Xerox SmartSend Administration Guide

Marca: Xerox

Modelo: SmartSend

Tipo: Administration Guide

Versión 2.0

Guía de instalación y

administración

Guía de instalación y

administración

05.10.05

Preparado por:

Xerox Corporation

Global Knowledge & Language Services

800 Phillips Road, Bldg. 0845-17S

Webster, Nueva York 14580

EE.UU.

Traducido por:

Xerox

GKLS European Operations

Bessemer Road

Welwyn Garden City

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Reino Unido

XEROX

, la X

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Guía de instalación y administración de SMARTsend iii

Capítulo 1 Bienvenido a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-1

Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

Novedades de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

Guía de instalación y administración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Guía del usuario de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Tarjetas de consulta rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Léame.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7

Asistencia telefónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Asistencia en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Capítulo 2 Preparación de la instalación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-1

Consideraciones sobre planificación avanzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-2

Migración de aplicaciones y dispositivos de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3

Configuración y logística de redes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4

Requisitos de configuración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

Requisitos de configuración del PC de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Comprobación de la configuración DNS del PC de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-8

Activación de Compartir archivos e impresoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-9

Instalación y configuración de IIS / FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-10

Activación de ASP.NET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-12

Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-13

Obtención e instalación de un certificado de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-16

Requisitos adicionales para destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-19

Configuración del cliente y el navegador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25

Modificación de la configuración del servidor proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-25

Opciones de autenticación de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-26

Configuración del idioma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-27

Configuración de dispositivos de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28

Requisitos de dispositivos multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-28

Requisitos de equipo de fax de Internet y dispositivos activados de correo electrónico . . . . . .2-32

Información preliminar de la instalación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34

Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-35

Capítulo 3 Instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1

Descripción general del instalador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

Actualización de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

Posibilidad de actualización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-3

Instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

Instalación y configuración de componentes opcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

Requisitos de configuración para componentes opcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-7

Índice

iv Guía de instalación y administración de SMARTsend

Instrucciones de instalación para componentes opcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-12

Migración de SMARTsend a otro PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14

Reparación de una instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15

Desinstalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16

Capítulo 4 Configuración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-1

Acceso a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

Página principal de administración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3

Configuración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

Iconos de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Revisión de las opciones de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5

Seguridad general del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Seguridad de la plantilla de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6

Adición/actualización de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

Administración de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Adición y detección de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-9

Uso de la lista de dispositivos multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-11

Iconos de configuración y estado de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-12

Configuración de dispositivos para uso con SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-13

Eliminación de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-14

Administración de cuentas de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-15

Configuración de opciones de detección - Subredes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-17

Configuración de opciones de detección - Credenciales SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-17

Modificación de la configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-18

Modificación de propiedades de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-21

Configuración de opciones de Fax de Internet de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-23

Configuración de correo electrónico y libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-24

Configuración del servidor SMTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-24

Configuración del servidor LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-25

Publicación del flujo de trabajo Mi correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-26

Programación de copias de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-27

Configuración de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-29

Configuración de opciones de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-30

Configuración de un servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-32

Descripciones de las opciones de servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-32

Requisitos y restricciones adicionales de configuración de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-33

Administración de la cuenta de aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-34

Cambio de la clave de la Cuenta de aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-34

Opciones de configuración generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-35

Actualización de datos de contacto del administrador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-35

Elección de esquema de control de errores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-35

Revisión de los valores prefijados de publicación/flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-35

Propiedades de tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-39

Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-40

Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-42

Apéndice A: Soporte de exportación de historial de trabajos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-43

Guía de instalación y administración de SMARTsend v

Apéndice B: Conexión de aplicación externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-44

Capítulo 5 Administración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-1

Descripción general de administración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

Administración de flujos de trabajo y publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

Orden y visualización de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-3

Tareas de administración del flujo de trabajo/publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-4

Administración de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-7

Visualización de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-7

Administración de cuentas de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-7

Configuración de opciones de detección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-7

Prefijados de configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-7

Estado de copia de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9

Capítulo 6 Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-1

Descripción general de Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

Administración de plantillas de Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-2

Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-3

Instalación de la utilidad Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-3

Desinstalación de la utilidad Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-4

Introducción a Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Consideraciones sobre planificación avanzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-5

Adición de usuarios de Escaneado a base desde dominio de Windows NT . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6

Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servidor de Microsoft Active Directory . . . .6-6

Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servicio de directorios LDAP . . . . . . . . . . .6-7

Adición de usuarios de Escaneado a base desde el PC local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-8

Utilidad Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-9

Acceso a la utilidad Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-9

Obtención de una lista de usuarios disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-9

Selección de un servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-9

Cuadro de diálogo Introducir información de origen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-10

Asignaciones Active Directory o LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-11

Presentación de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-11

Adición de usuarios y grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-12

Barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Barra de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Comandos del menú Usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Comandos del menú Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-18

Comandos del menú Archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-19

Salida de la utilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-19

Edición de propiedades de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-20

Funciones de la aplicación Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-21

Importación de usuarios en la base de datos de usuarios de Escaneado a base de SMARTsend 6-21

Administración de la base de datos de usuarios de Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . .6-22

Administración de credenciales de archivado maestras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-24

Publicación de plantillas de Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-25

Página de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-26

Adición de publicaciones Escaneado a base a otros dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Visualización de publicaciones Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

vi Guía de instalación y administración de SMARTsend

Eliminación de publicaciones Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Acerca de las opciones de publicación de las plantillas Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Capítulo 7 Solución de problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-1

Determinación del problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2

Confirmaciones y registros de errores de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3

Problemas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4

Errores de Servidor no disponible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

Error "403 Prohibido" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

SMARTsend no reconoce el servicio FTP IIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

No se ha podido instalar MSDE durante la instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

Mensaje de error de inicio de sesión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Inaccesibilidad de SMARTsend en una intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Problemas de acceso con el examinador cliente Windows 95/98/Me y otros distintos

a Microsoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Faltan iconos en la página Destinos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Error No se pudo mostrar la página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Problemas con bloqueadores de ventanas emergentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-6

Problemas de comunicación y configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-6

Error de actualización de plantillas en los dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-9

Compatibilidad de SharePoint Portal Server 2001 con Windows Server 2003 . . . . . . . . . . . . .7-10

Preguntas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-14

Capítulo 8 Utilidades de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-1

Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-2

Importador de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-3

Formatos de archivo e idiomas admitidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-4

Lista de excepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-6

Importación de plantillas de CentreWare a flujos de trabajo de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . .8-7

Reconfiguración de dispositivos para los Servicios de exploración de red de CentreWare . . . .8-10

Herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11

Situaciones para utilizar la herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-11

Uso de la herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-12

Exportación del historial de trabajos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13

Capítulo 9 Seguridad de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-1

Descripción general de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-2

Certificados HTTPS/SSL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-3

Entrada segura con clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-3

Configuración segura de sitio web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-3

Políticas de seguridad del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-5

Seguridad general del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-5

Seguridad de plantilla de escaneado del dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-7

Formularios de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-8

Control de nivel de acceso a flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-9

Interacciones de las políticas de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-10

Situaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-10

Autenticación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

Acceso a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-12

Guía de instalación y administración de SMARTsend vii

Cuenta de aplicación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

Configuración de la clave para la cuenta de la aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

Cuentas de dispositivos de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-13

Credenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-14

Índice alfabético. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Í

NDICE ALFABÉTICO-1

viii Guía de instalación y administración de SMARTsend

1-1

Bienvenido a SMARTsend

En este capítulo se describen las características y funciones del software FreeFlow

SMARTsend

Xerox y los servicios de asistencia disponibles a través de la documentación de la aplicación y del centro

asistencia al cliente de Xerox.

Contenido de este capítulo:

 Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

 Novedades de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

 Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

 Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

 Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7

1-2 Bienvenido a SMARTsend

Contenido de esta versión

SMARTsend está disponible en las ediciones estándar y profesional.

Funciones comunes en ambas versiones

 Funciones de creación de flujos de trabajo que definen la conversión y transmisión de documentos

impresos desde los dispositivos multifunción Xerox a los destinos siguientes:

 Servidor DocuShare

 Servidor Domino

 Servidor Domino.Doc

 Ubicación FTP

 Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000

 Microsoft SharePoint Portal Server 2001

 Microsoft SharePoint Portal Server 2003

 Carpeta NetWare

 Carpeta de red

 Impresora remota

 Ubicación URL

 Conexión de aplicación externa

 Funciones de publicación y administración de flujos de trabajo

 Herramientas de seguridad y restauración para guardar flujos de trabajo SMARTsend, credenciales,

preferencias de usuario, configuraciones del dispositivo y opciones generales.

 Importador de plantillas para importar las plantillas de los Servicios de exploración de red de

CentreWare en flujos de trabajo de SMARTsend.

 Exportador del historial de trabajos para crear un archivo de texto del historial de trabajos para análisis

y notificación.

Funciones de la Edición profesional

La versión profesional incluye estas características adicionales:

 Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

 Escaneado con cubiertas de PaperWare

Componentes opcionales para las versiones estándar o profesional

Los siguientes componentes pueden adquirirse en Xerox y agregarse a ambas versiones de SMARTsend:

 Documentum versión 5.2, compatibilidad con destino

 Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad con destino

 Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad con destino

 LiveLink versión 9.5.0, compatible

Componentes opcionales para la versión profesional

A la versión profesional de SMARTsend pueden agregarse los siguientes componentes:

 TrueMatch: tecnología Xerox patentada que permite localizar documentos electrónicos escaneando

partes del documento original en papel.

Novedades de esta versión 1-3

Novedades de esta versión

La versión actual de SMARTsend incluye funciones nuevas y mejoradas. Los cambios más significativos son:

 El instalador de SMARTsend se ha actualizado para permitir la actualización de versiones anteriores

sin

dificultad.

 Ahora, SMARTsend también puede instalarse en cualquiera de los sistemas operativos junto con

VMware (GSX Server versión 3.2.0, Workstation 4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005.

 Ahora, SMARTsend se puede instalar en PC con Windows XP.

 Se han incorporado nuevos formatos de archivos y mejores opciones de compresión de archivos. Los

usuarios también pueden crear un solo flujo de trabajo que creará formatos de archivo exclusivos para

cada destino.

 Las credenciales DocuShare pueden definirse en el nivel de servidor. Las versiones anteriores de

SMARTsend requerían credenciales para cada colección de DocuShare.

 Los destinos SharePoint Portal Server 2003 ya no requieren que se instalen bibliotecas de documentos

compatibles con versiones anteriores de SharePoint.

 SMARTsend ofrece una mejor integración con los nuevos dispositivos de Xerox. Esto reduce los

cambios necesarios sólo a ciertas opciones en el momento del escaneado para evitar resultados no

deseados o errores de escaneado.

 Los campos de atributos de documentos (metadatos) ahora pueden enmascararse o designarse como

campos obligatorios. Estos cambios mejoran la seguridad y ayudan a que los documentos escaneados se

procesen correctamente.

 Se ha incorporado la compatibilidad con SNMP v3 para proporcionar opciones de seguridad y la

detección de dispositivos avanzada.

 La compatibilidad con los protocolos de transferencia HTTP y HTTPS incorpora nuevas opciones de

configuración de dispositivos y seguridad avanzada.

 SMARTsend también permite reenviar formularios de PaperWare. El reenvío de formularios PaperWare

permite configurar el PC con SMARTsend para que pueda procesar las cubiertas de PaperWare creadas

en otros PC con Xerox Flowport o SMARTsend. Esta opción mejora y aumenta la capacidad y las

posibilidades de uso de SMARTsend dentro de la empresa, ya que permite utilizar un mayor número

dispositivos para iniciar los trabajos de escaneado a partir de una simple cubierta de PaperWare.

 Ahora, la plantilla de escaneado prefijada puede configurarse para su uso con cubiertas de PaperWare.

 El PC de SMARTsend ahora puede configurarse como un sitio seguro. Estas opciones de configuración

hacen que la transmisión de datos cifrada SSL y HTTPS sea absolutamente necesaria en todas las

comunicaciones entre SMARTsend y los dispositivos y clientes a los que sirve.

 Se ha incorporado un destino de Conexión de aplicación externa nuevo que permite a los usuario

escanear documentos y procesar los archivos resultantes con aplicaciones externas. Esta función está

pensada para usuarios avanzados e integradores de sistemas.

 Los flujos de trabajo proporcionan un mecanismo para personalizar y exportar historiales de trabajos

FTP y carpetas de red.

 Las siguientes funciones nuevas son componentes opcionales que se pueden agregar a la configuración

base de SMARTsend:

 Documentum versión 5.2, compatibilidad

 Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad

 Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad

 LiveLink versión 9.5.0, compatible

 TrueMatch: tecnología Xerox patentada que permite localizar documentos electrónicos escaneando

partes del documento original en papel. Este componente requiere la versión profesional de

SMARTsend.

1-4 Bienvenido a SMARTsend

Descripción general de SMARTsend

SMARTsend combina y mejora muchas de las potentes funciones de dos productos de Xerox, Servicios

exploración de red de CentreWare™ y FlowPort™, para ofrecer una aplicación de software integrado.

Compilado para la plataforma Microsoft .NET, el software SMARTsend funciona con sistemas multifunción

avanzados nuevos y heredados, y muchos tipos de dispositivos de Fax de Internet de Xerox y otros

fabricantes.

Con SMARTsend, los documentos en papel se pueden escanear a todo color y convertirse a distintos

formatos digitales estándar del sector, incluidos los formatos PDF, JFIF/JPEG, TIFF y TIFF multipágina.

SMARTsend también puede convertir documentos escaneados en archivos editables como Excel, Word,

PowerPoint o PDF que permiten búsquedas. Los archivos resultantes se pueden editar, manipular, guardar

compartir. SMARTsend también permite al usuario agregar información descriptiva (metadatos) que

acompañará a los documentos escaneados. Estas funciones versátiles permiten clasificar, buscar y recuperar

documentos escaneados con facilidad.

Aplicación basada en la web

SMARTsend es una aplicación basada en la web que no requiere software cliente adicional. Los usuarios

pueden crear con facilidad flujos de trabajo que definen el tipo de documento escaneado, las ubicaciones

distribución y los procesos, y también los métodos y dispositivos que pueden utilizarse para enviar los

trabajos escaneados de SMARTsend. A continuación, se publica el flujo de trabajo para que esté disponible

para los usuarios como plantillas de escaneado o como cubiertas de PaperWare. Estas publicaciones

permiten que cualquiera pueda escanear con facilidad un documento y distribuir el archivo electrónico

resultante a un amplio número de destinos, como las direcciones de correo electrónico, carpetas de red,

carpetas FTP, impresoras remotas, aplicaciones externas, URLs de web, además de repositorios Domino y

Domino.doc, Microsoft SharePoint Portal Server y Xerox DocuShare. Se pueden agregar destinos

adicionales como si fueran componentes opcionales, por ejemplo los repositorios de administración de

documentos avanzada.

Facilidad de uso

SMARTsend está diseñado para un uso fácil, versátil y seguro. Los asistentes ayudan al usuario en tareas

complejas y las pantallas de SMARTsend incluyen instrucciones descriptivas, mensajes de estado e

información del sistema de ayuda. Los usuarios pueden configurar informes de confirmación impresa y

mensajes de correo electrónico y los administradores pueden crear historiales de trabajos para realizar un

seguimiento del uso y obtener rutas de auditoria que respalden sus requisitos jurídicos y normativos. En

aspectos de seguridad, SMARTsend está por encima de sus competidores con las últimas opciones de

configuración de sitio web y protocolos de seguridad compatibles. Además, la arquitectura .NET abierta y

flexible permite una sencilla integración con otros programas y aporta la flexibilidad necesaria para ampliar

las capacidades y funciones a medida que Xerox presenta nuevas mejoras.

Documentación de SMARTsend 1-5

Documentación de SMARTsend

Existen varios tipos de documentación disponibles con SMARTsend, incluidas las guías imprimibles que se

entregan en formato PDF de Adobe Acrobat. Se puede acceder a los componentes de la documentación a

partir de los enlaces de la página principal de SMARTsend o desde los enlaces del programa de autoejecu

ción del CD. Los administradores de SMARTsend también pueden acceder al archivo léame (readme) y a la

Guía de instalación y administración de SMARTsend desde el menú Inicio del PC de SMARTsend.

Es preciso disponer de Adobe Acrobat Reader para ver e imprimir las guías. Puede descargar este programa

del sitio web,

www. adobe.com.

Guía de instalación y administración de SMARTsend

La Guía de instalación y administración de SMARTsend incluye instrucciones detalladas para instalar y

configurar los dispositivos de escaneado clientes y PC de SMARTsend compatibles.

Guía del usuario de SMARTsend

La Guía del usuario de SMARTsend presenta SMARTsend a los usuarios nuevos. Incluye descripciones de

las principales páginas y funciones de SMARTsend, así como instrucciones detalladas para usuarios que

lleven a cabo tareas clave con SMARTsend.

Ayuda

SMARTsend dispone de una completa ayuda en línea que explica el uso de la aplicación después de la

instalación y de la configuración inicial. Los enlaces de Ayuda se incluyen en la esquina superior derecha

cualquier página de SMARTsend.

Tarjetas de consulta rápida

La documentación de SMARTsend contiene las tarjetas de consulta rápida siguientes:

 Consulta rápida del administrador: contiene información sobre requisitos, procedimientos básicos de

instalación y configuración del sitio para administradores de SMARTsend.

 Consulta rápida del usuario: contiene información básica de descripción e introducción para usuarios

comunes de SMARTsend.

NOTA: No se recomienda utilizar la Consulta rápida del administrador en las primeras instalaciones del

producto. Utilice la Guía de instalación y administración para obtener instrucciones detalladas sobre la

instalación y planificación.

1-6 Bienvenido a SMARTsend

Léame.txt

El archivo Léame.txt ofrece la información de soporte que no estaba disponible en el momento de publicarse

los demás componentes de la documentación. Esta información está dirigida principalmente a los

administradores de SMARTsend, quienes pueden acceder a ella mediante los siguiente métodos:

 Una vez instalado SMARTsend:

En un servidor Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend >

Ver

archivo Léame.txt

- O bien -

En un PC con Windows XP Professional o un servidor con Windows Server 2003, haga clic en Inicio >

Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Ver ReadMe.txt.

 Introduzca el CD de SMARTsend en la unidad de CD. Haga clic en el enlace del archivo LÉAME en el

programa de instalación del CD.

 Haga clic en el botón Ver Archivo léame durante la instalación.

Asistencia al cliente 1-7

Asistencia al cliente

Para obtener asistencia puede ponerse en contacto con Xerox por teléfono o a través de Internet.

Asistencia telefónica

Si necesita más ayuda, póngase en contacto telefónico con el Centro de Asistencia al Cliente de Xerox.

Antes de llamar, localice el número de serie de SMARTsend; para ello haga clic en el enlace Acerca de (en la

esquina superior derecha de cualquier página de SMARTsend). Anote dicho número de serie en esta tabla,

por si lo necesita alguna vez. El número de serie es necesario para obtener asistencia técnica de Xerox.

En la tabla siguiente se incluyen los números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Si no

aparece el número de teléfono de su país, póngase en contacto con el representante local de Xerox para

obtener el número. Anote dicho número en esta tabla, por si lo necesita alguna vez.

Asistencia en Internet

En el enlace Asistencia y controladores de la página web de Xerox www.xerox.com se incluyen la

información técnica disponible y sugerencias. Localice o busque su producto y acceda a los recursos de

apoyo al producto. Los documentos de esta sección tratan temas concretos que requieren procedimientos

especiales o notas de aplicación relacionados con el funcionamiento y la configuración del producto Xerox.

Número de serie de SMARTsend:

NOTA: SMARTsend permite la gestión de un número limitado de dispositivos. Para conocer el número

de dispositivos que permite utilizar, haga clic en el enlace Acerca de, en cualquier página de SMARTsend,

y localice el número de serie del producto. El último conjunto de dígitos del número de serie indica el

número de dispositivos admitidos. Se pueden adquirir paquetes de licencias para poder administrar

más

dispositivos.

Números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente:

EE.UU. 800-821-2797

EE.UU. (TTY)

800-855-2880

CANADÁ 800-939-3769 (800-93-XEROX)

1-8 Bienvenido a SMARTsend

2-1

Preparación de la instalación

En este capítulo se describen los problemas de hardware, software, redes y seguridad que han de tenerse en

cuenta antes de instalar la aplicación SMARTsend en un PC. Estas tareas y consideraciones son elementos

esenciales para llevar a cabo una instalación satisfactoria.

Lea este capítulo con atención y realice todas las tareas de configuración requeridas antes de continuar en el

Capítulo 3, Instalación de SMARTsend.

CONSEJO: Imprima la tarjeta de Consulta rápida del administrador para utilizarla como lista de control de la

configuración. La tarjeta de consulta rápida de administrador está disponible en el programa de

autoejecución del CD de SMARTsend.

Contenido de este capítulo:

 Consideraciones sobre planificación avanzada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

 Requisitos de configuración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

 Configuración del cliente y el navegador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25

 Configuración de dispositivos de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28

 Información preliminar de la instalación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34

 Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-35

NOTA: Si estaba utilizando una versión de prueba (Trial Version) o una versión de SMARTsend anterior,

siga los procedimientos incluidos en el

Capítulo 3, Instalación de SMARTsend para actualizar el

programa. El programa de instalación de SMARTsend actualizará de forma automática la versión de

prueba con la versión con licencia. Tras efectuar la actualización, podrá seguir utilizando todos los flujos

de trabajo generados con la versión anterior o de prueba. Si tiene una versión de prueba de SMARTsend

que ha vencido, puede actualizarla con la versión estándar y conservar todos los flujos de trabajo. Puede

solicitar la versión minorista al delegado de ventas de Xerox, e instalarla como actualización de la versión

de prueba que tenga instalada.

Consulte Posibilidad de actualización en la página 3-3 para obtener

más información.

2-2 Preparación de la instalación

Consideraciones sobre planificación avanzada

Esta sección contiene información y aspectos a tener en cuenta antes de intentar instalar y utilizar la

aplicación SMARTsend. Es aconsejable que dedique el tiempo suficiente a abordar estas cuestiones.

Seguridad

Se puede instalar en el PC de SMARTsend un certificado de seguridad en el caso de que el entorno operativo

de SMARTsend requiera la entrada por clave (contraseña) o la transferencia de datos segura. Los

certificados de seguridad se utilizan para cifrar la información confidencial. Los certificados de seguridad

pueden obtenerse en la red mediante el software incorporado en el sistema operativo de red o mediante un

producto de código abierto. También puede adquirirlos, previo pago, a través de los servicios de otra

empresa. Elegir una opción u otra, si lo hace, depende de factores como éstos:

 Las políticas y requisitos de seguridad que rigen el uso de los recursos en red y físicos dentro de la

organización deben revisarse antes de proceder a la instalación de SMARTsend. Estudie el modo en que

sus políticas de seguridad se aplican a SMARTsend y configure su PC, clientes y dispositivos de

escaneado en consecuencia. Consulte el

Capítulo 9, Seguridad de SMARTsend para obtener más

información acerca de la seguridad.

 Los dispositivos multifunción de Xerox más recientes, como WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275

o posteriores, suelen disponer de funciones de seguridad adicionales como la autenticación u otros

protocolos de seguridad de comunicaciones como SNMP v3 y HTTPs. Estas funciones avanzadas

mejoran la seguridad en todo el circuito cuando los equipos están configurados para utilizar

SMARTsend.

 En SMARTsend, el uso de certificados de seguridad es opcional con el fin de adaptarse a instalaciones

en las que se emplean otras medidas de seguridad o en aquellas donde la seguridad no es un motivo de

preocupación. Cuando se instala un certificado de seguridad en un PC con SMARTsend, el usuario debe

realizar la entrada mediante clave para acceder a SMARTsend. Además, si el PC de SMARTsend tiene

bien configuradas la opción de Require Secure Channel (SSL) y el certificado de seguridad, la

transferencia de datos entre los usuarios de SMARTsend será cifrada.

Consulte Para configurar el PC

de SMARTsend para que solicite HTTPS/SSL: en la página 9-4 para obtener más información.

 Si el uso de SMARTsend está limitado a la red local o intranet, la solución más rentable puede ser

utilizar la opción SelfSSL o configurar una entidad emisora de certificados interna. Para implementar

una autoridad de certificados, puede utilizarse Servicios de Certificate Server de Microsoft, incluido en

el CD del sistema operativo de Microsoft. La opción SelfSSL se encuentra en el Kit de recursos de

Servicios de Microsoft Internet Information Server (IIS). Visite

http://www.microsoft.com/downloads

para obtener más información.

 Si SMARTsend va a estar disponible en Internet, puede ser preferible utilizar servicios de certificación

de terceros.

Consulte Obtención e instalación de un certificado de seguridad en la página 2-16 para

obtener más información.

NOTA: El proceso de obtención de un certificado de seguridad de terceros puede durar varios días. Si se

requiere la entrada por clave segura en SMARTsend, debería planificar e iniciar esta operación antes de

instalar SMARTsend para evitar tener que volver a configurar el PC y SMARTsend más adelante.

Consideraciones sobre planificación avanzada 2-3

Migración de aplicaciones y dispositivos de escaneado

Omita esta sección si actualmente no se utilizan aplicaciones de escaneado en red en su organización.

En cambio, si se utilizan otras aplicaciones o servicios de escaneado, debería tener presentes las distintas

repercusiones que una nueva instalación de SMARTsend tendrá en sus recursos de escaneado existentes.

Tenga en cuenta los siguientes factores a la hora de decidir su estrategia de migración:

 No se puede instalar SMARTsend en el mismo PC que Xerox FlowPort.

 El PC de SMARTsend no puede ser un controlador de dominios.

 SMARTsend puede importar plantillas creadas con los Servicios de exploración de red de CentreWare

(

Consulte Importador de plantillas en la página 8-3 para obtener más información).

 Los dispositivos multifunción Xerox no pueden configurarse para el uso simultáneo de SMARTsend y

Servicios de exploración de red de CentreWare, ya que las dos aplicaciones necesitan utilizar el

Repositorio prefijado. Por lo tanto, cada aplicación debe administrar un juego de dispositivos distinto.

 Durante la configuración del dispositivo, SMARTsend sobrescribe los valores de escaneado Repositorio

prefijado y Conjunto de plantillas de un dispositivo multifunción Xerox. Si cuenta con aplicaciones

existentes que utilicen el repositorio prefijado, cambie la configuración del dispositivo y habilite un

repositorio alternativo para estas aplicaciones antes de configurar el equipo para su uso con

SMARTsend.

Por ejemplo, para utilizar un dispositivo multifunción Xerox con FlowPort y SMARTsend, debe

reconfigurar el dispositivo de modo que emplee un repositorio alternativo para FlowPort antes de

configurar el dispositivo con SMARTsend. Del mismo modo, las plantillas creadas con Servicios

Internet de CentreWare también deben modificarse en el caso de que utilicen actualmente el

repositorio prefijado.

CONSEJO: Si algún dispositivo multifunción Xerox que pretenda utilizarse con SMARTsend ya se encuentra

configurado para su uso con otras aplicaciones de escaneado, deberá imprimir y guardar una hoja de

configuración de dichos dispositivos antes de configurarlos para que puedan utilizarse con SMARTsend.

hoja de configuración indica la configuración actual de escaneado en red y puede resultar útil más

adelante en caso de que sea necesario devolver el dispositivo a su configuración anterior.

 Si FlowPort y SMARTsend se encuentran configurados en el mismo entorno en diferentes PC, se debe

tener cuidado a la hora de seleccionar la plantilla adecuada en el dispositivo cuando se utilice FlowPort

o SMARTsend. En esta situación, se deberá asignar un repositorio diferente al PC de FlowPort cuando

se configure el dispositivo multifunción Xerox. Asimismo, los usuarios deben asegurarse de seleccionar

una plantilla de SMARTsend en el dispositivo cuando lleven a cabo operaciones de escaneado. Los

usuarios de PaperWare deben seleccionar la plantilla PaperWare de SMARTsend.

 A partir de la Versión 2.0, SMARTsend puede procesar formularios PaperWare creados en otros

sistemas con SMARTsend o Xerox Flowport. Esta opción mejora y aumenta la capacidad y las

posibilidades de uso de SMARTsend dentro de la empresa, ya que permite utilizar un mayor número

dispositivos para iniciar los trabajos de escaneado a partir de una siempre cubierta de PaperWare.

Consulte Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare en la página 4-40 para

obtener más información.

2-4 Preparación de la instalación

Configuración y logística de redes

SMARTsend es un sitio Web diseñado para prestar servicio a múltiples usuarios simultáneamente.

continuación se enumeran una serie de factores que podrían influir en la capacidad de SMARTsend de

prestar servicio a los usuarios de la organización:

 Ancho de banda de sitios físicos y red, incluidos factores como el número y la proximidad de los

dispositivos de escaneado admitidos, tráfico de red anticipado, disponibilidad de servicios de correo

electrónico para notificaciones y procesamiento de flujos de trabajo. Analice estos factores para decidir

cuál es la ubicación más adecuada para el PC de SMARTsend.

 La configuración de red, las prácticas de seguridad y las capacidades de los dispositivos de escaneado

pueden limitar el uso de determinadas funciones de SMARTsend. Estos son algunos ejemplos:

 Si SMB se encuentra bloqueado en un enrutador o no está disponible en un determinado

dispositivo, se verá limitado a utilizar FTP como protocolo de archivado de SMARTsend.

 Si los dispositivos de escaneado se encuentran en una subred distinta, el DNS ha de estar

correctamente configurado y en funcionamiento.

Consulte Comprobación de la configuración DNS

del PC de SMARTsend en la página 2-8 para obtener más información.

 Si la difusión SNMP no está activada entre los enrutadores, no podrá utilizar las funciones de

localización automática de dispositivos de SMARTsend.

 Si se van a utilizar las funciones de autenticación de flujos de trabajo de SMARTsend (flujos de

trabajo privados, escanear a mi correo electrónico) los dispositivos de escaneado configurados han

de estar en el mismo dominio (o en un dominio de confianza) que el PC de SMARTsend. Los

dispositivos multifunción Xerox también deben admitir autenticación y esta opción ha de estar

configurada y activada en cada uno de los dispositivos.

A lo largo de la presente guía se ofrece información adicional relativa a la configuración de la red y los

dispositivos. Si experimenta algún problema después de la instalación, consulte el

Capítulo 7, Solución de

problemas para obtener más información sobre asistencia técnica.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-5

Requisitos de configuración de SMARTsend

La configuración del PC es la base para una instalación de SMARTsend satisfactoria. Antes de instalar

SMARTsend, siga y confirme todas las directrices y requisitos de este capítulo para estar seguro de que el

PC se encuentra debidamente configurado para SMARTsend. En las secciones que siguen a esta lista de

control, se ofrecen explicaciones y datos de configuración detallados.

 Para un rendimiento óptimo, instale SMARTsend en un PC dedicado que tenga una UCP de 1.0 GHz o

más, 750 MB de espacio de disco libre como mínimo, 512 MB de RAM (se recomienda 1 GB o más) y

un único adaptador de red (no se admiten múltiples adaptadores). El PC no puede ser un controlador

de dominios.

 SMARTsend puede instalarse en las siguientes plataformas: Windows 2000 Server o Advanced Server

(SP4 o posterior), Windows Server 2003 con todas las actualizaciones de software de sistema operativo

críticas instaladas, o Windows XP Professional (SP2 o posterior).

 SMARTsend también puede instalarse en cualquiera de estos sistemas operativos junto con VMware

(GSX Server versión 3.2.0, Workstation 4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005.

 TCP/IP ha de estar activado y en funcionamiento.

 Confirme que los puertos requeridos por los protocolos no están bloqueados (realice un filtrado en un

conmutador, enrutador o servidor de seguridad). Consulte Configuración de puertos TCP/IP en la

página 2-30.

 Si se utiliza DNS, debe estar correctamente configurado. Si se utilizan opciones de reenvío de

formularios PaperWare (Edición profesional), también debe configurarse DNS en todos los PC de

SMARTsend y FlowPort que reciban formularios reenviados. Consulte Comprobación de la

configuración DNS del PC de SMARTsend en la página 2-8 y Configuración de opciones de reenvío de

formularios PaperWare en la página 4-40.

 Compartir archivos e impresoras debe estar activado en el adaptador de red y el puerto 139 debe estar

disponible. Consulte Activación de Compartir archivos e impresoras en la página 2-9.

 Internet Information Services (IIS) 5.0 o superior debe estar instalado y configurado con las opciones

Archivos comunes, Administrador de servicios Internet y Servicio World Wide Web. Si se utiliza FTP

para el archivado, también se debe activar el componente Servidor FTP. Consulte Instalación y

configuración de IIS / FTP en la página 2-10. Recuerde que IIS es parte del sistema operativo Windows

y que sus componentes pueden instalarse con las opciones Agregar o quitar programas de Windows.

NOTA: Para grandes instalaciones, numerosos usuarios o muchos dispositivos, se recomienda

instalar Windows 2000 o 2003.

NOTA: El rendimiento de SMARTsend puede reducirse si se ejecuta en un servidor de archivo/

impresión compartido o cuando se utiliza VMware o Microsoft Virtual PC/Virtual Server. Esta bajada

de rendimiento sí puede ser notable si se utilizan las funciones OCR de SMARTsend Professional.

NOTA: El programa de instalación de SMARTsend instalará .NET Framework si aún no se

encuentra en el PC. No obstante, es preciso instalar IIS antes de instalar .NET Framework en un PC

con Windows 2000 Server/Advanced Server o Windows XP Professional. Si .NET Framework e IIS

ya se encuentran instalados en el PC y no está seguro de si IIS se instaló en primer lugar, debería

desinstalar estos componentes y volver a instalarlos en el orden adecuado.

2-6 Preparación de la instalación

 Confirme que el sitio Web prefijado y el servidor FTP se ejecutan en IIS antes de utilizar SMARTsend.

 Confirme que los métodos de autenticación de Windows están configurados correctamente en IIS

antes de instalar SMARTsend. La autenticación integrada de Windows siempre es un requisito

necesario, y la autenticación básica también se necesita cuando con SMARTsend se utilizan

clientes de Windows 95/98/Me y examinadores que no son de Microsoft.

Consulte Configuración

de métodos de autenticación de Windows en la página 2-11.

 ASP.NET debe estar activado (sólo en Windows Server 2003). Consulte Activación de ASP.NET en

la página 2-12.

 Si se instala SMARTsend en un PC con Windows XP Professional, el Uso compartido simple de

archivos debe estar desactivado. Consulte el sitio web de Microsoft,

www.microsoft.com para obtener

instrucciones sobre la configuración del uso compartido simple de archivos.

 Se deberán haber configurado cuentas de administrador, usuarios y dispositivos de SMARTsend.

Consulte Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos en la página 2-13.

 Si es precisa la introducción de clave segura, debe instalarse un certificado de seguridad (opcional).

Consulte Obtención e instalación de un certificado de seguridad en la página 2-16.

 Para administrar el PC de SMARTsend como un sitio web seguro, es preciso realizar tareas de

configuración adicionales. Consulte Configuración segura de sitio web en la página 9-3.

 También se requiere una configuración adicional en el PC de SMARTsend para utilizar Domino.doc,

SharePoint Portal Server 2001, Novell NetWare, Impresoras remotas, DocuShare y otros destinos

opcionales. Consulte Requisitos adicionales para destinos en la página 2-19.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-7

Requisitos de configuración del PC de SMARTsend

En la siguiente tabla se resumen los requisitos de configuración clave y las opciones importantes para

conseguir una buena instalación.

PC de SMARTsend

Requisitos de configuración

Windows 2000

Server / Advanced

Server

Windows Server

2003

Windows XP

Professional

Equipo mínimo:

1.0 GHz UCP, 750 MB espacio

disco libre, 512 MB RAM, un

solo adaptador de red.

El PC de SMARTsend puede

utilizarse como controlador de

dominio.

El software SMARTsend puede

instalarse con VMware (GSX Server

versión 3.2.0, Workstation 4.5) o

Microsoft Virtual PC 2004/Virtual

Server 2005.

Activación de compatibilidad TCP/IP.

Confirmación de disponibilidad de

puertos para cada protocolo requerido

(FTP, SMB, HTTP, HTTPS).

Instalación de Internet Information

Service 5.0+ con archivos comunes,

IIS Manager y World Wide Web

Service.

Confirmación de haber instalado

.NET Framework después de IIS.

No aplicable

Activación del servidor FTP. Opcional Opcional Opcional

Activación de la autenticación

integrada de Windows.

Activar ASP.NET.

Activación de Compartir archivos

e impresoras.

Desactivación de Compartir archivos

e impresoras.

No aplicable No aplicable

Creación de cuentas de administrador

y usuarios.

Instalación de certificado de

seguridad.

Opcional Opcional Opcional

Configurar sitio web seguro Opcional Opcional Opcional

Configuración de destinos...

(distintos requisitos)

Tabla 2-1: Resumen de requisitos de configuración del PC de SMARTsend

2-8 Preparación de la instalación

Comprobación de la configuración DNS del PC de SMARTsend

SMARTsend requiere una configuración de DNS válida para localizar dispositivos de escaneado y otros

equipos cuando concurren varias subredes. Si se utilizan opciones de reenvío de formularios PaperWare

(Edición profesional), también debe configurarse DNS en todos los PC de SMARTsend y FlowPort que

reciban formularios reenviados.

Consulte Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare

en la página 4-40 para obtener más información.

Para comprobar la configuración de DNS local:

1 Utilice ipconfig para comprobar que las direcciones IP de los servidores DNS están enumeradas

correctamente y en el orden adecuado.

a) Abra el símbolo del sistema.

b) Escriba ipconfig /all.

c) Confirme que los servidores DNS aparezcan enumerados correctamente.

2 Utilice nslookup para comprobar la conectividad de red y resolución de nombres del PC de SMARTsend

y del dispositivo multifunción Xerox.

a) Abra el símbolo del sistema.

b) Escriba nslookup.

c) Introduzca la dirección IP del PC de SMARTsend. Debería aparecer el nombre de host.

d) A continuación, introduzca el nombre de host completo del PC de SMARTsend. Debería aparecer

la dirección IP obtenida en el paso anterior.

e) Repita los pasos a-d utilizando la dirección IP y el nombre de host completo de los dispositivos que

pretende configurar para ser utilizados con SMARTsend.

NOTA: Cuando SMARTsend y los dispositivos de escaneado residen en una sola subred, el uso de DNS

es opcional. Si es así, puede utilizar WINS o la dirección IP del dispositivo en lugar de DNS y se podrán

omitir los siguientes procedimientos de comprobación de DNS. Cuando se utiliza DNS, hay que resolver

los problemas de configuración de DNS antes de instalar y configurar SMARTsend.

NOTA: Si la consulta con nslookup produce un error, existe un problema de conectividad en la red

que debería ser resuelto antes de instalar SMARTsend. Si la consulta de direcciones IP tiene éxito

pero la consulta del nombre de DNS produce un error, compruebe la configuración de resolución de

nombres de DNS. Del mismo modo, si la consulta del nombre de host no proporciona exactamente

el mismo resultado que la consulta de direcciones IP, debería comprobar la configuración de

resolución de nombres de DNS. Realice los cambios de resolución de nombres de DNS que sean

precisos y, a continuación, efectúe una nueva prueba con nslookup para comprobar la configuración

de DNS.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-9

Activación de Compartir archivos e impresoras

El PC de SMARTsend debe configurarse para activar Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft

y el puerto 139 debe estar disponible. Utilice el siguiente procedimiento para configurar Compartir archivos

e impresoras en el PC de SMARTsend.

Para configurar Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft:

1 En el PC de SMARTsend, haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control.

2 Abra la opción Conexiones de red.

3 Haga clic con el botón derecho del ratón en el adaptador de red apropiado y seleccione Propiedades.

4 Seleccione la opción de Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft. Esta opción se

encuentra activada de forma predeterminada.

5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

NOTA: El siguiente procedimiento de muestra está basado en Windows 2000 Server.

2-10 Preparación de la instalación

Instalación y configuración de IIS / FTP

SMARTsend presenta varias dependencias de instalación y configuración con Internet Information Services

(IIS) de Microsoft. Dichas dependencias se deben abordar para asegurar una configuración adecuada del

sitio, así como un servicio fiable para los usuarios de SMARTsend. Recuerde que IIS es parte del sistema

operativo Windows y que sus componentes pueden instalarse con las opciones Agregar o quitar programas

de Windows. Consulte el sitio web de Microsoft,

www.microsoft.com, para obtener más instrucciones

acerca de la instalación y configuración de IIS.

Requisitos generales de instalación de IIS

Internet Information Services (IIS) 5.0, o superior, debe instalarse y configurarse con los siguientes

componentes u opciones activados y en funcionamiento:

 Archivos comunes: instala los archivos de programa de IIS necesarios.

 Administrador de Internet Information Services: instala la interfaz de administración de IIS en la

Consola de administración de Microsoft (MMC).

 Servicio World Wide Web: utiliza el protocolo HTTP para responder a peticiones de clientes de Web

en una red TCP/IP.

 Servidor FTP (opcional): se utiliza para poder realizar la transferencia de datos FTP entre el PC de

SMARTsend y los dispositivos de escaneado configurados al seleccionar el protocolo de archivado FTP.

Este componente no forma parte de la instalación prefijada de IIS; debe seleccionarse durante el

procedimiento de instalación inicial o agregarse a la instalación posteriormente.

Configuración del directorio del servicio FTP

Los dispositivos que permiten utilizar FTP como protocolo de transferencia interpretan la información de

ruta de archivos de FTP según las convenciones de UNIX. El estilo del listado de directorios del servidor

FTP de Internet Information Services (IIS) debe configurarse de manera que pueda utilizar los listados de

estilo de UNIX. NOTA: el siguiente procedimiento de muestra está basado en Windows 2000 Server.

Para cambiar el estilo del directorio de inicio de FTP a UNIX y comprobar permisos

de lectura/escritura:

1 Abra el Administrador de Internet Information Services (Inicio > Programas > Herramientas

administrativas > Administrador de servicios de Internet) y expanda IIS en la vista de árbol.

2 Haga clic con el botón derecho del ratón en Sitio FTP predeterminado y seleccione Propiedades.

3 Seleccione la ficha Directorio particular y elija UNIX como Estilo de la lista de directorios.

4 Verifique que las casillas Lectura y Escritura estén marcadas.

5 Haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

NOTA: IIS debe instalarse antes que .NET Framework en un PC con Windows XP Professional o

Windows 2000 Server/Advanced Server. El programa de instalación de SMARTsend instala .NET

Framework si aún no se encuentra en el PC, pero no detecta el orden en que se instalan las aplicaciones.

Si .NET Framework e IIS ya se encuentran instalados en el PC y no está seguro de si IIS se instaló en

primer lugar, debería desinstalar estos componentes y volver a instalarlos en el orden adecuado.

NOTA: La compatibilidad con FTP es necesaria para poder utilizar con SMARTsend dispositivos que no

admiten SMB, HTTP, o HTTPS, o si la red tiene restringido el uso de estos protocolos adicionales.

Además, si se instala FTP después de

haber instalado SMARTsend, consulte el tema SMARTsend no

reconoce el servicio FTP IIS en la página 7-4 para obtener instrucciones sobre operaciones de

configuración adicionales.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-11

Configuración de métodos de autenticación de Windows

SMARTsend necesita tener una configuración correcta de las opciones de autenticación de los Servicios de

Microsoft Internet Information Server (IIS). Las opciones deben estar configuradas y confirmadas

antes de

instalar la aplicación SMARTsend.

Para configurar la autenticación de Windows en el PC de SMARTsend:

1 Si SMARTsend está instalado en Windows 2000 Server/Advanced Server:

Haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control > Herramientas administrativas >

Agregar/quitar programas.

- O bien -

Si SMARTsend está instalado en un PC con Windows Server 2003 o Windows XP Professional:

Haga clic en Inicio > Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios de Internet

Information Server.

2 Expanda IIS en la vista de árbol.

3 Haga clic con el botón derecho del ratón en Sitio web predeterminado y seleccione Propiedades.

4 Seleccione la ficha Seguridad de directorios.

5 Haga clic en Modificar, en la sección Control de autenticación y acceso anónimo.

6 Seleccione la casilla de verificación Autenticación de Windows integrada.

7 Si piensa utilizar clientes de Windows 95/98/Me o examinadores ajenos a Microsoft con SMARTsend,

debe seleccionar también la casilla de verificación Autenticación básica.

8 Haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

2-12 Preparación de la instalación

Activación de ASP.NET

Aplicable sólo a instalaciones de Windows Server 2003.

Cuando se instala SMARTsend para que se ejecute en Windows Server 2003, se debe activar y configurar

correctamente ASP.NET en el servidor. Consulte el sitio web de Microsoft,

www.microsoft.com para

obtener instrucciones sobre la instalación y configuración de ASP.NET.

NOTA: Es necesario efectuar cambios adicionales en la configuración de ASP.NET en el caso de que el

servidor se haya actualizado a Windows Server 2003 a partir de una instalación anterior de Windows

2000 Server o Advanced Server. Si es así, se deberá conceder a la cuenta de ASP.NET permiso de

ejecución para cualquier archivo en wwwroot. Para implementar este cambio en su servidor con Windows

2003, abra el cuadro de diálogo Propiedades de wwwroot y, a continuación, seleccione la ficha

Seguridad. A continuación, seleccione la cuenta para Todos y después, marque la casilla de verificación

para Permitir leer y ejecutar. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios y después, en Aceptar para

cerrar los cuadros de diálogo de configuración.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-13

Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos

Los administradores de SMARTsend, los usuarios y los dispositivos multifunción Xerox empleados

con

SMARTsend deben ser autenticados con una cuenta de Windows válida para poder acceder al PC de

SMARTsend. El sistema de Windows donde se aloja SMARTsend puede ser un sistema independiente o un

miembro de dominio, pero no un controlador de dominio.

Tenga presentes los siguientes aspectos a la hora de decidir los requisitos específicos del sitio para cuentas

de SMARTsend:

 Todos los miembros del grupo Administrador del PC de SMARTsend cuentan con privilegios

administrativos de SMARTsend, mientras que todos los miembros del grupo Usuarios tienen privilegios

de usuario de SMARTsend. El administrador del PC puede utilizar el complemento de Administración

de equipos Microsoft Management Console (MMC) para crear, ver o modificar las cuentas que

proporcionan acceso al PC de SMARTsend.

Consulte Creación y administración de cuentas en la

página 2-14 para obtener instrucciones.

 Si instala el servidor de SMARTsend como PC independiente en una red que no utiliza dominio o en la

que los usuarios están fuera del dominio (o de sus dominios de confianza), deberá crear cuentas locales

para los administradores y usuarios de SMARTsend.

 Si configura el PC de SMARTsend como miembro de un dominio o de un dominio de confianza, el

grupo de seguridad del dominio (usuarios del dominio) se unirá de forma predeterminada al grupo de

usuarios del PC. Si no realiza ninguna otra acción, todos los miembros del dominio tendrán acceso al

sitio de SMARTsend en función de los privilegios de dominio de los que dispongan. La cuenta del

dominio proporciona a los usuarios autorizados acceso a los recursos del dominio y a los dominios de

confianza. Si es preciso, pueden agregarse cuentas locales a mano.

 Cuando se configuran dispositivos desde SMARTsend, en el PC de SMARTsend se crean

automáticamente cuentas de dispositivos para cada protocolo posible. En la mayoría de los casos, no se

requiere realizar ninguna otra operación de configuración para las cuentas de dispositivo.

Consulte

Administración de cuentas de dispositivo en la página 4-15 para obtener más información.

2-14 Preparación de la instalación

Creación y administración de cuentas

En los siguientes procedimientos se describe el uso de la consola de administración de Microsoft (MMC)

para la creación y administración de cuentas de administradores, usuarios y dispositivos de SMARTsend.

Creación de cuentas locales de administrador o usuario

Para crear cuentas locales de usuario o administrador:

1 Abra el Panel de control > Herramientas administrativas > Administración de equipos.

2 Expanda Usuarios y grupos locales y, a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en la

carpeta Usuarios y seleccione Nuevo usuario.

3 Introduzca la información de cuenta y seleccione las opciones apropiadas.

4 Haga clic en Crear.

5 Haga clic en Cerrar.

Administración del acceso local a SMARTsend

Para administrar accesos locales a SMARTsend:

1 Abra el Panel de control > Herramientas administrativas > Administración de equipos.

2 Expanda Usuarios locales y grupos y seleccione la carpeta Grupos.

3 Haga clic con el botón derecho del ratón en Usuarios o en Administradores en el panel de la derecha y,

a continuación, seleccione Propiedades.

4 Haga clic en Agregar y seleccione los usuarios o grupos que desee que tenga acceso a SMARTsend.

Recuerde que cualquier Usuario o Grupo agregado al grupo Administradores dispondrá de acceso

administrativo a SMARTsend.

5 Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios y cerrar los cuadros de diálogo.

Administración del acceso a SMARTsend en un dominio

Para administrar el acceso a SMARTsend en un dominio:

1 Abra el Panel de control > Herramientas administrativas > Administración de equipos.

2 Expanda Usuarios y grupos locales y, a continuación seleccione Grupos.

3 Haga clic con el botón derecho del ratón en Usuarios, en el panel de la derecha y, a continuación,

seleccione Propiedades.

4 En la lista Miembros, seleccione el grupo Usuarios del dominio y haga clic en Quitar.

NOTA: El siguiente procedimiento de muestra está basado en Windows 2000 Server. Los pasos y los

nombres de cada paso pueden ser ligeramente diferentes con Windows Server 2003.

NOTA: Es necesario pertenecer al grupo Usuarios o Administradores para acceder al sitio de

SMARTsend. Sólo los miembros del grupo Administradores pueden ser administradores de SMARTsend.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-15

5 Agregue usuarios individuales o grupos del dominio al grupo Usuarios según sea necesario para

proporcionar acceso al sitio de SMARTsend.

6 Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios y cerrar los cuadros de diálogo.

Creación de cuentas de dispositivos de SMARTsend

Este procedimiento es opcional. Consulte Administración de cuentas de dispositivo en la página 4-15 para

obtener más información.

Para crear cuentas de dispositivos de SMARTsend:

1 Siga los procedimientos de Creación y administración de cuentas en la página 2-14 y cree una Cuenta

de usuario local para los dispositivos multifunción Xerox que se vayan a utilizar con SMARTsend.

2 Expanda Usuarios locales y grupos y seleccione la carpeta Grupos.

3 Haga clic con el botón derecho del ratón en Usuarios, en el panel de la derecha y, a continuación,

seleccione Propiedades.

4 Examine la lista Miembro. Si la cuenta de dispositivos de SMARTsend se encuentra en el grupo

Usuarios, seleccione la cuenta y haga clic en Quitar.

5 Haga clic en Aceptar.

6 Haga clic con el botón derecho del ratón en Administradores, en el panel de la derecha y, a

continuación, seleccione Propiedades.

7 Examine la lista Miembro. Si la cuenta de dispositivos de SMARTsend se encuentra en el grupo

Administradores, seleccione la cuenta y haga clic en Quitar. Las cuentas de dispositivos no deben tener

privilegios administrativos para evitar riesgos de seguridad.

8 Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios y cerrar los cuadros de diálogo.

NOTA: Siga estos mismos pasos para limitar el acceso del Administrador en el grupo Administradores

para que todos los miembros del grupo Administradores del dominio no tengan acceso como

administrador al sitio de SMARTsend.

NOTA: Asegúrese de registrar y definir adecuadamente el nombre y la clave de la cuenta de

dispositivo de SMARTsend en el momento de crear la cuenta. Se le pedirá que introduzca esta

información más adelante, cuando lleve a cabo las tareas de configuración del sitio expuestas en

Adición/actualización de dispositivos Xerox en la página 4-8.

2-16 Preparación de la instalación

Obtención e instalación de un certificado de seguridad

Omita esta sección si no se requiere la entrada y comunicación con clave segura.

Se puede obtener un certificado de seguridad, enviando una petición de certificado a una entidad emisora

certificados (CA) e instalándolo una vez recibido. En este apartado se presupone que se ha instalado

Servicios de Certificate Server de Microsoft en un PC con un dominio de red, con la función de entidad

emisora de certificados raíz. Incluye los procesos de crear el archivo de petición y enviarlo a un servidor de

certificados. Los ejemplos y procedimientos de este apartado pueden variar con respectos a otras configura

ciones y servicios de certificados. Para obtener información detallada sobre las opciones de configuración y

otros aspectos relacionados con la seguridad de SMARTsend, consulte

Certificados HTTPS/SSL en la

página 9-3.

Para obtener el certificado, se le pedirá la siguiente información:

 El nombre "descriptivo" del nuevo certificado. Se trata de un nombre corto y fácilmente reconocible;

por ejemplo, "PC de escaneado".

 La longitud en bits de la clave de cifrado. Las claves largas son más seguras; las claves cortas tienen

menos impacto en el rendimiento.

 El "nombre común" del sitio que se va a proteger. Se trata del nombre completo del DNS o el

nombre de NetBIOS. Los sitios que aparecen en Internet deben utilizar el nombre completo de DNS.

 Información de la ubicación. Incluye la empresa, el departamento, la ciudad, la comunidad autónoma

y el país.

Preparación de un archivo de solicitud de certificado

Para preparar un archivo de petición de certificado:

En las instrucciones siguientes se presupone que ya ha accedido a la consola de administración de IIS en el

PC donde se va a instalar SMARTsend.

1 Haga clic con el botón derecho en el Sitio web predeterminado de IIS o en el sitio de IIS donde se

encuentra instalado o va a instalarse SMARTsend. Seleccione Propiedades.

2 Seleccione la ficha Seguridad de directorios.

3 Haga clic en Certificado de servidor.

4 Se abre la ventana Asistente para certificados de servidor. Haga clic en Siguiente.

5 Seleccione Crear un certificado nuevo. Haga clic en Siguiente.

6 Seleccione Preparar la petición ahora pero enviarla más tarde. Haga clic en Siguiente.

7 Introduzca el nombre "descriptivo" del nuevo certificado. Seleccione la longitud en bits si se desea una

longitud en bits distinta. Haga clic en Siguiente.

8 Escriba el nombre y la unidad organizativa. Haga clic en Siguiente.

NOTA: Una opción de SelfSSL se encuentra en el Kit de recursos de Servicios de Microsoft Internet

Information Server (IIS). Visite

http://www.microsoft.com/downloads para obtener más información.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-17

9 Escriba el nombre común del sitio. Los sitios de Internet deben utilizar los nombres de DNS completos;

los sitios locales (intranets) pueden utilizar el nombre de NetBIOS del PC. Haga clic en Siguiente.

10 Especifique el país, la comunidad autónoma o provincia y la ciudad del sitio. Haga clic en Siguiente.

11 Escriba un nombre de archivo para la petición del certificado. Será un archivo de texto (.txt). Haga clic

en Siguiente.

12 Aparece el Resumen del archivo de petición. Revise los datos introducidos. Haga clic en Atrás para

realizar las correcciones oportunas o en Siguiente para continuar.

13 Haga clic en Finalizar para salir del asistente. Ya ha creado el archivo de petición de certificado, pero

aún no lo ha enviado.

Envío de una solicitud de certificado

Para enviar el archivo a la entidad emisora de certificados (CA):

1 Abra el explorador y especifique la URL del servidor de certificados.

2 Seleccione Solicitar un certificado.

3 Seleccione Solicitud avanzada de certificado.

4 Seleccione Enviar una solicitud de certificados usando un archivo cifrado de base64 CMC o

PKCS #10 o una solicitud de renovación usando un archivo cifrado de base64 PKCS #7.

5 Haga clic en el enlace Examinar para buscar el archivo de petición de certificado y abrirlo. Haga clic

en Leer para cargar el archivo. El contenido del archivo debe aparecer en el campo Guardar solicitud.

Haga clic en Enviar.

6 Aparece la página Certificado emitido. Si lo desea, puede cambiar el cifrado del certificado

(DER o Base 64) y las opciones de descarga (descargar certificado o descargar cadena de certificado).

7 Tras elegir las opciones del certificado, haga clic en el enlace Descargar certificado. Aparece la

ventana Descarga de archivos con el nombre del archivo de certificado (.cer). Haga clic en Guardar

para guardar el archivo en una carpeta local. Asegúrese de anotar la ubicación de este archivo para su

uso posterior.

NOTA: SMARTsend no podrá funcionar correctamente bajo SSL si el Nombre de host del certificado

no coincide con el nombre completo del PC.

NOTA: Registre el nombre y la ubicación del archivo de petición de certificado para su uso posterior.

NOTA: Es posible que el enlace Examinar no funcione si las opciones locales de seguridad impiden

el acceso al disco en el que reside el archivo de petición de certificado. Como alternativa al enlace

Examinar, puede abrir el archivo de petición en el Bloc de notas, copiar la información pertinente y

pegarla en el campo Guardar solicitud, o convertir el servidor de la entidad emisora de certificados

en un sitio seguro en Internet Explorer.

2-18 Preparación de la instalación

Instalación del certificado de seguridad

Para instalar el certificado de seguridad:

1 Regrese al Sitio web predeterminado de IIS o al sitio de IIS donde se instalará SMARTsend y, a

continuación, entre en la página Propiedades de la consola de administración de IIS. Seleccione la

ficha Seguridad de directorios.

2 Haga clic en Certificado de servidor.

3 Se abre el Asistente para certificados de servidor. Haga clic en Siguiente.

4 El asistente detecta la petición pendiente y ofrece una serie de opciones para procesarla o suprimirla.

Seleccione Procesar la petición pendiente e instalar el certificado. Haga clic en Siguiente.

5 Especifique la ubicación y el nombre del archivo .cer. Haga clic en Siguiente.

6 Especifique el puerto SSL para este sitio Web. Haga clic en Siguiente.

7 El asistente presenta un resumen del certificado basado en el archivo .cer. Haga clic en Siguiente.

8 Aparece una ventana de finalización. Haga clic en Finalizar.

9 Haga clic en Aceptar para salir de la página Propiedades del sitio Web.

10 Cierre la ventana de la consola de administración de IIS.

El certificado de seguridad ya está instalado. Ahora puede podrá entrar en SMARTsend mediante una

clave

segura.

Cambio de un certificado de seguridad

El certificado de seguridad que se encuentra instalado debe eliminarse antes de poderlo sustituir por otro en

el PC de SMARTsend. Utilice las siguientes instrucciones para eliminar el certificado de seguridad instalado.

Para instalar otro certificado de seguridad:

1 Inicie Microsoft Management Console en el PC de SMARTsend.

2 Seleccione Archivo > Agregar o quitar complemento.

3 Seleccione la ficha Independiente en el diálogo Agregar o quitar complemento.

4 Haga clic en Agregar.

5 Seleccione Certificados en el diálogo Agregar o quitar complemento.

6 Haga clic en Agregar.

7 Seleccione la cuenta Equipo en el diálogo Complemento de certificados.

8 Haga clic en Siguiente >.

9 Seleccione la Equipo local en el diálogo Seleccionar equipo.

10 Haga clic en Finalizar.

11 Cierre el diálogo Agregar un complemento independiente.

Ahora debería poder ver y eliminar certificados.

NOTA: Consulte Configuración segura de sitio web en la página 9-3 si necesita configurar en el PC de

SMARTsend la transmisión segura de datos.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-19

Requisitos adicionales para destinos

Omita esta sección si no se requieren los destinos enumerados más adelante.

Algunos destinos de SMARTsend requieren la instalación de un cliente u otro software en el PC de

SMARTsend para que el destino pueda funcionar con corrección. Estos requisitos de software se aplican a

los siguientes destinos de escaneado:

 Los destinos de Domino.Doc necesitan "Document Manager Desktop Enabler" (versión 3.1 o posterior)

instalado en el PC de SMARTsend. Acceda a la página principal de su servidor Domino.doc y elija el

enlace Getting Started. A continuación, puede elegir el enlace Download Document Manager Desktop

Enabler.

 Si piensa acceder a los destinos DocuShare a través de un servidor proxy HTTP, debe personalizar el

registro del PC de SMARTsend.

Consulte Acceso a Docushare vía servidores Proxy HTTP en la

página 7-11.

 Si se instala SMARTsend en un servidor Windows 2000 Server/Advanced Server que admita destinos

Microsoft SharePoint Portal Server 2001, debe instalarse el cliente SharePoint Portal Server 2001 del

sitio web de Microsoft en el PC de SMARTsend.

Consulte Compatibilidad de SharePoint Portal Server

2001 con Windows Server 2003 en la página 7-10.

 Los destinos de carpetas de Novell NetWare necesitan Novell Client para NetWare, versión 4.83 SP1 o

superior, ya sea del CD de Novell NetWare Client o del sitio web de Novell,

www.novell.com.

 Los destinos opcionales, como Documentum, Hummingbird o Interwoven, requieren la instalación en el

PC de SMARTsend del software cliente correspondiente. Si adquirió e instaló alguno de estos

componentes opcionales de SMARTsend, siga las instrucciones de instalación de clientes que se

proporcionan con cada producto.

 Los destinos LiveLink requieren contar con el SDK de LiveLink y la instalación de cuatro archivos

específicos de dicho kit. Si adquirió el SDK de LiveLink, consulte

Requisitos de configuración de

LiveLink en la página 3-10 para obtener más información.

 Será necesario instalar Microsoft Office 2000, XP o 2003, y configurarlo como usuario interactivo en el

PC de SMARTsend, en el caso de que se envíen documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

a un destino de Impresora remota.

Consulte Configuración de Microsoft Office como usuario

interactivo en la página 2-20 para obtener más información.

 Los destinos de impresoras remotas requieren la instalación en el servidor SMARTsend del controlador

de impresión correspondiente a la impresora remota que se utilice.

Consulte Instalación de un

controlador para un destino de impresora remota en la página 2-24 para obtener más información.

2-20 Preparación de la instalación

Configuración de Microsoft Office como usuario interactivo

Utilice los procedimientos siguientes para configurar Microsoft Office como usuario interactivo y que se

pueda realizar la distribución de documentos de Office a destinos de Impresoras remotas. Tenga presente que

se incluyen procedimientos distintos para Windows 2000 Server y Windows Server 2003/XP Professional.

Windows 2000 Server: Instrucciones de configuración de Microsoft Office como usuario interactivo

Para configurar un servidor automático de Office en la cuenta de usuario interactivo, siga estos pasos:

1 Inicie la sesión del PC como Administrador y realice una instalación completa de Office (o vuelva a

instalarlo si es el caso). Por seguridad del sistema, conviene copiar el contenido del CE-ROM de Office

en una unidad local e instalar Office desde esta ubicación.

2 Inicie la aplicación de Office que desee automatizar. La aplicación se verá obligada a registrarse.

3 Una vez que esté ejecutándose la aplicación, pulse ALT+F11 para cargar el editor de Microsoft Visual

Basic para aplicaciones (VBA). El editor VBA se autoinicializará.

4 Cierre todas las aplicaciones, incluido VBA.

5 Haga clic en Inicio > Ejecutar y escriba DCOMCNFG.

6 Seleccione la aplicación que desee automatizar. Estos son los nombres de aplicación posibles:

Microsoft Excel 2000/2002/2003 - Aplicación Microsoft Excel

Microsoft Word 2000/2002/2003 - Documento de Microsoft Word

Haga clic en Propiedades para abrir el cuadro de diálogo de propiedades de cada aplicación.

7 Haga clic en la ficha Seguridad. Compruebe que está seleccionado Usar permisos de acceso

predeterminados y Usar permisos de inicio predeterminados.

8 Seleccione la ficha Identidad y haga clic en Usuario interactivo.

9 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de propiedades y volver al cuadro de diálogo

principal con la lista de aplicaciones.

10 En el cuadro de diálogo de Configuración DCOM, haga clic en la ficha Seguridad predeterminada.

11 Haga clic en Modificar predeterminados para los permisos de acceso. Compruebe que los usuarios

siguientes aparecen en los permisos de acceso, o agregue los que no se encuentren en la lista.

SYSTEM

INTERACTIVE

Todos

Administradores

FF_SMARTSEND_USER

IUSR_<nombredemáquina>*

IWAM_<nombredemáquina>*

NOTA: La aplicación SMARTsend debe estar instalada antes de configurar Microsoft Office como

usuario interactivo.

NOTA: Si recibe un mensaje de configuración DCOM para que registre clsid, siga las indicaciones y

regístrelo.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-21

* Estas cuentas sólo existen si se encuentra instalado en el PC Servicios de Microsoft Internet

Information Server (IIS).

12 Asegúrese de que todos los usuarios cuentan con permiso de acceso y haga clic en Aceptar.

13 Haga clic en Modificar predeterminados para los permisos de inicio. Compruebe que los usuarios

siguientes aparecen en los permisos de inicio, o agregue los que no se encuentren en la lista.

SYSTEM

INTERACTIVE

Todos

Administradores

FF_SMARTSEND_USER

IUSR_<nombredemáquina>*

IWAM_<nombredemáquina>*

* Estas cuentas sólo existen si IIS se encuentra instalado en el PC.

14 Asegúrese de que todos los usuarios cuentan con permiso de inicio y haga clic en Aceptar.

15 Haga clic en Aceptar para cerrar DCOMCNFG.

16 Inicie REGEDIT y compruebe que existen los siguientes claves y valores de cadena de la aplicación de

Office que desea automatizar:

Microsoft Excel 2000/2002/2003:

Clave: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\EXCEL.EXE

AppID: {00020812-0000-0000-C000-000000000046}

Microsoft Word 2000/2002/2003:

Clave: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE

AppID: {00020906-0000-0000-C000-000000000046}

Si no existen estas claves, puede crearlas ejecutando el siguiente archivo .reg en el sistema:

REGEDIT4

[HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE]

"AppID"="{00020906-0000-0000-C000-000000000046}"

[HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\EXCEL.EXE]

"AppID"="{00020812-0000-0000-C000-000000000046}"

17 Reinicie el sistema. Es necesario.

NOTA: Puede que tenga que hacer clic en 'mostrar usuarios' para ver algunas de las cuentas

indicadas

arriba.

2-22 Preparación de la instalación

Windows Server 2003 y XP Professional: Instrucciones de configuración de Microsoft Office como

usuario interactivo

Para configurar un servidor automático de Office en la cuenta de usuario interactivo, siga estos pasos:

1 Inicie la sesión del PC como Administrador y realice una instalación completa de Office (o vuelva a

instalarlo si es el caso). Por seguridad del sistema, conviene copiar el contenido del CE-ROM de Office

en una unidad local e instalar Office desde esta ubicación.

2 Inicie la aplicación de Office que desee automatizar. La aplicación se verá obligada a registrarse.

3 Una vez que esté ejecutándose la aplicación, pulse ALT+F11 para cargar el editor de Microsoft Visual

Basic para aplicaciones (VBA). El editor VBA se autoinicializará.

4 Cierre todas las aplicaciones, incluido VBA.

5 Vaya a Herramientas administrativas > Servicios de componentes > Equipos > Mi PC >

Configuración DCOM. Estos son los nombres de aplicación posibles:

Aplicación Microsoft Excel

Aplicación Microsoft Word

Siga los pasos siguientes para cada una de estas aplicaciones.

6 Haga clic con el botón derecho del ratón en la aplicación y seleccione Propiedades.

7 Seleccione la ficha Identidad y haga clic en Usuario interactivo.

8 Seleccione la ficha Seguridad.

9 Haga clic en Personalizar > Seleccione Edición para los permisos de acceso. Compruebe que los

usuarios siguientes aparecen en los permisos de acceso, o agregue los que no se encuentren en la lista.

SYSTEM

INTERACTIVE

Todos

Administradores

FF_SMARTSEND_USER

IUSR_<nombredemáquina>*

IWAM_<nombredemáquina>*

* Estas cuentas sólo existen si se encuentra instalado en el PC Servicios de Microsoft Internet

Information Server (IIS).

10 Asegúrese de que todos los usuarios cuentan con permiso de acceso local y haga clic en Aceptar.

NOTA: Si recibe un mensaje de configuración DCOM para que registre clsid, siga las indicaciones y

regístrelo.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-23

11 Haga clic en Personalizar > Seleccione Edición para los permisos de inicio. Compruebe que los

usuarios siguientes aparecen en los permisos de inicio, o agregue los que no se encuentren en la lista.

SYSTEM

INTERACTIVE

Todos

Administradores

FF_SMARTSEND_USER

IUSR_<nombredemáquina>*

IWAM_<nombredemáquina>*

* Estas cuentas sólo existen si IIS se encuentra instalado en el PC.

12 Asegúrese de que todos los usuarios cuentan con permiso de inicio local y de activación, y haga clic

Aceptar.

13 Haga clic en Aceptar para cerrar la página de Propiedades. Salga de Servicios de componentes.

14 Inicie REGEDIT y compruebe que existen los siguientes claves y valores de cadena correspondientes

la aplicación de Office que desea automatizar:

Microsoft Excel 2000/2002/2003:

Clave: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\EXCEL.EXE

AppID: {00020812-0000-0000-C000-000000000046}

Microsoft Word 2000/2002:

Clave: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE

AppID: {00020906-0000-0000-C000-000000000046}

Microsoft Word 2003:

Clave: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE

AppID: {F04CCF7B-0D4A-43E3-816A-193163BCAA49}

Si no existen estas claves, puede crearlas ejecutando el siguiente archivo .reg en el sistema:

REGEDIT4

[HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE]

"AppID"="{00020906-0000-0000-C000-000000000046}"

Nota: el archivo .reg de muestra corresponde a Word 2000 o Word 2002. Si utiliza Word 2003, cambie

la clave de AppID por:

"AppID"="{F04CCF7B-0D4A-43E3-816A-193163BCAA49}"

[HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\EXCEL.EXE]

"AppID"="{00020812-0000-0000-C000-000000000046}"

15 Reinicie el sistema. Es necesario.

2-24 Preparación de la instalación

Instalación de un controlador para un destino de impresora remota

Para instalar un controlador de impresora para un destino de impresora remota:

1 Asegúrese de que ha iniciado una sesión en el PC de SMARTsend como usuario con privilegios

administrativos. La cuenta de usuario de red debería hallarse en la red local en la que está conectada

impresora de red.

2 Abra el Asistente para agregar impresoras de Windows. Haga clic en Siguiente.

3 Seleccione Impresora local conectada a este equipo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

4 Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar un puerto de impresora. Seleccione Crear nuevo puerto y, a

continuación, seleccione Puerto TCP/IP estándar como tipo de puerto. Haga clic en Siguiente.

5 Aparece el Asistente para agregar puerto de impresora estándar TCP/IP. Haga clic en Siguiente.

6 Introduzca el Nombre de impresora o dirección IP. El Nombre del puerto se rellenará

automáticamente (no cambie dicho nombre). Haga clic en Siguiente.

7 Si es necesario, seleccione o introduzca Información de puerto adicional y haga clic en Siguiente.

8 Haga clic en Finalizar para cerrar el Asistente para agregar puerto de impresora estándar TCP/IP.

9 En el Asistente para agregar impresora, seleccione un fabricante de impresoras y el modelo de

impresora correspondiente de la lista o haga clic en Utilizar disco... para localizar el controlador que

desea instalar. Haga clic en Siguiente.

10 Introduzca o confirme el Nombre de la impresora y seleccione la opción Impresora predeterminada.

Haga clic en Siguiente.

11 En el cuadro de diálogo Compartir impresora, seleccione Nombre del recurso compartido e

introduzca el nombre de la impresora. Haga clic en Siguiente.

12 Introduzca una ubicación y un comentario, si es necesario. Haga clic en Siguiente.

13 Imprima una página de prueba, si es necesario. Haga clic en Siguiente.

14 Haga clic en Finalizar para terminar la instalación del controlador.

Configuración del cliente y el navegador 2-25

Configuración del cliente y el navegador

Confirme y pruebe los siguientes requisitos del cliente y el navegador antes de instalar y utilizar

SMARTsend:

 Microsoft Internet Explorer versión 5.5 o superior. (Se recomienda utilizar Internet Explorer para un

mejor rendimiento).

 Netscape versión 7.0 o superior.

 Mozilla versión 1.7 o superior.

 Mozilla FireFox versión 1.0.6 o superior.

 Si utiliza SMARTsend en una intranet, el explorador debe configurarse para incluir al PC de

SMARTsend en la lista de excepciones del servidor proxy. Consulte Modificación de la configuración

del servidor proxy.

 Es preciso desactivar los bloqueadores de ventanas emergentes, o cambiar su configuración para que

omitan o excluyan a SMARTsend. El software de bloqueo de ventanas emergentes evita que se

muestren ciertas ventanas de SMARTsend.

 Si utiliza una versión multinacional de SMARTsend, deberán configurarse los parámetros de idioma del

navegador para que se ajusten al idioma deseado. Consulte Configuración del idioma en la página 2-27.

 Se requiere Adobe Acrobat Reader versión 4.0 o superior para ver e imprimir cubiertas de PaperWare

(función de Edición profesional) y la documentación de SMARTsend.

En los apartados siguientes se proporciona información adicional. El administrador de SMARTsend debe

probar y confirmar estos parámetros antes de implementar los posibles cambios en la configuración de cada

una de las estaciones de trabajo clientes.

Modificación de la configuración del servidor proxy

Cuando se utiliza un servidor proxy para conectarse a Internet, SMARTsend precisa que se cambie la

configuración del navegador para evitar que dicho servidor interfiera en la autenticación de SMARTsend.

Para ello suele ser necesario definir que el navegador pase por alto el servidor proxy cuando busque

direcciones IP locales, ya sea agregando la dirección IP del PC de SMARTsend y el nombre de host

completo a una lista de excepciones o bien mediante una combinación de ambas.

Para modificar la configuración del servidor proxy en Internet Explorer:

1 Seleccione Herramientas > Opciones de Internet.

2 Seleccione la ficha Conexiones y haga clic en Configuración de LAN.

3 Si Utilizar un servidor proxy está seleccionado, marque la casilla No usar servidor proxy para

direcciones locales. Si no se utiliza un servidor proxy, no es necesario que continúe con este

procedimiento.

4 Haga clic en Opciones avanzadas.

5 Introduzca la dirección IP o el nombre de host completo del PC de SMARTsend en la lista Excepciones.

NOTA: Los procedimientos y opciones varían según el tipo y la versión del navegador. Por ejemplo, en

determinadas versiones de Internet Explorer, es posible que tenga que introducir la dirección IP Y el

nombre de host completo del PC de SMARTsend en la lista de excepciones del servidor proxy. Consulte

la documentación que se proporciona con el navegador para obtener más información acerca de

requisitos y procedimientos específicos.

2-26 Preparación de la instalación

6 Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

- O bien -

1 Seleccione Herramientas > Opciones de Internet.

2 Seleccione la ficha Seguridad y haga clic en Intranet local.

3 Haga clic en Sitios.

4 Haga clic en Opciones avanzadas y agregue la dirección IP y el nombre de host completo del PC

SMARTsend a la zona.

5 Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

Para modificar la configuración del servidor proxy en Netscape y Mozilla:

1 Abra Netscape/Mozilla.

2 Acceda al menú Editar y seleccione Preferencias.

3 Seleccione Avanzadas > Proxy.

4 Seleccione Configuración manual del servidor proxy y especifique el nombre del host del servidor

proxy o la dirección IP de cada protocolo soportado. Teclee el número de puerto para cada protocolo en

el campo Puertos.

5 Agregue el nombre de host y/o la dirección IP del PC de SMARTsend en el campo No hay proxy para.

6 Haga clic en Aceptar para guardar todas las opciones.

Opciones de autenticación de usuarios

Si el sitio de SMARTsend autentica a usuarios con sus credenciales de cuenta de red, el proceso de inicio de

sesión en el sitio no tendrá lugar. Utilice el siguiente procedimiento para que sea obligatorio iniciar la sesión

en el sitio de SMARTsend. (El procedimiento de ejemplo está basado en Windows XP e Internet

Explorer

6.0.)

Para requerir la autenticación de usuarios con Internet Explorer:

1 A partir del Panel de control de Windows o del menú Herramientas del navegador, seleccione

Opciones de Internet.

2 Seleccione la ficha Seguridad.

3 Seleccione Intranet local.

4 Haga clic en Nivel personalizado.

5 Desplácese hasta las opciones de Inicio de sesión en Autenticación del usuario y seleccione Preguntar

por el nombre de usuario y la contraseña.

6 Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

NOTA: Este requisito de inicio de sesión, cuando se configura en Opciones de Internet, se aplica a

Internet Explorer, Netscape y Mozilla. Las instrucciones pueden variar según el navegador y el

sistema operativo.

Configuración del cliente y el navegador 2-27

Configuración del idioma

Para establecer la compatibilidad con el idioma del navegador:

1 Confirme que el idioma en el que debe mostrarse SMARTsend aparece en la siguiente tabla.

2 En Internet Explorer, seleccione Herramientas > Opciones de Internet. Aparece el cuadro de diálogo

Opciones de Internet.

3 Seleccione la ficha General y haga clic en Idiomas. Aparece el cuadro de diálogo Preferencias

idioma.

4 Los idiomas y sus identificadores aparecen en una ventana con barra de desplazamiento, con el

identificador entre corchetes. Si no encuentra su idioma entre los de la lista, haga clic en Agregar.

Aparece la pantalla Agregar idioma. Seleccione el idioma que desea agregar y haga clic en Aceptar.

5 Si el idioma deseado se encuentra en la lista, selecciónelo y desplácelo hasta la parte superior de la lista.

Haga clic en Aceptar.

6 Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar en todas las pantallas restantes.

NOTA: Esta información sólo es aplicable para la versión multinacional de SMARTsend. Si

SMARTsend no admite el idioma seleccionado, la aplicación establece el inglés como idioma

predeterminado.

Idioma

Identificador

idioma

Alemán DE

Danés DA

Español ES

Finlandés FI

Francés FR

Holandés NL

Inglés EN

Italiano IT

Noruego NO

Portugués brasileño PT-BR

Sueco SV

Tabla 2-2: Idiomas posibles

2-28 Preparación de la instalación

Configuración de dispositivos de escaneado

SMARTsend ofrece varias funciones que permiten localizar y configurar dispositivos multifunción Xerox

para utilizarlos como dispositivos de escaneado de SMARTsend. En la mayoría de las configuraciones,

SMARTsend puede localizar y configurar dispositivos con una intervención mínima por parte del

administrador. No obstante, existen varias tareas de configuración que deben realizarse

antes de utilizar

SMARTsend. Dichas tareas pueden incluir la configuración de las opciones de escaneado de red y los

protocolos de archivado (FTP/SMB/HTTP/HTTPS) del dispositivo, así como la configuración de la cuenta y

las credenciales que requiere el dispositivo para tener acceso al PC de SMARTsend. Además, si los flujos de

trabajo privados de SMARTsend/Escanear a Mi correo electrónico requieren autenticación, el dispositivo

debe ser capaz de realizarla, y tenerla activada y configurada.

Requisitos de dispositivos multifunción Xerox

Los siguientes dispositivos multifunción Xerox pueden utilizarse con SMARTsend:

 Document Centre 265/255/240 (versiones de software del sistema 18.6 o superior), 440/432/425/

420 ST, 430/426 ST, 490/480/470/460 ST o 555/545/535 ST

 WorkCentre Pro 65/75/90, 35/45/55, 32/40, 123/128, 165/175, C2128/C2636/C3545, 232/238/245/255/

265/275

 Copiadora/Impresora Xerox 4110, con las condiciones siguientes:

 Sin Detección de dispositivos. La dirección IP o el Nombre de host deben introducirse a mano.

 No se admiten plantillas privadas porque el dispositivo no puede realizar autenticaciones de red.

 No se admite la actualización automática de plantillas. Los usuarios deben seleccionar el botón de

actualización de la interfaz de usuario del dispositivo para actualizar la lista de plantillas.

Los siguientes requisitos de configuración se aplican a todos los dispositivos multifunción Xerox que se van

a utilizar con SMARTsend:

 TCP/IP debe estar activado y bien configurado.

 La opción de escaneado en red ha de estar activada y debidamente configurada.

 SMARTsend crea automáticamente las cuentas de Windows que se necesiten para configurar el

dispositivo. También proporciona opciones para crear y gestionar a mano las cuentas de dispositivo.

Consulte Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos en la página 2-13 y

Administración de cuentas de dispositivo en la página 4-15 para obtener más información.

 Si se requiere autenticación para flujos de trabajo privados/Escanear a Mi correo electrónico, se debe

activar y configurar la autenticación para autenticar a los usuarios del mismo dominio o de un dominio

de confianza como el PC de SMARTsend. Consulte la documentación del dispositivo Xerox para

obtener instrucciones sobre el modo de activar y configurar la autenticación.

 Durante la configuración del dispositivo, SMARTsend sobrescribe los valores de escaneado Repositorio

prefijado y Conjunto de plantillas de un dispositivo multifunción Xerox. Si dispone de aplicaciones que

empleen el Repositorio prefijado, vuelva a configurar las aplicaciones y el dispositivo para que utilicen

un Repositorio alternativo para dichas aplicaciones antes de configurar el dispositivo para que utilice

SMARTsend. Consulte Migración de aplicaciones y dispositivos de escaneado en la página 2-3 para

obtener más información.

NOTA: Consulte la documentación facilitada con el equipo Xerox para obtener más información sobre

cómo configurar el escaneado en red en el dispositivo.

Configuración de dispositivos de escaneado 2-29

 Un único dispositivo multifunción Xerox no puede utilizar indistintamente los Servicios de exploración

de red de CentreWare y SMARTsend. Si se requiere utilizar plantillas de Servicios de exploración de red

de CentreWare en SMARTsend, utilice el Importador de plantillas de SMARTsend para importar las

plantillas deseadas. Consulte Importador de plantillas en la página 8-3.

CONSEJO: Si algún dispositivo multifunción Xerox que pretenda utilizarse con SMARTsend ya se encuentra

configurado para su uso con otras aplicaciones de escaneado, imprima y guarde una hoja de configuración

de dichos dispositivos antes de configurarlos para que puedan utilizarse con SMARTsend. La hoja de

configuración indica la configuración actual de escaneado de red y puede resultar útil más adelante en caso

de que sea necesario restablecer la configuración anterior del dispositivo.

Protocolos de transferencia de datos

SMARTsend permite configurar diversos parámetros relacionados con el escaneado en dispositivos

multifunción Xerox, pero no activa ni cambia los valores de opciones o protocolos de transferencia de datos

ni en el dispositivo ni en el PC de SMARTsend. Compruebe los siguientes valores de configuración antes de

agregar dispositivos a SMARTsend:

 Si se va a utilizar FTP para archivar trabajos de escaneado, el servidor FTP de IIS ha de estar instalado

y en funcionamiento.

Consulte Instalación y configuración de IIS / FTP en la página 2-10 para obtener

más información. Éste es el valor prefijado de SMARTsend.

 Si se va a utilizar SMB para archivar trabajos de escaneado, el dispositivo debe admitir SMB. Además,

la opción Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft ha de estar activada en el Adaptador de

red del PC de SMARTsend.

Consulte Activación de Compartir archivos e impresoras en la página 2-9

para obtener instrucciones.

 Si se va a utilizar HTTP para archivar trabajos de escaneado, el dispositivo debe admitir HTTP.

 Si se va a utilizar HTTPS para archivar trabajos de escaneado, el dispositivo debe admitir SSL/HTTPS.

Además, el PC de SMARTsend debe tener instalado un certificado de seguridad.

NOTA: Si intenta agregar un dispositivo multifunción Xerox a SMARTsend con un protocolo que el

dispositivo no admite, se configurará con otro protocolo. El protocolo que esté utilizando SMARTsend

para la transferencia de datos se indicará en un mensaje de estado. Consulte Modificación de la

configuración de dispositivos en la página 4-18 para obtener más información.

2-30 Preparación de la instalación

Configuración de puertos TCP/IP

Al configurar un dispositivo, SMARTsend utiliza los puertos FTP, SMB, HTTP y HTTPS que estén

definidos en el PC de SMARTsend. A continuación se muestran las opciones estándar de los protocolos

archivado admitidos:

Tenga en cuenta los siguientes aspectos a la hora de configurar puertos en el PC de SMARTsend y los

dispositivos Xerox:

 Confirme que los puertos requeridos por los protocolos no están bloqueados (realice un filtrado en un

conmutador, enrutador o servidor de seguridad).

 Para el archivado SMB debe utilizarse el puerto (139).

 Si en el PC de SMARTsend se utilizan puertos que no son estándar, SMARTsend configurará los

puertos correspondientes en los dispositivos Xerox que se utilicen con SMARTsend.

Protocolo Puerto TCP/IP

FTP 21

SMB 139

HTTP 80

HTTPS 443

Tabla 2-3: Puertos TCP/IP estándar

NOTA: Algunos dispositivos Xerox pueden no admitir puertos que no sean estándar. Si es este el caso

de su dispositivo, vuelva a configurar el PC de SMARTsend con un puerto estándar y reconfigure a

continuación el dispositivo.

Configuración de dispositivos de escaneado 2-31

Configuración de plantillas prefijadas

Con la Edición profesional de SMARTsend, se puede utilizar la plantilla prefijada de escaneado en los

dispositivos multifunción Xerox para procesar los trabajos escaneados con cubiertas de PaperWare. Puede

ser una alternativa sencilla a la utilización de la plantilla PaperWare creada por SMARTsend, pero depende

de los requisitos y limitaciones de configuración siguientes:

PRECAUCIÓN:Los cambios en el registro de Windows supone un gran riesgo a menos que se

implementen correctamente. Realice una copia de seguridad del registro antes de proceder. Consulte las

instrucciones sobre la copia de seguridad del registro en el sistema de ayuda del registro.

 Para modificar el registro en el PC de SMARTsend, siga estas indicaciones:

 Haga clic en Inicio > Ejecutar, escriba regedit y pulse Aceptar.

 Vaya a la siguiente ubicación del registro:

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Xerox\FreeFlowDDS\Settings\Install]

 Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta Install para crear un nuevo "valor de cadena".

Asigne el nombre "ProcessDefaultTemplate" al nuevo valor de cadena y establezca el valor

True

(Verdadero). (NOTA: recuerde utilizar las mismas mayúsculas y minúsculas en el nombre

la cadena).

 Cierre el registro.

 Este cambio se puede deshacer, si es preciso, eliminando el valor de la cadena

ProcessDefaultTemplate o estableciendo el valor False (Falso).

 Es necesario agregar el dispositivo a SMARTsend y configurarlo para que pueda utilizarse con

SMARTsend.

 El Historial de trabajos del dispositivo debe estar activado. A este parámetro se accede, para la

mayoría

de dispositivos, a través de Servicios de Internet de CentreWare (Propiedades > Servicios >

Exploración de red > Plantilla prefijada).

 La norma de archivado prefijada (Default Filing Policy) para las plantillas de escaneado de red debe

establecerse en New Auto Generate o Rename New File. A este parámetro se accede, para la mayoría

dispositivos, a través de Servicios de Internet de CentreWare (Escanear >Seleccionar Plantilla >

Ubicación de los Archivos > Editar >Normas para la Administración de los Archivos).

 Las opciones de configuración de plantilla prefijada se pueden confirmar o modificar en los Servicios

de Internet de CentreWare, accesible mediante un navegador web. Introduzca la dirección IP del

dispositivo multifunción Xerox como URL, y elija Propiedades > Servicios > Exploración de red >

Plantilla prefijada.

 El tamaño del glifo prefijado que se imprime en las cubiertas de PaperWare requiere 300 ppp como

resolución mínima de escaneado. Por tanto, el valor prefijado de resolución de la plantilla de

escaneado

prefijada debe establecerse en 300x300 como mínimo. A este parámetro se accede, para la

mayoría de dispositivos, a través de Servicios de Internet de CentreWare (Propiedades > Servicios >

Exploración de red > Plantilla prefijada).

CONSEJO: Asegúrese de informar a los usuarios de SMARTsend de que la plantilla prefijada puede

utilizarse con cubiertas de PaperWare. Esta opción facilita el escaneado ya que elimina la necesidad de

buscar en la lista de plantillas del dispositivo.

2-32 Preparación de la instalación

Requisitos de equipo de fax de Internet y dispositivos activados de

correo electrónico

Con la Edición profesional de SMARTsend pueden utilizarse los siguientes dispositivos activados de correo

electrónico y fax de Internet:

 Dispositivos de correo electrónico activados, como:

 Xerox WorkCentre M20i

 Xerox WorkCentre M118i

 Xerox WorkCentre M24

Para la recepción de correo electrónico desde estos equipos, puede utilizarse la misma cuenta de correo

electrónico POP3 dedicada, creada para el buzón de entrada de fax de Internet en el servidor de correo

entrante (POP3).

Consulte Configuración de opciones de Fax de Internet de PaperWare en la

página 4-23 para obtener más información.

 Todos los dispositivos de fax de Internet que admitan los perfiles S, F o C del formato de archivo

RFC 2301, como:

 Xerox WorkCentre Pro 685/785

 Xerox WorkCentre Pro 416Si

Los siguientes requisitos son comunes en la configuración de todos los equipos de fax de Internet:

 TCP/IP debe estar activado y bien configurado.

 Debe configurarse un nombre de host DNS, una dirección IP estática o un DHCP (los requisitos varían

según el fabricante).

 La opción Fax de Internet de modo simple ha de estar disponible (SMARTsend no admite el modo

extendido).

 Debe crearse una cuenta de correo electrónico dedicada para la bandeja de entrada de fax de Internet,

que utilizará el PC de SMARTsend.

Consulte la documentación que proporciona el fabricante del dispositivo de fax de Internet para conocer los

requisitos específicos de configuración de red.

NOTA: Debido a la arquitectura de la función de correo electrónico de estos equipos, pueden existir

ciertas restricciones de formato de archivos en el escaneado. Consulte el

Advertencias sobre los

dispositivos activados de correo electrónico en la página 2-33 para obtener más información.

Configuración de dispositivos de escaneado 2-33

Advertencias sobre los dispositivos activados de correo electrónico

Tenga en cuenta las siguientes advertencias cuando utilice PaperWare con las funciones de correo

electrónico de los siguientes equipos:

WorkCentre M20i

 Debe fijarse el formato de archivo TIFF, ya que el formato PDF generado por el equipo M20i no es

compatible con SMARTsend.

 Todos los escaneados deben enviarse en modo monocromo. En modo color, el equipo M20i sólo genera

archivos .jpg de 1 página, que es insuficiente para poder utilizar PaperWare.

 Como el M20i divide los correos electrónicos, SMARTsend sólo procesa el primer correo electrónico

(ya que la cubierta PaperWare sólo constituye el primer archivo adjunto). Se recomienda establecer

4 MB el tamaño máximo de archivo adjunto de correo electrónico para minimizar este problema.

 Las hojas de confirmación impresas y la función "Recuperar formulario" de PaperWare no funcionan

con el equipo M20i, ya que el correo electrónico se utiliza como ruta de envío.

WorkCentre M118i

 Las hojas de confirmación impresas y la función "Recuperar formulario" de PaperWare no funcionan

con el equipo M118i, ya que el correo electrónico se utiliza como ruta de envío.

 Como formato de archivo se puede utilizar PDF o TIFF multipágina.

WorkCentre M24

 Debe establecerse el formato de archivo PDF. El equipo M24 no admite el formato TIFF multipágina en

el correo electrónico.

 El escaneado puede enviarse en color o monocromo.

 Las hojas de confirmación impresas y la función "Recuperar formulario" de PaperWare no funcionan

con el equipo M118i, ya que el correo electrónico o fax de Internet se utilizan como ruta de envío.

2-34 Preparación de la instalación

Información preliminar de la instalación

SMARTsend requiere cierta información para poder realizar la instalación y configuración con éxito. Puede

agregar o modificar la mayor parte de la información en las páginas de administración de SMARTsend.

 Información del administrador de SMARTsend

(Se utiliza para proporcionar a los usuarios de SMARTsend un punto de contacto para la administración

y asistencia técnica del sitio. Esta información aparece en las páginas de confirmación y en otro tipo

notificaciones).

Teléfono: ________________________________________________________

Nombre: ________________________________________________________

Dirección de correo electrónico:______________________________________

 Dirección IP o nombre DNS completo del servidor de correo (SMTP).

(Se utiliza para Escanear a correo electrónico, confirmaciones de escaneado de trabajo, notificaciones

de eventos administrativos y mensajes de configuración).

Nombre DNS o dirección IP: ________________________________________

 Dirección de cuenta de correo electrónico "Responder a" de la aplicación

(Esta información de respuesta aparece en el campo Responder a de los mensajes de correo electrónico

y las notificaciones de error.

Consulte Configuración del servidor SMTP en la página 4-24 y Opciones

de configuración generales en la página 4-35 para obtener más información.)

Dirección "Responder a": ___________________________________________

 Dirección IP o nombre DNS completo del servidor LDAP

(Se utiliza para las funciones de consulta de direcciones de correo electrónico en la libreta de

direcciones integrada.)

Nombre DNS o dirección IP: ________________________________________

 Clave para el acceso a la base de datos MSDE.

(Esta clave es necesaria para la configuración de la base de datos MSDE que crea SMARTsend. Sólo la

utiliza SMARTsend. Los administradores y usuarios sólo necesitan utilizar esta clave en el momento de

la instalación inicial).

Clave: __________________________________________________________

 Ruta de la aplicación, si es diferente de la ruta prefijada (la ruta no puede modificarse después de la

instalación).

Ruta: ___________________________________________________________

 Nombres de cuenta y claves del dispositivo de SMARTsend (opcional)

(SMARTsend crea cuentas de dispositivo para cada protocolo de forma automática. No obstante, si opta

por crear y gestionar estas cuentas a mano, debe registrar esta información en el espacio provisto más

abajo. El instalador no requiere cuentas de dispositivo, pero serán necesarias para agregar dispositivos

multifunción Xerox durante la configuración del sitio.

Consulte Creación de cuentas de administrador,

usuarios y dispositivos en la página 2-13.)

Nombre de cuenta/clave de FTP: _____________________________________

Nombre de cuenta/clave de SMB: ____________________________________

Nombre de cuenta/clave de HTTP:____________________________________

Nombre de cuenta/clave de HTTPS: __________________________________

Pasos siguientes 2-35

Pasos siguientes

Ya está listo para instalar el software de SMARTsend si ha completado todas las tareas de preparación

necesarias que se han presentado en este capítulo. Revise y confirme los requisitos de preparación de este

capítulo y continúe en el Capítulo 3 para conocer las instrucciones de instalación del software.

NOTA: Si estaba utilizando una versión de prueba (Trial Version) o una versión de SMARTsend anterior,

siga los procedimientos incluidos en el Capítulo 3, Instalación de SMARTsend para actualizar el

programa. El programa de instalación de SMARTsend actualizará de forma automática la versión de

prueba con la versión con licencia. Tras efectuar la actualización, podrá seguir utilizando todos los flujos

de trabajo generados con la versión anterior o de prueba. Si tiene una versión de prueba de SMARTsend

que ha vencido, puede actualizarla con la versión estándar y conservar todos los flujos de trabajo. Puede

solicitar la versión minorista al delegado de ventas de Xerox, e instalarla como actualización de la versión

de prueba que tenga instalada.

Consulte Posibilidad de actualización en la página 3-3 para obtener

más información.

2-36 Preparación de la instalación

3-1

Instalación de SMARTsend

En este capítulo se describen las funciones del instalador de SMARTsend, así como la instalación, inicio y

eliminación de la aplicación. También se incluyen procedimientos e información para actualizar la versión

minorista o versiones anteriores de SMART.

Contenido de este capítulo:

 Descripción general del instalador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

 Actualización de SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

 Instalación de SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

 Instalación y configuración de componentes opcionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

 Migración de SMARTsend a otro PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14

 Reparación de una instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15

 Desinstalación de SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16

NOTA: En caso de instalaciones nuevas, lea y siga los pasos de preparación del Capítulo 2, Preparación

de la instalación antes de intentar instalar y configurar SMARTsend.

3-2 Instalación de SMARTsend

Descripción general del instalador

El programa de instalación de SMARTsend realiza las siguientes tareas:

 Busca una versión anterior de SMARTsend que se pueda actualizar. Si es posible actualizar una versión

anterior, el instalador guarda los datos de configuración existentes del cliente (flujos de trabajo,

configuraciones de dispositivo, plantillas, formularios de PaperWare, etc.), instala las actualizaciones

software de la versión nueva y vuelve a configurar la versión nueva con los datos del cliente de la

versión anterior.

Si no existe una versión anterior de SMARTsend que se pueda actualizar, el instalador realiza las tareas

de instalación estándar que se enumeran a continuación.

 Busca Internet Information Services (IIS) y cancela la instalación si no lo encuentra.

 Busca .NET Framework y MDAC (Microsoft Data Access Components) y si es necesario los instala.

 Instala Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE). Se requiere una clave.

 Instala el software de SMARTsend.

 Introduce la siguiente información en la base de datos de SMARTsend:

 Nombre del administrador

 Dirección de correo electrónico del administrador

 Número de teléfono del administrador

 Dirección IP del servidor SMTP o nombre DNS completo

 Dirección IP del servidor LDAP o nombre DNS completo

 Cuenta 'Responder a' de SMARTsend

Consulte Información preliminar de la instalación en la página 2-34 para obtener más información

acerca de estos temas.

NOTA: IIS debe instalarse antes que .NET Framework en un PC con Windows XP Professional o

Windows 2000 Server/Advanced Server. El programa de instalación de SMARTsend instala .NET

Framework si aún no se encuentra en el PC, pero no detecta el orden en el que se instalan las

aplicaciones. Si .NET Framework e IIS ya se encuentran instalados en el PC y no está seguro de si

IIS se instaló en primer lugar, debería desinstalar estos componentes y volver a instalarlos en el

orden adecuado.

NOTA: Esta clave está indicada para uso interno de la gestión de bases de datos de SMARTsend.

La aplicación no solicitará esta clave.

Actualización de SMARTsend 3-3

Actualización de SMARTsend

PRECAUCIÓN: Xerox recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de SMARTsend

antes de actualizar la aplicación. Consulte Programación de copias de seguridad en la página 4-27 para

obtener más información.

SMARTsend permite actualizar versiones existentes de la aplicación manteniendo los datos de

configuración importantes. El instalador migra automáticamente los siguientes datos a la versión nueva:

 Número de licencias de dispositivo adquiridas

 Datos de copia de seguridad

 Configuraciones de dispositivos

 Flujos de trabajo

 Publicaciones de cubierta de PaperWare

 Publicaciones de plantillas de escaneado de dispositivo

 Perfiles de atributos de documentos personalizados

 Destinos

 Preferencias de usuario y administrador

 Credenciales

 Opciones de servicios

 Datos del historial de trabajos

Posibilidad de actualización

Algunas combinaciones de actualización o versiones de SMARTsend puede que no admitan actualizaciones

automáticas. Se pueden aplicar las siguientes directrices para las actualizaciones:

 Todas las versiones con licencia de versiones públicas generales pueden actualizarse con la última

versión de SMARTsend.

 Las versiones de prueba sólo pueden actualizarse cuando el número de versión de estas coincide con el

número de versión actual.

 Las versiones profesionales (de prueba o licencia completa) no se pueden actualizar a la versión básica

de SMARTsend. Una versión profesional sólo puede actualizarse a otra versión profesional.

 Las versiones básica pueden actualizarse a versión profesional.

NOTA: Las opciones de los atributos de plantillas que son distintas a las de la versión anterior de

SMARTsend, no se actualizan automáticamente cuando se realiza la actualización. Para actualizar los

atributos de plantillas, utilice la Herramienta de restauración o la opción Reparar de la página Administrar

dispositivos Xerox.

NOTA: Una forma alternativa de migrar los datos de configuración de SMARTsend a versiones más

recientes de SMARTsend son las funciones de Copia de seguridad y Restauración de SMARTsend

(incluida la versión de prueba de SMARTsend). Este método requiere que se realice una copia de

seguridad y se desinstale la instalación de SMARTsend existente antes de instalar una versión más

reciente. Una vez realizadas las tareas anteriores, se puede utilizar la función de Restauración para

migrar los datos de seguridad a la versión de SMARTsend instalada recientemente.

Consulte Migración

de SMARTsend a otro PC en la página 3-14 para más información.

3-4 Instalación de SMARTsend

Para actualizar una versión existente de SMARTsend:

1 Inicie la sesión del PC de SMARTsend como administrador.

2 En el PC de SMARTsend, inserte el CD de SMARTsend en la unidad de CD-ROM.

3 El CD debería iniciarse automáticamente. Si no es así, haga clic en Inicio > Ejecutar y desplácese hasta

la unidad de CD-ROM. Haga doble clic en el icono Launch.exe, situado en la carpeta del idioma

correspondiente.

4 Seleccione el idioma en el que desea que se ejecute el instalador y haga clic en Aceptar. Aparece la

ventana Bienvenido al programa Instalador de FreeFlow SMARTsend.

5 Haga clic en Instalación de SMARTsend.

6 Transcurrirá un breve periodo de tiempo mientras el instalador busca en el sistema si existe una versión

anterior de SMARTsend que se pueda actualizar. Una vez realizada la comprobación, aparece la pantalla

Asistente de instalación. Haga clic en Siguiente.

7 Lea y acepte el contrato de licencia. Haga clic en Siguiente.

8 Localice el número de serie de SMARTsend en el embalaje del producto e introdúzcalo en el cuadro de

diálogo del instalador. Haga clic en Siguiente.

9 Haga clic en Siguiente para continuar con la actualización. Aparece la ventana Preparado para instalar

la aplicación.

10 Haga clic en Atrás para revisar las opciones de instalación. Cuando la configuración sea correcta, haga

clic en Siguiente en la ventana Preparado para instalar la aplicación.

11 Una vez concluido el proceso, haga clic en Finalizar para terminar la instalación/actualización.

12 Haga clic en Sí para reiniciar el PC inmediatamente o No para hacerlo en otro momento. Debe reiniciar

el PC para poder utilizar SMARTsend.

NOTA: Compruebe que los servicios IIS y ASP.NET necesarios se están ejecutando después de

que se haya instalado SMARTsend y una vez reiniciado el PC. Consulte Requisitos de configuración

de SMARTsend en la página 2-5 para más información.

Instalación de SMARTsend 3-5

Instalación de SMARTsend

Para instalar SMARTsend:

1 Inicie la sesión del PC de SMARTsend como administrador.

2 En el PC de SMARTsend, inserte el CD de SMARTsend en la unidad de CD-ROM.

3 El CD debería iniciarse automáticamente. Si no es así, haga clic en Inicio > Ejecutar y desplácese hasta

la unidad de CD-ROM. Haga doble clic en el icono Launch.exe, situado en la carpeta del idioma

correspondiente.

4 Seleccione el idioma en el que desea que se ejecute el instalador y haga clic en Aceptar. Aparece la

ventana Bienvenido al programa Instalador de FreeFlow SMARTsend.

5 Haga clic en Instalación de SMARTsend.

6 Transcurrirá un breve periodo de tiempo mientras el instalador busca en el sistema la presencia de

diversos componentes de Microsoft, entre ellos MDAC 2.8, IIS y Microsoft .NET Framework. Si IIS no

está presente, la instalación finaliza. Si MDAC, .NET Framework o ambos no están presentes, o lo están

pero con una versión anterior a la necesaria, el instalador los carga. Una vez realizada la comprobación,

aparece la pantalla Asistente de instalación. Haga clic en Siguiente.

7 Lea y acepte el contrato de licencia. Haga clic en Siguiente.

8 Localice el número de serie de SMARTsend en el embalaje del producto e introdúzcalo en el cuadro de

diálogo del instalador. Haga clic en Siguiente.

9 Especifique la información de contacto del administrador de SMARTsend. Haga clic en Siguiente..

10 Especifique el nombre de DNS completo del servidor SMTP y la dirección de correo electrónico

"Responder a" que utilizará SMARTsend para enviar informes y mensajes de estado a los

administradores y usuarios. Haga clic en Siguiente.

11 Si utiliza un servidor LDAP para buscar direcciones de correo electrónico, especifique aquí el nombre

de DNS completo o la dirección IP de este servidor. Haga clic en Siguiente.

12 Elija un valor de seguridad inicial para SMARTsend. Para entrar mediante clave segura, es necesario

disponer de un certificado de seguridad. Después de seleccionar una opción de seguridad, haga clic

Siguiente.

NOTA: No es posible efectuar la instalación de SMARTsend a través de Microsoft Windows Terminal

Services (TS) ni de una conexión a equipo remoto. La instalación sólo se debe llevar a cabo desde la

consola del PC. El PC ha de estar conectado y correctamente configurado en la red al instalar el software

de la aplicación.

NOTA: Los menús emergentes que pueden aparecer al instalar estas aplicaciones, al igual que

MSDE, son generados por los componentes de Microsoft. Siga las instrucciones que aparezcan en

ellos. Es posible que deba reiniciar el sistema después de la instalación de una o más de estas

aplicaciones y deba volver a iniciar la instalación de SMARTsend.

NOTA: Consulte Actualización de datos de contacto del administrador en la página 4-35 para

más información acerca de las opciones del administrador y de configuración de la dirección

"Responder a".

3-6 Instalación de SMARTsend

13 Escriba y verifique la clave MSDE para la administración de bases de datos de SMARTsend. Haga clic

en Siguiente.

14 El instalador establece una ruta prefijada para la aplicación. Si es necesario, utilice el botón Examinar

para cambiar la carpeta de destino. No podrá cambiar esta carpeta una vez se haya llevado a cabo la

instalación.

15 Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación. Aparece la ventana Preparado para instalar

aplicación.

16 Haga clic en Atrás para revisar las opciones de instalación, si lo considera preciso. Cuando la

configuración sea correcta, haga clic en Siguiente en la ventana Preparado para instalar la aplicación.

Se iniciará la instalación, pero tenga presente que podrían producirse algunos lapsos prolongados

mientras se instalan varios componentes en segundo plano.

17 Una vez concluido el proceso de instalación, haga clic en Finalizar para terminar la instalación.

18 Haga clic en Sí para reiniciar el PC inmediatamente o No para hacerlo en otro momento. Debe reiniciar

el PC para poder utilizar SMARTsend.

19 Se requieren varias tareas de configuración del sitio con el fin de preparar SMARTsend para ser

utilizado en su ubicación. Siga los pasos de configuración del

Capítulo 4, Configuración del sitio para

completar el proceso de instalación. Si cuenta con componentes opcionales, puede instalarlos después

de instalar SMARTsend y reiniciar el PC.

Consulte Instalación y configuración de componentes

opcionales en la página 3-7 para obtener más información.

NOTA: Esta clave está indicada para uso interno de la gestión de bases de datos de SMARTsend.

Debe introducir aquí esta clave y no puede actualizarla en la aplicación. La aplicación no solicitará

esta clave.

NOTA: Asegúrese de confirmar que los servicios IIS y ASP.NET necesarios se estén ejecutando

después de que se haya instalado SMARTsend y una vez reiniciado el PC.

Consulte Requisitos de

configuración de SMARTsend en la página 2-5 para más información.

Instalación y configuración de componentes opcionales 3-7

Instalación y configuración de componentes

opcionales

Los componentes opcionales como los servicios LiveLink, Documentum, Hummingbird e Interwoven

WorkSite pueden adquirirse en Xerox e instalarse con cualquier versión con licencia de SMARTsend.

Algunos componentes opcionales como TrueMatch, sólo se pueden instalar con la Edición profesional

SMARTsend. Compruebe las instrucciones que se proporcionan con cada uno de los componentes

opcionales para confirmar estos requisitos.

Requisitos de configuración para componentes opcionales

Algunos componentes opcionales de SMARTsend tienen requisitos de configuración adicionales que deben

tenerse en cuenta antes de utilizarlos. Los requisitos actuales de los componentes opcionales Documentum,

Hummingbird, Interwoven WorkSite, LiveLink y TrueMatch se especifican a continuación.

Requisitos de configuración de Documentum

Es necesario tener en cuenta los siguientes requisitos de configuración para preparar el servicio

Documentum para su uso con SMARTsend:

1 El servidor Documentum Content, versión 5.2 debe estar instalado, configurado y funcionando

correctamente.

2 El cliente Documentum Desktop, versión 5.3, debe instalarse en el PC de SMARTsend antes de agregar

la opción Documentum a SMARTsend.

3 Quizá sea necesario realizar más pasos de configuración para preparar el cliente Documentum para su

uso.

4 Pruebe la configuración de Documentum desde el PC de SMARTsend utilizando el cliente para acceder

a un Documentum Docbase/Cabinet.

5 Siga las indicaciones de Instrucciones de instalación para componentes opcionales en la página 3-12

para instalar el componente opcional Documentum.

NOTA: Una versión con licencia de SMARTsend debe instalarse correctamente antes de instalar los

componentes opcionales.

NOTA: Algunos componentes opcionales requieren la instalación y configuración de software cliente

adicional antes de poder instalarse. Es necesario repasar y cumplir los requisitos antes de instalar un

componente adicional.

NOTA: Consulte el material y la documentación de instalación que se incluye con Documentum para

instalaciones cliente e instrucciones de configuración.

3-8 Instalación de SMARTsend

6 Una vez instalados el cliente Documentum y el componente opcional en el PC de SMARTsend, es

necesario realizar cambios de configuración en el PC de SMARTsend.

En Windows XP Professional y Windows 2003 Server:

a) Edite el archivo c:\windows\dmcl.ini

b) Agregue la entrada ruta_local a [DMAPI_CONFIGURATION]:

c) [DMAPI_CONFIGURATION]

ruta_local = C:\Documentum\dmcl

d) Tanto en Windows XP Professional como en Windows 2003, el grupo de usuarios debe tener

asignado acceso de control total a la carpeta c:\Documentum (y subordinados). Realice lo siguiente:

• En el PC de SMARTsend, vaya a la carpeta c:\Documentum.

• Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Propiedades.

• En el cuadro de diálogo Propiedades de Documentum, seleccione la ficha Seguridad.

• Asegúrese de que se ha agregado el grupo de usuarios y se le ha asignado acceso de

control

total.

En Windows 2000 Server/Advanced Server:

a) Edite el archivo c:\winnt\dmcl.ini

b) Agregue la entrada ruta_local a [DMAPI_CONFIGURATION]:

c) [DMAPI_CONFIGURATION]

ruta_local = C:\Documentum\dmcl

d) Asegúrese de que en el directorio c:\documentum se le ha asignado control total a "Todos"

(este es el valor prefijado cuando está instalado el cliente Documentum). Realice lo siguiente:

• En el PC de SMARTsend, vaya a la carpeta c:\Documentum.

• Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Propiedades.

• En el cuadro de diálogo Propiedades de Documentum, seleccione la ficha Seguridad.

• Asegúrese de que el grupo Todos tiene acceso de control total.

Instalación y configuración de componentes opcionales 3-9

Requisitos de configuración de Hummingbird

Es necesario tener en cuenta los siguientes requisitos de configuración para preparar el servicio

Hummingbird DM para su uso con SMARTsend:

1 El servidor Hummingbird DM, versión 5.1.0.5 debe estar instalado, configurado y funcionando

correctamente.

2 El cliente Hummingbird DM, versión 5.1.0.5, debe instalarse en el PC de SMARTsend antes de agregar

la opción Hummingbird a SMARTsend. Después de instalar el cliente, reinicie el PC si se lo indica un

mensaje.

3 Una vez instalado el cliente en el PC de SMARTsend, el modo de conexión de DM WebTop debe estar

definido como Intranet y el servidor DM debe especificarse con el asistente de conexión de DM.

4 Pruebe la configuración de Hummingbird desde el PC de SMARTsend utilizando el cliente para acceder

a una biblioteca/carpeta existente de Hummingbird.

5 Siga las indicaciones de Instrucciones de instalación para componentes opcionales en la página 3-12

para instalar el servicio Hummingbird. Una vez instalado el servicio Hummingbird, siga las

indicaciones del paso a continuación para configurar el componente opcional Hummingbird.

6 Siga estos pasos para configurar el servicio Hummingbird:

a) Inicie SMARTsend e inicie la sesión como administrador para acceder a la página principal de

administración.

b) Haga clic en el enlace Configurar opciones de servicio en la parte inferior del panel

Configuración del sitio.

c) Haga clic en el enlace Hummingbird.

d) Introduzca el Nombre de usuario, Contraseña y Nombre de dominio para la cuenta de usuario

de Windows configurada en el servidor Hummingbird. El PC de SMARTsend necesita una cuenta

de usuario válida para acceder al servidor Hummingbird.

e) Haga clic en Aplicar para guardar los cambios. Consulte Configuración de servicios en la

página 4-29 para más información.

NOTA: Consulte el material y la documentación de instalación que se incluye con Hummingbird para

instalaciones cliente e instrucciones de configuración.

NOTA: En una instalación en Windows 2000 Server/Advanced Server, la cuenta

FF_SMARTsend_User debe tener privilegios de administrador.

3-10 Instalación de SMARTsend

Requisitos de configuración de Interwoven WorkSite

Es necesario tener en cuenta los siguientes requisitos de configuración para preparar el servicio Interwoven

WorkSite para su uso con SMARTsend:

1 El servidor Interwoven WorkSite , versión 8.0 debe estar instalado, configurado y funcionando

correctamente.

2 El cliente Interwoven WorkSite, versión 8.0, debe instalarse en el PC de SMARTsend antes de agregar

la opción Interwoven WorkSite a SMARTsend. Después de instalar el cliente, reinicie el PC si se lo

indica un mensaje.

3 Pruebe la configuración de Interwoven desde el PC de SMARTsend utilizando el cliente para acceder a

una base de datos/servidor Interwoven WorkSite.

4 Siga las indicaciones de Instrucciones de instalación para componentes opcionales en la página 3-12

para instalar el componente opcional Interwoven WorkSite.

Requisitos de configuración de LiveLink

Es necesario tener en cuenta los siguientes requisitos de configuración para preparar el servicio LiveLink

para su uso con SMARTsend:

1 LiveLink, versión 9.5.0 debe estar instalado, configurado y funcionando correctamente.

2 Es necesario copiar cuatro archivos de LiveLink SDK en el PC de SMARTsend (por lo general en

c:\inetpub\wwwroot\SMARTsend\bin) antes de agregar la opción LiveLink a SMARTsend. Y son:

LAPI_BASE.dll

LAPI_NETp.dll

LAPI_SSPIp.dll

LLKERNEL.dll

3 Es necesario actualizar la ruta del sistema para incluir el directorio de depósito de SMARTsend. Por lo

general se realiza desde la aplicación Panel de control/Sistema pulsando el botón Variables de entorno

en la ficha Opciones avanzadas.

4 Siga las indicaciones de Instrucciones de instalación para componentes opcionales en la página 3-12

para instalar el servicio LiveLink.

NOTA: Consulte el material y la documentación de instalación que se incluye con Interwoven

WorkSite para instalaciones cliente e instrucciones de configuración.

Instalación y configuración de componentes opcionales 3-11

Requisitos de configuración de TrueMatch

Es necesario tener en cuenta los siguientes requisitos de configuración para preparar el servicio TrueMatch

para su uso con SMARTsend (sólo en la Edición profesional):

1 Es necesario que Microsoft SharePoint Portal Server 2001 o 2003 esté instalado, configurado y

funcionando correctamente si pretende ser un destino de búsqueda.

2 Es necesario que Xerox DocuShare version 3.1 o 4.0 esté instalado, configurado y funcionando

correctamente si pretende ser un destino de búsqueda. El servidor debe estar configurado para que

permita la búsqueda.

3 Pruebe las configuraciones de SharePoint y DocuShare realizando una búsqueda en cada repositorio con

las herramientas de la web proporcionadas con el repositorio. Si no puede realizar la búsqueda, póngase

en contacto con el administrador del sistema responsable del servidor de SharePoint y DocuShare.

4 Siga estos pasos para configurar el servicio TrueMatch:

a) Inicie SMARTsend Edición profesional e inicie la sesión como administrador para acceder a la

página principal de administración.

b) Haga clic en el enlace Configurar opciones de servicio en la parte inferior del panel

Configuración del sitio.

c) Haga clic en el enlace Editar del servicio TrueMatch.

d) Edite las siguientes opciones prefijadas, según sea necesario:

 Número máximo de documentos que puede seleccionar un usuario para localizar: define

el límite prefijado de documentos que localizará un flujo de trabajo de búsqueda. Las opciones

son 1, 5, 10, 25, 50 y 100.

 Máximo tiempo de espera de búsqueda (en intervalo de minutos): define el límite de

tiempo prefijado para ejecutar flujos de trabajo de búsqueda. La opción prefijada es 2 minutos

y el máximo es 5 minutos.

 Máximo tamaño de archivo a recuperar (en Mb): define el límite de tamaño de archivo

prefijado para cada documento recuperado. Las opciones son 2, 5, 10, 25 y 50 megabytes.

e) Haga clic en Aplicar para guardar los cambios. Consulte Configuración de servicios en la

página 4-29 para más información.

3-12 Instalación de SMARTsend

Instrucciones de instalación para componentes opcionales

Para instalar destinos opcionales de SMARTsend:

1 Inicie la sesión del PC de SMARTsend como administrador.

2 En el PC de SMARTsend, inserte el CD de FreeFlow

SMARTsend

Optional Destinations en la

unidad de CD-ROM.

3 Busque la unidad de CD-ROM con el Explorador de Windows. Abra la carpeta del destino que

desea

instalar.

4 Haga doble clic en el icono Setup.exe.

5 Seleccione el idioma en el que desea que se ejecute el instalador y haga clic en Aceptar.

6 Haga clic en Siguiente > en la página de bienvenida del instalador.

7 Lea y acepte el contrato de licencia. Haga clic en Siguiente.

8 Haga clic en Instalar para comenzar la instalación.

9 Haga clic en Finalizar en la pantalla de confirmación. Si se le solicita que reinicie el PC, haga

clic

en Sí.

10 Consulte Requisitos de configuración para componentes opcionales en la página 3-7 para instrucciones

y requisitos de configuración adicionales de cada componente.

Para obtener información adicional sobre la compatibilidad del producto, consulte los archivos léame

el CD FreeFlow

SMARTsend

Optional Destinations. Los archívos léame se encuentran en las

carpetas Readme de cada destino opcional. Se incluyen archivos léame de cada idioma admitido y

pueden identificarse con la abreviación de dos letras de cada idioma que está incluido en el nombre de

archivo. Por ejemplo, la ruta y nombre de archivo del archivo léame de Documentum en inglés sería:

\Documentum\Readme\Readme_en.txt

11 Pruebe cada componente opcional de SMARTsend creando un flujo de trabajo para cada destino

agregado recientemente. Consulte

Capítulo 3, Flujos de trabajo de distribución y Capítulo 4, Flujos de

trabajo de búsqueda en la Guía del usuario de SMARTsend para obtener información adicional.

Para instalar SMARTsend TrueMatch:

1 Inicie la sesión del PC de SMARTsend como administrador.

2 En el PC de SMARTsend, inserte el CD de FreeFlow

SMARTsend

TrueMatch en la unidad

CD-ROM.

3 Busque la unidad de CD-ROM con el Explorador de Windows.

4 Haga doble clic en el icono setup.exe para comenzar la instalación.

5 Seleccione el idioma en el que desea que se ejecute el instalador y haga clic en Aceptar.

6 Haga clic en Siguiente > en la página de bienvenida del instalador.

7 Lea y acepte el contrato de licencia. Haga clic en Siguiente.

NOTA: Algunos componentes opcionales requieren la instalación y configuración de software cliente

adicional antes de poder instalarse. Repase

Requisitos de configuración para componentes opcionales

en la página 3-7 antes de realizar el siguiente procedimiento de instalación.

Instalación y configuración de componentes opcionales 3-13

8 Haga clic en Instalar para comenzar la instalación.

9 Haga clic en Finalizar en la pantalla de confirmación.

10 Consulte Requisitos de configuración de TrueMatch en la página 3-11 para instrucciones y requisitos de

configuración adicionales.

Para obtener información adicional sobre la compatibilidad del producto, consulte los archivos léame de

la carpeta Readme en el CD FreeFlow

SMARTsend

TrueMatch. Se incluyen archivos léame de

cada idioma admitido y pueden identificarse con la abreviación de dos letras de cada idioma que está

incluido en el nombre de archivo. Por ejemplo, el archivo Readme del inglés se llama Readme_en.txt.

11 Pruebe la configuración de TrueMatch en SMARTsend creando un flujo de trabajo de búsqueda.

Consulte

Capítulo 4, Flujos de trabajo de búsqueda en la Guía del usuario de SMARTsend para obtener

información adicional.

3-14 Instalación de SMARTsend

Migración de SMARTsend a otro PC

Se puede migrar la configuración de SMARTsend existente a otro PC sin necesidad de recrear flujos de

trabajo, preferencias, configuraciones del dispositivo y opciones en general ya existentes. Ocurre lo mismo

al migrar con la misma versión de SMARTsend o cuando se actualiza a un versión más reciente de

SMARTsend.

Para migrar una configuración existente de SMARTsend a un PC sustituto:

1 En el PC actual/original, inicie SMARTsend con credenciales de administrador.

2 Abra la página principal de administración.

3 Busque el panel de Estado de copia de seguridad y haga clic en el botón Hacer copia de seguridad

ahora. SMARTsend crea un archivo de copia de seguridad en la siguiente ubicación prefijada:

<unidad>:\Inetpub\wwwroot\SMARTsend\Data\Backup\.

Consulte Estado de copia de seguridad en la

página 5-9 para más información.

4 Copie la carpeta de copia de seguridad del PC original en la ubicación que desee del otro PC.

5 Instale SMARTsend en el otro PC. Siga las instrucciones de la Guía de instalación y administración

SMARTsend.

6 Una vez finalizada la instalación, inicie la Herramienta de restauración en el otro PC. Consulte

Herramienta de restauración en la página 8-11 para más información.

7 Elija la opción Ruta de directorio de copia de seguridad, desplácese a la ubicación de la carpeta de copia

de seguridad que ha copiado del PC original.

8 Una vez que haya realizado la sustitución, inicie SMARTsend en el otro PC.

9 Confirme que se han restaurado las preferencias de usuario, las configuraciones del dispositivo y las

opciones generales.

NOTA: Son necesarios identificadores de seguridad (SID) para identificar a los usuarios de SMARTsend.

Si se cambia el dominio de un PC cambian los SID. Por tanto, el otro PC debe encontrarse en el dominio

de Windows NT/Active Directory donde los dominios de los usuarios de SMARTsend actuales son

de confianza.

NOTA: Las credenciales de usuario de SMARTsend no se restauran. Los usuarios deben volver a

introducir las credenciales de cada tipo de servicio/destino admitido antes de poder ejecutar los flujos de

trabajo en el otro PC. Los usuarios deben consultar el enlace Administrar mis credenciales en la página

principal de usuario de SMARTsend para actualizar las credenciales.

Reparación de una instalación de SMARTsend 3-15

Reparación de una instalación de SMARTsend

Omita este apartado si se encuentra realizando una instalación.

El instalador de SMARTsend ofrece una opción para reparar una instalación de SMARTsend existente.

Por

medio de esta función, se reinstala cualquier archivo corrupto o ausente, así como claves de registro y

accesos directos empleados por SMARTsend. Además, se pueden restablecer los valores prefijados de

algunas opciones de registro de preferencias de SMARTsend. Esta opción de reparación

no permite reparar

plantillas de configuración o de escaneado de dispositivos de SMARTsend.

Para reparar una instalación de SMARTsend existente:

1 Inicie la sesión del PC de SMARTsend como administrador.

2 Abra el Panel de control de Windows y seleccione Agregar/quitar programas.

3 Seleccione SMARTsend y, a continuación, seleccione Cambiar.

4 Seleccione Reparar en la Página de mantenimiento de aplicaciones y después, haga clic en Siguiente.

5 Haga clic en Siguiente en la página Listo para reparar la aplicación.

6 Siga las instrucciones que indique el instalador para realizar la reparación.

3-16 Instalación de SMARTsend

Desinstalación de SMARTsend

Omita este apartado si se encuentra realizando una instalación o actualización.

El programa de desinstalación de SMARTsend elimina la aplicación y los archivos de base de datos de

SMARTsend, incluso los flujos de trabajo, publicaciones, información de dispositivos y datos de usuario

(como credenciales y direcciones de correo electrónico). No elimina las aplicaciones de Microsoft que se

instalaron con la aplicación, como .NET Framework, MDAC y MSDE. Los componentes opcionales que se

instalaran con SMARTsend en el PC (como Documentum, Hummingbird, etc.) se quitan automáticamente al

desinstalar SMARTsend.

PRECAUCIÓN: Xerox recomienda hacer una copia de seguridad de la base de datos de SMARTsend

antes de desinstalar la aplicación.

Consulte Programación de copias de seguridad en la página 4-27 para

obtener más información.

Para desinstalar SMARTsend:

1 Si SMARTsend está instalado en Windows 2000 Server/Advanced Server:

Haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control > Agregar/quitar programas.

- O bien -

Si SMARTsend está instalado en un PC con Windows Server 2003 o Windows XP Professional:

Haga clic en Inicio > Panel de control > Agregar o quitar programas.

2 Seleccione SMARTsend.

3 Haga clic en Cambiar. Aparece la ventana Mantenimiento de aplicaciones.

4 Haga clic en Quitar y después seleccione Siguiente. Aparece la ventana Verificar eliminación de la

base de datos.

5 Para seguir con la desinstalación de SMARTsend, marque ¿Aceptar la eliminación permanente

la base de datos de SMARTsend?. He creado una copia de seguridad o no necesito restaurar

mis datos.

6 Haga clic en Siguiente para empezar a desinstalar SMARTsend. Junto con la aplicación, se

desinstalarán también todos los componentes opcionales de SMARTsend.

7 Haga clic en Finalizar para salir del asistente.

8 Haga clic en Sí para reiniciar el PC inmediatamente o No para hacerlo en otro momento. Se recomienda

reiniciar el PC de inmediato. Se

debe reiniciar el PC antes de reinstalar SMARTsend.

4-1

Configuración del sitio

En este capítulo se describen los procedimientos básicos que realiza el administrador de SMARTsend para

configurar SMARTsend. Dichos procedimientos se llevan a cabo en el panel de Configuración del sitio, en la

Página principal de administración. Consulte la Guía del usuario de SMARTsend para obtener información

relativa a la página principal de usuario y sobre las funciones de creación de un flujo de trabajo y

publicación.

Contenido de este capítulo:

 Acceso a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

 Página principal de administración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3

 Configuración del sitio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

 Revisión de las opciones de seguridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5

 Adición/actualización de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

 Administración de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

 Adición y detección de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9

 Configuración de dispositivos para uso con SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-13

 Configuración de opciones de detección - Subredes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-17

 Configuración de opciones de detección - Credenciales SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-17

 Modificación de la configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-18

 Configure este dispositivo manualmente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-21

 Configuración de opciones de Fax de Internet de PaperWare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-23

 Configuración de correo electrónico y libreta de direcciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-24

 Publicación del flujo de trabajo Mi correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-26

 Programación de copias de seguridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-27

 Configuración de servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-29

 Administración de la cuenta de aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-34

 Opciones de configuración generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-35

 Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-42

 Apéndice A: Soporte de exportación de historial de trabajos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-43

 Apéndice B: Conexión de aplicación externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-44

4-2 Configuración del sitio

Acceso a SMARTsend

Se puede acceder a SMARTsend desde cualquier explorador cliente que disponga de acceso al PC de

SMARTsend o bien desde el propio PC de SMARTsend. Cuando se utiliza una cuenta de administrador para

iniciar sesión en el PC de SMARTsend, aparece la Página principal de administración. Cuando se utiliza una

cuenta de usuario para iniciar sesión en el PC de SMARTsend, aparece la página principal del usuario.

Para acceder a la Página principal de administración:

1 Inicie sesión en el PC de SMARTsend como Administrador y haga clic en Inicio >

Programas (Todos los programas) > Xerox > SMARTsend > SMARTsend.

- O bien -

Inicie el navegador web desde cualquier PC y vaya a la página principal de SMARTsend situada en

http://<nombre_pc o dirección_IP>/SMARTsend. Introduzca las credenciales de su cuenta de

administrador de SMARTsend.

2 Se muestra de forma predeterminada la página de bienvenida de SMARTsend. La página de bienvenida

puede evitarse seleccionando la opción titulada No mostrar esta pantalla la próxima vez que acceda

a SMARTsend.

3 Desde la página de bienvenida, seleccione Haga clic aquí para entrar en SMARTsend.

4 Aparece la Página principal de administración. Tenga presente que algunas opciones y botones de

SMARTsend situados en la parte inferior de las páginas podrían no resultar visibles en todas las

pantallas. Utilice la barra de desplazamiento situada en el lado derecho de la ventana para acceder a la

parte inferior de las páginas según sea necesario

. En determinadas páginas, si cambia las opciones

deberá hacer clic en el botón Aplicar, en la parte inferior de la página, para guardar los cambios.

NOTA: Desactive los bloqueadores de ventanas emergentes cuando utilice SMARTsend.

NOTA: Consulte el Capítulo 7, Solución de problemas para obtener información adicional en caso

de que no se pueda acceder a SMARTsend desde una estación de trabajo cliente.

NOTA: El administrador de SMARTsend puede elegir iniciar SMARTsend desde la página principal

del usuario o desde la Página principal de administración. Los administradores que dedican la mayor

parte del tiempo a crear y editar flujos de trabajo pueden preferir iniciarlo, por ejemplo, desde la

página principal del usuario. El panel Mi página principal, situado en la parte inferior derecha de la

Página principal de administración, le permite seleccionar la página de inicio prefijada.

Página principal de administración 4-3

Página principal de administración

La Página principal de administración la emplean los administradores para configurar y administrar el sitio

de SMARTsend. Esta página presenta opciones de configuración del sitio e información sobre el estado en la

parte izquierda de la página, así como enlaces e información acerca de la administración del sitio en la parte

derecha de la misma.

Ruta de navegación Área de mensajes de estado Enlace a sitio de usuario/administraciónNombre de PC/usuario

Figura 4-1: Página principal de administración (sección superior)

 Ruta de navegación: en esta área se muestra la página actual y las páginas que se han utilizado

para

acceder hasta la página actual. Por ejemplo, Inicio >> Administrar dispositivos Xerox >>

Agregar

dispositivos se muestra al ver la página Agregar/actualizar dispositivos Xerox. Tenga

presente

que el texto proporciona enlaces a cada página. Sólo tiene que hacer clic en los enlaces

para

acceder a cualquiera de las páginas de SMARTsend de la ruta.

 Área de mensajes de estado: los mensajes que se muestran en SMARTsend cambiarán dependiendo

del estado actual de funcionamiento de la aplicación.

 Enlace a sitio de usuario/administración: este enlace sólo está disponible para los administradores

SMARTsend. Permite al administrador alternar entre la Página principal de administración y la

página principal de usuario.

 Nombre de PC/usuario: muestra el nombre del PC de SMARTsend y el nombre de cuenta del usuario/

administrador que se encuentre conectado en ese momento.

Opciones de configuración

del sitio

Opciones de administración

del sitio

Baje para ver más opciones...

4-4 Configuración del sitio

Configuración del sitio

El panel Configuración del sitio de la Página principal de administración enumera las tareas clave necesarias

para una adecuada configuración del sitio. Algunas de las tareas son requisitos obligatorios, mientras que

otras son tareas de configuración opcionales o recomendadas que el administrador debería llevar a cabo para

abarcar en su totalidad cada uno de los aspectos referentes a la configuración del sitio. El administrador de

SMARTsend debería configurar y efectuar pruebas de todos los valores de configuración críticos del sitio

para asegurar que éste resulta completamente operativo para los usuarios finales. En las páginas siguientes

se proporciona más información acerca de cada una de las opciones de configuración del sitio.

Iconos de estado

El área de Configuración del sitio de la Página principal de administración muestra varios mensajes e iconos

de estado para ayudarle a conocer los problemas de configuración y para confirmar que SMARTsend está

correctamente configurado para su utilización. Los siguientes iconos se emplean para indicar el estado actual

de las opciones de configuración esenciales del sitio:

Cuando no aparece ningún icono de advertencia crítica en el panel Configuración del sitio, puede continuar

realizando nuevas tareas de configuración (opcional) o entrar en la página principal del usuario para

comenzar a efectuar pruebas o utilizar SMARTsend.

Consulte Pasos siguientes en la página 4-42 para

más información.

NOTA: Recuerde que la configuración del sitio de SMARTsend podría fallar si no se llevan a cabo las

tareas indispensables de configuración de PC, cliente y dispositivo antes de utilizar SMARTsend. Si no lo

ha hecho ya, consulte el Capítulo 2, Preparación de la instalación para realizar estas tareas de

configuración, que son esenciales.

Tabla 4-1: Iconos de estado

Indica que se debe configurar un parámetro crítico antes de que SMARTsend

pueda utilizarse. Compruebe el área de mensajes de panel Configuración del sitio

para obtener información de diagnóstico.

Indica que un parámetro específico de configuración del sitio podría no estar

configurado o en funcionamiento. Tenga presente que SMARTsend puede

utilizarse mientras estos iconos están presentes, aunque determinadas funciones

opcionales o recomendadas podrían no encontrarse operativas.

Indica que todas las opciones administrativas de SMARTsend se han configurado y

que el sitio está listo para ser utilizado.

NOTA: SMARTsend no funcionará mientras no se haya configurado al menos un dispositivo multifunción

Xerox o se hayan configurado las funciones de PaperWare.

Consulte Adición/actualización de

dispositivos Xerox en la página 4-8 o Configuración de opciones de Fax de Internet de PaperWare en la

página 4-23 para más información.

Revisión de las opciones de seguridad 4-5

Revisión de las opciones de seguridad

El enlace Revisar opciones de Seguridad le permite configurar las opciones de seguridad para la

introducción de la clave, autenticación de dispositivos y formularios de PaperWare de SMARTsend.

Consulte el

Capítulo 9, Seguridad de SMARTsend para obtener más información.

Seguridad general del sitio

Las políticas de seguridad general del sitio se refieren a la introducción segura de información de cuenta y

clave. Las políticas de seguridad que se han seleccionado aquí rigen la transmisión de estos datos entre los

clientes y el PC de SMARTsend. La transmisión de los datos de cuenta y de clave a los destinos del flujo de

trabajo está controlada por una serie de factores adicionales, como los protocolos de transferencia que

admite cada destino. Consulte el

Capítulo 9, Seguridad de SMARTsend para obtener más información.

 Introducir claves utilizando una conexión segura (valor predeterminado): utilice esta política si

utiliza SSL como entrada de claves segura. Xerox recomienda esta opción, porque cifra el nombre y la

clave de la cuenta para que la información se transmita entre clientes y el PC de SMARTsend. Esta

opción precisa de un certificado de seguridad, que debe adquirirse de antemano. Consulte el

Capítulo 2,

Preparación de la instalación para obtener más información sobre cómo obtener un certificado

de seguridad.

 Introducir claves utilizando una conexión no segura: use esta política si utiliza una forma de entrada

de claves no protegida. Con esta opción, las claves se transmiten entre los clientes y el PC de

SMARTsend en formato de texto.

NOTA: Si se activa la entrada de clave segura, SMARTsend cifra el nombre y la clave de la cuenta

en el trayecto del cliente al PC de SMARTsend. Sin embargo, cuando estos datos se transfieren al

dispositivo a través de SNMP, lo hace como texto.

4-6 Configuración del sitio

Seguridad de la plantilla de escaneado de dispositivo

Las políticas de Seguridad de la plantilla de escaneado de dispositivo se emplean para configurar los

parámetros de autenticación para plantillas de escaneado que han sido publicadas para dispositivos

multifunción Xerox. Estas políticas de autenticación asumen que SMARTsend administra dispositivos

compatibles con la autenticación y que dichos dispositivos están activados y debidamente configurados para

autenticar a usuarios del mismo dominio o de un dominio de confianza como es el PC de SMARTsend. Estas

políticas no se aplican a las cubiertas de PaperWare (

Consulte Formularios de PaperWare en la página 4-7).

SMARTsend es compatible con las siguientes políticas de seguridad de plantillas

de escaneado:

 Requerir autenticación en el dispositivo para todas las plantillas: utilice esta política para exigir a

todos los usuarios de SMARTsend que introduzcan sus credenciales en el dispositivo multifunción

Xerox cuando se use cualquier plantilla

pública o privada.

 Requerir autenticación en el dispositivo sólo para las plantillas privadas (valor predeterminado):

utilice esta política para exigir a los propietarios de un flujo de trabajo/plantilla que introduzcan sus

credenciales en el dispositivo multifunción Xerox sólo cuando se usen plantillas

privadas. Este valor

permite la utilización de plantillas públicas sin autenticación.

Recuerde que todos los usuarios pueden seleccionar una plantilla privada en el dispositivo e intentar

escanear un trabajo. Al principio, parecerá que el trabajo comienza a procesarse, pero acabará produciéndose

un error si las credenciales introducidas en el dispositivo no se corresponden con las credenciales del flujo

de trabajo privado en el PC de SMARTsend. El fallo de un trabajo debido a una autenticación insuficiente se

notificará en el informe Confirmación del trabajo (si está activado), pero no se mostrará indicación alguna

de este error en la interfaz de usuario del dispositivo.

Consulte Interacciones de las políticas de seguridad en la página 9-10 del Capítulo 9, Seguridad de

SMARTsend para más información.

NOTA: Los dispositivos capaces de proporcionar identificación se identifican en SMARTsend por un

candado que aparece entre los iconos del dispositivo en la página Administrar dispositivos Xerox.

Tenga en cuenta que este icono no confirma el hecho de que la autenticación se encuentre

configurada y en funcionamiento en dicho dispositivo. Consulte la documentación facilitada junto al

dispositivo multifunción Xerox para obtener instrucciones acerca de cómo activar y configurar la

autenticación.

Revisión de las opciones de seguridad 4-7

Formularios de PaperWare

Función de Edición profesional

Las políticas de seguridad de Formularios de PaperWare se utilizan para configurar los parámetros de

autenticación aplicables al uso de cubiertas de PaperWare. Si el administrador ha seleccionado la

autenticación, se asume que SMARTsend administra dispositivos configurados para autenticar a usuarios

del

mismo dominio o de un dominio de confianza como el PC de SMARTsend.

 Permitir autenticación sólo con formularios de PaperWare (valor predeterminado): utilice esta

política si la información de nombre de inicio de sesión y clave del formulario de PaperWare

constituyen una autenticación suficiente, o si el dispositivo en el que se utiliza el formulario no admite

la autenticación. Esta opción permitirá que todo aquel que esté en posesión de una cubierta de

PaperWare la utilice en dispositivos de Fax de Internet o en dispositivos que no admitan autenticación,

aunque el flujo de trabajo de origen sea privado o se trate de un flujo de trabajo Escanear a mi correo

electrónico.

 Requerir formulario de PaperWare e inicio de sesión en el dispositivo para la autenticación:

utilice esta política si los usuarios deben suministrar información de inicio de sesión en la cubierta de

PaperWare y en el dispositivo. Al escanear la autenticación de soporte de dispositivos, esta opción

limita el uso de la cubierta de PaperWare derivado de un flujo de trabajo público a los usuarios de

dispositivo autorizados y al propietario del flujo de trabajo. Si una persona que no sea el propietario

del

flujo de trabajo escanea un documento mientras esta política está activa, parecerá que el trabajo

comienza a procesarse en el dispositivo, pero terminará produciéndose un error si las credenciales

introducidas en el dispositivo no se corresponden con las credenciales del flujo de trabajo privado en el

PC de SMARTsend. El fallo se notificará en el informe Confirmación del trabajo (si está activado), pero

no se mostrará indicación alguna del error en la interfaz de usuario del dispositivo.

4-8 Configuración del sitio

Adición/actualización de dispositivos Xerox

SMARTsend cuenta con varias funciones que permiten identificar y configurar dispositivos multifunción

Xerox para utilizarlos con SMARTsend. Los dispositivos disponibles pueden identificarse a través de un

proceso de detección automática o bien mediante la introducción manual de direcciones IP de dispositivos o

nombres de host. Haga clic en el enlace Agregar/actualizar dispositivos Xerox en la Página principal de

administración para acceder a estas funciones.

PRECAUCIÓN: Durante la configuración de dispositivos, SMARTsend sobrescribe las opciones de

escaneado Repositorio prefijado y Conjunto de plantillas del dispositivo multifunción Xerox. Si cuenta con

aplicaciones que utilizan el repositorio prefijado, cambie la configuración del dispositivo y habilite un

repositorio alternativo para estas aplicaciones antes de configurar el equipo para su uso con SMARTsend.

Administración de dispositivos Xerox

La página Administrar dispositivos Xerox es el centro de detección, adición y configuración de dispositivos

Xerox para su utilización con SMARTsend. Se accede a la página desde la Página principal de administra

ción, a través del enlace Agregar/Actualizar dispositivos Xerox del panel Configuración del sitio, o del

enlace Ver dispositivos Xerox del panel Administrar dispositivos Xerox.

Figura 4-2: Página de administración de dispositivos Xerox

Adición/actualización de dispositivos Xerox 4-9

Adición y detección de dispositivos

Durante la instalación inicial de SMARTsend, es preciso configurar su uso mediante la adición de uno o más

dispositivos. Esto puede hacerse utilizando las funciones automáticas de detección de dispositivos que

proporciona SMARTsend o bien de forma manual introduciendo las direcciones IP o nombres de host

individuales de los dispositivos que desea utilizar con SMARTsend. Tenga presente que SMARTsend utiliza

difusión SNMP para detectar dispositivos multifunción Xerox con capacidad de escaneado en red; este

proceso puede durar un tiempo considerable en redes extensas con muchos dispositivos. Por consiguiente,

introducción manual de direcciones IP o nombres de host puede resultar un método más rápido en

determinadas situaciones.

PRECAUCIÓN: La detección SMARTsend encuentra dispositivos multifunción Xerox con capacidad de

escaneado en red, pero no confirma que el dispositivo se encuentre debidamente configurado para esta

función. Para evitar problemas, confirme que cada dispositivo que se va a utilizar con SMARTsend está

configurado adecuadamente

antes de agregar un dispositivo a SMARTsend. Consulte Problemas de

comunicación y configuración de dispositivos en la página 7-6 para más información.

Las siguientes opciones permiten detectar y configurar dispositivos para

utilizarlos con SMARTsend:

 Introducir nombres de host o direcciones IP (panel Agregar dispositivos): esta función ofrece un

método directo de adición de dispositivos específicos a la lista de dispositivos multifunción Xerox.

Basta con introducir los nombres de host o las direcciones IP del dispositivo y hacer clic en el botón

Agregar a lista. Para introducir varios dispositivos, separe cada entrada con punto y coma. Esta opción

puede ser preferible en redes extensas, donde el proceso de detección automática tardaría un

tiempo

considerable.

 Detectar ahora (panel Agregar dispositivos): esta función ofrece un método automatizado de detección

de dispositivos multifunción Xerox con capacidad de escaneado en red. De forma prefijada,

SMARTsend sólo realiza la búsqueda en la subred local. Los dispositivos detectados en la operación se

muestran en la lista de dispositivos multifunción Xerox.

NOTA: Los dispositivos agregados de forma manual a la lista de dispositivos multifunción Xerox no

se eliminan con la función de limpieza automática. El usuario debe eliminar el dispositivo de la lista

expresamente. Consulte Eliminación de dispositivos en la página 4-14 para obtener más

información.

NOTA: La detección automatizada sólo se inicia con el botón Detectar ahora. Al hacer clic en este

botón, los dispositivos que respondan a la difusión SNMP emitida en la subred local y en cualquier

otra subred con las credenciales introducidas en la página Configurar opciones de detección -

Credenciales SNMP se agregarán o actualizarán en la lista de dispositivos multifunción Xerox.

Los

dispositivos ya detectados de forma automática y que no hayan vuelto a detectarse en las

últimas 24 horas desaparecerán de la lista.

NOTA: Si la difusión SNMP no está activada entre los enrutadores, no podrá utilizar la función

Detectar ahora de SMARTsend.

Consulte Problemas de comunicación y configuración de

dispositivos en la página 7-6 para más información.

4-10 Configuración del sitio

 Configurar opciones de detección > Subredes (panel Tareas de dispositivos): esta función permite

agregar subredes adicionales a la detección por difusión de SMARTsend.

Consulte Configuración de

opciones de detección - Subredes en la página 4-17 para más información.

 Configurar opciones de detección > Credenciales SNMP (panel Tareas de dispositivos): esta función

permite agregar credenciales SNMP adicionales a la detección por difusión de SMARTsend.

Consulte

Configuración de opciones de detección - Credenciales SNMP en la página 4-17 para más información.

 Editar prefijados de configuración de dispositivos (panel Tareas de dispositivos): esta función

permite configurar los valores prefijados que SMARTsend utiliza para la configuración de dispositivos.

Consulte Modificación de la configuración de dispositivos en la página 4-18 para más información.

NOTA: Los valores de subred que se muestran en SMARTsend son en realidad direcciones de

difusión. No utilice la opción Detectar ahora si las políticas de seguridad de red no permiten la

detección por difusión SNMP. Además, si los dispositivos de escaneado se encuentran en una

subred distinta, el DNS ha de estar correctamente configurado y en funcionamiento. Consulte

Comprobación de la configuración DNS del PC de SMARTsend en la página 2-8 para más

información.

Adición/actualización de dispositivos Xerox 4-11

Uso de la lista de dispositivos multifunción Xerox

La página Administrar dispositivos Xerox ofrece opciones para clasificar y ver la lista de dispositivos

multifunción Xerox.

Orden

Haga clic en los encabezados de columna para ordenar la lista según los datos de la columna seleccionada.

Presentación

La opción de presentación define el número de dispositivos que se mostrarán en la lista de una vez.

Paginación

Cuando la lista de dispositivos multifunción Xerox contiene varias páginas, la función de página permite

seleccionar las páginas individuales que se han de mostrar.

Puede utilizar las flechas de desplazamiento para avanzar o retroceder por las páginas de la lista, o bien

pasar directamente a la primera o la última página de la lista mediante o las flechas .

Presentación/ocultación de columnas

La opción de mostrar u ocultar columnas ofrece opciones de personalización de los campos de configuración

de dispositivos que aparecen en la página de dispositivos multifunción Xerox. Estas opciones resultan útiles

si se han configurado dispositivos con distintos valores SNMP, o sencillamente para ofrecer más

información que ayude a la administración de dispositivos desde una sola página.

El enlace para mostrar/ocultar columnas permite configurar las siguientes opciones de presentación:

 Dirección IP

 Versión de SNMP

 Nombre de comunidad GET SNMP v2c

 Nombre de comunidad SET SNMP v2c

 Nombre de usuario SNMP v3

 Descripción del sistema

 Descripción

 Ubicación

 Mensajes de error

 Protocolo

Al abrir el cuadro de diálogo de mostrar/ocultar columnas, puede seleccionar los campos que deben aparecer

en la página de dispositivos multifunción Xerox. Basta con quitar la selección de los campos que no desee

ver. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de configurar los campos.

NOTA: Si SNMP v3 no está activado en el PC de SMARTsend, la opción Nombre de usuario SNMP v3

no estará disponible en la lista.

4-12 Configuración del sitio

Iconos de configuración y estado de dispositivos

En la página Administrar dispositivos Xerox se utilizan una serie de iconos que indican el estado de los

dispositivos y ofrecen acceso a páginas adicionales de configuración. Estos iconos se describen en la

siguiente tabla:

Dispositivos disponibles: este icono se muestra junto a los dispositivos Xerox que

SMARTsend ha detectado a través de una difusión SNMP, así como aquellos que se han

agregado a la lista escribiendo su nombre de host o dirección IP. Estos dispositivos están

listos para configurarlos y utilizarlos con SMARTsend.

Dispositivos configurados: estos iconos se muestran junto a los dispositivos Xerox que

están configurados para trabajar con SMARTsend. Si el icono incluye un candado, indica

que el dispositivo admite autenticación. Si el icono incluye unas herramientas, indica que el

dispositivo se configuró de forma manual. La información de configuración y estado puede

mostrarse en la lista de dispositivos multifunción Xerox; los dispositivos se pueden

volver

a configurar siempre que sea preciso. Para determinar si un dispositivo están bien

configurado, seleccione la casilla de verificación del dispositivo en cuestión y haga clic en

el botón Probar configuración que aparece bajo la lista.

Dispositivos no disponibles: este icono se muestra junto a aquellos dispositivos que se han

configurado para utilizarlos con SMARTsend pero que no están disponibles por un

problema de configuración. Los dispositivos no funcionarán con SMARTsend hasta que se

repare su configuración o vuelvan a configurarse a mano para el trabajo con SMARTsend.

Consulte Problemas de comunicación y configuración de dispositivos en la página 7-6 para

más información.

Propiedades de dispositivo: haga clic en este icono para abrir la página Editar propiedades

de dispositivo, que permite ver y modificar las opciones de configuración del dispositivo

Consulte Modificación de propiedades de dispositivos Xerox en la página 4-21 para más

información.

Configurar: haga clic en este icono cuando haya seleccionado un dispositivo Xerox que

desee configurar para utilizarlo con SMARTsend. Si la configuración no es satisfactoria, el

estado se actualizará y aparecerá información sobre la solución de problemas en la columna

Mensajes de error.

Probar configuración: haga clic en este icono para determinar si un dispositivo Xerox

están bien configurado para utilizarlo con SMARTsend. La prueba verifica las opciones de

configuración del dispositivo que utiliza SMARTsend; los resultados se muestran en una

ventana nueva.

Consulte Probar configuración de dispositivo en la página 7-7 para más

información.

Reparar: haga clic en el icono Reparar para corregir problemas de configuración de un

dispositivo que haya dejado de funcionar correctamente con SMARTsend. SMARTsend

tratará de volver a configurar las opciones necesarias y actualizará el estado del dispositivo.

Consulte Reparación de la configuración de un dispositivo en la página 5-8 para más

información.

Eliminar: haga clic en el icono Eliminar para quitar un dispositivo Xerox de la lista de la

página Administrar dispositivos Xerox.

NOTA: Cuando se elimina un dispositivo configurado, las plantillas de escaneado

publicadas que estén asociadas al dispositivo también se eliminan. Los flujos de trabajo

asociados a las publicaciones, en cambio, se conservan.

Mensajes de error/Sugerencias de solución de problemas: si SMARTsend detecta un

problema de configuración de un dispositivo, muestra información adicional en la columna

Mensajes de error. Si existe información detallada de diagnóstico y solución de problemas,

puede hacer clic en el icono para estudiar el problema y llevar a cabo la acción correctora

correspondiente.

Tabla 4-2: Iconos de configuración y estado de dispositivos

Adición/actualización de dispositivos Xerox 4-13

Configuración de dispositivos para uso con SMARTsend

Una vez detectados los dispositivos y agregados a la lista de dispositivos multifunción Xerox, en la página

Administrar dispositivos Xerox, pueden seleccionarse y configurarse para utilizarlos con SMARTsend.

Basta con hacer clic en las casillas de verificación de los dispositivos individuales para seleccionar o anular

la selección, y pulsar el botón Configurar para configurar los seleccionados.

Para configurar un dispositivo y usarlo con SMARTsend:

1 En la Página principal de administración, haga clic en el enlace Agregar/actualizar dispositivos Xerox

del panel Configuración del sitio, en el lado izquierdo de la página.

2 Si es preciso, rellene la lista de dispositivos multifunción de Xerox con el botón Detectar ahora, o bien

introduzca los nombres de host y direcciones IP individuales de los dispositivos y pulse el botón

Agregar a lista.

Consulte Adición y detección de dispositivos en la página 4-9 para más información.

3 Para identificar los dispositivos que desea configurar y utilizar con SMARTsend, seleccione la casilla de

verificación a la izquierda de cada nombre de host o dirección IP correspondiente. Si es preciso, haga

clic en el icono Propiedades de dispositivo para configurar las opciones de SNMP y transferencia de

archivos del dispositivo.

Consulte Configuración de dispositivos para uso con SMARTsend en la

página 4-13 para más información.

4 Haga clic en el botón Configurar situado bajo la lista de dispositivos multifunción Xerox.

5 Si se trata del primer dispositivo que se configura, aparece el cuadro de diálogo Confirmar cuentas de

dispositivo. Este cuadro se abre también si las cuentas del dispositivo anterior se han eliminado del PC.

Haga clic en Aceptar para crear las cuentas especificadas, o bien en Cancelar si prefiere crear y

administrar sus propias cuentas de dispositivo.

Consulte Creación de cuentas de administrador,

usuarios y dispositivos en la página 2-13 y Administración de cuentas de dispositivo en la página 4-15

para más información.

6 SMARTsend actualizará las opciones de escaneado de red en el dispositivo para reflejar los nuevos

datos de PC, cuenta y ruta prefijada. Cuando la configuración del dispositivo haya finalizado,

SMARTsend muestra la ventana Estado de configuración del dispositivo, que informa sobre el éxito o

fracaso de la operación. La ventana de estado también confirma el protocolo de transferencia y la

versión de SNMP que se utilizarán para el archivado y proporcionará información de diagnóstico

adicional si uno o más dispositivos no han podido ser configurados por SMARTsend. Haga clic en

Aceptar para volver a la página Administrar dispositivos Xerox.

NOTA: Algunas opciones y botones de SMARTsend situados en la parte inferior de la página podrían no

resultar visibles en todas las pantallas. Utilice la barra de desplazamiento situada en el lado derecho de la

ventana para acceder a la parte inferior de la página.

NOTA: Si se detecta un error mientras se utiliza SMARTsend para configurar un dispositivo,

SMARTsend tratará de restaurar la configuración de escaneado del dispositivo a sus valores

anteriores. Esta función de restauración no funciona si se ha configurado el dispositivo para

escaneado de NetWare.

NOTA: Es posible que se le pida que introduzca sus credenciales para el PC de SMARTsend al

agregar un dispositivo. Deben utilizarse las mismas credenciales que se utilizaron para iniciar la

sesión de SMARTsend. Si facilita unas credenciales distintas, es posible que tenga que borrar las

copias en caché de su navegador para poder continuar.

4-14 Configuración del sitio

7 Los dispositivos que se hayan configurado correctamente muestran el icono Dispositivos

configurados dentro de la lista de dispositivos multifunción Xerox.

8 Si la configuración de un dispositivo falla por un error temporal de comunicación, puede tratar de

volver a configurarlo.

Consulte Problemas de comunicación y configuración de dispositivos en la

página 7-6 para más información.

9 Si no es posible configurar un dispositivo con los métodos indicados, puede que deba configurarlo de

forma manual.

Consulte Configure este dispositivo manualmente en la página 4-21 para más

información.

Eliminación de dispositivos

Mediante esta opción, se elimina cualquier dispositivo seleccionado en la página Administrar dispositivos

Xerox. Cuando se elimina un dispositivo, se suprimen también todas las plantillas de escaneado de

dispositivo que hayan sido publicadas en éste. Esta operación no afecta a los flujos de trabajo.

Para eliminar un dispositivo de la lista de dispositivos multifunción Xerox:

1 En la página principal de administración, haga clic en el enlace Ver dispositivos Xerox.

2 Para identificar los dispositivos que desea eliminar, seleccione la casilla de verificación a la izquierda de

cada nombre de host o dirección IP correspondiente.

3 Haga clic en el icono Eliminar de la columna derecha si desea eliminar un solo dispositivo, o bien

en el botón Eliminar ubicado bajo la lista si va a eliminar varios dispositivos.

4 Aparece el cuadro de diálogo Confirmar eliminación de dispositivo(s). Haga clic en Aceptar.

5 Aparece la página Eliminar estado del dispositivo(s). Haga clic en Aceptar para volver a la página

Administrar dispositivos Xerox. Los dispositivos eliminados desaparecen de la lista de dispositivos

multifunción Xerox.

NOTA: Recuerde que también se borrarán las publicaciones asociadas a un dispositivo si dichas

publicaciones no residen en ningún otro dispositivo.

Adición/actualización de dispositivos Xerox 4-15

Administración de cuentas de dispositivo

La página Administrar cuentas de dispositivo muestra las cuentas de usuario local que SMARTsend crea de

forma automática por cada protocolo de transferencia de datos seleccionado en la página Editar prefijados de

configuración de dispositivos. Estas cuentas permiten a los dispositivos Xerox comunicarse con el PC de

SMARTsend. Las siguientes cuentas se crean de forma prefijada:

 FF_SMARTSEND_FTP

 FF_SMARTSEND_SMB

 FF_SMARTSEND_HTTP

 FF_SMARTSEND_HTTPS

SMARTsend crea cuentas individuales para cada protocolo por motivos de seguridad. Por ejemplo, FTP

utiliza texto sin cifrar para transmitir claves y otros datos, por lo que resulta menos seguro que los protocolos

SMB y HTTPS.

Confirmación de cuentas de dispositivo

El cuadro de diálogo Confirmar cuentas de dispositivo aparece antes de la creación de las cuentas en el PC

de SMARTsend. Este cuadro de diálogo ofrece la oportunidad de cancelar el proceso de creación de cuentas,

por si prefiere hacerlo de forma manual. Consulte

Administración de cuentas de dispositivo propias para

más información.

Este cuadro de diálogo aparece también durante el proceso de configuración o reparación de un dispositivo,

si sus cuentas se han eliminado a mano del PC de SMARTsend. Si es el caso, SMARTsend volverá a crear

las cuentas.

Administración de cuentas de dispositivo propias

La opción Administrar sus propias cuentas de dispositivos permite crear o modificar cuentas de dispositivo a

mano mediante Microsoft Management Console (MMC). Esta opción puede resultar preferible por motivos

de seguridad o por compatibilidad con otras políticas de administración de red.

Puede crear cuentas nuevas con MMC o reutilizar las cuentas de dispositivo de SMARTsend si ya se han

creado. Si crea o modifica una cuenta de dispositivo con MMC,

debe modificar las opciones de la cuenta de

SMARTsend, en la página Administrar credenciales de cuenta de dispositivo, para que coincidan con las

credenciales del PC de SMARTsend. A continuación puede hacer clic en Aceptar o Aplicar para guardar

los cambios y volver a configurar los dispositivos con las credenciales de cuenta nuevas.

NOTA: Las versiones anteriores de SMARTsend no cuentan con la opción de creación automática de

cuentas de dispositivo. En SMARTsend 2.0 y posteriores, se crean automáticamente cuentas de

dispositivos de usuario local para cada protocolo posible en el PC de SMARTsend.

NOTA: Los dispositivos configurados a mano seguirán utilizando la cuenta de dispositivo empleada

durante la configuración manual. Consulte Configure este dispositivo manualmente en la página 4-21

para más información.

4-16 Configuración del sitio

Tenga presentes las siguientes recomendaciones si opta por crear cuentas de dispositivo

de forma manual:

 Se recomienda el empleo de cuentas de usuario local; cada cuenta debe eliminarse de la lista de

usuarios/grupos por motivos de seguridad adicional.

 En muchos casos pueden utilizarse cuentas de dominio, pero es posible que algunos dispositivos Xerox

antiguos no admitan esta función.

 No deben utilizarse cuentas de administrador para las cuentas de dispositivo.

 Si la seguridad no es una prioridad, puede utilizar una sola cuenta para todos los protocolos.

 Es preciso especificar un nombre de usuario y una clave para todas las cuentas.

 Si modifica la cuenta de algún dispositivo con Microsoft Management Console, debe realizar el cambio

correspondiente en la página Administrar credenciales de cuenta de dispositivo de SMARTsend.

 Si modifica la cuenta de algún dispositivo en SMARTsend, debe realizar el cambio correspondiente en

el PC de SMARTsend mediante Microsoft Management Console.

Consulte Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos en la página 2-13 para más

información.

Adición/actualización de dispositivos Xerox 4-17

Configuración de opciones de detección - Subredes

La página Configurar opciones de detección - Subredes permite agregar subredes a la configuración de

SMARTsend de detección de difusión de SMARTsend.

Adición de una subred

1 En la página Administrar dispositivos Xerox, haga clic en en el enlace Configurar opciones de

detección... > Subredes.

2 Introduzca una dirección IP válida para la subred de destino y la máscara de subred correspondiente.

3 Haga clic en Agregar. SMARTsend calcula la dirección de difusión correspondiente a la subred y la

agrega a la lista de Direcciones de difusión de subred.

Las direcciones de difusión de subred de la lista se buscan siempre que se utiliza la función Detectar ahora.

Eliminación de una subred

1 Haga clic en el elemento correspondiente de la lista Direcciones de difusión de subred.

2 Haga clic en Quitar.

Configuración de opciones de detección - Credenciales SNMP

La página Configurar opciones de detección - Credenciales SNMP permite introducir credenciales SNMP

adicionales que SMARTsend utilizará para la detección de dispositivos al hacer clic en el botón Detectar

ahora. Es preciso agregar credenciales SNMP si los dispositivos Xerox se han configurado con credenciales

SNMP no prefijadas. Las credenciales SNMP de SMARTsend deben coincidir con las credenciales de los

dispositivos que desea detectar con SMARTsend. Cuando se detecta un dispositivo con estas credenciales,

SMARTsend configura de forma automática el dispositivo con las opciones SNMP adecuadas.

En la página Administrar dispositivos Xerox, haga clic en en el enlace Configurar opciones de detección...

Credenciales SNMP para configurar las siguientes opciones SNMP:

SNMP v2c: permite introducir nombres de comunidad GET adicionales. Introduzca cada nombre en el

campo Nombre de comunidad GET y haga clic en el botón Agregar. Para eliminar un nombre de comunidad

existente, basta con seleccionar la casilla junto al nombre y hacer clic en el botón Quitar que aparece bajo la

lista.

SNMP v3: permite introducir credenciales para una cuenta SNMP v3 adicionales. Introduzca los nombres

de usuario en el campo Nombre de usuario, junto con las claves correspondientes de autenticación y

privacidad, y haga clic en el botón Agregar. Para eliminar una cuenta existente, basta con seleccionar la

casilla junto al nombre de cuenta y hacer clic en el botón Quitar que aparece bajo la lista.

NOTA: Las opciones de SNMP v3 no aparecen si SNMP v3 no está activado en SMARTsend.

En la Página principal de administración, haga clic en la opción Prefijados de configuración de

dispositivos... de la sección Administrar dispositivos Xerox.

Consulte Modificación de la configuración de

dispositivos en la página 4-18 para más información.

4-18 Configuración del sitio

Modificación de la configuración de dispositivos

Editar prefijados de configuración de dispositivos permite personalizar y modificar las prioridades de las

opciones que SMARTsend utiliza para configurar dispositivos. Para acceder a esta página, abra la página

Administrar dispositivos Xerox y haga clic en el enlace Editar prefijados de configuración de dispositivos...

del panel izquierdo.

Si es preciso puede modificar estas opciones para cada dispositivo individual; para hacerlo, modifique las

Propiedades del dispositivo, a las que se accede desde la página Administrar dispositivos Xerox mediante el

icono Propiedades de dispositivo .

Protocolos de transferencia de datos

Las opciones de Protocolo de transferencia de datos definen los protocolos que pueden emplearse para

transmitir datos entre el PC de SMARTsend y los dispositivos multifunción Xerox. Los protocolos admitidos

deben estar activados en SMARTsend para poder utilizarlos durante la configuración de dispositivos.

CONSEJO: Confirme que los puertos requeridos por los protocolos no están bloqueados (realice un filtrado

en un conmutador, enrutador o servidor de seguridad).

Consulte Configuración de puertos TCP/IP en la

página 2-30 para más información.

Activado

El cuadro de selección Activado enumera los protocolos que admite SMARTsend. Marque las casillas para

activar los protocolos admitidos en los dispositivos multifunción Xerox y en el PC de la aplicación.

 FTP: utilícelo para una transferencia de datos más rápida y compatibilidad con todos los dispositivos.

El protocolo de archivado FTP es el valor predeterminado. Tenga presente que el servicio FTP IIS ha de

estar activado y en funcionamiento en el PC de SMARTsend si se utiliza el archivado FTP.

Consulte

Instalación y configuración de IIS / FTP en la página 2-10.

 SMB: utilícelo para una transferencia de datos más segura. Si se selecciona SMB y el dispositivo no

admite este protocolo (o no lo tiene configurado), se utilizará un protocolo alternativo, según el ajuste

de la opción Prioridad (vea a continuación).

 HTTP: utilícelo para una transferencia de datos más rápida. Puede que los dispositivos más antiguos no

admitan este protocolo.

 HTTPS: utilícelo para una transferencia de datos más segura. Puede que los dispositivos más antiguos

no admitan este protocolo.

NOTA: El cambio de estas opciones no afecta a los dispositivos que ya se hayan configurado.

NOTA: Si permite que administre las cuentas de los dispositivos empleados para archivado, en el PC de

SMARTsend se creará una cuenta por cada protocolo seleccionado.

NOTA: Si un dispositivo no admite SMB, HTTP o HTTPS, deberá agregar la compatibilidad con

FTP a IIS en el PC de SMARTsend. Si la compatibilidad con FTP se ha agregado a IIS después

de la instalación de SMARTsend, ejecute Agregar/quitar programas, seleccione SMARTsend,

haga clic en Cambiar, y después en Reparar para actualizar la aplicación. Consulte Instalación

y configuración de IIS / FTP en la página 2-10 del Capítulo 2, Preparación de la instalación.

Adición/actualización de dispositivos Xerox 4-19

Prioridad

La opción Prioridad permite definir las preferencias de configuración de los protocolos de transferencia de

datos. En principio, SMARTsend trata de configurar cada dispositivo con el protocolo que ocupa el primer

lugar de la lista. Si no está disponible, lo intenta con el siguiente, y así sucesivamente.

Para definir la prioridad de los protocolos de transferencia de datos, haga clic en un protocolo de la lista y

pulse los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para colocar los protocolos en la secuencia

deseada. Los elementos de la parte superior de la lista tienen la prioridad más alta.

Clave de administrador de dispositivo

La clave de administrador del dispositivo es una opción de seguridad adicional que afecta a la configuración

de los dispositivos. Todos los dispositivos Xerox se configuran con una clave de administrador que controla

el acceso a las opciones avanzadas de configuración del dispositivo. De forma prefijada, SMARTsend no

solicita esta clave al configurar los dispositivos. Si desea un nivel de seguridad superior, puede modificar la

opción prefijada para solicitar la validación de la Clave de administrador de dispositivo siempre que se

configuren dispositivos.

Valide la clave después de configurar el dispositivo: cuando se selecciona, SMARTsend valida la Clave

de administrador de dispositivo siempre que se intenta configurar un dispositivo Xerox.

Clave prefijada Admin / Confirmar clave Admin: cuando la opción de validación de claves está activa, es

preciso introducir y confirmar la Clave de administrador de dispositivo en los campos correspondientes.

la clave utilizada para la validación cuando se configura un dispositivo.

Opciones SNMP

Las Opciones SNMP prefijadas permiten configurar el modo en que SMARTsend se comunica con los

dispositivos multifunción Xerox durante la detección y configuración de dispositivos. Tenga presentes estos

puntos cuando ajuste las opciones SNMP:

 De forma prefijada, se utilizará SNMP v2c para la detección y configuración de dispositivos si no se ha

activado SNMP v3.

 Para utilizar SNMP v3 en la detección y configuración, es preciso activar la opción en la página Editar

prefijados de configuración de dispositivos; además, el administrador debe configurar cada dispositivo

para el uso de SNMP v3.

 Los dispositivos agregados de forma manual a la lista Dispositivos multifunción Xerox (mediante la

introducción de su nombre de host o dirección IP) se configuran con las credenciales de cuenta

prefijadas Nombres de comunidad SNMP v2c o SNMP v3 (si se admiten).

 Los dispositivos agregados de forma automática a la lista Dispositivos multifunción Xerox

(con la función Detectar ahora) se configuran con las credenciales SNMP obtenidas del dispositivo

el momento de la detección.

Prefijados de SNMP v2c

Los Nombres de comunidad SNMP (GET/SET) se utilizan al intercambiar información con dispositivos

mediante SNMP v2c. Generalmente, el nombre SNMP SET se utiliza para grabar o modificar valores en un

dispositivo. El nombre de comunidad SNMP GET suele utilizarse para recuperar valores de un dispositivo.

SMARTsend utiliza los nombres de comunidad SNMP para la autenticación durante la detección y

configuración de dispositivos. Los dispositivos que detecta SMARTsend utilizan el nombre GET con que

fueron detectados, y el nombre SET prefijado para su configuración. Los dispositivos agregados a mano

mediante sus direcciones IP o nombres de host utilizan los nombres GET y SET prefijados. Si los

dispositivos que se van a utilizar con SMARTsend tienen nombres GET/SET distintos de los valores

prefijados "public" y "private", debe introducir los nombres prefijados adecuados en SMARTsend, o bien

modificar los Nombres de comunidad SNMP de cada dispositivo individual, a través de la página de

propiedades del dispositivo.

4-20 Configuración del sitio

Activar SNMP v3

La activación de SNMP v3 en la página Editar prefijados de configuración de dispositivos hace de SNMP v3

el protocolo prefijado que SMARTsend utilizará para detectar y configurar dispositivos. Si algún dispositivo

no admite SNMP v3, SMARTsend cambiará a SNMP v2c.

Prefijados de SNMP v3

SNMP v3 precisa una cuenta que proporcione las credenciales necesarias para establecer comunicación

entre el dispositivo multifunción Xerox y la aplicación SMARTsend. Las opciones de configuración de

cuenta prefijadas de SMARTsend pueden definirse en la página Editar prefijados de configuración

dispositivos.

Tipo de cuenta

Esta opción permite seleccionar el tipo de cuenta SNMP v3 prefijada que utilizará SMARTsend. Estas

opciones deben coincidir con las de las cuentas SNMP v3 configuradas en los dispositivos Xerox que se

utilizarán con SMARTsend. Las opciones de configuración de cuenta cambiarán según el tipo de cuenta

elegido. Éstas son las opciones disponibles:

 Cuenta de cliente Xerox (prefijada): proporciona el acceso mínimo requerido para la configuración

del dispositivo en SMARTsend y los servicios de escaneado en red. Se recomienda el empleo de esta

opción con el Nombre de usuario y la Clave de la cuenta prefijada.

 Cuenta personalizada: ofrece un nivel adicional de seguridad administrativa. Las opciones de la

cuenta personalizada deben coincidir con las del dispositivo Xerox, que pueden configurarse a través de

las páginas web de Servicios de Internet del dispositivo para editar la cuenta de administrador de SNMP

v3. También puede configurarse otras cuentas personalizadas en los dispositivos Xerox mediante

herramientas de administración de dispositivos de otros fabricantes.

Es preciso configurar las siguientes credenciales cuando se activa una opción Cuenta personalizada

SNMP v3:

 Nombre de usuario: introduzca el nombre de usuario que coincida con el valor Nombre de usuario

de los dispositivos Xerox.

 Clave de autenticación y Clave de privacidad: introduzca las claves que coincidan con las de los

dispositivos Xerox.

Adición/actualización de dispositivos Xerox 4-21

Modificación de propiedades de dispositivos Xerox

Haga clic en el icono Propiedades de dispositivo para abrir la página Editar propiedades de dispositivo

Xerox. Este icono permite acceder a las propiedades de dispositivo que SMARTsend utiliza para la

comunicación, configuración y transferencia de datos. Las opciones incluyen:

Dispositivo seleccionado: ofrece información general que ayuda a identificar el dispositivo.

Configuración manual: ofrece un método de configuración manual de dispositivos para utilizarlos con

SMARTsend. Consulte

Configure este dispositivo manualmente, a continuación, para más información.

Propiedades de dispositivo: ofrece acceso a Opciones SNMP y Opciones de transferencia de datos

Las

opciones que aparecen en estos paneles pueden modificarse siempre que sea preciso. Consulte Opciones

SNMP en la página 4-19 para más información.

Haga clic en el botón Configurar de la parte inferior de la página para configurar los dispositivos

seleccionados con las propiedades seleccionadas en la página. Haga clic en Cancelar si no desea guardar

estas opciones.

Configure este dispositivo manualmente

SMARTsend ofrece la opción de configurar los dispositivos de forma manual a través de las páginas web

Servicios de Internet disponibles en los dispositivos multifunción Xerox. Puede utilizarse esta opción si la

configuración automática de SMARTsend no tiene éxito, o no está disponible debido a limitaciones del

dispositivo o a restricciones de SNMP.

Consulte Problemas de comunicación y configuración de

dispositivos en la página 7-6 para más información.

Para configurar un dispositivo Xerox de forma manual:

1 Haga clic en el enlace Agregar/actualizar dispositivos Xerox de la Página principal de administración.

2 Si es preciso, utilice la opción Detectar ahora o escriba la dirección IP o el nombre de host y haga clic en

el botón Agregar a lista para agregar el dispositivo a la lista Dispositivos multifunción Xerox.

3 Localice el dispositivo Xerox en la página Administrar dispositivos Xerox y haga clic en el icono

Propiedades de dispositivo correspondiente .

4 Marque la casilla de verificación Configure este dispositivo manualmente del panel Configuración

manual de la página Editar propiedades de dispositivo Xerox.

5 Ajuste los valores de Opciones de transferencia de datos, Posibilidades del dispositivo y Cuenta de

dispositivo de SMARTsend según sea preciso. Consulte

Configuración de propiedades de dispositivo

para obtener más información.

6 Haga clic en el botón Configurar de la parte inferior de la página Editar propiedades de

dispositivo

Xerox.

7 Haga clic en el botón Aceptar de la página Estado de configuración manual de dispositivos.

8 Aparece la página Instrucciones de configuración manual de dispositivos, donde se muestran las

opciones de escaneado que deben configurarse en el dispositivo. Haga clic en el botón Ver página web

de dispositivo para acceder a las páginas web de Servicios de Internet del dispositivo.

9 En la página principal de Servicios de Internet del dispositivo, seleccione Propiedades > Servicios >

Escaneado de red para configurar el Repositorio prefijado y Propiedades > Servicios > Escaneado de

red > Avanzado para configurar las opciones de Conjunto de plantillas del dispositivo. Estas opciones

deben coincidir con las opciones de SMARTsend que aparecen en la página Instrucciones de

configuración manual de dispositivos.

10 Cierre la página web de Servicios de Internet y haga clic en el botón Aceptar de la página Instrucciones

de configuración manual de dispositivos para terminar el proceso de configuración.

4-22 Configuración del sitio

Configuración de propiedades de dispositivo

Cuando se selecciona la opción Configure este dispositivo manualmente, las opciones de esta página

cambian para adaptarse a los requisitos del proceso de configuración manual del dispositivo. El proceso

requiere el ajuste de las siguientes propiedades del dispositivo:

Opciones de transferencia de datos: permite elegir el protocolo que se utilizará para la transferencia de

datos entre el dispositivo y el PC de SMARTsend. Las opciones de protocolo del dispositivo y del PC de

SMARTsend deben ser consistentes y compatibles.

Consulte Protocolos de transferencia de datos en la

página 4-18 para más información.

Posibilidades del dispositivo (Limitadas/Completas): permite elegir las posibilidades de escaneado del

dispositivo Xerox que trata de configurar. Elija la opción correspondiente a las posibilidades del dispositivo

Xerox, según las indicaciones de la siguiente tabla:

Asignar cuenta de dispositivo SMARTsend: permite definir la cuenta de red que el dispositivo utilizará

para la comunicación con el PC de SMARTsend. Si se configura uno o varios dispositivos de forma manual,

es preciso crear cuentas de dispositivo individuales en el PC de SMARTsend e introducir aquí el Nombres de

usuario.

Consulte Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos en la página 2-13 para más

información. Si la clave de la cuenta de SMARTsend asignada cambia, debe volver a esta página y hacer clic

en el botón Ver instrucciones de configuración para actualizar las credenciales de cuenta del dispositivo.

Atributos de escaneado Limitadas Completas

Límite de longitud de nombres de plantilla

11 caracteres 20 caracteres

Soporte de autenticación No admitido

Admitido

Soporte para archivado PDF No admitido

Admitido

Tabla 4-3: Opciones de posibilidades del dispositivo para configuración manual

NOTA: Consulte la documentación del sistema Xerox para averiguar si se admiten estos atributos de

escaneado. Si las opciones de Posibilidades del dispositivo de SMARTsend no coinciden con las del

propio dispositivo, SMARTsend no podrá limitar ni permitir de forma adecuada la publicación de flujos de

trabajo con los atributos correctos.

Configuración de opciones de Fax de Internet de PaperWare 4-23

Configuración de opciones de Fax de Internet de

PaperWare

Función de Edición profesional

La Edición profesional de SMARTsend ofrece la capacidad de utilizar cubiertas de PaperWare con

dispositivos que admiten el protocolo de Fax de Internet. Las funciones de Fax de Internet de PaperWare

admiten una mayor variedad de dispositivos de escaneado, así como muchas opciones exclusivas que

mejoran la facilidad de uso y la versatilidad de SMARTsend.

Para acceder a Opciones de Fax de Internet de PaperWare, en la página Opciones de PaperWare, haga clic en

el enlace Configurar opciones de Fax de Internet de PaperWare de la Página principal de administración.

Información del servidor

Escriba los nombres completos de DNS o las direcciones IP de los servidores de correo de entrada (POP3)

de correo de salida (SMTP) que utilizará SMARTsend para la compatibilidad con Fax de Internet. Estos

servidores pueden ser idénticos al servidor SMTP que SMARTsend utiliza para el escaneado a correo

electrónico.

Igual que el servidor de correo electrónico (SMTP): si se utiliza el mismo servidor SMTP para el correo

saliente de Fax de Internet y para las funciones de correo electrónico de SMARTsend, seleccione esta opción

para no tener que volver a introducir la información de servidor de correo saliente.

Intervalo de sondeo: introduzca la frecuencia con que se buscará correo entrante en el servidor POP3. De

forma prefijada, se conectará con el servidor POP3 cada 10 minutos.

Información de inicio de sesión POP3

Introduzca el nombre de usuario y la clave de la cuenta de correo electrónico POP3 dedicada que utilizará

SMARTsend para iniciar sesión y recoger correo del servidor POP3.

NOTA: SMARTsend requiere la creación de una cuenta de correo electrónico POP3 dedicada en el

servidor de correo de entrada (POP3) para la bandeja de entrada de Fax de Internet.

4-24 Configuración del sitio

Configuración de correo electrónico y libreta de

direcciones

El enlace Configurar correo electrónico y libreta de direcciones de la Página principal de administración le

permite configurar los valores de configuración del servidor SMTP y LDAP de SMARTsend. Dichos valores

son necesarios para activar funciones de SMARTsend como escanear a correo electrónico y enviar mensajes

de confirmación / notificación y las funciones de la libreta de direcciones integrada que permite a los

usuarios introducir parte de un nombre en los campos de texto SMARTsend que especifique direcciones de

correo electrónico como destinos de escaneado.

Cuando haya terminado de introducir la información de servidor de SMTP y LDAP, haga clic en Aplicar

para guardar las opciones o en Restablecer para descartar los cambios.

Configuración del servidor SMTP

SMARTsend utiliza el servidor SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) sólo para el correo saliente. Las

funciones de SMARTsend que requieren la configuración del servidor SMTP son, entre otras, el escaneado

destinos de correo electrónico, las confirmaciones de trabajos de escaneado, notificaciones de eventos

administrativos y la configuración de mensajes de pruebas. Estas funciones basadas en SMTP pueden

considerarse opcionales pero se recomiendan, y no funcionarán hasta que el servidor SMTP esté

debidamente configurado con SMARTsend.

Para configurar estos valores, escriba el nombre completo de DNS o la dirección IP del servidor SMTP y

haga clic en Prueba. Si SMARTsend consigue contactar con el servidor SMTP y enviar un mensaje de

prueba al administrador de SMARTsend, se muestra el estado Correcto. Si la prueba falla, es preciso

confirmar que la información de servidor y la dirección de correo electrónico introducida en Responder a

son correctas. Tenga presente también que las opciones de servidor de seguridad o antivirus pueden bloquear

el tráfico de red en el puerto 25, necesario para la comunicación SMTP. Si es preciso, modifique la

configuración del servidor de seguridad o el antivirus para permitir la comunicación a través del puerto 25 y

vuelva a realizar la prueba. Si la prueba falla tras haber confirmado estas opciones, verifique si el acceso al

servidor SMTP es correcto y funciona correctamente con otras aplicaciones, para determinar si el problema

reside en el propio servidor.

Configuración de firma de correo electrónico

Esta función permite editar la firma de correo electrónico que SMARTsend inserta en todos los mensajes de

escaneado a correo electrónico. Para recuperar la firma original, haga clic en Volver al valor prefijado del

sistema.

NOTA: El botón Prueba del servidor SMTP emplea la dirección de correo electrónico del administrador

de SMARTsend que se define en la página Configuración general (Página principal de administración >>

Configuración general >> Información de contacto del administrador). La prueba no concluirá con éxito si

no se introduce una dirección de correo electrónico válida en este campo.

Consulte Actualización de

datos de contacto del administrador en la página 4-35 para más información.

NOTA: Los servidores de correo pueden imponer limitaciones de tamaño de archivo y restringir la

cantidad de archivos individuales que pueden adjuntarse. Los trabajos de escanear a correo electrónico

de SMARTsend que excedan esta limitación producirán un error. El administrador del sitio debe

comunicar a los usuarios las limitaciones aplicables a los trabajos de escaneado a correo electrónico

SMARTsend.

Configuración de correo electrónico y libreta de direcciones 4-25

Configuración del servidor LDAP

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) es un valor de configuración opcional que sólo puede

aplicarse a la función de búsqueda de la libreta de direcciones integrada en SMARTsend. Al configurar esta

función, SMARTsend utiliza LDAP para obtener y confirmar información acerca de direcciones de correo

electrónico cuando un usuario introduce parte de un nombre en los campos de texto de SMARTsend que

especifica direcciones de correo electrónico como destinos de escaneado.

Para configurar SMARTsend para utilizar LDAP en la búsqueda de direcciones de correo electrónico, es

necesario introducir el nombre DNS completo o la dirección IP del servidor LDAP.

Autenticación de LDAP

Si el servidor LDAP requiere autenticación (cuando no admite acceso anónimo a directorios), también será

necesario introducir las credenciales para el servidor LDAP. Las credenciales son el nombre de cuenta y la

clave que el servidor LDAP requiere para la autenticación.

Después de introducir la información de configuración del servidor LDAP, haga clic en Prueba para

verificar la configuración. Si SMARTsend puede comunicarse con el servidor LDAP, aparece el estado de

Correcto. Si la prueba no tiene éxito, debería confirmar que el nombre del servidor LDAP y las credenciales

introducidas en SMARTsend coinciden con el nombre real del servidor y con las credenciales configuradas

en el servidor LDAP y, a continuación, volver a efectuar la prueba de configuración. Si la prueba sigue sin

ejecutarse de forma satisfactoria, debería comprobar el servidor LDAP para asegurarse de que está

correctamente configurado y que función con otras aplicaciones que usan LDAP.

Asignaciones de propiedades de LDAP

SMARTsend proporciona la asignación de propiedades de LDAP predeterminada para los atributos

Dirección de correo electrónico (mail), Nombre (cn) y ciudad (l). Estos valores predeterminados deberían

coincidir con los parámetros establecidos en la mayoría de servidores LDAP. Si su servidor LDAP emplea

unas asignaciones distintas, necesitará cambiar estas asignaciones de SMARTsend para que coincidan con

aquéllas establecidas en su servidor LDAP. Para obtener más asistencia, póngase en contacto con el

administrador del servidor LDAP.

4-26 Configuración del sitio

Publicación del flujo de trabajo Mi correo electrónico

El flujo de trabajo Mi correo electrónico se utiliza para enviar automáticamente por correo electrónico un

documento escaneado a la cuenta de correo del emisor. El emisor es cualquier usuario de SMARTsend que

se conecta a un dispositivo multifunción Xerox que admita autenticación o un usuario de SMARTsend cuyo

nombre aparezca en la cubierta de PaperWare (función de Edición profesional). El flujo de trabajo Mi correo

electrónico se crea automáticamente al instalar SMARTsend.

El flujo de trabajo Mi correo electrónico ofrece varias ventajas únicas:

 Permite a los usuarios escanear a sus propias cuentas de correo electrónico sin crear un flujo de trabajo.

 Un flujo de trabajo puede publicarse como una única plantilla o proporcionar capacidades de escaneado

a múltiples usuarios, en lugar de que cada usuario publique sus propias plantillas individuales de

escaneado a correo electrónico.

En la Página principal de administración, seleccione Publicar el flujo de trabajo Mi correo electrónico

para acceder a la página Publicar flujo de trabajo en dispositivo multifunción Xerox. A continuación, puede

configurar las Opciones de publicación, los Atributos de documentos y el Perfil de escaneado, así como

seleccionar el dispositivo o dispositivos en los que desea publicar el flujo de trabajo. Consulte los capítulos

3 y 4 de la Guía del usuario de SMARTsend para obtener información detallada acerca de la creación y

publicación de flujos de trabajo.

Una vez publicado el flujo de trabajo Mi correo electrónico, el enlace Publicar el flujo de trabajo Mi correo

electrónico de la Página principal de administración se sustituye por el enlace Ver la publicación Mi correo

electrónico. Este enlace abre la página Detalles de la publicación para Mi correo electrónico, que permite a

un administrador publicar el flujo de trabajo Mi correo electrónico en otros dispositivos.

NOTA: Esta función sólo está disponible para la publicación en dispositivos multifunción Xerox que

se hayan configurado para admitir autenticación. Si un dispositivo configurado para admitir

autenticación no ha sido agregado a SMARTsend, esta opción aparece en letras minúsculas de

color gris y tamaño pequeño para indicar que no puede seleccionarse.

NOTA: Para modificar los parámetros de publicación del flujo de trabajo Mi correo electrónico,

deberá borrar la publicación y, a continuación, volver a publicar el flujo de trabajo Mi correo

electrónico con los nuevos valores.

Programación de copias de seguridad 4-27

Programación de copias de seguridad

La función de copia de seguridad hace una copia de la configuración del registro, flujos de trabajo, base de

datos del dispositivo, base de datos de la cuenta, publicaciones, servicios disponibles, atributos de archivo,

credenciales de cuentas de servicio y configuración administrativa de SMARTsend en un conjunto de copias

de seguridad catalogadas por fecha y hora. No se incluyen los archivos y plantillas de programa, aunque

estas últimas pueden reconstruirse a parte de otros datos al ejecutar la Herramienta de restauración, aspecto

que se trata en el Capítulo 7, Utilidades de SMARTsend.

Copia de seguridad inmediata

Se recomienda hacer una copia de seguridad de la base de datos de SMARTsend inmediatamente antes de

realizar cambios importantes en el sistema o antes de desinstalar la aplicación. Haga clic en Iniciar copia de

seguridad en cualquier momento para iniciar la copia de seguridad inmediata de la entrada del registro y la

base de datos de SMARTsend. La copia de seguridad se realizará siempre que SMARTsend no esté en uso en

ese momento.

Programar una copia de seguridad

Programe la realización periódica y frecuente de copias de seguridad. La frecuencia de las copias de

seguridad de la base de datos de SMARTsend depende de factores como éstos:

 La frecuencia y el volumen de los cambios que realice en SMARTsend, como agregar dispositivos

nuevos, flujos de trabajo y publicaciones.

 Capacidad de almacenamiento disponible (espacio en el disco duro) del PC de SMARTsend.

El parámetro Intervalo de copia de seguridad permite elegir entre las siguientes programaciones de copia

seguridad:

 No hay copia de seguridad programada (no recomendado).

 Una vez. Realiza una copia de seguridad en la fecha y hora especificadas.

 Diariamente. Realiza una copia de seguridad cada 24 horas, a partir de la fecha y hora especificadas.

 Semanalmente. Realiza una copia de seguridad cada 7 días, a partir de la fecha y hora especificadas.

Utilice el reloj y calendario incorporados para asignar una fecha y una hora de inicio para una copia de

seguridad programada. Seleccione la hora en la que sea menos probable que el PC de SMARTsend se

encuentre en uso para evitar problemas de degradación del rendimiento. Cuando haya terminado de

configurar las opciones de copia de seguridad de la base de datos de SMARTsend, guarde la nueva

configuración de copia de seguridad e implemente la programación de la misma haciendo clic en Aplicar, o

bien descarte los cambios haciendo clic en Restablecer.

NOTA: Este proceso no sustituye la rutina de hacer una copia de seguridad del PC de SMARTsend

en un dispositivo de almacenamiento externo, como puede ser una unidad de cinta. Su finalidad

radica en registrar una instantánea de la instalación de SMARTsend mientras la base de datos no se

utiliza. El conjunto de copias de seguridad debe copiarse en un dispositivo de almacenamiento

externo como parte de la rutina de copias de seguridad periódicas del PC.

NOTA: Si el PC está desconectado durante la hora programada para realizar la copia de seguridad,

la copia de seguridad programada se llevará a cabo cuando el PC reanude su funcionamiento. Se

recomienda comprobar periódicamente el área Estado de copia de seguridad en la Página principal

de administración para confirmar que las copias de seguridad se han realizado con éxito.

4-28 Configuración del sitio

SMARTsend crea la siguiente carpeta para el almacenamiento de las copias de seguridad:

<unidad>:\Inetpub\wwwroot\SMARTsend\Data\Backup\

Los nombres de los archivos de copia de seguridad están basados en las siguientes convenciones

nomenclatura:

FreeFlow SMARTsend_<año_mes_día_horas_minutos_segundos>\<ID_copia_de_seguridad>.

La copia de seguridad se puede restaurar en el PC de SMARTsend por medio de la Herramienta de

restauración.

Consulte Herramienta de restauración en la página 8-11 del Capítulo 8, Utilidades de

SMARTsend para más información.

Configuración de servicios 4-29

Configuración de servicios

SMARTsend admite varios tipos diferentes de servicios que pueden configurarse como destinos de

escaneado. Dichos servicios incluyen redes y carpetas FTP, impresoras remotas, carpetas Web y URL, así

como varios repositorios de administración de documentos, como DocuShare, SharePoint Portal Server y

Domino. La mayoría de estos servicios se muestran como destinos de SMARTsend, los cuales se encuentran

a disponibilidad de los usuarios cuando estos crean flujos de trabajo. Otros servicios, como el

reconocimiento óptico de caracteres (OCR), proporcionan opciones de escaneado adicionales, como

los

tipos de archivos de salida disponibles al definir los flujos de trabajo.

A continuación, se enumeran los destinos de SMARTsend que presentan requisitos específicos de versión o

de configuración:

 Destinos de DocuShare versión 3.1, 4.0

 Destinos de Domino versión 5.x, 6.0

 Destinos de Domino.doc versión 3.1

 Destinos de carpetas NetWare 5.x, 6.x

 Las carpetas de red han de ser carpetas Microsoft/SMB

SMARTsend ofrece también componentes opcionales que pueden instalarse por separado. En la actualidad

se admiten los siguientes componentes opcionales:

 TrueMatch

 Documentum versión 5.2

 Hummingbird versión 5.1.0.5

 Interwoven WorkSite versión 8.

 LiveLink versión 9.5.0

Los administradores de SMARTsend tiene la opción de especificar qué servicios están a disposición de los

usuarios. Por ejemplo, si su organización no admite repositorios de Domino.doc, debería desactivar el

servicio Dominio.doc en SMARTsend para evitar confusión y mejorar el rendimiento de las aplicaciones.

desactivar un servicio en la página Configurar opciones de servicio, se elimina el destino correspondiente

en la página Destinos de documentos del Explorador de flujos de trabajo >.

NOTA: Algunos destinos de flujo de trabajo de SMARTsend requieren la instalación de un cliente u

otro software en el PC de SMARTsend.

Consulte Requisitos y restricciones adicionales de

configuración de servicios en la página 4-33 para más información.

4-30 Configuración del sitio

Configuración de opciones de servicios

La página Configurar opciones de servicio le permite configurar los siguientes servicios y determinadas

opciones relacionadas con servicios:

Servicios de SMARTsend Descripción Opciones de configuración

TrueMatch Creación y administración de flujos

de trabajo de búsqueda que

permiten localizar documentos

almacenados en repositorios

DocuShare y SharePoint Portal

Server.

NOTA: Este componente es

opcional.

 Número máximo de

documentos que el usuario

puede tratar de localizar.

 Intervalo de búsqueda máximo

(en minutos).

 Tamaño máximo de recupera-

ción de archivos (en MB).

Documentum Escanear en destinos de

Documentum

NOTA: Éste es un componente

opcional que puede adquirirse

Xerox.

 Activar/Desactivar

DocuShare Escanear en destinos de DocuShare  Activar/Desactivar

Domino Escanear en destinos de Domino  Activar/Desactivar

 XML de configuración de

metadatos

Domino.Doc Escanear en destinos de

Domino.doc

 Activar/Desactivar

Conexión de aplicación externa Escanear a aplicaciones de otros

fabricantes a través de la interfaz

de línea de comandos o de un

lenguaje de scripts.

 Activar/Desactivar

FTP Escanear en destinos de FTP  Activar/Desactivar

 Activar la compatibilidad de

campo de atributos del

documento (Sí/No)

 Activar soporte de exportación

de historial de trabajos (Sí/No)

Hummingbird Escanear en destinos de

Hummingbird

NOTA: Éste es un componente

opcional que puede adquirirse

Xerox.

 Activar/Desactivar

 Nombre de usuario

 Clave

 Nombre de dominio

Interwoven Escanear en destinos de

Interwoven

NOTA: Éste es un componente

opcional que puede adquirirse

Xerox.

 Activar/Desactivar

Tabla 4-4: Opciones de configuración de servicio de SMARTsend

Configuración de servicios 4-31

Carpeta Web de Microsoft

Exchange 2000

Escanear en destinos de Carpeta

Web de Microsoft Exchange 2000

 Activar/Desactivar

Microsoft SharePoint Portal

Server 2001

Escanear en destinos de Microsoft

SharePoint Portal Server 2001

 Activar/Desactivar

Microsoft SharePoint Portal

Server 2003

Escanear en destinos de Microsoft

SharePoint Portal Server 2003

 Activar/Desactivar

Carpeta NetWare Escanear en destinos de carpeta

Novell NetWare

 Activar/Desactivar

 Activar la compatibilidad

campo de atributos del

documento (Sí/No)

Carpeta de red Escanear en destinos de carpeta

red

 Activar/Desactivar

 Activar la compatibilidad

campo de atributos del

documento (Sí/No)

 Activar soporte de exportación

de historial de trabajos (Sí/No)

OCR

(Función de Edición

profesional)

Configura las funciones de

reconocimiento óptico de

caracteres (OCR). Otros tipos de

archivo pasan a estar disponibles

en la página Nombre y tipo de

documento de SMARTsend al

activar el servicio OCR.

 Activar/Desactivar

 Idioma prefijado del

documento de origen

 Tipo de archivo de salida

prefijado

 Número máximo de tareas de

OCR que pueden procesarse

simultáneamente

Impresora remota Escanear a impresora remota:

escanea un documento y lo

imprime en la impresora

especificada en el flujo de trabajo.

 Activar/Desactivar

Servicio de escaneado a URL Permite a los usuarios enviar

documentos escaneados a un sitio

URL utilizando el método 'PUT' de

http. Es necesario proporcionar las

credenciales de usuario para la

autenticación antes del envío

del

documento.

 Activar/Desactivar

Servicios de SMARTsend Descripción Opciones de configuración

Tabla 4-4: Opciones de configuración de servicio de SMARTsend

4-32 Configuración del sitio

Configuración de un servicio

Para configurar un servicio:

1 Haga clic en Configurar opciones de servicio en la Página principal de administración. Aparece la

página Configurar opciones de servicio.

2 Inicialmente todos los servicios están activados. Para cambiar el estado de un servicio, haga clic en su

enlace Editar.

3 Marque o quite la marca de la casilla de verificación Activado.

4 Algunos servicios muestras otras opciones debajo de la lista de servicios. Modifique dichas opciones

para adecuarlas a las necesidades de su organización. Consulte

Tabla 4-4 y Descripciones de las

opciones de servicio en la página 4-32 para más información.

5 Haga clic en Aplicar para guardar las opciones o en Cancelar para descartarlas.

6 Cuando haya terminado de configurar las opciones de servicio, haga clic en el enlace Inicio situado en

la parte superior izquierda de la página.

Descripciones de las opciones de servicio

XML de configuración de metadatos: esta característica está concebida exclusivamente para integradores

de sistemas Domino.

Activar la compatibilidad de campo de atributos del documento: esta característica le permite configurar

la compatibilidad con metadatos para determinados servicios.

Activar soporte de exportación de historial de trabajos: esta característica está concebida para usuarios

avanzados e integradores de sistemas. Cuando se utiliza con destinos FTP y Carpeta de red, ofrece la

capacidad de exportar y personalizar historiales de trabajos de SMARTsend.

Consulte Apéndice A: Soporte

de exportación de historial de trabajos en la página 4-43 para más información.

Idioma prefijado del documento de origen: idioma preferente al utilizar el reconocimiento óptico de

caracteres (OCR).

Tipo de archivo de salida prefijado: tipo de archivo de salida prefijado al utilizar OCR.

Número máximo de tareas de OCR que pueden procesarse simultáneamente: este parámetro establece

los límites de procesamiento simultáneo de tareas de OCR. El procesamiento simultánea de múltiples tareas

puede tener un efecto negativo en el rendimiento del sitio.

Nombre de usuario, Clave, Nombre de dominio: algunos servicios requieren una cuenta de usuario de

Windows válida para la función de autenticación y la comunicación entre el PC de SMARTsend y el de

destino Si aparecen estos campos para un servicio determinado, deben configurarse de forma adecuada para

que el servicio funcione.

NOTA: Los tipos de formato de archivo "PDF, puede buscarse texto" y "Otro" requieren que se

configure y active el servicio OCR. Cuando el servicio OCR está desactivado, estos tipos de

archivos no estarán disponibles en la página Atributos de documentos de SMARTsend. Si el servicio

OCR está desactivado, se eliminarán todos los flujos de trabajo creados previamente que utilicen

estos formatos de archivo.

Configuración de servicios 4-33

Requisitos y restricciones adicionales de configuración de servicios

 Algunos servicios de SMARTsend requieren la instalación de un cliente u otro software en el PC de

SMARTsend para que sus características puedan funcionar adecuadamente.

Consulte Requisitos

adicionales para destinos en la página 2-19 para más información.

 El servidor Domino.doc no admite determinadas entradas de valores de atributos de documentos

(metadatos) a través de la interfaz del usuario del dispositivo. El servidor no procesará entradas que

requieran que el usuario realice una selección en una lista desplegable.

 Los destinos Interwoven WorkSite (componente opcional) no admiten la introducción de los atributos

de documentos (metadatos) en formato de de texto libre. Los valores de metadatos para los campos

personalizados se limitan al juego predefinido de valores que establece el administrador de WorkSite.

 El servicio Conexión de aplicación externa está concebido para usuarios avanzados e integradores de

sistemas. Un usuario debe tener privilegios de administrador en el PC de SMARTsend para crear o

editar flujos de trabajo cuyos destinos sean aplicaciones externas.

Consulte Apéndice B: Conexión de

aplicación externa en la página 4-44 para más información.

 Consulte el Capítulo 7, Solución de problemas para obtener más información acerca de problemas

relacionados con los servicios de SMARTsend.

4-34 Configuración del sitio

Administración de la cuenta de aplicación

Al instalar SMARTsend, el programa de instalación crea una Cuenta de aplicación como cuenta local de

Windows que recibe el nombre de FF_SMARTSEND_USER. Las credenciales de la Cuenta de aplicación se

administran automáticamente en el PC de SMARTsend y en Usuarios y grupos locales. El nombre de la

cuenta no se puede cambiar.

Consulte Autenticación de SMARTsend en la página 9-12 para más información.

Cambio de la clave de la Cuenta de aplicación

Si es necesario, se puede cambiar la clave de la cuenta a través de SMARTsend empleando el siguiente

procedimiento.

Para cambiar la clave de la Cuenta de aplicación:

1 Seleccione Administrar cuenta de la aplicación en la Página principal de administración. Aparece el

cuadro de diálogo Administrar credenciales de la cuenta de aplicación.

2 Introduzca la nueva clave y la confirmación de ésta.

3 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

PRECAUCIÓN: No elimine la Cuenta de aplicación ni modifique las credenciales de la cuenta utilizando la

Consola de administración de Microsoft (Microsoft Management Console, MMC). Si se borra la cuenta,

deberá reiniciarse el PC para restablecer la Cuenta de aplicación. Si se modifican las credenciales de la

cuenta utilizando MMC, éstas deberán cambiarse también en SMARTsend.

NOTA: Es posible que se le pida que introduzca sus credenciales para el PC de SMARTsend al cambiar

la clave de la cuenta de aplicación. Deben utilizarse las mismas credenciales que se utilizaron para iniciar

la sesión de SMARTsend. Si facilita unas credenciales distintas, es posible que tenga que borrar las

copias en caché de su navegador para poder continuar.

Opciones de configuración generales 4-35

Opciones de configuración generales

Los enlaces de Configuración general están situados en la parte inferior izquierda de la Página principal de

administración. Dichos enlaces proporcionan acceso a las páginas Configuración general y Valores

prefijados de flujo de trabajo.

Actualización de datos de contacto del administrador

Este enlace se utiliza para introducir y actualizar el nombre, número de teléfono y dirección de correo

electrónico del administrador de SMARTsend. Esta entrada debería identificar a la persona encargada de la

administración y asistencia de los sitios de SMARTsend. Esta información aparece en las notas sobre

confirmación de trabajo, mensajes de error y otras comunicaciones entre SMARTsend y sus usuarios.

La dirección de correo electrónico "Responder a" es la dirección que se indicará en los mensajes de

confirmación y notificación de trabajos que SMARTsend envía a los usuarios. Si prefiere utilizar una

dirección de correo electrónico a la que los usuarios puedan responder, introduzca la dirección completa en

el campo Dirección "Responder a".

Si no es preciso proporcionar a los usuarios de SMARTsend la capacidad de responder a los mensajes de

confirmación y notificación de SMARTsend, puede utilizar el valor prefijado que ofrece SMARTsend. De

forma prefijada, SMARTsend agrega el nombre de dominio del servidor SMTP a la dirección de correo

electrónico que genera. Por ejemplo, en una empresa llamada "Miempresa", la dirección de respuesta sería

SMARTsend@miempresa.com.

Elección de esquema de control de errores

SMARTsend registra automáticamente los errores que se producen en el sistema. Para notificar al

administración sobre los errores a través de correo electrónico, seleccione la opción Registrar todos los

errores de sistema y enviar mensaje al administrador. Para estas notificaciones, se utilizará la dirección

de correo electrónico especificada para la información de contacto del administrador.

Revisión de los valores prefijados de publicación/flujo de trabajo

Los valores prefijados de publicación y de flujo de trabajo establecen los valores prefijados de sistema de

SMARTsend para cada usuario que cree un flujo de trabajo. Haga clic en estos enlaces para acceder a la

página Valores prefijados de flujo de trabajo y publicación.

NOTA: Si el servidor SMTP utilizado requiere una dirección con formato correcto o válida (nombre de

cuenta@dominio/nombre de host), es preciso introducirla en el campo de dirección Responder a.

Consulte Configuración del servidor SMTP en la página 4-24 para más información.

4-36 Configuración del sitio

Opciones prefijadas de flujo de trabajo

Acceso al flujo de trabajo

SMARTsend designa al creador de un flujo de trabajo como su propietario. Los propietarios de los flujos de

trabajo tienen plena capacidad para ver, copiar, modificar, publicar, utilizar y suprimir sus flujos de trabajo.

La opción Acceso al flujo de trabajo determina qué tipos de privilegios tienen otros usuarios de SMARTsend

en relación a los flujos de trabajo que no han creado.

 Seleccione Público para que SMARTsend permita que todos los usuarios puedan ver, copiar, publicar y

utilizar los nuevos flujos de trabajo.

 Seleccione Privado para limitar el acceso a los flujos de trabajo a los propietarios de los mismos.

 Sólo los propietarios de los flujos de trabajo privados podrán ver, copiar, modificar y publicar

dichos flujos de trabajo, así como utilizarlos con dispositivos que admitan autenticación.

 Sólo debería seleccionarse la opción Privado como nivel de acceso prefijado si los dispositivos de

escaneado que gestiona SMARTsend tienen activada la autenticación y pertenecen al mismo

dominio que el PC de SMARTsend o a un dominio de confianza. La opción Privado también puede

seleccionar cuando se utilizan cubiertas de PaperWare.

Sólo los propietarios del flujo de trabajo pueden modificarlo, independientemente de sus privilegios de

acceso. Los administradores pueden suprimir cualquier flujo de trabajo desde la página Administrar

flujos de trabajo, independientemente de los privilegios de acceso que tengan.

Confirmación de trabajo

Seleccione una opción prefijada de informe de estado del trabajo de entre las que figuran en la tabla

NOTA: En el caso de los flujos de trabajo privados, los usuarios que tienen acceso a los dispositivos

y que no son los propietarios de un flujo de trabajo privado pueden seleccionar una plantilla privada

en el dispositivo e intentar escanear un trabajo. Al principio, parecerá que el trabajo comienza a

procesarse, pero acabará produciéndose un error cuando la información de cuenta del dispositivo se

compare con la información de cuenta del flujo de trabajo privado en el PC de SMARTsend. El fallo

se notificará en el informe Confirmación del trabajo (si está activado), pero no se mostrará indicación

alguna del error en la interfaz de usuario del dispositivo.

Opción Explicación

No confirmar el trabajo SMARTsend no comunica el estado de un trabajo.

Correo electrónico del propietario del flujo de trabajo SMARTsend comunica el estado del trabajo a la dirección

de correo electrónico del propietario del flujo de trabajo.

Resulta apropiado para trabajos públicos o privados.

Correo electrónico del usuario del flujo de trabajo SMARTsend comunica el estado del trabajo a la dirección

de correo electrónico del emisor del trabajo de escaneado.

Apropiado para trabajos públicos, pero sólo si se emplean

dispositivos que admitan autenticación.

Confirmación impresa

(opción no admitida en dispositivos de Fax de Internet)

SMARTsend confirma el estado de un trabajo y

determinados detalles imprimiendo un informe de estado

en el dispositivo que contiene la plantilla publicada.

Tenga presente que el informe de confirmación puede

contener datos privados. Utilice la confirmación mediante

correo electrónico si la seguridad de los datos es un

motivo de preocupación.

Tabla 4-5: Opciones de confirmación de trabajos de SMARTsend

Opciones de configuración generales 4-37

Valores prefijados de publicación

Perfil de escaneado

La opción Perfil de escaneado define las características básicas del documento impreso que se va a escanear

con SMARTsend. El Perfil de escaneado sólo es aplicable cuando se escanea desde un dispositivo

multifunción Xerox. Seleccione el tipo de documento de entrada prefijado de entre los que figuran en la

tabla siguiente:

Seleccione una opción predeterminada que probablemente resulte ser el formato utilizado con más

frecuencia en su organización.

Permitir que las publicaciones del flujo de trabajo no caduquen

Al seleccionar esta opción, el usuario tendrá la posibilidad de establecer el plazo de caducidad de la

publicación del flujo de trabajo en "No caduca" cuando publica un flujo de trabajo. Este valor puede tener

consecuencias en la administración de las publicaciones. Por ejemplo, cuando las publicaciones caducan,

eliminan automáticamente del PC de SMARTsend y las plantillas correspondientes se suprimen de los

dispositivos donde residen. Si las publicaciones no expiran, más adelante podría resultar necesario un

trabajo de administración considerable en el caso de que el número de publicaciones terminase siendo

excesivo. En esta situación, el administrador tendría que revisar y eliminar las publicaciones manualmente

través de la página Administrar flujos de trabajo.

Documento comercial en blanco y negro a una cara

(predeterminado)

Documento comercial en color a una cara

Documento comercial en blanco y negro a dos caras

Documento comercial en color a dos caras

Fotografía en blanco y negro

Fotografía en color

Tabla 4-6: Perfiles de escaneado de SMARTsend

4-38 Configuración del sitio

Tipo de documento

La opción Tipo documento permite al administrador configurar el tipo y formato de archivo prefijado que

asigna a los flujos de trabajo. Seleccione el tipo de archivo y formato prefijado de entre las siguientes

opciones:

Tipo de documento Formatos de archivo de salida Consideraciones

PDF, sólo imagen PDF, sólo imagen

PDF, sólo imagen - Conservar imagen de

origen de escaneado

 Admitido en la mayoría de

plataformas.

 Puede archivarse en todos los

repositorios de SMARTsend.

 Muchas opciones de compresión.

 Excelente equilibrio entre

opciones de portabilidad,

compatibilidad y compresión.

 Puede que algunas herramientas

de digitalización no admitan el

formato PDF.

PDF, puede buscarse texto

(función de Edición

profesional)

PDF

PDF con sustitutos de imagen

PDF con imagen en texto

PDF con imagen en texto - Conservar imagen

de origen de escaneado

 Todo lo anterior más

compatibilidad con OCR.

 Se puede buscar texto en el

documento.

 Se puede copiar texto del

documento.

 Requiere procesamiento

adicional.

 Posible pérdida de información

durante el procesamiento.

JFIF JPEG  Cada página se guarda como un

documento.

 Formato de imagen admitido

ampliamente.

 Excelente para imágenes en color.

 El único formato de compresión

admitido es JPEG.

 Los documentos de texto pueden

presentar "ruido".

 Algunos repositorios no admiten

archivos de una sola página.

 No compatible con OCR.

TIFF de una página TIFF 6.0 de una página

TIFF 6.0 TTN2 de una página

 Cada página se guarda como un

documento.

 Formato de imagen admitido

ampliamente.

 Rango limitado de opciones de

compresión.

 Algunos repositorios no admiten

este formato.

 No compatible con OCR.

Tabla 4-7: Tipos y formatos de archivo de salida de SMARTsend

Opciones de configuración generales 4-39

Propiedades de tipo de documento

SMARTsend admite una variedad de tipos de documento, muchos de los cuales pueden configurarse para

optimizar las opciones prefijadas que influyen en la selección de los formatos de archivo, el rendimiento y la

calidad de imagen. Para acceder a estas opciones, haga clic en el botón Tipo de documento > Propiedades

de la página Valores prefijados de flujo de trabajo.

Formato

Las selecciones de formato archivo varían de un tipo de documento a otro. Los tipos y formatos de

documento de salida admitidos se enumeran en la

Tabla 4-7. Cuando se elige un formato, las opciones

disponibles en Propiedades de tipo de documento varían de acuerdo con la elección.

Opciones de optimización de imagen y OCR

Algunos tipos de documento, como PDF, cuentan con opciones de optimización y compresión de imágenes

que puede configurarse en SMARTsend. Cuando se utiliza OCR (función de Edición profesional), se ofrecen

opciones adicionales para optimizar el proceso y la calidad del reconocimiento OCR. El administrador del

sistema SMARTsend puede configurar los valores prefijados de estas opciones, que también puede ajustar

cada usuario de SMARTsend durante la publicación de flujos de trabajo.

Consulte Formato y propiedades de documento en la página 3-27 en la Guía del usuario de SMARTsend

para obtener información adicional.

TIFF multipágina TIFF 6.0 de varias páginas

TIFF 6.0 TTN2 multipágina

TIFF multipágina - Conservar imagen de

origen de escaneado

 Cada página se guarda como un

documento.

 Formato de imagen admitido

ampliamente.

 Rango limitado de opciones de

compresión.

 Puede archivarse en todos los

repositorios de SMARTsend.

 No compatible con OCR.

Tipo de documento original El formato de archivo se determina en el

momento de escanear. Algunos dispositivos

permiten elegir un formato en la interfaz de

usuario del dispositivo; otros pueden limitar

la elección a un formato específico.

 Pérdida de información mínima.

 No compatible con OCR.

 El formato de archivo se

determina al escanear y puede

variar de un dispositivo a otro.

Otro - Formatos OCR

(función de Edición

profesional)

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)

Texto, estándar (*.txt)

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)

Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)

Microsoft Publisher 98 (*.rtf)

Texto ASCII, con formato (*.txt)

Texto ASCII, estándar (*.txt)

Texto ASCII, estándar Ex (*.txt)

Rich Text Format (*.rtf)

RTF Word 2000 (*.rtf)

RTF Word 6.0/95 (*.rtf)

RTF Word 97 (*.rtf)

Texto, inteligente (*.txt)

Texto, sin formato (*.txt)

Texto, común (*.txt)

Texto, delimitado por comas (*.csv)

Texto, delimitado por tabuladores (*.txt)

WordPad (*.rtf)

 Admite gran variedad de

formatos OCR/basados en texto.

 Requiere tiempo de

procesamiento adicional.

 No se conservan los datos de

imagen original (puede incluir

imágenes incrustadas).

Tipo de documento Formatos de archivo de salida Consideraciones

Tabla 4-7: Tipos y formatos de archivo de salida de SMARTsend

4-40 Configuración del sitio

Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare

Función de Edición profesional

Si se configuran correctamente, los PCs de SMARTsend pueden reenviar cubiertas de PaperWare al PC de

SMARTsend o FlowPort utilizado para crear una cubierta PaperWare y el flujo de trabajo donde se publicó.

Cada PC de SMARTsend puede configurarse además para recibir y procesar formularios PaperWare

reenviados desde otros PCs de SMARTsend y los dispositivos de escaneado de cuya administración se

encargan. Estas opciones ofrecen una flexibilidad y sencillez de uso sin precedentes, ya que permiten a los

usuarios emplear sus cubiertas de PaperWare de forma intercambiable entre cualquier dispositivo

multifunción o de Fax de Internet de Xerox.

SMARTsend ofrece varias opciones que permiten configurar el modo de procesar los formularios PaperWare

en entornos que cuenten con más de un PC de SMARTsend, así como en aquellos entornos combinados

donde también se utilicen servidores FlowPort de Xerox. Estas funciones ofrecen una mayor capacidad de

interactuación y ampliación, y permiten a SMARTsend trabajar con dispositivos y PCs adicionales sin

interrupciones.

Reenvío de formularios PaperWare

El PC de SMARTsend debe configurarse para reenviar los formularios PaperWare a otros equipos. Si un

usuario escanea un trabajo con una cubierta PaperWare creada en otro PC de SMARTsend o FlowPort, el

trabajo producirá un fallo y se imprimirá un mensaje de error en el dispositivo de escaneado si el PC no se ha

configurado para el reenvío de formularios PaperWare.

Recepción de formularios PaperWare reenviados

El PC de SMARTsend debe configurarse para recibir y procesar formularios PaperWare reenviados desde

otro PC de SMARTsend. Los trabajos de escaneado producirán un fallo y se imprimirá un mensaje de error

en el dispositivo donde se originó el escaneado si el PC de origen no está configurado para recibir

formularios PaperWare de otros equipos.

Activación de reenvío y recepción de formularios PaperWare

Para activar el reenvío y la recepción de formularios PaperWare:

1 Abra la Página principal de administración de SMARTsend.

2 Baje hasta la sección Opciones generales y seleccione el enlace Opciones de reenvío de formularios

PaperWare. Aparece la página Opciones de PaperWare.

3 Seleccione la opción Reenvíe un formulario PaperWare al PC en el que se publicó. Si procede,

seleccione la opción Procesar formularios PaperWare reenviados de otros PCs.

Deberá seleccionar también un protocolo de reenvío. Consulte Protocolo de reenvío usado para formularios

publicados en este PC, a continuación, para más información.

Opciones de configuración generales 4-41

Protocolo de reenvío usado para formularios publicados en este PC

SMARTsend puede utilizar los protocolos HTTP o HTTPS para reenviar formularios PaperWare a otros

PCs. La opción prefijada es HTTP, que ofrece un procesamiento más rápido de los trabajos. HTTPS

proporciona mayor seguridad que HTTP, pero precisa la instalación de un certificado de seguridad en el PC

de SMARTsend. SMARTsend no permite seleccionar el protocolo HTTPS a menos que se haya configurado

un certificado de seguridad en el PC de SMARTsend.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando utilice las opciones de reenvío de formularios PaperWare:

 DNS debe estar bien configurado en los PCs de envío y recepción. El reenvío de trabajos producirá un

error y aparecerá un mensaje de error si el PC receptor no cuenta con una dirección DNS.

Consulte

Comprobación de la configuración DNS del PC de SMARTsend en la página 2-8 para más información.

 El reenvío con HTTP no funcionará si el PC receptor sólo se ha configurado para HTTPS. Consulte

Configuración segura de sitio web en la página 9-3 para más información.

 Se admiten formularios FlowPort creados con la versión 2.2.1.88 o posterior.

 Puesto que los servidores FlowPort no admiten historiales de trabajos ni información de dispositivos,

esta información sólo se envía a los PCs de SMARTsend. En consecuencia, no pueden imprimirse hojas

de confirmación en los dispositivos de escaneado bajo control de servidores FlowPort.

 Si se utiliza un PC de SMARTsend para reenviar un trabajo a un servidor FlowPort, las opciones de

imagen se convierten a opciones de color/escala de grises de TIFF binario. FlowPort no admite

opciones PDF.

 Si se restaura el PC de SMARTsend con una copia de seguridad creada con una versión antigua de

SMARTsend (anterior a 2.0), las opciones de reenvío de formularios PaperWare volverán a adoptar los

valores prefijados.

NOTA: Si se modifica el protocolo tras la publicación de los formularios PaperWare, las cubiertas de

PaperWare existentes no se actualizan para utilizar el protocolo nuevo. Cuando esto sucede, es preciso

eliminar las publicaciones anticuadas y volver a publicarlas con las opciones nuevas. Además, si se utiliza

el protocolo HTTPS y el certificado de seguridad se elimina más adelante del PC de SMARTsend, éste no

podrá reenviar los formularios y el usuario recibirá una notificación de error. Será preciso instalar un

certificado de seguridad nuevo para recibir formularios reenviados con HTTPS.

4-42 Configuración del sitio

Pasos siguientes

Los siguientes pasos están recomendados después de configurar el sitio de SMARTsend:

 Haga clic en el enlace Sitio de usuario en la parte superior derecha de la Página principal de adminis-

tración para crear y publicar flujos de trabajo. Se recomienda expresamente a los administradores que

creen, publiquen y prueben al menos un flujo de trabajo público para cada destino admitido. En el caso

de los flujos de trabajo privados, las funciones de cubiertas de PaperWare o reconocimiento óptico de

caracteres (OCR) también están admitidas, por lo que dichas opciones también deberían probarse.

 Consulte la Guía del usuario de SMARTsend para obtener más información acerca de la Página

principal de usuario y de cómo utilizar SMARTsend. Los enlaces a la documentación se encuentran en

los paneles de la derecha de las páginas de inicio de usuario y de administración.

 Para obtener información acerca de la administración y mantenimiento del sitio, continúe en Capítulo 5,

Administración del sitio.

Apéndice A: Soporte de exportación de historial de trabajos 4-43

Apéndice A: Soporte de exportación de historial de

trabajos

Si el administrador del sistema de SMARTsend activa la función de exportación del historial de trabajos, el

usuario puede exportar el historial de trabajos del dispositivo a destinos FTP y Carpeta de red para utilizarlo

con aplicaciones siguientes en las que pueda ser de utilidad.

Consulte Configuración de servicios en la

página 4-29 para más información sobre la activación de la función de exportación del historial de trabajos.

esta característica permite además a otros integrados agregar información de servicio personalizada a la

plantilla mediante un lenguaje de plantilla de trabajos (JTL) adecuado. Esta información se adjunta al

historial de trabajos del dispositivo, que se exporta a su vez a una ubicación FTP o Carpeta de red junto con

las imágenes escaneadas.

Esta función sólo está disponible para destinos de tipo FTP o carpeta de red. Los flujos de trabajo definidos

con estos destinos y publicados como plantillas o como cubiertas de PaperWare admiten la exportación del

historial de trabajos.

Para agregar un destino FTP o Carpeta de red que admita la exportación del historial de trabajos:

1 Abra una ventana del explorador y ejecute SMARTsend como administrador o usuario.

2 Desplácese a la página principal del usuario. Haga clic en Agregar nuevo flujo de trabajo de

distribución bajo el encabezado Flujos de trabajo. Se muestra la página Destinos.

3 Busque el encabezado Carpeta de red. Haga clic en agregar ubicaciones. Se muestra la ventana

Propiedades de carpeta de red.

4 Introduzca un nombre para el destino.

5 Agregue la ruta de la carpeta, por ejemplo: \\miSistema\escaneados, donde miSistema es el nombre de

la máquina en la está ubicada la carpeta y escaneados es el nombre de la carpeta de red compartida.

6 Abra Propiedades avanzadas. Introduzca las entradas JTL personalizadas.

Ejemplo de entrada válida:

[doc_object cobra_general]

{

string CobraXSTKey ="6076118D91C7199D85256D9500694DDC";

string DocumentCenterCategory ="B";

string CobraVER ="CIRX.V4.5(31):";

string DiagnoseKey ="2.01";

}end

NOTA: Puede solicitar más información sobre el empleo de JTL al programa de Socios estratégicos

Xerox.

7 Haga clic en Aceptar. Si no pueden adjuntarse los datos se producirá un mensaje de error.

8 Continúe la definición del flujo de trabajo.

NOTA: Esta función no permite el envío de trabajos a través de Fax de Internet.

4-44 Configuración del sitio

Apéndice B: Conexión de aplicación externa

El destino Conexión de aplicación externa es un mecanismo que activa SMARTsend y que permite

extensiones de funcionalidad sencillas. Si utiliza Conexión de aplicación externa como destino, puede enviar

archivos de imagen (o procesados con OCR) a otra aplicación para realizar tareas adicionales. SMARTsend

incluye también la información de atributos del documento con los datos enviados a la aplicación. La

sintaxis para programar un destino Conexión de aplicación externa es muy sencilla y puede compararse a la

ejecución de una aplicación o un archivo de script o de procesamiento por lotes desde la línea de comandos.

Basta con proporcionar el parche del archivo ejecutable (o del script) e indicar a SMARTsend los

parámetros/argumentos que debe enviar junto con él.

Consulte Configuración de servicios en la página 4-29

para más información sobre la activación de Conexión de aplicación externa.

Para programar un flujo de trabajo Conexión de aplicación externa:

1 Abra una ventana del explorador y ejecute SMARTsend como administrador.

2 Desplácese a la página principal del usuario. Haga clic en Agregar nuevo flujo de trabajo de

distribución bajo el encabezado Flujos de trabajo. Se muestra la página Destinos.

3 Localice el encabezado de aplicación externa. Haga clic en agregar ubicaciones. Se abre la ventana de

propiedades de Conexión de aplicación externa.

4 Seleccione un nombre de destino para identificar la aplicación, el proceso o la ubicación de archivado

que utilizará el flujo de trabajo para procesar los documentos escaneados.

5 Introduzca los parámetros de línea de comandos que ejecuten la aplicación correspondiente. Estos

parámetros pueden hacer referencia a un script o programa ejecutable y pueden también definir

parámetros que permitan a SMARTsend la exportación de metadatos. A continuación se muestran

algunos ejemplos de línea de comandos:

Sin parámetros:

miLote.bat (se limita a ejecutar el archivo de procesamiento por lotes; El archivo puede realizar

cualquier acción requerida con independencia de SMARTsend)

Parámetros estáticos:

miLote.bat deleteOldJobs (se envía el parámetro estático "deleteOldJobs" al archivo de procesamiento

por lotes)

Parámetros de ubicación de documentos:

miLote {UrlDocumento} (se envía la ubicación del documento como argumento)

miLote.bat {UrlsDocumentos} (si se generan varios documentos, se envía una lista de todos ellos

como

argumentos)

Parámetros de metadatos:

miLote.bat {UrlDocumento} -title {Campo1} -description {Campo2} (se envían como parámetros la

ubicación del documento y los parámetros 1 y 2 de atributos del documento tal como se han

programado en el flujo de trabajo)

6 Seleccione un valor para Tiempo de espera máximo para que se complete la aplicación externa. Esta

opción permite configurar el intervalo de tiempo que SMARTsend esperará a que la aplicación externa

termine las tareas definidas en la línea de comandos. Cuando se supera este intervalo, SMARTsend

elimina los documentos almacenados de forma temporal en el PC.

7 Si procede, seleccione Enviar enlace URL al documento (sin archivo adjunto). Seleccione esta opción

para enviar el URL de los documentos a Conexión de aplicación externa. Se producirá un error si

selecciona esta opción y no incluye una etiqueta de sustitución de URL en la línea de comandos.

8 Haga clic en Aceptar.

9 Continúe la definición del flujo de trabajo.

5-1

Administración del sitio

En este capítulo se describen las tareas clave de administración del sitio que realiza el administrador para

optimizar el rendimiento, la facilidad de uso y la fiabilidad del mismo. Las tareas comprendidas en este

capítulo están basadas en las funciones disponibles en la parte derecha de la Página de inicio de

administración de SMARTsend.

Consulte el Capítulo 2 de la Guía del usuario de SMARTsend para obtener información relativa a la Página

principal del usuario y sobre las funciones de creación de flujos de trabajo y publicación.

Contenido de este capítulo:

 Descripción general de administración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

 Administración de flujos de trabajo y publicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

 Administración de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-7

 Estado de copia de seguridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9

5-2 Administración del sitio

Descripción general de administración del sitio

La parte derecha de la Página de inicio de administración contiene enlaces para Administrar flujos de trabajo

y publicaciones, Administrar dispositivos Xerox y funciones de copia de seguridad del sitio.

 Administrar flujo de trabajo y publicaciones de Escaneado a base: abre la página Importar usuarios

de Escaneado a base.

 Ver todos los flujos de trabajo: abre la página Administrar flujos de trabajo.

 Ver todas las publicaciones: abre la página Administrar flujos de trabajo en la vista Todas las

publicaciones.

 Eliminar todos los flujos de trabajo propiedad de: proporciona un método rápido para eliminar todos

los flujos de trabajo que hayan sido creados por un determinado usuario de SMARTsend.

 Eliminar todos los flujos de trabajo no utilizados o publicados desde: proporciona un método rápido

para eliminar múltiples flujos de trabajo que no hayan sido utilizados en un periodo de tiempo

determinado.

 Ver dispositivos Xerox: abre la página Administrar dispositivos Xerox.

 Administrar cuentas de dispositivo: abre la página Administrar credenciales de cuenta de dispositivo.

 Configurar opciones de detección: abre la página Opciones de detección de dispositivos - Subredes.

 Prefijados de configuración de dispositivos: abra la página Editar prefijados de configuración de

dispositivos.

 Estado de copia de seguridad: muestra la última copia de seguridad del sitio realizada con éxito, la

siguiente copia de seguridad programada y un botón con el que efectuar una copia de seguridad

inmediata.

Estas funciones se explican con más detalle en las páginas siguientes.

Administración de flujos de trabajo y publicaciones 5-3

Administración de flujos de trabajo y publicaciones

Los enlaces Ver todos los flujos de trabajo y Ver todas las publicaciones de la Página de inicio de

administración abren la página Administrar flujos de trabajo. En esta página se muestra una lista de todos los

flujos de trabajo/publicaciones disponibles actualmente en el sitio. Los encabezados de las columnas de la

lista cambian en función de la vista que se selecciona en el panel Vistas del flujo de trabajo. Las distintas

columnas pueden incluir:

 Nombre del flujo de trabajo/publicación: nombre asignado al flujo de trabajo/publicación por el

propietario del flujo de trabajo.

 Dispositivos (vista Todas las publicaciones por dispositivo): enumera las direcciones IP de todos los

dispositivos multifunción Xerox que contienen publicaciones de SMARTsend (plantillas de escaneado

de dispositivo).

 Propietario del flujo de trabajo: nombre de la persona que ha creado el flujo de trabajo.

 Tipo de publicación: plantilla de escaneado de dispositivo, cubierta de PaperWare, plantilla

PaperWare.

 Fecha de caducidad (vista Publicación): fecha y hora programada para que caduque la publicación.

 Publicaciones: número total de plantillas y/o cubiertas de PaperWare que han sido creadas a partir del

flujo de trabajo.

 Último uso: fecha en la que cualquier publicación generada a partir del flujo de trabajo se utilizó por

última vez para escanear.

 Última modificación el: fecha en la que se modificó el flujo de trabajo por última vez.

Orden y visualización de flujos de trabajo

La página Administrar flujos de trabajo ofrece opciones para clasificar la lista de flujos de trabajo. Tan sólo

tiene que hacer clic en los encabezados de las columnas de la lista para clasificar ésta última según los datos

de la columna seleccionada.

Las funciones mostrar y página también pueden utilizarse para seleccionar la información que se va a

mostrar en la página. Mostrar define el número de flujos de trabajo que se mostrarán en la página de una vez.

Cuando existen múltiples páginas de flujos de trabajo, la función página le permite seleccionar las páginas

individuales que se han de mostrar.

Las flechas de navegación proporcionan un método adicional para desplazarse entre las listas que contienen

múltiples páginas.

5-4 Administración del sitio

Tareas de administración del flujo de trabajo/publicación

El panel superior izquierdo de la página Administrar flujos de trabajo contiene enlaces para tareas de

administración de flujos de trabajo y publicaciones. Dichas tareas varían según la Vista de flujo de trabajo

seleccionada.

Eliminar este flujo de trabajo

Los flujos de trabajo individuales se eliminan por medio de la opción Eliminar este flujo de trabajo. También

se eliminarán todas las publicaciones generadas a partir del flujo de trabajo y dejarán de estar disponibles

para ser escaneadas. Es posible que los administradores deseen eliminar flujos de trabajo que no hayan sido

utilizados en un periodo de tiempo considerable.

Consulte Eliminar todos los flujos de trabajo no utilizados

o publicados desde en la página 5-6 para obtener instrucciones.

Para eliminar este flujo de trabajo:

1 Seleccione un flujo de trabajo en la página Administrar flujos de trabajo.

2 Haga clic en el enlace Eliminar este flujo de trabajo.

3 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación.

Eliminar publicaciones de este flujo de trabajo

Se pueden eliminar todas las publicaciones asociadas a un flujo de trabajo específico sin que ello afecte al

flujo de trabajo original. Una vez eliminadas, las publicaciones ya no están disponibles. Esta función resulta

útil cuando el flujo de trabajo original sigue siendo válido pero las publicaciones basadas en el flujo de

trabajo han alcanzado un número que dificulta su administración. Por ejemplo, cuando se ha alcanzado el

límite de 255 plantillas en un dispositivo Xerox, o cuando existen muchas publicaciones que no se han

utilizado durante un largo periodo de tiempo.

Para eliminar las publicaciones de un flujo de trabajo:

1 En la página Administrar flujos de trabajo, haga clic en Mostrar todos para asegurarse de que se

encuentra en la vista Flujos de trabajo.

2 Seleccione un flujo de trabajo de la lista.

3 Haga clic en el enlace Eliminar las publicaciones de este flujo de trabajo.

4 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación.

Para eliminar publicaciones individuales:

1 En la página Administrar flujos de trabajo, haga clic en Todas las publicaciones para asegurarse de que

se encuentra en la vista Publicaciones.

2 Seleccione una publicación de la lista.

3 Haga clic en el enlace Eliminar esta publicación.

4 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación. Se elimina la publicación especificada,

pero el flujo de trabajo original y el resto de publicaciones se conservan.

NOTA: Actúe con precaución cuando se disponga a eliminar flujos de trabajo. Cuando se elimina un flujo

de trabajo, se suprimen también sus publicaciones correspondientes (plantillas de escaneado de

dispositivo) y toda cubierta de PaperWare (función de la Edición profesional) queda invalidada.

Administración de flujos de trabajo y publicaciones 5-5

Vistas del flujo de trabajo

Las opciones de Vistas de flujos de trabajo le permiten visualizar diferentes listados de flujos de trabajo y

publicaciones. Los administradores pueden visualizar la lista de flujos de trabajo públicos y privados, pero

no pueden visualizar el contenido de ningún flujo de trabajo desde la página Administrar flujos de trabajo.

 Mostrar todos: proporciona una lista de todos los flujos de trabajo presentes en el PC de SMARTsend.

 Todas las publicaciones: proporciona una lista de todas las publicaciones disponibles en el PC de

SMARTsend, que comprende cubiertas de PaperWare, plantillas de PaperWare y plantillas de escaneado

de dispositivo.

 Mostrar todos: proporciona una lista de todos los flujos de trabajo presentes en el PC de SMARTsend.

La lista mostrará el nombre del dispositivo en la columna de la izquierda primero y después muestra las

publicaciones y los flujos de trabajo asociados. Esta vista le permite eliminar las publicaciones

seleccionadas en dispositivos individuales, lo cual resulta práctica para administrar plantillas en

aquellos dispositivos que presentan un límite de 255 plantillas.

 Todas las publicaciones PaperWare (función de Edición profesional): proporciona una lista de todas

las cubiertas de PaperWare disponibles.

Detalles del flujo de trabajo

El panel Detalles del flujo de trabajo de la página Administrar flujos de trabajo proporciona información

detallada acerca del flujo de trabajo que se encuentra seleccionado en ese momento en la lista. Los detalles

del flujo de trabajo comprenden:

 Nombre: nombre asignado por el propietario al flujo de trabajo.

 Descripción: descripción textual introducida por el propietario del flujo de trabajo.

 Propietario: nombre de la cuenta del propietario del flujo de trabajo.

 Acceso: público/privado.

 Último uso: fecha/hora en la que cualquier publicación generada a partir del flujo de trabajo se utilizó

por última vez para escanear.

 Última modificación el: fecha/hora en la que se modificó el flujo de trabajo por última vez.

 Publicaciones de dispositivos: número de plantillas de escaneado de dispositivo publicadas a partir del

flujo de trabajo.

 Publicaciones PaperWare: número de cubiertas de PaperWare publicadas a partir del flujo de trabajo.

 Tipo de flujo de trabajo: tipo de flujo de trabajo, como por ejemplo de distribución, búsqueda o

escaneado a base.

NOTA: Los encabezados de las columnas de la página Administrar flujos de trabajo varían dependiendo

de la vista seleccionada en el panel Vistas de flujos de trabajo.

NOTA: Los detalles del flujo de trabajo sólo están disponibles cuando se selecciona la vista

Mostrar todos.

5-6 Administración del sitio

Eliminar todos los flujos de trabajo propiedad de

La opción Eliminar todos los flujos de trabajo propiedad de le permite suprimir todos y cada uno de los

flujos de trabajo que hayan sido creados por un determinado usuario de SMARTsend. Esta función resulta

útil cuando una persona haya abandonado la organización o ya no esté autorizada para utilizar el sitio de

SMARTsend. Cada usuario que disponga en ese momento de una cuenta de SMARTsend puede ser

seleccionado de una lista.

Para eliminar todos los flujos de trabajo de un determinado usuario:

1 Abra la lista Eliminar todos los flujos de trabajo propiedad de y seleccione un nombre

de usuario/cuenta.

2 Haga clic en Ir.

3 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación.

Eliminar todos los flujos de trabajo no utilizados o publicados desde

Esta opción le permite suprimir todos los flujos de trabajo que no se han utilizado desde una fecha

específica. Por ejemplo, puede introducir el 1 de junio de 2004 (o 6/1/04) en este campo para borrar todos

los flujos de trabajo que no hayan sido utilizados entre el 1 de junio de 2004 y la fecha actual.

Para eliminar todos los flujos de trabajo no utilizados o publicados desde:

1 Introduzca una fecha en la lista Eliminar todos los flujos de trabajo no utilizados o publicados

desde. Utilice el formato mm/dd/aa, o mes, día, año.

2 Haga clic en Ir.

3 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación.

Administración de dispositivos Xerox 5-7

Administración de dispositivos Xerox

El panel Administrar dispositivos Xerox en la página de inicio de administración proporciona acceso a las

páginas y funciones de administración de dispositivos de SMARTsend. Los enlaces incluyen:

 Ver dispositivos Xerox...

 Administrar cuentas de dispositivo...

 Configurar opciones de detección...

 Prefijados de configuración de dispositivos...

El enlace Ver dispositivos Xerox abre la página Administrar dispositivos Xerox. En esta página se enumeran

los dispositivos que se encuentran configurados con SMARTsend y proporciona acceso a las funciones que

permiten a los administradores descubrir y configurar dispositivos multifunción Xerox. Cada dispositivo ha

de ser configurado por SMARTsend antes de que pueda usarse para escanear documentos. Las tareas

generales de administración de dispositivos pueden consistir, entre otras, en agregar, actualizar o eliminar

equipo, así como reparar configuraciones de dispositivos de SMARTsend.

Visualización de dispositivos Xerox

Seleccione el enlace Ver dispositivos Xerox en la página de inicio de administración para acceder a la página

Administrar dispositivos Xerox. En esta página se muestra una lista de los dispositivos configurados con

SMARTsend y se puede acceder a las funciones que permiten a los administradores descubrir y configurar

dispositivos multifunción Xerox. Cada dispositivo ha de ser configurado por SMARTsend antes de que

pueda usarse para escanear documentos. Las tareas generales de administración de dispositivos pueden

consistir, entre otras, en agregar, actualizar o eliminar equipo, así como reparar configuraciones de

dispositivos de SMARTsend.

Consulte Adición/actualización de dispositivos Xerox en la página 4-8 para

obtener más información.

Administración de cuentas de dispositivo

La página Administrar cuentas de dispositivo permite ver y configurar cuentas de usuarios locales para que

Xerox pueda comunicarse con el PC de SMARTsend.

Consulte Administración de cuentas de dispositivo en

la página 4-15 para obtener más información.

Configuración de opciones de detección

El ajuste de Configurar opciones de detección permite agregar subredes a la configuración de SMARTsend

de localización de difusión de SMARTsend. También puede acceder a páginas que permiten configurar las

credenciales SNMP necesarias para la localización.

Consulte Configuración de opciones de detección -

Subredes en la página 4-17 para obtener más información.

Prefijados de configuración de dispositivos

La página de Editar prefijados de configuración de dispositivos permite ver y configurar las opciones que

utiliza SMARTsend al configurar el equipo.

Consulte Modificación de la configuración de dispositivos en la

página 4-18 para obtener más información.

5-8 Administración del sitio

Reparación de la configuración de un dispositivo

La función de Reparación intenta restaurar los parámetros de configuración del dispositivo SMARTsend sin

solicitar que se vuelva a introducir la información necesaria para configurar un dispositivo. Esta función se

utiliza cuando un dispositivo multifunción Xerox configurado no funciona con SMARTsend. Por ejemplo,

puede utilizar esta opción si se han eliminado o sobrescrito involuntariamente los parámetros del dispositivo

con otra herramienta. Pruebe esta opción en primer lugar antes de intentar reinstalar un dispositivo que haya

dejado de funcionar con SMARTsend.

Tenga presente que la reparación podría no completarse con éxito si el dispositivo está apagado o

reiniciándose. La reparación tampoco podrá realizarse si las opciones de configuración de SNMP no

coinciden con las de SMARTsend. Si durante la reparación existía alguno de estos factores, resuelva primero

estos problemas y vuelva a realizar la reparación.

Para reparar la configuración de un dispositivo:

1 Haga clic en el enlace Ver dispositivos Xerox... de la página principal de Administración.

2 Seleccione uno o más dispositivos de la lista de Dispositivos multifunción de Xerox, en la página

Administrar dispositivos Xerox. Para realizar su selección, haga clic en la casilla de verificación situada

a la izquierda del nombre de dispositivo.

3 Haga clic en el botón Reparar situado debajo de la lista, o en el icono Reparar de la columna de la

derecha de la página. Si se realiza la reparación correctamente, el estado del dispositivo cambiará para

reflejarlo.

4 Si la reparación no se lleva a cabo, revise el mensaje de error y la información que se muestra en la lista

para solucionar el problema.

Consulte Problemas de comunicación y configuración de dispositivos en la

página 7-6 para obtener más información.

Estado de copia de seguridad 5-9

Estado de copia de seguridad

Este área de la página de inicio de administración muestra mensajes de estado relacionados con el proceso

de copia de seguridad de los valores de registro y de la base de datos del sitio de SMARTsend. Se indica la

fecha y hora de la última copia de seguridad y de la siguiente (programada). También se puede realizar una

copia de seguridad inmediata en cualquier momento haciendo clic en Hacer copia de seguridad ahora.

Los indicadores de Estado de copia de seguridad funcionan de forma conjunta con la opción Programar una

copia de seguridad que se ofrece en el área Configuración del sitio de la página principal de administración.

Consulte Programación de copias de seguridad en la página 4-27 para más información.

5-10 Administración del sitio

6-1

Escaneado a base

La función de Escaneado a base de SMARTsend permite escanear y enviar documentos al destino de

escaneado a base definido de un usuario. Dicho destino puede ser una carpeta de red, un sitio FTP o una

dirección de correo electrónico.

La gestión de plantillas para usuarios implica la creación de una lista de usuarios y de las ubicaciones

principales correspondientes, así como la publicación de plantillas de escaneado de dispositivos.

SMARTsend incorpora una herramienta administrativa basada en el cliente, denominada Utilidad Escaneado

a base, y también funciones de aplicación de Escaneado a base que facilitan la creación de listas de usuario y

la publicación de plantillas de usuario de Escaneado a base.

La Utilidad Escaneado a base de SMARTsend es una aplicación independiente para cliente Windows que

ayuda a los administradores de sistema a seleccionar usuarios mediante asignaciones a servicios de

directorio y la generación de un archivo de salida que puede importarse a la aplicación de SMARTsend.

En este capítulo se explica el funcionamiento de la Utilidad Escaneado a base y las funciones de Escaneado

a base de la aplicación SMARTsend.

Contenido de este capítulo:

 Descripción general de Escaneado a base. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

 Introducción a Escaneado a base. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

 Utilidad Escaneado a base. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-9

 Adición de usuarios y grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-12

6-2 Escaneado a base

Descripción general de Escaneado a base

La función de Escaneado a base de SMARTsend permite escanear y enviar documentos al destino de

escaneado a base definido de un usuario. Dicho destino puede ser una carpeta de red, un sitio FTP o una

dirección de correo electrónico.

La Utilidad Escaneado a base, intuitiva y flexible, permite generar asignaciones de usuarios a destinos de

escaneado a base a través de Microsoft Active Directory, LDAP, dominios NT, o mediante introducción

manual.

La aplicación SMARTsend permite publicar plantillas de escaneado de dispositivo para usuarios

individuales o grupos en un dispositivo configurado para utilizarlo con SMARTsend.

Una vez generadas una lista de usuarios y asignaciones de servicio de directorios y se ha guardado en

formato de archivo CSV (valores separados por comas), el procedimiento de exportación habrá terminado y

se pueden utilizar las funciones de Escaneado a base de SMARTsend para importar información del archivo

CSV a la base de datos de SMARTsend, crear credenciales de archivado y publicar plantillas de escaneado

de dispositivos Escaneado a base para aquellos dispositivos configurados para el uso con SMARTsend.

mismo archivo CSV puede utilizarse en varios PCs de SMARTsend, lo que contribuirá a hacer más eficaz

el despliegue.

Con la autenticación de usuarios en el dispositivo multifunción Xerox o el campo de atributos de documento

(metadatos) activados, una única plantilla de escaneado puede dirigir trabajos al destino de escaneado a

base

de un usuario. Si lo desea, puede generar plantillas individuales para cada usuario que permitan el

acceso rápido.

Administración de plantillas de Escaneado a base

Siga estos pasos para activar de forma rápida el acceso de los usuarios a la función de escanear a su destino

base a través de SMARTsend.

Para administrar plantillas de Escaneado a base:

1 Instale la utilidad Escaneado a base desde el CD de SMARTsend.

2 Emplee la utilidad Escaneado a base para crear una lista de usuarios, asignaciones de servicio de

directorios y las propiedades de usuario correspondientes.

3 También puede utilizar Escaneado a base para crear destinos de escaneado a base para cada usuario y

administrar los derechos de acceso.

4 Exporte la lista de usuarios y propiedades a un archivo CSV.

5 Ejecute la aplicación SMARTsend como administrador.

6 Utilice las funciones de Escaneado a base de la aplicación SMARTsend para importar usuarios y

propiedades desde el archivo CSV a la base de datos de SMARTsend.

7 Configure las opciones de publicación de Escaneado a base.

8 Publique las plantillas de Escaneado a base de los dispositivos configurados para SMARTsend.

9 Informe a los usuarios de SMARTsend de que ya pueden empezar a utilizar la aplicación.

Descripción general de Escaneado a base 6-3

Requisitos

La utilidad Escaneado a base de SMARTsend es un programa para Windows, de tipo cliente, disponible para

su instalación desde el CD de instalación de SMARTsend. Puede instalarse en el PC de SMARTsend o en un

PC cliente conectado a la red.

Requisitos del sistema:

 Sistema operativo Windows XP Professional o Windows 2000/ 2003 Server.

 Derechos de acceso de administrador en el PC donde se instale la utilidad.

 Instalación de Microsoft .NET Framework versión 1.1 o superior en el PC donde se instale la utilidad.

Visite

http://www.microsoft.com/downloads para obtener Microsoft .NET Framework.

Instalación de la utilidad Escaneado a base de SMARTsend

La utilidad Escaneado a base se instala en el PC servidor de SMARTsend o en los PC clientes conectados

la misma red que el servidor de SMARTsend.

Para instalar la utilidad Escaneado a base:

1 Inicie sesión como administrador en el PC donde se instalará la utilidad.

2 Introduzca el CD de SMARTsend en la unidad de CD-ROM.

3 Si el CD se ejecuta de forma automática, salga de la aplicación SMARTsend.

4 Haga clic en Inicio > Ejecutar y utilice Examinar para acceder a la unidad de CD-ROM.

5 Abra la carpeta \\Tools\ScanToHome.

6 Haga doble clic en el icono Setup.exe. Haga clic en Aceptar.

7 Seleccione el idioma deseado y haga clic en Aceptar.

8 Haga clic en Siguiente en la página de bienvenida del instalador.

9 Lea y acepte el contrato de licencia. Haga clic en Siguiente.

10 Confirme el directorio de instalación y haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de instalación.

11 Haga clic en Instalar para comenzar la instalación.

12 Cuando el proceso de instalación haya terminado, haga clic en Finalizar.

NOTA: Si la utilidad Escaneado a base se instala en el mismo PC que la aplicación SMARTsend, esta

última se encargará de instalar .NET Framework.

6-4 Escaneado a base

Desinstalación de la utilidad Escaneado a base de SMARTsend

El programa de desinstalación de la utilidad Escaneado a base quita la aplicación y sus archivos

correspondientes, pero no los archivos CSV creados con ella.

Para desinstalar la utilidad Escaneado a base de SMARTsend:

1 Abra el Panel de control.

a) Si el sistema operativo es Windows 2000 Server/Advanced Server, seleccione Configuración >

Panel de control en el menú Inicio.

b) Si el sistema operativo es Windows Server 2003 o Windows XP Professional, seleccione Panel de

control en el menú Inicio.

2 En el Panel de control, haga clic en Agregar o quitar programas.

3 Seleccione SMARTsend utilidad Escaneado a base.

4 Haga clic en Cambiar/Quitar y, a continuación, en Aceptar para confirmar la eliminación de la

utilidad Escaneado a base de SMARTsend.

5 Haga clic en Finalizar.

Introducción a Escaneado a base 6-5

Introducción a Escaneado a base

Consideraciones sobre planificación avanzada

Antes de comenzar a agregar usuarios, debe decidir (según la configuración de usuarios actual de Microsoft

Windows) de dónde recogerá la información de usuarios y qué tipo de datos serán necesarios para cada

origen de usuario.

Los siguientes son orígenes de usuarios posibles:

Dominio NT, LDAP o servicio Microsoft Active Directory

Información necesaria:

 Nombre de servidor o dominio del controlador de dominios NT, servidor LDAP o dominio de Active

Directory.

 Nombre de usuario y clave para acceder al controlador de dominios NT, servidor LDAP o dominio de

Active Directory.

Lista de usuarios a administrar y sus propiedades correspondientes:

 Dominio

 Ubicaciones de destinos de escaneado a base: servidor FTP, carpeta de red o correo electrónico

 Ubicación y existencia de destinos de escaneado a base

 Credenciales de archivado maestras

PC local

Lista de usuarios a administrar y sus propiedades correspondientes:

 Dominio

 Ubicaciones de destinos de escaneado a base: servidor FTP, carpeta de red o correo electrónico

 Ubicación y existencia de destinos de escaneado a base

 Credenciales de archivado maestras

NOTA: Si está activado el acceso anónimo, puede omitirse este punto.

6-6 Escaneado a base

Adición de usuarios de Escaneado a base desde dominio de

Windows NT

Para agregar usuarios de Escaneado a base desde un dominio de Windows NT:

1 Abra la utilidad Escaneado a base:

a) En Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend >

utilidad

Escaneado a base.

b) En Windows XP o Windows Server 2003, haga clic en Inicio > Todos los programas > Xerox >

SMARTsend > Utilidad Escaneado a base.

2 Desplácese al panel Usuarios disponibles y seleccione Recuperar lista de usuarios de: Dominio NT.

3 Haga clic en Seleccionar servidor. Aparece el cuadro de diálogo Introducir información de origen.

Escriba la información necesaria para dirigir a la utilidad al controlador de dominios NT con la

información de usuario.

a) Introduzca el nombre de servidor o el dominio del controlador de dominios NT.

b) Escriba el nombre de usuario y la clave para acceder al servidor de dominios NT, o elija el acceso

anónimo.

c) Haga clic en Obtener usuarios para recuperar la lista de usuarios disponibles del servidor de

dominios NT. El panel Usuarios disponibles se rellena con estos datos.

4 Seleccione los usuarios a administrar.

5 Haga clic en Agregar. Los usuarios seleccionados se mueven de la lista Usuarios disponibles a la lista

Usuarios seleccionados.

6 En el menú Archivo, seleccione Guardar para exportar la lista de usuarios y las asignaciones a un

archivo CSV.

7 Escriba el nombre del archivo CSV y haga clic en Guardar. El archivo CSV ya puede importarse en la

aplicación SMARTsend para crear plantillas Escaneado a base.

8 Haga clic en Salir para cerrar la aplicación.

Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servidor de

Microsoft Active Directory

Consulte Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servicio de directorios LDAP en la página 6-7.

NOTA: El nombre de usuario y la clave no se guardan. Sólo se utilizan para acceder a la lista de

usuarios disponibles.

Introducción a Escaneado a base 6-7

Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servicio de

directorios LDAP

El proceso para agregar usuarios de un servidor Microsoft Active Directory es casi idéntico al presente

procedimiento, de modo que si trabaja con un servidor de este tipo, consulte los siguientes pasos.

Para agregar usuarios de Escaneado a base desde un servicio de

directorios

LDAP:

1 Abra la utilidad Escaneado a base:

a) En Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend >

utilidad

Escaneado a base.

b) En Windows XP o Windows Server 2003, haga clic en Inicio > Todos los programas > Xerox >

SMARTsend > utilidad Escaneado a base.

2 Desplácese al panel Usuarios disponibles y seleccione Recuperar lista de usuarios de:

Servidor

LDAP.

3 Haga clic en Seleccionar servidor. Aparece el cuadro de diálogo Introducir información de origen.

Escriba la información necesaria para dirigir a la utilidad al servidor LDAP con la información

usuario.

a) Escriba el nombre de servidor o el dominio del servidor LDAP.

b) Escriba el nombre de usuario y la clave para acceder al servidor LDAP. También puede hacer clic

en Usar acceso anónimo si el servidor LDAP admite este tipo de acceso.

c) Para reducir el ámbito de búsqueda, introduzca un Contexto de búsqueda y un Filtro (opcional).

d) Haga clic en el botón Asignaciones para asignar Nombre de inicio de sesión, Dirección de correo

electrónico y Base del usuario a los valores recuperados del servidor LDAP.

e) Haga clic en Aceptar.

f) Haga clic en Obtener usuarios para recuperar la lista de usuarios disponibles del servidor LDAP.

El panel Usuarios disponibles se rellena con estos datos.

4 Seleccione los usuarios a administrar.

5 Haga clic en Agregar. Los usuarios seleccionados se mueven de la lista Usuarios disponibles a la lista

Usuarios seleccionados.

6 En el menú Archivo, seleccione Guardar para exportar la lista de usuarios y las asignaciones a un

archivo CSV.

7 Escriba el nombre del archivo CSV y haga clic en Guardar. El archivo CSV ya puede importarse en la

aplicación SMARTsend para crear plantillas Escaneado a base.

8 Haga clic en Salir para cerrar la aplicación.

NOTA: El nombre de usuario y la clave no se guardan. Sólo se utilizan para acceder a la lista de

usuarios disponibles.

6-8 Escaneado a base

Adición de usuarios de Escaneado a base desde el PC local

Para agregar usuarios de Escaneado a base desde el PC local:

1 Abra la utilidad Escaneado a base:

a) En Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend >

Utilidad

Escaneado a base.

b) En Windows XP o Windows Server 2003, haga clic en Inicio > Todos los programas > Xerox >

SMARTsend > Utilidad Escaneado a base.

2 Desplácese al panel Usuarios disponibles y seleccione Equipo local.

3 Haga clic en Mostrar usuarios para recuperar la lista de usuarios disponibles del PC local. El panel

Usuarios disponibles se rellena con estos datos.

4 Seleccione los usuarios a administrar.

5 Haga clic en Agregar. Los usuarios seleccionados se mueven de la lista Usuarios disponibles a la lista

Usuarios seleccionados.

6 En el menú Archivo, seleccione Guardar para exportar la lista de usuarios y las asignaciones a un

archivo CSV.

7 Escriba el nombre del archivo CSV y haga clic en Guardar. El archivo CSV ya puede importarse en la

aplicación SMARTsend para crear plantillas Escaneado a base.

8 Haga clic en Salir para cerrar la aplicación.

Utilidad Escaneado a base 6-9

Utilidad Escaneado a base

Acceso a la utilidad Escaneado a base

La parte izquierda de la pantalla contiene opciones e información sobre los usuarios disponibles. El lado

derecho contiene una lista de los usuarios seleccionados.

Para acceder a la Utilidad Escaneado a base:

1 Abra la utilidad Escaneado a base:

a) En Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend >

Utilidad

Escaneado a base.

b) En Windows XP o Windows Server 2003, haga clic en Inicio > Todos los programas > Xerox >

SMARTsend > Utilidad Escaneado a base.

2 Aparece la ventana principal de la Utilidad Escaneado a base de SMARTsend.

Obtención de una lista de usuarios disponibles

La lista Usuarios disponibles, situada en el lado izquierdo de la pantalla, se utiliza para rellenar la lista

Usuarios seleccionados. La lista Usuarios disponibles se rellena desde los siguientes orígenes:

 Servicio Microsoft Active Directory

 LDAP Server

 Windows NT Domain

 PC local

Selección de un servidor

Con el botón Seleccionar servidor se abre el cuadro de diálogo Introducir información de origen, donde

se pueden introducir los datos del servicio de directorios que se va a utilizar para recuperar usuarios.

botón Seleccionar servidor está activado si se ha seleccionado Active Directory, LDAP o Dominio NT.

6-10 Escaneado a base

Cuadro de diálogo Introducir información de origen

El cuadro de diálogo Introducir información de origen se abre al seleccionar Active Directory, LDAP o

Dominio NT como origen de usuarios disponibles y hacer clic en el botón Seleccionar servidor.

Los campos Servidor o Dominio, Nombre de usuario y Clave son obligatorios. Puede utilizar los campos

Contexto de búsqueda, Filtro y Puerto para reducir el ámbito de la búsqueda.

Información de origen de servidor LDAP

En esta tabla se enumeran los campos disponibles en el cuadro de diálogo Introducir información de origen

cuando se selecciona un servidor LDAP como origen de usuarios disponibles.

Información de origen de Microsoft Active Directory

En esta tabla se enumeran los campos disponibles en el cuadro de diálogo Introducir información de origen

cuando se selecciona un servidor Microsoft Active Directory como origen de usuarios disponibles.

Nombre de

campo

Descripción

Servidor Nombre del servidor LDAP.

Nombre de usuario Si el servidor LDAP no admite el acceso anónimo, introduzca el nombre de usuario para

acceder al servidor LDAP.

El nombre de usuario no se guarda en el archivo CSV.

Clave Si el servidor LDAP no admite el acceso anónimo, introduzca la clave de acceso al

servidor LDAP.

La clave no se guarda en el archivo CSV.

Contexto de búsqueda Contexto relativo del árbol de directorios donde se realizará la búsqueda

(por ejemplo, cn=users).

Filtro Expresión para limitar los resultados de la búsqueda (por ejemplo, puede limitar la búsqueda a

aquellos resultados que contengan la palabra "user").

Puerto Puerto utilizado para acceder al servidor LDAP.

Valor prefijado = 389. Cambie este valor si el de su servidor LDAP es otro.

Tabla 6-1: Información de origen LDAP

Nombre de

campo

Descripción

Servidor o dominio Nombre de servidor o de dominio del servidor Windows 2000 configurado con el servicio

Active Directory.

Se recomienda introducir el nombre de dominio. El empleo de un nombre de dominio

permite el uso de cualquier controlador de dominios que esté disponible.

Nombre de usuario Si el servicio Active Directory no admite el acceso anónimo, introduzca el nombre de

usuario que se utilizará para acceder al servidor configurado con el servicio Microsoft Active

Directory.

El nombre de usuario no se guarda en el archivo CSV.

Clave Si el servicio Active Directory no admite el acceso anónimo, introduzca la clave que se

utilizará para acceder al servidor configurado con el servicio Microsoft Active Directory.

La clave no se guarda en el archivo CSV.

Contexto de búsqueda Contexto relativo del árbol de directorios donde se realizará la búsqueda

(por ejemplo, cn=users).

Filtro Expresión para limitar los resultados de la búsqueda (por ejemplo, puede limitar la búsqueda

a aquellos resultados que contengan la palabra "user").

Puerto N.D.

Tabla 6-2: Información de origen de Microsoft Active Directory

Utilidad Escaneado a base 6-11

Información de origen de dominio Windows NT

Asignaciones Active Directory o LDAP

El botón Asignaciones está disponible en el cuadro de diálogo Introducir información de origen si selecciona

Active Directory o LDAP como origen de usuarios disponibles. Con el botón Asignaciones se abre el

cuadro de diálogo de asignaciones de Active Directory o de LDAP.

Estas asignaciones definen el modo en que se asignan los servicios Active Directory o LDAP a las

propiedades Nombre de inicio de sesión, Dirección de correo electrónico y Base.

Presentación de usuarios

El botón Mostrar usuarios permite recuperar la lista de usuarios disponibles del PC local. El botón

Mostrar usuarios sólo se activa si se ha seleccionado como origen Equipo local.

Nombre de campo Descripción

Servidor o dominio Nombre de servidor o dominio del controlador de dominios Windows NT.

Se recomienda introducir el nombre de dominio. El empleo de un nombre de dominio

permite el uso de cualquier controlador de dominios que esté disponible.

Nombre de usuario Si el controlador de dominios Windows NT no admite el acceso anónimo, introduzca el

nombre de usuario que se utilizará para acceder al controlador.

El nombre de usuario no se guarda en el archivo CSV.

Clave Si el controlador de dominios Windows NT no admite el acceso anónimo, introduzca la

clave que se utilizará para acceder al controlador.

La clave no se guarda en el archivo CSV.

Tabla 6-3: Información de origen de dominio Windows NT

NOTA: La información de asignaciones introducida en este cuadro de diálogo se guarda y se muestra

cuando se vuelve a acceder a él.

Nombre de campo Descripción

Nombre de inicio

de sesión

Introduzca el campo del servidor Active Directory o LDAP que se utilizará al recuperar

información para la propiedad de usuario Nombre de usuario.

Dirección de correo

electrónico

Introduzca el campo del servidor Active Directory o LDAP que se utilizará al recuperar

información para la propiedad de usuario Dirección de correo electrónico.

Este campo es opcional. Si no está disponible y desea utilizarlo para definir el destino de

escaneado de un usuario, puede introducirlo a mano con el botón Propiedades del panel

Usuarios seleccionados.

Base Introduzca el campo del servidor Active Directory o LDAP que se utilizará al recuperar

información para la propiedad de usuario Destino de escaneado.

Este campo es opcional. Si no está disponible y desea utilizarlo para definir el destino de

escaneado de un usuario, puede introducirlo a mano con el botón Propiedades del panel

Usuarios seleccionados.

Tabla 6-4: Asignaciones Active Directory o LDAP

6-12 Escaneado a base

Adición de usuarios y grupos

Una vez rellenada la lista de usuarios desde los orígenes disponibles, marque las casillas de verificación

situadas junto a los usuarios o grupos deseados de la lista Usuarios disponibles y haga clic en el botón

Agregar. Los usuarios aparecerán en la lista Usuarios seleccionados, en el lado derecho de la ventana

principal. El botón Agregar está activado si se selecciona al menos un usuarios o grupo de la lista

Usuarios

disponibles.

Lista Usuarios seleccionados

La lista Usuarios seleccionados, ubicada en el lado derecho de la ventana principal, se rellena con una lista

de usuarios y propiedades que se exportarán a un archivo CSV. La lista Usuarios seleccionados se genera a

partir de la lista Usuarios disponibles.

Puede que sea preciso cambiar el tamaño de las columnas disponibles si se necesita espacio adicional.

También puede ser necesario agregar o quitar columnas de la vista actual; para hacerlo, haga clic con el

botón derecho del ratón en el panel Usuarios seleccionados y elija las columnas correspondientes.

NOTA: Cuando se selecciona la adición de un grupo a la lista Usuarios seleccionados se crea, de forma

prefijada, una entrada por cada miembro del grupo. Sólo se agrega una entrada para todo el grupo si se

ha seleccionado la opción Agregar una entrada para Grupos además de sus usuarios en el menú

Herramientas > Opciones.

Nombre de campo Descripción

Nombre de usuario Campo no editable.

Consta de dominio / ID de red de usuario.

Asigna los valores a Dominio e ID de red cuando se importa a la base de datos

de SMARTsend. Consulte Administración de la base de datos de usuarios de

Escaneado a base de SMARTsend en la página 6-22 para más información.

Tipo de destino Define si el destino de escaneado a base del usuario es un servidor FTP, una

carpeta de red o una dirección de correo electrónico.

Tipo de salida de escaneado Define el formato del archivo que se distribuirá a Destino de escaneado.

Tipo de confirmación Define el tipo de confirmación que recibirá el usuario cuando haya terminado el

trabajo de escaneado.

Destino de escaneado Define la ubicación donde se archivarán los documentos de SMARTsend para

los usuarios de Escaneado a base.

Nombre de la plantilla No es un campo requerido.

El valor prefijado es la ID de usuario.

Puede modificarse para cada usuario.

Se utilizará como nombre de plantilla en el dispositivo multifunción Xerox

cuando se publique el flujo de trabajo Escaneado a base en forma de plantillas

individuales para los usuarios seleccionados. Consulte Publicación de plantillas

en la página (a determinar) para más información.

ID de usuario Editable para cada usuario.

Valor prefijado = Parte correspondiente a ID de red del Nombre de usuario.

Código de idioma del documento

de origen

Código que define el idioma de los documentos de origen.

Sólo se utiliza para funciones OCR con SMARTsend Professional Edition.

Define el diccionario que se utilizará para el reconocimiento óptico de caracteres

(OCR) del documento.

Se muestra un código de idioma de dos letras.

Seleccione Propiedades de usuario para ver el idioma del documento de origen

correspondiente.

Tabla 6-5: Campos de la lista Usuarios seleccionados

Utilidad Escaneado a base 6-13

Eliminación de usuarios

Para quitar uno o más usuarios o grupos de la lista Usuarios seleccionados, seleccione los que desee y haga

clic en Quitar.

Para seleccionar varios usuarios, mantenga pulsada la tecla CTRL y haga clic en cada usuario.

El botón Quitar sólo se activa cuando se selecciona al menos un elemento de la lista Usuarios

seleccionados.

Propiedades de usuario

Para ver las propiedades de los usuarios de la lista Usuarios seleccionados, seleccione el usuario o el grupo y

haga clic en Propiedades. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de usuario. El botón Propiedades sólo

se activa cuando se selecciona al menos un elemento de la lista Usuarios seleccionados.

Consulte Valores prefijados de usuario en la página 6-14 para ver una descripción de las propiedades

de usuario.

Barra de estado

Ofrece información de estado al administrador del sistema cuando se ha llevado a cabo una operación.

Ofrece además ayuda adicional durante el proceso de selección de usuarios.

Barra de progreso

Se activa cuando se está llevando a cabo una operación. El botón Parar permite detener la operación cuyo

seguimiento se está reflejando en la barra de progreso.

Comandos del menú Usuario

Borrar lista de usuarios seleccionados

Esta opción borra el contenido de la lista Usuarios seleccionados. Para borrar la lista, seleccione Borrar

lista de usuarios seleccionados en el menú Usuario. El sistema pregunta si desea guardar los cambios antes

de borrar la lista.

Ocultar usuarios seleccionados de Lista de usuarios disponibles

De forma prefijada, los usuarios y grupos agregados a la lista Usuarios seleccionados se quitan de la lista

Usuarios disponibles.

Para desactivar esta función y conservar los usuarios y grupos en la lista Usuarios disponibles, seleccione

Ocultar usuarios seleccionados de Lista de usuarios disponibles en el menú Usuario.

CONSEJO: Con esta opción seleccionada se reduce el riesgo de posible duplicación de los usuarios

seleccionados.

NOTA: Si se selecciona más de un usuario o grupo, en el cuadro de diálogo Propiedades sólo se

muestran las propiedades comunes a todos ellos. El resto de valores quedan vacíos.

6-14 Escaneado a base

Valores prefijados de usuario

Esta opción permite definir las propiedades de usuario empleadas para todos los usuarios agregados a la lista

Usuarios seleccionados. Para modificar las propiedades de usuario prefijadas, seleccione Valores prefijados

de usuario en el menú Usuario.

Nombre de

campo

Descripción Valores posibles

Tipo de destino Define el tipo de destino donde

se realizará el archivado.

 Carpeta de red (prefijado)

 FTP

 Correo electrónico

Tipo de salida

escaneado

Define el formato del archivo

que se distribuirá a Destino

escaneado.

 PDF, puede buscarse texto (*.pdf)

 PDF, sólo imagen (*.pdf) (prefijado)

 Tiff de varias páginas (*.tif)

Idioma del

documento

origen

Define el idioma del documento

de origen. Define también el

diccionario que se utilizará para

el reconocimiento óptico de

caracteres (OCR) del

documento.

 Idéntico a los idiomas OCR definidos en la

aplicación SMARTsend

 Valor prefijado: Inglés

Tipo de

confirmación

Define el tipo de confirmación

que recibirá el usuario de

Escaneado a base cuando haya

terminado el trabajo de

escaneado.

 Sin confirmación

 Confirmación impresa (prefijado)

Tabla 6-6: Propiedades prefijadas de usuario

Utilidad Escaneado a base 6-15

Destino de

escaneado

Define el destino de escaneado

a base donde se guardarán los

documentos de salida del

usuario.

 Prefijado: \\nombre_PC\SS_Scans\%Username%

 Opciones variables: permiten incluir datos

variables en la propiedad Destino de escaneado.

 Nombre de usuario: para cada usuario,

inserta la sección ID de red del campo

Nombre de usuario en lugar de la variable

%Username% (por ejemplo, si el valor

Destino de escaneado es

\\nombre_PC\SS_Scans\%Username%,

nombre de usuario XRXNA\UsuarioA

generará el Destino de escaneado

\\nombre_PC\SS_Scans\UsuarioA).

 Dominio: para cada usuario, se inserta la

sección Dominio del campo Nombre de

usuario en lugar de la variable %Domain%

(por ejemplo, si el valor de Destino

escaneado es

\\nombre_PC\SS_Scans\%Domain%_

%Username%, el nombre de usuario

XRXNA\UsuarioA generará el Destino

escaneado

\\nombre_PC\SS_Scans\XRXNA_UsuarioA.

 Correo electrónico: para cada usuario, se

insertará lo siguiente en lugar de la variable

%E-mail%:

 Origen de usuario Active Directory/

LDAP: asignaciones introducidas para el

campo Correo electrónico del cuadro de

diálogo Asignaciones.

 Origen de usuario Dominio NT/PC local:

el valor no estará disponible de forma

prefijada.

 Base: para cada usuario, se insertará lo

siguiente en lugar de la variable %Home

Location%:

 Origen de usuario Active Directory/

LDAP: asignaciones introducidas para

campo Base del cuadro de diálogo

Asignaciones.

 Origen de usuario Dominio NT/PC local:

el valor no estará disponible de forma

prefijada.

Nota: Si no está disponible el valor para Correo electrónico o

Base y desea utilizarlos para definir el Destino de escaneado

de un usuario, seleccione cada usuario individual y haga clic

en el botón Propiedades. Modifique el campo Destino de

escaneado para incluir la información.

Nombre de

campo

Descripción Valores posibles

Tabla 6-6: Propiedades prefijadas de usuario

6-16 Escaneado a base

Nombre de plantilla

en dispositivo

Define el nombre de la plantilla

de escaneado de dispositivo que

se publicará cuando se utilice

SMARTsend para publicar

plantillas individuales para los

usuarios de Escaneado a base.

 Valor prefijado: %Username% (se utiliza la

sección ID de red del campo Nombre de usuario).

 Editable para cada usuario. Utilice el botón

Propiedades del panel Usuarios seleccionados.

 Opciones variables: permiten incluir datos

variables en la propiedad Nombre de la plantilla.

 Nombre de usuario: para cada usuario, se

inserta la sección ID de red del campo

Nombre de usuario en lugar de la variable

%Username% (por ejemplo, el nombre de

usuario XRXNA\UsuarioA generará el

nombre de plantilla UsuarioA).

 Dominio: para cada usuario, se inserta la

sección Dominio del campo Nombre de

usuario en lugar de la variable %Domain%

(por ejemplo, si el valor de Nombre de la

plantilla es %Domain%_%Username%,

nombre de usuario XRXNA\UsuarioA

generará el nombre de plantilla

XRXNA_UsuarioA.

Nombre de

campo

Descripción Valores posibles

Tabla 6-6: Propiedades prefijadas de usuario

Utilidad Escaneado a base 6-17

Precisa SMARTsend Professional Edition para realizar el reconocimiento OCR de los documentos de

origen. Si se selecciona, el valor de Tipo de salida de escaneado cambia a PDF, sólo imagen (*.pdf) en el

momento de la importación a SMARTsend en caso de no utilizar la Edición profesional.

Identificador de

atributo de

documento

Rellena el campo ID de usuario.

Cuando se utiliza la aplicación

SMARTsend para publicar una

plantilla única para los usuarios

de Escaneado a base y estos se

identifican mediante un campo

de atributo de documento, el

valor introducido para ID de

usuario se compara con el que

proporciona el usuario en el

momento de escanear.

 Valor prefijado: %Username% (se utiliza la

sección ID de red del campo Nombre de usuario).

 Editable para cada usuario. Utilice el botón

Propiedades del panel Usuarios seleccionados.

 Opciones variables: permiten incluir datos

variables en la propiedad Identificador de atributo

de documento.

 Nombre de usuario: para cada usuario,

inserta la sección ID de red del campo

Nombre de usuario en lugar de la variable

%Username% (por ejemplo, el nombre de

usuario XRXNA\UsuarioA generará el

Identificador de atributo de documento

UsuarioA).

 Dominio: para cada usuario, se inserta la

sección Dominio del campo Nombre de

usuario en lugar de la variable %Domain%

(por ejemplo, si el valor de Identificador

atributo de documento es

%Domain%_%Username%, el nombre de

usuario XRXNA\UsuarioA generará el

Identificador de atributo de documento

XRXNA_UsuarioA.

 Correo electrónico: para cada usuario, se

insertará lo siguiente en lugar de la variable

%E-mail%:

 Origen de usuario Active Directory/

LDAP: asignaciones introducidas para

campo Correo electrónico del cuadro

de diálogo Asignaciones.

 Origen de usuario Dominio NT/PC local:

el valor no estará disponible de forma

prefijada.

Nota: Si no está disponible el valor para Correo electrónico o

Base y desea utilizarlos para definir el Identificador de

atributo de documento, seleccione cada usuario individual y

haga clic en el botón Propiedades. Modifique el campo

Identificador de atributo de documento para incluir la

información.

NOTA: Los cambios realizados en los valores prefijados se guardan y están disponibles la siguiente vez

que se accede a Valores prefijados de usuario.

Nombre de

campo

Descripción Valores posibles

Tabla 6-6: Propiedades prefijadas de usuario

6-18 Escaneado a base

Comandos del menú Herramientas

Crear carpetas de usuario

Esta opción crea destinos de escaneado a base para los usuarios de la lista Usuarios seleccionados, si el tipo

de destino es un servidor FTP o una carpeta de red.

Para abrir el cuadro de diálogo Crear carpetas de usuario, seleccione Crear carpetas de usuario en el

menú

Herramientas.

Crear carpetas para usuarios seleccionados:

Seleccione esta opción si desea que se creen carpetas para los usuarios agregados a la lista Usuarios

seleccionados. Si la selecciona se crearán carpetas según lo especificado en la propiedad de usuario Destino

de escaneado.

Establecer permisos para usuarios seleccionados:

Utilícela para definir los permisos que se asignarán para el servidor FTP y las carpetas de red.

Utilizar credenciales de cuenta actual:

Cuando se accede al PC donde se van a crear las cuentas o se van a definir los permisos, se utilizan las

credenciales obtenidas del PC donde está instalada la utilidad Escaneado a base.

Utilizar las credenciales siguientes:

Esta opción permite especificar un nombre de usuario y una clave para utilizarlos cuando se accede al PC

donde se van a crear las cuentas o definir los permisos. Estas credenciales se utilizan para acceder al PC y no

se guardan.

Establecer permisos de usuario: Si está seleccionada, se concede el control total de las carpetas al usuario que haya

especificado la carpeta como Destino de escaneado. Los usuarios se identifican

con la propiedad Nombre de usuario.

Establecer cuenta y permisos

de archivado:

Permite definir el nombre de cuenta que utilizará SMARTsend en las operaciones

de archivado en las carpetas de usuario. Si está seleccionada, se otorga permiso de

control total de esta cuenta a las carpetas de usuario. Deben ser cuentas de

dominio o cuentas locales del PC donde se alojan las carpetas de usuario.

Utilidad Escaneado a base 6-19

Opciones

Esta función permite definir opciones que se utilizarán al agregar usuarios a la lista Usuarios seleccionados.

Para abrir el cuadro de diálogo Opciones, seleccione Opciones en el menú Herramientas.

Agregar una entrada para Grupos además de sus usuarios:

Seleccione esta opción cuando agregue un grupo de Windows a la lista Usuarios seleccionados, si desea

crear tanto una entrada para el grupo como una por cada usuario.

Si no la selecciona, el sistema le preguntará si desea hacerlo cada vez que agregue un grupo a la lista

Usuarios seleccionados.

Eliminar miembros del grupo al eliminar un grupo:

Seleccione esta opción si desea que los miembros de un grupo desaparezcan de la lista Usuarios

seleccionados al quitar el grupo.

Al agregar un usuario duplicado:

Cuando se agrega un usuario duplicado a la lista Usuarios seleccionados, puede elegir una de estas opciones:

 Sobrescribir siempre el usuario existente

 Preguntar antes de sobrescribir

 Sobrescribir siempre el usuario existente

Comandos del menú Archivo

Apertura de un archivo .CSV existente

Para abrir un archivo CSV existente, seleccione Abrir en el menú Archivo.

Exportación de un archivo CSV

La lista de usuarios seleccionados debe exportarse a un archivo CSV (valores separados por comas) para

importarlo en SMARTsend.

Para exportar un archivo CSV:

1 Seleccione Guardar en el menú Archivo.

2 Escriba un nombre para el archivo CSV.

3 Elija la ubicación del archivo.

4 Haga clic en Guardar.

El archivo ya está listo para importarlo en la aplicación SMARTsend.

Salida de la utilidad

Para salir de la utilidad, haga clic en el botón Salir. Si no se han guardado los cambios, el sistema le pedirá

que lo haga.

6-20 Escaneado a base

Edición de propiedades de usuario

Modificación de usuarios individuales

Para editar las propiedades de un solo usuario:

1 Seleccione el usuario cuyas propiedades desea modificar.

2 Haga clic en Propiedades. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de usuario.

3 Realice los cambios necesarios.

4 Si desea aplicar estos cambios a los futuros usuarios, seleccione Aplicar a nuevos usuarios

seleccionados de ahora en adelante.

5 Haga clic en Aceptar.

Modificación de varios usuarios

Para editar las propiedades de varios usuarios:

1 Pulse y mantenga pulsada la tecla CTRL.

2 Seleccione los usuarios cuyas propiedades desea modificar.

3 Haga clic en Propiedades. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de usuario.

4 Realice los cambios necesarios.

5 Si desea aplicar estos cambios a los futuros usuarios, seleccione Aplicar a nuevos usuarios

seleccionados de ahora en adelante.

NOTA: La utilidad sólo muestra las propiedades de usuario idénticas para todos los usuarios. El resto

propiedades quedan en blanco cuando se abre el cuadro de diálogo Propiedades de usuario.

6 Haga clic en Aceptar.

Funciones de la aplicación Escaneado a base de SMARTsend 6-21

Funciones de la aplicación Escaneado a base de

SMARTsend

Una vez exportada la lista de usuarios seleccionados a un archivo CSV con la utilidad Escaneado a base,

puede utilizar las funciones de Escaneado a base de la aplicación SMARTsend para importar usuarios y

publicar plantillas de escaneado de dispositivos. Los usuarios de SMARTsend pueden utilizar estas plantillas

para publicar en sus destinos de escaneado a base.

Importación de usuarios en la base de datos de usuarios de

Escaneado a base de SMARTsend

La página Importar usuarios permite importar el contenido de un archivo CSV en la base de datos de

SMARTsend. Así se crea una lista de usuarios y sus propiedades de Escaneado a base correspondientes

la base de datos de SMARTsend. El archivo CSV se crea con la utilidad Escaneado a base. Consulte

Administración de plantillas de Escaneado a base en la página 6-2.

Para importar usuarios en la base de datos de usuarios de Escaneado a base

SMARTsend

1 Ejecute SMARTsend como administrador.

2 En la Página principal de administración, busque el panel Administrar flujos de trabajo y publicaciones

y haga clic en el enlace Administrar flujo de trabajo y publicaciones de Escaneado a base.

3 Haga clic en Examinar para localizar el archivo que va a importar.

4 Haga clic en Abrir para ver el contenido del archivo CSV. Se muestra el contenido del archivo CSV

seleccionado y se activan las Opciones de importación.

5 Revise y confirme el contenido del archivo CSV antes de importarlo en la base de datos de

SMARTsend.

6 Seleccione las Opciones de importación:

 Añadir los usuarios anteriores a los usuarios de la base de datos (valor prefijado): fusiona la

lista de usuarios del archivo CSV importado con la lista de usuarios de Escaneado a base existentes

en la base de datos de SMARTsend. Los usuarios nuevos se agregan y los existentes son sustituidos

en caso de duplicación.

 Sustituir los usuarios de la base de datos con los usuarios anteriores: se sustituye toda la lista

de usuarios de Escaneado a base de la base de datos de SMARTsend con la lista de usuarios del

archivo CSV importado. Los usuarios anteriores desaparecen.

NOTA: Si todavía no ha empleado la utilidad Escaneado a base para exportar una lista de usuarios

seleccionados, consulte

Administración de plantillas de Escaneado a base en la página 6-2.

NOTA: Si surge algún problema con el archivo CSV, se muestran mensajes de advertencia y error

abrir el archivo. Las Opciones de importación no están disponibles si se detectan errores en el

archivo

CSV.

NOTA: Si algún usuario del archivo CSV importado ya se encuentra en la base de datos de

SMARTsend, las propiedades del usuario de Escaneado a base existente en la base de datos se

sobrescriben.

6-22 Escaneado a base

7 Haga clic en el botón Importar. Si la operación es satisfactoria, el contenido del archivo CSV se

importa en la base de datos de SMARTsend y desaparece de la página Importar usuarios. Si la operación

no es satisfactoria, aparece un mensaje de error en la parte superior de la página.

8 Si lo desea, puede importar más archivos CSV en la base de datos de SMARTsend.

Administración de la base de datos de usuarios de Escaneado a

base de SMARTsend

La página Administrar usuarios permite ver y modificar la lista de usuarios de Escaneado a base importados

de archivos CSV en la base de datos de SMARTsend. Esta página permite:

 Agregar usuarios individuales a la base de datos de usuarios de Escaneado a base de SMARTsend

 Modificar las propiedades de usuarios individuales

 Eliminar usuarios de la base de datos

 Exportar los cambios a un archivo CSV

Consulte Lista Usuarios seleccionados en la página 6-12 para ver una descripción detallada de la

información que aparece en la página Administrar usuarios.

Acceso a la página Administrar usuarios

Para acceder a la página Administrar usuarios:

1 Ejecute SMARTsend como administrador.

2 En la Página principal de administración, busque el panel Administrar flujos de trabajo y publicaciones

y haga clic en el enlace Administrar flujo de trabajo y publicaciones de Escaneado a base.

3 En el panel Tareas de Escaneado a base, haga clic en Administrar usuarios.

4 Aparece la lista de usuarios de Escaneado a base de la base de datos de SMARTsend.

Edición de usuarios en la base de datos

Para modificar el contenido de la base de datos de usuarios de Escaneado a base de

SMARTsend:

1 En la página Administrar usuarios, desplácese a la derecha: Al final de la fila de cada usuario aparece el

enlace Editar.

2 Haga clic en el enlace Editar del usuario cuyas propiedades desea modificar. Ahora puede modificar las

propiedades del usuario.

3 Realice los cambios deseados.

4 Haga clic en Aplicar para guardar los cambios, o en Cancelar para descartarlos.

Eliminación de usuarios de la base de datos

Para eliminar usuarios de la base de datos de usuarios de Escaneado a base de SMARTsend:

1 En la página Administrar usuarios, marque las casillas de verificación de los usuarios que desea

eliminar.

2 Haga clic en Eliminar.

3 Haga clic en Aceptar para confirmar la selección.

Funciones de la aplicación Escaneado a base de SMARTsend 6-23

Adición de usuarios individuales a la base de datos

Para agregar un usuario individual a la base de datos de usuarios de Escaneado a base de

SMARTsend:

1 En la página Administrar usuarios, baje hasta la fila con el rótulo Nuevo usuario.

2 Desplácese a la derecha hasta el final de la fila. Al final de la fila de cada usuario aparece el

enlace

Editar.

3 Haga clic en Editar. Ahora puede modificar las propiedades del usuario.

4 Escriba la información del usuario en los campos de datos disponibles.

5 Haga clic en Aplicar para guardar los cambios, o en Cancelar para descartarlos.

6 Repita el procedimiento por cada usuario individual que desee agregar.

Exportación de cambios de la base de datos

Las modificaciones realizadas en la base de datos de usuarios de Escaneado a base de SMARTsend pueden

exportarse a un archivo CSV.

Para exportar los cambios de la base de datos:

1 En la página Administrar usuarios, haga clic en el botón Exportar para exportar todos los usuarios de

Escaneado a base a un archivo CSV.

2 Siga unos de estos pasos:

a) Haga clic en Abrir para abrir y guardar el archivo CSV.

b) Haga clic en Guardar para guardar el archivo en un archivo CSV nuevo o existente.

CONSEJO: Si utiliza tanto la utilidad Escaneado a base como la aplicación SMARTsend para modificar el

contenido de los archivos CSV, es recomendable exportar el contenido de la base de datos de SMARTsend a

un archivo CSV para mantener un archivo actualizado que se utilizará con la herramienta cliente.

6-24 Escaneado a base

Administración de credenciales de archivado maestras

Para tener acceso de archivado a todos los destinos de escaneado de tipo FTP y Carpeta de red, SMARTsend

exige la introducción de credenciales maestras antes de publicar plantillas para los usuarios de Escaneado

base.

Para administrar las credenciales de archivado maestras:

1 Ejecute SMARTsend como administrador.

2 En la Página principal de administración, busque el panel Administrar flujos de trabajo y publicaciones

y haga clic en el enlace Administrar flujo de trabajo y publicaciones de Escaneado a base.

3 En el panel Tareas de Escaneado a base, haga clic en Credenciales de archivado maestras.

4 En la página Credenciales de archivado maestras, escriba y confirme el nombre de usuario y la clave de

las credenciales de archivado maestras que se utilizarán para el archivado en los destinos de escaneado

Carpeta de red.

5 Haga clic en Guardar credenciales para guardar las credenciales maestras de la cuenta de archivado.

6 Escriba y confirme el nombre de usuario y la clave de las credenciales de archivado maestras que se

utilizarán para el archivado en los destinos de escaneado FTP.

7 Haga clic en Guardar credenciales para guardar las credenciales maestras de la cuenta de archivado.

NOTA: Si están disponibles, SMARTsend utilizará los nombres de usuario de las cuentas de archivado

maestras del archivo CSV importado. Si importa usuarios de varios archivos CSV, asegúrese de que se

puede acceder a los destinos de escaneado con las mismas credenciales de archivado maestras. si los

nombres de usuario de la cuenta de archivado maestra se modifican en la aplicación SMARTsend, esta

información no se actualizará en el archivo CSV. Las claves no se guardan en el archivo CSV.

Publicación de plantillas de Escaneado a base 6-25

Publicación de plantillas de Escaneado a base

Antes de que los usuarios puedan acceder a las plantillas de escaneado de dispositivo de Escaneado a base,

debe seleccionar las opciones de publicación y asignación de nombres de documentos, elegir los campos de

atributos de documento y publicar las plantillas de Escaneado a base para los dispositivos seleccionados

configurados para utilizarlos con SMARTsend.

Para publicar plantillas de Escaneado a base de SMARTsend:

1 Ejecute SMARTsend como administrador.

2 En la Página principal de administración, busque el panel Administrar flujos de trabajo y publicaciones

y haga clic en el enlace Administrar flujo de trabajo y publicaciones de Escaneado a base.

3 En el panel Tareas de Escaneado a base, haga clic en Publicar plantilla(s).

4 Seleccione una opción de publicación.

 Una única plantilla compartida por los usuarios en la página 6-27. Elija una opción de

autenticación:

 Los usuarios se identificarán mediante autenticación del dispositivo en la página 6-28

 Los usuarios se identificarán por el campo de atributos del documento en la página 6-28

 Plantillas individuales para los usuarios y grupos seleccionados a continuación prefijado en la

página 6-28

5 Seleccione una opción Nombre de documento.

Consulte "Nombre de documento" en la Guía del usuario de SMARTsend para más información.

6 Seleccione un Perfil de atributos del documento.

Consulte "Perfiles de atributos de documentos" en la Guía del usuario de SMARTsend para más

información.

7 Haga clic en Publicar en dispositivo multifunción. Se muestra la página Publicar flujo de trabajo en

dispositivo multifunción Xerox.

NOTA: No podrá publicar plantilla de escaneado de dispositivo Escaneado a base si no se han

introducido credenciales en la página Credenciales de archivado maestras.

6-26 Escaneado a base

Página de publicación

Publicación de una única plantilla compartida por los usuarios

Cuando se selecciona esta opción:

1 Especifique un nombre de publicación exclusivo. El nombre de publicación prefjiado es Mi base.

2 Seleccione la fecha de caducidad.

3 Seleccione los dispositivos en los que se publicará la plantilla.

4 Introduzca los valores de los atributos del documento. Si fuera necesario especificar los valores en el

dispositivo, seleccione Editable en el dispositivo.

5 Seleccione un Perfil de escaneado. Haga clic en Propiedades para ajustar las opciones de escaneado

que desee.

6 Haga clic en Aceptar.

7 La plantilla se publica. Haga clic en Volver a página de inicio en la parte inferior de la página para

volver a la página de Inicio de usuario.

Consulte el Capítulo 5, Publicación de flujos de trabajo, de la Guía del usuario de SMARTsend para

más

información.

Publicación de plantillas individuales para los usuarios y grupos seleccionados a

continuación

Cuando se selecciona esta opción:

1 Seleccione la fecha de caducidad.

2 Seleccione los dispositivos en los que se publicará la plantilla.

3 Introduzca los valores de los atributos del documento. Si fuera necesario especificar los valores en el

dispositivo, seleccione Editable en el dispositivo.

4 Seleccione un Perfil de escaneado. Haga clic en Propiedades para ajustar las opciones de escaneado

que desee.

5 Haga clic en Aceptar.

6 La plantilla se publica. Haga clic en Volver a página de inicio en la parte inferior de la página para

volver a la página de Inicio de usuario.

Consulte el Capítulo 5, Publicación de flujos de trabajo, de la Guía del usuario de SMARTsend para más

información.

NOTA: Cuando modifique el nombre de la publicación tenga presente que, en la interfaz de usuario local

del dispositivo, las plantillas de escaneado cuyo primer carácter sea un guión bajo aparecerán antes de

aquellas con un primer carácter alfanumérico.

NOTA: Cuando utilice esta opción, el sistema no solicitará la introducción de un nombre de

publicación. Los valores individuales guardados en la base de datos de SMARTsend para la

propiedad Nombre de la plantilla se utilizarán como nombre de la publicación en las plantillas de

escaneado de dispositivo. Es importante que los nombres de plantilla sean únicos. Sólo se

publicarán las plantillas de aquellos usuarios con un nombre de plantilla único.

Publicación de plantillas de Escaneado a base 6-27

Adición de publicaciones Escaneado a base a otros dispositivos

Para publicar plantillas de escaneado de dispositivo Escaneado a base en otros dispositivos, siga el mismo

procedimiento de publicación de plantillas y vuelva a seleccionar los dispositivos donde desea publicarlas.

Visualización de publicaciones Escaneado a base

Para ver publicaciones de plantillas de escaneado de dispositivo Escaneado a base desde

la página principal de usuario:

1 Ejecute SMARTsend como administrador.

2 En la página principal de usuario, busque el panel Flujos de trabajo y haga clic en el enlace Ver todos

los flujos de trabajo. Se muestra la página Explorador de flujos de trabajo.

3 Seleccione el flujo de trabajo Escaneado a base.

4 En el panel Tareas de flujo de trabajo, haga clic en Ver publicaciones.

Para ver publicaciones de plantillas de escaneado de dispositivo Escaneado a base desde

la Página principal de administración:

1 Ejecute SMARTsend como administrador.

2 En la Página principal de administración, busque el panel Administrar flujos de trabajo y publicaciones

y haga clic en el enlace Ver todos los flujos de trabajo. Se muestra la página Administrar flujos

trabajo.

3 Seleccione el flujo de trabajo Escaneado a base.

4 En el panel Vistas del flujo de trabajo, haga clic en la opción de vista de publicación deseada.

Eliminación de publicaciones Escaneado a base

Para eliminar publicaciones de plantillas de escaneado de dispositivo Escaneado

a base:

1 Ejecute SMARTsend como administrador.

2 En la Página principal de administración, busque el panel Administrar flujos de trabajo y publicaciones

y haga clic en el enlace Ver todas las publicaciones. Se muestra la página Administrar flujos

trabajo.

3 Seleccione la publicación Escaneado a base que desea eliminar.

Acerca de las opciones de publicación de las plantillas Escaneado

base

En esta sección se explican algunas de las opciones de publicación de plantillas Escaneado a base.

Una única plantilla compartida por los usuarios

Si selecciona esta opción se publica una única plantilla de escaneado de dispositivo, que tiene como nombre

prefijado Mi base. Cuando se selecciona la plantilla Mi base en el dispositivo de escaneado, está se archivará

para el Destino de escaneado de los usuarios autenticados definidos en la base de datos de SMARTsend.

6-28 Escaneado a base

Los usuarios se identificarán mediante autenticación del dispositivo

esta opción requiere que los dispositivos de escaneado donde se publica la plantilla de escaneado de

dispositivo Escaneado a base admitan la función de autenticación y que ésta se haya configurado y activado

en cada dispositivo. Los valores proporcionados a SMARTsend en el historial de trabajos de dispositivo se

comparan con las propiedades Dominio e ID de red almacenadas en la base de datos de SMARTsend y se

utilizan para identificar el destino de escaneado del usuario de Escaneado a base.

El dispositivo de escaneado debe configurarse para solicitar el historial de trabajos que contenga el Dominio

y Nombre de usuario que el usuario utilizará para la autenticación. Consulte con el administrador del sistema

del dispositivo para más información.

Los usuarios se identificarán por el campo de atributos del documento

Esta opción requiere que el administrador del sistema introduzca un nombre de solicitud en el campo

Nombre de los campos de Atributos de documentos. Cuando se publique el flujo de trabajo Escaneado a

base como plantilla de escaneado de dispositivo, ésta incluirá un campo de atributos de documento con

este

nombre de solicitud. El nombre de solicitud prefijado será Nombre de usuario. En el momento del

escaneado, los valores que introduzcan los usuarios para este campo se compararán con la propiedad ID

usuario almacenada en la base de datos de SMARTsend y se utilizarán para identificar el Destino de

escaneado de los usuarios de Escaneado a base.

Este campo de atributos podrá modificarse en el dispositivo y reducirá la cantidad de campos que pueden

designarse como editables en el equipo, de seis a cinco. Además, debe asegurarse de que el nombre de

solicitud introducido no entra en conflicto con los nombres de los campos de atributos de documento del

Perfil de atributos del documento que seleccione.

Plantillas individuales para los usuarios y grupos seleccionados a continuación prefijado

Si se selecciona esta opción se publicará una plantilla de escaneado de dispositivo con un nombre único por

cada usuario seleccionado. Los valores almacenados en la base de datos de SMARTsend para la propiedad

Nombre de la plantilla se utilizarán para dar nombre a las plantillas de escaneado de dispositivo. Con esta

opción, los usuarios de las plantillas no tendrán que autenticarse en el momento de escanear. La plantilla de

escaneado de dispositivo se archivará para el valor Destino de escaneado almacenado en la base de datos

SMARTsend para los usuarios de la plantilla. Haga clic en Ocultar usuarios con publicaciones de

Escaneado a base para mostrar sólo los usuarios que no tienen plantillas de escaneado de dispositivo

Escaneado a base publicadas.

Esta opción requiere que todos los valores de la propiedad Nombre de la plantilla de la base de datos de

SMARTsend sean exclusivos. Si los valores de esta propiedad no son únicos se producirá un error de

validación y no podrá publicar plantillas con esta opción. Utilice la página Administrar usuarios para revisar

y editar los valores de la propiedad Nombre de la plantilla.

Perfil de atributos del documento

Son juegos de campos de atributos de documento configurados para volver a utilizarlos. Cada campo del

perfil está asociado al campo correspondiente en uno o varios destinos. La opción seleccionada de forma

prefijada es No hay perfil del documento.

El perfil de atributos del documento puede incluir propiedades y asignaciones de atributos prefijadas o

personalizadas que son comunes a un flujo de trabajo específico. Los perfiles personalizados deben crearse

antes de publicar plantillas de escaneado de dispositivo Escaneado a base. Cuando se selecciona un perfil de

atributos de documento se muestra una vista estática de los campos asociados al perfil.

Nombre de documento

Las opciones de Nombre de documento definen el nombre del archivo de salida que se genera y archiva en

Destino de escaneado. La información de identificación se aplica después de escanear el documento.

Determine las restricciones (por ejemplo los caracteres admitidos y la política de sobrescritura de archivos)

de los destinos de archivos antes de asignar un nombre al documento de salida.

7-1

Solución de problemas

Se pueden producir errores del programa, del dispositivo y de la red en distintas situaciones. En este capítulo

se describen algunos de los problemas más habituales y las preguntas más frecuentes sobre SMARTsend, los

dispositivos multifunción Xerox y problemas de redes relacionados.

Contenido de este capítulo:

 Determinación del problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2

 Confirmaciones y registros de errores de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3

 Problemas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4

 Preguntas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-14

7-2 Solución de problemas

Determinación del problema

Si un problema persiste, anote los mensajes de error y recoja la información necesaria para definir el

problema. Se recomiendan los siguientes procedimientos para la solución de problemas:

 Defina el problema con precisión. ¿Cuándo, dónde y cómo se produce el problema?

 Reproduzca el problema. ¿Se reproduce el problema sistemáticamente, o se trata de un problema

'intermitente'?

 Pregunte a otros usuarios si tienen el mismo problema y anote todas las veces que se produce

problema.

 Examine los datos buscando tendencias y aspectos comunes que puedan estar relacionados con el

problema. Por ejemplo, ¿se produce el problema sólo con un dispositivo multifunción determinado o

con una configuración específica de red o estación de trabajo?

 Revise la documentación del producto, incluidos los archivos LÉAME (readme) y los temas de solución

de problemas, para ver si hay algún problema semejante documentado.

Si no se puede determinar la causa y la solución del problema, póngase en contacto con la Asistencia al

cliente de Xerox para informar del error. Proporcione al personal de Asistencia la información que ha

recogido para definir el problema. Compruebe que dispone del número de serie del producto en el momento

de efectuar la llamada.

Consulte Asistencia al cliente en la página 1-7 para obtener más información.

Confirmaciones y registros de errores de SMARTsend 7-3

Confirmaciones y registros de errores de SMARTsend

SMARTsend proporciona la información siguiente para contribuir en el proceso de solución de problemas:

 Página de confirmación del trabajo. Si ha seleccionado una opción para informar sobre el resultado

de un trabajo, se imprime una página de confirmación del trabajo o bien se envía por correo electrónico,

según la configuración establecida para Confirmación del trabajo en la página Opciones del flujo de

trabajo. Recuerde que la confirmación impresa sólo se emite a un dispositivo si el dispositivo

proporciona su dirección IP en el historial de trabajos. Algunos dispositivos antiguos de Xerox, como

las series Document Centre 420/425/432/440, no proporcionan esta información. La serie Document

Centre 545/555 proporciona la dirección IP en el historial de trabajos si el Informe de configuración

está activado en el equipo. Si un equipo no cumple con estos requisitos, elija la confirmación por correo

electrónico como alternativa.

Si tiene que resolver el problema, utilice la información de esta página para seguir la ruta del trabajo

desde el dispositivo de escaneado hasta su destino. Se informa sobre los datos de trabajo siguientes:

 Estado del trabajo. CORRECTO o ERROR

 Detalles del estado del trabajo. Explicación de los trabajos que tienen el estado ERROR.

 Información sobre el trabajo. Informa de la fecha y hora del trabajo, el nombre del PC de

SMARTsend y el usuario que envía el trabajo.

 Información del flujo de trabajo. Informa sobre el nombre del flujo de trabajo, la descripción, el

nombre de la publicación, la fecha y la hora de publicación y el creador (propietario) de la misma.

 Servicio de escaneado de documentos. Informa sobre el estado del procedimiento de

escaneado

actual.

 Nombre del destino. Informa de la distribución del trabajo en su destino final, por ejemplo en un

sitio DocuShare, un sitio FTP o una impresora remota.

 Notas. Comentarios adicionales sobre el estado del trabajo relacionado con los destinos de correo

electrónico e impresora remota.

 Información de contacto del administrador. Imprime el nombre, la dirección de correo

electrónico y el teléfono del administrador de SMARTsend, tal como se introdujeran en la página

Opciones generales de administración.

 Registros de errores del sistema. SMARTsend mantiene un registro SMARTsendLog que informa

sobre una amplia variedad de eventos del sistema, como la configuración del sistema, el inicio y la

detención de servicios de SMARTsend y los intentos infructuosos de realizar copias de seguridad de la

base de datos. Acceda a él a través del Visor de sucesos de Windows.

Los eventos como el inicio y la detención de servicios de SMARTsend se comunican a los registros de

eventos estándares de Windows según proceda. Los registros de Windows también contienen entradas

relacionadas con las aplicaciones de Microsoft con las que trabaja SMARTsend, como .NET

Framework, MSDE y MDAC.

NOTA: El valor prefijado de esta opción es Desactivado. Si edita un flujo de trabajo existente y activa

esta función, tendrá que volver a publicar las plantillas de escaneado de dispositivo o las cubiertas de

PaperWare para confirmar el trabajo.

7-4 Solución de problemas

Problemas comunes

Errores de Servidor no disponible

Tanto .NET Framework como Internet Information Services (IIS) de Microsoft están instalados en

servidor Windows 2000, pero cuando inicio SMARTsend, recibo el mensaje de error "Servidor no

disponible".

IIS debe instalarse en el servidor Windows 2000 antes que .NET Framework. Consulte el sitio web

Microsoft, www.microsoft.com para obtener instrucciones acerca de la instalación y

configuración de IIS.

Para solucionarlo, lleve a cabo este procedimiento:

1 Desinstale SMARTsend, IIS y .NET Framework.

2 Reinicie.

3 Reinstale IIS.

4 Reinstale SMARTsend (el instalador de SMARTsend carga .NET Framework.).

5 Después de reiniciar, SMARTsend debería funcionar correctamente.

Error "403 Prohibido"

He instalado SMARTsend en un host de Windows Server 2003. Cuando inicio la aplicación recibo el

error

"403 prohibido".

SMARTsend exige que ASP.NET esté instalado en un host donde se ejecute Windows Server 2003.

ASP.NET no se instala en Windows Server 2003 de forma prefijada. Consulte el sitio web de Microsoft,

www.microsoft.com para obtener instrucciones acerca de la instalación y configuración de ASP.NET.

SMARTsend no reconoce el servicio FTP IIS

Si el servicio FTP IIS ha sido instalado después de la instalación de SMARTsend, SMARTsend no

reconocerá el servicio FTP. Para resolver esta situación, lleve a cabo el siguiente procedimiento.

Para agregar a SMARTsend soporte para el protocolo FTP:

1 Vaya a Agregar/quitar programas en el PC de SMARTsend donde se ejecuta Windows 2000 Server,

a Agregar/quitar programas en un PC de SMARTsend donde se ejecute Windows Server 2003 o

Windows

XP Professional.

2 Seleccione SMARTsend

3 Haga clic en Cambiar.

4 Haga clic en Reparar.

5 Finalice el procedimiento.

No se ha podido instalar MSDE durante la instalación de SMARTsend

Es posible que el instalador de SMARTsend no pueda instalar MSDE si se han instalado varios certificados

de seguridad en el PC de SMARTsend. Es necesario eliminar del PC de SMARTsend todos los certificados

instalados anteriormente, antes de la instalación.

Consulte Cambio de un certificado de seguridad en la

página 2-18 para más información.

Problemas comunes 7-5

Mensaje de error de inicio de sesión

Cuando trato de escanear con un flujo de trabajo publicado (una plantilla de escaneado de dispositivo o una

cubierta de PaperWare), me aparece el siguiente mensaje de error de inicio de sesión:

Se ha producido un error de inicio de sesión. Póngase en contacto con el propietario del flujo de

trabajo para comprobar las credenciales válidas para este destino.

Este mensaje indica que las credenciales de la plantilla o cubierta que trata de utilizar no son válidas o que

no existen. Los flujos de trabajo publicados requieren unas credenciales válidas para obtener acceso a cada

destino. Si las credencias de un destino de escaneado cambian, el propietario del flujo de trabajo deberá

efectuar el correspondiente cambio en sus credenciales de SMARTsend. Utilice el enlace Administrar mis

credenciales en la página de principal de usuario de SMARTsend para actualizar las credenciales.

Inaccesibilidad de SMARTsend en una intranet

El comportamiento de la configuración del servidor proxy en las versiones más recientes de Internet

Explorer y otros navegadores podría varías entre las distintas ediciones de software. Si ejecuta SMARTsend

en una intranet, el PC de SMARTsend ha de estar incluido en la lista de excepciones del servidor proxy.

Consulte Configuración del cliente y el navegador en la página 2-25 para más información.

Problemas de acceso con el examinador cliente Windows 95/98/Me y

otros distintos a Microsoft

El parámetro Autenticación básica de IIS ha de estar activado en el PC de SMARTsend cuando están

presentes las siguientes configuraciones de cliente:

 Para acceder a SMARTsend se utiliza cualquier examinador compatible distinto a Microsoft.

 Para acceder a SMARTsend desde un PC con Windows 95/98/Me se utiliza cualquier examinador

compatible.

Con estas configuraciones, los usuarios no podrán acceder a SMARTsend en el caso de que la opción

Autenticación básica de IIS esté desactivada en el PC de SMARTsend.

Consulte Configuración de métodos

de autenticación de Windows en la página 2-11 para más información.

Faltan iconos en la página Destinos de documentos

En algunos casos, las configuraciones DNS irregulares pueden evitar que aparezcan los iconos en la página

Destinos de documentos. Para resolver este problema, compruebe que el equipo cliente tenga la misma

configuración DNS que el PC de SMARTsend y corrija cualquier disparidad.

Error No se pudo mostrar la página

Después de actualizar de Windows 2000 Server o Advanced Server a Windows Server 2003, los usuarios

podrían observar el error No se pudo mostrar la página al tratar de acceder al sitio. Si se produce esta

situación, asegúrese de que el sitio Web prefijado de IIS está en ejecución.

Consulte Instalación y

configuración de IIS / FTP en la página 2-10 y Activación de ASP.NET en la página 2-12 para

más información.

NOTA: Es posible que cada usuario tenga que introducir la dirección IP especifica Y el nombre de host

completo del PC de SMARTsend.

7-6 Solución de problemas

Problemas con bloqueadores de ventanas emergentes

Los bloqueadores de ventanas emergentes pueden interferir con algunas ventanas de SMARTsend.

necesario desactivar los bloqueadores de ventanas emergentes para la URL de SMARTsend.

Problemas de comunicación y configuración de dispositivos

Existen distintos problemas de configuración que interfieren en la comunicación entre SMARTsend y los

dispositivos multifunción de Xerox. En algunos casos, SMARTsend puede solucionar algunos problemas de

configuración. Si no se puede solucionar el problema, SMARTsend muestra mensajes de error e información

para ayudar a resolver estos problemas.

La primera medida para resolver problemas de comunicación y configuración de dispositivos consiste en

utilizar la función Reparación de dispositivos de SMARTsend.

Para reparar la configuración de un dispositivo:

1 En la página principal de administración, haga clic en Ver dispositivos Xerox.

2 Seleccione el dispositivo en la lista.

3 Haga clic en Reparar. Si el problema puede resolverse automáticamente, el icono de estado cambiará

para indicar que el dispositivo está configurado correctamente. Si SMARTsend detecta un problema

configuración que no se puede resolver, se mostrará información adicional en la columna Mensajes

de error.

Si la reparación no resuelve el problema, utilice la función Probar configuración para realizar una prueba

configuración más exhaustiva y obtener información más detallada sobre el estado y la solución

del

problema.

Para reparar la configuración de un dispositivo:

1 En la página principal de administración, haga clic en Ver dispositivos Xerox.

2 Seleccione el dispositivo en la lista.

3 Haga clic en Probar configuración. SMARTsend mostrará la página Probar configuración de

dispositivo que contiene un resumen de la prueba e indicadores de estado individuales para cada

categoría. Revise la información y haga clic en Aceptar para volver a la página Administrar

dispositivos Xerox.

Consulte Probar configuración de dispositivo en la página 7-7 para

más información.

4 Si la prueba no tiene éxito, se mostrará un mensaje de error en la página Administrar dispositivos

Xerox. Siga las instrucciones para la solución de problemas proporcionadas en la columna Mensajes

error.

NOTA: Si se detecta un error, haga clic en el icono de pregunta en la columna Mensaje de error para

mostrar un diagnóstico adicional y la información de resolución del problema.

Problemas comunes 7-7

Probar configuración de dispositivo

En la página Probar configuración de dispositivo se muestran los resultados de la prueba obtenidos cuando

se ejecuta la función Probar configuración en uno o varios dispositivos de Xerox. Se proporciona la

siguiente información:

Resumen de la prueba: en esta columna se resumen los resultados de la prueba de un determinado

dispositivo. Cuando un dispositivo falla una prueba, se aparecerá como no disponible y se mostrará un

mensaje de error en la columna Mensajes de error de la página Administrar dispositivos Xerox. Puede hacer

clic en el icono

en la columna Mensajes de error para ver más información de diagnóstico y de solución

del problemas.

Prueba de la cuenta de dispositivo: esta prueba válida las credenciales para la cuenta del dispositivo.

Esta

prueba dará error si la clave de la cuenta del dispositivo ha caducado o si se ha eliminado la cuenta

del

dispositivo.

Prueba de acceso a repositorio prefijado: esta prueba verifica que el repositorio prefijado del dispositivo

es accesible desde la cuenta de dispositivo. Esta prueba dará error si la cuenta de dispositivo no tiene acceso

al directorio del repositorio prefijado o al PC de SMARTsend.

Prueba del protocolo: Esta prueba verifica si el PC de SMARTsend todavía admite el protocolo de

transferencia de datos configurado en el dispositivo. Esta prueba dará error si el protocolo de transferencia

de datos no es válido o si se ha eliminado del PC de SMARTsend.

Prueba del puerto: esta prueba verifica si el puerto del protocolo de transferencia de datos del PC de

SMARTsend coincide con el puerto configurado en el dispositivo. Esta prueba dará error si el puerto

del

protocolo de transferencia de datos se ha actualizado en el PC de SMARTsend y el dispositivo no se

reconfigurado.

Prueba de las opciones de dispositivo: esta prueba verifica si las opciones de escaneado de red del

dispositivo coinciden con las opciones del sistema de SMARTsend. Esta prueba dará error si el dispositivo

está configurado para escaneado de red por otro método de aplicación o configuración.

Prueba de acceso a conjunto de plantillas: esta prueba verifica si la cuenta del dispositivo puede acceder

al conjunto de plantillas y si contiene todas las publicaciones de plantillas para este dispositivo. Esta prueba

dará error si la cuenta del dispositivo no tiene acceso al PC de SMARTsend o al directorio de conjunto de

plantillas, o si se han eliminado una o más plantillas del sistema de archivos del PC de SMARTsend.

7-8 Solución de problemas

Si no puede resolver el problema con las opciones Reparar y Probar configuración,

compruebe los siguientes puntos:

 El dispositivo multifunción de Xerox debe estar en línea y no reiniciándose.

 El dispositivo multifunción de Xerox debe estar configurado correctamente para admitir el escaneado

de red.

 TCP/IP ha de estar activado en el dispositivo.

 SNMP debe estar activado en el dispositivo y las opciones de SNMP deben coincidir con las

configuradas en SMARTsend.

 La comunicación SNMP debe estar activada en la red y la difusión SNMP deben estar activada para

permitir detectar dispositivos SMARTsend (la opción Detectar ahora).

 Si utiliza DNS, verifique si el PC está configurado correctamente en DNS. Consulte Comprobación de

la configuración DNS del PC de SMARTsend en la página 2-8 para más información.

 Si el PC de SMARTsend está configurado en DNS, los dispositivos multifunción Xerox utilizados con

SMARTsend se deben configurar para DNS. Las opciones de DNS del dispositivo se deben configurar

de manera manual mediante la interfaz de usuario del dispositivo o a través del servidor web interno

(Servicios de Internet de CentreWare) antes de intentar agregar el dispositivo a SMARTsend.

 Si se modifica la dirección del PC o el nombre de host validado de SMARTsend, el administrador del

sitio deberá reparar o volver a configurar todos los dispositivos para que funcionen con dicho PC.

 Si la función de lista de plantillas de actualización del dispositivo multifunción Xerox genera errores

una lista de plantillas parcial, lleve a cabo las siguientes acciones:

 Siga los procedimientos de Probar configuración y Reparar si no lo ha hecho. Consulte Problemas

de comunicación y configuración de dispositivos en la página 7-6 para más información.

 Consulte Error de actualización de plantillas en los dispositivos en la página 7-9 para obtener

más información.

 SMARTsend no admite automáticamente los nombres de cuentas de dispositivo que se hayan

modificado en la interfaz de usuario o en el servidor incorporado (Servicios de Internet de CentreWare).

Estos cambios de configuración deben realizarse a través de la página Administrar credenciales de

cuenta de dispositivo de SMARTsend.

 Si se instala SMARTsend en un PC con Windows XP Professional, el Uso compartido simple de

archivos debe estar desactivado. Consulte el sitio web de Microsoft,

www.microsoft.com para

obtener instrucciones sobre la configuración del uso compartido simple de archivos.

 Si se requiere el archivado SMB, entonces Compartir archivos e impresoras debe estar activado.

Consulte Activación de Compartir archivos e impresoras en la página 2-9 para más información.

 Confirme que los puertos requeridos por los protocolos admitidos (FTP, SMB, HTTP, HTTPS) no están

bloqueados realizando un filtrado en un conmutador, enrutador o servidor de seguridad.

Consulte

Configuración de puertos TCP/IP en la página 2-30 para más información.

 Si esto no resuelve el problema, reinicie el dispositivo y realice las comprobaciones anteriores de

nuevo. Si el problema persiste, póngase en contacto con el centro de asistencia al cliente de Xerox.

NOTA: SMARTsend admite la administración de un número limitado de dispositivos

multifunción Xerox. Abra el cuadro Acerca de en SMARTsend para comprobar el número de

dispositivos disponibles. Las últimas cifras anexas al número de serie indican el número de

dispositivos que admite la instalación actual. Par administrar más dispositivos, puede comprar

actualizaciones del paquete de licencia.

Problemas comunes 7-9

Error de actualización de plantillas en los dispositivos

Existen varias causas posibles de error de actualización de las plantillas en dispositivos multifunción Xerox.

El problema general es que el dispositivo, independientemente del protocolo de transferencia seleccionado

(SMB, FTP, HTTP, HTTPS), no puede acceder a las plantillas desde el PC o bien no puede iniciar una sesión

en dicha ubicación. En algunos casos, la configuración del dispositivo también podría haber sido sobrescrita

por otra aplicación.

Utilice las opciones de Reparar y Probar configuración para resolver los problemas con las plantillas.

Consulte Problemas de comunicación y configuración de dispositivos en la página 7-6 para

más información.

Si el problema de actualización de las plantillas no queda resuelto después de comprobar

todos los problemas de comunicación y configuración de dispositivos, pruebe lo siguiente:

 Confirme que el dispositivo señala al PC de SMARTsend adecuado. Esta circunstancia puede

comprobarse utilizando el servidor web interno del dispositivo (Servicios de Internet de CentreWare).

 Confirme que las cuentas del conjunto de plantillas y las credenciales del repositorio contienen la

clave

correcta.

 Confirme que la clave de la cuenta de dispositivo de SMARTsend está sincronizada con la clave de

cuenta en el dispositivo.

 Confirme que la cuenta de dispositivo de SMARTsend cuenta con privilegios de inicio de sesión locales

en el PC de SMARTsend.

 Confirme que las cuentas de dispositivos de SMARTsend tienen acceso al PC de SMARTsend a través

de la red. Para ello es necesario comprobar la política de seguridad local en el PC y asegurarse de que el

grupo de usuarios tiene acceso local.

 Confirme que la Configuración del conjunto de plantillas del dispositivo está configurado correcta-

mente y que utiliza el protocolo adecuado. Confirme además que la dirección IP o el nombre de host de

la configuración del conjunto de plantillas y la configuración del repositorio de archivos señalen a la

dirección IP del PC de SMARTsend.

Si su protocolo de transferencia es FTP, pruebe lo siguiente:

 Confirme que FTP se encuentra instalado y en ejecución en IIS en el PC de SMARTsend.

 Si FTP se instaló después de SMARTsend, siga las instrucciones que se indican en SMARTsend no

reconoce el servicio FTP IIS en la página 7-4.

 Utilice el símbolo del sistema de Windows para abrir una sesión de FTP y trate de acceder a FTP con el

mismo nombre de cuenta y clave que utilizó para configurar el dispositivo. Por ejemplo

> Host local de FTP (o dirección IP)

> nombre de usuario

> clave

Si no consigue iniciar la sesión, lo más probable es que el nombre de cuenta y la clave empleados no

sean válidos.

Si su protocolo de transferencia es SMB, pruebe lo siguiente:

 Verifique el nombre de cuenta y la clave accediendo al recurso compartido SMB desde otro cliente.

NOTA: Utilice la interfaz de usuario remoto de Servicios de Internet de CentreWare para confirmar

estos parámetros.

NOTA: Lo más apropiado es utilizar un cliente que se encuentre en el mismo segmento de la red

que el dispositivo que presenta el problema.

7-10 Solución de problemas

Compatibilidad de SharePoint Portal Server 2001 con Windows

Server 2003

El cliente SharePoint Portal Server 2001 no se puede instalar con el sistema operativo Windows Server

2003. Si SMARTsend se encuentra instalado en un servidor con Windows Server 2003 y se requiere un

destino de SharePoint Portal Server 2001, deberá utilizarse el siguiente procedimiento.

Para configurar un destino de SharePoint Portal Server 2001 en Windows

Server

2003:

1 En el Sitio de usuario de SMARTsend, haga clic en Administrar mis credenciales.

2 En Tareas de credenciales, haga clic en Agregar credencial nueva.

3 Para el Tipo de cuenta, seleccione Microsoft SharePoint Portal Server 2003.

4 Rellene los campos restantes del cuadro de diálogo Opciones de cuenta introduciendo los parámetros

SharePoint Portal Server 2001 en lugar de los parámetros de SharePoint Portal Server 2003.

5 Haga clic en Aceptar para crear la credencial de SharePoint Portal Server 2001.

Incompatibilidad entre SharePoint 2001 y Windows 2000 SP4

Cuando se instala SMARTsend en un servidor Windows 2000 o Windows 2000 Advanced Server con

Windows 2000 SP4, los usuarios pueden detectar un botón de expansión (+) inoperativo en la página de

destinos de SharePoint Portal Server 2001.

Para resolver el problema de funcionamiento del botón de navegación:

1 Instale SharePoint Portal Server 2001 SP3 en el servidor de SharePoint.

2 Active "Examen de directorios" en Microsoft Internet Information Services (IIS) en el PC

SMARTsend.

Consulte el sitio web de Microsoft, www.microsoft.com para obtener instrucciones acerca de la

instalación y configuración de IIS.

"Error de validación" con destinos de Domino.doc

Algunos destinos de escaneado de SMARTsend requieren la instalación de un cliente o de software adicional

en el PC de SMARTsend. En el caso de los destinos de Domino.doc, el usuario recibirá un mensaje de

"Error

de validación" si el cliente Domino.doc no se encuentra instalado en el PC de SMARTsend. Consulte

Requisitos adicionales para destinos en la página 2-19 para más información.

Mensajes de error del servidor Domino

Se pueden producir errores al almacenar documentos voluminosos en algunos servidores Domino. En ese

caso, el servidor podría generar mensajes de error como Excepción de solicitud POST no válida, Error al

cargar archivos o Error interno del servidor. Para resolver este error, vaya a la ficha Protocolos de Internet -

Motor web Domino y defina la opción Datos máximos de la POST con un valor que admita el tamaño de

archivo máximo esperado.

NOTA: Este procedimiento permite a los usuarios crear un destino de SharePoint Portal

Server

2001 utilizando el servicio de destinos de Microsoft SharePoint Portal Server 2003 para

SMARTsend. En estas circunstancias, lo más recomendable sería desactivar el servicio de Microsoft

SharePoint Portal Server 2001 para SMARTsend con el fin de evitar la confusión entre los usuarios.

Para ello, seleccione Configurar opciones de servicio en la página principal de administración y, a

continuación, Editar y quite la marca (desactive) el servicio de SharePoint Portal Server 2001.

Problemas comunes 7-11

Acceso a Docushare vía servidores Proxy HTTP

Es necesario personalizar el registro del PC de SMARTsend para poder acceder a un destino DocuShare a

través de un servidor proxy HTTP. El procedimiento de personalización se indica a continuación.

PRECAUCIÓN: Los cambios en el registro de Windows supone un gran riesgo a menos que se

implementen correctamente. Realice una copia de seguridad del registro antes de proceder.

Para activar SMARTsend con servidor proxy para DocuShare:

1 Inicie la sesión del PC de SMARTsend como administrador.

2 Haga clic en Inicio > Ejecutar.

3 En el cuadro de diálogo Ejecutar, escriba REGEDIT. Haga clic en Aceptar.

4 Abra la siguiente ubicación del registro:

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Xerox\FreeFlowDDS\Settings\Install]

5 Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta de instalación y seleccione Nuevo> Valor de la

cadena para crear entradas del registro para cada uno de los siguientes elementos:

a) ProxyEnable (valor de la cadena = 1)

b) ProxyServer (valor de la cadena = <protocolo>=<servidor>:<puerto>)

Utilice la siguiente sintaxis en caso de que se utilice un servidor proxy distinto para cada protocolo:

<protocolo 1>=<servidor>:<puerto>;<protocolo 2>=<servidor>:<puerto>)

Ejemplo: http=www.wb.miempresa.com:8080;https=www.wb.miempresa.com:8000

- O bien-

Utilice la siguiente sintaxis en caso de que se utilice el mismo servidor proxy en cada protocolo:

Ejemplo: www.wb.miempresa.com:8080

c) ProxyOverride (valor de la cadena = direcciones accesibles sin servidor proxy)

Ejemplo: 13.*.*.*;xww.*.world.xerox.com

6 Cierre el registro para guardar los cambios.

7 Confirme el acceso a DocuShare desde el PC de SMARTsend utilizando un explorador para acceder a

una colección DocuShare válida. Una vez confirmado el acceso, SMARTsend puede utilizarse para

archivar en una colección DocuShare.

NOTA: Los valores de ProxyOverride pueden copiarse directamente de la configuración del servidor

proxy de Internet Explorer. En Internet Explorer, elija Herramientas > Opciones de Internet >

Conexiones > Configuración de LAN > Opciones avanzadas > Excepciones.

7-12 Solución de problemas

Errores de instalación/desinstalación y adición de dispositivos relacionados con

Permisos de acceso predeterminados DCOM

Se pueden producir los siguientes estados de error en el caso de que se hayan modificado los Permisos de

acceso predeterminados DCOMen PCs de SMARTsend basados en Windows 2000:

 Se muestra un error de .NET Framework versión 1.1 durante la instalación de SMARTsend, pero .NET

Framework versión 1.1 se ha instalado correctamente.

 La ventana Agregar/quitar programas no se puede mover, cambiar de tamaño ni cerrar después de un

error en la instalación.

 El mensaje Errores graves durante la instalación se muestra transcurridos entre 15 y 20 minutos después

de haber intentado la instalación.

 La operación Agregar dispositivos Xerox produce un error debido a un estado de denegación de acceso.

Para corregir los permisos de acceso DCOM (en Windows 2000):

1 Haga clic en Inicio > Ejecutar.

2 Escriba dcomcnfg y pulse Intro. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de configuración de COM

distribuido.

3 Haga clic en la ficha Seguridad predeterminada.

4 Haga clic en Modificar predeterminados en la sección Permisos de acceso predeterminados. Aparece

el cuadro de diálogo Permisos de valores de registro.

5 Si se cumplen las dos condiciones siguientes, haga clic en Aceptar dos veces para salir.

 El campo Nombre incluye las cuentas SYSTEM e INTERACTIVE.

 El Tipo de acceso para ambas cuentas es Permitir acceso.

Si no es así, continúe en el Paso 6.

6 Haga clic en Agregar. Aparece el cuadro de diálogo Agregar usuarios y grupos.

7 Confirme que el nombre del PC local aparece en Mostrar nombres de.

8 Confirme que el Tipo de acceso establecido es Permitir acceso.

9 Seleccione la cuenta INTERACTIVE si ésta faltaba y haga clic en Agregar.

10 Seleccione la cuenta SYSTEM si ésta faltaba y haga clic en Agregar.

11 Haga clic en Aceptar en las tres siguientes pantallas para salir de la Configuración de COM distribuido.

12 Cierre la sesión y vuelva a iniciarla en el PC para implementar los cambios realizados.

Consulte el artículo nº #274696 en Microsoft Knowledge Base para obtener más información de asistencia

técnica. El artículo está disponible en http://www.microsoft.com.

Problemas comunes 7-13

Problemas de desinstalación de .NET Framework 1.1

El programa de desinstalación de .NET Framework para Windows 2000 no desinstala Framework 1.1 por

completo, lo que provoca problemas de funcionamiento en el instalador de SMARTsend. Para solucionar

este problema, tendrá que eliminar manualmente varias entradas del registro.

PRECAUCIÓN: Los cambios en el registro de Windows supone un gran riesgo a menos que se

implementen correctamente. Realice una copia de seguridad del registro antes de proceder.

Para eliminar las entradas del registro de .NET Framework:

1) Haga clic en Inicio > Ejecutar.

2) En el cuadro de diálogo Abrir, escriba regedit y, a continuación, haga clic en Aceptar para iniciar el

Editor del registro.

3) En el Editor del registro, elimine la siguiente entrada de registro:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\.NETFramework\policy\v1.1

Problemas de administración de dispositivos de Windows 2000 Advanced

Server

SP4

La actualización de Windows 2000 Advanced Server a SP4 provoca problemas de administración de

dispositivos de SMARTsend (detección y configuración). Estos problemas están relacionados con problemas

conocidos de Microsoft que consisten en la denegación de los permisos necesarios para el proceso que

ejecuta ASP.Net. Estos problemas y sus soluciones están documentados en los artículos

824308 y 827559

de Microsoft Knowledge Base. Estos artículos están disponible en http://www.microsoft.com.

NOTA: Elimine la carpeta de .Net Framework de la parte superior del registro (no sólo la carpeta v1.1).

7-14 Solución de problemas

Preguntas frecuentes

¿Cómo controla un administrador el acceso a SMARTsend?

SMARTsend emplea Windows y se basa en cuentas estándar de Windows para administrar el acceso al sitio

de SMARTsend.

Consulte Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos en la página 2-13

para más información.

¿Puedo instalar SMARTsend en un controlador de dominio?

No. SMARTsend no puede funcionar en un controlador de dominio. SMARTsend debería residir en su

propio PC de aplicaciones dentro de un dominio de Windows 2000 Server/Advanced Server o Windows

Server 2003.

¿Puedo instalar SMARTsend en un PC donde se ejecute Xerox FlowPort?

No. SMARTsend no puede funcionar en un PC donde se ejecute Xerox FlowPort.

¿Puedo instalar SMARTsend en un PC donde se ejecuten los Servicios de exploración de

red de CentreWare?

No. SMARTsend no debería instalarse en un PC donde se ejecuten los Servicios de exploración de red

CentreWare.

Durante la instalación, aparece una petición de Microsoft SQL Server Desktop Engine

que

me insta a reiniciar el servidor. Sin embargo, la instalación de SMARTsend prosigue

independientemente de si hago clic en Sí o en No. ¿Por qué?

El cuadro de la pregunta forma parte del instalador de MSDE de Microsoft. Aparece en el PC cuando se

instala MSDE por primera vez. Los sistemas donde se haya instalado MSDE antes que SMARTsend

lo detectarán.

Si le aparece esta pregunta, deberá hacer clic en Sí o No para proseguir con la instalación de SMARTsend.

Sin embargo, no se reiniciará aunque haga clic en Sí. El instalador de SMARTsend terminará la instalación

de la aplicación y mostrará su propia ventana de reinicio. Al hacer clic en Sí en este punto, el PC se

reiniciará.

¿El Importador de plantillas importa las plantillas de FlowPort PaperWare a los flujos de

trabajo de SMARTsend?

El Importador de plantillas no importa las plantillas de FlowPort PaperWare a los flujos de trabajo de

SMARTsend. Sólo importa las plantillas de los Servicios de exploración de red de CentreWare a flujos

trabajo.

¿Dónde puedo averiguar los nombres de flujo de trabajo de SMARTsend de las plantillas

importadas de los Servicios de exploración de red de CentreWare?

Puede comprobar los nombres de flujo de trabajo de las plantillas importadas de los Servicios de exploración

de red de CentreWare iniciando SMARTsend y accediendo al Explorador de flujos de trabajo. Las plantillas

importadas se convierten en flujos de trabajo de SMARTsend y conservan los nombres de archivo de los

Servicios de exploración de red de CentreWare excepto la extensión .xst.

¿Por qué mis plantillas de Servicios de exploración de red de CentreWare no están

disponibles después de ejecutar el Importador de plantillas?

El Importador de plantillas crea nuevos flujos de trabajo de SMARTsend basados en las plantillas

importadas. Los flujos de trabajo resultantes deben publicarse posteriormente en un dispositivo multifunción

Xerox como una plantilla de escaneado de dispositivo.

Preguntas frecuentes 7-15

La cuenta con la que administro SMARTsend no tiene privilegios administrativos en un

servidor de Servicios de exploración de red de CentreWare. ¿Puedo utilizar el Importador

de plantillas para importar las plantillas de dicho servidor?

Puede utilizar el Importador de plantillas para importar plantillas de los Servicios de exploración de red de

CentreWare desde cualquier servidor de Servicios de exploración de red de CentreWare del que conozca el

nombre de cuenta y clave administrativa, que puede no coincidir con el nombre de cuenta y clave

administrativa utilizada en SMARTsend.

Si publico un flujo de trabajo en una cubierta de PaperWare y lo envío para imprimir en

papel A4, no se imprime. ¿Por qué?

Una cubierta de PaperWare de tamaño A4 no se imprimirá si la opción Fuente del papel prefijada del

controlador de impresión está configurada con el valor Selección automática. Defina la Fuente del papel en

una bandeja que contenga papel de tamaño A4 y repita la operación de impresión. Además, recuerde que

existen varios parámetros en el controlador de la impresora, como los ajustes de calidad de la imagen, que

pueden afectar a su capacidad para imprimir y utilizar satisfactoriamente las cubiertas de PaperWare.

La red de mi empresa no utiliza ningún dominio. ¿Cómo podemos iniciar la sesión

SMARTsend?

En esta situación, todos los usuarios de SMARTsend deberán tener cuentas locales en el PC de SMARTsend.

Los usuarios habrían de iniciar sesión en la aplicación SMARTsend con el nombre de usuario y la clave de

su cuenta local.

¿Funciona SMARTsend en un entorno de Active Directory?

Sí. SMARTsend funciona en un entorno de Active Directory. En servidores de controlador de dominio con

Windows 2000 y Windows 2003, Active Directory se emplea para crear dominios. Los PC de SMARTsend

pueden ser miembros de dichos dominios y los usuarios de SMARTsend pueden ser usuarios del dominio.

¿SMARTsend requiere Active Directory?

No. SMARTsend no precisa de Active Directory para funcionar. SMARTsend puede instalarse en

Windows

2000 Server/Advanced Server o en un PC con Windows XP Professional o en Windows 2003

Server que esté configurado como servidor independiente.

SMARTsend no admite la consulta de direcciones de correo electrónico a través de LDAP para crear flujos

de trabajo. La consulta mediante LDAP no es específica de Active Directory. Esta consulta sólo se realiza en

el momento de crear el flujo de trabajo, cuando un usuario introduce parcialmente un nombre y hace clic en

"comprobar nombres" durante el proceso de creación de un destino de correo electrónico. Si la consulta

mediante LDAP no está disponible, las direcciones de correo electrónico aún se pueden escribir

manualmente.

¿Ofrece SMARTsend un modo de introducir un nombre de usuario y una clave para realizar

consultas en Active Directory?

No, pero no es necesario. Al utilizar SMARTsend para crear flujos de trabajo, el usuario es autenticado en

PC de SMARTsend. Dicha identidad de red del usuario se utiliza para llevar a cabo todas las consultas

mediante LDAP que resulten necesarias para seleccionar direcciones de correo electrónico de la libreta de

direcciones. Si la identidad del usuario tiene derechos de acceso a la libreta de direcciones, la consulta se

completará con éxito. Si el usuario no tiene derechos de acceso a la libreta de direcciones, puede introducir

direcciones de correo electrónico de forma manual.

SMARTsend respeta los derechos de acceso definidos por el administrador del sistema LDAP. Si el usuario

no tiene derechos de acceso a la libreta de direcciones, tampoco los obtendrá a través de SMARTsend.

¿Requiere SMARTsend acceso anónimo a la libreta de direcciones?

Se requiere el acceso anónimo a la libreta de direcciones.

7-16 Solución de problemas

8-1

Utilidades de SMARTsend

SMARTsend ofrece varias utilidades administrativas. El Importador de plantillas importa las plantillas de los

Servicios de exploración de red de CentreWare en flujos de trabajo de SMARTsend. La Herramienta de

restauración es un asistente que lleva a cabo en el lugar la restauración de la copia de seguridad de una base

de datos, mientras que el Exportador del historial de trabajos pone los datos del trabajo de SMARTsend a

disposición de otras aplicaciones.

En este capítulo se describe el funcionamiento de estas utilidades.

Contenido de este capítulo:

 Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-2

 Importador de plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-3

 Herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11

 Exportación del historial de trabajos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13

8-2 Utilidades de SMARTsend

Requisitos

El Importador de plantillas, la herramienta Restauración y el Exportador del historial de trabajos están

incluidos en la instalación estándar de SMARTsend. Los requisitos operativos son los siguientes:

 Privilegios administrativos en el PC de SMARTsend.

 Acceso al escritorio del PC de SMARTsend.

 Para utilizar el Importador de plantillas, se aplican los siguientes requisitos adicionales:

 Conjunto de plantillas de Servicios de exploración de red de CentreWare, versión 3.x o posterior.

 Plantillas que residen en la carpeta de Servicios de exploración de red de CentreWare designada como

ubicación del conjunto de plantillas.

 Si cuenta con plantillas que realizan el escaneado a OCR y cumplen los requisitos de reconocimiento

idioma y formatos de archivos compatibles. Consulte Formatos de archivo e idiomas admitidos en la

página 8-4.

 SMARTsend edición Profesional, si se importan plantillas que admitan OCR.

Importador de plantillas 8-3

Importador de plantillas

El Importador de plantillas de SMARTsend importa las plantillas de los Servicios de exploración de red de

CentreWare en flujos de trabajo de SMARTsend. Esta herramienta resulta útil para administradores de

sistemas de realicen una migración desde los Servicios de exploración de red de CentreWare a SMARTsend

y deseen utilizar las plantillas de escaneado de CentreWare existentes con SMARTsend. Las plantillas

originales permanecen en sus ubicaciones iniciales para que los usuarios puedan conservar el acceso a los

servicios actuales durante la transición a SMARTsend.

El Importador de plantillas:

 Ayudará a llevar a cabo la actualización de Servicios de exploración de red de CentreWare 3.x, 4.x y 5.x

a SMARTsend.

 Facilitará la conversión de las plantillas de CentreWare existentes en flujos de trabajo de SMARTsend

que realicen las mismas funciones que las plantillas importadas desde un servidor de escaneado de

Servicios de exploración de red de CentreWare seleccionado.

Una vez finalizado el procedimiento de importación, el administrador del sistema utiliza las funciones de

administración de dispositivos de SMARTsend para migrar los dispositivos multifunción Xerox desde el

servidor de Servicios de exploración de red de CentreWare al PC de SMARTsend. Posteriormente, los

usuarios pueden publicar las plantillas importadas (flujos de trabajo) en los dispositivos multifunción Xerox

como plantillas de escaneado de dispositivo. Si utiliza la edición profesional de SMARTsend, los usuarios

tienen además la opción de publicar las plantillas importadas como cubiertas de PaperWare.

Consulte Migración de aplicaciones y dispositivos de escaneado en la página 2-3 para más información y

consideraciones acerca de la migración. Consulte el capítulo 4 de la Guía del usuario de SMARTsend para

obtener información acerca de la publicación de flujos de trabajo.

NOTA: Consulte Lista de excepciones en la página 8-6 para conocer los tipos de plantillas y los datos de

plantillas que no se importan.

8-4 Utilidades de SMARTsend

Formatos de archivo e idiomas admitidos

En la edición Profesional de SMARTsend, el Importador de plantillas importa a OCR plantillas de Servicios

de exploración de red de CentreWare que permiten el escaneado. Las tablas siguientes proporcionan

información sobre los formatos de archivo y los idiomas de Servicios de exploración de red de CentreWare

que admite el Importador de plantillas:

Formatos de archivos OCR admitidos

En la tabla se enumeran los formatos de archivo de OCR que admite el Importador de plantillas en la

Edición profesional de SMARTsend.

 ASCII_STD

 ASCII_STD_DOS

 ASCII_STRIPPED

 ASCII_STRIPPED_DOS

 EXCEL_OFFICE_97

 HTML

 HTML 3.0

 HTML 4.0

 HTML_HOTMETAL

 HTML_NETSCAPE

 HTML_TABLE

 HTML_WYSIWYG

 PDF

 PDF_IMAGE_ONLY

 PDF_IMAGE_SUBSTITUTES

 PDF_IMAGE_TEXT

 PDF_NORMAL_HIGHLY_SUSPECT_WORDS

 PDF_NORMAL_NO_WORD_IMAGES

 PDF_NORMAL_SUSPECT_WORD_IMAGES

 POWERPOINT_97

 PUBLISHER_98

 RTF

 RTF_WORD_6_0

 RTF_WORD_97

 RTF_WORD_2000

 UNICODE

 UNICODE_LB

 UNICODE_CSV

 WORD_6_0

 WORD_PERFECT_8_9_0

 WORD_7_0

 WORD_OFFICE_97

Tabla 8-1: Formatos de archivos OCR posibles

Importador de plantillas 8-5

Tipos de reconocimiento OCR admitidos

Las plantillas para escanear a OCR incluyen un campo de reconocimiento OCR que determina el idioma que

el software de OCR utiliza para "leer" caracteres gráficos durante la conversión a texto.

En la tabla siguiente se enumeran los idiomas que admite el Importador de plantillas. Si el valor del campo

OCR de la plantilla de Servicios de exploración de red de CentreWare coincide con el idioma de la tabla, el

Importador de plantillas importará dicha plantilla, en el supuesto de que no se dé ninguna de las excepciones

descritas en

Lista de excepciones en la página 8-6.

 AFRIKAANS

 AIMARÁ

 ALBANÉS

 ALEMÁN

 BEMBA

 BIELORRUSO

 BLACKFOOT

 BRETÓN

 BUGOTU

 BÚLGARO

 CATALÁN

 CHAMORRO

 CHECHENO

 CHECO

 CORSO

 CROATA

 CROW

 DANÉS

 ESLOVACO

 ESLOVENO

 ESPAÑOL

 ESPERANTO

 ESQUIMAL

 ESTONIO

 EUSKERA

 FAROÉS

 FIDJI

 FINLANDÉS

 FRANCÉS

 FRISIO

 FRIULIANO

 GAÉLICO (ESCOCIA)

 GAÉLICO (IRLANDA)

 GALÉS

 GANDA (LUGANDA)

 GRIEGO

 GUARANÍ

 HANI

 HAWAIANO

 HOLANDÉS

 HÚNGARO

 IDO

 INDONESIO

 INGLÉS

 INGLÉS (PIDGIN)

 INTERLINGUA

 ISLANDÉS

 ITALIANO

 KABARDA

 KASUB

 KAWA

 KIKONGO

 KIKUYU

 KIRUNDI

 KPELLE

 KURDO

 LAPÓN

 LATÍN

 LETÓN

 LITUANO

 LUBA

 LUXEMBURGUÉS

 MACEDONIO

 MALAGASIO

 MALAYO

 MALINKÉ

 MALTÉS

 MAORÍ

 MAYA

 MIAO

 MINANKABAU

 MOHAWK

 MOLDAVO

 NÁHUATL

 NORUEGO

 NYANIA

 OCCIDENTAL

 OJIBWA

 PAPIAMENTO

 POLACO

 PORTUGUÉS

(BRASILEÑO)

 PORTUGUÉS (EUROPEO)

 PROVENZAL

 QUECHUA

 RETORROMÁNICO

 ROMANÍ

 RUANDÉS

 RUMANO

 RUSO

 SAMOANO

 SARDO

 SERBIO

 SHONA

 SIOUX

 SISWATI

 SOMALÍ

 SORBIO

 SOTHO

 SUECO

 SUNDANÉS

 SWAHILI

 TAGALO

 TAHITIANO

 TINPO

 TONGAN

 TSWANA (CHUANA)

 TUN

 TURCO

 UCRANIANO

 VISAYAN

 WOLOF

 XHOSA

 ZAPOTECA

 ZULÚ

Tabla 8-2: El Importador de plantillas puede importar plantillas cuyos campos de reconocimiento OCR tengan

alguno de estos idiomas como valor

8-6 Utilidades de SMARTsend

Lista de excepciones

En la lista siguiente figuran los tipos de plantillas de Servicios de exploración de red de CentreWare, o

algunos de sus elementos, que el Importador de plantillas no importa:

 Plantillas creadas en la versión 2.x o anterior de Servicios de exploración de red de CentreWare. Las

plantillas deben ser de la versión 3.x o posterior.

 Repositorios NetWare 3.x. SMARTsend no admite el escaneado a repositorios NetWare 3.x.

 Campos de atributos de documento de Servicios de exploración de red de CentreWare que

figuran en la lista de plantillas soportadas. SMARTsend asigna campos de atributos de documento

(metadatos) a los destinos de los flujos de trabajo. Los datos de asignación de las plantillas de Servicios

de exploración de red de CentreWare no están disponibles. Consulte la Guía del usuario de SMARTsend

para obtener información acerca de la asignación de atributos de documentos.

 Escaneado a carpetas públicas de Microsoft Exchange. SMARTsend utiliza las carpetas Web de

Microsoft Exchange 2000 como destino, lo cual es incompatible con las carpetas públicas y destinos

Exchange.

 Plantillas personalizadas o de otros fabricantes.

 Escaneado a plantillas de DigiPath.

 Plantillas de grupo. SMARTsend no tiene un concepto equivalente.

 Característica de impresión de copia local. El Importador de plantillas no importa las partes de una

plantilla de Servicios de exploración de red de CentreWare que afecte a la impresión de una copia del

documento escaneado en la impresora desde la que se escaneó.

 Plantillas que escanean a un servicio de fax.

 Plantilla prefijada. La plantilla prefijada de un dispositivo multifunción de Xerox vuelve a crearse

cuando SMARTsend configura el dispositivo.

 Plantillas que contienen formatos de archivo OCR y/o lenguajes de reconocimiento no admitidos

por el servicio OCR de SMARTsend.. La

Table 8-1 on page 8-4 y la Table 8-2 on page 8-5 incluyen

listas de formatos de archivo OCR y lenguajes de reconocimiento soportados. Las plantillas que

realizan OCR en otros formatos de archivo y que especifican otros lenguajes de reconocimiento no

importan.

NOTA: SMARTsend importa plantillas que se escanean y envían a carpetas del usuario o

repositorios del servidor de Servicios de exploración de red de CentreWare. No obstante, si el

administrador del sistema desinstala un dispositivo multifunción Xerox y elimina el servidor de

Servicios de exploración de red de CentreWare correspondiente, los usuarios deberán modificar los

flujos de trabajo de SMARTsend para que incluyan un destino válido. SMARTsend no gestiona las

carpetas de usuario. Es el administrador del sistema quien debe agregar y eliminar las carpetas de

usuario del servidor de Servicios de exploración de red de CentreWare.

Importador de plantillas 8-7

Importación de plantillas de CentreWare a flujos de trabajo de

SMARTsend

El Importador de plantillas de SMARTsend importa las plantillas de los Servicios de exploración de red de

CentreWare en flujos de trabajo de SMARTsend.

Para importar plantillas de Servicios de exploración de red de CentreWare a los

flujos de trabajo de SMARTsend:

1 SMARTsend debe instalarse y configurarse en el PC de la aplicación. Consulte los capítulos 1-3 de esta

guía para obtener instrucciones completas.

2 Abra el Importador de plantillas. Si ejecuta Windows 2000:

Haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend > Importador de plantillas.

- O bien-

Si está instalado en Windows Server 2003 o Windows XP Professional:

Haga clic en Inicio > Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Importador de plantillas.

3 Aparece la ventana Importador de plantillas de SMARTsend. Haga clic en Buscar plantillas.

4 Cada servidor de escaneado que gestiona Servicios de exploración de red de CentreWare tiene su propio

archivo Cw_scan.ini en la carpeta raíz que se creó al instalar Servicios de exploración de red de

CentreWare. Busque y seleccione el archivo Cw_scan.ini apropiado. Haga clic en Abrir. Si no puede

examinar la ubicación del servidor de escaneado de CentreWare, es posible que tenga que asignar una

unidad de red al servidor de escaneado de CentreWare antes de llevar a cabo este paso.

5 El Importador de plantillas muestra el número de plantillas (archivos .xst) que hay en la carpeta del

conjunto de plantillas de Servicios de exploración de red de CentreWare. Haga clic en Importar

plantillas. El Importador de plantillas procesa los archivos .xst y muestra los resultados en el panel

Estado de la importación. Los archivos importados en flujos de trabajo aparecen en primer lugar. Los

archivos no importados aparecen debajo de estos en una lista aparte. Un mensaje de estado indicará el

momento en que finaliza la importación de grupos de plantillas.

6 Haga clic en Guardar resultados para crear un informe. El informe es un archivo de texto delimitado

por comas que puede leerse en aplicaciones como los procesadores de textos de Windows y Microsoft

Excel, y contiene la información siguiente:

NOTA: Si los archivos cw_scan.ini se encuentran en otro servidor para el que no tenga privilegios

administrativos, se le pedirá que inicie la sesión con una cuenta que disponga de privilegios de

administrador.

Nombre de campo Descripción

Localización del conjunto de plantillas Ruta al conjunto de plantillas de Servicios de exploración

de red de CentreWare

Nombre de plantilla de CentreWare Nombre (con extensión) de la plantilla de Servicios de

exploración de red de CentreWare

Nombre de flujo de trabajo de SMARTsend (TM) Nombre del flujo de trabajo de SMARTsend

Estado de conversión Valores posibles: Correcto o Error

Descripción del error Explicación del estado Error

Tabla 8-3: Campos de informe del Importador de plantillas

8-8 Utilidades de SMARTsend

7 Haga clic en Salir para cerrar el Importador de plantillas.

8 Inicie SMARTsend en el navegador Web (http://<nombre_PC o dirección IP>/SMARTsend). Si ha

iniciado sesión como Administrador de SMARTsend, haga clic en el enlace Sitio de usuario en la

esquina superior derecha de la Página de inicio de administración.

9 En la Página de inicio de usuario, seleccione Ver todos los flujos de trabajo. Las plantillas importadas

aparecen en forma de nuevos flujos de trabajo con los nombres de archivo originales de la plantilla, sin

la extensión .xst. Los flujos de trabajo pertenecen al administrador que realizó la conversión y se

clasifican como públicos.

10 Los flujos de trabajo pueden publicarse en un dispositivo multifunción Xerox configurado o como una

cubierta de PaperWare.

Cuando se importan las plantillas de Servicios de exploración de red de CentreWare en flujos de trabajo

de SMARTsend, la cuenta de usuario utilizada para importar las plantillas designa al propietario de los

flujos de trabajo recién creados. Para utilizar los flujos de trabajo importados, el administrador de

SMARTsend debe iniciar una sesión utilizando la misma cuenta de usuario que la que se usó al

importar

las plantillas.

CONSEJO: Para comprobar que se ha iniciado la sesión como propietario del flujo de trabajo, es necesario

localizar el nombre de usuario actual de SMARTsend en la esquina superior derecha de cualquier página de

SMARTsend. Haga clic en el flujo de trabajo del que desee obtener la información de propietario y, a

continuación, entre en el panel Detalles de la parte izquierda de la página del Explorador de flujos de trabajo.

En el panel Detalles aparece el Propietario del flujo de trabajo. El usuario actual de SMARTsend y el

propietario del flujo de trabajo han de ser el mismo para poder utilizar la plantilla importada/el flujo de trabajo.

11 Al igual que el propietario del flujo de trabajo, el administrador debe introducir las credenciales de

cada

una de las ubicaciones en los flujos de trabajo recién creados. Para ello, se pueden emplear

dos

métodos:

a) Utilizar el enlace "Agregar credencial nueva" en la página de inicio de usuario.

- O bien-

b) SMARTsend pedirá al administrador las credenciales al publicar un flujo de trabajo

recién creado/importado.

NOTA: Al importar plantillas de Servicios de exploración de red de CentreWare en SMARTsend, las

plantillas no se eliminan ni se borran del servidor de escaneado de CentreWare. Del mismo modo,

cualquier dispositivo multifunción Xerox que se hubiera empleado con Servicios de exploración de red de

CentreWare seguirá señalando al servidor de escaneado de CentreWare hasta que sea reconfigurado en

SMARTsend. El servidor de escaneado de CentreWare permanecerá intacto después de que el

dispositivo (o dispositivos) haya sido reconfigurado con SMARTsend.

NOTA: Si hay un nombre de flujo de trabajo duplicado en el PC de SMARTsend, se cambiará el

nombre del nuevo flujo de trabajo para impedir que se sobrescriba. El primer duplicado agrega

"_1" al nombre, el segundo agrega un "_2", y así sucesivamente.

Importador de plantillas 8-9

12 De forma alternativa, los usuarios pueden administrar sus propias credenciales convirtiéndose en

propietarios del flujo de trabajo recién creado. Utilice el siguiente procedimiento

después de que el

administrador importe las plantillas de CentreWare a flujos de trabajo de SMARTsend.

c) Inicie una sesión en el PC de SMARTsend y entre en la página principal de usuario.

d) Haga clic en el enlace Ver todos los flujos de trabajo....

e) Seleccione el flujo de trabajo del que desea ser propietario.

f) Haga clic en el enlace Editar este flujo de trabajo....

g) Cambie el nombre del flujo de trabajo.

h) Haga clic en Guardar como.

El usuario se convierte en propietario del flujo de trabajo y puede introducir las credenciales para dicho

flujo de trabajo mediante uno de los siguientes procedimientos:

a) Seleccionar el enlace "Agregar credencial nueva" en la página de inicio de usuario.

- O bien -

b) SMARTsend pedirá al usuario las credenciales al publicar un flujo de trabajo recién creado/

importado.

Consulte los capítulos 3 y 4 de la Guía del usuario de SMARTsend para obtener información sobre cómo

modificar y publicar flujos de trabajo.

8-10 Utilidades de SMARTsend

Reconfiguración de dispositivos para los Servicios de exploración

de red de CentreWare

Si necesita reconfigurar un dispositivo multifunción Xerox para utilizar los Servicios de exploración de red

de CentreWare

después de haber configurado el dispositivo con SMARTsend, utilice el siguiente

procedimiento para que el dispositivo vuelva a señalar al servidor de escaneado de CentreWare.

Para reconfigurar un dispositivo Xerox para los Servicios de exploración de red

de CentreWare:

1 Inicie el Asistente para agregar un escáner de red de CentreWare desde una estación de trabajo habiendo

iniciado una sesión como usuario con permisos de administrador. (Ejemplo: Inicio > Programas >

Xerox > CentreWare > Agregar escáner de red)

2 Seleccione Activar un escáner de un sistema Xerox nuevo para la exploración de red y asociarlo

con un servidor de exploración. Haga clic en Siguiente.

3 Seleccione un método para detectar el dispositivo multifunción Xerox que está configurando y haga

clic

en Siguiente.

4 Si así se le solicita, introduzca la clave del dispositivo y haga clic en Aceptar.

5 Seleccione el sistema operativo del servidor y localice el directorio del servidor de escaneado existente.

Haga clic en Siguiente.

6 Escriba el nombre de inicio de sesión y la clave del sistema Xerox y haga clic en Siguiente.

7 Haga clic en Siguiente y después en Finalizar.

Consulte la Guía de instalación de Servicios de exploración de red de CentreWare para obtener

más

instrucciones.

NOTA: El dispositivo Xerox utiliza las plantillas en el servidor de escaneado de CentreWare. No existe

ningún modo de migrar flujos de trabajo creados o editados en SMARTsend a la carpeta de plantillas de

escaneado de CentreWare.

Herramienta de restauración 8-11

Herramienta de restauración

La Herramienta de restauración de SMARTsend funciona de forma conjunta con las funciones de Copia de

seguridad de SMARTsend. La función de copia de seguridad hace una copia de la configuración del registro,

flujos de trabajo, base de datos del dispositivo, base de datos de la cuenta, publicaciones, servicios

disponibles, atributos de archivo, credenciales de cuentas de servicio y configuración administrativa de

SMARTsend en un conjunto de copias de seguridad catalogadas por fecha y hora. No se incluyen los

archivos y plantillas de programa, aunque estas últimas pueden reconstruirse a partir de otros datos al

ejecutar la Herramienta de restauración.

SMARTsend crea la siguiente carpeta para el almacenamiento de las copias de seguridad:

<unidad>:\Inetpub\wwwroot\SMARTsend\Data\Backup\

Los nombres de los archivos de copia de seguridad están basados en las siguientes convenciones de

nomenclatura:

FreeFlow SMARTsend_<año_mes_día_horas_minutos_segundos>\<ID_copia_de_seguridad>.

Situaciones para utilizar la herramienta de restauración

Deben darse las condiciones siguientes para que la Herramienta de restauración funcione:

 La operación de restauración debe realizarse en el PC del que se efectuó la copia de seguridad, o bien

un PC sustitutivo que tenga el mismo nombre DNS o dirección IP que el PC donde se generó la copia

de seguridad.

 El PC debe residir en el mismo dominio en el que estaba cuando se efectuó la copia de seguridad.

 La copia de seguridad que se va a restaurar debe residir en la carpeta en la que la operación de copia

colocó.

 Debe haber la suficiente capacidad en el disco duro como para que quepan tanto los archivos de la copia

de seguridad como la propia base de datos de SMARTsend y las entradas del registro de Windows

resultantes.

 La operación de copia de seguridad de SMARTsend no incluye las cuentas de usuarios locales. Si está

previsto reconstruir o sustituir el PC, deberá recuperar la información de cuenta de usuario original,

sobre todo los SID originales, a partir de una copia de seguridad estándar o de un producto de

recuperación de desastres para que los usuarios locales puedan conservar sus privilegios de acceso

SMARTsend.

 La Herramienta de restauración detiene SMARTsend y los servicios IIS antes de restaurar la base de

datos, y los reinicia una vez finalizada la restauración. SMARTsend no aceptará nuevos trabajos hasta

que se hayan reiniciado los servicios.

NOTA: Este proceso no sustituye la rutina de hacer una copia de seguridad del PC de SMARTsend en

un dispositivo de almacenamiento externo, como puede ser una unidad de cinta. Su finalidad radica en

registrar una instantánea de la instalación de SMARTsend mientras la base de datos no se utiliza.

El conjunto de copias de seguridad debe copiarse en un dispositivo de almacenamiento externo como

parte de la rutina de copias de seguridad periódicas del PC.

8-12 Utilidades de SMARTsend

Uso de la herramienta de restauración

Para utilizar la herramienta de restauración:

1 Si la copia de seguridad ha cambiado de lugar, devuélvala a su ubicación original. Las carpetas de

las

copias de seguridad residen en <unidad>:\Inetpub\wwwroot\SMARTsend\Data\Backup\

FreeFlow

SMARTsend_<año_mes_día_hora_minutos_segundos>\<ID_copia>.

2 Si ejecuta Windows 2000:

Haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend > Herramienta Restauración.

- O bien-

Si se ejecuta en Windows Server 2003 o Windows XP Professional:

Haga clic en Inicio > Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Herramienta Restauración.

3 Aparece la ventana de Bienvenida al Asistente de la herramienta de restauración. Haga clic

Siguiente.

4 Aparece una lista de grupos de copias de seguridad, llamados puntos de restauración. Seleccione

fecha y la hora que se corresponda con la copia de seguridad deseada.

- O bien-

Si no encuentra la copia que desea en la lista, haga clic en Ruta de directorio de copia de seguridad y

desplácese hasta la ubicación de la copia de seguridad.

Después de seleccionar un grupo de copias de seguridad, haga clic en Siguiente.

5 Aparece una ventana que muestra la ruta de la copia de seguridad seleccionada y un mensaje sobre la

aceptación de trabajos entrantes. Para detener la aceptación de trabajos entrantes y continuar la

restauración, haga clic en Siguiente.

6 Aparece una ventana de precaución que indica la detención de los servicios IIS. Haga clic en Siguiente.

7 Haga clic en Iniciar para comenzar la restauración.

8 Una ventana de estado informa del resultado. Haga clic en Finalizar para salir del asistente.

Los

servicios IIS y SMARTsend se reinician.

NOTA: En este punto, SMARTsend comunica el número de trabajos que se están procesando.

hace clic en Siguiente se cancelarán estos trabajos.

Exportación del historial de trabajos 8-13

Exportación del historial de trabajos

El Exportador del historial de trabajos convierte el historial de trabajos de SMARTsend en un archivo de

texto delimitado por comas que podrá utilizarse en aplicaciones analíticas y de generación de informes.

También proporciona un método para conservar información del historial de trabajos durante más de 90 días,

que es el límite que establece SMARTsend. Los registros de trabajos permanecen en SMARTsend después

de ejecutar esta utilidad.

Para exportar el registro del historial de trabajos:

1 Si ejecuta Windows 2000:

Haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend > Exportador del historial de trabajos.

- O bien-

Si está instalado en Windows Server 2003 o Windows XP Professional:

Haga clic en Inicio > Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Exportador del historial

trabajos.

2 Especifique un nombre de archivo, incluida la extensión .txt o .csv. La opción de la extensión depende

de la aplicación en la que se utilicen estos datos.

3 Haga clic en Exportar datos. El Exportador del historial de trabajos configura el archivo del historial.

La ruta prefijada es <unidad>:\>Documents and

Settings\<nombre_cuenta>\<nombrearchivo_historia_trabajos>.

4 Aparece una ventana con el resultado. Haga clic en Aceptar.

5 Haga clic en Salir.

Los registros de historial de trabajos constan de los campos siguientes:

NOTA: SMARTsend comprueba la base de datos del historial de trabajos una vez al día y elimina la

información de trabajos de más de 90 días. Si desea conservar datos del historial de trabajos durante

más tiempo, ejecute el Exportador del historial de trabajos por lo menos cada 90 días para guardar los

datos antes de que SMARTsend los borre automáticamente.

Nombre de campo Descripción

Nombre_tarea Nombre de flujo de trabajo de SMARTsend

Propietario Propietario del flujo de trabajo

Submitter Usuario del flujo de trabajo

Nombre_activación Nombre de la publicación

Propietario_activación Propietario de la publicación

Hora_inicio Fecha y hora del envío del trabajo a SMARTsend

Número de páginas El número de páginas físicas escaneadas

Formato_entrada Formato del documento escaneado en el dispositivo

Formato_salida Formato del documento escaneado al finalizar el trabajo, por ejemplo, tras convertirlo

a un formato legible con OCR.

Estado Correcto o Error

Mensaje_error Explicación de los trabajos cuyo estado es Error

Acceso Nivel de acceso a flujos de trabajo (públicos/privados)

Tabla 8-4: Campos de informe del Exportador del historial de trabajos

8-14 Utilidades de SMARTsend

9-1

Seguridad de SMARTsend

En este capítulo se resumen los conceptos y las herramientas básicas de las funciones de seguridad de

SMARTsend. Estas funciones aprovechan el modelo de seguridad propio de Microsoft Windows, las

funciones de autenticación de los dispositivos de escaneado y las condiciones de seguridad de los destinos

del flujo de trabajo. SMARTsend debe adaptarse a las variaciones de las características de seguridad

inherentes de estos componentes, así como a las capacidades de los dispositivos de fax de Internet,

con

el objeto de proporcionar funciones de escaneado de red a sus usuarios.

Contenido de este capítulo:

 Descripción general de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-2

 Certificados HTTPS/SSL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-3

 Políticas de seguridad del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-5

 Control de nivel de acceso a flujos de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-9

 Interacciones de las políticas de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-10

 Autenticación de SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

 Credenciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-14

9-2 Seguridad de SMARTsend

Descripción general de seguridad

Existen varios asuntos relacionados con la seguridad que se deben tener en cuenta al instalar, configurar y

utilizar SMARTsend. Los elementos clave de la seguridad del sitio son:

 Certificados HTTP/SSL

 Políticas de seguridad del sitio

 Interacciones de las políticas de seguridad

 Autenticación de SMARTsend

La configuración de estos elementos establece el modo en que SMARTsend protege la transmisión de datos

en el PC de SMARTsend, restringe el acceso no autorizado a los destinos de distribución y mantiene la

privacidad de los usuarios. Estos elementos de seguridad deberían revisarse y aplicarse, según resulte

necesario, para cumplir los requisitos de seguridad específicos de cada organización o grupo de trabajo.

Certificados HTTPS/SSL 9-3

Certificados HTTPS/SSL

SMARTsend ofrece la posibilidad de configurar el sitio web para la entrada con clave segura y la transmi-

sión segura de datos. Estas opciones están basadas en los protocolos HTTPS y SSL (Secure Socket Layer)

del sistema operativo Windows.

HTTPS/SSL ofrece las siguientes características:

 Confidencialidad: La información cifrada se intercambia entre los clientes y servidores en una

conexión

segura.

 Integridad: Se verifica la integridad del contenido de los mensajes que se intercambian entre el cliente

el servidor.

HTTPS requiere el uso de Certificados de servidor seguro (certificados SSL). Para más instrucciones acerca

de cómo obtener e instalar un certificado SSL para el PC de SMARTsend, consulte

Obtención e instalación

de un certificado de seguridad en la página 2-16 en el Capítulo 2, Preparación de la instalación.

En SMARTsend, el uso de certificados de seguridad es opcional con el fin de adaptarse a instalaciones en las

que se emplean otras medidas de seguridad o en aquellas donde la seguridad no es un motivo de

preocupación. Cuando se instala un certificado de seguridad en un PC con SMARTsend, el usuario debe

realizar la entrada mediante clave para acceder a SMARTsend. Además, si el PC de SMARTsend tiene bien

configuradas la opción de Require Secure Channel (SSL) y el certificado de seguridad, la transferencia de

datos entre los usuarios de SMARTsend será cifrada.

Para obtener más información, visite la página web de Microsoft en:

http://www.microsoft.com/technet/security/topics/identity/default.mspx

Entrada segura con clave

Cuando está configurada esta opción en SMARTsend, se emplea el protocolo de transmisión HTTPS para

transmitir las credenciales y claves de los usuarios de forma segura a través de la red. Si no se selecciona

esta opción, las claves se envían como texto a través de la red y podrían ser interceptadas.

Consulte

Seguridad general del sitio en la página 9-5 para más información.

Configuración segura de sitio web

El PC de SMARTsend puede configurarse para que solicite el uso el SSL para todas las comunicaciones y

transferencias de datos. Esto implica la configuración manual de las propiedades de seguridad del directorio

IIS (Internet Information Services) utilizando Microsoft Management Console. Esto se realiza en el PC

después de instalar SMARTsend y el certificado SSL.

NOTA: Los certificados establecen la identidad y la confianza para el intercambio seguro de información.

Las autoridades de certificados pueden emitir certificaciones a los usuarios, dispositivos y servicios.

SMARTsend no podrá funcionar correctamente bajo SSL si el Nombre de host del certificado no coincide

con el nombre completo del PC o si el certificado ha caducado.

9-4 Seguridad de SMARTsend

Configuración del PC de SMARTsend para que solicite HTTPS/SSL

Para configurar el PC de SMARTsend para que solicite HTTPS/SSL:

1 Inicie la sesión del PC de SMARTsend como administrador.

2 Abra el Administrador de Internet Information Services (Inicio > Programas >

Herramientas

administrativas > Administrador de servicios de Internet) y expanda IIS en la

vista

de árbol.

3 Haga clic con el botón derecho del ratón en el sitio web de SMARTsend y seleccione Propiedades.

4 Seleccione la ficha Seguridad de directorios y seleccione el botón Editar... en la sección

Comunicaciones seguras.

5 Seleccione la opción para Requerir canal seguro (SSL).

6 Haga clic en Aceptar para salir de todas las pantallas.

7 Cierre la ventana de la consola de administración de IIS.

8 Reinicie el servicio FreeFlow SMARTsend Coordinator o reinicie el PC para activar los cambios.

Políticas de seguridad del sitio 9-5

Políticas de seguridad del sitio

SMARTsend cuenta con políticas de seguridad del sitio que rigen el uso seguro de la conexión, la seguridad

en el tiempo de escaneado, la seguridad de los formularios PaperWare y el acceso al flujo de trabajo.

Cada

una de estas políticas y sus respectivas interacciones se describirá detalladamente en las

secciones

siguientes.

Seguridad general del sitio

Haga clic en el enlace Revisar opciones de Seguridad en la Página principal de administración para acceder

a la política de Seguridad general del sitio. Se encuentra debajo del encabezado Seguridad de la página

Configuración general.

La Política de seguridad general del sitio controla si se van a utilizar o no conexiones seguras al introducir

claves desde la aplicación Web de SMARTsend. Existen dos opciones en SMARTsend para la Política de

seguridad general del sitio:

 Introducir claves utilizando una conexión segura

 Introducir claves utilizando una conexión no segura

La opción predeterminada y recomendada es Introducir claves utilizando una conexión segura.

Introducir claves utilizando una conexión segura

La política de entrada con clave segura requiere la instalación de un certificado de servidor seguro en el PC

de SMARTsend. Ésta es la configuración recomendada. Si no se dispone de ningún certificado, deberá

instalar uno en el PC de SMARTsend cuando se seleccione esta opción. Para más instrucciones acerca de

cómo obtener e instalar un certificado SSL para el PC de SMARTsend,

consulte Obtención e instalación de

un certificado de seguridad en la página 2-16.

Esta opción asegura la privacidad al utilizar HTTPS para transferir datos desde cualquier página de la

aplicación que solicite la introducción de una clave por parte del usuario.

Introducir claves utilizando una conexión no segura

Esta política no es recomendable ya que las claves se transmitirán por la red en forma de texto legible. De

este modo, las claves serán vulnerables ante posibles intercepciones. Con esta configuración no es necesario

un certificado de servidor.

9-6 Seguridad de SMARTsend

Solución de problemas

 Si se selecciona la política Introducir claves utilizando una conexión segura sin que haya un certificado

de seguridad instalado en el PC de SMARTsend, el usuario recibirá el mensaje de error "No se ha

encontrado la página", cada vez que se inicie una página que requiera la introducción de claves.

Cuando

se produzca esta situación, el administrador recibirá una advertencia en la página de inicio de

administración para indicarle que se necesita un certificado y que éste falta. Para resolver el problema,

instale un certificado en el PC de SMARTsend o seleccione la política Introducir claves utilizando una

conexión no segura. En esta situación, se recomienda instalar el certificado. Hasta que se haya resuelto

la situación, la configuración de dispositivos producirá errores, al igual que la administración de la

cuenta de aplicación de SMARTsend, y los usuarios no podrán crear flujos de trabajo con destinos

que

requieran credenciales y tampoco administrar las credenciales existentes.

 Si se escoge la política Introducir claves utilizando una conexión segura y el certificado de seguridad

caducado, los usuarios recibirán un mensaje de advertencia cada vez que se inicie una página que

requiera la introducción de claves. Deberán optar por ignorar la advertencia o, de lo contrario, las

páginas de introducción de claves no se abrirán. En esta situación, se recomienda que el administrador

actualice el certificado de seguridad en el PC de SMARTsend.

 En algunos casos, cuando se escoge la política Introducir claves utilizando una conexión segura, se

pedirá a los usuarios que vuelvan a introducir sus credenciales para el PC de SMARTsend antes de que

se abra una página de HTTPS (utilizada para introducir la clave). Cuando se produce esta situación, los

usuarios deben introducir las mismas credencias que emplearon para iniciar la sesión en SMARTsend.

En caso contrario, las páginas de HTTPS no se abrirán. Si el usuario introduce por error unas

credenciales distintas, tendrá que borrar la caché de su navegador para intentar volver a abrir la

página

de HTTPS.

Políticas de seguridad del sitio 9-7

Seguridad de plantilla de escaneado del dispositivo

Esta política determina si es necesaria la autenticación específica de usuario para enviar un trabajo de

escaneado. Existen dos opciones en SMARTsend para la Política de seguridad de plantilla de escaneado de

dispositivo, Requerir autenticación en el dispositivo para todas las plantillas y Requerir autenticación en el

dispositivo sólo para las plantillas privadas.

Requerir autenticación en el dispositivo para todas las plantillas

Cuando se selecciona Requerir autenticación en el dispositivo para todas las plantillas, todas las plantillas

escaneado de dispositivo requerirán autenticación antes de poder llevar a cabo el escaneado. Ésta es la

opción máxima de seguridad de plantilla de escaneado de dispositivo. Esta opción limita al usuario a

dispositivos multifunción Xerox que admitan autenticación. Tenga en cuenta que si un usuario trata de

escanear a través del fax de Internet, es posible que el escaneado no funcione. Para más detalles, consulte

apartado Interacciones de las políticas de seguridad que figura más adelante.

Requerir autenticación en el dispositivo sólo para las plantillas privadas

La opción Requerir autenticación en el dispositivo sólo para las plantillas privadas es la predeterminada.

Cuando se selecciona esta opción, sólo los flujos de trabajo privados requerirán autenticación en el

dispositivo antes de que SMARTsend pueda realizar un trabajo de escaneado.

Para que pueda efectuarse la autenticación de usuarios en un dispositivo multifunción Xerox, el dispositivo

debe admitir funciones de autenticación y estar configurado para usarlas. El dispositivo debe configurarse

para autenticar con el mismo dominio Windows o dominio de confianza que el PC de SMARTsend. Cuando

la autenticación está activada y correctamente configurada, los usuarios deberán introducir un nombre de

usuario de dominio y una clave en el dispositivo antes de procesar la publicación de un flujo de trabajo.

Para determinar si sus dispositivos admiten autenticación, consulte la documentación de sus dispositivos

multifunción Xerox.

9-8 Seguridad de SMARTsend

Formularios de PaperWare

Función de la Edición profesional

Una cubierta es un tipo de formulario de PaperWare. Esta política determina si una cubierta de PaperWare se

considera una forma válida de autenticación de usuario. Existen dos opciones para la Política de seguridad

de formularios de PaperWare, Permitir autenticación sólo con formularios de PaperWare y Requerir

formulario de PaperWare e inicio de sesión en el dispositivo para la autenticación.

Permitir autenticación sólo con formularios de PaperWare

Ésta es la Política de seguridad de formularios de PaperWare predeterminada. Cada cubierta de PaperWare

presenta un propietario que se especifica en la esquina superior izquierda de la cabecera de la cubierta.

propietario es el usuario de SMARTsend que ha creado la cubierta de PaperWare al publicar el flujo de

trabajo. Mediante esta opción, se utilizarán las credenciales del propietario de la cubierta para autenticar al

emisor del trabajo de escaneado. Al establecer esta política, se pueden publicar flujos de trabajo privados

como cubiertas de PaperWare y se utilizará al propietario especificado en la cubierta para autenticar al

emisor del trabajo de escaneado. De este modo, se permite el uso de plantillas privadas en entornos que

cuentan con dispositivos multifunción Xerox con autenticación activada.

Tenga en cuenta que si un usuario escanea desde un dispositivo multifunción Xerox con autenticación

activada, se le pedirá que efectúe la autenticación en el dispositivo. Las credenciales introducidas en el

dispositivo se utilizarán en lugar de las credenciales de la cubierta.

Requerir formulario de PaperWare e inicio de sesión en el dispositivo para la autenticación

Esta opción de política no permite utilizar al propietario especificado en la cubierta de PaperWare para

autenticar al emisor del trabajo de escaneado. Ésta es la opción máxima de la Política de seguridad de

formularios de PaperWare. Si se selecciona esta opción de política, los flujos de trabajo privados que se

hayan publicado como cubiertas de PaperWare requerirán autenticación en un dispositivo multifunción

Xerox para identificar al emisor del trabajo de escaneado. Las cubiertas creadas a partir de flujos de trabajo

privados no funcionarán al escanear a través del fax de Internet, puesto que el usuario no tendrá la

oportunidad de autenticarse. Para más detalles, consulte el apartado Interacciones de las políticas de

seguridad que figura más adelante.

Control de nivel de acceso a flujos de trabajo 9-9

Control de nivel de acceso a flujos de trabajo

Los flujos de trabajo tienen dos niveles de acceso posibles, público y privado. A los flujos de trabajo

públicos pueden acceder todos los usuarios del PC de SMARTsend que utilicen el enlace

Ver todos los flujos

de trabajo de la página principal de usuario. Cada usuario puede editar o publicar cualquier flujo de trabajo

en el PC de SMARTsend. El propietario del flujo de trabajo es la persona que ha creado el flujo de trabajo.

Sólo el propietario del flujo de trabajo puede sobrescribir un flujo de trabajo público. El resto de usuarios

puede editar un flujo de trabajo público, pero se le pedirá que guarde los cambios como un flujo de

trabajo

nuevo.

Los flujos de trabajo privados sólo son accesibles para el propietario del flujo de trabajo. Estos sólo pueden

ser visualizados, publicados y escaneados por el propietario del flujo de trabajo. Por este motivo, los flujos

de trabajo privados sólo deberían publicarse en dispositivos multifunción Xerox que admitan autenticación.

También pueden publicarse como cubiertas de PaperWare y utilizarse en todos los dispositivos dependiendo

de la configuración de la política de seguridad de

Seguridad de plantilla de escaneado del dispositivo y

Formularios de PaperWare. Los flujos de trabajo privados son recomendables en aquellos casos en los que

el usuario desea controlar quién puede escanear en sus destinos. Si una persona que no sea el propietario del

flujo de trabajo trata de escanear utilizando un flujo de trabajo privado, se producirá un error.

El acceso predeterminado a los flujos de trabajo puede establecerse desde el enlace Revisar Valores

prefijados de flujo de trabajo en

Página principal de administración.

9-10 Seguridad de SMARTsend

Interacciones de las políticas de seguridad

Configure sus políticas de seguridad a partir de los objetivos expuestos en la siguiente tabla. En esta tabla, se

detallan las interacciones entre las distintas políticas, así como las situaciones posteriores que se producen.

Cada situación incluye recomendaciones para la configuración de la política.

* Si un dispositivo tiene la autenticación activada, solicitará la autenticación independientemente de la

política de seguridad de SMARTsend.

Situaciones

Pequeña empresa

Esta configuración resulta apropiada en entornos de pequeñas empresas donde todos los recursos de red se

encuentran en la misma ubicación física y en la misma subred lógica TCP/IP. La red local se considera de

confianza o la confidencialidad de los documentos que se escanean es baja. En esta situación, existe un

número reducido de usuarios de confianza, por lo que no es necesario crear flujos de trabajo privados.

Consulte el elemento 2 en Interacciones de las políticas de seguridad en la página 9-10.

Recomendaciones:

Seguridad general del sitio: no se requiere utilizar HTTPS para proteger la introducción de claves en este

entorno. Establezca la política en "Introducir claves utilizando una conexión no segura" para evitar las

actividades adicionales relacionadas con la administración de certificados.

Seguridad de plantillas de escaneado de dispositivo: en esta situación, la autenticación de red no es necesaria

ni está disponible. Establezca la política en "Requerir autenticación en el dispositivo sólo para las

plantillas

privadas".

Formularios de PaperWare: a menudo, una pequeña empresa dispondrá de dispositivos de fax de Internet

además (o en lugar de) un dispositivo multifunción Xerox. Establezca la política en "Permitir autenticación

sólo con formularios de PaperWare" para posibilitar el uso de dispositivos de fax de Internet.

Objetivo Política de

seguridad de

plantillas

Política de

formularios de

PaperWare

Notas

1 Quiero que los usuarios sólo

tengan que iniciar sesión

cuando resulte absolutamente

necesario.

Requerir autenticación

en el dispositivo sólo

para las plantillas

privadas.*

Permitir autenticación

sólo con formularios

de PaperWare.

2 Quiero utilizar equipos que

no sean Xerox o dispositivos

multifunción Xerox que no

admitan autenticación de red.

Requerir autenticación

en el dispositivo sólo

para las plantillas

privadas.

Permitir autenticación

sólo con formularios

de PaperWare

Los flujos de trabajo

privados sólo se pueden

publicar como formularios

de PaperWare.

3 Quiero que los usuarios

tengan que iniciar una sesión

en un dispositivo

multifunción Xerox para

poder ejecutar todos los

flujos de trabajo privados.

Requerir autenticación

en el dispositivo sólo

para las plantillas

privadas.

Requerir formulario de

PaperWare e inicio de

sesión en el dispositivo

para la autenticación

Los flujos de trabajo

privados sólo están

disponibles en dispositivos

Xerox que admitan

autenticación de red.

4 Quiero que los usuarios

tengan que iniciar una sesión

en un dispositivo

multifunción Xerox para

poder ejecutar todos los

flujos de trabajo.

Requerir autenticación

en el dispositivo para

todas las plantillas.

Requerir formulario de

PaperWare e inicio de

sesión en el dispositivo

para la autenticación

Todos los flujos de trabajo

están indisponibles en

equipos que no sean Xerox

o dispositivos Xerox que no

admitan autenticación

red.

Tabla 9-1: Objetivos y políticas de seguridad

Interacciones de las políticas de seguridad 9-11

Flujos de trabajo privados seguros

Esta configuración resulta apropiada para un entorno de empresa de tamaño medio que forme parte de una

intranet corporativa. En esta situación, algunos flujos de trabajo públicos son tareas de escaneado disponi

bles que pueden ejecutarse a través de formularios de PaperWare o a partir de un dispositivo multifunción

Xerox sin autenticación de red. No obstante, también es necesario definir un conjunto de flujos de trabajo

privados que presenten unos requisitos de seguridad más estrictos. Estos flujos de trabajo privados sólo

deberían escanearse a partir de un dispositivo multifunción Xerox que admita autenticación de red.

Consulte el elemento 3 en Interacciones de las políticas de seguridad en la página 9-10.

Recomendaciones:

Seguridad general del sitio: en este entorno, se requiere HTTPS para proteger la introducción de claves.

Establezca la política en "Introducir claves usando una conexión segura (recomendado, necesita un

certificado de seguridad)" para asegurar la utilización de HTTPS.

Seguridad de plantilla de escaneado de dispositivo: establezca la política en "Requerir autenticación en el

dispositivo sólo para las plantillas privadas" para requerir la autenticación de red sólo para flujos de

trabajo

privados.

Formularios de PaperWare: la posesión del formulario de PaperWare no es un requisito de autenticación

suficientemente estricto en esta situación. Establezca la política en "Requerir formulario de PaperWare e

inicio de sesión en el dispositivo para la autenticación" para requerir la autenticación con éxito de todos los

usuarios en un dispositivo multifunción Xerox con el fin de ejecutar los flujos de trabajo privados.

Grupo de trabajo seguro

Esta configuración resulta apropiada para un entorno de empresa de tamaño medio que forme parte de una

intranet corporativa. Todos los recursos de red pertenecientes a un dominio de Windows y que están

configurados para requerir las credenciales de dominio para el acceso. Las políticas de red requieren un

examen estricto del acceso a la red, por lo que los dispositivos multifunción Xerox configurados para la

autenticación de red se utilizan exclusivamente para escanear.

Consulte el elemento 4 en Interacciones de las políticas de seguridad en la página 9-10.

Recomendaciones:

Seguridad general del sitio: en este entorno, se requiere HTTPS para proteger la introducción de claves.

Establezca la política en "Introducir claves usando una conexión segura (recomendado, necesita un

certificado de seguridad)" para asegurar la utilización de HTTPS.

Seguridad de plantilla de escaneado de dispositivo: establezca la política en "Requerir autenticación en el

dispositivo para todas las plantillas" para asegurar que todos los usuarios deban autenticarse con éxito en un

dispositivo multifunción Xerox para poder escanear. Esta configuración también garantizará que pueda

efectuarse en todo momento un rastreo del emisor en el registro del historial de trabajos con fines

auditoría.

Formularios de PaperWare: la posesión del formulario de PaperWare no es un requisito de autenticación

suficientemente estricto en esta situación. Establezca la política en "Requerir formulario de PaperWare e

inicio de sesión en el dispositivo para la autenticación" para requerir la autenticación con éxito de todos los

usuarios en un dispositivo multifunción Xerox con el fin de escanear.

9-12 Seguridad de SMARTsend

Autenticación de SMARTsend

SMARTsend emplea diversos mecanismos de autenticación para permitir el acceso a la aplicación y

garantizar que la información y las opciones sólo estén disponibles para los usuarios apropiados.

Acceso a SMARTsend

Los administradores y los usuarios de SMARTsend deberán autenticarse con una cuenta de Windows válida

para obtener acceso a la aplicación Web de SMARTsend. Los usuarios deben utilizar sus credenciales del PC

de SMARTsend para acceder al sitio web de SMARTsend. Las funciones de administración y usuario en el

PC de SMARTsend determinan las funciones en el sitio web de SMARTsend. Sólo se concederá el acceso al

sitio de administración de SMARTsend a aquellas cuentas que dispongan de privilegios administrativos en el

PC de SMARTsend.

Si el PC de SMARTsend pertenece a un dominio de Windows, el sistema operativo concederá

automáticamente acceso al sitio web de SMARTsend a los usuarios que sean miembros del mismo dominio.

Si el PC de SMARTsend no pertenece al dominio, se pueden agregar cuentas individualmente utilizando las

herramientas de creación de cuentas de Windows en Microsoft Management Console. Del mismo modo, se

pueden conceder derechos administrativos empleando las mismas herramientas.

Cuenta de aplicación de SMARTsend

La aplicación SMARTsend lleva a cabo una labor de procesamiento en el servidor cuando los usuarios

escanean con un flujo de trabajo publicado de SMARTsend. Este procesamiento se efectuará por medio de

una identidad especial de privilegios restringidos denominada Cuenta de la aplicación de SMARTsend. La

Cuenta de la aplicación se creará automáticamente al instalar SMARTsend y quedará reflejada en una cuenta

de usuario local de Windows denominada FF_SMARTSEND_USER. La clave de la Cuenta de la aplicación

también se genera de forma automática con una clave de 16 caracteres generada al azar que supera los

requisitos de complejidad predeterminados de todas de versiones de Microsoft Windows. El nombre de la

Cuenta de la aplicación no se puede cambiar.

Configuración de la clave para la cuenta de la aplicación

Si su organización presenta unos requisitos extremadamente rigurosos en lo referente a las claves y la clave

generada automáticamente no los cumple o la política de su organización exige que los administradores

especifiquen las claves de todas las cuentas del sistema, la clave de la cuenta FF_SMARTSEND_USER se

puede cambiar de forma manual.

Para especificar la clave de la cuenta de la aplicación:

PRECAUCIÓN: No elimine la Cuenta de la aplicación de SMARTsend (FF_SMARTSEND_USER) de

Microsoft Management Console (MMC). Si se borra la cuenta, deberá reiniciarse el PC para restablecer la

cuenta de la aplicación de SMARTsend. Todas las credenciales del sitio Web de SMARTsend quedarán

invalidadas al borrar la Cuenta de la aplicación de SMARTsend. Todos los usuarios deberán acceder a

Administrar mis credenciales desde la página de inicio de usuario y volver a introducir todas sus claves.

se podrá completar ningún trabajo mientras no se haya reiniciado el PC y se hayan introducido de nuevo

todas las credenciales.

Autenticación de SMARTsend 9-13

1 Entre en Microsoft Management Console en el PC de SMARTsend y actualice la clave de la cuenta

FF_SMARTSEND_USER.

2 En la página de inicio de administración, seleccione Administrar cuenta de la aplicación.

3 Introduzca la nueva clave en el cuadro de diálogo Administrar credenciales de la cuenta de la

aplicación. Debe coincidir con la que introdujo en el paso 1.

Cuentas de dispositivos de SMARTsend

Los dispositivos multifunción Xerox precisan una cuenta de Windows válida en el PC de SMARTsend para

llevar a cabo la autenticación. La cuenta permite a cada dispositivo establecer comunicación con el PC

SMARTsend según sea necesario para intercambiar información sobre plantillas y otros datos de

configuración.

Consulte Administración de cuentas de dispositivo en la página 4-15 para más información.

PRECAUCIÓN: La cuenta de dispositivo de SMARTsend debería ser una cuenta de usuario distinta que se

empleará exclusivamente para los dispositivos multifunción Xerox utilizados con SMARTsend. Por motivos

de seguridad, esta cuenta no debería formar parte de ningún grupo y no debería tratarse de una cuenta de

administrador. Las funciones de entrada segura con clave de SMARTsend cifran las transmisiones de claves

entre los clientes y el PC de SMARTsend. No obstante, las credenciales de la cuenta de dispositivo de

SMARTsend pueden transmitirse entre el PC de SMARTsend y los dispositivos utilizando SNMP y texto.

NOTA: Si se modifican en MMC las credenciales de FF_SMARTSEND_USER, el administrador deberá

además actualizarlas en el PC de SMARTsend por medio del enlace Administrar cuenta de la aplicación,

en la página principal de administración. Hasta que se produzca esta resincronización, todos los trabajos

de escaneado producirán un error.

9-14 Seguridad de SMARTsend

Credenciales

Las credenciales proporcionan una prueba de identificación que se utiliza para obtener acceso a una

aplicación o servicio. Por ejemplo, el nombre de usuario y la clave suelen emplearse como prueba de

identificación. Las credenciales de SMARTsend son necesarias para examinar y escanear a todos los

destinos compatibles o ubicaciones de búsqueda:

Se pedirá a los usuarios que introduzcan sus credenciales en el momento de crear y de publicar un flujo de

trabajo, si se necesitan. Las credenciales del propietario del flujo de trabajo se utilizan siempre para archivar

en destinos. Si se elimina una credencial de SMARTsend o ésta pierde su validez debido a que no está

sincronizada con el nombre de usuario y la clave en el destino, el envío del trabajo de escaneado no se

llevará a cabo. SMARTsend tratará de detectar esta situación en el sitio Web y requerirá a los usuarios en

consecuencia. Cuando las credenciales no sean válidas o falten, el propietario del flujo de trabajo deberá

actualizarlas o volver a introducirlas a partir del enlace Mis credenciales en la página de inicio de usuario.

El panel Mis credenciales de la Página de inicio de usuario proporciona enlaces para agregar y administrar

credenciales de usuarios individuales.

 Agregar una nueva credencial se utiliza para crear rápidamente una nueva credencial.

 Administrar mis credenciales se utiliza para agregar, editar o eliminar credenciales.

NOTA: Si las credenciales del usuario cambian o caducan en alguna cuenta, el propietario del flujo de

trabajo tendrá que actualizar las credenciales de SMARTsend correspondientes mediante la opción

Administrar mis credenciales.

ÍNDICE ALFABÉTICO-1

acceder a la Página principal de

administración

4-2

acceso a SMARTsend 4-2

Activación de ASP.NET 2-12

Activar soporte de exportación de historial de

trabajos

4-32

Active Directory 6-11

actualizar SMARTsend 3-3

actualizar versión existente de SMARTsend

3-4

adición y detección de dispositivos 4-9

Administración de dispositivos Xerox 5-7

administración de flujos de trabajo y

publicaciones

5-3

Administración del sitio 5-1

Administrar cuentas de dispositivo 5-7

Administrar flujos de trabajo 6-27

Administrar usuarios 6-22, 6-28

Adobe Acrobat Reader 2-25

agregar/actualizar dispositivos Xerox 4-8,

5-8

asignaciones de propiedades de LDAP 4-25

Asignaciones, botón 6-7, 6-11

asistencia al cliente 1-7

asistencia al cliente de Xerox 1-7

asistencia en Internet 1-7

asistencia en Internet de Xerox 1-7

asistencia telefónica 1 -7

asistencia telefónica de Xerox 1 -7

ASP.NET 2-12

atributos de documentos

configurar 4-38

autenticación 6-2

acceso 9-12

dispositivo 4-34

situaciones 9-10

autenticación de LDAP 4-25

autenticación de SMARTsend 9-12

campo de atributos de documento 6-2

carpeta de red 6-2, 6-24

certificados HTTP/SSL 9-3

Clasificación y visualización de flujos de

trabajo

5-3

Compatibilidad con destino

Versiones 4-29

componentes opcionales, instalación y

configuración

3-7

componentes opcionales, requisitos de

configuración

3-7

configuración

firma de correo electrónico 4-24

servidor LDAP 4-25

servidor SMTP 4-24

configuración de dispositivos

valores prefijados de repositorio 2-3

configuración de dispositivos Xerox 4-8

configuración de firma de correo electrónico

4-24

Configuración de opciones de reenvío de

formularios PaperWare

4-40

configuración de propiedades de dispositivo

4-22

configuración de SMARTsend 4-25

agregar/actualizar dispositivos Xerox

4-8

control de errores 4-35

copia de seguridad 4-27

copia de seguridad inmediata 4-27

copia de seguridad programada 4-27

documento, tipo 4-38

Fax de Internet de PaperWare 4-23

flujo de trabajo Mi correo electrónico

4-26

información de contacto del

administrador

4-35

opciones de servicios 4-29

seguridad de formularios de PaperWare

4-7

seguridad de plantilla de escaneado de

dispositivo

4-6

servidor SMTP 4-24

valores prefijados de flujo de trabajo

4-36

valores prefijados de publicación 4-37

configuración del cliente 2-25

Configuración del navegador 2-25

configuración del servidor LDAP 4-25

configuración del servidor proxy 2-25

configuración del servidor SMTP 4-24

configuración del sitio 4-1

configuración segura de sitio web 9-3

Índice alfabético

ÍNDICE ALFABÉTICO-2

configuración y logística de redes 2-4

Configurar opciones de detección 4-10

Configurar opciones de detección - Subredes

4-17

configurar PC de SMARTsend 2-5

Configure este dispositivo manualmente

4-21

consideraciones sobre la instalación 2-4

contenido de esta versión 1-2

control de errores

configurar 4-35

control de nivel de acceso a flujos de trabajo

9-9

copia de seguridad

inmediata 4-27

programada 4-27

Crear carpetas de usuario 6-18

Credenciales de archivado maestras 6-24

CSV, archivo 6-2

cuentas 9-12

descripción general 1-4

Descripción general de administración del

sitio

5-2

descripción general de seguridad 9-2

desinstalar SMARTsend 3-16

destino de escaneado a base 6-2

Detalles del flujo de trabajo 5-5

Detectar ahora 4-9

dirección de correo electrónico 6-2

dispositivo

administrar cuentas 5-7

documentación 1-5, 1-7

Ayuda 1-5

Guía de instalación y administración de

SMARTsend

1-5

Léame.txt 1-6

tarjetas de consulta rápida 1-5

documentación de SMARTsend 1-5

Ayuda 1-5

Guía de instalación y administración 1-5

Léame.txt 1-6

tarjetas de consulta rápida 1-5

Documentum, requisitos de configuración

3-7

DocuShare, acceso vía servidores proxy http

7-11

eliminación de dispositivos 4-14

Eliminar todos los flujos de trabajo no

utilizados o publicados desde

5-6

Eliminar todos los flujos de trabajo propiedad

5-6

entrada segura con clave 9-3

Escaneado a base 6-1

Escaneado a base, aplicación 6-21

Escaneado a base, utilidad 6-2, 6-8

instalación 6-3

Escanear a principal, Utilidad 6-2, 6-6 to 6-7

desinstalar 6-4

Estado de copia de seguridad 5-9

flujo de trabajo Mi correo electrónico

publicar 4-26

formatos de archivo admitidos

importador de plantillas 8-4

FTP 4-18, 6-24

configurar en IIS 2-10

FTP, sitio 6-2

Guía de instalación y administración 1-5

Guía de instalación y administración de

SMARTsend

1-5

Guía del usuario de SMARTsend 1-5

historial de trabajos de dispositivo 6-28

HTTP 4-18

HTTPS 4-18

idiomas admitidos

importador de plantillas 8-4

importador de plantillas

formatos de archivos e idiomas admitidos

8-4

lista de excepciones 8-6

requisitos 8-4

utilizar 8-7

Importar usuarios 6-21

instalador, descripción general 3-2

interacciones de las políticas de seguridad

9-10

Internet Explorer 2-25

Internet Information Services (IIS) 2-10

Interwoven WorkSite, requisitos de

ÍNDICE ALFABÉTICO-3

configuración 3-10

Introducir información de origen, cuadro de

diálogo

6-6 to 6-7

LDAP Server 6-10

LDAP, asignaciones 6-11

LDAP, servicio de directorios 6-7

Léame.txt 1-6

lista de excepciones

importador de plantillas 8-6

lista de usuarios 6-2

LiveLink, requisitos de configuración 3-10

metadatos 6-2

Mi base 6-27

Microsoft Active Directory 6-10

Microsoft Active Directory, servidor

6-6 to 6-7

migración de SMARTsend a otro PC 3-14

Mostrar usuarios 6-8

Mostrar usuarios, botón 6-11

Mozilla 2-25

Netscape 2-25

No hay perfil del documento 6-28

Nombre de documento 6-28

Nombre de la plantilla 6-28

Nombres de comunidad SNMP 4-19 to 4-20

número de serie 1-7

número de serie de SMARTsend 1-7

Obtener usuarios 6-7

OCR 6-17

Ocultar usuarios seleccionados de Lista de

usuarios disponibles

6-13

opciones de autenticación de usuarios 2-26

opciones de conjunto de plantillas 2-3

opciones de Fax de Internet de PaperWare

4-23

Opciones generales 4-35

Origen de dominio Windows NT 6-11

Otro PC, instrucciones de migración 3-14

página de confirmación del trabajo 7-3

perfil de atributos de documento 6-28

plantilla de escaneado de dispositivo 6-27

plantilla prefijada, configuración 2-31

políticas de seguridad del sitio 9-5

posibilidad de actualización 3-3

Prefijados de SNMP v2c 4-19

Prefijados de SNMP v3 4-20

preguntas frecuentes 7-14

problemas comunes 7-4

procedimientos de instalación 3-5

Propiedades de tipo de documento 4-39

Propiedades de usuario, cuadro de diálogo

6-13

protocolo de transferencia de datos 4-18

protocolos de transferencia de datos 2-29

publicar el flujo de trabajo Mi correo

electrónico

4-26

reenvío, protocolo 4 -41

registros de errores del sistema 7-3

reparación de una instalación de

SMARTsend

3-15

Reparar la configuración de este dispositivo

5-8

requisitos

importador de plantillas 8-4

utilidades de SMARTsend 8-2

Requisitos de configuración de

Hummingbird

3-9

requisitos de configuración de SMARTsend

2-5

revisar opciones de seguridad 4-5

seguridad

autenticación del dispositivo 4-34

formularios de PaperWare 4-7, 9-8

plantilla de escaneado de dispositivo 4-6

plantillas de escaneado de dispositivo

9-7

seguridad de formularios de PaperWare 9-8

seguridad de plantilla de escaneado de

dispositivo

9-7

seguridad de SMARTsend 9-1

seguridad del sitio, general 4-5

seguridad general del sitio 4-5, 9-5

servicio de directorios, asignación 6-2

servicios

configurar 4-29

servidor LDAP 4-25

servidor proxy para DocuShare 7-11

ÍNDICE ALFABÉTICO-4

SMARTsend

acceder 4-2

desinstalar 3-16

preguntas frecuentes 7-14

problemas comunes 7-4

SMARTsend con servidor proxy para

DocuShare

7-11

SMARTsend, actualización 3-4

SMARTsend, actualizar 3-3

SMARTsend, descripción general 1-4

SMARTsend, funciones 1-2

SMB 4-18

software de bloqueo de ventanas emergentes

2-25

solución de problemas 7-2

Subredes 4-10

Tareas de administración del flujo de trabajo/

publicación

5-4

Tareas de dispositivos 5-7

tareas del instalador 3-2

tarjetas de consulta rápida 1-5

TCP/IP, configuración de puertos 2-30

Tipo de salida de escaneado 6-17

TrueMatch, requisitos de configuración 3-11

Usuarios disponibles, lista 6-6, 6-12

Usuarios disponibles, panel 6-6

Usuarios seleccionados, lista 6-6,

6-12 to 6-13, 6-18

borrar 6-13

utilidades de SMARTsend

requisitos 8-2

valores prefijados de flujo de trabajo

configurar 4-36

valores prefijados de publicación

configurar 4-37

Ver dispositivos Xerox 5-7

Ver publicaciones 6-27

Ver todas las publicaciones 6-27

Ver todos los flujos de trabajo 6-27

versiones de actualización posibles 3-3

Vistas de flujos de trabajo 5-5

Windows NT Domain 6-6

Windows, configurar métodos de

autenticación 2-11

Xerox SmartSend Administration Guide

Marca: Xerox

Modelo: SmartSend

Tipo: Administration Guide

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informe

Xerox SmartSend Administration Guide

Xerox SmartSend Administration Guide

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