Filemaker Pro 5 El manual del propietario

Marca: Filemaker

Modelo: Pro 5

Categoría: Software de gráficos

Tipo: El manual del propietario

FileMaker

Pro

FileMaker, Inc.

5201 Patrick Henry Drive

Santa Clara, California 95054

www.filemaker.com

FileMaker y ScriptMaker son marcas de FileMaker, Inc, registradas en los EE.UU. y en otros países, y el logotipo de la carpeta es

una marca de FileMaker, Inc. Java, 100% Pure Java, todas las marcas y logotipos basados en Java son marcas de Sun Microsystems,

Inc., en los EE.UU. y en otros países. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos titulares.

Este software está basado parcialmente en el trabajo del grupo Independent JPEG.

Todas las personas y empresas que aparecen en los ejemplos son puramente ficticias; cualquier semejanza con personas o empresas

existentes es una coincidencia.

La mención de empresas y productos de terceras partes se hace sólo a título informativo y no constituye una recomendación.

FileMaker no asume responsabilidad alguna con respecto a la selección, desempeño, o uso de estos productos. Todos los tratos,

acuerdos y garantías, si los hay, tienen lugar entre el proveedor y los prospectivos usuarios.

Guía del usuario

Para Windows y Mac

Contenido

Prefacio

Utilizar FileMaker Pro

Registro y atención al cliente

Utilizar la documentación de FileMaker Pro

Organización de esta guía

xii

Acerca de las ilustraciones

xii

Utilizar la Ayuda de FileMaker Pro

xiii

Iniciar la Ayuda de FileMaker Pro

xiii

Ventana de temas de la Ayuda

xiii

Buscar temas en la ventana Contenido

xiii

Buscar un tema en la ventana Indice

xiv

Buscar un tema mediante palabras específicas

Buscar información acerca de elementos específicos

en FileMaker Pro

xvi

Obtener ayuda adicional

xvi

Utilizar otras herramientas

xvii

Capítulo 1

Conceptos básicos de FileMaker Pro

Bases de datos

1-1

Archivos de FileMaker Pro

1-2

Campos y registros

1-2

Presentaciones

1-3

Modos

1-4

Compartir datos

1-4

Comandos de menú

1-5

Utilizar barras de herramientas

1-5

Utilizar menús contextuales

1-6

Gestionar archivos

1-7

Iniciar FileMaker Pro

1-7

Abrir archivos

1-7

Cerrar archivos

1-8

Guardar archivos

1-8

Salir de FileMaker Pro

1-9

Capítulo 2

Añadir y visualizar datos

Funcionamiento de registros en modo Visualizar

2-1

Visualizar registros

2-2

Visualizar registros en tablas

2-2

Seleccionar registro actual

2-3

Desplazarse por registros

2-4

Añadir y duplicar registros

2-4

Añadir y duplicar registros relacionados

2-5

Eliminar registros

2-6

Introducir datos en registros

2-6

Seleccionar campos

2-7

Introducir y cambiar datos de campos

2-7

Copiar y desplazar datos en registros

2-9

Introducir datos preestablecidos de listas de valores

2-9

Desplazar datos mediante arrastrar y dejar

2-10

Insertar variables en campos

2-11

Reemplazar datos en campos

2-11

Funcionamiento de gráficos, sonidos y películas

2-12

Insertar gráficos en campos

2-13

Insertar películas y elementos multimedia de

QuickTime en campos

2-13

Pegar gráficos, películas y sonidos del Portapapeles

2-14

Reproducir películas en los campos

2-14

Grabar y reproducir sonido en los campos

2-14

Eliminar gráficos, películas o sonidos de los campos

2-15

Guía de usuario de FileMaker Pro

Funcionamiento del texto

2-15

Seleccionar texto

2-15

Editar texto

2-15

Formatear texto en modo Visualizar

2-16

Comprobar ortografía

2-16

Comprobar ortografía conforme se escribe

2-17

Funcionamiento de objetos OLE

2-17

Capítulo 3

Buscar y ordenar información

Buscar registros

3-1

Buscar texto y caracteres

3-2

Buscar coincidencias exactas en campos de texto

3-4

Buscar números, fechas y horas

3-4

Buscar rangos de información

3-5

Buscar datos en campos relacionados

3-5

Buscar registros que cumplan múltiples criterios

3-6

Buscar campos vacíos o no vacíos

3-7

Buscar duplicados

3-7

Buscar registros que no cumplan el criterio dado

3-7

Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar

registros ocultos

3-8

Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda

3-8

Ordenar registros

3-9

Capítulo 4

Previsualizar e imprimir información

Imprimir información en bases de datos

4-1

Preparar impresión

4-2

Especificar impresora (Windows)

4-2

Especificar impresora (Mac OS)

4-2

Preparar impresión de presentaciones anchas

4-2

Preparar impresión de presentaciones con subsumarios

4-3

Preparar impresión de sobres y etiquetas

4-3

Previsualizar datos en presentaciones

4-3

Imprimir

4-4

Capítulo 5

Crear bases de datos

Planificar archivos de bases de datos

5-1

Crear archivos de FileMaker Pro

5-2

Definir campos en bases de datos

5-3

Asignar nombres a los campos

5-4

Escoger tipo de campo

5-4

Definir campos de texto, fecha, hora, numéricos

o contenedor

5-5

Definir campos de cálculo

5-6

Definir campos de sumario

5-7

Definir campos globales

5-9

Configurar opciones de campos

5-10

Definir entradas de datos automáticas

5-10

Definir validaciones de campo

5-11

Campos repetidos

5-12

Opciones de almacenamiento e indexación

5-12

Cambiar definiciones de campos

5-13

Eliminar definiciones del campo y datos

5-14

Capítulo 6

Crear y gestionar presentaciones e informes

Presentaciones e informes

6-1

Crear presentaciones e informes

6-2

Tipos de presentaciones

6-3

Consideraciones al crear una

presentación Lista/informe en columnas

6-6

Consideraciones al crear una presentación

Lista/informe en columnas

6-7

Consideraciones al crear una presentación de sobres

6-8

Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones

6-8

Configurar impresión de registros en columnas

6-9

Contenido

Configurar Ver como formulario, Ver como lista y

Ver como tabla

6-11

Funcionamiento de objetos en presentaciones

6-12

Herramientas de presentación

6-13

Seleccionar objetos

6-13

Copiar, duplicar y eliminar objetos

6-14

Desplazar objetos en presentaciones

6-15

Cambiar forma y tamaño de objetos

6-16

Proteger objetos de modificaciones

6-17

Funcionamiento de campos en presentaciones

6-17

Colocar y eliminar campos en presentaciones

6-17

Decidir ubicación de campos relacionados

6-21

Formatear datos de campos en presentaciones

6-23

Partes de una presentación

6-27

Tipos de partes de una presentación

6-28

Añadir o cambiar partes de una presentación

6-29

Definir saltos de página y numeración

6-32

Ordenar de nuevo partes de una presentación

6-33

Cambiar de tamaño partes de una presentación

6-34

Eliminar partes de una presentación

6-34

Capítulo 7

Personalizar presentaciones

Personalizar campos en presentaciones

7-1

Añadir bordes, relleno y líneas base a campos

7-1

Añadir barras de desplazamiento a campos

7-2

Definir listas de valores como entradas de datos

7-3

Formatear campos repetidos

7-8

Permitir o evitar entradas en campos

7-8

Configurar orden de tabulación para entrada de datos

7-9

Personalizar el aspecto de las presentaciones

7-10

Añadir texto a presentaciones

7-11

Formatear texto

7-13

Dibujar líneas y formas

7-15

Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea

y objetos

7-16

Insertar gráficos en las presentaciones

7-18

Formatear gráficos en presentaciones

7-18

Mostrar límites de texto, de campo o de botón 7-18

Organizar objetos 7-19

Agrupar y desagrupar objetos 7-19

Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrás en las

presentaciones

7-20

Rotar objetos 7-20

Alinear objetos 7-20

Utilizar herramientas para colocar objetos con precisión 7-21

Utilizar paleta Cuerpo con objetos 7-21

Utilizar reglas gráficas y retículas 7-22

Alinear objetos con las guías de ajuste 7-22

Utilizar retículas de objetos 7-23

Controlar la impresión 7-23

Especificar márgenes de página 7-23

Mostrar márgenes de página 7-24

Eliminar espacios vacíos en datos impresos 7-25

Evitar la impresión de objetos 7-27

Capítulo 8

Funcionamiento de archivos relacionados

Visualizar datos de archivos relacionados 8-1

Terminología de bases de datos relacionales 8-2

Bases de datos relacionales 8-3

Crear relaciones entre archivos 8-4

Campos coincidentes en relaciones 8-6

Actualizaciones 8-6

Bases de datos relacionales y actualizaciones:

comparación

8-7

Funcionamiento de las bases de datos relacionales 8-8

Planificar bases de datos relacionales 8-8

vi Guía de usuario de FileMaker Pro

Crear bases de datos relacionales: generalidades 8-10

Definir relaciones de bases de datos relacionales y

actualizaciones

8-11

Cambiar relaciones 8-13

Escoger una relación diferente para el portal 8-14

Resumir datos en portales 8-14

Definir actualizaciones entre archivos 8-14

Definir actualizaciones 8-14

Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo 8-15

Crear relaciones de muchos a muchos 8-16

Capítulo 9

Proteger bases de datos con contraseñas y grupos

Definir contraseñas 9-1

Eliminar o cambiar contraseñas 9-3

Definir grupos 9-4

Eliminar o cambiar grupos 9-6

Contraseñas y grupos: comparación 9-6

Capítulo 10

Crear guiones para automatizar tareas

Guiones 10-1

Crear guiones: generalidades 10-3

Planificar guiones 10-3

Almacenar configuración antes de crear guiones 10-4

Definir guiones 10-5

Pasos de ScriptMaker 10-6

Controlar pasos de guiones 10-7

Desplazarse por pasos de guiones 10-7

Ordenar, buscar e imprimir pasos de guiones 10-7

Editar pasos de guiones 10-8

Pasos de guiones de campos 10-8

Pasos de guiones de registros 10-8

Pasos de guiones de ventanas 10-9

Pasos de guiones de archivos 10-9

Comprobar ortografía de pasos de guiones 10-9

Pasos de guiones para abrir elemento de menú 10-10

Pasos de guiones diversos 10-10

Cambiar guiones 10-11

Duplicar, cambiar nombre o eliminar guiones 10-11

Eliminar guiones 10-11

Importar guiones 10-12

Para importar un guión 10-12

Enumerar guiones en el menú Guiones 10-13

Utilizar botones con guiones 10-13

Definir botones 10-13

Copiar, cambiar o eliminar botones 10-14

Ejemplo de guión de ScriptMaker 10-15

Buscar registros relacionados 10-15

Capítulo 11

Utilizar fórmulas y funciones

Fórmulas 11-1

Expresiones 11-2

Constantes 11-2

Referencias de campo 11-2

Operadores 11-3

Funciones 11-5

Funciones de texto 11-5

Funciones numéricas 11-7

Funciones de fecha 11-7

Funciones de hora 11-8

Funciones de agregación 11-8

Funciones de sumario 11-9

Funciones de repetición 11-10

Funciones financieras 11-10

Funciones trigonométricas 11-10

Funciones lógicas 11-11

Contenido vii

Funciones de estado 11-11

Funciones de diseño 11-13

Funciones externas 11-14

Capítulo 12

Importar y exportar datos

Importar y exportar 12-1

Formatos de archivo 12-1

Importar datos en FileMaker Pro 12-2

Importar datos en archivos existentes 12-2

Convertir archivos de datos en nuevos archivos

de FileMaker Pro

12-6

Exportar datos de FileMaker Pro 12-7

Exportar datos de subsumario 12-9

Capítulo 13

Compartir bases de datos en red

Compartir archivos en red 13-1

Funcionamiento de archivos compartidos 13-2

Hospedar archivos 13-3

Abrir archivos como anfitrión 13-4

Cerrar archivos compartidos 13-5

Abrir archivos como invitado 13-5

Capítulo 14

Publicar bases de datos en la Web

Publicación de bases de datos en la Web 14-1

Terminología Web 14-1

Web Companion de FileMaker Pro 14-2

Publicación en la Web al instante 14-2

Trabajar con bases de datos en la Web 14-3

Requisitos para publicar bases de datos en la Web 14-4

Conectar con Internet o con una intranet 14-5

Proteger bases de datos publicadas 14-5

Consideraciones de seguridad para bases de

datos publicadas

14-6

Crear páginas Web personalizadas 14-7

Publicación de bases de datos en la Web: generalidades 14-7

Activar Web Companion de FileMaker Pro 14-8

Web Companion de FileMaker Pro 14-8

Activar publicación en la Web al instante 14-8

Escoger una página principal para publicación

en la Web

14-9

Escoger un idioma para publicación en la Web

al instante

14-9

Realizar seguimiento de la actividad de la Web

con archivos de registro

14-9

Activar administración a distancia para

publicación Web

14-10

Seleccionar un método de seguridad para publicación

en la Web

14-10

Especificar un número de puerto para publicación

en la Web

14-11

Activar compartición de Web Companion 14-11

Configurar las vistas en el navegador 14-11

Escoger un estilo de Web 14-12

Escoger presentaciones para publicación en la Web 14-14

Configurar opciones de ordenación para publicación

en la Web

14-14

Probar una base de datos publicada 14-15

Visualizar en un navegador la publicación en la Web 14-16

Examinar registros en la Vista Formulario 14-16

Examinar registros en Vista Tabla 14-17

Buscar registros 14-17

Ordenar registros 14-18

Crear registros 14-18

Editar registros 14-19

viii Guía de usuario de FileMaker Pro

Capítulo 15

Utilizar ODBC con FileMaker Pro

ODBC 15-1

Terminología ODBC 15-1

Admisión de ODBC en FileMaker Pro 15-2

Compartir datos de FileMaker Pro mediante ODBC 15-2

Compartir datos mediante ODBC: generalidades 15-3

Activar Acceso a datos, de Companion 15-3

Seguridad 15-4

Acceder a datos de FileMaker Pro desde una aplicación

cliente ODBC

15-4

Configurar el panel de control de ODBC 15-4

Importar datos desde otros orígenes de datos 15-5

Importar datos desde orígenes de datos ODBC:

generalidades

15-6

Configurar el panel de control de ODBC 15-6

Conectar con un origen de datos ODBC desde

FileMaker Pro

15-7

Crear una consulta SQL en FileMaker Pro 15-8

Importar resultados de consultas en FileMaker Pro 15-9

Ejemplo de importación ODBC 15-9

Configurar el panel de control de ODBC para el

controlador de texto

15-10

Conectar con el origen de datos de evaluación

de ODBC

15-11

Especificar consultas SQL en FileMaker Pro 15-12

Importar datos ODBC con uniones 15-12

Especificar uniones SQL 15-12

Automatizar conexiones ODBC 15-14

Apéndice A

Personalizar FileMaker Pro

Configurar preferencias de la aplicación A-1

Configurar preferencias generales de la aplicación A-1

Configurar preferencias de presentación A-2

Configurar preferencias de memoria A-3

Configurar preferencias para marcar números telefónicos A-3

Configurar plug-ins A-4

Configurar preferencias del documento A-5

Configurar preferencias generales del documento A-5

Configurar preferencias ortográficas del documento A-6

Apéndice B

Copias de seguridad y recuperación de archivos

Archivos de copia de seguridad B-1

Utilizar guiones para copias de seguridad B-2

Mantener archivos B-2

Guardar copias comprimidas B-2

Daños en archivos B-3

Recuperar archivos dañados B-3

Momento de recuperar B-3

Apéndice C

Referencia rápida de FileMaker Pro (Windows)

Atajos de teclado y ratón C-1

Trabajar con objetos de presentaciones C-1

Formatear texto (Presentación y Visualizar) C-1

Seleccionar texto (Presentación y Visualizar) C-1

Editar C-2

Trabajar con archivos C-2

Intercambiar modos C-2

Controlar ventanas C-2

Acciones diversas C-3

Area de estado C-3

Contenido ix

Apéndice D

Referencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS)

Atajos de teclado y ratón D-1

Trabajar con objetos en presentaciones D-1

Formatear texto (Presentación y Visualizar) D-1

Seleccionar texto (Presentación y Visualizar) D-1

Editar D-2

Trabajar con archivos D-2

Controlar ventanas D-2

Intercambiar modos D-2

Acciones diversas D-3

Area de estado D-3

Índice I-1

Prefacio

Utilizar FileMaker Pro

La documentación del software de FileMaker

Pro proporciona

información, ilustraciones e instrucciones paso a paso para facilitar

el aprendizaje de todo lo referente a FileMaker Pro.

En este prefacio se explica cómo:

1 registrar la copia de FileMaker Pro y obtener acceso al soporte al

cliente

1 usar la documentación de FileMaker Pro y otras herramientas para

facilitar el trabajo con el producto

1 usar la Ayuda de FileMaker Pro

Windows: es necesario familiarizarse con Microsoft Windows y

conocer las convenciones de Windows y del uso del ratón y del

teclado. Consulte la documentación del ordenador.

Mac OS: es necesario familiarizarse con Mac OS y adquirir

conocimientos acerca del uso del ratón, del trabajo con discos y otras

convenciones de Mac OS. Consulte la documentación del ordenador.

Registro y atención al cliente

Rellene y envíe la tarjeta de registro del producto, regístrese en línea

en www.filemaker.com/register o bien escoja el menú Ayuda >

FileMaker en la Web en FileMaker Pro.

Para obtener información acerca del soporte técnico y la atención al

cliente, consulte:

www.filemaker.com (clientes en América del Norte)

www.filemaker.com/intl (clientes fuera de América del Norte)

o escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web. En la página Web se

encuentra el directorio de servicios de FileMaker, Inc., donde se

detallan las opciones de servicios disponibles para los clientes de

América del Norte, así como vínculos con los sitios internacionales

de FileMaker, Inc., respuestas a las preguntas frecuentes y acceso a

extensas bibliotecas de software usadas por el personal de soporte

técnico. Si no dispone de acceso a la Web, vea la hoja de soporte

técnico y de atención al cliente que se incluye en la caja del software.

Los clientes de América del Norte también pueden llamar al

1-800-965-9090 para obtener información acerca de las opciones de

servicios disponibles.

Utilizar la documentación

de FileMaker Pro

Esta guía y el resto de la documentación proporcionan la

información necesaria para instalar y utilizar FileMaker Pro.

La documentación de FileMaker Pro incluye:

1 este libro, la Guía de usuario de FileMaker Pro

la Ayuda de

FileMaker Pro,

un extenso sistema de ayuda en

pantalla

la guía Puesta en marcha de

FileMaker Pro,

que contiene

información sobre la instalación y las novedades, además de un

tutorial

FileMaker Pro también incluye archivos de plantillas de bases de

datos, así como referencias y ejemplos para facilitar tareas

específicas. En la página Web de FileMaker, Inc.,

www.filemaker.com, se puede encontrar más información, consejos

e ideas sobre bases de datos.

xii

Guía de usuario de FileMaker Pro

La documentación de FileMaker Pro está dirigida a usuarios de

Windows y de Mac OS. En la mayoría de los casos, la información

y las instrucciones se refieren a ambos sistemas operativos. Si

difieren, la información de Windows aparece primero. En la Ayuda

en pantalla aparecen temas independientes para Windows y Mac OS.

Nota

Los números y fechas de los ejemplos de la documentación

aparecen en formato español, como 30 de noviembre del 2001 y

1.234,50 Pts.

Organización de esta guía

Guía de usuario de

FileMaker Pro

está dividida en tres partes.

Parte 1: Utilizar bases de datos

En esta primera parte se proporciona la información necesaria para

el uso de bases de datos existentes creadas con FileMaker Pro.

Parte 2: Diseñar y crear bases de datos

La segunda parte proporciona instrucciones detalladas para crear y

diseñar bases de datos.

Parte 3: Compartir e intercambiar datos

La tercera parte explora las distintas maneras de compartir e

intercambiar datos desde una base de datos, por ejemplo

importándolos y exportándolos, compartiendo la base de datos en

una red o en la World Wide Web o compartiendo los datos de

FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC.

Nota

Una base de datos de FileMaker Pro puede tener acceso

restringido a ciertos menús y operaciones de bases de datos. Para

obtener información sobre acceso y contraseñas, consulte al

administrador de la base de datos o a la persona que la diseñó.

La información especial de esta guía de usuario tiene el aspecto

Los mensajes iniciados por

Nota

Consejo

proporcionan

información útil adicional acerca de un tema.

Los mensajes iniciados por

Importante

alertan de situaciones que

requieren atención, como una acción que no se puede deshacer.

Los términos de glosario están definidos en la Ayuda de

FileMaker Pro. Estos términos aparecen en cursiva en la guía de

usuario y subrayados por una línea de puntos en la Ayuda.

Acerca de las ilustraciones

Esta guía de usuario es un libro multi-plataforma destinado a

usuarios de FileMaker Pro en Windows y en Mac OS. Las

ilustraciones aparecen mezcladas, reflejando situaciones de ambas

plataformas. En las ilustraciones se han usado los sistemas

Windows 98 y Mac OS 8.5. Lo que aparece en pantalla puede variar

de las instrucciones del libro dependiendo de la plataforma y del

sistema operativo que se utilice.

Windows: si se usa un sistema operativo Windows distinto de

Windows 98 (como Windows 95 o Windows NT), es posible que lo

que aparece en pantalla no coincida con la ilustración de la

documentación.

Mac OS: si se usa el sistema Mac OS 7.6.1 y no se tiene instalada la

extensión Appearance Manager, algunas opciones de los cuadros de

diálogo aparecerán en menús desplegables en lugar de en pestañas.

Los elementos de un menú desplegable en Mac OS 7.6.1

aparecen como pestañas en Mac OS 8.0 y posteriores

Utilizar FileMaker Pro

xiii

Utilizar la Ayuda de FileMaker Pro

La Ayuda en pantalla de FileMaker Pro está disponible siempre que

se esté ejecutando el programa. Contiene alguna información que no

se encuentra en la documentación impresa, como consejos para la

resolución de problemas o maneras alternativas de realizar una

acción.

Iniciar la Ayuda de FileMaker Pro

Siempre que se abre la Ayuda de FileMaker Pro, se inicia la

aplicación de la Ayuda de Windows (Windows) o la aplicación

FileMaker Help Viewer (Mac OS). La aplicación de ayuda se ejecuta

independientemente de FileMaker Pro.

Para iniciar la Ayuda de FileMaker Pro mientras se ejecuta

el programa, realice uno de los procedimientos siguientes:

Escoja el menú

Ayuda

> y un comando de menú

Windows: pulse F1

Mac OS: pulse la tecla Ayuda o

Al pulsar la tecla F1 o Ayuda, aparece, en la ventana de la Ayuda, el

tema de la Ayuda asociado a la ventana o al cuadro de diálogo que

esté abierto.

Nota

Para obtener información de la versión, copyright y otros

detalles acerca de esta versión de FileMaker Pro, escoja el menú

Ayuda

Acerca de FileMaker Pro

Ventana de temas de la Ayuda

Para pasar a otros temas en la Ayuda de FileMaker Pro, haga clic en

los botones y en el texto subrayado de la ventana de temas de la

Ayuda.

Para obtener información específica sobre el uso de la Ayuda de

FileMaker Pro, por ejemplo, cómo imprimir un tema, escoja el menú

Ayuda

Contenidos e índice

, haga clic en la pestaña

Indice

y escriba

Ayuda en pantalla

Buscar temas en la ventana Contenido

En FileMaker Pro, escoja el menú

Ayuda

Contenidos e índice

, o

haga clic en el botón

Temas de ayuda

en cualquier ventana de un tema

de la Ayuda de FileMaker Pro para mostrar el contenido. Cuando se

abre el contenido de la Ayuda de FileMaker Pro, aparece una lista

con los temas de la Ayuda, organizados como la tabla de contenido

de un libro.

Para mostrar una lista con las secciones de cada tema, haga doble clic

(Windows) o haga clic (Mac OS) en un icono de libro. Después haga

doble clic (Windows) o haga clic (Mac OS) en un tema para mostrar

la ventana del tema de la Ayuda.

Título del

tema actual

Hacer clic para volver al último tema

Hacer clic para

ver una visión

general de este

tema

Hacer clic para imprimir el tema

Hacer clic en el

texto subrayado

para saltar a un

tema relacionado

con el actual

Hacer clic

para pasar al

tema anterior

o al siguiente

Hacer clic para

ver el contenido

de la Ayuda

Hacer clic en el

texto subrayado

por puntos para

ver una

definición de

glosario

xiv

Guía de usuario de FileMaker Pro

Buscar un tema en la ventana Indice

La Ayuda de FileMaker Pro incluye una lista alfabética de las

entradas de índice, o

palabras clave

(palabras o frases

significativas), que facilitan la búsqueda de los temas que contienen

la información deseada. Cada entrada de índice está asociada a uno

o más temas.

En esta guía se hace referencia a ciertas entradas de índice para

facilitar la búsqueda de información detallada sobre un tema de la

Ayuda de FileMaker Pro.

Para usar el índice de la Ayuda:

En FileMaker Pro, escoja el menú

Ayuda

Contenidos e índice

haga clic en la pestaña

Indice

. O bien haga clic en el botón

Temas de

ayuda

en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaña

Indice

En la ventana Indice, escriba la entrada de índice que busca o parte

de la misma.

El índice muestra una lista con las entradas que comienzan por los

caracteres introducidos. Bajo algunas entradas de índice aparece una

lista con varios temas de la Ayuda.

Haga doble clic en una entrada o en un tema para mostrar la

ventana del tema de la ayuda.

Contenido de la Ayuda de FileMaker Pro para Windows

Contenido de la Ayuda de FileMaker Pro para Mac OS

Desplazarse por la lista

alfabética o escribir las

primeras letras de la

entrada buscada para

explorar el índice.

Indice de la Ayuda

Utilizar FileMaker Pro

Buscar un tema mediante palabras especíﬁcas

Si no encuentra la información que busca en el contenido o en el

índice de la Ayuda, especifique una o varias palabras significativas

para buscarlas en todos los temas de la Ayuda. La Ayuda de

FileMaker Pro muestra una lista con todos los temas que contienen

la palabra o palabras especificadas y el número de temas

encontrados. Para afinar la búsqueda, especifique combinaciones de

palabras. Por ejemplo, puede buscar todos los temas que contengan

las palabras “definir” y “guión”.

Para encontrar un tema según una palabra o un grupo de palabras

específico:

En FileMaker Pro, escoja el menú

Ayuda

Contenidos e índice

haga clic en la pestaña

Buscar

. O bien haga clic en el botón

Temas de

ayuda

en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaña

Buscar

Windows: la primera vez que se hace clic en

Buscar

en la Ayuda de

FileMaker Pro, aparece el cuadro de diálogo Asistente para la

instalación de Buscar. Siga las instrucciones del asistente para

configurar la Ayuda de FileMaker Pro para buscar palabras. Este

procedimiento de configuración sólo se realiza una vez.

En la ventana Buscar, escriba la palabra a buscar.

Para afinar la búsqueda, realice uno de los procedimientos

siguientes:

Windows: escriba más palabras en la línea. Haga clic en

Opciones

seleccione

Todas las palabras escritas en cualquier orden

, seleccione

Inmediatamente después de presionar una tecla

para comenzar la

búsqueda, y haga clic en

Aceptar

. También puede seleccionar varias

palabras para buscar pulsando Ctrl mientras hace clic en ellas en la

lista de coincidencias.

Mac OS: haga clic en

Más opciones

y escriba otra palabra en la nueva

fila bajo la primera palabra. Después haga clic en

Buscar

. Puede

añadir varias filas y escoger en los menús desplegables distintos

parámetros por palabra.

En la lista de temas, seleccione un tema y haga clic en

Mostrar

En la ventana del tema de la Ayuda, la Ayuda de FileMaker Pro

muestra cada aparición de la palabra o palabras buscadas.

Escribir la palabra o

palabras a buscar

Seleccionar una o más

palabras coincidentes

Hacer clic en el tema

buscado

Número de temas

encontrados

Buscar palabras en la Ayuda de FileMaker Pro para Windows

Hacer clic para buscar

una palabra específica

Escoger opciones de los

menús desplegables para

especificar parámetros

de búsqueda

Seleccionar un

tema de la lista

Hacer clic para añadir otra

palabra a la búsqueda

Escribir la palabra a buscar

Buscar palabras en la Ayuda de FileMaker Pro para Mac OS

xvi

Guía de usuario de FileMaker Pro

Buscar información acerca de elementos especíﬁcos en

FileMaker Pro

Mientras trabaja en la base de datos, puede encontrar información

sobre un cuadro de diálogo abierto o sobre ciertos elementos a los

que apunta el ratón, según la plataforma que utilice.

Si utiliza FileMaker Pro para Windows, puede realizar cualquiera de

las acciones siguientes:

Abrir un cuadro de diálogo y pulsar F1. Se abrirá el tema de la

Ayuda de dicho cuadro de diálogo.

Hacer clic en el botón

Ayuda

en cualquier panel si utiliza el

asistente de Nueva presentación/informe. Se abrirá el tema de la

Ayuda de dicho panel.

Apuntar a una herramienta o elemento de una ventana y leer su

descripción en la ventana desplegable o en la barra de estado en la

parte inferior de la ventana.

Obtener información acerca de elementos individuales de un

cuadro de diálogo haciendo clic en el botón

en la esquina superior

derecha (en los cuadros en los que aparece un botón

o pulsando

Mayús+F1 y haciendo clic en un elemento dentro del cuadro de

diálogo. También puede hacer clic con el botón secundario en un

elemento del cuadro de diálogo y escoger

¿Qué es esto?

en el menú

contextual. (Para cerrar un tema ¿Qué es esto?, haga clic en cualquier

lugar del tema de ayuda.)

Si utiliza FileMaker Pro para Mac OS, puede realizar cualquiera de

las acciones siguientes:

Escoger el menú

Ayuda

Ayuda de FileMaker Pro

o pulsar

-? para

descubrir cómo abrir un cuadro de diálogo.

Abrir el cuadro de diálogo y pulsar la tecla Ayuda. Se abrirá el

tema de la Ayuda de dicho cuadro de diálogo.

Hacer clic en el botón

Ayuda

en cualquier panel si utiliza el

asistente de Nueva presentación/informe. Se abrirá el tema de la

Ayuda de dicho panel.

Escoger el menú

Ayuda

Mostrar globos

y apuntar a un control en

la ventana de la base de datos o seleccionar un comando de un menú

para obtener información sobre el mismo.

Obtener ayuda adicional

Use la Ayuda para obtener información sobre estas tareas

adicionales:

Un tema de Ayuda ¿Qué es esto?

Para obtener

información sobre

Escoja el menú Ayuda > Contenidos

e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba

Imprimir un tema de la Ayuda Ayuda, imprimir

Añadir notas o instrucciones a un

tema (

anotaciones

)

Realizar anotaciones en la ayuda en pantalla

Crear marcadores para acceder

rápidamente a los temas más

frecuentes

Crear marcadores en la Ayuda en pantalla

Copiar todo o parte de un tema a

una aplicación que admita texto,

para compilar la información de

ayuda más frecuente

Copiar Ayuda

Configurar las preferencias de la

Ayuda para personalizar su uso

Ayuda, personalizar

Un tema de globo

de Ayuda

Utilizar FileMaker Pro

xvii

Utilizar otras herramientas

Use las siguientes herramientas adicionales para facilitar el trabajo

con FileMaker Pro.

Utilice Para

Puesta en marcha de

FileMaker Pro

Instalar FileMaker Pro en el disco duro. Además,

utilice el tutorial para obtener una visión general sobre

el uso y el diseño de bases de datos de FileMaker Pro.

Si ha usado una versión anterior de FileMaker Pro,

puede obtener información sobre las novedades de esta

versión.

Archivos de plantillas

de FileMaker Pro

Consultar y trabajar con archivos de bases de datos

creados con FileMaker Pro. Puede utilizar las plantillas

para su negocio o para uso personal, tal y como están o

cambiarlas para satisfacer sus necesidades. Disponibles

en la carpeta Plantillas. La carpeta Plantillas contiene

además otra información útil.

Navegador Web,

Ayuda

Obtener Ayuda al trabajar con bases de datos en el

navegador. Disponible al hacer clic en el botón de

ayuda en la interfaz de publicación en la Web al

instante.

Parte 1

Utilizar bases de datos

Capítulo 1

Conceptos básicos de FileMaker Pro

Este capítulo ofrece información básica acerca de las bases de datos

y la utilización de FileMaker Pro. En él se aprende a:

trabajar con campos y registros

utilizar los modos de FileMaker Pro

ejecutar comandos de menú

gestionar archivos

Si no tiene experiencia con FileMaker Pro, repase el tutorial incluido

en la guía

Puesta en marcha de FileMaker Pro

Bases de datos

Una

base de datos

es un almacén de información, o

datos

, que se

puede organizar, actualizar, ordenar, consultar e imprimir conforme

se necesite. Una libreta de direcciones o un archivador son ejemplos

de bases de datos. En ambos se almacenan unidades similares de

información organizadas para su fácil recuperación.

En el archivador, hay que escoger una forma de ordenar los datos,

por ejemplo, alfabéticamente por el último nombre o por región.

Almacenar contactos y direcciones en FileMaker Pro permite

organizar la información de muchas formas. La información se

puede ordenar por país, ciudad, último nombre o incluso por los tres

campos.

También se pueden ver subconjuntos de los datos, por ejemplo, sólo

los contactos en una ciudad concreta. Una base de datos no sólo

conserva información, sirve para organizarla y analizarla y hacer

comprensible su significado.

Una base de datos puede consistir en un

archivo

con los nombres,

direcciones y números de teléfono y fax de todos los clientes.

Una base de datos también puede estar formada por muchos archivos

que, juntos, contengan toda la información de un tema concreto o de

temas relacionados (denominados a veces

sistemas de bases de

datos

). Las prestaciones relacionales de FileMaker Pro permiten unir

información de distintos archivos para crear una

base de datos

relacional

. Por ejemplo, un archivo puede mostrar los clientes que

realizaron un viaje determinado y un

archivo relacionado

el precio

que pagaron. Para obtener más información sobre bases de datos

relacionales, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos

relacionados”.

Nicolás García

Carretas, 7

Madrid

(717) 555-0011

28027

Registros

Campos

Una libreta de direcciones es como una base de datos

1-2

Guía de usuario de FileMaker Pro

FileMaker Pro incluye archivos de plantillas que permiten empezar

sin pérdida de tiempo. Para abrir un archivo de plantillas, escoja el

menú

Archivo

Nueva base de datos

y seleccione el archivo que se

ajuste a sus necesidades.

Archivos de FileMaker Pro

Para empezar a trabajar con FileMaker Pro, debe familiarizarse antes

con los conceptos básicos de los archivos de FileMaker Pro y con

algunos sencillos conceptos sobre bases de datos.

Campos y registros

Los

campos

son los elementos fundamentales de un archivo de bases

de datos. Se utilizan para almacenar, calcular y mostrar los datos

introducidos en los registros. Cada unidad de información de los

registros, como el nombre, número de ID o número de teléfono, se

almacena en un campo.

En el ejemplo anterior, los campos localizan la información de

nombre y dirección. Por ejemplo, escriba el nombre de un cliente en

el campo Nombre, el apellido en el campo Apellidos, etc. Utilice un

campo por cada unidad de información almacenada.

Un archivo de base de datos contiene uno o más

registros

. Cada

registro contiene campos que albergan información similar acerca de

temas o actividades. Por ejemplo, los campos de un registro del

archivo de clientes contiene información de las direcciones de un

cliente.

Para introducir datos en un archivo de base de datos, es necesario

crear un registro e introducir datos en sus campos. Una vez creados

los registros de un archivo, existen varias formas de trabajar con

ellos: se pueden editar, ordenar, consultar los que contengan

determinados datos y compartir los datos en red.

La información introducida en un campo es su

valor

. Los valores de

los campos se pueden escribir, importar desde otra aplicación o

introducir de diversas formas. Deben tener uno de los formatos

siguientes:

de texto

numérico

Archivo de facturas

002ID Cliente

Eduardo GarcíaNombre del cliente

91-3660105Teléfono

Producto

ID Producto

ET3

Precio

Bolsa de viaje 5.000.- Pts.

ET4 Reserva 6.000.- Pts.

12345ID Factura

ET3ID Producto

Bolsa de viajeProducto

5.000.- Pts.Precio

002ID Cliente

Eduardo García

Nombre

91-3660105Teléfono

Archivo de productos

Archivo de clientes

34Paquete

Registro de la base de datos de clientes

Conceptos básicos de FileMaker Pro

1-3

de fecha

de hora

de gráfico, sonido, película o, sólo para Windows, OLE

de resultado de fórmulas que calculan el valor del campo

de sumario de valores de campo en grupos de registros

Presentaciones

En FileMaker Pro, las

presentaciones

determinan la forma de

organizar la información para ver, imprimir, buscar e introducir

datos y realizar informes con ellos. Las presentaciones no almacenan

los datos, sólo los muestran.

Los archivos de bases de datos pueden tener muchas presentaciones

diferentes que muestren los datos de distintas formas. En un archivo

de base de datos se pueden diseñar distintas presentaciones para la

introducción de datos, los informes de sumarios, la impresión de

etiquetas de correo, la publicación de bases de datos en la Web, etc.

Las modificaciones en el diseño de una presentación no afectan a los

datos ni a las otras presentaciones del archivo. Al cambiar los datos

de un campo, las modificaciones se reflejan en todas las

presentaciones de la base de datos.

En una presentación se puede:

escoger los campos a mostrar

organizar y dar formato a los campos

añadir o modificar etiquetas de campos

crear informes para, por ejemplo, agrupar o resumir datos

añadir botones que faciliten la utilización del archivo

especificar los registros a imprimir

añadir gráficos y texto para enfatizar o resaltar

Sergio Gómez

Carretas, 7

28026 Madrid, España

Los mismos datos se organizan de diferentes maneras con distintas presentaciones.

Juanita Alvarez 91-3660105

Nicolás García 91-3880106

Eduardo García 91-3669897

Sergio Gómez 91-4080850

Rodolfo Fernández 948-545278

Mario Pérez 98-4510105

Juan García 91-8557894

Emilio Velilla 91-3679105

Le Nguyen 91-3469926

Kentaro Ogawa 91-5653660

Carlos Martínez 91-4289516

John Smith 94-5278588

Carmen López 91-3366010

Sergio Gómez 91-4536601

Luis Alfredo Gracia 94-3660985

Lista de teléfonos

Querida María,

Gracias por reservar un crucero con nosotros.

Valoramos y apreciamos la oportunidad de

trabajar con usted.

Si tiene alguna duda sobre las reservas, no

dude en llamarnos. Nuestro deseo es que

quede satisfecha del crucero.

Atentamente,

Juan García

1-4

Guía de usuario de FileMaker Pro

Modos

En FileMaker Pro el trabajo con datos se realiza mediante cuatro

modos.

Para cambiar de modo, utilice el menú desplegable de la parte

inferior izquierda de la ventana o escoja uno en el menú Vista.

Compartir datos

Una ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es la posibilidad

de compartirlos. Los datos se pueden compartir con otros usuarios de

FileMaker Pro en una red o utilizar Companion de FileMaker Pro

para compartirlos en la Web o con ODBC.

Si se utiliza FileMaker Pro para compartir datos en red con más de

diez invitados, los archivos deben hospedarse con FileMaker Server.

Para obtener más información, consulte el capítulo 13, “Compartir

bases de datos en red”.

Modo Tareas

Visualizar En este modo se trabaja con los datos de los archivos. Se

añaden, ven, modifican, ordenan, omiten (ocultan) y

eliminan registros. En modo Visualizar se realiza la mayor

parte del trabajo, como la entrada de datos.

Buscar Busca registros concretos que coincidan con un conjunto de

criterios. A continuación, se puede trabajar con este

subconjunto de registros, denominado

conjunto encontrado

Una vez encontrado el grupo de registros, FileMaker Pro

vuelve al modo Visualizar para poder trabajar con ellos.

Presentación Determina la forma de presentar la información en pantalla

y en los informes, etiquetas y formularios impresos. En este

modo se diseñan presentaciones para tareas concretas, como

introducir datos o imprimir facturas y sobres. Se pueden

crear presentaciones propias u organizar campos y demás

objetos para modificar las presentaciones existentes.

Vista previa Muestra la forma en que aparecerán los datos en los

formularios e informes antes de imprimirlos. El modo Vista

previa resulta especialmente útil en presentaciones con

varias columnas, como etiquetas de correo, y en informes

agrupados con sumarios.

Menú desplegable de modos

Modo Visualizar

Modo Buscar

Modo Vista previa

Modo Presentación

Conceptos básicos de FileMaker Pro

1-5

Para obtener más información acerca de la publicación de datos de

FileMaker Pro en la Web, consulte el capítulo 14, “Publicar bases de

datos en la Web”. Para obtener más información acerca del número

de direcciones IP que pueden acceder a una base de datos, consulte

la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e

índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

guests

Para obtener más información acerca de la compartición de datos

mediante ODBC, consulte el capítulo 15, “Utilizar ODBC con

FileMaker Pro”.

Comandos de menú

Existen varias maneras de acceder a los comandos de menú de

FileMaker Pro.

Formas de acceder a un comando de menú:

escogerlo en un menú

pulsar un atajo de teclado

hacer clic en una herramienta de una barra de herramientas

escogerlo en un menú contextual

activarlo desde un evento Apple

Para obtener una lista de los atajos de teclado más utilizados,

consulte apéndice C, “Referencia rápida de FileMaker Pro

(Windows)”, y apéndice D, “Referencia rápida de FileMaker Pro

(Mac OS)”.

Importante

Si no se dispone de acceso completo a un archivo,

algunas opciones de menú aparecen atenuadas. Por ejemplo, al abrir

un archivo sin tener acceso a la creación de registros, el comando

Nuevo registro y el botón de la barra de herramientas aparecen

atenuados.

Utilizar barras de herramientas

Las barras de herramientas proporcionan acceso rápido a muchos

comandos de menú de FileMaker Pro.

Para ver la descripción de un botón, mantenga el cursor sobre él.

Los botones de la barra de herramientas varían en función del modo

utilizado. Por ejemplo, la barra de herramientas estándar del modo

Visualizar contiene botones que facilitan la creación y eliminación

de registros. En modo Buscar, los botones facilitan la creación y

eliminación de peticiones de búsqueda.

Además, cada conjunto de barras de herramientas dispone de

diferentes comandos de menú:

Barra de

herramientas Modo Tipos de comandos

Estándar

todos los

modos

Comandos del sistema operativo, como Nueva

base de datos, Copiar o Pegar, además de los

comandos de menú de cada modo, por

ejemplo, Nuevo registro, en modo Visualizar o

Nueva presentación/informe, en modo

Presentación.

La información de herramientas

describe cada botón de la barra

Barra de herramientas estándar del modo Visualizar

Para cambiar de posición las barras de herramientas, arrastrar el manipulador

Barra de herramientas estándar del modo Buscar

1-6

Guía de usuario de FileMaker Pro

La ubicación y la posición de las barras de herramientas se puede

modificar desplazándolas y cambiándolas de tamaño.

Utilizar menús contextuales

Para editar objetos con rapidez, escoja los comandos de edición

directamente en un

menú desplegable

, (“menús contextuales” en

Mac OS).

Los comandos de menús contextuales varían según el modo

utilizado, el elemento sobre el que se encuentra el cursor y si existe

un elemento seleccionado. Por ejemplo, si existe texto seleccionado

en modo Visualizar, aparecen comandos como Cortar, Copiar o

Pegar y comandos de formato de texto. Si se selecciona un campo en

modo Presentación, se accede a un conjunto de comandos diferente.

Para mostrar un menú contextual en Windows, pulse el botón

secundario del ratón mientras el puntero se encuentra sobre un objeto

o unos datos. En Mac OS, pulse la tecla Control al hacer clic con el

botón del ratón sobre un objeto o unos datos.

Formato de

texto

Visualizar y

Presentación

Comandos de menú de formatos de texto para

cambiar fuente, tamaño, estilo y color del texto

Disposición Presentación Comandos para desplazar o reorganizar

objetos (agrupar, bloquear, mover del frente

hacia atrás, rotar y alinear)

Herramientas Presentación Comandos para acceder a las herramientas de

edición del panel de estado, como las

herramientas Texto, Rectángulo, Campo, etc.

Para Realice lo siguiente

Mostrar barras de

herramientas

Escoja el menú

Vista

Barras de herramientas

especifique las barras de herramientas con las que

trabajar.

Ocultar barras de

herramientas

Escoja el menú

Vista

Barras de herramientas

especifique las barras de herramientas a desactivar. En

las barras de herramientas flotantes también se puede

hacer clic en el cuadro de cierre.

Desplazar barras de

herramientas

Haga clic en el manipulador de la parte izquierda de las

barras de herramientas y arrastre hasta la nueva

ubicación.

Cambiar el tamaño

de las barras de

herramientas

Aleje las barras de herramientas de la barra de menú. En

Windows, arrastre, a continuación, el lado izquierdo,

derecho o inferior de las barras de herramientas. El cursor

se convierte en una flecha doble. En Mac OS, arrastre la

esquina inferior derecha de las barras de herramientas.

Barra de

herramientas Modo Tipos de comandos

Modo

Areas en las que se encuentran menús

contextuales

Visualizar Barras de herramientas, regla de texto, campos y fuera de

los campos

Buscar Barras de herramientas, campos y fuera de los campos

Vista previa Barras de herramientas o cualquier parte del documento

Presentación Barras de herramientas, regla de texto, campos, objetos o

grupo de objetos, texto seleccionado, partes o cualquier

lugar de la presentación

Menús contextuales en modo Visualizar

Menús contextuales en modo Presentación

Conceptos básicos de FileMaker Pro

1-7

Gestionar archivos

En FileMaker Pro, se puede trabajar con archivos de bases de datos

existentes o iniciar nuevos archivos. Las secciones siguientes

describen cómo trabajar con archivos de FileMaker Pro existentes.

Para obtener más información acerca de la creación de bases de

datos, consulte el capítulo 5, “Crear bases de datos”.

Iniciar FileMaker Pro

Existen varias formas de iniciar la aplicación FileMaker Pro:

Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro

Haga doble clic en un archivo de FileMaker Pro

Arrastre un archivo de FileMaker Pro sobre el icono de

FileMaker Pro

Windows: haga clic en el botón

Inicio

Programas

FileMaker Pro 5 > FileMaker Pro.

Abrir archivos

Para abrir un archivo cuando FileMaker Pro ya está ejecutándose:

Escoja el menú

Archivo

Abrir

Haga doble clic en el nombre del archivo que desee abrir.

Si se solicita una contraseña, escríbala y haga clic en

OK.

Para abrir un archivo cuando FileMaker Pro no está ejecutándose,

escoja uno de los métodos siguientes:

Haga doble clic en el icono del archivo

Arrastre el archivo sobre el icono de la aplicación FileMaker Pro

Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro. En el

cuadro de diálogo

Nueva base de datos

, seleccione

Abrir un archivo

existente

, haga clic en

y doble clic en el nombre del archivo.

Los archivos de FileMaker Pro para Windows se pueden abrir en

Mac OS y viceversa. Si tiene intención de mover archivos entre

plataformas, es recomendable incluir la extensión .FP5 en los

nombres de archivo. Si se añaden o eliminan extensiones de nombres

de archivo, es necesario volver a especificar las ubicaciones de los

archivos relacionados y de los archivos con guiones externos.

Para obtener más información acerca de la apertura de archivos

hospedados en otro ordenador, consulte “Abrir archivos como

invitado” en la página 13-5.

Consejo

Los archivos abiertos recientemente se pueden mostrar en el

menú Archivo. Consulte “Configurar preferencias generales de la

aplicación” en la página A-1.

No olvide las observaciones siguientes:

Si abre un archivo creado con una versión anterior de

FileMaker Pro (versión 4.1 y anteriores), debe convertirlo al formato

de FileMaker Pro 5. Los campos de fechas que almacenaban y

mostraban años de dos dígitos (92, por ejemplo) aparecen tras la

conversión con años de cuatro dígitos (1992). Puede ser necesario

cambiar el tamaño de los campos de fechas para que muestren cuatro

dígitos o darles formato para que muestren dos dígitos. Para obtener

más información acerca de la apertura de archivos de versiones

anteriores, escoja el menú

Ayuda

Contenidos e índice

, haga clic en la

pestaña

Indice

y escriba

converting files

Importante

Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre

años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo

gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite

www.filemaker.com.

Al abrir archivos guardados con formatos internos por defecto y

diferentes de los formatos del sistema definidos en el ordenador,

pueden aparecer mensajes de alerta. En la ayuda se documenta el

trabajo con archivos internos. Escoja el menú

Ayuda

Contenidos e

índice

, haga clic en la pestaña

Indice

y escriba

international

formats

1-8

Guía de usuario de FileMaker Pro

Si el administrador de la base de datos asigna una contraseña por

defecto, se pueden abrir archivos con acceso limitado. Para obtener

más información, consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1 y

póngase en contacto con el administrador.

En FileMaker Pro se pueden abrir directamente archivos creados

en otra aplicación, como muchas versiones de Microsoft Excel.

Consulte “Importar datos en FileMaker Pro” en la página 12-2.

Cerrar archivos

Se puede cerrar un archivo sin salir de FileMaker Pro o se puede salir

de FileMaker Pro, lo que cierra todos los archivos de FileMaker Pro.

Importante

FileMaker Pro guarda los cambios realizados en un

archivo mientras se trabaja y siempre que se cierra un archivo o se

sale de la aplicación.

Para cerrar un archivo, compruebe que la ventana del archivo está

activa y realice uno de los procedimientos siguientes:

Escoja el menú

Archivo

Cerrar

En Windows: haga doble clic en el icono del documento, en la

esquina superior izquierda de su ventana.

En Windows: haga clic en el botón de cierre, en la esquina superior

derecha de la barra de menú.

En Mac OS: haga clic en el cuadro de cierre, en la esquina superior

izquierda de la ventana.

Guardar archivos

FileMaker Pro guarda automáticamente los cambios realizados en un

archivo conforme se trabaja. También permite especificar la

frecuencia con que FileMaker Pro guarda los cambios. Consulte

“Configurar preferencias de memoria” en la página A-3.

Importante

Es recomendable realizar copias de seguridad de los

archivos. Guarde siempre una copia antes de efectuar cambios

importantes. Después de eliminar un campo desde el cuadro de

diálogo

Definir campos

o de eliminar registros con los comandos

Eliminar registro

Eliminar todos los registros

no es posible restaurar los

datos. Para obtener más información, consulte apéndice B, “Copias

de seguridad y recuperación de archivos”.

Para guardar una copia del archivo:

Active el archivo a guardar y escoja el menú

Archivo

Guardar una

copia como

En la lista

Guardar una

(Windows) o

Tipo

(Mac OS), escoja una

opción para guardar la copia.

Escoja esta

opción Para realizar lo siguiente

copia del archivo

actual

Duplicar todo el archivo, incluidas las definiciones de

campos, presentaciones, guiones, opciones de ajuste de

página y datos. Es recomendable duplicar los archivos

antes de efectuar cambios importantes.

copia comprimida

(más reducida)

Comprimir todo el archivo en menos espacio de disco

mediante la recuperación de espacio no utilizado del

archivo. Guardar una copia comprimida resulta útil si se

editan numerosos registros con frecuencia.

clon (una copia sin

registros)

Crear una copia con todas las definiciones de campos,

presentaciones, guiones y opciones de ajuste de página,

pero sin los datos. Haga un clon para obtener una plantilla

del archivo.

Conceptos básicos de FileMaker Pro

1-9

Escriba un nombre para el nuevo archivo.

Haga clic en

Guardar

Salir de FileMaker Pro

Cuando haya terminado de trabajar en FileMaker Pro, escoja el menú

Archivo

Salir

(Windows) o

Archivo

Salir

(Mac OS). FileMaker Pro

guarda siempre los cambios realizados en el archivo al salir de la

aplicación.

Importante

Cierre siempre FileMaker Pro antes de apagar el

ordenador.

Opciones para

guardar la copia

Nombre del nuevo

archivo

Extensión

Cuadro de diálogo Guardar una copia como (Windows)

Opciones para

guardar una copia

Nombre del

nuevo archivo

Cuadro de diálogo Guardar una copia como (Mac OS)

Capítulo 2

Añadir y visualizar datos

Existen muchas formas de visualizar los datos y trabajar con ellos en

una base de datos de FileMaker Pro. En este capítulo se explica

cómo:

visualizar registros en una base de datos

añadir, duplicar y eliminar registros

añadir y editar datos en los campos

trabajar con texto en los campos

comprobar la ortografía de los datos

Para obtener una introducción a los campos y los registros, consulte

“Campos y registros” en la página 1-2.

Funcionamiento de registros en modo

Visualizar

En modo Visualizar, se pueden introducir, ver, cambiar y eliminar

datos de la base de datos. FileMaker Pro guarda los cambios

realizados en los archivos conforme se trabaja.

En modo Visualizar, se puede trabajar con todos los registros de un

archivo o con un grupo de registros denominado

conjunto

encontrado

. Los registros se pueden mostrar ordenados según un

tipo o con el orden en el que se añadieron al archivo.

Para cambiar desde otro modo al modo Visualizar, escoja el menú

Vista

Modo

Visualizar

La base de datos contiene una o más

presentaciones

que muestran los

datos de diferentes maneras. Si la base de datos dispone de varias

presentaciones, se puede escoger una diferente en el menú

desplegable de presentaciones, en la parte superior del área de

estado.

Para obtener más información, consulte “Guardar archivos” en la

página 1-8, “Buscar registros” en la página 3-1, “Ordenar registros”

en la página 3-9, y “Presentaciones e informes” en la página 6-1.

Menú

desplegable

Presentación

Icono de agenda

Número de registros

del archivo

Estado del orden

actual de los

registros

Area de estado

Controles para ampliar/reducir

Control de área de estado

Menú desplegable de modos

Archivo de productos en modo Visualizar.

Barra de herramientas Estándar

2-2

Guía de usuario de FileMaker Pro

Visualizar registros

FileMaker Pro ofrece tres vistas en cada presentación: formulario,

lista y tabla. Al cambiar de vista, cambia temporalmente la forma de

visualizar e imprimir registros.

La ilustración siguiente muestra la misma presentación con tres vistas.

No olvide las observaciones siguientes:

Si dispone de privilegios de diseño de presentación, puede

especificar las vistas disponibles en cada presentación. Consulte

“Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla”

en la página 6-11.

Para controlar más el aspecto de los datos, cree presentaciones

diseñadas para mostrar registros en lista o tabla. Consulte “Lista/

informe en columnas” en la página 6-3 y “Vista Tabla” en la

página 6-4.

Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla no afectan

a las bases de datos publicadas mediante la publicación en la Web al

instante de FileMaker Pro. Para configurar las vistas de publicación

en la Web, consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la

página 14-11.

Visualizar registros en tablas

Para ver los registros en tablas, escoja el menú

Vista

Ver como

tabla

Para ver

En los modos Visualizar, Buscar y Vista previa,

realice lo siguiente

Registros individuales Escoja el menú

Vista

Ver como formulario.

Registros en una lista Escoja el menú

Vista

Ver como lista.

Registros en tablas Escoja el menú

Vista

Ver como tabla. (

Consulte la

siguiente sección, “Visualizar registros en tablas”.)

Ver como formulario

Al visualizar los

registros de una

lista o tabla,

aparecen todos

los que caben en

la pantalla

Ver como lista

Ver como tabla

Datos de campos

Etiquetas de

campo

Para Realice lo siguiente

Ordenar de

nuevo las

columnas

Haga clic en la cabecera de una columna y arrástrela hasta la

nueva ubicación.

Cambiar el

tamaño de una

columna

Mueva el puntero hasta el borde de la cabecera de la columna.

Cuando adopte la forma de doble flecha ( ), arrastre hasta

conseguir el tamaño deseado.

Para precisar la anchura, seleccione una o más columnas, haga

clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y

haga clic (Mac OS). En el menú contextual, escoja

Establecer

anchura de columna

. En el cuadro de diálogo, introduzca una

anchura, escoja las unidades de la lista y haga clic en

Añadir y visualizar datos

2-3

Si FileMaker Pro solicita guardar los cambios realizados en la

presentación, se puede escoger cómo aparecerá ésta la siguiente vez

que se abra el archivo.

No olvide las observaciones siguientes:

Si dispone de privilegios de diseño de presentación, puede

establecer las opciones para personalizar la presentación y sus

funciones en Ver como tabla. (Consulte“Configurar Ver como

formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la página 6-11.)

Puede seleccionar varias columnas para ordenarlas de nuevo,

cambiar su tamaño u ordenar los datos, pero no seleccionar varias

celdas de una tabla.

Si una presentación contiene un portal, Ver como tabla muestra los

datos desde el primer registro relacionado (la primera fila del portal).

Consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.

Para obtener más información acerca de Ver como tabla, escoja el

menú

Ayuda

Contenidos e índice

, haga clic en la pestaña

Indice

escriba

View as table command

Seleccionar registro actual

En modo Visualizar, una base de datos tiene un registro actual

(seleccionado) cada vez.

Ordenar

registros

Haga clic en la cabecera de una columna.

1 Seleccione una o más columnas, haga clic con el botón

secundario (Windows) o pulse Control mientras hace clic

(Mac OS) y escoja el tipo de ordenación en el menú

contextual. Si selecciona varias columnas, su orden (izquierda

a derecha) determina el tipo de ordenación. Para obtener más

información, consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.

Nota Los registros se pueden ordenar cuando Ordenar datos al

seleccionar columna está seleccionado en el cuadro de diálogo

Propiedades de vista Tabla. Consulte “Configurar Ver como

formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la

página 6-11.

Para Haga clic en

Ver los cambios en la presentación Sí

Ver la presentación en el estado anterior a los cambios No

Para Realice lo siguiente

La barra de

registro actual

señala el registro

seleccionado

Ver como tabla

Cabeceras de columnas. Cada columna

muestra un campo de la presentación actual

Los valores de campos repetidos

aparecen horizontalmente

En esta vista El registro actual es

Ver como

formulario

El registro de la pantalla

Ver como lista o

Ver como tabla

El registro marcado con una barra gruesa en el lateral

izquierdo. Para trabajar con otro registro, haga clic en

él para convertirlo en el actual.

2-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Para obtener información acerca de las vistas, consulte “Visualizar

registros” en la página 2-2.

Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la

fila del portal (haga clic dentro de la fila pero fuera de cualquier

campo). Para obtener información acerca de registros relacionados y

portales, consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.

Desplazarse por registros

Para desplazarse de un registro a otro, utilice el icono de agenda del

área de estado.

Añadir y duplicar registros

Al añadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena los registros

nuevos al final del archivo. En modo Visualizar, el nuevo registro

aparece a continuación del actual o del último registro del conjunto

encontrado.

Barra de

registro actual

en Ver como

lista

Hacer clic dentro de la fila del portal para

seleccionar el registro relacionado

Portal

Para desplazarse Realice lo siguiente

Un registro cada vez

hacia delante

Haga clic en la última página del icono de la agenda.

Un registro cada vez

hacia atrás

Haga clic en la primera página del icono de la agenda

Rápidamente hasta un

registro concreto

1 Haga clic en el número del registro actual, en la

parte inferior del icono de la agenda, escriba el

número del registro que busca y pulse Intro

(Windows) o Retorno (Mac OS).

1 Pulse Esc, escriba el número de registro y pulse

Intro o Retorno.

Rápidamente por los

registros

Arrastre el marcador hacia arriba o hacia abajo para

desplazarse hacia delante o hacia atrás.

Por los registros de Ver

como lista y Ver como

tabla

Utilice la barra de desplazamiento situada a la derecha

de la ventana.

A un registro con un

valor único conocido

Consulte “Buscar registros” en la página 3-1.

Icono de agenda

Marcador

Número del registro actual

Número de registros

del archivo

Añadir y visualizar datos 2-5

1 Si los registros están ordenados o semi-ordenados, el nuevo

registro aparece inmediatamente después del actual y el estado de

orden cambia a Semi-ord.

1 Si los registros están desordenados, el nuevo registro aparece a

continuación del último registro del conjunto encontrado. Para

obtener más información, consulte “Ordenar registros” en la

página 3-9.

Nota Si un archivo está bloqueado, protegido contra escritura o no

se dispone de privilegios de acceso para crear registros,

FileMaker Pro no añade registros nuevos. Consulte “Definir

contraseñas” en la página 9-1.

Si el campo está definido para introducir valores de campo

automáticamente, estos valores aparecen en el nuevo registro.

Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.

Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte

“Introducir datos en registros” en la página 2-6.

Añadir y duplicar registros relacionados

Si trabaja con archivos relacionados, puede añadir registros al

archivo relacionado conforme introduce datos en un registro del

archivo maestro.

Nota Sólo se pueden añadir registros relacionados desde el archivo

maestro si la relación está definida para permitir la creación de

dichos registros. (Consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

Añadir un nuevo registro

vacío

Escoja el menú Registros > Nuevo registro. Aparece

un registro vacío con un campo seleccionado.

Añadir rápidamente un

registro con los mismos

datos, o similares, a los

de un registro existente.

Seleccione el registro a duplicar. A continuación,

escoja el menú Registros > Duplicar registro.

(Consulte “Seleccionar registro actual” en la

página 2-3.)

Añadir o duplicar

registros relacionados

Consulte la siguiente sección.

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

Crear un registro en

el archivo maestro

Escoja el menú Registros > Nuevo registro.

Añadir un registro a

un archivo

relacionado

1 Si el campo relacionado está en un portal, escriba los

datos en el campo de la última fila (vacía) del portal y

pulse la tecla Tabulador.

1 Si el campo relacionado no está en un portal, escriba los

datos en el campo y pulse Tabulador.

Duplicar un registro

maestro (y mostrar

los datos

relacionados)

Compruebe que no existen registros seleccionados en un

portal y escoja el menú Registros > Duplicar registro.

Duplicar un registro

relacionado de un

portal

Seleccione el registro del portal y escoja el menú Registros

> Duplicar registro.

Portal con los registros

relacionados del archivo

Facturas_elementos.fp5

Archivo maestro

Para añadir un registro relacionado al

archivo Facturas_elementos.fp5,

escribir en la última fila del portal

2-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Para obtener más información acerca de archivos relacionados,

consulte “Visualizar datos de archivos relacionados” en la

página 8-1.

Eliminar registros

Al eliminar un registro, se desechan permanentemente los datos de

todos sus campos.

Importante Los datos no se pueden recuperar y la acción de eliminar

registros no se puede deshacer. Antes de eliminar registros, es

recomendable hacer una copia de seguridad del archivo.

Si se trabaja en una base de datos relacional y la opción para eliminar

registros relacionados del cuadro de diálogo Editar relación está

seleccionada, cuando se elimina un registro maestro FileMaker Pro

elimina los registros relacionados. Para obtener más información,

consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para eliminar permanentemente una definición de campo y todos

los datos del campo de todos los registros, consulte “Eliminar

definiciones del campo y datos” en la página 5-14.

1 Para omitir temporalmente registros del conjunto encontrado sin

eliminarlos de la base de datos, consulte “Ocultar registros de un

conjunto encontrado y mostrar registros ocultos” en la página 3-8.

Introducir datos en registros

Las secciones siguientes describen cómo añadir o cambiar datos en

una base de datos de FileMaker Pro.

Si se trabaja con una base de datos sin registros, se debe crear uno

para poder introducir datos. Consulte “Añadir y duplicar registros”

en la página 2-4.

Nota Si un archivo está bloqueado, protegido contra escritura o no se

dispone de privilegios de acceso para editar registros, no se pueden

modificar sus datos. Consulte “Definir contraseñas” en la

página 9-1.

Para eliminar Realice lo siguiente

Un registro En modo Visualizar, seleccione el registro a eliminar. (Si

elimina un registro maestro de una base de datos relacional,

no seleccione la fila de un portal en el registro maestro.)

Escoja el menú Registros > Eliminar registro y haga clic en

Eliminar.

Un registro

relacionado

Seleccione la fila de un portal en el archivo maestro

haciendo clic dentro de la fila pero fuera de sus campos.

Escoja el menú Registros > Eliminar registro y haga clic en

Eliminar.

Nota Para eliminar registros relacionados, Permitir el borrado

de registros del portal debe estar seleccionado en el cuadro de

diálogo Ajustar portal. (Consulte “Crear y dar formato a

portales para que alberguen campos relacionados” en la

página 6-22.)

Un grupo de

registros

Compruebe que el conjunto encontrado sólo contiene los

registros a eliminar. (Consulte “Buscar registros” en la

página 3-1.) En modo Visualizar, escoja el menú Registros >

Eliminar todos los registros y haga clic en Borrar.

Todos los

registros de una

base de datos

1 En modo Visualizar, escoja el menú Registros > Mostrar

todos los registros y escoja el menú Registros > Eliminar todos

los registros.

1 Crear un clon de la base de datos sin registros. Consulte

“Guardar archivos” en la página 1-8.

Para eliminar Realice lo siguiente

Añadir y visualizar datos 2-7

Seleccionar campos

Para obtener más información acerca de la selección de campos en

los modos Visualizar y Buscar, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba fields, current.

Introducir y cambiar datos de campos

Se pueden introducir tantos datos como permita el límite de

caracteres del tipo de campo. Por ejemplo, 255 caracteres en un

campo numérico. Sólo se pueden ver e imprimir los datos que se

ajustan a los límites del campo.

Para

En los modos Visualizar y Buscar,

realice lo siguiente

Seleccionar un campo Haga clic en el campo

Seleccionar el

contenido de un

campo

Seleccione el campo y escoja el menú Edición >

Seleccionar todo.

Desplazarse al campo

Pulse la tecla Tabulador (o haga clic en el campo).

Desplazarse al campo

Pulse Mayús+Tabulador (o haga clic en el campo).

Desplazarse por los

elementos de una lista

de valores.

Pulse las teclas de dirección. Consulte “Introducir datos

preestablecidos de listas de valores” en la página 2-9.

Mac OS: las teclas de dirección no sirven para

desplazarse por los elementos de los menús

desplegables. Es necesario utilizar el ratón.

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

Introducir datos en

campos de texto

Haga clic en el campo y escriba el texto

(hasta 64.000 caracteres, aproximadamente).

Introducir datos en

campos numéricos

Haga clic en el campo y escriba hasta 255

caracteres.

Introducir datos en campos

de fecha

Haga clic en el campo y escriba una fecha en una

de sus líneas. Escriba el día, mes y año con

números (por ejemplo, 2/3/2002), separados por

un carácter no numérico, como – (menos) o /

(barra oblicua).

Importante Para evitar confusión al utilizar

fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos.

Introducir datos en un

campo de hora

Haga clic en el campo y escriba la hora (o un

lapso de tiempo) de la forma siguiente:

1 horas

1 horas y minutos

1 horas, minutos y segundos

Separe las horas, minutos y segundos con un

carácter no numérico como : (dos puntos).

Escriba la hora con formato de 24 o de 12 horas,

con o sin AM o PM. (AM indica horas anteriores

a las 12:00.)

Añadir datos a un campo

contenedor

Consulte “Funcionamiento de gráficos,

sonidos y películas” en la página 2-12 y

“Funcionamiento de objetos OLE” en la

página 2-17.

Insertar un carácter de

tabulador en un campo

Haga clic donde desee insertar el tabulador.

Pulse las teclas Control+Tabulador (Windows)

u Opción+Tabulador (Mac OS).

Añadir datos a campos con

formato de botones

circulares o de opción,

cuadros de verificación,

listas y menús

Consulte “Introducir datos preestablecidos de

listas de valores” en la página 2-9.

Eliminar datos de un campo Seleccione los datos y pulse Retroceso o

Suprimir.

Editar, dar formato o

comprobar la ortografía

del texto de un campo

Consulte “Funcionamiento del texto” en la

página 2-15.

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

2-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los campos pueden estar definidos para garantizar que los datos se

introducen con un formato concreto o dentro de un rango

determinado. Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la

página 5-10 y “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.

1 En algunos campos no se pueden introducir o cambiar datos. Por

ejemplo, en campos de cálculo o de sumario con formatos diseñados

para impedir entradas. El contenido de estos campos se puede copiar

en otros. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4 y

“Permitir o evitar entradas en campos” en la página 7-8.

1 Si en un campo de fecha no se escribe el año ni un carácter

separador para el año, FileMaker Pro introduce el año actual.

(Excepto si se ha definido en las opciones de campo la validación

Año de 4 dígitos. Consulte “Definir validaciones de campo” en la

página 5-11.)

1 Para obtener más información acerca de cómo gestiona

FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite

www.filemaker.com.

1 Para devolver el registro actual al estado previo a la adición o

cambio de datos, escoja el menú Registros > Restablecer registro antes

de abandonar el registro actual o seleccionar otro.

1 Puede pegar un valor del índice del campo, que contiene todos los

valores del campo seleccionado. Los índices se describen en la

Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la

pestaña Indice y escriba index.

1 Además de escribir, existen otras formas de introducir datos en un

campo, como importarlos o copiarlos de otra fuente mediante un

archivo relacionado o configurar FileMaker Pro para que introduzca

automáticamente los datos al crear un registro. Consulte “Importar y

exportar” en la página 12-1,“Visualizar datos de archivos

relacionados” en la página 8-1, y “Definir entradas de datos

automáticas” en la página 5-10.

1 Para obtener más información acerca de la introducción y

modificación de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja

el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba entering data.

Utilización de una URL en un campo

Si dispone de una URL (dirección Web) válida en un campo, puede

abrirla en la aplicación determinada:

1. Haga clic en el campo para seleccionarlo.

2. Haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y

haga clic (Mac OS) sobre la URL.

3. En el menú contextual, escoja Abrir <URL>.

Nota Esta función exige que esté instalado el archivo URL.DLL

(Windows) o Internet Config 1.1 ó posterior (Mac OS). Estos

componentes se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

URL.

Cambiar datos con rapidez,

utilizando los comandos de

un menú desplegable

Consulte “Utilizar menús contextuales” en la

página 1-6.

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

Añadir y visualizar datos 2-9

Copiar y desplazar datos en registros

Puede copiar valores de cualquier tipo de campo, incluidos los

campos con formato de botones circulares o de opción, cuadros de

verificación, listas y menús.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Al copiar un registro se copia todo, excepto los datos de los campos

contenedor. Los datos se copian con formato delimitado por

tabuladores y con el orden en que aparecen los campos en la

presentación. Los estilos de texto, como negrita o cursiva, no se

copian.

1 La información se puede arrastrar y dejar entre distintos campos,

registros y aplicaciones. Consulte “Desplazar datos mediante

arrastrar y dejar” en la página 2-10.

1 Para obtener más información acerca de copiar y desplazar datos,

consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escribadata.

moving.

Introducir datos preestablecidos de listas de valores

Los valores de campos pueden aparecer como botones circulares o

de opción, cuadros de verificación, listas desplegables o menús

desplegables. Estas opciones se pueden utilizar para introducir con

rapidez datos preestablecidos. Los datos se definen en listas de

valores.

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

Copiar o desplazar un valor

de un campo a otro

Seleccione el contenido del campo y escoja el

menú Edición > Copiar o Cortar. Muestre otro

registro, si es necesario. (Consulte “Desplazarse

por registros” en la página 2-4). Seleccione el

campo en que almacenar los datos y escoja el

menú Edición > Pegar.

Copiar un valor de un campo

del último registro al que se

ha accedido (haciendo clic o

pulsando Tabulador)

Haga clic en el campo que almacenará los datos.

Escoja el menú Insertar > Desde último registro.

Copiar valores de un registro

en otra aplicación, como un

procesador de texto

Sin seleccionar campos, escoja el menú Edición >

Copiar. Pegue los valores del Portapapeles en la

otra aplicación.

Copiar los datos de un

registro maestro y de todos

los registros relacionados de

un portal

Sin seleccionar campos ni registros de un portal,

escoja el menú Edición > Copiar.

Copiar un registro

relacionado de un portal

Seleccione un registro relacionado y escoja el

menú Edición > Copiar.

Copiar el conjunto

encontrado de registros en el

Portapapeles

Sin seleccionar campos, escoja el menú Edición >

Copiar pulsando Mayús (Windows) u Opción

(Mac OS).

Duplicar datos de otro

registro en el registro actual

Consulte “Añadir y duplicar registros” en la

página 2-4.

2-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

Nota Si se dispone de privilegios de diseño de presentación, se

pueden establecer las opciones de formato de los campos para

determinar su aspecto en la presentación. Por ejemplo, el formato

determina si los elementos de Otro y de Edición aparecen en botones

circulares, cuadros y listas o menús desplegables. Consulte

“Formatear campos para utilizar listas desplegables, menús

desplegables, cuadros de verificación o botones circulares al

visualizar listas de valores” en la página 7-6.

Desplazar datos mediante arrastrar y dejar

Arrastrar y dejar se puede usar para transferir información dentro de

un archivo de FileMaker Pro o entre FileMaker Pro y otras

aplicaciones que admitan arrastrar y dejar.

Por ejemplo, puede arrastrar un número de un campo y dejarlo en

otro campo de la misma base de datos o arrastrar un objeto de una

presentación de FileMaker Pro y dejarlo en un documento de

Microsoft Word.

En FileMaker Pro, se puede utilizar arrastrar y dejar en los modos

Visualizar, Buscar y Presentación. Para activar o desactivar la

función para arrastrar y dejar texto en los modos Visualizar y Buscar,

seleccione o deseleccione Activar arrastrar y dejar selección de texto en

el área General del cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación.

Consulte “Configurar preferencias generales de la aplicación” en la

página A-1.

Para obtener más información acerca de arrastrar y dejar, escoja el

menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba

drag and drop.

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

Escoger un valor

preestablecido de un

menú o lista desplegable

Haga clic en campo y escoja el valor del menú o

lista desplegable.

Deseleccionar una lista Pulse Esc o haga clic otra vez en el campo.

Escribir un valor no

incluido en una lista

desplegable

Haga clic en el campo otra vez y escriba el valor.

Nota Si el campo tiene seleccionada la opción de

validación Miembro de lista de valores, debe escribir

un valor de la lista. Consulte “Definir validaciones

de campo” en la página 5-11.

Seleccionar o

deseleccionar un botón

circular (de opción)

Haga clic en el botón para seleccionar un valor.

Para deseleccionar un botón, pulse Mayús y haga

clic en él.

Seleccionar o

deseleccionar un cuadro

Haga clic en el cuadro para seleccionar o

deseleccionar un valor.

Introduzca un valor no

incluido en una lista de

valores

Escoja o haga clic en Otro. Escriba un valor en el

cuadro de diálogo y haga clic en OK.

Deseleccionar un

elemento de Otro

En el cuadro de diálogo, escoja o haga clic en Otro

y elimine el valor asociado (y sus retornos de

carro). Haga clic en OK. Esta acción deselecciona el

campo.

Cuadros de verificación

Botones circulares

Lista desplegableMenú desplegable

Hacer clic para introducir

valores no incluidos en la lista

Escoger para

editar los valores

de la lista

Editar una lista de valores Escoja Edición y cambie los valores del cuadro de

diálogo. Haga clic en OK.

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

Añadir y visualizar datos 2-11

Insertar variables en campos

Para insertar en un campo la fecha, hora o nombre de usuario

actuales, en los modos Visualizar y Buscar:

1. Haga clic en el campo.

2. Escoja el menú Insertar > Fecha actual, Hora actual o Nombre de

usuario actual.

Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre

años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo

gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite

www.filemaker.com.

Una vez insertada la fecha, hora o nombre de usuario en un campo,

sus valores no cambian. Para mostrar un valor que se actualice,

coloque un símbolo de fecha, hora o nombre de usuario en la

presentación. Consulte “Insertar en presentaciones el número de

página, la fecha u otras variables” en la página 7-12.

Reemplazar datos en campos

El contenido de un campo se puede reemplazar en todos o en un

conjunto de registros con:

1 otro valor (por ejemplo, reemplazar el valor Verde con Azul)

1 una serie nueva de números secuenciales (por ejemplo, cuando se

han desordenado los registros)

1 un cálculo. También se pueden modificar los valores existentes en

un campo con un cálculo que incluya el campo (por ejemplo,

cambiar el valor

Sueldo bruto por el resultado del cálculo Sueldo

bruto + 1000).

Antes de empezar, no olvide las observaciones siguientes:

1 Importante Los valores de campos reemplazados no se pueden

deshacer. Antes de empezar, es recomendable hacer una copia de

seguridad del archivo.

1 Los datos de campos de cálculo, de sumario y globales no se

pueden reemplazar.

1 Los datos de campos de cálculo, de sumario, globales y contenedor

no se pueden cambiar de serie.

1 Los registros se pueden ordenar antes de cambiarlos de serie. Por

ejemplo, se pueden ordenar los proveedores por frecuencia de uso y

cambiar la serialización de los registros.

1 Para sustituir valores de campo sólo en algunos registros, cambie

el valor en cada uno seleccionando el contenido del campo e

introduciendo la nueva información.

Para reemplazar valores de campo en el conjunto encontrado:

1. Si es necesario, busque, omita u ordene los registros en la base de

datos.

Consulte el capítulo 3, “Buscar y ordenar información”.

2. En modo Visualizar y en el registro actual, seleccione el contenido

del campo cuyos valores vaya reemplazar.

3. Si reemplaza datos de valores con un valor constante, en vez de

números de serie o valores calculados, escriba el valor constante.

4. Escoja el menú Registros > Reemplazar.

Para insertar Conforme a Escoja

La fecha, en un campo de fechas,

numérico o de texto

La configuración

del sistema

operativo

Fecha actual

La hora, en un campo de hora,

numérico o de texto

La configuración

del sistema

operativo

Hora actual

El nombre de usuario, en un campo

de texto o numérico

Las preferencias de

la aplicación

FileMaker Pro

Nombre de

usuario actual

2-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. En el cuadro de diálogo Reemplazar, seleccione la forma de

reemplazar los valores de campos.

6. Haga clic en Reemplazar

Nota Si se valida el campo que contiene los datos reemplazados,

FileMaker Pro no valida los nuevos datos. Consulte “Definir

validaciones de campo” en la página 5-11.

Para añadir un prefijo o un sufijo a los valores de un campo, consulte

la ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e

índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba prefixes.

Funcionamiento de gráficos,

sonidos y películas

Puede utilizar campos contenedor para almacenar elementos

multimedia, como gráficos, sonidos o películas. En Windows,

también puede almacenar objetos OLE (Object Linking and

Embedding, Enlace e incrustación de objetos) en campos

contenedor. Consulte “Funcionamiento de objetos OLE” en la

página 2-17.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para crear un campo contenedor, consulte “Definir campos de

texto, fecha, hora, numéricos o contenedor” en la página 5-5.

1 Windows: cuando inserte o pegue gráficos en una base de datos

compartida con usuarios de FileMaker Pro para Macintosh (por

ejemplo, en una red multiplataforma), compruebe que Almacenar

gráficos compatibles está seleccionado en la pestaña General de

Preferencias del documento. Consulte “Configurar preferencias

generales de la aplicación” en la página A-1.

1 Para controlar la visualización de los gráficos en un campo

contenedor, consulte “Formatear gráficos en presentaciones” en la

página 7-18.

1 Para obtener más información, consulte la Ayuda de

FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba container fields.

Para reemplazar

cada campo con Seleccione

El valor del campo

seleccionado

actualmente

Reemplazar con <valor>. FileMaker Pro reemplaza el

contenido del campo en todo el conjunto encontrado de

registros.

Un número de serie Reemplazar por números secuenciales. Escriba el valor

inicial de los números de serie en Valor inicial y el valor

incremental en Incremento. FileMaker Pro introduce

números en serie a partir del primer registro del conjunto

encontrado.

Los campos definidos para introducir automáticamente

un número de serie permiten:

1 Seleccionar Actualizar números secuenciales en

Opciones entrada para redefinir el siguiente valor del

cuadro de diálogo Opciones para el campo. El siguiente

valor introducido automáticamente en ese campo (tras

reemplazar) sigue la secuencia.

1 Deseleccionar Actualizar números secuenciales en

Opciones entrada para no modificar el siguiente valor del

cuadro de diálogo Opciones para el campo. El siguiente

valor introducido automáticamente se basa en la

configuración actual, no en la secuencia de los registros

en los que se cambió la serialización con la tarea de

reemplazar.

Para obtener información acerca del cuadro de diálogo

Opciones para el campo, consulte “Definir entradas de

datos automáticas” en la página 5-10.

Un valor calculado Reemplazar con resultado calculado y hacer clic en

Especificar. En el cuadro de diálogo Especificar cálculo,

defina el cálculo. El resultado debe coincidir con el tipo

de campo del campo reemplazado. Haga clic en OK.

Para obtener información acerca del cuadro de diálogo

Especificar cálculo, consulte “Definir campos de

cálculo” en la página 5-6.

Añadir y visualizar datos 2-13

Insertar gráﬁcos en campos

1. En modo Visualizar, haga clic en un campo contenedor.

2. Escoja el menú Insertar > Imagen.

3. En el cuadro de diálogo, escoja un tipo de archivo en Archivos de

tipo (Windows) o en Mostrar (Mac OS).

Consejo En tipos de archivo admitidos por QuickTime 3.0 o

posterior, utilice el comando Insertar QuickTime. Si no encuentra el

tipo de archivo que busca, consulte la sección siguiente.

4. Seleccione el archivo gráfico (si es necesario, cambie de carpeta).

5. Escoja una opción de almacenamiento y haga clic en Abrir.

Para reducir el tamaño del archivo de la base de datos, seleccione

Almacenar sólo una referencia al archivo (Windows) o Almacenar

referencia al archivo (Mac OS). Sin embargo, si se desplaza o elimina

el archivo, FileMaker Pro no podrá mostrar el gráfico. Para

almacenar el gráfico en el archivo, deseleccione la opción.

6. Windows: en los archivos de tipo .CGM, .PCX, .DRW y .PIC,

aparece otro cuadro de diálogo. Seleccione las opciones aplicables y

haga clic en OK.

Las opciones para insertar gráficos en campos se describen en la

ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la

pestaña Indice y escriba graphics

Insertar películas y elementos multimedia de QuickTime

en campos

QuickTime es una aplicación que comprime, almacena y reproduce

archivos multimedia, como sonido, animaciones y películas.

QuickTime admite muchos tipos de archivo, incluidos archivos .AVI

(Audio Video Interleave, intercalado de audio y vídeo) y .WAV

(wave sound, archivo de sonido).

Para insertar cualquier tipo de archivo admitido por QuickTime 3.0

ó posterior, utilice el comando Insertar QuickTime. Para obtener

información acerca de tipos de archivo, consulte la página Web de

Apple QuickTime, www.quicktime.com.

Para insertar películas y elementos multimedia QuickTime en un

campo:

1. En modo Visualizar, haga clic en un campo contenedor.

2. Escoja el menú Insertar > QuickTime.

3. En el cuadro de diálogo, seleccione el nombre del archivo (si es

necesario, cambie de carpeta) y haga clic en Abrir.

Mac OS: seleccione Vista previa para ver un fotograma de la película.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si inserta un formato de archivo MIDI, como .RMI, .MID o .KAR,

debe guardar una versión convertida del archivo. Las instrucciones

para convertir archivos MIDI se describen en la Ayuda. Escoja el

menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba MIDI files.

1 Los elementos multimedia mostrados en un campo contenedor son

referencias a un archivo multimedia. Si desplaza la base de datos a

otro ordenador, desplace también el archivo multimedia, a menos

que pueda acceder a él mediante un servidor de red AppleShare para

Mac OS.

1 Para obtener información acerca del funcionamiento en la red de

gráficos, sonido y películas en bases de datos publicadas, consulte la

Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e

índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba container fields.

1 El primer fotograma de una película se puede recortar y cambiar

de escala. Consulte “Formatear gráficos en presentaciones” en la

página 7-18.

2-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

Pegar gráﬁcos, películas y sonidos del Portapapeles

Los gráficos, películas y sonidos de otra aplicación se pueden copiar

en el Portapapeles para pegarlos en un campo contenedor de

FileMaker Pro.

1. Corte o copie el gráfico, película o sonido en el Portapapeles.

2. En el archivo de FileMaker Pro, cambie al modo Visualizar para

ver el registro de destino.

3. Haga clic en el campo contenedor y escoja el menú Edición >

Pegar.

Reproducir películas en los campos

Para ver una película QuickTime o QuickTime VR, haga clic en el

campo que contiene la película y utilice los controles.

Nota Los controles visibles dependen de la película. Algunas

funciones pueden no estar disponibles. Para obtener más

información acerca de QuickTime, consulte la página Web de Apple

Computer, www.quicktime.com.

Grabar y reproducir sonido en los campos

Con el software y hardware adecuados, se pueden grabar y

reproducir sonidos.

Los requisitos para reproducir sonidos se describen en la Ayuda.

Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba sounds.

Hacer clic para iniciar o

interrumpir la película

Arrastrar control deslizante para ir a

un fotograma concreto de la película

Hacer clic para avanzar o

retroceder fotograma a fotograma

Controles de películas QuickTime 3.0

Hacer clic y arrastrar el

control deslizante para

ajustar el volumen

Para Realice lo siguiente

Reproducir un sonido Haga doble clic en el campo donde se almacena

el sonido.

Grabar un sonido Haga clic en un campo contenedor vacío y haga

doble clic en el campo o escoja el menú Insertar >

Sonido. En el cuadro de diálogo Registro de sonido,

haga clic en Grabar.

Detener o interrumpir la

grabación

En el cuadro de diálogo Registro de sonido, haga clic

en Detener o en Interrumpir.

Reproducir una

grabación

En el cuadro de diálogo Registro de sonido, haga clic

en Reproducir.

Hacer clic para mostrar las

zonas interactivas. Hacer clic

en una para iniciar una acción

Para desplazar un objeto,

ampliar o reducir la vista,

hacer clic en él y arrastrarlo

ontro

e pe

ícu

kTi

3.0

Aumentar o reducir

Hacer clic para volver a

a vista anterior después

de hacer clic en una

zona interactiva

Hacer clic y arrastrar por la

película para cambiar de vista

Añadir y visualizar datos 2-15

Eliminar gráﬁcos, películas o sonidos de los campos

Para eliminar gráficos, películas o sonidos, haga clic en el campo

contenedor y pulse Retroceso o Suprimir.

Funcionamiento del texto

En los modos Visualizar y Buscar, se puede trabajar con datos de

texto en los campos. En modo Presentación, se puede trabajar con el

texto que aparece en una presentación.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para editar texto se pueden utilizar barras de herramienta, menús

contextuales y arrastrar y dejar. Consulte “Desplazar datos mediante

arrastrar y dejar” en la página 2-10 y “Comandos de menú” en la

página 1-5.

1 Para obtener más información acerca del trabajo con datos en

modo Visualizar, consulte “Introducir datos en registros” en la

página 2-6.

Seleccionar texto

Para seleccionar texto en un campo (modos Visualizar y Buscar) o

en un objeto de texto (modo Presentación):

1. En modo Visualizar o Buscar, haga clic en un campo. En modo

Presentación, seleccione la herramienta Texto en el panel de

herramientas.

2. Realice lo siguiente

Consejo En modo Presentación, utilice la herramienta Selección

para manipular un bloque de texto como si fuera un objeto (por

ejemplo, para cambiar las fuentes). Al escribir con texto

seleccionado con la herramienta Selección, se reemplaza el texto del

bloque. Para obtener más información, consulte “Seleccionar

objetos” en la página 6-13.

Editar texto

1. Seleccione el texto a editar. (Consulte la sección anterior.)

2. Escriba nuevo texto o efectué cambios.

Para seleccionar

Con el puntero en forma de I,

realice lo siguiente

Caracteres individuales Arrastre sobre los caracteres con el

puntero.

Una palabra Haga doble clic en la palabra.

Una línea de texto (desde el primer

carácter del campo o del objeto hasta

el último carácter de la misma línea)

Haga triple clic en cualquier parte de

la línea.

Un párrafo de texto Haga clic cuatro veces en el bloque de

texto.

Todo el texto de un campo o de un

objeto de texto.

Haga clic en el campo o en el objeto

cinco veces.

Para Realice lo siguiente

Reemplazar texto Seleccione el texto y escriba el nuevo.

Colocar el texto

seleccionado en el

Portapapeles

Seleccione el texto y escoja el menú Edición > Copiar,

para duplicar el texto, o Cortar, para trasladarlo.

Insertar el contenido del

Portapapeles en el

punto de inserción.

Haga clic en el lugar en que desee colocar el texto y

escoja el menú Edición > Pegar.

Para eliminar texto

permanentemente

Seleccione el texto y pulse Retroceso o Suprimir.

Nota FileMaker Pro no coloca la selección en el

Portapapeles ni permite pegarla.

Insertar un carácter de

tabulador en un campo

Pulse las teclas Opción+Tabulador (Mac OS)

o Control+Tabulador (Windows).

Para seleccionar

Con el puntero en forma de I,

realice lo siguiente

2-16 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para restaurar texto eliminado, escoja el menú Edición > Deshacer

antes de realizar ninguna otra acción en FileMaker Pro.

1 El texto cortado o copiado permanece en el Portapapeles hasta que

se vuelve a utilizar Cortar o Copiar.

Formatear texto en modo Visualizar

Los atributos de texto, como fuente, tamaño y estilo, de los datos de

campos de texto y de los campos globales definidos como tipos de

datos de texto, se pueden cambiar. También se pueden cambiar la

alineación de párrafo, los márgenes y el espaciado entre líneas.

Importante Se pueden cambiar los atributos de texto de los datos en

modo Visualizar. A diferencia del formato de texto especificado en

modo Presentación, este formato se almacena con los datos. El

formato establecido en modo Visualizar aparece en cualquier

presentación que muestre el campo.

Para cambiar atributos de texto en modo Visualizar, seleccione el

texto de un campo y escoja un comando del menú Formato. También

puede dar formato al texto utilizando la barra de herramientas

Formato de texto. Para obtener más información, consulte

“Formatear texto” en la página 7-13.

Comprobar ortografía

Se puede comprobar la ortografía del texto de un campo

seleccionado, del registro o presentación actuales o de un grupo de

registros (conjunto encontrado). También se puede configurar

FileMaker Pro para que compruebe la ortografía conforme escribe

(consulte la sección siguiente).

Al comprobar la ortografía, FileMaker Pro compara el texto con el

diccionario principal instalado y con un diccionario de usuario.

Cada base de datos puede tener su propio diccionario de usuario.

Esto resulta útil cuando, por ejemplo, existen bases de datos que

contienen términos únicos, como médicos o legales.

Antes de empezar, compruebe que los diccionarios seleccionados

son los que desea utilizar. Para obtener más información acerca de

diccionarios ortográficos, incluidos los pasos para su importación y

exportación, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

dictionaries.

Para comprobar la ortografía en un campo, en uno o más registros o

en una presentación:

1. Muestre el registro o presentación, busque el conjunto de registros

o seleccione el texto a comprobar.

2. Escoja el menú Edición > Ortografía y seleccione un comando de

ortografía.

3. En el cuadro de diálogo Ortografía, escoja una opción cuando

aparezca una palabra dudosa en el cuadro Palabra.

Para comprobar la ortografía de Escoja

Una palabra o pasaje seleccionado Comprobar selección

Texto del registro actual Comprobar registro

Texto de la presentación actual (modo Presentación) Comprobar

presentación

Texto del conjunto encontrado de registros Comprobar todo

Para

Cuando vea una palabra dudosa,

realice lo siguiente

Reemplazar una palabra

incorrecta con una del

diccionario

Seleccione una palabra de la lista de sugerencias

y haga clic en Reemplazar.

Revisar una palabra

incorrecta, que no está en

el diccionario, volviendo a

escribirla

En Palabra, vuelva a escribir la palabra o los

caracteres a cambiar. A continuación, haga clic en

Corregir. Cuando la ortografía de la palabra sea la

correcta, haga clic en Reemplazar.

No modificar la palabra Haga clic en Desestimar. FileMaker Pro desestima

todas las apariciones de la palabra.

Añadir y visualizar datos 2-17

Nota Las palabras con errores ortográficos de campos o archivos

restringidos o protegidos por contraseñas no se pueden cambiar. En

este caso, haga clic en Siguiente.

4. Cuando la comprobación ortográfica haya finalizado, haga clic en

Hecho.

Para obtener más información sobre añadir o eliminar palabras de un

diccionario, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

dictionaries.

Comprobar ortografía conforme se escribe

Puede configurar FileMaker Pro para que alerte de los errores

ortográficos conforme escribe, aunque esta opción es mucho más

lenta que las demás. Ante una alerta de error ortográfico, se puede

escoger:

1 Corregir la última palabra escrita.

1 Escoger el menú Edición > Ortografía y seleccionar Corregir palabra

antes de pulsar Tabulador o Intro y utilizar el cuadro de diálogo

Ortografía para corregir la palabra. (Consulte la sección anterior.)

Para comprobar la ortografía conforme escribe, consulte “Configurar

preferencias ortográficas del documento” en la página A-6.

Funcionamiento de objetos OLE

El enlace e incrustación de objetos (OLE) permite combinar

información de otras aplicaciones con la de FileMaker Pro. Permite

incluir los objetos OLE, como gráficos, hojas de cálculo, sonidos o

texto creados en otra aplicación, en campos contenedor o

presentaciones de archivos de FileMaker Pro.

En Windows, puede incrustar, enlazar y editar objetos OLE. En

Mac OS, los objetos OLE aparecen en campos contenedor como

gráficos. Los objetos OLE se pueden cortar, copiar y pegar como

gráficos, aunque no se pueden editar.

Si publica la base de datos mediante la publicación en la Web al

instante de Companion de FileMaker Pro, los objetos OLE aparecen

en los navegadores Web como gráficos estáticos.

OLE se describe en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e

índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE.

No modificar la palabra y

añadirla al diccionario de

usuario

Haga clic en Incluir.

Mostrar (u ocultar) el

contexto de la palabra

dudosa

Windows: haga clic en Contexto.Mac OS: haga

clic en el triángulo de la parte inferior derecha del

cuadro de diálogo.

Para

Cuando vea una palabra dudosa,

realice lo siguiente

Sugerencias para la

sustitución

Palabra con

ortografía dudosa

Mac OS: hacer clic para ver el

contexto de la palabra dudosa

Si la palabra correcta no está

en la lista, volver a escribirla

Capítulo 3

Buscar y ordenar información

Este capítulo describe cómo:

1 buscar registros en la base de datos utilizando distintos criterios

1 omitir registros del conjunto encontrado

1 ordenar registros

Buscar registros

Para buscar registros se utiliza el modo Buscar. Los criterios (el

valor o valores a buscar) se escriben en campos de peticiones de

búsqueda, que son parecidos a registros vacíos. Al realizar la

búsqueda, FileMaker Pro busca en todos los registros, comparando

los criterios con los datos del archivo. Los registros cuyos datos

coinciden con los criterios se añaden al conjunto encontrado, que es

el subconjunto de registros visualizados.

Es posible trabajar sólo con los registros del conjunto encontrado.

Los datos de estos registros se pueden ver, editar, calcular sumarios,

ordenar, imprimir, eliminar, exportar y reemplazar.

Para definir una petición de búsqueda:

1. Vaya a la presentación en cuyos campos desee introducir criterios.

Se puede cambiar de presentación e introducir criterios en más de

una.

2. Escoja el menú Vista > Modo Buscar.

3. En la petición de búsqueda, seleccione el campo de texto,

numérico, de fecha, de hora o de cálculo que se va a utilizar en la

búsqueda y escriba un valor en el campo.

Para obtener información sobre cómo introducir criterios especiales,

consulte la siguiente sección. Por ejemplo, se pueden buscar:

1 textos, símbolos, números, fechas u horas

1 coincidencias exactas

1 rangos de información

1 fechas u horas no válidas

1 datos en campos relacionados

1 registros que cumplan múltiples criterios

1 campos vacíos o no vacíos

1 valores duplicados

1 todos los registros excepto los que cumplan los criterios

especificados

El menú desplegable Símbolos facilita la introducción de criterios

que incluyen operadores.

Número de registros

del conjunto

encontrado actual

3-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

4. Haga clic en Buscar, en el área de estado o escoja el menú

Peticiones > Ejecutar búsqueda.

Para cancelar la búsqueda antes de su conclusión y dejar inalterado

el anterior conjunto encontrado, pulse Esc (Windows) o

Comando+punto (Mac OS).

Después de realizar una búsqueda, los criterios se pueden cambiar o

afinar. Consulte “Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda”

en la página 3-8.

Para visualizar de nuevo todos los registros:

1 En modo Visualizar escoja el menú Registros > Mostrar todos los

registros.

1 En modo Buscar, escoja el menú Peticiones > Mostrar todos los

registros.

No es necesario escoger Mostrar todos los registros para realizar

búsquedas. FileMaker Pro busca siempre en toda la base de datos.

No olvide las observaciones siguientes:

1 En los campos contenedor, sumario o globales no se pueden

introducir criterios. Para buscar datos en campos contenedor, cree

un campo de texto o numérico que describa o identifique su

contenido. A continuación, busque el valor en el campo de texto o

numérico.

1 Las búsquedas en campos no indexados (por ejemplo, campos de

cálculo que hacen referencia a campos relacionados) son más lentas

que en los indexados.

1 Si el valor de un campo está indexado, se puede utilizar el índice

para introducir valores en las peticiones de búsqueda. La utilización

de índices está documentada en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba storage.

Buscar texto y caracteres

Búsqueda de texto en campos de texto o en campos de cálculo que

devuelven un resultado de texto.

Excepto cuando se indica, al realizar búsquedas de texto el campo

puede contener, además de los especificados, otros valores y en

cualquier orden. Por ejemplo, al escribir hotel en el campo

Alojamiento, la búsqueda se realiza en Hotel, Descuento de hotel y

Hotel de lujo.

Hacer clic para

iniciar la

búsqueda

Hacer clic en

la flecha

abajo para

ver los

operadores

Escribir criterios de búsqueda en los campos

Escoger la

presentación

que contenga

los campos en

los que buscar

Para buscar

Escriba en el campo

lo siguiente: Ejemplo

Palabras que empiecen

por caracteres

determinados

Los caracteres. Juan Gala busca Juan

Gala, Gala Juan, Juan

Galas y Gala Juanjo

Buscar y ordenar información 3-3

Nota Las búsquedas con comillas (“ ”) se denominan búsquedas de

texto literal. Estas búsquedas son más lentas que las de texto no

literal.

Una frase o secuencia de

caracteres

El texto, incluidos

espacios y puntuación,

entre comillas (").

"Interiores Casals

y Montera" busca

"Interiores Casals y

Montera " pero no

Interiores Montera y

Casals

", S.A." busca todas

las empresas con ", S.A."

en el nombre, pero no las

que no lleven la coma.

Palabras con uno o más

caracteres desconocidos

o variables

Un carácter comodín

(@) por cada carácter

desconocido.

C@sa busca Casa y Cosa

@on busca Don y Ron

pero no Clon

Palabras con cero o más

caracteres de texto

desconocidos o variables

en una fila

* para todos los

caracteres desconocidos.

Co*ta busca

Cota y Costa

F*ez busca

Fez y Fernández

Símbolos u otros

caracteres no

alfanuméricos, como

puntuación o espacios.

Los caracteres, incluidos

espacios y puntuación,

entre comillas (").

"@" busca @ (o una

dirección de correo

electrónico, por

ejemplo)

"," busca registros que

contengan una coma

" " busca tres

espacios en una fila

Palabras con letras de

otros idiomas

El texto, incluidos

espacios y puntuación,

entre comillas (").

"òpera" busca òpera

pero no opera

(òpera sin comillas

busca las dos palabras,

òpera y opera)

Para buscar

Escriba en el campo

lo siguiente: Ejemplo

Partes de frases (una

secuencia de palabras o

caracteres)

Los caracteres,

puntuación y espacios,

entre comillas (").

Utilice * para buscar este

texto dentro de una

cadena de texto mayor.

*"ez y León" busca

Hernández y León y

González y León

Texto sensible a

mayúsculas y

minúsculas

(Utilice ASCII como

lenguaje de indexación

del campo. Este

procedimiento se

describe en la Ayuda.

Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga

clic en la pestaña Indice y

escriba text,

finding.

paco busca paco pero no

Paco

Coincidencias exactas Consulte la siguiente sección, “Buscar

coincidencias exactas en campos de texto”.)

Rangos de información Consulte página 3-5.

Para buscar

Escriba en el campo

lo siguiente: Ejemplo

3-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Buscar coincidencias exactas en campos de texto

Buscar números, fechas y horas

Los números, fechas y horas deben introducirse en los tipos de

campo correspondientes (o en los campos de cálculo que devuelvan

el tipo de campo correspondiente) para garantizar búsquedas

correctas. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4. En los

campos numéricos no se puede buscar texto, excepto ciertas letras

que representan valores booleanos (True/ False). Consulte la tabla

siguiente.

Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre

años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo

gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite

www.filemaker.com.

Para buscar valores

que sean Utilice Ejemplo

Exactamente los especificados

en el orden especificado. El

campo no contiene otros valores.

== (dos signos

de igualdad)

==Juan busca Juan pero

no Juan

Torre==Juan Torre

busca Juan Torre pero no

Torre, Juan ni Juan

Torrecilla

Las palabras completas

especificadas.

= =Mercado busca

Mercado, Mercado de

abastos y Estudios de

mercado, pero no

Mercados o

Supermercado

=Juan =García busca

Juan García o García Juan

pero no Juan ni Juanito

García-Nuño

Para buscar

Escriba esto

en el campo Ejemplo

Números de campos

numéricos o de campos

de cálculo que generan

resultados numéricos

El número con el

formato utilizado al crear

el archivo (a menos que

esté seleccionada Usar

formato del sistema)

.50 busca.5, .50, y $.50

Números booleanos de

campos numéricos o de

campos de cálculo que

generan resultados

booleanos

True, Yes, Y, y, T,

t o 1 para buscar

valores verdaderos

False, No, N, n, F,

f, o 0 para buscar

valores falsos

T busca

True, Yes, Y, y, T, t y 1

0 busca

False, No, N, n, F, f y 0

Fechas en campos de

fecha o en campos de

cálculo que generan

resultados de fecha

La fecha como dígitos,

separada por caracteres

no numéricos y con el

formato utilizado al crear

el archivo (a menos que

esté seleccionada Usar

formato del sistema)

3/3/2000 busca

3/3/2000, 3 de marzo del

2000 y 3-3-2000

La fecha de hoy en

campos de fecha o en

campos de cálculo que

generan resultados de

fecha

// // busca

4 de abril del 2000

(si la fecha actual es

4/4/2000)

Horas en campos de

horas o en campos de

cálculo que generan

resultados de horas

La hora como dígitos

separados por dos puntos

(:) y con el formato

utilizado al crear el

archivo (a menos que

esté seleccionada Usar

formato del sistema)

12:53:09 busca 12:53:09

Buscar y ordenar información 3-5

Nota Los formatos del sistema se describen en la Ayuda. Escoja el

menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba system formats.

Buscar rangos de información

Buscar datos en campos relacionados

Los criterios de búsqueda se pueden introducir en campos

relacionados visualizados en un portal o directamente en una

presentación.

Al realizar una búsqueda en un campo relacionado, FileMaker Pro

muestra todos los registros del archivo maestro que tienen un registro

relacionado coincidente con los criterios introducidos en el campo

relacionado.

Por ejemplo, suponga que tiene un archivo de facturas con un portal

que muestra elementos de facturas. Para buscar todas las facturas que

incluyen un ordenador, escriba Ordenador en el campo Elemento

del portal. Para obtener más información acerca de archivos

relacionados, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos

relacionados”.

Para obtener información acerca de la omisión de registros

relacionados, consulte “Buscar registros que no cumplan el criterio

dado” en la página 3-7.

Fechas, horas, fechas

calculadas o resultados

de hora no válidos

? ? busca:

Martes siguiente o 33/2/

2000 en un campo de

fecha o medianoche en

un campo de hora

Rangos de información Consulte la siguiente sección.

Para buscar valores que sean Operador Ejemplo

Menores que el valor determinado. < <40<9/7/1999

Iguales o menores que el valor

determinado.

<= o ≤ (Mac OS) <=95129≤05:00:00

<=M

Mayores que el valor determinado. > > 95129 > 9/7/

1999

> M

Iguales o mayores que el valor

determinado.

>= o ≥

(Mac OS)

> =100 > =9/7/

1999≥8:00

≥M

Dentro de un rango determinado. Un

rango es, en texto, desde el primer al

último carácter del alfabeto, en

números, de menor a mayor y, en

fecha y hora, de anterior a posterior.

.. o… (dos o tres

puntos)

12:30...17:301/

1/1999..6/6/

2000A...M

Para buscar

Escriba esto

en el campo Ejemplo

3-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Buscar registros que cumplan múltiples criterios

La búsqueda se puede estrechar o ampliar utilizando más de un

criterio.

Registros que cumplan todos los criterios especificados (búsqueda

AND lógica)

Para afinar la búsqueda, introduzca criterios en tantos campos como

sea necesario para especificar la petición y haga clic en Buscar.

Ejemplo: para buscar todas las personas apellidadas Pérez que

trabajan en Ventas, escriba Pérez en el campo Apellidos y Ventas

en el campo Departamento.

Registros que cumplan al menos uno de los conjuntos de criterios,

aunque no necesariamente todos (búsqueda OR lógica)

Para ampliar la búsqueda, introduzca criterios en la primera petición.

Escoja el menú Peticiones > Añadir nueva petición. Introduzca el

segundo conjunto de criterios. Añada peticiones por cada conjunto

de criterios y haga clic en Buscar.

Ejemplos:

1 Para incluir clientes de Barcelona y México en el conjunto

encontrado, escriba Barcelona en el campo Ciudad de la primera

petición y México en el campo Ciudad de la segunda petición.

1 Para incluir empresas con más de 100 empleados y empresas con

más de 100 dólares en bienes, escriba > 100 en el campo Número

de empleados de la primera petición y > 100.000.000 en el

campoCapitalización de la segunda petición.

1 Para incluir estudiantes de 6º grado con matrícula de honor en

Algebra y de 7º grado con matrícula de honor en Geometría, escriba

6 en Nivel y Matrícula en Algebra en Curso, en la primera

petición. A continuación, escriba 7 en Nively Matrícula en

Geometría en Curso, en la segunda petición.

Registros que cumplan un conjunto de criterios pero no otro

Para afinar las búsquedas excluyendo los registros que cumplan

determinados criterios (por ejemplo, para buscar vendedores de la

provincia de Barcelona que no estén en la ciudad de Barcelona),

consulte “Buscar unos registros y omitir otros” en la página 3-8.

Eliminar y restablecer peticiones

Para eliminar una petición, vaya a la petición a eliminar y escoja el

menú Peticiones > Eliminar petición.

E154ID Factura

AlvarezNombre

ID Elemento Elemento

I100

Ordenador

I202 Escritorio

I153 Lámpara

I229 Estantería

I448 Silla

Petición de búsqueda

E153ID Factura

TangNombre

ID Elemento Elemento

I202

Escritorio

I443 Mesa larga

I153 Lámpara

I288 Mesa redonda

I100 Ordenador

ID Factura

Nombre

ID Elemento Elemento

Ordenador

E152ID Factura

DurandNombre

ID Elemento Elemento

I384

Silla giratoria

I554 Paneles

I288 Mesa redonda

I100 Ordenador

I448 Silla

Registros de un archivo maestro

Buscar y ordenar información 3-7

Para restaurar una petición al estado que tenía la última vez que se

envió, escoja el menú Peticiones > Restablecer petición. Las

peticiones se envían, por ejemplo, cuando se hace clic fuera de todos

los campos, se cambia de presentación o de petición o se realiza una

búsqueda.

Buscar campos vacíos o no vacíos

Buscar duplicados

Al realizar búsquedas de registros duplicados, el conjunto

encontrado de registros depende del método utilizado:

1 Se pueden buscar sólo los casos “extra” de los registros duplicados.

Por ejemplo, existen dos registros por cliente y sólo busca el segundo

de cada cliente.

1 Para ello, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba Duplicar valores.

1 Se pueden buscar todos los registros que no sean únicos, no sólo

los casos “extra”. Por ejemplo, puede buscar todos los registros que

no sean únicos, examinarlos y decidir cuales utilizar o eliminar.

1 Para ello, escoja el menú Vista > Modo Buscar y escriba ! en el

campo.

Determine el campo en el que se basa la singularidad. Si varios

campos tomados juntos determinan la singularidad, puede crear un

campo de cálculo, con un resultado de texto, que concatene los

valores. Una fórmula de ejemplo es Nombre & Apellidos &

Número de teléfono.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los valores se duplican sólo si el orden de las palabras es el mismo.

1 Al determinar la singularidad en campos de texto, FileMaker Pro

comprueba los primeros 20 caracteres alfanuméricos de cada

palabra, hasta un total de 60, espacios incluidos.

1 En campos no indexados no se pueden duplicar valores. La

indexación se documenta en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba storage.

Buscar registros que no cumplan el criterio dado

Puede excluir registros al realizar una búsqueda. Por ejemplo, puede

buscar todas las facturas excepto las creadas en los últimos 30 días.

Buscar registros que no cumplan los criterios

Por ejemplo, para buscar todos los registros de ventas excepto los de

la ciudad de Londres:

1. En modo Buscar, escriba criterios para los registros a omitir.

2. Seleccione Omitir.

3. Haga clic en Buscar.

Para buscar campos Introduzca esto en el campo

No vacíos, es decir, campos con datos *

Vacío =

acer c

c en una pág

a agen

para cambiar de petición de búsqueda

Número de petición actual

Número de peticiones existentes

Seleccionar Omitir para

excluir los registros que

coincidan con la petición

3-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

Buscar unos registros y omitir otros

Por ejemplo, para buscar los vendedores de la provincia de

Barcelona, exceptuando los de la ciudad de Barcelona:

1. En modo Buscar, escriba criterios para los registros a buscar

(escriba Barcelona en el campo Provincia.)

2. Escoja el menú Peticiones > Añadir nueva petición.

3. Escriba criterios para los registros a excluir (escriba Barcelona

en el campo Ciudad.)

4. Seleccione Omitir.

5. Haga clic en Buscar.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Puede haber criterios de omisión en más de una petición.

1 FileMaker Pro procesa las peticiones con el orden de creación. Por

ejemplo, en una base de datos con clientes de Sudamérica y España:

1 Si la primera petición busca todos los clientes de Córdoba y la

segunda omite todos los de Sudamérica, el conjunto encontrado

contiene todos los clientes de Córdoba, España, pero ninguno de

Córdoba, Argentina, ni de ningún otro lugar de Sudamérica.

1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera petición

omite todos los clientes de Sudamérica y la segunda busca todos

los de Córdoba), el conjunto encontrado incluye todos los clientes

de Córdoba, España y Córdoba, Argentina, pero no los registros de

clientes de otros lugares de Sudamérica.

1 Para omitir un registro relacionado de la fila de un portal (o un

conjunto de registros relacionados), es necesario cambiar la relación

o el valor de, al menos, uno de los campos coincidentes, para que el

campo o registro relacionado deje de coincidir con el campo del

registro maestro. Para obtener más información acerca de archivos

relacionados, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos

relacionados”.

1 Para omitir registros de un conjunto encontrado después de realizar

una búsqueda, consulte la siguiente sección.

Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar

registros ocultos

Todos los registros que no estén en el conjunto encontrado se omiten

u ocultan. Los registros adicionales del conjunto encontrado se

pueden omitir sin realizar una nueva búsqueda.

Nota Los registros omitidos se excluyen temporalmente del conjunto

encontrado, aunque permanecen en la base de datos.

Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda

Para visualizar los criterios de búsqueda más recientes, escoja el

menú Registros > Cambiar búsqueda anterior. Para volver al conjunto

encontrado, escoja el menú Vista > Modo Visualizar. Para repetir la

búsqueda, haga clic en Buscar. También puede modificar los

criterios de búsqueda y hacer clic en Buscar.

Para Realice lo siguiente

Omitir un registro concreto Muestre o seleccione el registro a omitir y escoja

el menú Registros > Omitir registro.

Omitir una serie de

registros

Muestre o seleccione el primer registro de la serie

consecutiva a omitir y escoja el menú Registros >

Omitir múltiples. En el cuadro de diálogo Omitir

múltiples, escriba el número de registros a omitir y

haga clic en Omitir.

Visualizar el conjunto

omitido

Escoja el menú Registros > Mostrar omitidos.

Mover hacia atrás todos los

registros del archivo

Escoja el menú Registros (modo Visualizar) o el

menú Registros (modo Buscar) > Mostrar todos los

registros.

Buscar y ordenar información 3-9

Ordenar registros

FileMaker Pro almacena los registros con el orden en que se

añadieron al archivo. Al ordenar temporalmente, los registros se

reorganizan y se pueden ver, actualizar e imprimir con una secuencia

distinta.

Escoja los campos por cuyos contenidos desee ordenar. El primer

campo de orden organiza los registros en función del contenido del

campo. El segundo campo de orden organiza los registros cuando

dos o más tienen el mismo valor en el primer campo de orden y así

sucesivamente. El orden de los registros puede ser ascendente,

descendente o personalizado.

Los registros permanecen ordenados hasta que se realiza una

búsqueda, se añaden registros nuevos o se vuelven a ordenar.

Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual:

1. En modo Visualizar, escoja menú Registros > Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar registros, escoja los campos a

ordenar y el orden deseado. Consulte las opciones en la tabla

siguiente.

3. Haga clic en Ordenar.

Para cancelar la ordenación antes de su conclusión, pulse Esc

(Windows) o Comando+punto (Mac OS).

Seleccionar los

campos a ordenar

Seleccionar el tipo de

ordenación del campo

seleccionado

Lista de relaciones

Para Realice lo siguiente

Escoger un campo y ordenarlo

según el orden seleccionado

En la lista de campos, haga doble clic en uno.

Asigne distintos tipos de

ordenación a los campos a

medida que los añada a la lista

Tipo de ordenación

Por cada campo de orden, seleccione un

campo de la lista, seleccione un tipo de

ordenación y haga clic en Mover.

Orden ascendente es, para texto, desde el

primero al último carácter del alfabeto, para

números, de menor a mayor y, para fechas y

horas, de anterior a posterior. Orden

descendente es, para texto, desde el último al

primer carácter del alfabeto, para números, de

mayor a menor y, para fechas y horas, de

posterior a anterior.

Cambiar el tipo de ordenación

de un campo de la lista Tipo de

ordenación (por ejemplo, orden

ascendente o descendente)

En la lista Tipo de ordenación, seleccione un

campo y un tipo de ordenación.

Establecer un orden

personalizado en función del

orden de los valores de una

lista (por ejemplo, con el orden

en que están organizados los

meses)

En la lista de campos, seleccione uno, escoja

Orden personalizado según lista de valores y

seleccione o defina una lista de valores.

(Consulte “Definir listas de valores como

entradas de datos” en la página 7-3.)

Los registros cuyos valores no aparezcan en la

lista se ordenan alfabéticamente al final.

Cambiar el orden de los

criterios de ordenación (por

ejemplo, para ordenar primero

por región y después por

ciudad)

En la lista Tipo de ordenación, haga clic en la

flecha doble situada a la izquierda del nombre

del campo y arrastre éste hasta otra posición.

3-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 El orden de los datos depende del tipo de campo:

1 Los registros de portales ordenados se vuelven a ordenar cada vez

que se restablece la relación. Por ejemplo, cuando se sale de un

registro y se vuelve a él o cuando cambia el valor del campo

coincidente. Consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

1 Los campos repetidos se ordenan por el valor de la primera

repetición.

1 Si se añaden registros después de ordenar, el área de estado

muestra Semi-ord. Ordene otra vez para incorporar los nuevos

registros al tipo de ordenación.

1 Los formatos del sistema afectan al orden de números, fechas y

horas. Se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos

e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba system formats.

Incluir campos relacionados en

cualquier posición del tipo de

ordenación

Escoja una relación de la lista de relaciones y

haga doble clic en un campo relacionado de la

lista de campos.

Los campos relacionados se pueden colocar

en cualquier posición de la lista Tipo de

ordenación, antes, después o entre campos del

archivo maestro.

Si más de un registro del archivo relacionado

coincide con un registro del archivo maestro,

el orden se establecerá en función del primer

registro coincidente del archivo relacionado,

de acuerdo con el tipo de ordenación definido

en la relación. Consulte “Definir relaciones de

bases de datos relacionales y actualizaciones”

en la página 8-11.)

Ordenar registros relacionados

(filas) en un portal

Si sus privilegios de acceso lo permiten,

especifique un tipo de ordenación en Definir

relaciones Consulte “Definir relaciones de

bases de datos relacionales y actualizaciones”

en la página 8-11.

Eliminar un campo de la lista

Tipo de ordenación

En la lista Tipo de ordenación, haga doble clic

en el campo.

Eliminar todos los campos de

la lista Tipo de ordenación

Haga clic en Borrar todos.

Ordenar por campos sumario

Por ejemplo, para ordenar

regiones de ventas por ventas

totales, de mayor a menor.

Consulte la siguiente sección.

Desordenar los registros

(restaurar el orden de creación)

Haga clic en Desordenar.

Ordenar registros con un

idioma distinto del utilizado en

la indexación

Seleccione Omitir idioma del campo al ordenar

y escoja otro idioma.

Cerrar el cuadro de diálogo

Ordenar registros sin ordenar

Haga clic en Hecho.

Para Realice lo siguiente

Tipo de campo Orden de los registros

Texto Alfabético. Los números se ordenan por posición de

caracteres. (Ejemplo de orden ascendente: 1, 11, 2.) Los

números se ordenan antes que las letras. Los valores no

alfanuméricos se omiten, a menos que se cambie el idioma

de ordenación a ASCII.

Numérico Numérico. Los caracteres no numéricos se omiten.

Fecha Cronológico. Para evitar confusión al utilizar fechas,

utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más

información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los

problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

Hora Numérico. Las horas con AM/PM se ordenan según su

equivalente de 24 horas ;por ejemplo, 8:00 PM es 20:00.

Buscar y ordenar información 3-11

Ordenar registros por valores de subsumario

Los informes de subsumario (informes con datos agrupados y

totales) se ordenan por la categoría que generó los totales. Por

ejemplo, un informe que genera subtotales por región se ordena por

regiones (Ejemplo 1). Los registros también se pueden ordenar por

valores de subsumario. Por ejemplo, las regiones de venta se pueden

ordenar por ventas totales (Ejemplo 2).

En ambos ejemplos, Ventas totales es un campo sumario que ofrece

totales regionales cuando se agrupa por Región.

Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Este procedimiento se describe en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba sorting

records.

Para obtener más información acerca de registros con datos

agrupados, consulte “Crear presentaciones e informes” en la

página 6-2.

Informe con datos

agrupados y subtotales

Las regiones se ordenan

por orden ascendente

Las regiones se ordenan

por ventas totales en

orden descendente

Informe con datos agrupados y subtotales,

ordenados por valores de subsumario

Capítulo 4

Previsualizar e imprimir información

Este capítulo describe cómo:

1 configurar impresoras y opciones de impresión

1 mostrar una vista previa antes de imprimir

1 imprimir uno o más registros, registros en blanco, definiciones de

campo y pasos de guiones

Los procedimientos de este capítulo suponen que se dispone de una

presentación para imprimir. De lo contrario, consulte el chapter 6,

“Crear y gestionar presentaciones e informes”, y el capítulo 7,

“Personalizar presentaciones”.

Nota La información de este capítulo no se aplica a usuarios con

bases de datos en la Web. En estos casos, el software del navegador

dirige la impresión.

Imprimir información en bases de datos

Con FileMaker Pro, se pueden imprimir:

1 todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros

o sólo el registro actual

1 registros en blanco, para crear formularios en papel

1 definiciones de campos y guiones, para ver la estructura de la base

de datos

FileMaker Pro imprime los registros de la presentación actual. Crear

distintas presentaciones permite imprimir los datos de maneras

diferentes. Por ejemplo, los registros se pueden imprimir de uno en

uno, en una lista de columna o en un informe complejo, ordenado y

con totales, cabeceras y pies de página. También se pueden crear

presentaciones de etiquetas de correo y sobres.

El asistente Nueva presentación/informe (modo Presentación)

facilita la creación de presentaciones e informes. Consulte “Crear

presentaciones e informes” en la página 6-2.

Es posible controlar los márgenes de página, eliminar espacios

vacíos y dejar sin imprimir determinados objetos. Consulte

“Controlar la impresión” en la página 7-23.

Imprimir lista de teléfonos

Ir a la presentación[Lista de teléfonos]

Ordenar [Tipo de ordenación: Apellidos (Ascendente) ]

[Restaurar el tipo de ordenación, Sin diálogo]

Modo Vista previa

[Pausa]

Imprimir

[sin diálogo]

Modo Visualizar

Nombre Teléfono

Juanita Alvarez 91-3660105

María García 696-555-345

Eduardo García 91-3669897

Sergio Gómez 91-4080850

Rodolfo Fernández 948-545278

Mario Pérez 98-4510105

Lista de teléfonos

Registros visualizados

Nombre del campo Tipo de campo Fórmula/Opción de entrada

Nombre Texto

Apellidos Texto

Dirección1 Texto

Dirección2 Texto

Ciudad Texto

Estado Texto

Código postal Número

Teléfono Texto

Nombre Teléfono

Juanita Alvarez 91-3660105

Lista de teléfonos

Registro actual

Guión

Definición del campo

Nombre Teléfono

Lista de teléfonos

Registro en blanco

Se pueden imprimir datos de la presentación actual o

información de la estructura de la base de datos.

4-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Preparar impresión

Nota Las opciones de configuración de impresión y de la impresora

varían en función del software de la impresora y del sistema. Para

obtener más información, consulte la documentación de la impresora

y del sistema.

Especiﬁcar impresora (Windows)

En FileMaker Pro, se puede especificar una impresora por defecto o

seleccionar la impresora cada vez que se imprime.

Para especificar una impresora por defecto en FileMaker Pro:

1. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión.

2. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, escoja una

impresora en Nombre.

3. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Al iniciarse por primera vez, FileMaker Pro utiliza la impresora

por defecto de Windows. Si se especifica una distinta en el cuadro de

diálogo Configurar impresión, se convierte en la impresora por

defecto de FileMaker Pro.

1 Especifique la impresora por defecto de Windows y de

FileMaker Pro por separado. Cambiar una no afecta a la otra.

Especiﬁcar impresora (Mac OS)

Para especificar otra impresora:

1. Escoja el menú Apple > Selector.

2. En el cuadro de diálogo Selector, seleccione una impresora,

responda a los mensajes y haga clic en el cuadro de cierre.

Dadas las diferencias de márgenes entre impresoras, al cambiar de

tipo de impresora, se solicita la verificación de las opciones de ajuste

de página.

Nota Con los sistemas más recientes, se puede cambiar de impresora

en el cuadro de diálogo Imprimir o con un módulo de zonas de

control, siempre que se escoja el mismo tipo de impresora, por

ejemplo, otro modelo de LaserWriter de la red.

Preparar impresión de presentaciones anchas

Para imprimir presentaciones cuyos datos sobrepasen el margen

derecho, escoja el menú Archivo > Configurar impresión (Windows) o

Ajustar página (Mac OS), seleccione la orientación horizontal y haga

clic en OK.

Consejo En el cuadro de diálogo Configurar impresión (Windows) o

Ajustar página (Mac OS), reduzca el tamaño del área impresa

introduciendo un valor de escala inferior al 100%. FileMaker Pro

ajusta la visualización de los límites de la página en los modos

Presentación y Vista previa.

Configuración vertical Configuración horizontal

ormac

ón s

tua

a la derecha de esta

línea no se imprime

Se imprimen

todas las

columnas

Previsualizar e imprimir información 4-3

Preparar impresión de presentaciones con subsumarios

Al imprimir presentaciones con una o más partes de subsumario,

ordene los registros por el campo de interrupción (el campo que

agrupa los registros) asociado a cada parte de subsumario. Consulte

“Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales”

en la página 6-32 y “Ordenar registros” en la página 3-9. A

continuación, cambie al modo Vista previa. FileMaker Pro sólo

muestra partes de subsumario y calcula datos de subsumario

correctamente en modo Vista previa o en informes impresos

(consulte “Previsualizar datos en presentaciones” en la página 4-3).

Consejo Si utiliza el asistente Nueva presentación/informe para

crear informes con datos agrupados, cree guiones que ordenen

automáticamente el informe y cambien al modo Vista previa.

Consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.

Preparar impresión de sobres y etiquetas

Para obtener información acerca de la configuración de

presentaciones de sobres y etiquetas, consulte “Consideraciones al

crear una presentación de sobres” en la página 6-8 y

“Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en

columnas” en la página 6-7.

Muchas impresoras láser y de inyección de tinta no imprimen en los

0,6 cm. superiores del papel. Al crear presentaciones de etiquetas,

FileMaker Pro intenta compensar este margen inservible incluyendo

una cabecera vacía. Dependiendo de la impresora, puede ser

necesario ajustar o borrar la cabecera (consulte “Cambiar de tamaño

partes de una presentación” en la página 6-34 y “Eliminar partes de

una presentación” en la página 6-34).

También puede ser necesario ajustar los márgenes de la página

(consulte “Especificar márgenes de página” en la página 7-23) o el

tamaño del papel (consulte la documentación del sistema). Consulte

también la sección de resolución de problemas de la Ayuda en

pantalla de FileMaker Pro.

Consejo Antes de imprimir todos los sobres o etiquetas, imprima

algún sobre o la primera página de las etiquetas en papel normal para

comprobar la alineación.

Cuando utilice hojas de etiquetas:

1. Mida la distancia desde el borde superior del papel hasta la parte

superior de la primera fila de etiquetas.

2. Si es menor que el margen mínimo de la impresora, en modo

Presentación, aumente la altura de la parte de la cabecera para incluir

la primera fila de etiquetas, de forma que la impresión comience en

la parte superior de la segunda fila.

FileMaker Pro no imprime en la primera fila de etiquetas, pero

imprime las siguientes en la posición correcta.

Al utilizar etiquetas en papel continuo, elimine la cabecera, si la

hubiera, haciendo clic, en modo Presentación, en la etiqueta para

seleccionarla y pulse Retroceso o Suprimir.

Previsualizar datos en presentaciones

Al cambiar al modo Vista previa, se ve la presentación tal como

aparecerá en la página impresa. En modo Vista previa no se puede

introducir ni editar información.

El modo Vista previa muestra:

1 el número de registros que caben en una página impresa

1 cómo afectan los ajustes de paginación escogidos a los saltos de

página (consulte “Definir saltos de página y numeración” en la

página 6-32.)

1 las partes de subsumario con campos sumario calculados (consulte

“Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales”

en la página 6-32.)

4-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

1 la información variable proporcionada por FileMaker Pro, como

números de página, fecha actual, etc. (consulte “Insertar en

presentaciones el número de página, la fecha u otras variables” en la

página 7-12.)

1 los márgenes definidos en la página (consulte “Especificar

márgenes de página” en la página 7-23.)

1 la forma en que los campos con opciones de deslizamiento cierran

los espacios en blanco (consulte “Eliminar espacios vacíos en datos

impresos” en la página 7-25.)

1 los registros organizados en columnas, si Ajustar presentación está

definido para imprimir en columnas (consulte“Configurar impresión

de registros en columnas” en la página 6-9.)

Para obtener una vista previa de los datos de una presentación, siga

los pasos preliminares realizados para imprimir, incluida la

especificación de la impresora y de las opciones de impresión y la

verificación de que el conjunto encontrado contiene los registros a

incluir en la vista previa (consulte los pasos del 1 al 4 de la siguiente

sección, “Imprimir”). A continuación, escoja el menú Vista > Modo

Vista previa.

Nota El modo Vista previa no se puede utilizar para ver el aspecto

de la base de datos al publicarla en la Web. Es necesario utilizar un

navegador.

Imprimir

Puede imprimirse información de la base de datos o información

acerca de la base de datos, como definiciones de campos o pasos de

guiones. Consulte “Imprimir información en bases de datos” en la

página 4-1.

Nota Para imprimir presentaciones con subsumarios, consulte

“Preparar impresión de presentaciones con subsumarios” en la

página 4-3. Para imprimir etiquetas o sobres, consulte “Preparar

impresión de sobres y etiquetas” en la página 4-3.

Para imprimir:

1. Si dispone de más de una impresora, especifique una.

Consulte “Especificar impresora (Windows)” en la página 4-2, o

“Especificar impresora (Mac OS)” en la página 4-2.

2. Confirme las opciones de impresión (por ejemplo, la orientación

de página y la escala) seleccionando el menú Archivo > Configurar

impresión (Windows) o Archivo > Ajustar página (Mac OS). A

continuación, haga clic en OK.

Para obtener información acerca de las opciones de la impresora,

consulte la documentación de la impresora y del sistema.

3. Para imprimir registros, en el menú desplegable de presentaciones

seleccione una.

4. Para comprobar que el conjunto encontrado es el buscado:

1 utilice el modo Buscar y los comandos del menú Registros para

modificar el conjunto encontrado (consulte “Buscar registros” en la

página 3-1 y “Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar

registros ocultos” en la página 3-8.)

Escoger otra presentación en el

menú desplegable de presentaciones

Número total de páginas

Margen

Número de página actual

Arrastrar marcador arriba o

abajo para desplazarse por

las páginas

Hacer clic en la primera

página para desplazarse a la

siguiente o en la última para

desplazarse a la anterior

Cambiar de modo con

el menú desplegable

de modos

Previsualizar e imprimir información 4-5

1 ordene los registros (consulte “Ordenar registros” en la

página 3-9.)

5. Escoja el menú Vista > Modo Vista previa para ver exactamente el

aspecto de la copia impresa. Algunos elementos, como campos

sumario, partes de subsumario, objetos deslizantes, registros

organizados en columnas, y la información variable, como números

de página, sólo aparecen correctamente en modo Vista previa.

6. Escoja el menú Archivo > Imprimir.

7. En el cuadro de diálogo Imprimir, escoja una opción en Imprimir.

Mac OS: al utilizar algunas versiones del software de impresión es

necesario escoger FileMaker Pro en el menú desplegable para ver

estas opciones.

En Windows: para imprimir una vista actual de los objetos OLE,

seleccione Actualizar todos los enlaces antes de imprimir. Para imprimir

con mayor rapidez, deseleccione esta opción. Para obtener más

información, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja

el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba OLE objects, updating.

Para imprimir Escoja

Todos los registros del conjunto encontrado Registros visualizados

Sólo los registros seleccionados actualmente

en modo Visualizar

Registro actual

Un registro en blanco de la presentación

actual (utilice esta opción para imprimir

“formularios” vacíos)

Registro en blanco, mostrando los

campos y seleccione una opción

de formato

Una lista de todos los campos definidos del

archivo, incluidas las fórmulas y las opciones

de entrada

Definiciones de campos

Una lista de todos los pasos de un guión o

todos los guiones del archivo

Definiciones de guiones, y

seleccione un guión determinado

o todos los guiones

Seleccionar para

actualizar objetos

OLE enlazados

antes de imprimir

Escoger datos

a imprimir

Hacer clic para cambiar la orientación de la página (vertical u

horizontal), la escala y demás opciones de impresión

Cuadro de diálogo Imprimir (Windows)

Escoger los

datos a imprimir

Escoger

FileMaker Pro

Cuadro de diálogo Imprimir (Mac OS)

4-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

8. Seleccione el rango de impresión, el número de copias y demás

ajustes de impresión y haga clic en OK.

Otras opciones de impresión dependen del software de la impresora

y del sistema, consulte su documentación.

No olvide las observaciones siguientes:

1 En Windows: para anular la impresora por defecto en un trabajo de

impresión, escoja otra impresora en el campo Nombre del cuadro de

diálogo Imprimir.

1 En Windows: para anular las opciones por defecto de la impresora

en un trabajo de impresión, en el cuadro de diálogo Imprimir, haga

clic en Propiedades, realice las selecciones y haga clic en Aceptar.

1 Para “sellar” los espacios en blanco al imprimir registros con

cantidades variables de datos, especifique opciones de deslizamiento

. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la

página 7-25. También se pueden usar campos de fusión para eliminar

el espacio en blanco extra de los campos de datos. Consulte “Colocar

campos de fusión” en la página 6-19.

1 Al imprimir un campo o portal con barra de desplazamiento,

FileMaker Pro imprime sólo los datos visibles. Para imprimir todos

los datos, duplique la presentación y aumente el campo o portal. A

continuación, especifique las opciones de deslizamiento para

suprimir el espacio en blanco extra al imprimir. Consulte “Eliminar

espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

1 Para no imprimir algún objeto de la presentación, selecciónelo en

modo Presentación y escoja el menú Formato > Deslizamiento/

Impresión. Haga clic en No imprimir los objetos seleccionadosy haga

clic en OK. Consulte “Evitar la impresión de objetos” en la

página 7-27.

1 Si experimenta problemas al imprimir, consulte la sección de

resolución de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro.

Para obtener información del servicio de atención al cliente, escoja

el menú Ayuda > FileMaker en la Web.

Parte 2

Diseñar y crear bases de datos

Capítulo 5

Crear bases de datos

En este capítulo se explica cómo:

1 planificar bases de datos

1 crear archivos de bases de datos de FileMaker Pro

1 definir, modificar y eliminar campos de la base de datos

Planificar archivos de bases de datos

Planificar la base de datos antes de crearla ahorra a la larga tiempo y

esfuerzo. Aunque posteriormente se cambie el diseño, cuanto mejor

se planifique por adelantado, menos cambios habrá que realizar.

Comience por un diseño sencillo, utilícelo algún tiempo y

modifíquelo después según sea necesario.

Para planificar una base de datos, siga estos pasos generales:

1. Determine el problema a resolver o la razón de crear una base de

datos.

Si la base de datos la van a utilizar más personas, consulte con ellas

cuáles son sus necesidades.

2. Decida las categorías de información con las que trabajar y

planifique archivos de bases de datos independientes para cada

categoría principal.

Por ejemplo, en negocios pequeños, puede ser necesario un archivo

de base de datos para productos, uno para clientes y otro para

empleados.

3. Analice el sistema actual de gestión de información para

determinar las tareas que realiza.

Por ejemplo, piense si imprime etiquetas de correo y facturas, los

informes que genera, o si existen tareas nuevas que realizar.

4. Decida los datos que contendrá el archivo y planifique los campos

que albergarán dichos datos.

Por ejemplo, para imprimir facturas, son necesarios campos de

direcciones de facturación, direcciones de envío, cantidades, códigos

de producto, etc. También son necesarios campos de cálculo para

subtotales, impuestos sobre ventas, tarifas de envío y totales de

facturas.

Para facilitar la búsqueda y el orden de los registros, cree campos

independientes por nombres y apellidos, títulos, como Sr. o Dr., y

elementos de direcciones, como ciudad, estado, provincia, país y

código postal.

5. Determine las relaciones entre el archivo y los archivos cuyos

datos utilice.

Por ejemplo, si los datos a utilizar ya existen en otro archivo de

FileMaker Pro, puede utilizarlos en el actual.

6. Decida las presentaciones que necesita y planifique una

presentación por tarea.

Por ejemplo, planifique presentaciones para la entrada de datos,

entrada de pedidos, impresión de etiquetas de correo y formularios y

para cada tipo de informe que se genere.

7. Determine si es necesario compartir la base de datos con otros

usuarios y, en caso afirmativo, cómo accederán al archivo.

Se pueden diseñar presentaciones que funcionen bien en FileMaker

Pro para Windows y para Mac OS, así como en navegadores Web.

8. Si otros usuarios van a utilizar la base de datos, piense las personas

van a tener acceso al archivo y las tareas que van a poder realizar.

Si la seguridad de los datos es importante, se puede restringir el

acceso a las tareas asignando contraseñas y privilegios de acceso al

archivo.

5-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

9. Escriba sus ideas en papel, haga una lista de los archivos

necesarios y de los campos de cada archivo. Haga también una lista

de los formularios e informes (presentaciones) que se van a generar

desde cada archivo. Comience por un diseño sencillo y utilícelo por

algún tiempo. Se puede cambiar cuando sea necesario.

Para obtener información acerca de la introducción de datos en bases

de datos, consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6.

Para obtener más información acerca de la creación de bases de datos

relacionales, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos

relacionados”.

Crear archivos de FileMaker Pro

Los archivos se pueden crear a partir de plantillas, archivos de bases

de datos predefinidos que se pueden modificar según las

necesidades. También se pueden crear archivos sin utilizar plantillas.

Consejo También se pueden crear archivos haciendo una copia de un

archivo de FileMaker Pro existente o importando datos de otra

aplicación. Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8 o

“Convertir archivos de datos en nuevos archivos de FileMaker Pro”

en la página 12-6.

Par utilizar las plantillas si no están instaladas, consulte la guía

Puesta en marcha de FileMaker Pro.

1. En FileMaker Pro, escoja el menú Archivo > Nueva base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Nueva base de datos, realice los

procedimientos siguientes:

Si Plantillas en el diálogo Nueva base de datos no está seleccionada en

la pestaña General del cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación

o si las plantillas no están instaladas, el cuadro de diálogo Nueva

base de datos no aparece. Vaya al siguiente paso. Para seleccionar la

opción de preferencias, consulte “Configurar preferencias generales

de la aplicación” en la página A-1.

Formulario para base de datos

Proyecto

Objetivo

Nombre de archivo

Campos

Nombre Tipo Comentarios

Presentaciones

Nombre Objetivo Pantalla

Impresión

Web

Para Realice lo siguiente

Crear un archivo

usando una plantilla

Seleccione Crear un nuevo archivo usando una plantilla

y haga doble clic en el nombre de la plantilla.

Crear un archivo sin

usar plantillas

Seleccione Crear un nuevo archivo vacío y haga clic

en OK.

Abrir un archivo

existente

Consulte “Abrir archivos” en la página 1-7.

Crear bases de datos 5-3

3. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para el

archivo (si es necesario, escoja otra carpeta) y haga clic en Guardar.

Windows: en Guardar como archivos de tipo, seleccione Archivos

FileMaker Pro. Si no especifica la extensión de archivo,

FileMaker Pro añade .fp5 al nombre de archivo. (Para ver extensiones

de archivo en Windows, consulte la Ayuda del sistema operativo

Windows.)

4. Haga clic en Guardar.

Definir campos en bases de datos

Para definir un nuevo campo, asígnele un nombre. A continuación,

seleccione opciones para determinar la forma en que el campo

interpreta, introduce, calcula, almacena y muestra los datos. Estas

características componen la definición del campo.

Las secciones siguientes describen la forma de definir campos con el

cuadro de diálogo Definir campos.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Las definiciones de campo se pueden duplicar para definir nuevos

campos parecidos a los existentes. Consulte “Cambiar definiciones

de campos” en la página 5-13.

Seleccionar

una opción

de creación

de archivo

Seleccionar

para que no

vuelva a

aparecer

este cuadro

de diálogo

Hacer clic para abrir una base de

datos que describa las plantillas

Escoger una

plantilla de la

lista

Escoger

“Plantillas”

para visualizar

una lista de

plantillas de

FileMaker Pro

Este campo almacena sólo números

Este campo calcula un valor en función

de otro valor del registro (“Descuento”

es el 10% de “Precio unidad”)

Este campo almacena valores múltiples

ET14ID Producto

Chaqueta

Nombre del producto

RopaCategoría

AzulColores

10.999 Pts.Precio unidad

1.099 PtsDescuento

Negro

Estos campos almacenan texto

Nombres y

definiciones de

campos

Escribir el

nombre de un

nuevo campo

Seleccionar un tipo

de campo

Después de escribir un nombre de campo,

hacer clic y seleccionar un tipo de campo

Escoger la forma de las listas de campos en el cuadro de diálogo

Hacer clic para

ordenar los

campos por

nombre o por tipo

5-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

1 Una vez definidos los campos, pueden añadirse a una presentación.

Si se define un campo en un archivo existente y no aparece en la

presentación actual, compruebe que Añadir los nuevos campos a la

presentación actual está seleccionado en Preferencias de la

aplicación. Consulte “Colocar y eliminar campos en presentaciones”

en la página 6-17 y “Configurar preferencias de presentación” en la

página A-2.

1 Para imprimir definiciones de campo, consulte el capítulo 4,

“Previsualizar e imprimir información”.

Asignar nombres a los campos

Al asignar nombres de campo, no olvide las observaciones

siguientes:

1 Los nombres de campo deben ser únicos. Pueden contener hasta 60

caracteres.

1 Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente el

contenido del campo. Evite abreviaturas, acrónimos y otros términos

que puedan causar confusión.

1 No utilice los siguientes símbolos y palabras: , (coma) + – * / ^ &

= ≠ > < ( ) " ; (punto y coma) : (dos puntos) :: AND, OR, XOR, NOT,

o el nombre de una función de FileMaker Pro. Los nombres de

campos que se van a utilizar en fórmulas de cálculo no pueden

empezar por espacio, punto (.) ni número.

1 Al exportar, publicar en la Web y otras operaciones, utilice _

(subrayado) en lugar de espacios para evitar restricciones ODBC

(Open Database Connectivity, conectividad abierta de bases de

datos).

1 Compruebe las restricciones de nombres de campos en los

formatos de archivo admitidos por otras aplicaciones al intercambiar

datos con ellas.

1 Si utiliza ODBC para compartir datos de FileMaker, evite utilizar

palabras clave SQL en nombres de campos. Para obtener

información acerca de ODBC, consulte “ODBC” en la página 15-1.

Escoger tipo de campo

Al definir un campo, debe seleccionar el tipo adecuado.

FileMaker Pro utiliza el tipo de campo para interpretar los datos en

tareas como ordenar y ejecutar cálculos.

Seleccione este

tipo de campo Si los datos del campo van a incluir

Texto Hasta aproximadamente 64.000 letras, símbolos o números

utilizados como texto.

Numérico Hasta 255 números u otros caracteres. En la mayoría de los

casos, sólo los números se consideran campos numéricos.

Los campos numéricos no pueden contener retornos de

carro.

Fecha Sólo fechas.

Hora Sólo horas.

Contenedor Imágenes o archivos multimedia, como películas o sonidos.

Los campos de cálculo y sumario pueden incluir referencias

a campos contenedor. En Windows, los campos contenedor

pueden almacenar objetos OLE.

Cálculo El resultado de fórmulas de cálculo que utilizan valores de

campo del registro actual o de registros relacionados. La

fórmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo.

Los datos del resultado puede ser de estos tipos: texto,

numéricos, fecha, hora o contenedor.

Sumario Valores generados al resumir valores de campo de más de un

registro del mismo archivo.

Global Valores que se van a utilizar en todos los registros del

archivo. Los campos globales pueden contener datos de

texto, numéricos, fechas, horas y contenedor. Utilice el valor

de un campo global en cálculo y guiones. Los campos

globales no se pueden utilizar para buscar registros.

Crear bases de datos 5-5

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para almacenar códigos postales, números de teléfono y otros

valores con ceros o caracteres como guiones o paréntesis delante,

utilice campos de texto en vez de campos numéricos.

1 Compruebe que para almacenar fechas utiliza campos de fecha, en

vez de numéricos o de texto. Para evitar confusión al utilizar fechas,

utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más información

acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año

2000, visite www.filemaker.com.

1 Los registros basados en campos contenedor no se pueden buscar

ni ordenar, pero se pueden definir campos de texto que describan o

identifiquen el contenido del campo contenedor. A continuación, se

pueden buscar u ordenar los registros basados en los datos del campo

de texto.

1 Para cambiar la visualización de los datos en campos de texto,

numéricos, de fecha y de hora, consulte “Formatear datos de campos

en presentaciones” en la página 6-23.

1 Para obtener información acerca del trabajo con datos en campos,

consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6. Para

obtener más información acerca de tipos de campos, escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

field types.

Deﬁnir campos de texto, fecha, hora, numéricos

o contenedor

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único

para el campo en Nombre del campo.

Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.

3. En Tipo, seleccione un tipo de campo y haga clic en Crear.

Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4.

4. Para definir las opciones del campo, haga clic en Opciones.

Agente Elemento Cant. Importe

David Martínez ET1 1 2.995Pta

ET3 2 11.990Pta

ET4 1 5.990 Pta

ET5 3 9.600Pta

Total 30.575Pta

Carmen López ET1 2 5.990Pta

ET3 3 17.985Pta

ET6 1 3.200Pta

Total 27.175Pta

Total general 57.750Pta

Informe de ventas

Los campos de cálculo generan resultados a partir de

valores del registro actual o de registros relacionados

Los campos sumario

generan resultados a

partir de los valores de

múltiples registros

Para

En el cuadro de diálogo Opciones para el campo,

realice lo siguiente

Introducir valores

en el campo

automáticamente

Haga clic en la pestaña Autointroducir, seleccione las

opciones y haga clic en OK. Consulte “Definir entradas de

datos automáticas” en la página 5-10.

Garantizar que los

datos se introducen

en el campo

correctamente

Haga clic en la pestaña Validación, seleccione las opciones

y haga clic en OK. Consulte “Definir validaciones de

campo” en la página 5-11.

Convertir el campo

en repetitivo

Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione Campo

repetitivo con un máx. den repeticiones. Escriba el número

de repeticiones y haga clic en OK. Consulte “Campos

repetidos” en la página 5-12.

5-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. Defina otros campos o haga clic en Hecho.

Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en

FileMaker Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin

de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro

dígitos. (Consulte “Definir validaciones de campo” en la

página 5-11.) Para obtener más información acerca de cómo gestiona

FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite

www.filemaker.com.

Para obtener más información acerca de la definición de campos,

escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba defining fields.

Deﬁnir campos de cálculo

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único

para el campo en Nombre del campo.

Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.

3. En Tipo, seleccione Cálculo y haga clic en Crear.

4. En el cuadro de diálogo Especificar cálculo, defina una fórmula.

Haga clic, en el cuadro de fórmula donde desee que aparezca el

elemento y realice uno de los procedimientos siguientes:

Consejo La fórmula también se puede escribir directamente en el

cuadro. Para obtener más información, consulte el capítulo 11,

“Utilizar fórmulas y funciones”.

Seleccionar las

opciones de

indexación para

el campo

Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione las

opciones y haga clic en OK. Consulte “Opciones de

almacenamiento e indexación” en la página 5-12.

Para

En el cuadro de diálogo Opciones para el campo,

realice lo siguiente

Para añadir Realice lo siguiente

Referencias

a campos

En la lista de campos, haga doble clic en un nombre.

Para visualizar nombres de campos desde campos

relacionados, escoja una relación de la lista de relaciones.

(Consulte “Crear relaciones entre archivos” en la

página 8-4.)

Operadores

matemáticos

o de texto

Haga clic en un operador del teclado numérico. (Las

comillas y los paréntesis se copian en la fórmula, con un

punto de inserción parpadeante entre la apertura y el

cierre).

Operadores lógicos

o de comparación

En Operadores, escoja un operador de la lista.

Valores constantes Escriba el valor. Consulte “Constantes” en la página 11-2.

Funciones En la lista de funciones, haga doble clic en una. En el

cuadro de fórmula, reemplace el parámetro del marcador

de posición con un valor o una expresión.

Crear bases de datos 5-7

5. Seleccione las opciones de cálculo para el campo.

6. Para seleccionar las opciones de indexación y almacenamiento del

campo, haga clic en Opciones de almacenamiento, selecciónelas y

haga clic en OK.

Consulte “Opciones de almacenamiento e indexación” en la

página 5-12.

7. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Especificar

cálculo.

8. Defina otros campos o haga clic en Hecho.

Para obtener más información acerca de la definición de campos de

cálculo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda

> Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

calculation fields.

Deﬁnir campos de sumario

Utilice campos sumario para calcular valores en múltiples registros,

como subtotales, medias y totales generales. Por ejemplo, un campo

sumario puede mostrar en un informe el total general de ventas del

mes de mayo.

Consejo Para crear con rapidez informes con datos agrupados (los

datos de un campo sumario), utilice el asistente Nueva presentación/

informe. Consulte “Presentaciones e informes” en la página 6-1.

Para Realice lo siguiente

Seleccionar el tipo de

datos del resultado

Escoja un tipo de datos en El resultado del cálculo es

<valor>. Compruebe que escoge el tipo adecuado al

resultado deseado. Consulte “Escoger tipo de campo”

en la página 5-4.

Convertir el campo

calculado en repetitivo

Seleccione Campo repetitivo con un máx. den valores,

escriba el número de repeticiones y haga clic en OK.

Consulte “Campos repetidos” en la página 5-12.

Escoger

referencias

de campos

Cuadro de

fórmula

Seleccionar operadores

lógicos y de comparación

Seleccionar funciones

Escoger un

tipo de

resultado para

la fórmula

Escoger opciones de

almacenamiento e indexación

Convertir el

campo

calculado en

repetitivo

Escoger una

relación de

la lista

Calcular sólo si al menos un

campo de la fórmula tiene valor

Seleccionar operadores

matemáticos y de texto

Escoger la forma de las

listas de las funciones en el

cuadro de diálogo

Realizar el cálculo

sólo cuando todos los

campos indicados

tienen valores, para

que no aparezca un

resultado de cero

Seleccione No evaluar si todos los campos indicados están

vacíos.

Deseleccione esta opción para que FileMaker Pro

calcule un resultado aunque el campo al que se hace

referencia esté vacío o no se haya modificado nunca.

Para Realice lo siguiente

5-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

El valor de un campo sumario puede cambiar en función de la

posición del campo en la presentación, el número de registros del

conjunto encontrado, si los registros están ordenados y el modo

utilizado.

Si modifica una presentación con un campo sumario, debe conocer

las partes de la presentación para obtener el resultado (consulte

“Partes de una presentación” en la página 6-27). Para obtener

información acerca del resumen de campos relacionados en portales,

consulte “Resumir datos en portales” en la página 8-14.

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único

en Nombre del campo.

Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.

3. En Tipo, seleccione Sumario y haga clic en Crear.

4. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo sumario,

seleccione el tipo de sumario y el nombre del campo por el que

realizar la agrupación.

5. Seleccione una opción, si es aplicable, para el tipo de sumario.

Las opciones cambian dependiendo del tipo de sumario seleccionado

en el paso anterior.

Seleccione este

tipo de sumario

Para que el resumen de los valores de un campo

del conjunto encontrado de registros sea el

Total de Cálculo del total de los valores del campo

Media de Cálculo de la media de los valores del campo

Recuento de Número de registros que contienen un valor del campo.

Por ejemplo, si un campo contiene 100 valores (uno por

registro), el resultado del recuento es 100.

Mínimo Búsqueda del número menor, o de la fecha u hora más

antigua, de un campo

Máximo Búsqueda del número mayor, o de la fecha u hora más

reciente, de un campo

Desviación típica de Búsqueda de las diferencias entre los valores de un

campo. Esta opción calcula la desviación típica de los

valores de un campo con respecto a la media. La fórmula

es n-1 ponderada, seguida de la desviación típica normal.

Fracción del total de Cálculo de la proporción del valor del campo en el total

de todos los valores de dicho campo. Esta opción busca,

por ejemplo, la fracción de ventas totales que se pueden

atribuir a cada vendedor.

En este tipo

de sumario Seleccione Para

Total de Total acumulado Mostrar el total acumulado

del registro actual y los

Media de Media ponderada. En la lista

de campos que aparece,

seleccione el campo que

contiene el factor de

ponderación.

Determinar la media de

un campo en función de

un valor de otro campo

utilizado como factor de

ponderación.

Recuento de Cuenta acumulada Mostrar el recuento

acumulado del registro

actual y los anteriores

Seleccione este

tipo de sumario

Para que el resumen de los valores de un campo

del conjunto encontrado de registros sea el

Escoger

un tipo de

sumario

Escoger el

campo por el

que realizar la

agrupación

Seleccionar una opción para el tipo de sumario

Crear bases de datos 5-9

6. Haga clic en OK.

7. Defina otros campos o haga clic en Hecho.

Para obtener más información acerca de campos sumario, escoja el

menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba summary fields.

Deﬁnir campos globales

Los campos globales contienen un valor que se utiliza en todos los

registros del archivo. Los campos globales no se pueden utilizar para

buscar datos. El valor de un campo global se puede utilizar:

1 como valor fijo a utilizar en cálculos de todos los registros de un

archivo

1 para declarar variables en los pasos de guiones If, Else, End If,

Loop, End Loop, y Exit Loop If

1 en campos que apenas necesitan actualizarse. Por ejemplo, utilice

un campo global para colocar el logotipo y la dirección de la empresa

en varias presentaciones. Los campos globales se pueden actualizar

con rapidez sin necesidad de actualizar cada presentación.

Para definir campos globales:

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único

para el campo en Nombre del campo.

Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.

3. En Tipo, seleccione Global y haga clic en Crear.

4. En el cuadro de diálogo Opciones del campo global, seleccione las

opciones.

5. Haga clic en OK.

6. Defina otros campos o haga clic en Hecho.

Si trabaja con campos globales en un archivo compartido, consulte

“Funcionamiento de archivos compartidos” en la página 13-2. Para

obtener más información acerca de los campos globales, escoja el

menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba global fields.

Desviación típica de por población Calcular la desviación

típica de población. La

fórmula es n-ponderada

Fracción del total de Subtotalizado. En la lista

de campos que aparece,

seleccione un campo por el

que realizar la agrupación.

(Al volver al modo

Visualizar, ordene por este

campo para calcular

correctamente el valor.)

Calcular una fracción del

total en función de un sólo

grupo de registros

En este tipo

de sumario Seleccione Para

Para Realice lo siguiente

Escoger un tipo de

datos para el campo

En Tipo de datos, escoja un tipo de la lista. Consulte

“Escoger tipo de campo” en la página 5-4.

Convertir el campo en

repetitivo

Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione

Campo repetitivo con un máx. den repeticiones. Escriba el

número de repeticiones y haga clic en OK. Consulte

“Campos repetidos” en la página 5-12.

Escoger un tipo de

datos para el campo

Seleccionar para convertir el campo en repetitivo

5-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

Configurar opciones de campos

Se pueden configurar opciones para:

1 introducir datos por defecto en campos de texto, numéricos,

fechas, horas y contenedor.

1 contrastar datos con los requisitos de validación

1 convertir campos en repetitivos

1 crear índices

1 indexar y almacenar datos

Algunas opciones de campos ayudan a garantizar la exactitud de los

datos. Por ejemplo, si se escribe Frnca en vez de Francia en el campo

País, no se encontrará el registro cuando posteriormente se realice

una búsqueda de todos los clientes de Francia. Para garantizar que

todos los nombres de países se introducen correctamente, puede

definirse una lista de valores que contenga los nombres y seleccionar

la opción de validación Miembro de lista de valores para el campo País.

Al introducir datos en el campo, deberán coincidir con el valor de la

lista. Consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en

la página 7-3.

Para configurar opciones de campos sumario, consulte “Definir

campos de sumario” en la página 5-7.

Deﬁnir entradas de datos automáticas

Para introducir automáticamente valores por defecto en un campo de

cada registro:

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el

nombre de un campo.

3. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo, haga clic en la

pestaña Autointroducir y seleccione las opciones. Las opciones

disponibles dependen del tipo de campo.

Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en

FileMaker Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin

de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro

dígitos. Consulte la siguiente sección.

Para Realice lo siguiente

Introducir la fecha, hora o

nombre de usuario al crear

o modificar el registro

Seleccione el primer cuadro de verificación (El/la)

y seleccione un nombre de la lista.

Asignar un número

secuencial al campo

de cada registro

Seleccione Número secuencial. En siguiente valor,

escriba un valor inicial (por ejemplo, 1001) y un

valor incremental.

Introducir el valor a partir

del último registro

accedido

Seleccione Valor del registro anterior.

Introducir datos

especificados por

el usuario

Seleccione Datos y escriba hasta 255 caracteres.

Introducir el resultado de

un cálculo del campo

Seleccione Valor calculado, defina la fórmula en el

cuadro de diálogo Especificar cálculo y haga clic

en OK. Para obtener información acerca de el

cuadro de diálogo Especificar cálculo, consulte

“Definir campos de cálculo” en la página 5-6.

Introducir un valor

copiado de un campo en

el mismo o en diferente

archivo

Seleccione Valor actualizado, defina la

actualización y haga clic en OK. Consulte “Definir

actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.

Impedir que los usuarios

cambien un valor

introducido

automáticamente

Seleccione Prohibir la modificación del valor.

Desactivar

automáticamente

datos introducidos

Deseleccione todos los cuadros.

Crear bases de datos 5-11

4. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo y haga clic en

Hecho.

Para obtener más información acerca de la introducción automática

de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda

> Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

automatic data entry.

Deﬁnir validaciones de campo

La selección de opciones de validación de campo garantiza que los

datos se introducen en el campo correctamente. Cuando se

introduzcan datos incorrectos, FileMaker Pro muestra un mensaje.

Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en

FileMaker Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin

de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro

dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona

FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite

www.filemaker.com.

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el

nombre de un campo.

3. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo, haga clic en la

pestaña Validación y seleccione las opciones.

Seleccionar las

opciones para

introducir en el

campo datos por

defecto

Hacer clic en

Autointroducir

Para verificar que

el valor introducido Realice lo siguiente

Contiene sólo números Seleccione Tipo de datos estricto y escoja

Sólo numérico de la lista.

Es una fecha que contiene valores

numéricos para el mes y el día y

cuatro dígitos para el año (por

ejemplo, 12/05/2004)

Seleccione Tipo de datos estricto y escoja

Año de 4 dígitos de la lista.

Es una hora que contiene valores

numéricos para las horas y los

minutos, entre 00:00 y 23:59

(los segundos son opcionales)

Seleccione Tipo de datos estricto y escoja

Hora del día de la lista.

No está vacío, o el valor es único o ya

existe en el archivo (FileMaker Pro

ignora las mayúsculas y la

puntuación)

Seleccione No vacío, Unico o Existente.

Coincide con un valor de una lista

de valores determinada

Seleccione Miembro de lista de valores y

escoja un valor existente o defina uno

nuevo. (Consulte “Definir listas de

valores como entradas de datos” en la

página 7-3.)

Se encuentra dentro de un rango

determinado

Seleccione En el rango y escriba un valor

inicial y uno final.

Coincide con el resultado de

un cálculo

Seleccione Validado por cálculo defina

una fórmula en el cuadro de diálogo

Especificar cálculo y haga clic en OK.

El resultado debe ser booleano: “true” o

“false”, “yes” o “no”, etc. El resultado

es falso cuando es 0 ó nulo (vacío). De

otro modo, el resultado es verdadero.

Para obtener información acerca de el

cuadro de diálogo Especificar cálculo,

consulte “Definir campos de cálculo”

en la página 5-6.

5-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

4. Especifique la forma en que FileMaker Pro gestionará las entradas

no válidas.

5. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo y haga clic en

Hecho.

Para obtener más información acerca de la validación de campos,

escoja menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba validating data.

Campos repetidos

Los campos repetidos albergan más de un valor (hasta 1000), cada

uno en una repetición independiente de un campo. Cualquier tipo de

campo, excepto los sumario, puede ser un campo repetido.

Consejo Para ordenar, resumir o insertar datos en un campo repetido,

suele ser más sencillo utilizar campos relacionados de un portal.

Consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.

Para cambiar el número de repeticiones visibles en una presentación,

consulte “Formatear campos repetidos” en la página 7-8.

Para obtener más información acerca de la definición y

funcionamiento de los campos repetidos, consulte la Ayuda de

FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba repeating fields.

Opciones de almacenamiento e indexación

FileMaker Pro ofrece opciones para la indexación de campos y el

almacenamiento de resultados de cálculos. Tiene dos opciones:

1 Crear un índice, es decir, una lista de los valores almacenados en

un campo. Los índices aceleran notablemente las búsquedas, aunque

ocupan bastante espacio en disco. Se pueden indexar campos de

texto, numéricos, de fecha y de hora. También se pueden indexar

campos de cálculo cuyo resultado sea texto, números, fechas u horas.

1 Almacene el resultado de un cálculo en la base de datos o indique

a FileMaker Pro que ejecute el cálculo sólo cuando sea necesario (sin

almacenar). Almacenar el resultado es más rápido, aunque ocupa

más espacio en disco. Se pueden especificar opciones de

almacenamiento para campos de texto, numéricos, de fecha, de hora

y de cálculo.

Para Seleccione

Impedir que los usuarios introduzcan datos

no válidos (los usuarios deben corregir los

datos antes de salir del registro)

Estricto: No permitir al usuario anular

la validación

Mostrar un mensaje personalizado cuando

los datos no cumplan los requisitos de

validación

Mostrar mensaje personalizado si

falla la validación y escriba hasta

255 caracteres

Seleccionar las

opciones de

validación para el

campo

Hacer clic en

Validación

Cada valor del campo repetido “Colores”

es un valor único, independiente

Crear bases de datos 5-13

Las opciones de indexación y almacenamiento están documentadas

en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en

la pestaña Indice y escriba storage options.

Cambiar definiciones de campos

Importante Cambiar definiciones de un campo con datos puede

afectar a los datos. Para obtener más información acerca de las

repercusiones al cambiar campos, escoja el menú Ayuda > Contenidos

e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba field

definitions.

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo Definir campos.

3. Haga clic en Hecho.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si cambia una fórmula de cálculo o un tipo de sumario, al salir del

cuadro de diálogo Definir campos, FileMaker Pro vuelve a calcular

el valor de cada registro en la base de datos.

1 Para modificar las definiciones de campos relacionados, efectúe

los cambios en el archivo relacionado.

Para Realice lo siguiente

Cambiar el nombre

de un campo

En la lista de campos, seleccione el campo a cambiar. En

Nombre del campo, escriba o pegue el nuevo nombre y

haga clic en Guardar. FileMaker Pro cambia también el

nombre del campo en las presentaciones y las referencias

al campo de las fórmulas. Consulte “Asignar nombres a

los campos” en la página 5-4.

Duplicar una

definición de

campo

Seleccione uno o más campos de la lista y haga clic en

Duplicar. Los nuevos campos aparecen al final de la lista

con la palabra Copia añadida al nombre. Los nombres de

los campos se pueden cambiar.

Cambiar el tipo de

campo

Seleccione un campo de la lista, escoja un tipo de campo

y haga clic en Guardar. Consulte “Escoger tipo de campo”

en la página 5-4.

Importante Cambiar el tipo de campo puede borrar sus

datos permanente e irreversiblemente.

Cambiar opciones

de campos de texto,

numéricos, de

fecha, de hora,

contenedor o

globales

Haga doble clic en un campo de la lista. Cambie las

opciones y haga clic en OK. Consulte “Configurar

opciones de campos” en la página 5-10.

Cambiar campos

de cálculo

En la lista de campos, haga doble clic en el campo de

cálculo.

1 Para cambiar las opciones de almacenamiento e

indexación, haga clic en Opciones de almacenamiento, en

el cuadro de diálogo Especificar cálculo. Efectúe los

cambios y haga clic en OK.

1 Para cambiar otras opciones, utilice el cuadro de

diálogo Especificar cálculo.

A continuación, haga clic en OK, en el cuadro de diálogo

Especificar cálculo. Consulte “Definir campos de

cálculo” en la página 5-6.

Cambiar campos

sumario

En la lista de campos, haga doble clic en el campo

sumario. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo

Opciones para el campo sumario y haga clic en OK.

Consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7.

Ordenar de nuevo

los nombres de

campo en las listas

de los cuadros de

diálogo

Consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice

y escriba reordering.

Para Realice lo siguiente

5-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

Eliminar definiciones del campo y datos

Importante Al eliminar un campo en el cuadro de diálogo Definir

campos, la definición de campo y todos los datos del campo de todos

los registros se borran permanente e irreversiblemente. Antes de

borrar un campo de un archivo, compruebe que no necesita los datos

contenidos en el campo.

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, seleccione uno o más

campos y haga clic en Eliminar.

3. Haga clic otra vez en Eliminar o, para no efectuar los cambios, haga

clic en Cancelar.

4. Haga clic en Hecho.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para eliminar campos de una presentación pero tenerlos

disponibles en la base de datos, consulte “Colocar y eliminar campos

en presentaciones” en la página 6-17.

1 Para obtener más información acerca de la eliminación de

definiciones de campo, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice,

haga clic en la pestaña Indice y escriba field definitions.

Capítulo 6

Crear y gestionar presentaciones e informes

En este capítulo se describe cómo gestionar presentaciones de datos

para imprimirlos o visualizarlos en la pantalla. En él se aprende a:

1 crear, modificar y eliminar presentaciones

1 trabajar con diferentes tipos de presentaciones

1 trabajar con campos y objetos en las presentaciones

1 añadir partes de presentaciones, como cabeceras y pies de página

El siguiente capítulo, “Personalizar presentaciones” explica la forma

de personalizar el aspecto de los campos y las presentaciones, añadir

objetos a presentaciones, definir listas de valores y controlar

la impresión.

Para crear presentaciones y trabajar con ellas se utiliza el modo

Presentación. Para cambiar al modo Presentación desde otro modo,

escoja el menú Vista > Modo Presentación. O bien, escoja

Presentación en el menú desplegable de la parte inferior de la ventana

del documento.

Presentaciones e informes

Las presentaciones de FileMaker Pro muestran los datos de una base

de datos. Los datos visualizados dependen de los campos de la

presentación. Las presentaciones se denominan a veces informes,

especialmente al imprimirlas. Las presentaciones determinan el

aspecto de los datos. También organizan la información para

visualizarla, introducir datos, generar informes y realizar consultas.

En las presentaciones se escogen los campos a incluir en cada

pantalla o informe. En un archivo puede haber tantas presentaciones

como sea necesario (por ejemplo, para entrada de datos, informes de

sumario o impresión de etiquetas de correo). Las modificaciones en

el diseño de una presentación no afectan a los datos ni a las otras

presentaciones del archivo. Al cambiar los datos de un campo (modo

Visualizar), las modificaciones se reflejan en todas las

presentaciones de la base de datos que incluyan el campo, ya que los

datos son los mismos, independientemente de donde se visualicen.

Texto: usar en títulos, cabeceras de

columnas, etiquetas de campos,

instrucciones y formularios de cartas

Campos: usar para

introducir y visualizar datos

Página: la impresora, las opciones

de impresión y ajuste de página y

la presentación determinan el

aspecto de la página impresa.

Menú desplegable de presentaciones

Menú desplegable de modos

Partes: usar cabeceras, pies de

página, sumarios y el cuerpo

para dividir la presentación en

áreas especializadas

Botones: usar para automatizar

las tareas frecuentes

6-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Para obtener más información acerca de la configuración de

presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar

las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Crear presentaciones e informes

Siempre que se crea un archivo de base de datos (sin utilizar uno de

los archivos de plantillas comercializados con FileMaker Pro),

FileMaker Pro crea automáticamente una presentación de formulario

estándar y la muestra en modo Visualizar, lista para la entrada de

datos.

El asistente Nueva presentación/informe dirige la creación de

presentaciones adicionales según las opciones seleccionadas.

Además del formulario estándar, existen otros cuatro tipos de

presentaciones y una vista (vista Tabla). Cada tipo sirve para

propósitos distintos, como visualizar una pantalla de entrada de datos

o imprimir un informe de ventas generales y etiquetas de correo.

Importante Al calcular los márgenes y otras medidas de la

presentación, FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora

seleccionada y la información de impresión o ajuste de página.

Compruebe estos valores antes de crear presentaciones para

imprimir páginas especiales, como informes apaisados, etiquetas,

sobres o datos de formularios preimpresos. Las configuración de la

impresora y de impresión varían en función del software de la

impresora y del sistema utilizados. Para obtener más información,

consulte la documentación de la impresora y del sistema

. Consulte

las secciones de consideraciones, a partir de la página 6-6.

Nota Para iniciar el asistente Nueva presentación/informe, es

necesario crear antes los campos de la presentación. Consulte

“Definir campos en bases de datos” en la página 5-3.

Para crear una presentación:

1. Escoja el menú Vista > Modo Presentación.

2. Escoja el menú Presentación > Nueva presentación/informe.

Aparece el asistente Nueva presentación/informe, una serie de

cuadros de diálogo o paneles, que ayudan a crear el tipo de

presentación escogido.

3. Siga las instrucciones de cada panel del asistente para crear el tipo

de presentación escogido en el primero.

En la siguiente sección, “Tipos de presentaciones”, se describen

todos los tipos de presentación que se pueden crear con el asistente.

Para Realice lo siguiente:

Aceptar los valores del panel y pasar al

panel siguiente

Haga clic en Siguiente

Aceptar los valores del panel pero

volver al panel anterior

Haga clic en Atrás.

Ver una pantalla con un tema de la

Ayuda que explica las opciones del

panel actual

Haga clic en Ayuda, pulse F1

(Windows), haga clic en

(Mac OS), pulse 2-? o pulse la tecla

de ayuda

En Windows: ver el cuadro

desplegable de Ayuda de un control

determinado del panel actual

Haga clic en el botón ? de la esquina

superior derecha del panel y, con el

cursor de ?, haga clic en el control

El texto descriptivo y el gráfico cambian al

hacer clic en distintos tipos de presentación

Hacer clic en un tipo

de presentación y

después en Siguiente,

para continuar con el

asistente

Escribir un nombre

descriptivo

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-3

4. Cuando haya completado la serie de paneles, haga clic en Terminar

para crear la presentación.

La nueva presentación está lista para utilizar, aunque se puede

personalizar más con las herramientas y comandos del modo

Presentación (consulte “Funcionamiento de objetos

en presentaciones” en la página 6-12, “Funcionamiento de campos

en presentaciones” en la página 6-17 y el capítulo siguiente,

“Personalizar presentaciones”).

Consejo También se puede duplicar una presentación existente y

personalizar la copia.

Tipos de presentaciones

Las secciones siguientes describen las presentaciones que pueden

crearse con el asistente Nueva presentación/informe.

Formulario estándar

Las presentaciones de formulario estándar son una buena opción para

la entrada de datos y la visualización en pantalla. Contienen los

campos seleccionados, en líneas separadas, en el orden especificado

y con etiquetas a su izquierda. En modo Visualizar, aparece un

registro, o formulario, cada vez (a menos que se haya cambiado en

Ver como formulario).

Lista/informe en columnas

Utilice presentaciones de Lista/informe en columnas para ver o

imprimir múltiples registros en filas (listas de registros). El asistente

Nueva presentación/informe permite definir numerosas variaciones

de Lista/informe en columnas. Se pueden crear presentaciones con filas

y columnas sencillas de datos así como informes complejos con

datos agrupados por valores determinados con subtotales y totales

generales.

Una presentación de Lista/informe en columnas contiene los campos

seleccionados, en el orden especificado y de izquierda a derecha de

la página, con los nombres de los campos como cabeceras de las

columnas.

Cerrar el asistente sin guardar las

selecciones

Cancelar

Para Realice lo siguiente:

Etiquetas

de campo

Campos definidos, con el orden en que aparecen

en el cuadro de diálogo Definir campos

6-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

En el asistente Nueva presentación/informe, se pueden escoger las

opciones siguientes:

1 Limitar el número de campos horizontales en la presentación al

ancho de página, definido por los márgenes, la orientación de página

y la impresora. Los campos se organizan en múltiples líneas.

1 Agrupar los registros por ordenación. Esta opción permite obtener

subtotales, o subsumarios, de los datos del grupo (por ejemplo,

agrupar datos de ventas por región y después las ventas subtotales de

cada región).

1 Añadir partes de cabecera y pie de página con texto estático (como

el nombre de la empresa), texto dinámico (como el número de página

o la fecha) o un gráfico (como el logotipo de la empresa).

1 Guardar la información en guiones para volver a ejecutar el

informe (por ejemplo, cambiar a la presentación del informe, ordenar

los datos e interrumpir para previsualizar el informe).

Todas estas opciones se pueden modificar después de completar el

asistente.

Vista Tabla

La vista Tabla no es un tipo de presentación, sino una vista de los

datos con formato de retículas de hojas de cálculo que permite

reorganizar con rapidez los campos en modo Visualizar. Por

ejemplo, se pueden ordenar, cambiar de tamaño y volver a ordenar

las columnas (campos) con sólo un clic del ratón (si estas opciones

están definidas). Vista Tabla es una de las tres vistas disponibles en

todas las presentaciones de FileMaker Pro. Para obtener más

información, consulte “Visualizar registros” en la página 2-2 y

“Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla”

en la página 6-11.

Al igual que la presentación Lista/informe en columnas, la vista Tabla

contiene los campos seleccionados, en el orden especificado de

izquierda a derecha, con los nombres de los campos como cabeceras

de las columnas.

Nota La vista Tabla es parecida a una presentación Lista/informe en

columnas sencilla, aunque existen diferencias. La organización de los

datos en Vista Tabla es más flexible, ya que se puede activar y

desactivar en modo Visualizar. Resulta útil para permitir que los

usuarios realicen cambios sencillos en la visualización de los datos

en del modo Visualizar o para ofrecer un aspecto familiar, como de

hoja de cálculo.

Presentación de informe en columnas sencillas

Informe en columnas con datos agrupados

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-5

Etiquetas

La presentación de etiquetas permite organizar los campos

seleccionados para imprimir en uno de los tamaños de etiquetas

estándar predefinidas. (FileMaker Pro incluye las dimensiones de

numerosos tipos de etiquetas estándar.) Si el tipo de etiqueta no está

disponible, se pueden especificar dimensiones personalizadas.

Sobres

La presentación de sobres permite organizar los campos

seleccionados para su impresión en sobres estándar comerciales

“Número 10”.

Presentación en blanco

La presentación en blanco es el punto de partida para crear

presentaciones completamente nuevas, por ejemplo, una pantalla de

entrada de datos compleja. En modo Presentación se pueden añadir

los campos que se desee.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes, áreas de

la presentación que controlan la visualización e impresión de datos,

texto y gráficos. FileMaker Pro incluye en la presentación partes de

cuerpo, cabecera y pie de página según las opciones seleccionadas en

el asistente Nueva presentación/informe. Los informes en columnas

con datos agrupados y totalizados tienen también partes de

subsumario, de sumario general o ambas. El usuario dispone de

control completo sobre la adición, supresión y modificación de las

partes de la presentación después de completar el asistente. Consulte

“Partes de una presentación” en la página 6-27.

1 Si la presentación no cumple las expectativas, se puede volver a

iniciar el asistente. No olvide eliminar la presentación inservible

(consulte “Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones”

en la página 6-8).

6-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

1 En el asistente Nueva presentación/informe se pueden aplicar

temas de presentación de FileMaker Pro para mejorar y unificar el

aspecto de presentaciones e informes. Los temas afectan a las

características de la presentación, incluido el color de fondo, los

bordes y el relleno de los campos, así como a los atributos de texto,

dentro y fuera de los campos. Los temas no controlan la posición ni

el comportamiento de campos u objetos. Sólo se pueden aplicar en el

asistente.

1 Para incluir en la presentación campos de otra base de datos

(campos relacionados), deben entenderse los conceptos descritos en

el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”. Consulte

“Decidir ubicación de campos relacionados” en la página 6-21.

1 Al crear una vista Tabla y cambiar al modo Presentación, aparece

una presentación de formulario estándar. Vista Tabla no es un tipo de

presentación, sino una forma de organizar los datos, como Ver como

formulario o Ver como lista (menú Vista del modo Visualizar). En la

vista Tabla se puede visualizar cualquier presentación escogiendo el

menú Vista > Ver como Tabla.

1 Si diseña presentaciones para visualizarlas en la Web mediante

Web Companion de FileMaker Pro, consulte “Configurar las vistas

en el navegador” en la página 14-11.

Consideraciones al crear una presentación Lista/

informe en columnas

Al crear informes con datos agrupados, conocer el aspecto final del

informe facilita la utilización del asistente. El asistente solicita la

especificación del campo o campos por los que se van a agrupar los

datos. Si se incluyen subtotales o totales generales, antes de iniciar el

asistente se debe pensar también qué campos van a resumir y definir

los campos sumario. Consulte “Definir campos en bases de datos” en

la página 5-3 (Si es necesario, los campos también se pueden definir

con el asistente.)

1 Para visualizar un informe con datos agrupados y totales, es

necesario ordenar el campo de interrupción y cambiar al modo

Presentación. El asistente Nueva presentación/informe permite crear

un guión para hacerlo.

1 Al crear presentaciones de Lista/informe en columnas, existe la

opción de guardar un guión que cambie a la presentación, ordene los

registros (si se especifica) y se detenga en modo Presentación. El

guión se añade al menú Guiones donde se le puede escoger para

ejecutar el informe en el futuro. Antes de ejecutar el guión, verifique

que está visualizando el conjunto encontrado correcto. El guión se

puede visualizar y modificar (por ejemplo, añadir un paso para

buscar el guión) escogiendo el menú Guiones > ScriptMaker (consulte

“Cambiar guiones” en la página 10-11).

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-7

1 Las presentaciones Lista/informe en columnas organizan los campos

en columnas. (Para obtener información acerca de la organización de

registros en columnas, por ejemplo, para imprimir un directorio de

nombres y direcciones, consulte “Configurar impresión de registros

en columnas” en la página 6-9.)

1 Si piensa imprimir una lista/informe en columnas y las columnas

sobrepasan el ancho de la página, intente realizar algunos de los

procedimientos siguientes:

1 Reduzca el tamaño de los campos o del texto de los datos.

1 Cambie la orientación de la página a horizontal o reduzca la

escala de impresión a menos del 100%. Consulte “Preparar

impresión de presentaciones anchas” en la página 4-2.

1 Cree varias presentaciones con menos columnas e imprímalas

por separado.

1 Si no consigue los resultados deseados en informes con datos

agrupados, consulte la Ayuda en pantalla, disponible en todos los

paneles del asistente. Consulte la sección de resolución de problemas

de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro: escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

subsummary reports.

Consideraciones al crear una presentación Lista/informe

en columnas

Al imprimir etiquetas, normalmente se utilizan hojas individuales o

rollos de papel continuo (en impresoras matriciales).

Dado que FileMaker Pro considera la impresora seleccionada y la

información de impresión o ajuste de página para calcular los

márgenes y otras medidas, es necesario verificar estos valores antes

de crear una presentación de etiquetas.

1. Escoja la impresora. Consulte “Especificar impresora

(Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora (Mac OS)” en

la página 4-2.

2. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión(Windows) o el

menú Archivo > Ajustar página (Mac OS).

3. En el cuadro de diálogo, realice los siguiente:

1 Para hojas individuales de etiquetas, seleccione el tamaño de las

hojas (normalmente Carta en EE.UU. y A4 en los demás países) y

haga clic en Aceptar.

1 Para papel de etiquetas de alimentación continua, cree un tamaño

de papel personalizado igual a la altura de las etiquetas. (El tamaño

personalizado minimiza el efecto del movimiento del rodillo de la

impresora y ahorra papel.) Las instrucciones más precisas varían con

el tipo de impresora:

En Windows: haga clic en Propiedades. Si la impresora admite la

creación de papeles personalizados, en la pestaña Papel del cuadro de

diálogo Propiedades aparece un icono Personalizar en Tamaño de

papel. Haga clic en Personalizar y, en el cuadro de diálogo Tamaño

definido por el usuario, escriba la información de la tabla siguiente.

A continuación, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo

Propiedades, en Fuente del papel, escoja Tracción y haga clic en

Aceptar. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, haga clic en

Aceptar.

En Mac OS: si la impresora lo admite, vuelva a definir un tamaño de

papel poco utilizado. Primero, en Papel, seleccione un tamaño. A

continuación, en el área Editar tamaños de papel, escriba la

información de la siguiente tabla y haga clic en Guardar. Seleccione

Sin espacio entre páginas y haga clic en OK.

En Escriba

Nombre Un nombre descriptivo

Ancho La anchura de las etiquetas

Longitud (Windows) Altura (Mac OS) La altura de una etiqueta

6-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

Nota Definir un tamaño de papel personalizado para imprimir

etiquetas en una impresora matricial cambia la información de la

impresora o del ajuste de página por defecto. No olvide restablecer

estas opciones antes de imprimir otras presentaciones. Consulte

“Preparar impresión” en la página 4-2.

No olvide la observación siguiente:

1 FileMaker Pro usa campos de fusión al crear presentaciones de

etiquetas. Al utilizar campos de fusión no se puede introducir ni

editar datos. Cambie a la vista Tabla (en modo Visualizar, escoja el

menú Vista > Ver como tabla) o utilice otra presentación. Para obtener

más información acerca del trabajo con campos de fusión, consulte

“Colocar campos de fusión” en la página 6-19. Para obtener más

información acerca de las distintas vistas, consulte “Visualizar

registros” en la página 2-2.

Consideraciones al crear una presentación de sobres

Dado que FileMaker Pro considera la impresora seleccionada y la

información de impresión o de ajuste de página para calcular los

márgenes y otras medidas, es necesario verificar estos valores antes

de crear una presentación de sobres.

1. Escoja la impresora. Consulte “Especificar impresora

(Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora (Mac OS)” en

la página 4-2.

2. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión(Windows) o el

menú Archivo > Ajustar página (Mac OS).

3. En el cuadro de diálogo, escoja un tamaño de carta. Si los sobres

se introducen en la impresora por el lado corto, escoja la orientación

de papel horizontal.

4. Haga clic en Aceptar

Una vez creada la presentación, puede ser necesario ajustarla según

la forma de introducir los sobres en la impresora (consulte “Cambiar

de tamaño partes de una presentación” en la página 6-34 y “Eliminar

partes de una presentación” en la página 6-34).

Nota FileMaker Pro utiliza campos de fusión al crear presentaciones

de sobres. Al utilizar campos de fusión no se puede introducir ni

editar datos. Cambie a la vista Tabla (en modo Visualizar, escoja el

menú Vista > Ver como tabla) o utilice otra presentación. Para obtener

más información acerca del trabajo con campos de fusión, consulte

“Colocar campos de fusión” en la página 6-19. Para obtener más

información acerca de las distintas vistas, consulte “Visualizar

registros” en la página 2-2.

Duplicar, eliminar o cambiar nombres de

presentaciones

Si se ha creado más de una presentación, se puede cambiar

fácilmente entre ellas con el menú desplegable de presentaciones o,

en modo Presentación, con la agenda.

Para Realice lo siguiente

Introducir los sobres

manualmente en una

impresora de alimentación

central

Conserve la cabecera y ajústela para que la

impresión coincida con el tamaño del sobre.

Introducir los sobres

manualmente en una

impresora de alimentación

izquierda

Conserve la cabecera y ajústela para que la

impresión coincida con el tamaño del sobre.

(Una buena regla general para el tamaño de la

cabecera es restar 22 cm. de la altura del sobre.)

Introducir los sobres

manualmente en una

impresora de alimentación

derecha

Elimine la cabecera e inserte un pie de página.

Ajuste el pie de página para que la impresión

coincida con el tamaño del sobre.

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-9

No olvide las observaciones siguientes:

1 Es recomendable duplicar las presentaciones complejas antes de

modificarlas, ya que no se pueden deshacer los cambios importantes

ni se puede volver a la última versión guardada.

1 Una base de datos debe tener al menos una presentación, por lo que

la última no se puede eliminar.

1 Los nombres de presentaciones no tienen que ser únicos.

1 En una base de datos con múltiples usuarios, sólo el anfitrión y sólo

cuando la base de datos no esté compartida, puede ordenar de nuevo

los registros (consulte “Compartir archivos en red” en la

página 13-1).

1 Las presentaciones se pueden crear, duplicar y eliminar con los

botones de la barra de herramientas Estándar (escoja el menú Vista >

Barras de herramientas > Estándar). Consulte “Utilizar barras de

herramientas” en la página 1-5.

1 Una presentación entera no se puede copiar a otro archivo de

FileMaker Pro, pero se consigue idéntico objetivo guardando un clon

del archivo. (Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8.)

También se pueden copiar y pegar campos y objetos de

presentaciones a otros archivos. (Consulte “Copiar, duplicar y

eliminar objetos” en la página 6-14.)

1 Todas las presentaciones aparecen en el menú desplegable del

modo Presentaciones, aunque Incluir en el menú de presentaciones no

esté seleccionada.

Conﬁgurar impresión de registros en columnas

Los registros se pueden imprimir (y previsualizar) en columnas, por

ejemplo, en un directorio de nombres y direcciones. Ocurre al

contrario en la presentación Lista/informe en columnas, que organiza

los campos en columnas.

Para En modo Presentación, realice lo siguiente

Duplicar

presentaciones

En el menú de presentaciones, seleccione la presentación

a duplicar y escoja el menú Presentación > Duplicar

presentación. Aparece el duplicado de la presentación.

FileMaker Pro añade su nombre, con la palabra Copia al

final, como última opción del menú de presentaciones.

Eliminar

presentaciones

En el menú desplegable de presentaciones, escoja la

presentación a eliminar. Escoja el menú Presentación >

Eliminar presentación y haga clic en el botón Eliminar del

mensaje de alerta. La eliminación de una presentación no

se puede deshacer.

Cambiar el nombre

de presentaciones

En el menú desplegable de presentaciones, escoja la

presentación. Escoja el menú Presentación > Ajustar

presentación; en Nombre de presentación, escriba un

nombre descriptivo y haga clic en Aceptar.

Ordenar

presentaciones

en el menú

desplegable de

presentaciones

Escoja el menú Presentación > Establecer orden de

presentación. Coloque el puntero sobre el nombre de la

presentación y arrástrelo hasta una nueva posición. Haga

clic en OK.

Incluir o excluir

presentaciones

en el menú de

presentaciones,

en los modos

Visualizar, Buscar

y Vista previa

Escoja el menú Presentación > Establecer orden de

presentación y haga clic en el nombre de una presentación.

Para incluir la presentación, seleccione Incluir en el menú

de presentaciones. Para excluir la presentación,

deseleccione esta opción. (También se puede hacer clic a

la izquierda del nombre de la presentación para

seleccionar o deseleccionar esta opción.)

Aparece una marca de verificación junto al nombre de la

presentación incluida en el menú de presentaciones.

6-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

Al configurar registros para imprimirlos en columnas, todos los

valores de los campos (y las etiquetas, si se especifica) de un registro

se imprimen en un bloque (como en una etiqueta), los valores del

siguiente registro se imprimen en otro bloque, etc. Sólo se ven

múltiples columnas en los modos Presentación y Vista previa, así

como al imprimir (no en los modos Visualizar y Buscar).

Las columnas se pueden organizar en la página de izquierda a

derecha o de arriba a abajo.

Para definir columnas en presentaciones:

1. Escoja una impresora y las opciones de impresión o ajuste de

página.

Al calcular los márgenes y otras medidas de la presentación,

FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la

información de impresión o ajuste de página. Consulte “Especificar

impresora (Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora

(Mac OS)” en la página 4-2.

2. En modo Presentación, cree una presentación o escoja una del

menú desplegable de presentaciones.

Es más sencillo empezar con una presentación en blanco o con una

que no tenga objetos en la parte del cuerpo.

3. Escoja el menú Presentación > Ajustar presentación

4. En la pestaña General del cuadro de diálogo Ajustar presentación,

seleccione Imprimir en <valor> columnas, seleccione opciones para las

columnas y haga clic en Aceptar.

5. En la presentación aparecen líneas verticales que indican

columnas. Organice los campos y demás objetos para incluirlos en la

columna de ejemplo de la izquierda.

Arriba-abajo

Izda.-derecha

Para Realice lo siguiente

Especificar el número de

columnas

En Imprimir en <valor> columnas, escriba un

número entre 1 y 99.

Organizar los registros para

que fluyan primero de

izquierda a derecha

Seleccione Izda.-derecha .

Use esta opción en informes como etiquetas, para

utilizar el menor número de filas y ahorrar papel.

Organizar los registros para

que fluyan primero de

arriba a abajo

Seleccione Arriba-abajo .

Use esta opción en informes como directorios, que

se leen de arriba a abajo columna a columna.

Para Realice lo siguiente

Ajustar la anchura

de las columnas de

forma interactiva

Arrastre el límite derecho de la columna (la línea de puntos

situada en el borde derecho de la columna de ejemplo). Si

se ensancha la columna, aparece un área de gris medio que

señala un área de “encuadernación” que no se imprime.

Medir y ajustar

con precisión el

ancho de las

columnas

Escoja el menú Vista > Tamaño del objeto. Coloque el

puntero sobre el límite derecho de la columna y pulse el

botón del ratón (con cuidado para no arrastrar el ancho de

la columna). La anchura de la columna es el penúltimo

campo de la paleta Cuerpo.

Cambiar manualmente el ancho de

columna arrastrando

Columna de ejemplo

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-11

Nota Use campos de fusión o campos y objetos con el deslizamiento

activado para ajustar más los datos a la anchura de la columna. Con

cualquiera de las dos funciones, al imprimir o ver los datos, los

campos se extienden por el área gris de la segunda columna y los

espacios en blanco de los campos desaparecen. Consulte “Colocar

campos de fusión” en la página 6-19 y “Eliminar espacios vacíos en

datos impresos” en la página 7-25.

Al cambiar el número de columnas, FileMaker Pro ajusta su anchura

al tamaño de papel definido, sin incluir los márgenes fijos. Puede ser

necesario reajustar los campos en la columna de ejemplo.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Al seleccionar Arriba-abajo, FileMaker Pro imprime las partes de

subsumario con la anchura de la columna. Si se especifica un salto de

página después de la parte de subsumario, FileMaker Pro inicia una

nueva columna, no una nueva página. Al seleccionar Izda.-derecha, las

partes de subsumario se imprimen con la anchura de la página y el

salto de página especificado inicia una nueva página. (Consulte

“Definir saltos de página y numeración” en la página 6-32.)

1 Para obtener información acerca de otras opciones del cuadro de

diálogo Ajustar presentación, consulte la sección siguiente y

“Especificar márgenes de página” en la página 7-23.

Conﬁgurar Ver como formulario, Ver como lista

y Ver como tabla

FileMaker Pro ofrece tres vistas por presentación: formulario, lista y

tabla. Al cambiar de vista, cambia la forma de visualizar e imprimir

registros. Para obtener más información acerca de las diferencias

entre las vistas y cómo utilizarlas, consulte “Visualizar registros” en

la página 2-2.

En modo Presentación se pueden especificar las vistas disponibles en

los otros modos.

1. Escoja la presentación con la que trabajar en el menú desplegable

de presentaciones.

2. Escoja el menú Presentación > Ajustar presentación

3. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, haga clic en la

pestaña Vistas y seleccione una o más vistas.

A menos que se cambien los valores por defecto, FileMaker Pro

activa todas las vistas.

4. Seleccione Vista Tabla para ver el cuadro de diálogo Propiedades

de vista Tabla.

Para obtener información completa acerca de las propiedades de

Vista Tabla, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja

el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba View as table command.

Al seleccionar

En los modos Visualizar y Buscar, se

activa el siguiente comando de menú

Vista Formulario Menú Vista > Ver como formulario

Vista Lista Menú Vista > Ver como lista

Vista Tabla Menú Vista > Ver como tabla

Especificar los valores de

la retícula de la tabla

Especificar si FileMaker Pro

muestra la parte de cabecera o de

pie de página

Especificar una altura de fila

personalizada (todas las filas

tienen la misma altura)

Especificar si FileMaker Pro

muestra cabeceras de columna

y su comportamiento

6-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si en modo Visualizar o Buscar se especifica Ver como lista,

FileMaker Pro no muestra partes de presentaciones de subsumario.

Las partes de subsumario y los datos de subsumario calculados

correctamente sólo aparecen en modo Vista previa o en informes

impresos (consulte “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y

sumarios generales” en la página 6-32). FileMaker Pro tampoco

muestra ni imprime partes de subsumario o de sumario general si se

especifica Ver como tabla en cualquier modo.

1 Para cambiar el color o la trama de fondo de la tabla, compruebe

que los campos son transparentes y cambie el color o la trama de la

parte del cuerpo (consulte “Añadir o cambiar partes de una

presentación” en la página 6-29). Las cabeceras de columna toman

los atributos de fuente (excepto el color del texto, que es siempre

negro) del primer campo en el orden de tabulación (consulte

“Configurar orden de tabulación para entrada de datos” en la

página 7-9). El fondo de las cabeceras de columnas no se puede

modificar.

1 Si está seleccionada Incluir cabeceras de columna, los usuarios

pueden cambiar el tamaño de las columnas y ordenar por un valor de

columna (siempre que dispongan de los privilegios de acceso

adecuados), aunque Columnas ajustables y Ordenar datos al seleccionar

columna se hayan deseleccionado haciendo clic con el botón

secundario (Windows) o haciendo clic y pulsando Control (Mac OS)

en la cabecera de la columna y escogiendo el comando

correspondiente del menú contextual. Consulte “Visualizar

registros” en la página 2-2.

Funcionamiento de objetos

en presentaciones

Un objeto es un elemento independiente, un campo, texto, un objeto

gráfico (como un óvalo o una imagen importada), un botón o un

portal (para mostrar filas de registros relacionados), que se puede

seleccionar, desplazar, cambiar de tamaño, eliminar, copiar,

formatear y modificar de otras formas. Los objetos mejoran el diseño

de las presentaciones.

Por ejemplo, añada los campos Nombre Cliente y Factura Elemento

a una presentación para visualizar los datos de estos campos. Añada

el título “Factura”, o resalte un grupo de campos encerrándolos en un

rectángulo para hacer más comprensible la presentación.

En modo Visualizar, los objetos tienen el mismo aspecto en todos los

registros aunque los datos del campo cambien para mostrar los datos

de la base de datos.

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-13

Herramientas de presentación

En cada tipo de objeto se utilizan herramientas específicas del panel

de herramientas o de una de las barras de herramientas (escoja el

menú Vista > Barras de herramientas).

Nota Si el panel de herramientas no aparece en el lado izquierdo de

la ventana del documento, el área de estado puede estar oculta.

Compruebe que está en modo Presentación (escoja el menú Vista >

Modo Presentación) y haga clic en el control del área de

estado, en la esquina inferior izquierda de la ventana del

documento.

Seleccionar objetos

Para trabajar con un objeto en una presentación, es necesario

seleccionarlo en modo Presentación. Al seleccionar un objeto,

aparecen en sus esquinas cuadrados negros, o manipuladores.

Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta

Selección , en el panel de herramientas. El puntero se convierte

en una flecha.

Nota Si el manipulador de una herramienta aparece de color gris en

vez de negro, el objeto está bloqueado (consulte “Proteger objetos de

modificaciones” en la página 6-17).

Para obtener más

información sobre Consulte

Añadir texto a presentaciones “Añadir texto a presentaciones” en la

página 7-11.

Dibujar líneas y formas en

presentaciones

“Dibujar líneas y formas” en la

página 7-15.

Panel de herramientas en modo Presentación

Herramienta

Selección

Barras de herramientas

Añadir botones que ejecuten guiones “Utilizar botones con guiones” en la

página 10-13.

Añadir portales a las presentaciones

(los portales muestran los datos de

campos relacionados de filas, un

registro por fila)

“Crear y dar formato a portales para que

alberguen campos relacionados” en la

página 6-22.

Colocar campos en presentaciones “Colocar y eliminar campos en

presentaciones” en la página 6-17.

Añadir partes a presentaciones “Añadir o cambiar partes de una

presentación” en la página 6-29.

Usar las paletas de efectos Relleno,

Pluma y Objeto

“Configurar efectos de color, motivo,

anchura de línea y objetos” en la

página 7-16.

Para seleccionar En modo Presentación, realice lo siguiente

Un objeto Haga clic en el objeto con el puntero de flecha. (Si el

objeto es transparente, haga clic en su borde.)

Para obtener más

información sobre Consulte

Los manipuladores aparecen

en las esquinas de los

objetos seleccionados

6-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para obtener información acerca de la selección, edición y

funcionamiento del texto, consulte “Funcionamiento del texto” en la

página 2-15 y “Añadir texto a presentaciones” en la página 7-11.

1 Los objetos agrupados no se pueden mover por separado, es

necesario desagruparlos primero. Seleccione un objeto agrupado y

escoja el menú Disposición > Desagrupar (consulte “Agrupar y

desagrupar objetos” en la página 7-19).

1 Los objetos de una presentación se pueden separar en capas. Si un

objeto no está visible, envíe otros objetos hacia atrás en el orden de

apilamiento. Seleccione el objeto u objetos frontales y escoja el

menú Disposición > Mover al fondo (consulte “Desplazar objetos hacia

adelante o hacia atrás en las presentaciones” en la página 7-20).

1 Al trabajar con objetos pueden utilizarse los botones de la barra de

herramientas Disposición (escoja el menú Vista > Barras de

herramientas > Disposición). Consulte “Utilizar barras de

herramientas” en la página 1-5.

1 Para intercambiar la herramienta Selección con otras herramientas,

pulse Control + Intro, o Intro en el teclado numérico, (Windows) o

pulse Intro (Mac OS).

Copiar, duplicar y eliminar objetos

En modo Presentación se pueden cortar o copiar y después pegar

objetos gráficos, texto, campos (incluidos campos relacionados),

botones y portales. También se pueden copiar y pegar datos de

campos en los modos Visualizar y Buscar (“Copiar y desplazar datos

en registros” en la página 2-9).

Varios objetos

a la vez

Arrastre el puntero de flecha para crear un cuadro de

selección que encierre por completo a los objetos. Si al

arrastrar se pulsa Control (Windows) o 2 (Mac OS), el

cuadro de selección no tiene que encerrar completamente

a los objetos.

Otro método es pulsar Mayúsculas y hacer clic en los

objetos.

Todos los objetos

de la presentación

Escoja el menú Edición > Seleccionar todo.

Todos los objetos

del mismo tipo

(por ejemplo, todo

el texto o todos

los rectángulos)

excepto botones,

campos y portales

Haga clic en la herramienta del tipo de objeto a

seleccionar y escoja el menú Edición > Seleccionar todo.

También puede seleccionar un objeto y hacer clic en el

botón Seleccionar objetos por tipo de la barra de

herramientas Disposición.

Todos los campos Haga clic en un campo con el puntero de flecha, pulse

Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) y escoja el menú

Edición > Seleccionar todo. También puede seleccionar un

campo y hacer clic en el botón Seleccionar objetos por tipo

de la barra de herramientas Disposición.

Un portal Con el puntero de flecha, haga clic en el borde o en

cualquier área del portal que no contenga campos ni

objetos.

Deseleccionar

objetos

seleccionados

Haga clic en un área en blanco de la presentación o en una

herramienta del panel de herramientas. O bien, pulse

Mayúsculas y haga clic en los objetos seleccionados.

Para seleccionar En modo Presentación, realice lo siguiente

Para Seleccione el objeto y realice lo siguiente

Copiar (o cortar) un

objeto y pegarlo en la

misma presentación, en

otra o en otro archivo de

base de datos

Escoja el menú Edición > Copiar (o Cortar). Con el

puntero de flecha, haga clic en el lugar donde centrar

el objeto y escoja el menú Edición > Pegar.

Para obtener información más completa, consulte las

notas siguientes.

Duplicar un objeto Escoja el menú Edición > Duplicar.

O bien, pulse Control (Windows) u Opción

(Mac OS) y arrastre.

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-15

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para importar con rapidez objetos de otras aplicaciones, se pueden

arrastrar, si la otra aplicación lo admite, desde su ventana hasta la

presentación de FileMaker Pro. También se pueden arrastrar objetos

desde una presentación hasta otra aplicación y hasta el escritorio de

Windows o al Finder. Para obtener más información acerca de la

activación y uso de arrastrar y dejar, consulte la Ayuda en pantalla

de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga

clic en la pestaña Indice y escriba drag and drop.

1 Los objetos bloqueados se pueden duplicar y copiar, pero no cortar

o eliminar.

1 Al copiar un campo en otra presentación del mismo archivo de

base de datos, FileMaker Pro copia las características del campo

(como tamaño, bordes y estilos de texto) y la definición del campo

(como tipo, opciones del campo y, si es un campo relacionado, la

relación). Al copiar un campo en una presentación de otro archivo de

base de datos, FileMaker Pro busca un nombre de campo coincidente

en el archivo de destino. Si lo encuentra, el campo pegado adopta la

definición del campo coincidente. De lo contrario, sólo se pegan las

características. Consulte “Definir campos en bases de datos” en la

página 5-3.

1 Al copiar un portal a otra presentación del mismo archivo de base

de datos, FileMaker Pro copia las características del portal (como

tamaño, bordes y estilos de relleno) y la relación. Al copiar un portal

a una presentación de otro archivo de base de datos, FileMaker Pro

busca una relación coincidente en el archivo de destino. Si la

encuentra, el portal pegado adopta su definición. De lo contrario,

sólo se pegan las características del portal y la relación queda

indefinida. FileMaker Pro no copia ni pega campos u objetos dentro

de un portal a menos que se los seleccione a ellos y al portal.

Consulte “Crear y dar formato a portales para que alberguen campos

relacionados” en la página 6-22.

1 Para obtener información completa sobre copiar y pegar objetos

OLE, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el

menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba OLE objects editing. A continuación, haga doble clic en

Copiar y pegar objetos OLE.

1 Use el comando Duplicar para crear series de objetos idénticos

espaciados uniformemente. Inmediatamente después de escoger el

menú Edición > Duplicar, arrastre el nuevo objeto hasta la posición

deseada (sin deseleccionarlo). Escoja otra vez Duplicar: la posición

de la nueva copia con relación a la primera es la misma que la de ésta

con respecto al objeto original.

1 Para obtener información acerca de la selección, edición y

funcionamiento del texto, consulte “Funcionamiento del texto” en la

página 2-15.

Desplazar objetos en presentaciones

Para desplazar objetos, en modo presentación, haga doble clic en la

herramienta Selección del panel de herramientas, seleccione uno o

más objetos y arrástrelos hasta la nueva posición. Al desplazar

campos o texto, las líneas de base se extienden horizontalmente

desde el objeto para facilitar la alineación con otros objetos.

Eliminar un objeto sin

reemplazar el contenido

del Portapapeles

Escoja el menú Edición > Borrar.

O bien, pulse Retroceso o Suprimir.

Para Seleccione el objeto y realice lo siguiente

Para Realice lo siguiente

Desplazar la selección un píxel Pulse las teclas de flecha izquierda, derecha,

arriba o abajo.

Limitar el movimiento a la

dirección horizontal o vertical

Pulse Mayúsculas mientras arrastra la

selección.

Desplazar la selección con

precisión

Utilice las reglas gráficas, guías de ajuste,

retículas de objetos y la paleta Cuerpo

(consulte “Utilizar herramientas para

colocar objetos con precisión” en la

página 7-21).

6-16 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para obtener más información acerca de la selección de uno o más

objetos, consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.

1 Para desplazar más fácilmente varios objetos, agrúpelos. (Consulte

“Agrupar y desagrupar objetos” en la página 7-19.)

1 Para desplazar un portal con sus campos relacionados y objetos,

selecciónelo haciendo clic en su borde y en los objetos situados

dentro.

1 El comportamiento de los campos y los portales varía dependiendo

de la parte en la que se encuentren, cuerpo, subsumario, cabecera o

pie de página. Consulte “Tipos de presentaciones” en la página 6-3

1 Al desplazar objetos, recuerde que se pueden agrupar, separar en

capas y alinear para facilitar la operación. Los objetos también se

pueden rotar. Consulte “Organizar objetos” en la página 7-19.

Cambiar forma y tamaño de objetos

Las líneas o formas dibujadas en presentaciones se pueden cambiar

de forma y tamaño. También se puede cambiar la forma y el tamaño

de campos, portales, gráficos, películas y bloques de texto.

1. En modo Presentación, haga doble clic en la herramienta

Selección del panel de herramientas y seleccione uno o más objetos.

Consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.

2. Arrastre uno de los manipuladores de la selección para cambiar la

forma y el tamaño del objeto.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Cambiar el tamaño de la primera repetición de un campo repetitivo

cambia el tamaño de todas las repeticiones.

1 Cambiar el tamaño de objetos agrupados cambia el tamaño de

todos los objetos del grupo. Consulte “Agrupar y desagrupar

objetos” en la página 7-19.

Anular las retículas de objetos al

desplazar selecciones

Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS)

mientras arrastra la selección.

Colocar la selección fuera de los

límites de la ventana del

documento

Arrastre el objeto hasta el borde de la

ventana del documento. FileMaker Pro se

desplaza en esa dirección.

Para Realice lo siguiente

1 Cambiar sólo la altura o la anchura de

objetos bidimensionales (por ejemplo,

campos, rectángulos, óvalos o gráficos

importados)

1 Restringir el cambio a una línea horizontal

o vertical

Pulse Mayúsculas mientras

arrastra el manipulador.

1 Igualar la anchura y la altura de objetos

bidimensionales (por ejemplo, convertir un

rectángulo en un cuadrado o un óvalo en un

círculo)

1 Restringir la dirección del arrastre a

incrementos de 45 grados al cambiar el

tamaño de líneas

Pulse Control (Windows) u

Opción (Mac OS) mientras

arrastra el manipulador.

Cambiar el tamaño de la selección

con precisión

Utilice las reglas-gráficas,

guías de ajuste, retículas de

objetos y la paleta Cuerpo

(consulte “Utilizar

herramientas para colocar

objetos con precisión” en la

página 7-21).

Anular las retículas de objetos al arrastrar

manipuladores

Pulse Alt (Windows) o

2 (Mac OS) mientras arrastra

el manipulador.

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-17

Proteger objetos de modiﬁcaciones

Los objetos de una presentación se pueden bloquear para impedir su

modificación, edición, desplazamiento o eliminación. Bloquear un

campo en modo Presentación no impide los cambios de información

en modo Visualizar.

Para bloquear los objetos de una presentación, en modo Presentación

seleccione los objetos y escoja el menú Disposición > Bloquear. Los

manipuladores de objetos bloqueados son grises en vez de negros.

Para desbloquear objetos, selecciónelos y escoja el menú Disposición

> Desbloquear.

Nota Al copiar y duplicar objetos bloqueados, la copia no se

bloquea. Al realizar una agrupación que incluye un objeto

bloqueado, el objeto permanece bloqueado. Bloquear no impide

cambiar el orden de apilamiento.

Funcionamiento de campos

en presentaciones

Después de crear una presentación, se le pueden añadir y suprimir

campos, así como determinar el formato de visualización de los

datos. (Para impedir que los campos que defina se coloquen

automáticamente en la presentación actual, consulte “Configurar

preferencias de presentación” en la página A-2.)

Los campos de las presentaciones son objetos que se pueden

seleccionar, desplazar y cambiar de tamaño o forma (consulte las

secciones anteriores). En modo Presentación, cada campo muestra su

nombre con el formato de sus atributos de fuente, tamaño, estilo,

alineación, interlineado y color Todos los campos, excepto los

contenedor, muestran líneas de base de texto que indican la posición

de los datos en modo Visualizar y facilitan la alineación de los

campos.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Aunque un campo no aparezca en una presentación, permanece en

la base de datos y sus datos se pueden utilizar en cálculos y sumarios.

1 Para controlar el formato de los datos de los campos (formatos de

texto y de campos numéricos, de fecha, de hora y contenedor)

además del aspecto del campo (configuración de bordes y relleno,

barras de desplazamiento, etc.), escoja las opciones de formato sin

seleccionar los campos. FileMaker Pro aplica estos formatos a todos

los campos añadidos posteriormente. Las opciones de formato se

pueden especificar también individualmente para cada campo.

Consulte “Formatear datos de campos en presentaciones” en la

página 6-23 y “Personalizar campos en presentaciones” en la

página 7-1.

Colocar y eliminar campos en presentaciones

Los campos se pueden colocar en cualquier parte de cualquier

presentación y tantas veces como se desee. (Sólo se pueden colocar

campos ya definidos. Consulte “Definir campos en bases de datos”

en la página 5-3.)

Colocar el mismo campo en distintas posiciones de la presentación

genera resultados diferentes. Por ejemplo:

1 Añada el mismo campo sumario a una parte de subsumario para

calcular los totales de cada grupo de registros ordenados y a una

parte de sumario general para obtener los totales de todos los

registros de la base de datos.

Los campos

muestran sus

nombres

Línea de base del campoEtiqueta del campo

Herramienta

Campo

6-18 Guía de usuario de FileMaker Pro

1 Añada un campo a la parte de la cabecera o del pie de página para

repetir los datos del primer o último registro de la página. (Por

ejemplo, añada el campo Apellidos a la cabecera de un directorio.)

1 Añada directamente el mismo campo relacionado a una

presentación, para ver el valor del campo en el primer registro

relacionado, o a un portal, para ver los valores de más de un registro

relacionado. (Para obtener más información acerca de la

configuración de bases de datos relacionales y definiciones de su

terminología, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos

relacionados”.)

Nota Al trabajar con varios archivos relacionados de bases de datos

(bases de datos relacionales), se pueden visualizar los campos

relacionados en la presentación. Los campos relacionados se pueden

colocar directamente en la presentación o en un portal (un objeto de

presentación que muestra los datos de todos los registros

relacionados del archivo relacionado que cumplen los criterios de la

relación). Antes de colocar archivos relacionados en la presentación,

consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la

página 6-21 y “Crear y dar formato a portales para que alberguen

campos relacionados” en la página 6-22.

Para colocar campos en presentaciones:

1. En modo Presentación, escoja en el menú desplegable la

presentación con la que trabajar.

2. Arrastre un campo desde la herramienta Campo hasta la posición

deseada de la presentación.

Al arrastrar el campo sobre la presentación, aparecen un borde y

líneas de base de texto que facilitan la alineación del campo con los

demás objetos. Cuando el campo esté en la posición deseada, suelte

el botón del ratón.

Nota Si coloca un campo relacionado en un portal, sitúelo en la

primera fila. Compruebe que todos los campos relacionados utilizan

la misma relación que el portal. (Un campo relacionado que usa una

relación diferente muestra sólo una aparición de los datos.)

3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo a

colocar.

Para escoger un campo relacionado, escoja la relación a utilizar en la

lista de relaciones situada encima de la lista de campos. O bien,

escoja Definir relaciones para crear una relación (consulte “Definir

relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la

página 8-11). A continuación, seleccione un campo relacionado en la

lista de campos.

4. Seleccione Crear etiqueta de campo para incluir el nombre del

campo como texto en la presentación.

5. Haga clic en OK.

En la presentación aparece el nombre de campo dentro del campo, a

menos que se haya escogido mostrar datos de ejemplo (menú Vista >

Mostrar > Datos de ejemplo).

Para reemplazar un campo en modo Presentación, haga doble clic en

el campo, seleccione otro campo en el cuadro de diálogo Especificar

campo y haga clic en OK. Si al colocar el campo original se creó una

etiqueta de campo, debe cambiarse el texto por el nombre del nuevo

campo.

Herramienta Campo

El borde y las líneas de base del

campo aparecen al arrastrar los

campos sobre la presentación

Seleccionar el campo a añadir

Seleccionar para usar el nombre

del campo como etiqueta

Escoger un nombre de relación y un

campo relacionado para colocar un

campo relacionado

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-19

Para suprimir un campo de una presentación, en modo Presentación,

haga clic en el campo para seleccionarlo y pulse Retroceso o

Suprimir o escoja el menú Edición > Borrar. Suprimir un campo de

una presentación no elimina el campo o sus datos de la base de datos.

(Para eliminar un campo y sus datos, consulte “Eliminar definiciones

del campo y datos” en la página 5-14.)

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si al colocar un campo se incluye la etiqueta de campo y

posteriormente se cambia su nombre en el cuadro de diálogo Definir

campos, la etiqueta cambia para coincidir con el nuevo nombre en

todas las presentaciones donde aparezca el campo.

1 La entrada de datos de los campos se puede hacer más fácil y

coherente definiendo una lista de valores, asociándola al campo y

dando después al campo formato de menú o lista desplegable, cuadro

de verificación o botón circular. Consulte “Definir listas de valores

como entradas de datos” en la página 7-3.

1 Para que FileMaker Pro inserte datos de campo en una línea o

bloque de texto, utilice campos de fusión (consulte la siguiente

sección, “Colocar campos de fusión”).

1 Para “cerrar” los espacios entre campos y otros objetos de

presentación, omitir las repeticiones de los campos repetitivos y las

filas de portales vacíos o reducir el tamaño de las partes cerradas de

la presentación, especifique opciones de deslizamiento. (Consulte

“Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.)

1 Para colocar en una presentación una imagen estática (como un

logotipo o un gráfico de adorno) que aparezca en todos los registros,

cree, pegue o importe el gráfico directamente sobre la presentación

en vez de utilizar un campo contenedor. Consulte “Insertar gráficos

en las presentaciones” en la página 7-18.

1 Los campos se pueden copiar de otras presentaciones y bases de

datos en vez de colocarlos. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar

objetos” en la página 6-14.

No olvide estas observaciones sobre campos relacionados:

1 Para colocar campos relacionados en presentaciones, deben

entenderse los conceptos del capítulo 8, “Funcionamiento de

archivos relacionados”.

1 En general, el funcionamiento de los campos relacionados (por

ejemplo, para seleccionar, cambiar de tamaño, dar formato,

personalizar o eliminar) es parecido al de los campos no

relacionados. Al colocar un campo relacionado en una presentación,

es necesario saber si se debe colocar en la presentación o en un portal

(consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la

página 6-21).

1 En modo Presentación, el nombre de campo visualizado dentro de

los campos relacionados de la presentación aparece como ::Nombre

del campo.

1 Al incluir un campo relacionado en una presentación (no en un

portal), si existe más de un registro relacionado, sólo aparece el valor

del primero. (El orden de los registros relacionados depende del tipo

de ordenación especificada al crear la relación.) Consulte “Decidir

ubicación de campos relacionados” en la página 6-21 y “Definir

relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la

página 8-11.

Colocar campos de fusión

En documentos como formularios de cartas, etiquetas, sobres o

contratos, utilice campos de fusión, texto de marcadores del modo

Presentación que se reemplaza con el valor del campo al visualizar,

previsualizar o imprimir la presentación. Los campos de fusión se

expanden o encogen para ajustarse al texto del campo de cada

registro. (Este comportamiento incluye la desaparición de toda una

línea, como un campo vacío Línea de dirección 2, si el propio campo

está en una línea y no contiene datos.)

6-20 Guía de usuario de FileMaker Pro

Por ejemplo, si el campo de fusión <<Nombre>> está entre el texto

Estimado y :, (en otras palabras, Estimado <<Nombre>> :) FileMaker

Pro muestra Estimado Carlos: en modo Visualizar o Vista previa, si el

campo Nombre contiene Carlos.

FileMaker Pro usa campos de fusión al crear presentaciones de

etiquetas y sobres.

Nota En los campos de fusión no se pueden introducir ni modificar

valores.

Para colocar campos de fusión en presentaciones:

1. En modo Presentación, haga clic con el puntero de flecha donde

desee que FileMaker Pro coloque el campo de fusión.

Para insertar el campo de fusión en una línea de texto, haga clic en la

herramienta Texto (en el panel de herramientas) y haga clic en el

lugar del texto donde establecer el punto de inserción.

2. Escoja el menú Insertar > Campo de fusión.

3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo a

insertar.

Para escoger un campo relacionado, escoja la relación a utilizar en la

lista de relaciones situada encima de la lista de campos. O bien, para

crear una relación, escoja Definir relaciones (consulte “Definir

relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la

página 8-11). A continuación, seleccione un campo relacionado en la

lista de campos.

4. Haga clic en OK.

El nombre del campo aparece en la presentación entre corchetes

angulares dobles de apertura (<<) y cierre ( >>).

Para eliminar un campo de fusión, seleccione el nombre del campo

con los símbolos << y >> y pulse Retroceso o Suprimir.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Inserte puntuación y espacios entre los campos de fusión de la

presentación cuando sea necesario. Asegúrese de no escribir

caracteres extra en los símbolos << y >>.

1 Los campos de fusión se pueden insertar directamente en la

presentación escribiendo el nombre del campo entre los símbolos <<

y >>. Observe que los caracteres de campo de fusión son (« y »),

corchetes angulares dobles de apertura (<<) y cierre ( >>).

1 Para especificar los atributos de texto a utilizar en la visualización,

la vista previa y la impresión de datos en un campo de fusión,

seleccione su nombre y los símbolos << y >> en modo Presentación

y, a continuación, seleccione opciones de formato. Para especificar

opciones de formato de datos (número, fecha u hora, como

corresponda al tipo de campo), haga clic en la herramienta Selección

y en el campo de fusión. A continuación, seleccione las opciones de

formato (consulte “Formatear datos de campos en presentaciones”

en la página 6-23).

Seleccionar el campo a añadir

Escoger un nombre de relación y un

campo relacionado para insertar un

campo relacionado,

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-21

1 Un campo de fusión muestra e imprime sólo el texto de los modos

Visualizar o Vista previa que cabe dentro de los cuadros de texto

definidos para él (y el texto circundante) en modo Presentación. Si es

necesario, amplíe los cuadros de texto del campo de fusión para que

muestre todos los datos.

Decidir ubicación de campos relacionados

Los campos relacionados se pueden colocar directamente en

presentaciones y portales. Para obtener más información acerca de la

terminología de las bases de datos relacionales, consulte

“Terminología de bases de datos relacionales” en la página 8-2.

1 Coloque los campos relacionados directamente en una

presentación para visualizar los datos del primer registro relacionado

del archivo relacionado, aunque exista más de un registro

relacionado que cumpla los criterios de la relación. (El primer

registro relacionado visualizado depende de si los registros

relacionados están ordenados. Para obtener más información,

consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

1 Para visualizar los datos de todos los registros relacionados del

archivo relacionado que cumplen los criterios de la relación, coloque

campos relacionados en un portal o en una presentación.

Por ejemplo, en la presentación Facturas de la base de datos Facturas,

puede realizar lo siguiente:

1 Coloque campos relacionados en la factura que muestra datos de

la base de datos Clientes, como el número de identificación del

cliente y la información de contacto. (El campo coincidente es ID

Cliente.) En la base de datos Clientes sólo existe un registro por cada

ID de cliente, por lo que cada campo relacionado de la factura

muestra los datos de dicho cliente.

1 Coloque un campo relacionado en la factura que muestre el valor

más reciente del campo Fecha Pedido en la base de datos Historial

Pedidos. (De nuevo, el campo coincidente es ID Cliente.) Si el

cliente ha realizado más de un pedido, existen varios registros en

Historial Pedidos que coinciden con el ID de este cliente. Si al definir

la relación se define un tipo de ordenación en el campo Fecha

Pedido, cuando se coloca el campo relacionado directamente en la

presentación (no en un portal), muestra la fecha más reciente.

1 Coloque campos relacionados en la factura que muestra datos de

cada elemento pedido, como ID Producto, Nombre Producto, Precio

Unidad, etc. (El campo coincidente es ID Pedido.) Dado que en la

mayoría de los casos existe más de un producto en la factura (aparece

más de un registro relacionado), cree un portal que albergue los

campos relacionados. Cada fila del portal muestra un registro

relacionado con los campos relacionados seleccionados en la base de

datos Factura Elemento.

Campos

relacionados

directamente en

una presentación

Campos

relacionados

en un portal

Campos relacionados en modo Presentación

Campos relacionados en modo Visualizar

Datos de un

registro

relacionado

Datos de todos

los registros

relacionados

6-22 Guía de usuario de FileMaker Pro

Crear y dar formato a portales para que alberguen campos

relacionados

Nota Antes de empezar, considere si colocar campos relacionados

en un portal (consulte la sección anterior, “Decidir ubicación de

campos relacionados”).

1. En modo Presentación, seleccione la herramienta Portal en el

panel de herramientas.

2. Coloque el puntero en forma de cruz sobre el lugar de la

presentación donde vaya a comenzar el portal y arrastre

diagonalmente hasta que tenga el tamaño deseado.

3. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, en Mostrar registros desde,

escoja la relación a utilizar. O bien, para crear una relación, escoja

Definir relaciones (consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11).

4. Seleccione opciones para el portal.

Para obtener información completa acerca de las opciones de

portales, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el

menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y

escriba portals formatting.

5. Haga clic en OK.

6. Coloque los campos relacionados en el portal. (Consulte “Colocar

y eliminar campos en presentaciones” en la página 6-17.)

Para seleccionar un portal, con el puntero de flecha, haga clic en el

borde o en cualquier área sin campos ni objetos del portal.

Para eliminar un portal, selecciónelo con el puntero en forma de

flecha y pulse Retroceso o Suprimir o escoja el menú Edición >

Borrar. Si el portal contiene campos u objetos relacionados, eliminar

el portal no suprime su contenido. La eliminación del portal tampoco

elimina la relación definida.

Para cambiar el tamaño de la fila de un portal:

1. Seleccione el portal.

Aparecen manipuladores de selección en las esquinas de la primera

fila del portal.

2. Arrastre un manipulador de selección.

La primera fila cambia de tamaño y las demás también para igualarse

a ella.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para ordenar los registros relacionados de un portal, es necesario

especificar un tipo de ordenación en la definición de la relación.

Consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

Panel de

herramientas

Herramienta Portal

Seleccionar opciones

de portal

Seleccionar la relación a

usar o definir una nueva

Seleccionar para

permitir la eliminación

de registros relaciona-

dos (desde el archivo

relacionado) en modo

Visualizar

Primera fila del portal

Portal

Relación del portal

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-23

1 En la mayoría de los casos se debe activar Mostrar barra de

desplazamiento vertical en el cuadro de diálogo Ajustar portal. Si no

se hace y existen más registros relacionados de los que caben en el

número de filas del portal definido, no se pueden ver todos los

registros relacionados ni introducir nuevos.

1 Para obtener información acerca de la creación de registros

relacionados a partir del archivo actual o de la eliminación de

registros relacionados al eliminar un registro del archivo actual,

consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

1 En los portales se pueden visualizar objetos además de campos. Un

objeto está en un portal cuando su esquina superior izquierda está

dentro del portal. Un objeto situado en la primera fila de un portal

aparece una vez en cada registro relacionado.

1 Un portal no puede contener otro portal. Si se coloca un portal

dentro de otro, se superponen.

1 Para cambiar el número de filas, el color o la trama de filas

alternas, o si en un portal aparecen barras de desplazamiento, haga

doble clic en él. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, cambie las

opciones de formato y haga clic en OK.

1 Para obtener información acerca del trabajo con portales en bases

de datos publicadas en la Web mediante Web Companion de

FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba layouts,on web.

Formatear datos de campos en presentaciones

Los formatos de campos de FileMaker Pro permiten controlar el

aspecto de los datos en las presentaciones. Los formatos

especificados no modifican los datos almacenados en la base de

datos. Cada vez que se coloca un campo en una presentación (en la

misma o en otra), se pueden especificar diferentes formatos. Por

ejemplo, si se introduce –512.300 en un campo numérico, se puede

formatear para que en un sitio aparezca como –512.300,00 Pta. y en

otro <512300>.

FileMaker Pro aplica el formato de campo siguiendo estas

preferencias:

1 Si no se especifican formatos, FileMaker Pro muestra números,

fechas y horas según los formatos del sistema definidos al crear el

archivo en Configuración regional, en el Panel de control (Windows),

o en los paneles de control Números y Fecha y Hora (Mac OS).

1 En FileMaker Pro se pueden especificar sin tener objetos

seleccionados los formatos de visualización de campos de texto,

numéricos, de fecha, de hora y contenedor. FileMaker Pro aplica

estos formatos por defecto a los campos colocados posteriormente en

las presentaciones. Estos formatos de visualización anulan los del

sistema en campos numéricos, de fecha y de hora.

1 Los campos se pueden seleccionar una vez colocados y especificar

los formatos.

Para obtener información sobre la configuración por defecto e

individual de formatos de campo, consulte las secciones siguientes.

Nota Se puede trabajar con archivos creados con diferentes formatos

de sistema para números, fechas y horas (por ejemplo, abrir en

España bases de datos creadas en EE.UU.). Los datos se pueden

introducir y visualizar tanto en el formato de la base de datos como

en el de la configuración actual del sistema. Para utilizar la

configuración actual del sistema, en modo Visualizar, debe estar

seleccionada Usar formato del sistema en el menú Formato. (Este

comando aparece únicamente al trabajar en bases de datos creadas

con otros formatos de sistema.) El cambio de formato afecta a la

forma de visualizar datos de campos numéricos, de fecha y de hora

cuando los usuarios modifican datos en modo Visualizar y Buscar o

cuando se selecciona Conservar el formato de la hora introducida en

modo Presentación. Para obtener más información, consulte la

Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e

índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba system formats.

6-24 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 Aunque se especifiquen formatos para los campos numéricos, de

fecha y de hora, los usuarios pueden introducir datos con caracteres

ajenos (como “por peseta”). Para controlar de forma explícita el tipo

de datos que introducen los usuarios en un campo, especifique

opciones de validación (consulte “Definir campos en bases de datos”

en la página 5-3).

1 Si no existen campos seleccionados y se especifican formatos de

campo (de texto, fecha, hora, numérico o gráfico), defina los

formatos por defecto para dicho campo y para todos los del mismo

tipo que añada posteriormente. Análogamente, si un campo recién

creado permanece seleccionado y se especifican formatos de campo,

defina los formatos del campo por defecto. Si posteriormente se

cambian estos formatos por defecto, FileMaker Pro no cambia de

forma retroactiva los formatos aplicados con anterioridad.

1 Para visualizar con rapidez el cuadro de diálogo de formatos del

tipo de datos actual, pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS)

mientras hace doble clic en el campo. O bien, haga clic con el botón

secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en el

campo y escoja un comando del menú contextual.

1 En modo Presentación, para definir los atributos por defecto de un

campo existente (por ejemplo, para especificar que los atributos de

todos los nuevos campos de texto o que los formatos de todos los

nuevos campos numéricos coincidan con los de un campo existente),

pulse Control y haga clic (Windows) o pulse 2 y haga clic (Mac OS)

en el campo existente.

Especificar formatos de texto en campos

En modo Presentación se puede especificar un conjunto de atributos

de caracteres de texto para cada tipo de campo. Todos los caracteres

de las visualizaciones del campo (incluidas todas las repeticiones de

campos repetitivos) comparten los mismos valores de fuente,

tamaño, estilo, color, interlineado, tabulación y párrafo.

Nota Los caracteres de campos de texto se pueden formatear en

modo Visualizar (por ejemplo, subrayar o poner en cursiva una

palabra para resaltarla). A diferencia del formato de texto,

especificado en modo presentación, este formato se almacena con los

datos y aparece en las presentaciones al visualizar el campo.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos y escoja el

menú Formato > Texto.

Si no existen campos seleccionados o permanece seleccionado un

campo recién creado, defina los formatos de texto para dicho campo

y los campos que coloque posteriormente.

2. En el cuadro de diálogo Formato de texto, seleccione las opciones

y haga clic en OK.

Para obtener información más completa, consulte “Formatear texto”

en la página 7-13.

No olvide las observaciones siguientes:

1 El texto (no en el campo) también se puede formatear en las

presentaciones. Consulte “Formatear texto” en la página 7-13.

1 Utilice la barra de herramientas Formato de texto (escoja menú

Vista > Barras de herramientas > Formato de texto) o los menús

contextuales, para acceder con rapidez a muchos de los atributos del

texto. Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la página 1-5 y

“Utilizar menús contextuales” en la página 1-6.

Escoger

atributos de

texto

Seleccionar

uno o más

estilos

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-25

Especificar formatos en campos numéricos

FileMaker Pro permite controlar la visualización de los valores en

campos numéricos, campos de cálculo con resultados numéricos,

campos sumario y campos globales definidos como Número.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos que

muestren valores numéricos.

2. Escoja el menú Formato > Número.

3. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione los

formatos que desee.

El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.

Para obtener información completa acerca de la especificación de

formatos numéricos, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker

Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la

pestaña Indice y escriba number fields.

4. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si se especifica Formato general y el valor del campo es un número

de 10 o más dígitos, FileMaker Pro muestra el número con la

notación científica, redondea los números o ambas cosas si es

necesario, para ajustarse al máximo de 10 caracteres del límite por

defecto del campo. Al expresar un número con notación científica

aparece un número decimal como potencia de 10, por ejemplo,

123.456.789.000 aparece como 1,2346E+11 (ó 1.2346 x 10

). Si el

valor del campo es un número con menos de 10 dígitos, especificar

Formato general produce el mismo resultado que especificar

Conservar el formato de la hora introducida.

1 Si FileMaker Pro muestra el número de un campo como ? intente

ampliar los límites del campo en modo Presentación para ver el valor

entero. (Al imprimir una presentación con un campo que muestra ?,

FileMaker Pro imprime sólo los dígitos que caben en los límites del

campo.)

1 Si el número de dígitos decimales supera el especificado, los

números con formato decimal se redondean. (Por ejemplo, si se

introduce 789,78 y se especifican 3 decimales, el campo muestra

789,780, si se especifica 0, muestra 790 y si se especifican -2,

muestra 800.) No obstante, en cálculos y resúmenes, FileMaker Pro

almacena y utiliza los números sin redondear (hasta 15 decimales).

1 Los campos numéricos con formato decimal sólo muestran e

imprimen números (con la excepción de los separadores y notaciones

especificados en el cuadro de diálogo Formato numérico.) Para

visualizar texto y símbolos (por ejemplo, @1,98 por peseta) en

campos numéricos, seleccione Conservar el formato de la hora

introducida. Si el campo se utiliza en cálculos o resúmenes, sólo se

utiliza el valor numérico.

Especificar formatos en campos de fecha

FileMaker Pro permite controlar la visualización de los valores en

campos de fechas, campos de cálculo con resultados numéricos y

campos globales definidos como Fecha.

Definir símbolos de

separadores

decimales y de

millares

Especificar fuente, estilo, tamaño,

interlineado, alineación y color

Escoger opciones

para números

booleanos o

decimales

Definir

opciones

para valores

negativos

6-26 Guía de usuario de FileMaker Pro

Nota Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de

cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo

gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite

www.filemaker.com.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos de fechas,

campos calculados con resultado de fechas o campos globales

definidos como Fecha.

2. Escoja el menú Formato > Fecha.

3. En el cuadro de diálogo Formato de fecha, seleccione los formatos

que desee.

El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.

Para obtener información completa acerca de la especificación de

formatos de fechas, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro.

Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba date fields.

4. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Independientemente del formato de fecha especificado en modo

Presentación, al hacer clic o pulsar la tecla Tabulador en modo

Visualizar, FileMaker Pro muestra la fecha con años de 4 dígitos.

1 Si se especifica Conservar el formato de la fecha introducida pero se

introduce un año con sólo dos dígitos, FileMaker Pro almacena,

muestra e imprime el año con cuatro dígitos para incluir el siglo.

1 Compruebe que el tamaño del campo de fecha de la presentación

corresponde al formato escogido. Por ejemplo, la fecha miércoles, 5

de mayo del 2002 necesita más espacio que 5/5/02.

1 Utilice las opciones que desee para formatear el símbolo de fecha,

“//” (dos barras oblicuas) que aparece en la fecha actual. En modo

Presentación, seleccione el símbolo y escoja el menú Formato >

Fecha. Consulte “Insertar en presentaciones el número de página, la

fecha u otras variables” en la página 7-12.

Especificar formatos en campos de hora

FileMaker Pro permite controlar la visualización de los valores de

hora de los campos.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos de horas,

campos calculados con resultado de horas o campos globales

definidos como Hora.

2. Escoja el menú Formato > Hora.

3. En el cuadro de diálogo Formato de hora, seleccione los formatos

que desee.

El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.

Definir fuente,

estilo, tamaño,

color, interlineado

y alineación

Escoger

opciones para

día, mes, fecha,

año y caracteres

separadores

Escoger para, al

introducir números,

visualizarlos con

el formato

predeterminado o

con un formato

determinado

Definir fuente, estilo,

tamaño, color,

interlineado y alineación

Escoger para visualizar las

horas en el formato en que

se introdujeron o con uno

determinado

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-27

Para obtener información completa acerca de la especificación de

formatos de horas, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro.

Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba time fields.

4. Haga clic en OK.

Nota Utilice opciones para formatear el símbolo de horas, “::” (dos

puntos dobles), que aparece en la hora actual. En modo Presentación,

seleccione el símbolo y escoja el menú Formato > Hora. Consulte

“Insertar en presentaciones el número de página, la fecha

u otras variables” en la página 7-12.

Especificar formatos en campos con gráficos

FileMaker Pro permite controlar la visualización de imágenes en

campos contenedor.

Nota Las instrucciones siguientes también se pueden aplicar al

formato de objetos gráficos insertados en presentaciones. (Consulte

“Insertar gráficos en las presentaciones” en la página 7-18.)

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos contenedor

o gráficos insertados.

2. Escoja el menú Formato > Gráfico.

3. En el cuadro de diálogo Formato gráfico, seleccione los formatos

que desee.

El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.

Para obtener información más completa acerca de la especificación

de formatos gráficos, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker

Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la

pestaña Indice y escriba graphics.

4. Haga clic en OK.

Nota Las opciones de formato escogidas no afectan al gráfico

original.

Partes de una presentación

Las presentaciones de FileMaker Pro están divididas en partes,

secciones de la presentación que determinan cómo se van a tratar y

visualizar los datos de un campo. Utilizar partes permite controlar

cómo imprime FileMaker Pro los datos. Por ejemplo:

1 una vez por cada registro

1 sólo en la parte superior de cada página

1 sólo delante o después de grupos de registros ordenados (por

ejemplo, para incluir un subtotal por cada grupo de registros)

Las partes de presentación pueden contener campos, portales,

botones, texto y otros objetos. En el modo Presentación, la división

entre las partes la señalan líneas de puntos horizontales y la etiqueta

de la parte aparece en el extremo izquierdo de la línea divisoria

inferior.

Escoger la forma de

alinear el gráfico

verticalmente

Escoger la forma de

ajustar el gráfico al

recuadro

Escoger la forma de

alinear el gráfico

horizontalmente

6-28 Guía de usuario de FileMaker Pro

Tipos de partes de una presentación

Cada presentación debe tener, al menos, una parte

Nota El asistente Nueva presentación/informe crea

automáticamente las partes de presentación adecuadas en función de

las selecciones realizadas. Tras finalizar el asistente, se pueden

añadir, cambiar y eliminar partes cuando sea necesario. (Consulte

“Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.)

Cuerpo

Cabecera

Subsumario

Sumario

general

continuo

Pie de página

Nombre Agente ID Producto Cant. Importe

David Martínez ET4 1 3.200,00Pta

ET5 1 3.200,00Pta

ET6 2 6.400,00Pta

ET7 3 2.985,00Pta

Total 15.785,00Pta

Carmen López ET5 2 6.400,00Pta

ET6 3 9.600,00Pta

ET7 2 1.990,00Pta

Total 17.990,00Pta

Total general 33.775,00Pta

Informe de ventas

Debajo del cuerpo, un

subsumario resume los datos

de cada grupo de registros

ordenados en el campo de

interrupción (Nombre Agente)

Sumario general continuo

Pie de página

EveryWhere Travel, Co

Parte de

presentación Descripción

Cabecera

inicial

Aparece sólo una vez, en la parte superior de la primera

pantalla o página y reemplaza a la cabecera normal (si se

especificó una). Se puede utilizar para imprimir en los

informes una página independiente con el título. Sólo puede

haber una por presentación.

Un campo de la cabecera inicial muestra los datos del primer

registro del conjunto encontrado.

Cabecera Aparece en la parte superior de todas las pantallas y páginas

(excepto en la primera si existe cabecera inicial). Se utiliza en

títulos y cabeceras de columnas (informes de columna). Sólo

puede haber una por presentación.

Un campo de la cabecera muestra los datos del primer registro

de la página.

Cuerpo Todos los objetos colocados en el cuerpo, incluidos campos,

objetos de texto y gráficos, aparecen una vez en cada registro

del conjunto encontrado. Sólo puede haber uno por

presentación.

Pie de página Aparece en la parte inferior de todas las pantallas y páginas

(excepto en la primera si existe pie de página inicial). Sólo

puede haber uno por presentación.

Un campo del pie de página muestra los datos del último

registro de la página.

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-29

Para incluir datos de subsumario en una presentación (por ejemplo,

subtotales, totales generales, medias, recuentos, etc.), coloque

campos sumario en partes de sumario de la presentación (consulte

“Definir campos de sumario” en la página 5-7). Las partes de

sumario incluyen partes de sumario general y de subsumario.

1 Una parte de sumario general contiene normalmente uno o más

campos sumario que muestran información resumida (como totales)

de todos los registros visibles.

1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o más

campos sumario que muestran información de “subsumario” (como

subtotales) de un subconjunto de registros. Los registros se agrupan

(se ordenan) por los valores de otro campo, el campo de

interrupción. Cada vez que cambia el valor del campo de

interrupción, el informe se “interrumpe” y FileMaker Pro inserta la

parte de subsumario.

Por ejemplo, para resumir las cifras de cada vendedor en una base de

datos que registra transacciones de venta, defina un campo sumario

que totalice el campo Ventas y cree una parte de subsumario para

colocar en ella el campo sumario (el campo de interrupción es el

nombre del vendedor). Para obtener también un recuento de las

transacciones del vendedor, cree un segundo campo sumario que

cuente las transacciones y colóquelo en la misma parte de

subsumario. Para obtener un total general de todas las transacciones,

coloque el campo sumario de ventas en una parte de sumario.

Añadir o cambiar partes de una presentación

Para añadir partes a una presentación, decida antes el tipo de parte

necesario y su posición. Si define una parte de subsumario que

resume un conjunto de registros, escoja también el campo por el que

se ordena o agrupa la presentación (el campo de interrupción). Por

último, defina cómo afecta la parte a los saltos de página y a la

numeración.

Pie de página

inicial

Aparece sólo una vez, en la parte inferior de la primera

pantalla o página y reemplaza al pie de página normal (si se

especificó uno). Sólo puede haber uno por presentación.

Un campo del pie de página inicial muestra los datos del

último registro del conjunto encontrado.

Parte de

presentación Descripción

Sumario

general

(principal o

continuo)

Los campos sumario colocados en esta parte muestran

información resumida de todos los registros del conjunto

encontrado. La parte de sumario general puede estar al

principio (principal) o al final (continuo) del informe, según

su posición en la presentación. Sólo puede haber un sumario

general principal y uno continuo por presentación.

Si se incluyen otro tipo de campos en esta parte, FileMaker

Pro muestra los datos del primer registro (principal) o del

último (continuo) visualizado.

Parte de

presentación Descripción

Subsumario

(principal o

continuo)

Los campos sumario colocados en esta parte muestran

información de “subsumario” en cada subconjunto de

registros ordenados por el campo de interrupción

especificado. La parte de subsumario puede estar antes o

después de la parte del cuerpo, según su posición en la

presentación. En una presentación puede haber múltiples

partes de subsumario.

Si se incluye otro tipo de campos en esta parte, FileMaker Pro

muestra los datos del primer registro (principal) o del último

(continuo) del grupo. Coloque aquí el campo de interrupción

para identificar la finalidad del subconjunto de registros.

Parte de

presentación Descripción

6-30 Guía de usuario de FileMaker Pro

Para añadir una parte a una presentación:

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar

parte.

2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, haga clic en Crear.

3. En el cuadro de diálogo Definición de partes, seleccione el tipo de

parte de presentación. Para obtener una descripción de cada tipo de

parte, consulte la sección anterior “Tipos de partes de una

presentación”.

Los tipos de parte que ya existen en la presentación aparecen

atenuados (sólo las partes de subsumario pueden estar repetidas).

4. Al añadir una parte de subsumario, haga clic en Subsumario al

ordenarse por y seleccione el nombre del campo por el que agrupar

los registros (campo de interrupción).

Una vez ordenados los registros por el campo de interrupción, todos

los registros con el mismo valor en dicho campo se agrupan para que

FileMaker Pro calcule los datos de subsumario. (Por ejemplo, para

obtener subtotales de cifras de venta por regiones, el campo de

interrupción debe ser Región.) Para obtener más información,

consulte la siguiente sección, “Visualizar e imprimir datos de

subsumarios y sumarios generales”.

5. Si es necesario, seleccione las opciones de salto de página y

numeración.

Consulte “Definir saltos de página y numeración” en la página 6-32.

6. Haga clic en OK y después en Hecho.

Después de definir una parte, se puede cambiar su tipo, campo de

interrupción (si es una parte de subsumario) y opciones de

paginación:

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar

parte.

2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte y haga

clic en Cambiar.

3. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo Definición de partes.

Los tipos atenuados no están disponibles por los motivos siguientes:

1 la parte ya existe (sólo las partes de subsumario pueden estar

repetidas en una presentación)

Una parte es el área incluida entre

las línea de puntos de separación

Herra-

mienta

Parte

Etiqueta

de la

parte

Seleccionar el tipo

de parte a crear

Seleccionar

opciones de saltos

de página y

numeración

Para cambiar Realice lo siguiente

De un tipo de parte

a otro

Seleccione otro tipo de parte. Los cambios posibles

dependen de la posición y función de la parte.

El campo de

interrupción

En la lista de campos, seleccione el nombre de otro

campo.

Saltos de página y

numeración

Consulte “Definir saltos de página y numeración” en la

página 6-32.

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-31

1 la parte que se está cambiando no está en la posición correcta de la

presentación (por ejemplo, una cabecera inicial debe estar en la parte

superior)

4. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para añadir con rapidez una parte de presentación, arrastre una

parte desde la herramienta Parte, en el área de estado, hasta la

posición deseada. También puede utilizar el botón Insertar parte de la

barra de herramientas Herramientas (escoja el menú Vista > Barras de

herramientas > Herramientas). Después de colocar la parte, aparece el

cuadro de diálogo Definición de partes. Algunas partes deben estar

en posiciones concretas (por ejemplo, las partes de subsumarios

continuos deben estar debajo del cuerpo). Si el tipo deseado aparece

atenuado en el cuadro de diálogo Definición de partes, haga clic en

Cancelar e inténtelo de nuevo.

1 A todas las partes de una presentación se le pueden añadir campos,

portales, objetos gráficos y texto. FileMaker Pro considera que un

objeto está en una parte cuando la parte superior del objeto está

dentro de la parte o, simplemente, tocándola. Por ejemplo, si la parte

superior de un campo toca la línea divisoria inferior de la parte de la

cabecera, el campo aparece y se imprime sólo en la cabecera, no en

el cuerpo.

1 Para obtener más información acerca de la configuración de

presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar

las vistas en el navegador” en la página 14-11.

1 Para aplicar color o trama a una parte de presentación, haga clic en

la etiqueta de la parte y, en el área de estado, escoja una paleta, Color

de relleno, Trama de relleno o ambas. (El color especificado para la

parte del cuerpo afecta también al fondo de la tabla de Ver como

tabla.)

1 Si en modo Visualizar o Buscar se especifica Ver como lista,

FileMaker Pro no muestra partes de subsumario de presentaciones.

Las partes de subsumario y los datos de subsumario calculados

correctamente sólo aparecen en modo Vista previa o en informes

impresos (consulte “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y

sumarios generales”). FileMaker Pro tampoco muestra ni imprime

partes de subsumario o de sumario general cuando se especifica Ver

como tabla en cualquier modo.

1 Al visualizar o desplazar objetos de una presentación, es

recomendable desplazar las etiquetas de las partes que se encuentren

en la trayectoria. Para voltear etiquetas de partes, en modo

presentación, haga clic en el control de la etiqueta , en la parte

inferior de la ventana.

1 Al imprimir, se pueden eliminar los espacios en blanco de campos

y partes. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en

la página 7-25.

Herramienta

Parte

Al arrastrar la parte

sobre la presentación

aparecen el límite y la

herramienta Parte

Colocar una parte de

subsumario que contenga sólo

el campo Nombre Agente

encima del cuerpo para

colocar el nombre del agente

al frente del grupo de registros

Utilizar un sumario general para

visualizar las ventas totales de todos

los agentes de la empresa

Colocar debajo del cuerpo una

parte de subsumario que

totalice las ventas de

cada agente

6-32 Guía de usuario de FileMaker Pro

Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales

FileMaker Pro sólo muestra partes de subsumario y calcula datos de

subsumario correctamente en modo Vista previa o en informes

impresos (consulte “Previsualizar datos en presentaciones” en la

página 4-3).

Nota Debe definir un campo de subsumario por cada campo a

resumir. A continuación, coloque estos campos sumario en la parte

del sumario de la presentación. Para definir un campo sumario,

consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7.

Una vez añadida la parte de sumario general o de subsumario:

1. Arrastre el campo sumario sobre la presentación hasta la parte del

sumario general o del subsumario.

Consulte “Colocar y eliminar campos en presentaciones” en la

página 6-17.

2. Si existe parte de subsumario, ordene el conjunto encontrado por

el campo de interrupción especificado al crear la parte (consulte

“Ordenar registros” en la página 3-9).

3. A continuación, escoja el menú Vista > Modo Vista previa.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Al utilizar el asistente Nueva presentación/informe para crear

presentaciones, se puede escoger un guión de ScriptMaker que

ejecuta en el campo de interrupción la ordenación especificada y

cambia, a continuación, al modo Vista previa. También se pueden

definir guiones propios para automatizar esta tarea (consulte “Crear

guiones: generalidades” en la página 10-3).

1 Utilice el guión generado por el asistente Nueva presentación/

informe para visualizar e imprimir informes de subsumario

(informes con datos agrupados y totales).

1 Al visualizar los registros como lista en modo Visualizar (menú

Vista > Ver como lista), las partes de subsumario no aparecen. Para

mostrar las partes de subsumario al visualizar presentaciones como

lista, cambie al modo Vista previa o imprima la lista.

1 Sólo puede haber un subsumario principal y uno continuo basados

en el mismo campo.

1 Si tiene problemas para visualizar o imprimir información de

sumarios, consulte la sección de resolución de problemas de la

Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

subsummary reports.

Deﬁnir saltos de página y numeración

Las opciones de saltos de página y numeración se pueden definir al

añadir partes de presentación o cambiar definiciones de partes. (Al

añadir una parte, aparece el cuadro de diálogo Definición de partes.)

Para cambiar las opciones de partes existentes:

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar

parte.

2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte y haga

clic en Cambiar.

También puede hacer doble clic sobre la etiqueta de la parte en la

presentación.

3. En el cuadro de diálogo Definición de partes, especifique las

opciones de paginación.

Las opciones atenuadas no están disponibles para el tipo de parte

seleccionado.

Para Seleccione

Iniciar una página nueva antes de

imprimir el contenido de la parte

seleccionada (por ejemplo, imprimir un

sumario general continuo en una página

nueva)

Salto de página antes de imprimir la

parte.

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-33

4. Haga clic en OK y después en Hecho.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si la presentación está configurada para imprimir registros en

columnas y se ha especificado imprimir los registros de arriba a

abajo, escoja Salto de página tras imprimir la parte <valor > veces para

iniciar una nueva columna después de la parte (no una nueva página).

Si la configuración de columna es imprimir registros de izquierda a

derecha, el salto de página especificado inicia una nueva página.

(Consulte “Configurar impresión de registros en columnas” en la

página 6-9.)

1 Si el cuerpo u otra parte de la presentación es demasiado grande

para la página impresa, FileMaker Pro muestra un salto de página

con una línea gruesa de puntos que señala la división de la parte al

imprimir. Para incluir más datos en la página, se pueden definir

opciones de deslizamiento, que reducen de forma dinámica los

campos y las partes si los campos contienen cantidades variables de

información. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos”

en la página 7-25.

Ordenar de nuevo partes de una presentación

Sólo se puede cambiar el orden del cuerpo y de las partes de

subsumario. Otras partes, como la cabecera y el pie de página, deben

aparecer en un orden concreto, por lo que no se pueden mover. Por

ejemplo, desplace una parte de subsumario hasta encima del cuerpo

para ver primero subtotales.

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar

parte.

2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, arrastre el nombre de la

parte hasta la nueva posición.

A la izquierda de los nombres de partes que no se pueden desplazar

aparece un icono de bloqueo.

3. Haga clic en Hecho.

FileMaker Pro desplaza todos los campos y objetos de la parte y

respeta las proporciones.

Iniciar una nueva página después de

imprimir el contenido de la parte

seleccionada un número de veces

determinado (por ejemplo, imprimir cinco

registros en el cuerpo e iniciar una nueva

página)

Salto de página tras imprimir la parte

<valor > veces (reemplace el valor

por defecto 1 si desea más de una

aparición por página).

Restablecer el número de página en 1

después de imprimir la parte seleccionada

(por ejemplo, iniciar la numeración de

páginas después de una cabecera inicial

que se va a utilizar como portada)

Empezar a numerar las páginas tras

imprimir la parte.

Imprimir parte del contenido de la parte de

la presentación al final de la página y el

resto en la página siguiente (FileMaker

Pro no divide el contenido de la parte en

dos páginas a menos que se especifique

esta opción o que su altura no quepa en

una página)

Imprimir parte incluso si abarca más

de una página.

Para que la porción de parte que no

cabe al final de la página no se

imprima al principio de la página

siguiente, seleccione también No

imprimir la parte sobrante en la página

siguiente.

Para Seleccione

El símbolo indica que

no se puede cambiar

la posición relativa de

la parte con las demás

Utilizar el puntero de

doble flecha para

arrastrar partes

6-34 Guía de usuario de FileMaker Pro

Nota Para desplazar con rapidez una parte de la presentación, pulse

Mayúsculas y arrastre la etiqueta de la parte o la línea de puntos que

marca su límite inferior.

Cambiar de tamaño partes de una presentación

En modo Presentación, arrastre con el puntero de flecha la etiqueta

de la parte (o la línea de puntos que marca su límite inferior) hasta

que la parte tenga la altura deseada.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Al cambiar el tamaño de una parte de presentación, FileMaker Pro

conserva el tamaño de las demás. Por ejemplo, se puede aumentar la

altura de la parte de la cabecera sin afectar al tamaño de la parte

siguiente.

1 Para conservar la altura de toda la presentación y cambiar el

tamaño de una parte, pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS) y

arrastre el límite de la parte. (Con ello se cambia también el tamaño

de la parte situada inmediatamente debajo).

1 Una parte no se puede hacer más pequeña que los objetos que

alberga (es decir, no se puede reducir arrastrando sus límites sobre

un objeto) a menos que se pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS)

mientras se arrastra su límite.

1 Si se reduce totalmente una parte de presentación arrastrándola

bajo la parte situada encima de ella, FileMaker Pro la elimina de la

presentación.

Eliminar partes de una presentación

En una presentación se pueden eliminar todas las partes menos una.

La eliminación de una parte no afecta a los datos. Antes de eliminar

una parte de presentación, arrastre los objetos que desee conservar a

otra parte de la misma presentación.

Importante La eliminación de partes con el cuadro de diálogo Ajustar

parte no se puede deshacer.

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar

parte.

2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte a

eliminar y haga clic en Eliminar.

Si la parte contiene objetos, FileMaker Pro muestra un cuadro de

diálogo de confirmación.

3. Haga clic en Hecho.

Capítulo 7

Personalizar presentaciones

Después de crear una presentación se puede modificar su aspecto y

su funcionamiento. En este capítulo se explica cómo:

1 personalizar el aspecto de los campos y demás objetos de las

presentaciones

1 cambiar la interactividad del usuario con los campos de las

presentaciones, por ejemplo, añadiendo barras de desplazamiento o

cambiando el orden de las tabulaciones de los campos

1 definir listas de valores que se pueden utilizar para introducir datos

en campos de presentaciones

1 añadir texto o gráficos a las presentaciones, como títulos o

logotipos

1 usar las herramientas disponibles en FileMaker Pro para facilitar

la colocación y el uso de objetos en las presentaciones

1 modificar la forma de imprimir los datos de las presentaciones

Para obtener información acerca de la creación de presentaciones, la

inserción y eliminación de campos en ellas, el control del formato de

los datos en campos y la adición de partes a presentaciones, consulte

el capítulo anterior, “Crear y gestionar presentaciones e informes”.

Personalizar campos en presentaciones

Existen numerosas opciones para controlar el aspecto de los campos

y la interacción del usuario con ellos. En la mayoría de los casos,

cuando se especifican estas opciones sin seleccionar campos o

cuando un campo recién creado está todavía seleccionado, se define

el comportamiento de los campos colocados posteriormente en la

presentación. Si se seleccionan campos antes de definir las opciones,

se formatean sólo los campos seleccionados.

Para obtener información acerca de la selección de campos y otros

objetos, consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.

Consejo Escoja el comando Bordes de campo o Formato de campo

haciendo clic con el botón secundario (Windows) o pulsando la tecla

Control y haciendo clic (Mac OS) en un campo o campos.

Añadir bordes, relleno y líneas base a campos

Para mejorar el aspecto y la funcionalidad de las presentaciones se

pueden añadir o personalizar los elementos siguientes:

1 bordes de campos

1 color y trama de fondo, o relleno, de los campos

1 líneas de puntos de guía, o líneas de base de texto que aparecen en

la base del texto para facilitar su alineación con otros objetos

1. Si no se encuentra en modo Presentación, escoja el menú Vista >

Modo Presentación.

2. Seleccione uno o más campos.

O bien, para especificar los atributos de campos que se añadirán

posteriormente, empiece sin seleccionar campos.

3. Escoja el menú Formato > Bordes de campo.

4. En el cuadro de diálogo Bordes de campo, seleccione los formatos

que desee.

El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.

7-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los valores escogidos en el cuadro de diálogo Bordes de campo

afectan al aspecto del campo en todos los modos. Para ver cuadros

de campo sólo en modo Presentación para, por ejemplo, alinear

campos, escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de campo. Para ver

el efecto de los valores de Bordes de campo sin salir del modo

presentación, deseleccione Cuadros de campo.

1 Los formatos de borde y de relleno del campo también se pueden

modificar con las paletas Relleno y Pluma del área de estado. (Los

bordes deben haberse especificado previamente en el cuadro de

diálogo Bordes de campo.) Los cambios en los valores de relleno y

de pluma realizados en el área de estado reemplazan los de cuadro de

diálogo Bordes de campo y viceversa. Consulte “Configurar efectos

de color, motivo, anchura de línea y objetos” en la página 7-16.

1 En los campos también se pueden especificar efectos (Relieve,

Grabado y Sombra paralela) con la paleta desplegable de efectos del

área de estado. Consulte “Efectos de objetos” en la página 7-17.

Añadir barras de desplazamiento a campos

Añadir barras de desplazamiento verticales permite ver más datos de

los que caben en los cuadros de campo en modo Visualizar. (Las

barras de desplazamiento no se pueden añadir a campos contenedor,

sumario, repetidos o con formato de listas de valores.)

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos.

O bien, para especificar los atributos de campos que se añadirán

posteriormente, empiece sin seleccionar campos.

2. Escoja el menú Formato > Formato de campo.

Para Realice lo siguiente

Añadir bordes a

campos y definir sus

atributos

Seleccione una combinación de Superior, Inferior,

Izquierdo y Derecho. En la lista de formatos, escoja

Bordes y seleccione el color, trama y anchura de línea

en las paletas desplegables.

Añadir líneas de base

de texto y definir sus

atributos

Seleccione Línea base del texto. En la lista de formatos,

escoja Líneas de base y seleccione el color, trama y

anchura de línea en las paletas desplegables.

Añadir a los campos

color y trama de relleno

En la lista de formatos, escoja Relleno y seleccione el

color, la trama o ambos en las paletas desplegables.

(Los cuadros de verificación no afectan a los atributos

de relleno.)

Añadir bordes entre las

repeticiones de los

campos repetitivos

Seleccione Entre valores repetidos. En la lista de

formatos, escoja Bordes y seleccione el color, trama y

anchura en las paletas desplegables.

Esta opción inserta líneas entre las apariciones de los

campos repetidos. Para incluir también bordes

alrededor de los campos repetidos, seleccione una

combinación de Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.

Escoger la porción

del campo a la que

asignar atributos

Escoger color, trama y

anchura de línea

Escoja Bordes,

Líneas de base o

Relleno

Aparece una representación de

las opciones seleccionadas

Personalizar presentaciones 7-3

3. En el cuadro de diálogo Formato de campo, en Estilo, seleccione

Campo estándar y haga clic en Incluir barra de desplazamiento vertical.

4. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Las barras de desplazamiento se visualizan siempre que se definen

las opciones de bordes del lado derecho del campo. De otro modo, se

visualizan sólo al incluir tabulaciones en el campo. Consulte “Añadir

bordes, relleno y líneas base a campos” en la página 7-1.

1 Al imprimir un campo o portal con barra de desplazamiento,

FileMaker Pro imprime sólo los datos visibles. Para imprimir todos

los datos, duplique la presentación y aumente el campo o portal. A

continuación, especifique las opciones de deslizamiento para

suprimir el espacio en blanco extra al imprimir. Consulte “Eliminar

espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

Deﬁnir listas de valores como entradas de datos

Un campo con el mismo conjunto de valores en muchos o en todos

los registros se puede configurar para que los usuarios escojan en una

lista de valores. Las listas de valores permite definir valores de texto,

números, fechas y horas utilizados con frecuencia y formatear los

campos para que los muestren en menús o listas desplegables o en

series de cuadros de verificación o botones circulares. Con ello se

ofrece una forma rápida y exacta de introducir o validar datos en los

campos.

Las listas de valores se pueden definir de varias maneras. Las más

general y menos restrictiva es definir la lista de valores y asociarla a

uno o más campos. La lista de valores también se puede definir al

especificar las opciones de formato en modo Presentación.

Para definir una lista de valores:

1. Escoja el menú Archivo > Definir listas de valores.

2. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en

Nueva.

3. En el cuadro de diálogo Editar lista de valores, escriba un nombre

en Nombre de la lista de valores.

Hacer clic para

añadir una barra

de desplazamiento

vertical

Escoger en listas de valores

para introducir datos

Lista de valores asociada al campo Categoría

Hacer clic para

ordenar por una

cabecera o

arrastrar límites

de columna

Lista de valores

definida en el

archivo

Arrastrar para cambiar el tamaño del cuadro de diálogo

7-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

4. Definir la lista de valores:

Para Realice lo siguiente

Definir valores

estáticos en la lista de

valores

Seleccione Usar valores personalizados y escriba cada

valor en una línea en el orden deseado. Pulse Intro

(Windows) o Retorno (Mac OS) para separar cada

valor.

Crear valores de forma

dinámica a partir de

todos los valores de

otro campo del mismo

o de diferente archivo.

Seleccione Usar valores del campo. En el cuadro de

diálogo Especificar campos para lista de valores:

1 Para usar un campo del archivo actual, compruebe

que está seleccionada Todos los valores y, en Usa los

valores de este campo, seleccione el campo.

1 Para usar un campo de otro archivo, haga clic en

Especificar archivo, escoja un archivo y haga clic en

Abrir. Compruebe que está seleccionada Todos los

valores y, en Usa los valores de este campo, seleccione el

campo.

Para visualizar valores de un segundo archivo,

consulte “Visualizar también valores asociados de un

segundo campo”, más abajo en esta tabla. De lo

contrario, haga clic en OK.

Escribir un nombre

para la lista de

valores

Escoger un método

para crear los

valores de la lista

Crear valores de forma

dinámica a partir de un

subconjunto de

valores de otro campo

(una relación

determina el

subconjunto)

Para obtener más

información, consulte

“Visualizar en una

lista de valores sólo un

subconjunto de

valores del campo” en

la página 7-6.

Seleccione Usar valores del campo. En el cuadro de

diálogo Especificar campos para listas de valores,

seleccione Sólo valores relacionados y escoja o defina

una relación en la lista de relaciones. A continuación,

en Usa los valores de este campo, seleccione el campo.

Para visualizar valores de un segundo archivo,

consulte “Visualizar también valores asociados de un

segundo campo”, a continuación en esta tabla. De lo

contrario, haga clic en OK.

Visualizar también

valores asociados de

un segundo campo

Siga las instrucciones de una de las dos filas anteriores

de la tabla. A continuación, haga clic en Mostrar

también los valores de y seleccione el campo.

Seleccione esta opción para visualizar los valores del

campo correspondiente a continuación de los valores

de la lista de valores. Por ejemplo, para facilitar la

entrada de datos, se pueden visualizar nombres de

parte a continuación de sus números.

También se pueden escoger los campos por los que

ordenar la lista de valores, si no está seleccionada Sólo

valores relacionados. Para visualizar ambos valores

ordenados por los del primer campo, seleccione primer

campo en Ordenar lista de valores por. Para ordenar en

base a los valores del segundo campo, seleccione

segundo campo. Si se escoge primer campo, los valores

duplicados no aparecen en el primer campo, si se

escoge segundo campo, los valores duplicados no

aparecen en el segundo.

Haga clic en OK.

Para Realice lo siguiente

Personalizar presentaciones 7-5

5. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en

Hecho

Para modificar, duplicar o eliminar una lista de valores:

1. Escoja el menú Archivo > Definir listas de valores.

2. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores:

3. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en

Hecho

No olvide las observaciones siguientes:

1 Las listas de valores también se pueden utilizar para validar los

valores introducidos en cualquier campo. Con ello se conserva la

exactitud de los datos, al impedir que los usuarios introduzcan

valores ausentes de la lista de valores. (Consulte “Definir

validaciones de campo” en la página 5-11.) También se pueden

ordenar registros según el orden de una lista de valores, por ejemplo,

por mes o región. (Consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.)

1 FileMaker Pro ordena alfabéticamente los elementos de listas de

valores creados a partir de valores de un campo y no muestra los

valores duplicados.

1 Redefinir elementos de listas de valores después de introducir los

datos puede generar resultados inesperados. Por ejemplo, si se

cambia un elemento de la lista de valores de Accesorio a

Accesorios, el campo parece estar vacío en las presentaciones con

formato de cuadro de verificación y botón circular. Además, las

búsquedas de Accesorios no encontrarán los registros existentes.

Para obtener información acerca de la sustitución de valores en

campos, consulte “Reemplazar datos en campos” en la página 2-11.

1 Si se escogió generar una lista de valores a partir de los valores de

un campo (Usar valores del campo) y se visualizan también valores

asociados de un segundo archivo, cuando un usuario escoge un valor

de este campo en modo Visualizar, el valor del segundo campo

asociado no se almacena, sólo se captura el primer campo.

Utilizar una lista de

valores definida en

otro archivo de

FileMaker Pro

Seleccione Usar lista de valores de otro archivo. En el

cuadro de diálogo Especificar lista de valores externa,

haga clic en Especificar archivo, seleccione un archivo

y haga clic en Abrir. En Lista de valores, escoja o defina

una lista de valores y haga clic en OK. En el cuadro de

diálogo Editar lista de valores, haga clic en OK.

Para Realice lo siguiente

Modificar los valores de una lista

o la forma de generar valores de

una lista dinámica

En la lista de nombres de listas de valores,

seleccione una y haga clic en Editar. En el

cuadro de diálogo Editar lista de valores,

efectúe los cambios y haga clic en OK.

Duplicar una lista de valores En la lista de nombres, seleccione la lista de

valores y haga clic en Duplicar.

Para Realice lo siguiente

Seleccionar un segundo campo

del que visualizar valores

Usar todos los

valores del campo

Seleccionar un

campo para usar

sus valores

Mostrar sólo valores

del campo relacionado

Eliminar una lista de valores En la lista de nombres, seleccione la lista de

valores y haga clic en Eliminar.En el cuadro

de confirmación, haga clic otra vez en

Eliminar.

Para Realice lo siguiente

7-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Visualizar en una lista de valores sólo un subconjunto de valores

del campo

Al generar los valores de una lista de valores de un campo, se puede

hacer que FileMaker Pro cambie dinámicamente los valores de la

lista en función de los valores de un segundo campo. En otras

palabras, la lista de valores sólo mostrará en el primer campo valores

de los registros relacionados en los que un valor introducido en el

segundo campo cumpla la definición de la relación.

Por ejemplo, imagine que dispone de una base de datos denominada

Producto que visualiza gran número de elementos de inventario. Se

puede definir una lista de valores y asociarla al campo Nombre

Producto para mostrar sólo un subconjunto de los elementos basado

en valores de un segundo campo, Categoría. Durante la entrada de

datos, al especificar el valor del campo Categoría (por ejemplo,

Accesorio), sólo aparecen en la lista los valores de Nombre Producto

donde Categoría coincide con Accesorio. Análogamente, si el valor

de Categoría cambia a Ropa, los valores de Nombre Producto

cambian a los registros en que Categoría coincida con Ropa.

En el ejemplo anterior, realice los siguientes pasos básicos:

1. Defina una lista de valores para Nombre Producto con las

opciones Usar valores del campo y Sólo valores relacionados.

2. Defina una relación con el mismo archivo de base de datos (una

autounión) y especifique Categoría como campo coincidente.

(Consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

3. Especifique que la lista utilice los valores del campo relacionado

Nombre Producto.

Al introducir un valor de Categoría, FileMaker Pro recupera los

registros relacionados en los que Categoría coincide con el valor

introducido y muestra los valores correspondientes de Nombre

Producto en la lista de valores.

Nota El campo con los valores de la lista de valores y el campo

coincidente de la relación deben residir en el mismo archivo, por

ejemplo, Categoría y Nombre Producto en el ejemplo anterior.

Formatear campos para utilizar listas desplegables, menús

desplegables, cuadros de verificación o botones circulares al

visualizar listas de valores

Una vez definida la lista de valores, se la puede asociar a un campo

en todas las presentaciones que lo requieran.

Para asignar una lista de valores a un campo y determinar su

visualización:

1. En modo Presentación, seleccione el campo.

2. Escoja el menú Formato > Formato de campo.

Lista de valores basada en el valor del campo clave “Accesorio”

Lista de valores basada en el valor del campo clave “Ropa”

Personalizar presentaciones 7-7

3. En el área Estilo del cuadro de diálogo Formato de campo,

seleccione el segundo botón circular y escoja cómo mostrará

FileMaker Pro la lista de valores.

4. Escoja el nombre de la lista de valores a asignar al campo en la

lista situada a la derecha de usando lista de valores.

O bien escoja Definir listas de valores para crear una lista de valores

(consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en la

página 7-3). Las listas de valores definidas aquí también se pueden

utilizar en otros campos.

5. Haga clic en OK.

Para Realice lo siguiente

Seleccionar un

formato para la

lista de valores

Escoja el formato en la lista situada a la izquierda de

usando lista de valores:

1 Escoja Lista desplegable para visualizar los elementos

de la lista de valores en una lista. Los usuarios podrán

utilizar las teclas de dirección o “pulsaciones

anticipadas” para seleccionar un valor.

1 Escoja Menú desplegable para visualizar los

elementos de la lista de valores en un menú. Los

usuarios deberán seleccionar los elementos con

el ratón.

1 Escoja Cuadros de verificación para visualizar los

elementos de la lista de valores como una serie de

cuadros de verificación.

1 Escoja Botones circulares para visualizar los

elementos de la lista de valores como una serie

de botones circulares.

e campo

seleccionado en

una presentación

Escoger cómo

visualizar la lista

de valores

Seleccionar o definir

una lista de valores

Asignar una lista de valores a un campo

Para permitir a los

usuarios introducir

valores distintos a los

definidos por la lista

de valores

Seleccione Incluir “Otro...” para permitir otros valores

(Esta opción no está disponible en Lista desplegable

porque los usuarios siempre pueden escribir valores en

las listas.)

Para permitir a los

usuarios modificar

valores definidos por

la lista de valores

Seleccione Incluir "Editar..." para permitir la edición de la

lista Esta opción no está disponible en campos con

formato de cuadros de verificación o botones

circulares ni en listas de valores basadas en valores de

otros campos.

Para Realice lo siguiente

Cuadros de verificación

Botones circulares

Menú desplegable

Lista desplegable

7-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los campos con formatos de cuadros de verificación permiten a los

usuarios introducir más de un valor en el mismo campo. Si se

introduce más de un valor en un registro, en una presentación cuyo

campo no tenga formato de cuadro de verificación (por ejemplo, un

informe en columnas), FileMaker Pro muestra sólo el primer valor.

1 Para modificar la organización de los elementos de listas de

valores en cuadros de verificación y botones circulares, cambie el

tamaño de los campos. Un campo más alto que ancho muestra los

elementos apilados verticalmente. Un campo más ancho que alto

muestra los elementos uno junto a otro horizontalmente.

1 Para obtener más información acerca de la configuración de

presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar

las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Formatear campos repetidos

Si un campo se define como campo repetido, se le puede formatear

para que muestre sólo un numero determinado de repeticiones,

aunque en la base de datos se almacena la información de todas.

Consulte “Campos repetidos” en la página 5-12.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos repetidos y

escoja el menú Formato > Formato de campo.

En el cuadro de diálogo Formato de campo, seleccione las opciones

de Repeticiones.

2. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para cambiar la forma o el tamaño de todas las apariciones visibles

de un campo repetitivo, utilice los manipuladores que aparecen

alrededor de la primera.

1 FileMaker Pro almacena los datos de todas las repeticiones de un

campo repetitivo aunque se cambie el formato del campo para que no

estén todas visibles.

Permitir o evitar entradas en campos

Las entradas se pueden permitir o evitar en los modos Visualizar y

Buscar. Por ejemplo, se puede restringir la entrada en campos que

contienen un número de serie, como un número de factura, para que

el campo no se pueda modificar.

Si se permite la entrada en un campo, no se puede controlar si todo

su contenido se selecciona al hacer clic o pulsar Tabulador en él en

los modos Visualizar y Buscar (de otro modo, FileMaker Pro coloca

el punto de inserción después del último carácter del campo).

Para Realice lo siguiente

Especificar el número

de repeticiones visibles

en la presentación

En Mostrar <valor > de las n repeticiones definidas del

campo, escriba un número (la n representa el número

máximo de repeticiones especificado al definir el

campo).

Escoger una

orientación para la

visualización de las

repeticiones del campo

En Usar orientación <valor >, escoja vertical para apilar

las repeticiones en columna u horizontal para

colocarlas en fila.

Especificar el número

de repeticiones visibles

de un campo repetitivo

y su orientación

Personalizar presentaciones 7-9

Para personalizar la entrada de un campo:

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos.

O bien, para especificar los atributos de campos que se añadirán

posteriormente, empiece sin seleccionar campos.

2. Escoja el menú Formato > Formato de campo.

En el cuadro de diálogo Formato de campo, seleccione opciones de

Comportamiento.

3. Haga clic en OK.

Nota Deseleccionar Permitir entrada en el campo en un campo sólo

afecta al campo en la presentación actual. Para restringir siempre el

acceso al campo en cualquier presentación de la base de datos, defina

privilegios de acceso de “sólo lectura” para el campo. Consulte

“Definir grupos” en la página 9-4. Al definir el campo, también se

puede limitar la capacidad de los usuarios para modificar un valor.

Especifique un valor autointroducido y seleccione Prohibir la

modificación del valor. Consulte “Definir entradas de datos

automáticas” en la página 5-10. Es recomendable permitir la entrada

en campos definidos para prohibir modificaciones, para que los

usuarios puedan copiar los valores al Portapapeles o introducirlos en

consultas en modo Buscar.

Conﬁgurar orden de tabulación para entrada de datos

Al pulsar la tecla Tabulador en los modos Visualizar y Buscar, el

comportamiento por defecto de FileMaker Pro es activar los campos

de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Este orden de tabulación

por defecto se puede modificar de varias maneras.

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer

orden de tabulación.

FileMaker Pro muestra flechas numeradas que apuntan a cada uno de

los campos de la presentación y el cuadro de diálogo Establecer

orden de tabulación.

2. En el cuadro de diálogo Establecer orden de tabulación,

especifique las opciones a utilizar:

Para Realice lo siguiente

Para evitar la entrada en un campo: Deseleccione Permitir entrada en el campo.

Al introducir el campo,

seleccionar todo su contenido

Seleccione Seleccionar todo el contenido del

campo en la entrada (Permitir entrada en el

campo también debe estar seleccionada).

Para Realice lo siguiente

Ordenar de nuevo el

orden de tabulación de

campos individuales

Seleccione Editar orden de tabulación. Haga clic en el

campo con el orden a modificar y escriba un nuevo

número para la flecha. El nuevo número reemplaza al

antiguo.

Definir un nuevo

orden de tabulación

para todos los campos

Seleccione Crear orden de tabulación y haga clic en los

campos con el nuevo orden. FileMaker Pro inserta

números en las flechas en dicho orden.

Cada flecha indica la posición de un campo en el orden de tabulación

7-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

3. Haga clic en OK.

Si existen campos en la presentación no incluidos en el orden de

tabulación, aparece un cuadro de diálogo que pregunta si estos

campos deben estar disponibles. Para no incluirlos, haga clic en

Omitir. De lo contrario, haga clic en Añadir (se añaden al final del

orden de tabulación).

No olvide las observaciones siguientes:

1 Las flechas en blanco indican campos omitidos del orden de

tabulación.

1 En campos con múltiples repeticiones se puede especificar si las

tabulaciones deben recorrer antes la primera repetición de cada

campo diferente (valor por defecto) o las repeticiones del mismo

campo.

1 Para definir que el orden de tabulación recorra la primera

repetición de cada campo repetitivo diferente, haga clic en el

campo superior izquierdo. La flecha parpadea mientras se

selecciona el orden de tabulaciones en las primeras repeticiones de

otros campos. Al hacer clic otra vez en el campo superior

izquierdo, FileMaker Pro completa el orden de tabulación de las

restantes repeticiones de los campos repetitivos utilizando el

modelo introducido.

1 Para definir que el orden de tabulación incluya antes todas las

repeticiones (visibles) del primer campo repetitivo, haga doble

clic en su primera aparición. FileMaker Pro numera todas las

repeticiones. A continuación, haga doble clic en la primera

aparición del siguiente campo repetitivo para introducir la

siguiente serie de números de orden de tabulación, etc.

1 Los campos sumario no se pueden incluir en el orden de

tabulación. Los campos de cálculo se pueden incluir en el orden de

tabulación, aunque no se puede utilizar en ellos en modo Visualizar

(sólo en modo Buscar). En los campos con formato para impedir

entradas no se puede utilizar la tabulación en los modos Visualizar ni

Buscar.

1 La definición del orden de tabulación no afecta a la entrada de

datos al trabajar con datos publicados mediante la publicación en la

Web al instante de Companion de FileMaker Pro. Para obtener más

información acerca de la configuración de presentaciones para su

publicación en la Web, consulte “Configurar las vistas en el

navegador” en la página 14-11.

Personalizar el aspecto de las

presentaciones

El diseño de las presentaciones se puede mejorar de diversas

maneras, incluidas las siguientes:

1 añadir texto fuera de los campos

1 utilizar las herramientas de dibujo para añadir líneas, rectángulos

y otras formas

Omitir campos del

orden de tabulación

Al definir el nuevo orden de tabulación, no haga clic en

los campos a omitir. Seleccione los campos que ya

estén numerados y pulse Retroceso o Suprimir.

Restaurar el orden de

tabulación por defecto

Haga clic en Restablecer orden predeterm.

Para Realice lo siguiente

egun

o c

ercer c

Orden de tabulación horizontal en campos repetidos

(izquierda a derecha)

mer

Cuarto clic

Orden de tabulación vertical (de arriba a abajo de cada campo)

mer c

Segundo

doble-clic

Primer

doble-clic

Tercer

doble-clic

Personalizar presentaciones 7-11

1 añadir gráficos o películas de QuickTime

Para obtener más información sobre las herramientas de

presentación, consulte “Herramientas de presentación” en la

página 6-13.

Para obtener más información acerca de la configuración de

presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar

las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Añadir texto a presentaciones

Añadir texto a la presentación facilita su uso y comprensión. Use el

texto en:

1 etiquetas de campos (nombres de campos; existe la opción de crear

una etiqueta de campo al colocar un campo en una presentación)

1 cabeceras de columnas de informes en columnas

1 instrucciones de un formulario

1 formularios de cartas con campos de fusión que muestren datos

1 fechas, números de página y números de registros actuales

El texto se puede añadir en cualquier parte de la presentación. El

texto escrito o pegado en una presentación es un objeto que se puede

manipular como cualquier otro. Por ejemplo, a un objeto de texto se

le puede rotar o asignar un color de fondo.

Nota Para añadir o cambiar texto de campos en la base de datos,

cambie al modo Visualizar.

Para escribir en una presentación:

1. En modo Presentación, seleccione la herramienta Texto en el

panel de herramientas (escoja el menú Vista > Barras de herramientas

> Herramientas).

2. Con el puntero en forma de I, haga clic en el lugar donde añadir el

texto o arrastre el puntero para definir la longitud de línea máxima.

Al hacer clic en la presentación se crea un pequeño bloque de texto

que aumenta al escribir en él.

Aparece un punto de inserción parpadeante rodeado por un recuadro

de puntos temporal.

3. Escriba el texto.

Para obtener información más completa acerca del trabajo con texto,

consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

text, entering.

4. Defina la fuente y otros atributos de texto.

El texto adopta el formato de fuente, estilo, interlineado, color y

alineación por defecto. Para especificar atributos de texto, consulte

“Formatear texto” en la página 7-13.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para obtener más información acerca de la selección y edición de

texto, consulte “Funcionamiento del texto” en la página 2-15.

Barra de

herramientas

Herramientas

Panel de

herramientas

Control de área

de estado

7-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

1 Dependiendo de la parte de la presentación, el texto aparece en

distintas posiciones en los modos Visualizar y Vista previa (por

ejemplo, una vez por registro, sólo en la parte superior del informe,

etc.). Consulte “Partes de una presentación” en la página 6-27.

1 Para eliminar espacios vacíos al imprimir, consulte “Eliminar

espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

Insertar en presentaciones el número de página, la fecha

u otras variables

La información fija (como la fecha de introducción) y variable

(como la fecha de hoy) se puede visualizar e imprimir con los

registros. Por ejemplo, se puede visualizar la hora actual en el pie de

página de un informe al imprimirlo o la fecha, hora y nombre de

usuario tal y como se introdujeron en la presentación, información

que permanece inalterada siempre que se visualizan, imprimen o

previsualizan registros. (La fecha, hora y nombre de usuario actuales

se pueden insertar también en los modos Visualizar y Buscar)

Consulte “Insertar variables en campos” en la página 2-11.)

1. En modo presentación, haga clic en la herramienta

Selección del panel de herramientas y haga clic en el lugar

donde aparecerá la información.

Para insertar la información en una línea de texto, haga doble clic

donde vaya a situar el punto de inserción.

2. Escoja el menú Insertar y escoja un comando:

3. El símbolo muestra sólo el texto que cabe en sus límites. Para

ampliar el objeto de texto y mostrar mayor cantidad de variable,

utilice la herramienta Selección.

4. Defina la fuente y otros atributos como en cualquier otro texto.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si se inserta información variable, en modo Presentación sólo

aparece el símbolo. La información variable aparece en los modos

Visualizar, Buscar y Vista previa, así como en la presentación

impresa.

1 En vez de utilizar los comandos del menú Insertar, se puede escribir

una lista de caracteres.

Para insertar Escoja

En la

presentación

aparece

Una fecha fija (tomada del calendario

del ordenador). Esta fecha es estática,

no cambia.

Fecha actual La fecha actual

Una hora fija (tomada del reloj del

ordenador). Esta hora es estática,

no cambia.

Hora actual La hora actual

Un nombre de usuario fijo (tomado

del Nombre de usuario especificado en

Preferencias de la aplicación). Este

nombre es estático, no cambia.

Nombre de

usuario actual

El nombre

del usuario

Una fecha variable Esta fecha cambia

para mostrar la fecha actual tomada

del calendario del ordenador.

Símbolo de fecha Dos barras

oblicuas (//)

Una hora variable. Esta hora cambia

para mostrar la hora actual tomada del

reloj del ordenador.

Símbolo de hora Dos puntos dobles

(::)

Un nombre de usuario variable. Este

nombre cambia para mostrar el

Nombre de usuario especificado en

Preferencias de la aplicación.

Símbolo de nombre

del usuario

Dos líneas

verticales (||)

El número de página. (Los números

de página sólo aparecen en modo

Previsualizar y en informes

impresos.)

Símbolo de

número de página

Dos símbolos

de número (##)

El número de registro Símbolo de número

de registro

Dos símbolos

de arroba (@@)

Para insertar Escoja

En la

presentación

aparece

Personalizar presentaciones 7-13

Formatear texto

Se puede especificar el aspecto del texto (dentro y fuera de los

campos). Se pueden controlar:

1 los atributos de caracteres del texto, incluidos fuente, tamaño,

estilo y color

1 la alineación de párrafo, márgenes e interlineado

1 configuración de tabulación

Los formatos de texto por defecto para el texto y los campos

añadidos posteriormente se definen al especificarlos sin seleccionar

texto ni campos. Análogamente, si un campo recién creado o texto

recién añadido permanecen seleccionados y se especifican formatos

de texto, también se definen los formatos de texto por defecto. Si

posteriormente se cambian, FileMaker Pro no cambia de forma

retroactiva los formatos aplicados con anterioridad.

Importante Los caracteres de campos de texto se pueden formatear

en modo Visualizar (por ejemplo, subrayar o poner en cursiva una

palabra para resaltarla). A diferencia del formato de texto

especificado en modo Presentación, este formato se almacena con

los datos y aparece en las presentaciones al visualizar el campo. El

texto formateado en modo Visualizar tiene preferencia sobre el del

modo Presentación. Por ejemplo, si se aplica un formato de negrita

en modo Visualizar, al cambiar al modo Presentación y dar formato

de cursiva al mismo texto, éste permanece en negrita. Para eliminar

formatos aplicados en modo Visualizar, vuelva a formatear el texto

en modo Visualizar o exporte e importe los datos (consulte “Exportar

datos de FileMaker Pro” en la página 12-7).

Consejo Para acceder con rapidez a numerosos atributos de texto,

utilice la barra de herramientas Formato de texto (menú Vista >

Barras de herramientas > Formato de texto), la regla de texto (menú

Vista > Regla de texto) o los menús contextuales. Consulte “Utilizar

barras de herramientas” en la página 1-5 y “Utilizar menús

contextuales” en la página 1-6. La regla de texto se describe en la

Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text,

entering.

Negrita, cursiva y otros estilos de texto

Existen varias formas de formatear texto. Seleccione el texto a

formatear y realice lo siguiente:

1 Escoja el formato de texto (como Fuente o Estilo) en un submenú

del menú Formato.

1 Escoja opciones de formato de texto de la barra de herramientas

Formato de texto.

1 Haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y

haga clic (Mac OS) y escoja un comando de formato de texto en el

menú contextual.

1 En el menú Formato > Texto seleccione varias opciones de formato

de texto a la vez.

Para especificar varios atributos de texto a la vez:

1. Seleccione el texto a cambiar.

Para obtener información completa acerca de la selección de texto,

consulte “Seleccionar texto” en la página 2-15.

Para Realice lo siguiente

Formatear texto de un

campo en modo

Visualizar

En modo Visualizar, seleccione el texto y escoja el

menú Formato > Texto. Este formato se almacena con

los datos y aparece en todas las presentaciones.

7-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

2. En el cuadro de diálogo Formato de texto, seleccione los atributos

a utilizar.

FileMaker Pro muestra en el área Ejemplo el texto formateado con los

atributos seleccionados.

3. Haga clic en OK.

Para obtener más información acerca de la configuración de

presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar

las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Nota Windows: para ver todas las fuentes disponibles, escoja el

menú Formato > Fuente > Configurar/Más fuentes. En el cuadro de

diálogo Configurar menú Fuente, seleccione una fuente de la lista

Fuentes disponibles y haga clic en Mover, o haga doble clic en la

fuente, para desplazarla hasta la lista Aparece en menú. Compruebe

que Mostrar tipografía de las fuentes está seleccionada para activar esta

opción.

Especificar atributos de párrafo y configuración de tabulaciones

En modo Visualizar se pueden formatear párrafos individuales

(incluida la definición de tabuladores) de un campo. En modo

Presentación se pueden especificar atributos de párrafo para el texto

situado dentro o fuera de los campos.

1. En modo Visualizar, seleccione el texto a formatear. O bien, en

modo Presentación, seleccione el texto o el campo a formatear.

Para obtener más información acerca de las diferencias de formatos

entre los modos Visualizar y Presentación, consulte “Formatear

texto” en la página 7-13.

2. Escoja el menú Formato > Texto.

3. En el cuadro de diálogo Formato del texto, haga clic en Párrafo.

4. En el cuadro de diálogo Párrafo, especifique el interlineado y la

alineación.

5. Para especificar la configuración de tabuladores en el párrafo,

haga clic en Tabuladores.

6. En el cuadro de diálogo Tabuladores, especifique la configuración

de tabulación.

Especificar el formato

de texto de los campos

en modo Presentación

En modo Presentación, seleccione uno o más campos

y escoja el menú Formato > Texto. O bien pulse Alt

(Windows) u Opción (Mac OS) al hacer doble clic en

un campo.

Formatear texto en

presentaciones

En modo Presentación, seleccione el texto y escoja el

menú Formato > Texto.

Para Realice lo siguiente

Escoger

atributos de texto

Seleccionar

uno o más

estilos

Especificar configuración de párrafo y

tabulaciones (consultar sección siguiente)

Alinear texto

Sangrado de texto

Definir

tabuladores

Definir interlineado y cambiar

las unidades de medida

Personalizar presentaciones 7-15

7. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 La alineación vertical de texto y campos se puede especificar. En

modo presentación, escoja el menú Formato > Alinear texto y

seleccione Superior, Centro o Inferior.

1 Para definir los márgenes y los tabuladores de los datos de texto en

modo Visualizar o de los objetos de texto en modo Presentación se

puede utilizar la regla de texto. En modo Presentación no se pueden

formatear campos con la regla de texto, es necesario utilizar los

cuadros de diálogo Párrafo y Tabuladores. La regla de texto se

describe en la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

text ruler.

1 Para obtener información más completa acerca de la especificación

de formatos de párrafo y configuración de tabuladores, consulte la

Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text

formatting.

Dibujar líneas y formas

Para utilizar líneas y formas que resalten partes de la presentación,

utilice las herramientas de dibujo del panel de herramientas o la barra

de herramientas Herramientas (menú Vista > Barras de herramientas

> Herramientas).

1. En modo Presentación, seleccione la herramienta a utilizar en el

panel de herramientas o en la barra de herramientas Herramientas.

2. Coloque el puntero en forma de cruz sobre el lugar de la

presentación donde comenzará la línea u objeto.

1 En las líneas, arrastre el puntero hasta que la línea tenga la longitud

deseada.

1 En rectángulos, cuadrados, rectángulos redondeados, óvalos y

círculos, arrastre el puntero en diagonal hasta que el objeto tenga el

tamaño deseado.

Definir alineación

de un tabulador

Especificar la posición

del tabulador

Especificar un

carácter de relleno

Configuración

actual de

tabulación

Herramienta Opciones disponibles

Herramienta

Líneas

En líneas verticales y horizontales, pulse Mayús mientras

arrastra el puntero. En líneas diagonales (45 grados), pulse

Control (Windows) u Opción (Mac OS) mientras arrastra

el puntero.

Para crear una línea vertical que se extienda sobre varias

partes de la presentación, dibuje líneas superpuestas en

cada una.

Herramienta

Rectángulo

En cuadrados, pulse Control (Windows) u Opción

(Mac OS) mientras arrastra el puntero.

Herramienta

Rectángulo

redondeado

En cuadrados redondeados, pulse Control (Windows)

u Opción (Mac OS) mientras arrastra el puntero.

Herramienta

Ovalo

En círculos, pulse Control (Windows) u Opción (Mac OS)

mientras arrastra el puntero.

Herramienta Rectángulo Herramienta Rectángulo redondeado

Herramienta Líneas

Herramienta Ovalo

7-16 Guía de usuario de FileMaker Pro

FileMaker Pro dibuja el objeto con la anchura de línea, color de

pluma y trama por defecto además de rellenar el objeto con el color

de relleno y trama actuales (en todos los objetos excepto líneas).

Estos atributos se pueden cambiar antes o después de dibujar el

objeto. (Consulte “Configurar efectos de color, motivo, anchura de

línea y objetos” en la página 7-16.)

No olvide las observaciones siguientes:

1 Utilice las técnicas siguientes para trabajar con las herramientas:

1 Todos los objetos tienen un borde. (El borde de una línea es la

propia línea.) Todos los objetos, excepto las líneas, tienen un relleno,

el área situada dentro del borde.

1 El aspecto de los campos, objetos de texto y gráficos insertados

también se puede cambiar, por ejemplo, cambiando su tamaño,

anchura de borde o trama de relleno.

1 Windows: también se pueden enlazar o incrustar objetos OLE.

Para obtener información completa sobre cómo funciona FileMaker

Pro con objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker

Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la

pestaña Indice y escriba OLE objects, editing.

Conﬁgurar efectos de color, motivo, anchura de línea

y objetos

Las paletas Relleno, Pluma, Anchura de línea y Efectos de objetos

del área de estado permiten cambiar el aspecto de los objetos de las

presentaciones, incluidos campos, botones y portales.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más objetos a modificar.

O bien, para especificar los atributos de objetos que se añadirán

posteriormente, empiece sin seleccionar objetos.

2. Escoja colores, tramas, anchuras de líneas o bordes y efectos de

objetos en las paletas del área de estado.

Para Realice lo siguiente

Utilizar una herramienta

una vez

Haga clic en la herramienta para seleccionarla.

(La herramienta se vuelve gris.)

Mantener una

herramienta

seleccionada

o bloqueada.

Haga doble clic en la herramienta. (La herramienta se

vuelve negra para indicar que permanece

seleccionada hasta seleccionar otra.) Para especificar

las preferencias con las que mantener herramientas

de presentación bloqueadas, consulte “Configurar

preferencias de presentación” en la página A-2.

Cambiar entre la última

herramienta utilizada y

la herramienta Selección

Pulse Control+Intro, o Intro del teclado numérico

(Windows) o pulse Intro (Mac OS).

Para cambiar Use

La anchura de una línea o del borde de una

forma, objeto de texto, campo o portal

Paleta Anchura de línea

El color o la trama de una línea o del borde

de una forma, objeto de texto, campo o

portal

Paletas Color y Trama de pluma

El color o la trama de un objeto, incluido el

fondo de objetos de texto, campos y

portales

Paletas Color de relleno y Trama

de relleno

El efecto con el que FileMaker Pro dibuja

objetos (excepto líneas)

Paleta Efectos de objetos y escoja

Relieve, Grabado o Sombra paralela

(consulte la siguiente sección,

“Efectos de objetos”.)

Ejemplo de relleno

Paleta

Color de

relleno

Paleta Trama

de relleno

Paleta

Color de

pluma

Paleta Trama

de pluma

Anchura de

línea actual

Paleta

Anchura

de línea

Paleta

Efectos

de objeto

Ejemplo de pluma

Personalizar presentaciones 7-17

Al seleccionar un objeto, los cuadros de ejemplo situados junto a las

paletas muestran sus atributos. Si no existe selección, los cuadros de

ejemplo muestran los atributos por defecto.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para convertir un objeto en transparente, escoja la trama

transparente en la paleta de tramas. Un objeto con trama

transparente está “hueco”. Los objetos situados detrás de él están

visibles y sólo se puede seleccionar haciendo clic en su borde

1 En los campos, la configuración de la paleta reemplaza la del

cuadro de diálogo Bordes de campo. Consulte “Añadir bordes,

relleno y líneas base a campos” en la página 7-1.

1 Para aplicar un color o trama a una parte de presentación, consulte

“Añadir o cambiar partes de una presentación” en la página 6-29.

Efectos de objetos

Para dar a la presentación un aspecto tridimensional, utilice los

comandos de la paleta Efectos de objetos. Los efectos de objetos se

pueden aplicar a objetos dibujados (excepto líneas), campos y

portales.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los efectos de objetos ofrecen resultados óptimos cuando se

especifica una trama de pluma transparente (es decir, un borde

invisible) y una anchura de pluma mínima de 2 puntos. Es también

recomendable intentar cambiar el color de fondo de la parte interior

a un tono parecido al color de relleno del objeto. (Consulte “Añadir

o cambiar partes de una presentación” en la página 6-29.)

1 Cuando utilice un efecto de objeto en un campo, intente

seleccionar el efecto antes de colocar el campo en la presentación.

De otro modo, el efecto puede recortar parte del texto del campo.

1 La anchura del efecto depende del borde del objeto especificado en

la anchura de pluma (a menos que el objeto no tenga borde, en cuyo

caso el efecto de objeto se dibuja con una línea de 1 punto). El color

y la trama del efecto dependen del color y la trama de relleno del

objeto o campo seleccionado.

1 Al aplicar un efecto a un objeto existente, el tamaño total del objeto

con el efecto no cambia, aunque el objeto se reduce para incluir el

efecto. Por tanto, al aplicar un efecto a un campo existente, es

necesario aumentar sus dimensiones para que los datos sean legibles.

1 Al asignar un efecto de objeto a un objeto transparente, FileMaker

Pro asigna al objeto el relleno por defecto y después dibuja el efecto.

Si se cambia el color de relleno, FileMaker Pro ajusta los colores del

efecto para complementar el nuevo color. Si se cambia el relleno de

un objeto a transparente después de asignarle un efecto, FileMaker

Pro convierte el efecto en transparente.

1 Los botones siempre incluyen efecto de Relieve. Para cambiarlo,

seleccione el botón y escoja otro efecto en la paleta de efectos de

objetos. Consulte “Utilizar botones con guiones” en la página 10-13.

Escoja Para

Relieve Hacer que el objeto seleccionado aparezca elevado sobre

el fondo

Grabado Hacer que el objeto seleccionado aparezca incrustado en

el fondo

Sombra

paralela

Hacer que el objeto seleccionado proyecte una sombra hacia

abajo y a la derecha.

Aplicar efectos a objetos

de presentaciones

Relieve Grabado Sombra paralela

7-18 Guía de usuario de FileMaker Pro

Insertar gráﬁcos en las presentaciones

Los gráficos se pueden añadir a cualquier parte de la presentación.

Para incluir la misma imagen (como un logotipo) en todos los

registros o informes de una presentación, utilice un gráfico en vez de

un campo contenedor.

1. En modo Presentación, escoja el menú Insertar > Imagen.

2. En el cuadro de diálogo, escoja un tipo de archivo gráfico en

Archivos de tipo (Windows) o en Mostrar (Mac OS).

3. Vaya al archivo gráfico.

Si se selecciona Almacenar sólo una referencia al archivo,

FileMaker Pro no importa el archivo gráfico, sólo localiza su

ubicación en el disco duro. Esta opción reduce el tamaño del archivo

de FileMaker Pro, aunque si se desplaza o elimina el archivo,

FileMaker Pro no puede abrirlo .

4. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir o haga doble clic en

el archivo.

En algunos formatos de archivo, aparece un cuadro de diálogo con

opciones para personalizar la forma de importar el gráfico. Las

opciones de gráficos se describen en la Ayuda en pantalla de

FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba Insert Picture command.

5. Coloque el gráfico en la presentación y ajuste su tamaño.

Consulte “Desplazar objetos en presentaciones” en la página 6-15 y

“Cambiar forma y tamaño de objetos” en la página 6-16.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para visualizar un gráfico diferente en cada registro, pegue o

inserte el gráfico en un campo contenedor en modo Visualizar. Para

obtener más información, consulte “Insertar gráficos en campos” en

la página 2-13.

1 En la presentación también se pueden pegar gráficos copiados de

otra aplicación. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar objetos” en la

página 6-14.

1 Para importar con rapidez gráficos o películas de otra aplicación,

se pueden arrastrar desde la ventana de la otra aplicación hasta la

presentación de FileMaker Pro, si el sistema y la otra aplicación lo

admiten. También se pueden arrastrar objetos desde una

presentación hasta otra aplicación y hasta el escritorio de Windows

o de Mac OS.

1 Windows: para insertar objetos OLE en una presentación, escoja

el menú Insertar > Objeto y especifique el tipo de objeto a importar.

En FileMaker Pro para Mac OS los objetos OLE aparecen como

gráficos. Para obtener información completa sobre cómo funciona

FileMaker Pro con objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de

FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba OLE objects editing.

Formatear gráﬁcos en presentaciones

En modo presentación, se pueden formatear gráficos pegados o

importados en la presentación igual que los datos de gráficos en

campos contenedor. Para obtener más información, consulte

“Especificar formatos en campos con gráficos” en la página 6-27.

Mostrar límites de texto, de campo o de botón

En la presentación se pueden mostrar límites de texto, campos y

botones para facilitar la identificación, colocación y alineación de

los objetos.

Para mostrar

límites en En modo Presentación, realice lo siguiente

Todo el texto

(no en un campo)

Escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de texto.

Aparecen los límites como finos cuadros negros

alrededor de todo el texto de la presentación.

Personalizar presentaciones 7-19

Para ocultar los límites del texto, campos o botones, escoja otra vez

el comando correspondiente del submenú Mostrar.

Nota Los límites sólo aparecen en modo Presentación. Para ver los

bordes de estos objetos en modo Visualizar o al imprimir la

presentación, defina un borde con las paletas Pluma y Anchura de

línea del área de estado.

Organizar objetos

En modo Presentación, se puede realizar lo siguiente:

1 agrupar cualquier combinación de objetos para modificarlos o

desplazarlos juntos

1 cambiar el orden de apilamiento de los objetos para conseguir

efectos diferentes al superponerlos

1 rotar un objeto o un grupo de objetos en incrementos de 90 grados

1 alinear o distribuir objetos con precisión

Nota Para acceder con rapidez a muchos de los comandos de

organización de objetos, utilice la barra de herramientas Disposición

(escoja el menú Vista > Barras de herramientas > Disposición) o los

menús contextuales. Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la

página 1-5 y “Utilizar menús contextuales” en la página 1-6.

Agrupar y desagrupar objetos

Agrupar objetos permite trabajar con los objetos agrupados como si

se tratara de un único objeto. Se puede realizar lo siguiente:

1 copiar y pegar objetos agrupados, conservando la organización de

los objetos del grupo

1 asignar atributos (como fuentes o colores de relleno) a los

elementos del grupo, aunque no sean adecuados para todos. (Por

ejemplo, asignar una nueva fuente a un grupo que contiene texto, un

campo y un gráfico modifica el texto y el campo, pero deja el gráfico

inalterado.)

1 trabajar con más facilidad con el orden de apilamiento, ya que

todos los objetos agrupados están en la misma capa

1 alinear un objeto individual con un grupo de objetos

Para agrupar objetos, en modo Presentación, seleccione los objetos y

escoja el menú Disposición > Agrupar.

Para desagrupar un objeto agrupado, seleccione el grupo y escoja el

menú Disposición > Desagrupar.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Al desagrupar un grupo que contiene otros grupos, los subgrupos

permanecen agrupados.

1 Si en el grupo se incluye un objeto bloqueado, el objeto agrupado

resultante está también bloqueado.

1 Para editar texto que está incluido en un grupo, haga doble clic en

el texto.

Todos los campos Escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de campo.

Aparecen los límites como finos cuadros negros

alrededor de todos los campos de la presentación.

Todos los botones

de la presentación

Escoja el menú Vista > Mostrar > Botones.

Aparecen los límites como cuadros grises alrededor

de todos los botones definidos.

Para mostrar

límites en En modo Presentación, realice lo siguiente

7-20 Guía de usuario de FileMaker Pro

Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrás en las

presentaciones

Cuando los objetos de las presentaciones se superponen, unos están

encima de otros. Este orden de apilamiento se puede modificar para

crear distintos efectos. Al crear objetos, aunque no se superpongan,

se apilan de forma que el último objeto creado siempre está el

primero.

1. En modo Presentación, seleccione el objeto u objetos cuya

posición desee cambiar.

2. Escoja un comando del menú Disposición.

Rotar objetos

Los campos, objetos de texto y gráficos se pueden rotar en

incrementos de 90 grados.

1. En modo Presentación, haga clic en la herramienta Selección del

panel de herramientas y seleccione uno o más objetos.

2. Escoja el menú Disposición > Rotar.

Los objetos rotan 90 grados en el sentido de las agujas del reloj. Para

rotar más los objetos, escoja otra vez el menú Disposición > Rotar.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Al hacer clic o pulsar Tabulador en un campo rotado en modo

Visualizar, el campo se visualiza temporalmente con su orientación

original, de izquierda a derecha.

1 Los portales no se pueden rotar.

Alinear objetos

En la presentación se pueden alinear los objetos y distribuir el

espacio que los separa.

La alineación de objetos por sus laterales o por sus partes superiores

o inferiores se realiza con el objeto más alejado sin alinear. Al alinear

puntos centrales, los objetos se alinean según una línea invisible,

vertical u horizontal, que pasa por el centro de los objetos.

Al distribuir el espacio que separa los objetos, FileMaker Pro mide

la separación entre los dos objetos más alejados y la divide

uniformemente entre todos los objetos seleccionados.

Para desplazar el objeto Escoja

Al frente de todos los objetos Mover al frente

Una capa hacia adelante Mover hacia adelante

Detrás de todos los demás

objetos

Mover al fondo

Una capa hacia atrás Mover hacia atrás

Antes

Mover al frente

Mover al fondo

Después

Mover hacia adelante

Mover hacia atrás

Personalizar presentaciones 7-21

1. En modo presentación, seleccione los objetos a alinear y escoja el

menú Disposición > Establecer alineación.

2. En el cuadro de diálogo Establecer alineación, seleccione

opciones en las áreas De arriba a abajo y De izquierda a derecha.

El área Ejemplo muestra una ilustración con las opciones escogidas.

3. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para alinear objetos nuevos según la configuración actual,

seleccione los objetos a alinear y escoja el menú Disposición >

Alinear. (Si los dos valores del cuadro de diálogo Establecer

alineación son Ninguna, el comando no está disponible.)

1 Para forzar la alineación con un objeto concreto, bloquéelo antes

de definir la alineación. Para obtener más información acerca del

bloqueo de objetos, consulte “Proteger objetos de modificaciones”

en la página 6-17.

Utilizar herramientas para colocar objetos

con precisión

Para precisar el tamaño, forma, posición y alineación de objetos,

utilice la paleta Cuerpo, las reglas gráficas y las retículas. (Para

obtener más información acerca del desplazamiento de objetos en

presentaciones, consulte “Desplazar objetos en presentaciones” en la

página 6-15.)

Utilizar paleta Cuerpo con objetos

Para precisar la posición y el tamaño de los objetos de una

presentación, utilice la paleta Cuerpo.

1. En modo Presentación, escoja el menú Vista > Tamaño del objeto.

2. Seleccione uno o más objetos.

3. En la paleta Cuerpo, escriba un nuevo valor en el campo situado

junto al icono.

Objetos antes de la distribución

de espacios

Objetos después de la distribución

vertical de espacios y alineados

por los laterales izquierdos

Seleccionar la

alineación vertical

de objetos

Resultado de la

selección

Seleccionar la

alineación horizontal

de objetos

Regla gráfica

Guías de ajuste Líneas de regla Paleta Cuerpo

Regla de texto

7-22 Guía de usuario de FileMaker Pro

Si no se puede escribir un valor, el campo no tiene sentido en la

selección (por ejemplo, una línea no tiene altura) o la selección está

bloqueada.

4. Pulse Intro o desplácese a otro campo de la paleta Cuerpo, pulse

Tabulador o Retroceso (Mac OS).

La paleta Cuerpo flota sobre la ventana, se puede dejar abierta

mientras se trabaja.

Utilizar reglas gráﬁcas y retículas

Las reglas gráficas y las retículas, cuadrículas de líneas de puntos

que aparecen en la presentación pero no se imprimen, facilitan la

alineación y colocación precisa de los objetos. Las retículas se

ajustan al cambiar de unidad de medida.

Para mostrar las reglas gráficas, en modo Presentación, escoja el

menú Vista > Reglas gráficas. Para ocultarlas, escoja otra vez Reglas

gráficas.

Al desplazar el cursor sobre la presentación aparecen líneas de guía

que localizan su posición en las reglas gráficas.

Para mostrar las retículas, en modo Presentación, escoja el menú

Vista > Líneas de regla. Para ocultarlas, escoja otra vez Líneas de regla.

Nota Las retículas no tienen propiedades de “ajuste”.

Para cambiar la unidad de medida utilizada en las reglas de texto,

retículas y la paleta Cuerpo:

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer

reglas.

2. En el cuadro de diálogo Establecer reglas, escoja una unidad de

medida en Unidades.

3. Haga clic en OK.

Alinear objetos con las guías de ajuste

Las guías de ajuste, líneas de guía móviles horizontales y verticales,

facilitan la alineación de objetos en modo Presentación. El límite

izquierdo, derecho, superior o inferior o el centro del objeto se

“ajusta” a las líneas de las guías de ajuste según se arrastra el objeto.

Unidad de medida Incremento de medida en la regla

Pulgadas (pg) 1/8 (pg)

Centímetros (cm) 0,25 centímetros

Escribir la distancia deseada desde la izquierda,

derecha y parte superior o inferior de la página

Escribir valores para cambiar

la altura y anchura del objeto

Utilización de la paleta Cuerpo para desplazar y cambiar de tamaño un objeto

Píxel (px) 10 píxeles

Para

En modo Presentación,

realice lo siguiente

Mostrar u ocultar las guías de

ajuste

Escoja el menú Vista > Guías de ajuste. Para

ocultarlas, escoja otra vez Guías de ajuste.

Cambiar de posición las guías

de ajuste

Con el puntero de flecha, desplace la línea de la

guía de ajuste horizontal o vertical

Anular el efecto de “ajuste” de

las guías de ajuste

Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras

arrastra el objeto

Unidad de medida Incremento de medida en la regla

Hacer clic para cambiar la unidad de medida

Líneas de regla

Personalizar presentaciones 7-23

Utilizar retículas de objetos

Las retículas de objetos permiten precisar la colocación de objetos en

presentaciones. Cuando las retículas están activadas, cada objeto de

la presentación se “ajusta” a su propia retícula invisible (que puede

ser diferente de la de otros objetos). Al desplazar o cambiar de

tamaño un objeto, éste se ajusta a la coordenada de retícula más

próxima. Los objetos se crean alineados con la retícula “maestra”.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Las retículas de objetos funcionan independientemente de las

retículas de reglas, reglas gráficas y guías de ajuste.

1 Los objetos creados antes de activar las retículas de objetos,

pueden aparecer sin alinear y, al cambiarlos de posición, se

desplazan según su propia retícula. Para alinear objetos entre sí,

consulte “Alinear objetos” en la página 7-20.

Controlar la impresión

La impresora, sus opciones, los márgenes especificados y las

opciones de presentación escogidas influyen en la forma en que

FileMaker Pro imprime los datos.

Para obtener información completa acerca de la impresión con el

modo Vista previa, consulte capítulo 4, “Previsualizar e imprimir

información”.

Especiﬁcar márgenes de página

En cada presentación se pueden especificar márgenes diferentes. Si

no se especifican, FileMaker Pro utiliza los márgenes por defecto de

la impresora, que varían dependiendo de la impresora y del

controlador de la impresora. Al imprimir presentaciones en las que

la exactitud del espaciado es importante, como etiquetas o

formularios preimpresos, se deben especificar los márgenes de

página.

1. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión (Windows) o

Archivo > Ajustar página (Mac OS), confirme la configuración de la

impresora y del papel y haga clic en Aceptar.

Para obtener más información, consulte la documentación del

ordenador y de la impresora.

2. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar

presentación.

3. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, en Opciones de

impresión seleccione Márgenes de página fijos.

4. Escriba valores para los márgenes (si se especifica un margen más

estrecho de lo que admite la impresora actual, FileMaker Pro muestra

una advertencia).

Para alternar márgenes derechos e izquierdos (el margen interior

aparece en el lado izquierdo de la primera página, en el derecho de la

segunda, etc.), seleccione Páginas opuestas.

Para

En modo Presentación,

realice lo siguiente

Activar o desactivar la

retícula

Escoja el menú Disposición > Retículas de

objetos. Para desactivarlas, escoja otra vez

Retículas de objetos.

Anular el efecto de “ajuste”

de las guías de ajuste

Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras

arrastra el objeto.

Cambiar las unidades de las

retículas de objetos

Escoja el menú Presentación > Establecer

reglas. En el cuadro de diálogo Establecer

reglas, escriba un valor en Unidades y escoja

una unidad de medida.

7-24 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. Haga clic en Aceptar.

6. Para comprobar los márgenes, escoja el menú Vista > Modo Vista

previa.

No olvide las observaciones siguientes:

1 En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer

reglas para cambiar la unidad de medida de los márgenes. Consulte

“Utilizar reglas gráficas y retículas” en la página 7-22.

1 Si se selecciona Imprimir en <valor> columnas para una presentación

y se especifican los márgenes de páginas, el tamaño de las columnas

se adapta a los nuevos márgenes. Consulte “Configurar impresión de

registros en columnas” en la página 6-9.

Mostrar márgenes de página

En modo Presentación se pueden visualizar los márgenes

exactamente como aparecerán impresos. (Los márgenes de página

aparecen siempre en modo Vista previa.)

Para mostrar los márgenes de página, en modo Presentación, escoja

el menú Vista > Márgenes de página. Los márgenes aparecen como

una línea de puntos fina que rodea los bordes de la “página” de la

presentación. Los saltos de página aparecen como líneas de puntos

gruesas horizontales y verticales.

Para ocultar los márgenes de página, escoja otra vez el menú Vista >

Márgenes de página.

La mayoría de las impresoras no pueden imprimir en el borde del

papel. Si se colocan objetos en los márgenes o fuera del área en la

que puede imprimir la impresora seleccionada, aparecen en los modo

Visualizar y Buscar, pero no al previsualizarlos o imprimirlos.

Seleccionar para

alternar márgenes

Escribir tamaños

de margen

Seleccionar

para

especificar

tamaños

Márgenes. Los

objetos de este

área no se

imprimen

Presentación sin márgenes

La impresora seleccionada no puede

imprimir objetos exteriores a esta línea

Presentación con márgenes

Personalizar presentaciones 7-25

Eliminar espacios vacíos en datos impresos

Frecuentemente, la cantidad de información de los campos de la base

de datos varía. Al imprimir, FileMaker Pro puede reducir los límites

de campos y cambiar los objetos situados a la izquierda o en la parte

superior de la presentación para cerrar los espacios vacíos que se

generan cuando la información no llena el campo.

Por ejemplo, en un catálogo, la descripción de un elemento puede ser

mayor que la de otro. Con la función de deslizamiento de FileMaker

Pro se pueden cerrar los espacios entre elementos e imprimir más

elementos por página.

Se pueden deslizar campos, portales, otros objetos e incluso partes

de presentación. Al deslizar objetos, se produce lo siguiente:

1 Los campos se reducen para eliminar el espacio vacío interior, pero

el deslizamiento no elimina el espacio definido entre los campos. Por

ejemplo, si se crea una parte de cuerpo con un espacio de 2,5 cm

debajo del objeto situado más abajo y se define deslizamiento en

todos los objetos y reducir la parte, FileMaker Pro deja 2,5 cm debajo

de dicho objeto al imprimir la presentación.

1 Los objetos sin campos, como líneas o texto, se desplazan si se

coloca un campo deslizado a su izquierda (o encima).

1 Los objetos, incluidos los campos, se deslizan hacia la izquierda (o

arriba) según la cantidad de espacio en que se reduzcan los campos

situados a la izquierda (o encima).

1 Los portales se deslizan como cualquier otro objeto, pero los

objetos de su interior no se deslizan. Si se especifica que un portal se

deslice hacia arriba y la parte incluida se reduce, FileMaker Pro

omite las filas vacías del portal.

Se puede definir la reducción de partes de presentación al deslizar

sus campos. Las cabeceras y pies de página, iniciales o no, nunca se

deslizan ni reducen. No se debe definir la reducción de partes que

necesiten espaciado vertical fijo, como etiquetas.

La presentación siguiente muestra la definición del deslizamiento de

los campos de la ilustración anterior.

Barco/Destino La Peregrina Argentina

Duración 7 noches

Precio total 79.500 Pts.

Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notas Ruta transatlántica entre Mogán, Gran Canaria, y Puerto la

Cruz, Venezuela. Incluye las islas de Margarita, Los

Roques, La Tortuga. La Blanquilla, La Orchila y las islas Las

Aves. Excursión opcional a la selva venezolana.

Barco/Destino María Salada México

Duración 7 noches

Precio total 79.500 Pts.

Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notas Incluye tarifa aérea desde La Coruña. 4 noches en Cancún,

2 noches en La Habana, 1 día en Nueva Orleans.

Barco/Destino Gran Roque Caribe

Duración 11 noches

Precio total entre 152.400 y 369.400 Pts.

Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notas San Juan, St. Thomas, Curacao, Cartagena y Cozumel.

Alojamientos de lujo. Sin política de propinas.

Catálogo de viajes

Barco/Destino La Peregrina Argentina

Duración 7 noches

Precio total 79.500 Pts.

Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notas Ruta transatlántica entre Mogán, Gran Canaria, y Puerto

la Cruz, Venezuela. Incluye las islas de Margarita, Los

Roques, La Tortuga. La Blanquilla, La Orchila y las islas

Las Aves. Excursión opcional a la selva venezolana.

Barco/Destino Iris III Cuba

Duración 7 noches

Precio total 79.500 Pts.

Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notes Incluye tarifa aérea desde La Coruña. 4 noches en

Cancún, 2 noches en La Habana, 1 día en Nueva

Orleans.

Barco/Destino Cibeles Caribe

Duración 11 noches

Precio total entre 152.400 y 369.400 Pts.

Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notas San Juan, St. Thomas, Curacao, Cartagena y Cozumel.

Alojamientos de lujo. Sin política de propinas.

Barco/Destino Nevueiro Pacífico Sur

Duración 21 noches

Precio total entre 399.500 y 955.000 Pts.

Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notas Incluye Nueva Zelanda Australia, Tonga y Fiji.

Catálogo de viajes

Impresión sin objetos deslizados

Impresión con objetos deslizados

Deslizar objetos hacia la izquierda para

eliminar el espacio situado en el borde

derecho de los campos

Deslizar partes hasta obtener cuerpos

de distintos tamaños para las

diferentes cantidades de datos

Deslizar objetos hacia arriba para

evitar la impresión de espacio extra

Deslizar objetos y partes hasta incluir

más registros en una página

El cuerpo, el campo

Notas y la línea

horizontal se deslizan

hacia arriba

Estos campos se

deslizan hacia la

izquierda

Las flechas muestran cómo

se deslizan los objetos

7-26 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los efectos de los valores de deslizamiento sólo se ven en modo

Vista previa.

1 Todos los objetos se pueden deslizar. Los objetos sin campos,

como la línea horizontal del ejemplo anterior, se desplazan cuando

se coloca un campo deslizado encima o a su izquierda. Cuando un

objeto sin campos se desliza, se desplaza hasta otra posición de la

presentación pero no se reduce. Cuando se desliza un campo, se

desplaza hasta otra posición de la presentación y, si sus datos no

llenan el campo, se reduce.

1 En modo Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Objetos

deslizados para ver los objetos que se deslizan y las direcciones de

deslizamiento.

1 Al deslizar objetos o partes, FileMaker Pro imprime los objetos en

las posiciones relativas con los demás objetos, no en las posiciones

en que se colocaron en la presentación.

1 Si se dejan espacios vacíos en las presentaciones, FileMaker Pro

los mantiene. Por ejemplo, si se crea una parte de cuerpo con un

espacio de 2,5 cm debajo del objeto situado más abajo,

FileMaker Pro deja 2,5 cm debajo de dicho objeto al reducir el

cuerpo.

1 Se obtiene idéntico efecto, aunque sólo entre un campo y texto de

presentación o entre campos adyacentes en bloques de texto

continuos, utilizando campos de fusión (consulte “Colocar campos

de fusión” en la página 6-19). Utilice deslizamiento en vez de

campos de fusión para:

1 alinear objetos no de texto, como gráficos

1 reducir una parte de presentación para incluir más datos en

una página

1 alinear campos con formato, como listas de valores y campos

repetidos

1 usar una presentación para entrada de datos (los datos no se

pueden introducir en campos con formato de fusión)

Definir opciones de deslizamiento

1. En modo Presentación, seleccione los objetos a deslizar.

Seleccione también el campo situado más a la izquierda (o más

arriba) hacia el que deslizar los demás objetos, para reducirlo.

Para permitir la reducción de los campos al especificar deslizamiento

hacia la izquierda, alinee los bordes superiores y escoja el menú

Formato > Alinear texto > Izquierda. Para permitir la reducción de los

campos al especificar deslizamiento hacia arriba, escoja el menú

Formato > Alinear texto > Superior.

Consulte “Alinear objetos” en la página 7-20 y “Especificar

atributos de párrafo y configuración de tabulaciones” en la

página 7-14.

2. En modo presentación, seleccione los objetos a deslizar y escoja

el menú Formato > Deslizamiento/Impresión.

3. En el cuadro de diálogo Deslizamiento/impresión, seleccione las

opciones de deslizamiento que desee.

Seleccione

esta opción Para

Hacia la izq. Reducir la anchura de los campos seleccionados hasta el

mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los

objetos seleccionados hacia la izquierda según el espacio

en que se reduzca el campo.

Hacia arriba: y

haga clic en Todos

encima

Reducir la altura de los campos seleccionados hasta el

mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los

objetos seleccionados hacia arriba según el campo situado

encima que menos se reduzca.

Esta opción mantiene coherente el espaciado vertical entre

columnas y campos repetidos.

Personalizar presentaciones 7-27

4. Haga clic en OK.

5. Escoja el menú Vista > Modo Vista previa para ver el efecto de las

opciones de deslizamiento.

Evitar la impresión de objetos

Se puede evitar la impresión de objetos de la presentación. Por

ejemplo:

1 Cree un botón en una presentación de informe que no se imprima

con el informe.

1 Incluya instrucciones en una presentación para que se lean durante

la entrada de datos pero que no se impriman con la presentación.

Para evitar que se impriman objetos, realice lo siguiente:

1. En modo presentación, seleccione el objeto u objetos que no desee

imprimir.

2. Escoja el menú Formato > Deslizamiento/impresión.

3. En el cuadro de diálogo Deslizamiento/impresión, seleccione No

imprimir los objetos seleccionados.

4. Haga clic en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los objetos no imprimibles aparecen en los modos Visualizar y

Presentación, pero no en modo Vista previa ni en la página impresa.

En modo Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Objetos no

imprimibles para visualizar los objetos no imprimibles con un borde

gris.

1 Para cerrar los espacios vacíos de los objetos no imprimibles,

defina opciones de deslizamiento para dichos objetos y los situados

debajo de ellos en la presentación. Consulte “Eliminar espacios

vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

Hacia arriba

y haga clic en

Directamente

encima

Reducir la altura de los campos seleccionados hasta el

mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los

objetos seleccionados hacia arriba según el espacio en que

se reduzcan los campos situados directamente encima.

Esta opción permite ajustar el espaciado de una columna

independientemente del de las demás columnas y de los

campos repetidos.

Reducir el tamaño

de la parte

Cerrar el espacio de la parte de la presentación que contiene

los campos seleccionados. Para deslizar hacia arriba la

parte en relación con todos los objetos, defina esta opción

en todos los objetos deslizados. Para deslizar hacia arriba la

parte en relación con un solo objeto, defina esta opción sólo

en dicho objeto.

Seleccione

esta opción Para

Capítulo 8

Funcionamiento de archivos relacionados

En ocasiones, una base de datos no satisface todas las necesidades de

gestión. Es posible que haya datos en un archivo que haya que

utilizar en otro. O se puede haber ampliado el archivo añadiendo

campos y el contenido del mismo no es ya tan homogéneo. O bien se

tienen almacenados los mismos valores en varios archivos y hay que

actualizarlos continuamente. Para acceder a los datos de otros

archivos de bases de datos se usan bases de datos relacionales y

actualizaciones.

En este capítulo se explica cómo:

1 crear bases de datos relacionales y actualizaciones

1 definir y cambiar relaciones entre archivos de bases de datos

1 configurar estructuras avanzadas de bases de datos relacionales,

como relaciones de muchos a muchos

Visualizar datos de archivos relacionados

Para usar datos de un archivo en el archivo actual, se puede acceder,

visualizar y trabajar con los datos de dos maneras distintas:

1 Una base de datos relacional permite visualizar, modificar o usar

datos del mismo o de otro archivo en el actual, sin necesidad de

copiarlos. Los datos sólo forman parte del archivo fuente. Los datos

visualizados en el archivo actual se modifican al cambiar en el de

origen.

1 Una actualización copia datos de un archivo a un campo del

archivo actual. Una vez copiados, los datos forman parte del archivo

actual (y permanecen también en el de origen). Los datos copiados al

archivo actual no se modifican automáticamente al cambiar los del

otro archivo.

Para establecer una conexión entre archivos de bases de datos

relacionales y actualizaciones, defina primero una relación,

expresión que indica a FileMaker Pro la forma de coincidir los

registros de los archivos. Después, escoja los campos que contienen

los datos que desee.

Nota Todos los archivos relacionados con bases de datos relacionales

y actualizaciones deben ser de FileMaker Pro 5. (Para usar archivos

creados con versiones anteriores de FileMaker Pro, deben

convertirse primero a la versión 5.)

En las actualizaciones, los datos de otros archivos se copian en

campos pertenecientes al archivo actual

R20ID Cliente

NY-ParísRuta

R20ID Cliente

NY-ParísRuta

En las bases de datos relacionales, los datos de otros archivos se

visualizan en el actual, en campos que pertenecen sólo al archivo fuente

R20ID Cliente

NY-ParísRuta

R20ID Cliente

NY-ParísRuta

8-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Terminología de bases de datos relacionales

Antes de comenzar, es necesario comprender los siguientes términos

referentes a bases de datos relacionales y actualizaciones. Estos

términos se ilustran en las secciones siguientes.

Término Significado

Archivo maestro En las bases de datos relacionales, es el archivo que visualiza

y accede a los datos de otro.

En las actualizaciones, es el archivo que contiene los datos

copiados. Es el archivo desde el que se genera la

actualización y al que se copian los datos.

Archivo

relacionado

En las bases de datos relacionales, es el archivo que contiene

los datos que se van a usar en el archivo maestro.

En las actualizaciones, es el archivo que contiene los datos a

copiar. Es el archivo de origen de la actualización y desde el

que se copian los datos.

El archivo relacionado y el archivo maestro pueden ser el

mismo. (Esto se denomina autounión.)

Campo

coincidente

Campo del archivo maestro y campo del archivo relacionado

que contienen ambos los valores usados para acceder a los

registros coincidentes. (Un campo coincidente se denomina

a veces campo clave o clave primaria.) Por cada relación se

selecciona un campo coincidente en cada archivo.

En las bases de datos relacionales, para que se pueda

establecer la relación entre dos archivos, deben coincidir los

valores de los campos coincidentes. (Consulte “Campos

coincidentes en relaciones” en la página 8-6.)

En las actualizaciones, los valores de los campos

coincidentes no tienen que ser iguales. Por ejemplo, se puede

definir una opción para copiar el siguiente valor más bajo si

los campos coincidentes no son iguales. (Consulte “Definir

actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.)

Relación Expresión definida por el usuario que contiene los requisitos

que, al cumplirse, establecen una relación entre los valores

de campos coincidentes. (A veces, las relaciones se

denominan enlaces o expresiones de unión.)

Las relaciones se definen en el archivo en el que se visualizan

los datos, no en el archivo desde el que se visualizarán.

Registro

relacionado

Registro de un archivo relacionado cuyo campo coincidente

contiene un valor que coincide con el del campo coincidente

del archivo maestro, según los requisitos de la relación.

Campo

relacionado

Campo del archivo relacionado que contiene los datos a los

que se accede y que se van a usar en el archivo maestro. Una

vez establecida una relación entre los datos de los campos

coincidentes, los datos de los campos relacionados pueden

usarse en el archivo maestro.

Los campos relacionados se colocan en una presentación del

archivo maestro, ya sea de manera independiente o en un

portal. De esta forma, se puede trabajar con los datos de los

campos relacionados en todos los modos.

En el archivo maestro, los nombres de los campos

relacionados aparecen como Nombre de la

relación::Nombre de campo relacionado o como ::Nombre

de campo relacionado

Portal Objeto de una presentación del archivo maestro en el que se

pueden colocar campos relacionados. Los portales se usan

sólo al trabajar con datos de más de un registro relacionado

por cada registro del archivo maestro.

Los portales visualizan los datos de los campos relacionados

en filas, un registro en cada fila.

Campo de origen

de la actualización

(sólo para

actualizaciones)

Campo del archivo relacionado que contiene los datos a

copiar. Es el campo desde el que se copian los datos.

Campo de destino

de la actualización

(sólo para

actualizaciones)

Campo del archivo maestro que contendrá los datos

copiados. Es el campo al que se copian los datos.

Término Significado

Funcionamiento de archivos relacionados 8-3

Bases de datos relacionales

Una base de datos relacional es uno o más archivos de bases de datos

diferentes (o tablas de bases de datos) que, en conjunto, contienen

todos los datos necesarios para el trabajo. En las bases de datos

relacionales, cada aparición de los datos se almacena en un único

archivo cada vez, pero se puede acceder y trabajar con ellos desde

cualquier archivo. Debido a que los datos de un archivo relacionado

no se copian sino que sólo se visualizan en el archivo maestro, los

datos siempre se ven en su estado actual.

Al trabajar con datos relacionados se aumenta la coherencia entre la

entrada de los datos y su recuperación, reduciéndose también los

datos duplicados en los archivos.

Por ejemplo, una agencia de viajes puede almacenar información de

viajes en el archivo Viajes y usarla con la información de clientes del

archivo Clientes y con la de facturación del archivo Facturas.

Para crear una base de datos relacional, primero se define una

relación en el archivo maestro. A continuación, se añaden, en la

presentación del archivo maestro, los campos en los que visualizar

los datos del archivo relacionado. De esta manera, al trabajar con

registros del archivo maestro, los datos de los campos relacionados

se pueden usar en todos los modos.

Al introducir un valor en el campo coincidente de un registro de un

archivo maestro, FileMaker Pro utiliza la relación para acceder a

todos los registros del archivo relacionado cuyo campo coincidente

contenga el valor que cumple los requisitos de la relación. A

continuación, visualiza los datos de los campos del archivo

relacionado en el registro actual del archivo maestro.

Si el campo relacionado está en un portal de la presentación, se

visualizan los valores de todos los registros relacionados.

Archivo Facturas

A-200-61

Núm. Factura

6-oct-2001

Fecha

C100

ID Cliente

Viaje

ID Viaje

T10

Precio Pta.

NY-Roma 55.000

T20 Roma-Estambul 70.000

García

Nombre

125.000Total

Archivo Clientes

C100

ID Cliente

García

Nombre Cliente

91-3660615

Teléfono

ID Viaje

Viaje

T10

NY-Roma

T20

Roma-Estambul

Archivo Viajes

T10ID Viajes

NY-RomaViaje

Ruta

ID Origen

R200

Destino

NY París

R42 París Roma

Archivo maestro

C200

ID Cliente

Pérez

Nombre Cliente

91-3660615

Teléfono

Ruta

Origen

R20

Destino

NY París

R42 París Roma

T10

ID Viaje

T10ID Viaje

R20ID Ruta

BostonOrigen

LondresDestino

T10ID Viaje

R42ID Ruta

ParísOrigen

RomaDestino

Archivo relacionado

Todos los

registros

del archivo

relacionado

se visualizan

en un portal

Relación

8-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Si el campo relacionado se coloca directamente en la presentación,

muestra el valor del primer (o único) registro relacionado. (El primer

registro relacionado al que se accede varía si los registros están

ordenados o no. Consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

Si el archivo relacionado contiene un registro coincidente por cada

registro del archivo maestro, los campos relacionados deben

colocarse directamente en la presentación, no en un portal. Los

campos relacionados deben también colocarse en la presentación al

trabajar sólo con el primer registro coincidente al que se ha accedido

(tanto si están ordenados como si no).

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para obtener información sobre la creación de portales, la

colocación de campos relacionados en presentaciones y portales y la

modificación de portales y campos relacionados, consulte “Decidir

ubicación de campos relacionados” en la página 6-21.

1 También se pueden definir relaciones para su uso con listas de

valores y así visualizar y acceder a valores relacionados concretos.

(Consulte “Visualizar en una lista de valores sólo un subconjunto de

valores del campo” en la página 7-6.)

1 Los datos de un portal se pueden resumir. (Consulte “Resumir

datos en portales” en la página 8-14.)

Crear relaciones entre archivos

Para usar datos de otro archivo, ya sea en una base de datos relacional

o en una actualización, se debe primero definir y asignar un nombre

a la relación entre el archivo maestro y el archivo relacionado.

Una relación es una expresión que incluye el nombre del campo

coincidente del archivo maestro, el nombre del archivo relacionado

y el nombre del campo coincidente del archivo relacionado.

vo maestro

C200ID Cliente

PérezNombre Cliente

91-3660615Teléfono

Ruta

ID Origen

R42

Destino

París Roma

T10ID Viaje

R20ID Ruta

BostonOrigen

LondresDestino

T10ID Viaje

R42ID Ruta

ParísOrigen

RomaDestino

Archivo relacionado

Campos

relacionados fuera

de un portal: sólo se

visualiza el primer

registro del archivo

relacionado

Relación

ID Cliente

Nombre

ID Cliente

Nombre

Teléfono

Ciudad

Relación

Campos coincidentes

Archivo maestro Archivo relacionado

Nombres de relaciones en el cuadro

de diálogo Definir relaciones

Funcionamiento de archivos relacionados 8-5

Una vez definida una relación, se puede escoger su nombre en la lista

de relaciones mientras se trabaja en el archivo maestro. La lista de

relaciones aparece en todos los cuadros de diálogo en los que se

pueden seleccionar nombres de campos, como en el cuadro para

exportar datos de FileMaker Pro. (Esta lista también se puede usar

para definir relaciones.)

Una vez establecida una conexión entre dos archivos, se puede

acceder a los datos del archivo relacionado de las siguientes

maneras:

1 Colocando uno o más campos relacionados directamente en una

presentación del archivo maestro para visualizar datos de un registro

relacionado por cada registro del archivo maestro (correspondencia

de uno a uno). Por ejemplo, con un campo relacionado se puede

visualizar la fecha de comprobación más reciente de una pieza del

equipo. (Los datos relacionados visualizados en el archivo maestro

se modifican al cambiar los del archivo relacionado.)

1 Colocando un portal en una presentación del archivo maestro y, a

continuación, colocando uno o más campos relacionados en el portal

para visualizar datos de más de un registro relacionado por cada

registro del archivo maestro (correspondencia de uno a muchos). Por

ejemplo, con un portal en un archivo Factura se pueden visualizar

todos los productos pedidos por el mismo cliente. (Los datos

relacionados visualizados en el archivo maestro se modifican al

cambiar los del archivo relacionado.)

1 Defina una actualización para copiar datos de un registro

relacionado por cada registro del archivo maestro (correspondencia

de uno a uno). Por ejemplo, use una actualización para copiar el

precio actual de un producto en el archivo Facturas Elementos. (Los

datos copiados al archivo maestro no se modifican automáticamente

al cambiar los datos del archivo relacionado.)

No olvide las observaciones siguientes:

1 Cada relación implica sólo un archivo maestro y un archivo

relacionado. No obstante, se pueden definir muchas relaciones desde

un archivo maestro a un archivo relacionado.

1 El archivo maestro de una relación puede ser un archivo

relacionado en otra y un archivo relacionado puede ser archivo

maestro en otra relación.

1 Entre dos mismos archivos de una base de datos se pueden definir

muchas relaciones. Por ejemplo, las relaciones pueden hacer

referencia a distintos campos coincidentes.

1 Se puede definir una relación de un archivo consigo mismo (una

autounión). Por ejemplo, con una autounión en un portal se puede

visualizar un subconjunto de datos del archivo actual, como todos los

empleados de cada director. Para obtener más información acerca de

las autouniones, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga

clic en Indice y escriba self-joins.

1 Si se desconoce la contraseña del archivo maestro no se pueden

definir relaciones. Además, al escribir datos en el campo coincidente

del archivo maestro, es necesaria la contraseña del archivo

relacionado si está protegido. (Consulte “Definir contraseñas” en la

página 9-1.)

1 Se puede crear una correspondencia de muchos a muchos entre

archivos de bases de datos. (Consulte “Crear relaciones de muchos a

muchos” en la página 8-16.)

Lista de relaciones

con la relación

Productos

seleccionada

Nombres de campos asociados a la

relación seleccionada

8-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Campos coincidentes en relaciones

Al definir y seleccionar campos coincidentes para relaciones, no

olvide las observaciones siguientes:

1 En la mayoría de los casos, los campos coincidentes usados en una

relación almacenan valores iguales. Por ejemplo, si un registro del

campo coincidente del archivo maestro contiene 009-845 y uno del

archivo relacionado también contiene 009-845, se establece una

relación entre los dos registros.

1 Los campos coincidentes de una relación pueden tener nombres

distintos. Lo que establece la relación son los valores coincidentes de

los campos.

1 El campo coincidente del archivo maestro puede ser de cualquier

tipo excepto del tipo contenedor. El campo coincidente del archivo

relacionado puede ser de cualquier tipo excepto del tipo contenedor,

global o sumario.

1 El campo coincidente del archivo relacionado debe poderse

indexar.

1 Si los campos coincidentes son de texto, FileMaker Pro considera

los primeros 20 caracteres de cada palabra, hasta 60 caracteres

(espacios incluidos).

1 Compruebe que los campos coincidentes de la relación son del

mismo tipo de datos.

1 El campo coincidente del archivo maestro o del relacionado (o

ambos) puede contener una fórmula de cálculo. Por ejemplo, la

fórmula Precio Unidad del campo coincidente del archivo

maestro establece una relación con un registro (o registros) del

archivo relacionado cuyo campo coincidente contiene el valor del

campo Precio Unidad del archivo maestro. También se puede

designar una fórmula de cálculo para que el campo coincidente

coincida con varios registros. Por ejemplo, la fórmula

Precio Unidad < 10.000 del campo coincidente del archivo

maestro establece una relación con todos los registros del archivo

relacionado cuyo campo coincidente contenga un valor inferior a

10.000.

1 Para aumentar el número de registros coincidentes posibles en el

archivo maestro o en el relacionado, introduzca todos los valores

coincidentes posibles en el campo coincidente (a veces denominado

campo multiclave o campo clave complejo). Suponga que desea

visualizar en un portal del archivo maestro los contratos de ventas

obtenidos por cada empleado, incluidos los obtenidos por equipos de

empleados. Para ello, introduzca, en el campo coincidente del

archivo relacionado, el nombre de cada empleado que trabajó en el

contrato introducido en el campo Nombre Contrato del mismo

registro. Coloque cada nombre en una línea aparte del campo

coincidente y termine cada línea con un retorno de carro. Si el campo

coincidente del registro del archivo maestro contiene cualquiera de

esos nombres, el contrato asociado se visualiza en el portal de dicho

registro. (Al diseñar un campo multiclave para mantener los números

de identificación, recuerde que el límite de los campos de texto de los

archivos de FileMaker Pro es de 64.000 caracteres.)

1 Los campos coincidentes pueden contener caracteres no

alfanuméricos. Para ello, escoja el menú Archivo > Definir campos.

Seleccione el campo coincidente en la lista, haga clic en Opciones y

en la pestaña Almacenamiento. En Idioma por defecto para la indexación

y la ordenación de textos, escoja ASCII.

1 Un campo coincidente de una base de datos relacional puede ser el

campo de destino de una actualización, siempre que la actualización

no se base en una relación que implique al campo coincidente. (Para

obtener un ejemplo de este uso, consulte “Acceder a datos

relacionados desde un tercer archivo” en la página 8-15.)

Actualizaciones

Para actualizar datos, primero se define una relación entre los datos

coincidentes del archivo maestro y el relacionado. Después se define

una actualización del campo del archivo maestro, que copia datos del

campo del archivo relacionado en uno del maestro.

Funcionamiento de archivos relacionados 8-7

Al introducir un valor en el campo coincidente del archivo maestro,

FileMaker Pro utiliza la relación para acceder al primer registro del

archivo relacionado cuyo campo coincidente contenga un valor

coincidente. A continuación, copia y almacena el valor del campo de

origen de la actualización del registro relacionado en el campo de

destino de la actualización del registro del archivo maestro. Los

datos copiados en el archivo maestro no cambian al modificar el

valor del archivo relacionado, a menos que cambien los datos del

campo coincidente del archivo maestro. En este caso, FileMaker Pro

vuelve a realizar la actualización.

Una vez copiados los datos en el campo de destino de la

actualización, se pueden modificar, reemplazar o eliminar como

cualquier otro dato (ya que el valor de actualización pertenece al

archivo maestro). También se pueden actualizar los datos del archivo

maestro para que coincidan con los modificados en el archivo

relacionado. (Consulte “Definir actualizaciones” en la página 8-14.)

Importante Si existe el mismo valor del campo coincidente en más de

un registro del archivo relacionado, FileMaker Pro copia el valor

sólo desde el primer registro relacionado. (El primer registro

relacionado al que se accede varía si los registros están ordenados o

no. Para obtener más información, consulte “Definir relaciones de

bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los valores de campos coincidentes de las actualizaciones no

tienen que ser equivalentes para coincidir. (Consulte “Campos

coincidentes en relaciones” en la página 8-6 y “Definir

actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.)

1 Para copiar datos en un segundo archivo que use los mismos

campos coincidentes (por ejemplo, para copiar el nombre y el

teléfono según el número de identificación del cliente coincidente),

defina una actualización en el segundo campo y use la misma

relación que en el primero.

Bases de datos relacionales y actualizaciones:

comparación

Según se usen los datos del otro archivo convendrá crear una base de

datos relacional o definir una actualización. Para escoger la mejor

opción, consulte la información siguiente.

Use bases de datos relacionales para:

1 Ver y trabajar con datos de un archivo relacionado (que puede ser

el mismo archivo) en su estado más actualizado. Por ejemplo,

visualice datos en campos relacionados cuando necesite el precio

actual de un artículo. A medida que se modifican los datos en los

registros relacionados, el archivo maestro refleja los cambios.

C235ID Cliente

Nombre

91-3661104Teléfono

ParísCiudad

C100ID Cliente

Nombre

91-3660011Teléfono

VancouverCiudad

Archivo maestro

C200ID Cliente

PérezNombre

Archivo relacionado

Relación

Campo de destino de la actualización

Campo de origen de la actualización

C200ID Cliente

PérezNombre

91-3660011Teléfono

Nueva YorkCiudad

C235ID Cliente

Nombre

91-3661104Teléfono

ParísCiudad

C100ID Cliente

Nombre

91-3660615Teléfono

VancouverCiudad

Archivo relacionado

C200ID Cliente

PérezNombre

91-3660615Teléfono

Nueva YorkCiudad

Archivo maestro

C200ID Cliente

PérezNombre

Relación

91-3660615Teléfono

Campo de origen

de la

actualización para

la primera

Campo de origen

de la actualización

para la segunda

actualización

Campo de destino

de la

actualización

para la primera

Campo de destino

de la actualización

para la segunda

actualización

8-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

1 Definir y gestionar datos con eficacia y flexibilidad. En lugar de

almacenar múltiples apariciones de los datos en varios archivos de

bases de datos, almacene apariciones únicas en archivos más

pequeños. Se puede así trabajar con los datos de numerosas maneras.

Se pueden efectuar cambios en los datos en una única ubicación, lo

que elimina la duplicación y aumenta la precisión.

1 Ahorrar espacio en disco, ya que los datos se almacenan en una

única ubicación.

Use actualizaciones para:

1 Copiar datos de un archivo relacionado (puede ser el mismo

archivo) y mantenerlos tal como se copiaron aunque cambien los

datos del archivo relacionado. Por ejemplo, use una actualización

para copiar en el archivo Factura el precio de un artículo en el

momento de la compra. El precio del archivo Factura permanece

intacto aunque cambie en el archivo relacionado.

1 Mantener archivos que ya contienen actualizaciones, para no

cambiarlos a una base de datos relacional.

Nota Para realizar el mantenimiento de una base de datos relacional

compleja o un conjunto complejo de actualizaciones suele ser

necesario un administrador que comprenda su diseño. El

administrador también puede enseñar a otros a usar la base de datos.

Funcionamiento de las bases de datos

relacionales

Importante Antes de comenzar, compruebe que comprende la

información de la sección anterior, “Bases de datos relacionales y

actualizaciones: comparación”.

Planiﬁcar bases de datos relacionales

Es buena idea planificar primero en papel la base de datos. Use los

siguientes pasos generales para planificar una base de datos

relacional.

Nota Los archivos de esta sección son sólo ejemplos.

1. Comience haciéndose preguntas, como:

1 ¿Qué información contendrá la base de datos?

1 ¿Qué archivos de la base de datos son necesarios?

1 ¿Qué campos contendrá cada archivo de la base de datos?

1 ¿Que datos comunes hay en los archivos de la base de datos?

Por ejemplo, para una agencia de viajes, puede ser necesario crear un

grupo de archivos con toda la información de los clientes, los viajes

que ofrece la empresa y los datos de facturación.

2. Determine los archivos de base de datos y los datos que incluirán

y decida qué campos contendrán datos comunes entre archivos.

Escriba los nombres de los archivos y de los campos en papel.

- Informaci n a incluir?

- Archivos de base de datos?

- Campos?

- Datos comunes?

Funcionamiento de archivos relacionados 8-9

Cada archivo sólo tiene un tema y todos los campos se refieren

únicamente a ese tema. Según el tema del archivo, se puede ver

dónde será más lógico almacenar los datos y dónde usar los de un

archivo relacionado.

Por ejemplo, un archivo Ruta podría contener campos para el número

de identificación de la ruta, la ciudad de origen y la de destino. Un

archivo Viaje podría contener campos para el número de

identificación y el nombre del viaje.

3. Determine los campos coincidentes para cada archivo y rodéelos

con un círculo.

Cada relación usa un campo coincidente del archivo maestro y uno

del archivo relacionado. Los campos coincidentes también se usan

para determinar si añadir un nuevo registro al archivo. En un sistema

eficaz de bases de datos, este campo a menudo (pero no siempre)

contiene un valor exclusivo por registro.

Por ejemplo, para asignar a cada cliente un número de identificación

exclusivo en el archivo Cliente, no introduzca un número de

identificación en el archivo a menos que vaya a añadir un nuevo

cliente, con lo que la existencia de un número de cliente determina la

existencia de un registro.

4. Decida en cada archivo qué campos almacenarán datos y cuáles

utilizarán datos de otros archivos (relacionados). En la planificación,

tache los campos duplicados de los archivos maestros. Estos campos

serán campos relacionados en la base de datos.

Todos los campos de cada archivo de la base de datos deben

almacenar una única aparición del tema del archivo de la base de

datos. Por ejemplo, los campos de un registro del archivo Cliente

(número de identificación del cliente, nombre, dirección y número de

teléfono) almacenan toda la información de un cliente.

ID Cliente

Calle

C digo postal

Nombre Cliente

Ciudad

ID Viaje

Archivo Cliente

Archivo Ruta

Viaje

Archivo Viaje

Tel fono

ID Ruta

Destino

Origen

ID Viaje

ID Ruta

Destino

Viaje

Origen

ID Cliente

Calle

C digo postal

Nombre Cliente

Ciudad

ID Viaje

Archivo Cliente

Archivo Ruta

Viaje

Archivo Viaje

Tel fono

ID Ruta

Destino

Origen

ID Viaje

ID Ruta

Destino

Viaje

Origen

8-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. Determine la relación entre los archivos. Dibuje una línea desde

cada campo coincidente del archivo maestro hasta el campo

correspondiente del relacionado.

Lo que define una relación entre archivos de bases de datos es que

sus campos coincidentes contienen datos coincidentes.

Al determinar las relaciones entre archivos de bases de datos

aparecen los casos en que se pueden usar datos de un archivo en otro.

6. Tenga en cuenta quién usará la base de datos y si es necesario

restringir el acceso a algunos campos.

Para obtener información sobre definición de contraseñas y

privilegios de acceso, consulte el capítulo 9, “Proteger bases de datos

con contraseñas y grupos”.

Consejo Si usa campos con números de identificación, planifique su

formato al definir los archivos. Por ejemplo, los números de

identificación de los clientes pueden ser números de teléfono,

números de serie o una combinación del número de teléfono y del

nombre.

Crear bases de datos relacionales: generalidades

Una vez planificada la base de datos relacional, siga las instrucciones

generales para crearla. (Para obtener instrucciones detalladas,

consulte la sección siguiente, “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

1. Cree los archivos de la base de datos y defina sus campos.

2. Defina las relaciones.

3. Dependiendo de si se va a trabajar con datos de uno o más

registros relacionados en cada registro del archivo maestro, deben

colocarse los campos relacionados directamente en la presentación o

en un portal de la presentación.

1 Para un campo relacionado consigo mismo, el campo se coloca

directamente en la presentación.

1 Para un campo relacionado en un portal, se crea el portal en la

presentación y después se coloca el campo en el portal.

Los campos relacionados y los portales se colocan en modo

Presentación y, a continuación, se puede trabajar con los datos

de los registros relacionados en todos los modos.

ID Cliente

Calle

C digo postal

Nombre Cliente

Ciudad

ID Viaje

Archivo Cliente

Archivo Ruta

Viaje

Archivo Viaje

Tel fono

ID Ruta

Destino

Origen

ID Viaje

ID Ruta

Destino

Viaje

Origen

ID Cliente

Calle

C digo postal

Nombre Cliente

Ciudad

ID Viaje

Archivo Cliente

Archivo Ruta

Viaje

Archivo Viaje

Tel fono

ID Ruta

Destino

Origen

ID Viaje

ID Ruta

Destino

Viaje

Origen

Funcionamiento de archivos relacionados 8-11

Importante Una vez creados los archivos para la base de datos

relacional o para la actualización, compruebe que no hay otros

archivos con los mismos nombres en el ordenador o el sistema. Para

duplicar archivos o para crear nombres de archivo similares,

duplique cada archivo por separado (lo que crea un nombre

exclusivo por copia). Almacene archivos de copia de seguridad en un

disco extraíble y retire el disco. Use una utilidad de compresión o de

almacenamiento para impedir que los archivos estén disponibles

como archivos de FileMaker Pro.

Deﬁnir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones

Siempre que aparezca una lista de relaciones se pueden definir

relaciones para bases de datos relacionales o para actualizaciones.

Por ejemplo, defina una relación al crear un archivo o una

presentación, al definir una actualización, al añadir un campo

relacionado o al crear un portal en una presentación. (Para obtener

una descripción de la lista de relaciones, consulte “Crear relaciones

entre archivos” en la página 8-4.)

Al definir una relación, se puede también definir el orden de

clasificación de los campos relacionados. Realice esta acción al

visualizar o acceder al primer registro relacionado que está en un

orden específico (como el valor menor o mayor), si tiene un campo

relacionado colocado directamente en una presentación. Por

ejemplo, visualice la fecha de comprobación más reciente de una

pieza del equipo. Ordene también los registros relacionados para

acceder o visualizar múltiples registros de un portal en un orden

específico.

Para crear relaciones entre archivos:

1. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir relaciones.

O bien, escoja Definir relaciones en la lista de relaciones.

2. En el cuadro de diálogo Definir relaciones, haga clic en Nueva.

3. En el cuadro de diálogo, haga clic en el nombre del archivo

relacionado (el archivo con el que se define una relación).

4. En el cuadro de diálogo Editar relación, en Nombre de la relación,

escriba un nombre exclusivo o acepte el nombre por defecto

asignado por FileMaker Pro.

No incluya dos puntos (:) en el nombre. FileMaker Pro no tiene en

cuenta los espacios al final de los nombres.

Para cambiar el archivo relacionado, haga clic en Especificar archivo

y después escoja otro. (Consulte “Cambiar relaciones” en la

página 8-13.)

5. Seleccione el campo coincidente en el archivo maestro (actual) en

la lista de la izquierda y el campo relacionado del archivo

relacionado en la de la derecha. Haga clic en cada nombre de campo

para seleccionarlo.

Relaciones definidas actualmente en el archivo maestro

8-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

Para obtener más información sobre campos coincidentes, consulte

“Campos coincidentes en relaciones” en la página 8-6.

6. Para ordenar los registros relacionados, seleccione Ordenar

registros relacionados. A continuación, en el cuadro de diálogo

Especificar ordenación, indique las instrucciones de ordenación de

los campos relacionados. (Consulte “Ordenar registros” en la

página 3-9.)

La selección de esta opción no afecta al orden de clasificación del

archivo relacionado.

7. Dependiendo de si define una relación para una actualización o

para una base de datos relacional, realice una de las acciones

siguientes:

1 Si está definiendo una relación para una actualización, haga clic en

OK y después en Hecho.

1 Si está definiendo una relación para una base de datos relacional,

puede seleccionar opciones adicionales. Cuando haya terminado,

haga clic en OK y después en Hecho.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para obtener información sobre la creación de portales y campos

relacionados, consulte “Crear y dar formato a portales para que

alberguen campos relacionados” en la página 6-22.

1 Si Ordenar registros relacionados está seleccionado y se modifican

los datos de un campo relacionado de un portal, los registros del

portal se vuelven a ordenar siempre que la relación se restablece.

(Por ejemplo, al examinar un registro o al cambiar el valor de un

campo coincidente.)

Seleccionar

campo

coincidente

del archivo

maestro

Seleccionar

campo

coincidente

del archivo

relacionado

Escribir un nombre de relación

Para Seleccione

Eliminar registros coincidentes del archivo

relacionado siempre que se elimine un registro

del archivo maestro. (Consulte “Eliminar

registros” en la página 2-6.) Es posible que los

registros relacionados no sean visibles en la

presentación actual.

Cuando elimine un registro de

este archivo, elimine también los

registros relacionados

Añadir registros al archivo relacionado

introduciendo datos en campos relacionados del

archivo maestro. (Consulte “Añadir y duplicar

registros” en la página 2-4.)

Si el archivo relacionado está bloqueado o

protegido contra escritura o si los usuarios no

disponen de privilegios de acceso para crear

registros, los registros no se añaden al archivo

relacionado.

Permitir la creación de registros

relacionados

Funcionamiento de archivos relacionados 8-13

1 El orden de las relaciones se puede cambiar en el cuadro de diálogo

Definir relaciones, según el nombre de la relación, la relación, el

nombre del archivo relacionado, el orden de creación o un orden

personalizado. Haga clic en la cabecera de la columna por la que

volver a ordenar, o escoja Ver por. Si se vuelve a ordenar por relación

o por nombre de archivo relacionado, se realiza una ordenación

secundaria de las definiciones según el nombre de la relación. Cada

vez que se abre el cuadro de diálogo, las definiciones aparecen en el

último orden usado. El orden por defecto es el de creación.

Cambiar relaciones

Si se modifica una relación, los cambios afectan a los registros del

archivo relacionado a los que se accede y a los visualizados en

registros del archivo maestro.

Eliminar o modificar una relación afecta a todos los registros

implicados en dicha relación (del archivo maestro y del relacionado).

Para cambiar relaciones:

1. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir relaciones.

O bien, escoja el nombre de la relación o Definir relaciones en la lista

de relaciones.

2. En el cuadro de diálogo Definir relaciones, seleccione la relación

a cambiar y después escoja una opción.

3. Para editar una relación, efectúe los cambios en el cuadro de

diálogo Editar relación, haga clic en OK y después en Hecho.

Escoger orden de

relaciones

Hacer clic en las cabeceras de las

columnas para ordenar las relaciones

Para Haga clic en

Eliminar la relación Eliminar, en el mensaje de confirmación haga clic en

Eliminar y después en Hecho. También se deben

eliminar del archivo maestro todas las referencias a

la relación.

Crear rápidamente una

relación similar

Duplicar. Para efectuar cambios, con la relación

duplicada seleccionada, haga clic en Editar. A

continuación, vea el paso 3.

Cambiar la relación Editar, y después vea el paso 3.

Para Realice lo siguiente:

Cambiar el nombre de

una relación

En Relación Nombre, escriba otro nombre.

Escoja un archivo

relacionado distinto

Haga clic en Especificar archivo. En el cuadro de

diálogo, haga doble clic en el nombre del archivo

relacionado a usar. En el cuadro de diálogo Editar

relación, seleccione los campos coincidentes para la

relación.

Cambiar campos

coincidentes

Seleccione un nuevo campo coincidente en el archivo

maestro, en el archivo relacionado o en ambos.

Cambie otras opciones

para la relación

Seleccione o deseleccione las opciones que desee.

(Consulte “Definir relaciones de bases de datos

relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

Lista de relaciones

8-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

Escoger una relación diferente para el portal

Importante Para visualizar los datos esperados en el portal,

compruebe que todos los campos usan la misma relación que el

portal. (Un campo relacionado que usa una relación diferente

visualiza sólo una aparición de los datos.)

1. En modo Presentación, haga doble clic en el portal.

2. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, en Mostrar registros desde,

escoja una relación y haga clic en OK.

3. Si es necesario, suprima los campos relacionados existentes del

portal y coloque campos relacionados nuevos que usen la nueva

relación.

Resumir datos en portales

Se pueden resumir los datos de filas de un portal. El portal puede

contener registros de un archivo relacionado distinto o del mismo,

con una relación definida desde y hasta el archivo actual (una

autounión).

1. En modo Presentación, cree un campo de cálculo en el archivo

maestro. (Consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6 y

“Fórmulas” en la página 11-1.)

2. Defina una fórmula para el campo que incluya una función

agregada para el tipo de cálculo de resumen a realizar. (Consulte

“Funciones de agregación” en la página 11-8.)

Por ejemplo, para un campo Total, que calcula el total de los valores

del campo relacionado Precio (que se encuentra en un portal y usa la

relación Facturas Elementos), defina la fórmula siguiente:

Sum(Facturas Elementos::Precio)

Definir actualizaciones entre archivos

Importante Antes de comenzar, compruebe que comprende la

información que aparece en “Bases de datos relacionales y

actualizaciones: comparación” en la página 8-7.

Deﬁnir actualizaciones

1. Defina una relación para la actualización (consulte “Definir

relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la

página 8-11).

2. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir campos.

3. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el

campo de destino de la actualización (el campo del archivo maestro

en el que se copiarán los datos). O bien, cree un campo y después

haga doble clic en el mismo.

4. Haga clic en la pestaña Autointroducir y después seleccione Valor

actualizado.

5. En el cuadro de diálogo Actualizar, escoja la relación a usar en la

lista.

6. En la lista de nombres de campo, seleccione el campo de origen

de la actualización (el campo del archivo relacionado desde el que se

copiarán los datos).

7. Seleccione las opciones para la actualización.

Para Realice lo siguiente

Determinar acciones si

los valores de los campos

coincidentes no son

exactamente iguales

En Si no hay coincidencia exacta, seleccione una

opción para no copiar ningún valor, copiar el

siguiente valor más bajo o más alto que se

encuentre en la campo de origen de la actualización

o visualizar un mensaje o datos personalizados.

(En el cuadro de texto, introduzca el mensaje o los

datos, con una longitud de hasta 255 caracteres.)

Evitar copiar en el campo de

destino de la actualización

datos nulos (vacíos) del

campo de origen

Seleccione No copiar contenido si está vacío.

(Deseleccione esta opción para permitir que se

copien datos vacíos.)

Funcionamiento de archivos relacionados 8-15

8. Haga clic en OK, vuelva a hacer clic en OK y después haga clic en

Hecho.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Compruebe que los campos de origen y de destino de la

actualización son del mismo tipo ya que, en caso contrario, puede

obtener resultados inesperados.

1 Para modificar una actualización compruebe que, en las opciones

de Autointroducir, Valor actualizado está seleccionada, haga clic en

Especificar y efectúe los cambios. Para detener o interrumpir el uso

de una actualización, deseleccione Valor actualizado en las opciones

de Autointroducir.

1 Si cambian los datos del archivo relacionado, para que el archivo

maestro contenga los mismos valores, puede volver a actualizar los

datos. Para obtener más información, escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

updating data.

Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo

A veces puede ser necesario acceder a valores de un campo

procedentes de otro archivo. No se puede acceder directamente a un

campo de un archivo con el que no se tenga una relación directa y que

ya se haya utilizado como campo relacionado de otro archivo. No

obstante, se pueden definir campos de cálculo intermedios para

acceder a aquellos campos con los que no exista una relación directa.

Suponga que desea datos del campo Nombre Pieza (que se encuentra

en el archivo Piezas) del archivo Facturas. El archivo Facturas usa

datos relacionados de un archivo Facturas Elementos y el archivo

Facturas Elementos usa datos relacionados de un archivo Piezas. No

obstante, el archivo Facturas Elementos no usa el campo Nombre

Pieza del archivo Piezas. (El archivo Facturas usa otros valores del

archivo Facturas Elementos que contiene algunos campos que los

archivos Piezas y Factura no contienen.)

Seleccionar

opción para datos

no equivalentes

de los campos

coincidentes

Seleccionar

campo de

origen de la

actualización

Escoger la

relación a usar

o definir nueva

Si está seleccionada, impide

que se copien datos nulos

ID Factura

ID Pieza

Precio Unidad

Cantidad

Precio extendido

Nombre Pieza

Facturas Elementos

ID Cliente

Nombre Agente

ID Factura

Fecha Pedido

Facturas

ID Pieza

Precio Unidad

Nombre Pieza

Piezas

Relación ID

Factura

Relación ID Pieza

Campo calculado

8-16 Guía de usuario de FileMaker Pro

Este uso de un campo de cálculo garantiza que los datos de dicho

campo (Nombre Pieza del archivo Facturas Elementos) cambian

conforme al valor del campo Nombre Pieza del archivo Piezas,

evitando así errores de duplicación de datos.

Para acceder a datos desde un tercer archivo:

1. En el archivo intermedio, cree un campo nuevo y conviértalo en

campo de cálculo.

En el ejemplo, cree un campo Nombre Pieza en el archivo Facturas

Elementos.

2. Defina una fórmula para el nuevo campo usando la sintaxis:

Nombre de la relación::Nombre de campo relacionado

Nombre de la relación es la relación definida desde el archivo

intermedio (en el ejemplo, archivo Facturas Elementos) hasta el

primer archivo (archivo Piezas). Nombre de campo relacionado es el

nombre del campo del primer archivo cuyos datos se van calcular

(campo Nombre Pieza en el archivo Piezas) en el archivo intermedio

(archivo Facturas Elementos).

3. Use el nuevo campo de cálculo como campo relacionado del tercer

archivo.

En el ejemplo, coloque el campo relacionado Nombre Pieza del

archivo Facturas Elementos en una presentación del archivo

Facturas.

Nota Para que los datos permanezcan intactos en el archivo

intermedio, se puede definir también una actualización en un campo

del archivo intermedio que copie datos desde un tercer archivo. De

esta forma, se puede usar este campo como campo relacionado en un

tercer archivo. En el ejemplo, el campo Precio Unidad del archivo

Facturas Elementos es una actualización del campo Precio Unidad

del archivo Piezas. La actualización usa la relación ID Pieza.

Crear relaciones de muchos a muchos

En una relación de uno a uno, un registro del archivo maestro se

relaciona con uno del archivo relacionado. En una relación de uno a

muchos, un registro del archivo maestro se relaciona con más de uno

del archivo relacionado. En FileMaker Pro, también se pueden crear

relaciones de muchos a muchos, en las que más de un registro de un

archivo de la base de datos está relacionado con más de un registro

de otro archivo y más de un registro de dicho archivo está

relacionado con más de un registro del primer archivo. (En el

ejemplo de la sección anterior, los archivos Facturas y Productos

tienen una correspondencia de muchos a muchos, ya que una factura

concreta puede contener muchos productos y un producto en

particular puede aparecer en muchas facturas.)

Para crear una relación de muchos a muchos entre archivos de bases

de datos, cree un archivo de unión independiente (o una tabla de

unión) relacionado con los otros dos archivos. Un archivo de unión

permite compartir datos comunes entre dos archivos.

Suponga que tiene dos archivos, Empleados y Clases y que desea

saber el número de empleados que asiste a cursos de formación y las

clases a las que asiste cada empleado. Antes de crear el archivo de

unión y de definir las relaciones, los archivos de bases de datos

tendrán la apariencia siguiente:

ID Empleado

Nombre

Departamento

Empleados

ID Clase

Cargo profesional

Fecha

Clases

Funcionamiento de archivos relacionados 8-17

Una vez creado el archivo de unión y definida la relación de

correspondencia de muchos a muchos, los archivos de la base de

datos tendrán la apariencia siguiente:

Para obtener más información sobre la creación de relaciones de

muchos a muchos, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga

clic en la pestaña Indice y escriba many-to-many correspondence.

ID Empleado

Nombre

Departamento

Empleados

ID Clase

Cargo profesional

Fecha

Clases

ID Empleado

ID Clase

Empleados en

ase

(

arc

e un

ón

)

Clases en

Cargo profesional Nombre

Campos calculados

Relaciones

Capítulo 9

Proteger bases de datos con contraseñas y grupos

Para almacenar información confidencial o evitar que los usuarios

modifiquen presentaciones u otros elementos de la base de datos, es

necesario disponer de un sistema de seguridad que proteja los

archivos. Esto garantiza que los registros, campos, presentaciones o

guiones no se borrarán ni modificarán por error.

En este capítulo se explica cómo proteger los archivos de

FileMaker Pro definiendo privilegios de acceso por contraseñas y

grupos. En él se aprende a:

1 definir contraseñas para limitar el acceso a todos los aspectos de

un archivo

1 definir grupos para limitar el acceso a elementos específicos de un

archivo (como campos y presentaciones)

Si para evitar o limitar la entrada en la base de datos, se la protege

mediante privilegios de acceso, los usuarios deberán introducir una

contraseña para acceder a ella desde cualquier ubicación: un

ordenador, una red, la Web o desde aplicaciones cliente ODBC.

Definir contraseñas

Al definir contraseñas para un archivo, se especifican los datos a los

que se puede acceder y las tareas que se pueden realizar. Si un

usuario abre un archivo con contraseña, FileMaker Pro desactiva los

comandos no disponibles con esa contraseña.

Para definir contraseñas:

1. Abra el archivo.

2. Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Contraseñas.

Si no aparece el comando Privilegios de acceso en el menú Archivo, ha

abierto un archivo con acceso limitado, lo que cambia el comando de

menú a Cambiar contraseña. Consulte al administrador de la base de

datos para obtener la contraseña maestra.

3. En el cuadro de diálogo Definir contraseñas, escriba la contraseña

del archivo.

1 Puede tener una longitud de hasta 31 caracteres y no distingue

entre mayúsculas y minúsculas.

1 Guarde la contraseña en lugar seguro para poder recuperarla.

1 Se puede limitar el acceso al archivo pero, si se deja en blanco el

área de la contraseña, no se obliga a los usuarios a introducirla.

4. Seleccione las actividades que los usuarios podrán realizar con

esta contraseña.

Seleccione Para permitir a los usuarios con esta contraseña

Acceso a todo

el archivo

Realizar una tarea con registros, presentaciones y guiones.

Este privilegio crea una contraseña maestra y proporciona

acceso a todas las actividades en un archivo.

Visualizar registros Consultar los datos de los registros. (Esta opción siempre

está activa.) Se pueden definir grupos para limitar los

campos que el usuario final puede consultar.

Imprimir registros Imprimir uno o más registros.

Exportar registros Exportar uno o más registros o acceder a las opciones de

compartición de FileMaker Pro, que permiten a los

usuarios compartir datos en red, en la Web, vía ODBC o

copiar conjuntos encontrados.

Ignorar avisos de

entrada de datos

Introducir datos que no coincidan con el conjunto de

validaciones de un campo. (Consulte “Definir validaciones

de campo” en la página 5-11.)

9-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. Escoja una categoría para los comandos de menú a los que se

podrá acceder con esta contraseña y después haga clic en Crear.

Estas tres opciones permiten cambiar entre ventanas de la base de

datos, realizar guiones del menú Guiones, hacer clic en botones de

presentaciones, abrir la Ayuda de FileMaker Pro, cambiar las

opciones de preferencia de la aplicación y abrir, crear o cerrar

archivos de FileMaker Pro.

6. Si desea contraseñas adicionales, repita los pasos del 3 al 5.

7. Para limitar el acceso a presentaciones o campos específicos, haga

clic en Grupos y siga los pasos de la sección siguiente, “Definir

grupos”.

Diseñar

presentaciones

Crear o cambiar todas las presentaciones. Se pueden

definir grupos para controlar el acceso a presentaciones

individuales.

Editar guiones Crear o cambiar guiones. (Los usuarios aún pueden

ejecutarlos, aunque pueden omitirse algunos pasos de

guiones al usuario con acceso limitado).

Definir listas de

valores

Crear o cambiar listas de valores. (Para modificar una lista

de valores en modo Visualizar, el usuario debe tener

acceso a Crear registros o Editar registros).

Crear registros Crear registros e introducir datos. Esto también permite

modificar listas de valores en modo Visualizar si la opción

Incluir Editar elemento... está activada.

Editar registros Cambiar la información de (todos) los registros. Esto

también permite modificar listas de valores en modo

Visualizar si la opción Incluir Editar elemento... está

activada. Se pueden definir grupos para controlar el acceso

a presentaciones o campos específicos.

Eliminar registros Eliminar uno o más registros.

Seleccione Para permitir a los usuarios con esta contraseña

Escoja Para

Normal Activar todos los comandos de menú asociados a los privilegios

seleccionados en el paso anterior.

Sólo edición Activar los comandos que permiten sólo actividades básicas de

entrada de datos. Este conjunto de menú desactiva la búsqueda,

la ordenación y el acceso al modo Presentación entre otras

opciones. Los comandos de menú disponibles también

dependen del nivel de acceso seleccionado en el paso anterior.

Ninguno Desactivar todos los comandos de menú para el archivo actual

(excepto los comandos del sistema comunes y los guiones de

ejecución).

Hacer clic

para definir

grupos

Contraseñas

definidas en

el archivo

Contraseña

en blanco

Hacer clic

para asociar

contraseñas

a grupos

existentes

Deseleccionar para limitar el acceso

Seleccionar

privilegios de

acceso para

usuarios

con esta

contraseña

Escoger comandos de menú para

usuarios con esta contraseña

Proteger bases de datos con contraseñas y grupos 9-3

8. Haga clic en Hecho.

Importante Una vez definida la contraseña maestra, escríbala y

guárdela en lugar seguro. Si la olvida, no podrá tener un acceso

completo al archivo. Además, se puede definir más de una

contraseña maestra.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Incluso si usted va a ser el único usuario, se recomienda proteger

la base de datos con una contraseña. Esto impide que otros usuarios

accedan a los datos o modifiquen la estructura de la base de datos.

1 Cree contraseñas fáciles de recordar, pero que los demás no puedan

adivinar fácilmente. Si escribe las contraseñas, guárdelas en lugar

seguro lejos del ordenador.

1 Los privilegios de acceso de FileMaker Pro funcionan

independientemente de los del sistema: protegen los archivos usando

contraseñas de FileMaker Pro.

1 Debe disponer de los privilegios de acceso apropiados para acceder

a los datos desde archivos relacionados. Por ejemplo, para añadir

datos a un archivo relacionado, debe tener privilegios de edición y

creación de registros en el archivo relacionado. Si los archivos

relacionados o los archivos con guiones externos usan la misma

contraseña, FileMaker Pro volverá a usar la contraseña sin

solicitarla.

1 Se puede definir una contraseña en blanco que permita un acceso

limitado al archivo. Cualquiera puede acceder al archivo pulsando

Intro o Retorno al abrirlo. Esta opción permite un acceso limitado al

archivo sin necesidad de introducir una contraseña. Al acceder a un

archivo Web con contraseña en blanco, la contraseña en blanco se

usa automáticamente. De esta manera, todos los usuarios de la Web

tienen acceso a los privilegios asignados a la contraseña en blanco.

1 Se puede definir una contraseña por defecto que se use

automáticamente al abrir el archivo. Esto permite el acceso a

cualquiera que abra el archivo de base de datos omitiendo el cuadro

de diálogo de la contraseña. Para definir una contraseña por defecto,

escoja el menú Edición > Preferencias > Documento. Active Probar

contraseña por defecto y escriba la contraseña ya definida. Los

usuarios tendrán el nivel de acceso asignado a la contraseña. Para

evitar temporalmente la contraseña por defecto e introducir una

distinta, pulse Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) al abrir el

archivo.

Eliminar o cambiar contraseñas

Para Realice lo siguiente

Eliminar una contraseña Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso >

Contraseñas. Seleccione la contraseña en el cuadro

de diálogo Definir contraseñas y haga clic en Eliminar.

En el cuadro de confirmación, haga clic en Eliminar y

después en Hecho. Cuando se indique, escriba la

contraseña maestra y haga clic en OK.

Cambiar una contraseña

si se conoce la

contraseña maestra

Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso >

Contraseñas. Seleccione la contraseña en el cuadro

de diálogo Definir contraseñas. Edite la contraseña,

revise los privilegios y haga clic en Cambiar. Haga

clic en Hecho. Cuando se indique, escriba la

contraseña maestra y haga clic en OK.

Cambiar su propia

contraseña si no conoce

una contraseña maestra

Escoja el menú Archivo > Cambiar contraseña.

Escriba la contraseña antigua. Escriba la nueva

contraseña, vuelva a escribirla para confirmarla y

haga clic en OK.

Al definir una contraseña en

blanco, se puede abrir el archivo

sin necesidad de especificar

ninguna contraseña

9-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Importante Si comparte un archivo, no modifique una contraseña sin

antes notificarlo a los demás usuarios.

Definir grupos

Una vez definidas las contraseñas, se definen grupos para restringir

el acceso a presentaciones y campos específicos. Por ejemplo, para

que los usuarios finales introduzcan y modifiquen datos en algunos

campos (pero no en todos), con los grupos se especifican los campos

a los que pueden acceder.

Para definir un grupo:

1. Abra el archivo usando la contraseña maestra.

1 Si no ha definido contraseñas, siga los pasos indicados en “Definir

contraseñas” en la página 9-1, y haga clic en Grupos, en el cuadro de

diálogo Definir contraseñas.

1 En el momento de definir grupos, quien los defina debe ser el único

usuario del archivo.

2. Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Grupos.

3. En el cuadro de diálogo Definir grupos, escriba un nombre para el

grupo y haga clic en Crear.

4. Haga clic en Acceso para asignar privilegios al grupo.

Para añadir varios grupos, especifique nombres de grupo adicionales

antes de hacer clic en Acceso.

5. En el cuadro de diálogo Privilegios de acceso, seleccione el grupo

para definir privilegios adicionales.

6. Asigne contraseñas al grupo haciendo clic en la viñeta junto a cada

contraseña.

Haga clic en las viñetas, no en el nombre de la contraseña. Una viñeta

sólida indica que el grupo usa la contraseña. Una viñeta gris indica

que el grupo seleccionado no usa la contraseña. En el ejemplo

anterior, el grupo Marketing usa la contraseña Coche. La contraseña

maestra, Tren, aparece en negrita.

7. Defina los privilegios de acceso para presentaciones y campos

específicos haciendo clic en las viñetas junto a ellos.

Grupos definidos

en el archivo

Escribir nuevo

nombre de grupo

Hacer clic para

asociar contraseñas

a un grupo

Hacer clic para

definir o cambiar

contraseñas

Para hacer un campo

o una presentación Realice lo siguiente

Accesible

(disponible para su edición)

Haga clic en la viñeta junto al campo o

presentación hasta que aparezca en negro

().

De Sólo lectura (puede visualizarse

pero no editarse)

Haga clic en la viñeta junto al campo o

presentación hasta que esté vacía ( ).

No accesible (no puede visualizarse

ni editarse)

Haga clic en la viñeta junto al campo o

presentación hasta que sea gris ( ).

Contraseña maestra

Clave

Vista general de los privilegios del grupo Marketing

Grupo

seleccionado

Proteger bases de datos con contraseñas y grupos 9-5

8. Haga clic en Guardar para guardar la configuración actual o haga

clic en Restablecer para volver a los valores guardados la última vez.

9. Haga clic en Hecho para volver al cuadro de diálogo Definir grupos

y vuelva a hacer clic en Hecho para cerrar el cuadro de diálogo.

Para modificar los privilegios de los grupos, vuelva a la vista general

(escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista general). La

vista general muestra las contraseñas asociadas a cada grupo y los

privilegios de acceso de cada grupo para campos y presentaciones.

En el ejemplo siguiente, si selecciona el grupo Ventas en una vista

general, verá que:

1 Los usuarios que introducen la contraseña Avión están asociados

al grupo Ventas. Esto es evidente ya que la viñeta junto a la

contraseña está definida como Accesible (negra).

1 Los usuarios del grupo Ventas pueden visualizar, pero no editar, el

contenido del campo, independientemente de la presentación en la

que estén. Esto se debe a que todos los campos del grupo Ventas

están definidos como de Sólo lectura. No podrán ver ningún dato de

las presentaciones Informe de márgenes ni Gastos de publicidad ya que

los privilegios están definidos como No accesible.

1 En el ejemplo anterior (la vista general de los privilegios del grupo

Marketing), los usuarios que introducen la contraseña Coche pueden

visualizar y editar los registros de las presentaciones Lista de

productos, Lista de precios y Gastos de publicidad. Pueden ver, pero no

editar, los datos de la presentación Inventario actual pero no pueden

ver ni editar los registros de la presentación Informe de márgenes.

Además, no pueden ver ni editar los campos Costo ni Núm. en stock,

y sólo pueden ver los datos del campo Estado, independientemente de

la presentación en que se encuentren los campos.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los grupos permiten a los administradores de bases de datos

gestionar el acceso a presentaciones y campos específicos. Si no es

necesario restringir el acceso, simplifique los privilegios usando sólo

contraseñas.

1 Las contraseñas maestras permiten el acceso a todo el archivo.

1 La misma contraseña se puede asociar a más de un grupo. Por

ejemplo, para que los grupos Ventas e Inventario tengan acceso para

revisar la contabilidad en presentaciones y en campos, asocie la

contraseña apropiada a ambos grupos.

1 Un grupo se puede asociar a más de una contraseña. Por ejemplo,

se pueden asignar contraseñas independientes a cada persona de un

grupo contable. Todos los usuarios tendrán acceso a las mismas

presentaciones y campos (determinados por el grupo), pero sólo los

administradores podrán efectuar cambios en el archivo

(determinados por las contraseñas).

1 Los usuarios no necesitan conocer los grupos. Introducirán la

contraseña asociada con su grupo.

Vista general de los privilegios del grupo Ventas

9-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Consejo Para ver las asociaciones entre presentaciones y campos,

escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista general. Para

acceder a la vista general debe ser el único usuario del archivo. Por

ejemplo, para eliminar un campo cuando no se está seguro de las

presentaciones que se verán afectadas, seleccione el campo en el

cuadro de diálogo

Privilegios de acceso. Las presentaciones con

viñetas sólidas contienen el campo seleccionado.

Eliminar o cambiar grupos

Para eliminar o cambiar grupos, debe usar la contraseña maestra para

abrir y usar el archivo exclusivamente.

Contraseñas y grupos: comparación

Las contraseñas y los grupos están relacionados. Las contraseñas

limitan lo que los usuarios pueden hacer y los grupos restringen las

presentaciones y campos que pueden ver. Se pueden especificar

privilegios de acceso para las contraseñas y los grupos.

1 Para las contraseñas, especifique privilegios de acceso que limiten

las actividades del usuario en todo el archivo (todos los registros,

campos, presentaciones, etc.). Por ejemplo, una contraseña puede

permitir que los usuarios creen y editen registros y otra permitirles

sólo visualizarlos.

1 En los grupos, especifique privilegios que limiten el acceso a

presentaciones y campos específicos. Por ejemplo, puede permitir al

grupo Ventas el acceso a un conjunto de presentaciones y campos y

al grupo Marketing el acceso a un conjunto distinto. De esta manera,

la información de cada grupo es privada incluso dentro de la misma

base de datos.

1 Los privilegios de grupo pueden tener preferencia ante los de

contraseñas. Por ejemplo, si una contraseña permite la edición de

todos los campos de todos los registros y un grupo permite a los

mismos usuarios únicamente acceso de sólo lectura, no podrán editar

los datos de los campos a pesar de los privilegios de la contraseña.

Sin embargo, un grupo no puede proporcionar acceso adicional a las

contraseñas. Por ejemplo, si una contraseña permite la visualización

de registros, el grupo no puede dar acceso completo a un campo o

presentación.

Para Realice lo siguiente

Eliminar un grupo Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso >

Grupos. Seleccione el nombre del grupo y haga clic en

Eliminar. En el cuadro de confirmación, haga clic en

Eliminar y después en Hecho.

Cambiar asociaciones

de contraseñas y

privilegios de acceso

de un grupo

Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista

general. Seleccione un grupo y haga clic en las viñetas

junto a las contraseñas, presentaciones y campos a

cambiar. Haga clic en Guardar y después en Hecho.

Capítulo 10

Crear guiones para automatizar tareas

FileMaker Pro incluye la función ScriptMaker

, que permite

automatizar numerosas tareas, como cambiar de presentación y de

modo así como buscar, ordenar e imprimir registros.

Este capítulo explica cómo utilizar ScriptMaker para:

1 planificar guiones

1 definir guiones

1 definir botones que ejecuten comandos de guiones

Nota Los guiones de FileMaker Pro no están disponibles al publicar

bases de datos en la Web mediante la publicación en la Web al

instante de Companion de FileMaker Pro.

FileMaker Pro admite de forma limitada los protocolos de guiones

externos ActiveX Automation (Windows), AppleScript (Mac OS) y

Apple Events.

La admisión de Active X Automation, Apple Events y AppleScript

está documentada en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e

índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Active X

Automation, Apple Events o AppleScript.

Guiones

Un guión es un comando que indica a FileMaker Pro que realice una

acción o una secuencia de acciones. El guión se ejecuta para llevar a

cabo dichas acciones. Los guiones se pueden seleccionar en el menú

Guiones o asociarlos a botones.

Por ejemplo, al hacer clic en el botón Carta de la presentación

Entrada de clientes, un guión muestra la presentación Carta. A

continuación, el guión cambia al modo Vista previa y hace una pausa

para poder ver el aspecto de la carta impresa.

Los guiones facilitan la repetición de procedimientos en tareas

habituales. Realizan pasos sencillos, como cambiar la orientación en

impresiones de sobres, o tareas complejas, como preparar gran

cantidad de correspondencia.

Los guiones se utilizan para combinar y automatizar tareas como:

1 cambiar de modo o de presentación

1 buscar, ordenar e imprimir registros

Hacer clic para continuar

ejecutando el guión.

FileMaker Pro imprime la

carta y vuelve a la

presentación Entrada de

clientes en modo

Visualizar.

Al hacer clic en el botón

Carta, FileMaker Pro ejecuta

el guión Imprimir carta

Botones en una presentación

10-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

1 imprimir datos de un mismo origen

1 marcar números de teléfono

Dentro de un guión se pueden ejecutar guiones adicionales

denominados subguiones. Los subguiones facilitan la división de

tareas complejas. Por ejemplo, se pueden buscar clientes con saldo

deudor con un guión e imprimir cartas que soliciten el pago con otro.

El primer guión contiene un comando que ejecuta el segundo

(subguión). Si el subguión está en un archivo diferente se denomina

guión externo.

Con FileMaker Pro, se puede:

1 definir pausas que permitan realizar tareas no incluidas en el guión,

como introducir datos. Al reanudar el guión, FileMaker Pro ejecuta

los comandos restantes.

1 guardar valores en guiones, como peticiones de búsqueda y tipos

de ordenación.

1 imprimir los comandos y valores que componen un guión. (Para

obtener más información acerca de la impresión desde

FileMaker Pro, consulte el capítulo 4, “Previsualizar e imprimir

información”.)

1 definir contraseñas que impidan a otros usuarios definir o cambiar

guiones. (Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.)

1 ejecutar un guión de arranque, un guión que se ejecute al abrir un

archivo de FileMaker Pro. Por ejemplo, un guión de arranque puede

cambiar a una presentación de entrada de datos siempre que se abra

una base de datos de pedidos. FileMaker Pro también puede ejecutar

un guión de cierre cada vez que se cierra un archivo. (Consulte

“Configurar preferencias del documento” en la página A-5.)

1 enviar correo en Internet utilizando un cliente de correo electrónico

independiente (es necesaria una cuenta de correo)

1 abrir un navegador Web en una determinada URL (dirección Web;

es necesario disponer de una cuenta con un proveedor de servicios de

Internet).

Los archivos utilizados pueden contener a su vez guiones y botones.

Por ejemplo, los archivos de plantillas incluidos con FileMaker Pro

tienen botones que facilitan su uso.

Para Realice lo siguiente

Ejecutar un guión del

menú Guiones

Escoja el guión en el menú Guiones.

Ejecutar un guión desde

el cuadro de diálogo

Definición del guión

Escoja el menú Guiones > ScriptMaker. Seleccione

el guión y haga clic en Ejecutar.

Ejecutar un guión

utilizando un atajo

de teclado

Pulse la combinación de teclas que aparece junto al

guión en el menú Guiones. (Consulte “Enumerar

guiones en el menú Guiones” en la página 10-13.)

Ejecutar un guión

desde un botón

Cambie a una presentación que contenga un botón

del guión. En modo Visualizar o Buscar, haga clic

en el botón.

Ejecutar un guión al abrir

o cerrar un archivo de

FileMaker Pro

En el cuadro de diálogo Preferencias del

documento, defina la opción para ejecutar un guión

de arranque o de cierre. Consulte “Configurar

preferencias del documento” en la página A-5.

Reanudar un guión

después de una pausa

En el área de estado, haga clic en Continuar o pulse

Intro o Retorno. Si se cambia de presentación

durante la pausa de un guión y se continúa su

ejecución, los pasos restantes se ejecutan en la

nueva presentación.

Detener un guión

interrumpido

En el área de estado, haga clic en Cancelar, cambie

a otro modo, cierre la ventana activa o salga de

FileMaker Pro.

Detener un guión (excepto

cuando está interrumpido)

Pulse Esc (Windows) o Comando+Punto

(Mac OS), oculte o cierre la ventana activa o salga

de FileMaker Pro. Si el guión contiene un paso

Cerrar ventana o Conmutar ventana que oculta la

ventana activa, FileMaker Pro detiene el guión

actual y vuelve al que lo llamó (si existe).

Crear guiones para automatizar tareas 10-3

Nota Los guiones que contienen el paso Permitir cancelación del

usuario [Inactivo] no se pueden detener.

Para obtener la descripción de varios tipos de guiones ejecutables,

consulte “Pasos de ScriptMaker” en la página 10-6.

Crear guiones: generalidades

Los guiones de FileMaker Pro, sencillos o complejos, son más

fáciles de crear si sigue estos consejos:

1 planee el guión antes de definirlo.

1 ejecute ciertas operaciones, como peticiones de búsqueda y tipos

de ordenación, antes de abrir ScriptMaker, para facilitar el

almacenamiento de los parámetros de dichas peticiones. Para

obtener más información, consulte “Almacenar configuración antes

de crear guiones” en la página 10-4.

Una vez decidida la forma de construcción y almacenados los

valores necesarios, se puede definir el guión.

Planiﬁcar guiones

De igual forma que no intentaría escribir un informe sin un borrador

previo, no intente escribir un guión sin planificarlo. Antes de definir

un guión, considere estas preguntas:

1 ¿Cuál es el objetivo? ¿Se puede dividir el trabajo en tareas

menores? En caso afirmativo, defina un subguión para cada tarea y

un guión que ejecute los subguiones. Normalmente es más sencillo

diseñar y probar varios subguiones pequeños que uno complejo. Este

enfoque por módulos permite volver a utilizar los subguiones en

otros guiones.

1 ¿Están todos los datos necesarios en un archivo o va a utilizar el

guión más de un archivo? Si se utilizan varios archivos, ¿cuáles va a

abrir el guión? ¿Dónde debe definirse el guión?

1 ¿Cómo van a ejecutar los usuarios el guión? (Consulte “Utilizar

botones con guiones” en la página 10-13.)

1 ¿Va a contener el guión pasos para configurar la impresión

(Windows), ajustar página (Mac OS), imprimir, importar, buscar,

ordenar o exportar? En caso afirmativo, ¿qué valores se deben

almacenar antes de definir el guión? (Consulte “Almacenar

configuración antes de crear guiones” en la página 10-4.)

1 ¿Qué campos y presentaciones necesita el guión? Algunos pasos

exigen la presencia de un campo en la presentación actual (como Ir

al campo, Insertar texto, Insertar resultado calculado y Reemplazar),

otros no, como Establecer campo. Para cambiar a la presentación que

contenga los campos exigidos por el guión, use Ir a la presentación.

1 ¿Debe cambiar de modo el guión? Por ejemplo, utilice Modo

Visualizar antes de modificar datos de campos o registros y Modo

Buscar antes de definir una petición de búsqueda o de buscar datos.

1 ¿Debe trabajar el guión en todos los registros de la base de datos,

en el conjunto encontrado actual o en un conjunto de registros

determinado? ¿Qué ocurre si no se encuentran registros? Utilice uno

de los pasos para buscar u omitir y defina los registros correctos.

1 ¿En qué registro debe empezar el guión? Por ejemplo, al utilizar el

paso Loop, decida si el bucle empieza en el primer registro o en el

último, en un registro concreto o en el registro actual de un conjunto

encontrado. Para seleccionar un registro de inicio, utilice Ir al

registro/petición/página.

1 ¿Cómo debe avanzar el guión por los múltiples campos y

registros? Para desplazarse por un conjunto encontrado, utilice los

pasos de navegación.

1 ¿Deben ordenarse los registros antes de que el guión los procese?

Si utiliza el paso Loop, use Ordenar o Desordenar antes del bucle

para establecer el orden adecuado.

1 ¿Cuándo debe terminar el guión? ¿Una vez procesados todos los

registros? ¿Al cumplirse una condición? Para ejecutar una tarea

cuando el guión cumpla una condición concreta, utilice el paso If.

10-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

1 ¿Cómo se va a documentar el diseño del guión? Para que los

guiones sean legibles y comprensibles, utilice el paso Comentario.

Es especialmente importante si el mantenimiento de la base de datos

lo va a realizar otra persona.

1 ¿Cómo se va a probar el guión? Para interrumpir el guión en puntos

determinados, utilice el paso Pausar/reanudar guión. Por ejemplo, al

probar un guión con un paso Loop, coloque Pausar/reanudar guión

en medio del bucle para verificar que funciona como se esperaba. El

paso Pausar/reanudar guión se puede eliminar cuando el guión

funcione correctamente.

Consejo Pruebe el guión en un clon (o una copia) de la base de datos

para proteger los originales. Una vez probado el guión, importe al

clon los datos del archivo original o use la función Importar guiones

para importar el guión a la base de datos. Para obtener más

información acerca de esta función, consulte “Importar guiones” en

la página 10-12.

Almacenar conﬁguración antes de crear guiones

Al definir un guión, FileMaker Pro guarda los valores actuales de

importación, exportación, búsqueda, ordenación y configuración de

impresión (Windows) o ajuste de página Mac OS). Si se colocan

estos pasos en el guión, FileMaker Pro puede restaurar los valores de

estas acciones al ejecutarlo.

Para almacenar valores en un guión, especifíquelos antes de añadir

los pasos Configurar impresión o Ajustar página, Importar registros,

Ejecutar búsqueda, Ordenar o Exportar registros.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para utilizar los valores al ejecutar el guión, seleccione la opción

Restaurar en los pasos Configurar impresión (Windows) o Ajustar

página (Mac OS), Importar registros, Ejecutar búsqueda, Ordenar o

Exportar registros.

1 Un guión sólo puede almacenar un tipo de ordenación y un valor

de cada tipo, por ejemplo, un conjunto de peticiones de búsqueda. Si

son necesarios más, defina un subguión que almacene distintos

valores.

1 Para ver los valores almacenados con un guión, imprima la

definición del guión. Para imprimir la definición de un guión o de

todos, haga clic en el botón Imprimir del cuadro de diálogo Definición

del guión.

1 Para introducir valores al ejecutar guiones en vez de utilizar

valores almacenados, especifique que FileMaker Pro muestre un

cuadro de diálogo al ejecutar el paso del guión.

Para especificar Realice lo siguiente

Configurar impresión

(Windows). Ajustar

página (Mac OS).

Escoja el menú Archivo > Configurar impresión o Ajustar

página. Seleccione las opciones que desee y haga clic en

Aceptar. Consulte “Preparar impresión” en la

página 4-2.

Orden de importación Importe los registros con la orden de importación a

almacenar. Consulte “Importar datos en FileMaker

Pro” en la página 12-2.

Peticiones de

búsqueda

En modo Buscar, cree las peticiones de búsqueda. Para

ejecutar las peticiones, no es necesario hacer clic en

Buscar. Consulte “Buscar registros” en la página 3-1.

Tipo de ordenación En modo Visualizar, escoja Ordenar en el menú

Registros y seleccione los campos por los que ordenar

y el tipo de ordenación. Haga clic en Hecho. No es

necesario ejecutar la ordenación. Consulte “Ordenar

registros” en la página 3-9.

Orden de exportación Exporte los registros utilizando la orden de exportación

a almacenar. Consulte “Exportar datos de FileMaker

Pro” en la página 12-7.

Para especificar Realice lo siguiente

Crear guiones para automatizar tareas 10-5

Por ejemplo, si se añade un paso Ordenar y se deseleccionan las

opciones Restaurar el tipo de ordenación y Ejecutar sin diálogos, al

ejecutar el guión aparece el cuadro de diálogo Ordenar con la última

ordenación utilizada en el archivo. Si se selecciona Restaurar el tipo

de ordenación y se deselecciona Ejecutar sin diálogos, el cuadro de

diálogo muestra los valores por defecto que el usuario puede ejecutar

o modificar.

Deﬁnir guiones

ScriptMaker permite definir guiones escogiendo pasos y

estableciendo el orden en que FileMaker Pro los ejecute. Si utiliza un

subguión, defínalo primero y defina después el guión que lo llama.

1. Almacene los valores del guión si incluye Configurar impresión

(Windows) o Ajustar página (Mac OS), Importar, Exportar, Ordenar

o Buscar.

2. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

3. En el cuadro de diálogo Definición del guión, escriba el nombre

del nuevo guión y haga clic en Crear.

4. En el cuadro de diálogo Definición del guión, escoja los pasos del

guión.

Las opciones de este cuadro de diálogo se describen en la secciones

siguientes.

FileMaker Pro incluye pasos por defecto al crear guiones. Estos

pasos se pueden modificar y eliminar.

Para Realice lo siguiente

Añadir pasos Selecciónelos en la lista de pasos disponibles y haga

clic en Mover. Seleccione opciones para el paso, si

están disponibles.

Eliminar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Eliminar o

pulse la tecla Suprimir

Eliminar todos

los pasos

Haga clic en Borrar todos

Duplicar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Duplicar.

Cambiar opciones

de pasos

Seleccione un paso del guión y modifique las

opciones.

Cambiar el orden

de los pasos

Arrastre la flecha doble para mover un paso.

Guiones definidos en el archivo

Arrastrar la flecha

doble para

ordenar de nuevo

el guión en el

menú Guiones

Escribir el

nombre de un

guión nuevo

Hacer clic para añadir

un nuevo guión

Seleccionar para incluir el guión

seleccionado en el menú Guiones

En el menú

Guiones aparecen

los que tienen

marcas de

verificación

10-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. Haga clic en OK.

6. Para incluir el guión en el menú Guiones, seleccione Incluir en

menú en el cuadro de diálogo Definición del guión.

7. Haga clic en Hecho.

Pasos de ScriptMaker

Los pasos son comandos de FileMaker Pro que se utilizan en

guiones. Los pasos son parecidos a los comandos a los que se accede

mediante los menús de FileMaker Pro. Por ejemplo, se puede crear

un registro escogiendo Nuevo registro en el menú Registros o ejecutar

un guión que contenga el paso Nuevo registro/petición.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Muchos pasos tienen opciones que se especifican al definir un

guión. Por ejemplo, en el paso Ir al campo se puede especificar un

nombre de campo. La Ayuda de FileMaker Pro contiene información

detallada acerca de los pasos y las opciones.

1 Algunos pasos, como Pegar o Insertar texto, sólo se pueden

ejecutar en modos concretos o cuando un campo está en la

presentación actual.

1 Cuando se ejecuta un guión, algunos pasos pueden mostrar cuadros

de diálogo. Por ejemplo, un guión con el paso Ordenar puede mostrar

el cuadro de diálogo Ordenar para introducir un tipo de ordenación.

1 Para especificar un campo relacionado en un paso, escoja una

relación en la lista de la parte superior del cuadro de diálogo

Especificar campo. A continuación, seleccione un campo

relacionado.

1 En los pasos se pueden utilizar funciones de estado para controlar

el estado de la base de datos. Por ejemplo, un guión puede comprobar

si un archivo está ordenado. También puede mostrar un mensaje

personalizado con instrucciones para los usuarios cuando un

conjunto encontrado esté vacío.

Para obtener una lista de las funciones de estado y algunos ejemplos

de su funcionamiento, consulte el Capítulo 11 y la Ayuda de

FileMaker Pro.

1 Para obtener información acerca de la utilización de pasos de

guiones con objetos OLE, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Añadir un subguión Seleccione Ejecutar guión en la lista de pasos

disponibles y haga clic en Mover. Seleccione la opción

Ejecutar subguiones, y escoja el submenú del menú

desplegable. Si el subguión está en otro archivo,

escoja Guión externo.

Añadir pausas al guión Seleccione Pausar/reanudar guión en la lista de pasos

disponibles, haga clic en Mover y especifique las

opciones. También se puede añadir un paso

definiendo la opción Pausa.

Para Realice lo siguiente

Escoger pasos de la lista

Pasos del guión

Las opciones

de los pasos

aparecen entre

corchetes

Arrastre la

flecha doble

para ordenar de

nuevo un paso

Definir

opciones para

el paso

seleccionado.

Visualizar pasos por categoría

Crear guiones para automatizar tareas 10-7

Controlar pasos de guiones

Desplazarse por pasos de guiones

Ordenar, buscar e imprimir pasos

de guiones

Utilice este paso Para

Ejecutar guión Ejecutar otro guión

Pausar/reanudar guión Interrumpir un guión o reanudar un guión

interrumpido

Salir del guión Salir del guión actual

Detener guión Detener la ejecución de todos los guiones

If Ejecutar pasos si un cálculo no es True (no es cero)

Else Ejecutar otro conjunto de pasos si un cálculo es False

(cero)

End If Marcar el final de una sentencia If

Loop Ejecutar repetidamente un conjunto de pasos

Exit Loop If Salir de un bucle si un cálculo no es True (no es cero)

End Loop Marcar el final de un bucle

Permitir cancelación

del usuario

Permitir o impedir que los usuarios detengan un guión

Establecer captura de

errores

Permitir o impedir la visualización de mensajes de

error. Utilice este paso para cambiar la forma en que

FileMaker Pro gestiona los mensajes de error.

Utilice este paso Para

Ir a la presentación Visualizar la presentación especificada

Ir al registro/petición/página Desplazarse a un registro del conjunto

encontrado en modo Visualizar, a una petición de

búsqueda en modo Buscar o a una página en

modo Vista previa

Ir al registro relacionado Desplazarse al registro relacionado actual en un

archivo relacionado

Ir a la fila portal Desplazarse a la fila de un portal

Ir al campo Desplazarse a un campo de la presentación actual

Ir al campo siguiente Desplazarse al siguiente campo de la

presentación actual

Ir al campo anterior Desplazarse al campo anterior de la presentación

actual

Modo Visualizar Cambiar al modo Visualizar

Modo Buscar Cambiar al modo Buscar

Modo Vista previa Cambiar al modo Vista previa

Utilice este paso Para

Ordenar Ordenar los registros del conjunto encontrado

Desordenar Restaurar el orden de creación de los registros

Mostrar todos los

registros

Mostrar todos los registros del archivo

Mostrar omitidos Mostrar los archivos que no están en el conjunto

encontrado

Omitir registro Excluir del conjunto encontrado el registro actual

Omitir múltiples Excluir del conjunto encontrado varios registros a

partir del actual

Ejecutar búsqueda Buscar registros que cumplan las peticiones de

búsqueda actuales

Cambiar búsqueda

Modificar las últimas peticiones de búsqueda

Configurar impresión

(Windows)

Ajustar página

(Mac OS)

Definir las opciones de Configurar impresión

(Windows) o de Ajustar página (Mac OS), como la

orientación horizontal o vertical

Utilice este paso Para

10-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

Editar pasos de guiones

Pasos de guiones de campos

Pasos de guiones de registros

Imprimir Imprimir información del archivo actual

Utilice este

paso Para

Deshacer Deshacer la última acción

Cortar Eliminar el contenido de un campo y copiarlo al

Portapapeles

Copiar Copiar el contenido de un campo o de una página en modo

Presentación, al Portapapeles

Pegar Pegar el contenido del Portapapeles en un campo

Borrar Eliminar el contenido de un campo sin copiarlo al

Portapapeles

Seleccionar todo Seleccionar todo el contenido de un campo

Utilice este paso Para

Establecer campo Reemplazar el contenido de un campo con el resultado

de un cálculo. No es necesario que el campo aparezca en

la presentación actual.

Insertar texto Insertar una cadena de texto en un campo

Insertar resultado

calculado

Insertar el resultado de un cálculo en otro campo de la

presentación actual

Insertar desde índice Insertar un valor desde el índice en el campo actual

Insertar desde último

registro

Insertar datos de un campo del último registro activo en

el mismo campo del registro o petición de búsqueda

actual. (El último registro con un punto de inserción en

un campo es el registro activo.)

Insertar fecha actual Insertar la fecha actual del sistema en un campo

Utilice este paso Para

Insertar hora actual Insertar la hora actual del sistema en un campo

Insertar nombre del

usuario actual

Insertar el nombre de usuario actual en un campo (El

nombre de usuario se especifica en las preferencias

generales de la aplicación.)

Insertar imagen Insertar una imagen en un campo contenedor. (El campo

contenedor debe estar activo al ejecutar este paso.)

Insertar QuickTime

(Windows)

Insertar película

(Mac OS)

Insertar una película de QuickTime en un campo

contenedor. (El campo contenedor debe estar activo al

ejecutar este paso.)

Insertar objeto

(Windows)

Insertar un objeto enlazado o incrustado en un campo

contenedor

Actualizar enlace

(Windows)

Actualizar un enlace OLE en un campo contenedor

Utilice este paso Para

Nuevo registro/petición Añadir un registro o una petición de búsqueda

Duplicar registro/petición Duplicar un registro o una petición de búsqueda

Eliminar registro/petición Eliminar permanentemente el registro o petición

de búsqueda actual

Eliminar fila del portal Eliminar permanentemente la fila de portal

actual. Utilice Ir a la fila portal para especificar

la fila actual.

Restablecer registro/petición Devolver al registro o petición de búsqueda

actual el estado anterior a la adición o

modificación de sus datos.

Salir de registro/petición Salir del registro o petición de búsqueda actual

para actualizar los datos de campo y no activar

campos

Utilice este paso Para

Crear guiones para automatizar tareas 10-9

Pasos de guiones de ventanas

Pasos de guiones de archivos

Comprobar ortografía de pasos de guiones

Copiar registro Copiar el contenido del registro actual al

Portapapeles

Copiar todos los registros Copiar el contenido del conjunto encontrado

actual al Portapapeles

Eliminar todos los registros Borrar permanentemente todos los registros del

conjunto encontrado actual

Reemplazar Reemplazar el contenido de un campo en todos

los registros del conjunto encontrado

Reactualizar Actualizar el valor de una actualización en

registros del conjunto encontrado

Importar registros Importar al archivo actual datos de otro archivo

Exportar registros Guardar datos con un formato admitido por otra

aplicación

Utilice este paso Para

Congelar ventana Detener la actualización de la ventana (ocultar

acciones a los usuarios)

Refrescar ventana Actualizar la pantalla o reanudar la actualización tras

Congelar ventana

Desplazar ventana Desplazar la ventana hacia arriba, abajo o hacia la

selección actual

Conmutar ventana Ocultar (Mac OS) o cambiar el tamaño de la ventana

Conmutar área

de estado

Mostrar, ocultar o bloquear el área de estado

Conmutar regla de texto Mostrar u ocultar la regla de texto

Establecer nivel de

ampliación

Reducir, aumentar o bloquear el contenido de una

ventana

Ver como Visualizar registros individualmente, como lista o

como tabla

Utilice este paso Para

Nuevo Crear un archivo

Abrir Abrir un archivo. Los pasos posteriores operan en el

archivo que contiene el guión, no en el archivo recién

abierto.

Cerrar Cerrar un archivo

Cambiar contraseña Modificar la contraseña utilizada por el usuario actual

Establecer

multiusuario

Definir el acceso de red del archivo actual en Activo,

Activo (Oculto) o Inactivo

Establecer uso de

formatos del sistema

Utilizar los formatos de fecha, hora y números guardados

con el archivo actual o utilizar los formatos del sistema

Guardar una copia

como

Guardar una copia del archivo actual

Recuperar Recuperar un archivo

Utilice este paso Para

Comprobar selección Comprueba la ortografía de la actual selección de texto

Comprobar registro Comprueba la ortografía del texto del registro actual

Comprobar grupo

hallado

Comprobar la ortografía de todos los campos de todos

los registros del conjunto encontrado

Corregir palabra Visualizar el cuadro de diálogo Ortografía para

corregir palabras. La opción Corrección simultánea a

la escritura (área Ortografía de Preferencias del

documento) debe estar activada.

Opciones de ortografía Visualizar el cuadro de diálogo Opciones de ortografía

Seleccionar

diccionarios

Visualizar el cuadro de diálogo Seleccionar

diccionarios

10-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

Pasos de guiones para abrir elemento

de menú

Pasos de guiones diversos

Editar diccionario

del usuario

Visualizar el cuadro de diálogo Editar diccionario de

usuario

Utilice este paso Para

Abrir preferencias

de la aplicación

Visualizar el cuadro de diálogo Preferencias de la

aplicación

Abrir preferencias

del documento

Visualizar el cuadro de diálogo Preferencias del

documento

Abrir Definir campos Visualizar el cuadro de diálogo Definir campos

Abrir Definir

relaciones

Visualizar el cuadro de diálogo Definir relaciones

Abrir Definir listas

de valores

Visualizar el cuadro de diálogo Definir listas de

valores

Abrir Ayuda Visualizar la ventana con el contenido del sistema de

ayuda de FileMaker Pro

Abrir ScriptMaker Visualizar el cuadro de diálogo Definición del guión

FileMaker Pro detiene la ejecución de los guiones

después de este paso.

Abrir Compartir Visualizar el cuadro de diálogo Compartir archivo

Utilice este paso Para

Mostrar mensaje Visualizar un mensaje de alerta

Pitar Ejecutar el sonido de pitidos del sistema

Hablar

(Mac OS)

Oír la cadena de texto del contenido de un campo.

Utilice este paso Para

Marcar Marcar números de teléfono

Abrir URL Abrir una URL

Enviar correo Enviar correo electrónico con los campos Para, Copia

a, Asunto y Mensaje especificados en las opciones de

pasos del guión

Enviar ejecución DDE

(Windows)

Enviar un comando DDE (Dynamic Data Exchange,

intercambio dinámico de datos) a otra aplicación

Enviar mensaje

(Windows)

Iniciar una aplicación o abrir o imprimir un documento

en otra aplicación

Enviar evento Apple

(Mac OS)

Enviar un comando Apple Event (AE) a otra aplicación

Ejecutar AppleScript

(Mac OS)

Ejecutar un guión AppleScript

Comentario Añadir notas a un guión para describir un paso

Vaciar caché a disco Guardar el caché interno de FileMaker Pro en el disco

duro

Salir de la aplicación Cerrar todos los archivos y salir de FileMaker Pro

Utilice este paso Para

Crear guiones para automatizar tareas 10-11

Cambiar guiones

1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

2. En el cuadro de diálogo Definición del guión, seleccione el

nombre de un guión.

3. En el cuadro de diálogo Definición del guión, cambie los pasos del

guión y haga clic en OK.

Si el guión contiene pasos que permiten almacenar valores de

FileMaker Pro, como Configurar impresión o Ajustar página, Orden

de importación, Peticiones de búsqueda, Orden de exportación o

Tipo de ordenación, aparece el cuadro de diálogo de configuración

del guión. Especifique si conservar los valores almacenados

previamente para los pasos o reemplazarlos con los utilizados antes

de abrir el guión. Efectúe los cambios y haga clic en OK.

Nota Al cambiar un guión creado con FileMaker Pro para Windows,

los pasos que sólo funcionan en Windows aparecen en cursiva. Al

cambiar un guión creado con FileMaker Pro para Mac OS, los pasos

que sólo funcionan en -Mac OS aparecen en cursiva. Las opciones

que aparecen en cursiva sólo se pueden cambiar en la plataforma en

que se crearon.

Duplicar, cambiar nombre o eliminar

guiones

Haga clic en Hecho para terminar o en Editar para cambiar los pasos

del guión.

Eliminar guiones

1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

2. En el cuadro de diálogo Definición del guión, seleccione los

nombres de los guiones y haga clic en Eliminar.

3. Haga clic otra vez en Eliminar y después en Hecho.

Importante Al eliminar un guión, cambie los guiones y botones que

hagan referencia a dicho guión.

Para Realice lo siguiente

Añadir pasos Seleccione los pasos en la lista de pasos disponibles y

haga clic en Mover. Seleccione opciones para el paso, si

están disponibles.

Eliminar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Eliminar o pulse

la tecla Suprimir

Cambiar opciones

de pasos

Seleccione un paso del guión y modifique las opciones.

Cambiar el orden de

los pasos

Arrastre la flecha doble para mover un paso.

Las opciones atenuadas

no están disponibles para

el guión actual

Seleccionar una opción para

conservar o reemplazar todas

las apariciones del tipo de valor

(por ejemplo, todos los tipos de

ordenación) almacenadas con

el guión

Para Realice lo siguiente

Crear con rapidez guiones similares Seleccione los guiones y haga clic en

Duplicar.

Cambiar el nombre del guión Modifique el nombre en el cuadro

Nombre del guión y haga clic en Cambiar

nombre.

Añadir el guión al menú Guiones Seleccione Incluir en menú.

Eliminar el guión del menú Guiones Deseleccione Incluir en menú.

10-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

Importar guiones

FileMaker Pro permite importar guiones de otras bases de datos de

FileMaker Pro.

Muchos guiones contienen referencias a campos (locales y

relacionados), presentaciones, registros y otros guiones (archivos

locales y externos). Además, algunos pasos de guiones, como

Establecer campo, Insertar resultado calculado, Reemplazar, etc.,

pueden incluir referencias incrustadas en cálculos. Aunque estas

referencias sean válidas en el archivo original, es posible que no lo

sean en el archivo de destino.

Para minimizar la pérdida de información, FileMaker Pro intenta

asignar las referencias a campos, relaciones, guiones y

presentaciones según sus nombres. Los campos, relaciones, guiones

y presentaciones que no se pueden asignar se marcan como

desconocidos y deben editarse y corregirse antes de ejecutar el guión.

Al importar un guión, es recomendable editarlo para garantizar que

todas las referencias son válidas y aparecen correctamente. Revise

siempre los guiones importados antes de ejecutarlos por primera vez.

Para importar un guión

1. Abra el archivo al que se va a importar el guión.

2. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

3. Haga clic en el botón Importar.

4. Abra el archivo que contiene los guiones a importar.

5. En el cuadro de diálogo Importar guiones, active los cuadros de

verificación de los guiones a importar.

6. Haga clic en OK y haga clic de nuevo en OK.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Durante la importación de guiones, la coincidencia de nombres de

campos y presentaciones es sensible a mayúsculas. Si no se

encuentra ninguna coincidencia, aparece la palabra <desconocido>

en lugar del nombre del campo y/o presentación solicitado.

1 Al importar un guión que hace referencia a una relación,

FileMaker Pro supone que

1 los nombres de las relaciones son los mismos

1 las claves de las relaciones son las mismas

1 los nombres, tipos y claves del campo base son los mismos

Si no se cumplen todas estas condiciones, los elementos no

coincidentes aparecen con la palabra <desconocido > añadida al

guión.

1 Al importar pasos de guión que contienen cálculos (por ejemplo,

If, Establecer campo o Insertar campo calculado), FileMaker Pro

busca coincidencias de nombres y tipos de campos. Si no se

encuentra ninguna coincidencia, aparece la palabra <desconocido> en

lugar del nombre del campo no encontrado.

1 La información almacenada en guiones (por ejemplo, Peticiones

de búsqueda, Tipo de ordenación, Orden de importación de campos

y Orden de exportación de campos) se intenta asignar a campos

originales siguiendo las reglas citadas. Si no se encuentran campos

coincidentes originales, los campos sin asignar se sustituyen por la

palabra <desconocido>.

1 Al importar guiones con el paso Ejecutar guión, el enlace entre

guiones se conserva sólo si los guiones enlazados se importan al

mismo tiempo. Si en el archivo de destino ya existe un guión con el

mismo nombre, no se intentan enlazar los dos guiones. Si el paso

Ejecutar guión hace referencia a un guión externo, el guión

importado también hará dicha referencia.

Crear guiones para automatizar tareas 10-13

Enumerar guiones en el menú Guiones

FileMaker Pro enumera los guiones en el menú Guiones y asigna

atajos de teclado, como Control+1 (Windows) o Comando+1

(Mac OS), a los primeros diez guiones.

Para cambiar el orden de los guiones en el menú Guiones:

1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

2. En el cuadro de diálogo Definición del guión, arrastre la flecha

doble situada a la izquierda de los nombres de guión hasta una nueva

posición.

3. Para añadir o eliminar un guión del menú, selecciónelo y active o

desactive Incluir en menú.

Los guiones con marcas de verificación aparecen en el menú

Guiones.

4. Haga clic en Hecho.

Utilizar botones con guiones

Un botón es un objeto de presentación que ejecuta un paso de guión

o un guión completo al hacer clic en él.

Deﬁnir botones

Para crear un botón con etiqueta de texto, realice el procedimiento

siguiente.

Nota Para crear botones de otro tipo (por ejemplo, un círculo con un

gráfico), consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

1. Para definir un botón que ejecute un guión completo, cree primero

el guión.

Consulte “Definir guiones” en la página 10-5.

2. En modo Presentación, escoja una presentación y haga clic en la

herramienta Botones.

Al hacer clic en

el botón Carta,

FileMaker Pro

ejecuta el guión

Imprimir carta

Botones

10-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

3. Arrastre el puntero en forma de cruz sobre la presentación para

dibujar el botón.

4. En el cuadro de diálogo Especificar botón, seleccione un paso,

defina las opciones del paso (si están disponibles), seleccione un

estilo de botón y haga clic en OK.

Consulte “Pasos de ScriptMaker” en la página 10-6.

5. En el punto de inserción, escriba la etiqueta del botón y pulse Intro

en el teclado numérico.

6. Para utilizar el botón, cambie al modo Visualizar o Buscar.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para mostrar bordes alrededor de los botones en modo

Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Botones. Consulte

“Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos” en

la página 7-16.

1 Para definir que los botones no se impriman, consulte “Evitar la

impresión de objetos” en la página 7-27.

1 FileMaker Pro no almacena valores (como peticiones de

búsqueda) con los botones, pero se puede definir un guión que

almacene valores y un botón que ejecute este guión. Consulte

“Almacenar configuración antes de crear guiones” en la página 10-4.

Copiar, cambiar o eliminar botones

Borde de botón

Herramienta Botones

Si la herramienta no aparece en la presentación,

hacer clic en el control del área de estado

Seleccionar

un paso

Definir

opciones

para el paso

Seleccionar

un estilo de

botón

Para En modo Presentación, realice lo siguiente

Seleccionar

un botón

Utilice la herramienta Selección. Consulte “Seleccionar

objetos” en la página 6-13.

Desplazar

un botón

Arrastre el botón con la herramienta Selección. Consulte

“Desplazar objetos en presentaciones” en la página 6-15.

Cambiar el

aspecto de

un botón

Consulte “Configurar efectos de color, motivo, anchura de

línea y objetos” en la página 7-16.

Cambiar el texto

de un botón

Consulte “Formatear texto” en la página 7-13.

Copiar un botón Al copiar un botón, copie el objeto y la definición del

botón. Si copia un botón de otro archivo y no coinciden los

campos, presentaciones o guiones, cambie la definición del

botón. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar objetos” en la

página 6-14.

Cambiar la

definición de

un botón

Haga doble clic en el botón. En el cuadro de diálogo

Especificar botón, seleccione un paso y opciones y haga

clic en OK.

Eliminar un botón Seleccione el botón y pulse Suprimir o Retroceso.

Crear guiones para automatizar tareas 10-15

Ejemplo de guión de ScriptMaker

El guión siguiente muestra una manera de buscar registros

duplicados en la base de datos. Describe la utilización de un campo

global, una petición de búsqueda almacenada, un tipo de ordenación

almacenado y los pasos de guiones If y Loop.

Buscar registros relacionados

En este ejemplo, una agencia de viajes utiliza una base de datos de

registros para localizar clientes que han contratado un curso en

crucero. La base de datos contiene registros duplicados porque

algunos clientes contrataron el viaje por teléfono y también enviaron

por correo el formulario de registro para el mismo viaje.

Las secciones siguientes explican la forma de configurar una base de

datos y definir un guión para buscar registros duplicados.

Nota Para poder seguir este ejemplo es necesario comprender los

campos globales y saber definir campos. Consulte “Definir campos

globales” en la página 5-9.

1. Cree un valor único por registro.

El archivo Curso contiene registros de los clientes que contrataron el

viaje. Cada cliente tiene un código de identificación único, el campo

ID Cliente, que es la unión de los apellidos y el número de teléfono

de los clientes. Algunos registros contienen el mismo número de

identificación, son los registros duplicados que se van a buscar.

Consejo Si la base de datos no dispone de un campo de identificación

único, defina un campo de cálculo para crear uno con los campos

existentes. Por ejemplo, combine el nombre, apellidos y fecha de

nacimiento para crear una identificación única por cliente.

2. Añada dos campos

Defina estos campos en el archivo Curso:

1 Un campo de texto denominado Marca. Cuando el guión

encuentra un registro duplicado, coloca una x en este campo para

marcar el registro.

1 Un campo global denominado Global para almacenar las

identificaciones únicas al comparar registros. El campo Global debe

ser del mismo tipo de datos que el campo ID Cliente.

3. Muestre el campo Marca

Cree una presentación que muestre el campo Marca o añada el

campo a una presentación existente. Este campo se utiliza en el paso

siguiente para almacenar los valores de la búsqueda.

4. Almacene los valores.

Almacene los valores de Ordenar y Buscar para el guión.

5. Defina el guión.

En ScriptMaker, defina el guión Buscar duplicados.

Para almacenar

este valor Realice lo siguiente

Ordenar En modo Visualizar, escoja Ordenar en el menú

Registros. Si los campos aparecen en la lista Tipo de

ordenación, haga clic en Borrar todos. Haga clic en ID

Cliente, escoja Orden ascendente, haga clic en Mover y

haga clic en Hecho.

Buscar Escoja una presentación que muestre el campo

Marca. En modo Buscar, escriba una X en el campo

Marca y cambie al modo Visualizar. (No es necesario

ejecutar la petición de búsqueda.)

10-16 Guía de usuario de FileMaker Pro

Al ejecutar el guión Buscar duplicados:

1. Busca todos los registros y los ordena por el campo ID Cliente,

con lo que se agrupan juntos los registros con el mismo ID Cliente.

2. Empezando en el primer registro, el guión copia el valor del

campo ID Cliente en el campo Global.

3. El guión pasa al registro siguiente y compara el valor de ID Cliente

con el valor de Global.

1 Si los valores coinciden, el registro está duplicado y el guión pone

una X en el campo Marca.

1 Si los valores no coinciden, FileMaker Pro copia el valor de ID

Cliente en Global. No cambia el campo Marca.

4. El guión repite el paso 3 hasta llegar al último registro del archivo.

5. El guión busca todos los registros con una X en el campo Marca y

muestra el conjunto encontrado de registros duplicados.

aaa

ID Cliente

Registro 5

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 4

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 3

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 2

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 1

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 5

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 4

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 3

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 2

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 1

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 5

ID Cliente

Marca

bbb

Global

aaa

ID Cliente

Registro 4

ID Cliente

Marca

bbb

Global

aaa

ID Cliente

Registro 3

ID Cliente

Marca

bbb

Global

bbb

ID Cliente

Registro 2

ID Cliente

Marca

aaa

Global

aaa

ID Cliente

Registro 1

ID Cliente

Marca

aaa

Global

Capítulo 11

Utilizar fórmulas y funciones

Este capítulo:

1 introduce las fórmulas y las funciones

1 enumera los lugares donde se pueden utilizar fórmulas y funciones

1 muestra los componentes de las fórmulas

1 describe los operadores que se utilizan en las fórmulas

1 describe brevemente todas las funciones

Consulte la ayuda para obtener más información y ejemplos de cada

función.

Fórmulas

Una fórmula es una operación determinada con uno o más valores de

la base de datos. Por ejemplo, supongamos que el archivo contiene

dos campos numéricos, Precio unitario y Cantidad, y un campo de

cálculo, Precio extendido. Para calcular un valor de Precio extendido

en cada registro, se define un campo de cálculo con la fórmula:

Precio unitario * Cantidad

en el campo Precio extendido. Cada vez que se introduzcan valores

en Precio unitario y en Cantidad, la fórmula los multiplica y muestra

el resultado en Precio extendido.

Las fórmulas se crean en el cuadro de diálogo Especificar cálculo

(consulte“Definir campos de cálculo” en la página 5-6.) Los cálculos

se pueden utilizar en distintas áreas de FileMaker Pro.

Las fórmulas pueden incluir cualquier combinación de constantes,

referencias a campo, operadores y funciones. (Consulte “Funciones”

en la página 11-5.) Estos elementos se organizan con un orden

especial, o sintaxis, para generar expresiones que proporcionen los

resultados deseados. Las secciones siguientes explican cada parte de

la fórmula y su sintaxis.

Para utilizar

fórmulas Consulte también

Al definir campos

de cálculo

“Definir campos de cálculo” en la página 5-6.

En ciertos pasos

de guiones

Los temas de ayuda de los pasos If, Exit Loop If,

Establecer campo, Insertar resultado

calculado, y Reemplazar. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

el nombre del paso de guión.

Para la entrada

automática de

valores calculados

“Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.

En la validación

de datos

“Definir validaciones de campo” en la página 5-11.

Al utilizar

Reemplazar con

resultados

calculados

“Reemplazar datos en campos” en la página 2-11.

11-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Importante El tipo de datos (texto; número; fecha; hora o

contenedor) de los campos y expresiones a los que hace referencia la

fórmula, así como el resultado devuelto, son de especial importancia.

Por ejemplo, si un cálculo de fechas se define para que devuelva un

resultado numérico, el cálculo no devuelve una fecha.

Para mezclar tipos de datos en los cálculos, utilice las funciones de

conversión (TextToDate, TextToTime, TextToNum, DateToText,

TimeToText, NumToText) para convertir los datos y las expresiones

al tipo correcto. Estas funciones se describen más adelante, en las

tablas de funciones de texto, numéricas, de fecha y de hora.

Expresiones

Una fórmula contiene una o más expresiones. Una expresión es un

valor o cualquier cálculo que genere un valor. Las expresiones se

pueden combinar para generar otras expresiones.

Constantes

Una constante es un valor fijo que forma parte de la fórmula y no

cambia de un registro a otro. Las constantes pueden ser de texto,

fecha, hora o numéricas, como el valor de texto “Europa” o el

número 0,05. Las constantes de texto de las fórmulas pueden tener

un máximo de 253 caracteres.

Importante Al utilizar constantes en fórmulas, escoja el formato

correcto.

Referencias de campo

Una referencia de campo es un nombre de campo que actúa como

marcador del valor del campo. Cuando FileMaker Pro evalúa la

fórmula del registro actual utiliza en el cálculo el valor del campo

representado por la referencia.

Para definir una fórmula que haga referencia a un campo

relacionado, consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6.

La sintaxis es Nombre de la relación::Nombre del campo. Para

obtener más información acerca de archivos relacionados, consulte

el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.

Tipo de expresión Ejemplo

Constante de texto "Londres"

Constante numérica 2,15

Referencia de campo TasaImponible

Función Length(ShipToAddress)

Combinación de

expresiones

((Total–Descuento)*TasaImponible)/100

En este

tipo de

datos

Cuando introduzca una

constante Ejemplos

Texto Encierre el texto entre comillas

(")

"Málaga"

"514 555 1212"

Numérico No incluya separadores de

millares ni símbolos de moneda.

123

1234,56

Fecha Utilice el valor como parámetro

de las funciones Date o

TextToDate. Consulte

“Funciones de fecha” en la

página 11-7, “Funciones de

texto” en la página 11-5.

Date(2,2,2001)

TextToDate("04/04/

2000")

Hora Utilice el valor como parámetro

de las funciones Time o

TextToTime. Consulte

“Funciones de hora” en la

página 11-8, “Funciones de

texto” en la página 11-5.

Time(4,14,32)

TextToTime("02:47:35")

Utilizar fórmulas y funciones 11-3

Nota Las referencias a campos relacionados dejan de ser válidas si se

mueve o se cambia de nombre un archivo relacionado o se elimina

un campo del archivo. Además, cambiar el tipo del campo o el

número de repeticiones de un campo relacionado puede originar

comportamientos inesperados.

Operadores

Las expresiones se combinan mediante operadores, símbolos que

determinan la operación que se ejecuta con las expresiones. Los

operadores se colocan entre las expresiones incluidas en la

operación.

Cada operador tiene una preferencia, que determina el orden del

cálculo en fórmulas que contienen más de un operador.

FileMaker Pro evalúa los operadores de izquierda a derecha y

ejecuta multiplicaciones y divisiones antes que sumas y restas. Las

preferencias se cambian encerrando entre paréntesis las expresiones

a calcular primero.

Operadores matemáticos

Utilice los operadores matemáticos siguientes con expresiones

numéricas.

Operadores de comparación

Los operadores de comparación comparan dos expresiones y

devuelven true (verdadero) o false (falso). (True y False son

resultados booleanos.) Aritméticamente, true es igual a 1 y false

igual a 0.

Esta expresión Devuelve

Total Factura*0,075 7,5 si el valor del campo Total Factura es 100

Nombre & " " &

Apellidos

José Pérez si el valor del campo Nombre es

José y el del campo Apellidos es Pérez

Facturas::Total Factura*0,075 7,5 si el valor del campo Total Factura es 100.

El campo Total Factura reside en una base de

datos relacionada.

Esta expresión Devuelve

2+3*2 8

(2+3)*2 10

Operador Definición Ejemplos

(Suma)

Suma dos valores 2+2

Subtotal+Impuesto de

ventas

–

(Resta o

negación)

Resta el segundo valor

del primero o cambia el

signo + o –

2–2

TotalFactura–Descuento

–2

(Multiplicación)

Multiplica cada valor Subtotal*Impuesto de

ventas

DíasDemora*0,01*PagoAlqu

iler

(División)

Divide el primer valor

por el segundo

Kilómetros/Litros

Centímetros/12

(Potencia de o

exponente)

Eleva el primer valor a la

potencia del segundo

A^2+B^2 devuelve (A2 + B2)

Radio^3 devuelve(Radio3)

Operador Definición Ejemplos

(Igual a)

Verdadero si los dos

elementos son iguales

38=39 devuelve false

38=38 devuelve true

< >

o ≠ (Mac OS)

(No igual a)

Verdadero si los dos

elementos no son iguales

38< > 39 devuelve true

38< > 38 devuelve

false

(Mayor que)

Verdadero si el valor de la

izquierda es mayor que el

de la derecha

5 > 6 devuelve false

19 > 1 devuelve true

11-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Operadores lógicos

Utilice operadores lógicos para incluir condiciones en un cálculo.

Operadores de texto

Utilice los operadores de texto siguientes con expresiones de texto.

(Las comillas encierran constantes de texto.)

(Menor que)

Verdadero si el valor de la

izquierda es menor que el

de la derecha

5 < 6 devuelve true

19 < 1 devuelve false

> =

o ≥ (Mac OS)

(Mayor o igual que)

Verdadero si el valor de la

izquierda es mayor o igual

que el de la derecha

5 >= 6 devuelve false

5 >= 5 devuelve true

o ≤ (Mac OS)

(Menor o igual que)

Verdadero si el valor de la

izquierda es menor o igual

que el de la derecha

5 <= 6 devuelve true

19 <= 18 devuelve

false

Operador Definición Ejemplo

AND Verdadero sólo si los dos valores

son verdaderos.

SolicitudRecibida = ”Y” AND

TarifaPagada > 0

OR Verdadero sólo si uno de los dos

valores es verdadero.

SaldoActual <= 0 OR

CréditoAprobado = ”Y”

XOR Verdadero sólo si uno de los dos

valores es verdadero, pero no

ambos. El resultado es:

1 false si true AND true

1 true si false AND true

1 false si false AND false

TarifaPagada > 0 XOR

Regalo = “Y”

NOT Cambia un valor encerrado entre

paréntesis de falso a verdadero o

de verdadero a falso. El resultado

es:

1 false si NOT true

1 true si NOT false

NOT

IsEmpty(NombreCampo)

Operador Definición Ejemplos

Símbolo Definición Ejemplos

(Concatenación)

Añade la cadena de texto

de la derecha al final de la

cadena de texto de la

izquierda. Las cadenas de

texto pueden ser constantes

(entre comillas),

referencias de campos o

algunas funciones.

"XXX" & "ZZZZZ" devuelve

"XXXZZZZZ"

" "

(Constante de

texto)

Marca el principio y el fin

de una constante de texto.

Las comillas sin texto entre

ellas indican que no hay

texto. Si se introduce texto

sin comillas en una

fórmula, FileMaker Pro

interpreta que es el nombre

de un campo o función.

Para incluir comillas en

una constante de texto,

anteponga otras comillas.

"Santiago, NSW" devuelve

Santiago, NSW

"" devuelve un valor vacío

(nulo)

Nombre & " " &

Apellidos devuelve

José Pérezsi los campos de

referencia contienen José y

Pérez

"El informe dice

""Confidencial"" al

principio" devuelve El

informe dice "Confidencial" al

principio

(Marcador de

retorno)

Inserta una marca de

párrafo en una constante de

texto. (El símbolo ¶ debe

estar incluido entre las

comillas de la constante de

texto.)

"TATEL.Material¶Deport

ivo" devuelve

TATEL. MaterialDeportivo

Ciudad & "¶" &

Provincia devuelve Ciudad

y Provincia en líneas

separadas.

Utilizar fórmulas y funciones 11-5

Funciones

Una función es una fórmula predefinida con nombre que ejecuta un

cálculo concreto y devuelve un único valor determinado. Al escribir

la función, FileMaker Pro ejecuta el cálculo que representa.

Ejemplos de funciones:

La mayoría de las funciones de FileMaker Pro utilizan la sintaxis

siguiente:Nombre de función (parámetro)

Algunas funciones requieren dos o más parámetros, como en el

ejemplo siguiente:

Position(Apellidos,"Pe",1, 1)

Las funciones se pueden utilizar solas o combinadas con otras

funciones y expresiones. Por ejemplo, una función se puede anidar

en otra:

If(IsEmpty(LastName), “Advertencia!”, “Correcto”)

Para acceder a más ejemplos de fórmulas de cálculo y funciones,

consulte el archivo Cálculos y guiones, situado en la carpeta de

soporte técnico en FileMaker Pro 5/Plantillas.

Nota En EE.UU., las comas actúan como separadores de listas de

funciones, fórmulas y cálculos. En otros países, pueden ser los dos

puntos los separadores de listas. El separador depende del sistema

operativo del ordenador y del sistema operativo de creación del

archivo.

Las siguientes secciones resumen las funciones de FileMaker Pro

por categorías. Para obtener información detallada y ejemplos acerca

de cada función, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga

clic en la pestaña Indice y escriba el nombre de la función.

Funciones de texto

Las funciones de texto operan con texto. Sirven para combinar,

aislar, comparar, cuantificar, cambiar y convertir datos del tipo texto.

El parámetro texto puede ser una expresión de texto (entre comillas

si es una constante) o el nombre de un campo de texto. Para utilizar

un espacio como expresión de texto, escriba comillas, espacio,

comillas (" ").

Función Resultado

Average (Puntuación1,

Puntuación2, Puntuación3)

La media de las tres puntuaciones

Round(ImpuestoVentas,2) La cantidad de impuestos de ventas

redondeada en dos decimales

Length("José") 4 (el número de caracteres del texto

"José")

Position(Nombre,"Pe",1,1) La posición de la primera aparición de

"Pe" en el campo Nombre

Esta parte Representa

Nombre de

función

El cálculo a ejecutar.

parámetro El valor o expresión sobre el que se ejecuta el cálculo. La

mayoría de las funciones requieren uno o más parámetros.

Los parámetros pueden ser constantes, campos de fecha, otras

funciones, expresiones o estructuras y situaciones de bases de

datos.

( ) El principio y el fin del parámetro.

11-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Ejemplo: RightWords(Nombre, 1) devuelve Martínez si el campo

Nombre contiene Francisco J. Martínez.

Sintaxis Definición

Exact (texto original, texto de

comparación)

Exact (contenedor original,

contenedor de comparación)

Compara el texto original y el texto de

comparación. Devuelve "1" si la

coincidencia es exacta y "0" si no lo es. La

comparación exacta es sensible a

mayúsculas.

Compara el contenedor original y el

contenedor de comparación buscando una

coincidencia exacta. Devuelve "1" si existe y

"0" en caso contrario.

Left (texto; número) Devuelve los caracteres del texto

especificados por el número, contando desde

la izquierda.

LeftWords (texto; número de

palabras)

Devuelve las palabras del texto especificadas

por el número de palabras, contando desde la

izquierda.

Length (texto) Devuelve el número de caracteres del texto.

Lower (texto) Devuelve el texto en minúsculas.

Middle (texto; inicio; tamaño) Devuelve los caracteres del texto, desde la

posición de inicio, hasta alcanzar el número

de caracteres de tamaño.

MiddleWords (texto; palabra

inicial; número de palabras)

Devuelve las palabras intermedias del texto,

a partir del número de palabra inicial hasta

alanzar el número de palabras hacia la

derecha.

PatternCount (texto; cadena de

búsqueda)

Devuelve el número de apariciones de

cadena de búsqueda en el texto.

Position (texto; cadena de

búsqueda, inicio, aparición)

Devuelve la posición de la aparición

especificada en aparición en el texto de la

cadena de búsqueda desde inicio. Devuelve

0 si el texto buscado no aparece como se

especificó. La posición no es sensible a

mayúsculas.

Proper (texto) Devuelve la primera letra de cada palabra de

texto en mayúsculas y las restantes en

minúsculas.

Replace (texto; inicio; tamaño;

texto de sustitución)

Reemplaza los caracteres del texto con el

texto de sustitución a partir de la posición de

inicio hasta el número de caracteres de

tamaño.

Right (texto; número) Devuelve los caracteres del texto

especificados por el número, contando desde

la derecha.

RightWords (texto; número de

palabras)

Devuelve las palabras del texto especificadas

en número de palabras, contando desde la

derecha.

Substitute (texto; cadena de

búsqueda, cadena de

sustitución)

En el texto se sustituye cada aparición de

cadena de búsqueda por cadena de

sustitución. La sustitución es sensible a

mayúsculas.

TextToDate (texto) Devuelve el texto como datos de tipo fecha.

Escriba el texto con formato DD/MM/

AAAA.

TextToNum (texto) Devuelve el texto como datos de tipo

numérico.

TextToTime (texto) Devuelve el texto como datos de tipo hora.

Escribe el texto con formato HH:MM:SS,

incluyendo o no segundos y AM o PM.

Trim (texto) Devuelve el texto con espacios delante y

detrás.

Upper (texto) Devuelve el texto en mayúsculas.

WordCount (texto) Devuelve el número de palabras del texto.

Sintaxis Definición

Utilizar fórmulas y funciones 11-7

Funciones numéricas

Funciones de fecha

Utilice estas funciones cuando fecha sea un campo de fecha que

contiene una fecha o un cálculo o expresión con resultado de fecha.

Ejemplo: Year (Fecha de nacimiento) devuelve 1962 si el

campo Fecha de nacimiento contiene 1/1/1962.

Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre

años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo

gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite

www.filemaker.com.

Sintaxis Definición

Abs (número) Devuelve el valor absoluto de número.

Exp (número) Devuelve el valor de e elevado a la potencia de

número.

Int (número) Devuelve la parte entera de número.

Mod (número; divisor) Devuelve el resto de dividir número por divisor.

NumToText (número) Devuelve el número como datos de tipo texto.

Random Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

Round (número; precisión) Devuelve número redondeado con el número de

decimales de precisión. Si precisión es negativo,

todos los dígitos situados a la derecha del

separador decimal desaparecen y el número se

redondea con la decena más próxima para una

precisión de -1, la centena más próxima para -2,

etc.

Sign (número) Devuelve –1 si el número es negativo, 0 si el

número es cero y 1 si el número es positivo.

Sqrt (número) Devuelve la raíz cuadrada del número.

Truncate (número;

precisión)

Devuelve número truncado con el número de

decimales de precisión.

Sintaxis Definición

Date (día; mes; año) Devuelve la fecha del calendario de día, mes, año (en

dígitos), a partir del 1 de enero del 0001. Año debe

tener cuatro dígitos.

DateToText (fecha) Devuelve la fecha como datos de tipo texto.

Day (fecha) Devuelve un número que representa la parte de la

fecha correspondiente al día.

DayName (fecha) Devuelve el día de la semana de la fecha.

DayofWeek (fecha) Devuelve la posición del día de la semana de la fecha

de lunes (1) a domingo (7).

DayofYear (fecha) Devuelve el número de días transcurridos desde el 1

de enero del año de la fecha.

Month (mes) Devuelve un número que representa la parte de la

fecha correspondiente al mes.

MonthName (fecha) Devuelve el nombre del mes en base a la fecha dada.

Today Devuelve la fecha actual.

WeekofYear (fecha) Devuelve el número de semanas desde el 1 de enero

del año de la fecha, considerando las fracciones de

semana como semanas enteras.

WeekofYearFiscal

(fecha; día inicial)

Devuelve el número de semanas desde la primera

semana del año de la fecha, utilizando día inicial (un

número entre 1 y 7, donde 1 es lunes) como primer día

de la semana. La primera semana del año es una

semana que contiene cuatro o más días de dicho año.

Year (fecha) Devuelve un número que representa la parte de la

fecha correspondiente al año.

11-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

Nota Los formatos del sistema afectan a la visualización de las

fechas. Para obtener información, escoja el menú Ayuda > Contenidos

e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Sistema, formatos.

Funciones de hora

Funciones de agregación

Use las funciones de agregación para calcular datos estadísticos de

múltiples campos, repeticiones de campos o registros relacionados.

Las funciones de agregación operan con

(campo...) parámetros.

Según del

(campo...) parámetro o parámetros especificados, se

pueden agregar datos en todos los valores no vacíos de:

1 múltiples campos no repetidos en un regsitro (campo1, campo2,

campo3...)

1 un campo de registros relacionados coincidentes especificado por

(relación::camporelacionado), aparezcan o no los registros en un

portal.

1 todas las repeticiones de un campo repetitivo (camporepetido)

1 las repeticiones correspondientes de los campos repetitivos de un

registro (camporepetido1, camporepetido2, camporepetido3),

cuando el resultado aparece en un campo repetitivo con, al menos, el

mismo número de repeticiones.

1 varios campos del primer registro coincidente especificado por

(realción::camporelacionado1, relación::camporelacionado2,...).

Se puede asignar una relación diferente por cada campo relacionado

(relación1::camporelacionado x, relación2::camporelacionado

y...).

Más adelante figuran ejemplos de cada una de estas situaciones.

Sintaxis Definición

Hour (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente

a las horas.

Minute (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente

a los minutos

Seconds (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente

a los segundos

Time (horas; minutos;

segundos)

Devuelve horas, minutos y segundos (como

dígitos) como una hora, con el formato del

campo de horas actual

TimeToText (hora) Devuelve la hora como datos de tipo texto.

Función Cálculo

Average (campo...) Media de números, fechas u horas de los parámetros

(campo...) especificados

Count (campo...) Devuelve el número de elementos [los parámetros

(campo...) especificados] no vacíos

Max (campo...) Devuelve el mayor número u hora o la última fecha de los

parámetros (campo...) especificados

Min (campo...) Devuelve el menor número u hora o la fecha más reciente

de los parámetros (campo...) especificados

StDev (campo...) Devuelve la desviación típica del ejemplo representado

por una serie de valores de los parámetros (campo...)

especificados

StDevP (campo...) Devuelve la desviación típica de una población

representada por una serie de valores de los parámetros

(campo...) especificados

Sum (campo...) Añade los números u horas de los parámetros (campo...)

especificados

Utilizar fórmulas y funciones 11-9

Los siguientes ejemplos muestran el funcionamiento de la función

Sum, dependiendo del número de parámetros, los campos

relacionados, repetidos o no repetidos implicados en los cálculos y

del campo, repetido o no repetido, en que se devuelve el resultado.

Los números de los cuadros de los ejemplos representan los valores

de los campos.

Nota Para resumir los datos de un archivo se pueden utilizar

funciones de agregación en vez de campos sumario,. Consulte

“Resumir datos en portales” en la página 8-14.

Funciones de sumario

Los campos sumario generan totales generales o subtotales de los

datos de muchos registros. Para obtener más información, consulte

“Definir campos de sumario” en la página 5-7, y “Presentaciones e

informes” en la página 6-1.

Use la función GetSummary con un campo sumario para:

1 visualizar valores de subsumario en el modo Presentación o en una

parte de cuerpo

1 ejecutar cálculos matemáticos en campos sumario

Importante Para generar valores de subsumario es necesario ordenar

la base de datos por el campo de interrupción.

Nota Otra forma de resumir datos con cálculos es crear una relación

de autounin. Utilice el campo de interrupción como campo

coincidente en ambos lados de la relación (para agrupar registros

relacionados) y funciones de agregación para resumir los datos

dentro de cada “grupo”. Consulte “Resumir datos en portales” en la

página 8-14.

Camp

Ejemplo 1

Sum (Campo 1,

Campo 2, Campo 3)

Ejemplo 2

Portal

Campo

relacionado

Sum ( Nombre de la

relación::Campo relacionado)

Ejemplo 3

Campo repetido

Sum (Campo repetido)

Ejemplo 4

Campo

repetido 1

Sum (Campo repetido 1, Campo repetido 2)

Campo

repetido 2

Campo

relacionado 1

Sum ( Nombre de la relación::Campo relacionado 1,

Nombre de la relación::Campo relacionado 2)

emp

o 5

Campo

relacionado 2

1 4 5

Sintaxis Definición

GetSummary (campo de

sumario; campo

de interrupción)

GetSummary (campo

sumario; campo sumario)

Devuelve el valor de subsumario del campo

sumario para el grupo de registros actual si los

registros están ordenados por campo de

interrupción. De otro modo, devuelve un

resultado vacío.

Devuelve el valor de sumario general del

campo sumariopara el conjunto encontrado de

registros actual.

11-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

Funciones de repetición

Utilice las funciones de repetición en cálculos que hagan referencia

a campos repetidos.

Este ejemplo muestra cómo garantiza la función Extend la exactitud

de los resultados en cálculos que implican campos repetidos y no

repetidos.

Funciones ﬁnancieras

Nota

1 Plazo se expresa en meses

1 Tasa de interés es un valor entre 0,0 y 1,0 dividido por 12 (meses).

Funciones trigonométricas

Sintaxis Definición

Extend (campo no repetido) Permite utilizar el valor de un campo no repetido

en cálculos que incluyen campos repetidos.

(Consulte el ejemplo siguiente.)

GetRepetition (campo

repetido, número)

Devuelve el contenido del número de repetición

del campo repetido.

Last (campo repetido) Devuelve el último valor válido no vacío del

campo repetido.

5,00

17,00

82,79

Total Elemento

0,07

Tasa Imponible

0,35

Impuesto

Elemento

5,00

17,00

82,79

Total Elemento

0,07

Tasa imponible

0,35

1,19

5,79

Impuesto

Elemento

=Total Elemento* Tasa Imponible

=Total Elemento* Extend (Tasa Imponible)

Sin Extend, el cálculo incluye un

valor no repetido en el resultado

sólo en la primera repetición del

campo calculado

Con Extend, el cálculo incluye

un valor no repetido en el

resultado de todas las

repeticiones del campo

calculado

Sintaxis Definición

FV (pago; tasa de

interés, periodos)

Devuelve el valor futuro de una inversión según la

tasa de interés y el pago por periodos.

NPV (pago; tasa de

interés)

Devuelve el valor neto presente de una serie de pagos

desiguales (en un campo repetido) realizados a

intervalos regulares mediante una tasa de interés fija

(en un campo numérico) por intervalo. (Si pago

contiene valores iguales en todas las repeticiones,

utilice la función PV.)

PMT (principal; tasa de

interés, plazo)

Devuelve el pago necesario para cumplir los

requisitos de principal, tasa de interés, plazo.

PV (pago; tasa de

interés, periodos)

Devuelve el valor presente de pagos iguales

realizados en periodos regulares, suponiendo una

tasa de interés fija por pago.

Sintaxis Definición

Atan (número) Devuelve el arco trigonométrico (inverso) tangente

del número. El arco tangente es el ángulo, en

radianes, cuya tangente es igual al número.

Cos(número) Devuelve el coseno del ángulo (en radianes) del

número.

Degrees (número) Convierte el número de radianes a grados (π/180

radianes).

Ln (número) Devuelve el logaritmo en base e (natural) de

número.

Log (número) Devuelve el logaritmo normal (base 10) de número,

que es un valor positivo.

Utilizar fórmulas y funciones 11-11

Funciones lógicas

Utilice las funciones lógicas para devolver resultados diferentes

según el valor de un campo o campos.

Ejemplo con dos resultados posibles:

If(Porcentaje > 50,“Aceptable”, “No aceptable”)

Ejemplo con más de dos resultados posibles:

Case (Porcentaje > 90, “Excelente”, Porcentaje > 70,

“Adecuado”, “Pobre”)

Funciones de estado

Utilice las funciones de estado de ScriptMaker para controlar el

estado de la base de datos. Para obtener información acerca de los

guiones, consulte el capítulo 10, “Crear guiones para automatizar

tareas”. Para acceder a un ejemplo de guión con funciones de estado,

escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba estado, funciones.

PI Devuelve el valor de pi (π), aproximadamente

3,14159.

Radians (número) Convierte los grados (π/180 radianes) del número en

radianes. Los parámetros de las funciones

trigonométricas deben estar en radianes. Utilice esta

función dentro de una fórmula para convertir los

valores en grados a radianes.

Sin (número) Devuelve el seno de un ángulo expresado en

radianes.

Tan (número) Devuelve la tangente del ángulo (en radianes) de

número. Las tangentes de valores múltiplos de 90

grados (π/2 radianes) no están definidas (son

infinitas).

Sintaxis Definición

Case (pregunta1,

resultado1 [,pregunta2,

resultado2, resultado por

defecto]...)

Evalúa las preguntas para generar un resultado. Si

pregunta1 es true (un valor distinto de cero),

devuelve resultado1. Si pregunta1 es false,

evalúa pregunta2. Si pregunta2 es true, devuelve

resultado2, etc. Si ninguna pregunta es true,

devuelve un valor vacío (nulo) o el resultado por

defecto suministrado.

Sintaxis Definición

Choose (pregunta;

resultado0 [, resultado1,

resultado2]...)

Evalúa la pregunta para generar un número de

índice utilizado para escoger un resultado. Si el

índice es 0, devuelve resultado0. Si es 1, devuelve

resultado1, etc. Si no hay un resultado

correspondiente, devuelve un resultado vacío

(nulo).

If (pregunta; resultado uno,

resultado dos)

Evalúa la pregunta para devolver un resultado

true o false. Si pregunta1 es true (un valor distinto

de cero), devuelve resultado uno. Si preguntaes

false (0), devuelve resultado dos. La pregunta

debe devolver un resultado numérico o booleano.

Si existen más de dos resultados posibles,

considere la utilización de la función Case.

IsEmpty (campo) Devuelve true (1) si el campo está vacío (nulo).

De otro modo devuelve false (0).

IsValid (campo) Devuelve false (0) si el campo no se encuentra en

el archivo o si el campo contiene un valor no

válido. De otro modo devuelve true (1). Por

ejemplo, si se elimina un campo de un archivo

relacionado, las referencias del campo en el

archivo maestro no son válidas.

Sintaxis Definición

11-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

Al utilizar funciones de estado en campos de cálculo definidos, el

resultado del cálculo no debe almacenarse. De otro modo, el cálculo

no se actualiza con los cambios de estado. Consulte el capítulo 5,

“Opciones de almacenamiento e indexación”. Las siguientes

funciones aparecen en la lista del cuadro de diálogo Especificar

cálculo al escoger Ver funciones de estado o Ver todos por tipo. Al

visualizar todas las funciones por nombre, aparece Status (bandera de

estado), que es un marcador temporal.

Sintaxis Definición

Status (CurrentAppVersion) Devuelve la versión de FileMaker Pro

actualmente en uso.

Status (CurrentDate) Devuelve la fecha actual.

Status (CurrentError) Devuelve un número para el valor del error

actual. Use Status (CurrentError) para

comprobar resultados de error al ejecutar

guiones en FileMaker Pro. Para obtener una

lista de los números de error, escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la

pestaña Indice y escriba error, mensajes.

Status (CurrentFieldName) Devuelve el nombre del campo actual.

Status (CurrentFileName) Devuelve el nombre del archivo actual.

Status (CurrentFileSize) Devuelve el tamaño (en bytes) del archivo

actual.

Status (CurrentFoundCount) Devuelve el número de registros del

conjunto encontrado actual.

Status (CurrentGroups) Devuelve el grupo (o grupos) del que es

miembro el usuario actual según la contraseña

actual.

Status (CurrentHostName) Devuelve el nombre de anfitrión que

FileMaker Pro registra en la red.

Status (CurrentLanguage) Devuelve el idioma definido actualmente en el

sistema operativo actual.

Status (CurrentLayoutCount) Devuelve el número de presentaciones de la

base de datos.

Status (CurrentLayoutName) Devuelve el nombre de la presentación actual.

Status

(CurrentLayoutNumber)

Devuelve el número de la presentación actual

según el orden especificado en Establecer

orden de presentación. Consulte “Duplicar,

eliminar o cambiar nombres de presentaciones”

en la página 6-8.

Status

(CurrentMessageChoice)

Devuelve un número que corresponde al botón

en que se hizo clic en un mensaje de alerta

visualizado con el paso de guión Mostrar

mensaje. Devuelve 1 para OK, 2 para Cancelar

y 3 para el tercer botón definido. Consulte

“Pasos de guiones diversos” en la

página 10-10.

Status (CurrentMode) Devuelve un número que representa el modo de

FileMaker Pro al evaluar la función. Devuelve

0 para el modo Visualizar, 1 para el modo

Buscar, 2 para el modo Vista previa y 3 si se

está imprimiendo.

Status (CurrentModifierKeys) Devuelve un número que representa los

modificadores del teclado (por ejemplo,

Mayús) que pulsa el usuario. Para obtener más

información, consulte la Ayuda de

FileMaker Pro.

Status

(CurrentMultiUserStatus)

Devuelve 0 para archivos de usuario único, 1

para archivos multiusuario cuando el ordenador

es el anfitrión y 2 para archivos multiusuario

cuando el ordenador es un invitado.

Status

(CurrentNetworkChoice)

Devuelve el nombre del protocolo de red.

Status (CurrentPageNumber) Devuelve el número de la página que se

imprime o previsualiza actualmente. Si no hay

ninguna, devuelve 0.

Status (CurrentPlatform) Devuelve un número para la plataforma

actualmente en uso. Devuelve 1 para Mac OS,

2 para Windows 95/98 y -2 para Windows NT.

Sintaxis Definición

Utilizar fórmulas y funciones 11-13

Funciones de diseño

Las funciones de diseño devuelven información de la estructura de

cualquier base de datos especificada y que esté abierta actualmente

en el ordenador. Por ejemplo, se pueden determinar los nombres de

todas las presentaciones o campos de una base de datos abierta.

Importante Los parámetros deben estar entre comillas (" ") o

especificar el nombre de un campo para un parámetro y devolver

información del elemento introducido en el campo. En este caso, no

encierre el parámetro del nombre del campo entre comillas.

Status (CurrentPortalRow) Devuelve el número de la fila de portal

seleccionada actualmente. Si no hay ninguna,

devuelve 0.

Status (CurrentPrinterName) Devuelve la identificación de la impresora por

defecto actual, el nombre del controlador y el

nombre del puerto de impresora (Windows) o la

impresora (Mac OS.)

Status (CurrentRecordCount) Devuelve el número de registros de un archivo.

Status (CurrentRecordID) Devuelve el ID único del registro actual. Para

obtener más información, consulte la Ayuda de

FileMaker Pro.

Status

(CurrentRecordModification

Count)

Devuelve el número de veces que se han

guardado cambios en el registro actual desde

que se creó.

Status

(CurrentRecordNumber)

Devuelve el número del registro actual en el

conjunto encontrado actual.

Status

(CurrentRepetitionNumber)

Devuelve el número de la repetición actual

(siendo 1 la primera repetición) del campo

repetido actual. Si el campo actual no es un

campo repetido, devuelve 1.

Status

(CurrentRequestCount)

Devuelve el número de peticiones de búsqueda

definidas en la base de datos.

Status (CurrentScreenDepth) Devuelve el número de bits necesarios para

representar el color de un píxel en la pantalla

del ordenador principal.

Status (CurrentScreenHeight) Devuelve el número de píxeles visualizados

verticalmente en la pantalla que contiene el

archivo actual.

Si la ventana ocupa más de una pantalla, utiliza

la que contiene el mayor porcentaje de ventana

de FileMaker Pro.

Sintaxis Definición

Status (CurrentScreenWidth) Devuelve el número de píxeles visualizados

horizontalmente en la pantalla que contiene el

archivo actual.

Si la ventana ocupa más de una pantalla, utiliza

la que contiene el mayor porcentaje de ventana

de FileMaker Pro.

Status (CurrentScriptName) Devuelve el nombre del guión actualmente en

ejecución o en pausa.

Status (CurrentSortStatus) Devuelve un número que representa el estado

de orden actual. Devuelve 0 para desordenado,

1 para ordenado y 2 para semi-ordenado.

Status

(CurrentSystemVersion)

Devuelve la versión del sistema actualmente en

uso.

Status (CurrentTime) Devuelve la hora actual.

Status (CurrentUserCount) Devuelve el número de usuarios que acceden al

archivo. Devuelve 1 para usuario único o 1 más

el número de invitados para varios usuarios de

la red de FileMaker Pro. (Los usuarios de la

Web y de Acceso a datos, de Companion, no se

contabilizan.)

Status (CurrentUserName) Devuelve la identificación del usuario actual de

FileMaker Pro, como figura en las preferencias

de la aplicación.

Sintaxis Definición

11-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

Por ejemplo, LayoutNames (“Clientes”) devuelve siempre los

nombres de las presentaciones del archivo Clientes. Si existe un

campo denominado Archivo, LayoutNames (Archivo) devuelve

los nombres de las presentaciones del archivo Clientes al escribir

Clientes en el campo Archivo.

Funciones externas

Use las funciones externas para acceder a los plug-ins de

FileMaker Pro, como Web Companion de FileMaker Pro. Los

plug-ins añaden funciones a FileMaker Pro. Para obtener más

información, consulte “Configurar plug-ins” en la página A-4.

Los plug-ins activados que admiten funciones externas aparecen en

la lista del cuadro de diálogo Especificar cálculo (al escoger en la

lista Ver funciones externas o Ver todos por tipo). Si no existen

plug-ins activados o los que lo están no admiten funciones externas,

utilice sólo la definición genérica de función externa: External

(nombre; parámetro).

Funciones externas de Web Companion de FileMaker Pro

Al publicar una base de datos en la Web mediante Web Companion

de FileMaker Pro, utilice las funciones externas de FileMaker Pro

para lo siguiente:

1 comprobar la versión de Web Companion

1 capturar información acerca de los visitantes de la base de datos

1 traducir la información de la base de datos a HTML o HTTP

Nota Las funciones siguientes sólo están disponibles si Web

Companion de FileMaker Pro está instalado y activo en el ordenador.

Consulte el Capítulo 14 para obtener más información acerca de

Web Companion.

Sintaxis Definición

DatabaseNames Devuelve los nombres de las bases de datos

abiertas actualmente. (No utiliza parámetros.)

FieldBounds (nombre de

base de datos, nombre de

presentación, nombre de

campo)

Devuelve la ubicación y el tamaño de un campo

determinado.

FieldNames (nombre de

base de datos, nombre

de presentación)

Devuelve los nombres de los campos de la base

de datos y presentación especificados. También

se pueden escribir dos comillas ("") en lugar de

un nombre de presentación para devolver los

nombres de todos los campos de la base de datos

especificada.

FieldRepetitions (nombre de

base de datos, nombre de

presentación, nombre de

campo)

Devuelve el número de repeticiones y

orientación del campo repetido especificado.

FieldStyle (nombre de base

de datos, nombre de

presentación, nombre de

campo)

Devuelve:

1 el formato que un campo determinado tiene en

la presentación (por ejemplo, botones circulares)

1 si existe una lista de valores asociada al campo.

FieldType (nombre de base

de datos, nombre de campo)

Devuelve la definición de un campo

especificado.

LayoutNames (nombre de

base de datos)

Devuelve los nombres de las presentaciones de

un archivo de base de datos especificado.

RelationInfo (nombre de

base de datos, nombre de

relación)

Devuelve el nombre del archivo relacionado de

una relación especificada.

RelationNames (nombre de

base de datos)

Devuelve la relación definida en un archivo de

base de datos especificado.

ScriptNames (nombre de

base de datos)

Devuelve los guiones definidos en un archivo de

base de datos especificado.

ValueListItems (nombre de

base de datos, nombre de

lista de valores)

Devuelve los valores definidos en una lista de

valores especificada.

ValueListNames (nombre de

base de datos)

Devuelve la lista de valores definida en un

archivo de base de datos especificado.

Sintaxis Definición

Utilizar fórmulas y funciones 11-15

Si se activan plug-ins de otros fabricantes, pueden aparecer más

funciones externas.

Sintaxis Definición

External ("Web-Version", 0) Devuelve la versión de Web Companion de

FileMaker Pro cargada al abrir FileMaker Pro

External ("Web-

ClientAddress", 0)

Devuelve el nombre de dominio (por ejemplo,

www.filemaker.com) del usuario de la Web cuya

solicitud HTTP se está procesando en Web

Companion de FileMaker Pro. Si el dominio no

está disponible, devuelve la dirección IP del

usuario de la Web.

External ("Web-ClientIP",0) Devuelve la dirección IP (protocolo de Internet)

del usuario de la Web cuya solicitud HTTP se

está procesando en Web Companion de

FileMaker Pro.

External ("Web-

ClientName", 0)

Devuelve el valor que escribe el usuario de la

Web como nombre de usuario en el cuadro de

diálogo de contraseñas del navegador Web.

External ("Web-

ClientType", 0)

Devuelve el nombre y versión del navegador

Web utilizado por el usuario.

External ("Web-ToHTML",

nombre de campo)

External ("Web-ToHTML",

valor de texto)

Devuelve el contenido del campo especificado o

el valor de texto codificado en HTML

External ("Web-ToHTTP",

nombre de campo)

External ("Web-ToHTTP",

valor de texto)

Devuelve el contenido del campo especificado o

el valor de texto codificado en HTTP

Parte 3

Compartir e intercambiar datos

Capítulo 12

Importar y exportar datos

La información se puede intercambiar con archivos de

FileMaker Pro o con archivos de otras aplicaciones. En este capítulo

se describe cómo:

1 importar datos a un archivo

1 reemplazar registros de un archivo con registros de otro

1 actualizar registros de un archivo con registros de otro

1 convertir documentos de otras aplicaciones en archivos de

FileMaker Pro

1 exportar datos para usarlos con otras aplicaciones

Para intercambiar datos mediante ODBC, consulte capítulo 15,

“Utilizar ODBC con FileMaker Pro”.

Para utilizar OLE (Object Linking and Embedding, vinculación e

incrustación de objetos), escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice,

haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE.

Para mover guiones entre archivos de FileMaker Pro, consulte

“Importar guiones” en la página 10-12.

Para copiar definiciones de campos a un archivo nuevo, guarde un

clon del archivo. Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8.

Importar y exportar

Con FileMaker Pro, se puede:

1 importar: traer datos de otro archivo a uno de FileMaker Pro

1 exportar: guardar datos de FileMaker Pro para usarlos en otra

aplicación

Nota No es necesario importar ni exportar datos para acceder a datos

multiplataforma en Windows y Mac OS. Sólo tiene que abrir el

archivo como lo haría normalmente. Consulte “Abrir archivos” en la

página 1-7.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Se pueden intercambiar datos con archivos de FileMaker Pro. Para

acceder a archivos compartidos, consulte “Abrir archivos como

invitado” en la página 13-5.

1 Para intercambiar pequeñas cantidades de datos entre archivos (por

ejemplo, algunos registros), use Copiar y Pegar, o arrastrar y dejar.

Consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6.

1 Al intercambiar información entre archivos de FileMaker Pro en

ordenadores basados en Windows o en Mac OS, pueden apreciarse

diferencias en los nombres de archivos y en la asignación de juegos

de caracteres.

1 La mayoría de los formatos de archivo no admiten la importación

ni exportación de atributos de texto (fuente, tamaño, estilo o color).

1 Se pueden definir guiones de FileMaker Pro para automatizar el

intercambio de información con otros archivos. Consulte

capítulo 10, “Crear guiones para automatizar tareas”.

Nota No se pueden importar ni exportar archivos cuando se accede

a una base de datos usando un navegador Web.

Formatos de archivo

Cada aplicación almacena los archivos de datos en su propio tipo de

archivo o formato de archivo. La mayoría de las aplicaciones

también pueden intercambiar información en otros formatos.

12-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

FileMaker Pro puede importar y/o exportar archivos en los

siguientes formatos: Microsoft Excel, DBF, DIF, ClarisWorks, texto

separado por tabuladores, valores separados por comas, BASIC,

FileMaker Pro, tabla HTML, Merge, SYLK, Lotus 1-2-3 (WKS,

WK1) y archivos Edition (sólo Mac OS). Para obtener información

sobre cada formato de archivo y las versiones que FileMaker Pro

puede importar y/o exportar, escoja el menú Ayuda > Contenidos e

índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba file formats.

Importar datos en FileMaker Pro

Se pueden importar datos a un archivo existente de FileMaker Pro

desde otro archivo de FileMaker Pro o desde documentos de otra

aplicación. (Consulte “Importar datos en archivos existentes” en la

página 12-2.) También se pueden convertir documentos de otra

aplicación en archivos de FileMaker Pro. (Consulte página 12-6.)

El archivo o documento desde el que se importan registros es el

archivo fuente. El archivo o documento al que se importan registros

es el archivo de destino.

No olvide las observaciones siguientes:

1 El archivo desde el que se importa o convierte debe estar en uno

de los formatos enumerados anteriormente en “Formatos de

archivo”.

1 Para insertar gráficos, sonidos o películas QuickTime o AVI a un

archivo, consulte “Funcionamiento de gráficos, sonidos y películas”

en la página 2-12.

1 FileMaker Pro importa registros en el orden en que aparecen en el

archivo fuente, excepto al actualizar registros. Consulte “Actualizar

registros con información de otro documento”.)

1 Se pueden importar datos desde cualquier tipo de campo a

cualquier campo compatible excepto contenedor, de cálculo,

sumario y globales. Los campos contenedor se pueden importar a

otros archivo de FileMaker Pro.

1 Los datos de los campos relacionados no se pueden importar.

Importe los datos directamente a o desde el archivo relacionado.

1 Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker

Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

Importar datos en archivos existentes

Al importar datos a un archivo existente, se pueden añadir,

reemplazar o actualizar los datos.

Añadir registros

Al añadir registros, todos los registros se importan desde el archivo

fuente al de destino. Si el archivo fuente es de FileMaker Pro, se

pueden importar sólo los registros del conjunto encontrado. Escoja

los campos a importar.

Reemplazar datos

Con esta opción, los datos del archivo se reemplazan con los datos

del archivo fuente. En cada campo al que se importa, los datos del

primer registro (o fila de datos) del archivo fuente sobrescriben los

datos del primero del archivo de destino. Los datos del segundo

registro (o línea de datos) del archivo fuente sobrescriben los datos

del segundo campo del de destino y así sucesivamente. Al

reemplazar datos, FileMaker Pro no examina ni compara los datos de

los archivos.

Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismo

número de registros del archivo fuente. Si hay más registros en (el

conjunto encontrado de) el archivo fuente, no se importan los datos

de los registros extra. Si hay más registros en el conjunto encontrado

del archivo de destino, no se reemplazan los datos de los registros

extra.

Importar y exportar datos 12-3

Actualizar registros con información de otro documento

Los registros y campos de un archivo se pueden actualizar con datos

de otro archivo mediante la opción de actualización de importación.

Por ejemplo, se puede tener una copia de una base de datos en el

escritorio del ordenador y otra copia en un ordenador portátil. El

archivo de la oficina se puede actualizar con los cambios realizados

durante un viaje.

Para determinar los registros del archivo fuente que actualizarán los

de destino, escoja uno o más campos coincidentes en cada archivo.

Si los datos de los campos coincidentes de un registro del archivo de

destino coinciden con los de los campos coincidentes del archivo

fuente, el registro del archivo de destino se actualizará con los datos

del archivo fuente.

Los campos coincidentes deben identificar exclusivamente cada

entidad de la base de datos. Por ejemplo, en una base de personas

puede utilizar los campos Número Seguridad Social, o Apellido,

Nombre y Teléfono. Apellido solo puede identificar a más de una

persona, por lo que no sería un campo coincidente adecuado.

Especifique los campos a importar. El contenido de todos los campos

seleccionados (de los registros del conjunto encontrado) para la

importación no sobrescribe los datos del archivo existente, incluso si

el campo del archivo fuente está vacío.

Sólo los registros del conjunto encontrado de cada archivo participan

en la actualización de la importación.

Importante Al realizar la actualización de una importación, los datos

de los registros coincidentes del archivo fuente sobrescriben los

datos existentes del registro correspondiente en el de destino.

Compruebe que cada campo de cada registro importado contiene los

datos a importar.

En este ejemplo se muestran los datos que importan datos para este

par de registros coincidentes:

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los campos coincidentes del archivo de destino no pueden ser del

tipo contenedor, sumario, cálculo no almacenado ni globales. El tipo

de campo coincidente debe corresponderse con el tipo de datos del

campo coincidente. Por ejemplo, los campos numéricos no deben

hacerse coincidir con campos ni datos de texto.

1 Si todos los campos coincidentes de un registro están vacíos, el

registro no se actualiza.

1 Si un registro de un conjunto encontrado del archivo fuente

coincide con uno o más registros del conjunto del de destino, se

actualizan todos los registros coincidentes del conjunto encontrado

del archivo de destino.

1 Si más de un registro de un conjunto encontrado del archivo fuente

coincide con un registro del conjunto del de destino, el archivo de

destino se actualiza con el último registro coincidente del archivo

fuente.

1 El conjunto encontrado después de una actualización contiene los

registros actualizados (los coincidentes) y se añade cualquier registro

nuevo, independientemente del conjunto encontrado antes de la

actualización.

Los campos

coincidentes se

indican con flechas

de doble punta

123-456-7890

Archivo fuente

Juan

Pérez

Luna, 45

Pamplona

España

123-456-7890

Archivo de destino

Juan

Pérez

Castellana, 123

Teruel

España

3/3/1960

(408) 555-6789

123-456-7890

Después de actualización

de importación

Juan

Pérez

Luna, 45

Pamplona

España

3/3/1960

Antes de actualización de importación

Archivo de destino

Los campos que no

se importan están

marcados con un

símbolo nulo (ø)

12-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Añadir, reemplazar o actualizar registros de un archivo existente

1. Al reemplazar o actualizar datos, realice una copia de seguridad

del archivo de destino.

Al reemplazar y actualizar registros se sobrescriben los datos del

archivo permanentemente.

2. Antes de reemplazar o actualizar registros, consulte “Reemplazar

datos” en la página 12-2 o “Actualizar registros con información de

otro documento” en la página 12-3.

3. Al importar registros de un archivo de FileMaker Pro, compruebe

que el conjunto encontrado en el mismo contiene sólo los registros a

añadir, reemplazar o actualizar.

4. Abra el archivo de FileMaker Pro al que se importarán los

registros.

1 Al reemplazar registros, compruebe que el conjunto encontrado

contiene sólo los registros a modificar. Ordene los datos de manera

que el registro correcto del archivo fuente reemplace los datos de

cada registro del de destino.

1 Al reemplazar registros, compruebe que el conjunto encontrado

contiene sólo los registros a actualizar. Los registros que no se

encuentran en el conjunto encontrado no se actualizan, incluso si el

campo coincidente se corresponde.

5. En el modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.

6. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, para ver todos los archivos

de la carpeta actual que se pueden importar, escoja Todos los archivos

en Tipo de archivo (Windows) o Mostrar (Mac OS). Para reducir las

opciones, escoja un tipo de archivo en la lista.

7. Seleccione el nombre del archivo a importar y haga clic en Abrir.

8. Si se importa un archivo de Microsoft Excel con varias hojas de

cálculo, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar hoja. Seleccione la

hoja a importar y haga clic en OK.

9. Al importar un archivo de Microsoft Excel, aparece el cuadro de

diálogo Opción de primera fila. Escoja si la primera fila del archivo

contendrá nombres de campo o datos.

10. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,

realice los tres pasos siguientes antes de hacer clic en Importar.

También puede realizar cualquiera de estas acciones en cualquier

momento antes de hacer clic en Importar:

Para Realice lo siguiente

Ver los datos del

campo desde el que se

importa (opcional)

Haga clic en las flechas Explorar datos para ver los

datos de cada registro.

Datos o campos

del archivo fuente

Campos del

archivo de destino

Los símbolos nulo indican

que los datos no se importan

Volver a ordenar

los campos

Las flechas de doble punta indican los campos

coincidentes para la actualización de importación

Las flechas indican que los datos se

importan al campo de la derecha

Escoger una acción

de importación

Importar y exportar datos 12-5

11. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,

escoja el tipo de importación a realizar.

12. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,

alinee cada campo de la lista Campos de con los datos o campos a

importar a la lista o a hacer coincidir para la actualización de

importación.

Los datos de la izquierda que no estén alineados con un campo de la

derecha no se importan. Si el nombre del campo de la derecha está

atenuado, los campos de cálculo, sumario y globales del mismo no

aceptan datos importados.

13. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,

defina cada par de campos (del paso anterior) para importarlos, para

no importarlos o para utilizarlos como campos coincidentes para la

actualización de importación.

Si el símbolo entre los campos de cada par no es el deseado, haga clic

sobre él una o dos veces hasta que sea el correcto.

Crear, modificar o

eliminar un campo del

archivo al que se

importa (opcional)

Haga clic en Definir campos. En el cuadro de diálogo

Definir campos, realice los cambios y haga clic en

Hecho. (Para obtener más información sobre cómo

definir, modificar y eliminar campos, consulte el

capítulo 5, “Crear bases de datos”.) Si los datos se

importan a un archivo compartido, sólo el anfitrión

puede crear campos. Si el botón está atenuado, los

privilegios de acceso actuales no permiten definir

campos.

Escoja Para

Añadir nuevos registros. Añadir nuevos registros al final

del archivo de destino

Reemplazar datos del grupo hallado actual. Reemplazar por orden,

comenzando por el primer

registro de cada archivo, los

datos del archivo con los del

archivo fuente

Actualizar registros coincidentes en el conjunto

hallado actual

Para añadir al conjunto encontrado del

archivo fuente los registros que no tienen

registros coincidentes en la base de datos de

destino, seleccione también Añadir registros

que quedan.

Actualizar datos en el conjunto

encontrado del archivo con los

datos de los registros

coincidentes del archivo fuente

Para Realice lo siguiente

Volver a ordenar

todos los campos

de la lista Campos

de una vez

Escoja una opción de la lista Ver por. Para enumerar los

campos por:

1 nombres que coincidan, escoja nombres coincidentes (si

se importa desde un formato de archivo que almacene

nombres de campos, como Microsoft Excel, ClarisWorks,

DIF, DBF, Merge o FileMaker Pro)

1 el orden utilizado la última vez que FileMaker Pro

importó datos a este archivo, escoja último orden

1 el orden en que se crearon los archivos, escoja orden de

creación

1 nombres en orden alfabético, escoja nombres de campo

1 tipos de campos, escoja tipos de campo

1 un orden personalizado (creado arrastrando nombres de

campos), escoja orden de importación

Mover un campo

hacia arriba o hacia

abajo en la lista

Campos de

Mueva el puntero por un campo en la lista Campos de.

Cuando adopte la forma de doble flecha, arrastre el

nombre a su nueva ubicación.

Para Símbolo

Importar datos de la izquierda al campo de la derecha Flecha

Impedir que se importen los datos de la izquierda Símbolo nulo (Ø)

12-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

14. Haga clic en Importar.

15. Si aparece el cuadro de diálogo Opciones de importación,

seleccione las opciones y haga clic en OK.

FileMaker Pro muestra este cuadro de diálogo si:

1 el archivo contiene campos que introducen datos automáticamente,

o si

1 se añaden registros y se importan datos desde un archivo de

FileMaker Pro con campos repetidos. Consulte “Definir entradas de

datos automáticas” en la página 5-10 y “Campos repetidos” en la

página 5-12.

Para interrumpir la importación, pulse Escape (Windows) o

2+punto (Mac OS.) Para eliminar los registros importados, escoja el

menú Registros > Eliminar todos los registros.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los registros importados se convierten en el conjunto encontrado.

Después de la importación, compruebe los datos del conjunto

encontrado.

1 Si reemplaza o actualiza registros, compruebe que los registros

sean correctos antes de desechar la copia de seguridad del archivo.

1 FileMaker Pro no valida datos importados.

Convertir archivos de datos en nuevos archivos de

FileMaker Pro

Los datos de otras aplicaciones se pueden convertir en un nuevo

archivo de FileMaker Pro. Deben estar en uno de los tipos de archivo

que se pueden importar enumerados en “Formatos de archivo” en la

página 12-1.

El archivo nuevo contiene todos los datos originales, una

presentación de formulario estándar y un diseño de lista con una

columna. Excepto en lo indicado en la tabla siguiente, los nombres

de campo del nuevo archivo son de texto y genéricos (f1, f2, f3, etc.).

Especificar campos coincidentes para la importación Doble flecha

Para: Realice lo siguiente

Introducir

automáticamente

datos nuevos en

campos definidos con

opciones de entrada

automática

Seleccione Ejecutar opciones de entrada automática

durante la importación.

Si se selecciona esta opción y se importa a campos

definidos para introducir automáticamente el nombre

del modificador, la fecha y la hora de la modificación o

los valores actualizados, los datos introducidos

sobrescriben los del archivo fuente en estos campos.

Especificar cómo se

importan los datos de

los campos repetidos

1 Seleccione Conservándolos en el registro original para

mantener los campos como campos repetidos.

1 Seleccione Separándolos en diferentes registros para

importar cada valor repetido a un registro

independiente. Por ejemplo, si un registro del archivo

fuente contiene valores repetidos tres veces, se

importan tres registros, todos idénticos excepto en lo

que respecta a los valores del campo repetido. Utilice

esta opción para trabajar con valores individuales en los

campos repetidos (por ejemplo, para ordenarlos o

resumirlos).

Para Símbolo

Para obtener Utilice uno de estos tipos de archivo

Nombres de campos Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF,

Merge, FileMaker Pro

Importar y exportar datos 12-7

1. En la otra aplicación, guarde los datos a importar en un tipo de

campo admitido por FileMaker Pro.

2. En FileMaker Pro, escoja el menú Archivo > Abrir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione el tipo de

archivo a importar, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

4. Para convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel, seleccione

una hoja del archivo del libro y haga clic en OK.

5. Si aparece el cuadro de diálogo Opción de primera fila, escoja una

opción.

6. En el siguiente cuadro de diálogo, escriba el nombre del nuevo

archivo, seleccione una ubicación y haga clic en Guardar.

7. Al convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel,

FileMaker Pro explora los datos entrantes para asignarles el tipo de

campo adecuado a cada columna.

Mac OS: si la hoja de cálculo es grande, puede aparecer un cuadro de

diálogo de progreso. Para interrumpir la exploración, haga clic en

Desestimar para asignar tipos de campos basados en los registros ya

procesados. Los campos numéricos, de fecha y de hora sólo pueden

contener 255 caracteres, por lo que el texto de los mismos puede

truncarse.

Exportar datos de FileMaker Pro

Los datos de FileMaker Pro se pueden exportar a un nuevo archivo y

abrir en otra aplicación.

Los datos de FileMaker Pro se pueden intercambiar con aplicaciones

compatibles con ODBC. Por ejemplo, se puede realizar un gráfico en

Microsoft Excel con datos de FileMaker Pro. Consulte capítulo 15,

“Utilizar ODBC con FileMaker Pro”.

Para exportar datos:

1. Abra el archivo de FileMaker Pro y busque el conjunto de

registros a exportar.

2. Ordene los registros en el orden de exportación (opcional).

3. Escoja el menú Archivo > Exportar registros.

4. En el cuadro de diálogo, escriba el nombre y seleccione una

ubicación para el archivo.

Importante Si existe otro archivo con el mismo nombre en esa

ubicación, el archivo nuevo reemplaza al existente.

5. Escoja un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo (Windows)

o Tipo (Mac OS) y haga clic en Guardar.

Tipos de campos numéricos, de

fecha, de hora y de texto, según

sea necesario

Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF,

Merge, FileMaker Pro

Para obtener Utilice uno de estos tipos de archivo

Escoger un

tipo de

archivo

admitido por

la aplicación

de destino

Escribir un

nombre para

el archivo

exportado

12-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

6. En el cuadro de diálogo Especificar orden de campo para

exportación, defina el orden de los campos.

7. Windows: escoja un Juego de caracteres adecuado para la

plataforma o aplicación en que se utilizará el archivo exportado.

Por ejemplo, si exporta datos a una aplicación Windows, escoja

Windows (ANSI).

8. Seleccione una opción de formato para los campos.

Por ejemplo, la presentación actual contiene un campo numérico con

un formato que permite visualizar dos dígitos decimales y un

símbolo de moneda (Pta.). Al introducir 30,7 en el campo,

FileMaker Pro visualiza 30,70 Pta. en modo Visualizar. Los valores

pueden exportarse con o sin formato.

9. Haga clic en Exportar.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para utilizar un archivo exportado, abra una aplicación que pueda

leer su formato y después abra el archivo. Para obtener más

información, consulte “Formatos de archivo” en la página 12-1.

1 Los datos de campos contenedor se pueden exportar a formato de

FileMaker Pro.

1 Consulte la Ayuda para obtener información sobre la exportación

de valores de campos repetidos al formato SYLK, WKS o DBF.

Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba exporting data.

Para Realice lo siguiente

Exportar campos Haga doble clic para desplazarlos a la lista Orden de campos.

Para exportar todos los campos, haga clic en Mover todos.

Exportar campos

de un archivo

relacionado

Escoja una relación en la lista Relación (vea la ilustración de

la página página 12-8) y desplace los campos a la lista Orden

de campos. Los campos relacionados se pueden incluir

antes, después o entre los campos del archivo maestro.

Impedir que se

exporten

los datos

Seleccione un campo de la lista Orden de campos y haga clic

en Borrar. Para eliminar todos los campos de la lista, haga

clic en Borrar todos.

Cambiar el orden

de exportación

de los campos

En la lista Orden de campos, señale a la doble flecha del

nombre de campo y arrastre hacia arriba o hacia abajo.

Exportar un

valor de sumario

general

Incluya el campo de sumario en la lista Orden de campos.

Cada registro incluye la cantidad de sumario general. Al

exportar valores de sumario (página 12-9), la cantidad de

sumario general es sólo el primer registro exportado.

Exportar valores

de subsumario

Consulte la página 12-9

Seleccionar

campos de

la lista

Lista de

relaciones

Escoger

una opción

de formato

Escoger un

juego de

caracteres

FileMaker Pro

exporta estos

campos

Para exportar Seleccione esta opción

Valores sin formato

(por ejemplo, 30,7)

No formatear salida.

Valores de la presentación actual con

formato numérico, de fecha o de

hora (pro ejemplo, 30,70 Pta.)

Formatear mediante presentación actual.

Los símbolos y otros valores no

numéricos se exportan como texto. Esta

opción no se puede seleccionar para los

formatos SYLK, DBF o DIF.

Importar y exportar datos 12-9

Exportar datos de subsumario

Los valores de los campos de subsumario se pueden exportar de la

misma manera que los subtotales generados por un informe con

datos agrupados y subtotales. Este proceso exporta un registro por

cada categoría.

Por ejemplo, si tiene un informe que calcula el total de las ventas por

regiones, puede exportar un valor por cada región. Un informe

basado en muchos registros tendrá el aspecto siguiente:

Este podría ser el aspecto del archivo exportado:

Para obtener más información sobre cómo generar registros con

datos agrupados, consulte “Crear presentaciones e informes” en la

página 6-2.

Nota Para exportar datos de sumarios generales, consulte la sección

anterior.

Para exportar datos de subsumario:

1. Ejecute el informe que genera los valores de subsumario a

exportar o busque los registros a incluir y ordénelos en el campo de

interrupción (el campo de agrupación usado para clasificar por

categorías los registros).

2. Escoja el menú Archivo > Exportar registros.

3. En el cuadro de diálogo Exportar registros a archivo, escriba el

nombre y escoja una ubicación para el archivo de destino.

4. Escoja un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo (Windows)

o Tipo (Mac OS) y haga clic en Guardar.

5. En el cuadro de diálogo Especificar orden de campo para

exportación, seleccione los campos a exportar, incluido un campo

sumario.

Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo, consulte

el paso 6 en “Exportar datos de FileMaker Pro” en la página 12-8.

6. Haga clic en Resumir por.

7. En el cuadro de diálogo Resumir por, seleccione uno o varios

campos por los que resumir.

8. Haga clic en OK.

El archivo se

ordena por los

campos aquí

enumerados

Una marca de

verificación indica

que el campo está

seleccionado

Hacer clic en el campo

para seleccionarlo

Se exportarán los

valores de subsumario

para el total de las

ventas por regiones

Borre este campo para

que no se incluya un

valor de sumario general

en el primer registro

12-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

9. Si no desea incluir la cantidad de sumario general en el primer

registro exportado, haga clic en el campo de sumario sin cursiva y

después en Borrar para eliminarlo de la lista Orden de campos.

10. Haga clic en Exportar.

Capítulo 13

Compartir bases de datos en red

FileMaker Pro 5 incorpora soporte para compartir archivos en red.

Al compartir archivos, se puede trabajar simultáneamente con otros

miembros de un grupo de trabajo y ahorrar espacio en disco al

mantener los archivos en una ubicación central. FileMaker Pro

permite compartir hasta 10 archivos con 10 usuarios al mismo

tiempo. En algunos casos, un archivo puede compartirse con hasta 25

usuarios a la vez, disminuyendo el número al compartir más

archivos. Con capacidades y rendimientos mayores en red,

FileMaker, Inc. recomienda el uso de FileMaker Server si es

necesario compartir archivos en red con más de 10 usuarios al mismo

tiempo.

También se pueden compartir archivos de FileMaker Pro en la Web

usando Web Companion de FileMaker Pro. Para obtener más

información, consulte “Publicación de bases de datos en la Web” en

la página 14-1.

En este capítulo se describe cómo:

1 configurar bases de datos de FileMaker Pro para compartirlas

en red

1 hospedar bases de datos compartidas de FileMaker Pro

1 acceder como invitado a bases de datos compartidas de

FileMaker Pro

Compartir archivos en red

Para compartir bases de datos, los usuarios deben disponer de la

misma versión de FileMaker Pro que la utilizada para hospedar los

archivos y deben poder acceder a la red en que se hospedan.

Para mejorar las prestaciones al compartir archivos, hospede los

archivos con la aplicación FileMaker Server.

Importante El acuerdo de licencia de FileMaker Pro requiere el pago

de una licencia por cliente u ordenador independiente en que se

instale o ejecute FileMaker Pro. Una misma licencia de software no

puede compartirse ni usarse al mismo tiempo en distintos clientes u

ordenadores.

La primera persona que abre el archivo compartido es el anfitrión.

Los usuarios que abren un archivo compartido después del anfitrión

son invitados.

El anfitrión abre el archivo

Los invitados abren conexiones con el archivo

13-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

No olvide las observaciones siguientes:

1 Los archivos de FileMaker Pro pueden compartirse entre un

ordenador que ejecuta Windows y otro que ejecuta Mac OS de la

misma manera en que se comparten archivos entre ordenadores en

red de la misma plataforma. Por ejemplo, puede hospedarse un

archivo en un ordenador con Windows y los invitados con

ordenadores tanto con Windows como con Mac OS pueden

conectarse al mismo archivo.

Al compartir archivos entre plataformas, pueden aparecer

diferencias en la asignación de fuentes y conjuntos de caracteres, así

como en la alineación de los objetos en las presentaciones.

1 (Mac OS) No es necesario activar Compartir archivo (en el panel

de control de configuración de la compartición) para compartir

archivos de FileMaker Pro desde un ordenador Mac OS.

1 (Mac OS) FileMaker Pro 5 ya no admite MacIPX como protocolo

de red.

1 Para cambiar las conexiones de red, consulte el apéndice A,

“Personalizar FileMaker Pro”.

Funcionamiento de archivos compartidos

Al abrir un archivo compartido, el anfitrión y los invitados tienen

acceso a la misma información. FileMaker Pro guarda el archivo

compartido en el disco en que reside. Guarda todas las

modificaciones realizadas, incluidos los cambios en registros,

presentaciones y guiones.

FileMaker Pro limita el acceso a algunos comandos y registros para

evitar que los usuarios interfieran unos con otros.

Usuario Tareas permitidas

Anfitrión y todos los

invitados (todos los

usuarios)

1 Buscar, ordenar y examinar registros

1 Especificar una configuración de impresora

(Windows) o un ajuste de página (Mac OS) e imprimir

1 Alternar presentaciones o modos

1 Importar o exportar datos

1 Comprobar la ortografía de un conjunto

1 Elegir un guión en el menú Guión o hacer clic en un

botón asignado al mismo para ejecutarlo

1 Modificar valores globales. Con el archivo sólo se

guardan los cambios realizados por el anfitrión. Al abrir

un archivo con campos globales, los invitados ven los

valores actuales. Si el anfitrión cambia un valor global,

los invitados no ven el cambio hasta que cierran el

archivo y lo vuelven a abrir.

Anfitrión o un

invitado (sólo un

usuario cada vez)

1 Abrir el cuadro de diálogo ScriptMaker

1 Definir o modificar relaciones

1 Definir o modificar contraseñas

1 Definir o modificar listas de valores

1 Editar un registro o una presentación. Otros usuarios

pueden visualizar el registro, pero ninguno puede

modificarlo hasta que el usuario actual se desplaza a

otro registro o pulsa Intro en Modo Visualizar. En modo

Presentación, el usuario actual debe desplazarse a otra

presentación o cambiar de modo.

Compartir bases de datos en red 13-3

Al trabajar con archivos compartidos, la forma del puntero puede

cambiar.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Ordenar, sustituir datos, visualizar e imprimir presentaciones de

informes de sumario y otras tareas de cálculo realizadas en gran

número de registros afectan al rendimiento de los ordenadores del

anfitrión y de los invitados. Realice estas tareas en conjuntos

pequeños o prográmelas para que se realicen en periodos de

poco uso.

1 FileMaker Pro guarda el tipo de ordenación del anfitrión, busca

peticiones y configura la impresora (Windows) o ajusta la página

(Mac OS). Si el usuario es un invitado, se puede definir la

configuración con un guión. Consulte “Crear guiones para

automatizar tareas” en la página 10-1.

1 Al compartir un archivo con formatos del sistema diferentes de los

disponibles en su ordenador, se puede escoger el tipo de formato a

usar. Consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

1 Con FileMaker Pro para Windows, se puede incluir información

de otras aplicaciones mediante objetos OLE (Object Linking and

Embedding, vinculación e incrustación de objetos). Al compartir

archivos de Windows con FileMaker Pro, los usuarios que utilizan

Mac OS pueden cortar, copiar y pegar objetos OLE como gráficos,

pero no pueden modificarlos.

1 Al compartir archivos relacionados, FileMaker Pro limita el

acceso a algunos comandos y registros para evitar que unos usuarios

interfieran con otros.

1 Al modificar un registro maestro, FileMaker Pro impide que

otros usuarios modifiquen el mismo registro.

1 Al modificar un campo relacionado, FileMaker Pro impide que

otros usuarios modifiquen el registro relacionado asociado y el

registro maestro.

1 Una vez seleccionado un campo en un registro distinto,

seleccionado otro registro en el mismo archivo o abandonado el

registro maestro, pueden acceder al registro otros usuarios.

Hospedar archivos

La mayoría de los comandos de FileMaker Pro se procesan en el

ordenador anfitrión, por lo que se obtendrá mejor rendimiento si se

hospedan los archivos compartidos en el ordenador más rápido

disponible.

Los archivos compartidos deben permanecer abiertos para que los

invitados puedan acceder a ellos.

Sólo anfitrión (todos

los invitados deben

cerrar la conexión

al archivo)

1 Definir campos o modificar definiciones de campos

1 Volver a ordenar presentaciones

1 Definir, eliminar o modificar grupos y privilegios de

acceso

1 Guardar copias de un archivo con el comando Guardar

una copia como

1 Alternar el estado del archivo entre multiusuario y

usuario único

1 Cerrar un archivo compartido

Puntero Significa en FileMaker Pro

Esperando para recibir datos de la red

Esperando a que el anfitrión procese una petición de otro

usuario

Usuario Tareas permitidas

13-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Para obtener el mejor rendimiento al hospedar un archivo, ábralo

primero en el ordenador que esté conectado directamente al disco

duro en que se almacena el archivo. No es posible hospedar de

manera remota un archivo almacenado en otro ordenador, ya que

compromete la integridad de los datos y disminuye el rendimiento.

Los archivos pueden hospedarse de manera remota, por ejemplo,

abriendo un archivo multiusuario con la característica para compartir

archivos incorporada de Windows, con la opción personal de

compartir archivos o AppleShare de Mac OS o desde un servidor de

archivos.

Si necesita avisar o ponerse en contacto con los invitados que estén

usando la base de datos, puede enviarles mensajes. En el cuadro de

diálogo Compartir archivo, seleccione Enviar mensaje. Escriba el

mensaje y haga clic en OK. Los invitados verán el mensaje en un

cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo desaparece transcurridos 30

segundos o si se hace clic en Cancelar.

Abrir archivos como anfitrión

Para hospedar un archivo, debe ser el primer usuario que lo abra.

1. Escoja el menú Archivo > Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione un archivo y

haga clic en Abrir.

3. Escoja el menú Archivo > Compartir.

Para abrir el cuadro de diálogo Compartir archivo, abra el archivo

usando una contraseña que proporcione el privilegio de acceso

Exportar registros.

Advertencia Los usuarios que abren un archivo de base de datos con

el privilegio de acceso Exportar registros, incluidos los invitados de

FileMaker Pro, pueden publicar la base de datos en la Web activando

Web Companion de FileMaker Pro. En este caso, cualquier

privilegio de acceso de FileMaker Pro protegerá la base de datos en

la Web. No obstante, se deben tomar precauciones al conceder

privilegios de acceso. Para obtener más información, consulte

“Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.

4. En el cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione

Multiusuario o Multiusuario (oculto).

Nota Si están atenuados Multiusuario y Multiusuario (oculto) en el

cuadro de diálogo Compartir archivo, FileMaker Pro no puede

acceder a la red. Debajo del botón Multiusuario aparece una

explicación. También se puede escoger Abrir en el menú Archivo y

hacer clic en Anfitriones para obtener una explicación.

Con la opción Multiusuario, el nombre del archivo hospedado

aparece en el cuadro de diálogo Anfitriones de los ordenadores

invitados. Esta opción es casi siempre recomendable.

Utilice la opción Multiusuario (oculto) para hospedar un archivo e

impedir que se muestre en el cuadro de diálogo Anfitriones de los

ordenadores invitados. Esta opción es recomendable para abrir

archivos relacionados con normalidad cuando los usuarios en red

abren un archivo compartido visible. Por ejemplo, para compartir

dos archivos relacionados en la red y comprobar que los invitados

abren el primer archivo, defina el primer archivo para compartirlo

como Multiusuario y el segundo como Multiusuario (oculto). Los

invitados verán el primer archivo en el cuadro de diálogo

Anfitriones, aunque ambos archivos estarán compartidos.

Compartir bases de datos en red 13-5

Si el archivo utiliza información de otros archivos de FileMaker Pro

(como bases de datos relacionadas, guiones externos o listas de

valores), repita estos pasos para abrir los archivos y definirlos como

Multiusuario.

Consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5 para

obtener información sobre cómo ocultar archivos compartidos con

Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro.

Consejo Agrupe los archivos en una carpeta para facilitar su

localización.

Nota Con FileMaker Pro 4.1 y versiones anteriores, se podía añadir

un carácter de subrayado al final del nombre para impedir que un

archivo apareciera en el cuadro de diálogo Anfitriones. Con

FileMaker Pro 5, esto sólo se realiza con la opción Multiusuario

(oculto). Al convertir archivos creados con versiones anteriores,

FileMaker Pro 5 establece la opción Multiusuario (oculto) en los

archivos con nombres que terminen con un carácter de subrayado.

De esta manera se conservan sus relaciones y guiones.

Cerrar archivos compartidos

El anfitrión puede cerrar los archivos que hospeda. Los invitados

pueden cerrar las conexiones a los archivos compartidos.

Importante Para abandonar FileMaker Pro, escoja Salir (Windows) o

Salir (Mac OS) en el menú Archivo. Si se desconecta el ordenador sin

salir del programa, se pueden dañar los archivos y perder las

modificaciones.

1. Escoja el menú Archivo > Cerrar.

2. Si es el anfitrión y hay invitados conectados, haga clic en Pedir en

el cuadro de diálogo Pedir.

Nota Este cuadro de diálogo aparece cuando se realiza una tarea que

requiere que todos los invitados cierren la conexión al archivo.

Consulte “Funcionamiento de archivos compartidos” en la

página 13-2.

Los invitados ven un mensaje indicando que cierren el archivo. Si los

invitados hacen clic en Cerrar ahora, FileMaker Pro cierra el archivo.

Si los usuarios no responden al mensaje y el archivo puede guardarse

de manera segura, FileMaker Pro lo cierra transcurridos 30

segundos.

Abrir archivos como invitado

Los invitados pueden conectarse a un archivo una vez que lo ha

abierto el anfitrión.

1. Escoja el menú Archivo > Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, haga clic en Anfitriones.

Invitados utilizando

el archivo

Si un invitado hace clic en

Cancelar, FileMaker Pro no

cierra la conexión al archivo

13-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

3. En el cuadro de diálogo Anfitriones, realice lo siguiente.

4. Seleccione un archivo y haga clic en Abrir.

Si la red está muy cargada, puede que no aparezca el archivo. Para

comprobar la red durante un periodo más largo de tiempo, utilice uno

de los procedimientos siguientes.

Si selecciona un anfitrión FileMaker Server (en lugar de un archivo

compartido), podrá administrar el servidor de manera remota.

Consulte la documentación de FileMaker Server para obtener

información.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si el anfitrión lo solicita o si no utiliza el archivo compartido, cierre

la conexión.

Para este

protocolo

Realice lo siguiente

IPX/SPX Continúe con el paso 4.

TCP/IP Para especificar un anfitrión TCP/IP local, haga clic en

Anfitriones locales en la lista de la parte inferior.

FileMaker Pro muestra los anfitriones locales de la red

en la lista de la parte superior.

Para especificar un anfitrión fuera del área TCP/IP local,

haga clic en Especificar anfitrión en la lista de la parte

inferior. En el cuadro de diálogo Especificar anfitrión,

escriba el nombre del anfitrión o la dirección IP. (Para

añadir un anfitrión a la lista, haga clic en Añadir de form

a permanente la entrada en la lista del anfitrión.) Haga clic

en OK.

AppleTalk con zonas Seleccione la zona del anfitrión en la lista de la parte

inferior.

AppleTalk sin zonas Continúe con el paso 4.

Seleccionar en

la lista de

archivos

compartidos

disponibles en

el anfitrión

Anfitrión del ordenador

bajo Mac OS

Anfitrión del ordenador

bajo Windows

Anfitrión FileMaker

Server

Cuadro de diálogo Anfitriones para una red IPX

Para este tipo de red Realice lo siguiente

1 TCP/IP

1 AppleTalk con zonas

(Mac OS)

Pulse la tecla Ctrl (Windows) u Opción (Mac OS)

al hace clic en la lista de la parte inferior

1 IPX/SPX (Windows)

1 AppleTalk sin zonas

(Mac OS)

Haga clic en Cancelar para volver al cuadro de

diálogo Abrir archivo. Pulse la tecla Ctrl

(Windows) u Opción (Mac OS) al hacer clic en

Anfitriones.

Zonas

Seleccionar en la

lista de archivos

compartidos

disponibles en el

anfitrión

Anfitrión del

ordenador bajo

Mac OS

Anfitrión del

ordenador para

Windows

Anfitrión

FileMaker

Server

Cuadro de diálogo Anfitriones para una red AppleTalk con zonas

Compartir bases de datos en red 13-7

1 El acceso al archivo puede estar limitado si están atenuados

algunos comandos, presentaciones o campos. Consulte “Proteger

bases de datos con contraseñas y grupos” en la página 9-1.

1 Para obtener información sobre cómo compartir archivos en la

Web, consulte “Publicar bases de datos en la Web” en la

página 14-1.

Capítulo 14

Publicar bases de datos en la Web

Con FileMaker Pro los datos se pueden poner en la Web a

disposición de los usuarios. Por ejemplo, se puede publicar un

calendario de eventos, de manera que los clientes puedan acceder a

la información usando un navegador.

En este capítulo se explica:

1 cómo acceder y trabajar con datos en Internet o en una intranet a

través de la Web

1 los requisitos para acceder a bases de datos

1 los requisitos para publicar bases de datos

1 cómo publicar bases de datos con Publicación en la Web al instante

de FileMaker Pro

Publicación de bases de datos en la Web

Con FileMaker Pro, se pueden publicar bases de datos en la World

Wide Web (o en una intranet) utilizando Web Companion de

FileMaker Pro. No se necesita software adicional. Se puede acceder

a Internet o a una intranet con cualquier navegador para visualizar,

editar, ordenar o buscar en bases de datos, siempre que se disponga

de privilegios de acceso.

Nota En la documentación de FileMaker Pro se utiliza el término

publicar en la Web para referirse a las bases de datos a las que se

puede acceder en Internet o en una intranet.

Las bases de datos se publican en la Web para:

1 poner datos a disposición de un gran número de personas, con

cualquier ordenador y en cualquier lugar del mundo. (No obstante, el

acceso al archivo se puede restringir.)

1 acceder a los datos desde diversas ubicaciones, por ejemplo,

cuando se viaja o se trabaja en casa.

Terminología Web

Para publicar una base de datos, se deben comprender los conceptos

siguientes.

Término Significado

Internet Red de ordenadores unidos por líneas de datos que se

comunican usando estándares de software comunes. La

World Wide Web forma parte de Internet.

Intranet Red de ordenadores utilizados para compartir

información dentro de una empresa o un grupo de trabajo.

Por ejemplo, una intranet corporativa puede conectar

sucursales en todo el mundo. Las intranets se pueden

enlazar a Internet.

World Wide Web Extenso conjunto de documentos, o páginas, almacenados

en ordenadores denominados servidores Web.

Servidor Web Ordenador conectado a Internet o a una intranet y que

tiene instalada una aplicación de servidor Web. Las

aplicaciones de servidor Web proporcionan páginas Web

o archivos asociados a navegadores. Web Companion de

FileMaker Pro es una aplicación de servidor Web.

Página Web Documento que reside en un servidor Web. Las páginas

Web contienen código HTML.

HTML (Hypertext

Markup Language,

Lenguaje de

marcas de

hipertexto)

Sistema de códigos o etiquetas que define el modo de

visualización de la información de una página Web en un

navegador.

Sitio Web Grupo de páginas Web enlazadas en un servidor de Web.

14-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Web Companion de FileMaker Pro

Web Companion es un plug-in de FileMaker Pro. Web Companion

funciona como aplicación de servidor Web, ya que comunica con

navegadores que solicitan (o proporcionan) datos a bases de datos de

FileMaker Pro.

Nota Web Companion también actúa como aplicación CGI

(Common Gateway Interface, interfaz común de puerta de acceso),

gestionando la interacción entre FileMaker Pro y el navegador. Las

bases de datos se pueden publicar utilizando aplicaciones CGI de

otros fabricantes.

Publicación en la Web al instante

Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro permite publicar

bases de datos de manera fácil y rápida. No es necesario modificar la

base de datos, usar software adicional ni diseñar páginas Web. Con

FileMaker Pro se incluye Publicación en la Web al instante.

Página Web

principal

Primera página a la que se accede al conectar con un sitio

Web.

Navegador Web Aplicación de software que visualiza páginas Web.

Internet Explorer y Netscape Navigator son navegadores.

Ordenador

anfitrión

Servidor Web que ejecuta FileMaker Pro con Web

Companion activado para publicación en la Web. Las

bases de datos publicadas deben abrirse en el ordenador

anfitrión.

Dirección IP

(Internet Protocol,

protocolo de

Internet)

Dirección exclusiva de cada ordenador conectado a

Internet o a una intranet. Las páginas Web se envían de

una dirección IP a otra: primero, el navegador solicita

páginas específicas y después, la aplicación de servidor

proporciona la página solicitada al navegador.

ISP (Internet

service provider,

proveedor de

servicios Internet)

Empresa que proporciona conexiones a Internet. Un ISP

también puede proporcionar servicios de hospedaje de

bases de datos de FileMaker Pro en la Web.

CSS (Cascading

style sheets, hojas

en cascada)

Lenguaje que proporciona más control que HTML sobre

el diseño y la presentación de páginas Web. Las hojas en

cascada funcionan como plantillas en las páginas Web. Si

las páginas Web contienen CSS, se deben visualizar en un

navegador que las admita.

Término Significado

Publicar bases de datos con Web Companion de FileMaker Pro

Navegador Web que

solicita o envía datos.

Web Companion

devuelve páginas que

contienen datos

Conexión a Internet

o intranet

Ordenador anfitrión ejecutando

FileMaker Pro. Web Companion está

activado y la base de datos abierta

Ordenadores ejecutando

software de navegadores Web

Publicar bases de datos en la Web 14-3

Nota Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro está

diseñado para compartir datos en grupos de trabajo pequeños o para

acceder a datos en una red. Para obtener información sobre el

número de usuarios que pueden acceder a la base de datos publicada,

consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba guests.

Con FileMaker Pro también se publican datos de otras dos maneras:

1 Para tener más control sobre el aspecto y la funcionalidad de la

base de datos publicada, utilice las características disponibles en

FileMaker Developer. Por ejemplo, se pueden crear páginas Web

personalizadas que introduzcan de manera interactiva los nombres

de los usuarios en un campo de la base de datos. Para obtener

información sobre FileMaker Developer, escoja el menú Ayuda >

FileMaker en la Web.

1 Si los datos no se modifican a menudo, o para que los usuarios no

se conecten directamente a la base de datos, pueden usarse

publicaciones estáticas para que los datos estén disponibles en

Internet o en una intranet. Mediante la publicación estática, los datos

de FileMaker Pro se exportan para crear una página Web. La página

no se actualiza cuando cambia la información de la base de datos y

los usuarios no se conectan directamente a ella. (Si se usa

Publicación en la Web al instante, los datos se actualizan en la

ventana del navegador cada vez que se envía una solicitud a Web

Companion.)

La publicación estática se describe en la Ayuda. Escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

static web publishing.

En este capítulo se explica cómo publicar bases de datos usando la

Publicación en la Web al instante.

Trabajar con bases de datos en la Web

Para trabajar con una base de datos publicada de FileMaker Pro, se

requiere:

1 un navegador Web. Para obtener más información, consulte

“Requisitos del navegador” en la página 14-13.

1 acceder a Internet o a una intranet

1 la dirección IP del ordenador que hospeda el archivo de la base de

datos

Para acceder a una base de datos publicada, se inicia el navegador y

se escribe la dirección IP del ordenador anfitrión.

En la página Web principal que aparece, haga clic en un nombre de

archivo para abrir la base de datos. Si fuera necesaria una contraseña,

escríbala en el cuadro de diálogo Contraseña. A continuación se abre

la base de datos.

Nota Si se usa Base de datos de seguridad en Web, los usuarios

también deben introducir la contraseña. Para obtener información

sobre la seguridad en la Web, consulte “Proteger bases de datos

publicadas” en la página 14-5.

Escribir la dirección IP en

la ventana del navegador

Hacer clic en

un nombre de

archivo para abrir

la base de datos

Página Web principal incorporada en Web Companion

14-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

La página Web principal incorporada, denominada Portal Web al

instante, enumera las bases de datos de FileMaker Pro abiertas en el

ordenador anfitrión y compartidas en la Web. (Consulte “Activar

compartición de Web Companion” en la página 14-11.)

Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro proporciona

páginas Web, o vistas, para trabajar con bases de datos. Para

examinar, buscar, ordenar, añadir, modificar o eliminar registros

sólo es necesario hacer clic en los botones o en los enlaces. (Consulte

“Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en la

página 14-16.)

No olvide las observaciones siguientes:

1 Al publicar bases de datos, se puede usar la página Web principal

incorporada en Web Companion o crear una página personalizada.

Consulte “Crear páginas Web personalizadas” en la página 14-7 y

“Escoger una página principal para publicación en la Web” en la

página 14-9.

1 Para evitar que los archivos aparezcan en la página Web principal

incorporada, consulte “Consideraciones de seguridad para bases de

datos publicadas” en la página 14-6.

1 El usuario puede escribir la dirección IP del ordenador anfitrión o

se le puede proporcionar un enlace a la base de datos de la página

Web.

1 En algunos casos, los usuarios escriben el dominio y el nombre del

ordenador anfitrión en lugar de la dirección IP, por ejemplo

http://cuentas.empresa.com. O bien, escriben el nombre del

anfitrión, como http://empresa.com. Para obtener información,

póngase en contacto con el proveedor de servicios Internet o con el

administrador de la red.

1 Si no se utiliza el número de puerto por defecto de Web

Companion (80), se debe añadir este número a la dirección IP.

Consulte “Especificar un número de puerto para publicación

en la Web” en la página 14-11.

1 Para obtener información acerca de gráficos, sonido y películas en

la red, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

container fields.

Requisitos para publicar bases de

datos en la Web

Para publicar bases de datos usando Publicación en la Web al

instante, se requiere:

1 un ordenador Windows o Mac OS con FileMaker Pro 5

1 instalar Web Companion de FileMaker Pro. Para obtener

información sobre requisitos de hardware e instalaciones de

software, consulte la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro

1 un acceso a Internet o a una intranet (consulte la sección siguiente)

1 una o varias bases de datos de FileMaker Pro

Base de datos de FileMaker Pro en navegador

Publicar bases de datos en la Web 14-5

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para obtener información sobre la seguridad de los datos en la

Web, consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la

página 14-5.

1 Para obtener información acerca de la configuración de bases de

datos para su publicación en la Web, consulte “Publicación de bases

de datos en la Web: generalidades” en la página 14-7.

1 Para la publicación en la Web se puede crear una página Web

principal personalizada. Consulte “Crear páginas Web

personalizadas” en la página 14-7.

1 Para obtener información sobre la creación de presentaciones para

su publicación en la Web, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña

Indice y escriba layouts, on web.

Conectar con Internet o con una intranet

Al publicar bases de datos en Internet o en una intranet, el ordenador

anfitrión debe ejecutar FileMaker Pro y abrir las bases de datos.

Además:

1 Para publicar una base de datos en Internet, el ordenador anfitrión

debe estar permanentemente conectado a Internet.

El ordenador anfitrión debe tener una dirección IP estática

(permanente). Sin embargo, si la conexión al ISP (proveedor de

servicios Internet) se realiza a través de módem, se puede asignar

dinámicamente la dirección IP del anfitrión (diferente en cada

conexión). Las direcciones IP dinámicas dificultan a los usuarios

localizar las bases de datos.

1 Para publicar una base de datos dentro de una empresa o un grupo

de trabajo, el ordenador anfitrión debe tener una conexión

permanente a una intranet que use TCP/IP.

Importante Se recomienda encarecidamente publicar la base de datos

en un ordenador con conexión permanente a Internet o a una intranet.

Las bases de datos se pueden publicar sin una conexión permanente,

pero sólo estarán disponibles a los usuarios cuando el ordenador

anfitrión esté conectado.

Si no se tiene certeza del tipo de acceso disponible, consulte al

proveedor de servicios Internet o al administrador de la red. Para

obtener más información, escoja el menú Ayuda > FileMaker en la

Web.

Proteger bases de datos publicadas

Al publicar una base de datos, se puede limitar el acceso a la misma

y las tareas que los usuarios pueden realizar:

1 Los mismos privilegios de acceso especificados en FileMaker Pro,

tienen efecto al publicar la base de datos en la Web. Para abrir una

base de datos en el navegador, los usuarios de Web deben introducir

la misma contraseña que usan para abrir un archivo en

FileMaker Pro. Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en

la página 14-3, y “Definir contraseñas” en la página 9-1.

1 La administración remota se puede permitir o restringir. Consulte

“Activar administración a distancia para publicación Web” en la

página 14-10.

1 Se puede especificar en Web Companion la dirección IP que

solicita los datos. Consulte “Seleccionar un método de seguridad

para publicación en la Web” en la página 14-10.

1 Se puede especificar una presentación que limite los campos a los

que los usuarios acceden. (Los usuarios de Web pueden acceder a

todos los registros de una base de datos abierta.) Consulte “Escoger

presentaciones para publicación en la Web” en la página 14-14.

1 Se pueden seleccionar estilos Web que sólo permitan a los usuarios

buscar en la base de datos o introducir registros nuevos. Consulte

“Escoger un estilo de Web” en la página 14-12.

14-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Consejo Al crear una contraseña para una base de datos publicada o

para la administración remota, utilice sólo caracteres de la A a la Z,

numerales o una combinación de ambos. No incluya espacios.

(Algunos caracteres pueden interpretarse incorrectamente en la

Web.) Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

Los privilegios de acceso a FileMaker Pro son prácticos, fáciles de

usar y suponen la mejor elección para la mayoría de las necesidades

de seguridad de bases de datos. No obstante, se puede usar Base de

datos de seguridad en Web para disponer de características de

seguridad adicionales. No olvide las observaciones siguientes:

1 Al seleccionar restricciones de campos en Publicación en la Web

al instante, compruebe que están deseleccionadas Buscar

exactamente, Actualizar exactamente y Borrar exactamente en Base de

datos de seguridad en Web.

1 Para obtener más información sobre bases de datos de seguridad

en Web, consulte Seguridad en la web.pdf, en la carpeta Seguridad

en la web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5).

Consideraciones de seguridad para bases de datos

publicadas

No olvide los siguientes temas de seguridad al publicar bases de

datos:

1 Advertencia Los usuarios e invitados de FileMaker Pro que abren

con el privilegio de acceso Exportar registros una base de datos,

pueden publicarla (activando Web Companion de FileMaker Pro en

sus ordenadores). Tome precauciones al conceder privilegios de

acceso a los invitados. Consulte “Definir contraseñas” en la

página 9-1.

1 Debido al funcionamiento de los servidores Web, los usuarios

expertos pueden eliminar todos los archivos de la carpeta Web. No

coloque documentos ni bases de datos privadas en la carpeta Web.

(La carpeta Web se encuentra en la carpeta FileMaker Pro 5.)

1 Para evitar que una base de datos publicada se visualice en la

página Web principal incorporada, realice una de las acciones

1 Asigne un nuevo nombre a la base de datos para incluir un

carácter de subrayado al final del nombre del archivo, antes de la

extensión (por ejemplo,

Pedidos_ o Pedidos_.fp5). Recuerde que al

cambiar el nombre de un archivo es necesario modificar sus

referencias en relaciones y guiones.

1 En el cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione

Multiusuario (Oculto). Con esta opción, el archivo está también

disponible a través de TCP/IP. Consulte “Abrir archivos como

anfitrión” en la página 13-4.

1 Si se especifica una presentación para la publicación, los usuarios

de Web sólo pueden acceder a los campos de la presentación

especificada. No obstante, los usuarios expertos pueden utilizar

características disponibles con el software FileMaker Developer

para modificar las presentaciones a las que accedan. Consulte

“Escoger presentaciones para publicación en la Web” en la

página 14-14.

1 Los campos relacionados de una presentación publicada aparecen

cuando un usuario abre el archivo maestro. El archivo relacionado se

abre con los privilegios asociados a la contraseña del archivo

maestro. Consulte “Escoger presentaciones para publicación en la

Web” en la página 14-14 y “Bases de datos relacionales” en la

página 8-3.

1 Para no publicar una base de datos abierta en el ordenador

anfitrión, compruebe que esté desactivada la compartición de Web

Companion. Consulte “Activar compartición de Web Companion”

en la página 14-11.

Publicar bases de datos en la Web 14-7

Crear páginas Web personalizadas

En lugar de la página Web principal incorporada en Web Companion

de FileMaker Pro, se puede usar una personalizada. (Consulte

“Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3.) Por

ejemplo, la página Web principal personalizada puede incluir los

siguientes elementos:

1 enlace con la base de datos publicada

1 descripción de la base de datos

1 dirección de correo electrónico o enlace de correo automatizado,

para que los usuarios se pongan en contacto con el anfitrión

1 logotipo de la empresa u otros gráficos

Al crear una página Web principal personalizada, es necesario un

editor de texto o una aplicación de creación de páginas Web para la

edición HTML. Al asignar un nombre al archivo de la página

principal, debe incluirse la extensión .htm o .html (por ejemplo,

empresa.htm o empresa.html).

Una vez creada la página Web principal, desplácela al nivel superior

de la carpeta Web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5).

A continuación, configure Web Companion para que use dicha

página. Consulte “Escoger una página principal para publicación en

la Web” en la página 14-9.

Publicación de bases de datos en la Web:

generalidades

Una vez configurada la conexión a Internet o a una intranet, se puede

publicar la base de datos.

Importante Antes de publicarla, compruebe la seguridad de los datos.

Consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.

Realice los pasos siguientes en un ordenador conectado a Internet o

a una intranet a través de TCP/IP:

Sólo es necesario realizarlos una vez:

1. Si ha creado una página Web principal personalizada, desplácela

al nivel superior de la carpeta Web (dentro de la carpeta

FileMaker Pro 5). (Consulte la sección anterior, “Crear páginas Web

personalizadas”.)

2. Active el plug-in Web Companion de FileMaker Pro. (Consulte

“Activar Web Companion de FileMaker Pro” en la página 14-8.)

3. Compruebe que Publicación en la Web al instante está activada,

(Consulte “Activar publicación en la Web al instante” en la

página 14-8.)

4. Compruebe las demás opciones de Web Companion y realice los

cambios necesarios. (Consulte “Web Companion de FileMaker Pro”

en la página 14-8.)

Repita los pasos siguientes en cada base de datos publicada:

1. Active la compartición de Web Companion. (Consulte “Activar

compartición de Web Companion” en la página 14-11.)

2. Escoja un estilo Web y configure las páginas Vista Tabla, Vista

Formulario, Buscar y Ordenar. (Consulte “Configurar las vistas en el

navegador” en la página 14-11.)

3. Pruebe la base de datos en Internet o en una intranet. (Consulte

“Probar una base de datos publicada” en la página 14-15.)

4. Comunique a los usuarios cómo acceder a la base de datos.

(Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la

página 14-3.)

14-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

Activar Web Companion de FileMaker Pro

Sólo es necesario activar las preferencias una vez:

1. Escoja el menú Edición > Preferencias > Aplicación.

2. En el cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación, haga clic en

la pestaña Plug-ins.

3. Seleccione el cuadro de verificación Web Companion.

Nota Si Web Companion no aparece en el cuadro de diálogo, es

necesario instalar el plug-in. (Consulte la guía Puesta en marcha de

FileMaker Pro.)

4. Haga clic en Configurar para definir las opciones de Web

Companion, o haga clic en OK.

Web Companion de FileMaker Pro

Una vez activado Web Companion, compruebe que la configuración

sea correcta. Puede no ser necesario modificar estos ajustes, ya que

los valores por defecto son apropiados para la mayoría de los

usuarios.

1. Escoja el menú Edición > Preferencias > Aplicación.

2. En el cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación, haga clic en

la pestaña Plug-ins.

3. Seleccione Web Companion en la lista y haga clic en Configurar.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.

4. Escoja las opciones de configuración que desee (ver abajo) y haga

clic en OK.

5. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, haga clic en

Aceptar.

Nota Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro está

diseñado para compartir datos en grupos de trabajo pequeños o para

acceder a datos en una red. Para obtener información sobre el

número de usuarios que pueden acceder a una base de datos

publicada, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

guests.

Activar publicación en la Web al instante

Seleccione el cuadro

de verificación Web

Companion.

Para Realice lo siguiente

Publicar bases

de datos

Compruebe que está seleccionado Activar publicación en la

Web al instante en el cuadro de diálogo Configurar Web

Companion.

Interrumpir la

publicación de

todas las bases

de datos

Deseleccione Activar publicación en la Web al instante.

Publicar bases de datos en la Web 14-9

Escoger una página principal para publicación en la Web

Al especificar en un navegador Web la dirección IP (o el nombre del

anfitrión y del dominio) del ordenador anfitrión, aparece la página

Web de la base de datos. Consulte “Trabajar con bases de datos en la

Web” en la página 14-3.

Se puede definir una opción para visualizar la página Web principal

personalizada en lugar de la incorporada en Web Companion.

Consulte “Crear páginas Web personalizadas” en la página 14-7.

En el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion, escoja

la página en la lista Página Web.

Escoger un idioma para publicación en la Web al instante

Se puede escoger un idioma para la interfaz y la Ayuda en pantalla

de publicación en la Web al instante de FileMaker Pro. Esta opción

no afecta a los datos.

Para especificar el idioma de la interfaz de Publicación en la Web al

instante de FileMaker Pro, escoja un idioma en la lista Idioma del

cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.

Realizar seguimiento de la actividad de la Web con

archivos de registro

Para realizar el seguimiento de la actividad de los usuarios en las

bases de datos, active una o varias de las siguientes opciones del

cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.

Web Companion crea archivos de registro en la carpeta

FileMaker Pro 5. Pueden visualizarse en aplicaciones de archivos de

texto. Para obtener más información, consulte la Ayuda de

FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba log of web activity.

Consejo También se pueden usar las funciones externas de Web

Companion de FileMaker Pro para realizar el seguimiento de la

actividad de los usuarios. Las funciones externas se describen en la

ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la

pestaña Indice y escriba external functions.

Interrumpir la

publicación de una

base de datos

Desactive la compartición de Web Companion en esa

base de datos. Consulte “Activar compartición de Web

Companion” en la página 14-11.

Para Realice lo siguiente

Seleccionar Para realizar el seguimiento de

En este

archivo

Acceder al archivo

de registro

Información de los usuarios de Web que

acceden a la base de datos (por ejemplo, la

dirección IP de los usuarios y las páginas a las

que accedieron)

access.log

Archivo de registro

de errores

Errores generados por Web Companion error.log

Información del

archivo de registro

Entradas realizadas con etiquetas de

sustitución de registros FMP en archivos de

publicación Web personalizados. Pueden

crearse archivos personalizados utilizando

FileMaker Developer. Para obtener más

información, consulte la documentación de

FileMaker Developer.

info.log

14-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

Activar administración a distancia para publicación Web

Si se activa la administración remota, se pueden realizar en

ordenadores distintos del anfitrión las siguientes tareas:

1 abrir o cerrar bases de datos, utilizando las características

disponibles en FileMaker Developer

1 utilizar los comandos HTTP Put y Get para cargar y descargar

archivos de bases de datos desde y hasta la carpeta Web (dentro de

la carpeta FileMaker Pro 5). Además, se puede cargar cualquier

archivo en la carpeta Web. Para obtener información sobre

comandos HTTP, consulte la documentación del navegador Web o

un manual de HTML.

1 acceder a una base de datos de seguridad en Web. Para obtener más

información sobre bases de datos de seguridad en Web, consulte

WebSecurity.pdf, ubicado en la carpeta Web Security.

Escoja una opción de administración remota en el cuadro de diálogo

Configuración de Web Companion:

En la Ayuda se incluye información sobre las contraseñas de

administración remota. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice,

haga clic en la pestaña Indice y escriba remote administration.

Para obtener más información, consulte la documentación de

FileMaker Developer.

Seleccionar un método de seguridad para publicación en

la Web

Web Companion utiliza los privilegios de acceso de FileMaker Pro

por defecto. No obstante, para disponer de características de

seguridad adicionales, se puede usar también Base de datos de

seguridad en Web. Para obtener más información, consulte “Proteger

bases de datos publicadas” en la página 14-5.

Para seleccionar un método de seguridad, escoja Privilegios de acceso

a FileMaker Pro o Base de datos de seguridad en Web en el cuadro de

diálogo Configuración de Web Companion.

Para especificar los ordenadores que pueden acceder a las bases de

datos, seleccione Restringir acceso a direcciones IP y escriba una o

varias direcciones IP. Por ejemplo, especifique que sólo la dirección

12.34.56.78 tenga acceso a la base de datos.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Si no se selecciona Restringir acceso a direcciones IP, cualquier

usuario puede acceder a la página principal de la base de datos. No

obstante, se puede limitar el acceso a bases de datos individuales

mediante privilegios de acceso o con bases de datos de seguridad

en Web.

1 Al especificar una dirección IP en el cuadro de diálogo

Configuración de Web Companion:

1 La dirección IP debe ser numérica

1 Se pueden escribir varias direcciones separadas por comas. Por

ejemplo, 1.2.3.4, 5.6.7.8

1 Se puede introducir un símbolo comodín (*) para el último

número de la dirección. Por ejemplo, 1.2.* permite el acceso a

cualquier dirección IP que comience por 1.2., como 1.2.3.4 ó

1.2.34.56

Para Seleccionar

Evitar la administración remota Desactivado

Permitir la administración

remota sin contraseña

No necesita contraseña. Advertencia Si se

selecciona esta opción, cualquier usuario de

Web puede administrar remotamente la base

de datos.

Exigir una contraseña para la

administración remota

Exige contraseña y después escribir la

contraseña en el cuadro.

Publicar bases de datos en la Web 14-11

Especiﬁcar un número de puerto para publicación

en la Web

El puerto TCP/IP del cuadro de diálogo Configuración de Web

Companion especifica la ubicación de las bases de datos de

FileMaker Pro.

Si el puerto número 80 ya está en uso (por ejemplo, ejecutando otra

aplicación de servidor Web), se puede cambiar Puerto TCP/IP nº a 591.

FileMaker, Inc. ha registrado el puerto número 591 en IANA

(Internet Assigned Numbers Authority) para su uso con Web

Companion de FileMaker Pro.

Nota Si se usa un puerto distinto del número 80, los usuarios de Web

no podrán acceder a la base de datos a menos que añadan dos puntos

y el nuevo puerto a la dirección IP (o el nombre del anfitrión y del

dominio). Por ejemplo, los usuarios deberán escribir

12.34.56.78:591 o http://cuentas.empresa.com:591/

Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3.

Activar compartición de Web Companion

Para cada base de datos que se vaya a publicar en la Web:

1. Abra la base de datos.

2. Escoja el menú Archivo > Compartir.

Debe disponer del privilegio de acceso Exportar registros para abrir el

cuadro de diálogo Compartir archivo. Si no puede abrirlo, abra la

base de datos con una contraseña que proporcione el privilegio

Exportar registros. Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

3. En el área Compartir Companion del cuadro de diálogo Compartir

archivo, seleccione el cuadro de verificación Web Companion.

Si Web Companion está atenuado, consulte “Activar Web Companion

de FileMaker Pro” en la página 14-8. Si Web Companion no aparece

en el cuadro de diálogo, debe instalar el plug-in. (Consulte la guía

Puesta en marcha de FileMaker Pro.)

4. Haga clic en Configurar vistas, para configurar las vistas del

navegador, o haga clic en OK.

Consulte la sección siguiente, “Configurar las vistas en el

navegador”.)

Para interrumpir la publicación de la base de datos actual,

deseleccione Web Companion en el cuadro de diálogo Compartir

archivo. Para interrumpir la publicación de todas las base de datos,

desactive Publicación en la Web al instante. Consulte “Activar

publicación en la Web al instante” en la página 14-8.

Configurar las vistas en el navegador

En un navegador Web, los usuarios pueden ver páginas diferentes, o

vistas, de la base de datos:

1 página Vista Tabla, para trabajar con varios registros al mismo

tiempo

1 página Vista Formulario, para trabajar con un registro cada vez

1 página Buscar, para buscar información

1 página Ordenar, para ordenar información (si está activada)

Seleccionar el

cuadro de

verificación

Web

Companion.

Hacer clic para

configurar las

vistas del

navegador

14-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

Al configurar las vistas del navegador, se puede escoger el estilo

Web para la base de datos. También se pueden escoger las

presentaciones que se mostrarán en las páginas Vista Tabla, Vista

Formulario y Buscar. Las presentaciones y los estilos se combinan

para determinar la apariencia de las bases de datos en el navegador.

Los usuarios de Web sólo ven las páginas y características activadas.

Por ejemplo, si se desactiva la ordenación, los usuarios no verán la

página Buscar. Para obtener más información acerca de las páginas

a las que pueden acceder los usuarios, consulte “Visualizar en un

navegador la publicación en la Web” en la página 14-16.

Para configurar vistas de publicación en la Web:

1. Escoja el menú Archivo > Compartir.

Consulte la sección anterior, “Activar compartición de Web

Companion”.

2. En el área Compartir Companion del cuadro de diálogo Compartir

archivo, seleccione Web Companion y haga clic en Configurar vistas.

3. En el cuadro de diálogo Configurar vistas en Web Companion,

escoja las opciones que desee (ver a continuación).

4. En el cuadro de diálogo Compartir archivo, haga clic en Hecho y

después en OK.

Nota Esta configuración se aplica sólo a la base de datos actual. Las

vistas del navegador deben configurarse independientemente en

cada base de datos.

Escoger un estilo de Web

Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro incluye estilos

para determinar la apariencia de la base de datos en el navegador. Por

ejemplo, se puede escoger el estilo Lavanda para visualizar los

títulos y los botones en una combinación de morados. También se

pueden escoger estilos diseñados específicamente para la búsqueda

o para la creación de registros.

Se puede escoger un estilo diferente para cada base de datos

publicada.

Para escoger un estilo, haga clic en la pestaña Estilo Web del cuadro

de diálogo Configurar vistas en Web Companion y después

seleccione un estilo.

A menos que se indique en la tabla siguiente, las páginas Web

pueden mostrar estos estilos: Vista Formulario, Vista Tabla, Buscar,

Ordenar, Nuevo registro y Editar registros. Para obtener más

información consulte las secciones “Requisitos del navegador” y

“Generar presentaciones”.

Estilo Web

Genera pre-

sentaciones Comentario

Gris

Lavanda

Trigo suave

Sí Estos estilos son idénticos, excepto por las

combinaciones de color de los títulos y

botones. Gris suave utiliza colores neutros,

ideales en muchas presentaciones.

Verde helecho No Apariencia similar a Gris, Lavanda y Trigo

suave, pero puede visualizarse en más

navegadores

Azul y oro 1 Sí Similar al estilo de Publicación en la de

FileMaker Pro 4.0, pero no incluye el rango de

registros ni el icono de libro

Hacer clic en

Estilo Web

Seleccionar un

estilo Web

Información del

estilo seleccionado

Publicar bases de datos en la Web 14-13

Requisitos del navegador

Al escoger un estilo Web, tenga en cuenta el software del navegador

que se utiliza para acceder a la base de datos:

1 Si se escoge un estilo que genera presentaciones, los usuarios

deben visualizar la base de datos en un navegador que admita hojas

en cascada nivel 1 (CSS1), como Internet Explorer 4.0 (o posterior).

Además, debe estar activado JavaScript

™

. Para obtener más

información, consulte la documentación del navegador.

1 Con estilos que no generen presentaciones, no es necesario utilizar

navegadores que admitan hojas en cascada. Por ejemplo, los usuarios

pueden visualizar la base de datos en Internet Explorer 3.0 o

Netscape Navigator 3.0 (o posterior).

1 Si no está seguro del navegador que se usará para acceder a la base

de datos, escoja el estilo Helecho verde.

Generar presentaciones

La mayoría de los estilos Web generan presentaciones: visualizan las

presentaciones en un navegador casi con la misma apariencia que

tienen en FileMaker Pro. Los estilos Web pueden generar

presentaciones en vista Formulario, Nuevo registro y Editar registro.

(Consulte “Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en

la página 14-16.)

Con estilos que no generen presentaciones, los usuarios de Web no

ven los estilos de texto, los fondos ni los colores que se visualizan en

FileMaker Pro.

Azul y oro 2 No Idéntico al estilo de Publicación en la Web al

instante de FileMaker Pro 4.0. El rango de

registros y los iconos de libro aparecen en

navegadores que utilizan Java

™

. Si el

navegador no utiliza Java, los controles

aparecen como enlaces.

Sólo

búsqueda

Sí Similar a un motor de búsqueda, este estilo

sólo permite buscar y visualizar registros. Sólo

se visualizan las páginas Vista Formulario,

Vista Tabla y Buscar.

Sólo entrada Sí Como en los libros de visita, este estilo sólo

permite añadir un registro. Sólo se visualiza la

página Nuevo registro. (Web Companion

muestra un mensaje de confirmación tras

añadir el registro.)

Estilo Web

Genera pre-

sentaciones Comentario

Base de datos en una ventana de FileMaker Pro

Estilo Gris suave en un navegador

Este estilo

genera la

presentación

que aparece en

la ventana de

FileMaker Pro

14-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

Escoger presentaciones para publicación en la Web

Las presentaciones determinan los campos y el formato de los datos

que ven los usuarios.

Para escoger una presentación para la página Web, haga clic en la

pestaña Vista Tabla, Vista Formulario o Buscar en el cuadro de diálogo

Configurar vistas en Web Companion y seleccione una presentación

de la lista.

No olvide las observaciones siguientes:

1 La presentación escogida para Vista Formulario se usa también

para las páginas Nuevo registro y Editar registro. Consulte

“Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en la

página 14-16.

1 Para las páginas Vista Tabla y Buscar, puede escoger Todos los

campos (sin formato) para mostrar todos los campos definidos en la

base de datos, en el orden en que fueron creados. No obstante, en la

mayoría de los casos, es necesario especificar una presentación para

los campos que vayan a ver los usuarios.

1 Los campos relacionados no se visualizan si se escoge Todos los

campos (sin formato). Para obtener más información acerca de la

visualización de campos relacionados, consulte “Consideraciones de

seguridad para bases de datos publicadas” en la página 14-6.

1 En la página Buscar, escoja una presentación que no incluya

campos sumario, globales ni contenedor. Si la presentación incluye

campos de estos tipos, los usuarios no podrán introducir criterios de

búsqueda en los campos, aunque se visualicen en el navegador.

1 Para obtener información sobre presentaciones para publicación en

la Web, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda

> Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

layouts, on web.

Conﬁgurar opciones de ordenación para publicación en

la Web

Se pueden definir opciones para la página Ordenar del navegador.

Estilo Helecho verde en un navegador

Este estilo no

genera la

presentación.

Por ejemplo,

no aparece el

logotipo y los

campos y sus

nombres se

visualizan

verticalmente.

Hacer clic

en una

pestaña

Seleccionar

presentación

Campos de la

presentación

seleccionada

Publicar bases de datos en la Web 14-15

Para definir las opciones de ordenación, haga clic en la pestaña

Ordenar del cuadro de diálogo Configurar vistas en Web Companion

y después seleccione una de las opciones siguientes.

Para obtener información sobre la ordenación de campos y el tipo de

ordenación, consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.

Probar una base de datos publicada

Antes de informar a los usuarios de que la base de datos publicada

está disponible, póngala a prueba. Por ejemplo:

1 Haga clic en los enlaces y botones para visualizar páginas

diferentes.

1 Pruebe características como la búsqueda y adición de registros.

1 Pruebe la base de datos con distintos navegadores y sistemas

operativos.

1 Compruebe que los usuarios no autorizados no pueden acceder a

los datos ni modificarlos.

Consejo Las características de la publicación Web pueden probarse

en FileMaker Pro sin necesidad de estar conectado a Internet o a una

intranet. Para obtener más información, consulte la Ayuda de

FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba Web Companion, testing

databases.

Para Seleccionar

Desactivar la

ordenación en

el navegador

No ordenar los registros

Esta opción acelera el acceso a la base de datos. Los

registros se visualizan en el orden en que se añadieron. El

botón Ordenar no aparece en Vista Tabla ni en Vista

Formulario.

Permitir que los

usuarios definan la

ordenación de los

datos

El usuario define la ordenación por los campos especificados

en el navegador. Haga clic en Especificar para escoger los

campos. A continuación, haga clic en OK en el cuadro de

diálogo Especificar ordenación.

Si un usuario ordena registros, su orden no afecta al de

los demás usuarios. Los usuarios sólo pueden ordenar los

campos permitidos.

Ordenar los

registros antes de

que se visualicen en

el navegador

Predefina la ordenación por campos específicos antes de

transferirlos al navegador. Haga clic en Especificar para

escoger los campos; a continuación, haga clic en OK en el

cuadro de diálogo Especificar ordenación.

Los registros siempre se visualizan en el orden escogido.

El botón Ordenar no aparece en Vista Tabla ni en Vista

Formulario.

Hacer clic en

Ordenar

Escoger una

opción para la

página Ordenar

Ordenar los

registros

especificados

14-16 Guía de usuario de FileMaker Pro

Visualizar en un navegador la publicación

en la Web

En las secciones siguientes se describen las páginas disponibles en

Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro.

Examinar registros en la Vista Formulario

La página Vista Formulario muestra un registro cada vez, facilitando

la visualización de sus detalles.

Hacer clic para ver una lista de registros

Vista Formulario en un navegador

Hacer clic para editar el registro

Hacer clic para crear un registro

Hacer clic para eliminar el registro

Hacer clic para buscar un

registro o un grupo de registros

Hacer clic para visualizar

todos los registros

Escribir un número de registro

y hacer clic en la flecha para

ver un registro específico

Hacer clic para ver la página Web principal de la base de datos

Hacer clic para

ordenar los registros

Hacer clic para ver el

registro siguiente

Hacer clic para obtener ayuda

Publicar bases de datos en la Web 14-17

Examinar registros en Vista Tabla

La página Vista Tabla enumera múltiples registros. Cada fila

visualiza un registro y cada columna muestra un campo.

Buscar registros

La página Buscar proporciona opciones para buscar información en

la base de datos. Los resultados de la búsqueda se visualizan en Vista

Tabla.

Vista Tabla en un navegador

Hacer clic para visualizar

el primer registro en

Vista Formulario

Escribir el rango de registros a

mostrar (como 1-5) y hacer

clic en la flecha

Hacer clic en un número de

registro para visualizarlo en

Vista Formulario

Buscar en un navegador

Hacer clic para restablecer

los criterios de búsqueda

Escribir los criterios de

búsqueda y hacer clic en

Iniciar búsqueda

Escoger un tipo de búsqueda

Hacer clic para volver a Vista

Tabla o Vista Formulario sin

buscar en la base de datos

Escoger un operador de búsqueda

Hacer clic para buscar registros

14-18 Guía de usuario de FileMaker Pro

Ordenar registros

La página Ordenar proporciona opciones para modificar el orden de

los registros.

Crear registros

La página Nuevo registro visualiza un formulario para introducir

datos.

Nota No hay una página Web independiente para eliminar registros.

Al hacer clic en Eliminar registro en Vista Formulario, se indica a los

usuarios que confirmen la eliminación.

Ordenar registros en un navegador

Hacer clic para restablecer

los criterios de ordenación

Seleccionar el orden ascendente o descendente o una

ordenación personalizada basada en una lista de valores

Hacer clic para volver a

Vista Tabla o Vista

Formulario sin ordenar

registros

Hacer clic para ordenar

los registros

Seleccionar nombres de campo para la primera,

segunda, tercera y cuarta ordenación

Crear registros en un navegador

Introducir datos en los

campos

Hacer clic para añadir un

registro a la base de datos

Hacer clic para volver a Vista Tabla o

Vista Formulario sin añadir registros

Borrar la información introducida

Publicar bases de datos en la Web 14-19

Editar registros

La página Editar registro visualiza un formulario para modificar los

datos existentes.

Edi

tar reg

stros en un navega

Cambiar datos de los campos

Hacer clic para modificar registros

Hacer clic para volver a Vista Tabla o

Vista Formulario sin modificar registros

Borrar la información modificada

Capítulo 15

Utilizar ODBC con FileMaker Pro

En este capítulo se explica cómo:

1 configurar una base de datos de FileMaker Pro para compartir

datos mediante ODBC

1 importar datos a una base de datos existente de FileMaker Pro

utilizando ODBC

ODBC

ODBC (Open Database Connectivity, conectividad abierta de bases

de datos) es una interfaz de programación de aplicaciones (API) que

permite acceder a datos de un gran número de sistemas de gestión de

bases de datos. ODBC proporciona a una gran variedad de

aplicaciones cliente, un lenguaje común para interactuar con

diversas fuentes de datos y servicios de base de datos.

Todas las aplicaciones que admiten ODBC reconocen un

subconjunto de secuencias SQL (Structured Query Language,

lenguaje de consulta estructurado) común. El lenguaje SQL permite

el uso de otras aplicaciones (como herramientas de consulta y de

informe, hojas de cálculo y aplicaciones de procesamiento de textos)

para ver, analizar y modificar datos de FileMaker Pro.

Terminología ODBC

Antes de trabajar con ODBC, es conveniente comprender los

términos siguientes.

Término Significado

DBMS (Database

Management System,

sistema de gestión de

bases de datos)

Aplicación que permite almacenar, procesar y

recuperar información de una base de datos

Origen de datos Datos a los que se va a acceder (como un DBMS)

e información para ubicarlos (como la ruta o la

dirección IP)

SQL (Structured Query

Language, lenguaje de

consulta estructurado)

Lenguaje de programación estándar que controla

e interactúa con un DBMS

Aplicación

cliente

Oracle

Componentes ODBC

Administrador

de controladores

Controlador ODBC

de servidor SQL

Controlador ODBC

de FileMaker Pro

Controlador

ODBC de Oracle

FileMaker Pro

Servidor SQL

de Microsoft

15-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Admisión de ODBC en FileMaker Pro

La admisión de ODBC se usa en FileMaker Pro para:

1 trabajar con datos de FileMaker Pro en aplicaciones compatibles

con ODBC para crear diagramas, generar consultas apropiadas y

analizar datos con diversas aplicaciones de software

1 crear consultas SQL en FileMaker Pro para importar datos de otros

orígenes de datos ODBC, como Microsoft Access o bases de datos

de Oracle

Para obtener una lista de los comandos SQL admitidos por

FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic

en la pestaña Indice y escriba SQL support.

Compartir datos de FileMaker Pro

mediante ODBC

En esta sección se proporcionan instrucciones para compartir datos

de FileMaker Pro con otras aplicaciones compatibles con ODBC. El

proceso de creación de consultas SQL varía según cada aplicación

cliente ODBC.

El controlador ODBC de FileMaker Pro permite el acceso a datos de

FileMaker Pro desde otras aplicaciones compatibles con ODBC. Por

ejemplo, se pueden realizar las acciones siguientes:

1 ejecutar fusiones de correo con Microsoft Word (sólo Windows)

1 crear diagramas con Microsoft Excel

1 realizar copias de seguridad o mover datos de FileMaker Pro en

DBMS corporativas, como el servidor SQL de Microsoft

1 analizar exhaustivamente los datos de FileMaker Pro mediante

consultas o herramientas de informe como BrioQuery o Crystal

Reports para crear diagramas, generar consultas apropiadas y

realizar sondeos

1 crear una aplicación en Visual Basic de Microsoft que comparta

información con FileMaker Pro

FileMaker Pro comparte los datos mediante ODBC usando Acceso a

datos, de Companion. Los Acceso a datos, de Companion son plug-

ins de FileMaker Pro que actúan como interfaz entre el controlador

ODBC de FileMaker Pro y la base de datos. Responden a consultas

SQL enviadas desde otras aplicaciones compatibles con ODBC. Para

activar un archivo de FileMaker Pro del mismo ordenador, active el

Acceso a datos locales, de Companion. Para activar un archivo de

FileMaker Pro a través de una red TCP/IP, active el Acceso a datos

remotos, de Companion.

Aplicación cliente Aplicación que solicita datos (usando SQL) a un

origen de datos que utiliza ODBC

Consulta Recupera, manipula o modifica datos de un origen

de datos enviando secuencias SQL

Tabla Conjunto de datos, similar a un archivo de

FileMaker Pro

Columna Atributo de una tabla, similar a un campo de

FileMaker Pro

Fila Conjunto de celdas de una tabla, similar a un

registro de FileMaker Pro

Controlador ODBC Archivo DLL (Windows) o biblioteca compartida

(Mac OS) que envía una consulta SQL para acceder

a datos almacenados en una base de datos y los

recupera para la aplicación cliente

Acceso a datos locales,

de Companion

Plug-in Companion de FileMaker Pro que permite

compartir datos mediante ODBC en el mismo

ordenador

Acceso a datos remotos,

de Companion

Plug-in Companion de FileMaker Pro que permite

compartir datos mediante ODBC a través de una red

TCP/IP

Término Significado

Utilizar ODBC con FileMaker Pro 15-3

Compartir datos mediante ODBC: generalidades

Para compartir bases de datos de FileMaker Pro mediante ODBC:

1. Prepare el archivo de base de datos activando los plug-ins de

Acceso a datos, de Companion.

Es conveniente revisar los privilegios de acceso del archivo para

evitar que los datos se modifiquen o eliminen inadvertidamente.

2. En la aplicación cliente ODBC, configure el origen de los datos

con el panel de control de ODBC.

3. Conéctese con el origen de los datos de FileMaker Pro y cree y

ejecute una consulta SQL en una aplicación cliente (como Microsoft

Query o BrioQuery).

A continuación se describen detalladamente estos procedimientos.

Activar Acceso a datos, de Companion

Para compartir datos mediante ODBC, active los plug-ins de Acceso

a datos, de Companion:

1. Escoja el menú Edición > Preferencias > Aplicación.

2. Seleccione la pestaña Plug-ins.

3. Active el plug-in Acceso a datos, de Companion, deseado y haga

clic en Hecho.

1 Active Acceso a datos locales, de Companion para compartir datos

de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC del

mismo ordenador.

1 Active Acceso a datos remotos, de Companion para compartir datos

de FileMaker Pro en redes TCP/IP.

4. En cada base de datos a compartir, escoja el menú Archivo >

Compartir, active Acceso a datos, de Companion, y haga clic en OK.

1 Active Acceso a datos locales, de Companion para compartir esta

base de datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con

ODBC del mismo ordenador.

1 Active Acceso a datos remotos, de Companion para compartir esta

base de datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con

ODBC a través de una red TCP/IP.

5. Asegúrese de abrir el archivo con una contraseña que permita

exportar registros.

Importante Para que las aplicaciones cliente puedan acceder a los

datos, los archivos deben permanecer abiertos.

Las aplicaciones cliente compatibles con ODBC pueden acceder a

los datos de FileMaker Pro a través del controlador ODBC de

FileMaker Pro. Los archivos de FileMaker Pro abiertos con un

Acceso a datos, de Companion, activado, se representan como tablas.

El nombre de la tabla es el nombre del archivo (sin la extensión). Los

campos de FileMaker Pro se representan como columnas. El nombre

de la columna es el nombre del campo completo, caracteres no

alfanuméricos incluidos.

Nota Algunas herramientas de consulta no pueden acceder a los

datos si los nombres de los campos de FileMaker Pro contienen

espacios. Para evitarlo, elimine los espacios de los nombres de

campos de FileMaker Pro o enciérrelos entre comillas o entre

acentos graves (la tecla que se encuentra encima del acento agudo)

en las consultas SQL.

Para instalar el controlador ODBC de FileMaker Pro en un

ordenador remoto, es necesario obtener la licencia del software

FileMaker Developer, que incluye un instalador independiente para

el controlador. Para obtener más información, escoja el menú

Ayuda > FileMaker on the Web.

15-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Seguridad

Los datos que no estén protegidos se pueden modificar y eliminar

desde otras aplicaciones. Para protegerlos, especifique contraseñas

para los archivos (y, si lo desea, grupos) mediante los privilegios de

acceso de FileMaker Pro. Para obtener más información, consulte

“Definir contraseñas” en la página 9-1.

El cuadro de diálogo Contraseña se genera en la aplicación cliente

ODBC, de manera que cada aplicación puede presentar el cuadro en

momentos distintos.

Importante Revise los siguientes temas de seguridad:

1 Un invitado de FileMaker Pro en una red puede compartir datos

mediante ODBC siempre que la contraseña usada para abrir el

archivo permita exportar registros. Para obtener más información

acerca de la asignación de contraseñas, consulte “Definir

contraseñas” en la página 9-1.

1 Las contraseñas protegen sólo los datos de los campos. Los clientes

ODBC pueden modificar los nombres de tablas y columnas sin usar

contraseñas.

1 La primera contraseña se guarda (se almacena en memoria caché)

durante una conexión ODBC. Si se usa la misma contraseña para

todos los archivos, no es necesario volver a especificarla.

Acceder a datos de FileMaker Pro desde

una aplicación cliente ODBC

Cuando se comparte un archivo de FileMaker Pro con un Acceso a

datos, de Companion, es posible conectarse al archivo desde una

aplicación cliente ODBC. Para acceder a datos desde una aplicación

cliente:

1. Cree y configure el DSN (data source name, nombre de origen de

datos) en el panel de control de ODBC (para ello, escoja el

controlador ODBC de FileMaker Pro y especifique la ubicación de

los datos)

2. Cree y ejecute la consulta SQL.

Conﬁgurar el panel de control de ODBC

En esta sección se proporcionan instrucciones para especificar

FileMaker Pro como origen de datos.

Nota Cada aplicación cliente ODBC conecta con el origen de datos

ODBC de FileMaker de manera distinta. La forma de interactuar con

los orígenes de datos, proporcionar contraseñas y realizar y

visualizar resultados de consultas varía de una aplicación a otra. Para

obtener más información, consulte la documentación de la

aplicación cliente.

Para configurar el panel de control de ODBC para acceder a datos de

FileMaker Pro mediante ODBC:

1. Abra el panel de control de ODBC (denominado

ODBC Data Sources (32 bits) en Windows y ODBC Setup

PPC en Mac OS).

2. En la pestaña User DSN, haga clic en Add para configurar el nuevo

origen de datos.

3. Seleccione el controlador ODBC de FileMaker Pro (denominado

FileMaker Pro en Windows y ODBC 3.11 FileMaker Pro PPC en Mac OS)

y haga clic en Finalizar.

Nota La extensión Appearance Manager de Mac OS debe estar

instalada en el sistema 7.6.1 de Mac OS.

4. En la pestaña de cofiguración, escriba un nombre y una

descripción.

El nombre del origen de los datos debe ser significativo para los

usuarios que accedan a los datos.

5. Si accede a un origen de datos remoto de FileMaker Pro,

seleccione Use Remote Connection y proporcione la dirección IP del

ordenador que ubica la bases de datos de FileMaker Pro compartida.

El controlador ODBC de FileMaker Pro debe estar instalado en el

ordenador que genera la consulta SQL.

Utilizar ODBC con FileMaker Pro 15-5

6. Haga clic en OK, o bien haga clic en la pestaña Advanced para

especificar opciones adicionales. Para obtener más información,

consulte la sección siguiente.

Se pueden especificar más opciones en otras pestañas, según el panel

de control y el controlador con que se esté trabajando. Por ejemplo,

para los orígenes de datos basados en archivos se usa la pestaña

File DSN que puede ser compartida por varios usuarios que usan el

mismo tipo de controlador.

Especificar opciones avanzadas

Use la pestaña Avanzada del cuadro de diálogo Instalación de ODBC

para FileMaker para especificar las siguientes opciones adicionales:

Después de configurar el panel de control, se realiza la conexión al

origen de datos de FileMaker Pro y se crea la consulta SQL en la

aplicación cliente ODBC. Para obtener una lista de las secuencias

SQL admitidas por FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba SQL

support.

Nota La realización de consultas complejas o la recuperación de un

gran número de registros puede durar algún tiempo. Realice las

peticiones en serie para mejorar el rendimiento.

Importar datos desde otros orígenes

de datos

Si se usa ODBC, se puede abrir un origen de datos ODBC (como

bases de datos de Oracle o Microsoft Access) directamente para

importar registros a una base de datos existente o a un archivo nuevo

de FileMaker Pro. El generador de consultas SQL de FileMaker Pro

facilita la creación de consultas para buscar un origen de datos o

DBMS, buscar registros específicos e importar los registros

encontrados a una base de datos de FileMaker Pro.

Opción Se refiere a

Longitud máxima

de texto

Longitud máxima de una columna de una fila específica

(64.000 es el número máximo de caracteres permitidos

en una fila). Al reducir este número, se usa menos

memoria y mejora el rendimiento.

Caché de apertura

de archivo

Número máximo de gestores de archivos usados en

caché. El valor especificado determina el número de

tablas que se mantendrán abiertas.

Tamaño de

fragmento

Número de filas que usa cada petición de búsqueda (a

FileMaker Pro) cuando el controlador se desplaza hacia

adelante por un grupo de filas. Para obtener mejores

resultados, el número debe coincidir con el número de

registros que se están recuperando.

Orden internacional Orden de recuperación de los registros cuando se

incluye la cláusula ORDER BY. Seleccionar para usar

el tipo de ordenación internacional, según esté definido

en el sistema operativo.

Desactivar para usar el tipo de ordenación ASCII

(la opción por defecto).

Número, hora y fecha

como texto

El controlador trata los valores de Número, Fecha y

Hora como texto en vez de como datos numéricos. De

esta manera se conservan todos los datos de un campo,

incluso si no son del mismo tipo.

Aplicación con uso

de hilos de proceso

Activar el controlador para trabajar con aplicaciones

multihilo. Desactivar este cuadro de verificación para

trabajar con aplicaciones de un solo hilo.

Botón Traducir Traduce los datos de un conjunto de caracteres a otro.

Opción Se refiere a

15-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Utilice uno de los controladores ODBC incluidos para importar datos

del origen correspondiente:

1 Texto (Windows y Mac OS)

1 Oracle 8 (Windows)

1 Oracle 7 (Mac OS)

1 Servidor SQL 7 (sólo Windows)

Se pueden importar datos ODBC usando algunos controladores

ODBC de otros fabricantes.

Importar datos desde orígenes de datos ODBC:

generalidades

Pasos generales para crear consultas SQL con FileMaker Pro:

1. Configure el origen de datos en el panel de control de ODBC

(especificando el tipo de datos a los que se va a acceder y cómo

localizarlos).

2. En FileMaker Pro, conéctese con el origen de datos ODBC.

3. Utilice el generador de consultas de FileMaker Pro para crear una

consulta SQL. El resultado de la consulta se importa a la base de

datos de FileMaker Pro.

A continuación se describen detalladamente estos procedimientos.

Conﬁgurar el panel de control de ODBC

En esta sección se proporcionan instrucciones para importar datos de

orígenes de datos ODBC a FileMaker Pro.

Nota La configuración del panel de control de ODBC varía según el

tipo de controlador. Por ejemplo, para configurar el controlador

ODBC remoto de Oracle, configure primero SQL Net Easy

Configuration, donde se especifican diversas opciones (como el

controlador, el nombre del origen de datos, la ubicación del servidor,

el nombre de la base de datos y la identificación del usuario). Al

acceder a un origen de datos local de Microsoft Access, sin embargo,

sólo es necesaria la ruta del origen. Además, los pasos pueden variar

según el fabricante del controlador ODBC. Consulte la

documentación del origen de datos para conocer el procedimiento

exacto.

1. Abra el panel de control de ODBC (denominado ODBC

Data Sources (32 bits) en Windows y ODBC Setup PPC en

Mac OS).

2. Para configurar un origen de datos nuevo, haga clic en Add.

Seleccione el controlador ODBC correspondiente al origen de datos

y haga clic en Finish.

3. Para configurar una base de datos existente, seleccione el nombre

del origen y haga clic en Configure.

4. En la pestaña General del cuadro de diálogo ODBC Driver Setup,

configure el controlador ODBC especificando un nombre de origen

de datos y una descripción.

El nombre identifica el origen de datos a los clientes ODBC.

5. Para algunos orígenes de datos basados en archivos, especifique la

ruta en Database Directory. En Windows, incluya el nombre y la

extensión del archivo.

Utilizar ODBC con FileMaker Pro 15-7

6. Si es necesario, haga clic en la pestaña Avanzada para especificar

opciones adicionales.

Una vez configurado el panel de control de ODBC, se pueden

importar datos a FileMaker Pro. Para obtener instrucciones sobre la

importación de datos de archivos de texto de ejemplo, consulte

“Configurar el panel de control de ODBC para el controlador de

texto” en la página 15-10.

Conectar con un origen de datos ODBC desde

FileMaker Pro

Después de especificar y configurar el origen de datos, la base de

datos de FileMaker Pro puede abrir e importar datos ODBC.

Para seleccionar el origen de los datos ODBC:

1. Abra el archivo de base de datos de FileMaker Pro al que se

importarán los datos.

2. En modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.

3. Escoja el formato de importación.

Windows: en Archivos de tipo, seleccione Origen de datos ODBC.

Mac OS: Seleccione ODBC en la lista Mostrar.

4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos ODBC,

seleccione el origen desde el que se van a importar los datos y haga

clic en OK.

Panel de control de ODBC para Windows 32 bits

(controlador de texto)

Especificar el nombre

del origen de los datos

y la descripción

Especificar opciones

avanzadas

Seleccionar para

importar nombres de

columnas

Especificar el nombre

del origen de los

datos y la descripción

Panel de control de ODBC Setup PPC para Mac OS

ODBC (controlador de texto)

Seleccionar el filtro ODBC de importación de archivos

15-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

5. Si fuera necesario, introduzca el nombre de usuario y la contraseña

para el origen de datos seleccionado y haga clic en OK.

Crear una consulta SQL en FileMaker Pro

La consulta SQL se construye en el cuadro de diálogo Especificar

consulta ODBC SQL, que aparece al seleccionar el origen de datos en

los pasos cuatro y cinco (arriba). Primero se especifican las tablas y

columnas que se van a importar mediante la cláusula SQL SELECT.

1. En la pestaña SELECT > cuadro de lista Tabla, haga clic en la tabla a

importar.

Pestaña SELECT > cuadro de lista Tablas, haga clic en la tabla a

importar.

Las columnas asociadas a esta tabla aparecen en el cuadro de lista

Columnas.

2. Seleccione una columna para insertar la consulta SQL y haga clic

en Introducir en consulta SQL.

Se genera la secuencia SQL en el cuadro Consulta SQL.

3. Haga doble clic en el nombre de la columna para insertar

columnas adicionales en la consulta SQL.

4. Haga clic en la pestaña WHERE para generar los criterios de

búsqueda. De esta manera se reduce el número de registros

importados. También se pueden unir datos de dos tablas.

Seleccionar el origen de los datos ODBC

Especificar las columnas

de cada tabla a insertar

en la consulta SQL

Al seleccionar opciones

en cada pestaña, la

consulta SQL se genera

automáticamente

Hacer clic para añadir

opciones a la consulta SQL

que aparece más abajo

Hacer clic para ejecutar la consulta SQL

Utilizar ODBC con FileMaker Pro 15-9

5. Para ordenar registros antes de importarlos, haga clic en la pestaña

ORDER BY, especifique el nombre de la columna por la que se va a

ordenar el orden ascendente o descendente.

6. Cuando está creada la consulta, haga clic en Ejecutar y asigne las

columnas ODBC a los campos de FileMaker Pro.

Nota También se puede escribir la secuencia SQL directamente en

el cuadro Consulta SQL.

Importar resultados de consultas en FileMaker Pro

Al ejecutar una consulta SQL, los registros resultantes se pueden

importar a FileMaker Pro. Para obtener información sobre la

importación de datos a una base de datos de FileMaker Pro, consulte

“Importar datos en FileMaker Pro” en la página 12-2.

Ejemplo de importación ODBC

Para familiarizarse con la importación de datos de orígenes ODBC,

existe una base de datos de ejemplo, Informes_ventas, y dos archivos

de texto, Vendedores y Datos_ventas, desde los que se puede

importar.

1 La tabla Vendedores contiene información de siete empleados,

como sus nombres, el nombre de su director, su zona de ventas y su

número de identificación.

1 La tabla Datos_ventas contiene 250 registros con las ventas

realizadas por los empleados.

En las tres secciones siguientes, se crearán secuencias SQL para

importar datos de las tablas. A continuación, se evaluarán los datos

importados en la base de datos Informes_ventas.

Usar la secuencia SQL WHERE

Crear una unión SQL

Seleccionar Nombres coincidentes si los nombres de las

columnas coinciden con los de campos de FileMaker Pro

Cuadro de diálogo Asignación de campos de importación de FileMaker Pro

Alinear columnas con

nombres de campos

Escoger una

opción de

asignación

Especificar cómo

se importarán los

registros

Hacer clic para

importar registros

15-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

Conﬁgurar el panel de control de ODBC para

el controlador de texto

1. En la pestaña User DSN del panel de control de ODBC

(denominado Orígenes de datos ODBC (32 bits) en Windows y ODBC

Setup PPC en Mac OS), haga clic en Add.

2. Seleccione el controlador ODBC para el origen de datos desde el

que se está importando y haga clic en Finish.

Windows: Escoja FileMaker Text Driver.

Mac OS: Escoja FileMaker 3.11 Text PPC.

3. En la pestaña General del cuadro de diálogo ODBC Driver Setup,

escriba ODBC Demo en Data Source Name.

4. En Descripción, escriba importación ODBC en Informe

Ventas.fp5.

5. En Database directory, especifique la ruta del origen de datos.

Windows: Escriba la ruta: C:\Archivos de

programa\FileMaker\FileMaker Pro 5\Ejemplos\ODBC Ejemplo.

Mac OS: Haga clic en Select Directory y seleccione la carpeta que

contiene el origen de datos (ODBC Ejemplo en la carpeta Ejemplos).

6. Seleccione el cuadro de verificación Column Names in First Line.

7. Haga clic en la pestaña Advanced para especificar opciones

adicionales.

8. En la pestaña Advanced, compruebe que la información de Data

File Extension es TXT.

9. Compruebe que Action for Undefined Tables es Guess Definition

(Windows) o Guess (Mac OS).

Deje abierto el panel de control y continúe con la sección siguiente.

Especificar tablas y columnas en Windows

Una vez escogido y configurado en el panel de control el controlador

de texto de ODBC, especifique las tablas y columnas a importar.

1. En la pestaña Advanced del panel de control de ODBC de

Windows, haga clic en Define.

2. En el cuadro de diálogo Define File, cambie la opción Define File a

Todos los archivos.

3. Seleccione la tabla Datos_ventas ubicada en la carpeta ODBC

Ejemplo y haga clic en Abrir.

4. Seleccione el cuadro de verificación Column Names in First Line.

5. Para obtener información de columnas, haga clic en el botón

Guess. El controlador ODBC recupera los nombres de columnas de

la tabla especificada.

Hacer clic en Definir

para especificar

tablas ODBC

Opciones avanzadas de ODBC Texto en el panel de control (Windows)

Escoger Guess Definition para

recuperar nombres de columna

Utilizar ODBC con FileMaker Pro 15-11

6. Seleccione la columna Fecha_de_venta y compruebe que los

valores de Tipo y Máscara son correctos.

El valor de Type debe ser Fecha y el de Mask m/d/aa.

Al importar columnas que almacenan información de fechas, debe

comprobarse que el controlador reconoce el tipo y la máscara de

columna correctos, especialmente si el origen de datos procede de un

ordenador Unix.

7. Haga clic en OK.

Con esto se guarda la información de la tabla Datos_ventas.

8. Especifique la información de la tabla Vendedores en los pasos del

2 al 7 anteriores.

Haga clic en el cuadro de cierre para cerrar el panel de control.

Especificar tablas y columnas en Mac OS

Una vez escogido y configurado el controlador de texto de ODBC en

el panel de control, especifique las tablas y columnas a importar.

1. En Mac OS, haga clic en la pestaña Define.

La tabla Datos_ventas aparece en el menú desplegable Tabla. Si

aparece Vendedores, pase a la tabla Datos_ventas.

2. Seleccione el cuadro de verificación Column Names in First Line.

3. Para obtener información de columnas, haga clic en el botón

Guess. El controlador ODBC recupera los nombres de columnas de

la tabla especificada.

4. Especifique la información de la tabla Vendedores.

En Tabla, escoja Vendedores.

Se indicará que se guarden los cambios de la definición de la tabla.

Haga clic en Sí.

5. Haga clic en el botón Guess para recuperar los nombres de

columnas de la tabla Vendedores y haga clic en OK. Haga clic en Sí

para guardar los cambios y vuelva a hacer clic en OK.

Conectar con el origen de datos de evaluación de ODBC

Conéctese con el origen de datos ODBC Demo de FileMaker Pro.

1. Abra el archivo Informes_ventas, ubicado en la carpeta ODBC

Ejemplo.

2. En modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.

3. Escoja el formato de importación.

Windows: En Tipo de archivo, seleccione Orígenes de datos ODBC.

Mac OS: En Mostrar, seleccione ODBC.

Hacer clic en Guess para insertar los nombres de columnas

Seleccionar

para recuperar

nombres de

columnas de la

tabla ODBC

Hacer clic en Guess para insertar los nombres de columnas

Seleccionar

para recuperar

nombres de

columnas de la

tabla ODBC

15-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos ODBC,

seleccione ODBC Demo y haga clic en OK.

5. No introduzca el nombre de usuario ni la contraseña y haga clic

en OK.

Especiﬁcar consultas SQL en FileMaker Pro

Comience la consulta SQL en la pestaña SQL SELECT para especificar

los datos a extraer desde el origen.

1. Si hay una secuencia SQL en el área Consulta SQL, haga clic en

Eliminar consulta.

2. En la pestaña SELECT, haga clic en la tabla Vendedores.

3. Seleccione la columa ID del vendedor y haga clic en Introducir en

consulta SQL.

4. Haga doble clic en el nombre para insertar las siguientes

columnas: Vendedor, Director_comercial y Zona_de_ventas.

5. Haga clic en Execute. Aparece el cuadro de diálogo Import Field

Mapping. Para obtener más información sobre cómo importar

registros, consulte “Importar datos en FileMaker Pro” en la

página 12-2.

Importar datos ODBC con uniones

La pestaña WHERE en el generador de consultas de FileMaker Pro se

utiliza para crear una consulta SQL de varias tablas, o unión. Las

uniones combinan datos de dos o más tablas en una nueva.

Especiﬁcar uniones SQL

En este ejemplo, se creará un informe que contiene información

sobre las transacciones comerciales (de la tabla Datos_ventas), junto

con la información del vendedor (de la tabla Vendedores). Para

garantizar que los datos se combinan de forma coherente, se deben

enlazar las dos tablas mediante campos coincidentes.

Seleccionar el origen

de datos ODBC

previamente

configurado

Especificar las

columnas a insertar en

la consulta SQL

La consulta SQL

se genera

automáticamente

Hacer clic para

añadir secuencias

Utilizar ODBC con FileMaker Pro 15-13

Las dos tablas de los archivos de ejemplo de ODBC contienen la

columna ID_del_vendedor, por lo que se pueden crear varios

informes mediante la unión de dicha columna.

Para importar datos mediante uniones SQL:

1. En el cuadro de diálogo Especificar consulta ODBC SQL, haga clic

en Eliminar consulta para suprimir la secuencia SQL del cuadro

Consulta SQL.

2. En la pestaña SELECT, haga clic en la tabla Datos_ventas.

3. Inserte las columnas siguientes: Nombre_de_la_empresa, Importe

ID_del_vendedor.

4. Inserte la columna Vendedor desde la tabla Vendedores.

5. Haga clic en la pestaña WHERE para unir datos de ambas tablas.

6. Compruebe que la tabla Datos_ventas aparece en la lista Tabla.

La tabla superior es equivalente a una tabla SQL “izquierda”; la

inferior es la tabla “derecha”.

7. Seleccione ID_del_vendedor en el área Columnas de la derecha.

8. El operador debe mostrar un signo igual (=).

9. Si es necesario, cambie la tabla inferior a Vendedores.

10. Seleccione ID_del_vendedor en el área Columnas de la derecha.

11. Haga clic en Introducir en consulta SQL.

12. Haga clic en la pestaña ORDER BY para ordenar los registros antes

de importarlos a FileMaker Pro.

13. Seleccione el nombre de la columna por la que se va a ordenar,

Datos_ventas.Cantidad.

14. Haga clic en Descendente para ordenar los registros desde la

venta mayor a la menor.

15. Haga clic en Mover.

16. Haga clic en Introducir en consulta SQL.

17. Haga clic en Ejecutar.

18. Importe los registros resultantes a FileMaker Pro.

Deben importarse 250 registros a la base de datos Informes_ventas.

La consulta SQL ha unido información de la tabla

Datos_ventas y Vendedores

Usar la cláusula SQL WHERE

Crear una unión SQL

Utilice la base de datos Informes_ventas para ver los informes de los

datos.

Para ver un informe resumen de las ventas totales de cada vendedor,

haga clic en el botón Informes y después en el botón Por vendedor.

Automatizar conexiones ODBC

El acceso a los orígenes de datos ODBC es una tarea que se repite

frecuentemente. Se puede crear un guión que incluya el paso

Importar registros, que busca automáticamente el origen de los datos.

No obstante, al interactuar FileMaker Pro con el controlador ODBC,

algunas opciones funcionan de manera diferente cuando se usan con

otros formatos de archivo.

La opción Especificar archivo almacena:

1 el nombre del origen de datos

1 el ID de usuario y la contraseña (opcional)

1 la consulta SQL que se ejecutará en el origen de datos

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para guardar el nombre de usuario y la contraseña, seleccione el

cuadro de verificación Guardar nombre de usuario y contraseña en el

cuadro de diálogo Introducir contraseña ODBC.

1 La opción Ejecutar sin diálogos oculta todos los cuadros de diálogo

que aparecen durante una importación ODBC. Si no se ha

especificado ningún origen de datos, debe seleccionarse

manualmente ODBC en el cuadro de diálogo Abrir archivo mientras se

ejecuta el guión de importación.

1 La opción Restaurar orden de importación de ScriptMaker almacena

el orden de los campos en el cuadro de diálogo Asignación de campos

de importación, similar a otros guiones de importación.

1 El paso Establecer captura de errores de ScriptMaker suprime todos

los mensajes de error de ODBC y avisa de que pueden producirse

errores durante la importación ODBC.

1 Cada guión puede guardar un conjunto de opciones de importación

ODBC. Para acceder a varios orígenes de datos ODBC o para

automatizar varias consultas, debe crearse un guión independiente.

Nota La característica de importación de ODBC guarda de la

importación anterior el nombre del origen de datos, el ID de usuario

y la contraseña y la consulta SQL. Esto debe tenerse en cuenta al

seleccionar las opciones Restaurar orden de importación o Especificar

archivo.

Consejo Para automatizar la interacción entre varias aplicaciones,

explore la funcionalidad ActiveX (sólo Windows). Para obtener más

información, consulte el capítulo 10, “Crear guiones para

automatizar tareas”.

Consulta SQL con las tres cláusulas: SELECT, WHERE y ORDER BY

Apéndice A

Personalizar FileMaker Pro

En este apéndice se explica cómo personalizar FileMaker Pro

definiendo las preferencias de los documentos y de la aplicación para

opciones como:

1 protocolo de red y nombre de usuario

1 paleta de colores

1 memoria y almacenamiento

1 activación de plug-ins

1 almacenamiento de gráficos

1 acciones automáticas al abrir y cerrar archivos

1 ortografía

Configurar preferencias de la aplicación

Las preferencias de la aplicación se aplican a todos los archivos

abiertos y permanecen activas hasta que se modifican.

Para configurar las preferencias de la aplicación:

1. Escoger el menú Edición > Preferencias > Aplicación.

2. Hacer clic en una pestaña y configurar las opciones según las

secciones de este apéndice.

3. Hacer clic en OK.

Conﬁgurar preferencias generales de la aplicación

Ajustar las

opciones para

personalizar

el trabajo

Escoger un tipo

de preferencia

Mac OS

Windows

A-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Conﬁgurar preferencias de presentación

En las preferencias de presentación se definen las opciones para

personalizar el trabajo en modo Presentación.

Realice lo siguiente Para

Windows: Escriba un

nombre en Nombre del

usuario

Mac OS: Seleccione Sistema

en el área de Nombre del

usuario

En Nombre del usuario,

seleccione Personalizado y

escriba un nombre

Definir el nombre que identifica al usuario. Este

valor se usa, por ejemplo, cuando se escoge el

menú Insertar > Nombre de usuario actual, o como

nombre del anfitrión cuando se hospedan

archivos en una red.

Mac OS: El nombre del Sistema es el Nombre

del propietario introducido en el área Identidad

de red del panel de control Compartir archivos.

Seleccione una opción de la

lista Protocolo de red

Seleccionar un protocolo de red para hospedar

bases de datos y abrir las compartidas. Los

cambios se aplican al cerrar FileMaker Pro y

volver a iniciarlo.

Seleccione Activar arrastrar y

dejar selección de texto

Usar Arrastrar y dejar para transferir texto sin

usar el Portapapeles.

Seleccione (Mostrar) Plantillas

en el diálogo Nueva base de

datos

Visualizar una lista de plantillas al iniciar

FileMaker Pro o al escoger el menú Archivo >

Nueva base de datos.

Windows: Seleccione

(Mostrar) Todos los atajos en

los menús

Visualizar todos los atajos de teclado.

Seleccione (Mostrar) Archivos

abiertos recientemente y

escriba un número del 1 al 9

Visualizar los archivos abiertos en el menú

Archivo. También se puede especificar cuántos

archivos aparecerán, hasta nueve.

Seleccione Para

Bloquear siempre las

herramientas de

presentación

Mantener una herramienta de presentación

seleccionada hasta que se escoja otra o se pulse

Intro. Si no se selecciona esta opción, FileMaker Pro

vuelve al puntero de flecha después de usar una

herramienta.

Añadir los nuevos campos

a la presentación actual

Añadir campos en la parte inferior de la

presentación actual al definirlos.

Paleta de sistema

estándar

Usar una paleta de 256 colores.

Subconjunto del sistema Usar una paleta de 88 colores.

Paleta Web Usar una paleta de 216 colores similar en Windows

y en Mac OS.

Personalizar FileMaker Pro A-3

Conﬁgurar preferencias de memoria

FileMaker Pro graba automáticamente los cambios a medida que se

realizan. Estos cambios se almacenan temporalmente en un área de

la memoria (RAM) denominada caché. En las preferencias de

memoria se especifica el momento en que FileMaker Pro guarda en

el disco duro el contenido del caché. En Windows, se puede definir

aquí también el tamaño del caché. Para cambiar el caché en Mac OS,

consulte las instrucciones de la Ayuda. Escoja el menú Ayuda >

Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba cache.

Conﬁgurar preferencias para marcar números telefónicos

FileMaker Pro puede marcar números de teléfono almacenados en

una base de datos. Para marcar en FileMaker Pro, es necesario

configurar el módem y las preferencias de marcado como se indica a

continuación, definir un guión que incluya el paso Marcar y ejecutar

el guión. Para obtener información general acerca de los guiones,

consulte el capítulo 10, “Crear guiones para automatizar tareas”.

Para obtener información acerca de tipos de campos, escoja el menú

Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

Dial Phone.

Windows: El sistema operativo controla la configuración del módem

y de marcado. Si ya se ha especificado la configuración del módem

en el panel de control, probablemente no sea necesario modificarla.

Para obtener más información, consulte la documentación del

sistema operativo.

Configurar preferencias de módem (Mac OS)

Para obtener información acerca de la configuración, consulte la

documentación del módem.

Realice lo siguiente Para

Seleccione en tiempo de espera Guardar cambios cuando el archivo está en

reposo o cuando el caché está lleno.

Seleccione cada <valor> o

cuando sea necesario y, a

continuación, escoja un

intervalo de la lista

Guardar cambios a intervalos de tiempo

especificados o cuando el caché está lleno.

En ordenadores portátiles guardar los datos

con menor frecuencia ahorra batería. Guardar

frecuentemente reduce la posibilidad de

pérdida de datos si falla el sistema.

Windows: Definir

el tamaño del

caché

Windows: Escriba un número

en Probar con un tamaño de

caché de <valor> K al reiniciar

FileMaker

Aumentar este número para mejorar el

rendimiento de la aplicación. Reducir este

número para guardar los cambios más

frecuentemente y así aumentar la protección

contra la pérdida de datos si falla el sistema.

Los cambios se aplican al cerrar FileMaker Pro

y volver a iniciarlo.

Realice lo siguiente Para

A-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Configurar preferencias de marcado (Mac OS)

FileMaker Pro utiliza estas preferencias cuando se selecciona la

opción Usar preferencias de marcado en el paso Marcar.

Las preferencias de marcado de FileMaker Pro permiten marcar de

diversas maneras, según el lugar y el número al que se llame.

Por ejemplo, cuando se llama a otra extensión de la oficina, no es

necesario marcar el prefijo ni llamar a la central telefónica. Para

llamar a un número exterior, es necesario marcar un prefijo local o,

en llamadas internacionales, varios prefijos.

FileMaker Pro busca un número de teléfono de la base de datos que

coincida con el de la columna izquierda del cuadro de diálogo

Preferencias de marcado. Cuando encuentra la entrada coincidente

más larga, marca la entrada correspondiente de la columna derecha.

En este ejemplo, si el número de la base de datos es 408 555-3930,

FileMaker Pro marca 3930.

Nota Algunos módems no admiten más de 32 caracteres.

Conﬁgurar plug-ins

Un plug-in es un archivo que añade características a FileMaker Pro.

Web Companion y Acceso a datos, de Companion (para

conectividad ODBC) son plug-ins de FileMaker Pro.

En Realice lo siguiente

Configuración Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas)

para inicializar el módem.

Prefijo Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas)

para llamar.

Colgado Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas)

para finalizar una llamada.

Salida Escoja el puerto al que está conectado el módem. Si escoge

Altavoz, FileMaker Pro no marca a través del módem y no es

necesario configurar otras preferencias.

Velocidad Escoja la velocidad en baudios (la velocidad de transmisión de

datos entre el ordenador y el módem) en la lista.

Opciones por defecto

compatibles con el

estándar Hayes

Si se cambia la

configuración por defecto,

hacer clic para restaurar

los valores por defecto

En Realice lo siguiente

En la ubicación: Escoja una ubicación de la lista.

Si el texto empieza

con

Escriba los dígitos que debe marcar FileMaker Pro al

principio del número de teléfono.

Reemplazar con Escriba los dígitos que debe marcar FileMaker Pro antes del

número de teléfono, en lugar de los valores correspondientes

de la columna izquierda.

Añadir siempre: Escriba los dígitos que debe marcar FileMaker Pro después

del número telefónico.

En la mayoría de

los módems,

incluir una coma

para un retardo

de dos segundos

Entrada más

larga que

coincide con

el número de

teléfono de

ejemplo

Definir

preferencias

para lugares

distintos

Personalizar FileMaker Pro A-5

También hay disponibles plug-ins de otros fabricantes, o bien se

pueden crear otros para personalizar FileMaker Pro. Se requieren

conocimientos de programación en C o C++ y del software

FileMaker Developer. Para obtener más información, escoja el menú

Ayuda > FileMaker en la Web.

Para activar plug-ins, seleccione el cuadro de verificación junto al

plug-in deseado. Si no encuentra el plug-in deseado, instálelo. Para

instalar Web Companion o Acceso a datos, de Companion, consulte

la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro.

Para ver el funcionamiento de un plug-in, haga clic para resaltarlo.

Si no encuentra el plug-in deseado, instálelo. Consulte la

documentación del plug-in.

Importante FileMaker, Inc. no proporciona soporte técnico para plug-

ins de otros fabricantes.

Para utilizar Web Companion de FileMaker Pro, consulte el

capítulo 14, “Publicar bases de datos en la Web”.

Para utilizar Acceso a datos, de Companion, consulte el capítulo 15,

“Utilizar ODBC con FileMaker Pro”.

Configurar preferencias del documento

Las preferencias del documento afectan a la base de datos actual. Se

pueden configurar distintas preferencias de documento para archivos

diferentes.

Nota Los archivos compartidos tienen las mismas preferencias para

todos los usuarios. Las preferencias se pueden modificar usando la

contraseña maestra o si no se ha definido una contraseña para el

archivo. Consulte el capítulo 9, “Proteger bases de datos con

contraseñas y grupos”.

Para definir las preferencias del documento:

1. Abrir un archivo de FileMaker Pro.

2. Escoger el menú Edición > Preferencias > Documento.

3. En el cuadro de diálogo Preferencias del documento, hacer clic en

una pestaña de preferencias y configurar las opciones de las

preferencias generales o de ortografía.

4. Hacer clic en Aceptar.

Conﬁgurar preferencias generales del documento

Seleccionar el

plug-in a activar

Resaltar un plug-in

para ver su

descripción

Escoger un tipo

de preferencia

Los cambios sólo

afectan a este archivo

A-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Conﬁgurar preferencias ortográﬁcas del documento

FileMaker Pro comprueba la ortografía mientras se escribe. También

se puede tener siempre visible el cuadro de diálogo Ortografía.

Para utilizar el revisor ortográfico, consultar el capítulo 2, “Añadir y

visualizar datos”.

Seleccione Para

Usar comillas redondas Usar apóstrofos (’) y comillas (“ ”) curvas. Si se

deselecciona esta opción o se usa una fuente que no

tiene comillas redondas, FileMaker Pro utiliza

signos rectos (' "). Los cambios sólo afectan al texto

nuevo, no a los datos existentes.

Almacenar gráficos

compatibles

(Ambas plataformas

pueden visualizar

imágenes GIF, JPEG

y PICT.)

Windows: Seleccionar esta opción para visualizar

imágenes de metarchivos de Windows en Mac OS.

Mac OS: Seleccione esta opción para hospedar

archivos de PC y almacenar gráficos compatibles.

Deseleccione esta opción para conservar espacio en

disco. El cambio de esta opción sólo afecta a los

objetos creados después de la modificación.

Probar contraseña

por defecto y, a

continuación, escribir

una contraseña

Introducir automáticamente una contraseña al abrir

un archivo. Si no es válida, FileMaker Pro indica al

usuario que escriba otra. Para evitar temporalmente

la contraseña por defecto e introducir una distinta,

pulsar Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) al

abrir el archivo.

Activar presentación y

después escoger una de

la lista

Visualizar la presentación especificada al abrir el

archivo. Si no se selecciona esta opción,

FileMaker Pro abre la última presentación que se

visualizó antes de cerrar el archivo o la que se

especificó en el guión de arranque. (Consultar la

opción Ejecutar guión a continuación.)

Ejecutar guión y después

escoger un nombre de la

lista

Ejecutar un guión de arranque o de cierre al abrir o

cerrar un archivo. Por ejemplo, se puede definir un

guión de arranque que oculte el área de estado o que

defina el tamaño de la ventana. Si el archivo se abre

automáticamente porque es necesario para una

relación o lista de valores de otro archivo,

FileMaker Pro no ejecuta el guión de arranque.

Seleccionar el

modo de alerta

mientras se

escribe

Escoger el lugar en

que aparecerá el

cuadro de diálogo

Ortografía

Apéndice B

Copias de seguridad y recuperación de archivos

Los fallos en la alimentación, los problemas de hardware y otros

factores pueden causar daños a los archivos de FileMaker Pro. La

característica de recuperación de FileMaker Pro puede restaurar

archivos dañados, pese a lo cual, se recomienda encarecidamente

realizar regularmente copias de seguridad de los archivos

importantes. Las copias de seguridad consistentes y realizadas

correctamente constituyen la mejor protección contra bases de datos

dañadas o corruptas.

En este apéndice se describe:

1 por qué es importante realizar copias de seguridad regularmente

1 cómo automatizar las copias de seguridad de bases de datos con

guiones de FileMaker Pro

1 alguna de las razones por las que los archivos pueden dañarse

1 cómo recuperar una base de datos de FileMaker Pro

Archivos de copia de seguridad

Es imprescindible realizar habitualmente copias de seguridad de

cualquier documento almacenado en un ordenador. Los medios

magnéticos tienen a veces una naturaleza transitoria y están

expuestos a diversos problemas. El calor extremo, el frío, la luz solar

y la presencia de campos eléctricos y magnéticos pueden contribuir

a la producción de fallos en estos medios.

Es más fácil realizar una copia de seguridad de una base de datos que

volver a crearla. La frecuencia de realización de copias de seguridad

la determina normalmente la cantidad de datos que se añaden a las

bases de datos y la dificultad que supondría volver a crear los

archivos dañados.

Una estrategia de seguridad muy fiable consiste en emplear distintos

medios y copias de seguridad siguiendo un calendario coherente. Al

realizar varias copias en distintos medios se garantiza una mayor

protección contra fallos si se producen errores en el disco duro, en

discos extraíbles, en cintas o en otros medios.

Básicamente, realizar una copia de seguridad significa copiar los

archivos en otro disco para guardarlos. Si el tamaño y el número de

archivos aumenta considerablemente, es necesario utilizar

programas de otros fabricantes para realizar copias de seguridad

adecuadas.

Un buen programa es aquél que proporciona varias copias de una

base de datos como fuentes para la restauración. Esto puede

conseguirse con un sistema que incluya la rotación de copias de

seguridad. Normalmente, este método implica la realización de

copias independientes con una rotación de al menos dos semanas. La

copia de seguridad del conjunto de archivos se realiza un día, se hace

otra copia el segundo día, hasta que se han realizado diez copias de

seguridad de los datos (en este caso, una semana tiene cinco días

laborables). En el undécimo día se vuelve a usar el primer conjunto.

Esta rotación garantiza que ningún problema desconocido impedirá

una restauración completa de archivos.

Es buena idea almacenar las copias de seguridad de todos los

archivos importantes fuera del lugar de trabajo. Guardar las copias en

otro lugar supone una seguridad añadida frente a incendios,

terremotos y otros desastres que, de hecho, ocurren.

B-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Utilizar guiones para copias de seguridad

Los guiones siguientes se pueden usar para guardar copias de

seguridad automatizadas de bases de datos de FileMaker Pro 5 o

posterior.

Este guión guarda una copia de la base de datos la quinta vez que se

cierra y, en adelante, cada vez que se cierre cinco veces. Para que el

guión funcione, es necesario definir el campo numérico Campo

contador. Este campo debe definirse en todos los archivos de base

de datos que requieran copia de seguridad.

1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

2. En el nombre del guión, escriba Backup.

3. Haga clic en Crear.

4. Introduzca el siguiente guión:

Establecer captura de errores [Activo]

Mostrar mensaje [“Haga clic para poner el contador

a cero”] {botón Primero (por defecto) = “No”,

Segundo = “Sí”}

If [“Status (CurrentMessageChoice)=2”]

Establecer campo [“Contador = 0”]

Else

Establecer campo [“Contador = Contador + 1”]

If [“Contador > 4”]

Guardar una copia como [“Backup.fp5”]

Establecer campo [“Contador = 0”]

End if

Cuando haya terminado, haga clic en OK.

6. Haga clic en Hecho.

7. Escoja el menú Edición > Preferencias > Documento.

8. En la pestaña General (Windows) o en el menú desplegable

General (Mac OS), bajo Al cerrar <nombre de archivo>, seleccione

Ejecutar guión.

9. Seleccione el guión Backup.

10. Haga clic en Hecho.

11. Cierre el archivo de base de datos.

Después de ejecutar estos pasos, el guión creará una copia de

seguridad del archivo cada vez que lo cierre cinco veces.

Mantener archivos

Las copias de seguridad consistentes son la mejor forma de realizar

un mantenimiento regular de las bases de datos. Además, es

recomendable comprimir de forma habitual las copias utilizadas.

Al guardar una copia comprimida, FileMaker Pro vuelve a escribir la

base de datos completa, incluyendo la mayor cantidad de datos

posible en cada bloque. Este procedimiento recupera el espacio no

usado del archivo y vuelve a escribir la estructura del mismo. Se

recomienda realizar esta tarea por la noche ya que el proceso de

compresión puede consumir mucho tiempo con archivos grandes.

Guardar copias comprimidas

1. Compruebe que hay suficiente espacio en el medio de

almacenamiento escogido.

Aunque las copias comprimidas son mucho más pequeñas que las

copias sin comprimir, se recomienda encarecidamente que se

disponga, como mínimo, de tanto espacio como ocuparía la copia sin

comprimir. No es aconsejable llenar al máximo los medios de

almacenamiento.

2. Escoja el menú Archivo > Guardar una copia como.

3. Escoja copia comprimida (más reducida) en la lista desplegable

Guardar una (Windows) o en el menú desplegable Tipo (Mac OS).

Aquí también se puede cambiar el nombre por defecto del archivo

y/o su ubicación.

4. Haga clic en Guardar.

Copias de seguridad y recuperación de archivos B-3

Daños en archivos

Para entender cómo se dañan los archivos, es útil saber cómo

gestiona los datos FileMaker Pro.

FileMaker Pro es una aplicación basada en disco, de manera que no

es necesario cargar toda la base de datos en la RAM al abrir un

archivo. En su lugar, la aplicación transfiere datos conforme los

necesita desde el disco duro a la RAM y viceversa. Mientras se usa

el archivo, los datos actualizados se escriben en el disco duro desde

búffers de datos de la RAM. La causa más común de daños de

archivos es la terminación inesperada de la aplicación. En la mayoría

de los casos, se produce cuando el archivo se está actualizando en el

disco duro. En esta situación, la próxima vez que se abre la base de

datos, FileMaker Pro realiza una comprobación de consistencia en el

archivo y, normalmente, éste se abre sin problemas. No obstante, si

se produce una terminación inesperada mientras se está actualizando

el disco duro, es posible que sea necesario recuperar el archivo.

No olvide las observaciones siguientes:

1 Compruebe que el sistema operativo es estable, ya que las

terminaciones inesperadas de la aplicación son la causa más

frecuente de corrupción de bases de datos.

1 Compruebe que ejecuta la versión última y/o más estable de los

archivos .DLL (Windows) y de los paneles de control y extensiones

(Mac OS).

1 Ejecute en el ordenador principal sólo el software que sea

absolutamente necesario. Las configuraciones simples reducen la

posibilidad de conflictos de software y facilitan la resolución de

problemas.

1 Utilice una alimentación de energía (SAI, sistema de alimentación

ininterrumpida) si el suministro de energía no es estable. El costo de

un SAI puede equivaler al tiempo empleado en la recuperación de un

archivo.

1 Tenga en cuenta el tamaño del archivo. FileMaker Pro 5 tiene un

tamaño de archivo máximo de 2 gigabytes. Los archivos que superan

ese límite pueden ser irreparables, ya que se pueden sobrescribir los

elementos clave de la estructura del archivo. Si el archivo se

aproxima al tamaño límite, se recomienda encarecidamente archivar

los datos menos usados y guardar una copia comprimida del archivo.

1 Considere todos los problemas del disco duro como

potencialmente serios. Si hay numerosos archivos corruptos en el

disco duro, puede estar dañado. Verifique el disco duro con un

programa de utilidad de disco.

1 Para optimizar, comprimir o hacer particiones en el disco duro

debe utilizarse la versión de software más reciente. El controlador de

software debe ser compatible con la versión del sistema operativo.

Recuperar archivos dañados

Si se daña un archivo, utilice la característica Recuperar de

FileMaker Pro para recuperarlo.

Importante El funcionamiento de la característica de recuperación

hace aconsejable no usar utilidades de reparación de otros

fabricantes para recuperar archivos dañados. Con utilidades de otros

fabricantes, la estructura del archivo puede dañarse aún más y hacer

imposible su recuperación.

Momento de recuperar

En general, sólo deben recuperarse archivos que no se pueden abrir

o que muestran problemas al buscar u ordenar.

Nota Hay otros problemas que pueden causar daños en los archivos

produciendo errores de búsqueda y ordenación, incluidos tipos de

archivos no coincidentes, criterios incorrectos e incompatibilidad

con estándares de conjuntos de caracteres extranjeros. Antes de

recuperar un archivo, investigue estas y otras posibilidades.

B-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

No use el comando Recuperar para el mantenimiento habitual, ya

que el proceso de recuperación elimina las estructuras que pueden

provocar los daños. Cada vez que recupere un archivo, examínelo

cuidadosamente para asegurarse de que todos los objetos están

intactos, ya que los objetos dañados se eliminan.

Para recuperar un archivo:

1. Compruebe que hay suficiente espacio en el medio de

almacenamiento escogido.

Si no hay espacio suficiente, no se podrá usar el archivo recuperado.

Las copias recuperadas pueden ser iguales o mayores que el original,

por lo que es importante asegurarse de que el medio en que se van a

guardar tenga espacio suficiente. Al igual que con las copias

comprimidas, no es aconsejable llenar al máximo los medios de

almacenamiento.

2. Si está abierto, cierre el archivo dañado.

3. Escoja el menú Archivo > Abrir.

4. En el cuadro de diálogo Abrir archivo dañado, seleccione el

archivo a recuperar.

5. Haga clic en Abrir.

6. Asigne un nombre al archivo recuperado y compruebe que lo

guarda en la ubicación deseada.

FileMaker Pro inserta <nombre de archivo> Recuperado como nombre

por defecto.

7. Haga clic en Guardar.

FileMaker Pro recuperará el archivo. Con archivos grandes, esto

puede llevar algún tiempo, ya que cada registro, campo y guión debe

analizarse y copiarse en el nuevo archivo.

Un mensaje de estado informa del proceso de recuperación. Un

segundo mensaje notifica el éxito de la recuperación: el número de

bytes recuperados, de registros y valores omitidos y de definiciones

de campos perdidas y reconstruidas.

8. Haga clic en OK.

Si el proceso se ha realizado con éxito, se puede abrir el archivo

recuperado. Si se abre, cierre y asigne al nuevo archivo el nombre del

original (para conservar cualquier relación predefinida y guiones

externos).

No olvide las observaciones siguientes:

1 Para garantizar que los archivos están siempre actualizados, realice

copias de seguridad frecuentes y no sobrescriba las más recientes.

1 El tamaño de los archivos puede aumentar o disminuir. El tamaño

puede aumentar si se ha dañado y reparado el índice. Puede

disminuir si los datos eliminados por el usuario, como un párrafo, se

eliminan definitivamente del archivo.

1 Si el daño del archivo es grave, puede que sea irrecuperable. Si no

puede recuperar un archivo usando la característica Recuperar,

póngase en contacto con el soporte técnico de FileMaker. Vaya al

menú

Ayuda > FileMaker en la Web, o diríjase a www.filemaker.com

para obtener información sobre cómo ponerse en contacto con el

soporte técnico de FileMaker.

Apéndice C

Referencia rápida de FileMaker Pro (Windows)

Atajos de teclado y ratón

Trabajar con objetos de presentaciones

Formatear texto (Presentación y Visualizar)

Seleccionar texto (Presentación y Visualizar)

Agrupar objetos Ctrl+G

Ajustar el objeto cuyo tamaño se está cambiando Ctrl+cambiar tamaño

Alinear objetos usando configuración actual Ctrl+K

Alternar la herramienta activa con la herramienta Selección Intro (teclado numérico)

Alternar retículas de objetos Ctrl+Y

Arrastrar las partes seleccionadas de una presentación

más allá de un objeto

Alt+arrastrar

Bloquear objetos Ctrl+H

Cuadro de diálogo Bordes de campo Alt+Ctrl+Mayús+B

Cuadro de diálogo Establecer alineación Ctrl+Mayús+K

Cuadro de diálogo Formato de campo Ctrl+Mayús+M

Desactivar el ajuste a la retícula al cambiar el tamaño/

desplazar un objeto

Alt+cambiar tamaño /

Alt+arrastrar

Desagrupar objetos Ctrl+Mayús+G

Desbloquear un objeto Ctrl+Mayús+H

Desplazar el objeto seleccionado un píxel cada vez Teclas de dirección

Duplicar arrastrando Ctrl+arrastrar

Mostrar/Ocultar guías de ajuste Ctrl+T

Mover hacia adelante un objeto Ctrl+Mayús+F

Mover un objeto al fondo Ctrl+Mayús+Alt+J

Mover un objeto hacia atrás Ctrl+Mayús+J

Restablecer el formato por defecto basado en un objeto Ctrl+clic

Restringir el cambio de tamaño a horizontal o vertical Mayús+cambiar

tamaño

Restringir el movimiento a horizontal o vertical Mayús+arrastrar

Restringir un rectángulo a un cuadrado Ctrl+arrastrar

Restringir un óvalo a un círculo Ctrl+arrastrar

Restringir una línea a incrementos de 45° Ctrl+arrastrar

Rotar un objeto Ctrl+Mayús+Q

Seleccionar elementos contenidos parcialmente

en el marco

Ctrl+arrastrar

Seleccionar objetos por tipo Ctrl+Mayús+A

Traer al frente un objeto Ctrl+Mayús+Alt+F

Visualizar el formato de un objeto Alt+doble clic

Volver a definir un campo de una presentación Doble clic

Volver a ordenar la parte seleccionada Mayús+arrastrar

Volver a orientar las etiquetas Ctrl+clic

Alinear texto a la derecha Ctrl+Mayús+R

Alinear texto a la izquierda Ctrl+ Mayús+L

Alinear texto al centro (horizontalmente) Ctrl+ Alt+Mayús+C

Alinear texto completo (justificación completa) Ctrl+ Alt+Mayús+A

Aumentar tamaño de punto siguiente Ctrl+. (punto)

Espacio de no separación Ctrl+Barra espaciadora

Insertar un carácter de tabulador en texto Ctrl+Tab

Reducir tamaño de punto siguiente Ctrl+, (coma)

Un punto mayor Ctrl+Mayús+ . (punto)

Un punto menor Ctrl+Mayús+, (coma)

Extender selección al final de la línea Mayús+Fin

Extender selección al final del texto Ctrl+Mayús+Fin

Extender selección al inicio de la línea Mayús+Inicio

Extender selección al inicio del texto Ctrl+Mayús+Inicio

Extender selección al siguiente final de palabra Ctrl+Mayús+B

Extender selección al siguiente inicio de palabra Ctrl+Mayús+A

C-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Editar

Trabajar con archivos

Intercambiar modos

Controlar ventanas

Mover punto de inserción al final de la línea Fin

Mover punto de inserción al final de la palabra Ctrl+B

Mover punto de inserción al final del texto Ctrl+Fin

Mover punto de inserción al inicio de la línea Inicio

Mover punto de inserción al inicio de la palabra Ctrl+A

Mover punto de inserción al inicio del texto Ctrl+Inicio

Seleccionar todo el contenido de un área de texto Cinco clics o Ctrl+A

Seleccionar un párrafo Cuatro clics

Seleccionar una línea Triple clic

Seleccionar una palabra Doble clic

Campo anterior (Visualizar y Buscar) Mayús+Tab

Campo siguiente (Visualizar y Buscar) Tabulador

Comprobar ortografía de la palabra seleccionada Ctrl+Mayús+Y

Copiar los datos encontrados (Visualizar) si no hay ningún

campo activo

Ctrl+Mayús+C

Cursiva en texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+I

Duplicar un registro, un objeto de presentación o una

petición

Ctrl+D

Eliminar el estilo de las palabras u objetos seleccionados

(volver a Redondo)

Ctrl+Mayús+P

Eliminar registros sin confirmación Ctrl+Mayús+E

Eliminar selección/carácter anterior Retroceso

Eliminar selección/carácter siguiente Suprimir

Eliminar un registro, una presentación o una petición Ctrl+E

Insertar desde el ultimo registro y saltar al campo siguiente.Ctrl+Mayús+’

Insertar desde el índice (Visualizar y Buscar) Ctrl+I

Insertar desde el último registro (Visualizar y Buscar) Ctrl+’

Insertar el nombre del usuario actual Ctrl+Mayús+N

Insertar fecha actual Ctrl+Alt+- (guión)

Insertar hora actual Ctrl+Alt+Mayús+- (guión)

Insertar un campo de fusión (Presentación) Ctrl+M

Negrita en texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+B

Nuevo registro, presentación o petición Ctrl+N

Pegar sin estilo Ctrl+Mayús+V,

Ctrl+Mayús+Insertar

Reemplazar el contenido del campo actual en todos los

registros encontrados.

Ctrl+- (guión)

Registro, presentación o petición anterior Ctrl+C, Mayús+Re Pág

Siguiente registro, presentación o petición Ctrl+D, o Mayús+Av Pág

Subrayar texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+U

Cerrar base de datos Ctrl+W, Ctrl+F4

Cuadro de diálogo Abrir Ctrl+O

Cuadro de diálogo Anfitriones (Abrir) Ctrl+Mayús+O

Guardar FileMaker Pro guarda

automáticamente

Imprimir Ctrl+P

Imprimir sin el cuadro Imprimir Ctrl+Mayús+T

Salir de FileMaker Pro Ctrl+Q, Alt+F4

Ir a modo Buscar Ctrl+F

Ir a modo Presentación Ctrl+L

Ir a modo Vista previa Ctrl+U

Ir a modo Visualizar Ctrl+B

Ampliar el documento F3

Desplazarse hacia la derecha en la ventana del documento Ctrl+Av Pág

Desplazarse hacia la izquierda en la ventana del

documento

Ctrl+Re Pág

Desplazarse por la ventana del documento arriba y abajo Re Pág o Av Pág

Maximizar/Restaurar ventana Ctrl+Mayús+Z

Mostrar/Ocultar área de estado Ctrl+Mayús+S

Reducir el documento Mayús+F3

Ventana anterior Ctrl+Mayús+F6

Referencia rápida de FileMaker Pro (Windows) C-3

Acciones diversas

Ventana siguiente Ctrl+F6

Ventanas en cascada Mayús+F5

Ventanas en mosaico horizontal Mayús+F4

Ventanas en mosaico vertical Mayús+F5

Activar/Desactivar el cuadro de verificación Omitir en Buscar Alt+O

Ayuda F1

Ayuda ¿Qué es esto? Mayús+F1

Cancelar un cuadro de diálogo Esc

Cancelar un guión interrumpido Alt+N

Cuadro de diálogo Definir campos Ctrl+Mayús+D

Ejecutar guiones (10 primeros) Ctrl+1 ... Ctrl+0

(por número)

Modificar última búsqueda Ctrl+R

Mostrar todos los registros Ctrl+J

Mover un objeto de la lista en un cuadro de diálogo Ctrl+C o Ctrl+D

Omitir múltiples (Visualizar) Ctrl+Mayús+M

Omitir registro (Visualizar) Ctrl+M

Ordenar Ctrl+S

Reproducir o grabar sonido de un campo de sonido Barra espaciadora

Seleccionar todo Ctrl+A

Utilizar el menú desplegable de presentaciones F2, después C o D; por

último Intro

Utilizar el menú desplegable Símbolos de Buscar Alt+B, después C o D

Paleta Color de relleno

En modo Presentación En modo Buscar

Escoger una presentación diferente

Número del registro actual (editable)

Muestra si los registros están

desordenados, ordenados o

semi-ordenados

Hacer clic en una página o arrastrar el

marcador para desplazarse hacia adelante

o hacia atrás por los registros

Número de registros del archivo

Porcentaje de

aumento

Aumentar o reducir

la ventana

Muestra u oculta el

área de estado

Herramientas de presentación

Número de la petición

actual (editable)

Hacer clic para omitir los

registros encontrados en la

petición actual

Hacer clic para escoger los

operadores (como <, > y =)

para pegar en una petición

de búsqueda

Número de peticiones

existentes

Hacer clic para comenzar

la búsqueda

Número de la presentación

actual (editable)

Herramienta Campo

Herramienta Parte

Icono Relleno

Icono Pluma

Paleta Color de pluma

Paleta Trama de pluma

Propiedades de línea actuales

Paleta Anchura de línea

Herramienta

Botones

Herramienta Portal

Propiedades de relleno actuales

En modo Visualizar

Paleta Trama de relleno

Paleta Relieve

Area de estado

Apéndice D

Referencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS)

Atajos de teclado y ratón

Trabajar con objetos en presentaciones

Formatear texto (Presentación y Visualizar)

Seleccionar texto (Presentación y Visualizar)

Agrupar objetos 2-G

Ajustar el objeto cuyo tamaño se está cambiando Opción-cambiar

tamaño

Alinear objetos usando la configuración actual 2-K

Alternar la herramienta activa con la herramienta Selección Intro

Alternar retículas de objetos 2-Y

Arrastrar las partes seleccionadas de una presentación más

allá de un objeto

Opción-arrastrar

Bloquear un objeto 2-H

Cuadro de diálogo Bordes de campo Opción-2-B

Cuadro de diálogo Deslizamiento/Impresión Opción-2-T

Cuadro de diálogo Establecer alineación Mayús-2-K

Cuadro de diálogo Formato de campo Opción-2-F

Desactivar el ajuste a la retícula al cambiar el tamaño/

desplazar un objeto

2-cambiar tamaño/

2-arrastrar

Desagrupar objetos Mayús-2-G

Desbloquear un objeto Mayús-2-H

Desplazar el objeto seleccionado un píxel cada vez Teclas de dirección

Duplicar arrastrando Opción-arrastrar

Mostrar/Ocultar guías de ajuste 2-T

Mover hacia adelante un objeto Mayús-2-F

Mover un objeto al fondo Mayús-2-opción-J

Mover un objeto hacia atrás Mayús-2-J

Restablecer el formato por defecto basado en un objeto 2-clic

Restringir el cambio de tamaño a horizontal o vertical Mayús-cambiar

tamaño

Restringir el movimiento a horizontal o vertical Mayús-arrastrar

Restringir un rectángulo a un cuadrado Opción-arrastrar

Restringir un óvalo a un círculo Opción-arrastrar

Restringir una línea a incrementos de 45° Opción-arrastrar

Rotar un objeto Opción-2-R

Seleccionar elementos contenidos parcialmente en el marco 2-arrastrar

Seleccionar objetos por tipo Opción-2-A

Traer al frente un objeto Mayús-Opción-2-F

Visualizar el formato de un objeto Opción-doble clic

Volver a definir un campo de una presentación Doble clic

Volver a ordenar la parte seleccionada Mayús-arrastrar

Volver a orientar las etiquetas 2-clic

Alinear texto a la derecha Mayús-2-R

Alinear texto a la izquierda Mayús-2-L,

Alinear texto al centro (horizontalmente) Mayús-2-C

Aumentar tamaño de punto siguiente Mayús-2- , (coma)

Espacio de no separación Opción-Barra espaciadora

Insertar un carácter de tabulador en texto Opción-Tab

Justificación completa Mayús-2-A

Reducir tamaño de punto siguiente Mayús-2-. (punto)

Un punto mayor Mayús-Opción-2- . (punto)

Un punto menor Mayús-Opción-2-, (coma)

Extender selección al final de la línea Mayús-2-B

Extender selección al final del texto Mayús-2-D

Extender selección al inicio de la línea Mayús-2-A

Extender selección al inicio del texto Mayús-2-C

Extender selección al siguiente final de palabra Mayús-Opción-B

D-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Editar

Trabajar con archivos

Controlar ventanas

Intercambiar modos

Extender selección al siguiente inicio de palabra Mayús-Opción-A

Mover punto de inserción al final de la línea 2-B

Mover punto de inserción al final de la palabra Opción-B

Mover punto de inserción al final del texto 2-D

Mover punto de inserción al inicio de la línea 2-A

Mover punto de inserción al inicio de la palabra Opción-A

Mover punto de inserción al inicio del texto 2-C

Seleccionar todo el contenido de un área de texto Cinco clics o 2-A

Seleccionar un párrafo Cuatro clics

Seleccionar una línea Triple clic

Seleccionar una palabra Doble clic

Campo anterior (Visualizar y Buscar) Mayús-Tab

Campo siguiente (Visualizar y Buscar) Tabulador

Comprobar ortografía de la palabra seleccionada Mayús-2-Y

Contorno en texto u objeto seleccionado Mayús-2-O

Copiar los datos encontrados (Visualizar) si no hay ningún

campo activo

Opción-2-C

Cursiva en texto u objeto seleccionado Mayús-2-I

Duplicar un registro, un objeto de presentación o una petición 2-D

Eliminar el estilo de las palabras u objetos seleccionados

(volver a Redondo)

Mayús-2-P

Eliminar selección/carácter anterior Retroceso

Eliminar selección/carácter siguiente Suprimir

Eliminar un registro, una presentación o una petición 2-E

Insertar desde el ultimo registro y saltar al campo siguiente. Mayús-2-’ (apóstrofe)

Insertar desde el índice (Visualizar y Buscar) 2-I

Insertar desde el último registro (Visualizar y Buscar) 2-’

Insertar el nombre del usuario actual Mayús-2-N

Insertar la fecha actual 2- - (guión)

Insertar la hora actual 2-, (coma)

Insertar un campo de fusión (Presentación) 2-M

Negrita en texto u objeto seleccionado Mayús-2-B

Nuevo registro, presentación o petición 2-N

Pegar sin estilo Opción-2-V

Reemplazar el contenido del campo actual en todos los

registros encontrados.

Opción-2- - (guión)

Registro, presentación o petición anterior Control-C

Siguiente registro, presentación o petición Ctrl-D

Sombra en texto u objeto seleccionado Mayús-2-S

Subrayar el texto u objeto seleccionado Mayús-2-U

Superíndice en texto u objeto seleccionado Mayús-2-+

Cerrar la base de datos 2-W

Cuadro de diálogo Abrir 2-O

Cuadro de diálogo Red (Abrir) Opción-2-O

Guardar FileMaker Pro guarda

automáticamente

Imprimir 2-P

Imprimir sin el cuadro Imprimir Opción-2-P

Salir de FileMaker Pro 2-Q

Desplazarse por la ventana del documento hacia abajo página abajo

Desplazarse por la ventana del documento hacia arriba página arriba

Mostrar/Ocultar área de estado Opción-2-S

Alternar entre tamaño completo y el tamaño anterior en

modo Presentación

Mayús-2-Z

Ir a modo Visualizar 2-B

Ir a modo Buscar 2-F

Ir a modo Presentación 2-L

Ir a modo Vista previa. 2-U

Referencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS) D-3

Acciones diversas

Activar/Desactivar el cuadro de verificación Omitir en

Buscar

2-M

Ayuda 2-?

Cancelar un cuadro de diálogo Esc

Cancelar una operación 2-- (punto)

Cuadro de diálogo Definir campos Mayús-2-D

Ejecutar guiones (10 primeros) 2-1 ... 2-0 (por número)

Eliminar un registro sin cuadro de diálogo Opción-2-E

Eliminar un registro, una presentación o una petición 2-E

Modificar última búsqueda 2-R

Mostrar todos los registros 2-J

Nuevo registro, presentación o petición 2-N

Omitir múltiples (Visualizar) Mayús-2-M

Omitir registro (Visualizar) 2-M

Ordenar 2-S

Reproducir o grabar sonido de un campo de sonido Barra espaciadora

Seleccionar todo 2-A

Paleta Color de relleno

Escoger una presentación diferente

Número del registro actual (editable)

Muestra si los registros están

desordenados, ordenados o

semi-ordenados

Hacer clic en una página o arrastrar el marcador para

desplazarse hacia adelante o hacia atrás por los registros

Número de registros del archivo

Porcentaje de aumento

Aumenta o reduce la ventana

Muestra u oculta el área de estado

Herramientas de presentación

Número de la petición

actual (editable)

Hacer clic para omitir los

registros encontrados en

la petición actual

Hacer clic para escoger los

operadores (como <, > y =)

para pegar en una petición

de búsqueda

Número de peticiones

existentes

Hacer clic para

comenzar la búsqueda

Número de la presentación

actual (editable)

Herramienta Campo

Herramienta Parte

Icono Relleno

Icono Pluma

Paleta Color de pluma

Herramienta Botones

Herramienta Portal

Paleta Trama de pluma

Propiedades de línea actuales

Paleta Anchura de línea

Propiedades de relleno actuales

Paleta Relieve

Paleta Trama de relleno

En modo Presentación

En modo Buscar

En modo Visualizar

Area de estado

Índice

Internet, proveedor de servicios.

Consulte ISP

Símbolos

! 3-7

– 5-4, 11-3

> = 3-5, 11-4

" 5-4

" " 3-3, 11-2, 11-4, 11-13

## 7-12

& 5-4, 11-4

( 5-4

) 5-4

* 3-3, 3-7, 5-4, 11-3

+ 5-4, 11-3

, 5-4

... 3-5

/ 5-4, 11-3

// 3-4, 6-26, 7-12

: 5-4

:: 5-4, 6-27, 7-12

; 5-4

< 3-5, 5-4, 11-4

< > 11-3

<= 3-5, 11-4

= 3-4, 3-7, 5-4, 11-3

== 3-4

> 3-5, 5-4, 11-3

> = 11-4

? 3-5, 6-25

@ 3-3

@@ 7-12

^ 11-3

_ 5-4, 13-5

|| 7-12

¶ 11-4

≠ 5-4, 11-3

≤ 3-5, 11-4

≥ 3-5, 11-4

Abandonar FileMaker Pro 1-9

Abrir

archivos 1-7, 13-4

Ayuda de FileMaker Pro xiii

URL 10-10

Abrir FileMaker Pro 1-7

Acceder a datos desde un tercer

archivo 8-15

Acceso a datos desde un tercer

archivo 8-16

Acceso a datos locales, de

Companion 15-2

Acceso a datos remotos, de

Companion 15-2

Acceso a datos, de Companion

15-2

activar 15-3

Acceso, privilegios

archivos relacionados

funcionamiento 8-5, 9-3

planificar 8-10

asociar contraseñas a grupos

9-4

bloquear registros 13-2

cambiar 9-3, 9-6

campos 9-4, 9-6

contraseñas 9-1, 9-6

descripción 9-1

grupos 9-1, 9-4

presentaciones 9-4, 9-6

seleccionar 9-1, 9-4

Web 14-5, 14-6, 14-10

Acciones. Consulte Guiones

Activar plug-ins 15-3, A-4

Active X Automation 10-1

Actual

campo 2-7

fecha

formato 6-26

insertar en presentaciones

7-12

pegar en campos 2-11

hora

formato 6-26

insertar en presentaciones

7-12

pegar en campos 2-11

nombre de usuario

insertar en presentaciones

7-12

pegar en campos 2-11

registro 2-3

Actual, archivo. Consulte

Archivos; Maestro, archivo

Actualización, importación 12-3

Actualizaciones

actualizar campo de destino

8-2

actualizar campo de origen 8-2

cambiar 8-15

campo de destino como campo

coincidente 8-6

definir 8-6, 8-14

definir relaciones 8-11

detener o interrumpir 8-15

poner al día 8-15

y acceso a datos relacionados

desde un tercer archivo 8-16

y bases de datos relacionales

8-1

Actualizar archivos. Consulte

Convertir

Actualizar registros. Consulte

Importar

Agenda, icono

modo Buscar 3-7

modo Vista previa 4-4

Presentación, modo 6-8

Visualizar, modo 2-1, 2-4

Agregación, funciones 11-8

Agrupar, objetos 7-19

Ajustes

Consulte también Preferencias

Web Companion 14-8

Alinear

objetos 7-20, 7-21

tabulador 7-14

texto 7-14

Almacenados, resultados 5-12

Ampliar/reducir, controles 2-1

Añadir

Consulte Definir; Insertar;

Colocar

barras de desplazamiento a

campos 7-2

campos 5-3

comentarios en guiones 10-10

elementos al menú Guiones

10-6, 10-11

gráficos a presentaciones 7-15

objetos a presentaciones 6-31,

7-15

partes de presentaciones 6-29

registros 2-5

registros relacionados 2-5,

8-12

I-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

texto a presentaciones 7-11

Anchas, presentaciones

imprimir 4-2

AND, búsquedas 3-6

en campos coincidentes 8-6

AND, operador 11-4

Anfitrión

abrir archivos 13-4

cerrar archivos 13-5

descripción 13-1

enviar mensajes a invitados

13-4

FileMaker Pro Server 13-6

guardar archivos 13-2, 13-5

realizar tareas 13-2

System 7, compartir archivos

13-2

Animación 2-13

Año 2000

año de validación 5-11

año, validación 2-8

buscar años 3-4

convertir archivos 1-7

definir campos de fecha 5-5

importar archivos 12-2

ordenar fechas 3-10

y funciones de fecha 11-7

Apilar objetos 7-20

Aplicación cliente, ODBC 15-2

Aplicación, preferencias A-1

aplicaciones CGI 14-2

Apple Events 10-1, 10-10

AppleScript 10-1, 10-10

Archivo de destino, importar 12-2

Archivo fuente, importar 12-2

Archivo, de la actividad en la

Web 14-9

Archivos

Consulte también

Intercambiar archivos;

Formatos de archivo;

Relacionados, archivos

abrir 1-7

multiplataforma 12-1

actualización 8-6

actualizar a versión actual 1-7

cerrar 1-8

clonar 1-8

compartidos

cerrar 13-5

descripción 13-1

en la Web 14-1, 14-6,

14-11

ocultar 13-4

preferencias A-5

privilegios de acceso 9-1

requisitos 13-1

convertir 1-7

copiar 1-8

crear 5-2

descripción 1-1

duplicar nombres de archivo

8-11

exportar 12-7

guardar 1-8

importar 12-2

internacionales 1-7

multiusuario 13-4

ocultar 13-4

planificar 5-1

plantillas

crear archivos 5-2

descripción 5-2

visualizar A-2

privilegios de acceso 9-1

proteger 9-1

relacionados 8-1, 8-2

uniones 8-16

Archivos maestros. Consulte

Maestro, archivo

Archivos remotos, compartir

Web 14-5, 14-10

Area de estado

Buscar, modo C-3

mostrar/ocultar A-6

Presentación, modo C-3

Visualizar, modo C-3

Area de impresión

objetos exteriores 7-24

visualizar 4-3, 7-24

Arranque

guiones

descripción 10-2

ejecutar A-6

opciones 10-2

Arrastrar y dejar

activar para texto A-2

campos en presentaciones

6-18

desactivar 2-10

descripción 2-10

objetos 6-15

Asignar nombres

campos 5-5, 5-13

guiones 10-5

listas de valores 7-3

presentaciones 6-9

relaciones 8-11

Aspecto

estilos Web 14-12

temas de presentación 6-6

Atajos de teclado

guiones 10-13

mostrar A-2

para Mac OS D-1

para Windows C-1

Atención al cliente xi

Atributos

párrafo 7-14

pluma 7-16

relleno 7-16

tabulador 7-14

texto 6-24, 7-13

Autointroducir 5-10

Automática, retícula. Consulte

Retículas de objetos 7-23

Automatizar tareas. Consulte

Guiones

Autouniones

descripción 8-5

para resumir datos en portales

8-14

AVI, formato 2-13

Ayuda

de FileMaker Pro xi

para bases de datos en

navegador 14-7, 14-16

Barras de herramientas,

descripción 1-5

Base de datos de seguridad en

Web 14-6, 14-10

Base de datos, sistema 1-1

Bases de datos

descripción 1-1

planificar 5-1

publicar en la Web 14-1

Bases de datos relacionales.

Consulte Relacionales, bases de

datos

Bases de datos, archivos.

Consulte Archivos

Bases de datos, bloqueos.

Consulte Acceso, privilegios

BASIC, formato 12-2

Baterías, preferencias para

guardar A-3

Bloquear

herramientas 7-16

índice I-3

objetos 6-17

registros compartidos 13-2

Bloquear registros 13-2

Booleanas, expresiones 11-3

Booleanos, números

buscar 3-4

descripción 3-4

formato 6-25

Bordes 7-16

botón 7-19

campo 7-1

Botón

no imprimible 7-27

Botón secundario, menús.

Consulte Contextuales, menús

1-6

Botones

bordes 7-19

cambiar aspecto 7-16

copiar y eliminar 10-14

definir 10-13

descripción 10-13

ejecutar guiones 10-2, 10-13

mostrar 10-14

no imprimibles 10-14

Botones de comando. Consulte

Botones

BrioQuery 15-2

Buscar

Consulte Búsqueda,

peticiones

afinar búsquedas 3-6

añadir nueva petición 3-6

campos vacíos 3-7

descripción 3-1

duplicar valores 3-7

excluyendo registros 3-7

fecha de hoy 3-4

fechas 3-4

fechas y horas no válidas 3-5

gráficos 3-2

horas 3-4

múltiples criterios 3-6

números 3-4

números booleanos 3-4

operadores 3-2, 3-7

orden de peticiones 3-8

rangos 3-5

reg. con campos relacionados

3-5

registro

registros 3-1

registros duplicados 10-15

registros en la Web 14-13,

14-17

símbolos 3-3

temas en la Ayuda de

FileMaker Pro xiii

texto 3-4

texto parcial o variable 3-2

todos los registros 3-2

valores exactos 3-4

Buscar, modo 1-4, 3-1

Buscar, página Web

configurar 14-11

escoger presentaciones para

14-14

visualizar en navegador 14-17

Búsqueda, petición

definir 3-1

Hallar

Consulte Buscar

Búsqueda, peticiones

añadir nueva 3-6

descripción 3-1

editar 3-6

eliminar 3-6

en campos sumario 3-2, 3-7

en operadores 3-7

mezclar buscar y omitir 3-8

múltiples 3-6, 3-7

operadores 3-2

orden 3-8

repetir 3-6, 3-8

restablecer 3-7

Cabeceras

descripción 6-28

iniciales 6-28

mostrar en vista tabla 6-11

presentación de sobres 6-8

Caché, definir tamaño A-3

Cadenas de texto. Consulte texto

literal

Cálculo

Consulte Cálculo, campos

campos relacionados

resumir datos 8-14

formato 6-25

fórmulas en campos

coincidentes 8-6

funciones 11-5

importar 12-2

Cálculo, campos

cambiar 5-13

definir 5-6

descripción 5-4

desplazarse 2-8

fórmulas 5-6, 11-1

funciones 11-5

importar 12-2

resultados almacenados 5-12

resultados sin almacenar 5-12

Cálculos

campos relacionados

referencias a campos 5-6

Cambiar

consulte también Editar

campos de cálculo 5-13

campos relacionados 6-19

contraseñas 9-3

definiciones de campos 5-13

Desplegables, menús 2-10

fórmulas 5-13

guiones 10-11

números de serie 2-11

orden de apilamiento 7-20

partes de presentaciones 6-29,

6-33, 6-34

portales 6-22

preferencias A-1

presentaciones 6-8

privilegios de acceso 9-3

relaciones 8-13

términos del diccionario 2-16

unidades 7-14

Cambiar nombre de

presentaciones 6-9

Cambiar tamaño

objetos 6-16, 7-21

partes de presentaciones 6-34

Cambio de serialización de

registros 2-11

Campo

actual 2-7

Campo, definiciones

copiar 1-8

descripción 1-2

Campo, herramienta 6-18

Campo, nombres 5-4

Campo, valores

descripción 1-2

Campos

Consulte también Cálculo,

campos; Contenedor,

campos; Fecha, campos;

Globales, campos;

Coincidentes, campos;

Numéricos, campos;

Relacionados, campos;

Sumario, campos; Texto;

Hora, campos

abrir URL 2-8

I-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

actualizaciones

definir 8-6

poner al día 8-15

añadir a presentaciones 6-17,

A-2

asignar nombres 5-5

barras de desplazamiento 7-2

bordes 7-1

buscar vacíos 3-7

cambiar

aspecto 7-16

cálculos 5-13

definiciones 5-13

fórmulas 5-13

nombres 5-13

opciones de entrada 5-13

tipo de ordenación 3-9

tipos 5-13

colocar 6-15, 7-21

colocar en presentaciones

6-17

copiar

del registro anterior 2-9

entre archivos 6-15

entre campos 2-9

definir 5-3

descripción 1-2

desplazar entre archivos 6-15

duplicar definiciones 5-13

editar 5-13

editar elemento 2-10

eliminar 5-14, 9-6

de presentaciones 6-19

eliminar de presentaciones

6-19

entrada de texto máxima 2-7

escribir 2-7

formato 6-23, 7-1

barras de desplazamiento

7-2

fusión 6-19

identificar registros 10-15

indexar 5-12

límites, mostrar/ocultar 7-19

listas de valores 7-3

mostrar 1-3

opciones 5-5

opciones de entrada 5-10

opciones de validación 5-11

orden de tabulación 7-9

ordenar de nuevo definiciones

5-13

otros elementos 2-10

pegar 2-11

planificar 5-1

privilegios de acceso 9-4, 9-6

repetir

descripción 5-12

formato 7-8

orden de tabulación 7-10

ordenación 3-10

resultados almacenados 5-12

resultados sin almacenar 5-12

rotar 7-20

seleccionar 6-14, 7-8

tipos 5-4

trama 7-2

valores 1-2

valores personalizados 7-4

visualizar 6-1

visualizar en la Web 14-14

Campos globales

archivos compartidos 13-2

Campos, definiciones

cambiar 5-13

campos relacionados 5-13

duplicar 5-13

imprimir 4-5

ordenar de nuevo 5-13

Campos, derechos. Consulte

Acceso, privilegios

Campos, nombres

al importar desde Excel 12-4,

12-6

en cabeceras de tabla 6-11

Campos, tipos

cambiar 5-13

de campos coincidentes 8-6

descripción 5-4

importar tipos de campo 12-7

orden de clasificación 3-10

Caracteres, eliminar 2-15

Cerrar archivos 1-8, 13-5

Cerrar FileMaker Pro 1-9

CGM, formato 2-13

Científica, notación en campos

numéricos 6-25

Cierre

guiones 10-2, A-6

opciones 10-2

Circulares, botones

Consulte valores, listas

escoger 2-10

visualizar valores de campo

7-7

ClarisWorks, formato 12-2

Clave, campos. Consulte

Coincidentes, campos

Clientes. Consulte Invitados

Clones 1-8

Coincidentes, campos

Consulte también Campos

actualizar 12-3

caracteres no alfanuméricos

8-6

descripción 8-2

en actualización de

importación 12-3

fórmulas de cálculo 8-6

indexar 8-6

múltiples valores 8-6

planificar 8-6

tipos de campos 8-6

Colocar

campos 6-15, 6-17, 7-21

campos de fusión 6-19

gráficos 6-15, 7-21

objetos 6-15, 7-21

Color

en vistas Web 14-12

paleta 7-16

pluma 7-16

relleno 7-16

temas de presentación 6-6

texto 7-14

Columnas

cambiar tamaño 7-24

configuración 6-10

en hojas de cálculo de Excel

12-4, 12-6

en tablas 2-2, 6-11

en tablas ODBC 15-2, 15-9

imprimir 4-2

imprimir registros 6-9

saltos de página 6-33

Columnas, Lista/informe en

Consulte Presentaciones

descripción 6-3

Columnas, presentación de Lista/

informe en columnas

informes con datos agrupados

6-6

Comandos. Consulte Guiones,

pasos

Comentarios en guiones 10-10

Comillas en búsquedas 3-3

Comillas redondas A-6

Comodines de búsqueda 3-3

Comparación, operadores 11-3

Compartidos, archivos

abandonar FileMaker Pro

13-5

abrir 13-5

índice I-5

anfitrión 13-1

cerrar 13-5

descripción 13-1

en grupos de trabajo 14-3,

14-8

limitaciones 13-1

en la Web 14-1, 14-11

privilegios de acceso 14-5,

14-10

guardar 13-2, 13-5

icono de doble flecha 13-3

icono de taza de café 13-3

invitados 13-1

privilegios de acceso 9-1

relacionados 13-3

salir de FileMaker Pro 13-5

System 7, compartir archivos

13-2

Compartir información. Consulte

Intercambiar archivos

Complejos, campos clave 8-6

Comprimidas, copias de archivos

1-8

Conectar archivos. Consulte

OLE, objetos; Relacionales,

bases de datos

Confidencial, información.

Consulte Acceso, privilegios

Configuración

alineación 7-20

orden de tabulación 7-9

Constantes 11-2

Consulta SQL 15-2

Contabilidad. Consulte Acceso,

privilegios

Contenedor, campos

Consulte también Campos

buscar 3-2

comparar contenidos 11-6

descripción 2-12, 5-4

eliminar 2-15

en la Web 14-4

exportar 12-8

formato 6-27

importar 12-2

insertar gráficos, películas y

sonidos 2-12

Contextuales, menús 1-6

Continuos, sumarios 6-29

Contraseñas

Administración de Web 14-10

administración de Web 14-5

archivos relacionados

archivo maestro 8-5

funcionamiento 9-3

planificar 8-10

asociar a grupos 9-4

automáticas A-6

cambiar 9-3

definir 9-1

eliminar 9-3

en blanco 9-1, 9-3

frente a grupos 9-6

limitar actividades 9-6

maestras 9-1

mayúsculas/minúsculas 9-1

ninguna contraseña 9-1

por defecto 9-1, 9-3, A-6

privilegios de acceso 9-1, 9-6

Controladores ODBC 15-2

Convertir

archivos 1-7

archivos de otras aplicaciones

12-6

nombres de campos al

importar 12-6

Copiar

archivos 1-8

botones 6-14

campos

del registro anterior 2-9

entre archivos 6-15, 12-1

entre campos 12-2

conjunto encontrado 2-9

definiciones de campo 1-8

frente a importar y exportar

12-1

gráficos, películas y sonidos

2-9

guiones 1-8, 10-11

listas de valores 7-5

objetos 6-14

objetos OLE 13-3

presentaciones 6-9

registros 2-5, 2-9

registros relacionados 2-5, 2-9

texto 2-15

texto usando Arrastrar y dejar

A-2

valores 2-9

Correo, combinar

mediante ODBC 15-2

Correo, enviar 10-10

Correo, etiquetas 6-5

Correo, fusión

utilizar campos de fusión 6-19

Cortar

objetos 6-14

texto 2-15

Crear. Consulte Añadir; Definir

Crystal Reports 15-2

Cuadro

editar 2-10

Cuadros

Consulte Valores, listas

escoger 2-10

Cuadros de verificación

visualizar valores de campo

7-7

Cuerpo 6-28

paleta

cambiar tamaño de objetos

6-16, 7-21

colocar objetos 7-21

descripción 7-21

Datos

de otros archivos 8-1

descripción 1-1

guardar automáticamente A-3

introducir automáticamente

2-5, 5-10

ODBC 15-1

relaciones 8-11

visualizar como formularios,

listas o tablas 2-2

Datos, entrada 5-10–5-13

exportar 12-1

importar 12-1

orden de tabulación 7-9

privilegios de acceso 9-1

Datos, tipos

Consulte también Campos,

tipos

en campos globales 5-9

resultados de cálculo 11-2

y resultados de cálculos 5-7

dBASE, formato 12-2

DBF, formato 12-2, 12-8

DBMS 15-1

DDE

Consulte OLE, objetos

guiones 10-10

Decimales, números 6-25

Decimales, tabuladores 7-14

Definir

Consulte Colocar

Consulte también Añadir

actualizaciones 8-6

bases de datos relacionales

8-10

campos 5-3

campos de cálculo 5-6

I-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

campos globales 5-9

campos sumario 5-7

contraseñas 9-1

guiones 10-5

listas de valores 7-3

portales 6-22

registros relacionados 2-5

relaciones 8-11

Delante. Consulte interlineado

personalizado

Derechos. Consulte Acceso,

privilegios

Desagrupar objetos 7-19

Deslizados, objetos

configurar 7-26

partes 7-25

visualizar 7-26

Deslizamiento, objetos

visualizar 7-27

Desordenar registros 3-10

Desplazamiento, barras

añadir a campos 7-2

en portales 6-22

Desplazar

campos entre archivos 6-15

etiquetas de partes 6-31

objetos

en presentaciones 6-15,

7-21

entre aplicaciones 6-14

entre presentaciones 6-14

Desplazarse

a campos de cálculo 2-8

a campos sumario 2-8

películas 2-13

registro a registro 2-4

Desplegables, listas

Consulte valores, listas

Desplegables, listas

editar 2-10

escoger 2-10

mostrar/ocultar 2-10

visualizar valores de campo

7-7

Desplegables, listas y menús

Desplegables, menús

Consulte valores, listas

Desplegables, menús

editar 2-10

escoger 2-10

presentación 6-8

visualizar valores de campo

7-7

Desplegables, menús, en lugar de

pestañas, en cuadros de diálogo

xii

Desviación típica de campos

sumario 5-8

Detalladas, tablas. Consulte

Relacionados, archivos

Detener

Consulte también Cerrar

actualizaciones 8-15

guiones 10-2

Diagramas, con datos de

FileMaker Pro 15-2

Diccionarios

añadir palabras 2-17

de usuario

añadir palabras 2-17

descripción 2-16

principal 2-16

usuario

descripción 2-16

Diccionarios, de usuario.

Consulte diccionarios

DIF, formato 12-2

Dirección IP 14-2

definición 14-2

escribir en navegador 14-3

especificar números de puerto

14-11

limitar 14-3, 14-8, 14-10

Diseñar bases de datos

crear presentaciones 6-1

planificar 5-1

relacionales 8-8

Diseño, funciones 11-13

Disposición, barra de

herramientas 1-6

Dividir campos repetidos 12-8

Documento, preferencias A-5

DRW, formato 2-13

Duplicados, buscar registros con

guiones 10-15

Duplicar archivos de bases de

datos 8-11

Duplicar. Consulte Copiar

Editar

lista valores 2-10

objetos con rapidez 1-6

peticiones de búsqueda 3-6

texto 2-15

Editar.

Consulte también Cambiar

Editar elemento 2-10

Editar elementos 7-7

Edition, formato 12-2

Ejecutar guiones 10-2

al abrir 10-2, A-6

al cerrar 10-2, A-6

descripción 10-1

procedimientos 10-2

Elementos. Consulte Objetos

Eliminar

campos 5-14, 9-6

de presentaciones 6-19

caracteres 2-15

contraseñas 9-3

datos 2-7, 5-14

elementos del menú Guiones

10-11

gráficos 2-15

grupos 9-6

guiones 10-11

listas de valores 7-5

objetos 6-15

partes de presentaciones 6-34

pasos de guiones 10-5

películas 2-15

peticiones de búsqueda 3-6

portales 6-22

presentaciones 6-9

registros 3-9

registros importados 12-6

registros maestros 2-6, 8-12

registros relacionados 2-6,

8-12

sonidos 2-15

términos del diccionario 2-16

texto 2-15

En blanco

contraseñas 9-1, 9-3

En blanco, presentación

Consulte Presentaciones

descripción 6-5

Encontrado, conjunto

cambiar por conjunto omitido

3-8

copiar 2-9

descripción 2-1, 3-1

eliminar 12-6

importar datos 12-6

Encontrar. Consulte Búsqueda

Encriptación. Consulte Acceso,

privilegios

Enlace e incrustación de objetos

(Object Linking and

Embedding). Consulte OLE,

objetos

Enlaces, entre bases de datos.

Consulte Relaciones

índice I-7

Entrada, opciones

cambiar 5-13

orden de tabulación 7-9

Enviar correo 10-10

Enviar mensajes 13-4

Error, visualizar mensajes en

guiones 10-7

Escribir en campos 2-7

Espacios vacíos, cerrar. Consulte

Objetos deslizados

Espacios vacíos, suprimir 7-25

Estado, área

modo Buscar 3-7

modo Presentación 6-13

mostrar/ocultar 2-1, 6-13

Visualizar, modo 2-1

Estado, funciones

descripción 11-11

Estándar, barra de herramientas

1-5

Estándar, presentación de

formulario

Consulte Presentaciones

descripción 6-3

Estilos Web 14-12

Estilos, en vistas Web 14-12

Estricto, tipo de datos 5-11

Etiquetas

campo 6-18, 7-11

Consulte Etiquetas,

presentaciónEtiquetas

aaa]

imprimir 4-3

imprimirg 6-7

márgenes 7-23

tamaños 6-5

Etiquetas, presentación

Consulte Presentaciones

ajustar página 6-7

descripción 6-5

estándar, tamaños 6-5

imprimir 6-7

personalizar 6-8

Examinar registros

en la Web 14-16

Excel

convertir 12-6

formato 12-2

importar 12-4, 15-2

Explorar. Consulte Buscar

Exportar

Consulte también

Intercambiar archivos

abrir archivos exportados 12-8

archivos compartidos 12-1

campos repetidos 12-8

datos de subsumario 12-9

datos de sumario general 12-8,

12-9

descripción 12-1

diccionarios 2-16

formato 12-8

formato archivo 12-2

frente a copiar y pegar 12-1

informes con datos agrupados

12-9

orden de campos 12-8

privilegios de acceso 9-1

registros relacionados 12-8

requisitos 12-8

Expresiones

booleanas 11-3

descripción 11-2

Externas, funciones 11-14

para publicación en Web

11-14

Externos, archivos Consulte

Intercambiar archivos; Exportar

Externos, guiones 10-2

False 6-25, 11-3

Fecha 2-7

Consulte también Fechas;

Campos

buscar la de hoy 3-4

campos 5-4

funciones 11-7

símbolo, formato 6-26

Fecha, campos

c1Fechas

años de 4 dígitos 5-11

descripción 5-4

escribir valores 2-7

Fechas

actual

formato 6-26

pegar en campos 2-11

buscar 3-4

Consulte Fecha

escribir 2-7

formato 6-25

insertar en presentaciones

7-12

introducir datos 2-7

no válidas 3-5

validar 5-11

Fechas, campos

años de 4 dígitos 1-7

Filas

al importar desde Excel 12-4

en portales 6-22

Filas, en tablas ODBC 15-2

FileMaker Pro

atención al cliente xi

como aplicación cliente

ODBC 15-5–15-14

como origen de datos ODBC

15-2–15-4

documentación, información

formato archivo 12-2

formato de archivo

registrar xi

FileMaker Pro, Ayuda

Ayuda ¿Qué es esto?

(Windows) xvi

Ayuda de globos (Mac OS)

xvi

utilizar xiii

FileMaker Pro Server 13-1, 13-6

Financieras, funciones 11-10

Fondo, color 7-16

Formato

barras de desplazamiento 7-2

cálculo 6-25

campos

por defecto 6-24

texto 7-13

campos de fusión 6-20

campos repetidos 7-8

exportar datos 12-8

fechas 6-25

gráficos 6-27

horas 6-26

importar datos 12-1

interlineado personalizado

7-14

párrafos 7-13

tablas 6-11

texto 6-24, 7-13, 7-14

Formato de texto, barra de

herramientas 1-6

Formatos

internacionales 1-7

por defecto 6-24

visualización 6-24

Formatos de archivo

campos repetidos 12-8

descripción 12-1

gráficos 2-13

PICT de Macintosh A-6

requisitos 12-8

I-8 Guía de usuario de FileMaker Pro

Formulario, Vista Web

configurar 14-11

visualizar en navegador 14-16

Formularios

Consulte Presentaciones

presentación de formulario

Estándar 6-3

visualizar registros 2-2

Formularios de cartas 6-19

Fórmulas

cambiar 5-13

campos de cálculo 5-6

constantes 11-2

descripción 11-1

expresiones 11-2

funciones 11-5

operadores 11-3

referencias de campo 11-2

resultados 11-2

sintaxis 11-1

FP5, extensión de nombre de

archivo 1-7

Fracción del total de campos

sumario 5-8

Fuente, menú

personalizar 7-14

Fuentes

escoger 7-13

exportar 12-7

regla de texto 7-14

Funciones

descripción 11-5

parámetros 11-5

Web Companion 11-14

Funciones de estado

usar en guiones 10-6

Funciones externas 11-14

para publicación en Web 14-9

Funciones numéricas 11-7

Fusión, campos

colocar 6-19

descripción 6-19, 7-26

formato 6-20

Generales, sumarios

descripción 6-29

exportar 12-9

Generales, totales

Generar presentaciones, en la

Web 14-13

Globales, campos

Consulte también Campos

definir 5-9

descripción 5-4, 5-9

ejemplos 10-15

importar 12-2

Glosario, en la Ayuda de

FileMaker Pro xii

Glosario, en la documentación de

FileMaker Pro xiii

Grabado, efectos de objetos 7-17

Grabar

guiones 10-5

sonidos 2-14

Gráficos

añadir a presentaciones 7-18

buscar 3-2

colocar 6-15, 7-21

comparar 11-6

copiar 2-9

eliminar 2-15

en la Web 14-4

formatos de archivo 2-13

guardar en formato PICT de

Macintosh A-6

insertar en campos 2-13

métodos de almacenar 2-13

objetos

añadir a presentaciones

7-15, 7-18

pegar 2-14

reglas

descripción 7-22

mostrar/ocultar 7-22

rotar 7-20

Grupos

asociar a contraseñas 9-4

cambiar 9-6

contraseñas maestras 9-5

definir 9-4

ejemplos 9-5

eliminar 9-6

frente a contraseñas 9-6

incrustados 7-19

limitar acceso 9-1

privilegios de acceso 9-1, 9-4

Grupos de trabajo, compartir

archivos 14-3, 14-8

Guardar

archivos 1-8

archivos compartidos 13-2,

13-5

configurar preferencias A-3

datos automáticamente 1-8,

A-3

Guías de ajuste

ajustar 7-22

descripción 7-22

mostrar/ocultar 7-22

Guías. Consulte Retículas de

objetos; Regla, líneas; Guías de

ajuste

Guiones

añadir

comentarios 10-10

elementos de menú 10-6,

10-11

observaciones 10-10

asignar nombres 10-5

atajos de teclado 10-13

automatizar reactualizaciones

10-9

botones 10-13

bucles 10-7

cambiar 10-11

comandos 10-6

configuración

almacenar 10-4

conservar 10-11

reemplazar 10-11

restaurar 10-4

configurar preferencias A-6

contraseñas 9-2

copiar 1-8, 10-11

DDE 10-10

de arranque 10-2, A-6

de cierre 10-2, A-6

definir 10-5

descripción 10-2

detener 10-2

diseñar 10-3

duplicar 10-11

ejecutar 10-1, 10-2

ejemplos 10-15

eliminar 10-11

eliminar elementos de menú

10-11

externos 10-2

importar 10-12

imprimir 4-4, 4-5

interrumpir

ejemplo 10-1

marcar números de teléfono

10-10, A-3

modificar 10-11

ordenar de nuevo en el menú

Guiones 10-13

para importar ODBC 15-14

pausas 10-2

añadir a guiones 10-6

descripción 10-2

planificar 10-3

probar 10-4

publicación en la Web al

instante 10-1

índice I-9

reanudar 10-2

subguiones

añadir a guiones 10-5

cambiar 10-11

descripción 10-2

visualizar mensajes de error

10-7

Guiones, especificaciones.

Consulte Guiones,

configuración

Guiones, menú

añadir elementos 10-6, 10-11

eliminar elementos 10-11

ordenar de nuevo elementos

10-13

Guiones, pasos

añadir 10-5

campos relacionados 10-6

cursiva 10-11

descripción 10-6

eliminar 10-5

objetos OLE 10-8

opciones 10-5, 10-6

ordenar de nuevo 10-5, 10-11

Herramienta Texto 7-11

Herramientas

bloquear 7-16

descripción 6-13

funcionamiento 7-16

intercambiar 7-16

paleta de herramientas

herramienta Campo 6-18

herramienta Líneas 7-15

herramienta Ovalo 7-15

herramienta Portal 6-22

herramienta Rectángulo

7-15

herramienta Rectángulo re-

dondeado 7-15

herramienta Texto 7-11

Selección, herramienta

6-13

Herramientas, barra de

herramientas 1-6

Herramientas, información 1-5

Hipertexto, lenguaje de marcas.

Consulte HTML

Hojas de cálculo

convertir 12-6

importar 12-4

Hojas en cascada 14-2, 14-13

Hora

consulte también Hora,

campos

actual 2-11

buscar 3-4

formato 6-26

funciones 11-8

insertar en presentaciones

7-12

no válida 3-5

símbolo, formato 6-27

Hora, campos

Consulte también Campos;

Hora

descripción 5-4

escribir valores 2-7

introducir datos 2-7

Hospedar

base de datos en la Web 14-1,

14-6

FileMaker Pro Server 13-1

Hoy, buscar fecha 3-4

HTML, archivos

descripción 14-1

HTML, formato de tabla 12-2

HTTP, comandos 14-10

Icono de doble flecha 13-3

Icono de taza de café 13-3

Identificación, campos 10-15

Imágenes, campos Consulte

también Contenedor, campos

Imágenes. Consulte Gráficos;

OLE, objetos

Importar

a archivos existentes 12-4

Consulte también

Intercambiar archivos;

Exportar; Insertar

actualizar registros existentes

12-3, 12-4, 12-6

añadir nuevos registros 12-2,

12-4

archivo de destino 12-2

archivo fuente 12-2

archivos compartidos 12-1

campos repetidos 12-6

cancelar 12-6

conjunto encontrado 12-6

consideraciones

multiplataforma 12-1

datos ODBC 15-5–15-14

de más de una tabla 15-9,

15-12

descripción 12-1

diccionarios 2-16

excepciones, campos 12-2

formatos de archivo admitidos

12-1

frente a copiar y pegar 12-1

guiones 10-12

hojas de cálculo de Excel 12-4

opciones 12-2

orden de campos 12-5

orden de datos 12-2

orden de registros 12-2

presentaciones 6-9

reemplazar datos 12-2, 12-4

registros relacionados 12-2

requisitos 12-8

tipos de campo 12-7

validar datos 12-6

Impresora, seleccionar 4-2

Imprimir

área de impresión 4-3, 7-24

campos de fusión 6-20

configuración 4-2, 4-5

definiciones de campos 4-5,

7-24

definiciones de guiones 4-4,

7-24

etiquetas 4-3

configuración 6-7

consejos 6-7

formularios 4-4, 7-24

guiones 4-5

informes 4-4

informes con datos agrupados

4-3

márgenes fijos 7-23

objetos no imprimibles 7-27

orientación de página 4-2, 4-4

orientación página 4-5

partes de subsumario 4-3

presentaciones 4-4, 7-24

presentaciones anchas 4-2

privilegios de acceso 9-1

procedimientos 4-4

registros 4-4

registros vacíos 4-5, 7-24

sobres 4-3

vista previa 4-3

Imprimir vista previa. Consulte

Vista previa, modo

Incrustados, grupos 7-19

Indexar

campos 5-12

campos coincidentes 8-6

campos de texto, limitaciones

8-6

I-10 Guía de usuario de FileMaker Pro

restricciones de campos de

texto 3-7

texto, restricciones de campos

3-4

Indice

en la Ayuda de FileMaker Pro

xiv

pegar 2-8

Informes

Consulte Presentaciones

añadir fecha, hora, números de

página 7-12

añadir números de página 7-12

Columnas, presentación de

Lista/informe en columnas

6-6

con datos agrupados

exportar datos 12-9

imprimir 4-3

crear 6-2

en columnas 6-9

imprimir 4-4

Lista/informe en columnas

registros en columnas 6-9

vista previa 4-3

Iniciales, cabeceras y pies de

página

descripción 6-28

Iniciar campos. Consulte

Coincidentes, campos

Iniciar FileMaker Pro 1-7

Insertar

gráficos 2-13

películas 2-13

Intercambiar archivos

Consulte también Exportar;

Importar; Redes; ODBC

actualizaciones 8-1, 8-6

bases de datos relacionales 8-1

con otras aplicaciones 15-1

consideraciones

multiplataforma 12-1

entre aplicaciones 12-2

exportar 12-1, 12-7

importar 12-1

Intercambiar información.

Consulte Intercambiar archivos

Intercambiar presentaciones 6-8

Intercambio dinámico de datos.

Consulte DDE

interlineado personalizado 7-14

Internacionales, archivos 1-7

Internet

Consulte también Web

acceso 14-5

descripción 14-1

Internet Explorer 14-13

Interrumpir guiones. Consulte

Guiones, pausas

Interrupción, campos 6-29, 6-30

Intranet 14-1

Consulte también Web

Introducir datos

automáticamente 5-10

escribir en campos 2-7

Invitados

abrir archivos 13-5

cerrar archivos 13-5

descripción 13-1

enviar mensajes a 13-4

guardar archivos 13-2, 13-5

límites en la Web 14-3

realizar tareas 13-2

ISP 14-2, 14-5

Java Script, en navegadores Web

14-13

KAR, formato 2-13

Lectura/escritura, contraseña.

Consulte Acceso, privilegios

Libro de visitas, en la Web 14-13

Límites de campos, texto, botones

7-19

Líneas 7-15

Líneas de base en bordes de

campos 7-2

Lista, separadores 11-5

Listas desplegables.

ConsulteDesplegables, listas

Listas, visualizar registros 2-2

Literal, búsqueda de texto 3-3

Lógica

búsqueda AND 3-6

búsqueda OR 3-6

Lógicas

funciones 11-11

Lógicos

operadores 11-4

Lotus 1-2-3, formato 12-2

MacIPX 13-2

Macros. Consulte Guiones

Maestra, contraseña

definir 9-1

grupos 9-5

Maestra, tabla. Consulte Maestro,

archivo

Maestro, archivo

descripción 8-2

planificar 8-8

Maestros, registros

buscar datos relacionados 3-5

copiar 2-9

duplicar 2-5

eliminar 2-6, 8-12

ordenar con campos

relacionados 3-10

Marcado automático A-3

Marcar números de teléfono

pasos de guiones 10-10

procedimientos A-3

Márgenes

alternar 7-23

cambiar, regla de texto 7-14

configurar 7-23

etiquetas 7-23

visualizar

en modo Presentación 7-24

en modo Vista previa 4-3

Maximizar ventana A-6

Máximo de campos sumario 5-8

Mayúsculas/minúsculas, texto

3-3

Media de campos sumario 5-8

Memoria, preferencias A-3

Mensajes, enviar 13-4

Menú, comandos, privilegios de

acceso 9-2

Menús

Archivo

listar archivos recientes

A-2

contextuales, descripción 1-6

Fuente, personalizar 7-14

Guiones

añadir elementos 10-6,

10-11

eliminar elementos 10-11

ordenar de nuevo elemen-

tos 10-13

menú desplegable de

presentaciones 6-8

menús desplegables. Consulte

Desplegables, menús

Menús, comandos

ejecutar 1-5

índice I-11

Microsoft Access 15-2

Microsoft Excel. Consulte Excel

Microsoft Word 12-2, 15-2

Microsoft, Visual Basic 15-2

MIDI, formato 2-13

Mínimo de campos sumario 5-8

Módem, configurar A-3

Modificar. ConsulteCambiar

Modo, menú desplegable 1-4

Modos 1-4

Modos, menú desplegable 6-1

Moneda

exportar formatos 12-8

formato 6-25

Mostrar/ocultar

Consulte ocultar objetos

estado, área 2-1

Guía de ajuste 7-22

líneas de regla 7-22

reglas 7-22

Muchos a muchos, definir

relaciones 8-16

Multiclave, campos 8-6

Multimedia 2-13

Multiplataforma

compartir archivos 1-7, 13-1

consideraciones 13-2

exportar 12-1

importar 12-1

Multiusuario, archivos 13-4

ocultar en cuadro de diálogo

Anfitriones 13-4

Navegador Web

abrir URL 2-8, 10-10, 14-3

configurar vistas 14-11

iniciar 10-10

página Web principal 14-4,

14-7

proteger archivos 14-5

requisitos 14-13

vistas 14-16

visualizar bases de datos 14-4,

14-7, 14-16

Netscape Navigator 14-13

Ninguna contraseña 9-1

No autorizados, usuarios.

Consulte Acceso, privilegios

No imprimible, objeto 7-27

NOT, operador 11-4

Nueva presentación/informe,

asistente

descripción 6-2

Numéricos, campos

Consulte también Campos

buscar 3-4

descripción 5-4

formato 6-25

introducir datos 2-7

Números de página

insertar en presentaciones

7-12

y saltos de página 6-32

Números de registros

insertar en presentaciones

7-12

Números de teléfono

marcar A-3

paso de guión para marcar

10-10

Objetos

agrupar 7-19

alinear 7-20, 7-21

añadir a presentaciones 6-31,

7-15, 7-18

bloquear 6-17

cambiar tamaño 6-16, 7-21

colocar 6-15, 7-21

copiar 6-14

cortar 6-14

desagrupar 7-19

descripción 6-12

deslizamiento

configurar 7-26

descripción 7-25

visualizar 7-26, 7-27

desplazar

en presentaciones 6-15,

7-21

entre aplicaciones 6-14

entre presentaciones 6-14

editar con rapidez 1-6

efectos de relieve, grabado y

sombra paralela 7-17

eliminar 6-15

gráficos 7-15, 7-18

no imprimibles 7-27

orden de apilamiento 7-20

pegar 6-14

relleno 7-16

rotar 7-20

seleccionar 6-13, 6-14

texto

añadir 7-11

eliminar 2-15

pegar 2-15

reemplazar 2-15

Objetos OLE

trabajar con 13-3

Objetos, retículas

anular al cambiar la forma de

objetos 6-16

Observaciones en guiones 10-10

Obtener ayuda. Consulte

FileMaker Pro, Ayuda

Ocultar archivos compartidos

13-4

Ocultar objeto

Consulte Mostrar/ocultar

Ocultar objetos

al imprimir 7-27

durante la impresión 7-24

ODBC

Consulte también Acceso a

datos, de Companion

configurar panel de control

15-4, 15-6

consideraciones de nombres

de campos 5-4

descripción 15-1

FileMaker Pro como

aplicación cliente 15-5–

15-14

FileMaker Pro como origen de

datos 15-2–15-4

proteger datos 15-4

OLE, objetos

añadir a presentaciones 7-18

funcionamiento 2-17

Omitir

campos

al imprimir 7-27

del orden de tabulación

7-10

durante la impresión 7-24

registros

peticiones de búsqueda 3-7

relacionados 3-5

Opciones por defecto. Consulte

Preferencias

Operadores

AND 11-4

comparación 11-3

en fórmulas 11-3

en peticiones de búsqueda 3-2,

3-7

lógicos 11-4

matemáticos 11-3

NOT 11-4

OR 11-4

preferencia 11-3

I-12 Guía de usuario de FileMaker Pro

texto 11-4

XOR 11-4

Operadores matemáticos 11-3

OR, búsquedas 3-6

OR, operador 11-4

Oracle, bases de datos 15-2, 15-6

Ordenación, tipo

cambiar 3-9

campos sumario 3-11

crear 3-9

en diferentes tipos de campos

3-10

guiones 10-4

registros en la Web 14-14

restaurar original 3-10

Ordenar

consulte también Ordenación,

tipo

campos relacionados 3-10

campos repetidos 3-10

campos sumario 3-11

cancelar 3-9

descripción 3-9

en campos de interrupción

6-32

guiones 10-4

orden ascendente 3-9

orden descendente 3-9

orden personalizado 3-9

registros en la Web 14-14

registros en tablas 2-3

registros maestros con campos

relacionados 3-10

registros relacionados 8-12

relaciones en cuadro de

diálogo 8-13

Ordenar de nuevo

definiciones de campo 5-13

elementos del menú Guiones

10-13

ordenar campos 3-9

partes de presentaciones 6-33

pasos de guiones 10-5, 10-11

presentaciones 6-9

Ordenar, página Web

configurar 14-11

visualizar en navegador 14-18

Origen de datos ODBC 15-1

conectar a 15-7

Ortografia

Consulte diccionarios

Ortografía

comprobar 2-16

configurar preferencias A-6

opciones 2-16

Otros elementos 2-10

Ovalo, herramienta 7-15

Página única, presentación.

ConsulteEstándar, presentación

de formulario

Página Web principal

dirigir usuarios de la Web 14-3

especificar por defecto 14-9

incorporada 14-4, 14-6, 14-9

personalizar 14-7

registrar actividad 14-9

sustituir incorporada 14-7

Página Web principal

incorporada 14-4, 14-7, 14-9

ocultar bases de datos 14-6

Página, orientación para imprimir

4-2, 4-4, 4-5

Páginas Web

configurar 14-11

visualizar bases de datos 14-4,

14-11, 14-16

Paletas

color 7-16

Cuerpo 6-16, 7-21

herramientas 7-15

pluma 7-16

Parámetros

separar 11-5

Parámetros, función

descripción 11-5

Párrafos

atributos 7-14

formato 7-13

Partes, visualizar etiquetas 6-31

Partes. ConsultePresentaciones,

partes

Pasos. Consulte Guiones, pasos

PCX, formato 2-13

Pegar

actuales, fecha, hora o nombre

de usuario 2-11

del índice 2-8

gráficos 2-14

objetos 6-14

objetos OLE 13-3

películas 2-14

símbolos 7-12

sonidos 2-14

texto 2-15

Películas

desplazarse 2-13

eliminar 2-15

en la Web 14-4

insertar en campos 2-13

paso de guión 10-8

pegar 2-14

reproducir 2-14

Permisos. Consulte Acceso,

privilegios

Personalizado

orden, ordenación por lista de

valores 3-9

Personalizados

valores de campo 7-4

Personalizar

interlineado 7-14

Personalizar FileMaker Pro.

Consulte Preferencias

Petición. Consulte Búsqueda

PIC, formato 2-13

PICT, formato (Macintosh) A-6

Pies de página

descripción 6-28

mostrar en vista tabla 6-11

Pitidos

en ortografía A-6

guión 10-10

Planificar

bases de datos 5-1

bases de datos relacionales 8-8

campos 5-1

guiones 10-3

Plantillas

crear archivos 5-2

descripción 5-2

suprimir cuadro de diálogo

Nueva base de datos 5-3

visualizar A-2

Plataformas múltiples. Consulte

Multi-plataforma

Plug-ins

Acceso a datos, de

Companion, activar 15-3

activar A-4

activar Web Companion A-4

descripción 15-2, A-4

Web Companion, activar 14-8

Pluma, atributos 7-16

Poner al día valores de

actualizaciones 8-15

Por defecto

contraseñas A-6

formatos 6-24

Por defecto, contraseña 9-3

Portal Web al instante 14-4

Portal, herramienta 6-22

índice I-13

Portales

Consulte también

Relacionales, bases de datos

barras de desplazamiento 6-22

cambiar 6-22

cambiar aspecto 7-16

cambiar relaciones de 8-14

colocar registros relacionados

6-18

definir 6-22

descripción 8-2

eliminar 6-22

formato 6-22

ordenar 8-12

resumir datos 8-14

rotar 7-20

seleccionar 6-14

Portales, portal Web al instante

14-4

Preferencia de operadores de

fórmulas 11-3

Preferencias

Consulte también Ajustes

abrir con contraseña por

defecto A-6

abrir una presentación

específica A-6

activar Arrastrar y dejar A-2

almacenar gráficos A-6

añadir campos a la

presentación actual A-2

aplicación A-1

archivos compartidos A-5

bloquear herramientas de

presentación A-2

cambiar A-1

conexiones de red A-2

configurar plug-ins A-4

documento A-5

ejecutar guiones A-6

especificar nombres de

usuario A-2

guardar archivos A-3

marcar números de teléfono

A-3, A-4

maximizar ventana A-6

memoria A-3

módem A-3

mostrar atajos de teclado A-2

mostrar/ocultar área de estado

A-6

presentación A-2

tamaño de caché A-3

tamaño de ventana A-6

usar comillas redondas A-6

visualizar archivos de

plantillas A-2

Web Companion 14-8

Prefijos 2-12

Presentación

colocar registros relacionados

6-18

Presentación, menú desplegable

2-1

Presentación, modo 1-4, 6-1

Presentaciones

añadir campos 6-17

añadir gráficos 7-15, 7-18

añadir objetos 6-13

área de impresión 7-24

asignar nombres 6-9

botones 10-13

cambiar 6-8

cambiar nombre 6-9

campos

arrastrar en presentaciones

6-18

colocar 6-17

mostrar 1-3

seleccionar 6-14

suprimir 6-19

visualizar 6-1

campos relacionados

eliminar 6-19

columnas

cambiar tamaño 7-24

configuración 6-10

saltos de página 6-33

configurar preferencias A-2,

A-6

configurar vistas 6-11

crear 6-2

cuadros de campo 7-19

descripción 1-3, 6-1

duplicar 6-9

eliminar 6-9

eliminar campos 6-19

en blanco 6-5

en la Web 14-13, 14-14

escoger 6-8

espacios vacíos, suprimir 7-25

etiquetas 6-5

formulario Estándar 6-3

herramientas

bloquear 7-16, A-2

descripción 6-13

importar 6-9

imprimir

ancha 4-2

generalidades 7-24

partes de subsumario 4-3

procedimientos 4-4

intercambiar 6-8

interlineado personalizado

7-14

Lista/informe en columnas 6-3

márgenes 7-24

modificar 6-8

objeto

no imprimible 7-27

objetos

añadir 6-13, 7-15, 7-18

bloquear 6-17

eliminar 6-15

mejorar 7-17

objetos gráficos 7-15, 7-18

ordenar de nuevo la lista de

menús 6-9

presentación formulario 6-3

privilegios de acceso 9-2, 9-4,

9-6

relacionados, campos

colocar 6-18

sobres 6-5

suprimir 6-9

texto, añadir 7-11

tipos 6-3

ver formulario 2-2

Presentaciones, menú

desplegable 6-8

Presentaciones, objetos. Consulte

Objetos

Presentaciones, partes

añadir 6-29

añadir objetos 6-31

cabecera 6-28

cabecera inicial 6-28

cambiar 6-29, 6-33, 6-34

cambiar tamaño 6-34

cuerpo 6-28

descripción 6-28

eliminar 6-34

etiquetas de campos 6-18

modificar 6-34

números de página 6-32

ordenar de nuevo 6-33

pie de página 6-28

pie de página inicial 6-29

saltos de página 6-32

subsumario 6-29

sumario general 6-29

Presentaciones, texto. Consulte

Texto

I-14 Guía de usuario de FileMaker Pro

Primarias, claves. Consulte

Coincidentes, campos

Principal, base de datos. Consulte

Maestro, archivo

Principales, formas. Consulte

Maestros, registros

Principales, sumarios 6-29

Privilegios. Consulte Acceso,

privilegios

Propiedades, tabla 6-11

Proteger archivos. Consulte

Acceso, privilegios

Publicación en la Web al instante

activar o desactivar 14-8

compartir archivos 14-3, 14-8

configurar vistas 14-11

descripción 14-2

estilos 14-12

idioma de la interfaz 14-9

mostrar listas de valores 7-8

página Web principal

incorporada 14-4, 14-7, 14-9

probar bases de datos 14-15

usar guiones 10-1

visualizar páginas en

navegador 14-4, 14-7, 14-16

Publicación Web estática 14-3

Publicación Web personalizada,

descripción 14-3

Publicar bases de datos en la Web

14-1

generalidades 14-7

Puntero, herramienta. Consulte

Selección, herramienta

Punteros a archivos. Consulte

Relaciones

QuickTime

descripción 2-13

paso de guión 10-8

Rangos, buscar 3-5

Reactualizaciones, descripción

8-15

Rectángulo redondeado,

herramienta 7-15

Rectángulo, herramienta 7-15

Recuento de campos sumario 5-8

Recuperar datos de otros

archivos. Consulte Intercambiar

archivos

Redes

cambiar conexiones A-2

compartir archivos

Web 14-6

FileMaker Pro Server 13-1,

13-6

multiplataforma 13-2

Redondas, comillas A-6

Reemplazar

datos durante la importación

12-2, 12-4

datos en múltiples registros

2-11

texto 2-15

Registrar FileMaker Pro xi

Registro

actual 2-3

Registros

añadir 2-5, 12-4

en la Web 14-18

bloqueados 13-2

buscar 3-1

ejemplo de guión 10-15

en la Web 14-17

cambio de serialización 2-11

coincidir 12-3

copiar 2-5, 2-9

descripción 1-2

desplazarse 2-4

duplicar 2-5

editar en la Web 14-19

eliminar 3-9

en la Web 14-18

eliminar duplicados 3-7

examinar

en la Web 14-16

exportar 12-7

importar 12-2

imprimir

en columnas 6-9

grandes 4-3

procedimientos 4-4

vacío 4-4

números 7-12

omitir 3-7

ordenar 3-9

en la Web 14-14

registros relacionados 8-12

privilegios de acceso 9-1

restablecer 2-8

seleccionar 2-3

semiordenados 3-10

visualizar

en una lista 2-2

grupos 2-1

individuales 2-2

registros ordenados 3-9

visualizar como formularios,

listas o tablas 2-2

visualizar relacionados

ordenados 8-12

Registros maestros. Consulte

Maestros, registros

Registros relacionados. Consulte

Relacionados, registros

Regla de texto

cambiar atributos de texto

7-14

definir tabuladores 7-14

mostrar/ocultar 7-22

Regla, líneas

definir unidades 7-22

descripción 7-22

mostrar/ocultar 7-22

Reglas

definir unidades 7-22

gráficas 7-22

líneas 7-22

mostrar/ocultar 7-22

texto 7-13

Compartidos, archivos

Consulte también Redes

Relacionados, archivos

Consulte también Archivos;

Relacionales, bases de datos

acceder a datos desde un tercer

archivo 8-15

cambiar en relaciones 8-11

descripción 8-2

planificar 8-8

privilegios de acceso 8-5,

8-10, 9-3

Relacionados, campos

Consulte también Campos;

Relacionales, bases de datos

buscar 3-5

cálculos 5-6

cambiar 6-19

definiciones de campo 5-13

descripción 8-2

eliminar de presentaciones

6-19

en presentaciones 6-18

ordenar 3-10

planificar 8-9

resumir datos 8-14

sintaxis de nombres de

campos 8-2

visualizar en la Web 14-6

Relacionados, registros

Consulte también Registros;

Relacionales, bases de datos

índice I-15

añadir 2-5, 8-12

buscar y omitir 3-5

copiar 2-9

definir 2-5

descripción 8-2

duplicar 2-5

eliminar 2-6, 8-12

exportar 12-8

importar 12-2

ordenar 8-12

visualizar en portales 6-18

Relacionales, bases de datos

Consulte Portales;

Relacionados, campos,

archivos, registros;

Relaciones

archivo maestro

planificar 8-8

buscar y omitir reg. 3-5

campos coincidentes

descripción 8-2

planificar 8-6

copiar registros relacionados

2-5

definir 8-10

definir portales 6-22

descripción 8-3

duplicar nombres de archivo

8-11

eliminar registros

relacionados 2-6

maestro, archivo

descripción 8-2

ordenar 3-10

planificar 8-8

portales 8-2

relaciones de muchos a

muchos entre datos 8-16

relaciones de uno a muchos

entre datos 8-5

relaciones de uno a uno entre

datos 8-5

terminología 8-2, 8-6

Relaciones

a y desde el mismo archivo 8-5

Consulte también

Relacionales, bases de datos

autouniones 8-5

cambiar 8-13

cambiar archivo relacionado

8-11

cambiar para portales 8-14

definir 8-11

descripción 8-2

ordenar en cuadro de diálogo

8-13

planificar 8-10

uniones, para relaciones de

muchos a muchos 8-16

Relieve, efectos de objetos 7-17

Relleno, atributos

color 7-16

trama 7-2

Remotos, archivos, compartir

mediante ODBC 15-3

Repetición, funciones 11-10

Repeticiones. Consulte

Repetidos, campos

definir 5-12

descripción 5-12

dividir 12-8

exportar 12-8

importar 12-6

separar 12-8

Repetir campos

formato 7-8

orden de tabulación 7-10

ordenar 3-10

Repetir paneles. Consulte

Portales

Repetir peticiones de búsqueda

3-6, 3-8

Reproducir

películas 2-14

sonidos 2-14

Requisitos

exportar 12-8

importar 12-8

Web Companion 14-3, 14-4

Restablecer

peticiones de búsqueda 3-7

registros 2-8

Restringir acceso. Consulte

Acceso, privilegios

Resumir datos en campos

relacionados 8-14

Retículas

de tablas 6-11

en presentaciones 7-22

Retículas de objetos

activar/desactivar 7-23

definir unidades 7-23

descripción 7-23

RMI, formato 2-13

Rotar objetos 7-20

Salir de FileMaker Pro 1-9, 13-5

Saltos de página

definir 6-32

visualizar

en modo Vista previa 4-3

ScriptMaker

ejemplos 10-15

pasos 10-6

Secundarios, archivosConsulte

Relacionales, bases de datos

Seguridad, archivo. Consulte

Acceso, privilegios

Selección, herramienta 6-13

Selección, manipuladores 6-16

Seleccionar

botones circulares 2-10

cuadros 2-10

de Listas desplegables 2-10

de menús desplegables 2-10

editar elemento 2-10

impresora 4-2

objetos 6-14

agrupar 7-19

desagrupar 7-19

otros elementos 2-10

registros 2-3

registros semiordenados 3-10

texto 2-15

trama 7-16

Serie, modificar números 2-11

Servidor SQL 15-2

Servidor SQL de Microsoft 15-6

Servidor. Consulte Anfitrión;

FileMaker Pro Server

Símbolos

buscar 3-3

exportar 12-7

pegar 7-12

subrayado 14-6

Símbolos, menú desplegable 3-2

Sin almacenar, resultados 5-12

Sintaxis

fórmulas 11-1

nombres de campos

relacionados 8-2

Sistema, formatos

Consulte Formatos

Sobres

imprimir 4-3, 6-8

Sobres, presentación

Consulte Presentaciones

cabeceras 6-8

descripción 6-5

utilizar 6-5

I-16 Guía de usuario de FileMaker Pro

Sólo lectura, contraseña. Consulte

Acceso, privilegios

Sombra paralela, efectos de

objetos 7-17

Sonido

en la Web 14-4

Sonidos

copiar 2-9

eliminar 2-15

grabar 2-14

insertar en campos 2-13

reproducir 2-14

SQL 15-1

crear consultas 15-8

unión SQL 15-9, 15-12

SQL, servidor de Microsoft 15-2

Subformas. Consulte Portales

Subguiones. Consulte Guiones,

subguiones

Subsumario, partes

Consulte Sumario general,

partes

continuo 6-29

descripción 6-29

imprimir 4-3, 6-32

ordenar 6-32

principal 6-29

saltos de página 6-32

Subsumarios

Consulte

descripción 6-29

exportar 12-9

importar 12-2

imprimir 4-4

Subtotales. Consulte Subsumario,

partes; Sumario, campos

Sufijos 2-12

Sumario general, partes

Consulte Sumario general,

partes

Consulte Subsumario, partes

continuo 6-29

descripción 6-29

imprimir 6-32

principal 6-29

saltos de página 6-32

Sumario, campos

definir 5-7

descripción 5-4, 5-7

desplazarse 2-8

desviación típica 5-8

en presentaciones 6-29, 6-31,

6-32

exportar 12-8

fórmulas 11-1

fracción del total 5-8

importar 12-2

máximo 5-8

media 5-8

mínimo 5-8

opciones 5-8

ordenar 3-11

peticiones de búsqueda 3-2,

3-7

recuento 5-8

total 5-8

Sumario, funciones 11-9

Sumario, partes. Consulte

Subsumario, partes; Sumario

general, partes

Sumarios. Consulte Sumario

general, partes

Suprimir Consulte Eliminar

SYLK, formato 12-2, 12-8

Tabla, Vista Web

configurar 14-11

visualizar en navegador 14-17

Tabla, vista. ConsulteVer como

tabla

Tablas

controlar el formato 6-11

visualizar registros 2-2, 6-4

visualizar registros como 2-2

Tablas, bases de datos. Consulte

Bases de datos, archivos

Tablas, derechos. Consulte

Acceso, privilegios

Tablas. Consulte Archivos

Tabulación, orden

campos repetidos 7-10

definir 7-9

en la Web 7-10

omitir campos 7-10

Tabuladores

alineación 7-14

atributos 7-14

decimal 7-14

definir 7-14

insertar en campos 2-7

Tamaño

regla de texto 7-14

texto 7-14

TCP/IP 14-5, A-2

Temas, presentación 6-6

Texto

Consulte también Campos

alineación 7-14

añadir 2-7, 2-15

añadir a presentaciones 7-11

atributos 6-24, 7-13

buscar 3-4

cambiar aspecto 7-16

campos 5-4

color 7-14, 7-16

copiar 2-15, 6-14

cortar 2-15, 6-14

editar 2-15

eliminar 2-15, 6-14

escribir valores en campos 2-7

estilos 7-14

formato 6-24, 7-13, 7-14

herramienta 7-11

interlineado 7-14

límites, mostrar/ocultar 7-18

líneas de base 7-2

operadores 11-4

párrafos 7-13

pegar 2-15, 6-14

reemplazar 2-15

rotar 7-20

seleccionar 2-15, 6-13

usar Arrastrar y dejar A-2

Texto separado por comas 12-2

Texto separado por tabuladores

12-2

Texto, campos. ConsulteTexto

Texto, funciones 11-5

Texto, presentaciones. Consulte

Texto

Total de campos sumario 5-8

Totales. Consulte Sumarios

Tramas

campo 7-2

pluma 7-16

relleno 7-2

seleccionar 7-16

Transacciones, Web 14-9

True 6-25, 11-3

Tutorial xvii

Unión SQL 15-12

Unión, expresiones. Consulte

Relaciones

Uniones. Consulte Relaciones

Unir archivos para relaciones de

muchos a muchos 8-16

Unir campos. Consulte

Coincidentes, campos

índice I-17

Uno a muchos, definir relaciones

8-5

Uno a uno, definir relaciones 8-5

URL, abrir 2-8, 10-10, 14-3

Usar datos de otros archivos.

Consulte Intercambiar archivos

Usuario, nombres

actual

paso de guión 10-8

pegar en campos 2-11

configurar A-2

insertar en presentaciones

7-12

Vacíos

imprimir registros 4-5

Vacíos, campos 3-7

Validar campos 5-11

Valores

actualizar automáticamente

8-6

buscar duplicados 3-7

buscar exactos 3-4

copiar 2-9

insertar indexados 2-8

visualizar 7-7

Valores, campo. Consulte

Campo, valores

Valores, lista

editar 2-10

editar elemento 2-10

Valores, listas

asignar nombre 7-3

Consulte Cuadros

copiar 7-5

definir 7-3

descripción 7-3

editar elementos 7-7

eliminar 7-5

mostrar/ocultar 2-10

opciones 7-4

ordenación personalizada 3-9

otros elementos 2-10

privilegios de acceso 9-2

Circulares, botones

Varias tablas, bases de datos.

Consulte Relacionales, bases de

datos

Ventanas

configurar tamaño A-6

Ver como formulario 2-2

Ver como lista

descripción 2-2

subsumarios 6-32

Ver como tabla 6-4, 6-6

configurar propiedades 6-11

descripción

Ver registros como formularios,

listas o tablas 2-2

Virtuales, resultados 5-12

Vista previa

Consulte también Imprimir

columnas 6-10

presentaciones 4-3

registros 4-3

subsumario, partes 6-32

Vista previa, modo 1-4, 4-3

Vistas, Web 14-16

aspecto 14-12

configurar 14-11

Visualización, formatos 6-24

Visualizar registros

descripción 2-1

en una lista 2-2

grupos 2-1

individualmente 2-2

ordenados 3-9

privilegios de acceso 9-1

Visualizar, modo 1-4, 2-1

WAV, formato 2-13

Web

acceso 14-5

consideraciones de nombres

de campos 5-4

descripción 14-2

hospedar bases de datos 14-2

servidores Web 14-2

terminología 14-1

Web Companion

Consulte también Publicación

en la Web al instante

activar A-4

administración remota 14-10

ajustes por defecto 14-8

configurar 14-8

configurar presentaciones

14-14

estilos 14-12

funciones 11-14

orden de tabulación 7-10

página Web principal 14-4,

14-7, 14-9

páginas de Publicación en la

Web al instante en el

navegador 14-4, 14-7, 14-16

probar bases de datos 14-15

realizar seguimiento de

actividad de usuarios 11-15,

14-9

requisitos 14-3, 14-4

Web Companion de

FileMaker Pro. Consulte Web

Companion

Web, navegador. Consulte

Navegador Web

Web, seguridad en bases de datos

14-5

WKS, formato 12-8

WK1, formato 12-2

World Wide Web. Consulte Web

XOR, operador 11-4

Filemaker Pro 5 El manual del propietario

Marca: Filemaker

Modelo: Pro 5

Categoría: Software de gráficos

Tipo: El manual del propietario

Descargar PDF

informe

Filemaker Pro 5 El manual del propietario

Filemaker Pro 5 El manual del propietario

Artículos relacionados