Flujos de trabajo
Un flujo de trabajo gestiona la manera en que un documento escaneado se convierte a un formato digital y luego
se envía a varios destinos. Los flujos de trabajo organizan y combinan destinos, atributos de documentos y valores
en una sola entidad que puede reutilizarse.
Destinos de documentos
Los destinos de documento o de servicio son las
ubicaciones finales en las que se escanea el documento. Correo
electrónico, DocuShare, Conexión de aplicación externa, sitio FTP,
Carpeta de red, Microsoft SharePoint Portal Server 2003 e Impresora
remota son los destinos disponibles que pueden configurarse en los
flujos de trabajo de todas las ediciones de SMARTsend. Domino,
Domino.doc, Carpeta NetWare, Microsoft SharePoint Portal Server
2001, Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000 y Escanear a URL son
los destinos disponibles que pueden configurarse en los flujos de
trabajo de las ediciones estándar y profesional. Otros destinos como
Documentum, Hummingbird, Interwoven WorkSite y LiveLink pueden
añadirse también como componentes opcionales en las ediciones
estándar y profesional.
Atributos de documentos
Los atributos de documentos son las propiedades (metadatos) que
describen al documento escaneado y automatizan su archivado en los
destinos de documentos. Los atributos o campos se pueden definir en
los flujos de trabajo, y luego utilizarse durante el escaneado para
introducir información específica.
Opciones del flujo de trabajo
En la configuración del flujo de trabajo puede definirse si el acceso va a ser público o privado, y el tipo de uso de un
flujo de trabajo. Las opciones de confirmación de un flujo de trabajo determinan cómo se notifica al usuario la
finalización de un trabajo.
Publicaciones
Una publicación es un flujo de trabajo publicado. Gracias a la publicación, los flujos de trabajo están preparados
para el escaneado de documentos. Las publicaciones siguientes pueden crearse a partir de flujos de trabajo para
utilizarse con FreeFlow SMARTsend:
• Plantillas de escaneado de dispositivo
Las plantillas de escaneado de dispositivo se utilizan para escanear con dispositivos multifunción
de Xerox.
• Cubiertas de PaperWare (edición profesional)
Las cubiertas se utilizan para escanear con dispositivos multifunción Xerox y con dispositivos que
utilizan fax de Internet.
•Opciones de Xerox PaperWare (edición profesional)
Una plantilla que se utiliza con cubiertas de PaperWare que contiene información de escaneado
modificada. Se utiliza para determinar la configuración de escaneado prefijada que se utiliza
frecuentemente en el sitio del usuario.
SMARTsend
TM
es una aplicación que se utiliza para escanear, convertir y distribuir documentos
impresos en una amplia variedad de formatos digitales. SMARTsend Professional Edition
incorpora funciones de PaperWare y de OCR (reconocimiento óptico de caracteres). PaperWare
permite seleccionar opciones de trabajos de escaneado utilizando una cubierta con el
documento escaneado. SMARTsend genera documentos electrónicos en una gran variedad de
formatos compatibles con las aplicaciones más comunes.
Consulta rápida del usuario de SMARTsend™
SMARTsend™ Versión 3
Tipos de salida Formatos de archivo
PDF PDF, lineal
PDF, sólo imagen
PDF, sólo imagen: conservar imagen de origen de escaneado
PDF, protegido
JFIF JPEG
XPS XPS
TIFF de una página TIFF 6.0 de una página
TIFF 6.0 TTN2 de una página
TIFF de varias
páginas
TIFF 6.0 de varias páginas
TIFF 6.0 TTN2 multipágina
TIFF multipágina: conservar imagen de origen de escaneado
Tipo documento
original
El formato de archivo se determina en el momento de escanear.
Tipos de archivo de salida OCR (edición profesional)
PDF con búsqueda de
texto
PDF con texto normal
PDF con sustitutos de imagen
PDF con imagen en texto
PDF con imagen en texto: conservar orientación de página
PDF con imagen en texto: conservar imagen de origen de
escaneado
Otros Texto ASCII, con formato, estándar o estándar EX (*.txt)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Texto, estándar/inteligente/sin formato/normal/delimitado por
tabuladores (*.txt)
Texto, delimitado por comas (*.csv)
Copyright © Xerox Corporation, 2001-2009. Reservados todos los derechos. XEROX®, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare y SMARTsend son marcas comerciales o
licencias de Xerox Corporation en Estados Unidos y en otros países. DataGlyph® es una marca comercial de Palo Alto Research Center, Inc. Adobe y Acrobat son marcas comerciales registradas de Adobe Systems,
Incorporated. IBM, Lotus, Domino y Domino.Doc son marcas comerciales registradas de IBM Corporation. NetWare es una marca comercial registrada de Novell, Inc. Flash es una marca comercial de Macromedia, Inc.
Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint e Internet Information Services (IIS) son marcas
comerciales registradas de Microsoft Corporation. Netscape Navigator es una marca comercial registrada de Netscape Communications Corporation. WordPerfect es una marca comercial registrada de Corel Corporation.
WorkSite es una marca comercial de Interwoven, Inc. Hummingbird DM es una marca comercial de Hummingbird, Ltd. Documentum es una marca comercial registrada de EMC Corporation. LiveLink es una marca
comercial registrada de Open Text Corporation. FileNet® es una marca registrada de FileNet Corporation en Estados Unidos y otros países. Lector de PDF de Xerox con tecnología de Foxit Software Company
http://www.foxitsoftware.com
"Aspose" es una marca comercial de Aspose Pty Ltd. marzo 24, 2009.
Creación de un flujo de trabajo
Puede crear flujos de trabajo para escanear en una gran variedad de destinos. A continuación se
especifica un procedimiento general para crear un flujo de trabajo.
Haga clic en Agregar nuevo> Flujo de trabajo de distribución... en la página
principal de SMARTsend o en la página del Explorador de flujos de trabajo.
En la página Destinos de documentos, seleccione un tipo de destino y, a continuación,
haga clic en agregar ubicaciones (o direcciones).
Introduzca la información necesaria para definir la ubicación y haga clic en Aceptar.
Marque una o varias casillas de verificación correspondientes a cada destino deseado
y, a continuación, haga clic en Siguiente>> para continuar.
En la página Nombre y tipo de documento, configure las convenciones para la
asignación de nombres y los formatos de archivo de salida que se crearán. Haga clic
en Siguiente >> para continuar.
En la página Atributos de documentos, elija un perfil o configure a mano los campos
de atributos de documento (metadatos), si fuera necesario. Haga clic en Siguiente >>
para continuar.
En la página Opciones del flujo de trabajo, configure las opciones de acceso,
confirmación y nombre del flujo de trabajo. Haga clic en Siguiente >> para continuar.
En la página Resumen del flujo de trabajo, elija las opciones de publicación y confirme
las opciones de flujo de trabajo incluidas en la página. Utilice los botones de la página
para realizar los cambios. De lo contrario, haga clic en Finalizar para guardar o
publicar el flujo de trabajo.
Publicación de un flujo de trabajo
Una vez creado un flujo de trabajo, es preciso publicarlo antes de poder utilizarlo durante el
escaneado de documentos.
En el Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo que desea publicar y haga clic
en Publicar en dispositivo multifunción Xerox o en Publicar una cubierta.
Si se publica en un dispositivo multifunción Xerox: especifique nombre, fecha de
caducidad, dispositivos, atributos de documentos y propiedades de perfil de
escaneado y haga clic en Aceptar.
Si se publica en una cubierta de PaperWare (edición profesional): especifique nombre,
descripción, fecha de caducidad, destinos prefijados, atributos de documentos y
opciones de escaneado, y haga clic en Crear cubierta. Guarde e imprima el archivo
PDF de cubierta.
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Uso de plantillas de escaneado de dispositivo
Seleccione una plantilla en el dispositivo multifunción de Xerox.
Introduzca los atributos de documento (si están configurados) y escanee el
documento.
Uso de cubiertas de PaperWare (edición profesional)
Cree e imprima una cubierta de PaperWare.
Marque en la cubierta los destinos deseados.
Coloque la cubierta y el documento en el alimentador de documentos del dispositivo
de escaneado. La primera página escaneada debe ser la cubierta.
En el dispositivo multifunción Xerox, seleccione una plantilla PaperWare, plantilla de
opciones de Xerox PaperWare o la plantilla prefijada (si estuviera configurada).
Introduzca los atributos de documento (si están configurados) y escanee el
documento.
Uso de Mi correo electrónico
El flujo de trabajo Mi correo electrónico se instala con SMARTsend
y se utiliza para enviar de forma
automática documentos escaneados a la dirección de correo electrónico del remitente del flujo de
trabajo. Antes debe publicarse el flujo de trabajo como plantilla de escaneado de dispositivo o como
cubierta de PaperWare.
Inicie una sesión en el dispositivo multifunción Xerox para la autenticación.
Seleccione la plantilla de escaneado de dispositivo Mi correo electrónico y escanee el
documento.
Escaneado con un dispositivo de fax de Internet (edición
profesional)
Puede escanear en cualquier dispositivo de fax de Internet mediante una cubierta de PaperWare.
Publique un flujo de trabajo como cubierta de PaperWare. Seleccione Fax de Internet o
Fax de Internet de dispositivo multifunción Xerox como origen de escaneado.
Marque los destinos deseados en la cubierta de PaperWare.
Coloque la cubierta y el documento en el alimentador de documentos del dispositivo
fax de Internet. La primera página escaneada debe ser la cubierta.
Seleccione la opción Fax de Internet, elija el modo de texto e introduzca la dirección de
fax de Internet del PC de SMARTsend.
Escanee el documento. El documento se distribuye como un documento adjunto de
correo electrónico.
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