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Xerox WorkCentre® 7328/7335/7345 Guía de configuración rápida de las funciones de escaneado 701P46840 v1.0 Esta guía incluye instrucciones para: „ Escanear a e-mail en la página 1 „ Configuración de Escanear a buzón (opcional) en la página 5 „ Configuración del escaneado de red (opcional) en la página 9 „ Escaneado a FTP/SMB (opcional) en la página 12 Escanear a e-mail Las copias en papel se pueden escanear y enviar a clientes remotos como documentos adjuntos de e-mails en formato TIFF/JPEG, TIFF multipágina, TIFF de una página, JPEG y PDF. Los servidores SMTP y POP3 se utilizan para enviar y recibir e-mail respectivamente. Consulte también: Guía de administración del sistema: contiene información sobre la configuración del email.Guía interactiva del usuario: contiene información sobre cómo enviar e-mails y cómo configurar las opciones de correo. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 1 Escanear a e-mail Requisitos previos para la configuración de Escanear a e-mail Verifique que: 1. Existe una red operativa que utiliza el protocolo TCP/IP. 2. El dispositivo está provisto de DNS y éstas están correctamente configuradas. Datos para la configuración del e-mail Requisito para la instalación Comentarios Nombre del host o dirección IP del servidor de correo SMTP Obligatorio Si se utiliza un servidor de e-mail externo, el proveedor de servicios de Internet facilitará el nombre o la dirección IP del servidor de e-mail. Nombre de usuario/ contraseña SMTP Obligatorio* Dirección de e-mail de WorkCentre Obligatorio Esta es la dirección de email que aparecerá en el campo "De" en los mensajes enviados desde el dispositivo. Direcciones de e-mail locales Opcionales Se puede crear una libreta de direcciones locales para guardar las direcciones de correo. Puede activarse la dirección del servidor LDAP Nombre del host de LDAP Solo muestra las direcciones de correo de la libreta de direcciones interna de la empresa (LDAP) * Solo si el servidor SMTP requiere un nombre de usuario y una contraseña para la autenticación. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 2 Escanear a e-mail Procedimiento de configuración de Escanear a e-mail 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Pulse Conectar/desconectar, luego escriba la ID de conexión 11111 y pulse Confirmar. Pulse Estado de la máquina y luego la ficha Herramientas. Seleccione Opciones del sistema y luego Configuración de la conectividad y la red. Seleccione Opciones del puerto. En la pantalla Opciones de puerto, seleccione Enviar e-mail y después Cambiar opciones. En la pantalla Enviar e-mail, seleccione Estado del puerto y luego Cambiar opciones. En la pantalla Enviar e-mail: Estado del puerto, seleccione Activado y luego Guardar. Pulse Cerrar. En la pantalla Opciones de puerto, seleccione Recibir e-mail y después Cambiar opciones. En la pantalla Recibir e-mail, seleccione Estado del puerto y luego Cambiar opciones. En la pantalla Recibir e-mail: Estado del puerto, seleccione Activado y luego Guardar y Cerrar. En la pantalla Opciones de puerto, seleccione Recibir e-mail y después Cambiar opciones. En la pantalla Servicio de aviso de correo, seleccione Estado del puerto y luego Cambiar opciones. En la pantalla Servicio de aviso de correo: Estado puerto , seleccione Activado y luego Guardar. Seleccione Cerrar hasta que llegue a la pantalla Herramientas. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 3 Escanear a e-mail Solución de problemas de Escanear a e-mail En los servidores de correo internos de la empresa, substituya la palabra "ISP" por "corporativo" en la siguiente tabla de solución de problemas. Síntoma Error SMTP en el dispositivo multifunción Posible causa Solución/comprobación Servidor de correo o nombre de host incorrecto. Comprobar si se ha introducido el nombre del servidor de correo ISP correctamente en el campo Nombre de host SMTP. Configuración incorrecta en Microsoft Outlook Express. Compruebe si puede acceder al servidor de correo ISP desde Microsoft Outlook Express y si está correctamente configurado. Dirección de e-mail del dispositivo multifunción incorrecta. Compruebe si el dispositivo está utilizando la dirección de e-mail correcta en el campo "De". La dirección de e-mail debe concordar con la que espera el servidor de correo ISP. ISP requiere autenticación SMTP para su servidor de correo. Pregunte a su proveedor de Internet si es un requisito. Si lo es, active la autenticación SMTP del dispositivo a través de Servicios de Internet de CentreWare. El ISP no permite el correo en el puerto estándar número 25. Compruebe con su proveedor de Internet si éste es el problema: pregúntele si pueden aceptar correo en otro número de puerto. En caso afirmativo, cambie el número del SMTP del dispositivo a través de Servicios de Internet de CentreWare. El ISP requiere iniciar la sesión en la cuenta de email a través de Microsoft Outlook Express antes de permitir el envío de correo. Pregunte a su proveedor de Internet si es un requisito. Si lo es, inicie la sesión de la cuenta de Microsoft Outlook Express e intente enviar el mensaje. Si funciona, puede configurar Outlook Express para que compruebe cada 5 o 10 minutos si hay mensajes para la cuenta de email del dispositivo. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 4 Configuración de Escanear a buzón (opcional) Configuración de Escanear a buzón (opcional) Esta función permite guardar documentos en un buzón para su posterior procesamiento. Se puede configurar en el panel de control de la máquina o en un PC de la red a través de la página web de Servicios de Internet de CentreWare. Se muestran las instrucciones para cada método. Consulte también: Guía de administración del sistema: contiene información sobre la configuración del escaneado de red. Guía del usuario interactiva: contiene información sobre el uso de los buzones. Requisitos previos para la configuración de Escanear a buzón Verifique que: 1. Existe una red operativa que utiliza el protocolo TCP/IP. Procedimiento de configuración de Escanear a buzón desde el panel de control 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Pulse Conectar/desconectar. Introduzca 11111 o la ID del usuario con la ayuda del teclado y pulse Confirmar. Pulse el botón Estado de la máquina en el panel de control. Pulse la ficha Herramientas. Seleccione la configuración y calibración y pulse Configurar. Pulse el botón Crear buzón. Desplácese por la lista para localizar un número de buzón no asignado. Seleccione un número de buzón no asignado de la lista. Pulse el botón Crear/Eliminar. Cuando aparezca la pantalla Buzón nuevo: Clave, especifique si desea que se pida o no una clave para acceder al buzón mediante los botones Activar y Desactivar. Si selecciona Activar, introduzca el número de clave con el teclado numérico. 11. Pulse Guardar para guardar la configuración. Para salir de la pantalla sin guardar los cambios, pulse el botón Cancelar. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 5 Configuración de Escanear a buzón (opcional) 12. Cuando se abra la pantalla Opciones del buzón, se mostrarán cinco opciones en cinco líneas horizontales numeradas. Las opciones disponibles son: Nombre del buzón, Comprobar clave, Eliminar doc. después de recuperados, Eliminar documentos caducados y Vincular hoja de flujo trabajo con buzón. 13. Para asignarle un nombre al buzón, pulse en la línea de selección Nombre del buzón. 14. Luego seleccione Cambiar opciones. 15. Introduzca el nombre del buzón con el teclado de la pantalla táctil. 16. Cuando haya terminado, pulse Guardar. Para salir de la pantalla sin guardar los cambios, pulse el botón Cancelar. 17. En la pantalla Opciones del buzón, seleccione otra de las opciones que desee configurar y pulse el botón Cambiar opciones para introducir los cambios oportunos. A continuación, seleccione Guardar. 18. Para salir de la pantalla Configuración del buzón, pulse Cerrar. 19. Para salir de la pantalla que muestra la lista de buzones asignados y no asignados, pulse Cerrar. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 6 Configuración de Escanear a buzón (opcional) Procedimiento de configuración de Escanear a buzón mediante los Servicios de Internet de CentreWare 1. En una estación de trabajo, abra un explorador de web (como Internet Explorer) e introduzca la dirección IP del dispositivo con el formato http://xxx.xxx.xxx.xxx (las xxx representan la dirección IP del dispositivo). Si está correctamente conectado, debería aparecer la página web de Servicios de Internet de CentreWare para su dispositivo. 2. Haga clic en la ficha Escanear. 3. Seleccione el buzón del directorio. 4. Cuando aparezca la lista numerada de buzones, localice un número de buzón no asignado y pulse el botón Reg. 5. Escriba el nombre del buzón en la casilla Nombre del buzón. 6. Escriba una clave en la casilla Clave. 7. Confirme la clave volviendo a introducirla en la casilla Introducir la clave otra vez. 8. Le recomendamos que proteja el acceso a su buzón seleccionando Siempre en el cuadro de lista desplegable Comprobar clave. 9. Seleccione la casilla Eliminar documentos automáticamente si desea borrar los documentos del buzón tras su recuperación. 10. Seleccione la casilla Eliminar documentos caducados como sustituto o además de Eliminar automáticamente. 11. Haga clic en Aplicar cuando haya terminado. Nota Si se solicita introducir un nombre de usuario y una clave, los valores predeterminados son 11111 y x-admin respectivamente. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 7 Configuración de Escanear a buzón (opcional) Procedimiento de configuración de Escanear a buzón 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Desde la pantalla principal del dispositivo, pulse el botón Escanear a buzón. Se abrirá la pantalla Escanear a buzón, con una lista de buzones. Desplácese con la flecha por los iconos hasta encontrar su buzón. Selecciónelo tocando la línea de selección correspondiente en la pantalla táctil. Cuando aparezca la pantalla Clave, introduzca su clave (compuesta por números) con el teclado numérico del panel de control. Pulse el botón Confirmar de la pantalla táctil. Utilice los controles para configurar las opciones de escaneado. Coloque el documento en el alimentador de documentos y pulse Comenzar. Pulse el botón Servicios para volver a la pantalla principal. Nota Para mostrar el documento escaneado en un PC con Windows, instale el controlador del escáner en el PC o utilice los Servicios de Internet de CentreWare. Para más información, consulte el CD-ROM de funciones de CentreWare y el capítulo "Servicios de Internet de CentreWare" de la Guía de usuario. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 8 Configuración del escaneado de red (opcional) Configuración del escaneado de red (opcional) El escaneado de red utiliza protocolos FTP o SMB para transferir documentos escaneados a un servidor o cliente. Para poder activar esta función, es necesario configurar una serie de plantillas (propiedades del archivo escaneado) y de depósitos (carpetas de destino). Consulte también: Guía del usuario interactiva: contiene información sobre cómo realizar escaneados de red y cómo configurar plantillas y depósitos. Guía de administración del sistema: contiene información sobre la configuración del escaneado de red. Requisitos previos para la configuración de Escaneado de red Verifique que: 1. Existe una red operativa que utiliza el protocolo TCP/IP. 2. Existe un depósito (carpeta) en el servidor FTP o SMB para guardar los documentos escaneados. Para acceder a dicha carpeta, es preciso crear una cuenta de usuario para el dispositivo en el servidor. Procedimiento de configuración de plantillas Para escanear los documentos y guardarlos en el depósito preconfigurado, es necesario crear como mínimo una plantilla, normalmente llamada "plantilla predeterminada". Ésta se puede crear mediante los servicios de Internet o mediante el software SMARTsend desde un servidor de plantillas remoto. Para crearla y configurarla mediante los servicios de Internet, siga las siguientes instrucciones. 1. Abra el explorador de web en el PC e introduzca la dirección IP de la máquina en el campo Dirección o Ubicación. Pulse Intro. 2. Haga clic en la ficha Propiedades. 3. Haga clic en la carpeta Escaneado de red. 4. Seleccione el enlace Plantilla predeterminada. 5. Haga clic en Editar para Destino del archivo. 6. Seleccione una norma para archivar documentos en la lista desplegable. Recuerde que puede aceptar simplemente la norma prefijada (cambiar nombre archivo nuevo) 7. Tenga en cuenta que el destino mostrado en Destino del archivo debe coincidir con la información introducida anteriormente al configurar el depósito de archivos escaneados. Si tiene más de un depósito, puede seleccionar uno en la lista desplegable. 8. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios o en Deshacer para salir sin guardarlos. Si elige aplicar los cambios, puede que necesite introducir el nombre de usuario de administrador (prefijado: 11111) y contraseña (prefijado: x-admin). Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 9 Configuración del escaneado de red (opcional) 9. Introduzca cualquier información sobre el Campo de administración de documentos (opcional). Si en este cuadro ya hay algún listado, puede hacer selecciones de forma individual y luego hacer clic en Editar. Esta información se guarda junto con el documento escaneado en el Historial de trabajos. A dicho historial se puede acceder desde un software de otros fabricantes para extraer la información y asociarla con el archivo escaneado. a. Haga clic en Agregar. b. Lea las descripciones que se le proporcionan para establecer los parámetros deseados. c. Pulse Aplicar cuando haya terminado. 10. Para establecer los parámetros de la plantilla predeterminada, seleccione Editar en cualquiera de las opciones disponibles, entre las cuales se encuentran: Escaneado de red, Opciones avanzadas, Ajuste del diseño, Opciones de archivado, Opciones de informes y Funciones de compresión. 11. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios. Nota Seleccione la opción de compresión MRC, si está disponible, para hacer una compresión Mixed Raster Content (MRC). Con este método, se divide la imagen escaneada según su contenido y luego se comprime cada área del modo más adecuado en cada caso. Con esta opción se consigue una mejor calidad de imagen para los archivos pequeños. Nota Nota concerniente a XPS que permiten búsquedas: si esta opción está disponible, el formato que permite búsquedas incluye una segunda capa de datos con el texto del documento escaneado. La segunda capa se convierte en un formato OCR para permitir realizar búsquedas en el texto, copiar y pegar según se desee. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 10 Configuración del escaneado de red (opcional) Procedimiento de Escaneado de red 1. 2. 3. 4. 5. Seleccione en el dispositivo Todos los servicios seguido de Escaneado de red. Seleccione una plantilla de la lista. También se puede cambiar cualquier otro valor a través del panel de control sin que afecte a la configuración de la plantilla; solo se verá afectado el trabajo actual. Coloque un documento de prueba en el alimentador de documentos. Pulse el botón verde Comenzar. El trabajo se envía al servidor utilizando el protocolo FTP o SME, según lo definido en la plantilla. Conéctese desde su PC a un servidor FTP o SMB. Entre en el depósito (destino) que ha especificado anteriormente, donde encontrará el documento escaneado. Nota Si se ha activado la autenticación remota, aparecerá una pantalla de inicio de sesión separada cuando se seleccione la función Escaneado de red. Los documentos no se escanean a menos que el servidor de autenticación remota autentique el acceso del usuario. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 11 Escaneado a FTP/SMB (opcional) Escaneado a FTP/SMB (opcional) El dispositivo permite escanear y enviar los archivos a un servidor o cliente con los protocolos FTP o SMB. Para ello, es necesario crear unos directorios (depósitos) en el servidor para guardar los documentos escaneados. Consulte también: Guía de administración del sistema: contiene información sobre la configuración del escaneado a FTP/SMB. Guía del usuario interactiva: contiene información sobre cómo escanear a FTP/SMB. Requisitos previos para escanear a FTP Para utilizar la transmisión FTP, se necesita disponer de una cuenta con nombre de usuario y contraseña en uno de los siguientes servidores FTP: „ Microsoft Windows Server 2003 „ Servicio FTP de Microsoft Internet Information Server 6.0 „ Microsoft Windows NT Server 4.0, Microsoft Windows 2000 Server, Microsoft Windows NT Workstation 4.0, Microsoft Windows 2000 Professional o Microsoft Windows XP „ Servicio FTP de Microsoft Internet Information Server 3.0 o posterior „ Mac OS X „ Servicio FTP de Mac OS X 10.1.5/10.2.x/10.3.8/10.3.9/10.4.2 „ NovellNetWare „ Servicio FTP de NetWare 5.11 o 5.12 Consulte el manual proporcionado con el software correspondiente para obtener información sobre la configuración del servicio FTP. Requisitos previos para escanear a SMB Para utilizar la transmisión SMB, es necesario disponer de un PC que funcione con los siguientes sistemas operativos: „ Microsoft Windows 98 „ Microsoft Windows Me „ Microsoft Windows NT 4.0 „ Microsoft Windows 2000 „ Microsoft Windows Server 2003 „ Microsoft Windows XP Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 12 Escaneado a FTP/SMB (opcional) Procedimiento de configuración de escaneado a FTP/SMB Para utilizar la función Escanear a PC (FTP/SMB), es necesario activar los puertos correspondientes (cliente FTP o SMB) en el dispositivo y comprobar que se ha especificado una IP. Nota La configuración también se puede realizar a través de los Servicios de Internet CentreWare. Si desea obtener más información sobre el uso de dichos servicios, consulte la sección "Servicios de Internet" de esta guía. 1. 2. 3. Abra la pantalla Menú del administrador del sistema. a. Pulse el botó Conectar/desconectar. b. Introduzca la ID de inicio de sesión (11111) con el teclado del panel o el de la pantalla y luego pulse sobre Confirmar. c. Pulse el botón Estado de la máquina en el panel de control. d. Pulse la ficha Herramientas. Cuando utilice el protocolo SMB, active el puerto correspondiente. a. Seleccione Opciones del sistema. b. Pulse Configuración de la conectividad y la red. c. Seleccione Opciones del puerto. d. Seleccione SMB y a continuación Cambiar opciones. e. Seleccione Estado del puerto y a continuación Cambiar opciones. f. Seleccione Activado y después Guardar. g. Seleccione Cerrar hasta que llegue a la pantalla Opciones del puerto. Cuando utilice el protocolo FTP, active el puerto correspondiente. a. Seleccione Opciones del sistema. b. Pulse Configuración de la conectividad y la red. c. Seleccione Opciones del puerto. d. Desde la pantalla de la ficha Herramientas, seleccione Opciones de red y a continuación Opciones del puerto. e. En la pantalla Opciones de puerto, seleccione Cliente FTP y después Cambiar opciones. Seleccione Estado del puerto y a continuación Cambiar opciones. f. g. Seleccione Activado y después Guardar. h. Seleccione Cerrar hasta que llegue a la pantalla de la ficha Herramientas. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 13 Escaneado a FTP/SMB (opcional) 4. Establezca una Dirección IP. Si el dispositivo ya tiene una dirección IP establecida, este paso se lo puede saltar. Por otra parte, si está en un entorno con DHCP o BOOTP, configure la manera de obtener una dirección IP. Si la dirección no se puede obtener de forma automática, o se prefiere una configuración estática, configure una IP, una máscara de subred y una dirección de puerta de enlace como sigue: a. b. c. En la ficha Herramientas, pulse en Configuración de la conectividad y la red y a continuación Opciones de protocolo. Seleccione Resolución de direcciones IPv4 (u otro modo) y luego Cambiar opciones. Seleccione una entre [DHCP], [BOOTP], [RARP], [DHCP/Autonet] o [Estática] y a continuación pulse Guardar. Si selecciona cualquiera de las opciones que no sea [Estática], continúe en el paso 5. Nota: cuando utilice una comunicación TCP/IP asegúrese de que utiliza un servidor DNS (o WINS para SMB). Puede hacerlo desde las páginas web de Servicios de Internet de la máquina, a la que accederá si introduce la dirección IP en el navegador (según se indica en la sección Direccionamiento dinámico TCP/IP de esta guía). d. e. En la pantalla Opciones de protocolo, seleccione TCP/IP: Dirección IP y después Cambiar opciones. Introduzca la dirección IP con el teclado numérico. Nota: la dirección debe tener el formato "xxx.xxx.xxx.xxx". Donde "xxx" debe ser un valor numérico entre 0 y 255. No obstante, los siguientes valores no son válidos: 224 255.xxx.xxx.xxx y 127.xxx.xxx.xxx. f. g. Seleccione Guardar. Configure la TCP/IP: Máscara de subred y la TCP/IP: Dirección de puerta de enlace siguiendo el mismo proceso descrito anteriormente. Nota: la puerta de enlace debe tener el formato "xxx.xxx.xxx.xxx". Donde "xxx" debe ser un valor numérico entre 0 y 255. No obstante, los siguientes valores no son válidos: 224 - 255.xxx.xxx.xxx y 127.xxx.xxx.xxx. Especifique la máscara de subred con una combinación de los números 0, 128, 192, 224, 240, 248, 252, 254 y 255, pero sin utilizar 0 entre valores que no sean cero. Si no tiene que especificar la dirección de la puerta de enlace, introduzca "0.0.0.0". 5. 6. 7. Seleccione Cerrar hasta que llegue a la pantalla Herramientas. Espere unos segundos para que le desconecte el servicio autocancelar. Si ha modificado alguna opción, el dispositivo se reiniciará automáticamente para registrar y aplicar los cambios. Una vez reiniciado, imprima un informe de configuración para confirmar que los puertos están activados y TCP/IP está configurada correctamente. Si se ha activado la autenticación remota, aparecerá una pantalla de inicio de sesión separada cuando se seleccione la función Escanear a FTP/SMB. Los documentos no se escanean a menos que el servidor de autenticación remota autentique el acceso del usuario. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 14 Escaneado a FTP/SMB (opcional) Procedimiento de escaneado a FTP/SMB Tras activar los puertos correspondientes, configurar la TCP/IP y agregar las direcciones de los PC destinatarios a la libreta de direcciones, se puede utilizar la función Escanear a PC (FTP/SMB) del siguiente modo: 1. Seleccione Escanear a PC en la pantalla Todos los servicios. 2. Pulse Protocolo de transferencia, seleccione un protocolo y pulse Guardar. 3. Situése sobre las líneas vacías de la pantalla e introduzca manualmente las opciones del servidor, o pulse Libreta de direcciones para localizar el PC destinatario. Para la función SMB también puede navegar en Microsoft Network. 4. Coloque el documento en el alimentador de documentos y pulse Comenzar. El proceso de transferencia de datos se muestra en la pantalla. Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 15 Escaneado a FTP/SMB (opcional) Copyright © 2007 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 16