte
“Cuentas predefinidas” en la página 158.
Puede crear una cuenta para cada persona que acceda a un archivo o puede crear un reducido
número de cuentas que pueden compartir varias personas, como una cuenta "Marketing" y una
cuenta "Ventas".
1 Cree cuentas para individuos cuando sea necesario verificar la identidad de determinados
usuarios y desee administrar el acceso a nivel individual.
1 Cree cuentas compartidas cuando desee mantener un reducido número de cuentas y no tenga
tanto interés en administrar el acceso individual al archivo de base de datos.
Si aloja archivos en FileMaker Server, puede crear cuentas de servidores externos que obtienen
la información de autenticación de un servidor de autenticación como Apple Open Directory o el
dominio de Windows. Para obtener más información, consulte
“Crear cuentas que se autentican
mediante un servidor externo” en la página 165.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 157
Conjuntos de privilegios
Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los archivos de base de datos. Cada
archivo de base de datos contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos para los tipos de
niveles de acceso comunes: Acceso total, Sólo entrada de datos y Acceso de sólo lectura. Al
crear un conjunto de privilegios, hay muchas opciones disponibles para limitar el acceso a las
bases de datos, como las presentaciones que pueden visualizarse, los menús que están
disponibles y si se permite o no la impresión. Los conjuntos de privilegios también pueden
restringir el acceso a los registros o campos de determinadas tablas dentro de un archivo. Cada
cuenta tiene asignado un conjunto de privilegios, que determina el nivel de acceso cuando una
persona abre un archivo con esta cuenta.
Puede crear tantos conjuntos de privilegios como sean necesarios para definir los tipos de acceso
a un archivo que desea permitir. Para obtener más información sobre los conjuntos de privilegios,
consulte
“Conjuntos de privilegios predefinidos” en la página 159.
Privilegios ampliados
Los privilegios ampliados determinan las opciones de uso compartido de datos permitidas por un
conjunto de privilegios, como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios
abrir un archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web.
La siguiente tabla enumera los privilegios ampliados predeterminados disponibles. (FileMaker,
así como los desarrolladores de otros fabricantes, puede definir privilegios ampliados adicionales
para administrar el acceso para otros productos de software diseñados para su uso con
FileMaker
Pro o FileMaker Server).
Nota FileMaker Pro ya no es compatible con el privilegio ampliado fmiwp. Sin embargo, si abre
archivos de base de datos creados en versiones de FileMaker
Pro anteriores a la versión 13 que
usen el privilegio ampliado fmiwp, no se eliminará el privilegio ampliado de los conjuntos de
privilegios a los que está asignado.
Palabra clave Privilegio ampliado Determina si un privilegio permite
fmwebdirect Acceso mediante
FileMaker WebDirect
Acceder a un archivo de base de datos desde un
navegador Web mediante FileMaker WebDirect.
fmxdbc Acceso mediante
ODBC/JDBC
Acceder a un archivo de base de datos de otra aplicación
mediante ODBC o JDBC.
fmapp Acceso mediante la red de
FileMaker y guiones del
servidor
Abrir un archivo compartido en red (alojado por
FileMaker Pro o FileMaker Server).
fmreauthenticate10 Requerir una nueva
autenticación tras un periodo
de tiempo especificado en el
modo de suspensión o en
segundo plano (sólo para
FileMaker Go)
Acceder a un archivo de FileMaker Go sin tener que iniciar
sesión de nuevo tras la hibernación del archivo o después
de utilizar una aplicación diferente. El periodo de tiempo
predeterminado es de 10 minutos y el tiempo máximo es de
10080 minutos o una semana (sólo para FileMaker Go).
fmxml Acceder mediante Publicación
en la Web con XML (sólo FMS)
Acceso a un archivo de base de datos desde un navegador
Web u otra aplicación mediante Publicación en la Web XML
(solo para FileMaker Server)
fmphp Acceder mediante Publicación
en la Web con PHP (sólo FMS)
Acceder a un archivo de base de datos desde un navegador
Web u otra aplicación mediante Publicación en la Web PHP
(solo para FileMaker Server)
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 158
Cuando un usuario intenta abrir o acceder a un archivo protegido con alguno de los métodos
descritos anteriormente, se le pedirá que ofrezca la información de cuenta. Si el conjunto de
privilegios de la cuenta no permite el tipo de acceso de privilegio ampliado que se le solicita al
usuario, éste recibirá un mensaje de error en el que se le indica que no puede acceder al archivo.
Todos los privilegios ampliados de un archivo, excepto fmreauthenticate10, están desactivados
de forma predeterminada, incluso en el conjunto de privilegios Acceso total.
La activación de los privilegios ampliados sólo permite el acceso a los datos compartidos para
determinados conjuntos de privilegios. Para acceder realmente a los datos compartidos, debe
configurar el uso compartido para el tipo de acceso que desea. Para obtener más información
sobre los privilegios ampliados, consulte
“Ver privilegios ampliados” en la página 167.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Si aloja una base de datos de FileMaker Pro, esta debe incluir al menos uno de los privilegios
ampliados de acceso. Si carga una base de datos en FileMaker Server y no se ha activado la
función de uso compartido, el servidor de la base de datos habilita fmapp para el conjunto de
privilegios Acceso total. Si solo habilita el privilegio ampliado fmwebdirect para el uso compartido
a través de FileMaker WebDirect y no habilita fmapp, los usuarios no podrán acceder al archivo
con FileMaker Pro.
1 Las palabras clave de los privilegios ampliados que comienzan por "fm" están reservadas
para
FileMaker.
Cuentas predefinidas
Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas: Admin e Invitado.
Cuenta Admin
La cuenta Admin se asigna al conjunto de privilegios Acceso total, que permite el acceso a todos
los elementos de un archivo. La cuenta Admin no tiene asignada ninguna contraseña. En los
archivos para los que no se han configurado privilegios, se configuran las opciones de archivo
para iniciar una sesión en el archivo automáticamente utilizando la cuenta Admin.
La cuenta Admin permite totalmente su edición. Puede cambiarle el nombre, asignarle una
contraseña o desactivar la cuenta. Incluso puede eliminar la cuenta Admin. No obstante, debe
asignar el conjunto de privilegios Acceso total como mínimo a una de las cuentas activas.
Importante No se olvide del nombre de cuenta y de la contraseña asignados al conjunto de
privilegios Acceso total. Si es necesario, anótela y guárdela en un lugar seguro. Si pierde u olvida
el nombre de cuenta y la contraseña, no podrá acceder al archivo.
Cuenta de invitado
La cuenta Invitado permite a los usuarios abrir un archivo sin necesidad de especificar ninguna
información de cuenta. La cuenta Invitado no tiene asignada ninguna contraseña. De forma
predeterminada, la cuenta Invitado tiene asignado el conjunto de privilegios de acceso de sólo
lectura, pero puede asignarle el conjunto de privilegios que desee.
Inicialmente, la cuenta de Invitado está inactiva, por lo que se desactiva la opción de invitado del
cuadro de diálogo Contraseña y se prohíbe a los usuarios abrir archivos como invitados. Puede
activar la cuenta de Invitado para permitir el acceso a invitados.
La cuenta de Invitado no permite totalmente su edición. No puede eliminar la cuenta de Invitado,
cambiar su nombre ni asignarle una contraseña.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 159
Conjuntos de privilegios predefinidos
Cada nuevo archivo de base de datos contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos.
1 Acceso total: permite el acceso y la modificación de todo lo que haya en el archivo.
1 Solo entrada de datos: permite exclusivamente ver e introducir datos.
1 Acceso de solo lectura: permite ver datos, pero no realizar modificaciones.
Nota El conjunto de privilegios Acceso de solo lectura permite el acceso de escritura en todos
los campos globales. Para crear un conjunto de privilegios en el que todos los datos de
registros y los campos globales sean de solo vista, puede duplicar el conjunto de privilegios
Acceso de solo lectura y cambiar Registros de Privilegios personalizados a Ver sólo en
todas las tablas.
No puede cambiar o eliminar estos conjuntos de privilegios predefinidos; sólo puede activar o
desactivar privilegios ampliados para los conjuntos. Puede utilizarlos tal cual están, o bien
duplicarlos y modificar a continuación las copias duplicadas.
La siguiente tabla resume las propiedades de estos conjuntos de privilegios.
Privilegio
Acceso total conjunto
de privilegios
Sólo entrada de
datos conjunto de
privilegios
Acceso de solo
lectura conjunto
de privilegios
Registros (en todas las tablas) crear, editar y eliminar crear, editar y
eliminar
sólo ver
Presentaciones todo modificable sólo ver sólo ver
Listas de valores todo modificable sólo ver sólo ver
Guiones todo modificable y
ejecutable
todo sólo
ejecutable
todo sólo
ejecutable
Privilegios ampliados todos desactivados,
excepto
fmreauthenticate10
todos
desactivados,
excepto
fmreauthenticate10
todos
desactivados,
excepto
fmreauthenticate10
Permitir impresión activado activado activado
Permitir exportación activado activado activado
Gestionar privilegios ampliados activado desactivado desactivado
Ignorar advertencias de validación
de datos
activado desactivado desactivado
Desconectar al usuario de
FileMaker Server en tiempo de espera
desactivado activado activado
Permitir modificación de contraseña activado activado activado
Cambiar contraseña cada cierto
número de días
desactivado desactivado desactivado
Longitud mínima de la contraseña desactivado desactivado desactivado
Comandos de menú disponibles Todo Todo Todo
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 160
Debe disponer de privilegios Permitir impresión para guardar registros como archivo PDF. Debe
disponer de privilegios Permitir exportación para exportar registros como una hoja de cálculo de
Microsoft Excel. Para obtener más información acerca de cómo guardar registros como archivos
PDF o Excel, consulte
“Guardar y enviar datos en otros formatos” en la página 146.
Nota El conjunto de privilegios Acceso total es el único que permite acceder a los cuadros de
diálogo Gestionar base de datos y Gestionar fuentes de datos externos para modificar campos,
tablas, relaciones y fuentes de datos. También es el único conjunto de privilegios que permite
modificar cuentas y privilegios. Como no se pueden activar estos privilegios con ningún otro
conjunto de privilegios, todos los usuarios que deseen realizar cambios en la definición de base
de datos o en los privilegios deben abrir el archivo con cuenta que tenga asignado el conjunto de
privilegios Acceso total.
Se debe asignar el conjunto de privilegios Acceso total a, como mínimo, una cuenta autenticada
activa de FileMaker Pro en cada archivo. Aparecerá un mensaje de error si edita las cuentas para
que ninguna cuenta activa tenga asignado el conjunto de privilegios Acceso total.
Planificar la seguridad para un archivo
Los archivos nuevos de FileMaker Pro están inicialmente desprotegidos. Cada vez que se abre
un archivo, los usuarios inician sesión automáticamente en él con la cuenta Admin, que tiene
asignado el conjunto de privilegios Acceso total.
1 Si desea impedir que otra persona abra un archivo de base de datos de su equipo, puede
protegerlo con una contraseña. Para obtener más información, consulte “Proteger un archivo
con una contraseña” en la página 161.
1 Si desea compartir un archivo de base de datos con otros usuarios y proporcionar diferentes
niveles de acceso al archivo para los distintos usuarios, deberá planificar la seguridad para el
archivo. Se recomienda que enumere los tipos de usuarios y sus privilegios:
*Puede proporcionar un acceso limitado a algunas funcionalidades, como eliminar registros,
utilizando privilegios registro por registro. Para obtener más información sobre los privilegios
registro por registro, consulte la Ayuda.
Además, puede proteger un archivo solicitando la autorización de cualquier archivo que intente
acceder a sus tablas, presentaciones, listas de valores y guiones. Para obtener más información,
consulte
“Autorización del acceso a los archivos” en la página 168.
Directores Marketing Ventas RR.HH. Legal Invitados
Visualizar
registros
Sí Sí Sí Sí Sí Sí
Crear registros
Sí Sí Sí Sí No No
Editar registros
Sí Sí Sí Sí No No
Eliminar registros
Sí Limitado* Limitado* Sí No No
Modificar guiones
Sí Limitado* No Sí No No
Ejecutar guiones
Sí Sí Sí Sí Sí No
Modificar listas de
valores
Sí No No No No No
Menús
Todo Sólo edición Sólo edición Todo Mínimo Mínimo
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 161
Para planificar la seguridad para un archivo compartido:
1. Determine los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo.
Enumere las áreas del archivo que desea proteger, como tablas, campos, registros,
presentaciones, listas de valores y guiones determinados. Planifique el número de conjuntos
de privilegios que precisa para forzar los diferentes niveles de acceso a archivos necesarios.
2. Determine si necesita cuentas individuales para cada usuario o cuentas de grupo compartidas
por varios usuarios.
3. Decida si desea habilitar la cuenta de Invitado, que permite a los usuarios abrir archivos sin
especificar ninguna información de cuenta.
4. Cree los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo.
5. Determine si necesita activar los privilegios ampliados para determinados conjuntos
de
privilegios.
No active los privilegios ampliados si no son necesarios.
6. Cree las cuentas que precise en el archivo y asigne el conjunto de privilegios adecuado
a
cada una.
Para obtener más información, consulte la sección siguiente. Si utiliza la cuenta Invitado,
asígnele también un conjunto de privilegios. De lo contrario, desactive la cuenta de Invitado.
7. Abra el archivo utilizando diferentes cuentas y pruebe cada conjunto de privilegios creado.
Compruebe que las restricciones funcionan de la forma deseada y realice las correcciones
necesarias a los conjuntos de privilegios.
8. Puede, opcionalmente, limitar el acceso de otros archivos al esquema de su archivo mediante
la pestaña Acceso de archivo. Para obtener más información, consulte
“Autorización del
acceso a los archivos” en la página 168.
Proteger un archivo con una contraseña
Si tiene un archivode base de datos no compartido en su equipo y desea impedir que otras
personas lo abran, protéjalo con una contraseña.
Una vez que haya protegido un archivo con una contraseña, se le pedirá que introduzca el
nombre de cuenta y la contraseña cada vez que abra el archivo. Las personas que no conozcan
esta información de cuenta no podrán abrir el archivo.
Para proteger un archivo con una contraseña:
1. Realice los siguientes cambios en las cuentas del archivo:
1 edite la cuenta Admin para que tenga un nombre de cuenta y una contraseña diferentes y
utilice el conjunto de privilegios Acceso total;
1 Asegúrese de que la cuenta de Invitado está inactiva.
1 Elimine las demás cuentas del archivo o desactívelas.
2. Si es necesario, edite el conjunto de privilegios Acceso total para permitir el uso de los
privilegios ampliados que desee;
No active los privilegios ampliados si no son necesarios.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 162
Sugerencias para crear contraseñas de seguridad
1 Las contraseñas de seguridad tienen normalmente ocho o más caracteres de longitud e
incluyen un carácter numérico como mínimo.
1 Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, si especifica la
contraseña zFútBolz2, FileMaker Pro no aceptará zfútbolz2. Cuando introduzca una
contraseña para una cuenta, asegúrese de que la tecla Bloq Mayús del teclado no está
activada por equivocación.
1 Si el archivo se comparte mediante la publicación en la Web, los nombres de cuenta y las
contraseñas sólo pueden utilizar el juego de caracteres ISO Latin-1 (excepto los dos puntos).
Para evitar caracteres que puedan interpretarse de forma incorrecta en la Web, sería
recomendable limitar los nombres de cuenta y las contraseñas a caracteres alfabéticos y
numéricos exclusivamente.
Para obtener más información sobre cómo proteger bases de datos de FileMaker Pro,
consulte
la Ayuda.
Crear cuentas y conjuntos de privilegios
Las cuentas especifican nombres de cuenta y (normalmente) contraseñas para un archivo.
Cuando un usuario abre un archivo que contiene cuentas, aparece un cuadro de diálogo que le
solicita que introduzca la información de cuenta. Cuando un usuario abre un archivo con un
nombre de cuenta y una contraseña correctos, el conjunto de privilegios asignado a esa cuenta
determina las acciones que puede realizar el usuario en ese archivo.
Los conjuntos de privilegios especifican los niveles de acceso a una base de datos, como las
presentaciones que pueden verse, los menús que están disponibles y si se permite o no la
impresión.
Para crear y administrar cuentas y conjuntos de privilegios para un archivo, debe abrir el archivo
con una cuenta que tenga asignado el conjunto de privilegios Acceso total.
Puede crear y modificar cuentas y conjuntos de privilegios en un archivo compartido mientras lo
utilizan los clientes. Los cambios realizados en las cuentas se aplican inmediatamente. No
obstante, los cambios no interrumpen la actividad de ninguno de los clientes actuales. Por
ejemplo, si cambia la contraseña de una cuenta que está siendo utilizada por uno o varios
clientes, estos no verán interrumpida su actividad en FileMaker Pro. Sin embargo, deberán
introducir la nueva contraseña la próxima vez que abran el archivo.
Puede crear tantas cuentas como crea conveniente. Puede crear cuentas individuales para cada
usuario o un pequeño de número de cuentas que pueden compartir los usuarios.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 163
Ver cuentas y conjuntos de privilegios
El cuadro de diálogo Administrar seguridad muestra una lista de todas las cuentas y los conjuntos
de privilegios de un archivo.
Para ver las cuentas y los conjuntos de privilegios para un archivo:
1. Abra el archivo de base de datos.
2. Seleccione el menú Archivo > Administrar > Seguridad.
Aparecen las cuentas definidas para este archivo.
3. En el cuadro de diálogo Administrar seguridad, haga clic en la pestaña Conjuntos
de
privilegios.
Aparecen los conjuntos de privilegios definidos para este archivo.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 164
Crear cuentas
Puede crear cuentas para cada individuo que accede al archivo o crear unas pocas cuentas
compartidas entre varios individuos, como la cuenta "Marketing" o la cuenta "Ventas". Debe
asignar un conjunto de privilegios a cada nueva cuenta.
Para crear una cuenta:
1. Seleccione el menú Archivo > Administrar > Seguridad.
2. En la pestaña Cuentas, haga clic en Nueva.
3. En el cuadro de diálogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica a través de,
seleccione
FileMaker.
Para obtener más información sobre las cuentas gestionadas por un servidor externo, consulte
“Crear cuentas que se autentican mediante un servidor externo” en la página 165.
4. Introduzca un nombre de cuenta y una contraseña.
Consejo Si desea crear cuentas para usuarios individuales, puede basar cada nombre de
cuenta en el nombre de usuario definido en el cuadro de diálogo Preferencias. Este Nombre
del usuario es el nombre de cuenta predeterminada que aparece en el cuadro de diálogo que
solicita al usuario un nombre de cuenta y una contraseña. No es necesario que el usuario
vuelva a escribir el nombre de cuenta si coincide con el nombre de usuario.
5. Para obligar a los usuarios de la cuenta a elegir una nueva contraseña la primera vez
que
inicien sesión, seleccione El usuario debe cambiar la contraseña al iniciar la
próxima
sesión.
En la mayoría de los casos, una cuenta compartida por varios usuarios no debería forzar el
cambio de contraseña al iniciar sesión. En su lugar, debería especificar una contraseña y
proporcionársela a los usuarios que la necesiten. Además, el conjunto de privilegios para
una
cuenta compartida no debería permitir los cambios de contraseña, ya que un usuario
podría cambiar la contraseña y bloquear el acceso a todos los demás usuarios que
comparten
la cuenta.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 165
6. En Estado de la cuenta, elija si la cuenta debe estar activa o inactiva.
Por ejemplo, puede mantener inactiva la cuenta hasta que haya terminado de configurar el
conjunto de privilegios. Los usuarios no pueden abrir una base de datos con un nombre de
cuenta y una contraseña inactivos.
7. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegios que desea utilizar
con
esta cuenta.
Puede elegir un conjunto de privilegios existente o seleccionar Nuevo conjunto de privilegios
y crear uno nuevo. Para obtener más información, consulte
“Crear conjuntos de privilegios” en
la página 166.
8. En Descripción, introduzca una descripción de la cuenta (opcional).
9. Haga clic en Aceptar.
10. En el cuadro de diálogo Administrar seguridad, haga clic en Aceptar.
11. En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca un nombre de cuenta y una contraseña con
el conjunto de privilegios Acceso total asignado y haga clic en Aceptar.
Crear cuentas que se autentican mediante un servidor externo
Si está alojando archivos de bases de datos FileMaker Pro con FileMaker Server y su empresa
usa la autenticación gestionada centralmente para usuarios y grupos como Apple Open Directory
o un dominio de Windows, puede configurar cuentas que autentiquen a los usuarios basándose
en el servidor de autenticación. Esto le permitirá utilizar el servidor de autenticación existente para
controlar el acceso a bases de datos sin tener que administrar una lista independiente de cuentas
en cada archivo de base de datos de FileMaker Pro.
Nota Solo los archivos de base de datos alojados por FileMaker Server pueden autenticar
usuarios mediante un servidor de autenticación. Los archivos de base de datos compartidos por
FileMaker Pro no autenticarán usuarios mediante este tipo de servidor.
Importante Si un archivo contiene una o varias cuentas de servidores externos, asegúrese de
utilizar parámetros de seguridad del sistema operativo para limitar el acceso directo al archivo.
En caso contrario, es posible que un usuario no autorizado mueva el archivo a otro sistema que
replique su entorno de servidor de autenticación y consiga tener acceso al archivo. Para obtener
más información, consulte la Ayuda de FileMaker
Server.
Para crear una cuenta que autentique a través de un servidor externo:
1. Seleccione el menú Archivo > Administrar > Seguridad.
2. En la pestaña Cuentas, haga clic en Nueva.
3. En el cuadro de diálogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica a través de, seleccione
Servidor externo.
4. Introduzca el nombre de un grupo definido en un servidor de autenticación externo para Nombre
del grupo.
5. En Estado de la cuenta, elija si la cuenta debe estar activa o inactiva.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 166
6. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegios que desea utilizar
con
esta cuenta.
El conjunto de privilegios asignado a la cuenta determina lo que pueden hacer en el archivo de
base de datos los miembros del grupo autenticados externamente. Puede elegir un conjunto
de privilegios existente o seleccionar Nuevo conjunto de privilegios y crear uno nuevo. Para
obtener más información, consulte la sección siguiente.
7. En Descripción, introduzca una descripción de la cuenta (opcional).
8. Haga clic en Aceptar.
9. En el cuadro de diálogo Administrar seguridad, haga clic en Aceptar.
10. En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca un nombre de cuenta y una contraseña con
el conjunto de privilegios Acceso total asignado y haga clic en Aceptar.
Crear conjuntos de privilegios
Puede asignar cada uno de los conjuntos de privilegios a una o varias cuentas.
Para crear un conjunto de privilegios:
1. Siga los pasos descritos anteriormente para mostrar los conjuntos de privilegios
para
un archivo.
2. Haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro Editar conjunto de privilegios. Cada opción del conjunto de privilegios está
configurada de forma predeterminada con los valores más restrictivos.
3. Introduzca un nombre y una descripción opcional para el conjunto de privilegios.
4. Defina los privilegios para el conjunto de privilegios.
5. Haga clic en Aceptar.
Una vez creados los conjuntos de privilegios deseados, debe crear o editar las cuentas para que
utilicen los conjuntos de privilegios adecuados. Para obtener más información, consulte
“Crear
cuentas” en la página 164.
Para obtener más información sobre cómo crear cuentas y conjuntos de privilegios,
consulte
la Ayuda.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 167
Acerca de la activación de acceso a nivel de registro
Puede configurar el acceso a registros individuales para cada tabla. Por ejemplo, el conjunto de
privilegios puede limitar la posibilidad de:
1 ver, editar, crear o eliminar todos o algunos registros de cada tabla;
1 acceder o modificar determinados campos en cada tabla.
Sólo puede configurar los privilegios de acceso a registros para las tablas definidas en el archivo
actual. Si el archivo contiene relaciones con tablas de otros archivos que quiere proteger, tiene
que crear cuentas y conjuntos de privilegios en los demás archivos para proteger esas tablas.
Para obtener más información sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo Editar conjunto de
privilegios, consulte la Ayuda.
Ver privilegios ampliados
Los privilegios ampliados determinan las opciones de uso compartido de datos permitidas por un
conjunto de privilegios de un archivo. Por ejemplo, si el archivo está compartido, el privilegio
ampliado Acceso mediante la red FileMaker determina si el conjunto de privilegios permite la
apertura del archivo compartido como cliente. El privilegio ampliado Acceso mediante
FileMaker
WebDirect determina si el conjunto de privilegios permite el acceso a la base de datos
desde un navegador Web.
Existen seis privilegios ampliados predeterminados. Para obtener más información sobre ellos,
consulte
“Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados” en la página 156.
Puede ver los privilegios ampliados en el cuadro de diálogo Administrar seguridad, así como
activar cada privilegio ampliado para los conjuntos de privilegios seleccionados. Todos los
privilegios ampliados de un archivo, excepto fmreauthenticate10, están desactivados de forma
predeterminada, incluso en el conjunto de privilegios Acceso total.
Puede que deba eliminar un privilegio ampliado que ya no sea necesario.
Para ver los privilegios ampliados:
1. Abra el archivo de base de datos.
2. Seleccione el menú Archivo > Administrar > Seguridad.
3. En el cuadro de diálogo Gestionar seguridad, haga clic en la pestaña Privilegios ampliados.
Para obtener más información sobre los privilegios ampliados, consulte la Ayuda.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 168
Autorización del acceso a los archivos
Como parte de su planificación general de seguridad, puede controlar si se permite que
otros
archivos FileMaker Pro accedan al esquema de un archivo (lo que incluye sus tablas,
presentaciones, guiones y listas de valores) dentro de su solución segura. Cuando la protección
está activada, cualquier uso del archivo protegido que haga una fuente de datos de FileMaker
necesitará autorización. Por lo tanto, en una solución de varios archivos, tendrá que autorizar a
los otros archivos.
Por ejemplo, activar la protección impedirá que alguien con una cuenta en su archivo cree otro
archivo que utilice las tablas de su archivo pero que no implemente la misma lógica de negocio
(como los mismos activadores de guión). El uso de este archivo alternativo puede soslayar la
lógica de negocio que se pretende mantener (si bien el acceso a nivel de registro seguiría siendo
obligatorio). Activar esta opción también evita que los archivos sin autorización abran un archivo
protegido mediante el paso de guión Abrir archivo.
Nota Debe tener configurado el conjunto de privilegios Acceso total para cualquier archivo que
desee proteger y para cualquier archivo que desee autorizar.
Para autorizar el acceso a un archivo:
1. Abra el archivo que desee proteger.
2. Elija el menú Archivo > Gestionar > Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña
Acceso a archivos.
3. Para proteger este archivo frente a un acceso no deseado desde otros archivos, seleccione la
opción Solicitar privilegios de acceso total para crear referencias a este archivo.
4. Si hay algún archivo abierto en ese momento que cree referencias al archivo protegido, verá
un mensaje de alerta para cada archivo, en el que se le preguntará si desea autorizar el
archivo. Haga clic en Sí.
5. Si desea autorizar archivos adicionales que no están abiertos en ese momento, haga clic en
Autorizar. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, elija un archivo remoto o local para autorizarlo
y haga clic en Abrir.
Es posible que se le solicite que escriba el nombre y la contraseña de una cuenta con
privilegios Acceso total.
6. Haga clic en Aceptar.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 169
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Un archivo protegido conserva su lista de archivos autorizados si se copia como un clon o se
incluye en una solución de tiempo de ejecución, de modo que no es necesario repetir el
proceso de autenticación. Sin embargo, si duplica o clona un archivo protegido, cada archivo
tendrá el mismo ID. Si usa ambos archivos en una solución de varios archivos, debe
restablecer el ID en uno de los archivos para que cada archivo tenga un ID exclusivo.
Para restablecer el ID exclusivo de un archivo protegido, haga clic en Restablecer todos y,
a continuación, haga clic en Sí. Una vez que se haya realizado el restablecimiento, tendrá que
volver a autorizar todos los archivos con autorización para acceder al archivo protegido y a los
archivos protegidos para los que tenía autorización el archivo.
1 Para establecer una opción de archivo que impida que un archivo se abra con una versión
de
FileMaker Pro, FileMaker Go o FileMaker Server anterior a la versión especificada,
consulte la
Ayuda.
Para obtener más información sobre cómo autorizar el acceso a archivos, consulte la Ayuda.
Medidas de seguridad
Asegúrese de que los archivos de base de datos, los equipos host, las estaciones de trabajo y las
redes que acceden a ellos están protegidos frente a robos y daños. Para proteger los datos y el
equipo, debe implementar las siguientes cinco medidas importantes de seguridad:
1 Mejorar la seguridad física
1 Mejorar la seguridad del sistema operativo
1 Establecer seguridad de red
1 Hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes
1 Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
Para obtener más información acerca de la protección de archivos FileMaker Pro, consulte
http://www.filemaker.com/support/security.
Mejorar la seguridad física
Examine los ordenadores para comprobar que son físicamente seguros:
1 El equipo host debería ser un equipo dedicado, unido a una mesa o a un objeto inamovible con
un candado. Asegure el equipo para que no pueda extraerse el disco duro. Restrinja el acceso
al equipo guardándolo en una habitación cerrada con llave.
1 Asegure las estaciones de trabajo cliente que accedan a una base de datos. Bloquee los
equipos y restrinja el acceso utilizando un salvapantallas que precise una contraseña.
1 Garantice la seguridad física de las copias de seguridad de los archivos guardados en soportes
portátiles, como cintas y discos CD.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 170
Mejorar la seguridad del sistema operativo
Utilice las funciones de seguridad del sistema operativo para restringir el acceso a los datos
importantes. El administrador de red debe proporcionar acceso sólo a personas autorizadas para
administrar y mantener el sistema o las bases de datos de FileMaker. Además, debería
1 Supervisar los ID de usuario y las contraseñas del sistema.
1 Restringir el acceso a la aplicación y a los directorios de archivos de FileMaker Pro, a
servidores y a páginas Web.
1 Revisar la configuración de acceso remoto para el uso compartido de archivos y FTP.
1 Restringir el acceso a la carga o descarga de archivos.
1 Comprobar que todos los usuarios disponen de las versiones más recientes y seguras del
software del sistema operativo.
1 Para racionalizar los procesos, puede habilitar la autenticación externa, que utiliza cuentas
configuradas en la Autenticación de dominios de Windows o en Apple Open Directory. Para
obtener más información, consulte la Ayuda.
1 No disponga archivos de FileMaker Pro en servidores de archivos para compartirlos.
Utilice
la funcionalidad incorporada de acceso a redes de FileMaker Pro y FileMaker Server.
Esto impide que se hagan copias inadecuadas de los archivos o que aparezcan bloqueos de
registros y potenciales problemas de daños en archivos si éstos se comparten con métodos
inadecuados.
Establecer seguridad de red
Las bases de datos compartidas en una intranet o en Internet utilizan el protocolo TCP/IP.
También puede utilizar el protocolo TCP/IP cuando comparte bases de datos entre pares o con
FileMaker
Server. Aunque TCP/IP es útil para mover datos y permitir que los clientes se conecten
a los datos, no se diseñó pensando en la seguridad como objetivo principal. Si no toma
precauciones, puede proporcionar un acceso sin invitación al equipo host, al software del
servidor, a las bases de datos y posiblemente a otros ordenadores cliente de la red interna.
TCP/IP no ofrece mucha protección para los datos, por lo que es importante impedir el acceso
mediante servidores de seguridad y cifrado de datos SSL en la ruta de los visitantes no invitados.
1 El método más frecuente para impedir el acceso es el servidor de seguridad, que separa la red
en dos entornos distintos: un entorno público que se encuentra "fuera del servidor de
seguridad" y uno privado que se encuentra "detrás del servidor de seguridad". Los usuarios
situados fuera del servidor de seguridad sólo tendrán acceso a las direcciones TCP/IP o de
hardware que exponga. Puede concentrar la seguridad en aquellos servidores que están
expuestos y que el resto de equipos que se encuentran detrás del servidor de seguridad
funcionen con menos salvaguardas.
1 El uso de dispositivos de red inalámbricos, como Apple AirPort Extreme y otras tarjetas de red y
estaciones base 802.11n, puede poner en peligro la seguridad. Estos dispositivos pueden
difundir tráfico de red fuera de su edificio, por lo que es muy importante cifrar las señales de red
inalámbricas. Siempre debe utilizar el nivel máximo de cifrado de señales que exista.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 171
Realizar copias de seguridad de bases de datos y otros
archivos importantes
Desarrolle planes para restaurar datos, incluidos sitios y sistemas alternativos para ejecutar
servicios de información esencial para las empresas. Una copia de seguridad actual le puede
ayudar a recuperarse de situaciones en las que alguien pierde información de la cuenta de
administrador de un archivo o en las que un error de usuario (y, a veces, un mal diseño de la base
de datos) provoca la eliminación o la modificación de datos de forma inadecuada.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Aloje las bases de datos en FileMaker Server, y cree copias de seguridad automatizadas y
programadas con regularidad.
No utilice software de copia de seguridad de otros fabricantes en bases de datos de
FileMaker
Pro alojadas. En primer lugar, utilice FileMaker Server para realizar una copia de
seguridad de la base de datos; después, ejecute el software de copia de seguridad de otros
fabricantes sobre la copia. El software de copia de seguridad puede dañar las bases de datos
alojadas abiertas.
Por ejemplo, realice copias de seguridad locales de los archivos a las siguientes horas en días
laborables: 6:00, 9:00, 12:00, 15:00, 18:00 y 23:30. A medianoche, realice una copia de
seguridad actualizada de todo el sistema en el sistema de copia de seguridad de la empresa.
Finalmente, los viernes a medianoche, realice una copia de seguridad total del sistema. Copie
y guarde las cintas de copia de seguridad en una ubicación remota. De esta forma, si el
servidor falla por alguna razón distinta de un fallo catastrófico de varias unidades, se podrá
utilizar la copia de seguridad más reciente de los archivos de datos, con lo que habrá un
máximo de 3 horas de pérdida de datos. En caso de que se produzca un fallo catastrófico de
varias unidades, entonces se podrá utilizar la cinta de la noche anterior, minimizando la pérdida
a los datos de un día. Lógicamente, estos procedimientos se pueden adaptar a su situación y
al valor de los datos.
1 Asegúrese de que las copias de seguridad no estén dañadas ni inaccesibles. Verifique que
funcionan correctamente antes de que las necesite. Ejecute herramientas de diagnóstico en la
unidad de disco duro y en los archivos de copia de seguridad con regularidad.
1 Asegúrese de que puede restaurar un conjunto completo de archivos a partir de copias
de seguridad.
1 Exporte con regularidad los datos para protegerse frente a daños en archivos.
1 Proteja el propio soporte de copia de seguridad. Guarde las copias de seguridad en una
ubicación distinta y protegida contra el fuego.
1 Asigne administradores de copia de seguridad que puedan recuperar archivos en caso de que
no esté disponible el administrador de la red.
1 Planifique la redundancia. Si se corta la alimentación, un sistema de alimentación
ininterrumpida (SAI) debe mantener la corriente durante al menos 15 minutos, de forma que
pueda cerrar con seguridad todos los archivos. Si no se puede restablecer la alimentación con
rapidez, considere el uso de un generador que proporcione alimentación a los servidores.
Considere también el uso de fuentes de alimentación para enrutadores y servidores de
seguridad. ¿Tendrá problemas de comunicación si se interrumpe su acceso a Internet durante
48 horas o más?
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 172
1 Piense en cómo continuará proporcionando servicios si un intruso provoca fallos en el servidor
de la base de datos de forma que no se pueda restaurar a su estado anterior.
1 Evalúe otros supuestos que puedan ocurrir y cree un plan para responder a cada uno de ellos.
Además, los administradores de red deben evaluar los riesgos para los sistemas de datos y para
las funciones críticas para la empresa. Por ejemplo, tenga en cuenta:
1 El robo de datos o de propiedad intelectual patentada.
1 La alteración o los daños a infraestructuras de red como servidores, redes, almacenamiento
de datos o almacenamiento de copia de seguridad de datos o su robo. El daño puede estar
causado por descifradores de contraseñas o por otros tipos de sabotajes y destrucciones
malintencionadas. La mayoría de los incidentes se originan desde dentro de la organización.
1 La alteración o los daños a la infraestructura de la organización, como fuegos, amenazas
medioambientales o biológicas, inundaciones, etc.
1 La alteración o los daños a la infraestructura pública, como la corriente eléctrica, las
telecomunicaciones (voz y datos), las redes de transporte (carreteras, autobuses, trenes),
producidas por condiciones medioambientales o fenómenos meteorológicos adversos tales
como tornados o inundaciones.
FileMaker Pro ofrece dos mecanismos para gestionar bases de datos que pueden estar dañadas:
comprobaciones de consistencia y recuperación de archivos. Las comprobaciones de
consistencia se realizan automáticamente al abrir el archivo, si es necesario. También puede
elegir verificar la consistencia de un archivo del que sospecha que está dañado. Y también puede
utilizar FileMaker
Pro para intentar recuperar un archivo dañado. Para obtener más información
sobre la comprobación de la consistencia y la recuperación de archivos, consulte la Ayuda.
Importante En caso del fallo de un servidor, como un corte de corriente inesperado, un fallo de
la unidad de disco duro o un fallo de software, utilice los archivos de copia de seguridad. Un fallo
del sistema que haga que FileMaker
Server se cierre de manera inadecuada puede hacer que los
archivos se dañen si los datos guardados en caché no se escribieron en disco y los archivos no
se cerraron correctamente. Aunque los archivos se puedan volver a abrir, o superen una
comprobación de consistencia o una recuperación (tanto iniciada por FileMaker
Pro como por
usted), el daño puede estar dentro de los archivos. La recuperación de archivos no garantiza que
se hayan solucionado los problemas.
Capítulo 6 | Proteger bases de datos 173
Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
Dado que la mayoría de los ordenadores disponen de acceso a Internet, éstos son vulnerables a
los daños como, por ejemplo, la transmisión de virus mediante archivos adjuntos de correo
electrónico. Compruebe que todos los empleados ejecutan con regularidad software de
comprobación de virus y que son conscientes de los indicios típicos de advertencia de virus.
Los
empleados deben examinar todos los archivos antes de copiarlos o descargarlos a sus
equipos y nunca deben abrir adjuntos no solicitados, aunque procedan de alguien conocido.
Aunque un software antivirus es fundamental para proteger el sistema y los datos, deben
tomarse
algunas precauciones en la forma de utilizarlo en equipos que alojan bases de datos
de
FileMaker Pro.
En ocasiones, los programas antivirus bloquean bytes de un archivo al buscar virus. Estos
bloqueos pueden generar un error en el sistema cuando FileMaker
Pro o FileMaker Server
intenten escribir datos en el archivo, lo que suele conllevar que el archivo se marque como
dañado o se cierre.
Esta situación también afecta a los archivos que utiliza FileMaker Server como destinos de copias de
seguridad. Si un software antivirus examina el archivo de copia de seguridad a la vez que tiene lugar
una copia de seguridad programada, es posible que se bloquee el archivo de destino. Esto produce
un error en el proceso de copia de seguridad que puede provocar la pérdida de datos. El mismo
problema de pérdida de datos puede tener lugar cuando un software antivirus examina un archivo de
base de datos de FileMaker
Pro no compartido y abierto.
Cuando ejecute un software antivirus en equipos que alojen bases de datos FileMaker Pro, siga
estas recomendaciones:
1 No utilice software de protección antivirus en bases de datos alojadas o abiertas; en primer
lugar cierre las bases de datos y a continuación ejecute el software de protección antivirus
1 Cuando examine su equipo en busca de virus, no examine la carpeta Bases de datos ni sus
subcarpetas, ni carpetas que contengan archivos que alojen de forma activa archivos a través
de FileMaker Server o FileMaker Pro. En su lugar, configure el software antivirus para que
examine la carpeta de destino de copia de seguridad de la base de datos y asegúrese de que
la programación de exploración antivirus no coincida con la programación de copia de
seguridad de FileMaker Server. espere hasta que haya terminado la copia de seguridad de las
bases de datos antes de realizar la exploración.
Capítulo 7
Convertir bases de datos de FileMaker Pro 11
y anteriores
Debe convertir los archivos creados en FileMaker Pro 11 y versiones anteriores al formato de
FileMaker
Pro 12 para poder utilizarlos con FileMaker Pro 13.
Al convertir un archivo, FileMaker Pro crea el archivo Conversion.log para que pueda consultar el
estado de la conversión y cualquier problema que se haya producido durante este proceso.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Sólo se pueden convertir archivos creados en las versiones 7.x, 8.x, 9.x, 10.x u 11.x de
FileMaker Pro al formato de FileMaker Pro 12 . Tras la conversión, los archivos sólo serán
compatibles con FileMaker Pro 12 o versiones posteriores admitidas. Para convertir archivos
de versiones anteriores a FileMaker Pro 7, utilice la última versión de prueba de
FileMaker Pro 11, que puede descargar en http://www.filemaker.com/es/support/
1 Puede que sea necesario realizar correcciones manuales. Es posible que necesite corregir
elementos del archivo que no se hayan convertido correctamente. En algunos casos, debe
corregir elementos en el archivo original y convertirlo de nuevo a continuación. Después de
convertir un archivo, debería consultar el archivo Conversion.log para conocer los elementos
que pueden necesitar alguna corrección.
1 Debe probar el archivo convertido. El archivo Conversion.log puede no indicar cada elemento
del archivo que necesita corrección. Antes de comenzar a utilizar una solución de base de
datos convertida, debería probarla con detenimiento para asegurarse de la correcta conversión
de todos los aspectos. Por ejemplo, asegúrese de que cada guión funciona de la forma
esperada y de que las cuentas y los conjuntos de privilegios ofrecen la seguridad de
archivo
necesaria.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Aunque FileMaker Pro 12 y FileMaker Pro 13 utilizan el mismo formato de archivo, no se
recomienda el uso de FileMaker Pro 12 para modificar archivos que usen las nuevas
características de FileMaker Pro 13.
1 Consulte la Ayuda para obtener información completa y procedimientos detallados sobre la
conversión de archivos FileMaker
Pro.
Capítulo 7 | Convertir bases de datos de FileMaker Pro 11 y anteriores 175
Visión general de la conversión
Al convertir archivos, FileMaker Pro 13 conserva el contenido de los archivos originales y crea
unos nuevos con el formato de FileMaker
Pro 12. El contenido de los archivos originales no se
modifica y los puede abrir en una versión anterior de FileMaker
Pro. Antes de convertir una base
de datos de FileMaker
Pro, debe planificar detenidamente el proceso de conversión.
Puede convertir un único archivo o varios archivos a la vez:
1 Utilice el método de conversión de un único archivo para los archivos de base de datos
independientes que no presenten datos relacionados de otros archivos.
1 Utilice el método de conversión simultánea de varios archivos para todos los archivos de una
base de datos relacional. Hay varias formas de seleccionar los archivos que desea convertir:
puede arrastrar y soltar los archivos (o la carpeta que contiene los archivos) en el icono de la
aplicación FileMaker Pro 13 o puede seleccionar varios archivos en el cuadro de diálogo Abrir
archivo de FileMaker Pro.
Nota Al convertir varios archivos de carpetas distintas, todos los archivos convertidos se
crearán
en la misma carpeta. No se conservarán las ubicaciones de los archivos originales.
Para
simplificar el proceso, convierta de forma simultánea todos los archivos de una base de
datos relacional con varios archivos. Una vez realizada la conversión, puede mover cada conjunto
de archivos a un duplicado de la estructura de archivos original.
Para obtener más información sobre la conversión de un único archivo o varios,
consulte
la Ayuda.
Solucionar problemas de conversión básicos
A continuación, se ofrecen algunas sugerencias para solucionar problemas que podrían
producirse durante la conversión.
FileMaker Pro 13 no puede abrir el archivo
Si el archivo que desea convertir está abierto en una versión anterior de FileMaker Pro (por
ejemplo, el archivo Inventory.fp7 está abierto en FileMaker
Pro 11), ciérrelo en esa versión.
El archivo no se ha convertido correctamente
1 Si está convirtiendo una copia de un archivo, asegúrese de que el archivo original estaba
cerrado antes de copiarlo. De lo contrario, la copia no se convertirá correctamente.
1 Consulte el archivo Conversion.log ubicado en la misma carpeta que la base de datos que
intenta convertir.
1 Trate de recuperar primero el archivo con una versión anterior de FileMaker Pro e intente
convertirlo de nuevo.
He recibido una comprobación de consistencia o un mensaje de reparación automática al abrir el
archivo original usando la versión anterior de FileMaker
Pro
Trate de recuperar el archivo original con su versión de FileMaker Pro. A continuación, abra el
archivo recuperado con la misma versión, cierre el archivo e intente convertirlo con
FileMaker
Pro 13.
Capítulo 7 | Convertir bases de datos de FileMaker Pro 11 y anteriores 176
El archivo convertido no acepta mi contraseña
Las contraseñas de FileMaker Pro distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de
introducir la contraseña exactamente tal y como se creó en la versión anterior de FileMaker Pro.
Si el archivo original no es suyo, o si no es el administrador de la base de datos, consulte al
administrador para que le proporcione la contraseña.
No puedo abrir un enlace a snapshot
No se puede abrir un enlace a snapshot creado mediante FileMaker Pro 11. Debe convertir la
base de datos en la que se han encontrado los registros y volver a crear a continuación el enlace
a snapshot.
No puede editar un objeto de presentación copiado desde un archivo de FileMaker Pro 11
No puede editar objetos copiados desde archivos creados con las versiones de FileMaker Pro
anteriores a FileMaker
Pro 13. Convierta el archivo a FileMaker Pro 13 y modifique el objeto,
o
vuelva a crear el objeto en un nuevo archivo de FileMaker Pro 13.
Índice
Símbolos
– 67
^ 67
_ 67
, 67
; 67
: 67
:: 67
! 45
? 42
... 43
" 67
, 75
" " 36
, 39, 40
( 67
, 75
) 67
, 75
[ 67
] 67
} 67
@ 40
* 40
, 44, 67
/ 67
// 41
& 67
# 40
+ 67
< 43
, 67
<= 43
= 40
, 44, 67
== 40
> 43
, 67
>= 43
~ 41
$ 67
43
, 67
67
43
, 67
A
Abrir
archivos 18
varias ventanas 21
Acceso mediante la red FileMaker 141
, 167
Activadores de guiones 14
, 58
Activadores, guión 14
, 58
Actual
fecha, aplicar formato 110
hora, aplicar formato 110
Actualizar datos existentes durante la importación 149
Adobe PDF, guardar datos como 146
Alinear
campos contenedor con texto 112
texto con casillas de verificación y botones circulares 108
texto en párrafos 108
unos objetos con otros 96
Añadir
Consulte también Definir; Insertar
campos 67
nuevas peticiones de búsqueda 45
registros 29
registros relacionados 30, 136
tablas 85
Añadir campos
en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos 72
en la vista Tabla 74
Año 2000, validación de año 81
, 82
Años
cuatro dígitos en campos de fecha 32
, 82
cuatro dígitos en campos de fecha y hora 33
Años de cuatro dígitos
en campos de fecha 32, 82
en campos de fecha y hora 33
Aplicar formato
cálculos 109
exportar datos 153
fecha y hora 111
fechas 110
gráficos 112
horas 110
importar datos 147
números 109
objetos de presentación 96
párrafos 108
texto 108
Apple Open Directory 165
Archivo de origen (relaciones), descripción 127
Archivos
abrir 18
abrir en varias plataformas 20
alojados 21
, 143
autorización de acceso para 168
autorización del acceso a archivos protegidos 13
, 168
cerrar 22
clonar 23
compartidos
en la Web 154
planificar seguridad para 161
conjuntos de privilegios 156
convertir 174
copiar 22
crear 64
cuentas 156
descripción 17
duplicar 23
exportar a 152
guardar 22
178
guardar como copias independientes 23
icono de conexión cifrada (SSL) establecida
con el host 21, 143
plantillas 64
proteger 155
realizar copia de seguridad de 59
remotos 20
Archivos compartidos
Consulte también Redes
abrir 20
clientes 141
configurar privilegios para 157
conjuntos de privilegios 161
cuentas 161
en la Web 154
guardar 141
host 141
limitaciones 140
Archivos de sonido 68
Archivos favoritos 20
Archivos multimedia 68
Archivos no compartidos 161
Archivos recientes 20
Archivos relacionados, restringir acceso 64
Archivos secundarios. Consulte Base de datos relacionales
Área de impresión, ver 53
Arrastrar y soltar, campos en la presentación 104
Asignar nombre
campos 70
, 72
tablas 85
Asistente Nueva presentación/Nuevo informe, descripción 86
Atributos, texto 108
Autenticación
a través de un servidor externo 165
Apple Open Directory 165
descripción 156
Dominio de Windows 165
Autointroducir 80
Automatizar tareas. Consulte Guiones
Autorización de archivos 13
, 168
Autouniones
descripción 133
para resumir datos en portales 136
Ayuda, obtener para FileMaker Pro 9
B
Barra de desplazamiento, para moverse por los registros 28
Barra de herramientas de estado 25
, 94
Barra de presentación 22
, 25
Base de datos
preferencia para crear nuevas 66
Bases de datos
crear 64
descripción 16
imprimir 53
planificar 60
proteger 155
publicar en la Web 154
Bases de datos relacionales
campos coincidentes
descripción 126
planificar 127
descripción 17
, 123
planificar 60, 133
portales 126
tablas relacionadas
descripción 126
planificar 60
terminología 126
Bases de datos, relacionales. Consulte Base de
datos relacionales
Bloquear, registros compartidos 144
Bloqueos de bases de datos. Consulte Cuentas; Conjuntos de
privilegios
Bloqueos de registros 144
Botones circulares, que muestran los campos como 106
Botones, incluir en el orden de pestañas 32
Buscando. Consulte Buscar registros
Buscar registros
Consulte también Peticiones de búsqueda,
Búsquedas rápidas
añadir nueva petición 45
búsquedas lógicas AND 45
búsquedas lógicas OR 45
búsquedas rápidas en el modo Visualizar 36
campos vacíos o no vacíos 44
campos y registros relacionados 44
descripción 36
excluir registros 46
fecha actual 41
guardar y enviar como enlace a snapshot 13
, 38
mostrar todos los registros 39
Números booleanos 41
omitir registros 47
orden de las peticiones 47
rangos de información 43
registros duplicados 45
símbolos 40
texto parcial o variable 39
todos los registros 39
valores exactos 40
valores no válidos 42
varios criterios 45
Buscar y reemplazar valores de campo
controles de paneles 50
descripción 49
elementos emergentes 50
Búsquedas
cambiar 139
campo de destino de la búsqueda 126
campo de origen de la búsqueda 126
definir 138
descripción 123
detener o suspender 139
Búsquedas de texto literal 40
179
Búsquedas rápidas
Consulte también Buscar registros
configurar 37
descripción 36
habilitar 37
insignias en campos 37
realizar 36
C
Cabeceras y pies de página iniciales, descripción 115
Cabeceras, descripción 115
Cadenas, texto. Consulte Texto, literal
Cálculos
Consulte también Campos de cálculo
aplicar formato 109
campos relacionados
referencias de campo a 75
resumir datos 136
Calendario desplegable 105
Calendarios, visualización en campos 105
Cambiar
búsquedas 139
datos de campos 32
peticiones de búsqueda 48
preferencias 59
relaciones 135
Campos
añadir a una presentación 103
añadir en la vista Tabla 74
aplicar formato 107
aplicar formato a datos 107
asignar nombre 70
, 72
crear en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos 72
crear en la vista Tabla 74
crear y cambiar 67
definir 67
descripción 17
eliminar de una presentación 105
eliminar definición 73
escribir en 32
fusión 107
globales 83
indexar 83
insertar en una presentación 103
líneas de base del texto 108
mostrar 12
, 86
número máximo de caracteres en 32
ocultar o mostrar en la vista Tabla 74
opciones 73
opciones de entrada 79
, 105
opciones de validación 81
planificar 60
restringir entrada de datos 113
resultados almacenados y no almacenados 83
seleccionar 32
, 102
tipos 68
vacíos o no vacíos, buscar 44
Campos clave. Consulte Campos coincidentes
Campos coincidentes
Consulte también Campos
descripción 126, 127
en actualización al importar 150
Campos contenedor
Consulte también Campos
aplicar formato 112
con texto 112
descripción 68
guardar contenido en una única copia del archivo 23
insertar archivos en 33
opciones de almacenamiento de 79
Campos de cálculo
crear 75
definición 75
descripción 68
Campos de cálculos
resultados almacenados y no almacenados 83
Campos de fecha
años de cuatro dígitos 32
, 82
descripción 68
introducir y editar valores en 32
Campos de fecha y hora
años de cuatro dígitos 33
descripción 68
introducir y editar valores en 33
Campos de fusión
descripción 55
insertar en una presentación 107
Campos de hora
descripción 68
introducir y editar valores en 33
Campos de imagen. Consulte Campos contenedor
Campos de interrupción 116
Campos de sumario
crear 77
definir en la vista Tabla 77
descripción 68
, 77
Desviación típica de 77
en presentaciones 116
Fracción del total de 77
Lista de 77
Máximo 77
Media de 77
Mínimo 77
opciones de 78
Recuento de 77
Total de 77
Campos de texto
descripción 68
introducir y editar valores en 32
Campos de unión. Consulte Campos coincidentes
Campos numéricos
Consulte también Campos
aplicar formato 109
buscar 41
descripción 68
introducir y editar valores en 32
180
Campos relacionados
Consulte también Campos; Bases de datos relacionales
cálculos 75
descripción 126
en presentaciones 104
planificar 63
resumir datos 136
Campos suplementarios 79
Campos vacíos o no vacíos 44
Caracteres
no permitidos en nombres de campo 67
número máximo en campos 32
Caracteres máximos en campos 32
Cargar archivos en FileMaker Server 146
Carpetas de presentaciones, gestión 87
Cartas modelo 107
Casar contenido del campo 40
Casillas de verificación que muestran los campos como 106
Cerrar ventanas y archivos 22
Cifrado. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
Claves principales. Consulte Campos coincidentes
Clientes
descripción 141
guardar archivos 141
realizar tareas 144
Clones (archivos) 23
Color, cambiar para el texto 108
Columnas
cambiar anchura 93
cambiar el tamaño en tablas 34
imprimir registros en 92
Comillas en búsquedas 39
, 40
Comodines en búsquedas 40
Comportamiento del campo 32
, 113
Conexión cifrada (SSL) establecida con el host 21
Configuración. Consulte Preferencias
Conjunto de privilegios Acceso de sólo lectura,
descripción 159
Conjunto de privilegios Acceso total, descripción 159
, 168
Conjunto de privilegios Sólo introducción de datos,
descripción 159
Conjunto encontrado
alternar con el conjunto omitido 48
descripción 24
, 37
guardar y enviar como enlace a snapshot 13
, 38
Conjuntos de privilegios
Acceso de solo lectura 159
Acceso total 159
, 168
definir 166
descripción 156
predefinidos 159
Solo entrada de datos 159
ver 163
Contraseñas
archivos relacionados, planificar 64
definir 162
proteger archivos con 161
Controles de deslizamiento
buscar y reemplazar valores de campo 50
descripción 94
incluir en el orden de pestañas 32
Controles de pestañas
buscar y reemplazar valores de campo 50
descripción 94
incluir en el orden de pestañas 32
Conversión de archivos 174
Copiar
archivos 22
definiciones de campo 23
guiones 23
registros 29
registros relacionados 30
Copias compactadas de los archivos 23
Copias de seguridad
directrices para 171
guiones de archivos 59
y software antivirus 173
Copias independientes de archivos 23
Correo electrónico
enviar desde FileMaker Pro 147
enviar mediante SMTP 147
Crear Consulte Añadir; Definir
Cuadrícula, en el modo Presentación 99
Cuadro de diálogo Gestionar base de datos, crear y cambiar
campos en 72
Cuadro de diálogo Selector de campo, para definir campos 70
Cuadros combinados, que muestran los campos como 106
Cuenta Admin 158
, 160
Cuenta de invitado 158
Cuenta de servidores externos 156
, 165
Cuentas
configurar importaciones recurrentes 147
contraseñas 161
cuenta Admin 158
cuenta de invitado 158
cuenta de servidores externos 156
, 165
definir 164
descripción 156
predefinidas 158
ver 163
Cuerpo (presentaciones), descripción 115
D
Datos
aplicar formato 96
descripción 16
exportar 146
generar gráficos de 120
importar 146
introducir automáticamente 29
, 80
privilegios para compartir 157
ver como formulario, lista o tabla 25
ver en la vista Tabla 34
Definiciones de campo
copiar 23
eliminar 73
181
Definir
Consulte también Añadir; Insertar
bases de datos 67
búsquedas 138
campos 67
campos de cálculo 75
campos de sumario 77
conjuntos de privilegios 166
contraseñas 162
cuentas 164
listas de valores 106
tablas 85
Definir campos
en el cuadro de diálogo Gestionar base de datos 72
en el cuadro de diálogo Selector de campo 70
en la vista Tabla 74
Derechos de campo. Consulte Cuentas; Conjuntos de privile-
gios
Derechos. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
descripción 64
Desplazarse
de un campo a otro 32
de un registro a otro 28
Desviación de la línea de base 108
Desviación típica de, para campos de sumario 77
Detener búsquedas 139
Directrices de seguridad de red 170
documentación en PDF 8
Dominio de Windows 165
Duplicar
archivos 23
registros 29
, 35
registros relacionados 30
tablas en el gráfico de relaciones 133
E
Elementos emergentes
buscar y reemplazar valores de campo 50
descripción 95
incluir en el orden de pestañas 32
Elementos. Consulte Objetos
Eliminar
campos de una presentación 105
datos 33
definiciones de campo 73
peticiones de búsqueda 48
registros relacionados 31
, 136
Escritura vertical 113
Estilos de control para campos 106
Estilos, establecer para objetos, partes y el fondo de una
presentación 116
Etiquetas
campo 104
imprimir 55
parte 114
verticales 89
Etiquetas (de correo), impresión 55
Etiquetas de campo 104
Etiquetas de correo 89
Examinar registros 25
Exportar
Consulte también Intercambiar archivos
aplicar formato 153
descripción 146
formatos de archivo 147
Expresiones de unión. Consulte Relaciones
extensión de nombre de archivo fmp12 20
Extensión de nombre de archivo, fmp12 20
F
Fecha de hoy, búsqueda 41
Fecha y hora, formatear 111
Fechas
Consulte también Campos de fecha
años de cuatro dígitos 82
aplicar formato 110
buscar 41
buscar la fecha actual 41
escribir en 32
introducir datos 32
mostrar calendarios 105
no válidas 42
validar 82
FileMaker Go
diseñar presentaciones para utilizar resoluciones de
pantalla 101
privilegios ampliados para 157
privilegios para 166
temas de presentación para 91
y compartir archivos 140
FileMaker Pro
formato de archivo 147
información de documentación 8
información general del producto 11
FileMaker Pro Advanced 10
FileMaker Server
cargar archivos de base de datos en 146
descripción 165
privilegios para 157
, 167
uso recomendado 140
FileMaker WebDirect
descripción 14
, 140, 154
privilegios para 166
Filtrar registros en portales 137
Fondo de la presentación, establecer estilos para 116
Formato de FileMaker Pro 147
Formato de Microsoft Excel
guardar datos como 146
importar y exportar 147
Formato de tabla
Consulte también Vista Tabla
descripción 25
ver registros como 25
Formato de tabla HTML 147
Formato de texto separado por comas 147
Formato de texto separado por tabuladores 147
182
Formato Excel
guardar datos como 146
importar y exportar a 147
Formato Merge 147
Formato XML 147
Formatos de archivo, importación/exportación 147
Formularios, ver registros como 25
Fórmulas, campos de cálculo 75
Fotos, en campos contenedor 68
Fracción del total de, para campos de sumario 77
Fuentes de datos
descripción 153
reparar referencias de FileMaker 20
Fuentes de datos externas 153
Funcionalidad de escritura de primeros caracteres 105
Funciones 75
Fusionar correspondencia, usar campos de fusión 107
G
Generar gráficos de datos
crear gráficos en el modo Presentación 120
crear gráficos en el modo Visualizar 120
descripción 120
editar gráficos en el modo Presentación 122
gráficos rápidos 120
Gestionar presentaciones y carpetas de presentaciones 87
Gráfico de relaciones
crear relaciones 134
descripción 126
, 127
notas de texto en 134
Gráficos circulares, descripción 120
Gráficos de áreas, descripción 120
Gráficos de barras apiladas 120
Gráficos de barras, descripción 120
Gráficos de burbujas 120
Gráficos de columnas 120
Gráficos de columnas apiladas 120
Gráficos de columnas positivos/negativos 120
Gráficos de puntos 120
Gráficos horizontales 120
Gráficos rápidos, crear 35
, 120
Gráficos verticales 120
Gráficos, formatear campos de 112
Grupos. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
Guardar
archivos 22
archivos compartidos 141
conjunto encontrado como enlace a snapshot 13
datos automáticamente 22
en formatos Excel y PDF 146
Guardar y enviar un conjunto encontrado como enlaces a
instantáneas 13
, 38
Guías dinámicas, en el modo Presentación 100
Guías, en el modo Presentación 99
Guiones
copiar 23
descripción 14
, 58
ejecutar 58
imprimir 57
H
Hacer clic con el botón derecho para mostrar el menú
abreviado 16
Hacer clic con el botón derecho para mostrar el menú
contextual 16
Herramienta Campo 104
Herramienta Campo/Control 104
Herramienta Puntero. Consulte Herramienta de selección
Herramienta Selección 101
Herramientas
barra de herramientas de estado 25
herramienta Botón emergente 95
herramienta Campo 104
herramienta Campo/Control 104
herramienta Control de deslizamiento 95
herramienta Control de pestañas 94
herramienta de selección 101
Horas
aplicar formato 110
buscar 41
no válidas 42
Host
base de datos en la Web 154
conexión cifrada (SSL) 21
, 143
descripción 141
FileMaker Server 140
guardar archivos 141
realizar tareas 144
I
Icono de conexión cifrada (SSL) establecida con el host 143
Icono gráfico circular en la barra de herramientas de estado 38
Importaciones recurrentes
cuenta para la configuración 147
descripción 147
Importar
a archivos existentes 149
actualizar registros coincidentes 150
actualizar registros existentes 149
añadir nuevos registros 149
archivo de destino 149
archivo o tabla de origen 149
, 151
descripción 146
en nuevas tablas 149
formatos de archivo admitidos 147
importaciones recurrentes, descripción 147
temas de presentación 91
Impresión
previsualizar 53
183
Imprimir
descripción 52
etiquetas 55
guiones 57
información sobre la base de datos 57
registros 53
registros en blanco 54
registros en columnas 92
sobres 55
texto asiático 113
Indexar
campos 83
limitaciones de campos de texto 41
Infomes
crear 86
Informes
Consulte también Presentación de lista/informe en colum-
nas; Presentaciones; Subsumarios
con datos agrupados
crear 90
imprimir 53
previsualizar 53
registros en columnas 92
Informes dinámicos, crear en la vista Tabla 35
, 77
Insertar archivos en campos contenedor 33
Insignias, en campos de búsquedas rápidas 37
Inspector
abrir 96
abrir varias ventanas 96
aplicar formato
datos de campos 107
objetos de presentación 96
colocar objetos de presentación 97
descripción 94
Intercambiar archivos
bases de datos relacionales 123
con otras aplicaciones 147
exportar 146, 152
importar 146
Intranet
Consulte también Web
archivos compartidos en 154
Introducción de datos 32
, 79–83
Introducir datos
automáticamente 80
escribir en campos 32
J
JDBC
consideraciones acerca de los nombres de campos 67
privilegios para 157
, 166
L
Limitar el acceso. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
Límites
caracteres en campos 32
nombres de campos 67
Líneas de base del texto, especificar opciones para 108
Líneas de base, texto 108
Lista de operadores 38
Lista de, para campos de sumario 77
Listas de valores
definir 79
descripción 106
en archivos compartidos 144
ordenar por 35
Listas desplegables, que muestran los campos como 106
Listas, ver registros como 25
Lógicas
búsquedas AND 45
búsquedas OR 45
lógicas AND 45
lógicas OR 45
M
Macros. Consulte Guiones
Márgenes de página, ver en modo Vista previa 53
Márgenes, mostrar en modo Vista previa 53
Máximo, para campos de sumario 77
Media de, para campos de sumario 77
Menú abreviado, seleccionar de 16
Menú contextual, seleccionar de 16
Menú emergente de modo 24
, 86
Menú emergente de presentaciones 22
, 86
Menús emergentes, que muestran los campos como 106
Menús personalizados, FileMaker Pro Advanced 10
Mínimo, para campos de sumario 77
Modificar campos en la vista Tabla 74
Modo Buscar, descripción 24
Modo Presentación
cambiar valores predeterminados al crear una base de datos
nueva 66
crear gráficos en 120
descripción 24
Modo Vista previa, descripción 24
, 53
Modo Visualizar
buscar datos en 36
crear gráficos en 120
descripción 24
Moneda, formatear 109
Multiplataforma, uso compartido de archivos 20
N
Navegador, Web, trabajar con bases de datos publicadas
en 154
Nombres de campo 67
Notas de texto, en gráficos de relaciones 134
Números
aplicar formato 109
no válidos 42
Números de página
en partes de la presentación 90
ver en modo Vista previa 53
Números decimales 109
184
O
Objetos bloqueados 101
Objetos de presentación. Consulte Objetos
Objetos, presentación
alinear con otros objetos 96
, 99
aplicar formato 96
bloqueados 101
colocar 97
descripción 94
establecer estilos para 116
establecer opciones de cambio de tamaño automático 98
seleccionar 101
, 102
Ocultar registros 48
ODBC
información general 148
, 149
usar FileMaker como cliente
campos suplementarios 79
descripción 153
usar FileMaker como fuente de datos
consideraciones acerca de los nombres de campos 67
Uso de FileMaker como fuente de datos
uso de FileMaker como fuente de datos
privilegios para 157
, 166
Omitir
campos durante la impresión 107
registros 46
registros relacionados 44, 47
Opciones de almacenamiento de los campos contenedor 79
Opciones de almacenamiento global 83
Opciones de archivo 59
, 169
Opciones, archivo 59
Operadores
comparación 75
en peticiones de búsqueda 38
, 43
matemáticos 75
relacionales 126
, 131, 135
Operadores de comparación 75
Operadores matemáticos 75
Operadores relacionales 126
, 131, 135
Orden de pestañas 32
Ordenar registros
descripción 41
, 51
en la vista Tabla 35
relacionados 136
P
Paneles de deslizamiento, descripción 94
Paneles de pestañas, descripción 94
Paneles, paneles de deslizamiento y paneles de pestañas 94
Pantalla de Inicio rápido, descripción 19
Párrafos, formatear 108
Partes de la presentación
etiquetas de campo 104
Partes de presentación
cabecera 115
cabecera y pie de página iniciales 115
cuerpo 115
descripción 115
establecer estilos para 116
pie de página 115
subsumario 116
sumario general 116
Partes de sumario. Consulte Subsumarios
Partes. Consulte Partes de presentación
PDF, guardar datos como 146
Peticiones de búsqueda
Consulte también Buscar registros
ampliar criterios 46
añadir nuevas 45
combinar buscar y omitir 47
delimitar criterios 45
descripción 37
editar 48
eliminar 48
operadores en 38
, 43
orden de 47
repetir 48
restablecer 48
varias 45
, 46
Pies de página, descripción 115
Planificar
bases de datos 60
bases de datos relacionales 60
seguridad de archivo 160
Plantillas
crear archivos 64
descripción 64
Portales
Consulte también Bases de datos relacionales
añadir registros 30
descripción 126
, 129
eliminar registros 31
filtrar registros en 137
insertar registros relacionados 107
omitir registros relacionados 47
resumir datos en 136
seleccionar 102
seleccionar registros 27
Preferencias
aplicación 59
archivo 59
descripción 59
Preferencias de la aplicación 59
Preferencias del documento 59
Preferencias del sistema, configurar ratón (OS X) 16
Presentación de etiquetas verticales, descripción 89
Presentación de formulario de una sola página. Consulte Vista
Tabla
Presentación de informe
con datos agrupados 90
descripción 90
Presentación de vista Lista, descripción 90
185
Presentación en blanco
Consulte también Presentaciones
descripción 88
Presentaciones
añadir campos 103
cambiar anchura 66
cambiar tema 91
campos
arrastrar a la presentación 104
eliminar 105
fusión 93
insertar 103
insertar relacionados 107
mostrar 12
, 86
seleccionar 102
columnas
cambiar anchura 93
configuración 92
crear 86
descripción 12
, 86
elementos emergentes 95
en blanco 88
etiquetas 89
etiquetas verticales 89
generar gráficos de datos 120
gestionar presentaciones y carpetas de presentaciones 87
herramientas 94
imprimir 53
informe 90
menú emergente de modo 24
paneles de deslizamiento en 94
paneles de pestañas en 94
sobres 90
temas 91
tipos 88
unidad de medida 98
vista Formulario 25
vista Lista 90
Presentaciones de etiquetas, descripción 89
Presentaciones de sobres, descripción 90
Previsualizar impresión Consulte Impresión
Previsualizar columnas 92
Principal, establecer el carácter para párrafos 108
Privilegios ampliados
descripción 156
ver 167
Privilegios de acceso. Consulte Cuentas; Conjuntos de privile-
gios
Proteger archivos. Consulte Cuentas; Autorización de archivos;
Conjuntos de privilegios
Publicar bases de datos en la Web 154
Punteros en archivos. Consulte Relaciones
R
Rangos de información, buscar 43
Ratón, configurar en Preferencias del sistema (OS X) 16
Recuento de, para campos de sumario 77
Recuperar datos de otros archivos. Consulte Intercambiar archi-
vos
Redes
FileMaker Server 140
multiplataforma 14
, 140
Referencias de archivo Consulte fuentes de datos
Registro activo 27
Registros
activos 27
añadir 29
, 35, 149
bloqueados 144
buscar 36
coincidentes 150
copiar 29
, 35
descripción 18, 19
desplazarse por 28
duplicar 29
, 35
eliminar 35
eliminar relacionados 31
exportar 152
filtrar en portales 137
imprimir en columnas 92
mostrar reg. relacionados ordenados 136
ocultar 48
omitir 47
ordenar 41
, 51
en la vista Tabla 35
registros relacionados 136
seleccionar 27
trabajar en la vista Tabla 35
ver como formularios, listas o tablas 25
visualizar
en una lista 25
individualmente 25
Registros coincidentes, actualizar 150
Registros duplicados, buscar 45
Registros en blanco, imprimir 54
Registros relacionados
Consulte también Registros; Bases de datos relacionales
añadir 30
, 136
buscar y omitir 44
copiar 30
descripción 126
duplicar 30
eliminar 31
, 136
insertar en portales 107
mostrar en portales 107
ordenar 136
resumir datos 136
Reglas, mostrar y ocultar 99
Relaciones
Consulte también Bases de datos relacionales
autounión 133
cambiar 135
comparación 131
crear 134
criterio único 128
descripción 126
devolver rango de registros 132
planificar 63
tipos 128
varios criterios 129
186
Relleno automático 105
Repetir peticiones de búsqueda 48
Resaltar texto 108
Resoluciones de pantalla, en el modo Presentación 101
Restablecer peticiones de búsqueda 48
Resultado False 41
, 68, 82, 109
Resultado True 41
, 68, 82, 109
Resultados almacenados 83
Resultados no almacenados 83
Resultados virtuales 83
Resumir datos en campos relacionados 136
Rutas de archivo 143
S
Saltos de página
mostrar u ocultar en el modo Presentación 99
mostrar u ocultar en gráfico de relaciones 134
ver en modo Vista previa 53
Saltos de página, ver en modo Vista previa 53
Seguridad, archivo
directrices de red 170
directrices del sistema operativo 170
planificar 160, 169
Seleccionar
campos 32
, 102
objetos 102
registros 27
Server. Consulte Host; FileMaker Server
Símbolos
buscar 40
y nombres de campos 67
Simple Mail Transfer Protocol, Protocolo simple de transferencia
de correo (SMTP), enviar correos electrónicos mediante 147
Sobres, impresión 55
Software antivirus y administración de bases de datos 173
Soluciones de base de datos
Consulte también Bases de datos; Archivos
descripción 11
Soluciones iniciales. Consulte Plantillas
Soluciones, base de datos
Consulte también Bases de datos; Archivos
descripción 11
Subformularios. Consulte Portales
Subsumarios
Consulte también Informes; Campos de subsumario
crear informes 90
imprimir 53
partes, descripción 116
Subtotales. Consulte Subsumarios; Campos de sumario
Sumarios generales, descripción 116
T
Tabla de origen (relaciones), descripción 127
Tablas
asignar nombre 85
definir 85
descripción 17
importar datos en nuevas 149
ocurrencias de la tabla 127
ver registros como 25
Tablas relacionadas
descripción 126
planificar 60
Tabulación
establecer posición y alineación 108
Tabulaciones
insertar en campos 33
Temas de presentación
cambiar 66
descripción 91
importar 91
Temas, presentación
cambiar 66
, 91
descripción 91
importar 91
Texto
Consulte también Campos
alinear con casillas de verificación y botones circulares 108
aplicar formato 108
atributos 108
buscar 40
cambiar color 108
campos 68
girar texto asiático 113
literal 39
resaltar 108
seleccionar 101
Texto asiático
entrada 113
girar 113
imprimir 113
Texto con distinción entre mayúsculas y minúsculas, buscar 41
Tipo de datos 82
Tipos de campo
descripción 68
y resultados de los cálculos 76
Tipos de datos
Consulte también Tipos de campo
y resultados de los cálculos 76
Total de, para campos de sumario 77
187
U
Unidad de medida, cambiar 98
Uso compartido de archivos, activar 141
Usuarios autorizados. Consulte Cuentas; Conjuntos de privile-
gios
Usuarios no autorizados. Consulte Cuentas; Conjuntos de privi-
legios
V
Validar valores de campo 81
Valores
Consulte también Valores de campo
buscar duplicados 45
buscar exactos 40
Valores booleanos
aplicar formato 109
buscar 41
descripción 41, 68, 82
Valores de campo
buscar y reemplazar 49
descripción 18
eliminar 33
introducir y editar 32
Valores de campos
introducir automáticamente 80
prohibir cambios 80
Valores no válidos, buscar 42
Variables
símbolos para 67
Ventanas
abrir varias 21
cerrar 22
Ver
conjuntos de privilegios 163
cuentas 163
privilegios ampliados 167
registros como formularios, listas o tablas 25
Ver como formulario, descripción 25
Ver como lista, descripción 25
Ver como tabla, descripción 25
Visita guiada de inicio 9
Visor Web 12
Vista Formulario, descripción 26
Vista Lista, descripción 26
Vista Tabla
Consulte también Formato de tabla 34
añadir registros 35
cambiar el orden y el tamaño de las columnas 34
copiar registros 35
crear gráficos rápidos 35
crear informes dinámicos 35
, 77
crear y modificar campos en 74
definir campos de sumario 77
descripción 26
duplicar registros 35
eliminar registros 35
enviar mensajes de correo electrónico basados en datos de
registros 35
ocultar o mostrar campos 74
ordenar registros 35
trabajar con registros 35
ver datos 34
Visualizar
área de impresión 53
saltos de página y números de página en modo Vista
previa 53
W
Web, y consideraciones acerca de los nombres de campos 67
X
XML
importar y exportar a 147
privilegios para 157, 166
-
1
-
2
-
3
-
4
-
5
-
6
-
7
-
8
-
9
-
10
-
11
-
12
-
13
-
14
-
15
-
16
-
17
-
18
-
19
-
20
-
21
-
22
-
23
-
24
-
25
-
26
-
27
-
28
-
29
-
30
-
31
-
32
-
33
-
34
-
35
-
36
-
37
-
38
-
39
-
40
-
41
-
42
-
43
-
44
-
45
-
46
-
47
-
48
-
49
-
50
-
51
-
52
-
53
-
54
-
55
-
56
-
57
-
58
-
59
-
60
-
61
-
62
-
63
-
64
-
65
-
66
-
67
-
68
-
69
-
70
-
71
-
72
-
73
-
74
-
75
-
76
-
77
-
78
-
79
-
80
-
81
-
82
-
83
-
84
-
85
-
86
-
87
-
88
-
89
-
90
-
91
-
92
-
93
-
94
-
95
-
96
-
97
-
98
-
99
-
100
-
101
-
102
-
103
-
104
-
105
-
106
-
107
-
108
-
109
-
110
-
111
-
112
-
113
-
114
-
115
-
116
-
117
-
118
-
119
-
120
-
121
-
122
-
123
-
124
-
125
-
126
-
127
-
128
-
129
-
130
-
131
-
132
-
133
-
134
-
135
-
136
-
137
-
138
-
139
-
140
-
141
-
142
-
143
-
144
-
145
-
146
-
147
-
148
-
149
-
150
-
151
-
152
-
153
-
154
-
155
-
156
-
157
-
158
-
159
-
160
-
161
-
162
-
163
-
164
-
165
-
166
-
167
-
168
-
169
-
170
-
171
-
172
-
173
-
174
-
175
-
176
-
177
-
178
-
179
-
180
-
181
-
182
-
183
-
184
-
185
-
186
-
187
Filemaker Pro 13 Manual de usuario
- Categoría
- Software de gráficos
- Tipo
- Manual de usuario
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