Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 Guía del usuario
- Tipo
- Guía del usuario
6.0.0 | Septiembre de 2011 | 3725-18004-003E
Guía de planificación de Polycom
para Microsoft
®
Outlook
®
© 2011 Polycom, Inc. Todos los derechos reservados.
Polycom, Inc.
4750 Willow Road
Pleasanton, CA 94588-2708
EE.UU.
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medio, electrónico o mecánico, con cualquier propósito, sin la autorización expresa por escrito de Polycom, Inc.
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con respecto al software utilizado en sus productos. El software está protegido por las leyes de copyright de los
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otro material protegido por las leyes de copyright (por ejemplo, un libro o una grabación sonora).
Se han realizado todos los esfuerzos posibles para garantizar que la información de este manual sea exacta.
Polycom, Inc., no es responsable de los errores de impresión o administrativos. La información contenida en el
presente documento está sujeta a cambios sin previo aviso.
ii
Información de la marca comercial
Polycom®,el logotipo de los “triángulos” de Polycom y los nombres y marcas asociados a los productos de
Polycom son marcas comerciales o marcas de servicio de Polycom, Inc. y son marcas registradas o marcas
legales comunes en los Estados Unidos y en otros países.
Todas las demás marcas comerciales son propiedad de sus respectivos titulares.
Información de patentes
El producto suministrado está protegido por una o más patentes en los EE. UU. y en otros países, así como por
patentes en curso de Polycom, Inc.
Polycom, Inc. iii
Contenido
1 Configuración del Polycom
®
Scheduling Plugin para
Microsoft
®
Outlook
®
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Requisitos del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Instalación del Scheduling Plugin para Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Configuración de un calendario de videoconferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Introducción o edición de los ajustes de inicio de sesión del Polycom
Scheduling Plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Configuración del seguimiento de respuesta de los asistentes . . . . . . . . . . . 6
Visualización de la versión de Scheduling Plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Desinstalación del complemento de planificación para Outlook . . . . . . . . . 7
2 Planificación de reuniones de vídeo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Planificación de una reunión de vídeo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Edición de una reunión planificada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3 Operaciones de planificación avanzadas . . . . . . . . . . . . . . 15
Editar los ajustes de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Selección de un puente para la conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Creación de una conferencia en cascada a través de varios puentes . . . . . 21
Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
iv Polycom, Inc.
Polycom, Inc. 1
1
Configuración del Polycom
®
Scheduling Plugin para
Microsoft
®
Outlook
®
Este capítulo describe cómo instalar y configurar el Polycom
®
Scheduling
Plugin para Microsoft
®
Outlook
®
. Incluye los temas siguientes:
• Instalación del Scheduling Plugin para Outlook
• Configuración de un calendario de videoconferencia
• Configuración del seguimiento de respuesta de los asistentes
• Introducción o edición de los ajustes de inicio de sesión del Polycom
Scheduling Plugin
• Visualización de la versión de Scheduling Plugin
• Configuración de un calendario de videoconferencia
Requisitos del sistema
Para instalar el Scheduling Plugin para Outlook, el sistema cliente debe tener:
• Microsoft Outlook 2003 SP3, Outlook 2007 SP2 o Outlook 2010
• Un explorador de Internet.
• Adobe
®
Flash
®
Player 9.x ó 10.0.x (disponible en www.adobe.com)
Los procedimientos incluidos en este documento describen cómo realizar esas
tareas cuando se trabaja con Microsoft Outlook 2007. Consulte la ayuda en línea
de Microsoft Outlook si tiene alguna pregunta sobre cómo realizar las tareas en
otras versiones de Outlook.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
2 Polycom, Inc.
Si instala el Scheduling Plugin para Outlook en su propio sistema, también
debe conocer la dirección IP de un sistema Polycom
®
Converged Management
Application
™
(CMA) y su nombre de usuario, contraseña y dominio para el
sistema. Si el sistema Polycom CMA está integrado en el directorio de empresa
de su compañía, ésas pueden ser sus credenciales de red. Póngase en contacto
con el administrador del sistema para obtener esta información.
No necesita esta información si un administrador realiza una instalación
silenciosa del Scheduling Plugin para Outlook en su sistema.
Instalación del Scheduling Plugin para Outlook
Esta sección describe cómo instalar el Scheduling Plugin para Outlook en su
propio sistema.
Para instalar el complemento de planificación para Outlook
1 Asegúrese de que Microsoft Outlook esté cerrado.
2 Si no se trata de la primera instalación del Scheduling Plugin para
Microsoft Outlook, vaya al Panel de control del sistema y quite las
versiones anteriores del software.
3 Para los sistemas Windows Vista o Windows 7, defina el ajuste del
Control de cuentas de usuario (UAC) en el nivel más bajo disponible.
Para obtener más información, consulte la ayuda en línea de Windows.
4 Abra una ventana del explorador y escriba la dirección IP del servidor del
sistema Polycom CMA en el campo Dirección.
5 Cuando aparezca la pantalla de inicio de sesión, introduzca el Nombre
de usuario y la Contraseña.
6 Si es necesario, seleccione un Idioma o Dominio distinto.
7 Haga clic en Inicio de sesión.
8 En la barra de herramientas, haga clic en Descargas.
9 Haga clic en el Polycom Scheduling Plugin para Microsoft Outlook.
10 Guarde el archivo de instalación en su equipo local.
11 Cierre la pantalla Descargas y haga clic en Cerrar sesión.
12 Haga doble clic en el archivo descargado para ejecutar el archivo de
instalación.
13 Lea el contrato de licencia cuando le aparezca el mensaje, acepte las
condiciones y haga clic en Siguiente.
Configuración del Polycom
®
Scheduling Plugin para Microsoft
®
Outlook
®
Polycom, Inc. 3
14 En la página Configuración:
a Introduzca la dirección IP del servidor (o DNS) del sistema
Polycom CMA
b Según sea necesario, seleccione Iniciar sesión mediante las
credenciales de inicio de sesión de red.
c Haga clic en Siguiente y, a continuación, haga clic en Instalar.
15 Una vez que el asistente finalice la instalación, haga clic en Finalizar.
16 Para comprobar la instalación, inicie Microsoft Outlook y busque el menú
Vídeo en la barra de herramientas.
Configuración de un calendario de videoconferencia
Para planificar reuniones de videoconferencia, primero debe configurar un
calendario de videoconferencia. Puede asociar el calendario de videoconferencia
con su calendario de Microsoft Outlook o mantener los dos calendarios por
separado.
Para asociar un calendario de videoconferencia con su calendario
1 Abra Microsoft Outlook.
2 Haga clic con el botón derecho en el marco Calendario y seleccione
Propiedades.
El cuadro de diálogo Propiedades del calendario se abre en la ficha
General.
3 En la lista desplegable Al exponer un elemento en esta carpeta, usar...,
seleccione Formularios.
Aparece el cuadro de diálogo Elegir formulario.
4 Seleccione Biblioteca de formularios personales de la lista Buscar en.
5 Seleccione Reunión de vídeo/audio de Polycom y haga clic en Abrir.
6 Asegúrese de que esté seleccionada la opción Reunión de vídeo/audio
de Polycom en el campo Al colocar en esta carpeta y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
Microsoft Outlook lleva un seguimiento únicamente de las respuestas de los
asistentes para las reuniones planificadas en el calendario del sistema de Outlook.
Si dispone de dos calendarios independientes, Microsoft Outlook no podrá llevar el
seguimiento de las respuestas de los asistentes a las reuniones programadas en el
calendario de videoconferencias.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
4 Polycom, Inc.
Para crear un calendario de videoconferencia independiente
1 Abra Microsoft Outlook.
2 Si tiene Microsoft Outlook 2007:
a Haga clic en Herramientas > Opciones.
El cuadro de diálogo Opciones se abre en la ficha Preferencias.
b Seleccione la ficha Otros.
c En la sección General de la ficha Otros, haga clic en Opciones
avanzadas.
d En el cuadro de diálogo Opciones avanzadas, marque Mostrar ficha
Programador en la cinta de opciones y haga clic en Aceptar.
e Cierre el cuadro de diálogo Opciones.
3 Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.
4 En el campo Nombre del cuadro de diálogo Crear nueva carpeta,
introduzca un nuevo nombre de calendario (por ejemplo, Calendario de
videoconferencia).
5 Desde la lista desplegable Contenido de la carpeta, seleccione Elementos
del Calendario y haga clic en Aceptar.
6 Seleccione Calendario en el panel de navegación y busque el calendario
que creó en el paso 4.
7 Haga clic con el botón derecho en el calendario y seleccione Propiedades.
El cuadro de diálogo Propiedades del calendario se abre en la ficha
General.
8 En la lista desplegable Al exponer un elemento en esta carpeta en la ficha
General, seleccione Formularios.
Aparece el cuadro de diálogo Elegir formulario.
9 En la lista Buscar en del cuadro de diálogo Elegir formulario, seleccione
Biblioteca de formularios personales.
10
Seleccione Reunión de vídeo/audio de Polycom en la Biblioteca de
formularios personales y haga clic en Abrir.
11 Asegúrese de que el campo Al exponer un elemento en esta carpeta
especifique Reunión de vídeo/audio de Polycom y haga clic en Aceptar.
Configuración del Polycom
®
Scheduling Plugin para Microsoft
®
Outlook
®
Polycom, Inc. 5
Introducción o edición de los ajustes de inicio de sesión del
Polycom Scheduling Plugin
Antes de poder programar una reunión de vídeo, deberá introducir estos
ajustes de inicio de sesión en el complemento. Si un administrador instaló el
complemento de planificación por usted, es posible que estos ajustes de inicio
de sesión ya estén configurados. De ser así, utilice este procedimiento para
editar los ajustes según sea necesario.
Si el sistema de administración de videoconferencia funciona en modo seguro,
tenga en cuenta que el almacén de certificados debe confiar en las entidades de
certificación raíz.
Para introducir los ajustes de inicio de sesión
1 Si el sistema de administración de videoconferencia funciona en
modo seguro:
a Instale el certificado necesario para el funcionamiento seguro.
b En la ventana del navegador (normalmente Herramientas > Opciones
de Internet > Opciones avanzadas), deshabilite:
» Advertir sobre la falta de coincidencia en la dirección de
los certificados
» Advertir si se cambia entre un modo seguro y un modo no seguro
c Reinicie el navegador.
2 Abra Microsoft Outlook.
3 Desde la barra de herramientas de Microsoft Outlook, haga clic en
Vídeo > Ajustes de inicio de sesión.
Se abre el cuadro de diálogo Ajustes de inicio de sesión del Polycom
Scheduling Plugin.
4 Si es necesario, seleccione un Idioma distinto.
5 Introduzca la misma dirección IP de servidor que utilizó para descargar
complemento de planificación.
6 Introduzca el mismo Nombre de usuario y Contraseña que utilizó para
iniciar sesión en el sistema Polycom CMA o seleccione la opción Iniciar
sesión mediante las credenciales de inicio de sesión de red.
7 Si es necesario, seleccione un Dominio distinto.
8 Si el sistema de administración de videoconferencia está funcionando en
modo seguro, seleccione la opción https.
9 Haga clic en Aceptar.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
6 Polycom, Inc.
Configuración del seguimiento de respuesta de los asistentes
Microsoft Outlook lleva un seguimiento automático de las respuestas de los
asistentes a las solicitudes de reunión del sistema de videoconferencia conforme
realiza otras solicitudes de reunión, mostrando los emails de respuesta.
De forma predeterminada, el sistema de administración de videoconferencia
también lleva un seguimiento automático de las respuestas de los asistentes
cuando Microsoft Outlook muestra los emails de respuesta. Sin embargo,
este seguimiento automático de respuestas necesita interactuar con el sistema
de administración de videoconferencia y puede cambiar la información de
la reunión.
Hay dos ajustes de configuración que controlan el seguimiento de los
asistentes:
• Aceptar/Rechazar el seguimiento automático. Utilice este ajuste para
desactivar el seguimiento automático de respuesta en el sistema de
administración de videoconferencia. Microsoft Outlook sigue llevando
a cabo un seguimiento automático de respuestas, pero el sistema de
administración de videoconferencia no lo hace.
• Enviar actualización para el procesamiento de aceptar/rechazar.
Si selecciona la opción Aceptar/Rechazar el seguimiento automático,
utilice este ajuste para elegir si el procesamiento de las respuestas de
aceptación/rechazo permite que cambie la información de llamada
entrante de la reunión. Si cambia, el sistema de administración de
videoconferencia envía una actualización a los asistentes con la nueva
información de llamada entrante.
Para configurar el seguimiento automático
1 En la barra de herramientas de Microsoft Outlook, haga clic en Vídeo.
2 Marque la casilla (para aceptar) o desmárquela (para rechazar)
Aceptar/Rechazar seguimiento automático.
3 Si ha aceptado el seguimiento automático en el paso 2, marque (para
enviar) o desmarque (para no enviar) la casilla Enviar actualización
para el procesamiento de aceptar/rechazar.
Configuración del Polycom
®
Scheduling Plugin para Microsoft
®
Outlook
®
Polycom, Inc. 7
Visualización de la versión de Scheduling Plugin
Si encuentra alguna dificultad a la hora de planificar una reunión mediante el
complemento de planificación, es posible que necesite informar de la versión
del complemento de planificación.
Para ver la versión del plug-in de planificación
>> En el Calendario de Outlook, seleccione Vídeo > Acerca del Polycom
Scheduling Plugin.
Un cuadro de diálogo muestra el número de versión del complemento.
Desinstalación del complemento de planificación para Outlook
Si desinstala el complemento de planificación para Microsoft Outlook, debería
restaurar el formulario de calendario predeterminado y eliminar el calendario
de videoconferencia.
Para desinstalar el plug-in de planificación
>> En el sistema local, vaya a Panel de control > Agregar o quitar programas.
Para restaurar el formulario de calendario predeterminado y eliminar el
formulario de calendario de videoconferencia
1 Haga clic con el botón derecho en el icono Calendario y seleccione
Propiedades.
Se abre el cuadro de diálogo Propiedades del calendario.
2 En la ficha General, en la lista desplegable Al colocar en esta carpeta,
usar, seleccione Cita.
3 En la ficha Formularios:
a Seleccione Reunión de videoconferenciay haga clic enAdministrar.
Se abre el cuadro de diálogo Administrador de formularios.
b Seleccione el calendario de videoconferencia creado en el paso 4 en la
página 4.
c Haga clic en Eliminar y haga clic en Sí para confirmar la eliminación.
d Haga clic en Cerrar.
4 Haga clic en Aceptar.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
8 Polycom, Inc.
Polycom, Inc. 9
2
Planificación de reuniones de vídeo
Este capítulo describe cómo utilizar el Polycom
®
Scheduling Plugin para
Microsoft
®
Outlook
®
. Incluye los temas siguientes:
• Planificación de una reunión de vídeo
• Edición de una reunión planificada
Además de estos procedimientos, el sistema de videoconferencia de Polycom
®
Converged Management Application
™
admite todos los procedimientos
estándares de Microsoft Outlook para volver a planificar y cancelar reuniones.
Para obtener información sobre estos procedimientos, consulte la ayuda en
línea de Microsoft Outlook.
Planificación de una reunión de vídeo
Para planificar una reunión de vídeo
1 Abra Microsoft Outlook o el calendario de videoconferencia.
2 En la barra de herramientas de Microsoft Outlook, vaya a Acciones >
Nueva solicitud de reunión.
Aparece el formulario Reunión de vídeo/audio de Polycom.
Microsoft Outlook lleva un seguimiento únicamente de las respuestas de los
asistentes para las reuniones planificadas en el calendario del sistema de Outlook.
Si dispone de dos calendarios independientes, Microsoft Outlook no podrá llevar el
seguimiento de las respuestas de los asistentes a las reuniones programadas en el
calendario de videoconferencias.
No seleccione Planificar una reunión. No utiliza el sistema de videoconferencia.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
10 Polycom, Inc.
3 Seleccione el Asistente de planificación.
El Asistente de planificación ayuda a encontrar el mejor momento para
la reunión.
4 Haga clic en Añadir asistentes.
5 En el campo Buscar del cuadro de diálogo Seleccionar asistentes y
recursos, introduzca el nombre de una persona que desee invitar.
6 Seleccione el nombre de la lista de resultados, haga clic en Obligatorio u
Opcional y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Conforme se añaden asistentes y salas, estos aparecen en la ficha Recursos
de vídeo (descrito en el paso 11).
7 Introduzca un nombre de reunión en Asunto y defina la Hora de inicio y
la Hora de finalización.
8 Para que la conferencia se repita:
a Haga clic en Repetición y establezca las opciones siguientes en el
cuadro de diálogo Repetición de cita:
» Frecuencia de repetición (Diariamente, Semanalmente o
Mensualmente)
» Intervalo de repetición (fecha de Inicio y Finalizar después de
repeticiones o bien Finalizar el)
El número máximo de repeticiones es de 364.
b Haga clic en Aceptar.
9 Haga clic en Planificación de asistente para ver la disponibilidad del
asistente. Microsoft Outlook lleva un seguimiento de la disponibilidad
del asistente.
10 Haga clic en Recursos de vídeo para ver la disponibilidad del dispositivo.
El sistema Polycom CMA lleva un seguimiento de la disponibilidad del
punto final.
11 Seleccione Use CMA.
12 Para cambiar la plantilla de las conferencias de Vídeo, haga clic en
Plantilla predeterminada y seleccione una plantilla diferente.
• Una vez planificada una reunión, después no podrá cambiar si la reunión es de
repetición o no.
• El sistema de Polycom CMA no admite una frecuencia de repetición Anual ni
un intervalo de repetición Sin fecha de finalización.
Las plantillas de conferencia proporcionan ajustes de conferencia predeterminados.
Cuando selecciona una plantilla diferente, está cambiando los ajustes de conferencia
predeterminados para la conferencia.
Planificación de reuniones de vídeo
Polycom, Inc. 11
13 Para una conferencia deSólo audio:
a Cambie el Tipo de conferencia a Sólo audio.
b Para cambiar la plantilla, haga clic en Plantilla de audio
predeterminada y seleccionando una plantilla diferente.
14 Ajuste la fecha y la hora de la conferencia para adaptarlas a la
disponibilidad de los asistentes y del dispositivo.
a Revise la columna Información de llamada para asegurarse de que
cada asistente dispone de la información necesaria. Si es necesario,
seleccione Editar en el asistente y cambie la Información de llamada
para incluir el modo en el que el asistente se unirá a la conferencia.
b Para los asistentes con puntos finales de audio, ajuste el Tipo de
marcación en IP o RDSI, según corresponda.
Cuando se crea una conferencia de
Sólo audio
, ésta se identifica automáticamente
como de
Llamada entrante
y requiere el uso de una MCU.
Opción Descripción
En persona Para asistir a la conferencia, el participante
debe unirse físicamente a otro participante
que ya esté asistiendo a la conferencia.
Sólo audio (puente de
llamada de entrada)
Para asistir a la conferencia, el participante
debe llamar a la conferencia con un número
de teléfono que le proporcionará el sistema.
Usar vídeo Para asistir a la conferencia, el participante
debe utilizar un sistema de punto final de
vídeo.
• Cuando se indica que un usuario asistirá En persona, puede solicitar a un
administrador del sistema que asocie manualmente un dispositivo a ese
asistente. A continuación, puede volver a este procedimiento y seleccionar ese
dispositivo para el asistente.
• También es posible especificar manualmente la información de llamada para
los asistentes establecidos como En persona.
• De forma predeterminada, los asistentes invitados aparecen como En persona.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
12 Polycom, Inc.
c Para asistentes con un punto final de vídeo:
» Ajuste las opciones Velocidad de bits, Opciones de marcación y
Tipo de marcaciónsegún corresponda. Puede cambiar la
velocidad de conexión de un punto final y establecerla en el
máximo posible especificado en la plantilla de conferencia.
» Si selecciona Llamada saliente y un Tipo de marcación de IP,
introduzca el Número de teléfono del invitado.
» Si selecciona Llamada saliente y un Tipo de marcación de RDSI,
y el sistema necesita un prefijo de marcación específico para
llamar al invitado, seleccione Usar número de marcación
modificado e introduzca el número de teléfono completo del
invitado con el prefijo, el código de país, el código de ciudad o
zona y el número de teléfono.
» Si selecciona Llamada saliente y un Tipo de marcación de RDSI
y el sistema no necesita el prefijo de marcación específico para
llamar al invitado, seleccione el País correspondiente e introduzca
el Código de ciudad/área y Número de teléfono del invitado.
d Haga clic en Aceptar.
15 Después de agregar a los asistentes, puede asignarles funciones de
liderazgo:
a Para asignar a un asistente la función de conferenciante, seleccione
su nombre en la lista del campo Conferenciante.
b Para asignar a un asistente la función de moderador de vídeo,
seleccione su nombre en la lista del Moderador de vídeo.
16 Si tiene permisos de planificador avanzados, ahora es el momento de
editar los ajustes de conferencia y hacer selecciones de puente. Para
obtener más información, consulte “Operaciones de planificación
avanzadas” en la página 15.
17 Si ha terminado con la solicitud de reunión, haga clic en Enviar.
Si el sistema le informa de que existen problemas de planificación,
resuélvalos ahora. Los problemas más comunes tienen que ver con extremos
no disponibles, salas no disponibles o ancho de banda insuficiente.
El sistema de administración de videoconferencia comprueba que el ancho
de banda y otros recursos de vídeo se encuentran disponibles y los reserva.
• Si no están disponibles las funciones de Conferenciante o Moderador de
vídeo, se debe a que no tiene permiso para implementarlas o bien la plantilla
seleccionada no las admite.
• Para asignarle la función de Conferenciante, el asistente debe tener un
dispositivo de vídeo administrable.
Planificación de reuniones de vídeo
Polycom, Inc. 13
Microsoft Outlook añade la reunión al calendario adecuado y envía la
invitación a cada asistente. La invitación muestra el extremo que el asistente
debe utilizar, así como el número de marcado y el PIN. Los asistentes que
deseen utilizar otro extremo de vídeo deberán ponerse en contacto con
usted o con el operador del sistema de administración de videoconferencia
para modificar sus ajustes de reunión.
Edición de una reunión planificada
Puede editar las reuniones futuras planificadas. No se pueden editar las
reuniones activas o que ya hayan pasado. Tampoco puede cambiar una
reunión no recurrente a una que sí lo es, o viceversa.
Si edita una reunión de repetición, los cambios se aplicarán a todas las
reuniones futuras, pero no a las que ya hayan pasado o a las que estén en curso.
Para editar una reunión futura
1 Abra Microsoft Outlook o la agenda de videoconferencia.
2 Haga doble clic en la reunión.
Aparece el formulario Reunión de vídeo/audio de Polycom.
3 Si ha utilizado una plantilla distinta de la predeterminada al crear la
reunión, vuelva a aplicar la plantilla.
4 Realice los cambios necesarios en las fechas, participantes, salas y otros
ajustes de la reunión. Para obtener información sobre cómo realizar estos
cambios, consulte “Planificación de una reunión de vídeo” en la página 9.
5 Haga clic en Guardar y cerrar o Enviar actualización.
El sistema de administración de videoconferencia cambia los recursos
requeridos cuando es necesario.
Si edita una instancia de una reunión de repetición y después edita toda la serie de
reuniones, se perderá el cambio que realizó en la instancia.
Una vez que se ha planificado una reunión, su configuración no cambiará aunque
ésta se edite y se seleccione una plantilla diferente. El sistema de administración de
videoconferencia no almacena la plantilla como parte de la información de la reunión,
sino que únicamente almacena los ajustes seleccionados al crear la reunión.
Para utilizar una plantilla diferente, debe eliminar y volver a crear la reunión.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
14 Polycom, Inc.
Polycom, Inc. 15
3
Operaciones de planificación
avanzadas
Este capítulo describe cómo puede un usuario con permisos de planificación
avanzados tener más opciones a la hora de planificar conferencias con el
sistema Polycom
®
Converged Management Application™ (CMA™).
Al programar conferencias, los usuarios con permisos de planificación
avanzados pueden:
• Editar los ajustes de conferencia
• Selección de un puente para la conferencia
• Creación de una conferencia en cascada a través de varios puentes
Editar los ajustes de conferencia
Si dispone de permisos de planificación y de un nivel de planificación
avanzado, puede sobrescribir algunos ajustes de plantillas de conferencia tal y
como se describe aquí. No obstante, si lo hace, extreme las precauciones. Si en
su entorno hay varios tipos de MCU distintas (por ejemplo, con ambos
sistemas Polycom MGC y RMX) y la conferencia planificada se aloja en un
sistema Polycom RMX, el perfil RMX podría sobrescribir algunos de los ajustes
que haya especificado.
Los ajustes de conferencia únicamente se pueden editar para las conferencias
planificadas. Los ajustes de las conferencias activas no se pueden editar.
• Un perfil es un conjunto de ajustes avanzados de conferencia que reside en la
MCU (sistema Polycom MGC o RMX). Los ajustes de la plantilla de conferencia
sólo se pueden sobrescribir mediante un perfil RMX.
• Dos conferencias programadas con la misma plantilla pueden tener ajustes y
comportamientos distintos si recaen en tipos de MCU diferentes.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
16 Polycom, Inc.
Para editar los ajustes de conferencia
1 En la página de planificación de conferencias, mientras añade o edita una
conferencia, haga clic en Editar configuraciones de conferencia.
2 Si es necesario, configure estos ajustes en el cuadro de diálogo
Configuraciones de conferencia. Los ajustes que se pueden editar
pueden depender de la plantilla seleccionada.
Ajustes Descripción
Contraseña de
conferencia
De manera predeterminada, el sistema asigna una
contraseña de conferencia de ocho dígitos y se la
proporciona a los participantes en del contenido del
email de notificación de la conferencia.
Puede cambiarla por otro número de cuatro a ocho dígitos.
Habilitar
moderador
Puede seleccionar un moderador de vídeo que controle
la conferencia desde su sistema de punto final de vídeo.
El moderador de vídeo deberá disponer de un sistema
de punto final de vídeo. Además, para las conferencias
con moderador se requiere una MCU.
Notas
• Si la plantilla de conferencia tiene el parámetro
La conferencia requiere un moderador activado,
la opciónHabilitar moderador se selecciona
automáticamente y no se puede cambiar.
• En caso de que una conferencia esté programada
en un sistema Polycom RMX 2000 y el perfil RMX
tenga seleccionado el parámetro La conferencia
requiere un moderador mientras que en la plantilla
no lo esté, y la conferencia se organiza sin
moderador, todos los usuarios permanecerán en la
sala de espera sin poder unirse a la conferencia.
• Polycom Los sistemas RMX 1000 no son
compatibles con la función Moderador.
Contraseña de
moderador
Si se ha seleccionado Habilitar moderador, el sistema
asigna una Contraseña de moderador de ocho dígitos
y se la envía al moderador de vídeo en un email
independiente.
Si se ha seleccionado Habilitar moderador, este deberá
introducir una contraseña de ocho dígitos en su punto
final de vídeo para asumir el control de la conferencia.
Puede cambiarla por otro número de cuatro a ocho
dígitos.
Operaciones de planificación avanzadas
Polycom, Inc. 17
Opciones de
marcación
Dispone de tres opciones:
• Para crear una conferencia en la que se asigne la
misma información de llamada entrante y código PIN
a todos los participantes, utilice el ajuste Llamada
entrante. Este ajuste permite a los participantes
efectuar una llamada desde cualquier punto final de
audio o vídeo, y conectarse a la misma conferencia
en la MCU.
• Para efectuar una llamada saliente a todos los
participantes de la conferencia, utilice el ajuste
Llamada saliente.
• Para permitir ambas opciones, seleccione
Llamada entrante y saliente.
Nota
Al cambiar una conferencia de Llamada entrante
a Llamada entrante y saliente, los recursos
seleccionados permanecen establecidos en Llamada
entrante. Deberá cambiarlos manualmente.
Usar siempre
MCU
Este ajuste obliga a que la conferencia utilice una MCU
y evita que los puntos finales de vídeo se conecten
directamente entre sí. Este ajuste se selecciona de
forma automática y no se puede cambiar cuando el
tipo de conferencia se ha establecido en Sólo audio o
cuando se ha seleccionado Habilitar moderador.
Modo de vídeo Determina la disposición inicial en el monitor de un
punto final de vídeo para las conferencias multipunto
que requieren una MCU. Las opciones son:
• Conmutación. Indica que la pantalla cambia
cada vez que cambia el ponente, para que todos
vean al ponente actual.
• Presencia continua.
Muestra varios paneles en el
monitor, cada uno con un participante distinto, y
permite ver a todos los participantes de la conferencia
a la vez. Puede seleccionar una disposición específica
con un número concreto de ventanas abiertas.
• La opción Disposición automática es una
disposición de presencia continua en la que el
número de participantes determina el número
de paneles.
Ajustes Descripción
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
18 Polycom, Inc.
Velocidad de bits Indica la velocidad máxima de conexión de los puntos
finales de la conferencia. Los puntos finales particulares
en los que se especifica una velocidad de conexión
menor se conectan a una velocidad más baja. Los
puntos finales en los que se especifica una velocidad de
conexión mayor se conectan a la velocidad indicada en
la plantilla de conferencia.
Si selecciona una velocidad superior a la admitida por
un punto final, se reducirá la velocidad de éste último;
sin embargo, la conferencia utilizará la velocidad de
conexión predeterminada para aquellos puntos finales
que la admitan. Si realiza las llamadas a través de un
punto final con una MCU integrada, el comportamiento
dependerá de las capacidades de dicho punto final.
Velocidad de bits
(continuación)
Cuando la velocidad de marcación es superior al
número de canales definidos en el servicio H.320 del
punto final, se recibe una advertencia. Para continuar,
reduzca la velocidad de marcación a una capacidad de
RDSI menor o igual que la del punto final.
Es importante utilizar una velocidad más elevada para
obtener vídeo de alta calidad en una conferencia. Debido
a que las velocidades superiores utilizan más ancho de
banda, planificar una conferencia que consuma gran
ancho de banda puede limitar el número de conferencias
que se pueden reservar al mismo tiempo.
Nota
La velocidad de bits se puede establecer a nivel de red,
de punto final o de conferencia. Si hay alguna diferencia
entre estos ajustes, el sistema implementa la velocidad
de bits más baja. La única excepción es que la velocidad
de bits del perfil RMX prevalece sobre la que figure en
los ajustes de conferencia.
Ajustes Descripción
Operaciones de planificación avanzadas
Polycom, Inc. 19
People + Content Controla la capacidad de que un punto final envíe dos
tipos de datos, una secuencia de datos y una secuencia
de vídeo, a través del mismo ancho de banda, a fin de
mostrar personas y contenido. El punto final receptor
administra las dos secuencias de vídeo por separado y
puede mostrarlas en pantallas diferentes o mediante el
modo de conmutación de vídeo.
Los puntos finales que no admiten el método
seleccionado se conectan bien mediante vídeo a través
de IP o bien mediante sólo audio a través de RDSI.
Seleccione uno de los ajustes disponibles siguientes:
• Ninguno. Seleccione esta opción cuando no se
necesiten dos secuencias de datos diferentes.
• People + Content.
Con esto se habilitan las dos
secuencias H.239 estándares en el sector para los
puntos finales que admiten H.239 o las dos secuencias
People+Content propiedad de Polycom para puntos
finales antiguos de Polycom y que no admiten H.239.
MCU requiere que las conferencias con People +
Content utilicen una velocidad mínima de 192 K.
• People and Content VO. Esta tecnología propiedad
de Polycom funciona con los puntos finales
PictureTel. Seleccione esta opción para los puntos
finales más antiguos.
•Visual Concert PC. Seleccione esta opción para
utilizarla con los puntos finales Polycom ViewStation
MP/512/SP/323.
• Visual Concert FX. Seleccione esta opción para
utilizarla con los puntos finales Polycom ViewStation
FX/EX y VS4000.
• DuoVideo. Este ajuste admite IP y RDSI y está
disponible con los puntos finales Tandberg, en los
que una parte de la conferencia se establece como
conferencia de vídeo y, la otra, como conferencia de
presentación.
Ajustes Descripción
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
20 Polycom, Inc.
3 Continúe planificando o editando la reunión, como se describe en
“Planificación de reuniones de vídeo” en la página 9.
Selección de un puente para la conferencia
De forma predeterminada, cuando añade una conferencia, el sistema
Polycom CMA selecciona automáticamente un puente para dicha conferencia.
Sin embargo, si tiene permisos de planificación avanzados, puede seleccionar
un puente específico para las conferencias.
Para seleccionar un solo puente para una conferencia
1 Al añadir o editar una conferencia, tras haber seleccionado las otras
opciones de configuración, haga clic en Selección de puente y seleccione
Puente único.
Aparecerá una lista de selección de puente desplegable basada en la
selección de plantilla y en los ajustes de conferencia.
2
En la lista de MCU, seleccione una MCU específica para alojar la conferencia.
3 Continúe añadiendo o editando la conferencia.
Modo T.120 En el caso de las conferencias hospedadas en
MGC solamente, selecciona los protocolos y las
especificaciones para la comunicación de datos
multipunto.
En el menú T.12 0 , seleccione la velocidad para la
conexión T.120. Consulte al departamento de TI para
determinar las mejores combinaciones para sus
conferencias. Para deshabilitar el modo T.120,
seleccione Ninguno.
Si selecciona T.120, podrían estar disponibles las
siguientes opciones, en función del punto final y
el software del participante:
• Iniciar el uso compartido de aplicaciones.
Permite que dos o más participantes trabajen en el
mismo documento o la misma aplicación, aunque
sólo uno de ellos tenga esa aplicación. En este
modo, uno de los participantes inicia la aplicación y
ésta se ejecuta simultáneamente en todos los
demás equipos.
• Transferencia de archivo. Permite a los
participantes enviarse archivos entre sí.
• Iniciar conversación o Pizarra. Permite a los
participantes comunicarse entre sí por escrito.
En todos estos modos, los participantes pueden ver y
escuchar a los demás.
Ajustes Descripción
Operaciones de planificación avanzadas
Polycom, Inc. 21
Creación de una conferencia en cascada a través de
varios puentes
Para crear una conferencia en cascada a través de varios puentes
1 Al añadir o editar una conferencia, tras haber seleccionado las otras
opciones de configuración, haga clic en Selección de puente y seleccione
Varios puentes.
El botón Planificar cambia al botón Cascada manual y el botón
Repetición se atenúa.
2 Haga clic en Cascada manual.
Aparece el cuadro de diálogo Personas en los puentes y muestra los
participantes de la conferencia seleccionados y su asignación de puentes.
La asignación de puentes predeterminada es Auto. Estas asignaciones
del sistema se basan en la capacidad de puentes o en los principios de
enrutamiento de menor coste.
En la sección Disponibilidad del puente seleccionado, el sistema muestra
el recuento de puertos disponibles en los puentes disponibles para el
periodo de tiempo especificado. Si el recuento de puertos es del 5%
del máximo de puertos disponibles, se muestra en rojo.
3 Para cambiar una asignación de puente para un participante seleccionado,
haga clic en Auto y seleccione un puente del menú desplegable.
4 Una vez completadas todas las asignaciones de puertos, haga clic en
Siguiente.
El cuadro de diálogo Vínculos de puente a puente muestra una
visualización gráfica de los puentes seleccionados.
5 Para añadir un puente central (un puente utilizado para conectar un
puente a otro), desde la ventana Puentes disponibles, seleccione un
puente y haga clic en Añadir puente.
Un Polycom CMA sistema sólo puede mostrar recuentos de puertos para
conferencias planificadas a través del sistema. Las conferencias ad hoc no
se incluyen en el recuento de puertos.
Si no aparece una MCU en el cuadro de diálogo Vínculos de puente a puente,
significa que el software de la MCU no es compatible con el sistema de cascada.
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
22 Polycom, Inc.
6 Para especificar conexiones de puente a puente, seleccione los puentes de
interés y haga clic en Añadir vínculo.
El vínculo aparece representado por una flecha. El puente en la base de la
flecha llama al puente en el punto de la flecha.
7 En el cuadro de diálogo Añadir vínculo, seleccione el Tipo de enlace.
8 Cuando finalice, haga clic en Planificar.
El sistema comprueba que tiene un puente con capacidades y recursos
para la conferencia. Si lo tiene, aparecerá la página Notificación de email
de conferencia con un mensaje que indica Conferencia planificada
correctamente.
9
Para salir sin enviar un email a los participantes, haga clic en
Omitir email
.
10 Para enviar una notificación de email a los participantes, en la página
Notificación de email de conferencia:
a Copie a personas adicionales en la notificación o agregue notas sobre
la conferencia.
b Haga clic en Enviar.
Tenga en cuenta que los campos
Para
,
CC
y
CCO
sólo admiten ASCII.
El sistema enviará el email de notificación de la conferencia.
Aparecerá Lista de conferencias – Vista de planificación.
La conferencia aparecerá en la Lista de conferencias.
Un sistema Polycom RMX no puede llamar a un sistema Polycom MGC, por lo que
no debe enlazar un RMX a un MGC.
• Puede añadir enlaces de una MCU de Polycom MGC a una MCU de
Polycom RMX.
• Las MCU de RMX no son compatibles con los enlaces en cascada RDSI.
• El intervalo de tiempo necesario para actualizar vínculos en cascada puede
hacer que más de un participante oiga el mensaje acerca de que es la primera
persona que se ha unido a la conferencia.
• No se admiten las conferencias en cascada recurrentes.
•
No puede cambiar la disposición de conferencia en una conferencia en cascada.
Polycom, Inc. 23
Índice
A
ajustes
ajustes avanzados de conferencia 15
contraseña de conferencia 16
contraseña de moderador 16
habilitar moderador 16
inicio de sesión 5
modo de vídeo 17
modo T.120 20
opciones de marcación 17
People + Content 19
uso de MCU forzado 17
velocidad de conexión 18
ajustes avanzados de conferencia
edición 15
ajustes de conferencia
edición 15
ajustes de conferencia. Véase ajustes
ajustes de inicio de sesión 5
ancho de banda. Véase velocidad de bits
asunto de una reunión 10
C
cambio
ajustes avanzados de conferencia 15
cambio de una reunión 13
conferencia de sólo audio 11
conferenciante 12
conferencias
asignación de contraseñas para 16
envío de un email de notificación para 22
establecer en sólo audio 11
contraseñas
para conferencia 16
para moderador 16
E
edición
ajustes avanzados de conferencia 15
F
fecha y hora de la reunión 10
forzar uso de MCU 17
H
habilitación de moderador
16
I
información de reunión
asunto 10
fecha y hora 10
instalación del plug-in de planificación 2
L
llamada entrante, opción 17
llamada saliente, opción 17
M
MCU
forzar uso de 17
moderador 12
contraseña para 16
habilitación 16
modificación
ajustes avanzados de conferencia 15
modificación de una reunión 13
modo de conmutación 17
modo de presencia continua 17
modo T.120 20
modo, T.120 20
modos de vídeo
ajuste 17
modo de conmutación 17
modo de presencia continua 17
modos, vídeo
ajuste 17
modo de conmutación 17
modo de presencia continua 17
Guía de planificación de Polycom para Microsoft Outlook
24 Polycom, Inc.
N
notificaciones de email 22
O
opciones de marcación
ajuste 17
ajuste para participantes invitados 12
P
participantes invitados
ajuste de opciones de marcación para 12
ajuste de tipo de marcación para 11
ajuste de velocidad de bits para 12
People + Content 19
planificación de una reunión 9–13
plug-in de planificación
ajustes de inicio de sesión 5
determinación de la versión de 7
instalación 2
plug-in. Véase plug-in de planificación
puente (MCU)
forzar uso de 17
R
reuniones
cambio de información sobre 13
configuración como recurrente 10
planificación 9–13
reuniones de vídeo. Véase reuniones
reuniones recurrentes 10
S
secuencia de datos y vídeo 19
secuencia de vídeo y datos 19
T
tipo de marcación
ajuste para participantes invitados 11
V
velocidad de bits
ajuste para participantes internos 18
ajuste para participantes invitados 12
velocidad de conexión
ajuste para participantes internos 18
ajuste para participantes invitados 12
versión del complemento de planificación
versión de software 7
vídeo
moderador
12
-
1
-
2
-
3
-
4
-
5
-
6
-
7
-
8
-
9
-
10
-
11
-
12
-
13
-
14
-
15
-
16
-
17
-
18
-
19
-
20
-
21
-
22
-
23
-
24
-
25
-
26
-
27
-
28
Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 Guía del usuario
- Tipo
- Guía del usuario
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Otros documentos
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