Filemaker Pro 8 El manual del propietario
- Tipo
- El manual del propietario
FileMaker
®
Pro 8
Guía del usuario
©1995-2005 FileMak
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FileMaker, Inc.
5201 Patrick Henry Drive
Santa Clara, California 95054 EE.UU.
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de copias o distribución de esta documentación sin el consentimiento por escrito de FileMaker.
Esta documentación sólo puede utilizarse con una copia del software
de FileMaker que tenga
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Las personas y compañías mencionadas en los ejemplos son completamente ficticias, y cualquier
parecido con personas y compañías reales es pura coincidencia.
Los créditos aparecen en el documento Acknowledgements que acompaña a este software.
Para más información, visite nuestra página Web en www.filemaker.com.
Edición: 01
Índice
Prefacio
Introducción a FileMaker
Pro
7
Uso de este manual
7
Documentación de FileMaker
Pro
7
Ubicación de la documentación PDF
7
Ayuda en línea
8
Plantillas, ejemplos y más información
8
Lecturas recomendadas
8
Visión general de FileMaker Pro
9
Crear bases de datos simples o complejas
9
Utilizar presentaciones para mostrar, introducir
e imprimir datos
9
Buscar, ordenar y reemplazar datos
10
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos
de
privilegios
10
Crear guiones para automatizar tareas
11
Compartir e intercambiar datos
11
Guardar y enviar bases de datos en otros formatos
12
Nuevas funcionalidades
12
Funcionalidades sobre uso compartido
de información
12
Mejoras de uso
12
Garantizar exactitud de datos
13
Funciones y pasos de guión
13
Capítulo 1
Utilizar bases de datos
15
Acerca de los campos y registros de la base de datos
15
Abrir archivos
16
Abrir varias ventanas por archivo
17
Cerrar ventanas y archivos
18
Guardar archivos
18
Cuándo guarda un archivo FileMaker Pro
19
Modos
20
Visualizar registros
20
Ver registros en formato de tabla
21
Seleccionar el registro activo
22
Desplazarse por los registros
23
Añadir y duplicar registros
23
Añadir y duplicar registros relacionados
24
Eliminar registros
24
Introducir datos
25
Seleccionar un campo
25
Introducir y cambiar datos en campos
26
Buscar registros
27
Realizar peticiones de búsqueda
27
Realizar búsquedas rápidas basadas en datos de un
campo
28
Buscar texto y caracteres
28
Buscar números, fechas, horas y marcas
de fecha
y
hora
30
Buscar rangos de información
32
Buscar datos en campos relacionados
33
Buscar campos vacíos o no vacíos
33
Buscar valores duplicados
33
Buscar registros que coincidan con varios criterios
34
Buscar registros que no coincidan con el criterio dado
35
Eliminar y restablecer peticiones
36
Visualizar, repetir o cambiar la última búsqueda 36
Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar
registros ocultos 36
Buscar y reemplazar datos 37
Ordenar registros 38
4 Guía del usuario de FileMaker Pro
Previsualizar e imprimir bases de datos 39
Previsualizar datos en presentaciones 40
Imprimir registros 40
Imprimir guiones 41
Imprimir información de campos y tablas 42
Imprimir un gráfico de relaciones 42
Automatizar tareas con guiones 42
Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos 43
Configuración de las preferencias 43
Capítulo 2
Crear bases de datos 45
Planificar una base de datos 45
Crear archivos de FileMaker Pro 49
Definir campos en bases de datos 49
Asignar nombres a los campos 50
Seleccionar un tipo de campo 50
Definir campos de texto, numéricos, de fecha,
de hora, de fecha y hora o contenedor 52
Definir campos de cálculo 53
Definir campos de sumario 54
Configurar opciones de campos 57
Definir la introducción de datos automática 57
Definir validaciones de campo 58
Opciones de almacenamiento e indexación 59
Definir tablas en bases de datos 60
Crear presentaciones e informes 61
Tipos de presentación 63
Configurar una presentación para imprimir registros
en columnas 65
Trabajar con objetos en presentaciones 66
Seleccionar objetos 67
Trabajar con campos en presentaciones 68
Insertar y eliminar campos en presentaciones 69
Ajuste de juegos de casillas de verificación y
otros controles en una presentación 70
Decidir la ubicación en que insertar los campos
relacionados 71
Campos de fusión 72
Formatear datos de campos en presentaciones 72
Permitir o evitar entradas en campos 75
Trabajar con partes en presentaciones 76
Tipos de partes de presentación 77
Capítulo 3
Trabajar con tablas y archivos relacionados 79
Las relaciones 79
Terminología de bases de datos relacionales 81
El gráfico de relaciones 82
Campos de coincidencia en relaciones 82
Tipos de relaciones 82
Planificar bases de datos relacionales 87
Trabajar con el gráfico de relaciones 87
Crear relaciones 87
Cambiar relaciones 89
Resumir datos en portales 90
Actualizaciones 90
Crear actualizaciones 91
Editar actualizaciones 92
|
Índice 5
Capítulo 4
Compartir e intercambiar datos 93
Compartir bases de datos en una red 93
Activar la compartición y el hospedaje de archivos 94
Abrir archivos compartidos como cliente 95
Abrir bases de datos compartidas de forma remota
usando una URL 96
Cerrar un archivo hospedado 96
Importar y exportar datos 97
Guardar y enviar datos en otros formatos 97
Enviar mensajes de correo electrónico basados
en datos de registros 97
Formatos de archivo de importación/exportación
admitidos 97
ODBC y JDBC 97
Métodos de importación de datos a
archivos existentes 97
Añadir registros 98
Actualizar registros existentes 98
Actualizar registros coincidentes 98
El proceso de importación 99
Convertir un archivo de datos en un nuevo
archivo de FileMaker Pro 100
El proceso de exportación 100
Publicar bases de datos en la Web 101
Capítulo 5
Proteger bases de datos con cuentas y
conjuntos de privilegios 103
Proteger bases de datos 103
Cuentas, conjuntos de privilegios y
privilegios ampliados 104
Cuentas predefinidas 105
Conjuntos de privilegios predefinidos 106
Planificar la seguridad para un archivo 107
Proteger un archivo con una contraseña 108
Crear cuentas y conjuntos de privilegios 108
Ver cuentas y conjuntos de privilegios 109
Crear cuentas 109
Crear cuentas que autentiquen a través de un
servidor externo 111
Crear conjuntos de privilegios 111
Acerca de la activación de acceso a nivel de registro 112
Ver privilegios ampliados 112
Capítulo 6
Convertir bases de datos de versiones
anteriores de FileMaker 115
Convertir FileMaker Pro 6 y archivos anteriores 115
Visión general de la conversión 116
Convertir un único archivo 117
Convertir varios archivos a la vez 118
Leer el archivo Conversion.log 120
Solucionar problemas de conversión básicos 120
Convertir bases de datos de FileMaker Pro 1.x y 2.x 121
Problemas de conversión más importantes 121
Contraseñas 121
Conservar la información del diccionario de usuario 121
Opciones de configuración almacenadas del paso
de guión Configurar impresión (Windows) 122
Cambio de ventanas en guiones 122
Funciones y peticiones de búsqueda booleanas 122
Referencias de archivo 123
Índice alfabético 125
6 Guía del usuario de FileMaker Pro
Prefacio
Introducción a FileMaker Pro
FileMaker
®
Pro
es el software líder de bases de datos para grupos de
trabajo que permite crear y compartir soluciones adaptadas a sus
necesidades empresariales. La eficacia de sus funciones, su amplia
compatibilidad con diversas plataformas y su interfaz fácil de
usar
hacen de FileMaker Pro una herramienta indispensable para
cualquiera que necesite supervisar y gestionar personas, proyectos
e
información.
Uso de este manual
Esta Guía del usuario contiene una introducción a las funciones de
FileMaker Pro y ofrece instrucciones paso a paso sobre las tareas más
frecuentes de FileMaker
Pro. Es posible que necesite consultar la
Ayuda de FileMaker Pro para obtener información detallada sobre
las
funciones más avanzadas del producto.
Documentación de FileMaker Pro
La documentación de FileMaker Pro ofrece conocimientos para
alcanzar una mayor productividad, instrucciones de instalación,
ayuda
en línea, etc.
Se incluyen los siguientes manuales:
1 Guía del usuario de FileMaker Pro (este manual): contiene
conceptos clave y procedimientos básicos.
1 Guía de instalación para FileMaker Pro y FileMaker Pro
Advanced: contiene instrucciones de instalación.
1 Guía para la publicación en la Web al instante: describe cómo
poner bases de datos de FileMaker Pro a disposición de los usuarios
de un navegador Web a través de una Intranet o de Internet.
1 Personalización de las Soluciones iniciales: describe cómo
personalizar los archivos de plantillas de base de datos incluidos para
adaptarlos a sus necesidades.
1 Instalación de los controladores ODBC FileMaker y JDBC Client:
describe cómo instalar los controladores necesarios para acceder a un
origen de datos de FileMaker a través de ODBC y JDBC
1 Guía del desarrollador de FileMaker ODBC y JDBC: describe
conceptos y detalles para ayudarle a compartir datos de FileMaker
con otras aplicaciones, mediante ODBC y JDBC
Ubicación de la documentación PDF
La mayoría de los manuales PDF se encuentran en la carpeta en la
que instaló FileMaker Pro. Si instaló FileMaker Pro en la carpeta
predeterminada, los manuales PDF se encuentran aquí:
Windows: C:\Archivos de programa\FileMaker\FileMaker Pro 8\
Extras español\Documentación electrónica
Mac OS: Macintosh HD/Aplicaciones/FileMaker Pro 8/Extras
español/Documentación electrónica.
Los manuales en PDF para ODBC y JDBC están en el CD de
FileMaker Pro, en la carpeta /xDBC/Documentación electrónica.
Para ver los archivos PDF, necesita un lector de PDF. En Mac OS X,
puede utilizar la aplicación de Vista previa incorporada o Adobe
Reader. Los usuarios de Windows necesitan Adobe
®
Reader
®
. Si
no dispone de esta aplicación, puede descargarla en el sitio Web de
Adobe: www.adobe.com.
Importante Puede descargar archivos PDF de documentación de
FileMaker (y cualquier actualización) seleccionando el menú Ayuda >
Descargas y actualizaciones.
8 Guía del usuario de FileMaker Pro
Ayuda en línea
La ayuda de FileMaker Pro ofrece instrucciones completas y
detalladas sobre las funciones de FileMaker Pro. Puede abrir
la Ayuda desde el menú Ayuda de FileMaker Pro.
Hay tres formas de acceder a la Ayuda:
1 Examine la tabla de contenidos de la Ayuda para buscar temas.
1 Busque determinados temas mediante la introducción de
palabras clave.
1 Obtenga información sobre el cuadro de diálogo mostrado
actualmente pulsando F1 (Windows) o 2-? (Mac OS).
Plantillas, ejemplos y más información
FileMaker Pro incluye archivos de plantillas de bases de datos
(soluciones iniciales), que puede utilizar para comenzar a trabajar
rápidamente. Al empezar a crear bases de datos, compruebe la lista
de
plantillas para ver si alguna de las plantillas disponibles se ajusta
a
sus necesidades.
La carpeta Extras español contiene referencias y ejemplos para
ayudarle a utilizar funciones específicas, como la compatibilidad
con
XML.
Puede encontrar más información, sugerencias e ideas para las bases
de datos en el sitio Web de FileMaker: www2.filemaker.fr/spain/.
Lecturas recomendadas
A continuación, se ofrecen algunas sugerencias sobre el uso de la
documentación para que pueda aprender a realizar tareas específicas
en FileMaker Pro.
Nota Si la base de datos se ha desarrollado mediante FileMaker Pro
Advanced, puede ver menús personalizados o información de
herramientas para objetos de presentaciones. Para obtener una
visión
general de estas funciones, consulte la Ayuda.
Tipo de usuario Lecturas recomendadas
Usuario para la
introducción de
datos
El capítulo 1 de esta guía, “Utilizar bases de datos”.
Propietarios de
pequeñas empresas
o educadores que
creen una base de
datos básica para
empezar, pero que
la mejorarán con el
tiempo
El capítulo 2 de esta guía, “Crear bases de datos”.
A medida que se añadan funciones a la base de
datos, consulte la Ayuda.
Administrador de
bases de datos
Esta guía.
La Ayuda para obtener información sobre temas
avanzados.
Guía para la publicación en la Web al instante.
Nuevo usuario de
FileMaker Pro
Guía de instalación para FileMaker Pro y FileMaker Pro
Advanced
Esta guía.
Usuario que
actualiza de una
versión anterior
Guía de instalación para FileMaker Pro y FileMaker Pro
Advanced
El capítulo 6 de esta guía, “Convertir bases de datos
de versiones anteriores de FileMaker”.
Ayuda
Prefacio
|
Introducción a FileMaker Pro 9
Visión general de FileMaker Pro
A continuación, se presenta una visión general de las funcionalidades
de FileMaker Pro.
Crear bases de datos simples o complejas
Con FileMaker Pro, puede crear bases de datos simples, formadas
por
sólo una tabla de base de datos, como una lista de direcciones,
o
puede crear una base de datos compleja con relaciones y varias
tablas. Por ejemplo, puede crear una base de datos compleja que
relacione dos tablas en función de un único valor común, como
un número de serie o un número de identificación.
Puede organizar las bases de datos como una única tabla en un solo
archivo, como varias tablas en un solo archivo o como varias tablas en
varios archivos.
FileMaker Pro ofrece plantillas de base de datos diseñadas con fines
empresariales, educativos y personales. Las plantillas se pueden
personalizar rápidamente para adaptarlas a sus necesidades.
Para obtener más información sobre cómo crear bases de datos,
consulte el
capítulo 2, “Crear bases de datos.”
Utilizar presentaciones para mostrar, introducir
e imprimir datos
Las presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma de
organizar la información para visualizarla, imprimirla, generar
un informe, realizar búsquedas en ella e introducir datos. Las
presentaciones no almacenan datos, simplemente los muestran.
Los archivos de base de datos pueden tener un gran número
de presentaciones diferentes, que pueden mostrar los datos de
diversas
formas. En un archivo de base de datos, puede diseñar
presentaciones diferentes para introducir datos, generar informes de
sumario, imprimir etiquetas de correo, publicar una base de datos en
la Web, etc. Puede cambiar el diseño de la presentación sin que se vean
afectados los datos u otras presentaciones del archivo. Si se cambian
los datos de un campo, dicho cambio se refleja en el mismo campo en
todas las presentaciones de la base de datos.
En una presentación, puede elegir, organizar y modificar los campos
y las etiquetas de campo, crear informes, añadir botones para iniciar
guiones, añadir gráficos y texto, y especificar las opciones de
impresión.
Puede crear seis tipos de presentaciones y una vista con el asistente
Nueva presentación/informe. Utilice los diferentes tipos para diversos
fines, como mostrar una pantalla de introducción de datos o imprimir
un informe de totales de ventas o etiquetas de correo. Puede
personalizar cada presentación más adelante con las herramientas
de diseño disponibles en el modo Presentación.
Una base de datos de lista de
direcciones compuesta por
una tabla.
Una base de datos compuesta por varias
tablas, con un portal que muestra registros
de una tabla relacionada.
10 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para obtener más información sobre la creación de presentaciones,
consulte
“Crear presentaciones e informes” en la página 61.
Buscar, ordenar y reemplazar datos
Las funciones de buscar, ordenar y reemplazar datos le permiten
manipular los datos de diversas maneras.
Puede buscar registros que cumplan los criterios especificados, como
registros introducidos en una determinada fecha o direcciones de una
ciudad específica. Puede abrir otra ventana para realizar diferentes
búsquedas en los mismos datos.
Puede reorganizar los registros para verlos o imprimirlos en una
secuencia diferente. Puede ordenar los campos alfabéticamente,
numéricamente, por fecha o mediante un tipo de ordenación
personalizado.
Puede buscar y reemplazar datos en varios campos, del mismo
modo
que se realiza en la mayoría de los procesadores de texto.
Para obtener más información sobre cómo buscar, ordenar y
reemplazar datos, consulte
“Buscar registros” en la página 27,
“Ordenar registros” en la página 38, y “Buscar y reemplazar datos”
en la página 37.
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos
de privilegios
Mediante la definición de cuentas y conjuntos de privilegios,
es
posible restringir lo que los usuarios pueden ver y hacer en los
archivos de base de datos. Las cuentas autentican a los usuarios
que
intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica un
nombre de cuenta y (normalmente) una contraseña. Los usuarios
que no puedan especificar la información válida de la cuenta no
podrán abrir ningún archivo protegido. Los conjuntos de privilegios
especifican el nivel de acceso a los archivos de base de datos.
Cada
cuenta tiene asignado un conjunto de privilegios, que determina
el nivel de acceso cuando una persona abre un archivo con esta cuenta.
Steve Williams
789 Ninth Avenue
Nueva York, NY 10001
Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones.
Juanita Álvarez 555-1234
Michelle Cannon 555-1234
Andre Common 555-1234
Marie Durand 555-1234
Jean Durand 555-1234
William Johnson 555-1234
John Lee 555-1234
Patrick Murphy 555-1234
Le Nguyen 555-1234
Kentaro Ogawa 555-1234
Mary Smith 555-1234
John Smith 555-1234
Sophie Tang 555-1234
Steve Williams 555-1234
Betty Wilson 555-1234
Listín telefónico
Estimada Sophie,
Le agradecemos que haya reservado un
crucero en nuestra empresa. Valoramos su
confianza y nos complace la oportunidad de
atenderle.
Si tiene alguna duda acerca de las reservas,
no dude en ponerse en contacto con
nosotros. Deseamos que el crucero sea de
su agrado.
Atentamente,
John Lee
Prefacio
|
Introducción a FileMaker Pro 11
Los privilegios ampliados determinan las opciones de compartición
de datos permitidas por un conjunto de privilegios, como, por
ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios abrir un
archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web.
Para obtener más información sobre las cuentas y los conjuntos de
privilegios, consulte el
capítulo 5, “Proteger bases de datos con
cuentas y conjuntos de privilegios.”
Crear guiones para automatizar tareas
Los guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar la
orientación de la página, o tareas complejas, como preparar el envío
de correo personalizado a clientes.
Por ejemplo, puede definir un guión que cree una carta de
agradecimiento para los clientes que han realizado una compra la
semana pasada en la base de datos de clientes. El guión redacta una
carta personalizada para cada cliente. A continuación, el guión pasa al
modo Vista Previa y entra en modo de pausa para que pueda ver la
apariencia de la carta antes de imprimirla. Toda esta tarea se inicia con
sólo hacer clic en un botón de una presentación.
Utilice la herramienta ScriptMaker™ de FileMaker Pro para crear
guiones seleccionando pasos en una lista de FileMaker Pro,
especificando opciones y organizando los pasos en el orden correcto
para realizar la tarea.
Para obtener más información sobre los guiones, consulte
“Automatizar tareas con guiones” en la página 42.
Compartir e intercambiar datos
Una ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es que puede
compartirlos con otros usuarios. Puede compartir los datos con otros
usuarios de FileMaker
Pro en una red, utilizar las funciones de
publicación en la Web para compartir datos en la Web o utilizar ODBC
(Open Database Connectivity, Conectividad abierta de bases de datos)
y JDBC (Java Database Connectivity, Conectividad de bases de datos
de Java) para compartir archivos de FileMaker
Pro con aplicaciones
compatibles con ODBC y JDBC.
Si su equipo está conectado a una red, usted y otros usuarios de
FileMaker Pro en Windows y Mac
OS pueden utilizar simultánea-
mente el mismo archivo de base de datos. La compartición de red
FileMaker Pro permite compartir archivos con un máximo de cinco
usuarios simultáneos.
Nota Si necesita compartir archivos con más de cinco usuarios
simultáneos en una red, FileMaker le recomienda que utilice
FileMaker Server.
Puede publicar de forma rápida y sencilla presentaciones de
FileMaker Pro como páginas Web para que los usuarios con un
navegador Web conectados a la Intranet (o Internet) accedan a
las bases de datos de FileMaker Pro.
Con las cuentas y conjuntos de privilegios de FileMaker Pro, puede
proteger su base de datos Web.
Con las consultas SQL (Structured Query Language, Lenguaje
de
consulta estructurado), puede obtener datos de archivos de
FileMaker Pro para crear gráficos, generar informes y analizar
los datos con aplicaciones de software compatibles con ODBC y
JDBC. También puede utilizar FileMaker Pro como aplicación cliente
de ODBC y acceder a orígenes de datos, como las bases de datos
de Microsoft Access u Oracle. Para obtener más información sobre el
uso y las limitaciones de uso de ODBC y JDBC con FileMaker Pro,
consulte la Ayuda.
12 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para obtener más información sobre cómo compartir e intercambiar
datos, consulte el
capítulo 4, “Compartir e intercambiar datos.”
Guardar y enviar bases de datos en otros formatos
FileMaker Pro le permite guardar datos en distintos formatos de
archivo como, por ejemplo, hojas de trabajo de Microsoft Excel y
archivos Adobe PDF, de forma que pueda dar los archivos a usuarios
que no disponen de FileMaker Pro. Puede enviar los archivos por
correo electrónico automáticamente después de guardarlos. Para más
información, consulte
“Guardar y enviar datos en otros formatos”
en la página 97.
Nuevas funcionalidades
Funcionalidades sobre uso compartido de información
Mejoras de uso
Para más información sobre esta
funcionalidad Consulte
Guardar datos en formato Adobe PDF
y Microsoft Excel
“Guardar y enviar datos en otros
formatos” en la página 97
Nuevo comando para enviar correos
electrónicos
“Enviar mensajes de correo
electrónico basados en datos de
registros” en la página 97
Importación de datos desde otro archivo en
una tabla nueva en el archivo actual. Esto
le permite consolidar datos almacenados
anteriormente en bases de datos
independientes.
“Métodos de importación de
datos a archivos existentes”
en la página 97
Exportación de datos en formato Excel (.xls) “El proceso de exportación”
en la página 100
Para más información sobre esta
funcionalidad Consulte
Nueva herramienta para crear y administrar
controles de pestañas (paneles de pestañas)
en presentaciones
“Crear presentaciones e
informes” en la página 61
El nuevo cuadro de diálogo Ajuste del campo/
control facilita la creación y edición de juegos
de casillas de verificación y otros controles que
muestran datos desde una lista de valores
“Ajuste de juegos de casillas de
verificación y otros controles en
una presentación” en la
página 70
Nueva compatibilidad de rueda de
desplazamiento para Windows y Mac OS
Ayuda
Adición de notas de texto a tablas en el gráfico
de relaciones
“Trabajar con el gráfico de
relaciones” en la página 87
Compatibilidad con variables en rutas de
archivo
Ayuda
De forma predeterminada, los campos de la
presentación actual se muestran primero
cuando se ordenan registros, se reemplaza el
contenido de campos, se exportan registros o
se envía correo electrónico
Ayuda
Plantillas de base de datos mejoradas,
denominadas Soluciones iniciales
La guía Personalización de las
Soluciones iniciales
Publicación en la Web al instante mejorada.
Por ejemplo, crear y utilizar su propia página
principal en lugar de la Página principal
predeterminada de la base de datos
“Publicar bases de datos en la
Web” en la página 101
Nuevos comandos de menú para navegar por
registros y presentaciones
Ayuda
Prefacio
|
Introducción a FileMaker Pro 13
Garantizar exactitud de datos
Funciones y pasos de guión
Ejecutar búsquedas en modo Visualizar
mediante menús contextuales
“Realizar búsquedas rápidas
basadas en datos de un campo”
en la página 28 e “Buscar
registros que coincidan con
varios criterios” en la página 34
Nuevas herramientas para alinear objetos
en modo Presentación y en el gráfico de
relaciones
Ayuda
Para más información sobre esta
funcionalidad Consulte
Nueva capacidad relleno automático para
campos de texto
“Introducir y cambiar datos en
campos” en la página 26
Corrección ortográfica visual Ayuda
Nuevo estilo de calendario desplegable para
introducción de datos
“Ajuste de juegos de casillas de
verificación y otros controles en
una presentación” en la
página 70
Para más información sobre esta
funcionalidad Consulte
Para más información sobre esta
funcionalidad Consulte
Nueva función para devolver un valor desde
un guión
Ayuda
Nuevas funciones de ruta para calcular la
ubicación y el nombre de un archivo
Ayuda
Definir una variable a un valor especificado en
un guión o expresión de cálculo
Ayuda
Nuevas funciones Get, lógicas, de texto y de
formato de texto
Ayuda
Mejoras en el paso de guión Ir al registro
relacionado
Ayuda
Exportar registros en formato de Microsoft
Excel mediante el paso de guión Exportar
registros
Ayuda
Restringir las selecciones de paso de guión
Ventanas a las ventanas del archivo actual
Ayuda
Nuevos pasos de guión Guardar registros como
Excel y Guardar registros como PDF
Ayuda
Envío de mensajes de correo electrónico
únicos y múltiples con el paso de guión
Enviar correo
Ayuda
14 Guía del usuario de FileMaker Pro
Capítulo 1
Utilizar bases de datos
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:
1 abrir, cerrar y guardar archivos
1 crear registros en una base de datos
1 añadir y editar datos en campos
1 buscar registros utilizando diferentes criterios
1 omitir registros del conjunto encontrado
1 buscar y reemplazar datos
1 ordenar datos
1 imprimir datos, guiones, información de tablas y campos,
y el gráfico de relaciones
1 utilizar guiones
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa
y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de
FileMaker
Pro.
Acerca de los campos y registros de la base
de datos
Una base de datos es un conjunto de información, o datos, que se
puede organizar, actualizar, ordenar e imprimir y donde se pueden
realizar búsquedas. Su propia libreta de direcciones o su archivador
constituyen un ejemplo de una base de datos simple. Con estos
objetos, puede almacenar información similar de forma organizada
para recuperarla fácilmente.
En un archivador, debe elegir el modo de ordenación de los datos, por
ejemplo, alfabéticamente, por apellidos o por región. Mediante el
almacenamiento de contactos y direcciones en FileMaker
Pro, puede
organizar la información de muchas maneras. Puede ordenarla
por
país, ciudad, apellidos, o incluso por estos tres campos.
Un sistema de facturación es un ejemplo de una base de datos más
compleja, con varias tablas relacionadas, varias presentaciones y
campos de cálculo.
También puede consultar un subconjunto de los datos, como, por
ejemplo, todas las facturas de un determinado mes. Una base de
datos no sólo almacena información, también puede utilizarla para
organizar y analizar información y darse cuenta de su relevancia.
B C
Michelle Cannon
123 4th St. SW
Edmonton
(717) 555-0011
CAN
N4V 1LN
Registros
Campos
Su libreta de direcciones es como una base de datos.
16 Guía del usuario de FileMaker Pro
Los campos son el elemento principal de una tabla de base de datos.
Los campos se utilizan para almacenar, calcular y presentar los datos
que se han introducido en un
registro. Cada parte de la información de
un registro (como un nombre, un número de identificación y un
número de teléfono) se almacena en un campo.
Una tabla de base de datos contiene uno o varios registros. Cada
registro contiene campos que albergan información similar acerca
de un tema o una actividad. Por ejemplo, los campos de un registro
de
la tabla Clientes contienen información sobre la dirección de
un cliente.
Una base de datos está formada por un archivo con una tabla,
que puede contener nombres, direcciones y números de teléfono
y de fax de todos los clientes.
Una base de datos también puede estar formada por varios archivos
que contienen cada uno una o varias tablas y que todos juntos
contienen toda la información acerca de los temas relacionados
(denominados a menudo sistema de base de datos). Mediante las
funciones relaciones de FileMaker
Pro, puede vincular información
entre archivos y tablas para crear una
base de datos relacional.
Por ejemplo, una tabla puede mostrar los clientes que compraron un
determinado artículo y una tabla relacionada puede mostrar el precio
de adquisición.
Para introducir datos en una tabla de base de datos, hay que crear un
registro nuevo e introducir valores en los campos que pertenecen a
dicho registro. Los valores pueden escribirse en el campo, importarse
desde otra aplicación o introducirse de distintas formas.
Abrir archivos
Para abrir un archivo cuando no se está ejecutando FileMaker Pro,
elija uno de los siguientes métodos:
1 Haga doble clic en el archivo de FileMaker Pro.
1 Arrastre el archivo al icono de la aplicación FileMaker Pro.
1 Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro. En el
cuadro de diálogo Nueva base de datos, seleccione Abrir un archivo
existente, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en el
nombre de archivo.
Tabla Facturas
002
ID de cliente
Andre Common
Nombre
de cliente
818-555-1234Teléfono
Prod.
ID
Producto
ET3
Precio
Bolsa de viaje 29
ET4 Guía de viaje 32
12345
ID de la
factura
ET3
ID del
producto
Bolsa de viaje
Producto
29.00
Precio
002
ID de
cliente
Andre Nombre
818-555-1234Teléfono
Tabla Productos
Tabla
C
lientes
34
Nº de
existencias
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 17
Para abrir un archivo cuando se está ejecutando FileMaker Pro:
1. Seleccione el menú Archivo > Abrir.
2. Haga doble clic en el nombre del archivo que desea abrir.
Si se le solicita un nombre de cuenta y una contraseña, escríbalos en
el cuadro de diálogo Contraseña y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Para abrir un archivo que está siendo compartido a través de una red:
1. Seleccione el menú Archivo > Abrir remoto.
2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista para
obtener una lista de los anfitriones.
3. Para ver los archivos disponibles de un anfitrión, seleccione uno.
En la lista
Archivos disponibles, seleccione el archivo que desea abrir.
O escriba la ruta de red en el campo Ruta de archivo de red,
(por
ejemplo, fmnet:/DirecciónIPanfitrión/
nombredearchivo
).
4. Haga clic en Abrir.
Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una
contraseña y un nombre de dominio (sólo en Windows) según la
configuración de compartición de red de FileMaker seleccionada
por
el anfitrión.
Para abrir y compartir un archivo, consulte “Activar la compartición
y el hospedaje de archivos” en la página 94.
Nota Puede abrir un archivo de FileMaker Pro para Windows en
Mac OS y viceversa. Si desea mover archivos entre plataformas, es
recomendable incluir la extensión .fp7 en el nombre de archivo. Si
añade o elimina extensiones de nombre de archivo, debe volver a
especificar las referencias de archivo para los archivos relacionados
y los archivos con guiones externos.
Abrir varias ventanas por archivo
Puede abrir varias ventanas por archivo. De esta forma, puede ver la
misma presentación en ventanas diferentes o ver simultáneamente
diferentes presentaciones del mismo archivo. Puede realizar una
búsqueda u ordenar operaciones de forma independiente en las
diferentes ventanas.
Para abrir una ventana adicional, elija el menú Ventana > Ventana
nueva
. Aparece otra ventana. La ventana muestra inicialmente la
misma presentación, tipo de ordenación y conjunto encontrado que
la
ventana activa anteriormente.
Elija Para mostrar
Anfitriones favoritos Anfitriones añadidos anteriormente como favoritos
Anfitriones locales Anfitriones de FileMaker Pro ubicados en la
subred TCP/IP
Anfitriones listados
por LDAP
Anfitriones de FileMaker Pro disponibles a través
del servidor LDAP especificado
18 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para ver una presentación diferente en una ventana nueva, elija una
presentación del menú emergente Present. del área de estado. También
puede seleccionar una presentación eligiendo el menú
Vista > Ir a la
presentación
. Para obtener información sobre la búsqueda de registros,
consulte
“Buscar registros” en la página 27. Para obtener información
sobre la ordenación de registros, consulte “Ordenar registros” en la
página 38.
Para obtener más información sobre cómo abrir varias ventanas,
consulte la Ayuda.
Cerrar ventanas y archivos
Puede cerrar ventanas y archivos FileMaker Pro de la misma forma
que en la mayoría de las aplicaciones Windows y Mac
OS.
Para cerrar una ventana, realice una de las siguientes acciones:
1 Windows: Haga doble clic en el icono del documento en la esquina
superior izquierda de la ventana del documento.
1 Windows: Haga clic en el botón de cierre en la esquina superior
derecha de la ventana del documento.
1 Mac OS: Haga clic en el botón rojo de cierre en la esquina superior
izquierda de la ventana del documento.
1 Seleccione el menú Archivo > Cerrar.
Para cerrar un archivo, utilice los procedimientos anteriores sobre
cómo cerrar todas las ventanas abiertas de un archivo.
Nota Aunque cierre un archivo, éste puede permanecer abierto como
archivo oculto si la ventana de otro archivo muestra datos de ese
archivo. (Por ejemplo, puede que otra ventana muestre datos
relacionados del archivo que intentó cerrar.) FileMaker Pro cerrará
el
archivo cuando cierre todas las ventanas dependientes.
Guardar archivos
FileMaker Pro guarda los cambios que realiza en el archivo mientras
trabaja. Puede guardar una copia de seguridad del archivo o un clon
del archivo sin datos. Para guardar una copia de su archivo en un
formato no de FileMaker, consulte
“Guardar y enviar datos en otros
formatos” en la página 97.
No siempre se guardan algunos cambios sin importancia con el
archivo. Para obtener más información, consulte la sección siguiente,
“Cuándo guarda un archivo FileMaker Pro.”
La ventana de
la base de
datos original,
en la que
puede
buscar en
los registros.
Una segunda
ventana, en
la que puede
realizar una
búsqueda
diferente
en el mismo
conjunto
encontrado.
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 19
Importante Guarde siempre una copia antes de realizar un gran
número de cambios. No puede restablecer los datos después de
eliminar un campo en el cuadro de diálogo Definir
base de datos
o
borrar registros mediante los comandos Eliminar registro o
Eliminar todos.
Para guardar una copia del archivo:
1. Seleccione el archivo que desea guardar para que sea el archivo
activo y elija el menú
Archivo > Guardar una copia como.
2. Desplácese a la ubicación del disco duro en la que desea guardar
el
archivo.
3. Escriba un nombre de archivo en Nombre (Windows) o en
Guardar como (Mac OS).
4. En Tipo, seleccione Archivos FileMaker (sólo en Windows).
5. En Guardar una (Windows) o Tipo (Mac OS), seleccione una de las
siguientes opciones:
6. Haga clic en Guardar.
Cuándo guarda un archivo FileMaker Pro
En FileMaker Pro, las siguientes acciones no provocan que un
archivo
se guarde:
1 Mostrar un registro o presentación diferente
1 Ordenar registros o modificar el tipo de ordenación
1 Realizar operaciones de búsqueda como Buscar, Mostrar todos los
registros, Omitir registro o modificar una petición de búsqueda
1 Cambiar la posición y el tamaño de las ventanas o mostrar/ocultar
el área de estado
1 Cambiar la configuración predeterminada de los objetos de
presentación
1 Cambiar la configuración de visualización de la regla
Si realiza una de las acciones anteriores sin realizar también una
acción que haga que el archivo se guarde (como la modificación
de
datos), no se guardarán los cambios al cerrar el archivo.
FileMaker
Pro considera que las acciones anteriores son cambios
sin
importancia y no los guardará con el archivo a menos que se
modifique de forma más significativa.
Por ejemplo, si abre un archivo, realiza una búsqueda y, a
continuación, cierra el archivo, FileMaker Pro no guardará el conjunto
encontrado con el archivo. Sin embargo, si abre el archivo, añade
un
nuevo registro, realiza una búsqueda y, a continuación, cierra el
archivo, FileMaker Pro guardará el conjunto encontrado y el nuevo
registro con el archivo.
Para obtener más información sobre cómo guardar archivos, consulte
la Ayuda.
Elija Para
Copia del archivo
actual
Duplicar todo el archivo, incluyendo las tablas, las
definiciones de campos, las presentaciones, las opciones
de ajuste de página y los datos. La duplicación de un
archivo puede resultar útil si va a realizar un gran número
de cambios.
Copia compactada
(más reducida)
Compactar todo el archivo para ocupar menos espacio
en disco, empleando el espacio no utilizado del archivo.
Guardar una copia compactada puede resultar útil si edita
muchos registros frecuentemente.
Clon (copia sin
registros)
Guardar las tablas, las definiciones de campos, las
presentaciones, los guiones, las opciones de ajuste de
página de un archivo, pero sin los datos. Realice un
clon
cuando desee tener una plantilla del archivo.
20 Guía del usuario de FileMaker Pro
Modos
Puede trabajar con datos en FileMaker Pro en el modo Visualizar,
Buscar, Presentación o Vista previa. Puede seleccionar un modo en el
menú Vista, en las pestañas de modo del área de estado o en el menú
emergente de modo ubicado en la parte inferior de la ventana del
documento.
Visualizar registros
FileMaker Pro ofrece tres vistas de cada presentación: formulario,
lista y tabla. Al cambiar las vistas, cambia temporalmente la forma
en
que se visualizan o imprimen los registros.
Utilice
este modo
Para
Modo Visualizar Trabajar con los datos de un archivo. Puede añadir, ver,
cambiar, ordenar, omitir (ocultar) y eliminar registros. En el
modo Visualizar realizará la mayoría de las tareas como, por
ejemplo, la introducción de datos.
Modo Buscar Buscar registros concretos que coincidan con un conjunto
de criterios. A continuación, puede trabajar con este
subconjunto de registros, denominado conjunto encontrado.
Después de buscar un grupo de registros, FileMaker Pro
vuelve al modo Visualizar para que pueda comenzar a
trabajar con ellos.
Menú emergente
de modo
Pestañas
de modo
Área de
estado
Modo
Presentación
Determinar la forma en que se presenta la información en la
pantalla o en los informes, etiquetas y formularios impresos.
Diseñe presentaciones para tareas específicas, como la
introducción de datos o la impresión de facturas o sobres.
Seleccione y organice los campos y demás objetos para
modificar una presentación existente o crear nuevas
presentaciones.
Modo Vista
previa
Ver la apariencia de los datos en los formularios o informes
antes de imprimirlos. El modo Vista previa es especialmente
útil para ver las presentaciones con varias columnas (como
las etiquetas de correo) y los informes con sumarios.
Para visualizar registros
Realice lo siguiente en los modos
Visualizar o Buscar
Individualmente Elija el menú Vista > Ver como formulario.
En una lista Elija el menú Vista > Ver como lista.
En una tabla, del mismo modo
que en una hoja de cálculo
Elija el menú Vista > Ver como tabla.
Utilice
este modo
Para
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 21
La siguiente ilustración muestra la misma presentación en las
tres vistas.
Ver registros en formato de tabla
Al ver registros en formato de tabla, puede realizar uno o varios de los
siguientes cambios en las columnas y los registros:
Ver como
formulario
Un registro
Ver como lista
Ver como tabla
Un registro
Etiquetas de
campo
Un registro
Para Haga lo siguiente
Ordenar de nuevo
las columnas
Haga clic en la cabecera de columna y arrástrela a la nueva
ubicación.
Cambiar el tamaño
de una columna
Mueva el puntero al extremo de la cabecera de columna.
Cuando el puntero cambie a flecha doble ( ), arrástrela
hasta alcanzar el tamaño deseado.
Establecer una
anchura de
columna precisa
Seleccione una o varias columnas y haga clic con el botón
derecho (Windows) o pulse Control mientras hace clic
(Mac OS). Elija Establecer anchura de columna en el menú
contextual. En el cuadro de diálogo, introduzca una
anchura y seleccione una unidad de la lista y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Ordenar registros 1 Haga clic en una cabecera de columna.
1 Seleccione una o varias columnas y haga clic con el
botón derecho (Windows) o pulse Control mientras
hace clic (Mac OS) y, a continuación, elija un tipo de
ordenación en el menú contextual. Si selecciona varias
columnas, el orden de las columnas (de izquierda a
derecha) determina el tipo de ordenación.
Nota Debe seleccionar antes Ordenar datos al seleccionar
columna en el cuadro de diálogo Propiedades de la vista
Tabla. (En el modo Presentación, para seleccionar esta
opción, haga clic con el botón derecho (Windows) o pulse
Control mientras hace clic (Mac OS) y seleccione Ajustar
presentación en el menú contextual. En el cuadro de
diálogo Ajustar presentación, haga clic en la pestaña
Vistas y, a continuación, en Propiedades).
22 Guía del usuario de FileMaker Pro
Seleccionar el registro activo
En el modo Visualizar, una tabla tiene un registro activo
(seleccionado) a la vez para cada ventana. Para obtener más
información sobre cómo trabajar con varias ventanas, consulte
“Abrir varias ventanas por archivo” en la página 17.
Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la fila
del portal (haga clic dentro de la fila, pero fuera de cualquier campo
de la fila). Para obtener información sobre los registros relacionados
y
los portales, consulte el capítulo 3, “Trabajar con tablas y archivos
relacionados”.
En esta vista El registro activo es
Ver como
formulario
El registro que está viendo.
Ver como lista
o
Ver como tabla
El registro que está marcado con una barra gruesa a la
izquierda. Para trabajar con otro registro, haga clic en él
para convertirlo en el registro activo.
Ver como tabla
Cabeceras de columna. Cada columna muestra
un campo de la presentación actual. Si ha
añadido un control de pestañas, se muestran
campos de todos los paneles.
Registro
a
ctual en Ver
como lista
Haga clic dentro de la fila del portal para
seleccionar un registro relacionado.
Portal
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 23
Desplazarse por los registros
Para pasar de un registro a otro, utilice el icono de libro del área
de
estado.
También puede usar la rueda de desplazamiento del ratón para
desplazarse por los registros. Para obtener más información, consulte
la Ayuda.
Para obtener más información sobre la visualización de los registros,
consulte la Ayuda.
Añadir y duplicar registros
Al añadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena nuevos
registros al final de la tabla actual. En modo Visualizar, el nuevo
registro aparece detrás del registro actual o detrás del último registro
del conjunto encontrado (el conjunto de registros activos debido a una
petición de búsqueda).
1 Si los registros están ordenados, el nuevo registro aparece justo
después del registro actual.
1 Si los registros no están ordenados, el nuevo registro aparece
después del último registro del conjunto encontrado. Para obtener más
información, consulte “Ordenar registros” en la página 38.
Nota Si un archivo está bloqueado o protegido contra escritura o si no
tiene privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro no
añadirá ni duplicará registros.
Si el campo está definido para introducir valores de campo
automáticamente, verá sólo aquellos valores introducidos en el
nuevo
registro. Consulte
“Definir la introducción de datos automática” en la
página 57.
Para desplazarse Haga lo siguiente
Al registro siguiente de
la tabla actual
Haga clic en la página derecha del icono de libro o
seleccione el menú Registros > Ir a registro > Siguiente.
Al registro anterior de
la tabla actual
Haga clic en la página izquierda del icono de libro o
seleccione el menú Registros > Ir a registro > Anterior.
Rápidamente a un
registro específico
1 Haga clic en el número de registro actual, escriba el
número de registro que desee y, a continuación,
pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
1 Pulse Esc, escriba el número de registro y,
a continuación, pulse Intro o Retorno.
1 Seleccione el Registros > Ir a registro > Especificar,
a continuación escriba el número del registro.
Rápidamente por los
registros
Arrastre la barra de desplazamiento a derecha o a
izquierda para desplazarse hacia delante o hacia atrás.
Por los registros en Ver
como lista o Ver como
tabla
Utilice la barra de desplazamiento ubicada en el lado
derecho de la ventana.
A un registro con un
valor único conocido
Consulte “Buscar registros” en la página 27.
Barra de
desplazamiento
Número del registro actual
Número de registros
de la base de datos
Icono de libro
Para Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Añadir un nuevo registro
en blanco
Elija el menú Registros > Nuevo registro. Aparecerá
un registro en blanco con un campo seleccionado.
Añadir rápidamente un
registro con los mismos
datos o similares que un
registro existente
Seleccione el registro que desea duplicar. A
continuación, elija el menú Registros > Duplicar
registro. (Consulte “Seleccionar el registro activo”
en la página 22.)
Añadir o duplicar
registros relacionados
Consulte la sección siguiente.
24 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte
“Introducir y cambiar datos en campos” en la página 26.
Añadir y duplicar registros relacionados
Si trabaja con registros en tablas relacionadas, puede añadir registros
a la tabla relacionada al introducir datos en un registro de la tabla
actual.
Nota Sólo puede añadir registros relacionados de la tabla
actual si la relación está definida para permitir la creación de
registros relacionados. Si una tabla relacionada está en un archivo
protegido
contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para
crear registros, FileMaker Pro no añadirá ni duplicará registros.
(Consulte
“Crear relaciones” en la página 87.)
Para obtener más información sobre cómo añadir y duplicar registros,
consulte la Ayuda.
Eliminar registros
Al eliminar un registro, descarta permanentemente los datos de todos
los campos de ese registro.
Importante No es posible recuperar los datos eliminados ni deshacer
la acción de eliminación de registros. Antes de eliminar registros,
realice una copia de seguridad del archivo.
Para Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Añadir un registro
a una tabla
relacionada
1 Si el campo relacionado está en un portal, introduzca
los datos en el campo de la última fila (vacía) del
portal y, a continuación, pulse Intro.
1 Si el campo relacionado no se encuentra en un portal,
introduzca los datos en el campo y pulse Intro.
Duplicar un registro
que muestra datos
relacionados
Asegúrese de que no hay ningún registro seleccionado en
el portal y elija el menú Registros > Duplicar registro.
Duplicar un registro
relacionado en un
portal
Seleccione el registro en el portal y, a continuación, elija
el menú Registros > Duplicar registro.
Portal con registros
relacionados de
la tabla Elementos
de línea.
Escriba en la última fila del portal para añadir
un registro relacionado a la tabla Elementos
de línea.
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 25
Si trabaja con una base de datos relacional y está seleccionada la
opción de eliminar registros relacionados en el cuadro de diálogo
Editar relación, FileMaker
Pro eliminará los registros relacionados
al
eliminar un registro.
Introducir datos
Nota Si un archivo está bloqueado o protegido contra escritura o si
no tiene privilegios de acceso para editar determinados registros o
campos, no podrá modificar los datos.
Seleccionar un campo
Para eliminar Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Un registro Seleccione el registro que desea eliminar. Elija el menú
Registros > Eliminar registro y, a continuación, haga clic en
Eliminar.
Un registro
relacionado
Seleccione una fila del portal en la tabla actual haciendo
clic dentro de la fila, pero fuera de cualquier campo de la
fila. Elija el menú Registros > Eliminar registro y,
a continuación, haga clic en Eliminar.
Nota Para eliminar registros relacionados, debe estar
seleccionada la opción Permitir el borrado de registros del
portal en el cuadro de diálogo Ajustar portal.
Un grupo de
registros
Asegúrese de que el conjunto encontrado contiene sólo
los registros que desea eliminar. (Consulte “Buscar
registros” en la página 27.) Elija el menú Registros >
Eliminar registros hallados y, a continuación, haga clic
en Eliminar.
Todos los registros
de una base de datos
Elija el menú Registros > Mostrar todos los registros y,
a continuación, seleccione el menú Registros > Eliminar
todos los registros.
Para
Realice lo siguiente en el modo Visualizar
o Buscar
Seleccionar un campo Haga clic en el campo.
Seleccionar el
contenido de un
campo
Seleccione el campo y, a continuación, elija el menú
Edición > Seleccionar todo.
Desplazarse al campo
siguiente en el orden
de pestañas
Pulse el tabulador.
Nota Para definir las teclas Retorno o Intro para
desplazarse al campo siguiente, en el modo
Presentación, seleccione los campos y, a continuación,
elija el menú Formato > Campo/Control >
Comportamiento.
En el orden de pestañas se pueden incluir botones
y controles de pestañas. Se omiten los campos de
paneles de pestañas que no están delante.
Desplazarse al campo
anterior en el orden de
pestaña
Pulse Mayús-Tab, (o Mayús-Retorno o Mayús-Intro,
si están habilitadas).
Desplazarse a los
elementos de una lista
de valores
Pulse las teclas de dirección.
26 Guía del usuario de FileMaker Pro
Introducir y cambiar datos en campos
Puede introducir o importar datos hasta el límite de caracteres para el
tipo de campo. Puede ver e imprimir sólo los datos que caben en los
cuadros de campo.
Para
Haga clic en el campo en el modo
Visualizar y, a continuación,
Introducir datos en un campo
de texto
Escriba el texto (hasta 1.000 millones
de caracteres).
Nota En un campo configurado con
autocompletar, se ven sugerencias basadas
en lo que escriba.
Introducir datos en un campo
numérico
Escriba los valores (de 10
400
a 10
-400
).
Introducir datos en un campo
de fecha
Escriba una fecha en una línea del campo.
Escriba el día, el mes y el año en formato
numérico (por ejemplo, 3/3/2005), separados
por un carácter no numérico como – (signo
menos) o / (barra diagonal).
Nota No puede utilizar “:” (dos puntos) como
separador de fechas.
Importante Si introduce fechas con años de
dos dígitos, FileMaker Pro las convertirá en
fechas con años de cuatro dígitos utilizando un
método de conversión descrito en la Ayuda.
Para evitar interpretaciones erróneas durante
la conversión, utilice siempre el formato de
cuatro dígitos para los años.
Introducir la fecha actual en un
campo de texto, numérico o de
fecha
Elija el menú Insertar > Fecha actual.
Seleccione la fecha mediante el calendario
desplegable, si está disponible.
Introducir datos en un campo
de hora
Escriba la hora del día (o duración) como:
1 horas
1 horas y minutos
1 horas, minutos y segundos
1 horas, minutos, segundos y fracciones
de segundos
Horas, minutos y segundos separados por
un carácter no alfanumérico como “:”
(dos puntos).
Segundos fraccionados separados por “.”
(un punto).
Escriba la hora del día en formato de 12 ó
24 horas, con o sin AM o PM. (AM
corresponde a una hora anterior a las 12:00).
Introducir la hora actual en un
campo de texto, numérico o de
hora
Elija el menú Insertar > Hora actual.
Introducir datos en un campo
de fecha y hora
Escriba la fecha y la hora (por ejemplo,
15/10/2005 3:15:05 PM). Escriba el día,
el mes y el año de cuatro dígitos en formato
numérico, separados por un carácter no
numérico como – (signo menos) o / (barra
diagonal).
Nota No puede utilizar “:” (dos puntos) como
separador de fechas.
A continuación, escriba la hora del día como:
1 horas y minutos
1 horas, minutos y segundos
1 horas, minutos, segundos y fracciones
de segundos
1 Escriba AM o PM si no utiliza un formato
de 24 horas
Horas, minutos y segundos separados por
un carácter no alfanumérico como “:”
(dos puntos).
Para
Haga clic en el campo en el modo
Visualizar y, a continuación,
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 27
Buscar registros
Para buscar registros, trabaje en el modo Buscar. Escriba criterios
(el
valor o valores que desea buscar) en los campos de una petición de
búsqueda
, que tiene la apariencia de un registro en blanco. Al realizar
una búsqueda, FileMaker Pro examina todos los registros de una tabla,
comparando los criterios especificados con los datos de
la tabla.
Los
registros con datos que coinciden con los criterios se convierten
en el
conjunto encontrado, que es el subconjunto de registros que se
está
visualizando. Los registros no coincidentes se omiten. Puede
restringir (delimitar) o extender (ampliar) el conjunto encontrado.
Puede trabajar sólo con los registros del conjunto encontrado.
Por
ejemplo, puede ver, editar, ordenar, imprimir, eliminar, exportar
o
reemplazar datos de estos registros, o calcular sumarios para ellos.
También puede abrir una nueva ventana para realizar diferentes
peticiones de búsqueda en los mismos datos.
No puede realizar una búsqueda en campos sumario, campos
contenedor o campos definidos con la opción de almacenamiento
global.
Realizar peticiones de búsqueda
Para realizar una petición de búsqueda:
1. Vaya a la presentación que contiene los campos en los que desea
introducir criterios.
Puede cambiar de presentación e introducir los criterios en más
de
una.
2. Elija el menú Vista > modo Buscar.
3. En la petición de búsqueda, seleccione un campo de texto,
numérico, fecha, hora, de fecha y hora o de cálculo para usarlo
en
la búsqueda y, a continuación, escriba un valor en el campo.
Puede utilizar el menú emergente Símbolos para ayudarle a introducir
criterios que incluyan operadores.
Introducir la fecha y hora
actuales en un campo de
fecha y hora
Elija el menú Insertar > Hora actual.
Seleccione la fecha mediante el calendario
desplegable, si está disponible.
Insertar un caracter de
pestañas en un campo
Haga clic en la ubicación en la que desea
insertar la pestañas. Pulse Ctrl+Tab
(Windows) u Opción-Tab (Mac OS).
Eliminar datos de un campo Seleccione los datos y pulse la tecla Retroceso
o Supr.
Añadir datos a un campo
contenedor
Para obtener información, consulte la Ayuda.
Insertar un archivo en un
campo contenedor
Para obtener información, consulte la Ayuda.
Añadir datos a listas de valores
(campos formateados como
botones de opción o circulares,
casillas de verificación, listas
o menús)
Para más información, consulte “Ajuste
de juegos de casillas de verificación y otros
controles en una presentación” en la
página 70.
Editar o formatear un texto,
o comprobar su ortografía
o editar los diccionarios
Para obtener información, consulte la Ayuda.
Para
Haga clic en el campo en el modo
Visualizar y, a continuación,
28 Guía del usuario de FileMaker Pro
4. Haga clic en Buscar en el área de estado o seleccione el menú
Peticiones > Ejecutar búsqueda.
Puede realizar una o varias de las siguientes tareas durante o después
de realizar la petición de búsqueda:
Realizar búsquedas rápidas basadas en datos de un campo
Puede realizar búsquedas rápidas basadas en los datos de campo
sin
tener que ir al modo Buscar. Puede realizar una búsqueda basada
en un campo completo o una selección de texto en un campo.
Para
obtener más información, consulte la Ayuda.
1. En modo Visualizar, seleccione el texto en el campo que desee
utilizar para la búsqueda.
2. Haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse la tecla
Control mientras hace clic (Mac
OS) en el texto seleccionado.
En
el menú contextual, elija Buscar registros coincidentes.
Buscar texto y caracteres
Busque texto en campos de texto o en campos de cálculo que
devuelvan un resultado de texto.
Para Haga lo siguiente
Cancelar una operación de búsqueda
antes de que termine y no modificar
el conjunto encontrado anterior
Pulse Esc (Windows) o 2-punto
(Mac OS).
Cambiar o refinar los criterios
después de realizar una petición
de búsqueda
Consulte “Visualizar, repetir o cambiar
la última búsqueda” en la página 36.
Delimitar un conjunto encontrado
existente
Consulte “Restringir (delimitar) un
conjunto encontrado” en la página 34.
Ampliar un conjunto encontrado
existente
Consulte “Extender (ampliar) un
conjunto encontrado” en la página 35.
Elija la presentación
con los campos en
los que desea
realizar la
búsqueda.
Escriba los
criterios de
búsqueda en los
campos.
Haga clic en la
flecha para ver
los operadores.
Haga clic aquí
para comenzar
la búsqueda.
Mostrar todos los registros de nuevo En el modo Visualizar, elija el menú
Registros > Mostrar todos los registros.
En el modo Buscar, elija el menú
Peticiones > Mostrar todos los registros.
No es necesario elegir Mostrar todos los
registros antes de realizar búsquedas.
FileMaker Pro busca siempre en todos
los registros de las tablas especificadas a
menos que haya delimitado el conjunto
encontrado existente.
Abrir otra ventana para realizar
diferentes peticiones de búsqueda
en los mismos datos
Elija el menú Ventana > Ventana nueva.
Para Haga lo siguiente
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 29
A menos que busque frases y coincidencias exactas, el campo puede
contener otros valores, además de los que ha especificado y estos
valores pueden estar en cualquier orden. Por ejemplo, si escribe
hotel en un campo denominado Alojamiento, se buscan registros
para
Hotel, Hotel con descuentos y Hotel, De lujo.
Para buscar
Escriba lo
siguiente en
el campo Ejemplos
Palabras que empiecen por
caracteres específicos
(válido para campos en
todos los idiomas, excepto
japonés)
Los caracteres. Chris Smith busca
Chris Smith, Smith Chris,
Chris Smithson y Smith
Christenson
Palabras que comiencen por
caracteres específicos (sólo
para campos en japonés)
Los caracteres
entre = y *.
1 =
* busca
,
y
1
=Chris* =Smith*
busca
Chris Smith,
Smith Chris,
y
Smith
Palabras que contengan
caracteres específicos en un
campo en japonés
Los caracteres.
busca
,
y
Una frase o una secuencia
de caracteres
El texto, incluidos los
espacios en blanco y
la puntuación, entre
comillas dobles (
"
).
"Decoradores
Marten y Jones"
busca
Decoradores
Marten y Jones
, pero
no
Decoradores Jones
y Marten
", S.A."
busca todas
las compañías con
“
, S.A.
” en el nombre,
pero no aquellas que no
llevan la coma.
Palabras con uno o varios
caracteres desconocidos o
variables
Un carácter comodín
(@) para cada
carácter desconocido.
H@ja
busca
Hija
y
Hoja
@on
busca
Don
y
Ron
,
pero no
Bron
Caracteres no válidos
?
Los caracteres no
válidos se muestran
como caracteres en
blanco
Nota
Para encontrar el
carácter ?, busque “?”
Palabras con ningún
carácter o varios caracteres
de texto desconocidos o
variables en fila
* para todos los
caracteres
desconocidos.
Jo*n
busca
Jon
y
John
J*r
busca
Jr.
y
Junior
*phan*
busca
Phan
y
Stephanie
Dígitos en un campo de
texto
Un carácter # para
cada dígito.
#
busca
3,
pero no
30
#
#
busca
30,
pero no
3
ni
300
Símbolos u ot
ros caracteres
no alfanuméricos, como
signos de puntuación o
espacios
Los caracteres,
incluidos los espacios
en blanco y la
puntuación, entre
comillas dobles (
"
).
“@” busca @ (o, por
ejemplo, una dirección
de correo electrónico)
“,” busca registros que
contengan una coma
"
"
busca tres
espacios en blanco
seguidos
Palabras con caracteres
acentuados
El texto, incluidos los
espacios en blanco y
la puntuación, entre
comillas dobles (
"
).
“
òpera
” busca
òpera
,
pero no
opera
(
òpera
sin comillas
busca tanto
òpera
como
opera
)
Frases parciales (una
secuencia de palabras o
caracteres)
Los caracteres, la
puntuación y los
espacios en blanco
entre comillas (
""
).
Utilice * para buscar
este texto en medio de
una cadena de texto
más larga.
*"son & Phillips"
busca
Johnson & Phillips
y
Paulson & Phillips
Para buscar
Escriba lo
siguiente en
el campo
Ejemplos
30
Guía del usuario de FileMaker Pro
Buscar números, fechas, horas y marcas de fecha
y hora
Los números, las fechas, las horas y las marcas de fecha y hora
deben introducirse en los tipos de campo correspondientes (o en los
campos de cálculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente)
para garantizar su correcto comportamiento durante la búsqueda.
Consulte
“Seleccionar un tipo de campo” en la página 50.
Texto con distinción entre
mayúsculas y minúsculas
Cambie el idioma
predeterminado
para indexar el
campo a Unicode.
Nota
Este
procedimiento
cambiará el tipo
de ordenación
de los registros.
Para obtener
más información,
consulte la Ayuda.
fred
busca
fred
, pero
no
Fred
Los caracteres japoneses
usan un método de
búsqueda relajado que no
diferencia entre Hiragana/
Katakana, Kana sonoro/
semisonoro/sordo, Kana
pequeño/regular y las
marcas Kana de iteración
sorda/sonora
(Disponible sólo para
campos indexados en
japonés).
~ (tilde) seguido por
el carácter.
~
busca
,
,
,
,
y
Un carácter con un
significado especial, como
la sintaxis de base de datos
reconocida por
FileMaker Pro:
@, *, #, ?, !, =, <, >, “
\ seguido por un
carácter especial.
\”Joey\”
busca
“Joey”
joe\@abc.net
busca la dirección de
correo electrónico
Coincidencias exactas del
texto especificado
== (dos signos igual)
==John
busca
John
,
pero no
John Smith
==
John
Smith
busca
John Smith
, pero no
Smith, John
o
John
Smithers
Para buscar
Escriba lo
siguiente en
el campo
Ejemplos
Coincidencias exactas de
palabras completas
especificadas
=
=mercado
busca
mercado,
Servicios de
mercado
e
Investigación
continua del mercado
,
pero no
mercadotecnia
ni
Supermercado
=Chris =Smith
busca
Chris
Smith
o
Smith Chris
,
pero no
Chris
ni
Christopher Smithson
Rangos de información
Consulte
“
Buscar
rangos de
información” en la
página 32.
Para buscar
Escriba lo
siguiente en
el campo
Ejemplos
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos
31
Importante
Para evitar confusiones al trabajar con fechas, utilice
siempre el formato de cuatro dígitos para los años. Para obtener más
información, consulte el tema de la Ayuda, “Conversión de fechas con
años de dos dígitos”.
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo
Ejemplos
Un número
en un campo
numérico o en un campo
de cálculo que genere un
resultado numérico
El número con el
formato utilizado cuando
se creó el archivo
(a menos que esté
seleccionada la opción
Usar formato del sistema
)
.50
busca
0,5
,
0,50
y
0,50
Un
número booleano en
un campo numérico o en
un campo de cálculo que
genere un resultado
booleano
1
para buscar valores
True
0
para buscar valores
False
1
busca
1
0
busca
0
Una
fecha en un campo
de fecha o en un campo
de cálculo que genere un
resultado de fecha
La fecha en forma de
dígitos, separados por un
carácter no numérico,
con el formato utilizado
cuando se creó el archivo
(a menos que esté
seleccionada la opción
Usar formato del sistema
)
3/3/2005
busca
3/3/2005
,
3 de marzo de 2005
y
3-3-2005
La fecha
de hoy en un
campo de fecha o en un
campo de cálculo que
genere un resultado de
fecha
//
//
busca
4 de abril de
2005
(cuando la fecha
actual es 4/4/2005)
Una hora en un campo de
hora o en un campo de
cálculo que genere un
resultado de hora
La hora en forma de
dígitos, separados por
dos puntos, con el
formato utilizado
cuando se creó el archivo
(a menos que esté
seleccionada la opción
Usar formato del sistema
)
12:53:09
busca
12:53:09
Una marca de fecha y
hora en un campo de
fecha y hora o en un
campo de cálculo que
genere un resultado de
fecha y hora
La fecha en forma de
dígitos, separados por un
carácter no numérico, y,
a continuación, la hora
en forma de dígitos,
separados por dos
puntos, con el formato
utilizado cuando se creó
el archivo (a menos que
esté seleccionada la
opción
Usar formato del
sistema
)
3/3/2005
12:53:09
PM
busca
3/3/2005
12:53:09 PM
Fechas, horas, marcas
de fecha y hora, o
resultados de fecha y
hora calculados no
válidos
? ? busca:
Martes próximo
o
2/33/2005
en un campo
de fecha, o
medianoche
en un campo de hora
Datos no válidos
(campos que no
contienen números) en
un campo numérico o en
un campo de cálculo que
genere un resultado
numérico
? ? busca:
doce
, pero no
12
ni
doce30
Fechas en un día de la
semana en un campo de
fecha o de fecha y hora
El día de la semana
Nota
Se aceptan
nombres de días
completos o abreviados
(por ejemplo,
Viernes
o
Vie
) en búsquedas de
día de la semana
Martes
busca todas las
fechas que se producen
en martes
=Jue
busca todas las
fechas que se producen
en jueves
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo
Ejemplos
32 Guía del usuario de FileMaker Pro
Buscar rangos de información
Cualquier valor válido
para un componente de
fecha o de hora en un
campo de fecha, hora
o fecha y hora
* o deje un componente
sin especificar, mientras
especifica los demás
componentes que desea
buscar
3/3/* busca el 3 de
marzo de cualquier año
*:15 busca horas en las
que pasan 15 minutos de
cualquier hora
1/1/* 7 PM busca
marcas de fecha y hora a
las 7 de la tarde del 1 de
enero de cualquier año
Nota Cuando no se
especifica el año, se
supone que es el año
actual. 3/3 busca el 3 de
marzo del año actual
Rangos de información Consulte la sección
siguiente.
Para encontrar valores
que sean
Utilice este
operador
Ejemplos
Menores que el valor especificado < <40
<9/7/2005
<M
Menores o iguales que el valor
especificado
<=
o ≤ (Mac OS)
<=95129
≤05:00:00
<=M
Mayores que el valor especificado > >95129
>9/7/2005
>M
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo
Ejemplos
Mayores o iguales que el valor
especificado
>=
o ≥ (Mac OS)
>=100
>=9/7/2005
≥8:00
≥M
En el rango que especifique. Un
rango puede ser diferente según
el tipo de dato:
1 Números: de menor a mayor
1 Fechas y horas: de la más
antigua a la más reciente
1 Texto: de la primera a la última
palabra, en función del orden
de índice de las palabras (no
según su ordenación)
.. o ...
(dos o tres
puntos)
12:30...17:30
1/1/2005..6/6/
2005
A...M
Para buscar fechas Escriba lo siguiente en el campo
En junio de 2005
6/2005
Desde julio de 1997 a octubre de 1998
7/1997...10/1998
Que tengan lugar en viernes
=Viernes
Del 10 al 16 de octubre o noviembre de
2006 (si el formato de fecha es MM/
DD/YYYY)
{10..11}/{10..16}/2006
Que se produzcan el 1 de marzo entre
1868 y 1912 en el año imperial japonés
de la era de Meiji
m*/3/1
Que se produzcan el 31 de diciembre
entre 1930 y 1912 en el año imperial
japonés de la era de Showa
S{5..15}+12+31
Para encontrar valores
que sean
Utilice este
operador
Ejemplos
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 33
Buscar datos en campos relacionados
Puede introducir criterios de búsqueda en los campos relacionados
que se muestran en un portal o directamente en una presentación.
Al realizar una búsqueda en un campo relacionado, FileMaker Pro
muestra todos los registros que contienen un registro relacionado que
coincide con los criterios introducidos. Por ejemplo, imagine que
tiene un archivo de facturas que muestra artículos en cadena como
registros relacionados en un portal. Para buscar todas las facturas que
incluyan un ordenador, escriba
Ordenador en el campo Artículo del
portal. Para obtener más información sobre los campos relacionados,
consulte el
capítulo 3, “Trabajar con tablas y archivos relacionados.”
Para obtener más información sobre cómo omitir los campos
relacionados, consulte
“Buscar registros que no coincidan con el
criterio dado” en la página 35.
Buscar campos vacíos o no vacíos
Buscar valores duplicados
Puede buscar todos los registros en los que uno o varios campos
contengan valores
duplicados. Por ejemplo, es posible que desee
buscar todos los registros que no son únicos, examinarlos a
continuación y decidir cuáles de ellos desea utilizar o eliminar.
Para buscar horas Escriba lo siguiente en el campo
A las 3, sin incluir las 4:00 PM
3 PM
Entre las 8:00 AM y las 8:59:59 PM
8 AM..8 PM
Por la mañana
AM
A cualquiera de las horas 4:30, 5:30,
6:30 PM
{4..6}:30 PM
Para buscar marcas de fecha
y hora Escriba lo siguiente en el campo
A las 3 de hoy
// 3 PM
A las 7 en mayo de 2005
5/2005 7 PM
Que ocurran en lunes en 2006
=Lun 2006
Del 10 al 16 de octubre o noviembre de
2006 y desde las 3:00 PM hasta antes
de las 6:00 PM (si el formato de fecha
es MM/DD/YYYY)
11/{10..16}/2006 {3..5} PM
Para buscar campos Escriba lo siguiente en el campo
No vacíos (por ejemplo, campos que
contengan datos)
*
Vacíos =
E154
ID de la
factura
ÁlvarezNombre
ID de
artículo
Artículo
I100 Ordenador
I202 Escritorio
I153 Lámpara
I229 Librería
I448 Silla
Petición de búsqueda
E153
ID de la
TangNombre
ID de
artículo
Artículo
I202 Escritorio
I443 Mesa grande
I153 Lámpara
I288 Mesa redonda
I100 Ordenador
ID de la
factura
Nombre
ID de
artículo
Artículo
Ordenador
E152
ID de la
factura
DurandNombre
ID de
artículo
Artículo
I384 Silla giratoria
I554 Paneles
I288 Mesa redonda
I100 Ordenador
I448 Silla
Registros de la tabla
34 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para buscar todos los registros duplicados, elija el menú Vista > Modo
Buscar
y escriba ! en el campo.
Buscar registros que coincidan con varios criterios
Puede ampliar o delimitar la búsqueda utilizando más de un criterio.
Registros que coinciden con todos los criterios especificados
(búsqueda lógica AND )
Para delimitar la búsqueda, introduzca criterios en tantos campos
como sea necesario para concretar la petición y, a continuación,
haga
clic en Buscar.
Puede delimitar los resultados de búsqueda de forma incremental,
buscando cada vez información más específica a medida que realiza
búsquedas en la base de datos. Consulte la sección siguiente.
Restringir (delimitar) un conjunto encontrado
Por ejemplo, después de buscar todos los empleados que trabajan
en Ventas, puede delimitar la búsqueda para que sólo se encuentren
aquellos empleados de Ventas con el apellido Álvarez:
1. En el modo Buscar, realice una búsqueda para encontrar todos los
empleados que trabajan en Ventas.
FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar.
2. Vuelva al modo Buscar y escriba el criterio para delimitar la
búsqueda (escriba
Álvarez en el campo Apellidos).
3. Elija el menú Peticiones > Restringir conjunto encontrado.
El conjunto encontrado consta ahora de empleados de Ventas
llamados Álvarez.
Nota Para restringir rápidamente el juego encontrado en modo
Visualizar, utilice el menú contextual. Haga clic en el campo (o
seleccione un valor parcial en el mismo), a continuación, haga clic
con
el botón secundario (Windows) o pulse Control mientras hace
clic
(Mac OS) y seleccione Restringir conjunto encontrado.
Búsquedas lógicas OR
Para ampliar la búsqueda, introduzca los criterios en la primera
petición. Elija el menú
Peticiones > Añadir nueva petición. Introduzca
el segundo conjunto de criterios. Continúe añadiendo peticiones para
cada conjunto de criterios y haga clic en
Buscar.
Puede navegar entre varias peticiones mediante Ir a la petición en el
menú
Peticiones o mediante el icono de libro en modo Buscar.
Ejemplos:
1 Para incluir clientes de Nueva York y clientes de París en el
conjunto encontrado, escriba Nueva York en el campo Ciudad de
la primera petición y, a continuación, escriba París en el campo
Ciudad de la segunda petición.
1 Para incluir compañías con más de 100 empleados y compañías
con más de 100 millones de euros en activos, escriba >100 en el
campo Número de empleados de la primera petición y, a continuación,
escriba >100.000.000 en el campo Capitalización de la segunda
petición.
1 Para incluir estudiantes de 6º curso que asisten a Álgebra y
estudiantes de 7º curso que asisten a Geometría, escriba 6 en Nivel
y Álgebra en Asignatura en la primera petición y, a continuación,
escriba 7 en Nivel y Geometría en Asignatura en la segunda
petición.
Puede ampliar un conjunto encontrado para que la búsqueda incluya
registros aplicables adicionales sin necesidad de iniciarla de nuevo.
Consulte la sección siguiente.
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 35
Extender (ampliar) un conjunto encontrado
Por ejemplo, después de buscar clientes de Nueva York, puede
ampliar la búsqueda para que también incluya clientes de Hong Kong:
1. En el modo Buscar, realice una búsqueda para encontrar clientes de
Nueva York.
FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar.
2. Vuelva al modo Buscar y escriba los criterios para ampliar la
búsqueda (escriba
Hong Kong en el campo Ciudad).
3. Elija el menú Peticiones > Ampliar conjunto encontrado.
El conjunto encontrado consta ahora de clientes de Nueva York y
Hong Kong.
Nota Para ampliar rápidamente el juego encontrado en modo
Visualizar, utilice el menú contextual. Haga clic en el campo
(o
seleccione un valor parcial en el mismo), a continuación, haga
clic
con el botón secundario (Windows) o pulse Control mientras
hace
clic (Mac OS) y seleccione Extender conjunto encontrado.
Registros que coinciden con un conjunto de criterios, pero no con otro
Para delimitar la búsqueda excluyendo los registros que cumplan los
criterios especificados (por ejemplo, para buscar proveedores del
estado de Nueva York que no residan en la ciudad de Nueva York),
consulte
“Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros”
en la página 35.
Buscar registros que no coincidan con el criterio dado
Puede excluir (omitir) registros al realizar una búsqueda. Es decir,
puede buscar información en la base de datos que no “sea igual” a los
criterios especificados. Por ejemplo, puede buscar todas las facturas,
excepto aquellas creadas en los últimos 30 días.
Para buscar registros que no coincidan con los criterios
Por ejemplo, para buscar todos los registros de ventas, excepto los de
la ciudad de Londres:
1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que
desea
omitir.
2. Seleccione Omitir en el área de estado.
3. Haga clic en Buscar.
Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros
Por ejemplo, para buscar todos los proveedores de Nueva York,
excepto los de la ciudad de Nueva York:
1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que
busca (escriba
Nueva York en el campo Estado).
2. Elija el menú Peticiones > Añadir nueva petición.
3. Escriba los criterios de los registros que se excluyen (escriba
Nueva York
en el campo Ciudad).
4. Seleccione Omitir.
5. Haga clic en Buscar.
Seleccione Omitir para excluir los registros
que coincidan con los criterios.
36 Guía del usuario de FileMaker Pro
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Puede tener criterios Omitir en varias peticiones.
1 FileMaker Pro realiza las peticiones en el orden en que se crean.
Por ejemplo, en una base de datos de clientes de EE.UU. y de Francia:
1 Si la primera petición busca todos los clientes de París y la
segunda omite todos los clientes de EE.UU., el conjunto
encontrado incluirá todos los clientes de París (Francia), pero
ninguno de los de París (Texas) o de ningún otro lugar de EE.UU.
1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera petición
omite todos los clientes de EE.UU. y la segunda busca todos
los
clientes de París), el conjunto encontrado incluirá todos los
clientes de París (Francia) y de París (Texas), pero no los registros
de los clientes de las restantes localidades de EE.UU.
1 Para omitir un registro relacionado de una fila del portal (o un
conjunto de registros relacionados), debe cambiar la relación o el
valor en, al menos, uno de los campos de coincidencia para que el
registro deje de estar relacionado. Para obtener más información sobre
los campos relacionados, consulte el capítulo 3, “Trabajar con tablas
y archivos relacionados.”
1 Puede abrir otra ventana para realizar diferentes peticiones de
búsqueda en los mismos datos. Consulte “Abrir varias ventanas por
archivo” en la página 17.
1 Para omitir registros de un conjunto encontrado después de realizar
una búsqueda, consulte “Ocultar registros de conjuntos encontrados y
mostrar registros ocultos” en la página 36.
Eliminar y restablecer peticiones
Para eliminar una petición, desplácese a la petición que desea eliminar
y, a continuación, elija el menú
Peticiones > Eliminar petición.
Para restablecer una petición al estado anterior a su última
consignación, elija el menú
Peticiones > Restablecer petición.
Las
peticiones se consignan, por ejemplo, al hacer clic fuera de
los
campos, al ir a una presentación o petición diferente o al realizar
una búsqueda.
Visualizar, repetir o cambiar la última búsqueda
Para ver los criterios de búsqueda más recientes, elija el menú
Registros > Cambiar búsqueda anterior. A continuación, para volver
al
conjunto encontrado, elija el menú Vista > Modo Visualizar. Para
repetir la búsqueda, haga clic en
Buscar. También puede modificar
los
criterios de búsqueda y, a continuación, hacer clic en Buscar.
Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar
registros ocultos
Todos los registros que no se muestran en el conjunto encontrado
se
han omitido u ocultado. Puede omitir registros adicionales del
conjunto encontrado sin necesidad de realizar una nueva búsqueda.
Importante Los registros omitidos se excluyen temporalmente del
conjunto encontrado, aunque todavía existen en la base de datos.
Para Haga lo siguiente
Omitir un registro
específico
Muestre o seleccione el registro que desea omitir
y elija el menú Registros > Omitir registro.
Omitir una serie de
registros
Muestre o seleccione el primero de una serie de
registros consecutivos que desea omitir y elija el
menú Registros > Omitir múltiples. En el cuadro de
diálogo Omitir múltiples, escriba el número de
registros que desea omitir y haga clic en Omitir.
Ver el conjunto omitido Elija el menú Registros > Mostrar sólo omitidos.
Volver a mostrar todos los
registros del archivo
Elija el menú Registros (modo Visualizar) o el
menú Peticiones (modo Buscar) > Mostrar todos
los registros.
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 37
Buscar y reemplazar datos
Al igual que en un procesador de texto, se pueden buscar y reemplazar
datos a través de varios campos (incluidos campos relacionados) en un
registro o en una solicitud de búsqueda, a través de un conjunto de
registros o de solicitudes de búsqueda, o a través de objetos de texto
en una presentación. Puede buscar datos en cualquier tipo de campo,
excepto en campos contenedores y en campos que no sean
modificables.
Si ha añadido un control de pestañas a una presentación,
cuando
se buscan y reemplazan datos en modo Visualizar y Buscar,
FileMaker
Pro sólo busca y reemplaza los datos del panel de pestañas
que está delante. En modo Presentación, FileMaker Pro busca y
reemplaza los datos en todos los paneles de pestañas.
1. En el modo Visualizar, Buscar o Presentación, elija el menú
Edición > Buscar/reemplazar > Buscar/reemplazar.
2. En el cuadro Buscar, escriba los datos que desea buscar. En el
cuadro
Reemplazar con, escriba los datos que van a reemplazar a
los
actuales.
No se pueden reemplazar datos en campos formateados como menús
emergentes, botones de opción o casillas de verificación. Estos
campos se contarán como omitidos y así aparecerán en los informes
al
final de una operación Reemplazar todo.
3. Configure las opciones de búsqueda que desea utilizar.
Seleccione Para
Una opción de la
lista Dirección
Elegir la dirección de búsqueda: Adelante, Atrás o Todo.
Coincidir
mayúsculas y
minúsculas
Buscar sólo aquellas apariciones en las que las mayúsculas
y minúsculas coinciden con lo especificado en el cuadro
Buscar.
Nota En los archivos con datos en japonés, una
búsqueda con la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas
sin seleccionar no busca simultáneamente la versión de
anchura media y completa del mismo carácter. Para buscar
y reemplazar de forma exhaustiva los caracteres de ambos
tipos, asegúrese de que realiza una búsqueda para el
carácter de anchura media y otra para el de anchura
completa.
Sólo palabras
completas
Buscar sólo aquellas apariciones que coinciden con las
palabras completas o que están delimitadas por espacios
en blanco y/o caracteres de puntuación.
Una opción en
Buscar a través de
En modo Visualizar, buscar a través de todos los registros
en la presentación actual o sólo en el registro actual.
En modo Buscar, buscar a través de todas las peticiones de
búsqueda en la presentación actual o sólo en la petición de
búsqueda actual.
Nota En modo Presentación, FileMaker Pro busca sólo en
la presentación actual.
Una opción en
Buscar en
En modo Visualizar y Buscar, buscar en todos los campos
de la presentación actual o sólo en el campo actual.
38 Guía del usuario de FileMaker Pro
4. Haga clic en uno de los botones para ejecutar el tipo de operación
buscar/reemplazar que desee.
Para obtener más información sobre cómo buscar y reemplazar datos,
consulte la Ayuda.
Ordenar registros
FileMaker Pro almacena los registros en el orden en el que se
añadieron al archivo. La ordenación reorganiza temporalmente
los
registros para poder verlos, actualizarlos o imprimirlos en una
secuencia diferente.
Puede elegir los campos por cuyo contenido desea ordenar. El primer
campo de ordenación organiza los registros en función del contenido
del campo. El segundo campo de ordenación organiza los registros
cuando dos o más registros tiene el mismo valor en el primer campo
de ordenación, y así sucesivamente. Puede ordenar los registros en
orden ascendente, descendente o en un orden personalizado.
Los registros permanecerán ordenados hasta que realice una
búsqueda, añada nuevos registros o vuelva a ordenarlos.
Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual:
1. En el modo Visualizar, elija el menú Registros > Ordenar registros.
2. En el cuadro de diálogo Ordenar registros, elija los campos para
la
ordenación, en el orden en que desea que se realice y las opciones
de ordenación.
Para elegir un campo de ordenación visible en la presentación actual,
no importa la tabla en la que se encuentra, seleccione
Presentación
actual (NombrePresentación)
en la lista de tablas y, a continuación,
haga doble clic en un campo de la lista.
Para elegir un campo de ordenación en la presentación actual, tanto
si
está en la presentación actual como si no, seleccione Tabla actual
(NombreTabla)
en la lista de tablas y, a continuación, haga doble clic
en un campo de la lista.
Para obtener más información sobre las opciones de ordenación,
consulte la Ayuda.
3. Haga clic en Ordenar.
Para cancelar la ordenación antes de que finalice, pulse Esc (Windows)
o
2-punto (Mac OS).
Nota Puede ordenar los registros de un campo sin abrir el cuadro de
diálogo Ordenar registros mediante el menú contextual del campo.
Para obtener más información sobre cómo ordenar los registros,
consulte la Ayuda.
Haga clic en Para
Buscar siguiente Buscar y seleccionar la siguiente aparición de los datos de
la opción Buscar.
Reemplazar y buscar Si hay datos seleccionados que coincidan con los datos del
campo Buscar: Reemplazar los datos del campo Buscar
con los datos del campo Reemplazar con, y buscar y
seleccionar la siguiente aparición.
Si no hay datos seleccionados que coincidan con los datos
del campo Buscar: Buscar y seleccionar la primera
aparición de los datos del campo Buscar.
Reemplazar Reemplazar los datos del campo Buscar con los datos del
campo Reemplazar con.
Reemplazar todo Reemplazar todas las apariciones de los datos del campo
Buscar con los datos del campo Reemplazar con.
Al final de la operación Reemplazar todo, aparecerá un
resumen del número de apariciones encontradas y
reemplazadas.
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 39
Previsualizar e imprimir bases de datos
Con FileMaker Pro, puede imprimir:
1 todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros
o sólo el registro actual
1 un registro en blanco para crear un formulario en papel
1 definiciones de guiones, campos, tablas y relaciones para ver la
estructura de la base de datos
1 datos guardados como archivo PDF
FileMaker Pro imprime los registros utilizando la presentación actual.
Puede crear presentaciones para imprimir los mismos datos de formas
diferentes. Por ejemplo, puede imprimir registros uno a uno, en una
lista en columnas o en un informe complejo ordenado con totales,
cabeceras y pies de página. También puede crear presentaciones para
etiquetas de correo o sobres.
El asistente Nueva presentación/informe (en modo Presentación)
le
facilita la creación de estos elementos. Consulte “Crear
presentaciones e informes” en la página 61.
Puede controlar los márgenes de página, eliminar espacios en blanco
e impedir que se impriman objetos específicos.
Imprimir Listín telefónico
Ir a presentación[Listín telefónico]
Ordenar [Tipo de ordenación: Apellidos (Ascendente)]
[Restaurar tipo de ordenación, Sin diálogo]
Modo Vista previa
[Pausa]
Imprimir
[sin diálogo]
Modo Visualizar
Nombre Teléfono
Juanita Álvarez 408-555-1234
Michelle Cannon 213-555-2345
Andre Common 714-555-3456
Marie Durand 619-555-4567
Jean Durand 408-555-5678
William Johnson 408-555-6789
Listín telefónico
Registros visualizados
Nombre de campoTipo de campo Opciones de
fórmula/entrada
Nombre Texto
Apellidos Texto
Dirección1 Texto
Dirección 2 Texto
Ciudad Texto
Estado Texto
Código postal Numérico
Nombre Teléfono
Juanita Álvarez 408-555-1234
Listín telefónico
Registro actual
Guión
Definiciones de
tablas y campos
Registro en blanco
Puede imprimir datos basados en la presentación actual
o información sobre la estructura de la base de datos.
Gráfico de relaciones
Presentación actual
Nombre Teléfono
Listín telefónico
40 Guía del usuario de FileMaker Pro
Previsualizar datos en presentaciones
Al cambiar al modo Vista previa, podrá ver la presentación tal y como
aparecerá en la página impresa. No puede introducir o editar
información en los campos en el modo Vista previa.
En el modo Vista previa, podrá ver:
1 cuántos registros caben en una página impresa
1 de que forma afecta la configuración de la paginación a los saltos
de página
1 partes de subsumario con campos de sumario calculados
1 información variable proporcionada por FileMaker Pro, como los
números de página, la fecha actual, etc.
1 los márgenes de página definidos
1 cómo los campos definidos con opciones de deslizamiento
eliminan los espacios en blanco
1 los registros organizados en columnas si se ha definido esta
disposición en Ajustar presentación
1 el panel de pestañas delante si la página contiene paneles de
pestañas
Para previsualizar datos en una presentación, siga los mismos pasos
preliminares que realiza al imprimir, incluidas la especificación de
una impresora y de las opciones de impresión y la verificación de que
el conjunto encontrado contiene los registros que desea previsualizar
(consulte los pasos 1 a 4 de la sección siguiente,
“Imprimir registros”).
A continuación, elija el menú Vista > Modo Vista previa.
Imprimir registros
Puede imprimir información de la base de datos o un registro en
blanco para obtener un “formulario” en blanco.
Para imprimir registros:
1. Si dispone de más de una impresora, especifique la que desea
utilizar.
2. Para confirmar las opciones de impresión, elija el menú Archivo >
Configurar impresión (Windows) o el menú Archivo > Ajustar página
(Mac
OS) y, a continuación, haga clic en Aceptar (Windows) u
OK (Mac OS).
Para obtener más información sobre las opciones de impresión,
consulte la documentación del sistema y de la impresora.
3. Utilice el menú emergente Present. para pasar a la presentación que
desea utilizar.
4. Asegúrese de que el conjunto encontrado se encuentra en la forma
que desea:
1 utilizando el modo Buscar y los comandos del menú Registros
para cambiar el conjunto encontrado
1 ordenando los registros
5. Elija el menú Vista > Modo Vista previa para ver la apariencia exacta
de la copia en papel.
Algunos elementos como los campos de sumario, las partes de
subsumario, los objetos de deslizamiento, los registros organizados
en
columnas y la información variable, como los números de página,
sólo aparecen correctamente en el modo Vista previa. Si un registro
contiene controles de pestañas, sólo se imprime el panel de pestañas
que está delante.
6. Seleccione el menú Archivo > Imprimir.
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 41
7. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione una opción de la lista
Imprimir (Windows) o seleccione FileMaker en el menú emergente
(Mac
OS).
8. Seleccione el rango de impresión, el número de copias y otras
opciones de impresión, y haga clic en
Aceptar (Windows) o en Imprimir
(Mac OS).
Imprimir guiones
Puede imprimir una lista de todos los pasos de uno o varios guiones
de un archivo.
Para imprimir guiones:
1. Elija el menú Guiones > ScriptMaker.
2. En el cuadro de diálogo Definir guiones, seleccione el guión o
guiones que desea imprimir.
Para seleccionar varios guiones contiguos en la lista, pulse Mayús.
mientras hace clic en los guiones. Para seleccionar varios guiones
no
contiguos, pulse Ctrl mientras hace clic (Windows) o pulse 2
mientras hace clic (Mac OS) en los guiones.
Para imprimir Elija
Todos los registros (o sólo los registros del
conjunto encontrado)
Registros visualizados
Sólo el registro seleccionado actualmente
en el modo Visualizar
Registro actual
Un registro en blanco utilizando la
presentación actual (utilice esta opción para
imprimir un “formulario” en blanco)
Registro en blanco, mostrando
los campos y, a continuación,
seleccione una opción de
formato
Seleccione esta opción
para actualizar todos los
objetos OLE enlazados
antes de imprimir.
Elija los datos
que desea
imprimir.
Haga clic para cambiar la
orientación de la página (vertical
u horizontal), la escala y otras
opciones de impresión.
Cuadro de diálogo Imprimir (Windows)
Elija los datos que
desea imprimir.
Cuadro de diálogo Imprimir (Mac OS)
Elija FileMaker en la lista.
42 Guía del usuario de FileMaker Pro
3. Haga clic en Imprimir.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS) o en Imprimir
(Mac
OS).
Se imprimirán los pasos y las opciones de guión seleccionadas.
Imprimir información de campos y tablas
Para imprimir información de campos y tablas:
1. Elija el menú Archivo > Definir > Base de datos y, a continuación,
haga clic en la pestaña
Tablas o Campos.
2. Seleccione las tablas o los campos que desea imprimir.
Para seleccionar varios campos o tablas contiguos de la lista,
pulse
Mayús mientras hace clic en los campos o en las tablas.
Para
seleccionar varios campos o tablas no contiguos, pulse Ctrl
mientras hace clic (Windows) o pulse
2 mientras hace clic (Mac OS)
en los campos o en las tablas.
3. Haga clic en Imprimir.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS).
Se imprimen los nombres y tipos de campo, las fórmulas o las
opciones de entrada de datos para cada tabla seleccionada.
Imprimir un gráfico de relaciones
Puede imprimir una representación gráfica de la base de datos en
forma de gráfico de relaciones.
1. Elija el menú Archivo > Definir > Base de datos y haga clic en la
pestaña
Relaciones.
2. Haga clic en para mostrar los saltos de página del gráfico
de relaciones.
3. Haga clic en para mostrar los cuadros de diálogo Configurar
impresión (Windows) o Ajustar página (Mac OS).
4. Haga clic en Imprimir.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de impresión, elija una opción.
1 Seleccione Imprimir gráfico en varias páginas para que el gráfico
se imprima en varias páginas.
1 Seleccione Imprimir gráfico en una página para ajustar el tamaño
del gráfico a una única página.
6. Haga clic en Continuar.
7. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS).
Para obtener más información sobre cómo previsualizar e imprimir
bases de datos, consulte la Ayuda.
Automatizar tareas con guiones
Los guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar la
orientación de la página, o tareas complejas, como preparar el envío
de correo personalizado a clientes. Los guiones pueden incorporar
decisiones condicionales (secuencias if-else) y realizar tareas
repetitivas (secuencias de bucle).
Utilice la herramienta ScriptMaker de FileMaker Pro para crear
guiones seleccionando pasos en una lista de FileMaker Pro,
especificando opciones y organizando los pasos en el orden correcto
para realizar la tarea.
Utilice los guiones para combinar y automatizar tareas como:
1 pasar de una presentación o modo a otro
1 buscar, ordenar e imprimir registros
1 importar datos del mismo origen
En la Ayuda están disponibles los procedimientos para crear guiones
y una referencia a los pasos de guión de FileMaker Pro (ordenados
alfabéticamente o por categoría).
Capítulo 1
|
Utilizar bases de datos 43
Realizar copias de seguridad de archivos de
base de datos
La realización habitual de copias de seguridad debe ser obligatoria
para cualquier documento almacenado en un equipo. Es más fácil
restablecer una copia de seguridad de una base de datos que volver
a crearla. La frecuencia con la que debe realizar copias de seguridad
depende de la cantidad de datos que añada a las bases de datos y de
la dificultad que supondría volver a crear los archivos en caso de que
se dañaran.
Sería aconsejable que almacenase habitualmente copias de seguridad
de archivos de gran importancia en una ubicación, fuera del lugar
de
trabajo.
Para obtener un ejemplo de guión de copia de seguridad, consulte
la
Ayuda.
Configuración de las preferencias
Puede personalizar la apariencia y comportamiento de FileMaker Pro
para que se ajuste a su forma de trabajo, cambiando la configuración
estándar, denominada
preferencias. Las preferencias afectan al
comportamiento de la aplicación y no son específicas de
ningún
archivo.
La configuración especificada en el cuadro de diálogo Opciones
de
archivo afecta a la presentación predeterminada del archivo actual,
la apertura y cierre de guiones, la información de inicio de
sesión y
a la ortografía.
Para configurar las preferencias de la aplicación:
1. Windows: Elija el menú Edición > Preferencias.
Mac OS: Elija el menú FileMaker Pro > Preferencias.
2. En el cuadro de diálogo Preferencias, haga clic en una pestaña
y, a continuación, configure las opciones que desea utilizar.
Para configurar las preferencias de archivo:
1. Seleccione el menú Archivo > Opciones de archivo.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de archivo, haga clic en una
pestaña y, a continuación, configure las opciones que desea utilizar.
Para obtener más información sobre cómo configurar las preferencias
de archivo y de la aplicación, consulte la Ayuda.
44 Guía del usuario de FileMaker Pro
Capítulo 2
Crear bases de datos
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:
1 planificar una base de datos
1 definir y modificar campos
1 definir tablas
1 crear presentaciones
1 trabajar con campos, objetos y partes de una presentación
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa
y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de
FileMaker Pro.
Planificar una base de datos
Una base de datos bien diseñada favorece la introducción y
recuperación de datos consistentes y reduce la existencia de datos
duplicados en las tablas de la base de datos. Las tablas de una base
de datos relacional funcionan en conjunción para garantizar la
disponibilidad de los datos correctos cuando los necesite. Es
recomendable planificar primero una base de datos en papel.
Siga estos pasos generales para planificar una base de datos:
1. Determine la finalidad de la base de datos o el problema que desea
solucionar. Por ejemplo, “para realizar una lista de los clientes”,
“para administrar el inventario” o “para calificar a los estudiantes”.
Si otras personas van a utilizar la base de datos, asegúrese de
informarles de los datos que necesitarán.
2. Piense en la información que almacenará en la base de datos.
Normalmente, la información se divide en categorías amplias.
La
identificación precisa de estas categorías es vital para el diseño
de
una base de datos eficaz, ya que almacenará diferentes tipos y
cantidades de datos en cada categoría. Por ejemplo, una base de
datos
para el seguimiento de las ventas incluye categorías del tipo,
“productos”, “facturas” y “clientes”. Una base de datos que registra
las calificaciones de los alumnos incluye categorías como
“estudiantes”, “clases” y “trabajos”.
3. Una vez que haya determinado las categorías amplias, tenga en
cuenta cómo se relacionan estas categorías. Para ello, escriba frases
sencillas que describan la forma en la que interactúan las categorías
como, por ejemplo, “los profesores imparten clases”, “los alumnos
son asignados a clases” y “los alumnos completan los trabajos”.
Cada uno de estos pares sugiere una relación entre los datos de
una
categoría y los datos de otra.
4. Una vez identificadas las categorías de información, ya puede
organizar la base de datos.
En la terminología de bases de datos, estas categorías de información
reciben el nombre de
tablas. Las tablas se utilizan para agrupar datos
con un elemento o una finalidad común. Por ejemplo, puede utilizar
una tabla para almacenar nombres y direcciones, y utilizar otra para
almacenar información sobre transacciones como, por ejemplo,
la
fecha de venta, el número de artículo, el precio por unidad, etc.
46 Guía del usuario de FileMaker Pro
Normalmente, las bases de datos se organizan de una de estas
tres formas:
1 Una única tabla en un solo archivo. Utilice una única tabla si
sólo necesita supervisar datos de una categoría, como nombres
y direcciones.
1 Varias tablas en un único archivo. Utilice varias tablas si los datos
son más complejos, como estudiantes, clases y calificaciones.
1 Varias tablas en varios archivos. Utilice varios archivos si
necesita compartir los mismos datos entre diferentes soluciones de
bases de datos. Por ejemplo, puede almacenar la información sobre
impuestos o envíos en un archivo diferente si desea utilizar esa
información en más de una solución.
Nota Utilice las relaciones para compartir datos entre tablas del
mismo archivo o con tablas de un archivo externo. Otros elementos
de base de datos, como los guiones y los privilegios de acceso, se
almacenan en un nivel de archivo. Por lo tanto, algunas soluciones
complejas se beneficiarán de la utilización de varios archivos.
5. Determine las tablas de la base de datos y los datos que incluirá y,
sucesivamente, los campos que necesitará.
Sugerencia Para facilitar la búsqueda y la ordenación de los
registros, cree campos independientes para el nombre y los apellidos,
el tratamiento (como Sr. o Dr.), y para los elementos relativos a la
dirección (ciudad, estado, provincia, país y código postal). Si separa
los datos en varios campos al introducir los datos, se facilitará el
proceso de creación de futuros informes. Por ejemplo, si utiliza
distintos campos para capturar información sobre las transacciones,
como la fecha, el número de artículo, la cantidad y el precio por
unidad de cada transacción, será más fácil compilar informes de
sumario y subsumario al final de la semana, el mes o el año.
6. Decida los campos que contendrán datos comunes entre las tablas.
Por ejemplo, una base de datos para una agencia de viajes puede
incluir estas tablas: una tabla Clientes, que almacene la información
de los clientes; una tabla Itinerarios, que almacene la información
sobre los itinerarios y una tabla Viajes, que almacene la información
sobre los viajes y los precios actuales.
La tabla Clientes puede incluir campos para el número de
identificación del cliente, además de su nombre, dirección y número
de teléfono. La tabla Itinerarios puede incluir campos para el número
de identificación del itinerario, además de la ciudad de partida y la
de destino. La tabla Viajes puede incluir campos para el número de
identificación del viaje y la designación del viaje.
7. Determine los campos de coincidencia de cada tabla y rodee cada
uno con un círculo en la planificación.
Para obtener más información, consulte “Campos de coincidencia en
relaciones” en la página 82.
ID de cliente
Calle
Código postal
Nombre de cliente
Ciudad
ID de viaje
Tabla Clientes
Tabla Itinerarios
Nombre del viaje
Tabla Viajes
Teléfono
ID de itinerario
Destino
Origen
ID de viaje
ID de itinerario
Destino
Nombre del viaje
Origen
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 47
Por ejemplo, en la tabla Clientes, puede asignar a cada cliente un
número de identificación exclusivo. No debería introducir un número
de identificación de cliente en la tabla a menos que tenga un nuevo
cliente que añadir, por lo que la existencia de un número de cliente
determina la existencia de un registro.
8. Para cada tabla, decida qué campos almacenarán datos y cuáles se
utilizarán desde otras tablas (relacionadas).
Cada tabla tiene sólo un tema, y todos los campos de esa tabla hacen
referencia únicamente a ese tema.
Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes
almacenan toda la información sobre un cliente.
En función del tema de la tabla, puede comprobar en qué ubicación
es más lógico almacenar los datos y dónde se deben utilizar los datos
de una tabla relacionada. Todos los campos deberían aparecer sólo
una vez en la base de datos, a excepción de los campos de
coincidencia. Tache las apariciones de los campos que no
pertenezcan al tema de la tabla.
9. Determine las relaciones entre las tablas. En la planificación,
dibuje una línea desde cada campo de coincidencia de una tabla al
campo de coincidencia correspondiente de la tabla relacionada.
Se establece una relación entre las tablas, porque sus campos de
coincidencia contienen datos coincidentes.
ID de cliente
Calle
Código postal
Nombre de cliente
Ciudad
ID de viaje
Tabla Clientes
Tabla Itinerarios
Nombre del viaje
Tabla Viajes
Teléfono
ID de itinerario
Destino
Origen
ID de viaje
ID de itinerario
Destino
Nombre del viaje
Origen
ID de cliente
Calle
Código postal
Nombre de cliente
Ciudad
ID de viaje
Tabla Clientes
Tabla Itinerarios
Nombre del viaje
Tabla Viajes
Teléfono
ID de itinerario
Destino
Origen
ID de viaje
ID de itinerario
Destino
Nombre del viaje
Origen
48 Guía del usuario de FileMaker Pro
Las relaciones también permiten agrupar los datos para resolver
consultas complejas. Por ejemplo, las relaciones pueden utilizarse
para determinar los niveles de inventario actuales, las proyecciones
de ventas y aquellas otras tareas en las que sea necesario consultar
los datos de varias tablas. Para obtener más información sobre las
relaciones, consulte el
capítulo 3, “Trabajar con tablas y archivos
relacionados”.
10. Determine si necesita compartir la base de datos con otros
usuarios y la forma de acceso al archivo.
Para obtener más información sobre cómo compartir bases de datos,
consulte
“Compartir bases de datos en una red” en la página 93.
11. Decida qué usuarios utilizarán la base de datos y si desea
restringir su acceso. Al crear la base de datos, asigne privilegios
de
acceso según sea conveniente.
Para obtener más información sobre las cuentas y los conjuntos de
privilegios, consulte el
capítulo 5, “Proteger bases de datos con
cuentas y conjuntos de privilegios.”
12. Decida qué presentaciones necesita y planifique una
presentación diferente para cada tarea.
Por ejemplo, cree presentaciones diferentes para imprimir etiquetas
o sobres.
Para obtener más información sobre la creación de presentaciones,
consulte
“Crear presentaciones e informes” en la página 61.
13. Cree un formulario como el que aparece abajo para enumerar los
archivos y tablas necesarios y los campos de cada tabla. Enumere
también los formularios y los informes que generará a partir de cada
una de las tablas.
14. Cree la base de datos.
ID de cliente
Calle
Código postal
Nombre de cliente
Ciudad
ID de viaje
Tabla Clientes
Tabla Itinerarios
Nombre del viaje
Tabla Viajes
Teléfono
ID de itinerario
Destino
Origen
ID de viaje
ID de itinerario
Destino
Nombre del viaje
Origen
Ejemplo de diseño de formulario de
base de datos
Nombre del proyecto
Finalidad de esta base de datos
Nombre de archivo de la base de datos
Nombre de tabla
Nombre de campo Tipo de campo Comentarios
Presentaciones
Nombre de tabla
Nombre de campo Tipo de campo Comentarios
Nombre Finalidad Pantalla Imprimir Web
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 49
Crear archivos de FileMaker Pro
Puede crear un archivo a partir de una plantilla o Solución inicial de
FileMaker Pro (un archivo de base de datos predefinido que puede
modificar para adaptarlo a sus necesidades). O puede crear un
archivo sin utilizar una plantilla.
Sugerencia También puede crear un archivo, realizando una copia
de un archivo de FileMaker Pro existente. Consulte “Guardar
archivos” en la página 18.
Si desea utilizar las plantillas, pero no las ha instalado, consulte la
Guía de de FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced.
1. En FileMaker Pro, elija el menú Archivo > Nueva base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Nueva base de datos, haga lo siguiente:
Si no está seleccionada la opción Mostrar plantillas en el cuadro de
diálogo Nueva base de datos
de la pestaña General del cuadro de
diálogo Preferencias (o si las plantillas no están instaladas), no
aparecerá el cuadro de diálogo Nueva base de datos. Continúe
con
el paso siguiente.
3. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para
el archivo y seleccione una carpeta diferente, si es necesario.
Windows: En Tipo, seleccione Archivos FileMaker. Si no escribe una
extensión de nombre de archivo, FileMaker
Pro añadirá .fp7 al nombre
de archivo. (Para ver las extensiones de nombre de archivo en
Windows, consulte la Ayuda del sistema operativo Windows).
4. Haga clic en Guardar.
Aparece el cuadro de diálogo Definir base de datos.
FileMaker Pro crea automáticamente la primera tabla y la primera
presentación. La tabla y la presentación reciben el mismo nombre
que el archivo.
Para definir campos, consulte la sección siguiente.
Para obtener más información sobre la creación de archivos de
FileMaker Pro, consulte la Ayuda.
Definir campos en bases de datos
Para definir un nuevo campo, asígnele un nombre y seleccione
un tipo de campo. A continuación, seleccione las opciones que
determinan cómo el campo interpreta, introduce, calcula, almacena
y muestra los datos. Estas características conforman la
definición del
campo
. Consulte “Configurar opciones de campos” en la página 57
para obtener más información sobre cómo configurar estas opciones.
Consulte “Formatear datos de campos en presentaciones” en la
página 72 para obtener más información sobre cómo configurar las
opciones de formato de campos, que controlan la apariencia de los
datos en la presentación.
Las siguientes secciones describen cómo definir campos mediante la
pestaña
Campos del cuadro de diálogo Definir base de datos.
Para Haga lo siguiente
Crear un archivo
utilizando una
plantilla
Haga clic en Crear un nuevo archivo usando una plantilla y,
a continuación, haga doble clic en el nombre de una
plantilla.
Crear un archivo sin
utilizar una plantilla
Haga clic en Crear un nuevo archivo vacío y,
a continuación, haga clic en Aceptar (Windows)
u OK (Mac OS).
Abrir un archivo
existente
Consulte “Abrir archivos” en la página 16.
Este campo almacena
únicamente números.
Este campo calcula un valor en
función de otro valor del registro
(el “Descuento” es el 10% del
“Precio por unidad”).
Estos campos almacenan varios
valores.
ET14
ID de
producto
Chaqueta
Nombre del
producto
RopaCategoría
AzulColores
52,50
Precio por
unidad
5,25 Descuento
Negro
Estos campos almacenan texto.
50 Guía del usuario de FileMaker Pro
Asignar nombres a los campos
Siga estas directrices al asignar nombres a los campos:
1 Los nombres de campo deben ser exclusivos y pueden contener
hasta 100 caracteres.
1 Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente el
contenido del campo. Evite las abreviaturas, acrónimos y otros
términos que puedan provocar confusión.
1 No utilice ninguno de los siguientes símbolos o palabras en el
nombre de campo:
1 , (coma) + – * / ^ & = ≠ > < ≥ ≤ ( ) [ ]{} " ; (punto y coma) :
(dos puntos) :: (indicador relacional) $ (indicador de variable)
1 AND, OR, XOR, NOT o el nombre de cualquier otra función
de FileMaker Pro
1 No comience un nombre de campo para una fórmula de cálculo
con un espacio, un punto (.) o un número.
1 Utilice _ (carácter de subrayado) en lugar de un espacio para
evitar las restricciones de ODBC (Open Database Connectivity,
Conectividad abierta de bases de datos) o JDBC (Java Database
Connectivity, Conectividad de bases de datos de Java),
la exportación, la publicación Web, y otros problemas.
1 Si intercambia datos con otra aplicación, compruebe las
restricciones de nomenclatura de campos de los formatos de
archivo admitidos por la otra aplicación.
1 Si utiliza ODBC o JDBC para compartir datos de FileMaker Pro,
evite utilizar palabras clave de SQL en los nombres de campo.
Seleccionar un tipo de campo
Al definir un campo, debe seleccionar un tipo de campo en función
de la clase de información que contendrá el campo. El tipo de campo
determina la clase de datos que se pueden introducir y la clase de
operaciones que puede realizar FileMaker
Pro con los datos.
FileMaker Pro utiliza el tipo de campo para interpretar los datos para
tareas como la ordenación de registros y la realización de cálculos.
Nombres y
definiciones de
campo.
Escriba un
nombre para el
nuevo campo.
Seleccione un
tipo de campo.
Haga clic aquí después de
escribir un nombre de campo y
seleccione un tipo de campo.
Elija la forma de ver los campos en el cuadro de diálogo.
Haga clic en esta
opción para
ordenar por
nombre o tipo de
campo.
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 51
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Todos los tipos de campo, excepto los campos de sumario, pueden
almacenar un valor global. Para obtener más información, consulte
“Opciones de almacenamiento e indexación” en la página 59.
1 Asegúrese de utilizar un campo de fecha (en lugar de un campo
de texto o numérico) para almacenar fechas. Para evitar confusiones
al usar fechas, utilice siempre el formato de cuatro dígitos para
los años.
1 Utilice campos de texto, en lugar de campos numéricos, para
almacenar códigos postales, números de teléfonos u otros valores
con ceros al inicio o caracteres como guiones o paréntesis.
Seleccione
este tipo
de campo Si los datos del campo
Texto Incluyen un máximo de 1000 millones de letras, símbolos y/o
números utilizados como texto por repetición de campo, y la
limitación la establecen la memoria RAM y el espacio en disco
disponibles. Los índices se basan nominalmente en los primeros
100 caracteres de cada palabra o valor. Los campos de texto
pueden contener retornos de carro.
Numérico Incluyen valores de hasta 800 dígitos u otros caracteres, y los
valores negativos del mismo rango. Los campos numéricos
pueden contener también valores booleanos (0 ó 1) para indicar,
por ejemplo, True, False, Yes y No, pero no pueden contener
retornos de carro.
Fecha Incluyen sólo fechas. Utilice el calendario gregoriano con un
intervalo de 1/1/0001...31/12/4000. El orden del mes, día y año
se basa en la configuración del sistema establecida al crear el
archivo.
Hora Incluyen sólo horas. Un campo de hora puede contener horas,
minutos y segundos, y también una duración de tiempo negativa,
por ejemplo, -08:40:00.
Fecha y hora Incluyen las fechas y horas que hacen referencia a un momento
exacto del calendario. Por ejemplo, 25/10/2004 2:39:46 AM
Contenedor 1 Incluyen gráficos, películas, fotografías, mapas de bits y
sonidos de hasta 4 GB por campo.
1 Incluyen documentos, como archivos de Microsoft Word
o Excel, archivos PDF, etc.
1 Tipos de archivos multimedia compatibles con QuickTime 6.0
o posterior (Win) o QuickTime 6.4 a 6.5.2 (Mac OS).
1 Software.
1 Incluyen objetos OLE (Windows).
Cálculo Incluyen el resultado de una fórmula de cálculo que utiliza
valores de campo del registro actual o de registros relacionados.
La fórmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo.
El resultado puede ser uno de estos tipos de datos: texto,
numérico, de fecha, hora, fecha y hora o contenedor.
Sumario Incluyen un valor generado a partir del resumen de los valores
de campo de varios registros de la misma tabla.
Los campos de
sumario generan
resultados a partir de
los valores de varios
registros.
Agente Artículo Cant. Importe
David Michaels ET3 1 29,95
David Michaels ET4 1 32,25
David Michaels ET1 2 73,90
David Michaels ET5 3 98,85
Total 234,95
Sophie Tang ET6 2 64,50
Sophie Tang ET7 5 12,50
Sophie Tang ET2 2 25,00
Sophie Tang
Total 102,00
Total general 336,95
Informe de ventas
Los campos de cálculo generan
resultados a partir de los valores
del registro actual o de registros
relacionados.
52 Guía del usuario de FileMaker Pro
1 Aunque no puede buscar u ordenar registros basados en un
campo contenedor, puede definir un campo de texto que describa
o identifique el contenido del contenedor. Después, puede buscar u
ordenar los registros en función de los datos de ese campo de texto.
1 Para cambiar la forma de visualización de los campos de texto,
numéricos, de fecha, hora y de fecha y hora, consulte “Formatear
datos de campos en presentaciones” en la página 72.
Definir campos de texto, numéricos, de fecha, de hora,
de
fecha y hora o contenedor
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos
.
2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la
lista Tabla.
4. En el cuadro Nombre de campo, escriba un nombre para el campo.
Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 50.
5. En Tipo, seleccione un tipo de campo.
Consulte “Seleccionar un tipo de campo” en la página 50.
Puede introducir una descripción del campo en el cuadro Comentario.
6. Haga clic en Crear.
7. Para definir opciones para el campo, haga clic en Opciones.
Para obtener más información sobre las opciones de campo, consulte
la Ayuda.
Para
Haga lo siguiente en el cuadro de diálogo
Opciones de campo
Introducir
automáticamente
valores en el campo
Haga clic en la pestaña Autointroducir, seleccione las
opciones que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar. Consulte “Definir la introducción de datos
automática” en la página 57.
Asegurarse de que los
datos se introducen
correctamente en el
campo
Haga clic en la pestaña Validación, seleccione las
opciones que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar. Consulte “Definir validaciones de campo”
en la página 58.
Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en
FileMaker Pro, configure las opciones de validación de
campo para que siempre se introduzcan años de cuatro
dígitos.
Hacer que se repita el
campo
Haga clic en la pestaña Almacenamiento y seleccione
Número máximo de repeticiones. Escriba el número de
repeticiones (un máximo de 1000) y, a continuación,
haga clic en Aceptar. Para obtener más información,
consulte la Ayuda.
Seleccionar las
opciones de
indexación del campo
Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione las
opciones que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 53
8. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.
Definir campos de cálculo
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos
.
2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en
la lista Tabla.
4. En Nombre de campo, escriba un nombre para el campo.
Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 50.
5. En Tipo, seleccione Cálculo.
Puede introducir una descripción del campo en el cuadro Comentario.
6. Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de diálogo Especificar cálculo.
7. Si es necesario, elija una tabla de la lista para Evaluar este cálculo
a partir del contexto
.
Sólo es necesario configurar el contexto para un cálculo al crear
un
campo de cálculo en una tabla de origen que tiene dos o tres
apariciones en el gráfico de relaciones. La tabla de origen es la tabla
definida en la pestaña
Tablas del cuadro de diálogo Definir base de
datos. La opción que elija puede afectar a los resultados del cálculo,
sobre todo, si el cálculo incluye campos de tablas relacionadas.
8. Cree una fórmula para el cálculo.
Haga clic en la ubicación en la que desea que aparezca el elemento
en el cuadro de fórmula y, a continuación, realice lo siguiente.
También puede escribir una fórmula en el cuadro.
Hacer que el campo
utilice un valor para
todos los registros del
archivo
Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione
Usar almacenamiento global y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
Crear un enlace entre
el campo de datos
“principal” y el campo
Furigana “secundario”
para que cuando se
introduzcan caracteres
Kanji en el campo
“principal”, aparezca
la lectura Kana
correspondiente en
el campo Furigana
“secundario”.
Haga clic en la pestaña Furigana, seleccione Usar campo
Furigana, el campo Furigana y el formato de entrada de
lectura Kana y haga clic en Aceptar.
Nota Esta opción sólo está disponible si su sistema
operativo está configurado para admitir la introducción
de texto en japonés.
Disponible sólo para campos de texto.
Para
Haga lo siguiente en el cuadro de diálogo
Opciones de campo
Para añadir Haga lo siguiente
Una referencia a un
campo
En la lista de campos, haga doble clic en un nombre de
campo.
Para mostrar nombres de campo de otra tabla, seleccione
una tabla de la lista.
Un operador
matemático o
de texto
En el teclado del cuadro de diálogo, haga clic en un
operador. (Las comillas y los paréntesis se copian en
parejas en la fórmula, con el punto de inserción
intermitente en el medio.)
Un operador lógico
o de comparación
En Operadores, seleccione un operador de la lista.
Un valor constante Escriba el valor. Una constante puede ser un texto, un
número, una fecha o una hora. Utilice las constantes de
fecha con las funciones Date y GetAsDate, las constantes
de hora con las funciones Time y GetAsTime y las
constantes de fecha y hora con Timestamp y
GetAsTimestamp
Las constantes de texto pueden tener una longitud de
29998 caracteres.
Una función En la lista de funciones, haga doble clic en una función
(una fórmula con nombre predefinida que realiza un
determinado cálculo y devuelve un único valor
específico). En el cuadro de fórmula, reemplace el
parámetro de marcador de posición con un valor o
una expresión.
54 Guía del usuario de FileMaker Pro
En la Ayuda están disponibles los procedimientos para trabajar con
fórmulas y una referencia a todas las funciones de FileMaker Pro
(ordenadas alfabéticamente o por categoría).
9. Seleccione las opciones de cálculo para el campo.
10. Para seleccionar las opciones de indexación y de
almacenamiento global del campo, haga clic en Almacenamiento,
seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo Opciones
de almacenamiento y, a continuación, haga clic en
Aceptar
(Windows) u OK (Mac OS).
11. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS) para cerrar el
cuadro de diálogo Especificar cálculo
.
12. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar (Windows)
u
OK (Mac OS).
Para obtener más información sobre cómo definir campos de cálculo
y el uso del contexto en los cálculos, consulte la Ayuda.
Definir campos de sumario
Utilice campos de sumario para calcular valores como, subtotales,
promedios, totales generales entre varios registros. Por ejemplo, un
campo de sumario puede mostrar en un informe el total general de
todas las ventas del mes de mayo.
Sugerencia Utilice el asistente Nueva presentación/informe para
crear rápidamente un informe con datos agrupados (datos en un
campo de sumario). Consulte
“Crear presentaciones e informes”
en la página 61.
Para Haga lo siguiente
Configurar el tipo de
campo del resultado
Elija un tipo de datos para El resultado del cálculo es
<valor>. Elija el tipo correcto para el resultado que
desea. Consulte “Seleccionar un tipo de campo”
en la página 50.
Hacer que se repita un
campo calculado
Seleccione Número de repeticiones y escriba el número
de repeticiones.
Elija las
referencias de
campo.
Cuadro de
fórmula.
Seleccione los operadores
lógicos y de comparación.
Seleccione
las funciones.
Elija un tipo
de resultado
de fórmula.
Elija las opciones
de indexación y
almacenamiento.
Haga que se repita
el campo calculado.
Elija una tabla
de la lista.
Realice el cálculo sólo si, al
menos, uno de los campos
de la fórmula tiene un valor.
Selecciones los operadores
de texto y los matemáticos.
Elija la forma
en que se
muestran las
funciones en
el cuadro
de diálogo.
Elija la tabla a partir de la que se
evaluará el cálculo.
Realizar el cálculo
sólo cuando todos los
campos indicados
tengan un valor (para
no mostrar el valor
cero como resultado)
Seleccione No evaluar si todos los campos indicados están
vacíos.
Cuando esta opción está activada, FileMaker Pro no
evalúa un cálculo si todos los campos utilizados para el
cálculo están vacíos. Normalmente, esto suele mejorar
el rendimiento. Anule la selección de esta opción si
desea que FileMaker Pro calcule siempre un resultado,
aunque el campo indicado esté vacío o no se haya
modificado nunca.
Para Haga lo siguiente
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 55
El valor de un campo de sumario puede cambiar en función de la
ubicación en que se introduzca el campo en la presentación, de la
cantidad de registros del conjunto encontrado, del modo que utilice
y de si están ordenados los registros.
Si modifica una presentación que contiene un campo de sumario,
debe tener conocimientos sobre las partes de la presentación para
obtener los resultados que desea (consulte
“Trabajar con partes en
presentaciones” en la página 76).
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos
.
2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la
lista Tabla.
4. En el cuadro Nombre de campo, escriba un nombre para el campo.
Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 50.
5. En Tipo, seleccione Sumario y, a continuación, haga clic en Crear.
6. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo sumario,
seleccione un tipo de sumario y, a continuación, el nombre del
campo por el que desea agrupar los valores.
Seleccione
este tipo
de sumario
Para resumir los valores en un campo
del conjunto encontrado de registros
Total de Calculando el total de los valores del campo
Media de Calculando la media de los valores del campo
Recuento de Realizando un recuento del número de registros que
contienen un valor para el campo. Por ejemplo, si un
campo contiene 100 valores (un valor para cada registro),
el resultado del recuento es 100.
Mínimo Buscando el número más bajo o la fecha, hora o fecha y
hora más antigua para un campo
Máximo Buscando el número más alto o la fecha, hora o fecha y
hora más reciente para un campo
Desviación típica de Buscando la diferencia entre los valores de un campo.
Esta opción calcula la desviación típica de la media de
los valores de un campo. (La fórmula es n-1 ponderado,
más la desviación típica normal).
Fracción del total Calculando la proporción entre un valor del campo y
el total de todos los valores de ese campo. Por ejemplo,
averiguar qué fracción del total de ventas puede
atribuirse a cada vendedor.
Seleccione
este tipo
de sumario
Para resumir los valores en un campo
del conjunto encontrado de registros
Elija un tipo de
sumario.
Elija el
campo
por el
que desea
agrupar los
valores.
Seleccione
una opción
para el tipo de
sumario.
Seleccione una opción para
resumir repeticiones.
Reiniciar el total
o recuento.
56 Guía del usuario de FileMaker Pro
7. Seleccione una opción para el tipo de sumario, si es posible.
Las opciones varían en función del tipo de sumario seleccionado
en el paso anterior.
8. Seleccione una opción para resumir un campo repetido, si es
posible.
9. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
10. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre cómo definir campos, consulte
la Ayuda.
Para este
tipo de sumario Seleccione Para
Total de Total acumulado Mostrar el total
acumulado de los
registros actuales y todos
los registros anteriores.
Para reiniciar el total
acumulado de cada
grupo ordenado,
seleccione también
Reiniciar resumen para
cada grupo ordenado. A
continuación, en la lista
de campos, seleccione
el campo desde el que se
reiniciará la ordenación
Media de Media ponderada. En la
lista de campos que
aparece, seleccione el
campo que contiene el
factor de ponderación
Determinar la media de
un campo en función de
un valor de otro campo
utilizado como factor de
ponderación
Recuento de Cuenta acumulada Mostrar la cuenta
acumulada de los
registros actuales y
de
todos los registros
anteriores. Para reiniciar
el recuento acumulado
de cada grupo ordenado,
seleccione también
Reiniciar resumen para
cada grupo ordenado. A
continuación, en la lista
de campos, seleccione el
campo desde el que se
reiniciará la ordenación
Desviación típica de por población Calcular la desviación
típica por población
cuando la fórmula es
n-ponderado
Fracción del total Subtotal. En la lista de
campos que aparece,
seleccione un campo por el
que agrupar los valores.
(Cuando regrese al modo
Visualizar, ordene por este
campo para calcular los
valores correctamente.)
Calcular una fracción del
total basándose sólo en
un grupo de registros
Seleccione Para
Todos Calcular un único valor de sumario para todas las
repeticiones del campo
Individualmente Calcular un valor de sumario para cada repetición
Para este
tipo de sumario Seleccione Para
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 57
Configurar opciones de campos
Puede configurar las opciones de campo al definir un campo o más
adelante. Puede configurar opciones para:
1 introducir datos predeterminados en un campo
1 comprobar si los datos cumplen los requisitos de validación
1 hacer que se repita un campo
1 crear un índice
1 almacenar un valor global
1 campos Furigana (sólo en campos en idioma japonés)
Algunas opciones de campo le ayudan a garantizar la precisión y
consistencia de los datos. Por ejemplo, si escribe Frnc en lugar de
Francia en el campo País, no podrá encontrar ese registro cuando
busque más adelante todos los clientes de Francia. Para asegurarse de
que todos los nombres de país se introducen correctamente, puede
definir una lista de valores con todos los nombres y, a continuación,
seleccionar la opción de validación
Miembro de lista de valores para el
campo País. Al introducir datos en el campo, los datos deben
coincidir con un valor de la lista.
Para más información sobre listas de valores, consulte “Ajuste
de juegos de casillas de verificación y otros controles en una
presentación” en la página 70.
Para configurar opciones para los campos de sumario, consulte
“Definir campos de sumario” en la página 54.
Definir la introducción de datos automática
Para introducir automáticamente un valor predeterminado en un
campo para cada registro:
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos
.
2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en
la lista Tabla.
4. Haga doble clic en un campo de la lista.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en
la pestaña Autointroducir y seleccione las opciones que desee.
(Las
opciones disponibles dependen del tipo de campo.)
Para Haga lo siguiente
Introducir una fecha, hora,
una marca de fecha y hora,
un nombre de usuario o un
nombre de cuenta al crear
o modificar el registro
Seleccione Creación o Modificación y, a
continuación, elija una opción de la lista.
Asignar un número
secuencial al campo en
cada registro
Seleccione Número secuencial. Seleccione En
creación para asignar el número al crear el registro.
Seleccione En consignación para asignar el número
al consignar el registro. En siguiente valor, escriba
un valor de inicio (por ejemplo, 1001) y, a
continuación, el número de incremento.
Introducir el valor del
registro al que se accedió
anteriormente
Seleccione Valor del último registro visitado.
Introducir los datos que
especifique
Seleccione Datos y escriba un máximo de
255 caracteres.
Introducir el resultado de
un cálculo en el campo
Seleccione Valor calculado, defina la fórmula
en el cuadro de diálogo Especificar cálculo
y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre el cuadro
de
diálogo Especificar cálculo, consulte
“Definir campos de cálculo” en la página 53.
Seleccione No reemplazar el valor existente del
campo (de haber alguno) para impedir que se
sobrescriban los datos presentes.
Introducir un valor
copiado de un campo en
la misma tabla o archivo
o en uno diferente
Seleccione Valor actualización, defina la búsqueda
y, a continuación, haga clic en Aceptar. Consulte
“Crear actualizaciones” en la página 91.
58 Guía del usuario de FileMaker Pro
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de
campo o haga clic en otra pestaña para configurar opciones de campo
adicionales.
Definir validaciones de campo
Puede seleccionar opciones de validación de campo para garantizar
que los datos se introduzcan correctamente en el campo.
FileMaker
Pro mostrará un mensaje si introduce incorrectamente
los
datos.
Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en
FileMaker Pro, configure las opciones de validación de campo
de
fecha para que siempre se introduzcan años de cuatro dígitos.
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos
.
2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en
la lista Tabla.
4. Haga doble clic en un campo de la lista.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en la
pestaña Validación.
6. Especifique cómo debe FileMaker Pro gestionar una entrada de
datos no válida.
En Validar los datos de este campo, seleccione Siempre para realizar
una validación de campo continua o
Sólo durante la introducción
de
datos para limitar la validación sólo para cuando se estén
introduciendo datos. Anule la selección de
Permitir al usuario omitirlo
durante la introducción de datos
si desea impedir que los usuarios
introduzcan datos no válidos.
7. Seleccione las opciones de validación para el campo.
Impedir que los usuarios
cambien un valor
introducido
automáticamente
Seleccione Prohibir la modificación del valor durante
la introducción de datos.
Desactivar los datos
introducidos
automáticamente
Anule la selección de todas las casillas de
verificación.
Para Haga lo siguiente
Seleccione las
opciones para
introducir datos
predeterminados en
el campo.
Haga clic en
Autointroducir.
Para requerir que el valor
introducido
Seleccione
Contenga sólo números Tipo de datos y, a continuación, elija
Sólo numérico en la lista
Sea una fecha con valores numéricos
para el mes y el día, y cuatro dígitos
para el año (por ejemplo,
5/12/2004)
Tipo de datos y, a continuación, elija Año
de 4 dígitos en la lista
Sea una hora con valores numéricos
para las horas y los minutos entre
00:00 y 23:59 (los segundos son
opcionales)
Tipo de datos y, a continuación, elija
Hora del día en la lista
No esté en blanco No vacío
No duplique un valor encontrado en
este campo en otros registros
Valor único
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 59
8. Para mostrar un mensaje personalizado cuando los datos no
cumplan los requisitos de validación, seleccione Mostrar mensaje
personalizado si falla la validación
y, a continuación, escriba un
máximo de 255 caracteres.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de
campo o haga clic en otra pestaña para configurar opciones de campo
adicionales.
Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Opciones de almacenamiento e indexación
FileMaker Pro ofrece opciones para la indexación de los campos y el
almacenamiento de los resultados de cálculos. Puede:
1 Crear un índice, es decir, una lista de los valores almacenados en
un campo. El índice acelera en gran medida el proceso de búsqueda,
pero ocupa bastante espacio en el disco duro. Puede indexar campos
de texto, numéricos, de fecha, de hora y de fecha y hora. También
puede indexar campos de cálculo si los resultados son texto,
números, fechas, horas o marcas de fecha y hora.
Coincida con otro valor del mismo
campo de cualquier otro registro
Valor existente
Coincida con un valor de una lista de
valores especificada
Miembro de lista de valores y elija una
lista de valores existente o defina una
nueva
Esté en un rango específico de letras,
números, fechas u horas
En el rango y, a continuación, escriba los
valores inicial y final
Coincida con el resultado de un
cálculo
Validado por cálculo y, a continuación,
introduzca un cálculo en el cuadro de
diálogo Especificar cálculo. Seleccione
o anule la selección de Validar sólo si el
campo se ha modificado. A continuación,
haga clic en Aceptar.
El resultado debe ser booleano: true o
false. El resultado es verdadero cuando
es cualquier número excepto cero;
cualquier otro resultado (cero, sin datos
o datos no numéricos) es falso.
Para obtener más información sobre el
cuadro de diálogo Especificar cálculo,
consulte “Definir campos de cálculo”
en la página 53.
No supere el número de caracteres
especificado
Número máximo de caracteres y,
a continuación, escriba el número
máximo de caracteres permitido.
Para requerir que el valor
introducido
Seleccione
Seleccione las
opciones de
validación para el
campo.
Haga clic en
Validación.
60 Guía del usuario de FileMaker Pro
1 Almacenar el resultado de un campo de cálculo en la base de
datos o hacer que FileMaker Pro realice el cálculo sólo cuando sea
necesario (no almacenado). Almacenar el resultado es más rápido
pero ocupa más espacio en el disco. Puede especificar opciones de
almacenamiento para campos de texto, numéricos, de fecha, de hora,
de fecha y hora y de cálculo.
1 Configurar los campos (excepto los campos de sumario) para que
compartan un valor en todos los registros del archivo, seleccionando
Usar almacenamiento global en la pestaña Almacenamiento del cuadro
de diálogo Opciones de campo. Los campos definidos con
almacenamiento global también reciben el nombre de campos
globales.
.
Para obtener más información sobre la configuración de las opciones
de campo, consulte la Ayuda.
Definir tablas en bases de datos
Utilice las tablas de base de datos para organizar y agrupar los datos
mediante una característica o principio común. La base de datos
puede contener todas las tablas que necesite para organizar sus
datos
(la única limitación la establece la cantidad de espacio de
almacenamiento en el disco duro).
Además de almacenar datos, FileMaker Pro utiliza las tablas para
describir relaciones en el gráfico de relaciones y establecer el
contexto para las presentaciones y para algunos cálculos.
En
FileMaker Pro, el contexto es el punto de partida desde el que
se
inician los cálculos y los guiones y desde donde se evalúa una
relación del gráfico de relaciones.
Al crear un nuevo archivo, FileMaker Pro crea automáticamente la
primera tabla y la primera presentación. La tabla y la presentación
reciben el mismo nombre que el archivo.
Puede crear tablas adicionales en el cuadro de diálogo Definir base
de datos.
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos
.
2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Tablas.
3. En el cuadro Nombre de tabla escriba un nombre para la tabla y,
a
continuación, haga clic en Crear.
Se puede cambiar el nombre de la tabla o eliminarla. Las tablas que
añade a un archivo se muestran automáticamente en el gráfico de
relaciones.
Haga clic en
Almacenamiento.
Seleccione la
opción de
almacenamiento
para el campo.
Escriba un
nombre para
la tabla.
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 61
4. Siga definiendo las tablas o haga clic en la pestaña Campos para
definir los campos.
Para obtener más información sobre las relaciones, las tablas y el
gráfico de relaciones, consulte el
capítulo 3, “Trabajar con tablas y
archivos relacionados.”
Crear presentaciones e informes
Las presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma de
organizar la información para visualizarla, imprimirla, generar
un
informe, realizar búsquedas en ella e introducir datos.
Las
presentaciones no almacenan datos, simplemente los muestran.
A
menudo se suele denominar a las presentaciones, informes,
sobre
todo, al imprimirlas.
Puede crear todas las presentaciones que necesite para un archivo
(por ejemplo, presentaciones para introducir datos, crear informes
de
sumario o imprimir etiquetas de correo). Puede cambiar el
diseño
de la presentación sin que se vean afectados los datos u
otras
presentaciones del archivo. Las presentaciones pueden incluir
determinados campos y excluir otros. Si se cambian los datos de un
campo (en modo Visualizar), dichos cambios se reflejan en el mismo
campo del mismo registro en todas las presentaciones del archivo.
Al crear un archivo de base de datos, FileMaker Pro crea
automáticamente una presentación de
formulario estándar para la
tabla inicial y para cada una de las tablas añadidas que contienen
campos.
Los controles de pestañas son una forma útil de organizar datos.
Por
ejemplo, en una base de datos de personal, podría crear paneles
de pestañas para la fotografía del empleado, descripción del trabajo
e información financiera. Para crear un control de pestaña, en modo
Presentación, seleccione el menú
Insertar > Control de pestaña o haga
clic en la herramienta control de pestaña. Para
obtener más
información, consulte la Ayuda.
Campos: utilícelos para
introducir y mostrar datos.
La página: la
impresora, la
configuración
de impresión
o ajuste de
página y la
presentación
determinan
la apariencia
de la
información
en la página
impresa.
Menú
emergente
Present.
Menú emergente
de modo.
Partes: utilice las cabeceras, los pies de
página, el cuerpo y los sumarios para
dividir una presentación en áreas
especiales con distinta finalidad.
Botones: utilícelos para
automatizar tareas frecuentes.
Texto de la presentación: utilice títulos,
cabeceras de columna, etiquetas de
campo, instrucciones y cartas modelo.
Herramienta Control
de pestaña
62 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para crear presentaciones adicionales, pase al modo Presentación
y utilice el asistente Nueva presentación/informe, que le guiará
durante el proceso de creación de la presentación en función de las
opciones que elija. Además del
Formulario estándar, hay otros cuatro
tipos de presentaciones y una vista (Vista Tabla)
. Utilice los
diferentes tipos para diversos fines, como mostrar una pantalla de
introducción de datos o imprimir un informe de totales de ventas o
etiquetas de correo. Puede personalizar cada presentación mediante
las herramientas de diseño disponibles en el modo Presentación.
Importante FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada
y la información de configuración de impresión o ajuste de página
a
calcular los márgenes y otras medidas de la presentación.
La
configuración de la impresora y la impresión dependen de la
impresora y del software del sistema que utilice. Para obtener
más
información, consulte la documentación de la impresora y
del
sistema.
Nota Debe crear los campos que desea incluir en una presentación
antes de iniciar el asistente Nueva presentación/informe. Consulte
“Definir campos en bases de datos” en la página 49.
Para crear una presentación:
1. Elija el menú Vista > Modo Presentación.
2. Si pretende imprimir la nueva presentación en horizontal o con
un tamaño de papel especial, elija el menú Archivo > Configurar
impresión
(Windows) o el menú Archivo > Ajustar página (Mac OS),
confirme la orientación y la configuración del papel y,
a
continuación, haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
La modificación de las opciones de Configurar impresión y Ajustar
página afecta a todas las demás presentaciones del archivo actual,
por lo que deberá volver a cambiar estas opciones más adelante para
imprimir correctamente otras presentaciones.
3. Elija el menú Presentación > Nueva presentación/informe.
Aparece el asistente Nueva presentación/informe, una serie de
paneles que le ayudarán a crear el tipo de presentación que elija
en
el primer panel.
4. Si el archivo tiene varias tablas, seleccione la tabla que contiene
los registros que desea mostrar en esta presentación y asígnele un
nombre a la presentación.
5. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para crear el tipo
de presentación seleccionado en el primer panel.
Para obtener una descripción de cada uno de los tipos de
presentación que puede crear con el asistente, consulte la sección
siguiente,
“Tipos de presentación.”
6. Cuando haya completado todos los paneles, haga clic en Finalizar.
Puede utilizar inmediatamente la nueva presentación o
personalizarla aún más mediante las herramientas y comandos
del
modo Presentación. Para obtener más información, consulte
“Trabajar con objetos en presentaciones” en la página 66 y “Trabajar
con campos en presentaciones” en la página 68.
Haga clic para mover a otro
panel de pestañas
Control de pestaña
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 63
Tipos de presentación
Las siguientes secciones describen cada una de las presentaciones
que puede crear con el asistente Nueva presentación/informe.
Formulario estándar
Una presentación de Formulario estándar es una buena opción para la
introducción de datos y su visualización en pantalla. Contiene los
campos que ha seleccionado, cada uno en una línea diferente, y en el
orden especificado, con las etiquetas de campo a la izquierda de los
campos. En el modo Visualizar, podrá ver un registro o formulario
a
la vez (a menos que haya cambiado a
Ver como formulario).
Lista/informe en columnas
Utilice una presentación Lista/informe en columnas cuando desee
ver o imprimir varios registros en filas (una lista de registros).
Puede
definir un gran número de variaciones de una Lista/informe en
columnas
con el asistente Nueva presentación/informe. Puede crear
una presentación con filas y columnas simples de datos o un informe
complejo con datos agrupados por valores especificados con
subtotales y totales generales.
Una presentación Lista/informe en columnas contiene los campos
seleccionados, en el orden especificado, de izquierda a derecha de
la
página, con los nombres de campo como cabeceras de columna.
En el asistente Nueva presentación/informe, puede:
1 Limitar el número de campos de la presentación al ancho de la
página (definido por los márgenes de página, la orientación y la
impresora). Los campos se ajustan a varias líneas.
1 Agrupar registros mediante su ordenación. Puede generar
subtotales o subsumarios de los datos en los grupos (por ejemplo,
agrupar los datos de venta por región y, a continuación, agrupar
los subtotales de ventas para cada región).
1 Añadir cabeceras y pies de página con texto estático (como el
nombre de la compañía), texto dinámico (como el número de página
o la fecha actual) o un gráfico (como el logotipo de la compañía).
1 Guardar información en un guión para volver a ejecutar el informe
(por ejemplo, pasar a la presentación del informe, ordenar los datos
y pausarla para previsualizar el informe).
Puede modificar cualquiera de estas opciones después de completar
el asistente.
Etiquetas
de campo.
Los campos que ha definido en el
orden en que aparecen en el cuadro
de diálogo Definir base de datos.
Presentación de informe en columnas simples
Informe en columnas con datos agrupados
64 Guía del usuario de FileMaker Pro
Vista Tabla
La Vista Tabla no es un tipo de presentación, es una vista de los datos en
una retícula, parecida a una hoja de cálculo, en la que puede
reorganizar
rápidamente los campos en el modo Visualizar. Por ejemplo, puede
volver a ordenar las columnas (campos) o cambiar su tamaño
rápidamente con sólo hacer clic con el ratón (si
están configuradas
esas
opciones). La vista Tabla es una de las tres vistas disponibles
para
todas las presentaciones de FileMaker Pro. Para obtener más
información, consulte
“Visualizar registros” en la página 20.
Al igual que en una presentación Lista/informe en columnas, la vista
Tabla
contiene los campos seleccionados, en el orden especificado,
de izquierda a derecha, con los nombres de campo como cabeceras
de columna.
Nota La vista Tabla es parecida a una presentación Lista/informe en
columnas
, pero con algunas diferencias. La vista Tabla ofrece una
disposición más flexible de los datos, ya que puede activarse o
desactivarse en el modo Visualizar. Resulta bastante útil si desea
permitir a los usuarios realizar cambios sencillos en la apariencia
de
los datos en el modo Visualizar o si desea ofrecer una apariencia
familiar de los datos, parecida a la de una hoja de cálculo.
Etiquetas
Utilice una presentación de Etiquetas para organizar los campos
seleccionados e imprimirlos con uno de los tamaños de etiquetas
estándar predefinidos (FileMaker Pro incluye las dimensiones de un
gran número de tipos de etiquetas estándar). Si no está disponible el
tipo de etiqueta que desea, puede especificar unas dimensiones de
etiqueta personalizadas.
En las presentaciones de Etiquetas verticales, se giran los caracteres
asiáticos y de anchura completa para que las etiquetas puedan
utilizarse verticalmente. Para obtener más información sobre la
escritura vertical, consulte
“Formatear campos y texto para escritura
vertical” en la página 75.
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 65
Sobre
Utilice una presentación de Sobre para imprimir los campos
seleccionados, con una disposición de sobre empresarial
“Número
10” estándar.
Presentación en blanco
Utilice una Presentación en blanco como punto de partida para
crear
una presentación desde cero, por ejemplo, una pantalla
de
introducción de datos compleja. Añada los campos y demás
objetos
que desee a la presentación en el modo Presentación.
Para obtener más información sobre cómo crear presentaciones
e
informes, consulte la Ayuda.
Configurar una presentación para imprimir
registros en columnas
Puede configurar una presentación para imprimir (o previsualizar)
registros en columnas, por ejemplo, un directorio de nombres y
direcciones. Esto contrasta con la
Lista/informe en columnas en la
que
se organizan los campos en columnas.
Al configurar los registros para imprimirlos en columnas, se
imprimen juntos en un bloque todos los valores de campo (y las
etiquetas, si se especifican) de un registro (parecido a una etiqueta),
a continuación, se imprimen todos los valores del registro siguiente
y así, sucesivamente. Sólo verá varias columnas en los modos
Presentación y Vista previa y al imprimir (pero no en el modo
Visualizar o Buscar).
Puede organizar las columnas de izquierda a derecha o de arriba a
abajo en la página.
Para configurar columnas en una presentación:
1. Seleccione una impresora y las opciones de configuración de
impresión o de ajuste de página.
FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la
información de configuración de impresión o ajuste de página
al
calcular los márgenes y otras medidas de la presentación.
2. En el modo Presentación, cree una presentación o elija una en
el menú emergente Present.
Es más fácil comenzar por una presentación en blanco o una
presentación sin ningún objeto en el cuerpo.
3. Elija el menú Presentación > Ajustar presentación.
Arriba-abajo
1
2
3
4
5
6
7
8
1
3
5
7
2
4
6
8
Izquierda-derecha
66 Guía del usuario de FileMaker Pro
4. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, haga clic en la
pestaña Imprimir, seleccione Imprimir en <valor> columnas, seleccione
opciones para las columnas y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
5. En la presentación, podrá ver unas líneas verticales que señalan
las columnas.
6. Coloque u organice los campos y demás objetos de presentación
para incluirlos en la columna de ejemplo de la izquierda.
Utilice campos de fusión, o campos u objetos con desplazamiento
activado para que quepan más datos en la anchura de la columna.
Con cualquiera de estas dos funciones, los campos pueden
extenderse al área gris de la segunda columna y el espacio en
blanco
de los campos se elimina al ver o imprimir los datos.
Para cambiar la anchura de las columnas:
La anchura inicial de cada columna se calcula en función del tamaño
del papel, de la orientación y de todos los márgenes definidos.
Para
cambiar la anchura de las columnas, realice una de las
siguientes acciones:
Si cambia el número de columnas, FileMaker Pro ajustará la anchura
de las columnas para que quepan dentro de la anchura del tamaño de
papel definido, sin incluir los márgenes fijos. Es posible que necesite
ajustar de nuevo los campos para que quepan en la columna de
ejemplo.
Para obtener más información sobre cómo configurar una
presentación para imprimir registros, consulte la Ayuda.
Trabajar con objetos en presentaciones
Un objeto es un elemento discreto, como un campo, un texto, un
objeto gráfico (como un óvalo o una imagen importada), un botón
o
un portal (para mostrar filas de registros relacionados), que puede
seleccionar, mover, eliminar, copiar, formatear, cambiar su tamaño
y
modificar. Coloque objetos en una presentación para mejorar
su
diseño.
Para Haga lo siguiente
Especificar el número de
columnas
En Imprimir en <valor> columnas, escriba un
número entre 1 y 99.
Organizar los registros de
izquierda a derecha en la
página (en una sola fila
cada vez)
Seleccione Izq.-derecha.
Utilice esta opción para los informes similares a
etiquetas con el fin de utilizar el menor número de
filas y conservar el conjunto de etiquetas.
Organizar los registros de
arriba a abajo en la página
(en una sola columna
cada vez)
Seleccione Arriba-abajo.
Utilice esta opción para los informes similares a
directorios, que se leen de arriba a abajo, columna
por columna.
Arrastre para cambiar
manualmente el tamaño de
las anchuras de columna.
Columna de ejemplo.
Para Haga lo siguiente
Ajustar de forma
interactiva la anchura
de las columnas
Arrastre el límite de columna derecho (la línea vertical
discontinua ubicada en el extremo derecho de la
columna de ejemplo). Si ensancha la columna,
aparece un área media gris que indica un “margen
de encuadernación” que no se imprimirá.
Medir y ajustar con
precisión la anchura
de las columnas
Elija el menú Vista > Tamaño del objeto. Coloque el
puntero sobre el límite de columna derecho y mantenga
presionado el botón del ratón (asegúrese de no arrastrar
la anchura de columna). La anchura de columna abarca
del segundo al último campo en la paleta
Cuerpo.
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 67
Utilice herramientas específicas del panel de herramientas o una de
las barras de herramientas para cada tipo de objeto con el que trabaje
(elija el menú
Vista > Barras de herramientas).
Nota Si no ve el panel de herramientas a la izquierda de la ventana
del documento, puede que esté oculta el área de estado. Asegúrese de
que se encuentra en el modo Presentación (elija el menú
Vista > Modo
Presentación
) y haga clic en el control de área de estado ubicado
en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento.
Seleccionar objetos
Para trabajar con un objeto en una presentación, selecciónelo en el
modo Presentación. Verá pequeños cuadros negros o identificadores
en las esquinas del objeto seleccionado.
Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta de
selección
del panel de herramientas. El puntero se convertirá
en una flecha. A continuación, realice una de las siguientes acciones:
Nota Si los identificadores de selección de un objeto son grises en
lugar de negros, el objeto está bloqueado.
Herramienta
Selección
Barras de herramientas
Panel de herramientas del modo Presentación
Los identificadores aparecen
en las esquinas del objeto
seleccionado.
Para seleccionar En el modo Presentación, realice lo siguiente
Un objeto Con el puntero de flecha, haga clic en el objeto. (Si el
objeto es transparente, haga clic en su borde.)
Varios objetos
a la vez
Arrastre el puntero de flecha para crear un cuadro de
selección que rodee por completo a los objetos. Si, al
arrastrar, pulsa Ctrl (Windows) o 2 (Mac OS), no es
necesario que el cuadro de selección rodee por completo
a los objetos.
O, pulse la tecla Mayús. mientras hace clic en cada uno de
los objetos individualmente.
Todos los objetos
de la presentación
Elija el menú Edición > Seleccionar todo.
Todos los objetos
del mismo tipo
(por ejemplo,
todos los objetos
de texto o todos
los rectángulos)
Elija el menú Vista > Barras de herramientas > Disposición
para mostrar la barra de herramientas Disposición.
Seleccione un objeto y, a continuación, haga clic en
el botón Seleccionar objetos por tipo en la barra de
herramientas Disposición.
O haga clic en la herramienta del tipo de objeto que desea
seleccionar y elija el menú Edición > Seleccionar todo (Este
método no se puede utilizar con botones, campos y
portales).
Todos los campos Haga clic en un campo con el puntero de flecha y pulse la
tecla Mayús. (Windows) u Opción (Mac OS) y elija el
menú Edición > Seleccionar todo (Windows) o Seleccionar
lo mismo (Mac OS).
O seleccione un campo y, a continuación, haga clic en
Seleccionar objetos por tipo en la barra de herramientas
Disposición.
Un portal Haga clic con el puntero de flecha en el borde del portal o
en cualquier otra área dentro del portal que no contenga un
campo o un objeto.
68 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para obtener más información sobre cómo trabajar con objetos en
una presentación, consulte la Ayuda.
Trabajar con campos en presentaciones
Una vez creada la presentación, puede insertar campos en ella,
eliminar los campos que no desea mostrar y determinar el formato
en
el que desea mostrar los datos.
Los campos de una presentación son objetos, que se pueden
seleccionar y mover y a los que puede cambiar su forma y tamaño.
En el modo Presentación, cada campo muestra su nombre de campo,
formateado con sus atributos de fuente, tamaño, estilo, alineación,
interlineado y color. Todos los campos, excepto los campos
contenedor, muestran las líneas de base del texto para indicar la
ubicación en la que aparecen los datos en el modo Visualizar y para
ayudarle a alinear los campos unos con otros.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Un campo que no aparece en la presentación reside aún en la base
de datos y pueden utilizarse sus datos en cálculos y sumarios.
1 Para definir el formato, aspecto y comportamiento
predeterminado de un campo, seleccione opciones sin campos
seleccionados. FileMaker Pro aplica estos valores predeterminados a
todos los campos añadidos más adelante. Consulte “Formatear datos
de campos en presentaciones” en la página 72, “Permitir o evitar
entradas en campos” en la página 75 y la ayuda. También puede
especificar opciones individualmente para cada campo.
Nota Las opciones que se definen en el recuadro de diálogo
Ajuste del campo/control no se pueden definir como valores
predeterminados.
Controles de
pestañas, paneles
de pestañas y
objetos en paneles
de pestañas
Consulte la ayuda para obtener información sobre cómo
crear y trabajar con controles de pestañas.
Anular la selección
de objetos
seleccionados
Haga clic en una zona en blanco de la presentación o
en cualquier herramienta del panel de herramientas.
O pulse la tecla Mayús. y haga clic en los objetos
seleccionados.
Para seleccionar En el modo Presentación, realice lo siguiente
Los campos
muestran
los nombres
de campo.
Línea de base del textoEtiqueta de campo
Herramienta
Campo
Herramienta de campo/control
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 69
Insertar y eliminar campos en presentaciones
Puede insertar un campo en cualquier lugar de una presentación,
tantas veces como desee. (Sólo puede insertar campos que haya
definido anteriormente. Consulte
“Definir campos en bases de
datos” en la página 49.)
Puede obtener diferentes resultados si inserta el mismo campo en
diferentes ubicaciones de la presentación. Por ejemplo:
1 Añada el mismo campo de sumario a una parte de subsumario
para calcular los totales de cada grupo de registros ordenados, y a una
parte de sumario general para obtener totales de todos los registros
de una tabla.
1 Añada un campo a una cabecera o un pie de página para repetir los
datos del primer o último registro en la página en forma de cabecera
o pie de página. (Por ejemplo, añada el campo Apellidos a la cabecera
de un directorio.)
1 Añada directamente el mismo campo relacionado a una
presentación para ver el valor del campo del primer registro
relacionado, o dentro de un portal para ver los valores de varios
registros relacionados. (Un portal es un objeto de presentación que
muestra registros de tablas relacionadas.)
Insertar un campo en una presentación:
1. En el modo Presentación, elija la presentación con la que desea
trabajar en el menú emergente Present.
2. Arrastre un campo de la herramienta Campo a la posición que
desee en la presentación. (o elija el menú
Insertar > Campo).
Mientras arrastra el campo en la presentación, verá un borde y líneas
de base de texto que le ayudarán a alinear el campo con otros objetos
de la presentación. Suelte el botón del ratón cuando el campo se
encuentre en la ubicación deseada.
Como opción, si desea mostrar datos de campo en una lista
desplegable, menú emergente, juego de casillas de verificación,
juego de botones circulares o calendario desplegable, utilice la
herramienta de campo/control (o seleccione el menú
Insertar >
campo/control). Consulte la sección siguiente “Ajuste de juegos de
casillas de verificación y otros controles en una presentación” para
obtener más información.
Nota Si inserta un campo relacionado en un portal, colóquelo en la
primera fila. Asegúrese de que cada campo del portal proviene de la
misma tabla relacionada desde la que el portal está configurado para
mostrar registros.
3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo
que desea insertar.
Herramienta
Campo
El borde y las líneas de base
del campo aparecen mientras
arrastra los campos en la
presentación.
Herramienta de
campo/control
70 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para elegir un campo de otra tabla, elija esa tabla en la lista de
tablas
ubicada encima de la lista de campos. A continuación,
seleccione un campo de la lista de campos o elija
Definir base
de
datos en la lista de tablas para crear una relación o una tabla
(consulte
“Crear relaciones” en la página 87).
4. Seleccione Crear etiqueta para incluir el nombre de campo en
forma de texto en la presentación.
5. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
Aparecerá el nombre de campo en el campo de la presentación a
menos que haya elegido mostrar los datos de ejemplo del registro
actual (menú
Vista > Mostrar > Datos de ejemplo). Los campos de las
tablas relacionadas aparecen como
::Nombre del campo (precedido
por dos puntos dobles).
Para reemplazar un campo por otro, haga doble clic en el campo en
el modo Presentación, seleccione otro nombre de campo en el cuadro
de diálogo Especificar campo y haga clic en
Aceptar (Windows)
u
OK (Mac OS).
Para eliminar un campo de una presentación, en el modo
Presentación, haga clic en el campo para seleccionarlo y,
a
continuación, pulse Retroceso o Supr. o elija el menú Edición >
Borrar. Al eliminar un campo de una presentación, no se elimina
el
campo o sus datos de la base de datos.
Ajuste de juegos de casillas de verificación y otros
controles en una presentación
Puede formatear campos para mostrar como listas desplegables,
menús emergentes, casillas de verificación, botones circulares y
calendarios desplegables. También puede formatear campos para
autocompletar sugiriendo posibles coincidencias como los datos de
tipos de usuario en el campo. Todas estas opciones suponen una
ayuda para la introducción de datos.
Para configurar un campo para mostrar un menú emergente, un juego
de casillas de verificación u otro control:
1. En modo Presentación, haga doble clic en el campo (o seleccione
el campo y elija el menú Formato > Campo/control > Configurar.
1 Si el campo no está todavía en la presentación, haga clic en la
herramienta Campo/control y arrastre el puntero en forma de cruz
para añadir un objeto de campo a la presentación. A continuación,
en el recuadro de diálogo Ajuste del campo/control, especifique el
campo que desee en el área Mostrar datos de.
1 Si el campo no se ha definido aún, seleccione Definir base de datos
para definir un nuevo campo.
Seleccione
el campo
que desea
añadir.
Seleccione esta opción
para utilizar el nombre
de campo como
etiqueta de campo.
Para insertar un
campo de otra tabla,
elija dicha tabla.
Elija un
estilo de
control
para el
campo
Elija los
datos
que dese
a mostrar
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 71
2. En el área Estilo de control del recuadro de diálogo Ajuste del
campo/control, para
Mostrar como, seleccione:
1 Cuadro de edición
1 Lista desplegable
1 Menú emergente
1 Juego de casillas de verificación
1 Juego de botones circulares
1 Calendario desplegable
Por ejemplo, utilice un juego de botones circulares para mostrar una
lista de valores de valores de texto, numéricos, fecha o de hora
utilizados frecuentemente. Durante la introducción de datos, los
usuarios pueden elegir entre los valores definidos en lugar de escribir
los valores.
Cuando se seleccionan estilos de control diferentes, el recuadro de
diálogo cambia para mostrar distintas opciones.
3. Seleccionar opciones para el estilo de control.
Por ejemplo, para Mostrar valores de, seleccione una lista de valores
existente o elija
Definir listas de valores.
4. Para configurar campos que sugieran coincidencias posibles
conforme el usuario escribe datos en el campo, seleccione Relleno
automático usando la lista de valores
o Relleno automático usando los
valores introducidos anteriormente
.
Nota Relleno automático sólo funciona con campos de texto.
5. Haga clic en Aceptar.
Para más información sobre cómo definir listas de valores y utilizar
relleno automático, consulte la Ayuda.
Decidir la ubicación en que insertar los campos
relacionados
Puede insertar campos relacionados directamente en presentaciones
o
en portales.
1 Directamente en presentaciones: Inserte campos relacionados
directamente en una presentación para mostrar los datos del
primer registro relacionado, incluso aunque haya varios registros
relacionados que coincidan con los criterios de la relación. (El primer
registro relacionado que se muestra depende del tipo de ordenación
especificado por la relación. Para obtener más información, consulte
“Crear relaciones” en la página 87.)
1 En portales: Inserte campos relacionados en un portal de
una presentación para mostrar los datos de todos los registros
relacionados que coinciden con los criterios de la relación.
Nota Antes de insertar campos relacionados en una presentación,
debería conocer los conceptos presentados en el capítulo 3,
“Trabajar con tablas y archivos relacionados”.
Lista de valores adjuntada al campo País
Elija un valor de la lista
de valores durante la
introducción de datos
País
72 Guía del usuario de FileMaker Pro
Campos de fusión
Utilice campos de fusión para combinar datos de campo y texto
en
documentos, como cartas modelo, etiquetas, sobres o contratos.
Puede crear campos de fusión en bloques de textos para poder
combinar texto estático y datos de campo.
Los campos de fusión se pueden contraer o expandir para ajustarlos
a la cantidad de texto del campo de cada registro. Por ejemplo:
1 Cuando el campo de fusión <<Nombre>> se encuentra entre
Estimado y dos puntos (como en Estimado <<Nombre>>:),
FileMaker Pro muestra Estimado Carlos: en el modo Visualizar
o Vista previa si el campo Nombre contiene Carlos.
1 Cuando un campo de fusión está solo en una línea (como el campo
vacío Línea de dirección 2 de una etiqueta de correo), FileMaker Pro
elimina la línea en blanco del bloque de texto.
FileMaker Pro utiliza los campos de fusión para crear presentaciones
de etiquetas y sobres.
Formatear datos de campos en presentaciones
Utilice los formatos de campo de FileMaker Pro para controlar
la apariencia de los datos en una presentación. Los formatos que
especifique no cambiarán los datos a medida que se almacenan en
la
base de datos y puede especificar formatos diferentes cada vez
que
inserte un campo en una presentación (ya sea en la misma
presentación o en una diferente). Por ejemplo, si introduce
–5123 en
un campo numérico, puede aplicarle un formato en una ubicación
para que aparezca como
–5.123,00 y en otra ubicación, como <5123>.
FileMaker Pro aplica formatos de campo en el siguiente orden de
prioridad:
1 Si no especifica formatos, FileMaker Pro muestra los números,
las fechas y las horas según los formatos del sistema definidos en
el panel de control Configuración regional (Windows) o el panel
Internacional de la aplicación Preferencias del sistema (Mac OS)
al crear el archivo.
1 En FileMaker Pro, puede especificar los formatos de
visualización para los campos de texto, numéricos, de fecha, hora,
de fecha y hora o contenedor sin necesidad de seleccionar ningún
objeto. FileMaker Pro aplicará más adelante estos formatos
predeterminados a los campos que inserte en las presentaciones.
En los campos numéricos, de fecha, de hora y de fecha y hora, estos
formatos de visualización reemplazan los formatos del sistema.
Especificar atributos del texto en campos
En el modo Presentación, puede especificar un conjunto de atributos
de caracteres de texto para cada campo. Todos los caracteres de ese
elemento del campo (incluidas todas las repeticiones de campos
repetidos) comparten los mismos valores de fuente, tamaño, estilo,
color, interlineado, pestañas y párrafo.
Nota También puede formatear caracteres en los campos de texto
en el modo Visualizar (por ejemplo, poner en cursiva o subrayar
una
palabra para resaltarla). A diferencia de los formatos de texto
especificados en el modo Presentación, estos formatos se almacenan
con los datos y podrá verlos en cualquier presentación que muestre
ese campo.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos y,
a continuación, elija el menú Formato > Texto.
O, para definir formatos de texto para los campos que va a insertar
más adelante, comience sin seleccionar ningún campo.
2. En el cuadro de diálogo Formato de texto, seleccione los formatos
que desea utilizar.
Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 73
Especificar formatos en campos numéricos
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores
en campos numéricos, campos de cálculo con resultados numéricos
y campos de sumario.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos que
muestren valores numéricos.
2. Elija el menú Formato > Número.
3. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione los
formatos que desea utilizar.
Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
Especificar formatos en campos de fecha
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores
en los campos de fecha y en los campos de cálculo con resultados
de
fecha.
Nota Para evitar confusiones al utilizar fechas en campos,
FileMaker le recomienda que utilice un formato de campo de
fecha
con años de cuatro dígitos.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos de
fecha o campos de cálculo con resultados de fecha.
2. Elija el menú Formato > Fecha.
3. En el cuadro de diálogo Formato de fecha, seleccione los formatos
que desea utilizar.
Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
Elija los
atributos
de texto.
Seleccione
uno o varios
estilos.
Configure
las
opciones
para los
valores
negativos.
Especifique la fuente,
el estilo, el tamaño,
el interlineado, la
alineación y el color.
Elija las
opciones para
los números
booleanos y
decimales y
para las
monedas.
Configure las
opciones para
mostrar
diferentes tipos
numéricos
japoneses.
Defina los símbolos para
los separadores de miles,
decimales o Kanji.
Especifique la
fuente, el estilo, el
color, el interlineado
y la alineación.
Seleccione
las opciones
para los
caracteres
de día,
mes, año y
separador.
Elija si desea
mostrar los
números de la
forma introducida,
con un formato
predeterminado o
con el formato que
especifique.
Seleccione las
opciones para
mostrar fechas en
japonés.
74 Guía del usuario de FileMaker Pro
Especificar formatos en campos de hora
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores
de hora en los campos.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos de hora
o campos de cálculo con resultados de hora.
2. Elija el menú Formato > Hora.
3. En el cuadro de diálogo Formato de hora, seleccione los formatos
que desea utilizar.
Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
Si desea formatear el componente de segundos para que muestre
valores fraccionarios, continúe con el paso siguiente.
5. Elija el menú Formato > Número.
6. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione los
formatos que desea utilizar.
Sólo dos opciones afectan a la visualización del componente de
segundos:
Número de decimales y Separador decimal. Las opciones
restantes no tienen ningún efecto.
7. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
8. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
Especificar formatos en campos de fecha y hora
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores
de fecha y hora en los campos. Puede formatear por separado cada
uno de los tres componentes de un campo de fecha y hora: la fecha,
la hora (excepto la parte de los segundos) y los segundos (incluidos
los segundos fraccionarios).
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos de
fecha y hora o campos de cálculo con resultados de fecha y hora.
2. Para formatear el componente de fecha, elija el menú Formato >
Fecha.
3. En el cuadro de diálogo Formato de fecha, seleccione los formatos
que desea utilizar y haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
4. Para formatear el componente de hora (excepto la parte de los
segundos), elija el menú Formato > Hora.
5. En el cuadro de diálogo Formato de hora, seleccione los formatos
que desea utilizar y haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
6. Para formatear el componente de segundos y segundos
fraccionarios, elija el menú Formato > Número.
Especifique la fuente, el
estilo, el color, el
interlineado y la alineación.
Elija si desea mostrar
las horas de la forma
introducida, con un
formato predeterminado o
con el formato que
especifique.
Seleccione las opciones
para mostrar horas en
japonés.
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 75
7. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione los
formatos que desea utilizar y haga clic en Aceptar (Windows)
u OK (Mac OS).
Sólo dos opciones afectan a la visualización del componente de
segundos:
Número de decimales y Separador decimal. Las opciones
restantes no tienen ningún efecto.
Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.
Especificar formatos en campos contenedor
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra las imágenes
y los iconos de archivo de los campos contenedor.
Nota Las siguientes instrucciones también sirven para formatear los
objetos gráficos que inserte en una presentación.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos
contenedor o gráficos insertados.
2. Elija el menú Formato > Gráfico.
3. En el cuadro de diálogo Formato gráfico, seleccione los formatos que
desea utilizar.
Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.
No
se puede cambiar el tamaño de los iconos.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
Formatear campos y texto para escritura vertical
Si el sistema operativo está configurado para admitir la introducción
de texto en japonés, puede formatear objetos de campo y texto
para
mostrar un texto japonés en formato de escritura vertical.
En
la escritura vertical, los caracteres se muestran y leen de arriba a
abajo, en columnas sucesivas mostradas verticalmente, de derecha
a
izquierda. Esta opción resulta útil al imprimir direcciones en
las
etiquetas.
Al seleccionar uno o varios campos y elegir a continuación el
menú
Formato > Orientación > Lateral (sólo texto asiático), los
caracteres se giran 90 grados en sentido contrario a las agujas del
reloj dentro del campo. El campo en sí no se gira. Para girar los
campos seleccionados, elija el menú
Disposición > Rotar.
Según cómo desee imprimir el texto, es posible que necesite cambiar
la orientación de página de la presentación. Para ello, elija el menú
Archivo > Configurar impresión (Windows) o Ajustar página (Mac OS)
y cambie la orientación de la página a
Horizontal o Vertical.
Permitir o evitar entradas en campos
Puede permitir o evitar entradas en un campo. Por ejemplo puede
restringir la entrada en un campo que contenga un
número de serie
para que no pueda ser modificado. Puede establecer opciones de
entrada de datos diferentes en los modos Visualizar y Buscar para
permitir la búsqueda de números de serie, aunque no puedan
introducirse.
Si permite la entrada en un campo, también puede controlar si se
seleccionan todos los contenidos del campo al hacer clic en el campo
o al acceder a él pulsando Tab en el modo Visualizar o Buscar. De lo
contrario, FileMaker Pro coloca el punto de inserción detrás del
último carácter del campo.
1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos.
2. Seleccione menú Formato > Campo/control > Comportamiento.
Elija cómo alinear
el gráfico
verticalmente.
Elija cómo ajustar el
gráfico al marco.
Elija cómo alinear el
gráfico horizontalmente.
76 Guía del usuario de FileMaker Pro
3. En el cuadro de diálogo Comportamiento de campo, seleccione las
opciones que desea utilizar.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
Para obtener más información sobre cómo trabajar con campos en
una presentación, consulte la Ayuda.
Trabajar con partes en presentaciones
Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes, es decir,
en
secciones de la presentación que determinan la apariencia y el
comportamiento de los datos en un campo. Mediante el uso de estas
partes, puede controlar cómo imprime los datos FileMaker
Pro,
por
ejemplo:
1 una vez por cada registro
1 sólo en la parte superior de cada página
1 sólo antes o después de los grupos de registros ordenados
(por ejemplo, para incluir un subtotal de cada grupo de registros)
Cada presentación debe tener al menos una parte. Las partes de una
presentación pueden contener campos, portales, botones, texto y
otros objetos. En el modo Presentación, las líneas horizontales
intermitentes señalan la división entre las partes de la presentación
y
aparece una etiqueta de parte en el extremo izquierdo de la línea
divisoria inferior.
El asistente Nueva presentación/informe crea automáticamente las
partes de presentación adecuadas en función de las opciones que
seleccione. Después de completar el asistente, puede añadir, cambiar
o eliminar partes de una presentación como crea conveniente.
(Consulte
“Crear presentaciones e informes” en la página 61).
Para Haga lo siguiente
Impedir la entrada en
un campo en el modo
Visualizar o Buscar o
en ambos modos
En Permitir introducir campo, anule la selección de En
modo Visualizar, En modo Buscar, o de ambas opciones.
Seleccionar todo el
contenido del campo
al entrar en el campo
Seleccione Seleccionar todo el contenido del campo en la
entrada (También debe estar seleccionada la opción
Permitir introducir campo).
Especificar un modo
de introducción de
texto para un campo
que utiliza un método
de introducción
Japonés.
Nota Esta opción sólo
está disponible si su
sistema operativo está
configurado para
admitir la introducción
de texto en japonés.
Seleccione Establecer método de introducción, y, a
continuación, seleccione un modo de introducción
de la lista.
Controlar el
desplazamiento al
campo siguiente
mediante el teclado
Seleccione Tecla Tabulador, Tecla Retorno, Tecla Intro,
o cualquier combinación de estas opciones.
Capítulo 2
|
Crear bases de datos 77
Tipos de partes de presentación
La siguiente tabla describe los tipos de partes de la presentación.
Para incluir datos de sumario en una presentación (por ejemplo,
subtotales, totales generales, promedios, recuentos, etc.), introduzca
campos de sumario en
partes de sumario de la presentación (consulte
“Definir campos de sumario” en la página 54). Las partes de sumario
incluyen partes de sumario general y de subsumario.
1 Una parte de sumario general contiene normalmente uno o varios
campos de sumario que muestran información de sumario (como
totales) sobre los registros visualizados.
1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o varios
campos de sumario que muestran información de “subsumario”
(como subtotales) para un subconjunto de registros. Los registros
se agrupan (ordenan) por los valores de otro campo, el campo
de interrupción. Cada vez que cambia el valor del campo de
interrupción, el informe se “interrumpe” y FileMaker Pro inserta
la parte de subsumario.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con las partes
de una presentación, consulte la Ayuda.
Partes de
presentación
Descripción
Cabecera
inicial
Aparece únicamente una vez en la parte superior de la primera
pantalla o página y reemplaza a la cabecera normal (si hay una
especificada). En los informes, puede utilizarse para imprimir
una página de título independiente. Sólo puede incluir una
cabecera inicial en una presentación.
Cabecera Aparece en la parte superior de cada pantalla o página
(a menos que añada una cabecera inicial que sustituya a la
cabecera normal en la primera página). Utilícela para los
encabezados de título o columna (en informes en columnas).
Sólo puede incluir una cabecera en una presentación.
Cuerpo
Cabecera
Subsumario
Sumario
general
continuo
Pie de página
Nombre de agente ID de producto Cant. Importe
David Michaels ET3 1 29,95
David Michaels ET4 1 32,25
David Michaels ET1 2 73,90
David Michaels ET5 3 98,85
Total 234,95
Sophie Tang ET6 2 64,50
Sophie Tang ET7 5 12,50
Sophie Tang ET2 2 25,00
Total 102,00
Total general 336,95
Informe de ventas
El subsumario ubicado debajo del
cuerpo resume los datos de cada grupo
de registros ordenados en el campo de
interrupción (Nombre de agente).
Sumario general continuo
Pie de página
Informe confidencial de EveryWhere Travel Junio de 2004
Cuerpo Cada objeto que incluye en el cuerpo, incluidos los campos,
los objetos de texto y los gráficos, aparecen una vez en cada
uno de los registros del conjunto encontrado. Sólo puede
incluir un cuerpo en una presentación.
Pie de página Aparece en la parte inferior de cada pantalla o página (a
menos que añada un pie de página inicial). Sólo puede incluir
un pie de página en una presentación.
Pie de página
inicial
Aparece únicamente una vez en la parte inferior de la primera
pantalla o página y reemplaza al pie de página normal (si hay
uno especificado). Sólo puede incluir un pie de página inicial
en una presentación.
Partes de
presentación
Descripción
78 Guía del usuario de FileMaker Pro
Capítulo 3
Trabajar con tablas y archivos relacionados
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:
1 planificar bases de datos relacionales
1 crear y editar relaciones
1 crear y editar actualizaciones
FileMaker Pro utiliza las tablas relacionadas como elemento
principal de las
bases de datos relacionales y de las actualizaciones.
Las bases de datos relacionales le permiten trabajar dinámicamente
con datos de otras tablas, para que pueda cambiar los datos en una
ubicación y estos cambios se vean reflejados en todas las ubicaciones
en las que aparezcan los datos relacionados. Las actualizaciones le
permiten copiar y pegar datos de una tabla a otra. Una vez insertados
los datos actualizados, éstos no cambian a menos que los edite o le
indique a FileMaker Pro que los actualice de nuevo.
Utilice las bases de datos relacionales para:
1 Ver y trabajar con la versión más actualizada de los datos
de otra tabla (o la tabla actual). Por ejemplo, muestre datos en
campos relacionados cuando necesite datos actuales de una tabla
relacionada, como el precio actual de un artículo. A medida que
cambian los datos en los registros relacionados, verá esos cambios
en la tabla actual.
1 Configure y administre los datos de forma eficaz y con
flexibilidad. En lugar de crear varias tablas o archivos de base
de datos con valores duplicados, almacene apariciones únicas
de valores y utilice las relaciones para facilitar esos valores.
A continuación, puede realizar cambios en los datos en una única
ubicación, por lo que se elimina la duplicación de datos y se favorece
la exactitud de los mismos.
1 Ahorrará espacio en disco, ya que los datos se almacenan en una
única ubicación.
Utilice actualizaciones para:
1 Copiar datos de una tabla relacionada y conservar su estado,
incluso aunque cambien los datos relacionados. Por ejemplo, utilice
una actualización para copiar el precio de un artículo en el momento
de la adquisición en la tabla Facturas. Aunque cambie el precio
en la tabla relacionada, el precio de la tabla Facturas permanecerá
invariable.
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa y
pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de
FileMaker
Pro.
Las relaciones
Una relación es un método eficaz de organizar los datos. Mediante
una relación, puede unir datos de una o varias tablas en función
de
valores de campo comunes, valores de campo diferentes o una
comparación de valores en dos o más campos.
Una vez creada una relación, puede hacer lo siguiente para mostrar
los datos de la tabla relacionada:
1 Diseñe una base de datos relacional, es decir, varias tablas que,
al utilizarse juntas, contienen todos los datos necesarios para su
trabajo. Cada aparición de los datos se almacena en una única tabla
a la vez, pero puede ver los datos y acceder a ellos desde cualquier
tabla relacionada. Puede cambiar cualquier aparición de los datos
relacionados y estos cambios aparecerán reflejados en todas
las ubicaciones en las que se utilicen esos datos relacionados.
80 Guía del usuario de FileMaker Pro
1 Defina una actualización para copiar datos de una tabla
relacionada a un campo de la tabla de destino. Los datos copiados
se almacenan en dos ubicaciones, como si los hubiera copiado y
pegado en un campo de destino. Los datos actualizados son los
datos actuales en el momento de copiarlos, pero una vez copiados
permanecen estáticos hasta que vuelva a realizar una actualización
o active de nuevo la actualización.
Por ejemplo, una base de datos de una agencia de viajes puede incluir
estas tablas: una tabla Viajes, que almacena los productos (viajes) y
sus precios actuales; una tabla Clientes, que almacena la información
sobre los clientes; una tabla Facturas, que mantiene un registro de
cada factura, y una tabla Elementos de línea, que almacena los datos
de venta de cada línea de la factura, incluidos el viaje que se está
vendiendo y el precio de venta. Como las facturas son una mezcla
de
datos dinámicos y estáticos, puede utilizar bases de datos
relacionales y actualizaciones para mostrar los datos. Los registros
de la tabla Elementos de línea se muestran dinámicamente en un
portal de la presentación Facturas, pero los precios de venta actuales
de cada elemento de línea se introducen mediante una actualización,
para que los totales de las facturas sean precisos históricamente,
incluso aunque los precios cambien en un futuro.
Puede crear una base de datos relacional definiendo una relación
entre dos campos denominados campos de coincidencia. Estos
campos pueden residir en diferentes tablas o en la misma tabla
(autounión). Puede acceder a los datos relacionados cuando el valor
de los campos de coincidencia de una parte de la relación se compare
con éxito con el valor de los campos de coincidencia de la otra parte
de la relación, en función de los criterios que haya establecido en
la
relación.
Una vez creada la relación, puede utilizar los campos de la tabla
relacionada del mismo modo que los campos de la tabla actual:
para
mostrar datos en una presentación, como parte de una
fórmula
de cálculo, en un guión, como campos de coincidencia
para
otra relación, etc. Puede trabajar con los datos de los campos
relacionados en todos los modos (si dispone de privilegios de acceso)
al trabajar con los registros de la tabla actual.
Al mostrar datos relacionados en un portal, se muestran los valores
de todos los registros relacionados. Si el campo relacionado no está
en un portal, se muestra el valor del primer registro relacionado.
Las actualizaciones copian los datos de la tabla relacionada en la tabla actual.
R20ID de cliente
NY-ParísItinerario
R20ID de cliente
NY-ParísItinerario
En las bases de datos relacionales, los datos de la tabla relacionada
simplemente se muestran en la tabla actual, pero no se copian.
R20ID de cliente
NY-ParísItinerario
R20ID de cliente
NY-ParísItinerario
Tabla actual
Tabla relacionada
Tabla actual
Tabla relacionada
Tabla Facturas
A-200-61
Nº de factura
16-Oct-2005
Fecha
C100
ID de cliente
ID de
viaje
Nombre
del viaje
T10
Costo €
NY-Roma 550,00
T20 Roma-Estam. 700,00
Williams
Nombre
1.250,00Total
Tabla Clientes
C100
ID de cliente
Williams
Nombre de
408-555-3456
Teléfono
ID de
viaje
Nombre del viaje
T10
NY-Roma
T20
Roma-Estam.
Tabla Viajes
T10ID de viaje
NY-RomaNombre del
ID de
itinerario Origen
R200
Destino
Nueva York París
R42 París Roma
Registros de la tabla
Elementos de línea
mostrados en el portal
Capítulo 3
|
Trabajar con tablas y archivos relacionados 81
Para obtener más información sobre las relaciones, consulte la
Ayuda.
Terminología de bases de datos relacionales
Antes de empezar a trabajar con bases de datos relacionales
y actualizaciones, debería conocer los siguientes términos.
Estos
términos se explican en las secciones siguientes.
Término Descripción
Archivo de
origen
El archivo desde el que se añade una tabla al gráfico de
relaciones.
Campo de
coincidencia
Un campo de la tabla actual y un campo de la tabla
relacionada que contienen valores utilizados para acceder
a los registros coincidentes. (Los campos de coincidencia
reciben a veces el nombre de campos clave.) Seleccione uno
o varios campos de coincidencia en cada tabla para cada una
de las relaciones.
En las bases de datos relacionales, los valores de los campos
de coincidencia deben coincidir de algún modo para que
pueda establecerse una relación entre los archivos. Consulte
“Campos de coincidencia en relaciones” en la página 82.
En las actualizaciones, los valores de los campos de
coincidencia no tienen que ser iguales para coincidir.
Campo de
destino de la
actualización
(sólo para las
actualizaciones)
El campo de la tabla en el que desea copiar los datos durante
una actualización.
Campo de
origen de la
actualización
(sólo para las
actualizaciones)
El campo de la tabla relacionada que contiene los datos que
desea copiar durante una actualización.
Campo
relacionado
Un campo de una tabla relacionado con un campo de otra
tabla (o con un campo diferente de la misma tabla). Si se crea
una relación entre dos tablas (incluso a través de otra tabla),
es posible acceder a los datos de los campos de una tabla
desde la otra tabla.
Gráfico de
relaciones
En la pestaña Relaciones del cuadro de diálogo Definir base
de datos, puede ver las apariciones de tablas del archivo
actual y de los archivos de base de datos relacionados
externos. En el gráfico de relaciones, puede unir tablas y
cambiar las relaciones entre los campos de diferentes tablas.
Al crear una nueva tabla, aparece una representación visual,
o aparición, de la tabla en el gráfico de relaciones. Puede
especificar varias apariciones (con nombres únicos) de la
misma tabla para trabajar con relaciones complejas en el
gráfico.
Operadores
relacionales
En el gráfico de relaciones, los símbolos que definen los
criterios de coincidencia entre uno o varios pares de campos
de dos tablas. Entre ellos, se incluyen: igual (=), no igual (≠),
mayor que (>), mayor o igual que (≥), menor que (<), menor
o igual que (≤) y todas las filas o producto cartesiano (X).
Portal Un objeto de presentación que muestra registros de tablas
relacionadas. Los portales muestran datos de campos
relacionados en filas, con un registro en cada fila.
Registros
relacionados
Un registro de la tabla relacionada cuyo campo de
coincidencia (en función de la relación utilizada) contiene un
valor que coincide con otro valor del campo de coincidencia
de otra tabla.
Relación Las relaciones ofrecen acceso a los datos de una tabla a otra.
Las relaciones pueden unir un registro de una tabla con un
registro de otra tabla, un registro con otros registros, o todos
los registros de una tabla con todos los registros de otra tabla,
en función de los criterios especificados al crear la relación
en el gráfico de relaciones. (Las relaciones reciben a veces el
nombre de
enlace o expresión de unión.)
Tabla actual En las bases de datos relacionales, la tabla en la que está
trabajando actualmente.
En las actualizaciones, la tabla en la que se copian los datos.
Tabla de origen La tabla en la que se basan una o varias tablas del gráfico
de relaciones. La tabla de origen es la tabla definida en la
pestaña Tablas del cuadro de diálogo Definir base de datos.
Término Descripción
82 Guía del usuario de FileMaker Pro
El gráfico de relaciones
Puede utilizar las tablas del gráfico de relaciones para organizar
la
vista de los datos. Cada aparición de una tabla en el gráfico de
relaciones representa una vista diferente de los datos. Al unir dos
tablas, está utilizando las dos vistas existentes para crear una tercera
vista. A medida que añada tablas a las relaciones, cada tabla sucesiva
representa un conjunto adicional de criterios que deben cumplirse
antes de poder acceder a los datos relacionados de esa relación.
Puede crear una relación entre dos tablas cualquiera del gráfico
de
relaciones, pero la relación no debe crear un círculo o un bucle
cerrado entre las tablas. Es decir, cada serie de relaciones debe
tener
una tabla de inicio y otra de fin, y ambas deben ser diferentes.
Como cada relación representa un conjunto adicional de criterios,
deber tener en cuenta el
contexto en el gráfico de relaciones.
El
contexto es el punto del gráfico desde el que se evalúa la relación.
Como el gráfico no es nunca circular, cada punto del gráfico ofrece
una perspectiva diferente de los datos.
Debido a que FileMaker no permite la creación de círculos en el
gráfico de relaciones, cualquier intento de crear uno provoca que
FileMaker
Pro genere una nueva aparición de tabla con un nombre
único. Esta nueva aparición funciona como cualquier otra del gráfico
y permite seguir utilizando la nueva relación.
Para obtener más información sobre el gráfico de relaciones,
consulte la Ayuda.
Campos de coincidencia en relaciones
Al crear una relación entre tablas, debe seleccionar uno o varios
campos de cada tabla como campos de coincidencia. Los campos de
coincidencia tienen normalmente valores comunes. En una relación
típica, un registro de una tabla estará relacionado con los registros de
otra tabla que comparten un valor de campo de coincidencia común.
Por ejemplo, la tabla Clientes y la tabla Facturas pueden utilizar el
campo ID de cliente para identificar de forma exclusiva a cada
cliente y cada compra. Si las dos tablas se relacionan utilizando ID
de cliente como campo de coincidencia, un registro de la tabla
Clientes puede mostrar un portal en el que aparezca cada factura con
un ID de cliente coincidente y, en la tabla Facturas, cada factura con
el mismo ID de cliente puede mostrar datos de clientes consistentes.
Los campos de coincidencia utilizados en una relación pueden tener
nombres distintos. Los campos de coincidencia pueden ser de
cualquier tipo, excepto campos contenedor o de sumario.
Para obtener más información sobre los campos de coincidencia,
consulte la Ayuda.
Tipos de relaciones
Al unir dos tablas mediante una relación, puede establecer
criterios para que FileMaker Pro muestre o acceda a los
registros relacionados.
Los criterios pueden ser simples, como hacer coincidir un
campo
de la Tabla A con uno de la Tabla B, o más complejos.
Una
definición de relación más compleja devolverá normalmente
un
conjunto más delimitado de registros relacionados. Entre los
ejemplos de relaciones complejas, se incluyen el uso de varios
campos de coincidencia en una o ambas partes de la relación y la
comparación de campos de coincidencia mediante operadores
relacionales no iguales o campos de coincidencia calculados.
Tabla externa Una tabla que se encuentra fuera del archivo actual, en otro
archivo.
Tabla relacionada En las bases de datos relacionales, la tabla que contiene los
datos a los que desea acceder y con los que desea trabajar en
la tabla actual.
En las actualizaciones, la tabla que contiene los datos que se
desean copiar.
Una tabla puede estar relacionada consigo misma. A esto se
le denomina autounión.
Término Descripción
Capítulo 3
|
Trabajar con tablas y archivos relacionados 83
Relaciones de un solo criterio
En una relación de un solo criterio, los datos de un campo se
comparan con los datos de otro campo.
Por ejemplo, un registro de una tabla está relacionado con registros
de otra tabla cuando los valores del campo ID de cliente de la tabla
Clientes y los valores del campo ID de cliente de la tabla Números
de teléfono son iguales.
Utilice una relación de un solo criterio cuando desee relacionar dos
tablas en función de un único valor común, como un número de serie
o un número de identificación. Por ejemplo, una base de datos de
clientes incluye estas dos tablas: Clientes, que almacena nombres
y
direcciones, y Números de teléfono, que almacena números de
teléfono y tipos de números de teléfono como, por ejemplo, del
trabajo, del domicilio, fax, etc. Los datos se dividen en dos tablas
porque un único cliente puede tener varios números de teléfono.
Las tablas tienen los siguientes campos:
El campo ID de cliente es el campo de coincidencia de la relación
entre las dos tablas. En la tabla Clientes, el campo ID de cliente está
configurado para introducir automáticamente un número de serie,
concediendo a cada registro de la tabla Clientes un número de
identificación único. En la tabla Números de teléfono, el ID de
cliente es sólo un campo numérico simple.
Como la relación está definida para permitir la creación de
registros
relacionados en la tabla Números de teléfono, se insertará
automáticamente el número ID de cliente de un registro de Clientes
en el campo ID de cliente de la tabla Números de teléfono en cada
nuevo registro relacionado. Esto permite relacionar muchos registros
de la tabla Números de teléfono con un único registro de la
tabla
Clientes.
Tabla Nombre del campo Comentario
Clientes ID de cliente Campo numérico, número
de serie de introducción
automática. Campo de
coincidencia para la tabla
Clientes.
Nombre Campo de texto
Apellidos Campo de texto
Dirección1 Campo de texto
Población Campo de texto
Campo de
coincidencia
Campo de
coincidencia
Estado Campo de texto
Pais Campo de texto
Números de
teléfono
Número de teléfono Campo de texto
Tipo de teléfono Campo de texto
ID de cliente Campo numérico. Campo de
coincidencia para la tabla
Números de teléfono.
Tabla Nombre del campo Comentario
84 Guía del usuario de FileMaker Pro
Los usuarios podrán introducir un número de teléfono en una fila
del portal vacía, mientras FileMaker Pro crea automáticamente un
registro relacionado para ese número de teléfono.
Relaciones de varios criterios
En una relación de varios criterios, aumenta el número de campos de
coincidencia y, por lo tanto, aumentan los criterios que FileMaker
Pro evalúa antes de unir con éxito los registros relacionados. En una
relación de varios criterios, FileMaker Pro compara los valores de
cada campo de coincidencia en ambas partes de la relación en el
orden en el que aparecen los campos. A este proceso se le denomina
comparación AND. Para realizar la comparación con éxito, cada
campo de coincidencia debe buscar un valor correspondiente en la
otra tabla.
Utilice una relación de varios criterios cuando desee relacionar dos
tablas en función de varios valores comunes, como un ID de cliente
o una fecha.
En esta relación, los campos ID de cliente y Fecha de alquiler son
campos de coincidencia con la tabla Elementos de línea de alquiler.
Un registro de la tabla Clientes con el valor de ID de cliente, 1000,
y
el valor de Fecha de alquiler, 10/10/2004, sólo coincidirá con
aquellos registros de la tabla Elementos de línea de alquiler en
los
que los campos ID de cliente y Fecha de alquiler tengan
respectivamente los valores, 1000 y 10/10/2004. Si los campos ID
de
cliente de ambas tablas tienen valores coincidentes, pero no los
tienen los campos Fecha de alquiler de las dos tablas, la relación
no
devolverá ningún registro relacionado.
Por ejemplo, una base de datos de alquiler de equipamiento de
viajes
tiene tres tablas: Equipo, una tabla estática que almacena el
inventario de alquiler de equipos; Cliente, que almacena los nombres
y las direcciones de los clientes y Elementos de línea de alquiler, que
almacena un registro de cada alquiler de equipo, incluidos el ID de
equipo, el ID de cliente y la fecha de alquiler. La finalidad de esta
base de datos es supervisar el alquiler de los equipos y mostrar todos
los alquileres de un determinado cliente en una fecha seleccionada.
Portal
Introduzca un número de
teléfono en la fila del portal vacía.
Campos de
coincidenci
a
Campos de
coincidencia
Capítulo 3
|
Trabajar con tablas y archivos relacionados 85
Aunque la base de datos está compuesta por tres tablas, la relación
de varios criterios se establece entre las tablas Clientes y Elementos
de línea de alquiler. Estas tablas tienen los siguientes campos:
Como la relación está definida para permitir la creación de registros
relacionados en la tabla Elementos de línea de alquiler, los usuarios
podrán introducir información sobre el alquiler en una fila vacía del
portal y FileMaker Pro creará un registro relacionado para ese alquiler.
Relaciones mediante operadores de comparación
En una relación de comparación, puede utilizar uno o varios de los
siguientes operadores para comparar los valores de los campos de
coincidencia en las dos tablas relacionadas. La relación devuelve
registros relacionados cuando la comparación se evalúa con éxito,
en
función de los criterios que haya establecido.
Tabla Nombre del campo Comentario
Clientes ID de cliente Campo numérico, número
de serie de introducción
automática. Uno de los campos
de coincidencia con la tabla
Elementos de línea de alquiler.
Fecha de alquiler Campo de fecha. El otro campo
de coincidencia con la tabla
Elementos de línea de alquiler.
Elementos de línea
de alquiler
ID de cliente Campo numérico. Uno de los
campos de coincidencia con la
tabla Clientes.
Fecha de alquiler Campo de fecha. El otro campo
de coincidencia con la tabla
Clientes.
ID de equipo Campo numérico
Seleccione esta opción para permitir la
creación de registros relacionados en la
tabla Elementos de línea de alquiler.
Operadores
relacionales
Compara estos registros
= Los valores de los campos de coincidencia son
iguales
≠ Los valores de los campos de coincidencia son
diferentes
< Los valores del campo de coincidencia izquierdo son
menores que los valores del campo de coincidencia
derecho
≤ Los valores del campo de coincidencia izquierdo son
menores o iguales que los valores del campo de
coincidencia derecho
> Los valores del campo de coincidencia izquierdo son
mayores que los valores del campo de coincidencia
derecho
≥ Los valores del campo de coincidencia izquierdo son
mayores o iguales que los valores del campo de
coincidencia derecho
x Todos los registros de la tabla izquierda se comparan
con todos los registros de la tabla derecha,
independientemente de los valores de los campos
de coincidencia
Campo de
coincidencia
Campo de
coincidencia
Operador relacional Mayor que
86 Guía del usuario de FileMaker Pro
En este ejemplo, los campos Fecha de viaje de la tabla Viajes y la
tabla Clientes son campos de coincidencia. Si un registro de la tabla
Viajes tiene el valor de Fecha de viaje, 11/12/2004, todos los
registros de la tabla Clientes con el valor de Fecha de viaje, 10/12/
2004 o anteriores se relacionan con ese registro. En la tabla Clientes,
si un registro tiene el valor de Fecha de viaje, 11/12/2004, todos los
registros de la tabla Viajes con el valor de Fecha de viaje, 12/12/2004
o posterior se relacionan con ese registro.
Relaciones que devuelven un rango de registros
Una relación que devuelve un rango de registros es parecida a una
relación de varios criterios, excepto en que se utilizan operadores de
comparación para buscar registros que sean mayores que uno de los
criterios y menores que los otros criterios. Este tipo de relación se
utiliza habitualmente para devolver registros incluidos en un rango
de fechas o números de serie.
Por ejemplo, desde la Tabla E, desea ver todos los registros de la
Tabla F que tienen valores del Campo de fecha F mayores que los
valores de Fecha inicial E y menores que Fecha final E.
Esta relación devuelve aquellos registros de la Tabla F que tienen un
valor de Campo de fecha F posterior a la Fecha inicial E y anterior a
la Fecha final E.
Por ejemplo:
Otro ejemplo:
Campo de
coincidencia
Campos de
coincidencia
Indica que se están utilizando
varios operadores relacionales
diferentes en esta relación.
Si los campos
Contienen los
valores
Se devuelven estos registros
relacionados de la Tabla F
Fecha inicial E 01/11/2005 14/11/2005
27/11/2005
Fecha final E 01/12/2005
Si los campos
Contienen los
valores
Se devuelven estos registros
relacionados de la Tabla F
Fecha inicial E 01/12/2005 02/12/2005
15/12/2005
17/12/2005
26/12/2005
Fecha final E 01/01/2006
Esta relación utiliza los operadores
relacionales Mayor que o Menor que.
Capítulo 3
|
Trabajar con tablas y archivos relacionados 87
Relaciones de autounión
Una autounión es una relación en la que los dos campos de
coincidencia se definen en la misma tabla. Defina una autounión
para
crear relaciones entre registros de la misma tabla. Utilice una
autounión en un portal de una presentación de la tabla actual para
mostrar un subconjunto de datos que residen en la tabla actual, como,
por ejemplo, todos los empleados de cada gerente.
Al definir una relación de autounión en el gráfico de relaciones,
FileMaker Pro genera una segunda aparición de la tabla en la que se
basa la autounión. FileMaker Pro realiza esta acción para evitar que
el gráfico de relaciones forme un círculo, lo que imposibilitaría la
evaluación de la relación.
Esta relación devuelve registros relacionados de la Tabla G cuando
el valor del Campo de texto G1 es igual al valor del Campo de
texto
G2.
Para obtener más información sobre los tipos de relaciones, consulte
la Ayuda.
Planificar bases de datos relacionales
Para obtener información sobre cómo planificar una base de datos
relacional, consulte
“Planificar una base de datos” en la página 45.
Trabajar con el gráfico de relaciones
Utilice el gráfico de relaciones, para crear, cambiar y ver las
relaciones del archivo de base de datos. El gráfico de relaciones le
permite duplicar tablas y relaciones, redimensionar y alinear tablas y
añadir notas de texto. Puede resaltar tablas que estén conectadas con
la tabla seleccionada a través de una relación 1-fuera y puede resaltar
tablas que tengan la misma tabla de origen que la tabla seleccionada
actualmente. Para obtener más información, consulte la Ayuda.
El gráfico de relaciones muestra de forma predeterminada todas
las
tablas del archivo de base de datos actual. Puede añadir tablas
de
otros archivos, añadir más de una aparición de la misma tabla al
gráfico o eliminar tablas del gráfico con los botones ubicados en la
parte inferior del gráfico.
Crear relaciones
Para crear una relación:
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos.
2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Relaciones.
3. En el gráfico de relaciones, busque las dos tablas que utilizará
para esta relación.
Pueden aparecer en cualquier parte del gráfico pero deben estar
presentes para poder crear la relación. Para las relaciones de
autounión, busque una única tabla. FileMaker Pro creará la
segunda
aparición de la tabla automáticamente.
Campo de
coincidencia
Campo de
coincidencia
Relación de autounión
88 Guía del usuario de FileMaker Pro
4. Haga clic en un campo en una de las tablas y arrástrelo al campo
de coincidencia correspondiente en la otra tabla.
También puede hacer clic en para abrir el cuadro de diálogo
Editar relación y crear una relación.
5. Repita el paso 4 para cada campo de coincidencia que desee
utilizar en esta relación.
Para obtener más información sobre los campos de coincidencia,
consulte
“Campos de coincidencia en relaciones” en la página 82.
6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el gráfico
de relaciones.
Añadir una tabla
Crear una relación
Editar un objeto
seleccionado
Eliminar objetos
seleccionados
Aumenta o reduce la vista
del gráfico
Cambiar la alineación de
objetos seleccionados
Mueva el puntero al icono
de flecha para mostrar los
nombres de la tabla y el
archivo de origen
Haga clic una vez para
contraer todos los campos
excepto los de coincidencia.
Haga clic de nuevo para
contraer todos los elementos
excepto el nombre de tabla.
Haga clic de nuevo para
restablecer el tamaño
original de la tabla.
Mostrar saltos de página
Muestra el cuadro de
diálogo Configurar
impresión (Windows) o
Ajustar página (Mac OS).
Cambiar el color de objetos
seleccionados
Añadir una nota de texto
al gráfico
Duplicar objetos
seleccionados
Mostrar tablas 1-fuera o tablas con
el mismo origen
Haga clic para mostrar o
reducir una nota de texto
Capítulo 3
|
Trabajar con tablas y archivos relacionados 89
Cambiar relaciones
Una vez creada una relación, puede añadir o cambiar los campos de
coincidencia, cambiar los operadores relacionales y configurar las
opciones para la creación, eliminación y ordenación de registros
relacionados.
Para modificar una relación:
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos.
2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Relaciones.
3. En el gráfico de relaciones, busque la relación que desea editar
y haga doble clic en la línea indicadora ubicada entre las tablas
relacionadas para abrir el cuadro de diálogo Editar relación.
O puede seleccionar la relación en el gráfico y hacer clic en para
abrir el cuadro de diálogo especificar tabla.
4. Edite las tablas y los campos de coincidencia de la relación.
5. Seleccionar opciones para la relación.
Seleccione las opciones que desee
para las tablas de la relación.
Seleccione
el operador
relacional.
Para Haga lo siguiente
Cambiar un campo de
coincidencia
Seleccione el nuevo campo de coincidencia y haga
clic en Cambiar.
Añadir un campo de
coincidencia
Seleccione el nuevo campo de coincidencia y haga
clic en Añadir.
Cambiar el operador
relacional
Seleccione un nuevo operador relacional de la lista
y haga clic en Cambiar.
Consulte “Relaciones mediante operadores de
comparación” en la página 85.
Duplicar un par de
criterios de relación
Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en la
parte inferior del cuadro de diálogo y haga clic en
Duplicar.
Eliminar un par de
criterios de relación
Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en la
parte inferior del cuadro de diálogo y haga clic en
Eliminar.
Para Seleccione
Añadir un registro relacionado
(a la tabla relacionada) cada
vez que introduzca datos en
un campo relacionado de un
registro de la tabla actual.
(Consulte “Añadir y duplicar
registros” en la página 23.)
Permitir la creación de registros en esta tabla a
través de esta relación.
Cuando esta opción está seleccionada, al
introducir datos en un campo relacionado
que no tiene ningún registro relacionado
correspondiente, se crea un registro
relacionado basado en el campo de
coincidencia de la tabla actual.
90 Guía del usuario de FileMaker Pro
6. Haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre cómo crear y editar relaciones,
consulte la Ayuda.
Resumir datos en portales
Puede resumir datos ubicados en un campo relacionado que aparezca
en un portal. El portal puede contener registros de una tabla
relacionada o de la misma tabla (autounión).
Para resumir datos en portales:
1. Cree un campo de cálculo en la tabla en la que desea que se
muestre el total.
2. Defina una fórmula, para el campo de cálculo, que incluya
una función de agregación para el tipo de cálculo de sumario
que
desea realizar.
Por ejemplo, si se encuentra en la tabla Facturas y desea definir un
cálculo para obtener el total de los valores relacionados del campo
Precio de la tabla Elementos de línea, utilice la fórmula.
Sum(Elementos de línea::Precio)
3. Inserte el campo de cálculo en una presentación de la tabla en la
que está definida.
Consulte “Insertar y eliminar campos en presentaciones” en la
página 69.
Para obtener más información sobre cómo resumir datos en portales,
consulte la Ayuda.
Actualizaciones
Una actualización copia los datos de otra tabla a un campo de la tabla
actual. Una vez copiados los datos, éstos forman parte de la tabla
actual (y permanecen a su vez en la tabla desde la que se copiaron).
Los datos copiados en la tabla actual no cambian automáticamente
cuando cambian los datos de la otra tabla, a menos que cambien los
datos del campo de coincidencia de la tabla actual.
Para establecer una conexión entre las tablas para realizar una
actualización, debe crear una relación. A continuación, defina
una
actualización para copiar los datos de un campo de la tabla
relacionada a un campo de la tabla actual.
Al escribir un valor en el campo de coincidencia de la tabla actual,
FileMaker
Pro utiliza la relación para acceder al primer registro de
la
tabla relacionada cuyo campo de coincidencia contiene un valor
coincidente. Después, copia el valor del campo de origen de la
actualización al campo de destino de la actualización, en donde
se
almacena el valor.
Después de copiar un valor en el campo de destino de la
actualización, puede editarlo, reemplazarlo o eliminarlo como
cualquier otro valor (ya que el valor de la actualización pertenece
ahora a la tabla actual). También puede actualizar los datos de la
tabla actual para hacerlos coincidir con los datos que cambien en
la
tabla relacionada.
Eliminar registros coincidentes
(en la tabla relacionada) cada
vez que elimine un registro
coincidente en la tabla actual.
(Consulte “Eliminar
registros” en la página 24.)
Eliminar los registros relacionados de esta tabla
cuando se elimine algún registro en la otra tabla.
Esta opción elimina los registros
relacionados, incluso aunque esté
visualizando una presentación que
no muestra los registros relacionados.
Ordenar registros relacionados. Ordenar registros. A continuación, en la lista
izquierda del cuadro del diálogo Ordenar
registros, haga doble clic en los campos
que desea ordenar. Para cambiar el orden
de ordenación de los campos, arrastre los
campos a la lista derecha en el orden que
desee. Seleccione otras opciones y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
La selección de esta opción no afecta al
tipo de ordenación del archivo relacionado.
Para Seleccione
Capítulo 3
|
Trabajar con tablas y archivos relacionados 91
.
Crear actualizaciones
Para crear una actualización:
1. Cree una relación para la actualización entre el campo de
coincidencia de la tabla actual y el de la tabla relacionada.
Consulte
“Crear relaciones” en la página 87.
2. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos
.
3. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en la
pestaña Campos.
4. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuada
en la lista Tabla.
5. Seleccione un campo de texto, numérico, de fecha, de hora, de
fecha y hora o contenedor en la lista de campos existentes o defina
uno nuevo.
6. Haga clic en Opciones (o haga doble clic en el nombre de campo).
7. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en la
pestaña Autointroducir y, a continuación, seleccione Valor
actualización
.
8. En el cuadro de diálogo Buscar para campo, elija la tabla con
la que se iniciará la actualización y la tabla desde la que se copiará
el
valor.
9. Seleccione el campo desde el que se copiará el valor de la
actualización.
10. Seleccione las opciones que desee para la actualización.
C235ID de cliente
Nombre
42.83.91.04
Teléfono
ParísCiudad
C100ID de cliente
Nombre
555-3849
Teléfono
Vancouver
Ciudad
Tabla actual
C200ID de cliente
SmithNombre
Registros de la tabla relacionada
Relación
Campo de destino
de la actualización
Campo de origen
de la actualización
C200ID de cliente
SmithNombre
555-1234Teléfono
Nueva YorkCiudad
Seleccione Para especificar
Empezando con la tabla La tabla que utilizará la actualización como punto de
partida en el gráfico de relaciones.
Buscar desde tabla
relacionada
La tabla relacionada desde la que se actualizarán los
datos relacionados.
Para Haga lo siguiente
Especificar una acción cuando
los valores de los campos de
coincidencia no coincidan de
forma exacta
En Si no hay coincidencia exacta, seleccione
una opción para no copiar ningún valor,
copiar el siguiente valor inferior o superior
del campo de origen de la actualización o
introducir un valor fijo para utilizarlo en
su lugar.
Impedir que los datos (vacíos)
nulos del campo de origen de la
actualización se copien en el
campo de destino de la
actualización
Seleccione No copiar contenido si está vacío
(Anule la selección de esta opción para
permitir que se copien los datos vacíos).
92 Guía del usuario de FileMaker Pro
11. Haga clic en Aceptar.
12. Repita los pasos 5-11 para cada campo adicional para el que
desee definir una actualización.
Editar actualizaciones
Para editar una actualización:
1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Base
de datos
.
2. Haga clic en la pestaña Campos.
3. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuada
en la lista Tabla.
4. Haga doble clic en el campo de destino de la actualización.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en la
pestaña Autointroducir.
6. Asegúrese de que está seleccionada la opción Valor actualización
y
haga clic en Especificar.
Para detener o suspender el uso de una actualización, anule la
selección de
Valor actualización.
7. Realice los cambios que desee.
8. Haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre cómo crear y editar
actualizaciones, consulte la Ayuda.
Seleccione una
opción para los
datos no iguales
de los campos
de coincidencia.
Seleccione el
campo de
origen de la
actualización.
Seleccione
el punto de
partida de la
actualización.
La selección de esta opción impide
que se copien los datos nulos.
Elija la tabla
relacionada para
la actualización.
Capítulo 4
Compartir e intercambiar datos
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo compartir bases
de datos de FileMaker Pro:
1 Compartición de red FileMaker: Puede compartir bases de
datos de FileMaker Pro en la red para que varios usuarios de
FileMaker Pro accedan y utilicen simultáneamente el mismo
archivo de base de datos.
1 Importar y exportar datos: Puede intercambiar información
entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importación
y exportación de datos. Por ejemplo, puede importar datos que
se encuentran en otra base de datos o en un programa de hoja de
cálculo o exportar datos de direcciones para crear cartas modelo
personalizadas con un procesador de textos.
1 Publicación en la Web al instante: Puede publicar de forma
rápida y sencilla presentaciones de FileMaker Pro como páginas
Web para que los usuarios con un navegador Web conectados a la
Intranet (o Internet) accedan a las bases de datos de FileMaker Pro.
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa
y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de
FileMaker Pro. Consulte la
Guía para la publicación en la Web
al
instante con FileMaker para obtener información sobre cómo
publicar bases de datos en la Web.
Compartir bases de datos en una red
Si su equipo está conectado a una red, usted y otros usuarios
de FileMaker Pro en Windows y Mac OS pueden utilizar
simultáneamente el mismo archivo de base de datos.
La compartición de red FileMaker Pro permite compartir archivos
con un máximo de 5 usuarios simultáneos. Si necesita compartir
archivos con más de 5 usuarios en una red, FileMaker le recomienda
que utilice FileMaker Server, una aplicación que ofrece un
rendimiento de red superior, además de una mayor capacidad.
Importante El acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pago
de
una licencia para cada equipo en el que se instale o ejecute la
aplicación FileMaker
Pro. No es posible compartir o utilizar de
forma simultánea la licencia de software en diferentes equipos.
Lea
la licencia de software para conocer los términos y las
condiciones completas.
La primera persona que abre un archivo compartido se convierte
en
el anfitrión. Todos los usuarios que abren el archivo compartido
después del anfitrión se convierten en
clientes.
El anfitrión abre el archivo.
Los clientes abren las conexiones con el archivo compartido.
94 Guía del usuario de FileMaker Pro
Una vez abierto un archivo compartido, el anfitrión y los clientes
tienen acceso a la misma información, y todos los cambios que se
realicen en el archivo aparecerán en la ventana de cada usuario.
Las modificaciones de datos realizadas por cualquier usuario se
guardan en el archivo compartido. El archivo compartido se guarda
en el disco en el que reside el archivo.
Los tipos de ordenación, las peticiones de búsqueda, las órdenes
de
exportación e importación de campos y las configuraciones de
impresión son específicos de cada usuario.
Activar la compartición y el hospedaje de archivos
Como muchos de los comandos de FileMaker Pro se procesan en
el equipo anfitrión, obtendrá un mejor rendimiento si hospeda los
archivos compartidos desde el equipo más rápido disponible.
El
archivo que hospeda debe residir en el disco duro de su equipo.
No se permite hospedar de forma remota un archivo almacenado
en
otro equipo o servidor, ya que puede verse comprometida la
integridad de los datos y puede producirse una disminución del
rendimiento.
Para activar la compartición de archivos en red para todos los
archivos abiertos:
1. Abra los archivos de FileMaker Pro que desea compartir.
Nota Para activar o cambiar el estado de compartición de un archivo,
debe abrirlo con una cuenta que tenga privilegios de acceso Gestionar
privilegios ampliados
. Para obtener más información, consulte
“Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados” en la
página 104.
2. Elija el menú Edición > Compartir > Red FileMaker (Windows) o el
menú
FileMaker Pro > Compartir > Red FileMaker (Mac OS).
3. En el cuadro de diálogo Configuración en red de Filemaker, haga
clic en Activo para Compartición de red.
En el cuadro Dirección TCP/IP, verá la dirección TCP/IP del sistema.
4. Seleccione los archivos que desea hospedar en la lista de Archivos
abiertos actualmente.
5. Configure el nivel de acceso de red para los archivos.
6. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
Los archivos abiertos están ahora hospedados.
Para Seleccione
Ofrecer acceso a la red a todos los
usuarios de FileMaker Pro
Todos los usuarios.
Limitar el acceso de red a los
usuarios en función del conjunto
de privilegios que tengan
Especificar usuarios por conjuntos de
privilegios y, a continuación, haga clic
en Especificar.
En el cuadro de diálogo Especificar
usuarios por conjunto de privilegios,
seleccione los conjuntos de privilegios
que desea que tengan acceso a la red.
Impedir cualquier tipo de acceso
a través de la red FileMaker
Sin usuarios.
Haga clic para activar la
compartición en red
Seleccione el nivel de acceso de red
para los archivos seleccionados
Capítulo 4
|
Compartir e intercambiar datos 95
Importante Debe mantener los archivos compartidos abiertos para
poder ponerlos a disposición de los clientes.
Nota Para compartir archivos en CD de sólo lectura, debe activar la
compartición antes de copiar el archivo en el CD.
Abrir archivos compartidos como cliente
Después de que el anfitrión abra un archivo compartido, los clientes
pueden conectarse a este archivo.
Para abrir un archivo compartido como cliente:
1. Seleccione el menú Archivo > Abrir remoto.
2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista
para obtener una lista de los anfitriones.
3. Para ver los archivos disponibles de un anfitrión, seleccione uno.
En la lista Archivos disponibles, seleccione el archivo que desea abrir.
O escriba una ruta de red en Ruta de archivo de red (por ejemplo,
fmnet:/<direcciónIPanfitrión>/
<no mbredearchivo>).
4. Haga clic en Abrir.
Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una
contraseña y un nombre de dominio (sólo en Windows) según
la
configuración de compartición de archivos seleccionada por
el
anfitrión.
Si hay demasiada actividad en la red, es posible que no aparezca el
archivo en la lista. Para comprobar la red durante un período de
tiempo más largo, mantenga pulsada la tecla Ctrl (Windows) o la
tecla Opción (Mac OS) mientras hace clic en un elemento.
Limitaciones para los cambios en los archivos compartidos
Aunque varios usuarios pueden realizar cambios al mismo tiempo en
el mismo archivo compartido, existen algunas limitaciones para los
tipos de cambios simultáneos permitidos. La siguiente tabla describe
los tipos de cambios que se pueden y no se pueden realizar en los
archivos compartidos.
Elija Para mostrar
Anfitriones favoritos Anfitriones añadidos anteriormente como favoritos
Anfitriones locales Anfitriones de FileMaker Pro ubicados en la subred
TCP/IP
Anfitriones listados
por LDAP
Anfitriones de FileMaker Pro disponibles a través del
servidor LDAP especificado
Cambio en la base
de datos
Limitación
Datos en
presentaciones
y registros
Dos usuarios no pueden editar el mismo registro al
mismo tiempo.
Presentaciones
y elementos de
presentación
Dos usuarios no pueden modificar la misma
presentación al mismo tiempo.
Listas de valores Dos usuarios no pueden modificar o definir la misma
lista de valores al mismo tiempo.
Nota Un usuario puede editar una lista de valores
mientras otro usuario la utiliza en el modo Visualizar
o Buscar.
Guiones Dos usuarios no pueden modificar o definir el mismo
guión al mismo tiempo.
Nota Un usuario puede editar un guión mientras otro
usuario lo utiliza.
Tablas, campos,
relaciones (esquema
de base de datos)
Dos usuarios no pueden modificar ninguno de estos
elementos al mismo tiempo.
96 Guía del usuario de FileMaker Pro
Abrir bases de datos compartidas de forma remota
usando una URL
El instalador de FileMaker Pro registra FMP7 como un protocolo de
Internet. Esto permite abrir una base de datos compartida mediante
una URL.
Las bases de datos de FileMaker Pro compartidas a través de TCP/IP
pueden abrirse de forma remota utilizando la lista de anfitriones
locales, la dirección IP del equipo anfitrión o el nombre DNS del
equipo anfitrión si se ha definido uno. Por ejemplo, una base de datos
hospedada desde un ordenador con la dirección IP 192.168.10.0 y el
nombre DNS anfitrión.dominio.com puede abrirse introduciendo la
dirección IP o el nombre DNS en el menú
Archivo > Abrir remoto >
campo
Ruta de archivo de red.
Para abrir una base de datos compartida usando una URL:
1. Abra un navegador Web en el equipo de cliente deseado.
2. Introduzca la URL del equipo anfitrión en la zona destinada para
ello en el navegador usando el formato siguiente: [<][URL:]FMP7://
[[account:password@]netaddress]/databasename[>]
Los parámetros opcionales se indican con corchetes ("[]"). Debido a
que las URL no pueden contener espacios, cualquier espacio en los
nombres de las bases de datos se codifica con el signo Más ("+").
Ejemplos
FMP7://Mis+Direcciones.fp7
FMP7://192.168.10.0/Mis+Direcciones.fp7
Cerrar un archivo hospedado
Antes de que un anfitrión pueda cerrar un archivo compartido, deben
cerrarlo primero todos los clientes. FileMaker Pro permite solicitar
a
los clientes en red que cierren el archivo compartido al realizar
una
de las siguientes acciones: al cerrar el archivo, cambiar las
condiciones de compartición del archivo, salir de FileMaker Pro
o
realizar una tarea para la que es necesaria que todos los clientes
cierren el archivo. Si un cliente no responde a su solicitud de cierre
del archivo compartido en 30 segundos, FileMaker Pro intentará
cerrarlo en el equipo de los clientes.
Para cerrar un archivo hospedado:
1. En el equipo que hospeda el archivo, elija el menú Archivo >
Cerrar.
2. Si algunos clientes tienen abierto el archivo, verá un cuadro de
diálogo con una lista de dichos clientes. Haga clic en Pedir para
enviar un mensaje a los clientes solicitando el cierre del archivo.
3. Los clientes verán un cuadro de diálogo que solicita el cierre
del archivo.
Para obtener más información sobre cómo compartir archivos en una
red, consulte la Ayuda.
Referencias de
archivo
Dos usuarios no pueden modificar o definir referencias
de archivo al mismo tiempo.
Nota Un usuario puede editar una referencia de archivo
mientras otro usuario la utiliza.
Cuentas y privilegios Dos usuarios no pueden modificar o definir cuentas y
privilegios al mismo tiempo.
Nota Un usuario puede crear o modificar cuentas y
privilegios mientras otro usuario los utiliza.
Cambio en la base
de datos
Limitación
Si FileMaker Pro
Los clientes hacen clic en Cancelar Espera a que estos clientes cierren
el archivo.
Los clientes hacen clic en Cerrar
ahora
Cierra el archivo compartido en el
equipo del cliente.
Los clientes no realizan ninguna
acción
Intenta cerrar el archivo tras esperar
30 segundos, si puede cerrarse de forma
segura.
Capítulo 4
|
Compartir e intercambiar datos 97
Importar y exportar datos
Puede intercambiar información entre FileMaker Pro y otras
aplicaciones mediante la importación y exportación de datos. Puede:
1 importar datos en un archivo de FileMaker Pro existente, en una
nueva tabla o en una tabla existente
1 convertir datos de otras aplicaciones en nuevos archivos de
FileMaker Pro
1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicaciones
Guardar y enviar datos en otros formatos
Puede guardar datos de FileMaker Pro como una hoja de cálculo de
Microsoft Excel o un archivo de Adobe PDF, lo que le permite dar
sus datos de registro a usuarios que no disponen de FileMaker
Pro.
FileMaker Pro le permite enviar por correo electrónico la hoja de
cálculo de Excel o el archivo PDF cuando lo guarda. También puede
crear guiones para guardar registros como Excel o PDF.
Para guardar archivos como Excel o PDF, necesita los siguientes
privilegios de acceso:
1 Permitir exportación para guardar archivos de Excel.
1 Permitir impresión para guardar archivos PDF.
Nota El archivo guardado sólo incluirá los campos que están en la
presentación al guardar. Si desea incluir otros campos (por ejemplo,
campos en paneles de pestañas que no están delante), utilice el
comando
Exportar registros en lugar de Guardar/Enviar registros como.
Enviar mensajes de correo electrónico basados en datos
de registros
Puede utilizar FileMaker Pro para enviar un mensaje o varios a uno
o más destinatarios. Puede introducir valores, o utilizar valores de
campos o cálculos. También puede crear guiones para enviar correos
electrónicos.
Para obtener más información, consulte la Ayuda.
Formatos de archivo de importación/exportación
admitidos
Cada aplicación almacena sus archivos de datos con su propio tipo o
formato de archivo. La mayoría de las aplicaciones pueden también
intercambiar información con algunos formatos diferentes.
FileMaker Pro puede importar y/o exportar archivos con estos
formatos: Microsoft Excel, DBF, DIF, texto separado por
tabuladores, valores separados por comas, BASIC, FileMaker
Pro 7,
Merge, SYLK, WK1/WKS (Lotus 1-2-3), tabla HTML y XML. Si
intercambia datos con otro programa, compruebe la documentación
incluida con ese programa para determinar el formato de archivo
intermediario común que admitan tanto FileMaker
Pro como el otro
programa.
La mayoría de los formatos de archivo sólo admiten la conversión de
datos y no importan o exportan elementos de formato, como, por
ejemplo, las fuentes, el tamaño, el estilo o el color.
Para obtener información sobre los formatos de archivo y las
versiones que puede importar y/o exportar FileMaker
Pro y sobre la
importación de orígenes como XML o una cámara digital (Mac
OS),
consulte la Ayuda.
ODBC y JDBC
Puede intercambiar datos de FileMaker Pro con aplicaciones
compatibles con ODBC. Por ejemplo, puede generar gráficos con
datos de FileMaker
Pro en Microsoft Excel. Para obtener
información sobre el uso de FileMaker Pro con ODBC y JDBC,
consulte la Ayuda.
Métodos de importación de datos a archivos existentes
Al importar datos a un archivo existente, puede:
1 agregar nuevos registros a una tabla existente
1 crear una nueva tabla de datos importados
1 actualizar registros existentes en una tabla existente
1 actualizar registros coincidentes en una tabla existente
98 Guía del usuario de FileMaker Pro
Importante Las opciones de importación que actualizan los registros
existentes y los registros coincidentes sobrescriben los datos
existentes durante el proceso de importación y, una vez importados,
no se puede deshacer esta acción. Para proteger sus datos, elija el
menú
Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de
seguridad del archivo antes de llevar a cabo una importación que
actualice los registros.
El archivo desde el que importa los registros es el origen. El archivo
al que importa los registros es el
destino.
Añadir registros
Al añadir registros, importa todos los registros del archivo de origen
al archivo o tabla de destino. Se crea un nuevo registro en el archivo
de destino por cada registro importable del archivo de origen.
Actualizar registros existentes
Con esta opción, puede reemplazar datos del archivo con datos del
archivo de origen. Para cada campo al que importe, los datos del
primer registro (o fila de datos) importable en el archivo de origen
sobrescriben los campos del primer registro en el archivo de destino.
Los datos del segundo registro (o fila de datos) importable en el
archivo de origen sobrescriben los campos del segundo registro
en
el archivo de destino, y así sucesivamente. Al reemplazar datos,
FileMaker
Pro no examina ni compara los datos de los archivos.
Puede decidir si desea reemplazar o no los datos campo por campo.
Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismo
número de registros del archivo de origen. Si el archivo de origen
tiene más registros importables, los datos de los registros adicionales
no se importarán a menos que elija también la opción
Añadir los datos
restantes como nuevos registros
. Si hay más registros en el archivo de
destino, los datos de los registros adicionales no se reemplazarán.
Actualizar registros coincidentes
Puede actualizar registros y campos coincidentes del archivo de
destino con los datos de otro archivo. Por ejemplo, puede tener una
copia de una base de datos en su equipo de sobremesa y otra copia en
su equipo portátil. Puede actualizar el archivo de su oficina con los
cambios realizados durante sus desplazamientos.
Para determinar qué registros del archivo de origen actualizarán
los
registros del archivo de destino, elija uno o varios campos de
coincidencia en cada archivo. Si los datos de los campos de
coincidencia de un registro del archivo de destino coinciden con los
datos de los campos de coincidencia de un registro del archivo de
origen, el registro del archivo de destino se actualizará con los datos
del archivo de origen.
Los campos de coincidencia deben identificar de forma exclusiva
cada entidad de la base de datos. Por ejemplo, en una base de datos
de personas, puede utilizar un campo de coincidencia, como
Número
de empleado
, o varios campos de coincidencia, como Apellidos,
Nombre y Número de teléfono. Si utiliza sólo el campo Apellidos,
es
posible que identifique a más de una persona, por lo que no
es
eficaz utilizar sólo este campo como campo de coincidencia.
También puede especificar los campos que desea importar.
Los
contenidos de todos los campos seleccionados para su
importación sobrescribirán los datos del archivo de destino en todos
los campos coincidentes, incluso aunque el campo del archivo de
origen esté en
blanco.
Cuando el archivo de destino contiene un conjunto encontrado,
sólo
se actualizan los registros encontrados. (Si el archivo de origen
es otro archivo de FileMaker Pro, sólo podrá importar desde un
conjunto encontrado.)
El siguiente ejemplo muestra la apariencia de un registro del archivo
de destino antes y después de ser actualizado por un registro
coincidente del archivo de origen.
Capítulo 4
|
Compartir e intercambiar datos 99
El proceso de importación
Los pasos básicos para importar registros son:
1. Realice una copia de seguridad del archivo de destino en el que va
a realizar la importación.
2. Si el archivo de origen es un archivo de FileMaker Pro, realice
una búsqueda para que el conjunto encontrado de la ventana actual
contenga sólo los registros que desea importar.
3. Abra el archivo de destino. Si tiene varias tablas, seleccione una
presentación que muestre los registros de la tabla en los que desea
importar los datos.
4. Si va a actualizar registros existentes o coincidentes, asegúrese de
que el conjunto encontrado del archivo de destino contiene sólo los
registros que desea cambiar o actualizar.
5. Elija el menú Archivo > Importar registros > Archivo y seleccione
el
nombre del archivo que contiene los datos que desea importar
(el
archivo de origen).
6. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,
si es necesario, seleccione una tabla en la lista desplegable Origen.
7. Acepte la tabla mostrada en la lista desplegable Destino,
o seleccione Nueva tabla para crear una tabla con el mismo esquema
que la tabla de origen.
8. Seleccione el tipo de importación que desea realizar. Consulte
“Métodos de importación de datos a archivos existentes” en la
página 97.
9. Asignar los campos del archivo de origen a los campos del
archivo de destino.
= indica un campo de coincidencia
–> indica la importación del campo
– indica la no importación del campo
123-456-7890
Archivo de origen
John
Q
Smith
456 New Rd.
Newtown
EE.UU.
123-456-7890
Archivo de destino
John
Smith
123 Main St.
Anytown
EE.UU.
3/3/1960
408-555-6789
123-456-7890
Después de la
actualización
John
Q
Smith
456 New Rd.
Newtown
EE.UU.
3/3/1960
Antes de la actualización de los
registros coincidentes
Archivo de destino
=
–
–>
–>
–>
–
–>
–>
–
Campos del
archivo de
origen.
Campos
del archivo
de destino.
Las flechas señalan los
campos de la derecha en los
que se importarán los datos.
Seleccione una acción de importación.
Seleccionar
una tabla
para
importar
desde ella.
= indica campos de coincidencia.
Importar en
tabla actual
o nueva
tabla.
100 Guía del usuario de FileMaker Pro
Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo de
FileMaker Pro
Puede convertir un archivo de datos de otra aplicación en un nuevo
archivo de FileMaker Pro. El archivo convertido contendrá:
1 Los datos del archivo o el origen que convierta.
1 Dos presentaciones para mostrar los datos.
1 Los nombres de campo convertidos, si se encuentran disponibles
en el archivo u origen que desea convertir. De lo contrario,
se utilizarán nombres de campo genéricos: f1, f2, f3, etc.
1 Los tipos de campo convertidos, si se encuentran disponibles en
el archivo u origen que desea convertir. De lo contrario, todos los
campos serán de texto.
Para importar datos a un archivo nuevo:
1. En la aplicación de origen, guarde los datos que desea importar
con un tipo de archivo admitido por FileMaker Pro. Consulte
“Formatos de archivo de importación/exportación admitidos” en la
página 97.
2. Seleccione el menú Archivo > Abrir.
3. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, en Tipo (Windows)
o
Mostrar (Mac OS), especifique el tipo de archivo que desea
convertir y, a continuación, haga clic en
Abrir.
4. Si ve el cuadro de diálogo Opción de la primera fila, especifique
si la primera fila de datos contiene los nombres de campo o el primer
registro de datos y, a continuación, haga clic en
OK.
5. Si va a convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel y aparece
el cuadro de diálogo Especificar datos de Excel, seleccione una hoja
de cálculo o un rango con nombre del archivo de libro de Excel y,
a
continuación, haga clic en Continuar.
6. En el cuadro de diálogo Crear un archivo llamado, escriba un
nombre para el nuevo archivo, elija una ubicación y haga clic en
Guardar.
FileMaker Pro convertirá los datos en un archivo de FileMaker Pro
y mostrará el archivo.
Para obtener más información sobre la importación de datos,
consulte la Ayuda.
El proceso de exportación
Puede exportar datos de FileMaker Pro a un nuevo archivo y,
a
continuación, abrirlo en otra aplicación.
Los pasos básicos para exportar registros son:
1. Abra el archivo de FileMaker Pro y muestre una presentación que
incluya los registros que desea exportar.
2. Busque y ordene los registros que desea exportar. Consulte el
“Buscar registros” en la página 27 y “Ordenar registros” en la
página 38.
3. Seleccione el menú Archivo > Exportar registros.
4. En el cuadro de diálogo Exportar registros a archivo, escriba un
nombre, elija una ubicación para el archivo exportado y seleccione
un tipo de archivo.
5. En el cuadro de diálogo Orden de los campos para exportación,
indique cómo desea que se exporten los datos de FileMaker Pro.
6. Si es necesario, elija el juego de caracteres que desea que utilice
el archivo exportado.
7. Seleccione si desea aplicar o no el formato de la presentación
actual a los datos exportados.
Para exportar Seleccione
Un campo en la
presentación actual
Presentación actual (NombrePresentación) de la lista de
tabla, a continuación haga doble clic en un campo de
la lista
Un campo en la tabla de
la presentación actual
Tabla actual (NombreTabla) de la lista de tabla, a
continuación haga doble clic en un campo de la lista
Capítulo 4
|
Compartir e intercambiar datos 101
Para obtener más información sobre la exportación de datos,
consulte la Ayuda.
Publicar bases de datos en la Web
Con FileMaker Pro, puede utilizar la Publicación en la Web al
instante
para publicar bases de datos en un navegador Web y permitir
a los usuarios buscar, visualizar y modificar datos.
Si utiliza Publicación en la Web al instante con las cuentas y
conjuntos de privilegios de FileMaker Pro, puede proteger su
base
de datos Web.
Nota La opción Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro
permite compartir archivos con un máximo de 5 usuarios
simultáneos. Utilice FileMaker Server Advanced si necesita
compartir archivos con más de cinco usuarios Web simultáneos.
Para trabajar con una base de datos publicada de FileMaker Pro,
los
usuarios necesitan:
1 un software de navegador Web.
1 acceso a Internet o a una Intranet. El acceso a Internet requiere un
proveedor de servicios de Internet (ISP); FileMaker no proporciona
una cuenta.
1 un ordenador anfitrión con acceso continuo a Internet o una
Intranet a través de TCP/IP.
1 la dirección IP (Internet Protocol) del equipo que hospeda los
archivos de base de datos.
Puede publicar bases de datos como páginas Web en una red local o
Intranet, o para los usuarios en la Web. No es necesario cambiar la
base de datos ni utilizar software adicional.
Para obtener más información, consulte Guía para la publicación en
la Web al instante con FileMaker
, que se encuentra en la carpeta
Documentación electrónica, dentro de la carpeta Extras español.
Seleccione
los campos en
esta lista.
Seleccione si desea aplicar o no el formato.
FileMaker Pro exporta
estos campos.
Para exportar campos
relacionados,
seleccione la tabla
relacionada en la lista.
Base de datos de FileMaker Pro compartida en un navegador Web
102 Guía del usuario de FileMaker Pro
Capítulo 5
Proteger bases de datos con cuentas y
conjuntos
de privilegios
Este capítulo incluye nociones básicas sobre cómo utilizar cuentas y
conjuntos de privilegios para restringir lo que los usuarios pueden
ver y realizar en un archivo de FileMaker Pro. Aprenderá a:
1 planificar la seguridad para un archivo
1 ver y crear cuentas de usuario y contraseñas
1 ver y crear conjuntos de privilegios
1 ver privilegios ampliados
Aunque el sistema operativo incluye funciones de seguridad de
archivos, debería utilizar los privilegios de acceso de FileMaker Pro
como método fundamental para controlar el acceso y proteger la
seguridad de los archivos de base de datos.
Se han modificado sustancialmente las funciones de seguridad
desde
FileMaker Pro 6. Para obtener más información sobre cómo
convertir la configuración de seguridad de bases de datos antiguas
a
la versión actual de FileMaker Pro, consulte “Convertir bases de
datos de versiones anteriores de FileMaker” en la página 115.
Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa
y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de
FileMaker Pro.
Proteger bases de datos
Puede limitar lo que los usuarios pueden ver y hacer en un archivo de
base de datos. Puede restringir:
1 El acceso a datos. Haga que determinados registros o campos de
tablas individuales sean de sólo vista o bien ocúltelos por completo.
1 El acceso a presentaciones. Impida que los usuarios modifiquen
presentaciones en el modo Presentación.
1 El acceso a listas de valores y guiones. Impida que los usuarios
accedan a listas de valores y guiones y que los modifiquen, así como
que ejecuten guiones.
1 El acceso a la compartición de archivos. Active
individualmente la compartición de archivos mediante la red
FileMaker, la publicación en la Web y ODBC y JDBC.
1 La salida de datos. Impida a los usuarios que impriman o
exporten datos.
1 El acceso a menús. Haga que sólo esté disponible un conjunto
limitado de comandos de menús.
Puede limitar las acciones que realizan los usuarios en un archivo,
solicitándoles que introduzcan un nombre de cuenta y una contraseña
cuando intenten abrir el archivo. El nombre de cuenta y la contraseña
introducidos determinan el conjunto de privilegios que se utilizarán.
El
conjunto de privilegios limita las acciones que se pueden realizar
en
un archivo. Para obtener más información sobre las cuentas y los
conjuntos de privilegios, consulte la sección siguiente.
104 Guía del usuario de FileMaker Pro
Puede definir privilegios en un archivo compartido mientras lo
utilizan los clientes. (En FileMaker Pro 6 y versiones anteriores,
todos los clientes tenían que cerrar el archivo compartido antes
de
poder realizar cambios en los privilegios.) Todos los cambios
realizados en los privilegios que afectan a un cliente actual no se
aplicarán hasta que el cliente cierre y vuelva a abrir el archivo.
Los privilegios que configure sólo se aplicarán a un único archivo y
a todas las tablas de base de datos de ese archivo. Si desea proteger
una solución de base de datos compuesta por varios archivos, debe
combinar todos estos archivos en un único archivo de varias tablas.
A continuación, puede definir los privilegios en un único archivo
para administrar el acceso a toda la solución de base de datos.
Si
no desea combinar estos archivos en uno solo, debería definir
privilegios en cada uno de los archivos que contienen elementos
que
desea proteger.
Importante Si crea una relación en un archivo que hace referencia
a una tabla de otro archivo, no puede administrar los privilegios de
acceso para la tabla relacionada del primer archivo. Los privilegios
definidos en el otro archivo controlan el acceso a esa tabla.
Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados
Las cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos
protegidos. Cada cuenta especifica un nombre de cuenta y,
normalmente, una contraseña. Los usuarios que no puedan
especificar la información de cuenta válida no podrán abrir ningún
archivo protegido.
Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas:
Admin e Invitado. Para obtener más información, consulte
“Cuentas
predefinidas” en la página 105.
Puede crear una cuenta para cada individuo que accede a un archivo
o puede crear un pequeño número de cuentas compartidas entre
varios individuos, como la cuenta “Marketing” y la cuenta “Ventas”.
1 Cree cuentas para individuos cuando sea necesario verificar la
identidad de determinados usuarios y desee administrar el acceso
a nivel individual.
1 Cree cuentas compartidas cuando desee mantener un reducido
número de cuentas y no tenga tanto interés en administrar el acceso
individual al archivo de base de datos.
Si hospeda archivos en FileMaker Server, puede crear cuentas de
servidores externos que obtienen la información de autenticación de
un servidor de autenticación como Apple OpenDirectory o dominio
de Windows. Para obtener más información, consulte
“Crear cuentas
que autentiquen a través de un servidor externo” en la página 111.
Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los
archivos de base de datos. Cada archivo de base de datos contiene
tres conjuntos de privilegios predefinidos para los tipos de niveles de
acceso comunes: Acceso total, Sólo entrada de datos y Acceso de
sólo lectura. Al crear un conjunto de privilegios, hay muchas
opciones disponibles para limitar el acceso a las bases de datos,
como las presentaciones que pueden verse, los menús que están
disponibles y si se permite o no la impresión. Los conjuntos de
privilegios también pueden restringir el acceso a los registros o
campos de determinadas tablas dentro de un archivo. Cada cuenta
tiene asignado un conjunto de privilegios, que determina el nivel
de
acceso cuando una persona abre un archivo con esta cuenta.
Puede crear tantos conjuntos de privilegios como sean necesarios
para definir los tipos de acceso a un archivo que desea permitir.
Para
obtener más información sobre los conjuntos de privilegios,
consulte
“Conjuntos de privilegios predefinidos” en la página 106.
Los privilegios ampliados determinan las opciones de compartición
de datos permitidas por un conjunto de privilegios, como, por
ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios abrir un
archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web.
Capítulo 5
|
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 105
La siguiente tabla enumera los privilegios ampliados
predeterminados disponibles. (FileMaker, así como los
desarrolladores de otros fabricantes, puede definir privilegios
ampliados adicionales para administrar el acceso para otros
productos de software diseñados para su uso con FileMaker Pro
o
FileMaker Server).
Cuando un usuario intenta abrir o acceder a un archivo protegido
con
alguno de los métodos descritos anteriormente, se le pedirá que
ofrezca la información de cuenta. Si el conjunto de privilegios de la
cuenta no permite el tipo de acceso de privilegio ampliado que se le
solicita al usuario, éste recibirá un mensaje de error en el que se le
indica que no puede acceder al archivo.
Todos los privilegios ampliados de un archivo están desactivados
de
forma predeterminada, incluso en el conjunto de privilegios
Acceso total.
La activación de los privilegios ampliados sólo permite el acceso a
los datos compartidos para determinados conjuntos de privilegios.
Para acceder realmente a los datos compartidos, debe configurar la
compartición para el tipo de acceso que desea. Para obtener más
información sobre cómo compartir datos, consulte el
capítulo 4
“Compartir e intercambiar datos.” Para obtener más información
sobre los privilegios ampliados, consulte “Ver privilegios
ampliados” en la página 112.
Cuentas predefinidas
Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas:
Admin e Invitado.
Cuenta Admin
La cuenta Admin se asigna al conjunto de privilegios Acceso total,
que permite el acceso a todos los elementos de un archivo. La cuenta
Admin no tiene asignada ninguna contraseña. En los archivos para
los que no se han configurado privilegios, se configuran las opciones
de archivo para iniciar una sesión en el archivo automáticamente
utilizando la cuenta Admin.
La cuenta Admin permite totalmente su edición. Puede cambiarle
el
nombre, asignarle una contraseña o desactivar la cuenta. Incluso
puede eliminar la cuenta Admin. No obstante, debe asignar el
conjunto de privilegios Acceso total como mínimo a una de las
cuentas activas.
Importante No olvide el nombre de cuenta y la contraseña que se
ha asignado al conjunto de privilegios Acceso total. Si es necesario,
anótela y guárdela en un lugar seguro. Si pierde u olvida el nombre
de cuenta y la contraseña, no podrá acceder al archivo.
Privilegio ampliado
Determina si un privilegio
permite
Acceso mediante red FileMaker Abrir un archivo compartido en red
(hospedado por FileMaker Pro o
FileMaker Server).
Acceso mediante ODBC/JDBC Acceder a un archivo de base de datos
de otra aplicación mediante ODBC o
JDBC.
Acceso mediante Publicación en la
Web al instante
Acceder a un archivo de base de datos
desde un navegador Web mediante la
Publicación en la Web al instante.
Acceso por medio de FileMaker Mobile Acceder a un archivo de base de datos
con el software FileMaker Mobile.
Acceso mediante Publicación en la
Web con XML
Acceso a un archivo de base de datos
desde un navegador Web y otra
aplicación mediante publicación en
la Web con XML, sólo disponible
para FileMaker Server Advanced.
Acceso mediante Publicación en la
Web con XSLT
Acceso a un archivo de base de datos
desde un navegador Web y otra
aplicación mediante publicación en
la
Web con XSLT, sólo disponible
para FileMaker Server Advanced.
106 Guía del usuario de FileMaker Pro
Cuenta de Invitado
La cuenta de Invitado permite a los usuarios abrir un archivo sin
necesidad de especificar ninguna información de cuenta. La cuenta
de Invitado no tiene asignada ninguna contraseña. De forma
predeterminada, la cuenta Invitado tiene asignado el conjunto de
privilegios de acceso de sólo lectura, pero puede asignarle el
conjunto de privilegios que desee.
Inicialmente, la cuenta de Invitado está inactiva, por lo que se
desactiva la opción de invitado del cuadro de diálogo Contraseña
y
se prohíbe a los usuarios abrir archivos como invitados. Puede
activar la cuenta de Invitado para permitir el acceso a invitados.
La cuenta de Invitado no permite totalmente su edición. No puede
eliminar la cuenta de Invitado, cambiar su nombre ni asignarle una
contraseña.
Conjuntos de privilegios predefinidos
Cada nuevo archivo de base de datos contiene tres conjuntos de
privilegios predefinidos.
1 Acceso total: permite el acceso a todos los elementos del archivo
y su modificación.
1 Sólo entrada de datos: sólo permite ver e introducir datos.
1 Acceso de sólo lectura: permite ver los datos, pero no,
modificarlos.
No puede cambiar o eliminar estos conjuntos de privilegios
predefinidos, sólo puede activar o desactivar privilegios ampliados
para los conjuntos. Puede utilizarlos tal cual están, o duplicarlos y
modificar a continuación las copias duplicadas.
La siguiente tabla resume las propiedades de estos conjuntos de
privilegios.
Conjuntos de privilegios
Privilegio Acceso total
Sólo entrada
de datos
Acceso de
sólo lectura
Registros (en todas
las tablas)
crear, editar
y eliminar
crear, editar
y eliminar
sólo ver
Presentaciones todo
modificable
sólo ver sólo ver
Listas de valores todo
modificable
sólo ver sólo ver
Guiones todo
modificable
y ejecutable
todo sólo
ejecutable
todo sólo
ejecutable
Privilegios ampliados todo
desactivado
todo
desactivado
todo
desactivado
Permitir impresión activado activado activado
Permitir exportación activado activado activado
Gestionar privilegios
ampliados
activado desactivado desactivado
Permite al usuario
ignorar las advertencias
de validación de datos
activado desactivado desactivado
Desconectar al usuario
de FileMaker Server
en tiempo de espera
desactivado activado activado
Permitir al usuario
modificar su propia
contraseña
activado activado activado
Cambiar contraseña cada
cierto número de días
desactivado desactivado desactivado
Longitud mínima
de la contraseña
desactivado desactivado desactivado
Comandos de menú
disponibles
todos todos todos
Capítulo 5
|
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 107
Debe disponer de privilegios Permitir impresión para guardar registros
como archivo PDF. Debe disponer de privilegios
Permitir exportación
para exportar registros como una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Para más información sobre cómo guardar registros como archivos
PDF o Excel, consulte
“Guardar y enviar datos en otros
formatos” en la página 97.
Nota El conjunto de privilegios Acceso total es el único que permite
acceder a los cuadros de diálogo Definir base de datos y Definir
referencias de archivo para modificar campos, tablas, relaciones y
referencias de archivo. También es el único conjunto de privilegios
que permite modificar cuentas y privilegios. Como no se pueden
activar estos privilegios con ningún otro conjunto de privilegios,
todos los usuarios que deseen realizar cambios en la definición de
base de datos o en los privilegios deben abrir el archivo con cuenta
que tenga asignado el conjunto de privilegios Acceso total.
Se debe asignar el conjunto de privilegios Acceso total a, como
mínimo, una cuenta autenticada activa de FileMaker Pro en cada
archivo. Aparecerá un mensaje de error si edita las cuentas para que
ninguna cuenta activa tenga asignado el conjunto de privilegios
Acceso total.
Planificar la seguridad para un archivo
Los archivos nuevos de FileMaker Pro están inicialmente
desprotegidos. Cada vez que se abre un archivo, los usuarios inician
sesión automáticamente en él con la cuenta Admin, que tiene
asignado el conjunto de privilegios Acceso total.
1 Si desea impedir que otra persona abra un archivo de base de
datos de su equipo, puede protegerlo con una contraseña. Para
obtener más información, consulte “Proteger un archivo con una
contraseña” en la página 108.
1 Si desea compartir un archivo de base de datos con otros usuarios
y proporcionar diferentes niveles de acceso al archivo para los
distintos usuarios, deberá planificar la seguridad para el archivo.
Para planificar la seguridad para un archivo compartido:
1. Determine los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo.
Enumere las áreas del archivo que desea proteger, como tablas,
campos, registros, presentaciones, listas de valores y guiones
determinados. Planifique el número de conjuntos de privilegios
que
precisa para forzar los diferentes niveles de acceso a archivos
necesarios.
2. Determine si necesita cuentas individuales para cada usuario o
cuentas de grupo compartidas por varios usuarios.
3. Decida si desea habilitar la cuenta de Invitado, que permite a
los usuarios abrir archivos sin especificar ninguna información
de
cuenta.
4. Cree los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo.
5. Determine si necesita activar los privilegios ampliados para
determinados conjuntos de privilegios.
No active los privilegios ampliados si no son necesarios.
6. Cree las cuentas que precise en el archivo y asigne el conjunto
de privilegios adecuado a cada una.
Para obtener más información, consulte la sección siguiente.
Si
utiliza la cuenta de Invitado, asígnele también un conjunto
de
privilegios. De lo contrario, desactive la cuenta de Invitado.
7. Abra el archivo utilizando diferentes cuentas y pruebe cada
conjunto de privilegios creado. Compruebe que las restricciones
funcionan de la forma deseada y realice las correcciones necesarias
a los conjuntos de privilegios.
108 Guía del usuario de FileMaker Pro
Proteger un archivo con una contraseña
Si tiene un archivo de base de datos no compartido en su equipo
y
desea impedir que otras personas lo abran, protéjalo con una
contraseña.
Después de proteger un archivo con una contraseña, se le pedirá que
introduzca el nombre de cuenta y la contraseña cada vez que abra el
archivo. Todos aquellos que no conozcan esta información de cuenta
no podrán abrir el archivo.
Para proteger un archivo con una contraseña:
1. Realice los siguientes cambios en las cuentas del archivo:
1 Edite la cuenta Admin para que tenga un nombre de cuenta
y una contraseña diferentes y utilice el conjunto de privilegios
Acceso total.
1 Asegúrese de que la cuenta de Invitado está inactiva.
1 Elimine las demás cuentas del archivo o desactívelas.
2. Si es necesario, edite el conjunto de privilegios Acceso total
para permitir el uso de los privilegios ampliados que desee.
No active los privilegios ampliados si no son necesarios.
Sugerencias para crear contraseñas de seguridad
1 Las contraseñas de seguridad tienen normalmente ocho o más
caracteres de longitud e incluyen un carácter numérico como
mínimo.
1 Si el archivo se comparte mediante la publicación en la Web, los
nombres de cuenta y las contraseñas sólo pueden utilizar el juego
de caracteres ISO Latin-1 (excepto los dos puntos). Para evitar
caracteres que puedan interpretarse de forma incorrecta en la Web,
sería recomendable limitar los nombres de cuenta y las contraseñas
a caracteres alfabéticos y numéricos exclusivamente.
Para obtener más información sobre cómo proteger bases de datos de
FileMaker Pro, consulte la Ayuda.
Crear cuentas y conjuntos de privilegios
Las cuentas especifican nombres de cuenta y (normalmente)
contraseñas para un archivo. Cuando un usuario abre un archivo
que
contiene cuentas, aparece un cuadro de diálogo solicitándole al
usuario que introduzca la información de cuenta. Cuando un usuario
abre un archivo con un nombre de cuenta y una contraseña correctos,
el conjunto de privilegios asignado a esa cuenta determina las
acciones que puede realizar el usuario en ese archivo.
Los conjuntos de privilegios especifican los niveles de acceso a una
base de datos, como las presentaciones que pueden verse, los menús
que están disponibles y si se permite o no la impresión.
Para crear y administrar cuentas y conjuntos de privilegios para un
archivo, debe abrir el archivo con una cuenta que tenga asignado el
conjunto de privilegios Acceso total.
Puede crear y modificar cuentas y conjuntos de privilegios
en
un archivo compartido mientras lo utilizan los clientes.
(En
FileMaker Pro 6 y versiones anteriores, todos los clientes tenían
que
cerrar el archivo compartido antes de poder cambiar las
contraseñas y los grupos). Los cambios realizados en las cuentas se
aplican inmediatamente. No obstante, los cambios no interrumpen la
actividad de ninguno de los clientes actuales. Por ejemplo, si cambia
la contraseña de una cuenta que está siendo utilizada por uno o varios
clientes, éstos no verán interrumpida su actividad en FileMaker Pro.
Sin embargo, deberán introducir la nueva contraseña la próxima vez
que abran el archivo.
Puede crear tantas cuentas como crea conveniente. Puede crear
cuentas individuales para cada usuario o un pequeño de número
de
cuentas que pueden compartir los usuarios.
Capítulo 5
|
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 109
Ver cuentas y conjuntos de privilegios
El cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios muestra una lista
de todas las cuentas y los conjuntos de privilegios de un archivo.
Para ver las cuentas y los conjuntos de privilegios para un archivo:
1. Abra el archivo de base de datos.
2. Elija el menú Archivo > Definir > Cuentas y privilegios.
Aparecen las cuentas definidas para este archivo.
3. En el cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios, haga clic en
la pestaña
Conjuntos de privilegios.
Aparecen los conjuntos de privilegios definidos para este archivo.
Crear cuentas
Puede crear cuentas para cada individuo que accede al archivo o
crear unas pocas cuentas compartidas entre varios individuos, como
la cuenta “Marketing” o la cuenta “Ventas”. Debe asignar un
conjunto de privilegios a cada nueva cuenta.
Para crear una cuenta:
1. Elija el menú Archivo > Definir > Cuentas y privilegios.
2. En la pestaña Cuentas, haga clic en Nueva.
3. En el cuadro de diálogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica
a
través de, seleccione FileMaker.
110 Guía del usuario de FileMaker Pro
Para obtener información sobre las cuentas administradas por un
servidor externo, consulte “Crear cuentas que autentiquen a través de
un servidor externo” en la página 111.
4. Introduzca un nombre de cuenta y una contraseña.
Sugerencia Si tiene intención de crear cuentas para usuarios
individuales, es conveniente basar cada nombre de cuenta en el
Nombre del usuario definido en el cuadro de diálogo Preferencias.
Este Nombre del usuario es el nombre de cuenta predeterminada que
aparece en el cuadro de diálogo que solicita al usuario un nombre de
cuenta y una contraseña. No es necesario que el usuario vuelva a
escribir el nombre de cuenta si coincide con el Nombre del usuario.
5. Para obligar a los usuarios de la cuenta a elegir una nueva
contraseña la primera vez que inicien sesión, seleccione El usuario
debe cambiar la contraseña al iniciar la próxima sesión
.
En la mayoría de los casos, una cuenta compartida por varios
usuarios no debería forzar el cambio de contraseña al iniciar sesión.
En su lugar, debería especificar una contraseña y proporcionársela
a
los usuarios que la necesiten. Además, el conjunto de privilegios
para una cuenta compartida no debería permitir los cambios de
contraseña, ya que un usuario podría cambiar la contraseña y
bloquear el acceso a todos los demás usuarios que comparten
la
cuenta.
6. En Estado de la cuenta, elija si desea que la cuenta esté activa o
inactiva.
Por ejemplo, puede mantener inactiva la cuenta hasta que haya
terminado de configurar el conjunto de privilegios. Los usuarios no
pueden abrir una base de datos con un nombre de cuenta y una
contraseña inactivos.
7. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegios
que desea utilizar con esta cuenta.
Puede elegir un conjunto de privilegios existente o seleccionar Nuevo
conjunto de privilegios
y crear uno nuevo. Para obtener más
información, consulte
“Crear conjuntos de privilegios” en la
página 111.
8. En Descripción, introduzca una descripción de la cuenta
(opcional).
9. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).
10. En el cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios, haga clic
en Aceptar.
11. En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca un nombre de
cuenta y una contraseña con el conjunto de privilegios Acceso total
asignado y haga clic en
Aceptar.
Capítulo 5
|
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 111
Crear cuentas que autentiquen a través de un
servidor externo
Si hospeda archivos de base de datos de FileMaker Pro con
FileMaker Server y su organización utiliza la autenticación
administrada centralmente para usuarios y grupos, como Apple
OpenDirectory o dominio de Windows, puede configurar cuentas
que autentiquen a los usuarios en función del servidor de
autenticación. Esto le permitirá utilizar el servidor de autenticación
existente para controlar el acceso a bases de datos sin tener que
administrar una lista independiente de cuentas en cada archivo de
base de datos de FileMaker Pro.
Nota Sólo los archivos de base de datos hospedados por FileMaker
Server pueden autenticar usuarios mediante un servidor de
autenticación. Los archivos de base de datos compartidos por
FileMaker
Pro no autenticarán usuarios mediante este tipo de
servidor.
Importante Si un archivo de base de datos contiene una o varias
cuentas de servidores externos, asegúrese de utilizar parámetros
de
seguridad del sistema operativo para limitar el acceso directo al
archivo. En caso contrario, es posible que un usuario no autorizado
mueva el archivo a otro sistema que replique su entorno de servidor
de autenticación y consiga tener acceso al archivo. Para obtener más
información, consulte la documentación de FileMaker Server.
Para crear una cuenta que autentique a través de un servidor externo:
1. Elija el menú Archivo > Definir > Cuentas y privilegios.
2. En la pestaña Cuentas, haga clic en Nueva.
3. En el cuadro de diálogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica a
través de,
seleccione Servidor externo.
4. Introduzca el nombre de un grupo definido en un servidor de
autenticación externo para Nombre del grupo.
5. En Estado de la cuenta, elija si desea que la cuenta esté activa
o
inactiva.
6. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegios
que desea utilizar con esta cuenta.
El conjunto de privilegios asignado a la cuenta determina las
acciones que pueden realizar los miembros del grupo autenticados
externamente en el archivo de base de datos. Puede elegir un
conjunto de privilegios existente o seleccionar
Nuevo conjunto de
privilegios
y crear uno nuevo. Para obtener más información, consulte
la sección siguiente.
7. En Descripción, introduzca una descripción de la cuenta
(opcional).
8. Haga clic en Aceptar.
9. En el cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios, haga clic
en Aceptar.
10. En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca un nombre de
cuenta y una contraseña con el conjunto de privilegios Acceso total
asignado y haga clic en
Aceptar.
Crear conjuntos de privilegios
Puede asignar cada uno de los conjuntos de privilegios a una o varias
cuentas.
Para crear un conjunto de privilegios:
1. Siga los pasos descritos anteriormente para mostrar los conjuntos
de privilegios para un archivo.
2. Haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro Editar conjunto de privilegios. Cada opción del
conjunto de privilegios está configurada de forma predeterminada
con los valores más restrictivos.
112 Guía del usuario de FileMaker Pro
3. Introduzca un nombre y una descripción opcional para el conjunto
de privilegios.
4. Defina los privilegios para el conjunto de privilegios.
Para obtener más información sobre las opciones de los conjuntos de
privilegios, consulte la Ayuda.
5. Haga clic en Aceptar.
Una vez creados los conjuntos de privilegios deseados, debe crear
o editar las cuentas para que utilicen los conjuntos de privilegios
adecuados. Para obtener más información, consulte
“Crear
cuentas” en la página 109.
Para obtener más información sobre cómo crear cuentas y conjuntos
de privilegios, consulte la Ayuda.
Acerca de la activación de acceso a nivel de registro
Puede configurar el acceso a registros individuales para cada tabla.
Por ejemplo, el conjunto de privilegios puede limitar la
posibilidad
de:
1 Ver, editar, crear o eliminar todos o algunos registros en
cada tabla.
1 Acceder o modificar determinados campos en cada tabla.
Sólo puede configurar los privilegios de acceso a registros para las
tablas definidas en el archivo actual. Si el archivo contiene relaciones
con tablas de otros archivos que quiere proteger, tiene que crear
cuentas y conjuntos de privilegios en los demás archivos para
proteger esas tablas.
Para obtener más información sobre cómo utilizar el cuadro de
diálogo Editar conjunto de privilegios, consulte la Ayuda.
Ver privilegios ampliados
Los privilegios ampliados determinan las opciones de compartición
de datos permitidas por un conjunto de privilegios de un archivo.
Por
ejemplo, si el archivo está compartido, el privilegio ampliado
Acceso mediante red FileMaker determina si el conjunto de
privilegios permite la apertura del archivo compartido como cliente.
El privilegio ampliado Acceso mediante Publicación en la Web al
instante determina si el conjunto de privilegios permite el acceso
a la base de datos desde un navegador Web.
Existen seis privilegios ampliados predeterminados. Para obtener
más información sobre ellos, consulte
“Cuentas, conjuntos de
privilegios y privilegios ampliados” en la página 104.
Puede ver los privilegios ampliados en el cuadro de diálogo Definir
cuentas y privilegios, así como activar cada privilegio ampliado para
los conjuntos de privilegios seleccionados. Todos los privilegios
ampliados están desactivados de forma predeterminada, incluso
en
el conjunto de privilegios Acceso total.
Puede que deba eliminar un privilegio ampliado que ya no sea
necesario.
Capítulo 5
|
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 113
Para ver los privilegios ampliados:
1. Abra el archivo de base de datos.
2. Elija el menú Archivo > Definir > Cuentas y privilegios.
3. En el cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios, haga clic en
la pestaña Privilegios ampliados.
Para obtener más información sobre los privilegios ampliados,
consulte la Ayuda.
114 Guía del usuario de FileMaker Pro
Capítulo 6
Convertir bases de datos de versiones
anteriores
de FileMaker
Debido a que FileMaker Pro 7 y FileMaker Pro 8 comparten el
mismo formato de archivo, FileMaker
Pro 8 puede abrir los archivos
de FileMaker
Pro 7 sin convertirlos. Incluso puede utilizar archivos
de FileMaker
Pro 8 con FileMaker Pro 7, sin embargo, las nuevas
funcionalidades puede que no funcionen como es de esperar cuando
se abre el archivo en una versión anterior.
Por ejemplo:
1 Autocompletar: Si abre el cuadro de diálogo Formato de campo
(ahora el cuadro de diálogo Ajuste del campo/control) para un campo
definido en autocompletar, esta funcionalidad se borra cuando se
hace clic en Aceptar.
1 Calendario desplegable: En Mac OS, si abre el cuadro de
diálogo Formato de campo ahora el cuadro de diálogo Ajuste del
campo/control) para un campo configurado como calendario
desplegable, el estilo de campo cambia a un juego de botones
circulares cuando se hace clic en Aceptar, incluso aunque no se
realice ningún cambio.
1 Control de pestañas: Se abrirá una presentación que contiene
paneles de pestañas, pero los objetos que estaban en los paneles de
pestañas aparecerán uno encima de otro.
1 Importar datos: Los archivos de FileMaker Pro de versiones
anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro tienen que convertirse al formato
.fp7 antes de importar.
FileMaker recomienda que, una vez creado y abierto un archivo en
FileMaker
Pro 8, no realice cambios de diseño en la base de datos
o
de presentación con una versión anterior de FileMaker Pro, en
particular a las funciones que han cambiado en FileMaker
Pro 8.
Convertir FileMaker Pro 6 y archivos
anteriores
Debe convertir archivos creados en FileMaker Pro 6 y anteriores al
formato de archivo .fp7.
El proceso de conversión le permite utilizar archivos de versiones
anteriores a la 7.0 con FileMaker
Pro 8.0, pero es importante que
tenga en cuenta lo siguiente:
1 Puede que sean necesarias correcciones manuales. Es posible
que necesite corregir elementos del archivo que no se convirtieron
correctamente. En algunos casos, debe corregir elementos en el
archivo original y convertirlo de nuevo a continuación. Después de
convertir un archivo, debería consultar el archivo Conversion.log
para conocer los elementos que pueden necesitar alguna corrección.
1 Debería probar el archivo convertido. El archivo
Conversion.log puede no indicar cada elemento del archivo que
necesita corrección. Antes de comenzar a utilizar una solución de
base de datos convertida, debería probarla con detenimiento para
asegurarse de la correcta conversión de todos los aspectos.
Por ejemplo, asegúrese de que cada guión funciona de la forma
esperada y de que las cuentas y los conjuntos de privilegios
ofrecen la seguridad de archivo necesaria.
116 Guía del usuario de FileMaker Pro
1 Puede que desee migrar archivos a FileMaker Pro 8.
Al convertir una base de datos relacional de varios archivos,
los archivos convertidos no se optimizan para su uso con
FileMaker Pro 8. Estos archivos están todavía relacionados y no
se combinan en un único archivo con varias tablas relacionadas,
lo que sería deseable si pretende utilizar de forma más eficaz las
nuevas funciones de FileMaker Pro 8. Puede ir más allá de la mera
conversión y migrar los archivos a FileMaker Pro 8, combinando
manualmente los archivos después de la conversión o creando
de nuevo la base de datos en FileMaker Pro 8 e importando a
continuación los datos de los archivos originales. Después de la
conversión, puede importar datos de archivos independientes en
tablas nuevas en un archivo.
Este capítulo incluye nociones básicas sobre la conversión de
archivos. Incluye:
1 una visión general del proceso de conversión
1 instrucciones sobre cómo convertir un único archivo o varios
archivos a la vez
1 información sobre cómo ver el archivo Conversion.log después de
convertir uno o varios archivos
1 un resumen de los problemas de conversión más importantes que
puede encontrar
Si convierte bases de datos complejas o críticas para el negocio,
consulte el manual más detallado Conversión de bases de datos
de
versiones anteriores de FileMaker, en www.filemaker.com/
downloads.
Visión general de la conversión
Si la solución de base de datos es bastante sencilla, no debería
encontrar grandes dificultades para convertir los archivos, consultar el
archivo Conversion.log, probar los archivos convertidos y utilizarlos.
Por ejemplo, los archivos simples creados a partir de las planillas
proporcionadas con una versión anterior de FileMaker Pro deberían
convertirse de forma más precisa sin necesidad de un gran número de
correcciones manuales posteriores.
Si convierte una base de datos relacional de varios archivos creada
con funciones personalizadas, como los guiones personalizados,
o
una base de datos vital para la empresa, debería planificar con
mayor atención la conversión.
FileMaker Pro 8 puede convertir archivos creados con las versiones
3.x, 4.x, 5.x y 6.x. Si ha creado archivos con FileMaker
Pro versión
2.x o anterior, deberá convertirlos primero a uno de los formatos
admitidos enumerados anteriormente. A continuación, puede
convertir los archivos a FileMaker
Pro 8. Para obtener más
información, consulte
“Convertir bases de datos de
FileMaker Pro 1.x y 2.x” en la página 121.
Al convertir archivos, FileMaker Pro 8 conserva el contenido
de
los archivos originales y crea unos nuevos con el formato de
FileMaker
Pro 8. El contenido de los archivos originales no se
modifica, y los puede abrir en la versión anterior de FileMaker
Pro
en la que se crearon. Los archivos convertidos sólo pueden abrirse en
FileMaker
Pro 8 y FileMaker Pro 7.
Puede convertir un único archivo o varios archivos a la vez:
1 Utilice el método de conversión de un único archivo para los
archivos de base de datos independientes que no muestran datos
relacionados de otros archivos. Para obtener más información,
consulte la sección siguiente.
1 Utilice el método de conversión de varios archivos para convertir
todos los archivos de una base de datos relacional. Para obtener más
información, consulte “Convertir varios archivos a la vez” en la
página 118.
Capítulo 6
|
Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker 117
Convertir un único archivo
Para convertir y abrir un único archivo:
1. Si el archivo que desea convertir está abierto actualmente en la
versión anterior de FileMaker Pro, ciérrelo.
Si intenta convertir un archivo abierto actualmente, aparecerá un
mensaje de alerta indicando que el archivo ya está en uso y que no
se
convertirá.
2. Inicie FileMaker Pro 8.
3. Realice una de las acciones siguientes:
1 Si aparece el cuadro de diálogo Abrir un archivo nuevo o
existente, continúe con el paso 4.
1 Si aparece el cuadro de diálogo Nueva base de datos,
seleccione Abrir un archivo existente y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
1 Si no aparece ningún cuadro de diálogo, elija el menú Archivo
> Abrir.
4. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione el archivo que
desea convertir y haga clic en Abrir.
Nota También puede iniciar la conversión arrastrando el archivo
al icono de la aplicación FileMaker Pro 8.
Aparece el cuadro de diálogo Conversión en el que puede optar
por cambiar el nombre del archivo existente antes de la conversión.
FileMaker
Pro añade de forma predeterminada la palabra “Antiguo”
al nombre del archivo para cambiarlo.
5. Realice una de las acciones siguientes:
1 Omita el cambio de nombre del archivo antiguo anulando la
selección de la casilla de verificación Renombrar el archivo antiguo
como
y haga clic en Aceptar. No es necesario cambiar el nombre
del archivo antiguo si tiene la extensión .fp5, .fp3, o .fmj porque
el
archivo convertido tendrá la extensión .fp7. En Windows, la
extensión de nombre de archivo
.fp7 se añade a todos los archivos
convertidos.
1 Introduzca el nombre que desee para cambiar el nombre del
archivo antiguo y haga clic en Aceptar. Realice esta acción si
utiliza Mac
OS, si el archivo no tiene una extensión y si desea
seguir utilizando el nombre de archivo existente para el archivo
convertido.
Aparece el cuadro de diálogo Nombre de archivo convertido.
6. Introduzca el nombre de archivo que desea para el nuevo archivo.
Si cambió el nombre del archivo en el paso 5, el nombre de archivo
predeterminado para el archivo convertido es el nombre de archivo
original (con la extensión .fp7, si el archivo tenía una extensión).
Si
no cambió el nombre del archivo antiguo, el nombre de archivo
predeterminado es
nombre de archivo Convertido.
7. Haga clic en Guardar para comenzar la conversión.
Durante una conversión prolongada, aparecerá el cuadro de diálogo
Conversión del formato del archivo, que muestra el progreso de la
conversión. Si un archivo que se está convirtiendo contiene campos
indexados, puede ahorrar tiempo haciendo clic en
Omitir cuando se
vuelva a crear el índice para posponer la indexación para más adelante.
En la mayoría de los casos, FileMaker Pro convierte el archivo y lo
abre. Si no se produce la conversión o aparece un mensaje de error,
consulte
“Solucionar problemas de conversión básicos” en la
página 120.
8. Abra el archivo Conversion.log ubicado en la carpeta que
contiene la base de datos convertida con un editor de texto como el
Bloc de notas (Windows) o TextEdit (Mac
OS).
El archivo Conversion.log contiene una relación de las acciones que
tuvieron lugar durante el proceso de conversión recién completado.
En su mayor parte, contiene mensajes de estado que indican los
diferentes componentes de archivo que se han convertido. Además,
puede contener mensajes de error que indiquen las áreas en las que
puede ser necesario realizar correcciones manuales en el archivo
convertido antes de comprobarlo. Para obtener más información
sobre el archivo Conversion.log, consulte
“Leer el archivo
Conversion.log” en la página 120.
118 Guía del usuario de FileMaker Pro
Convertir varios archivos a la vez
FileMaker Pro 8 puede convertir varios archivos al mismo tiempo.
Debería utilizar el método de conversión para varios archivos cuando
necesite convertir una base de datos compuesta por varios archivos
relacionados o simplemente tenga varios archivos de FileMaker
Pro
que desea convertir rápidamente sin que se le solicite cambiar el
nombre de cada archivo individualmente.
Al convertir varios archivos al mismo tiempo, FileMaker Pro le
pide que especifique una carpeta en la que desea que se guarden
los archivos compartidos, sin modificar los archivos originales.
FileMaker
Pro asigna automáticamente un nombre a cada archivo
convertido. FileMaker
Pro no sobrescribirá los archivos existentes
de
la carpeta. En su lugar, añade un número al final del nombre de
archivo y aumenta ese número, si es necesario, hasta que se
encuentre un nombre único.
Hay varias formas de seleccionar los archivos que desea convertir:
puede arrastrar y soltar los archivos (o la carpeta que contiene los
archivos) en el icono de la aplicación FileMaker
Pro 8 o puede
seleccionar varios archivos en el cuadro de diálogo Abrir archivo
de
FileMaker Pro.
Para convertir varios archivos a la vez:
1. Si los archivos que desea convertir están abiertos actualmente
en la versión anterior de FileMaker Pro, ciérrelos.
Si intenta convertir archivos abiertos actualmente, aparecerá un
mensaje de alerta indicando que los archivos ya están en uso y que
no se convertirán.
2. En el Explorador de Windows o en la ventana Finder (Mac OS),
cree una nueva carpeta vacía para los archivos convertidos.
3. Realice una de las acciones siguientes para seleccionar y abrir los
archivos que desea convertir:
1 Método de archivos: En el Explorador de Windows o en la
ventana Finder (Mac
OS), seleccione los archivos que desea
convertir y arrástrelos al icono de la aplicación FileMaker
Pro 8.
1 Método de carpeta: Si una carpeta contiene todos los archivos
que desea convertir, arrastre la carpeta al icono de la aplicación
FileMaker
Pro 8. Si va a convertir una base de datos relacional
de
varios archivos en la que los archivos están organizados en
subcarpetas, deberá convertir cada carpeta por separado.
En
primer lugar, cree nuevas carpetas con la misma estructura
para los
archivos convertidos. A continuación, convierta primero
los archivos de las subcarpetas del nivel inferior arrastrándolos al
icono de la aplicación FileMaker
Pro 8 e indicando la nueva
carpeta de destino correcta cuando se le solicite. Cuando se hayan
convertido todos los archivos relacionados de las subcarpetas,
utilice el “Método de archivos” descrito anteriormente para
convertir los archivos ubicados en la carpeta principal original.
1 Método de cuadro de diálogo Abrir archivo: En
FileMaker
Pro 8, elija el menú Archivo > Abrir y seleccione los
archivos que desea convertir en el cuadro de diálogo Abrir
archivo. Para ello, mantenga presionada la tecla Ctrl (Windows)
o
2 (Mac OS) y haga clic en cada archivo (También puede
seleccionar un intervalo de archivos adyacentes. Para ello, haga
clic en el primer archivo, mantenga pulsada la tecla Mayús. y haga
clic en el último archivo del intervalo). A continuación, haga clic
en
Abrir.
Capítulo 6
|
Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker 119
Aparece el cuadro de diálogo Abrir varios archivos.
4. Seleccione Abrir todos los archivos y convertirlos cuando sea
necesario
.
5. Haga clic en Especificar, elija la carpeta creada en el paso 2 en
donde desea guardar los archivos convertidos y haga clic en Aceptar
(Windows) o
Elegir (Mac OS).
Importante No elija una carpeta que contenga alguno de los archivos
originales. De lo contrario, se cambiarán los nombres de los archivos
convertidos (añadiéndoles un número al nombre de archivo) para
evitar que los archivos convertidos reemplacen a los originales.
Este
cambio de nombre de los archivos podría provocar la
conversión incorrecta de las referencias de archivo, lo que afectaría
a las relaciones y demás funciones que utilicen estas referencias.
6. Haga clic en Abrir en el cuadro de diálogo Abrir varios archivos.
Durante una conversión prolongada, aparecerá el cuadro de diálogo
Conversión del formato del archivo, que muestra el progreso de la
conversión. Si un archivo que se está convirtiendo contiene campos
indexados, puede ahorrar tiempo haciendo clic en
Omitir cuando se
vuelva a crear el índice para posponer la indexación para más
adelante.
FileMaker Pro 8 crea los archivos convertidos en la carpeta
especificada y los abre a continuación, sin modificar los archivos
originales. En Windows, la extensión de nombre de archivo
.fp7
se
añade a todos los archivos convertidos. En Mac OS, se añade
la
extensión .fp7 a todos los archivos convertidos que tenían
anteriormente la extensión .fp3, .fp5, o .fmj.
Si no se produce la conversión o aparece un mensaje de error,
consulte
“Solucionar problemas de conversión básicos” en la
página 120.
7. Abra el archivo Conversion.log ubicado en la carpeta que
contiene la base de datos convertida con un editor de texto como el
Bloc de notas (Windows) o TextEdit (Mac
OS).
El archivo Conversion.log contiene una relación de las acciones que
tuvieron lugar durante el proceso de conversión recién completado.
En su mayor parte, contiene mensajes de estado que indican los
diferentes componentes de archivo que se han convertido. Además,
puede contener mensajes de error que indiquen las áreas en las que
puede ser necesario realizar correcciones manuales en los archivos
convertidos antes de comprobarlo. Para obtener más información
sobre el archivo Conversion.log, consulte
“Leer el archivo
Conversion.log” en la página 120.
Nota Si necesita convertir los mismos archivos más adelante,
asegúrese de convertir los archivos en una carpeta vacía, mover
o
eliminar todos los archivos de intentos de conversión anteriores
o
crear una nueva carpeta para la conversión. De esta forma, se evita
que se cambie el nombre de los archivos convertidos durante la
siguiente conversión. De lo contrario, las referencias de archivo
podrían convertirse incorrectamente.
120 Guía del usuario de FileMaker Pro
Leer el archivo Conversion.log
Debería abrir y leer el archivo Conversion.log después de convertir
uno o varios archivos. Enumera el estado de conversión y los
posibles problemas encontrados durante la conversión, como,
por
ejemplo, campos con nombres no válidos.
El archivo de registro se crea en la misma carpeta que los archivos
convertidos. Si utilizó el método de conversión de varios archivos,
el
archivo Conversion.log contiene información de todos los
archivos convertidos.
En la mayoría de los casos, puede corregir los problemas en los
archivos convertidos. Si el archivo de registro indica la existencia
de
un problema que presenta demasiada complejidad y que
llevaría
mucho tiempo solucionarlo después de la conversión,
sería
recomendable que intentara solucionar el problema en el
archivo original utilizando una versión anterior de FileMaker
Pro y,
a continuación, convirtiera el archivo de nuevo.
Importante El archivo Conversion.log puede no indicar cada
elemento del archivo que necesita corrección. Antes de comenzar a
utilizar una solución de base de datos convertida, debería probarla
con detenimiento para asegurarse de la correcta conversión de todos
los aspectos. Por ejemplo, asegúrese de que cada guión funciona de
la forma esperada y de que las cuentas y los conjuntos de privilegios
ofrecen la seguridad de archivo necesaria.
Solucionar problemas de conversión básicos
A continuación, se ofrecen algunas sugerencias para corregir
problemas que podrían producirse durante la conversión.
FileMaker Pro 8 no puede abrir el archivo
FileMaker Pro 8 no puede convertir bases de datos creadas con
FileMaker
Pro 1x o 2x. Para obtener más información, consulte la
sección siguiente,
“Convertir bases de datos de FileMaker Pro 1.x
y 2.x.”
El archivo no se convirtió correctamente
1 Si está convirtiendo una copia de un archivo, asegúrese de que el
archivo original estaba cerrado antes de copiarlo. De lo contrario,
la copia no se convertirá correctamente.
1 Consulte el archivo Conversion.log ubicado en la misma carpeta
que la base de datos que intenta convertir. Para obtener más
información, consulte la sección anterior, “Leer el archivo
Conversion.log.”
1 Trate de recuperar primero el archivo con una versión anterior de
FileMaker Pro y, a continuación, conviértalo de nuevo.
Recibí un mensaje de comprobación de consistencia o auto
reparación al abrir el archivo original con una versión anterior
de FileMaker Pro
Trate de recuperar el archivo original con una versión anterior de
FileMaker Pro. A continuación, abra el archivo recuperado con
la
misma versión de FileMaker Pro, cierre el archivo e intente
convertirlo con FileMaker
Pro 8.
El archivo convertido no acepta mi contraseña
En FileMaker Pro 8, las contraseñas distinguen entre mayúsculas
y
minúsculas. Asegúrese de introducir la contraseña exactamente
como se creó en la versión anterior de FileMaker Pro. Si es el
propietario del archivo original o el administrador de la base
de
datos, abra el archivo original con una versión anterior de
FileMaker
Pro y consulte la contraseña en el cuadro de diálogo
Definir contraseñas. En caso contrario, póngase en contacto con el
administrador de la base de datos para obtener la información de
contraseña. Para obtener más información, consulte
“Contraseñas”
en la sección siguiente.
Capítulo 6
|
Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker 121
Convertir bases de datos de
FileMaker Pro 1.x y 2.x
FileMaker Pro 8 no puede convertir bases de datos creadas
con
FileMaker Pro 1.x o 2.x. Para utilizar estos archivos con
FileMaker
Pro 8, debe convertirlos antes con FileMaker Pro 3.x,
4.x,
5.x, o 6.x, y, a continuación, convertirlos de nuevo con
FileMaker
Pro 8.
Nota Las versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro para
Windows sólo pueden convertir los archivos 2.x. Si tiene que
convertir un archivo 1.x, conviértalo en un equipo Mac OS mediante
FileMaker
Pro 3.x, 4.x, 5.x o 6.x.
Si no dispone de una versión anterior de la aplicación FileMaker Pro
con la que realizar la conversión, puede descargar una versión de
prueba de FileMaker
Pro 6 en www2.filemaker.fr/spain/ y utilizarla
para convertir los archivos.
Problemas de conversión más importantes
Las siguientes secciones describen brevemente los problemas más
importantes que puede encontrar al convertir bases de datos de
versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker
Pro a FileMaker Pro 8.
Para obtener información más completa, consulte
Conversión de
bases de datos de versiones anteriores de FileMaker
en
www.filemaker.com/downloads.
Contraseñas
Durante la conversión, las contraseñas se convierten en cuentas en
FileMaker Pro 8. Hay dos problemas frecuentes de conversión de
contraseñas:
1 Para cada cuenta convertida, el nombre de cuenta y la contraseña
del archivo convertido se definen inicialmente con la contraseña del
archivo original, por lo que todas las contraseñas quedan visibles
para cualquier usuario con el conjunto de privilegios Acceso total.
Por motivos de seguridad, debería cambiar cada nombre de cuenta
para que dejara de coincidir con la contraseña o debería cambiar cada
contraseña para que dejara de coincidir con el nombre de cuenta.
(También puede configurar una opción para forzar el cambio de
contraseña en cada cuenta por parte del usuario la próxima vez
que se inicie una sesión.)
1 Las contraseñas de FileMaker Pro 8 distinguen entre mayúsculas
y minúsculas. Asegúrese de introducir la contraseña exactamente tal
y como se creó en la versión anterior de FileMaker Pro. Para obtener
más información, consulte “El archivo convertido no acepta mi
contraseña” en la sección anterior.
Conservar la información del diccionario de usuario
Durante la conversión, la referencia al diccionario de usuario se
administra de forma diferente en función de si se está utilizando el
diccionario de usuario predeterminado o un diccionario de usuario
personalizado.
1 Diccionario de usuario predeterminado: Al convertir un
archivo de base de datos que utiliza el diccionario de usuario
predeterminado (user.upr), el archivo señala al archivo user.upr
en la nueva carpeta FileMaker Pro 8. Por lo tanto, debería copiar
el archivo user.upr de la carpeta de la aplicación FileMaker Pro
anterior a la carpeta FileMaker Pro 8 o exportar la información del
archivo user.upr al archivo user.upr de FileMaker Pro 8 antes de
utilizar la base de datos convertida.
122 Guía del usuario de FileMaker Pro
1 Diccionario de usuario personalizado: Al convertir un archivo
de base de datos que hace referencia a un archivo de diccionario
personalizado, el archivo convertido sigue buscando el diccionario
en su ubicación anterior. Si mueve o elimina el diccionario de
esa ubicación, el archivo convertido ya no tendrá acceso a la
información del diccionario personalizado. Esto podría producirse
accidentalmente si el archivo de diccionario personalizado original
se encontrara en la carpeta FileMaker Pro anterior y desinstalara
posteriormente la versión anterior de FileMaker Pro.
Para conservar un diccionario de usuario personalizado, mueva el
archivo de diccionario a la carpeta Mis documentos (Windows) o a
su carpeta de inicio (Mac
OS). A continuación, después de convertir
el archivo de base de datos, especifique la nueva ubicación del
archivo de diccionario. Consulte la información sobre cómo
seleccionar diccionarios de ortografía en la Ayuda para obtener
más
detalles.
Opciones de configuración almacenadas del paso de
guión Configurar impresión (Windows)
El paso de guión Configurar impresión puede almacenar y utilizar
opciones de papel personalizadas que pueden recuperarse al ejecutar
un guión. Esto le permite utilizar un guión para imprimir una
determinada presentación con diferentes opciones de papel,
por
ejemplo, para imprimir etiquetas o un formulario ya impreso.
El formato de FileMaker Pro para crear y almacenar opciones en el
paso de guión Configurar impresión no es compatible con el formato
utilizado en las versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker
Pro y
FileMaker
Pro 8 no puede convertir completamente las opciones de
configuración almacenadas en archivos anteriores al nuevo formato.
Después de la conversión, si desea editar las opciones de
configuración almacenadas en el paso de guión Configurar
impresión, debería recordar cuáles eran estas opciones para poder
introducirlas de nuevo correctamente. Sería recomendable que
consultase las opciones en el archivo antiguo, sin convertir,
para
poder introducirlas correctamente.
Cambio de ventanas en guiones
Las versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro cambiaban
automáticamente la ventana activa después de ejecutar un guión,
cuando era necesario. Ya no se admite este comportamiento
automático de las ventanas porque los autores de guiones pueden
utilizar el paso de guión Seleccionar ventana para definir la ventana
activa.
Para emular el comportamiento de las versiones anteriores a la 7.0,
FileMaker
Pro 8 inserta automáticamente los pasos de guión
Seleccionar ventana después de determinados pasos de guión
Ejecutar guión e Ir al registro relacionado durante la conversión de
archivos. Para conseguir el comportamiento de las ventanas deseado,
debe insertar o eliminar los pasos de guión Seleccionar ventana.
Funciones y peticiones de búsqueda booleanas
Como FileMaker Pro 7 y 8 no reconocen como números los
caracteres alfabéticos admitidos anteriormente en un campo
numérico, algunas funciones lógicas que devuelven resultados
booleanos (true/false) pueden devolver resultados erróneos. Además,
algunas peticiones de búsqueda de contenido booleano pueden
devolver resultados diferentes en versiones anteriores a
FileMaker
Pro 7.0.
La tabla siguiente muestra cómo pueden diferir los resultados
booleanos.
Contenido de campo
numérico
En FileMaker Pro 8
y FileMaker Pro 7,
se evalúa como
En FileMaker Pro 6 y
versiones anteriores,
se evalúa como
campo en blanco False False
0 False False
1 True True
True, Yes, Y, y, T o t False True
False, No, N, n, F o f False False
Capítulo 6
|
Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker 123
Si ha utilizado “Yes” o “T” u otro texto para indicar verdadero
en
campos numéricos, los cálculos booleanos que utilicen estos
caracteres no devolverán resultados que coincidan con los de
las
versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro.
Las peticiones de búsqueda de información booleana son más
restrictivas. Por ejemplo, en una versión anterior a la 7.0 de
FileMaker
Pro, una petición de búsqueda para True en un
campo
numérico buscaría los valores 1, True, Yes, Y, y, T o t.
En
FileMaker Pro 7, esta petición de búsqueda sólo buscaría el valor
True. Puede modificar la petición de búsqueda para que el conjunto
encontrado incluya los valores que se devolvían en versiones
anteriores. Puede utilizar también el comando
Buscar/reemplazar
para lograr la consistencia de los datos.
Referencias de archivo
Una referencia de archivo almacena las rutas que busca
FileMaker Pro para acceder a un archivo externo de FileMaker.
Las
referencias de archivo estaban presentes, pero no visibles,
en
versiones anteriores de FileMaker Pro 7.0. Ahora, en
FileMaker
Pro 7 y 8, puede verlas y editarlas en el cuadro
de
diálogo Definir referencias de archivo.
A continuación, se describen dos problemas de conversión de
referencias de archivo que pueden producirse:
1 Después de la conversión de una solución de varios archivos,
éstos se abren de forma muy lenta. Es posible que las referencias
de archivo señalen a ubicaciones externas. Puede aumentar la
velocidad con la que se abren los archivos restableciendo las
referencias de archivo a rutas locales, si es posible. También
puede buscar referencias de archivos que contengan asteriscos en
la ruta. Estos caracteres indican que la referencia de archivo está
examinando la red en busca del archivo. Sustituya el asterisco por
la dirección IP o el nombre de dominio del equipo en el que reside
el archivo remoto.
1 Después de la conversión, el cuadro de diálogo Definir
referencias de archivo contiene varias versiones de la misma
referencia de archivo. Puede concentrar manualmente las
referencias de archivo en una sola si lo desea. La forma más eficaz
de realizar esta tarea consiste en crear una nueva referencia de
archivo y editar a continuación las relaciones, guiones, listas de
valores y todos los demás elementos que hacen referencia a ese
archivo para utilizar la nueva referencia de archivo. A continuación,
elimine todas las referencias de archivo antiguas idénticas a ella.
124 Guía del usuario de FileMaker Pro
Índice alfabético
Símbolos
! 34
– 50
" 50, 53
" " 29
# 29
$ 50
& 50
( 50, 53
) 50, 53
* 29, 33, 50
+ 50, 96
, 50
... 32
/ 50
// 31
: 50
:: 50
; 50
< 32, 50
<= 32
= 30, 33, 50
== 30
> 32, 50
>= 32
? 31
@ 29
[ 50
] 50
^ 50
_ 50
{ 50
} 50
~ 30
≠ 50
≤ 32, 50
≥ 32, 50
A
Abrir
archivos 17
varias ventanas 17
Actual
fecha, formatear 73
hora, formatear 74
Actualizaciones
cambiar 92
campo de destino de la actualización 81
campo de origen de la actualización 81
definir 91
descripción 79
detener o suspender 92
Actualizar archivos 115
Actualizar datos existentes durante la
importación 98
Adobe PDF
guardar datos como 97
Añadir
Consulte también Definir; Insertar
campos 49
nuevas peticiones de búsqueda 34
registros 23
registros relacionados 24, 89
Anfitrión
base de datos en la Web 101
descripción 93
FileMaker Server 93
guardar archivos 94
realizar tareas 95
Año 2000, validación de año 58
Años
cuadro dígitos en campos de fecha 26, 58
cuadro dígitos en campos de fecha y
hora 26
Apple OpenDirectory 111
Archivo
opciones 43
preferencias 43
Archivo Conversion.log 120
Archivo de registro, conversión 120
Archivos
abrir 17
abrir en varias plataformas 17
cerrar 18
clonar 19
compartidos 107
en la Web 101
conjuntos de privilegios 104
convertir 115
copiar 18
copias de seguridad 43
crear 49
cuentas 104
descripción 16
duplicar 19
exportar a 100
guardar 18
planificar 45
plantillas
crear archivos 49
descritas 49
proteger 103
remotos 17
Archivos compartidos
Consulte también Redes
abrir 17
anfitrión 93
clientes 93
conjuntos de privilegios 107
cuentas 107
en grupos de trabajo 101
en la Web 101
guardar 94
limitaciones 93
Archivos de diccionario, conservar durante la
conversión de archivos 121
Archivos no compartidos 108
Archivos relacionados, restringir acceso 48
126 Guía del usuario de FileMaker Pro
Archivos secundarios. Consulte Bases de datos
relacionales
Área de impresión, ver 40
Arrastras y soltar, campos en la presentación 69
Asistente Nueva presentación/informe,
descripción 62
Atributos, texto 72
Autenticación 104
a través de un servidor externo 111
Apple OpenDirectory 111
Dominio de Windows 111
Autocompletar 70
Autointroducir 57
Autouniones 87
para resumir datos en portales 90
B
Barra de desplazamiento 23
Bases de datos
crear 49
descripción 15
imprimir 40
nomenclatura 49
planificar 45
publicar en la Web 101
relacionales 16
Bases de datos relacionales
campos de coincidencia 81
planificar 82
descripción 16, 79
planificar 45, 87
portales 81
tablas relacionadas
descripción 82
planificar 45
terminología 81
Bases de datos, relacionales. Consulte Bases de
datos relacionales
Bloquear, registros compartidos 95
Bloqueos de bases de datos. Consulte Cuentas;
Conjuntos de privilegios
Bloqueos de registros 95
Botones circulares, mostrar campos como 71
Botones, incluir en el orden de pestañas 25
Buscando. Consulte Buscar registros
Buscar registros
Consulte también Peticiones de búsqueda
añadir nueva petición 34
búsquedas lógicas AND 34
búsquedas lógicas OR 34
búsquedas rápidas en modo Visualizar 28
campos vacíos o no vacíos 33
campos y registros relacionados 33
descripción 27
excluir registros 35
fecha de hoy 31
mostrar todos los registros 28
Números booleanos 31
números booleanos 122
omitir registros 35
orden de peticiones 36
rangos de información 32
registros duplicados 33
símbolos 29
texto parcial o variable 29
todos los registros 28
valores exactos 30
valores no válidos 31
varios criterios 34
Buscar y reemplazar valores de campo 37
búsquedas AND 34
Búsquedas de texto literal 29
Búsquedas lógicas AND 34
Búsquedas lógicas OR 34
Búsquedas OR 34
Búsquedas rápidas 28
C
Cabeceras y pies de página iniciales,
descripción 77
Cabeceras, descripción 77
Cadenas, texto. Consulte Texto, literal
Cálculos
Consulte también Campos de cálculo
campos relacionados
referencias de campos a 53
resumir datos 90
formatear 73
Calendario desplegable 70
Calendarios
mostrar en campos 70
Cambiar
actualizaciones 92
peticiones de búsqueda 36
preferencias 43
relaciones 89
Campos
Consulte también Campos de cálculo;
Campos contenedor; Campos de fecha;
Campos de coincidencia; Campos
numéricos; Campos relacionados; Campos
de sumario; Texto; Campos de hora y
Campos de fecha y hora
añadir a presentaciones 69
caracteres máximos en 26
definir 49
descripción 16
eliminar de una presentación 70
escribir en 26
formatear 72
Furigana en 53
fusión 72
globales 60
indexar 59
insertar en una presentación 69
mostrar 9, 61
nomenclatura 49, 52
opciones 52
opciones de entrada 57, 70
opciones de validación 58
restringir entrada de datos 75
resultados almacenados y no
almacenados 59
seleccionar 25, 67
tipos 50, 51
vacíos o no vacíos, buscar 33
|
Índice alfabético 127
Campos clave. Consulte Campos de coincidencia
Campos contenedor
Consulte también Campos
descripción 51
formatear 75
Campos de activación. Consulte Campos de
coincidencia
Campos de cálculo
definir 53
descripción 51
fórmulas 53
resultados almacenados y no
almacenados 59
Campos de coincidencia
Consulte también Campos
descripción 81, 82
en actualización al importar 98
Campos de fecha
años de cuatro dígitos 26, 58
descripción 51
introducir y editar valores en 26
Campos de fecha y hora
años de cuatro dígitos 26
descripción 51
introducir y editar valores en 26
Campos de fusión 72
Campos de hora
descripción 51
introducir y editar valores en 26
Campos de imagen. Consulte Campos contenedor
Campos de interrupción 77
Campos de sumario
definir 54
descripción 51, 54
Desviación típica para 55
en presentaciones 77
Máximo para 55
Media para 55
Mínimo para 55
opciones de 55
Recuento para 55
Total para 55
Campos de texto
descripción 51
introducir y editar valores en 26
Campos de unión. Consulte Campos de
coincidencia
Campos numéricos
Consulte también Campos
buscar 31
descripción 51
formatear 73
introducir y editar valores en 26
Campos relacionados
Consulte también Campos; Bases de datos
relacionales
cálculos 53
descripción 81
en presentaciones 70
planificar 47
resumir datos 90
Campos vacíos o no vacíos 33
Caracteres
no permitidos en nombres de campo 50
Cartas modelo 72
Casillas de verificación, mostrar campos
como 71
Cerrar ventanas y archivos 18
Cifrado. Consulte Cuentas; Conjuntos de
privilegios
Claves principales. Consulte Campos de
coincidencia
Clientes
descripción 93
guardar archivos 94
límites, en la Web 101
realizar tareas 95
Clones 19
Columnas
cambiar anchura 66
en tablas 21
imprimir registros en 65
Comillas en búsquedas 29
Comodines en búsquedas 29
Compartición de archivos, activar 94
Comportamiento del campo 25, 75
Configuración. Consulte Preferencias
Conjunto de privilegios Acceso de sólo lectura,
descripción 106
Conjunto de privilegios Acceso total,
descripción 106
Conjunto de privilegios Sólo entrada de datos,
descripción 106
Conjunto encontrado
alternar con el conjunto omitido 36
descripción 20, 27
Conjuntos de privilegios
Acceso de sólo lectura 106
Acceso total 106
definir 111
descripción 104
predefinidos 106
Sólo entrada de datos 106
ver 109
Contraseñas
archivos relacionados, planificación 48
definir 108
proteger archivos con 108
resolución de problemas 120, 121
solución de problemas 121
Controles de pestañas
descritos 61
incluir en orden de pestañas 25
Conversión de archivos por lotes 118
Convertir
archivos de versión 1.x y 2.x 121
archivos únicos 117
varios archivos 118
Copiar
archivos 18
definiciones de campos 19
guiones 19
registros 23
registros relacionados 24
Copias compactadas de los archivos 19
Correo electrónico, enviar desde
FileMaker Pro 97
Crear. Consulte Añadir; Definir
128 Guía del usuario de FileMaker Pro
Cuenta Admin 105, 107
Cuenta de Invitado 105
Cuenta de servidores externos 104, 111
Cuentas
contraseñas 108
Cuenta Admin 105
Cuenta de Invitado 105
Cuenta de servidores externos 104, 111
definir 109
descripción 104
predefinidas 105
ver 109
Cuerpo, descripción 77
D
Datos
descripción 15
exportar 97
importar 97
introducir automáticamente 57
ver como formulario, lista o tabla 20
Definiciones de campos
copiar 19
crear 49
Definir
Consulte también Añadir; Insertar
actualizaciones 91
bases de datos 49
campos 49
campos de cálculo 53
campos de sumario 54
conjuntos de privilegios 111
contraseñas 108
cuentas 109
listas de valores 71
tablas 60
Derechos de campo. Consulte Cuentas;
Conjuntos de privilegios
Derechos. Consulte Cuentas; Conjuntos de
privilegios
descripción 7
Desplazarse de registro en registro 23
Desviación típica para campos de sumario 55
Detener, actualizaciones 92
Diccionarios de usuario, conservar durante la
conversión de archivos 121
Direcciones IP, limitar 101
Diseñar bases de datos
planificar 45
relacionales 45
Documentación electrónica 7
Dominio de Windows 111
Duplicar
archivos 19
registros 23
registros relacionados 24
E
Elementos. Consulte Objetos
Eliminar
campos de una presentación 70
datos 27
peticiones de búsqueda 36
registros relacionados 24, 90
Escritura vertical 75
Etiquetas
Consulte también Presentación de etiquetas
campo 70
tamaños 64
verticales 64
Etiquetas de campo 70
Etiquetas de correo 64
Exportar
Consulte tambiénIntercambiar archivos
descripción 97
formatear 100
formatos de archivo 97
Expresiones de unión. Consulte Relaciones
extensión de nombre de archivo fp7 17
Extensiones de nombre de archivo
fp7 17
para archivos convertidos 117, 119
F
Fecha de hoy, buscar 31
Fecha y hora, formatear 74
Fechas
Consulte también Campos de fecha
años de cuatro dígitos, verificar 58
buscar 31
buscar fecha de hoy 31
escribir en 26
formatear 73
introducir datos 26
mostrar calendarios 70
no válidas 31
validar 58
Field/Control tool 69
FileMaker Pro
formato de archivo 97
información de documentación 7
new features 12
nuevas funcionalidades 12
versiones 1.x y 2.x 121
versioni 115
visión general del producto 9
FileMaker Pro Advanced 8
FileMaker Server 93, 101, 111
Formatear
cálculos 73
exportar datos 100
fecha y hora 74
fechas 73
gráficos 75
horas 74
importar datos 97
números 73
texto 72
Formato BASIC 97
Formato DBF 97
Formato de archivo dBASE 97
Formato de texto separado por comas 97
Formato de texto separado por tabuladores 97
Formato DIF 97
Formato Excel 97
|
Índice alfabético 129
formato Excel
guardar datos como 97
Formato Lotus 1-2-3 97
Formato Merge 97
Formato Microsoft Excel 97
formato Microsoft Excel
guardar datos como 97
Formato SYLK 97
Formato WK1 97
Formato WKS 97
Formato XML 97
Formatos de archivo, importación/
exportación 97
Formularios
Consulte también Presentaciones
Presentación de formulario estándar 63
ver registros como 20
Fórmulas, campos de cálculo 53
Funcionalidad de escritura de primeros
caracteres 70
Funciones 53
Fusionar correspondencia, usar campos
de fusión 72
G
Gráfico de relaciones 81, 82
descripción 88
Gráficos, formatear campos de 75
Grupos de trabajos, compartir archivos 101
Grupos. Consulte Cuentas; Conjuntos de
privilegios
Guardar
archivos 18
archivos compartidos 94
datos automáticamente 18
en formatos Excel y PDF 97
Guiones
convertir guiones que conmutan
ventanas 122
copiar 19
descripción 42
ejecutar 42
imprimir 41
Guiones de copia de seguridad de archivos 43
H
Herramienta Campo 69
Herramienta Puntero. Consulte Herramienta
Selección
Herramienta Selección 67
Herramientas
descritas 67
herramienta Campo 69
herramienta Selección 67
Horas
buscar 31
formatear 74
no válidas 31
I
Importar 97–101
actualizar registros coincidentes 98
actualizar registros existentes 97
agregar nuevos registros 97
añadir nuevos registros 98
archivo de destino 98
archivo o tabla de origen 98, 99
descripción 97
en archivos existentes 97
en nuevas tablas
Tablas
importar datos en nueva 97
formatos de archivo admitidos 97
Imprimir
configurar 41
descripción 39
guiones 41
información sobre la base de datos 42
previsualizar 40
registros 40
registros en blanco 41
registros en columnas 65
texto asiático 75
Indexar
campos 59
limitaciones de campos de texto 30
Informaciones de las herramientas,
FileMaker Pro Advanced 8
Informes
Consulte también Presentaciones;
Subsumarios
con datos agrupados
crear 63
imprimir 40
crear 61
Lista/informe en columnas
previsualizar 40
registros en columnas 65
Insertar
campos de fusión 72
campos en presentaciones 69
registros relacionados 71
Intercambiar archivos
bases de datos relacionales 79
con otras aplicaciones 97
exportar 97, 100
importar 97
Intranet 101
Consulte también Web
Introducción de datos 57–59
Introducir datos
automáticamente 57
escribir en campos 26
Furigana 53
J
JDBC
consideraciones de nombres de campo 50
utilizar con productos FileMaker 7
L
Limitar el acceso. Consulte Cuentas; Conjuntos
de privilegios
Límites
nombres de campo 50
130 Guía del usuario de FileMaker Pro
Listas de valores 27, 95
descritos 71
Listas desplegables, mostrar campos como 71
Listas, ver registros como 20
Lógica
búsquedas AND 34
búsquedas OR 34
M
Macros. Consulte Guiones
Márgenes de página, mostrar en modo
Vista previa 40
Márgenes, mostrar en modo Vista previa 40
Máximo para campos de sumario 55
Media para campos de sumario 55
Menú emergente de modo 20, 61
Menú emergente Present. 18, 61
Menú emergente Símbolos 28
Menús desplegables, mostrar campos como 71
Menús personalizados,
FileMaker Pro Advanced 8
Migrar archivos 116
Mínimo para campos de sumario 55
Modo Buscar, descripción 20
Modo Presentación, descripción 20
Modo Vista previa, descripción 20, 40
Modo Visualizar
buscar datos en 28
Modo Visualizar, descripción 20
Moneda, formatear 73
Mover
campo a campo 25
Multiplataforma, compartición de archivos 17
N
Navegador, Web
abrir URL 101
Nombres de campo 50
Nomenclatura
bases de datos 49
campos 52
tablas 60
Notas de texto, en gráficos de relaciones 88
Números de página 63
ver en modo Vista previa 40
Números decimales 73
Números, no válidos 31
O
Objetos bloqueados 67
Objetos de presentación. Consulte Objetos
Objetos, presentación
bloqueados 67
descripción 66
seleccionar 67
Ocultar registros 36
ODBC
consideraciones de nombres de campo 50
utilizar con productos FileMaker 7
Omitir
campos durante la impresión 72
registros 35
relacionados 33, 36
Opción de campo Furigana 53
Opciones de almacenamiento global 60
Opciones, archivo 43
Operadores
comparación 53
en peticiones de búsqueda 28, 32
matemáticos 53
relacionales 81, 85, 89
Operadores de comparación 53
Operadores matemáticos 53
Operadores relacionales 81, 85, 89
Orden de pestañas 25
Ordenar
registros 30, 38
registros en formato de tabla 21
registros relacionados 90
Orientación de la página para impresión 41
P
Paneles, paneles de pestañas en
presentaciones 61
Partes de presentación
cabecera 77
cabecera y pie de página iniciales 77
cuerpo 77
descripción 77
etiqueta de campo 70
pie de página 77
subsumario 77
sumario general 77
Partes de subsumario
Consulte también Subsumarios
descripción 77
Partes de sumario general, descripción 77
Partes de sumario. Consulte Partes de subsumario
Partes. Consulte Partes de presentación
Pasos de guión Configurar impresión,
convertir 122
PDF
guardar datos como 97
Pestañas de modo 20, 23
Peticiones de búsqueda
Consulte tambiénBuscar registros
ampliar criterios 35
añadir nueva 34
combinar buscar y omitir 35
delimitar criterios 34
descripción 27
editar 36
eliminar 36
operadores en 28, 32
orden de 36
repetir 36
restablecer 36
varias 34, 35
Pies de página, descripción 77
Planificar
bases de datos 45
bases de datos relacionales 45
seguridad de archivo 107
|
Índice alfabético 131
Plantillas 7
crear archivos 49
descritas 49
Portales
Consulte también Bases de datos
relacionales
añadir registros 24
descripción 81
eliminar registros 25
insertar registros relacionados 71
omitir registros relacionados 36
resumir datos en 90
seleccionar 67
seleccionar registros 22
Preferencias
aplicación 43
archivo 43
descripción 43
Preferencias de la aplicación 43
Preferencias del documento 43
Presentación de etiquetas
Consulte también Presentaciones
descripción 64
tamaños estándar 64
Presentación de formulario de una sola página.
Consulte Presentación de formulario estándar
Presentación de formulario estándar
Consulte también Presentaciones
descripción 63
Presentación de lista/informe en columnas
Consulte también Presentaciones
descripción 63
Presentación de sobres
Consulte también Presentaciones
descripción 65
Presentación en blanco
Consulte también Presentaciones
descripción 65
Presentación en columnas extendidas. Consulte
Presentación de lista/informe en columnas
Presentaciones
añadir campos 69
campos
arrastrar a la presentación 69
eliminar 70
fusión 66
insertar 69
mostrar 9, 61
seleccionar 67
campos relacionados, insertar 71
columnas
cambiar anchura 66
configurar 65
crear 61
descripción 9, 61
En blanco 65
Etiquetas 64
etiquetas verticales 64
Formulario estándar 63
formulario estándar 63
herramientas 67
imprimir 40
insertar campos relacionados 71
Lista/informe en columnas 63
paneles de pestañas en 61
Sobre 65
tipos 63
vista de formulario 20
Previsualizar impresión
Consulte Imprimir
Previsualizar columnas 65
Privilegios ampliados
descripción 104
ver 112
Privilegios de acceso. Consulte Cuentas;
Conjuntos de privilegios
Proteger archivos. Consulte Cuentas; Conjuntos
de privilegios
Publicación en la Web al instante
compartir archivos 101
descripción 93, 101
Publicar, bases de datos en la Web 101
Punteros en archivos. Consulte Relaciones
R
Rangos de información, buscar 32
Recuadros combinados, mostrar cam 71
Recuento para campos de sumario 55
Recuperar datos de otros archivos. Consulte
Intercambiar archivos
Redes
FileMaker Server 93
multiplataforma 11, 93
Referencias de archivo 17, 96, 107
descritas 123
Registro activo 22
Registros
activos 22
agregar 97
añadir 23
bloqueados 95
buscar 27
coincidentes 98
copiar 23
descripción 16
desplazarse por 23
duplicar 23
eliminar relacionados 25
exportar 100
imprimir en columnas 65
mostrar reg. relacionados ordenados 90
ocultar 36
omitir 35
ordenar 30, 38
registros relacionados 90
ordenar en formato de tabla 21
seleccionar 22
ver como formularios, listas o tablas 20
visualizar
en una lista 20
individualmente 20
Registros coincidentes, actualizar 98
Registros duplicados, buscar 33
Registros en blanco, imprimir 41
132 Guía del usuario de FileMaker Pro
Registros relacionados
Consulte también Registros; Bases de datos
relacionales
añadir 24, 89
buscar y omitir 33
copiar 24
descripción 81
duplicar 24
eliminar 24, 90
mostrar en portales 71
ordenar 90
resumir datos 90
Relaciones
Consulte también Bases de datos
relacionales
autounión 87
cambiar 89
comparación 85
crear 87
de un solo criterio 83
de varios criterios 84
descripción 81
devolver rango de registros 86
planificar 47
tipos 82
Repetir peticiones de búsqueda 36
Restablecer peticiones de búsqueda 36
Resultado False 73
Resultado falso 122
Resultado True 73
Resultado verdadero 122
Resultados almacenados 59
Resultados no almacenados 59
Resultados virtuales 60
Resumir datos en campos relacionados 90
Rutas de archivo
uso de variables en 12
S
Saltos de página, ver en modo Vista previa 40
Seguridad, archivo
planificar 107
Seleccionar
objetos 67
registros 22
Server. Consulte Anfitrión; FileMaker Server
Símbolos
buscar 29
subrayado 50
Soluciones iniciales. Ver plantillas
SQL
utilizar con productos FileMaker 7
Subformularios. Consulte Portales
Subsumarios
Consulte también Informes; Partes de
subsumario; Campos de sumario
crear informes 63
imprimir 40
Subtotales. Consulte Subsumarios; Campos de
sumario
Sumarios generales, descripción 77
Sumarios. Consulte Partes de subsumario;
Campos de sumario
T
Tablas
definir 60
descripción 16
nomenclatura 60
ver registros como 20, 21
Tablas relacionadas
descripción 82
planificar 45
Texto
Consulte también Campos
atributos 72
buscar 30
campos de 51
formatear 72
girar texto asiático 75
seleccionar 67
Texto asiático
girar 75
imprimir 75
introducir 53, 75, 76
Texto con distinción entre mayúsculas y
minúsculas, buscar 30
Tipo de datos 58
Tipos de campo
descripción 50
y resultados del cálculo 54
Tipos de datos
Consulte también Tipos de campo
y resultados del cálculo 54
Total para campos de sumario 55
U
URL, abrir 101
Usuarios autorizados. Consulte Cuentas;
Conjuntos de privilegios
Usuarios no autorizados. Consulte Cuentas;
Conjuntos de privilegios
V
Validar valores de campo 58
Valores
Consulte también Valores de campo
buscar duplicados 33
buscar exactos 30
Valores booleanos
buscar 31
descripción 31
en funciones convertidas y peticiones de
búsqueda 122
formatear 73
|
Índice alfabético 133
Valores de campo
buscar y reemplazar 37
descripción 16
eliminar 27
introducir automáticamente 57
prohibir cambios 58
Valores no válidos, buscar 31
Variables
en rutas de archivo 12
paso de guión 13
símbolos para 50
Ventanas
abrir varias 17
cerrar 18
mostrar sólo desde archivo actual 13
Paso de guión Seleccionar ventana 13
paso de guión Seleccionar ventana 122
Ver
área de impresión 40
conjuntos de privilegios 109
cuentas 109
privilegios ampliados 112
saltos de página y números de página en
modo Vista previa 40
Ver como formulario, descripción 20
Ver como lista, descripción 20
Ver como tabla, descripción 21
Ver registros como formularios, listas o
tablas 20
Vista Tabla, descripción 64
Vistas de presentaciones 62
Visualizar registros 20
W
Web
consideraciones de nombres de campo 50
hospedar bases de datos en 101
World Wide Web. Consulte Web
X
XML
privilegios para 105
XSLT
privilegios para 105
134 Guía del usuario de FileMaker Pro
-
1
-
2
-
3
-
4
-
5
-
6
-
7
-
8
-
9
-
10
-
11
-
12
-
13
-
14
-
15
-
16
-
17
-
18
-
19
-
20
-
21
-
22
-
23
-
24
-
25
-
26
-
27
-
28
-
29
-
30
-
31
-
32
-
33
-
34
-
35
-
36
-
37
-
38
-
39
-
40
-
41
-
42
-
43
-
44
-
45
-
46
-
47
-
48
-
49
-
50
-
51
-
52
-
53
-
54
-
55
-
56
-
57
-
58
-
59
-
60
-
61
-
62
-
63
-
64
-
65
-
66
-
67
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68
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69
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70
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71
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72
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73
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75
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76
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77
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78
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79
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80
-
81
-
82
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83
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84
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85
-
86
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87
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88
-
89
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90
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91
-
92
-
93
-
94
-
95
-
96
-
97
-
98
-
99
-
100
-
101
-
102
-
103
-
104
-
105
-
106
-
107
-
108
-
109
-
110
-
111
-
112
-
113
-
114
-
115
-
116
-
117
-
118
-
119
-
120
-
121
-
122
-
123
-
124
-
125
-
126
-
127
-
128
-
129
-
130
-
131
-
132
-
133
-
134
Filemaker Pro 8 El manual del propietario
- Tipo
- El manual del propietario
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