Xerox SmartSend Guía del usuario

Marca: Xerox

Modelo: SmartSend

Categoría: Software de desarrollo

Tipo: Guía del usuario

SMARTsend

Guía del usuario

Xerox

SMARTsend

Versión 3

Guía del usuario

julio de 2009

SMARTsend

Guía del usuario

Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare y SMARTsend son marcas comerciales o licencias de

Xerox Corporation en Estados Unidos y en otros países.

DataGlyph® es una marca comercial de Palo Alto Research Center, Inc. Adobe y Acrobat son marcas comerciales registradas de

Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino y Domino.Doc son marcas comerciales registradas de IBM Corporation. NetWare

es una marca comercial registrada de Novell, Inc. Flash es una marca comercial de Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows,

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint e

Internet Information Services (IIS) son marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation. Netscape Navigator es una marca

comercial registrada de Netscape Communications Corporation. WordPerfect es una marca comercial registrada de Corel

Corporation. WorkSite es una marca comercial de Interwoven, Inc. Hummingbird DM es una marca comercial de Hummingbird, Ltd.

Documentum es una marca comercial registrada de EMC Corporation. LiveLink es una marca comercial registrada de Open Text

Corporation. FileNet® es una marca registrada de FileNet Corporation en Estados Unidos y otros países. Lector de PDF de Xerox con

tecnología de Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" es una marca comercial de Aspose Pty Ltd.

Versión documento: julio de 2009

SMARTsend

Guía del usuario

Índice

1 Bienvenido a SMARTsend

Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Novedades de esta versión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Guía de instalación y administración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Guía del usuario de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Tarjetas de consulta rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Léame.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Asistencia telefónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Asistencia en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2 Descripción general del sitio

Acceso a la página principal de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Acerca de la página principal de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Dirección de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Crear una cubierta de PaperWare de escanear a mi correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Mis credenciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Agregar credencial nueva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Administrar Mis credenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Opciones de personalización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Dirección de correo electrónico de confirmación del trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Preferencias de sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Administrar mis perfiles de atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Personalizar las opciones de escaneado de formulario de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3 Flujos de trabajo de distribución

Descripción general de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Explorador de flujos de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Tareas de flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Vistas del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Detalles de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Adición de flujos de trabajo de distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Creación de flujos de trabajo de distribución nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Creación de flujos de trabajo a partir de otros existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Edición de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Índice

SMARTsend

Guía del usuario

Eliminación de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Para eliminar un flujo de trabajo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Destinos de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Adición/eliminación de destinos en un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Adición de destinos nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Edición de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Eliminación de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Administración de credenciales de destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Propiedades de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Nombre y tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Nombre de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Perfiles de atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Campos de atributos del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Propiedades de atributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Asignación de atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Guardar flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Confirmación de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Acceso al flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Resumen del flujo de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Nombre y descripción del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Configuración para poder crear subcarpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Situaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Situación 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Situación 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Tabla de comportamiento en distintas situaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Apéndice A: Ejemplo de creación de flujos de trabajo de carpeta de red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Apéndice B: Ejemplo de creación de flujo de trabajo de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Apéndice C: Especificación de un objeto personalizado en un

flujo de trabajo de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Apéndice D: Especificación de una categoría LiveLink en un

flujo de trabajo de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4 Publicación de flujos de trabajo

Descripción general de la publicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Plantillas de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Cubiertas de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Publicación en un dispositivo multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Perfil de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Personalización de perfiles de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

Publicación en una cubierta de PaperWare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Índice

SMARTsend

Guía del usuario

Utilizar una cubierta de PaperWare con Fax de Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Opciones de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Visualización de publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Detalles de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Adición o retirada de dispositivos de una publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Eliminación de publicaciones de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Eliminación de publicaciones individuales de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Eliminación de todas las publicaciones de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Impresión desde un repositorio de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

5 Escaneado

Antes de escanear. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Cómo afecta la publicación al escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Escaneado con plantilla de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Escaneado con cubierta de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Flujos de trabajo con atributos de documento editables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Opciones de escaneado de PaperWare personalizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Recuperación de cubiertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Escaneado y envío a un repositorio de documentos escaneados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Problemas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Índice alfabético

Índice

SMARTsend

Guía del usuario

SMARTsend

Guía del usuario

Bienvenido a

SMARTsend

En este capítulo se describen las características y funciones del software SMARTsend de Xerox y los

servicios de asistencia disponibles a través de la documentación de la aplicación y del centro de

asistencia al cliente de Xerox.

Contenido de este capítulo:

• Contenido de esta versión en la página 8

• Novedades de esta versión en la página 10

• Descripción general de SMARTsend en la página 12

• Documentación de SMARTsend en la página 13

• Asistencia al cliente en la página 15

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

Contenido de esta versión

SMARTsend está disponible en las ediciones estándar y profesional.

Funciones comunes en todas las versiones

• Funciones de creación de flujos de trabajo que definen la conversión y transmisión de

documentos impresos desde los dispositivos multifunción Xerox a los destinos siguientes:

•Servidor DocuShare

• Dirección de correo electrónico

•Ubicación FTP

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Carpeta de red

• Impresora remota

• Conexión de aplicación externa

• Funciones de publicación y administración de flujos de trabajo

• Herramientas de seguridad y restauración para guardar flujos de trabajo SMARTsend,

credenciales, preferencias de usuario, configuraciones del dispositivo y opciones generales.

• Reparar todos los dispositivos

• Importador de plantillas, para importar las plantillas de los Servicios de exploración de red de

CentreWare a SMARTsend.

• Exportador del historial de trabajos para crear un archivo de texto del historial de trabajos para

análisis y notificación.

Funciones de las ediciones estándar y profesional

Además de los destinos comunes a todas las versiones, se admite la conversión y transmisión de

documentos en papel a los destinos siguientes:

•Ubicación URL

• Carpeta NetWare

• Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

Componentes opcionales para las versiones estándar o profesional

•Documentum versión 5.2, compatibilidad con destino

• Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad con destino

• Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad con destino

• LiveLink versión 9.5.0, compatibilidad con destino

• TRIM Context Server 6.0, compatibilidad con destino

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

Novedades de esta versión

• Ahora, SMARTsend se puede instalar y utilizar en PCs con Windows Vista.

• El asistente de instalación de SMARTsend ahora incluye una nueva pantalla de selección de

idioma, una pantalla de número de serie y de confirmación del número de serie, opciones del

cliente y una barra de progreso en la parte inferior de cada ventana.

• Al finalizar el proceso de configuración durante la instalación, el administrador puede seleccionar

la casilla de Al finalizar, iniciar la herramienta Restaurar, para importar un juego de copia de

seguridad de la base de datos como parte de la actualización.

• Los administradores pueden instalar previamente la aplicación SQL Server 2005 o SQL Server

2005 Express, o pueden optar por instalar SQL Server 2005 Express a través de la sección de

configuración de la instalación de SMARTsend.

• Al actualizar, el usuario puede elegir la versión que se actualiza, de V1x o V2x a la 3x, o de la 3x a

la 3x.

• Desde el menú Inicio, el usuario puede ver y seleccionar la documentación disponible en los

idiomas instalados.

• SMARTsend ahora acepta y es compatible con formatos de archivos de salida PDF lineales, PDF

protegidos (cifrados) y XPS. El usuario puede ahora cifrar los archivos PDF antes de distribuirlos

con el flujo de trabajo.

• Se ha incorporado la herramienta Reparar todos los dispositivos al menú Inicio para cambiar las

opciones de configuración del dispositivo o crear plantillas.

• Para agilizar y facilitar los resultados más rápidos y cómodos, se ha cambiado el diseño de la

ventana del Explorador de flujos de trabajo, incluidas las ventanas de la lista de publicaciones de

usuarios, flujos de trabajo de administración, la lista de publicaciones y administración de

credenciales.

• Los administradores, y no solo el creador de un flujo de trabajo, pueden modificar flujos de

trabajo.

• Se puede ver un enlace a la interfaz de usuario web del dispositivo desde el área Administrar

dispositivos Xerox de la ventana Administración.

• En el área de configuración de Escaneado a base, el sistema ahora recuerda la última opción de

publicación seleccionada en la sesión actual.

• En el área de configuración de Escaneado a base, se pueden compartir las plantillas de la opción

de publicación y el administrador puede elegir sufijos para los nombres de documentos.

• Se ha agregado la página Opciones avanzadas a la ventana Administración, para que los usuarios

puedan cambiar con facilidad la configuración del servidor proxy si lo necesitan.

• Para ayudar al usuario a localizar y seleccionar un dispositivo para publicar un flujo de trabajo en

un equipo multifunción, se ha agregado más información sobre el dispositivo y la posibilidad de

buscar en (filtrar) la lista de dispositivos.

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

• Ahora se admiten destinos de componentes opcionales TRIM.

• Ahora se admiten nuevas impresoras como WorkCentre 7655/7665/7675,

5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 y WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Los usuarios pueden crear flujos de trabajo con macros en el nombre de archivo que se va a

utilizar en el campo de administración de documentos de la interfaz de usuario del equipo

multifunción.

• Xerox TrueMatch (opcional), que permitía al usuario crear flujos de trabajo para localizar

documentos en la red, no se puede utilizar en esta versión.

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

Descripción general de SMARTsend

SMARTsend combina y mejora muchas de las potentes funciones de dos productos de Xerox, Servicios

de exploración de red de CentreWare™ y FlowPort™, para ofrecer una aplicación de software integrado.

Compilado para la plataforma Microsoft .NET, el software SMARTsend funciona con sistemas

multifunción avanzados nuevos y heredados, y muchos tipos de dispositivos de Fax de Internet de

Xerox y otros fabricantes.

Con SMARTsend, los documentos en papel se pueden escanear a todo color y convertirse a distintos

formatos digitales estándar del sector, incluidos los formatos PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF y TIFF

multipágina. SMARTsend también puede convertir documentos escaneados en archivos editables

como Excel, Word, PowerPoint o PDF que permiten búsquedas. Los archivos resultantes se pueden

editar, manipular, guardar y compartir. El sistema también permitirá cifrar un PDF antes de distribuirlo.

SMARTsend también permite al usuario agregar información descriptiva (metadatos) que acompañará

a los documentos escaneados. Estas funciones versátiles permiten clasificar, buscar y recuperar

documentos escaneados con facilidad.

Aplicación basada en la web

SMARTsend es una aplicación basada en la web que no requiere software cliente adicional. Los

usuarios pueden crear con facilidad flujos de trabajo que definen el tipo de documento escaneado, las

ubicaciones de distribución y los procesos, y también los métodos y dispositivos que pueden utilizarse

para enviar los trabajos escaneados de SMARTsend. A continuación se publica el flujo de trabajo para

que esté disponible a los usuarios en forma de plantillas de escaneado de dispositivo o bien como

cubiertas de PaperWare (edición profesional). Estas publicaciones permiten que cualquiera pueda

escanear con facilidad un documento y distribuir el archivo electrónico resultante a un amplio número

de destinos, como las direcciones de correo electrónico, carpetas de red, carpetas FTP, impresoras

remotas, aplicaciones externas, URL de la web, además de repositorios Domino y Domino.doc,

Microsoft SharePoint Portal Server y Xerox DocuShare.

Se pueden agregar destinos adicionales, por ejemplo los repositorios de administración de

documentos avanzada, como componentes opcionales.

Facilidad de uso

SMARTsend está diseñado para un uso fácil, versátil y seguro. Los asistentes ayudan al usuario en las

tareas complejas y las instrucciones descriptivas, mensajes de estado e información del sistema de

ayuda de las pantallas de SMARTsend. Los usuarios pueden configurar informes de confirmación

impresa y mensajes de correo electrónico y los administradores pueden crear historiales de trabajos

para realizar un seguimiento del uso y obtener rutas de auditoria que respalden sus requisitos jurídicos

y normativos. En aspectos de seguridad, SMARTsend está por encima de sus competidores con las

últimas opciones de configuración de sitio web y protocolos de seguridad compatibles. Además, la

arquitectura .NET abierta y flexible permite una sencilla integración con otros programas y aporta la

flexibilidad necesaria para ampliar las capacidades y funciones a medida que Xerox presenta nuevas

mejoras.

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

Documentación de SMARTsend

Existen varios tipos de documentación disponibles con SMARTsend, incluidas las guías imprimibles que

se entregan en formato PDF de Adobe Acrobat. Se puede acceder a los componentes de la

documentación a partir de los enlaces de la página principal de SMARTsend o desde los enlaces del

programa de autoejecución del CD. Los administradores de SMARTsend también pueden acceder al

archivo léame (readme) y a la Guía de instalación y administración de SMARTsend desde el menú

Inicio del PC de SMARTsend.

Es preciso disponer de Adobe Acrobat Reader para ver e imprimir las guías. Puede descargar este

programa del sitio web, www.adobe.com.

Guía de instalación y administración de SMARTsend

La Guía de instalación y administración de SMARTsend incluye instrucciones detalladas para instalar y

configurar los dispositivos de escaneado, clientes y PC de SMARTsend compatibles.

Para obtener información sobre la instalación del software de extensión de dispositivos SMARTsend,

acceda y descargue el manual Device Extensions Installation & Administration Guide (Guía de

instalación y administración de extensiones de dispositivos) de la página de Controladores y Descargas

de SMARTsend en www.xerox.com.

Guía del usuario de SMARTsend

La Guía del usuario de SMARTsend es una presentación de SMARTsend a los usuarios nuevos. Incluye

descripciones de las principales páginas y funciones de SMARTsend, así como instrucciones detalladas

para usuarios que lleven a cabo tareas clave con SMARTsend.

Ayuda

SMARTsend dispone de una completa ayuda en línea que explica el uso de la aplicación después de la

instalación y de la configuración inicial. Los enlaces de Ayuda se incluyen en la esquina superior

derecha de cualquier página de SMARTsend.

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

Tarjetas de consulta rápida

La documentación de SMARTsend contiene las tarjetas de consulta rápida siguientes:

• Consulta rápida del administrador: contiene información sobre requisitos, procedimientos

básicos de instalación y configuración del sitio para administradores de SMARTsend.

• Consulta rápida del usuario: contiene información básica de descripción e introducción para

usuarios comunes de SMARTsend.

Léame.txt

El archivo Léame.txt ofrece la información de soporte que no estaba disponible en el momento de

publicarse los demás componentes de la documentación. Esta información está dirigida

principalmente a los administradores de SMARTsend, quienes pueden acceder a ella mediante los

siguiente métodos:

• Una vez instalado SMARTsend:

En un servidor Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend > Ver

archivo Léame.txt

- O bien -

En un PC con Windows XP Professional o un servidor con Windows Server 2003, haga clic en Inicio

> Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Ver ReadMe.txt.

• Introduzca el CD de SMARTsend en la unidad de CD. Haga clic en el enlace del archivo LÉAME en

el programa de instalación del CD.

• Haga clic en el botón Ver Archivo léame durante la instalación.

Nota: No se recomienda utilizar la Consulta rápida del administrador en las primeras

instalaciones del producto. Utilice la Guía de instalación y administración para obtener

instrucciones detalladas sobre la instalación y planificación.

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

Asistencia al cliente

Para obtener asistencia puede ponerse en contacto con Xerox por teléfono o a través de Internet.

Asistencia telefónica

Si necesita más ayuda, póngase en contacto telefónico con el Centro de Asistencia al Cliente de Xerox.

Antes de llamar, localice el número de serie de SMARTsend; para ello haga clic en el enlace Acerca de

(en la esquina superior derecha de cualquier página de SMARTsend). Anote dicho número de serie en

esta tabla, por si lo necesita alguna vez. El número de serie es necesario para obtener asistencia técnica

de Xerox.

En la tabla siguiente se incluyen los números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Si

no aparece el número de teléfono de su país, póngase en contacto con el representante local de Xerox

para obtener el número. Anote dicho número en esta tabla, por si lo necesita alguna vez.

Número de serie de SMARTsend:

Nota: SMARTsend permite la gestión de un número limitado de dispositivos. Para conocer el

número de dispositivos que permite utilizar, haga clic en el enlace Acerca de, en cualquier

página de SMARTsend, y localice el número de serie del producto. El último conjunto de

dígitos del número de serie indica el número de dispositivos admitidos. De forma prefijada,

las ediciones estándar y profesional de SMARTsend admiten la configuración de un máximo

de cinco dispositivos con SMARTsend.

Números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente:

EE.UU. 800-821-2797

EE.UU. (TTY)

800-855-2880

CANADÁ 800-939-3769 (800-93-XEROX)

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend

Guía del usuario

Asistencia en Internet

En el enlace Asistencia y controladores de la página web de Xerox www.xerox.com se incluyen la

información técnica disponible y sugerencias. Localice o busque su producto y acceda a los recursos de

apoyo al producto. Los documentos de esta sección tratan temas concretos que requieren

procedimientos especiales o notas de aplicación relacionados con el funcionamiento y la configuración

del producto Xerox.

SMARTsend

Guía del usuario

Descripción general del

sitio

En este capítulo se resumen los componentes básicos de la Página de Inicio del usuario. Pretende

explicar los puntos de entrada a la aplicación SMARTsend y proporcionar una base para los capítulos

posteriores.

Contenido de este capítulo:

• Acceso a la página principal de usuario en la página 18

• Introducción en la página 20

• Flujos de trabajo en la página 21

• Mis credenciales en la página 22

• Opciones de personalización en la página 23

Descripción general del sitio

SMARTsend

Guía del usuario

Acceso a la página principal de usuario

SMARTsend es una aplicación basada en la web. La Página de Inicio del usuario es el punto de acceso

principal para crear y acceder a flujos de trabajo y publicaciones de flujos de trabajo, gestionar

credenciales y configurar opciones personalizadas.

Permite utilizar los siguientes navegadores:

 Microsoft Internet Explorer versión 5.5 o superior. (se recomienda Internet Explorer para optimizar

el rendimiento)

 Netscape versión 7.2 o superior.

 Mozilla versión 1.7 o superior.

 Mozilla FireFox versión 1.0.6 o superior.

Para acceder a la Página de Inicio del usuario:

1. Abra una ventana del explorador.

2. Introduzca la siguiente dirección o URL:

http://[nombre del PC]/SMARTsend

donde nombre de PC es el nombre del PC de SMARTsend. Póngase en contacto con el

administrador de SMARTsend si no está seguro del nombre del PC.

3. Pulse Intro.

4. Se le solicitará que introduzca un nombre de usuario y la clave. Introduzca el nombre de usuario y

la clave de SMARTsend y haga clic en Aceptar.

5. Se muestra una pantalla de bienvenida a SMARTsend. Seleccione Haga clic aquí para entrar en

SMARTsend.

6. Aparece la página principal de usuario. Tenga presente que algunas opciones y botones de

SMARTsend situados en la parte inferior de las páginas podrían no resultar visibles en todas las

pantallas. Utilice la barra de desplazamiento situada en el lado derecho de la ventana para

acceder a la parte inferior de las páginas según sea necesario. En determinadas páginas, si

cambian las opciones deberá hacer clic en el botón Guardar o Guardar como, en la parte inferior

de la página, para guardar los cambios.

Nota: Si se utiliza un servidor proxy para acceder a Internet, puede que sea necesario pasar

por alto el servidor proxy para conectarse a SMARTsend. Para ello suele ser necesario pasar

por alto el servidor proxy en todas las direcciones locales o agregar direcciones IP locales y

el nombre de host completo del PC de SMARTsend a una lista de excepciones del servidor

proxy. Para obtener instrucciones detalladas, póngase en contacto con el administrador.

Nota: Los bloqueadores de ventanas emergentes pueden interferir con algunas ventanas de

SMARTsend. Es necesario desactivar los bloqueadores de ventanas emergentes para la URL

de SMARTsend. Para obtener instrucciones sobre cómo desactivar los bloqueadores de

ventanas emergentes, póngase en contacto con el administrador.

Descripción general del sitio

SMARTsend

Guía del usuario

Acerca de la página principal de usuario

La página principal de usuario contiene sugerencias visuales que indican quién está conectado, a qué

PC está conectado el usuario y en qué parte de la aplicación se encuentra.

Figura 2-1: Página principal de usuario (sección superior)

• Ruta de navegación: en este área se muestra la página actual y las páginas que se han utilizado

para acceder hasta la página actual. Por ejemplo, al agregar un flujo de trabajo nuevo se muestra

Inicio >> Explorador de flujos de trabajo >> Agregar nuevo Flujo de trabajo de distribución.

Recuerde que el texto proporciona enlaces a cada página. Haga clic en los enlaces para acceder a

cualquiera de las páginas de SMARTsend de la ruta.

• Nombre de PC/usuario: en este área se muestran el nombre del PC de SMARTsend y el usuario

que ha iniciado la sesión.

Nota: En muchas de las páginas de SMARTsend puede ser necesario desplazarse para ver

otros botones o los mensajes de error.

Ruta de

Nombre de PC/usuario

Descripción general del sitio

SMARTsend

Guía del usuario

Introducción

La parte izquierda o el área de introducción de la Página de Inicio del usuario muestra el estado de la

aplicación.

Los iconos siguientes indican el estado de un paso o de la aplicación:

Indica que un paso no está terminado o que la aplicación no está lista para su uso.

Indica que un paso podría no estar terminado.

Indica que un paso está terminado o que la aplicación está lista para su uso.

Dirección de correo electrónico

Antes de gestionar flujos de trabajo y credenciales es necesario introducir una dirección de correo

electrónico. La dirección de correo electrónico se utiliza para las confirmaciones por correo electrónico

y como destino del flujo de trabajo de "Mi correo electrónico" que se incluye con la instalación de

SMARTsend. Introduzca su dirección de correo electrónico y haga clic en Guardar.

Crear una cubierta de PaperWare de escanear a mi correo electrónico

Función de la edición profesional

A pesar de que el flujo de trabajo Mi correo electrónico forma parte de la instalación de SMARTsend,

para poder utilizarlo es necesario publicarlo. Uno de los métodos para publicar el flujo de trabajo es la

cubierta PaperWare. Utilice este enlace para crear una cubierta para el flujo de trabajo Mi correo

electrónico. Consulte Capitulo 4, Publicación de flujos de trabajo, para obtener información sobre cómo

publicar flujos de trabajo.

El flujo de trabajo Mi correo electrónico se utiliza enviar por correo electrónico un documento

escaneado a la cuenta de correo electrónico del remitente. El remitente del escaneado es el propietario

de la cubierta PaperWare o la persona que ha iniciado la sesión en el dispositivo multifunción Xerox. Sin

embargo, si el dispositivo requiere autenticación, el escaneado siempre se envía a la persona que ha

iniciado la sesión en el dispositivo.

Descripción general del sitio

SMARTsend

Guía del usuario

Flujos de trabajo

Agregar nuevo flujo de trabajo

Cualquier usuario puede crear un flujo de trabajo nuevo. El enlace Agregar nuevo llama a un asistente

que guía al usuario por los pasos necesarios para definir el flujo de trabajo, incluidos cómo definir los

destinos del documento, especificar los atributos del documento y configurar las opciones del flujo de

trabajo. Consulte Adición de flujos de trabajo de distribución en la página 3-29 para obtener más

información sobre cómo agregar flujos de trabajo.

Administrar Mis flujos de trabajo

Este enlace llama al Editor de flujos de trabajo, que puede utilizarse para gestionar los flujos de trabajo

y las publicaciones creadas. Desde el Editor de flujos de trabajo se puede ver, agregar, editar, eliminar y

publicar flujos de trabajo, además de ver y eliminar publicaciones. Para obtener más información sobre

el Editor de flujos de trabajo, consulte el Capitulo 3, Flujos de trabajo de distribución.

Ver todos los flujos de trabajo

Este enlace abre el Explorador de flujos de trabajo, que puede utilizarse para ver todos los flujos de

trabajo públicos, además de privados, que son de su propiedad. Las tareas de flujos de trabajo

disponibles en el panel izquierdo dependen del flujo de trabajo seleccionado en la lista de flujos de

trabajo del panel derecho. Para obtener más información sobre el Explorador de flujos de trabajo,

consulte el Capitulo 3, Flujos de trabajo de distribución.

Descripción general del sitio

SMARTsend

Guía del usuario

Mis credenciales

Las credenciales de escaneado se necesitan en todos los destinos de escaneado que requieren

credenciales para almacenar o archivar documentos escaneados, como por ejemplo DocuShare,

Domino, Microsoft Exchange, FTP, carpeta de NetWare, carpeta de red o Microsoft SharePoint. El área

Mis credenciales permite agregar o modificar credenciales (nombre de usuario/clave de inicio de

sesión) para los destinos de los documentos escaneados.

Agregar credencial nueva

Cuando se agrega un flujo de trabajo nuevo se solicita la adición de credenciales para los destinos

nuevos. Consulte Adición de flujos de trabajo de distribución en la página 3-29. También se puede

agregar credenciales de destinos nuevos utilizando el enlace Agregar credencial nueva de la página

principal de usuario. Para obtener información sobre cómo agregar credenciales, consulte

Administración de credenciales de destino en la página 36.

Administrar Mis credenciales

Si se cambian las credenciales de un destino existente, las credenciales nuevas deben reflejarse en el

PC de SMARTsend; de lo contrario el flujo de trabajo de escaneado fallará. Las credenciales de destinos

se pueden gestionar con el enlace Administrar mis credenciales. Para obtener información sobre cómo

cambiar o eliminar credenciales, consulte Administración de credenciales de destino en la página 36.

Descripción general del sitio

SMARTsend

Guía del usuario

Opciones de personalización

Dirección de correo electrónico de confirmación del trabajo

Esta opción especifica una dirección de correo electrónico para los trabajos que se configuran con

confirmación por correo electrónico.

• Seleccione Utilizar mi dirección de correo electrónico para confirmar el trabajo para utilizar su

dirección de correo electrónico de SMARTsend. Consulte Dirección de correo electrónico en la

página 2-20.

• Para utilizar una dirección alternativa, seleccione Utilizar la siguiente dirección de correo

electrónico para confirmar el trabajo, especifique una dirección de correo electrónico y haga clic

en Guardar.

Preferencias de sitio

Aquí se pueden configurar las preferencias del usuario para utilizar SMARTsend.

Seleccione Mostrar páginas de estado tanto si la operación se completa correctamente como si no

para obtener páginas de estado después de finalizar con éxito tareas como publicar flujos de trabajo.

Si se selecciona esta opción, no se muestran páginas de estado cuando los flujos de trabajo se publican

correctamente.

Seleccione Mostrar pantalla de bienvenida la próxima vez que acceda a SMARTsend para que

aparezca la página de bienvenida cuando se accede a la publicación.

Administrar mis perfiles de atributos de documentos

Este enlace abre la página Administrar perfiles de documento. Los atributos de documentos son

información adicional que se agrega a los documentos escaneados para describir los documentos; por

ejemplo, información sobre la versión, título del documento o la descripción del documento. Estos

atributos de documento pueden crearse al crear un flujo de trabajo y se aplican al realizar el

escaneado.

La instalación de SMARTsend incluye conjuntos de atributos de documentos, denominados también

perfiles de documentos. A los perfiles de atributos de documentos pueden acceder todos los usuarios

de SMARTsend. Los perfiles de documentos mostrados durante la creación del flujo de trabajo se filtran

por destinos de documentos de flujos de trabajo. Por ejemplo, Sólo FTP es un perfil de documento para

un destino FTP y sólo se muestra cuando el destino del flujo de trabajo es FTP.

La página Administrar perfiles de documento muestra todos los perfiles del documento del sistema.

Desde esta página, el propietario del flujo de trabajo o el administrador pueden eliminar perfiles de

documentos. Durante la creación de un flujo de trabajo se pueden crear perfiles de atributos de

documentos. Consulte Perfiles de atributos de documentos en la página 63 para obtener más

información sobre cómo gestionar perfiles de documentos.

Descripción general del sitio

SMARTsend

Guía del usuario

Personalizar las opciones de escaneado de formulario de PaperWare

Función de la edición profesional

Este enlace permite publicar plantillas con opciones de escaneado personalizadas para cubiertas de

PaperWare.

Durante la configuración de dispositivos, se publica automáticamente una plantilla de PaperWare

(denominada PaperWare) por cada dispositivo configurado para la aplicación. Esta plantilla de

PaperWare utiliza un conjunto de opciones de escaneado prefijadas.

Si se utilizan opciones alternativas con frecuencia en el dispositivo multifunción de Xerox cuando se

utiliza el formulario PaperWare, se puede publicar una plantilla de dispositivo nueva con las opciones

de escaneado deseadas. Al escanear en el dispositivo con una cubierta de PaperWare, debe seleccionar

la plantilla nueva en lugar de la plantilla prefijada de PaperWare. Consulte Personalización de opciones

de escaneado de PaperWare en la página 89 para obtener más información sobre cómo personalizar

las opciones de escaneado de PaperWare.

SMARTsend

Guía del usuario

Flujos de trabajo de

distribución

En este capítulo se incluye información sobre cómo crear y editar flujos de trabajo de distribución. Se

incluyen instrucciones detalladas para especificar destinos de documentos, nombres de archivo y

formatos, atributos y otras opciones que afectan al funcionamiento de los flujos de trabajo de

distribución de SMARTsend.

Contenido de este capítulo:

• Descripción general de flujos de trabajo en la página 26

• Explorador de flujos de trabajo en la página 27

• Adición de flujos de trabajo de distribución en la página 29

• Edición de flujos de trabajo en la página 31

• Eliminación de flujos de trabajo en la página 33

• Destinos de documentos en la página 34

• Nombre y tipo de documento en la página 50

• Atributos de documentos en la página 63

• Guardar flujo de trabajo en la página 70

• Resumen del flujo de trabajo en la página 71

• Configuración para poder crear subcarpetas en la página 72

• Situaciones en la página 76

• Apéndice A: Ejemplo de creación de flujos de trabajo de carpeta de red en la página 80

• Apéndice B: Ejemplo de creación de flujo de trabajo de correo electrónico en la página 83

• Apéndice C: Especificación de un objeto personalizado en un flujo de trabajo de SMARTsend en la

página 85

• Apéndice D: Especificación de una categoría LiveLink en un flujo de trabajo de SMARTsend en la

página 86

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Descripción general de flujos de trabajo

SMARTsend utiliza el concepto de flujos de trabajo para gestionar la conversión de documentos

escaneados a formato digital y su posterior envío a diferentes destinos. Por ejemplo, se puede crear un

flujo de trabajo que convierta documentos impresos en archivos PDF y su posterior envío a un

repositorio de documentos como el repositorio de DocuShare. El flujo de trabajo también puede

especificar varios destinos, como cuentas de correo electrónico, carpetas de red o cualquier

combinación de repositorios de documentos.

Los flujos de trabajo ofrecen:

• Automatización de opciones y tareas que se utilizan con frecuencia

• Opciones de seguridad versátiles

• Uso y mantenimiento sencillos

Los flujos de trabajo son un método cómodo de combinar opciones de trabajos de escaneado como

destinos, nombre y tipo de documentos, atributos y opciones de imagen en una sola entidad que se

puede utilizar una y otra vez, siempre que sea necesario. El nombre y tipo de los documentos son

propiedades que definen y describen cada documento escaneado. La definición de los atributos

básicos del documento escaneado, como el nombre de archivo y el tipo de formato digital (por

ejemplo, PDF, XPS, JFIF, TIFF de una página, TIFF multipágina, etc.), es esencial para crear un flujo de

trabajo válido. SMARTsend ofrece también un método para agregar atributos de documento

opcionales, que suelen llamarse metadatos, a los documentos escaneados. Dichos atributos se

almacenan con el documento digital y pueden utilizarse para automatizar las tareas de

almacenamiento, recuperación y gestión de documentos.

Los flujos de trabajo pueden definirse como públicos o privados. Los flujos de trabajo públicos están

disponibles para que los puedan ver, utilizar y editar todos los usuarios de SMARTsend (si se realizan

cambios y se guardan, se crea una copia del original para el nuevo propietario). Los flujos de trabajo

privados sólo los puede ver, utilizar, eliminar y editar el propietario (creador) del flujo de trabajo.

Los administradores de SMARTsend pueden listar, ver, editar (sin realizar copias) y borrar flujos de

trabajo privados y públicos. Los administradores no pueden publicar flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo deben publicarse para que se puedan utilizar a la hora de escanear documentos.

Para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo, consulte el Capitulo 4, Publicación de

flujos de trabajo.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Explorador de flujos de trabajo

La página Explorador de flujos de trabajo se utiliza para acceder y administrar flujos de trabajo y es

donde se realizan la mayoría de operaciones de SMARTsend incluidas ver, agregar, modificar y publicar

flujos de trabajo. Haga clic en Administrar Mis flujos de trabajo para acceder al Explorador de flujos

de trabajo desde la página principal y ver sólo aquellos flujos de trabajo creados por el usuario que

iniciara la sesión de SMARTsend, o bien, haga clic en Ver todos los flujos de trabajo, para ver todos los

flujos de trabajo a los que puede acceder el usuario que inició la sesión.

La parte izquierda del Explorador de flujos de trabajo contiene los menús de las Tareas de flujo de

trabajo y Vistas de flujos de trabajo. Los detalles de un determinado flujo de trabajo seleccionado en la

parte derecha del Explorador de flujos de trabajo se muestran en el área Detalles de la parte izquierda.

La parte derecha del Explorador de flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo en una tabla.

Para clasificar la lista de flujos de trabajo por un determinado encabezado, haga clic en dicho

encabezado.

Es necesario seleccionar un flujo de trabajo para editarlo o publicarlo.

Junto a los nombres de flujos de trabajo se incluyen los siguientes iconos:

Indica que es un flujo de trabajo creado por el usuario que inició la sesión.

Indica que es un flujo de trabajo creado por un usuario distinto al que inició la sesión.

Indica que es un flujo de trabajo privado creado por el usuario que inició la sesión.

Indica un flujo de trabajo de opciones de escaneado de PaperWare (función de la edición

profesional).

Tareas de flujo de trabajo

El área Tareas de flujos de trabajo incluye una lista de las tareas disponibles para el usuario del flujo de

trabajo seleccionado. Excepto para agregar un flujo de trabajo nuevo, la tarea seleccionada afecta al

flujo de trabajo seleccionado en el panel derecho.

Las tareas disponibles varían según el flujo de trabajo seleccionado. Por ejemplo, las tareas de ver o

borrar las publicaciones de flujos de trabajo no están disponibles para flujos de trabajo que no se han

publicado.

Nota: El flujo de trabajo Mi correo electrónico incluido en la instalación de SMARTsend no se

puede borrar.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Vistas del flujo de trabajo

Las opciones de vistas permiten ver diferentes listas de flujos de trabajo y publicaciones.

Mostrar todos

Haga clic en Mostrar todos para ver todos los flujos de trabajo a los que se tiene acceso. Se incluyen

todos los flujos de trabajo públicos y los flujos privados creados por el usuario.

Mis flujos de trabajo

Haga clic en Mis flujos de trabajo para ver todos los flujos de trabajo públicos y privados que ha

creado el usuario.

Detalles de flujos de trabajo

En el área Detalles se muestra la información del flujo de trabajo seleccionado en el panel derecho.

Se muestra la siguiente información:

• Nombre del flujo de trabajo

• Descripción del flujo de trabajo, si hubiera

• Propietario del flujo de trabajo

• Si el flujo de trabajo es público o privado

• Cuándo se utilizó por última vez el flujo de trabajo

• Cuándo se editó por última vez el flujo de trabajo

• Número de publicaciones de dispositivos

• Número de publicaciones de PaperWare (función de la edición profesional)

• Número total de publicaciones de ese flujo de trabajo o propietario

• Indicación de que se trata de un flujo de trabajo de distribución

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Adición de flujos de trabajo de distribución

Un flujo de trabajo se puede crear de dos formas. Para crear un flujo de trabajo nuevo puede utilizar un

asistente que le guíe por los pasos del proceso, o puede utilizar como base un flujo de trabajo existente.

Creación de flujos de trabajo de distribución nuevos

Cualquier usuario puede crear un flujo de trabajo nuevo. Un asistente guía al usuario por los pasos

necesarios para definir un flujo de trabajo, incluido cómo definir los destinos del documento y los

nombres y formatos de archivo, especificar los atributos del documento y especificar las opciones del

flujo de trabajo.

Para crear un flujo de trabajo de distribución nuevo:

1. Desplácese a la página principal del usuario y haga clic en Agregar nuevo flujo de trabajo de

distribución en Flujos de trabajo.

2. Seleccione los destinos de los archivos de salida escaneados. Para los destinos que ya se han

configurado, se muestran casillas de verificación. Para seleccionar un destino configurado,

seleccione la casilla de verificación correspondiente. Si un determinado destino no aparece en la

lista, vaya al tipo de destino y haga clic en agregar ubicaciones. Consulte Destinos de

documentos en la página 34 para obtener información detallada sobre cómo agregar destinos.

3. Haga clic en Siguiente>>.

4. Especifique el nombre y tipo de documento. Consulte Nombre y tipo de documento en la página

3-50 para más información.

5. Haga clic en Siguiente>>.

6. Especifique los atributos del documento. Consulte Atributos de documentos en la página 3-63

para obtener más información.

7. Haga clic en Siguiente>>.

8. Especifique las opciones del flujo de trabajo. Consulte Guardar flujo de trabajo en la página 70

para obtener información detallada sobre cómo especificar opciones del flujo de trabajo.

9. Haga clic en Siguiente>>.

10. En la página Guardar flujo de trabajo, revise los detalles del flujo de trabajo especificados en los

pasos anteriores. Si es preciso cambiar algo, haga clic en los botones Cambiar de la página para

volver a las pantallas anteriores. De lo contrario, haga clic en Finalizar para crear el flujo de

trabajo.

Si indica que el flujo de trabajo se publicará más adelante, volverá a la página principal de usuario. De

lo contrario, se muestra la página Publicar flujos de trabajo. Consulte Capitulo 4, Publicación de flujos

de trabajo para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Creación de flujos de trabajo a partir de otros existentes

En ocasiones puede necesitarse un nuevo flujo de trabajo que sea similar a uno existente, pero que

incluya un destino distinto o que requiera la modificación de alguna otra propiedad. En lugar de crear

un flujo de trabajo nuevo, se pueden realizar los cambios necesarios en un flujo de trabajo existente y

guardarlo con un nombre distinto.

Para crear un flujo de trabajo nuevo a partir de uno existente:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo

que desea utilizar como base del flujo de trabajo nuevo.

3. Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de Tareas de flujos de trabajo de la parte

izquierda. Se muestra la página Guardar flujo de trabajo.

4. Antes de realizar ningún cambio, cambie el nombre del flujo de trabajo. Cambie el nombre del

flujo de trabajo y haga clic en Guardar como. Se muestra la ventana del Explorador de flujos de

trabajo con el nuevo flujo de trabajo en la lista. Este flujo de trabajo es idéntico al flujo de trabajo

a partir del cual se creó, excepto que tiene un nombre distinto.

5. Para realizar otros cambios, siga los pasos de

6. Edición de flujos de trabajo en la página 31.

Nota: Para crear un flujo de trabajo nuevo a partir de uno existente, es necesario editar el

flujo de trabajo existente. Consulte Edición de flujos de trabajo en la página 31 para

obtener información sobre cómo editar un flujo de trabajo.

Nota: Para guardar el flujo de trabajo de otro usuario es necesario añadir credenciales para

los destinos. El flujo de trabajo siempre utiliza las credenciales del propietario. Si no se

agregan credenciales nuevas cuando se crea el flujo de trabajo, deberá agregarlos cuando

se publique el flujo de trabajo. Consulte Agregar credencial nueva en la página 22 para

obtener información sobre cómo agregar credenciales.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Edición de flujos de trabajo

Cualquier usuario o administrador puede editar un flujo de trabajo público. Sólo el administrador o el

propietario del flujo de trabajo (es decir, el creador) pueden editar un flujo de trabajo privado. Los

flujos de trabajo se editan con el Editor de flujos de trabajo.

Para acceder al Editor de flujos de trabajo:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo. Si va a

editar su propio flujo de trabajo, también puede hacer clic en Administrar Mis flujos de trabajo.

2. En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo

que desea editar.

3. Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de Tareas de flujos de trabajo de la parte

izquierda. Se muestra la página Guardar flujo de trabajo.

4. En la página Guardar flujo de trabajo se puede modificar el nombre y la descripción del flujo de

trabajo, así como las opciones de publicación. También pueden modificarse las propiedades

editables del flujo de trabajo mediante los botones Cambiar. Hay un botón Cambiar por cada uno

de los componentes principales del flujo de trabajo.

a. Opciones del flujo de trabajo: haga clic en el botón Cambiar opciones para modificar las

opciones de la página Opciones del flujo de trabajo. Consulte Guardar flujo de trabajo en la

página 3-70 para obtener más información.

b. Atributos de documentos: haga clic en el botón Cambiar atributos para modificar las

opciones de la página Atributos de documentos. Consulte Atributos de documentos en la

página 3-63 para obtener más información.

Nota: Los cambios realizados en un flujo de trabajo sólo se pueden guardar si el flujo no se

ha publicado. Si ya se ha publicado el flujo de trabajo, es necesario guardar los cambios

como flujo de trabajo nuevo; para ello haga clic en Guardar como. Si desea editar un flujo

de trabajo publicado, borre todas las publicaciones con Eliminar las publicaciones de este

flujo de trabajo y a continuación edite y guarde el flujo de trabajo editado.

Nota: Si se edita el flujo de trabajo de otro usuario, es necesario añadir credenciales

para los destinos. El flujo de trabajo siempre utiliza las credenciales del propietario en el

momento del escaneado. Si no se agregan credenciales nuevas cuando se edita el flujo

de trabajo, deberá agregarlas cuando se publique el flujo de trabajo. Consulte Agregar

credencial nueva en la página 22 para obtener información sobre cómo agregar

credenciales.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

c. Nombre de documento: haga clic en el botón Cambiar nombre para modificar las opciones

de la página Nombre y tipo de documento. Consulte Nombre y tipo de documento en la

página 3-50 para más información.

d. Destino y formatos de documento: haga clic en el botón Cambiar destinos para modificar

las opciones de la página Destinos de documentos, o bien en el botón Cambiar formatos para

modificar las opciones de formato de documentos en la página Nombre y tipo de

documento. Consulte Destinos de documentos en la página 3-34 y Consulte Tipo de

documento en la página 3-52 para obtener más información.

5. Haga clic en Guardar para sobrescribir el flujo de trabajo actual, si lo desea. Si ha modificado el

nombre del flujo de trabajo, éste también se sobrescribe. Esta opción sólo está disponible si aún

no se ha publicado el flujo de trabajo actual y se es propietario del flujo de trabajo. De lo

contrario, haga clic en Guardar como para crear un flujo de trabajo nuevo a partir del actual.

6. Si optó por publicar el flujo de trabajo, se muestra la página Publicar flujo de trabajo. Consulte

Capitulo 4, Publicación de flujos de trabajo para obtener información sobre cómo publicar flujos

de trabajo.

Nota: Si se hace clic en Guardar o Guardar como en esta página, se vuelve al

Explorador de flujos de trabajo (o a la página Publicar flujos de trabajo si se ha

seleccionado publicar el flujo de trabajo) y es necesario hacer clic en Editar este flujo

de trabajo para editar el nuevo flujo de trabajo y realizar otros cambios.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Eliminación de flujos de trabajo

Sólo el propietario del flujo de trabajo o el administrador pueden eliminar un flujo de trabajo de la

página Explorador de flujos de trabajo.

Para eliminar un flujo de trabajo:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Administrar Mis flujos de trabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo que desea eliminar en la lista de flujos de trabajo del Explorador de

flujos de trabajo.

3. Haga clic en Eliminar este flujo de trabajo en la lista de tareas del panel izquierdo. Se abre una

ventana de aviso en la que se pide confirmación para eliminar el flujo de trabajo.

4. Para eliminar el flujo de trabajo, haga clic en Aceptar. El flujo de trabajo se elimina de la lista de

flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo. Si no desea eliminar el flujo de trabajo, haga

clic en Cancelar.

Nota: Cuando se elimina un flujo de trabajo, también se eliminan todas sus publicaciones.

Nota: Las publicaciones del flujo de trabajo también se eliminarán.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Destinos de documentos

La página Destinos de documentos se utiliza para configurar los destinos de los documentos

escaneados.

Un destino es la ubicación definitiva a la que se escanea un documento. Cuando se crea un flujo de

trabajo es necesario especificar uno o varios destinos.

Para acceder a la página Destinos de documentos:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo al

que desea cambiar los destinos de documentos.

3. Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de tareas de flujos de trabajo del panel

izquierdo.

4. En el Editor de flujos de trabajo, haga clic en Destinos de documentos en el panel izquierdo.

La página Destinos de documentos enumera todos los tipos de destinos que están activados y pueden

configurarse. En cada tipo, bajo el encabezado Mis ubicaciones o Mis direcciones, se enumeran los

destinos específicos que ha configurado el usuario conectado. Bajo los encabezados otras ubicaciones

y otras direcciones se encuentran los destinos configurados por otros usuarios; estos destinos sólo

aparecen si se utilizan en el flujo de trabajo que se está editando.

Adición/eliminación de destinos en un flujo de trabajo

Para agregar un destino al flujo de trabajo, seleccione la casilla de verificación del destino. Para

eliminar un destino de un flujo de trabajo, quite la marca de la casilla de verificación del destino.

Adición de destinos nuevos

Los destinos que se definen e introducen en un flujo de trabajo se conservan, independientemente de

que se guarden o no los cambios del flujo de trabajo. Sólo se pueden eliminar de forma manual en la

página Destinos de documentos. De esta forma, el destino se podrá seleccionar durante la definición

de otros flujos de trabajo.

Nota: También se puede acceder a la página Destinos de documentos con el enlace

Agregar nuevo > Flujo de distribución...

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Para agregar un destino nuevo:

1. Busque el tipo de destino (por ejemplo, DocuShare, FTP, etc.) en la página Destinos de

documentos y haga clic en agregar ubicaciones. Se muestra una ventana específica del tipo de

destino.

2. Introduzca las propiedades del destino. Consulte Propiedades de destinos en la página 38.

3. Haga clic en Aceptar.

4. Si se necesitan credenciales para acceder al destino, se abre la página Opciones de cuenta.

Introduzca el nombre de usuario y la clave, y haga clic en Aceptar.

Edición de destinos

Se pueden cambiar todas las propiedades del destino excepto el nombre.

Para modificar las propiedades de un destino:

1. En la página Destinos de documentos, haga clic en el nombre del destino que desea cambiar.

Se muestran las propiedades del destino.

2. Edite las propiedades que desee. Consulte Propiedades de destinos en la página 38 para obtener

información específica del destino. Al editar un destino éste se agrega automáticamente al flujo

de trabajo. Quite la marca de la casilla de verificación del destino que se desea eliminar del flujo

de trabajo.

3. Haga clic en Aceptar.

Eliminación de destinos

Sólo se pueden eliminar los destinos agregados por el usuario y listados en Mis ubicaciones o Mis

direcciones.

Nota: Cuando aparezca la página Opciones de cuenta, puede que el sistema solicite la

introducción de las credenciales del PC de SMARTsend. Deberá utilizar las mismas

credenciales que para iniciar sesión en SMARTsend. Si introduce otras credenciales, quizá

deba utilizar el explorador para eliminar los archivos temporales de Internet de la estación

de trabajo antes de continuar. Por ejemplo, en Internet Explorer tendría que elegir las

siguientes opciones para eliminar los archivos temporales de Internet: Herramientas >

Opciones de Internet > General > Eliminar archivos > Aceptar.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Para eliminar un solo destino:

1. Busque el destino que desea eliminar en la página Destinos de documentos.

2. Sin más aviso, el destino ya no estará disponible cuando defina otros flujos de trabajo en el futuro;

por tanto, asegúrese de que desea eliminar el destino antes de hacer clic en quitar. Haga clic en

quitar para eliminar el destino.

Para eliminar todos los destinos de un tipo determinado:

1. Busque el tipo de destino en la página Destinos de documentos.

2. Sin más aviso, todos los destinos de ese tipo ya no estarán disponibles cuando se definan flujos de

trabajo nuevos en el futuro; por tanto, asegúrese de que desea eliminar los destinos antes de

hacer clic en quitar todas las ubicaciones o quitar todas las direcciones. Haga clic en quitar

todas las ubicaciones o quitar todas las direcciones para eliminar todos los destinos.

Administración de credenciales de destino

Las credenciales de escaneado se necesitan en todos los destinos de escaneado que requieren

credenciales para almacenar o archivar documentos escaneados, como por ejemplo DocuShare,

Domino, Microsoft Exchange, FTP, carpeta de NetWare, carpeta de red o Microsoft SharePoint. Cuando

se agrega un flujo de trabajo nuevo se solicita la adición de credenciales para los destinos nuevos.

También se pueden agregar credenciales para destinos nuevos antes de agregar un flujo de trabajo

mediante el enlace Agregar credencial nueva de la página principal de usuario.

Consejo: En el caso de destinos DocuShare, debe crear credenciales de inicio de sesión en el nivel

raíz de DocuShare antes de agregar a la credencial un flujo de trabajo. En DocuShare no puede

crear credenciales para carpetas principales o secundarias (subcarpetas). Introduzca las

credenciales del servidor DocuShare en lugar de utilizar una colección individual siempre que sea

posible. Así se simplifica la localización de colecciones y se elimina la necesidad de agregar

credenciales para colecciones individuales. Cuando introduzca las credenciales para el servidor

DocuShare, compruebe que puede iniciar la sesión en el servidor DocuShare. Para iniciar la sesión,

utilice la URL que introducirá en SMARTsend seguida de /Login (por ejemplo,

http://www.docushare.empresax.com/dsweb/Login). En el inicio de sesión se distingue el uso de

mayúsculas y minúsculas.

Nota: Los flujos de trabajo que ya están utilizando el destino no se verán afectados. En

dichos flujos de trabajo, el destino se mostrará bajo el encabezado otras ubicaciones la

siguiente vez que se edite.

Nota: Esto no afecta a los flujos de trabajo que ya están utilizando los destinos. En dichos

flujos de trabajo, los destinos se muestran bajo el encabezado otras ubicaciones la siguiente

vez que se editan.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Para agregar credenciales nuevas:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Agregar credencial nueva. Se muestra

la página Opciones de cuenta.

2. Seleccione el tipo de destino en la lista desplegable Tipo de cuenta. El número y los nombres de

otros cuadros de edición cambian dependiendo del tipo de destino seleccionado.

3. Complete los otros cuadros de edición del destino.

4. Haga clic en Aceptar.

Las credenciales agregadas serán el "punto de partida" siempre que se cree un destino para esta

cuenta.

Si se cambian las credenciales de un destino existente, las credenciales nuevas deben reflejarse en el

PC de SMARTsend; de lo contrario el flujo de trabajo de escaneado fallará.

Para cambiar las credenciales de un destino existente:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Administrar Mis credenciales. Se

muestra una lista de todos los destinos con credenciales.

2. Seleccione la credencial del destino que desea cambiar.

3. En el área Tareas de credenciales de la izquierda, haga clic en Editar esta credencial. Se muestra

la página Opciones de cuenta.

4. Edite las propiedades de las credenciales que desee.

Nota: Puede que sea necesario introducir las credenciales del PC de SMARTsend después de

hacer clic en Agregar credencial nueva. Deberá utilizar las mismas credenciales que para

iniciar sesión en SMARTsend. Si introduce otras credenciales, quizá deba utilizar el

explorador para eliminar los archivos temporales de Internet de la estación de trabajo antes

de continuar. Por ejemplo, en Internet Explorer tendría que elegir las siguientes opciones

para eliminar los archivos temporales de Internet: Herramientas > Opciones de Internet >

General > Eliminar archivos > Aceptar.

Nota: Cuando se añade un destino a un flujo de trabajo SMARTsend, las credenciales del

usuario que se especifican para el destino (por ej., DocuShare, SharePoint Portal Server

2003/2007) deben tener permiso de escritura en el servidor de destino. Si las credenciales

sólo tienen permiso de lectura, el usuario no podrá añadir el destino a un flujo de trabajo

SMARTsend. Sin embargo, la publicación del flujo de trabajo no se ejecutará porque el

usuario no tiene permiso para cargar un documento en el servidor de destino.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

5. Haga clic en Aceptar.

Para eliminar una credencial existente de un destino:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Administrar Mis credenciales. Se

muestra una lista de todos los destinos con credenciales.

2. Seleccione la credencial del destino que desea eliminar.

3. En el área Tareas de credenciales de la izquierda, haga clic en Eliminar esta credencial. Se abre

una ventana en la que se solicita confirmación.

4. Haga clic en Aceptar.

Propiedades de destinos

En esta sección se identifican los distintos tipos de destinos de documentos admitidos y los requisitos

de dirección de cada uno de ellos. Consulte Adición de destinos nuevos en la página 3-34 para obtener

más información.

Denominación y comportamiento de destinos

Hay un límite de 64 caracteres alfanuméricos (incluidos guiones bajos y normales) para los nombres de

destino. El nombre se utiliza para identificar destinos en el momento de la publicación y aparecen en

las cubiertas de PaperWare (función de la edición profesional) y en las páginas de confirmación.

Destinatario del correo electrónico

Defina propiedades de destinatario de correo electrónico introduciendo la información adecuada para

los destinatarios, copia (CC:) y copia oculta (CCO:). Separe las direcciones de correo electrónico con

punto y coma, por ejemplo:

destinat[email protected];destinat[email protected].

Puede introducir nombres parciales y hacer clic en Comprobar nombres para buscar los nombres de los

destinatarios. Para que la función Comprobar nombres funcione, el administrador debe configurar la

propiedad Asignaciones de propiedades de LDAP SMARTsend correspondiente a la libreta de

direcciones integrada. Se muestra un máximo de 50 nombres; si se muestran más de 50 nombres,

agregue caracteres para restringir la búsqueda.

Nota: Puede que sea necesario introducir las credenciales del PC de SMARTsend después de

hacer clic en Editar esta credencial. Deberá utilizar las mismas credenciales que para iniciar

sesión en SMARTsend. Si introduce otras credenciales, quizá deba utilizar el explorador para

eliminar los archivos temporales de Internet de la estación de trabajo antes de continuar.

Por ejemplo, en Internet Explorer tendría que elegir las siguientes opciones para eliminar los

archivos temporales de Internet: Herramientas > Opciones de Internet > General > Eliminar

archivos > Aceptar.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

No hay límite para el número de direcciones de correo electrónico que se pueden añadir. Sin embargo,

los servidores de correo imponen limitaciones de tamaño para los archivos adjuntos. Los trabajos de

escaneado a correo electrónico que superan el límite de tamaño no se envían.

• Seleccione el tipo de codificación para enviar archivos adjuntos a mensajes de correo electrónico

por Internet. UUEncode y Base64 son los dos tipos de codificación estándar para codificar datos

binarios como texto. UUEncode utiliza algunos caracteres que no son compatibles con EBCDIC

(Extended Binary Coded Decimal Interchange Code), un juego de caracteres que se utiliza

principalmente en Europa. Los mensajes de correo de Internet utilizan la codificación Base64 o

MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). Seleccione Base64 para mayor compatibilidad

con los sistemas europeos.

• Seleccione Enviar por correo a la persona que envía este flujo de trabajo, si también desea

enviar automáticamente por correo electrónico el documento escaneado al remitente. La persona

que envía el flujo de trabajo es la que ha escaneado el documento. Cuando se utilizan plantillas

de escaneado de dispositivo, esta opción sólo está disponible en dispositivos multifunción Xerox

con la autenticación activada.

• Seleccione Enviar enlace URL al documento (sin archivo adjunto) si solo desea enviar un enlace.

No se adjunta ni se envía ningún archivo a los destinatarios. El enlace se envía sólo si otros

destinos del flujo de trabajo tienen una dirección URL. Enviar un enlace en lugar de un archivo

adjunto resulta útil para los sistemas de correo electrónico que tienen restricciones de memoria

para manejar documentos de gran tamaño. Aparecen enlaces a varios repositorios en el mensaje

de correo electrónico si se configura el escaneado a todos los destinos.

Impresora remota

Con esta función se pueden imprimir archivos de formato Texto, TIFF multipágina, PDF, Microsoft

Word, Excel y PowerPoint.

• Seleccione la impresora en la lista desplegable. Estas impresoras tienen controladores

configurados en el PC de la aplicación SMARTsend. Si no se muestra ninguna impresora, póngase

en contacto con un administrador para configurar impresoras para la aplicación.

• Introduzca el número de copias que desea imprimir. El número máximo de copias que se pueden

imprimir varía según la impresora remota seleccionada.

Documentum (función de las ediciones estándar y profesional)

El servicio Documentum es un componente opcional que puede adquirirse en Xerox y agregarse como

destino de SMARTsend. En la actualidad, SMARTsend admite la versión 5.2.5 de Documentum.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de Documentum. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática los

campos correspondientes al nombre de archivador y de carpeta. También puede dejar el punto de

partida en blanco e introducir los nombres de archivador y carpeta de forma manual.

Nota: Debe tener al menos otro destino más definido en el flujo de trabajo y que

coincida con el formato seleccionado para el destinatario de correo electrónico. De lo

contrario sólo recibirá un documento adjunto, sin URLs.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

• Introduzca el nombre de Docbase de Documentum que se utilizará como repositorio para archivar

los documentos escaneados.

• Los nombres de archivador y carpeta de Documentum definen la ubicación de archivado que

utilizará el flujo de trabajo. El archivador es el componente de nivel más alto en la organización de

objetos en Documentum. Las carpetas, documentos y resto de objetos se crean y almacenan en

archivadores de Documentum. Si desea seleccionar una carpeta que se bifurca desde un

archivador existente, puede hacer clic en Expandir para ver y seleccionar carpetas adicionales.

Quizá deba agregar un nombre de usuario y una clave al archivador, en caso de que no se hayan

configurado en SMARTsend las credenciales necesarias para Documentum. Se necesita un nombre

de archivador. La adición de un nombre de carpeta es opcional.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

DocuShare

DocuShare (versiones 3.1 y 4.0) es un destino de documentos compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de DocuShare. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática la

URL de colección DocuShare. También puede dejar el punto de partida en blanco e introducir la

URL de colección de forma manual.

• Introduzca la URL de colección DocuShare correspondiente al destino. Si el destino se bifurca

desde el punto de partida especificado anteriormente, haga clic en Expandir para ampliar el

punto de partida y seleccionar la bifurcación del destino.

Ejemplo

http://<servidor>/view/collection-12345/docs

Quizá deba agregar un nombre de usuario y una clave a la colección DocuShare, en caso de que

no se hayan configurado en SMARTsend las credenciales necesarias para DocuShare. Consulte

Administración de credenciales de destino en la página 3-36 para obtener más información.

• Nombre de objeto personalizado: los objetos personalizados son opcionales. Si es preciso,

introduzca un nombre para definir un objeto personalizado para un destino de DocuShare (versión

3.1 o superior). Consulte Apéndice C: Especificación de un objeto personalizado en un flujo de

trabajo de SMARTsend en la página 3-85 para obtener más información.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

Nota: El objeto personalizado debe crearse en DocuShare antes de utilizar el flujo de trabajo

de SMARTsend que haga referencia a él. De lo contrario, la ejecución del flujo de trabajo

producirá un error.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Domino (función de las ediciones estándar y profesional)

Domino (versión 5.x o 6.0) es un destino de documentos compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de Domino. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática la

URL de base de datos Domino. También puede dejar el punto de partida en blanco e introducir el

nombre de la base de datos de forma manual.

• Introduzca la URL de la base de datos del servidor Domino. Es necesario introducir un nombre de

usuario y una clave.

Ejemplo

http://ff/doclib.nsf

• Introduzca el nombre del formulario.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

Domino.doc (función de las ediciones estándar y profesional)

Domino.doc (versión 3.1) es un destino de documentos compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de Domino.doc. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática los

campos URL de biblioteca, Nombre del archivador y Nombre del cuaderno de Domino.doc.

También puede dejar el punto de partida en blanco e introducir la información de forma manual.

• Introduzca la URL de una biblioteca Domino.Doc (DDocLIBRARY) para el destino. Es necesario

introducir un nombre de usuario y una clave.

Ejemplo

http://ff/domdoc/dominodoclib.nsf

• Introduzca el nombre del archivador (DDocCabinet).

• Introduzca el nombre del cuaderno (DDocBinder).

• Especifique un identificador exclusivo (DDocID) en Nombre del documento cargado para el

documento de salida.

• Introduzca el Nombre de perfil de Domino.doc. Este es el IDP (Interchange Document Profile) que

define el contenido del documento, como por ejemplo el nombre, el autor, etc. Forma parte de la

Arquitectura de intercambio de documentos de Domino.

• Añada los Comentarios de registro pertinentes del documento.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Hummingbird (función de las ediciones estándar y profesional)

El servicio Hummingbird es un componente opcional que puede adquirirse en Xerox y agregarse como

destino de SMARTsend. En la actualidad SMARTsend admite la versión 5.1.0.5 de Hummingbird.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de Hummingbird. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática los

campos correspondientes al nombre de biblioteca y de carpeta. También puede dejar el punto de

partida en blanco e introducir los nombres de biblioteca y carpeta de forma manual.

• Introduzca el nombre de biblioteca que se utilizará como repositorio para archivar los documentos

escaneados.

• Introduzca el nombre de carpeta que utilizará el flujo de trabajo como ubicación de archivado de

documentos. Si la carpeta de destino se bifurca desde una carpeta existente, puede hacer clic en

Expandir para expandirla y seleccionar una nueva. Es necesario introducir un nombre de usuario y

una clave.

• Publicar (Sí/No): elija Sí si desea publicar el documento. Esta opción designará el documento

escaneado resultante como versión publicada, puesta a disposición pública. Los documentos

publicados suelen tratarse como documentos de sólo lectura.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

Interwoven WorkSite (función de las ediciones estándar y profesional)

El servicio Interwoven es un componente opcional que puede adquirirse en Xerox y agregarse como

destino de SMARTsend. En la actualidad, SMARTsend admite la versión 8 de WorkSite Interwoven.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de Interwoven. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática los

campos correspondientes al nombre del servidor y la base de datos. También puede dejar el punto

de partida en blanco e introducir estos nombres de forma manual.

• Introduzca el nombre de servidor donde se aloja la base de datos WorkSite.

• Introduzca el nombre de la base de datos que se utilizará como repositorio para archivar los

documentos escaneados.

• Se muestra la ruta de acceso a la carpeta que utilizará el flujo de trabajo como ubicación de

archivado de documentos. Haga clic en Expandir y seleccione una carpeta. Es necesario introducir

un nombre de usuario y una clave.

• Publicar (Privado/Público/Ver): las opciones de Publicar determinan si el documento escaneado

será accesible para otros usuarios cuando se guarde en la base de datos Interwoven.

• Público: todos los usuarios tienen acceso de lectura y escritura al documento.

• Privado: la lectura y escritura están restringidas al propietario del documento o el flujo de

trabajo (o al administrador).

• Ver: todos los usuarios tienen acceso de lectura al documento. El propietario del documento o

flujo de trabajo y el administrador tienen acceso de lectura y escritura.

• Comentarios de registro: agregue los comentarios de registro pertinentes para el documento.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

• Tipo de documento: esta opción define el tipo de documento que se almacena en la base de

datos.

La selección determina el esquema de metadatos aplicado al documento, que suele variar entre

aplicaciones y tipos de documento distintos. Tenga presente que el administrador del sitio

Interwoven puede modificar la lista de tipos de documento disponibles. Póngase en contacto con

el administrador si el tipo de documento que prefiere no aparece en la lista.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

LiveLink (función de las ediciones estándar y profesional)

El servicio LiveLink es un componente opcional que puede adquirirse en Xerox y agregarse como

destino de SMARTsend. En la actualidad, SMARTsend admite la versión 9.5.0 de LiveLink.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de LiveLink. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática los

campos correspondientes al servidor y la carpeta. También puede dejar el punto de partida en

blanco e introducir estos nombres de forma manual.

• Introduzca el servidor donde se aloja la aplicación LiveLink.

• Haga clic en Expandir para buscar la carpeta que el flujo de trabajo utilizará como ubicación de

archivado de documentos. Es necesario introducir un nombre de usuario y una clave.

• Categoría: la introducción de una categoría es opcional. Las categorías definen metadatos

personalizados que se utilizarán cuando se asignan metadatos mediante perfiles de atributos de

documentos. Si es preciso, haga clic en Expandir para seleccionar una categoría de LiveLink

predefinida y aplicarla al documento. Consulte Apéndice D: Especificación de una categoría

LiveLink en un flujo de trabajo de SMARTsend en la página 3-86 para obtener más información.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

Nota: Los destinos WorkSite Interwoven (componente opcional) no admiten la introducción

de atributos (metadatos) con formato de texto libre en los campos personalizados. Los

valores de metadatos para los campos personalizados deben coincidir con el juego

predefinido de valores que establece el administrador de WorkSite.

Nota: La categoría debe crearse en LiveLink antes de utilizar el flujo de trabajo de

SMARTsend que haga referencia a ella. De lo contrario, la ejecución del flujo de trabajo

producirá un error. Además, si se detecta alguna falta de coincidencia tipográfica en un

campo de atributos de documento LiveLink personalizado definido en una "Categoría",

el error se ignora, el valor no se tiene en cuenta y la aplicación continúa con el proceso

de carga. Por ejemplo, si define un campo de categoría de tipo "Integer" pero introduce

en el dispositivo un valor "NotAnInt", el documento se carga pero el campo de categoría

queda vacío. El informe de confirmación indica asimismo que el trabajo se procesó de

forma satisfactoria.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Servidor TRIM Context (función de las ediciones estándar y profesional)

El servidor TRIM Context es un componente opcional que puede adquirirse en Xerox y agregarse como

destino de SMARTsend. El adaptador TRIM debe estar instalado en el PC de SMARTsend antes de

agregar la opción TRIM a SMARTsend. En la actualidad, SMARTsend admite la versión 6.0 de TRIM

Context Server.

• En SMARTsend, agregue una nueva credencial y seleccione TRIM como Tipo de cuenta.

Introduzca el nombre de la cuenta y el nombre del servidor. Introduzca el nombre de directorio

virtual. El directorio virtual se configura en Microsoft IIS 6, y es donde residen los binarios del

juego de herramientas de conectividad de TRIM. Su nombre prefijado es TRIMCT2.

• Introduzca el nombre de usuario y la clave. El usuario debe pertenecer al grupo de dominio en

donde se esté ejecutando TRIM Context Services. Puede ser cualquier usuario TRIM que tenga

derechos de acceso remoto, inicio y activación. Haga clic en Aceptar.

• Cree un flujo de trabajo de SMARTsend. Seleccione Agregar un nuevo flujo de trabajo para

introducir un Nombre de destino que identifique el flujo de trabajo.

• Si está seleccionada la opción de creación de carpetas, se creará una carpeta con el nombre

especificado en la opción de subcarpetas (si el nombre de carpeta aún no existe), y el documento

se cargará en esta ubicación. Si el campo de la subcarpeta tiene más de un nombre de carpeta

(con los delimitadores adecuados, como "/"), el adaptador se repetirá en la lista de subcarpetas y

creará todas si no existen.

Los documentos se registrarán en el servidor de forma prefijada. El usuario puede especificar los

comentarios de registro. Estos comentarios se mostrarán en la sección de Notas del escritorio de

TRIM.

• El usuario debe introducir un tipo de registro válido que esté configurado para mostrar el

comportamiento del documento. Si el comportamiento del tipo de registro no es "Documento",

SMARTsend generará un error.

• Se pueden crear subcarpetas dentro de una carpeta principal sólo cuando el nivel de su

contenedor es inferior al de la carpeta principal. El número de subcarpetas identificado por los

delimitadores debe ser menor o igual que los niveles del contenedor de carpeta válida disponibles

(carpetas que tengan niveles de contenedor inferiores al del contenedor de la principal). El número

de tipos de carpeta disponibles debe ser inferior al número de niveles de subcarpeta.

Nota: No es el mismo directorio virtual donde se instala la aplicación "WebDrawer".

La aplicación WebDrawer no es necesaria para utilizar SMARTsend con Trim. En algunas

versiones más nuevas de Trim Context, el juego de herramientas de conectividad de

Trim se denomina "Trim Context Web Services".

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

• Para configurar las opciones DCOM correctas en TRIM Context Server, seleccione

Inicio>Herramientas administrativas> Componente. Expanda el contenedor Servicios de

componente\Equipos. Haga clic con el botón derecho del ratón en Mi PC y seleccione

Propiedades. En la ficha Seguridad COM, haga clic en Editar límites, en el área de Permisos de

inicio y activación o de Activación remota. Haga clic en el botón Editar límites de la sección

Permisos de inicio y activación. Haga clic en la cuenta en que se necesitan cambiar los permisos, y

haga clic para permitir permisos de Acceso remoto o permisos de Ejecución remota y

Activación remota. El usuario debe ser una cuenta del nivel de dominio y no un usuario local.

Todos los usuarios que necesiten acceder a TRIM deben formar parte del grupo de este nivel de

dominio. Seleccione Aceptar. Haga clic en el botón Editar límites de la sección de permisos de

acceso. Haga clic en la cuenta que se debe modificar y seleccione la casilla Acceso remoto.

Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000 (función de las ediciones estándar y

profesional)

La carpeta Web de Microsoft Exchange 2000 es un destino de documentos compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de Exchange 2000. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática el

campo URL. También puede dejar el punto de partida en blanco e introducir la URL de forma

manual.

• Introduzca o seleccione la URL de la carpeta web de Microsoft Exchange. Si el nuevo destino se

bifurca desde un destino existente, haga clic en Expandir para ampliar la ubicación elegida como

punto de partida y seleccionar el destino nuevo. Es necesario introducir un nombre de usuario y

una clave.

Ejemplo

\\organizacion\carpetaspublicas\carpetasprueba\docs

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre se sobrescriben. Se recomienda

añadir un sufijo al nombre del archivo. Consulte Nombre y tipo de documento en la página 50.

Nota: No se puede archivar varios documentos en el misma subcarpeta. Si se envían los

resultados de un segundo escaneado a una subcarpeta existente, se creará una nueva

subcarpeta con el mismo nombre pero con ID de registro diferente.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

FTP

FTP es un destino de documentos compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de FTP. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista desplegable

puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática los campos

Nombre de host de FTP y Ruta de la carpeta. También puede dejar el punto de partida en blanco e

introducir el nombre de host y la ruta de la carpeta de forma manual.

• Introduzca el nombre de host de FTP del destino. Debe ser un nombre completo (nombre de

servidor y nombre de dominio) o una dirección IP (Internet Protocol) del servidor de archivos de

destino.

Ejemplo

ftp:servidorempresa.com o 10.14.121.32

El puerto utiliza el puerto estándar 21 de forma prefijada. Si el puerto 21 no está disponible,

especifique un puerto como parte del nombre de host; por ejemplo, ftp:servidorempresa.com:99.

• Introduzca la ruta de la carpeta del directorio de FTP remoto en el que está almacenado el

documento. Es necesario introducir un nombre de usuario y una clave. Sin embargo, se puede

utilizar FTP anónimo. El nombre de usuario deberia ser "anonymous" y la clave se deja en blanco.

Ejemplo

/ftp-publico/misdocumentos.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre se sobrescriben. Se recomienda

añadir un sufijo al nombre del archivo. Consulte Nombre y tipo de documento en la página 50.

• Propiedades avanzadas: esta función permite exportar y personalizar historiales personalizados

de trabajos de los dispositivos. Está disponible si se ha seleccionado Activar soporte de

exportación de historial de trabajos para el servicio FTP de SMARTsend y su uso está concebido

para usuarios avanzados e integradores de sistemas.

NetWare (función de las ediciones estándar y profesional)

NetWare es un destino de documentos compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de NetWare. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática el

campo Ruta de la carpeta. También puede dejar el punto de partida en blanco e introducir la ruta

de la carpeta de forma manual.

Nota: Cuando se explora un sitio FTP seguro, los enlaces de "documentación de salida" en

los mensajes de confirmación de correo electrónico no funcionan a menos que también se

incluya la clave con la URL; por ejemplo, ftp://usuario:clave@host/ruta/archivo, o bien,

ftp://anonymous@host/ruta/archivo.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

• Introduzca la ruta de la carpeta correspondiente al destino. Si el nuevo destino se bifurca desde un

destino existente, haga clic en Expandir para ampliar la ubicación elegida como punto de partida

y seleccionar el destino nuevo.

Ejemplo

\\servidor-1\scan\docs.

Es necesario introducir un nombre de usuario y una clave. El nombre común, el contexto y la

información de árbol son datos obligatorios. Un nombre de usuario válido de NetWare tiene el

siguiente formato:

.cn=[nombre común].ou=[unidad organizativa].o=[organización].c=[contexto].t=[árbol]

Ejemplo

.cn=minombre.ou=dsp.o=miempresa.c=us.t=ventas123eu

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre se sobrescriben. Se recomienda

añadir un sufijo al nombre del archivo. Consulte Nombre y tipo de documento en la página 50.

Carpeta de red

Las carpetas de red son destinos de documentos compatibles.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de la red. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática el

campo Ruta de la carpeta. También puede dejar el punto de partida en blanco e introducir la ruta

de la carpeta de forma manual.

• Introduzca la ruta completa a la carpeta de red. Si el nuevo destino se bifurca desde un destino

existente, haga clic en Expandir para ampliar la ubicación elegida como punto de partida y

seleccionar el destino nuevo. Es necesario introducir un nombre de usuario y una clave.

Ejemplo

\\servidor-1\scan\docs.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre se sobrescriben. Se recomienda

añadir un sufijo al nombre del archivo. Consulte Nombre y tipo de documento en la página 50.

• Propiedades avanzadas: esta función permite exportar y personalizar los historiales de trabajos

de SMARTsend. Está disponible si se ha seleccionado Activar soporte de exportación de historial

de trabajos para el servicio Carpeta de red de SMARTsend y su uso está concebido para usuarios

avanzados e integradores de sistemas.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Servicio Escanear a URL (función de las ediciones estándar y profesional)

El servicio de escaneado a URL es un destino compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de Escanear a URL. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso adicionales, la lista

desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de forma automática el

campo correspondiente a la ruta de la URL. También puede dejar el punto de partida en blanco e

introducir la ruta de la URL de forma manual.

• Introduzca la URL del destino. Si el nuevo destino se bifurca desde un destino existente, haga clic

en Expandir para ampliar la ubicación elegida como punto de partida y seleccionar el destino

nuevo.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre se sobrescriben. Se recomienda

añadir un sufijo al nombre. Consulte Nombre y tipo de documento en la página 50.

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 (función de las ediciones estándar y

profesional)

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 es un destino compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de SharePoint Portal Server 2001. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso

adicionales, la lista desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de

forma automática el campo URL de la carpeta de SharePoint. También puede dejar el punto de

partida en blanco e introducir la URL de la carpeta de SharePoint de forma manual.

• Introduzca la URL de la ruta de carpeta de espacio de trabajo SharePoint. Si el nuevo destino se

bifurca desde un destino existente, haga clic en Expandir para ampliar la ubicación elegida como

punto de partida y seleccionar el destino nuevo.

Ejemplo

http://dsp1/áreadetrabajo/documentos/dm

• Acepte el valor prefijado o introduzca un nuevo perfil de documento SharePoint. El perfil de

documento de SharePoint contiene información asociada con una carpeta de SharePoint Portal,

como por ejemplo, campos de versión o nombre de autor. La aplicación consulta a SharePoint

Portal para determinar los campos de perfil asociados a la carpeta de destino.

• La opción de registro está disponible cuando el destino es un portal SharePoint. Seleccione Sí para

publicar el documento en SharePoint. De este modo el documento se pone a disposición de otros

en SharePoint.

• Introduzca los comentarios de registro pertinentes.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007 es un destino compatible.

• Introduzca un Nombre de destino que identifique al flujo de trabajo.

• Seleccione un punto de partida en la lista desplegable. El punto de partida prefijado lo definen las

credenciales de SharePoint Portal Server 2003/2007. Si las credenciales ofrecen niveles de acceso

adicionales, la lista desplegable puede incluir varios puntos de partida. Esta selección rellena de

forma automática el campo URL de la carpeta de SharePoint. También puede dejar el punto de

partida en blanco e introducir la URL de la carpeta de SharePoint de forma manual.

• Introduzca la URL de la ruta de carpeta de espacio de trabajo SharePoint. Si el nuevo destino se

bifurca desde un destino existente, haga clic en Expandir para ampliar la ubicación elegida como

punto de partida y seleccionar el destino nuevo.

• La opción de registro está disponible cuando el destino es un portal SharePoint. Seleccione Sí para

publicar el documento en SharePoint. De este modo el documento se pone a disposición de otros

en SharePoint.

• Introduzca los comentarios de registro pertinentes.

• Sobrescritura de archivos: los archivos con el mismo nombre no se sobrescriben.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Nombre y tipo de documento

La página Nombre y tipo de documento se utiliza para configurar el nombre de archivo, el tipo y el

formato de los documentos escaneados creados con SMARTsend.

Para acceder a la página Nombre y tipo de documento:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo al

que desea cambiar el nombre de documento o el formato.

3. Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de tareas de flujos de trabajo del panel

izquierdo.

4. En el Editor de flujos de trabajo, haga clic en Nombre y tipo de documento en el panel izquierdo.

Nombre de documento

Las opciones de Nombre de documento definen el nombre del archivo de salida que se generará.

La información de identificación se aplica después de escanear el documento. Determine las

restricciones (por ejemplo los caracteres admitidos y la política de sobrescritura de archivos) de los

destinos de archivos antes de asignar un nombre al documento de salida.

La posibilidad de cambiar el nombre del archivo de salida (Nombre de documento) en el momento de

escanear está sujeta a las siguientes condiciones:

• Si se utilizan plantillas de escaneado de dispositivo en dispositivos Xerox WorkCentre Pro

232/238/245/255/265/275 o más modernos, no podrá modificar la opción Nombre de

documento en el momento de escanear, a menos que seleccione la opción Nombre

proporcionado en el Origen de escaneado en el flujo de trabajo. Esta restricción no se aplica a

dispositivos más antiguos, que permiten anular la opción Nombre de documento en el momento

de escanear, con independencia de la opción de asignación de nombre especificada en el flujo de

trabajo.

• Si se utilizan plantillas PaperWare (función de la edición profesional) que contienen atributos de

documento editables en dispositivos Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 o más

modernos, siempre podrá modificar el nombre del documento en la interfaz de usuario del

dispositivo.

No obstante, la opción de asignación de nombre que se utilizará para distribuir el documento será

la especificada en el flujo de trabajo utilizado para publicar la plantilla.

• La plantilla de escaneado Mi correo electrónico utiliza siempre el nombre de documento que

proporciona el origen de escaneado; el usuario puede modificarlo en el momento de escanear en

todos los dispositivos admitidos.

Nota: A la página Nombre y tipo de documento también se puede acceder desde el enlace

Agregar nuevo flujo de trabajo de distribución cuando se está creando un flujo de trabajo

nuevo.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Nombre

Nombre determina el nombre del archivo de salida. Las opciones de asignación de nombre son las

siguientes:

• Nombre: escribir un nombre de archivo para el documento de salida. El nombre que introduzca

puede contener caracteres alfanuméricos, guiones y subrayados. No se admiten los espacios. Este

es el nombre de archivo base para el documento de salida. Si se especifica un sufijo de nombre, el

nombre de archivo de salida resultante es el nombre base de este cuadro de edición, con un sufijo

(como la fecha y hora, un ID exclusivo o nada) y la extensión del archivo. Es decir, el nombre de

archivo resultante tiene el siguiente formato:

Nombre de archivo base + Sufijo + Extensión del archivo

Si no se especifica un sufijo, el nombre de archivo resultante tendrá el siguiente formato:

Nombre de archivo base + Extensión del archivo

Si el nombre de archivo base se deja en blanco, el nombre de archivo de salida resultante incluirá

un ID exclusivo o un identificador de fecha y hora, más la extensión. No obstante, si se selecciona

el valor Ninguno para Sufijo de nombre, es preciso introducir un nombre de archivo base que

identifique el documento.

• Generar un nombre (8 caracteres): SMARTsend genera automáticamente un nombre de 8

caracteres. En este caso, no se puede especificar un sufijo.

• Nombre proporcionado en el Origen de escaneado (valor prefijado): el nombre de archivo se

introduce en el origen de escaneado. Si el origen de escaneado es un dispositivo multifunción

Xerox, el nombre se especifica en el dispositivo; si el origen de escaneado es un dispositivo de fax

de Internet, el nombre corresponde al nombre del documento adjunto generado por el dispositivo.

Este es el nombre de archivo base para el documento de salida. Si se especifica un sufijo de

nombre, el nombre de archivo de salida resultante es el nombre base, con un sufijo (como la fecha

y hora, un ID exclusivo o nada) y la extensión del archivo. El nombre de archivo puede dejarse en

blanco, pero se debe especificar el prefijo. Los nombres de archivo resultantes pueden tener el

siguiente formato:

Nombre de archivo base + Sufijo + Extensión del archivo

Si no se especifica un sufijo, el nombre de archivo resultante tendrá el siguiente formato:

Nombre de archivo base + Extensión del archivo

Sufijo + Extensión del archivo

Si no se especifica un nombre en el origen de escaneado, se utilizará el nombre prefijado

generado por el dispositivo.

Nota: Si se selecciona esta opción con el tipo TIFF de una página o JFIF (consulte Tipo

de documento en la página 52) los nombres de archivo resultantes tendrán más de 8

caracteres porque los identificadores de página (que comienzan con -1 y van

aumentando) se agregan al nombre para diferenciar las páginas.

Nota: Al seleccionar un nombre, debe utilizarse uno que funcione con los destinos donde se

va a archivar. Por ejemplo, si su destino solamente permite 8 caracteres, debe utilizar sólo 8

caracteres; de lo contrario el archivado fallará.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Sufijo de nombre

Si se especifica un nombre de archivo base o se selecciona la opción Nombre proporcionado en el

Origen de escaneado, se puede especificar un sufijo para agregarlo al final del nombre del archivo

base. Los sufijos aseguran nombres de archivo exclusivos. Esto es importante sobre todo para los

destinos de documentos que sobrescriben archivos con el mismo nombre.

Seleccione uno de los siguientes sufijos:

• Ninguno.

• Fecha y hora (valor prefijado): al nombre de archivo base se incorpora la fecha y hora (año, mes,

día, hora, minutos, segundos) de cuando se procesó el archivo. Por ejemplo, si se especifica el

nombre de archivo base miArchivo, un tipo de archivo PDF y el documento se escanea el 25 de

agosto de 2004 a las 12:24:06, el nombre de archivo de salida resultante es:

miArchivo20040825122406.pdf

Elija esta opción cuando se creen y modifiquen con frecuencia archivos escaneados y sea

necesario guardar cada archivo.

• ID única: de forma automática, genera un número de identificación exclusivo de 32 caracteres y

lo agrega al nombre de archivo base. Elija esta opción cuando pueda realizarse un seguimiento

sencillo de los archivos de escaneado mediante números ID aleatorios.

Tipo de documento

Las opciones de Tipo de documento especifican el tipo y el formato de los archivos de salida de

distribución. De forma prefijada, SMARTsend asigna un tipo de documento único y común que se

utilizará para los destinos del flujo de trabajo. No obstante, también puede especificar distintos tipos

de documento para cada destino del flujo. Seleccione una de estas opciones para configurar los valores

de Tipo de documento del flujo de trabajo:

Usar el mismo Tipo de documento o de impresión para todos los destinos

Permite seleccionar y configurar un tipo/formato de documento y un tipo de impresión (si procede)

únicos para los destinos del flujo de trabajo.

Usar un Tipo de documento o de impresión distinto para cada destino

Permite seleccionar y configurar tipos/formatos de documento y tipos de impresión (si procede)

distintos para cada tipo de destino especificado en el flujo de trabajo.

Nota: Si se selecciona Generar un nombre (8 caracteres) para asignar un nombre al

archivo, no se pueden utilizar sufijos.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Tipos de documento admitidos en SMARTsend

• PDF, puede buscarse texto (*.pdf): función de la edición profesional; sólo disponible si el

reconocimiento óptico de caracteres (OCR) está activado.

•PDF, sólo imagen (*.pdf)

• PDF protegido (cifrado)

• JFIF (*.jpg)

•XPS

• TIFF de una página (*.tif)

• TIFF multipágina (*.tif)

• Tipo de documento original (formato de archivo determinado por el dispositivo en el momento de

escanear)

• Otro (función de la edición profesional; sólo si OCR está activado). La opción Otro incluye formatos

de archivo OCR. Consulte la Tabla 3-1 en la página -54 para ver una lista completa de los formatos

de archivo OCR.

Cada tipo de documento tiene un formato de archivo asociado. Si se selecciona un tipo en la lista

desplegable, debajo de la selección se muestran los detalles del tipo de archivo. El formato y los

detalles pueden modificarse para determinados tipos de documentos. Si es el caso, basta con hacer clic

en el botón Propiedades y seleccionar un formato en la lista.

Tipo de impresión

La opción Tipo de impresión sólo está disponible si se ha seleccionado un destino Impresora remota en

un flujo de trabajo. Los destinos de tipo Impresora remota pueden configurarse con las siguientes

propiedades:

Imagen original

Imprime una imagen escaneada fiel a la imagen del documento original.

Otro (función de la edición profesional)

Permite elegir y configurar un formato OCR compatible. Las selecciones de formato disponibles pueden

variar según las capacidades de la impresora remota. Consulte Otro (función de la edición profesional)

en la página 3-61 y Propiedades de OCR (función de la edición profesional) en la página 62 para

obtener más información.

Nota: Los formatos JFIF y TIFF de una página sólo se pueden utilizar para la distribución de

archivos a destinos FTP, carpeta de red, carpeta de NetWare y correo electrónico. Estos tipos

de archivos se filtran de la lista de tipos disponibles si se seleccionan otros destinos junto

con los destinos FTP, carpeta de red, carpeta de Netware y correo electrónico.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Formato y propiedades de documento

Las propiedades ayudan a definir más el formato y determinadas características del archivo de salida.

Para acceder a las opciones de formato, haga clic en el botón Propiedades del área Tipo de

documento de la página Nombre y tipo de documento. Las selecciones de formato pueden variar

según el tipo de archivo de salida seleccionado. Los tipos y formatos de documento que admite

SMARTsend, junto con las consideraciones de cada formato, se enumeran en la siguiente tabla:

Tipo de documento Formatos de archivo de salida Consideraciones

PDF, sólo imagen PDF, sólo imagen

PDF, sólo imagen: Conservar imagen de

origen de escaneado

PDF protegido (cifrado)

PDF lineal

• Admitido en la mayoría de

plataformas.

• Puede archivarse en todos los

repositorios de SMARTsend.

• Muchas opciones de compresión.

• Excelente equilibrio entre opciones

de portabilidad, compatibilidad y

compresión.

• Puede que algunas herramientas de

digitalización no admitan el formato

PDF.

PDF, puede buscarse

texto (función de la

edición profesional)

PDF con texto normal

PDF con sustitutos de imagen

PDF con imagen en texto

PDF con imagen en texto: conservar

orientación de página

PDF con imagen en texto: conservar

imagen de origen de escaneado

PDF protegido (cifrado)

PDF lineal

• Todo lo anterior más compatibilidad

con OCR.

• Se puede buscar texto en el

documento.

• Se puede copiar texto del

documento.

• Requiere procesamiento adicional.

• Posible pérdida de información

durante el procesamiento.

XPS XPS • Nuevo formato abierto de Microsoft

• Vista página a página

• Viene con Windows Vista /

Disponible para XP

JFIF JPEG • Cada página se guarda como un

documento.

• Formato de imagen admitido

ampliamente.

• Excelente para imágenes en color.

• El único formato de compresión

admitido es JPEG.

• Los documentos de texto pueden

presentar "ruido".

• Algunos repositorios no admiten

archivos de una sola página.

•No compatible con OCR.

Tabla 3-1: Tipos y formatos de documento admitidos

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

TIFF de una página TIFF 6.0 de una página

TIFF 6.0 TTN2 de una página

• Cada página se guarda como un

documento.

• Formato de imagen admitido

ampliamente.

• Rango limitado de opciones de

compresión.

• Algunos repositorios no admiten este

formato.

•No compatible con OCR.

TIFF multipágina TIFF 6.0 multipágina

TIFF 6.0 TTN2 multipágina

TIFF multipágina: conservar imagen de

origen de escaneado

• Cada página se guarda como un

documento.

• Formato de imagen admitido

ampliamente.

• Rango limitado de opciones de

compresión.

• Puede archivarse en todos los

repositorios de SMARTsend.

•No compatible con OCR.

Tipo de documento

original

El formato de archivo se determina en

el momento de escanear. Algunos

dispositivos permiten elegir un formato

en la interfaz de usuario del dispositivo;

otros pueden limitar la elección a un

formato específico.

• Pérdida de información mínima.

•No compatible con OCR.

• El formato de archivo se determina al

escanear y puede variar de un

dispositivo a otro.

Tipo de documento Formatos de archivo de salida Consideraciones

Tabla 3-1: Tipos y formatos de documento admitidos

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Archivos PDF

Los archivos PDF conservan el diseño de página, el texto y las imágenes de los documentos. Se

reproducen fácilmente y pueden utilizarse en la mayoría de entornos, lo que ha convertido a los

archivos PDF en un formato universal. Un archivo PDF puede ser bastante manejable gracias a su

pequeño tamaño.

En esta sección se explican las opciones de archivos PDF disponibles.

Otro - Formatos OCR

(función de la edición

profesional)

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003

(*.doc)

Texto, estándar (*.txt)

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003

(.xls)

Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)

Microsoft Publisher 98 (*.rtf)

Texto ASCII, con formato (*.txt)

Texto ASCII, estándar (*.txt)

Texto ASCII, estándar Ex (*.txt)

Rich Text Format (*.rtf)

RTF Word 2000 (*.rtf)

RTF Word 6.0/95 (*.rtf)

RTF Word 97 (*.rtf)

Texto, inteligente (*.txt)

Texto, sin formato (*.txt)

Texto, común (*.txt)

Texto, delimitado por comas (*.csv)

Texto, delimitado por tabuladores

(*.txt)

WordPad (*.rtf)

• SMARTsend crea los formatos de

archivo de salida una vez que los

documentos escaneados han pasado

por el proceso OCR.

• Requiere tiempo de procesamiento

adicional.

• No se conservan los datos de imagen

original (puede incluir imágenes

incrustadas).

• Crea archivos que pueden editarse en

varias aplicaciones de software muy

conocidas.

Tipo de documento Formatos de archivo de salida Consideraciones

Tabla 3-1: Tipos y formatos de documento admitidos

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

PDF, puede buscarse texto (función de la edición profesional)

Los siguientes formatos de PDF aceptan búsquedas de caracteres de texto.

• PDF con texto normal contiene texto e imágenes que coinciden con el documento de origen. No

ofrece control de la compatibilidad ni la compresión de la imagen de salida. La orientación de

página de la salida se hará de forma automática para que el texto pueda leerse con normalidad.

• PDF con sustitutos de imagen contiene texto que coincide con el documento original. La salida

se mostrará más pequeña; se sustituyen las imágenes extraídas de la imagen de origen si hay

problemas con el OCR. La sustitución de imágenes se utiliza en los siguientes casos: palabras que

contienen caracteres sospechosos en el texto, palabras que no aparecen en el diccionario,

palabras que contienen símbolos rechazados y palabras que carecen de algunos símbolos. No

ofrece control de la compatibilidad ni la compresión de la imagen de salida. La orientación de

página de la salida se hará de forma automática para que el texto pueda leerse con normalidad.

• PDF con imagen en texto contiene una imagen de cada página del documento, además de

caracteres de texto. No ofrece control de la compatibilidad ni la compresión de la imagen de

salida. La orientación de página de la salida se hará de forma automática para que el texto pueda

leerse con normalidad. Consulte Tabla 3-2 en la página -57.

• PDF con imagen en texto: conservar orientación de página contiene una imagen de cada

página del documento, además de caracteres de texto. Ofrece control de la compatibilidad ni la

compresión de la imagen de salida. Se conserva la orientación de página de los documentos de

entrada. Consulte Tabla 3-2 en la página -57.

• PDF: conservar imagen de origen de escaneado mantiene los datos de imagen originales que el

dispositivo envía a SMARTsend. Con esta opción se obtiene una imagen con una pérdida de

agudeza mínima, pero no ofrece control de la compatibilidad ni la compresión de la imagen de

salida. Se conserva la orientación de página de los documentos de entrada.

Nota: Los formatos de compresión alta no funcionan con muchos dispositivos antiguos

cuando se imprimen imágenes escaneadas.

Nota: Si la orientación de los documentos de entrada no es la estándar, o se aprecia una

desviación significativa, quizá no pueda resaltar texto en el documento de salida PDF.

Sin embargo, sí podrá realizar búsquedas de texto.

Tipo de documento

Orientación de documentos de

entrada

Orientación de documentos de

salida

PDF con imagen en

texto

PDF: conservar

orientación de página

Tabla 3-2: Relación entre la opción PDF seleccionada y la orientación de página

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

PDF, sólo imagen (*.pdf)

Los siguientes formatos de PDF no contienen caracteres de texto y por tanto no se puede buscar texto.

• PDF, sólo imagen contiene una imagen de cada página del documento.

• PDF: conservar imagen de origen de escaneado mantiene los datos de imagen originales que el

dispositivo envía a SMARTsend. Con esta opción se obtiene una imagen con una pérdida de

agudeza mínima, pero no ofrece opciones de compresión.

PDF lineal

Los archivos PDF lineales son óptimos para su visualización en la web, y están estructurados de forma

que se puede ver la primera página en el navegador antes de descargar el archivo completo desde el

servidor web. Esta estructura permite abrir los documentos PDF lineales prácticamente en un

momento.

PDF protegido

Los archivos PDF protegidos, o cifrados, permiten al usuario controlar el acceso y la utilización del

archivo PDF de salida. Todos los archivos PDF protegidos están cifrados y protegidos por una clave del

usuario o propietario. Además, las restricciones de impresión, copia de contenido y actualizaciones

AcroForm se pueden aplicar a un usuario.

Los archivos PDF se pueden proteger de forma que se requiera una clave para abrirlo y una clave

maestra para cambiar las opciones de seguridad. Si establece restricciones de seguridad al archivo,

también puede especificar una clave maestra para que nadie que lo abra pueda anular las

restricciones. Cuando se abre un archivo con una clave maestra, las restricciones de seguridad quedan

provisionalmente desactivadas. Si el archivo tiene las dos claves, se puede abrir con cualquiera de ellas.

· Opciones de optimización de imagen de PDF

SMARTsend permite configurar diversas opciones de optimización de imagen. El administrador del

sistema SMARTsend puede definir estas opciones prefijadas, que también puede ajustar cada usuario

de SMARTsend durante la publicación de flujos de trabajo.

En la actualidad se admiten las siguientes opciones de optimización de imagen:

Enfatizar compatibilidad: utilice esta opción cuando la consideración principal sea la compatibilidad

con versiones antiguas de Acrobat Reader. Esta opción puede generar archivos de mayor tamaño.

Consulte Opciones de compatibilidad de PDF para obtener más información.

Enfatizar compresión: utilice esta opción cuando la consideración principal sea la reducción del

tamaño de archivo. Puede que las versiones antiguas de Acrobat Reader no admitan este formato.

Nota: Los formatos de compresión alta no funcionan con muchos dispositivos antiguos

cuando se imprimen imágenes escaneadas.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Personalizado: utilice esta opción para ajustar de forma manual las opciones de optimización de

imagen.

Opciones de compatibilidad de PDF

Las opciones de compatibilidad están disponibles cuando el valor de Optimización de imagen es

Personalizado. Estas opciones modifican el formato PDF según los siguientes parámetros:

Acrobat Reader 4 y anteriores: se mantiene la compatibilidad PDF con versiones actuales y anteriores

de Acrobat Reader, desde la versión 4.0. Esta opción optimiza la compatibilidad pero puede generar

archivos de mayor tamaño.

Acrobat Reader 5 y posteriores: se mantiene la compatibilidad PDF con las versiones más recientes de

Acrobat Reader, desde la versión 5.0. Esta opción ofrece más posibilidades de compresión de archivos.

Opciones de compresión de PDF

Las opciones de compresión están disponibles cuando el valor de Optimización de imagen es

Personalizado. Estas opciones modifican el formato PDF según los siguientes parámetros:

Usar contenido de trama mixta: aplica diferentes técnicas de compresión a las distintas partes de las

imágenes escaneadas. Esta opción suele ofrecer la mejor compresión para documentos comerciales,

incluidos aquéllos que tengan dibujos de línea en color. No se recomienda para fotografías en color.

Monocromo: ofrece una serie de opciones de compresión CCITT Group 4, JBIG2 Huffman Encoded o

JBIG2 Arithmetic Encoded para imágenes monocromas. En la siguiente tabla se proporciona

información adicional:

Imagen de tono continuo: muestra las opciones de compresión que se aplicarán a las imágenes en

color. Las opciones de Imagen de tono continuo las define la aplicación. JPEG es el valor prefijado y

JPEG/Flate se utiliza cuando se selecciona Usar contenido de trama mixta.

Nota: Las opciones de compatibilidad y compresión del cuadro de diálogo Propiedades de

tipo de documento sólo pueden ajustarse de forma manual si se ha seleccionado la opción

Personalizado.

Tipo de compresión Consideraciones

CCITT G4 • Compresión sin pérdida

• Compatibilidad amplia

• Puede que algunos tipos de documento no se

compriman demasiado.

JBIG2 Huffman Encoded • Mejor compresión que CCITT G4

• Compatibilidad más limitada

JBIG2 Arithmetic Encoded • Compresión óptima para imágenes monocromas

• Compatibilidad más limitada en comparación con

las otras opciones

Tabla 3-3: Opciones de compresión de PDF

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

JFIF/JPEG

JFIF (*.jpg) utiliza la compresión JPEG, que es un formato de compresión de archivo con pérdidas (se

pierden o eliminan algunos datos). Este es el mejor formato para fotografías e imágenes. La salida será

de un archivo por cada página o imagen que se escanea.

Archivos TIFF

Los archivos TIFF son muy flexibles e independientes de la plataforma. Se utilizan y son compatibles

con muchas aplicaciones de proceso de imágenes. El tamaño de los archivos TIFF puede ser bastante

grande, pero producen impresiones de buena calidad.

TIFF de una página (*.tif)

Los archivos TIFF de una página contienen una sola imagen o página. Cada archivo contiene una

imagen o página. El formato TIFF de una página sólo puede utilizarse con destinos de FTP, carpetas de

red y correo electrónico. Si en el flujo de trabajo se incluyen otros tipos de destino, este formato no

estará disponible.

TIFF multipágina (*.tif)

Los archivos TIFF multipágina contienen más de una imagen o página. Un archivo contiene todas las

imágenes o páginas.

TIFF admite los siguientes formatos:

• TIFF 6.0 multipágina (valor prefijado)

• TIFF 6.0 TTN2 multipágina

• TIFF multipágina: conservar imagen de origen de escaneado mantiene los datos de imagen

originales que el dispositivo envía a SMARTsend. Con esta opción se obtiene una imagen con una

pérdida de agudeza mínima, pero no ofrece opciones de compresión.

Cuando SMARTsend recibe imágenes en color o en escala de grises, se utiliza la compresión JPEG. Si se

reciben imágenes en blanco y negro, se utiliza la compressión G4 (hasta 4 gigabytes de datos de

trama).

Nota: JFIF/JPEG sólo funciona cuando se procesan imágenes en escala de grises o en color;

las imágenes en blanco y negro o en formato binario no se pueden convertir a formato

JFIF/JPEG.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Tipo de documento original

Con esta opción seleccionada, el formato de archivo se determina en el momento de escanear y puede

variar según el tipo de dispositivo utilizado para escanear el documento. Algunos dispositivos permiten

elegir un formato en la interfaz de usuario del dispositivo; otros pueden limitar la elección a un formato

específico.

Consulte la documentación del dispositivo multifunción Xerox o de fax de Internet para determinar los

formatos de archivo admitidos compatibles con SMARTsend.

Otro (función de la edición profesional)

Se pueden utilizar y producir otros formatos gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Estos formatos son muy útiles para obtener archivos que puedan leerse en un procesador de texto.

Aplicación

Estos archivos de salida son compatibles con aplicaciones específicas. Por ejemplo, los archivos con

formato de texto enriquecido (.rtf) pueden leerse y editarse en Microsoft Word, WordPad y PowerPoint.

Microsoft Word 97, 2000,2002, 2003: documento de salida (.doc) o formato de texto enriquecido (.rtf).

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003: formato de salida (.xls).

Microsoft PowerPoint 97: formato de texto enriquecido (.rtf).

Microsoft Publisher 98: formato de texto enriquecido (.rtf).

WordPad: formato de texto enriquecido (.rtf).

Texto

Los archivos de texto suelen ser de tamaño pequeño y pueden editarse en la mayoría de editores de

texto y aplicaciones de procesamiento de texto, por ejemplo, Microsoft Notepad o Word. Estos

archivos no contienen formatos complejos.

Éstos son los formatos de archivo disponibles:

Tabla 3-4: Opciones de formato de archivos de texto

Texto, estándar Texto con saltos de línea después de cada línea. Se utilizan tabuladores para

colocar el contenido de las tablas.

Texto, inteligente Texto con saltos de línea después de cada línea. Se utilizan espacios para

colocar los márgenes y el texto en las tablas.

Texto, sin formato Texto con saltos de línea después de cada párrafo. Se utilizan tabuladores para

colocar el texto en las tablas.

Texto, común Texto con saltos de línea después de cada línea. Se utilizan espacios y saltos de

línea para colocar los márgenes izquierdo y superior. Se utilizan tabuladores

para colocar el texto en las tablas.

Texto, delimitado por

comas

Texto separado por comas. El texto está entre comillas.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

ASCII

Los archivos ASCII contienen un código especial de 94 caracteres que incluye letras, dígitos, signos de

puntuación o símbolos matemáticos para documentos en inglés. Estos archivos pueden convertirse a

texto, pero no pueden editarse directamente.

Éstos son los formatos de archivo disponibles:

Propiedades de OCR (función de la edición profesional)

La edición profesional de SMARTsend permiten escanear documentos con OCR para producir archivos

de texto en lugar de archivos de imagen. Estas propiedades se pueden definir en los tipos de archivo de

salida PDF, puede buscarse texto y Otro. Utilice las siguientes funciones para especificar los formatos

que utilizan OCR:

Optimización de OCR

Seleccione el modo de procesar la entrada escaneada:

Las siguientes opciones permiten mejorar la precisión de la función OCR. El documento de origen es el

documento que se está escaneando.

Texto, delimitado por

tabuladores

Texto separado por caracteres de tabulación. El texto está entre comillas.

Tabla 3-5: Opciones de formato de archivos ASCII

Texto ASCII, con

formato

Se conserva la disposición con espacios. El contenido del texto está

separado por comillas.

Texto ASCII, estándar Conversión de texto y compatibilidad rápidas.

Texto ASCII, estándar

Conversión de texto y compatibilidad rápidas. Salto de línea después de

cada línea y zona.

Tabla 3-6: Opciones de optimización de OCR

Optimizar para velocidad Tiene el tiempo de proceso más rápido con precisión OCR estándar. Este es

el valor prefijado.

Equilibrar velocidad y

precisión

Ofrece un equilibrio entre tiempo de procesamiento y precisión OCR.

Optimizar precisión Es la opción que tarda más en procesar, pero tiene la mejor precisión OCR.

Tabla 3-7: Opciones de precisión de OCR

Idioma del documento de

origen

Seleccione el idioma del documento de origen.

Documento de origen

impreso en

Seleccione el tipo de impresora desde el que se ha imprimido el

documento de origen.

Disposición del documento

de origen

Seleccione esta opción para que la aplicación detecte automáticamente

las columnas del documento de origen o si el documento de origen es de

una sola columna.

Tabla 3-4: Opciones de formato de archivos de texto

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Atributos de documentos

La página Atributos de documentos se utiliza para agregar información adicional a documentos

escaneados para archivar y administrar documentos en destinos específicos. Los atributos de

documentos, conocidos como "metadatos", son propiedades que definen el documento de salida. Se

almacenan con el documento y ayudan a organizar el archivado en destinos de documentos.

Los campos de un determinado flujo de trabajo se pueden especificar en el área Campos. También se

puede utilizar un perfil como acceso directo para aplicar campos a un flujo de trabajo.

Para acceder a la página Atributos de documentos:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo al

que desea cambiar los atributos de documentos.

3. Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de tareas de flujos de trabajo del panel

izquierdo.

4. En el Editor de flujos de trabajo, haga clic en Atributos de documentos en el panel izquierdo.

También se puede acceder a la página Atributos de documentos siguiendo las instrucciones del

asistente de creación de flujos de trabajo.

Perfiles de atributos de documentos

Los perfiles de documentos son conjuntos de campos de atributos del documento configurados para

reutilizarlos. El uso de perfiles elimina la necesidad de configurar propiedades de atributos para cada

flujo de trabajo. Cada campo del perfil está asociado al campo correspondiente en uno o varios

destinos.

El perfil de documento puede incluir propiedades y asignaciones de atributos prefijadas o

personalizadas que son comunes a un flujo de trabajo específico. Por lo general, los perfiles de

documentos se enumeran por destinos de documentos del flujo de trabajo. Por ejemplo, el perfil Sólo

FTP es un perfil de documento para un destino FTP. El perfil de documento Básico (que contiene los

campos nombre y descripción) se instala con SMARTsend. Si se utilizan atributos específicos con

frecuencia, es necesario personalizar y guardar un perfil especializado para dichos atributos.

Por ejemplo, si los atributos nombre y versión se utilizan con frecuencia, se puede crear un perfil para

agrupar dichos atributos bajo un único perfil. A continuación estos atributos se asignan a campos para

uno o varios destinos. Para el destino DocuShare, el atributo Nombre del perfil puede asignarse al

campo Título en DocuShare y el atributo Versión puede asignarse al campo Descripción de DocuShare.

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Guía del usuario

Especificación de un perfil

Para especificar un perfil en un flujo de trabajo:

1. Desplácese a la página Atributos de documentos del flujo de trabajo.

2. Seleccione un perfil de documento existente en la lista desplegable Utilizar el perfil siguiente.

Las listas de perfiles se filtran por destinos en el flujo de trabajo. Sólo se pueden ver los perfiles con

asignaciones para destinos del flujo de trabajo actual.

Eliminación de un perfil

Los usuarios sólo pueden eliminar los perfiles de los que son propietarios.

Para eliminar un perfil:

1. Desplácese a la página principal del usuario.

2. En Opciones de personalización, haga clic en Administrar perfiles de documento.

3. Seleccione el perfil que desee eliminar de la lista de perfiles de documentos.

4. Haga clic en Eliminar en el panel izquierdo.

Creación de un perfil nuevo

Si el conjunto de campos se puede utilizar de nuevo en otro flujo de trabajo, guárdelos en un perfil

nuevo.

Para crear un perfil nuevo:

1. Desplácese a la página Atributos de documentos del flujo de trabajo.

2. En la lista desplegable Utilizar el perfil siguiente, seleccione el perfil que más se ajuste al perfil

que desea crear.

3. Haga clic en Guardar como perfil nuevo debajo del área de los campos.

4. En la ventana Guardar como perfil nuevo, introduzca una descripción y nombre que identifique el

perfil.

5. Haga clic en Aceptar.

6. Agregue y elimine los campos y cambie las propiedades de campo que desee.

Edición de un perfil

Cuando un perfil esté asociado a un flujo de trabajo que aún no se ha publicado, no se puede

modificar sin antes cambiarle el nombre mediante la opción Guardar como perfil nuevo.

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Guía del usuario

Campos de atributos del documento

Los campos de atributos del documento permiten proporcionar asignaciones a datos para destinos de

documentos. Por ejemplo, el campo de atributos del documento asunto de correo electrónico puede

utilizarse para realizar la asignación al asunto de un mensaje de correo electrónico cuando el

documento se escanea a una dirección de correo electrónico. El campo permite al usuario especificar el

asunto del mensaje de correo electrónico.

• Para ver o cambiar las propiedades de un campo, haga clic en Propiedades en la línea del campo.

Realice los cambios en la ventana Propiedades de atributo y haga clic en Aceptar.

• Para agregar un campo, haga clic en Agregar campo en la parte inferior de la lista de campos.

Defina las propiedades en la ventana Propiedades de atributo y haga clic en Aceptar.

• Para borrar un campo, haga clic en Eliminar en la línea que se muestra el campo.

Propiedades de atributo

Nombre de campo

Un nombre de campo asigna un nombre descriptivo o identificativo a un campo de atributo de

documento. Este campo aparece en la cubierta al publicar el documento o al escanearlo si se

seleccionó Editable en el dispositivo en el momento de la publicación.

Elija un nombre que dé a entender su uso para indicar a los usuarios qué información deben introducir

en el campo, especialmente si muchos usuarios van a utilizar publicaciones que contengan este campo.

Valores prefijados

Tabla 3-8: Opciones prefijadas

Valor no prefijado Indica que no se proporciona un valor prefijado para dicho campo.

Valor prefijado único Indica que el valor introducido en el cuadro de edición se va a utilizar como

valor prefijado. Solamente se envía un valor prefijado a un dispositivo

multifunción Xerox para las publicaciones de dispositivos. Si no se selecciona

Valor de campo no editable para seguridad del campo, este valor puede

sobrescribirse en el momento que se publica el flujo de trabajo.

Valores prefijados

múltiples

Activa varios valores cuando se publica el flujo de trabajo o en la cubierta

desde la que el usuario puede seleccionar un valor. Introduzca un valor y haga

clic en Agregar. El valor aparece en el cuadro de lista. Organice los valores con

los botones Subir/Bajar. Elimine valores de la lista utilizando Quitar o Quitar

todo. El valor prefijado es el primero de la lista. Varios valores prefijados para

publicaciones de PaperWare (función de la edición profesional) activan las

casillas de verificación correspondientes para la selección en la cubierta de

PaperWare.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Campo requerido

Los campos suelen configurarse según sea necesario para capturar información esencial sobre el

documento escaneado. La información o los atributos pueden introducirse antes de crear o publicar el

flujo de trabajo, o bien en el momento de escanear, ya sea en el dispositivo multifunción Xerox o en la

cubierta de PaperWare (función de la edición profesional). La introducción de atributos en el momento

de escanear está sujeta a las siguientes condiciones:

• Si se utiliza la opción Valores prefijados múltiples, también pueden especificarse atributos de

documento necesarios en el momento de escanear mediante las opciones Editable en el

dispositivo o Seleccionar en cubierta de PaperWare.

• Cuando se publica un flujo de trabajo con campos requeridos que pueden editarse en el

dispositivo en cualquier dispositivo Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 o más

reciente, el escaneado no comienza hasta que se introduce un valor.

• Si se publica en un dispositivo Xerox más antiguo, la ejecución producirá un error.

Seguridad de campo

La seguridad de campo determina cómo aparecen los campos de información cuando se accede en el

dispositivo y en la cubierta. Seleccione cómo aparecerá el valor del campo:

• Mostrar valor de campo muestra el valor en texto claro en las páginas de publicación de

SMARTsend, en la cubierta de PaperWare (función de la edición profesional) y en el dispositivo

multifunción Xerox. Elija esta opción cuando el campo no contenga información confidencial y no

importe que lo vean otras personas.

Ejemplo: Arturo_M_Plantilla

• Enmascarar entrada de usuario (****) muestra el valor en forma de asteriscos (*) en todas las

páginas, cubiertas y hojas de confirmación de SMARTsend. Elija esta opción si el campo contiene

información confidencial.

Ejemplo: ******* (se utilizan asteriscos para un número de la seguridad social)

• Valor de campo no editable no permite editar el campo fuera del Editor de flujos de trabajo. Este

campo no se muestra en la página de la publicación o durante el escaneado, pero asigna valores a

los documentos escaneados. Es necesario proporcionar un valor prefijado cuando se selecciona

esta opción.

Ejemplo: ID de cliente para un sitio de cliente.

Nota: Los dispositivos Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 o más recientes

cuentan con compatibilidad total para las funciones de enmascaramiento. Los dispositivos

Xerox más antiguos no admiten estas funciones. Por otro lado, el enmascaramiento no está

disponible si se publica con la opción Valores prefijados múltiples.

Nota: Cuando se selecciona esta opción, el valor prefijado se muestra en el área Campos de

la página Atributos de documentos. Seleccione esta opción para los valores de campo que

no se cambian nunca o para los campos que requieren seguridad alta.

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Guía del usuario

Tipo de campo

En Tipo de campo se especifica la clase de campo que se va a utilizar para la entrada de los valores de

campo cuando se publica el flujo de trabajo. Los tipos de campos disponibles cambian a medida que

cambia el número de valores prefijados. Elija un tipo que refleje la clase de entrada requerida por los

valores.

ID de campo (opcional)

Especifica el nombre del elemento de archivo XML cuando se agregan campos de atributos de

documentos a un archivo XML. Si no se especifica ningún nombre, el elemento de archivo XML toma el

nombre prefijado Campo_0, Campo_1, etc. Elija una ID de campo que refleje el tipo de entrada que se

escribirá en el archivo XML.

Tabla 3-9: Opciones de tipo de campo

Cuadro de texto Acepta la entrada de valores de texto alfanumérico de hasta 256 caracteres.

Cuadro de texto de

varias líneas

Acepta la entrada de valores de texto alfanumérico de cualquier longitud.

Dirección de correo

electrónico

Acepta la entrada de un formato de dirección de correo electrónico. El formato

se valida para determinar que se ha introducido una dirección de correo

electrónico.

Cuadro de lista

desplegable

Permite seleccionar un valor en la lista desplegable.

Lista de botones de

opción

Permite seleccionar un valor en la lista de botones de radio.

Cuadro de lista Permite seleccionar un valor en el cuadro de lista.

Nota: Los destinos de WorkSite Interwoven (componente opcional de las ediciones estándar

y profesional de SMARTsend) no admiten la introducción de atributos (metadatos) con

formato de texto libre en los campos personalizados. Los valores de metadatos para los

campos personalizados se limitan al grupo predefinido de valores que establece el

administrador de WorkSite.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Asignación de atributos

Pueden asignarse atributos a los campos disponibles en los destinos de documentos. Se muestran

todos los campos disponibles admitidos por los destinos del flujo de trabajo. Seleccione los atributos

que desee asignar al campo de destino. Por ejemplo, para un correo electrónico están disponibles los

campos Cuerpo y Responder a; para DocuShare están disponibles Nombre, Descripción, Palabras clave

y otros. Durante el escaneado, los campos de datos que seleccione aquí se rellenarán utilizando el valor

o valores de los atributos. No se puede asignar más de un atributo al mismo campo de destino, pero se

puede asignar más de un campo de destino al mismo atributo del documento.

Ejemplo

Puede asignarse un campo de atributo del documento denominado “Título” a un campo de carpeta de

MS SharePoint denominado “Título”.

Existe la alternativa de definir campos de atributos de documentos de forma arbitraria en un flujo de

trabajo. Pueden definirse campos de atributos de documentos en el flujo de trabajo, sin necesidad de

asignarlos a un parámetro de servicio específico, y continúa siendo posible introducir un valor para el

campo en el momento de la creación, de la publicación o del escaneado.

Si se ha activado la compatibilidad de atributos de documentos para el servicio, los campos (asignados

y no asignados) y sus valores se exportan en forma de archivo XML. En la actualidad, los servicios FTP,

Carpeta NetWare (función de las ediciones estándar y profesional), Carpeta de red y Escanear a URL

(función de las ediciones estándar y profesional) admiten la exportación de campos de atributos de

documentos en forma de archivo XML.

Especificación de atributos de documentos personalizados en un flujo de trabajo

de SMARTsend

En este procedimiento se muestra el modo de crear un flujo de trabajo de SMARTsend que almacene

un documento escaneado, juntos con sus campos de atributos, en un destino FTP:

Para especificar atributos de documentos personalizados en un flujo de trabajo de SMARTsend:

1. En la página inicial de usuario de SMARTsend, haga clic en el enlace Agregar nuevo flujo de

trabajo de distribución.

2. En la página Destinos de documentos, haga clic en el enlace agregar ubicaciones, bajo el

elemento FTP.

3. Escriba las propiedades del destino FTP. Haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Siguiente. Aparece la página Nombre y tipo de documento.

5. Seleccione las opciones deseadas para Nombre de documento y Tipo de documento.

6. Haga clic en Siguiente.

7. En la página Atributos de documentos, haga clic en el perfil de atributos Sólo FTP.

8. Haga clic en Agregar campo. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de atributo, donde puede

crear y definir un atributo de documento.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

9. Elija las opciones del atributo de documento.

a. Escriba un Nombre de campo (por ejemplo, "Plex").

b. Si desea definir un Valor prefijado o múltiples valores, elija una opción y escriba los valores

(por ejemplo, "A dos caras").

c. Seleccione Requerido si se trata de un campo que el usuario deba rellenar.

d. Seleccione una opción de Seguridad de campo.

e. Seleccione un Tipo de campo.

10. En Asignación de atributos, quite la marca de la casilla de verificación Activado.

11. Haga clic en Aceptar.

12. Para agregar otro campo, repita los pasos del 8 al 11.

13. En la página Atributos de documentos, haga clic en Guardar como perfil nuevo para guardar los

campos como un perfil nuevo que se utilizará más adelante en otros flujos de trabajo.

14. Continúe la programación del flujo de trabajo.

En el momento de publicar y ejecutar el flujo de trabajo, los valores de los campos de atributos de

documentos se exportan al destino FTP especificado en el flujo de trabajo.

Los valores de los campos de atributos personalizados están a disposición de los integradores de

sistemas para realizar tareas de procesamiento posterior de los documentos escaneados. Por ejemplo,

pueden utilizarse estos valores para ofrecer información a un taller de impresión sobre el número de

juegos de documentos que deben realizarse, así como el modo de impresión a utilizar.

Nota: Es preciso que el administrador del sistema SMARTsend haya activado la

compatibilidad de atributos de documentos para el servicio FTP.

Flujos de trabajo de distribución

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Guía del usuario

Guardar flujo de trabajo

La página Guardar flujo de trabajo se utiliza para seleccionar las preferencias de confirmación de los

trabajos de escaneado y especificar el nivel de acceso para el flujo de trabajo.

Para acceder a la página Guardar flujo de trabajo:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo del

que desea cambiar las opciones.

3. Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de tareas de flujos de trabajo del panel

izquierdo.

4. En el Editor de flujos de trabajo, haga clic en Opciones del flujo de trabajo en el panel izquierdo.

Confirmación de trabajo

Cuando un usuario escanea, necesita alguna indicación de que el trabajo ha tenido éxito o ha fallado.

Seleccione cómo recibirá el usuario la confirmación del trabajo cuando haya finalizado:

Acceso al flujo de trabajo

El acceso al flujo de trabajo controla quién puede ver, utilizar y cambiar el flujo de trabajo.

• Público permite ver, utilizar, editar y publicar a cualquier usuario de SMARTsend. Sólo los

propietarios y administradores pueden borrar flujos de trabajo públicos.

• Privado permite ver el contenido (como las propiedades de atributos), utilizar, editar y eliminar

flujos de trabajo privados a sus propietarios o al administrador. Sólo el propietario del flujo de

trabajo puede publicarlo. Los flujos de trabajo privados publicados mediante las plantillas de

escaneado del dispositivo requieren la autenticación en el dispositivo.

Tabla 3-10: Opciones de confirmación de trabajos

No confirmar el trabajo No ofrece información sobre la finalización de trabajos.

Correo electrónico del

propietario del flujo de

trabajo

Activa el envío de un mensaje de correo electrónico al propietario del flujo de

trabajo.

Correo electrónico del

usuario del flujo de

trabajo

Activa el envío de un mensaje de correo electrónico al remitente del flujo de

trabajo. Esta opción sólo está disponible cuando se escanea en un dispositivo

con autenticación o cuando se utiliza una cubierta de PaperWare (función de

la edición profesional). Si se utiliza en un dispositivo multifunción Xerox sin

autenticación y sin cubierta, no se genera la confirmación del trabajo.

Confirmación impresa Permite imprimir una página en el dispositivo multifunción Xerox utilizado

para escanear. La confirmación se imprime cuando el trabajo se ha enviado

con éxito al destino o si produce un error. Si en el trabajo se incluye

información confidencial, quizá no le interese que la confirmación se

imprima en un dispositivo en el que pueda verse fácilmente.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Resumen del flujo de trabajo

La página Resumen del flujo de trabajo se utiliza para revisar las opciones del flujo de trabajo una vez

se ha definido o editado un flujo de trabajo. Antes de publicarlo puede modificar el flujo de trabajo con

los enlaces del lado izquierdo de la página.

Para acceder a la página Resumen del flujo de trabajo:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo al

que desea revisar las opciones.

3. Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de tareas de flujos de trabajo del panel

izquierdo.

Nombre y descripción del flujo de trabajo

Introduzca una descripción y un nombre nuevos para el flujo de trabajo o modifique la información

que se muestra. El nombre debe ser exclusivo y fácil de recordar, ya que aparecerá en el Explorador de

flujos de trabajo y en las publicaciones. Cuando se agrega un flujo de trabajo por primera vez, la

convención prefijada para dar nombre comienza con Flujo de trabajo1 y va aumentándose con los

flujos de trabajo nuevos a menos que se proporcione otro nombre.

Opciones de publicación

Antes de escanear es necesario publicar el flujo de trabajo. Seleccione cómo publicar el flujo de

trabajo:

Para obtener más información sobre cómo publicar flujos de trabajo, consulte el Capitulo 4, Publicación

de flujos de trabajo.

Tabla 3-11: Opciones de publicación

Publicar flujo de trabajo más tarde Permite publicar el flujo de trabajo en otro momento.

Utilice esta opción si sólo está creando un flujo de

trabajo para otro usuario y dicho usuario va a publicar el

flujo de trabajo cuando lo necesite.

Publicar cubierta de PaperWare de flujo de

trabajo

(Función de la edición profesional) Genera una

cubierta de PaperWare para el flujo de trabajo. Utilice

esta opción si desea determinar los destinos en el

momento de escanear, si desea escanear con Fax de

Internet, o si incluye información confidencial que no

desea que vean otros usuario de SMARTsend.

Publicar flujo de trabajo en dispositivo

multifunción Xerox

Permite crear una plantilla de escaneado de dispositivo

nueva para el flujo de trabajo.

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Guía del usuario

Configuración para poder crear subcarpetas

En SMARTsend, los usuarios pueden crear distintos niveles de subcarpetas cuando crean un flujo de

trabajo o mientras introducen metadatos desde la interfaz de usuario local. También pueden modificar

el destino final de archivado respecto de la ubicación inicial al escanear con plantillas de dispositivo.

Los destinos de documentos donde es posible la creación de carpetas dinámicas y el archivado en

subcarpetas son: DocuShare, Microsoft SharePoint, FTP y carpetas de red. Aquí se utilizan carpetas de

red como destinos de documento para ilustrar cómo utilizar la función y explicar algunas situaciones

posibles.

Esta función de SMARTsend requiere que la aplicación SMARTsend esté ya instalada y configurada

mínimamente (por ejemplo, SMTP si se necesita, el dispositivo, etc.).

Configuración de SMARTsend para poder crear subcarpetas

Para configurar SMARTsend para poder crear subcarpetas:

1. Abra la Página de inicio del usuario en el servidor de SMARTsend. En el área Flujos de trabajo,

bajo Agregar nuevo, haga clic en Flujo de trabajo de distribución.

2. Aparece la página Destinos de documentos. La opción "Crear subcarpetas si es necesario" se

encuentra disponible para los siguientes tipos de destinos de documentos:

•DocuShare

• Microsoft SharePoint

•FTP

• Carpeta de red

En este documento se utiliza como ejemplo Carpetas de red. Configure la opción apropiada para

otros tipos de destinos de documentos.

Haga clic en agregar ubicaciones...

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

3. Aparece la página de Propiedades de Carpeta de red. En esta página existe la opción Crear

carpetas si es necesario y el cuadro de texto Subcarpeta. Siga estas indicaciones:

• Nombre del destino: CrearSubcarpeta.

Introduzca un nombre para este destino. CrearSubcarpeta es un ejemplo.

• Seleccionar punto de partida: seleccione un punto de partida o proporcione la Ruta de

la carpeta de destino. Puede utilizar el botón Expandir para localizar una ubicación.

Nota: Si no ha introducido credenciales para la ubicación provista, aparecerá la página Opciones

de cuenta. Escriba las credenciales de Nombre de usuario y Clave que dan acceso a la carpeta

indicada en Ruta de la carpeta, y haga clic en Aceptar y de nuevo en Aceptar para continuar.

• Ruta de la carpeta: escriba la ruta completa a la carpeta de destino. La carpeta de

destino debe existir de antemano.

• Crear carpetas si es necesario:

• Sí: seleccione Sí para permitir que se pueda crear una subcarpeta si es necesario (por si

aún no existe).

• No: seleccione No para evitar la creación de subcarpetas que no existan. Seleccionar

No puede ser útil en situaciones en que procesos o herramientas automatizadas

comprueban la salida en una ubicación determinada. Evitará el archivado accidental

de documentos en ubicaciones equivocadas a causa de un error del usuario cuando

escanea los datos.

• Subcarpeta: el cuadro de texto Subcarpeta permite al creador del flujo de trabajo

escribir un nombre de subcarpeta para utilizarla en caso de que no haya ninguna

especificada en los atributos del documento.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado esta página.

4. Aparece la página Nombre y tipo de documento. Haga clic en Siguiente para continuar, ya que

ninguna de las funciones de esta página afectan a la función "Crear subcarpetas si es necesario".

5. Aparece la página Atributos de documentos. Esta página permite al creador del flujo de trabajo

dar la opción al usuario de crear subcarpetas y de introducir el nombre de la subcarpeta utilizando

metadatos en la interfaz de usuario local del dispositivo. En el menú de Utilizar el perfil

siguiente , puede seleccionar el perfil apropiado o seleccionar No hay perfil del documento.

6. Cuando la página se actualice, haga clic en Agregar campo.

7. Aparece la ventana Propiedades de atributo. Para mostrar la función "Crear carpetas si es

necesario", se asignan dos carpetas para capturar los datos que el usuario introduce en la interfaz

de usuario.

Los dos campos que se deben asignar son:

• Crear carpetas si es necesario

•Subcarpeta

El creador del flujo de trabajo puede elegir los atributos de los valores de metadatos que el

usuario del flujo de trabajo puede introducir en la interfaz local del dispositivo.

Nota: Los valores de metadatos

siempre sustituirán a los valores prefijados del flujo de

trabajo.

Flujos de trabajo de distribución

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Guía del usuario

Escriba o introduzca lo siguiente para Crear carpetas si es necesario. Tenga presente que algunos

valores son meras sugerencias:

a. Nombre de campo (valor sugerido): Crear carpetas si es necesario

Escriba una etiqueta para que la vea el usuario del flujo de trabajo en la interfaz local del

dispositivo.

b. En el área Propiedades de campo, seleccione Campo requerido si desea que, en los

dispositivos que admiten los atributos de documentos requeridos, sea obligatorio introducir

un valor en este campo. Para Crear carpetas si es necesario, asegúrese de que Campo

requerido queda vacío.

c. En el área Asignación de atributos, seleccione Activado.

d. En el área Carpeta de red, bajo Asignación de atributos, seleccione el atributo que necesite

asignar al campo que se está creando. En este caso, seleccione Crear carpetas si es

necesario ya que es el atributo que necesita asignarse a la carpeta de nombre similar.

e. Haga clic en Aceptar. La página Atributos de documentos se actualiza, y aparece el nuevo

campo Crear carpetas si es necesario.

8. Repita el procedimiento desde el Paso 9 anterior, para asignar el atributo de creación de

subcarpetas con los siguientes cambios:

a. Nombre de campo (valor sugerido): nombre de la subcarpeta

Escriba una etiqueta para que la vea el usuario del flujo de trabajo en la interfaz local del

dispositivo.

b. En el área Carpeta de red, bajo Asignación de atributos, seleccione el atributo que necesite

asignar al campo que se está creando. En este caso, seleccione Subcarpeta y haga clic en

Aceptar.

9. La página Atributos de documentos se actualiza, y aparece el nuevo campo Subcarpeta. Haga

clic en Siguiente.

10. Aparece la página Opciones del flujo de trabajo. Puede realizar modificaciones en esta página,

pero recuerde que ninguno de los cambios afectará al uso de la función "Crear subcarpeta si es

necesario". Éstas son las opciones disponibles:

• Confirmación de trabajo: seleccione el tipo de confirmación que se enviará.

• Acceso al flujo de trabajo: seleccione quién tiene acceso al flujo de trabajo.

Haga clic en Siguiente cuando haya terminado de realizar selecciones.

11. Aparece la página Guardar flujo de trabajo. Puede cambiar el nombre del flujo de trabajo, que

aparecerá en la interfaz de usuario local del dispositivo junto con la descripción del flujo de

trabajo.

12. Revise el resumen para asegurarse de que las opciones seleccionadas son las correctas.

13. En el área Opciones de publicación, seleccione Publicar flujo de trabajo en dispositivo

multifunción Xerox.

14. Haga clic en

Finalizar.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

15. Aparece la página Publicar flujo de trabajo en dispositivo multifunción Xerox. Seleccione los

Dispositivos multifunción donde desea que aparezca el flujo de trabajo. Asegúrese de seleccionar

la opción Editable en el dispositivo y haga clic en Aceptar.

Nota: Puede que sea preciso actualizar la pantalla de la interfaz local para que los flujos de

trabajo de los dispositivos seleccionados aparezcan disponibles.

Flujos de trabajo de distribución

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Guía del usuario

Situaciones

A continuación se presentan dos situaciones posibles. En estos casos se presupone que se han creado

campos en la interfaz de usuario local para capturar metadatos en el dispositivo para los atributos

Crear carpetas si es necesario y Subcarpeta.

Situación 1

El repositorio de documentos ya cuenta con la subcarpeta adecuada y el usuario

del flujo de trabajo no introduce atributos del documento en los campos de la

interfaz de usuario local.

• Si se proporciona un valor de subcarpeta en el campo Subcarpeta, los datos escaneados,

independientemente del valor de

Crear carpetas si es necesario, se archivarán en la ubicación especificada en el campo

Subcarpeta de la página Destinos de documentos.

Vea la figura siguiente. Los datos escaneados generados por el flujo de trabajo irán a

\\test-server\test1\Folder2 ya que se ha especificado Folder2 en el campo Subcarpeta.

• Si no se proporciona ningún valor en el campo Subcarpeta, los datos escaneados,

independientemente del valor de Crear carpetas si es necesario, se archivarán en la

ubicación de destino base especificada en Ruta de la carpeta, que en este caso es \\test-

server\test1\.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Situación 2

El usuario del flujo de trabajo introduce una ubicación de subcarpeta existente

como atributos del documento para el campo "Subcarpeta".

• Si el usuario proporciona un valor, Subcarpeta M por ejemplo, en los metadatos de

Subcarpeta, los datos escaneados se guardan en esta ubicación, en \\test-

server\test1\Subcarpeta M, independientemente de los valores especificados en:

• valor de metadatos de Crear carpetas si es necesario

•valor de Subcarpeta en los Destinos de documentos

• Crear carpetas si es necesario en Destinos de documentos

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Tabla de comportamiento en distintas

situaciones

Utilice esta tabla para examinar el comportamiento de esta función en las situaciones posibles.

¿Existe ya

la subcar-

peta en

el destino?

"Sí" o "No"

¿Asignado el

valor de

Atributo de

documento

al atributo

"Crear carpe-

tas si es nec-

esario"?

¿Asignado

el valor de

Atributo de

documento

al atributo

"Subcar-

peta"?

¿Valor "Sí" o

"No" en el

atributo

"Crear carpe-

tas si es nece-

sario" de

Destinos de

documentos?

¿Atributo

"Subcar-

peta" en

Destinos de

documen-

tos?

Comportamiento

IMPORTA.

NO IMPORTA. No NO IMPORTA. No Archivo guardado en

ubicación base definida

en Destinos de

documentos.

Sí NO IMPORTA. Sí NO IMPORTA. NO IMPORTA. Archivo guardado en

subcarpeta especificada

por valor de Atributo de

documento

"Subcarpeta".

Sí NO IMPORTA. No NO IMPORTA. Sí Archivo guardado en

subcarpeta definida en

Destinos de

documentos.

No Sí Sí NO IMPORTA. NO IMPORTA. Archivo guardado en

subcarpeta especificada

por valor de Atributo de

documento

"Subcarpeta".

No Sí No NO IMPORTA. Sí Archivo guardado en

subcarpeta definida en

Destinos de

documentos.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Nota: No importa significa que la acción tendrá lugar independientemente de si existe o no un valor o

atributo en el campo indicado.

No No NO IMPORTA. NO IMPORTA. NO IMPORTA. El escaneado no se

realizará. Aunque se ha

definido "Subcarpeta"

como Atributo de

documento, la carpeta

no existe; además, al

estar definido "No"

como valor del atributo

de documento "Crear

carpetas si es

necesario", queda

anulado el valor "Crear

carpetas si es necesario"

definido en Destinos de

documentos.

No Sin asignar NO IMPORTA. No NO IMPORTA. El escaneado no se

realizará. Aunque se ha

definido "Subcarpeta"

como Destino de

documento, la carpeta

no existe; además, la

función "Crear carpetas

si es necesario" en

Destinos de

documentos está

desactivada, y no se ha

asignado ningún

Atributo de documento

para "Crear carpetas si

es necesario".

No Sin asignar Sí Sí NO IMPORTA. Archivo guardado en

subcarpeta especificada

por valor de Atributo de

documento

"Subcarpeta".

No Sin asignar No Sí Sí Archivo guardado en

subcarpeta definida en

Destinos de

documentos.

¿Existe ya

la subcar-

peta en

el destino?

"Sí" o "No"

¿Asignado el

valor de

Atributo de

documento

al atributo

"Crear carpe-

tas si es nec-

esario"?

¿Asignado

el valor de

Atributo de

documento

al atributo

"Subcar-

peta"?

¿Valor "Sí" o

"No" en el

atributo

"Crear carpe-

tas si es nece-

sario" de

Destinos de

documentos?

¿Atributo

"Subcar-

peta" en

Destinos de

documen-

tos?

Comportamiento

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Apéndice A: Ejemplo de creación de flujos de

trabajo de carpeta de red

El siguiente procedimiento abarca los pasos necesarios para crear un flujo de trabajo de ejemplo que

archiva en una carpeta de red como destino.

1. Abra una ventana del explorador.

2. Introduzca la siguiente dirección o URL:

http://[nombre de PC]/SMARTsend

donde nombre de PC es el nombre del PC de SMARTsend. Póngase en contacto con el

administrador de SMARTsend si no está seguro del nombre del PC.

3. Pulse Intro.

4. Se le solicitará que introduzca el nombre de usuario y la clave. Introdúzcalos y haga clic en

Aceptar.

5. Se muestra una pantalla de bienvenida a SMARTsend. Seleccione Haga clic aquí para entrar en

SMARTsend.

6. Se muestra la página principal de usuario. Haga clic en Agregar un nuevo flujo de trabajo bajo el

encabezado Flujos de trabajo.

7. Los destinos de flujos de trabajo utilizados por usted y por otros usuarios se enumeran bajo los

encabezados que designan tipos de destinos. Busque el encabezado Carpeta de red.

8. Seleccione los destinos de la carpeta de red para el flujo de trabajo.

a. Si los destinos que desea utilizar se incluyen en la lista, marque las casillas de verificación

correspondientes.

b. Si desea agregar un destino de carpeta de red, haga clic en agregar ubicaciones. Se muestra

la ventana Propiedades de carpeta de red.

i Introduzca un nombre para el destino.

ii Agregue la ruta de la carpeta, por ejemplo: \\miSistema\escaneados, donde miSistema

es el nombre de la máquina en la está ubicada la carpeta y escaneados es el nombre de

la carpeta de red compartida.

iii Haga clic en Aceptar.

c. Se muestra un cuadro de diálogo de alerta de seguridad. Haga clic en Sí para continuar.

d. Puede que sea necesario introducir las credenciales del PC de SMARTsend. Introduzca su

nombre de usuario y la clave del PC de SMARTsend y haga clic en Aceptar.

Nota: Deberá utilizar las mismas credenciales que para iniciar sesión en SMARTsend. Si

introduce otras credenciales, quizá deba utilizar el explorador para eliminar los archivos

temporales de Internet de la estación de trabajo antes de continuar. Por ejemplo, en

Internet Explorer tendría que elegir las siguientes opciones para eliminar los archivos

temporales de Internet: Herramientas > Opciones de Internet > General > Eliminar

archivos > Aceptar.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

e. Se muestra la página Opciones de cuenta. Introduzca su nombre de usuario y clave para la

carpeta de red, escriba de nuevo su clave en el cuadro de edición Confirmar la clave y haga

clic en Aceptar.

f. En la página de propiedades de red, haga clic de nuevo en Aceptar.

g. Ahora, el nuevo destino debe aparecer seleccionado en la página Destinos de documentos. Si

fuera necesario agregar más destinos de carpetas de red, haga clic en agregar ubicaciones y

repita los pasos anteriores para agregar destinos.

9. Cuando se hayan agregado todos los destinos a la página Destinos de documentos, haga clic en

Siguiente >>.

10. Se muestra la página Nombre y tipo de documento. Especifique el nombre base del archivo de

salida en Identificación de documentos. Para este ejemplo, introduzca un nombre como

MiDocNombre.

11. Seleccione Fecha y hora en la lista desplegable Sufijo de nombre. Esta opción agrega la fecha y

hora al nombre especificado anteriormente (MiDocNombre).

12. Seleccione un Tipo de documento. Para este ejemplo, seleccione PDF, sólo imagen (*.pdf).

a. Para cambiar el formato del archivo, haga clic en el botón Propiedades. En este ejemplo,

haga clic en Propiedades. Se muestra la página Propiedades de tipo de documento. En la

lista desplegable Formato, seleccione PDF, sólo imagen.

b. Haga clic en Aceptar.

13. Haga clic en Siguiente>>.

14. Se muestra la página Atributos de documentos. Especifique los campos de atributos de

documento necesarios. En este ejemplo, se utilizará el perfil básico prefijado que contiene los

campos Título y Descripción.

15. Haga clic en Siguiente>>.

16. Aparece la página Opciones del flujo de trabajo.

17. Seleccione un opción de confirmación del trabajo. En este ejemplo, seleccione Confirmación

impresa en la lista desplegable Confirmación de trabajo.

18. Seleccione el nivel de acceso para el flujo de trabajo. En este ejemplo se utilizará el nivel de acceso

prefijado Público.

19. Haga clic en Siguiente>>.

20. Aparece la página Guardar flujo de trabajo. Especifique un nombre de flujo de trabajo exclusivo.

21. Seleccione el tipo de publicación que desee. En este ejemplo, el flujo de trabajo se publicará como

una plantilla de escaneado de dispositivo. Seleccione Publicar flujo de trabajo en dispositivo

multifunción Xerox.

22. Revise las opciones del flujo de trabajo y cambie lo que sea preciso.

23. Haga clic en Finalizar.

24. Se muestra la página Publicar flujo de trabajo en dispositivo multifunción Xerox. Especifique un

nombre de publicación exclusivo.

25. Seleccione la fecha de caducidad.

26. Seleccione los dispositivos en los que se publicará la plantilla.

27. Introduzca los valores de los atributos del documento. Si fuera necesario especificar los valores en

el dispositivo, seleccione Editable en el dispositivo.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

28. Seleccione un perfil de escaneado. Haga clic en Propiedades para ajustar las opciones de

escaneado que desee.

29. Haga clic en Aceptar.

30. La plantilla se publica. Haga clic en Volver a página principal en la parte inferior de la página

para volver a la página principal de usuario.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Apéndice B: Ejemplo de creación de flujo de

trabajo de correo electrónico

El siguiente procedimiento abarca los pasos necesarios para crear un flujo de trabajo de ejemplo que

utiliza un destinatario de correo electrónico como destino.

1. Abra una ventana del explorador.

2. Introduzca la siguiente dirección o URL:

http://[nombre de PC]/SMARTsend

donde nombre de PC es el nombre del PC de SMARTsend. Póngase en contacto con el

administrador de SMARTsend si no está seguro del nombre del PC.

3. Pulse Intro.

4. Se le solicitará que introduzca el nombre de usuario y la clave. Introdúzcalos y haga clic en

Aceptar.

5. Se muestra una pantalla de bienvenida a SMARTsend. Seleccione Haga clic aquí para entrar en

SMARTsend.

6. Se muestra la página principal de usuario. Haga clic en Agregar nuevo > Flujo de trabajo de

distribución... bajo el encabezado Flujos de trabajo.

7. Los destinos de flujos de trabajo utilizados por usted y por otros usuarios se enumeran bajo los

encabezados que designan tipos de destinos. Busque el encabezado Destinatario del correo

electrónico.

8. Seleccione los destinatarios de correo electrónico para el flujo de trabajo.

a. Si los destinatarios que desea utilizar se incluyen en la lista, marque las casillas de verificación

correspondientes.

b. Si desea agregar un destinatario, haga clic en agregar direcciones. Se abre la ventana de

propiedades Destinatario del correo electrónico.

i Introduzca un nombre para el destino.

ii Agregue una o varias direcciones de correo electrónico para los destinatarios (Para:),

destinatarios de una copia (CC:) y destinatarios de copia oculta (CCO:). Separe las

direcciones de correo electrónico con punto y coma. Si la función de verificación de la

dirección la ha configurado el administrador, haga clic en Comprobar nombres para

comprobar las direcciones.

iii Seleccione un formato de codificación de los archivos adjuntos. Por lo general, la

codificación prefijada Base64 para MIME es aceptable en la mayoría de los casos.

iv Seleccione Escanear a mi correo electrónico si desea enviar el archivo de salida al

remitente del escaneado. Esta opción requiere la autenticación en el dispositivo de

escaneado cuando se utiliza con plantillas de escaneado de dispositivo y sólo debe

seleccionarse si el dispositivo incluye la función de autenticación.

v Seleccione Enviar enlace URL al documento (sin archivo adjunto) si solo desea enviar

un enlace al documento y no el documento en si.

vi Haga clic en Aceptar.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

9. Ahora, los nuevos destinatarios deben aparecer en la página Destinos de documentos y deben

estar seleccionados. Cuando se hayan agregado todos los destinos a la página Destinos de

documentos, haga clic en Siguiente >>.

10. Se muestra la página Nombre y tipo de documento. Especifique el nombre base del archivo de

salida en Identificación de documentos. Para este ejemplo, introduzca un nombre como

MiDocNombre.

11. Seleccione Fecha y hora en la lista desplegable Sufijo de nombre. Esta opción agrega la fecha y

hora al nombre especificado anteriormente (MiDocNombre).

12. Seleccione un Tipo de documento. Para este ejemplo, seleccione PDF, sólo imagen (*.pdf).

a. Para cambiar el formato del archivo, haga clic en el botón Propiedades. En este ejemplo,

haga clic en Propiedades. Se muestra la página Propiedades de tipo de documento. En la

lista desplegable Formato, seleccione PDF, sólo imagen.

b. Haga clic en Aceptar.

13. Haga clic en Siguiente>>.

14. Se muestra la página Atributos de documentos. Especifique los campos de atributos de

documento necesarios. En este ejemplo, se utilizará el perfil básico prefijado que contiene los

campos Título y Descripción.

15. Haga clic en Siguiente>>.

16. Aparece la página Opciones del flujo de trabajo.

17. Seleccione un opción de confirmación del trabajo. En este ejemplo, seleccione Confirmación

impresa en la lista desplegable Confirmación de trabajo.

18. Seleccione el nivel de acceso para el flujo de trabajo. En este ejemplo se utilizará el nivel de acceso

prefijado Público.

19. Haga clic en Siguiente>>.

20. Aparece la página Guardar flujo de trabajo. Especifique un nombre de flujo de trabajo exclusivo.

21. Seleccione el tipo de publicación que desee. En este ejemplo, el flujo de trabajo se publicará como

una plantilla de escaneado de dispositivo. Seleccione Publicar flujo de trabajo en dispositivo

multifunción Xerox.

22. Revise las opciones del flujo de trabajo y cambie lo que sea preciso.

23. Haga clic en Finalizar.

24. Se muestra la página Publicar flujo de trabajo en dispositivo multifunción Xerox. Especifique un

nombre de publicación exclusivo.

25. Seleccione la fecha de caducidad.

26. Seleccione los dispositivos en los que se publicará la plantilla.

27. Introduzca los valores de los atributos del documento. Si fuera necesario especificar los valores en

el dispositivo, seleccione Editable en el dispositivo.

28. Seleccione un perfil de escaneado. Haga clic en Propiedades para ajustar las opciones de

escaneado que desee.

29. Haga clic en Aceptar.

30. La plantilla se publica. Haga clic en Volver a página principal en la parte inferior de la página

para volver a la página principal de usuario.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Apéndice C: Especificación de un objeto

personalizado en un flujo de trabajo de

SMARTsend

El siguiente procedimiento crea un flujo de trabajo de SMARTsend que almacena un documento

escaneado, con sus campos de atributos de documento, en una colección DocuShare como objeto

personalizado.

1. En la página principal de usuario de SMARTsend, haga clic en el enlace Agregar nuevo flujo de

trabajo de distribución...

2. En la página Destinos de documentos, haga clic en el enlace agregar ubicaciones... de la sección

DocuShare.

3. Introduzca las propiedades del destino DocuShare, incluido el Nombre de objeto personalizado

que utilizará para almacenar el documento en DocuShare.

4. Haga clic en Siguiente>>.

5. En la página Nombre y tipo de documento, defina el nombre y el formato que se utilizarán para

los documentos distribuidos.

6. Haga clic en Siguiente>>.

7. En la página Atributos de documentos, haga clic en el perfil de atributos Sólo DocuShare.

8. Haga clic en el enlace Agregar campo... para agregar los campos adecuados que se utilizarán en

el objeto personalizado de DocuShare especificado como destino.

9. En el cuadro de diálogo Propiedades de atributo, agregue un campo de atributo de documento y

asígnelo al campo DocuShare correspondiente definido en el objeto personalizado.

10. Haga clic en Aceptar.

11. En la página Atributos de documentos, haga clic en el enlace Guardar como perfil nuevo para

guardar los campos como un perfil nuevo que se utilizará más adelante en otros flujos de trabajo.

12. Haga clic en Siguiente >>. Continúe definiendo el flujo de trabajo en las pantallas restantes y

publíquelo según sea necesario.

Nota: Los campos definidos en el objeto personalizado están disponibles para la

asignación de atributos. Por ejemplo, si un bufete de abogados utiliza un documento

que guarda id_asunto con cada documento, un usuario puede agregar un campo de

SMARTsend con el nombre ID_asunto y asignarlo al campo del objeto personalizado de

DocuShare.

Flujos de trabajo de distribución

SMARTsend

Guía del usuario

Apéndice D: Especificación de una categoría

LiveLink en un flujo de trabajo de SMARTsend

El siguiente procedimiento crea un flujo de trabajo de SMARTsend que almacena un documento

escaneado, con sus campos de atributos de documento, en una carpeta LiveLink con una categoría

(función de las ediciones estándar y profesional).

1. En la página principal de usuario de SMARTsend, haga clic en el enlace Agregar nuevo flujo de

trabajo de distribución...

2. En la página Destinos de documentos, haga clic en el enlace agregar ubicaciones... de la sección

LiveLink.

3. Introduzca las propiedades del destino LiveLink; seleccione una categoría en la lista que se

proporciona.

4. Haga clic en Siguiente>>.

5. En la página Nombre y tipo de documento, defina el nombre y el formato que se utilizarán para

los documentos distribuidos.

6. Haga clic en Siguiente>>.

7. En la página Atributos de documentos, haga clic en el perfil de atributos Básico.

8. Haga clic en el enlace Agregar campo... para agregar los campos adecuados que se utilizarán con

la categoría LiveLink especificada como destino.

9. En el cuadro de diálogo Propiedades de atributo, agregue un campo de atributo de documento y

asígnelo al campo LiveLink correspondiente definido en la categoría.

10. Haga clic en Aceptar.

11. Opcionalmente, puede hacer clic en el enlace Guardar como perfil nuevo... de la página Atributos

de documentos para guardar los campos como un perfil nuevo que se utilizará más adelante en

otros flujos de trabajo.

12. Haga clic en Siguiente>>. Continúe definiendo el flujo de trabajo en las pantallas restantes y

publíquelo según sea necesario.

SMARTsend

Guía del usuario

Publicación de flujos de

trabajo

Una vez creado un flujo de trabajo, para poder utilizarlo es necesario publicarlo en un dispositivo o

como cubierta de PaperWare (función de la edición profesional). En este capítulo se explica cómo

publicar un flujo de trabajo y como imprimir documentos desde los repositorios de documentos.

Contenido de este capítulo:

• Descripción general de la publicación en la página 88

• Publicación en un dispositivo multifunción Xerox en la página 90

• Publicación en una cubierta de PaperWare en la página 97

• Visualización de publicaciones en la página 104

• Adición o retirada de dispositivos de una publicación en la página 105

• Eliminación de publicaciones de un flujo de trabajo en la página 106

• Impresión desde un repositorio de documentos en la página 107

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Descripción general de la publicación

Una vez creado un flujo de trabajo, es preciso publicarlo antes de poder utilizarlo durante el escaneado

de documentos. Al publicar un flujo de trabajo público éste queda a disposición de todos los usuarios;

si se publica un flujo de trabajo privado, sólo el propietario tiene acceso a él. Si el flujo de trabajo no se

utiliza durante el periodo especificado en el momento de la publicación, quedará sin publicar y dejará

de estar disponible para escaneado.

Los flujos de trabajo pueden publicarse como plantillas de escaneado del dispositivo o cubiertas de

PaperWare (función de la edición profesional).

Plantillas de escaneado de dispositivo

Las plantillas de escaneado de dispositivo se utilizan para escanear con dispositivos multifunción de

Xerox. Se conocen como plantillas distribuidas porque se distribuyen entre dispositivos concretos

especificados en el momento de la publicación. Los flujos de trabajo sólo pueden utilizarse en dichos

dispositivos. La publicación en dispositivos multifunción Xerox mediante plantillas de escaneado de

dispositivo ofrece un grado de seguridad adicional para dispositivos que admitan autenticación.

Cuando se publica mediante una plantilla de escaneado de dispositivo, los documentos escaneados se

distribuyen a todos los destinos.

Cubiertas de PaperWare

Función de la edición profesional

Pueden publicarse flujos de trabajo mediante la creación de una cubierta de PaperWare. Las cubiertas

de PaperWare son cubiertas impresas que se escanean en el dispositivo como primera página del

trabajo. La cubierta ofrece la información necesaria para llevar a cabo el escaneado, como atributos y

destinos del documento. El usuario selecciona los destinos de escaneado deseados en las opciones

disponibles de la cubierta.

De forma prefijada, para escanear con cubiertas no es precisa la autenticación en el dispositivo, de

modo que pueden utilizarse en cualquier dispositivo multifunción Xerox, a menos que el administrador

cambie este valor prefijado o que el flujo de trabajo se cree como flujo privado y el dispositivo admita

la función de autenticación. Las cubiertas de PaperWare también pueden utilizarse con cualquier

dispositivo de Fax de Internet.

Puesto que los flujos de trabajo de PaperWare sólo puede verlos y utilizarlos el propietario de la

cubierta, se trata de una buena opción para quienes no deseen que otras personas tengan acceso a su

flujo de trabajo.

Cubiertas de PaperWare con atributos de documento editables

Cuando se publica un flujo de trabajo como cubierta de PaperWare y se especifica que los atributos de

documentos pueden editarse en el dispositivo, se distribuye una plantilla de escaneado de dispositivo

entre los dispositivos especificados al crear la cubierta de PaperWare. El usuario debería seleccionar la

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

plantilla publicada en el dispositivo en lugar de la plantilla PaperWare utilizada para las cubiertas

PaperWare estándar (sin atributos de documento editables). Consulte Publicación en una cubierta de

PaperWare en la página 4-97 para obtener más información.

Personalización de opciones de escaneado de PaperWare

Si se utilizan con frecuencia opciones de escaneado diferentes de las empleadas en la cubierta de

PaperWare, el usuario o el administrador pueden crear y publicar una plantilla de escaneado

personalizada para adaptarla a las necesidades específicas. Ante de escanear, será preciso seleccionar

la plantilla nueva en el dispositivo.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Publicación en un dispositivo multifunción Xerox

Al publicar un flujo de trabajo en un dispositivo multifunción Xerox se crea una plantilla de escaneado

de dispositivo que se asigna a los dispositivos multifunción Xerox. A continuación se indican los pasos

para publicar en un dispositivo, así como detalles adicionales sobre cada una de las opciones de

publicación.

Para publicar un flujo de trabajo en un dispositivo multifunción Xerox:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la columna Nombre del flujo de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el

nombre del flujo que desea publicar.

3. En la lista Tareas de flujo de trabajo, haga clic en Publicar en dispositivo multifunción Xerox.

4. Especifique las opciones de publicación:

a. Introduzca un nombre para la publicación. Este nombre aparecerá en la lista de plantillas y

debe ser exclusivo. Consulte Nombre de la publicación en la página 91.

b. Seleccione la hora de caducidad de la publicación. Consulte Caduca después de no utilizarse

durante en la página 91.

c. Seleccione los dispositivos donde residirá el flujo de trabajo. Consulte Agregar publicación de

flujos de trabajo a los dispositivos siguientes en la página 91.

5. Especifique los atributos del documento. Seleccione Editable en el dispositivo si los atributos del

documento van a poder editarse en el dispositivo durante el escaneado. Pueden editarse hasta

seis atributos en el dispositivo. Consulte Atributos de documentos en la página 92.

6. Especifique el perfil de escaneado. Seleccione el tipo de documento que utilizará para escanear

con la plantilla. Haga clic en Propiedades para seleccionar opciones personalizadas del

documento.

Consulte Perfil de escaneado en la página 93.

7. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Opciones de publicación

La página Publicar flujos de trabajo contiene un área llamada Opciones de publicación donde se puede

especificar el nombre de la publicación, la fecha de caducidad y los dispositivos a los que se distribuirá

la plantilla.

Nota: Si el dispositivo deseado no aparece en la lista, póngase en contacto con el

administrador de SMARTsend para que lo agregue.

Nota: Es posible que la plantilla no aparezca en la lista de plantillas hasta que ésta se

actualice.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Nombre de la publicación

Este nombre aparecerá en la lista de plantillas del dispositivo y debe ser exclusivo. El nombre no puede

ser igual al de un flujo de trabajo (a excepción del que se está publicando). Su longitud debe ser de 1 a

20 caracteres y no puede contener ninguno de los siguientes: ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nulo, retroceso, los

caracteres Unicode 16-18 y 20-25, ni separadores.

Puede que algunos dispositivos no admitan más de 11 caracteres. Si introduce un nombre con más de

11 caracteres y publica en un dispositivo que no admite nombres con más de 11 caracteres, aparecerá

un mensaje de error al hacer clic en Aceptar para publicar la plantilla.

Caduca después de no utilizarse durante

Esta opción anula de forma automática la publicación y quita de los dispositivos las plantillas que no se

hayan utilizado durante un periodo de tiempo especificado. No obstante, es posible que las plantillas

caducadas sigan presentes en la lista de plantillas del dispositivo hasta que ésta se actualice en dicho

dispositivo.

Los flujos de trabajo en sí no se eliminan ni se pierden, pero las plantillas publicadas no están

disponibles y deben volver a publicarse si son necesarias. Si se utiliza una plantilla en el plazo de tiempo

especificado, el periodo de caducidad se restablece.

Ejemplo: Si el flujo de trabajo publicado va a caducar en 1 semana y se utiliza la plantilla antes de

acabar la semana, la fecha de caducidad se restablece para que caduque en 1 semana a partir del día

en que se utilizó por última vez.

Agregar publicación de flujos de trabajo a los dispositivos siguientes

Seleccione uno o más dispositivos a los que agregar el flujo de trabajo. Para seleccionar dispositivos

consecutivos, pulse y mantenga pulsada la tecla <Mayús> y seleccione el primer dispositivo y el último.

Para seleccionar dispositivos no consecutivos, pulse y mantenga pulsada la tecla <Ctrl> mientras

selecciona cada uno de los dispositivos. Si un dispositivo deseado no aparece en la lista, póngase en

contacto con el administrador de SMARTsend para que lo agregue.

Nota: Puede interesarle establecer esta opción para que la aplicación limpie

automáticamente las publicaciones cuando no se utilizan. De lo contrario, los

administradores tendrán que limpiar las publicaciones manualmente en la aplicación y los

dispositivos.

Nota: Si un flujo de trabajo requiere autenticación en el dispositivo (de forma prefijada

sucede con todos los flujos de trabajo privados y el flujo Mi correo electrónico) pero el

dispositivo no admite la función de autenticación, éste no aparece en la lista.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Atributos de documentos

Los atributos de un documento se crean al crear el flujo de trabajo. Pueden especificarse valores de los

atributos en el momento de la publicación o de la creación del flujo de trabajo. Para que estos valores

puedan modificarse en el dispositivo durante el escaneado, seleccione la opción Editable en el

dispositivo. Si selecciona esta opción, el dispositivo solicitará la introducción de los valores de los

atributos en el momento del escaneado.

Nota: Cuando la seguridad es un motivo de preocupación, la entrada de texto en estos

campos puede aparecer con máscara de asteriscos (*). Esta opción se define en el flujo de

trabajo mediante la opción Seguridad de campo > Enmascarar entrada de usuario (****).

Consulte Atributos de documentos en la página 3-63 para obtener más información.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Perfil de escaneado

Los perfiles de escaneado contienen conjuntos de opciones de imagen que se optimizan para distintos

tipos de documentos. Los perfiles de escaneado se pueden seleccionar, personalizar y aplicar a un flujo

de trabajo cuando se publican en un dispositivo multifunción Xerox como plantilla de escaneado del

dispositivo o cuando se personalizan las opciones de escaneado de formulario de PaperWare (función

de la edición profesional) (Consulte Personalizar las opciones de escaneado de formulario de

PaperWare en la página 2-24).

Seleccione el perfil que se adapte mejor al tipo de documento escaneado; por ejemplo, Documento

comercial en blanco y negro a una cara. Si el dispositivo no admite un perfil de escaneado

determinado, el dispositivo utilizará el valor prefijado o automático. También se pueden utilizar los

siguientes métodos para personalizar las opciones de escaneado:

Perfil de escaneado personalizado: este método permite modificar cualquier perfil de escaneado

prefijado y aplicar las opciones al flujo de trabajo actual. Al publicar flujos de trabajo, elija un perfil en

la lista de selección Perfil de escaneado y, a continuación, haga clic en el enlace Propiedades situado

junto a la lista de selección. Cambie las opciones según sea necesario y haga clic en el botón Aceptar

para guardar los cambios. Ahora, en Perfil de escaneado se indica que se aplicará un Perfil de

escaneado personalizado a la publicación. Consulte Personalización de perfiles de escaneado en la

página 4-94 para obtener más información.

A 1 cara

Docu-

mento

comercial

en blanco

y negro

A 2 caras

Docu-

mento

comercial

en blanco y

negro

Fotografía

en blanco

y negro

Documento

comercial en

color a una

cara

Documento

comercial en

color a dos

caras

Fotografía

en color

Color de salida Blanco y

negro

Blanco y

negro

Escala de

grises

Cuatricromía Cuatricromía Cuatricromí

Tipo de original Mixto Mixto Fotografía Mixto Mixto Fotografía

Contraste/Intensi

dad/

Nitidez

Normal Normal Normal Normal Normal Normal

Borrado de bordes 3 mm o 0.1

pulg.

3 mm o 0.1

pulg.

3 mm o 0.1

pulg.

3 mm o 0.1

pulg.

3 mm o 0.1

pulg.

3 mm o 0.1

pulg.

Tamaño del papel

de entrada

Automático Automático Automático Automático Automático Automático

Resolución 300x300 300x300 200x200 300x300 300x300 200x200

Caras a escanear 12 1 1 2 1

Exposición

automática

ACT. ACT. ACT. ACT. ACT. ACT.

Tabla 4-1: Opciones de perfil de escaneado prefijadas

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Ajustar en el dispositivo: este método permite ajustar o anular las opciones de escaneado en el

dispositivo en el momento del escaneado. Después de seleccionar la plantilla de escaneado en el

dispositivo, se pueden modificar las opciones de perfil de escaneado (Tabla) mediante la interfaz de

usuario del dispositivo.

Las opciones de escaneado locales del dispositivo anulan las opciones de plantilla de escaneado para

el trabajo de escaneado actual.

Personalización de perfiles de escaneado

Se pueden personalizar las siguientes opciones del perfil de escaneado:

Color de salida

El color de salida ofrece las opciones de procesamiento óptimas para producir la calidad más alta para

la salida en color, en escala de grises o en blanco y negro.

Tipo de original

El tipo de original determina el tipo de salida que se produce, sea fotografía, texto, una combinación

(fotografía y texto) o medios tonos. Medios tonos es un patrón de puntos utilizado para simular e

imprimir una imagen de tonos continuos.

Contraste

El contraste controla la diferencia entre las áreas gris claro y gris oscuro del documento de salida.

Una imagen escaneada con un contraste alto aparece clara e intensa y está compuesta

principalmente de áreas blancas y negras. Una imagen escaneada con un contraste bajo es más suave

y está compuesta de varios tonos de grises.

Nota: NO debería cambiar en el dispositivo las opciones como Si el archivo ya existe o

Formato del archivo. Si se cambian estas opciones, puede tener consecuencias negativas en

el documento de salida.

Nota: Si se especifica JFIF/JPEG como tipo de salida del documento (Consulte Tipo de

documento en la página 3-52) pero el documento se ha escaneado en un dispositivo

monocromo, el trabajo fallará.

Si se especifica JFIF/JPEG como tipo de salida del documento y el documento se ha

escaneado en un dispositivo en color, el trabajo falla si el perfil de escaneado o el dispositivo

tienen definido el Color de salida como Blanco y negro.

Nota: Si el tipo de original es Fotografía en el dispositivo Xerox, el valor de Exposición

automática cambiará a No y se desactivará el control en el dispositivo.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Intensidad

El control de intensidad regula los niveles de intensidad del documento de salida para que aparezca

más claro, más oscuro o igual que el documento original.

Nitidez

La nitidez hace que los bordes de una imagen escaneada aparezcan más o menos pronunciados que

los bordes del documento original. La nitidez es útil para destacar líneas finas o detalles finos en

fotografías. El suavizado puede ayudar a ocultar puntos finos.

Medidas de borrado de bordes

Las Medidas de borrado de bordes suprimen puntos, agujeros, marcas o cualquier otra marca oscura

que aparezca alrededor del borde del documento original.

Puede borrar marcas que aparezcan en los márgenes de la página (de 0 a 50 mm).

El valor prefijado es 3 mm.

Tamaño del papel de entrada

El tamaño del papel de entrada son las dimensiones físicas del documento original.

Resolución

Especifica la resolución que se desea para el documento de salida. Esta opción no tiene por qué

coincidir con la resolución que se usó al imprimir el documento original. Una imagen de 600 ppp

produce una imagen más fina y de mayor calidad que con una opción de 300 ppp. No obstante, una

resolución de 600 ppp incrementará el tamaño del archivo.

Caras a escanear

Caras a escanear especifica el número de caras utilizadas en el documento original: A 1 cara, A 2 caras

o Rotación segunda cara.

Nota: Algunos dispositivos no admiten las opciones de borrado de bordes. En estos casos, el

usuario debe especificar los valores a mano en el dispositivo durante el escaneado.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Exposición automática Sí/No

La exposición automática mejora la salida de documentos que tienen fondos en color.

Cuando Exposición automática está activada, el escáner selecciona automáticamente un nivel de

exposición apropiado para el documento original.

Cuando Exposición automática está desactivada, el escáner utiliza las opciones de la plantilla más

claro/más oscuro para controlar el nivel de exposición de la imagen generada. Esta opción puede

generar archivos de mayor tamaño.

Nota: Si el tipo de original es Fotografía en el dispositivo Xerox, el valor de Exposición

automática cambiará a No y se desactivará el control en el dispositivo.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Publicación en una cubierta de PaperWare

Función de la edición profesional

Las cubiertas de PaperWare se pueden utilizar para enviar trabajos de escaneado a un dispositivo

multifunción o de Fax de Internet.

La cubierta tiene casillas de verificación que pueden utilizarse para seleccionar destinos. Los atributos

de los documentos también aparecen en la cubierta. Si se especifica que los atributos pueden editarse

en el dispositivo, se publica también una plantilla de escaneado de dispositivo para los dispositivos

especificados cuando se genera la cubierta. Las cubiertas sólo pueden utilizarse en dichos dispositivos.

Cuando se publica una cubierta, se genera un archivo PDF de la cubierta PaperWare. Se puede guardar

en la ubicación que escoja o se puede imprimir en una impresora local.

Para publicar un flujo de trabajo como cubierta de PaperWare:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la columna Nombre del flujo de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el

nombre del flujo que desea publicar.

3. En la lista Tareas de flujo de trabajo, haga clic en Publicar una cubierta.

4. Especifique las opciones de publicación.

a. Introduzca un nombre para la publicación. Este nombre aparecerá en la cubierta y debe ser

exclusivo. Consulte Nombre de la publicación en la página 100.

b. Especifique una descripción de la cubierta, que aparecerá en la cubierta, bajo el nombre.

c. Seleccione la hora de caducidad de la publicación. Consulte Caduca después de no utilizarse

durante en la página 100.

5. Marque sólo los destinos de documento que desea ver seleccionados de forma automática en la

cubierta. Aunque no seleccione un destino en este momento, éste sigue presente en la cubierta,

pero deberá seleccionarse de forma manual en el formulario impreso para que el destino reciba

los documentos. Consulte Destinos en la página 101.

Nota: Al utilizar cubiertas de PaperWare en dispositivos multifunción Xerox, es necesario

utilizar un dispositivo configurado por el mismo PC de SMARTsend que se utilizó para crear

el flujo de trabajo/cubierta. Sin embargo, quizá pueda utilizar la cubierta en dispositivos

configurados por otros PC de SMARTsend o Xerox Flowport si se han configurado para

permitir el reenvío de formularios PaperWare. Póngase en contacto con el administrador del

sistema para obtener una lista de dispositivos que permiten el reenvío de formularios

PaperWare.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

6. Especifique los atributos del documento. Seleccione Editable en el dispositivo si los atributos del

documento van a poder editarse en el dispositivo durante el escaneado. En este caso, la cubierta

sólo puede utilizarse en los dispositivos en que se publicó. Se pueden editar hasta seis atributos en

el momento de escanear. Si la casilla de verificación Crear una plantilla de metadatos nueva

está seleccionada, se le indicará que seleccione los dispositivos en los que se publicará una

plantilla. Si se quita la selección de esta opción, no se publicará una plantilla nueva. En el

momento de escanear, será necesario seleccionar una plantilla de PaperWare publicada

anteriormente que tenga definidos los mismos campos de metadatos (atributos del documento)

como editables en el dispositivo. Si se selecciona una plantilla de PaperWare que no contiene los

campos de metadatos correctos y los campos se han definido correctamente en el flujo de

trabajo, el flujo de trabajo no funcionará. Consulte Atributos de documentos en la página 101.

7. Especifique las opciones de escaneado. Consulte Opciones de escaneado en la página 101.

a. Seleccione dónde se escaneará el documento.

b. Seleccione una resolución. Al hacerlo, tenga presente si está escaneando con Fax de Internet.

Las opciones afectan al tamaño del glifo, determinado por la resolución y la opción Fax de

Internet. Consulte Resolución en la página 102 para obtener más información sobre

resolución y glifos de datos.

8. Haga clic en Crear cubierta para crear la cubierta de PaperWare. Se crea un archivo PDF a partir

del que se imprimirá la cubierta. Los archivos PDF conservan el diseño de página, el texto y las

imágenes de los documentos.

9. Si se especificó la posibilidad de editar los atributos del documento, es preciso seleccionar los

dispositivos en los que se publicará una plantilla, así como un perfil de escaneado. Consulte Perfil

de escaneado en la página 93 para obtener más información sobre los perfiles de escaneado.

10. Aparece una ventana de descarga de archivos que solicita confirmación para abrir o guardar el

archivo. Puede guardar el archivo para acceder a él más adelante e imprimirlo o enviarlo por

correo electrónico. Haga clic en Guardar para guardarlo. Si hace clic en Abrir, asegúrese de

imprimir el archivo antes de cerrar la ventana. Si es preciso, puede volver a crear la cubierta

mediante la opción Recuperar esta cubierta de la página Ver publicaciones. Consulte el

procedimiento que se incluye a continuación y Recuperación de cubiertas en la página 115 para

más información.

11. Abra el archivo guardado con Adobe Acrobat Reader®.

12. Imprima el archivo PDF. Debe imprimirse al 100%. Es decir, el factor de ampliación de la ventana

Imprimir debe ser el 100% o un valor próximo. Además, la cubierta debe imprimirse en papel A4 o

8.5 x 11 pulg.

Las cubiertas también pueden "recuperarse" o crearse de nuevo una vez publicado el flujo de trabajo en

una de ellas. Puede resultar necesario si el archivo PDF de la cubierta se generó e imprimió, pero no se

guardó, y la página impresa se perdió o etiquetó después.

Nota: Necesita Adobe Acrobat Reader® para abrir y ver archivos PDF. Puede descargar

Acrobat Reader® del sitio web de Adobe, www.adobe.com.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

Para recuperar una cubierta de PaperWare:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la columna Nombre del flujo de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el

nombre del flujo del que desea recuperar la cubierta.

3. En la lista Tareas de flujo de trabajo, haga clic en Ver publicaciones. Aparece una lista de

publicaciones correspondientes al flujo de trabajo seleccionado. Para clasificar la lista por una

columna, haga clic en su encabezado. A la izquierda se muestra una lista de tareas de publicación.

Las tareas disponibles varían según los derechos del usuario sobre la publicación seleccionada.

4. En la columna Nombre del Explorador de flujos de trabajo, seleccione la cubierta que desea

recuperar.

5. En la lista Tareas de publicación, haga clic en Recuperar esta cubierta.

6. Aparece una ventana de descarga de archivos que solicita confirmación para abrir o guardar el

archivo. Puede guardar el archivo para acceder a él más adelante e imprimirlo o enviarlo por

correo electrónico. Haga clic en Guardar para guardarlo. Si hace clic en Abrir, asegúrese de

imprimir el archivo antes de cerrar la ventana.

También pueden recuperarse cubiertas mediante el botón Recuperar formulario de la página Detalles

de publicación. Consulte Visualización de publicaciones en la página 104.

Utilizar una cubierta de PaperWare con Fax de Internet

Puede escanear desde un dispositivo con fax de Internet utilizando una cubierta de PaperWare que

permite el uso de cualquier dispositivo de fax a través de Internet de Xerox o de otros fabricantes junto

con SMARTsend.

Para utilizar una cubierta de PaperWare con Fax de Internet

1. Obtenga la dirección de correo electrónico de un dispositivo con Fax de Internet de su

administrador.

2. Desde el Explorador de flujos de trabajo, haga clic en Agregar nuevo> Flujo de trabajo de

distribución.

3. Defina Destinos de documentos, Nombre y tipo de documento, Atributos de documentos y

Opciones del flujo de trabajo, según sea necesario. Haga clic en Siguiente >> para continuar en la

página siguiente.

4. En la página Guardar flujo de trabajo , seleccione la opción Publicar cubierta de PaperWare de

flujo de trabajo. Haga clic en Finalizar para continuar.

5. En la página Publicar cubierta de PaperWare, baje a la sección Opciones de escaneado y

seleccione una de las opciones de Fax de Internet como Origen de escaneado. También debe

seleccionar la opción Resolución adecuada.

6. Haga clic en el botón Crear cubierta.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

100

7. Utilice la cubierta de PaperWare para escanear en el dispositivo fax de Internet. El documento se

envía como un documento adjunto de correo electrónico.

Opciones de publicación

Nombre de la publicación

Este nombre aparecerá en la parte superior de la cubierta y debe ser exclusivo. El nombre no puede ser

igual al de un flujo de trabajo (a excepción del que se está publicando). Su longitud debe ser de 1 a 20

caracteres y no puede contener ninguno de los siguientes: ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nulo, retroceso, caracteres

Unicode 16-18 y 20-25, ni separadores.

Puede que algunos dispositivos no admitan más de 11 caracteres. Si introduce un nombre con más de

11 caracteres y lo publica en uno de estos dispositivos, aparecerá un mensaje de error al hacer clic en

Aceptar para publicar la plantilla.

Descripción de la cubierta

La descripción aparece justo debajo del nombre de publicación, en la cubierta.

Caduca después de no utilizarse durante

Esta opción inutiliza de forma automática la cubierta si no se emplea durante un periodo de tiempo

especificado. La plantilla de PaperWare, no obstante, no desaparece de la lista de plantillas. El periodo

de tiempo se imprime en la esquina superior derecha de la cubierta.

Los flujos de trabajo en sí no se eliminan ni se pierden, pero las cubiertas no están disponibles y deben

volver a crearse si son necesarias. Si se utiliza una cubierta en el plazo de tiempo especificado, el

periodo de caducidad se restablece.

Ejemplo: Si el flujo de trabajo publicado va a caducar en 1 semana y se utiliza la cubierta antes de

acabar la semana, la fecha de caducidad se restablece para que caduque en 1 semana a partir del

día en que se utilizó por última vez.

Nota: Si se han definido las propiedades de los atributos para el flujo de trabajo, éstas se

perderán en el momento de escanear. De todos modos, se pueden configurar las

propiedades de los atributos como casillas de verificación en la cubierta. Esto permite

utilizar las funciones de las propiedades de los atributos durante el escaneado.

Nota: Puede interesarle establecer esta opción para que la aplicación limpie

automáticamente las publicaciones cuando no se utilizan. De lo contrario, los

administradores tendrán que limpiar las publicaciones manualmente en la aplicación.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

101

Destinos

Todos los destinos agregados al flujo de trabajo aparecen en la cubierta. Seleccione sólo aquéllos que

deben aparecer marcados. Para escanear a un destino en concreto mediante la cubierta, marque la

casilla de verificación de la cubierta correspondiente al destino al que desea enviar el documento de

salida.

Atributos de documentos

Los atributos de un documento se crean al crear el flujo de trabajo. Pueden especificarse valores de los

atributos en el momento de la publicación. Para que estos valores puedan modificarse en el dispositivo

durante el escaneado, seleccione la opción Editable en el dispositivo. Si selecciona esta opción, el

dispositivo solicitará la introducción de los valores de los atributos en el momento del escaneado.

Si hay varios valores prefijados en el momento de la publicación, en la cubierta aparecerán casillas de

verificación para cada uno de ellos. Para seleccionar la opción deseada, marque la casilla junto al valor

correspondiente de la cubierta. Si no hay atributos editables en el dispositivo, la cubierta puede

utilizarse en cualquier dispositivo multifunción o de Fax de Internet de Xerox configurado.

Si un atributo de documento es editable en el dispositivo, se publica una plantilla de escaneado de

dispositivo al crear la cubierta de PaperWare. Al hacer clic en Crear cubierta, se solicita la

especificación de los dispositivos que se utilizarán, así como un perfil de escaneado. Haga clic de nuevo

en Crear cubierta para publicar y crear la cubierta. La cubierta creada cuando se especifia la

posibilidad de editar los atributos de documento sólo puede utilizarse en los dispositivos indicados

durante la publicación. En la cubierta se indica el nombre de la plantilla de escaneado de dispositivo

que debe utilizarse con la cubierta.

Opciones de escaneado

El área Opciones de escaneado se utiliza para describir el dispositivo donde se escaneará el documento

(y la cubierta Paperware). SMARTsend utiliza esta información para ajustar el glifo en la cubierta

PaperWare impresa para el dispositivo de escaneado específico.

Origen de escaneado

Seleccione un Origen de escaneado para el documento. Las cubiertas de PaperWare pueden utilizarse

en un dispositivo multifunción Xerox o en un dispositivo de fax de Internet. Seleccione Fax de Internet

si piensa utilizar la cubierta en un dispositivo con fax de Internet.

Nota: Al utilizar atributos de documentos y fax de Internet, no se puede seleccionar la

opción para editar las propiedades de atributo en el dispositivo de Fax de Internet.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

102

Resolución

La opción de resolución determina el tamaño del glifo de datos de PaperWare. La publicación crea una

cubierta de PaperWare con la información del flujo de trabajo capturada en un glifo de datos en la

esquina inferior derecha.

El glifo de datos (DataGlyph) es una tecnología de codificación de datos legibles por una máquina en

documentos de papel. Codifican información en miles de finas líneas diagonales, cada una de las

cuales representa un 0 o un 1, según estén inclinadas a izquierda o derecha. Estas secuencias pueden

utilizarse para codificar información numérica, textual o de otro tipo. Una resolución inferior genera un

glifo de datos mayor y, a la inversa, una resolución superior genera un glifo de datos más pequeño.

Tenga en cuenta los siguientes factores cuando cree cubiertas de PaperWare:

• El glifo de datos debe ser de tamaño grande para utilizarlo con el escaneado de resolución inferior

que realizan los dispositivos de Fax de Internet. Un glifo de datos de tamaño grande cubre una

gran parte de la cubierta necesaria para las casillas de verificación de atributos de documentos.

Además, con la resolución más baja es posible que se pierda la casilla Recuperar este formulario.

• Si se utiliza un dispositivo de escaneado con calidad de imagen baja (por ejemplo, con el cristal de

exposición sucio o mal calibrado), la selección de una resolución más baja puede mejorar el

resultado.

• Imprima siempre la cubierta PaperWare en una impresora láser o de inyección de tinta de alta

calidad con resolución mínima de 300 ppp.

Utilice la siguiente tabla como guía para seleccionar la configuración de resolución correcta:

Resolución (ppp) Aplicaciones

Alta (300x300 y superior) Escaneado a 300 ppp o superior

Media (200x200 y superior) Escaneado a 200 ppp o superior

Fax de Internet de resolución fina

Baja (inferior a 200x200) Escaneado a 150 ppp o superior

Fax de Internet de resolución estándar

Tabla 4-2: Opciones de resolución de cubiertas de PaperWare

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

103

Personalización de opciones de escaneado en formularios de PaperWare

Las opciones de escaneado para cubiertas de PaperWare pueden personalizarse mediante la

publicación de una plantilla de dispositivo donde se especifiquen las opciones deseadas. A

continuación, el usuario debe seleccionar la plantilla en el dispositivo antes de iniciar el escaneado. La

personalización de las opciones de escaneado puede llevarse a cabo desde la página principal de

usuario.

Para publicar una plantilla personalizada:

1. En la página principal de usuario, haga clic en Personalice sus opciones de escaneado de

formulario de PaperWare.

1. Especifique las opciones de publicación deseadas.

2. Seleccione el perfil de escaneado deseado o haga clic en Propiedades para personalizar las

opciones.

3. Haga clic en Aceptar para formalizar la publicación.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

104

Visualización de publicaciones

Cualquier usuario puede ver las publicaciones de un flujo de trabajo en concreto.

Para ver las publicaciones de un flujo de trabajo:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la columna Nombre del flujo de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el

nombre del flujo cuyas publicaciones desea ver.

3. En la lista de Vistas del flujo de trabajo, haga clic en Mostrar todos. En el panel derecho aparece

una lista de publicaciones del servidor seleccionado. Para clasificar la lista por una columna, haga

clic en su encabezado. A la izquierda se muestra una lista de tareas de publicación. Las tareas

disponibles varían según los derechos del usuario sobre la publicación seleccionada.

4. Para ver detalles de una publicación en concreto, selecciónela en la lista y haga clic en Detalles de

publicación, en el panel izquierdo. Sólo puede ver detalles de aquellas publicaciones de las que

sea propietario.

Detalles de publicación

Esta opción muestra una ventana que incluye el contenido y las opciones de la publicación para todo

tipo de publicaciones de flujos de trabajo. Los administradores pueden visualizar y modificar el

contenido y los atributos de cualquier publicación. Los propietarios de las publicaciones sólo pueden

visualizar el contenido de sus propias publicaciones.

Los tipos de publicaciones que se pueden visualizar son Plantillas de escaneado de dispositivo,

Cubiertas de PaperWare, Cubiertas de PaperWare con Plantillas de atributos del documento y plantillas

de la Opciones de PaperWare de Xerox.

Con las funciones de esta página se puede:

• actualizar la lista de dispositivos para la publicación en un dispositivo

• regenerar la cubierta de PaperWare haciendo clic en Recuperar formulario (función de la edición

profesional)

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

105

Adición o retirada de dispositivos de una

publicación

Puesto que las plantillas de escaneado de dispositivo se cargan en dispositivos determinados cuando

se publican, los detalles de la publicación no puede modificarse sin volver a realizar la publicación.

Sin embargo, es posible cambiar los dispositivos en que se publica la plantilla.

Para agregar o quitar un dispositivo donde se ha publicado una plantilla:

1. Siga los pasos correspondientes para desplazarse hasta los detalles de la publicación a la que

desea agregar o quitar un dispositivo. Consulte Visualización de publicaciones en la página 104.

2. Siga unos de estos pasos:

• Para agregar un dispositivo, seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda de la

columna Nombre de host o dirección IP del dispositivo y haga clic en Agregar>>.

• Para retirar un dispositivo, anule la selección de la casilla de verificación situada a la izquierda

de la columna Nombre de host o dirección IP del dispositivo y haga clic en <<Quitar.

Nota: Si el dispositivo deseado no aparece en la lista de dispositivos disponibles, pida al

administrador que lo agregue.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

106

Eliminación de publicaciones de un flujo de

trabajo

Sólo el propietario de una publicación puede eliminarla. Las tareas de publicación disponibles para un

usuario cambian según los derechos que tenga sobre la publicación.

Eliminación de publicaciones individuales de un flujo de trabajo

Para eliminar un flujo de trabajo en concreto:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la columna Nombre del flujo de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el

nombre del flujo cuyas publicación desea eliminar.

3. En la lista Tareas de flujo de trabajo, haga clic en Ver publicaciones.

4. Seleccione la publicación que desea eliminar.

5. En la lista Tareas de flujo de trabajo, haga clic en Eliminar esta publicación. Esta tarea sólo está

disponible si el usuario es el propietario de la publicación.

6. Se abre una ventana que solicita confirmación. Para eliminar la publicación, haga clic en Aceptar.

Eliminación de todas las publicaciones de un flujo de trabajo

Para eliminar todas las publicaciones de un flujo de trabajo:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Administrar flujos de trabajo.

2. En la columna Nombre del flujo de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el

nombre del flujo cuyas publicaciones desea eliminar.

3. En la lista Tareas de flujo de trabajo, haga clic en Eliminar las publicaciones de este flujo de

trabajo. Esta tarea sólo está disponible si el usuario es el propietario de todas las publicaciones del

flujo de trabajo.

4. Se abre una ventana que solicita confirmación. Para eliminar las publicaciones, haga clic en

Aceptar.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

107

Impresión desde un repositorio de documentos

A continuación se explica cómo utilizar la aplicación de SMARTsend para imprimir desde un repositorio.

Esta función requiere que SMARTsend esté ya instalado y configurado según las instrucciones del

manual SMARTsend Device Extensions Installation Guide.

SMARTsend para la aplicación de imprimir desde repositorio

Para utilizar la aplicación de imprimir desde repositorio de SMARTsend:

1. Desde el dispositivo multifunción, seleccione en la interfaz de usuario Todos los servicios >

Servicios personalizados.

2. El botón para imprimir desde repositorio debe estar visible. Tenga presente que el rótulo del

botón puede estar personalizado, y mostrar un nombre asignado por el administrador del sistema.

En este caso, el usuario debe consultar con el administrador del sistema sobre el nombre del

servicio personalizado.

3. El usuario debe seleccionar el botón imprimir desde repositorio, o similar, en la interfaz de

usuario del dispositivo multifunción. Si el administrador del sistema no ha activado el proceso de

inicio de sesión prefijado, el usuario deberá proporcionar el nombre de usuario de SMARTsend y la

clave, así como los datos de dominio, y seleccionar Intro. Si el inicio de sesión prefijado no está

habilitado, el usuario no necesita conectarse en este momento.

4. Una vez iniciada la sesión, el dispositivo mostrará una lista de accesos directos a carpetas, que

sirven de repositorios para que el usuario pueda localizar los documentos e imprimirlos. Estos

accesos directos los debe haber introducido de antemano el administrador de SMARTsend.

Consulte el manual SMARTsend Device Extensions Installation Guide para obtener instrucciones

sobre la creación de accesos directos.

5. El usuario puede seleccionar el destino de búsqueda de los documentos que se desean imprimir.

El usuario puede expandir las carpetas de la lista para seleccionar aquella donde estén guardados

los documentos que se han de imprimir. Los documentos pueden formar parte de la lista original

que hubiera introducido el administrador. Se le pedirá al usuario que verifique sus credenciales

para el destino donde residen los documentos por medio del teclado de la interfaz de usuario. La

URL del archivo se muestra en la parte superior izquierda de la interfaz de usuario del dispositivo

multifunción.

6. Una vez elegido el documento, el usuario debe seleccionar Imprimir. La interfaz de usuario

indicará que el dispositivo se está preparando para imprimir.

7. Para ir a otro servicio o a un servicio personalizado, el usuario debe seleccionar el botón Todos los

servicios. Aparecerá la pantalla de Servicios personalizados. Esta pantalla muestra los servicios

personalizados disponibles y el botón Cerrar para salir de la pantalla. Tras salir de los servicios

personalizados, el usuario puede examinar la cola de trabajos del dispositivo; para ello, debe

seleccionar Todos los servicios para salir del modo de servicios personalizados, y pulsar el botón

físico de Estado del trabajo en la máquina.

Publicación de flujos de trabajo

SMARTsend

Guía del usuario

108

SMARTsend

Guía del usuario

109

Escaneado

Una vez creado un flujo de trabajo y publicado en un dispositivo multifunción Xerox o en una cubierta

de PaperWare (función de la edición profesional), está listo para utilizarlo en el escaneado de

documentos.

En este capítulo se describen los pasos para utilizar flujos de trabajo y escanear documentos en el

dispositivo.

Contenido de este capítulo:

• Antes de escanear en la página 110

• Cómo afecta la publicación al escaneado en la página 111

• Escaneado con plantilla de escaneado de dispositivo en la página 112

• Escaneado con cubierta de PaperWare en la página 113

• Escaneado y envío a un repositorio de documentos escaneados en la página 116

• Problemas comunes en la página 118

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

110

Antes de escanear

Antes de que el usuario pueda utilizar un flujo de trabajo para escanear un documento, deben llevarse

a cabo los siguientes pasos:

• Es preciso crear un flujo de trabajo. Consulte el Capitulo 3, Flujos de trabajo de distribución para

obtener información sobre cómo crear un flujo de trabajo.

• Debe publicarse un flujo de trabajo en un dispositivo multifunción Xerox o en una cubierta de

PaperWare (función de la edición profesional). Consulte el Capitulo 4, Publicación de flujos de

trabajo para obtener información sobre cómo publicar un flujo de trabajo.

• Si el flujo de trabajo se publicó como cubierta de PaperWare, ésta debe imprimirse en papel A4 o

de 8.5 x 11 pulg., con 100% de aumento, sin roturas ni marcas y no mostrará texto claro o apenas

perceptible.

• Si el flujo de trabajo publicado requiere autenticación, es necesaria una cubierta o un dispositivo

con la función de autenticación configurada y activada.

• Si ha estado utilizando una versión de prueba de SMARTsend pero ha caducado, debe obtener una

licencia para poder escanear.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

111

Cómo afecta la publicación al escaneado

Los flujos de trabajo pueden publicarse en uno o varios dispositivos o, si se utiliza la edición profesional

de SMARTsend, como cubierta de PaperWare. Si el flujo de trabajo se publica en un dispositivo (o

varios), sólo estará disponible para su uso en los dispositivos en los que se publique. Si se publica como

cubierta de PaperWare, estará disponible para su uso en cualquier dispositivo multifunción Xerox

configurado para SMARTsend, o en cualquier dispositivo de Fax de Internet.

Si el flujo de trabajo especifica que uno o más atributos del documento son editables en el dispositivo

y el flujo se publica como cubierta de PaperWare, se publicará una plantilla de dispositivo en los

dispositivos especificados durante la publicación, en el momento de generar la cubierta de PaperWare.

Si se crea una plantilla de escaneado personalizada de opciones de PaperWare que anula las opciones

de escaneado prefijadas para trabajos de PaperWare, dicha plantilla sólo estará disponible en el

dispositivo correspondiente. Siempre puede utilizarse en su lugar la plantilla genérica de PaperWare,

pero las opciones de escaneado personalizadas no se emplearán en el dispositivo.

Para obtener más información sobre la publicación, consulte el Capitulo 4, Publicación de flujos de

trabajo.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

112

Escaneado con plantilla de escaneado de

dispositivo

Para escanear un documento con una plantilla de escaneado de dispositivo publicada:

1. Seleccione la plantilla deseada en la interfaz de usuario del dispositivo. El nombre de plantilla que

se muestra en el dispositivo es el nombre de la publicación especificado en el momento de

publicarla.

Si no se muestra la plantilla, actualice la lista en la interfaz del dispositivo.

2. Introduzca los atributos de documento que se hayan especificado como editables en el dispositivo

en el momento de publicar el flujo de trabajo.

3. Coloque el documento que va a escanear en el alimentador.

4. Pulse Iniciar.

5. Si se especificó la confirmación del trabajo en el momento de crear el flujo, la confirmación debe

imprimirse o enviarse por correo electrónico. Revise la confirmación del trabajo para asegurarse de

que se terminó de forma satisfactoria. El archivo de salida debe estar en todos los destinos

especificados en el flujo de trabajo.

Nota: El procedimiento de actualización varía según el dispositivo. Consulte al

administrador del dispositivo las instrucciones para actualizar las plantillas.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

113

Escaneado con cubierta de PaperWare

Función de la edición profesional

Para escanear un documento con una cubierta de PaperWare sin atributos de documento

editables:

1. Seleccione la plantilla PaperWare o la Prefijada en la interfaz de usuario del dispositivo. Si la

plantilla prefijada está configurada para poderse utilizar con SMARTsend, funcionará en las

mismas condiciones y con las mismas limitaciones que las plantillas PaperWare. Consulte con el

administrador de SMARTsend para determinar si la plantilla prefijada se encuentra configurada

para utilizarse con SMARTsend.

2. En la cubierta, marque las casillas de verificación de los destinos a los que desea enviar el archivo

de escaneado.

3. Coloque en el alimentador el documento que va a escanear y la cubierta, que debe ser la primera

página. Puede colocar varios trabajos en el dispositivo, cada uno de ellos separado con su cubierta.

Si utiliza Fax de Internet, seleccione la opción Fax de Internet, elija el modo de texto e introduzca

la dirección de Fax de Internet del PC de SMARTsend.

4. Pulse Iniciar.

5. Si se especificó la confirmación del trabajo en el momento de crear el flujo, la confirmación debe

imprimirse o enviarse por correo electrónico. Revise la confirmación del trabajo para asegurarse de

que se terminó de forma satisfactoria. El archivo de salida debe estar en todos los destinos

especificados en el flujo de trabajo.

Nota: Los destinos que se marcaran en el momento de la publicación aparecen ya

marcados en la cubierta.

Nota: En algunos dispositivos quizá sea preciso activar de forma manual las opciones de

exposición automática y modo de texto a través de la interfaz de usuario del dispositivo.

Si estas opciones no están activadas, puede que la cubierta de PaperWare no funcione

bien, en particular si las imágenes en el escáner tienen fondos intensos u otros defectos

de imagen. Por otro lado, la opción de borrado de bordes del dispositivo de escaneado

no debe superar los 12 milímetros.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

114

Flujos de trabajo con atributos de documento editables

Si el flujo de trabajo especifica que uno o más atributos del documento son editables en el dispositivo

y el flujo se publica como cubierta de PaperWare, se publicará una plantilla de dispositivo en los

dispositivos especificados durante la publicación, en el momento de generar la cubierta de PaperWare.

Los atributos se enumeran en la cubierta. Aparte de los atributos cuyos valores deban introducirse en el

dispositivo, en la cubierta aparece el mensaje "Introduzca valor en el dispositivo cuando se le pida".

Para escanear un documento con una cubierta de PaperWare y un flujo de trabajo con atributos

de documento editables:

1. En la interfaz de usuario del dispositivo, seleccione la plantilla de escaneado de dispositivo

publicada en el momento de creación de la cubierta. El nombre de la plantilla necesaria aparece

impreso en la cubierta. Si la plantilla no aparece en la lista de plantillas del dispositivo, actualice la

lista desde la interfaz del dispositivo.

2. El dispositivo solicita la introducción de valores para los atributos que son editables. Introdúzcalos.

3. En la cubierta, marque las casillas de verificación de los destinos a los que desea enviar el archivo

de escaneado.

4. Coloque en el alimentador el documento que va a escanear y la cubierta, que debe ser la primera

página. Puede colocar varios trabajos en el dispositivo, separados entre sí por la cubierta

correspondiente.

5. Pulse Iniciar.

6. Si se especificó la confirmación del trabajo en el momento de crear el flujo, la confirmación debe

imprimirse o enviarse por correo electrónico. Revise la confirmación del trabajo para asegurarse de

que se terminó de forma satisfactoria. El archivo de salida debe estar en todos los destinos

especificados en el flujo de trabajo.

Opciones de escaneado de PaperWare personalizadas

Para escanear un documento con opciones de escaneado de PaperWare personalizadas, antes debe

publicarse en el dispositivo una plantilla de dispositivo con las opciones de escaneado modificadas.

Consulte Personalizar las opciones de escaneado de formulario de PaperWare en la página 2-24.

Para escanear un documento con las opciones de escaneado nuevas:

1. Seleccione la plantilla con las opciones personalizadas en la interfaz de usuario del dispositivo. Si

no se muestra la plantilla, actualice la lista en la interfaz del dispositivo.

Nota: No todos los dispositivos admiten la introducción de datos. Por otro lado, Fax de

Internet no puede utilizarse para introducir datos.

Nota: Los destinos que se marcaran en el momento de la publicación aparecen ya

marcados en la cubierta.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

115

2. En la cubierta, marque las casillas de verificación de los destinos a los que desea enviar el archivo

de escaneado.

3. Coloque en el alimentador el documento que va a escanear y la cubierta, que debe ser la primera

página. Puede colocar varios trabajos en el dispositivo, separados entre sí por la cubierta

correspondiente.

4. Pulse Iniciar.

5. Si se especificó Confirmación de trabajo en el momento de crear el flujo, la confirmación debe

imprimirse o enviarse por correo electrónico. Revise la confirmación del trabajo para asegurarse de

que se terminó de forma satisfactoria. El archivo de escaneado debe estar en todos los destinos

especificados en el flujo de trabajo.

Recuperación de cubiertas

En la esquina inferior izquierda de las cubiertas aparece la casilla de verificación "Recuperar esta

cubierta". Si se marca esta casilla, se imprime una cubierta nueva cuando se utilice la cubierta actual.

La cubierta nueva será una versión "limpia", sin marcas de verificación agregadas por el usuario para

indicar destinos de trabajos de escaneado anteriores.

También puede crearse una versión nueva de la cubierta mediante la opción Recuperar esta cubierta

de la página Ver publicaciones. Por último, es posible crear una versión nueva de la cubierta mediante

la opción Recuperar formulario de la página Detalles de publicación. Consulte Visualización de

publicaciones en la página 104 para obtener más información sobre el acceso a las páginas Ver

publicaciones y Detalles de publicación.

Recuerde que si se crea una cubierta en el momento de publicar el flujo de trabajo, pueden marcarse

destinos para indicar que el archivo de salida debe entregarse siempre en dichos destinos. Consulte

Publicación en una cubierta de PaperWare en la página 97. Cuando se crea la cubierta, los destinos que

se seleccionaron aparecen ya marcados en ella. Al recuperar la cubierta, estas marcas no desaparecen.

Para garantizar la máxima flexibilidad en el momento de escanear, se recomienda no seleccionar

destinos prefijados al publicar un flujo de trabajo en una cubierta.

Nota: Los destinos que se marcaran en el momento de la publicación aparecen ya

marcados en la cubierta.

Nota: Si la opción de resolución seleccionada es baja, el glifo de datos de la cubierta, creado

al generar la cubierta, puede ser tan grande que haga que se pierda la casilla Recuperar esta

cubierta.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

116

Escaneado y envío a un repositorio de

documentos escaneados

A continuación se explica cómo utilizar la aplicación de SMARTsend para escanear a repositorio.

Esta función requiere que el servidor de extensión de dispositivos de SMARTsend esté instalado y

configurado según las instrucciones del manual SMARTsend Device Extensions Installation Guide.

SMARTsend para la aplicación de escanear a repositorio

Para utilizar la aplicación de escanear a repositorio de SMARTsend:

1. Desde el dispositivo multifunción, seleccione en la interfaz de usuario Todos los servicios >

Servicios personalizados.

2. El botón para escanear a repositorio debe estar visible. Tenga presente que el rótulo del botón

puede estar personalizado, y mostrar un nombre asignado por el administrador del sistema. En

este caso, el usuario debe consultar con el administrador del sistema sobre el nombre del servicio

personalizado.

3. El usuario debe seleccionar el botón Escanear a repositorio, o similar, en la interfaz de usuario del

dispositivo multifunción. Si el administrador del sistema no ha activado el proceso de inicio de

sesión prefijado, el usuario deberá proporcionar el nombre de usuario de SMARTsend y la clave, así

como los datos de dominio, y seleccionar Intro. Si el inicio de sesión prefijado no está habilitado,

el usuario no necesita conectarse en este momento.

4. Una vez iniciada la sesión, el dispositivo mostrará una lista de accesos directos a carpetas, que

sirven de puntos de partida para que el usuario pueda localizar el repositorio adecuado para el

documento escaneado. Estos accesos directos los debe introducir de antemano el administrador

de SMARTsend. Consulte el manual SMARTsend Device Extensions Installation Guide para obtener

instrucciones sobre la creación de accesos directos.

5. Seleccione el destino del escaneado. Los usuarios pueden desplazarse por las carpetas utilizando

los botones "expandir" y "arriba", como en un PC. Para habilitar el escaneado, se debe seleccionar

una carpeta válida. Si el usuario no ha creado una credencial de SMARTsend para el destino, se le

pedirá que introduzca sus credenciales.

6. Después de seleccionar Escanear, en la pantalla se indicará que el escaneado se está realizando.

El trabajo se escanea y se muestra en una vista en miniatura. El usuario puede desplazarse por las

imágenes en miniatura para examinar las imágenes escaneadas. Si las imágenes son aceptables,

el usuario puede almacenar el documento. Si no lo son, puede utilizar el botón Atrás para cancelar

el trabajo y volver a localizar una carpeta.

7. El botón Opciones de esta pantalla permite cambiar el formato del documento donde está

guardada la imagen. Por ejemplo, el resultado podría guardarse como PDF con imagen en texto o

como PDF con imagen normal.

8. A continuación, el usuario puede cambiar el nombre del documento con el teclado de la pantalla

táctil del dispositivo.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

117

9. El usuario puede pulsar el botón Almacenar en la interfaz de usuario para guardar la imagen en el

destino previamente seleccionado. El dispositivo multifunción imprimirá un informe de

confirmación para ofrecer el estado del trabajo.

10. Si necesita enviar las imágenes escaneadas a otra carpeta de la aplicación, el usuario puede

seleccionar Atrás en la interfaz de usuario. Si desea ir a otro servicio o a un servicio personalizado,

debe seleccionar el botón Todos los servicios. Se abrirá la pantalla de Servicios personalizados

que mostrará todos los Servicios personalizados y el botón Cerrar para salir de la misma.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

118

Problemas comunes

A continuación se enumeran algunos problemas que pueden surgir durante el escaneado:

La plantilla no aparece en la lista de plantillas del dispositivo.

Quizá deba actualizar la lista de plantillas. Algunos dispositivos la actualizan a intervalos regulares.

No obstante, si el dispositivo no ha actualizado la lista, el usuario puede hacerlo de forma manual.

Además, debe asegurarse de que la plantilla se publicó en el dispositivo. Si desea ver los dispositivos

para los que se publicó una plantilla determinada, vaya a la Página de inicio del usuario, haga clic en

Ver todos los flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo, haga clic en Ver publicaciones,

seleccione la publicación y haga clic en Ver detalles de publicación. En la lista Dispositivos

seleccionados aparecen los dispositivos para los que se publicó el flujo de trabajo.

La plantilla aparece en la lista de plantillas del dispositivo, aunque se

eliminó o caducó.

Quizá deba actualizar la lista de plantillas. Vea la solución al problema anterior.

La plantilla especifica que los atributos de documento deben introducirse

en el dispositivo, pero éste no solicita la introducción de datos.

Puede que el dispositivo no admita la introducción de datos. Si es necesario introducir atributos, el

trabajo fallará en aquellos dispositivos que no admitan la entrada de datos. Si los atributos son

editables en el dispositivo, pero no todos los dispositivos admiten la introducción de datos, asegúrese

de que no sea necesario introducir atributos. Consulte Guardar flujo de trabajo en la página 70 para

obtener información sobre las propiedades de atributos de documentos.

El trabajo falló porque "No se ha podido ejecutar uno o varios de los

servicios [destinos] solicitados en el trabajo", o porque "Se ha producido un

error de inicio de sesión".

Revise los detalles de los destinos que aparecen impresos en el informe de confirmación. Puede que sus

credenciales para el destino hayan cambiado. Actualice sus credenciales; en la Página de inicio del

usuario, haga clic en Administrar credenciales. Para obtener más información, consulte Mis

credenciales en la página 22 y Administración de credenciales de destino en la página 36.

El trabajo falló con el error "No tiene permiso para este flujo de trabajo".

Puede que el flujo de trabajo precise autenticación en el dispositivo.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

119

En el archivo de salida se incluye la parte posterior de la cubierta.

El estado operativo del escáner y otras opciones de imagen pueden hacer que se incluya la parte

posterior. Este problema se puede evitar mediante un mantenimiento y una limpieza adecuados del

dispositivo de escaneado. Otro modo de resolver este problema puede ser la activación de la opción de

supresión de fondo.

¿Cómo se puede escanear un documento de tamaño distinto a 8.5 x 11

pulg. con una cubierta de 8.5 x 11 pulg. o A4 de PaperWare (función de la

edición profesional)?

Debe asegurarse de que la opción Tipo de original, en las propiedades del perfil de escaneado, tiene el

valor Combinado; puede ajustarla en el dispositivo o publicar el flujo de trabajo y utilizar una plantilla

de opciones personalizadas de Xerox PaperWare con dicha opción de propiedades del perfil de

escaneado. El dispositivo debe admitir originales de varios tamaños. Consulte Tipo de original en la

página 4-94 para obtener información sobre la propiedad Tipo de original, y Personalización de

opciones de escaneado en formularios de PaperWare en la página 103 si desea información sobre la

personalización de opciones de escaneado de PaperWare.

Escaneado

SMARTsend

Guía del usuario

120

SMARTsend

Guía del usuario

121

Índice

alfabético

acceso al flujo de trabajo, 74

adición o retirada de dispositivos de una

publicación, 105

Adición/eliminación de destinos en un flujo de

trabajo, 34

administrar mis flujos de trabajo, 21

Administrar mis perfiles de atributos de

documentos, 23

agregar credencial nueva, 22

Agregar un nuevo flujo de trabajo, 21

antes de escanear, 110

archivos de aplicación, 61

ASCII, archivos, 62

asignación de atributos, 68, 74

asistencia al cliente, 15

asistencia al cliente de Xerox, 15

asistencia en Internet, 16

asistencia en Internet de Xerox, 16

asistencia telefónica, 15

asistencia telefónica de Xerox, 15

atributos de documento editables

escaneado, 114

atributos de documentos, 50, 73, 92, 101

binarios, archivos, 62

campo requerido, 66

campos de atributos del documento, 65

caras a escanear, 95

Carpeta de red, 47, 72

carpeta de red, propiedades, 73

Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000, 45

color de salida, 94

cómo afecta la publicación al escaneado, 111

configurar los campos de atributo de su

documento, 63

confirmación de trabajo, 70, 74

contenido de esta versión, 8

contraste, 94

correo electrónico, destinatario, 38

creación de flujos de trabajo a partir de otros

existentes, 30

creación de flujos de trabajo de carpeta de red,

ejemplo, 80

Crear una cubierta de PaperWare de escanear a

mi correo electrónico, 20

cubiertas de PaperWare, 88

cubiertas de PaperWare con atributos de

documento editables, 89

Descripción, 88

descripción de la cubierta, 100

descripción general, 12

destinos, 101

Destinos de documentos, 34

destinos nuevos, agregar, 34

destinos, denominación y comportamiento, 38

destinos, editar, 35

destinos, eliminar, 35

destinos, propiedades, 38

Dirección de correo electrónico, 20

dirección de correo electrónico de confirmación

del trabajo, 23

distribución, flujos de trabajo, 25

documentación, 13, 16

Ayuda, 13

Guía de instalación y administración de

SMARTsend, 13

Léame.txt, 14

tarjetas de consulta rápida, 14

documentación de SMARTsend, 13

Ayuda, 13

Guía de instalación y administración, 13

Léame.txt, 14

tarjetas de consulta rápida, 14

documentos, destino, 72

DocuShare, 39, 72

Domino, 41

Domino.doc, 41

Índice alfabético

SMARTsend

Guía del usuario

122

eliminación de publicaciones de flujo de

trabajo, 106

Escaneado, 112

escaneado, 109

problemas comunes, 118

escaneado con cubierta de PaperWare, 113

escaneado con una plantilla de escaneado de

dispositivo, 112

Exposición automática Sí/No, 96

FireFox, 18

flujo de trabajo

acceso, 70

descripción, 71

descripción general, 26

detalles, 28

nombre, 71

opciones, 70

tareas, 27

ver, 28

flujo de trabajo nuevo, crear, 29

flujo de trabajo, agregar, 29

flujo de trabajo, editar, 31

flujo de trabajo, eliminar, 33

flujos de trabajo, 25

flujos de trabajo con atributos de documento

editables, 114

Formato, 54

FTP, 46

Guardar flujo de trabajo, 70

guardar flujo de trabajo, 74

Guía de instalación y administración, 13

Guía de instalación y administración de

SMARTsend, 13

Guía del usuario de SMARTsend, 13

HTML, archivos, 62

Hummingbird, 42

Identificación de documento, 50

impresora remota, 39

intensidad, 95

Internet Explorer, 18

Introducción, 20

JFIF/JPEG, 60

Léame.txt, 14

medidas de borrado de bordes, 95

Microsoft SharePoint Portal Server 2001, 48

Microsoft SharePoint Portal Server 2003, 49

mis flujos de trabajo, 28

mostrar todos, 28

Mozilla, 18

MS SharePoint, 72

Netscape, 18

NetWare, 46

nitidez, 95

nombre, 51

nombre de campo, 65, 74

nombre de la publicación, 91, 100

nombre del destino, 73

número de serie, 15

número de serie de SMARTsend, 15

opciones de escaneado, 101

opciones de escaneado de PaperWare

personalizadas

escaneado, 114

opciones de personalización, 23

Opciones de publicación, 100

opciones de publicación, 71, 90

Opciones del flujo de trabajo, 74

origen de escaneado, 101

Índice alfabético

SMARTsend

Guía del usuario

123

PDF, archivos, 56

perfil de atributos del documento, 63

perfil de escaneado, 93

perfil nuevo, crear, 64

perfil, editar, 64

perfil, eliminar, 64

perfil, especificar, 64

personalización de opciones de escaneado de

PaperWare, 89

personalización de opciones de escaneado en

formularios de PaperWare, 103

Personalizar las opciones de escaneado de

formulario de PaperWare, 24

plantillas de escaneado de dispositivo, 88

Preferencias de sitio, 23

Propiedades avanzadas, 46

,47

Propiedades de atributo, 65

propiedades de atributo, 73

propiedades de campo, 74

Propiedades de LiveLink, 43

propiedades de OCR, 62

publicación de un flujo de trabajo en un

dispositivo multifunción Xerox, 90

publicación en un dispositivo multifunción

Xerox, 90

publicación en una cubierta de PaperWare, 97

publicación, descripción general, 88

publicaciones

agregar a dispositivos, 91

caduca después de no utilizarse durante, 91,

100

eliminación de publicaciones individuales de

un flujo de trabajo, 106

eliminación de todas las publicaciones de un

flujo de trabajo, 106

publicar flujo de trabajo en dispositivo

multifunción Xerox, 74

recuperación de cubiertas, 115

Resolución, 102

resolución, 95

resumen del flujo de trabajo, 71

ruta de la carpeta, 73

seguridad de campo, 66

seleccionar punto de partida, 73

Servicio de escaneado a URL, 48

SharePoint, 72

SMARTsend, descripción general, 12

SMARTsend, funciones, 8

sufijo de nombre, 52

tamaño del papel de entrada, 95

tarjetas de consulta rápida, 14

texto, archivos, 61

TIFF, archivos, 60

Tipo, 52

tipo de campo, 67

Tipo de impresión, 53

Tipo de original, 94

valores prefijados, 65

ver todos los flujos de trabajo, 21

visualización de publicaciones, 104

WorkSite Interwoven, 42

Índice alfabético

SMARTsend

Guía del usuario

124

SMARTsend

Guía del usuario

125

SMARTsend

Guía del usuario

126

Xerox SmartSend Guía del usuario

Marca: Xerox

Modelo: SmartSend

Categoría: Software de desarrollo

Tipo: Guía del usuario

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