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Data Security Kit (D) Operation Guide Manuel d’utilisation Guía de uso Einführung Guida alle funzioni  3 English Información general para el usuario Información general para el usuario Índice Introducción ................................................................................... 3-1 Introducción Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del Data Security kit (D) [kit de seguridad de datos (D)], en adelante “kit de seguridad”, y notas de precaución en relación con su funcionamiento. Lea atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad. Acerca del kit de seguridad Sobrescritura La máquina en la que se va a instalar este kit de seguridad (en adelante “la máquina”) funciona mediante el almacenamiento temporal de los datos escaneados en el disco duro interno. La impresión se efectúa utilizando estos datos. Incluso una vez terminada la impresión, los datos permanecen almacenados en el disco duro hasta que otros datos lo sobrescriben. Por tanto, existe la posibilidad de que se produzca una fuga de información confidencial si se emplean herramientas especiales para recuperar estos datos restantes. El kit de seguridad sobrescribe los datos antiguos (los datos que no se necesitan) y el área de almacenamiento de datos en la que se han borrado los datos, para garantizar que los datos no se puedan recuperar. La sobrescritura se realiza automáticamente, sin intervención del usuario. Datos no protegidos por sobrescritura El kit de seguridad protege los datos que ya no son necesarios después de su impresión o borrado. Esto significa que la responsabilidad del mantenimiento de los datos antes de su impresión o de los datos que se almacenan antes de ser borrados corresponde al usuario. 3-1  Información general para el usuario Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el usuario. • Documento supervisado (Función de copiadora) • Copia rápida (Función de impresora) • Revisar y retener (Función de impresora) • Impresión privada (Función de impresora) • Trabajo almacenado (Función de impresora) • Buzón virtual (Función de impresora) • Trabajo de código temporal (Función de impresora) • Trabajo de código permanente (Función de impresora) • Función de FAX Cifrado La máquina almacena temporalmente los datos escaneados en un disco duro. Si el disco duro resultara robado, hay riesgo de que los datos sean modificados o caigan en manos de personas sin autorización. El kit de seguridad cifra los datos almacenados en el disco duro, haciendo imposible su lectura para operaciones distintas a la impresión normal. Asimismo, puesto que este proceso de cifrado se produce de forma automática, no se precisa ninguna operación especial. 3-2  Información general para el usuario Visualización durante la sobrescritura Lista para copiar. ( Color ) Tamaño papel A4 100% Combina copia A4 Normal A3 Color A4 Normal A4 Normal Básico Fijar Auto % Ninguno Automático Exposición 100% Grapar Super Izda Modo exposición Reducir/ Ampliar Grapar Func. Color Programa APS B U múlt Normal Elec Usuario Visualización de iconos Función El icono de disco duro aparece Margen/ Centrado Borrar hoja Detalles El disco duro contiene datos antiguos. Alternando Los datos antiguos se están sobrescribiendo. Los datos antiguos se han sobrescrito. ¡Importante! Para evitar dañar el disco duro, no apague la máquina durante la sobrescritura (mientras el icono de disco duro está cambiando de uno a otro icono). Nota • • Si se apaga la copiadora mientras está en curso la sobrescritura, cualquier dato que aún no se haya sobrescrito permanecerá en el disco duro. En este caso, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio cuando se vuelva a encender la copiadora. En casos excepcionales en que la copiadora se apague durante la sobrescritura, es posible que el icono del disco duro no cambie a . Esto significa que quizá la sobrescritura no se pueda efectuar por haberse dañado los datos durante la misma. Aunque la máquina podrá sobrescribir otros datos anteriores después de la impresión, póngase en contacto con el administrador responsable del funcionamiento y la seguridad de la máquina para restablecer de nuevo la función de sobrescritura. 3-3  Información general para el usuario Datos a sobrescribir Los datos a sobrescribir son los siguientes. Función de copiadora Los datos del documento original de una copia que ha terminado de imprimirse Los datos del documento original almacenados por medio de una función de administración de documentos y borrados por el usuario Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión sinergia se han borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional) Datos de impresión posteriores a la salida de copias Datos de impresión en el modo de impresión privada y función de buzón virtual una vez que ha finalizado la impresión Datos de impresión después de una función de copia rápida, revisar y retener e impresión privada (borrados cuando la copiadora se apaga y se vuelve a encender) Datos borrados por el usuario mediante las funciones de copia rápida, revisar y retener, impresión privada, trabajo almacenado, buzón virtual, trabajo de código temporal o trabajo de código permanente Datos borrados cuando se supera el número máximo de documentos de impresión en las funciones de copia rápida o revisar y retener Datos borrados cuando los datos de impresión de trabajos de código temporal superan la capacidad de almacenamiento Función de escáner Datos del documento original escaneados Datos para su cifrado Función de copia/escáner Datos del documento original escaneados Nota El kit de seguridad sobrescribe inmediatamente los datos del documento original almacenados en el disco duro cuando se cancela la copia, el escaneado o la impresión durante el proceso. El disco duro no se usa con la función de FAX. 3-4  Información para el administrador Información para el administrador Índice Introducción ................................................................................... 3-5 Funciones del kit de seguridad .................................................... 3-9 Procedimientos de instalación del kit de seguridad ................ 3-14 Formato Disco duro ..................................................................... 3-17 Mensajes de error ........................................................................ 3-18 Introducción Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del Data Security kit (D) [kit de seguridad de datos (D)], en adelante “kit de seguridad”, y notas de precaución en relación con su funcionamiento. Lea atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad. Este manual de funcionamiento está dirigido también a los administradores responsables de la gestión y la seguridad de la máquina en la que se va instalar este kit de seguridad (en adelante “la máquina”). El administrador debe conservar esta guía en lugar seguro. Accesorios El kit de seguridad incluye lo siguiente: • Llave de seguridad (montada en la máquina por el representante de servicio) • Manual de instrucciones (este manual) • Guía de instalación (para uso del representante del servicio técnico) Acerca del kit de seguridad Sobrescritura Esta máquina funciona almacenando temporalmente los datos escaneados en un disco duro interno. La impresión se efectúa utilizando estos datos. Incluso una vez terminada la impresión, los datos permanecen almacenados en el disco duro hasta que otros datos lo sobrescriben. Por tanto, existe la posibilidad de que se produzca una fuga de información confidencial si se emplean herramientas especiales para recuperar estos datos restantes. 3-5  Información para el administrador El kit de seguridad sobrescribe los datos antiguos (los datos que no se necesitan) y el área de almacenamiento de datos en la que se han borrado los datos, para garantizar que los datos no se puedan recuperar. La sobrescritura se realiza automáticamente, sin intervención del usuario. Datos no protegidos por sobrescritura El kit de seguridad protege los datos que ya no son necesarios después de su impresión o borrado. Esto significa que la responsabilidad del mantenimiento de los datos antes de su impresión o de los datos que se almacenan antes de ser borrados corresponde al usuario. Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el usuario. • Documento supervisado (Función de copiadora) • Copia rápida (Función de impresora) • Revisar y retener (Función de impresora) • Impresión privada (Función de impresora) • Trabajo almacenado (Función de impresora) • Buzón virtual (Función de impresora) • Trabajo de código temporal (Función de impresora) • Trabajo de código permanente (Función de impresora) • Función de FAX Cifrado Esta máquina puede almacenar temporalmente los datos escaneados en un disco duro. Si el disco duro resultara robado, hay riesgo de que los datos sean modificados o caigan en manos de personas no autorizadas. El kit de seguridad cifra los datos almacenados en el disco duro, haciendo imposible su lectura para operaciones distintas a la impresión normal. Asimismo, puesto que este proceso de cifrado se produce de forma automática, no se precisa ninguna operación especial. 3-6  Información para el administrador El kit de seguridad trabaja con datos del disco duro interno de la máquina, pero no protege ningún otro tipo de datos (como los enviados a otros ordenadores). Tenga en cuenta que la seguridad de los datos no está garantizada, aunque sea sólo una de las condiciones necesarias para la seguridad de los datos, descritas a continuación, la que no se cumpla. Condiciones necesarias para la seguridad de los datos Lo siguiente es necesario para que la seguridad de los datos sea válida con el kit de seguridad. Administrador fiable Se necesita que haya en el departamento un administrador fiable, responsable de la seguridad de las copiadoras que utilicen este kit de seguridad. Entorno físico de instalación seguro La copiadora debe colocarse en un lugar con acceso limitado. Esto evitará que personal no autorizado use la copiadora. Representante fiable del servicio técnico El representante del servicio técnico debe realizar todas las operaciones de mantenimiento que se efectúen en la máquina, y el administrador debe supervisarlas. 3-7  Información para el administrador Acerca del modo de seguridad El modo de seguridad se refiere al estado de la máquina en que se ha instalado el kit de seguridad y el funcionamiento correcto de este. Cuando esté activo el modo de seguridad, aparece el icono de un disco duro en el ángulo superior derecho del panel táctil. Cuando esté activo el modo de seguridad, aparece el icono de un disco duro en el ángulo superior derecho del panel táctil. (El icono de disco duro aparece en las pantallas de las funciones de copiadora, impresora y escáner.) Lista para copiar. A4 Normal A3 Color ( Color ) Tamaño papel A4 100% Fijar Combina copia Auto % Ninguno Automático Exposición 100% Grapar Super Izda Modo exposición Reducir/ Ampliar Grapar Func. Color Programa APS A4 Normal A4 Normal B U múlt Normal Básico Elec Usuario Función El icono de disco duro aparece Margen/ Centrado Borrar hoja ¡Importante! Si no aparece un icono de disco duro en las funciones de copiadora, impresora y escáner, es posible que la máquina no esté en modo de seguridad. Llame a su representante de servicio. Nota Puede determinar el estado operativo de la función de sobrescritura vigilando los cambios de la imagen del icono de disco duro. Consulte la página 3-11 Visualización durante la sobrescritura para más detalles. 3-8  Información para el administrador Funciones del kit de seguridad Kit de seguridad Función de copiadora Función de escáner Almacena temporalment e los datos del documento original 1 Supervisa el estado de las operaciones, sobrescribe los datos de imagen antiguos. 2 Formatea el disco duro. Transmisiones al ordenador Disco duro Función de impresora Salida Disco duro opcional Función de sobrescritura Detalles de la función Sobrescribe los datos de documentos antiguos una vez realizada la copia o la impresión. Método de sobrescritura 3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito (consulte la página 3-15 Paso 3: Sobreescribir disco duro para más detalles). Temporización de ejecución Sobrescribe los datos de documentos antiguos existentes después de terminar un trabajo. Datos a sobrescribir Consulte la página 3-12 Datos a sobrescribir para más detalles. Pantalla Sobrescritura en curso El icono del disco duro alterna entre dos iconos (consulte la página 311 Visualización durante la sobrescritura para más detalles.) 3-9  Información para el administrador Tiempo de sobrescritura Varía en función de la cantidad de datos a sobrescribir. Función de cifrado Detalles de la función Cifra los datos guardados en el disco duro Temporización de ejecución Cifra los datos del documento original tal como están escritos en disco, descifrándolos cuando se imprimen los datos del documento original. Datos cifrados Consulte 3-13 Datos para su cifrado para más detalles. Función Formato Detalles de la función Sobrescribe todos los datos del disco duro. Método de sobrescritura 3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito (consulte la página 3-15 Paso 3: Sobreescribir disco duro para más detalles.) Temporización de ejecución Ejecución a través del panel de operaciones (consulte la página 3-17 Formato Disco duro para más detalles). Datos a sobrescribir Consulte la página 3-13 Datos sobrescritos mediante la función de formato para más detalles. Pantalla Sobrescritura en curso Aparece Formatear en disco duro. Tiempo de sobrescritura Consulte la página 3-13 Tiempo necesario para formatear para más detalles. 3-10  Información para el administrador Sobrescritura de disco duro Puede seleccionar cualquiera de estos dos métodos de sobrescribir los datos: 1 vez Sobrescrito Sobrescribe con ceros toda la zona usada para almacenar los datos de documentos antiguos a fin de hacer imposible la recuperación de los datos. Durante una operación de formato, se sobrescribe con ceros todo el disco duro. 3 veces Sobrescrito (predeterminado) Toda la zona usada para almacenar los datos de documentos antiguos se sobrescribe dos veces con un patrón aleatorio y una tercera y última vez con ceros. Lleva más tiempo que la 1 vez sobrescrito, pero, dado que ni siquiera los métodos de recuperación más avanzados son capaces de recuperar los datos, ofrece mayor seguridad. La zona a borrar es la misma que para la 1 vez sobrescrito. Visualización durante la sobrescritura Lista para copiar. A4 Normal A3 Color ( Color ) Tamaño papel A4 100% Fijar Combina copia Auto % Ninguno Automático Exposición 100% Grapar Super Izda Modo exposición Reducir/ Ampliar Grapar Func. Color Programa APS A4 Normal A4 Normal B U múlt Normal Básico Elec Usuario Visualización de iconos Función El icono de disco duro aparece Margen/ Centrado Borrar hoja Detalles El disco duro contiene datos antiguos. Alternando Los datos antiguos se están sobrescribiendo. Los datos antiguos se han sobrescrito. ¡Importante! Para evitar dañar el disco duro, no apague la copiadora durante la sobrescritura (mientras el icono de disco duro está cambiando de uno a otro icono). 3-11  Información para el administrador Nota • Si se apaga la máquina mientras está en curso la sobrescritura, cualquier dato que aún no se haya sobrescrito permanecerá en el disco duro. En este caso, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio cuando se vuelva a encender la copiadora. • En casos excepcionales en que la copiadora se apague durante la sobrescritura, es posible que el icono del disco duro no cambie a . Esto significa que quizá la sobrescritura no se pueda efectuar por haberse dañado los datos durante la misma. Aunque la copiadora podrá sobrescribir los datos que no se requieran después de su impresión, será necesario formatear de nuevo el disco duro para restablecer la normalidad de la sobrescritura. (Consulte la página 3-17 Formato Disco duro). Datos a sobrescribir Los datos a sobrescribir son los siguientes. Función de copiadora Los datos del documento original de una copia que ha terminado de imprimirse Los datos del documento original almacenados por medio de una función de administración de documentos y borrados por el usuario Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión sinergia se han borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional) Datos de impresión posteriores a la salida de copias Datos de impresión en el modo de impresión privada y función de buzón virtual una vez que ha finalizado la impresión. Datos de impresión después de una función de copia rápida, revisar y retener e impresión privada (borrados cuando la copiadora se apaga y se vuelve a encender) Datos borrados por el usuario mediante las funciones de copia rápida, revisar y retener, impresión privada, trabajo almacenado, buzón virtual, trabajo de código temporal o trabajo de código permanente Datos borrados cuando se supera el número máximo de documentos de impresión en las funciones de copia rápida o revisar y retener Datos borrados cuando los datos de impresión de trabajos de código temporal superan la capacidad de almacenamiento Función de escáner Datos del documento original escaneados 3-12  Información para el administrador Datos para su cifrado Funcion de copia/escáner Datos del documento original escaneados Nota El kit de seguridad sobrescribe inmediatamente los datos del documento original almacenados en el disco duro cuando se cancela la copia, el escaneado o la impresión durante el proceso. El disco duro no se usa con la función de FAX. Datos sobrescritos mediante la función de formato Los datos sobrescritos mediante la función de formato son los siguientes. Función de copiadora Datos de recuento de trabajos Datos del documento original almacenados con la función de la administración de documentos Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional) Datos almacenados en el modo de trabajo almacenado Datos de programa Fuente opcional Datos de macro Función de escáner Libro común Tiempo necesario para formatear Los tiempos necesarios para formatear son los siguientes. Método de sobrescritura Tiempo de formateado 1 vez Sobrescrito Máx 0,5 horas 3 veces Sobrescrito Máx 1,5 horas 3-13  Información para el administrador Procedimientos de instalación del kit de seguridad Paso 1: Preparación Instalación del kit de seguridad El kit de seguridad lo instala el representante del servicio técnico. Precauciones para la instalación del kit de seguridad • La función de repetición de copia queda prohibida. • El menú Borrar datos no válidos es sustituido por el menú Formatear disco duro. • Todos los datos del documento original guardados en el disco duro se sobrescriben. Las precauciones para la instalación del kit de seguridad en una máquina están ya en producción Después de instalar el kit de seguridad, debe formatear todos los discos duros. Paso 2: Cambio del código de administración Para poder usar el kit de seguridad, es necesario especificar el código de administración. Cambiar el código de administración impide el uso del kit de seguridad por cualquier persona distinta del administrador. El código de administración tiene ocho dígitos cuando se utiliza el modo de seguridad. ¡Importante! No use un código de administración que sea fácil de averiguar, como 11111111 o 12345678. Nota Puede cambiar el código de administración dentro del intervalo 00000000 a 99999999. Asegúrese de que tiene ocho dígitos. 1 Presione la tecla Menú Sistema/Contador. 2 Presione la tecla Máquina por defecto. 3 Use el teclado numérico para introducir el código de administración. La configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y 32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm. 4 Presione las teclas y para seleccionar Cambiar el código de administración y presione la tecla Cambiar nº. 3-14  Información para el administrador 5 Introduzca el nuevo código de administración usando el teclado numérico. Cambiar ID Supervision Volver Cerrar Cambiar el código de administracion. Utilizar teclas numericas para especificar 8 dígitos. 27451172 Borrar Menú Sistema - Maquina por defecto 6 Presione la tecla Cerrar. Paso 3: Sobreescribir disco duro Selecciona la sobrescritura del disco duro. Consulte la página 3-11 Sobrescritura de disco duro para más detalles. Nota Tenga en cuenta que esto no es aplicable a la sobrescritura y formateado individuales. 1 Presione la tecla Menú Sistema/Contador. 2 Presione la tecla Maquina por defecto. 3 Use el teclado numérico para introducir el código actual de administración. La configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y 32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm. 4 Seleccione Sobreescribir disco duro en el campo de configuración del lado izquierdo y presione la tecla Cambiar n° 5 Presione 3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito. Sobreescribir disco duro Volver Cerrar Seleccionar la sobreescritura del disco duro. 1 vez sobrescr. 3 veces sobrescr. Menú Sistema - Maquina por defecto 6 Presione la tecla Cerrar. 3-15  Información para el administrador Paso 4: Cambiar el código de cifrado del disco duro Cambie el código de cifrado del disco duro 1 Presione la tecla Menú Sistema/Contador. 2 Presione la tecla Maquina por defecto. 3 Presione las teclas y para seleccionar Código de cifrado HDD y presione la tecla Cambiar nº. 4 Presione Cambiar nº para el Código de cifrado. Código de cifrado HDD Volver Cerrar Cambia la clave para encriptar datos. Ingrese 16 dígitos. Cambiar la clave hará que los datos se sobreescriban. Código de cifrado : Cambiar nº Confirmar cód. cifrado : Cambiar nº Menú Sistema - Maquina por defecto 5 Introduzca el cógido de cifrado de 16 caracteres y presione la tecla Fin. La pantalla vuelve a ser la de Código de cifrado HDD. 6 Para garantizar que el código se ha introducido correctamente, presione la tecla Cambiar nº de Confirmar cód. cifrado, introduzca otra vez el mismo código y presione la tecla Fin. La pantalla vuelve a ser la de Código de cifrado HDD. 7 Presione la tecla Cerrar. 8 Presione la tecla Sí cuando aparezca el diálogo de confirmación. Parar La clave de encriptación se cambiará. Esto hará que los datos guardados en el Disco Duro se sobreescriban. ¿Está seguro? Sí No Todos los datos del documento original guardados en el disco duro se sobrescriben. Cuando finalice la sobrescritura, la pantalla vuelve a ser la de Menú Sistema/Contador. 3-16  Información para el administrador Formato Disco duro Cuando vaya a desechar la copiadora o el disco duro, formatee este para sobrescribir los datos que contiene. Consulte la página 3-10 Función Formato para más detalles. ¡Importante! Puesto que existe la posibilidad de dañar el disco duro, no apague la copiadora mientras se está formateando el disco duro. Si el formateado no ha acabado, existe la posibilidad de recuperar datos del disco duro y así filtrar información. Nota • • El kit de seguridad reanuda el formateo del disco duro cuando se apaga y se vuelve a encender el aparato. Si está instalado el disco duro opcional, también se formateará. 1 Presione la tecla Menú Sistema/Contador. 2 Presione la tecla Caja Adminis. 3 Use el teclado numérico para introducir el código actual de administración. La configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y 32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm. 4 Presione la tecla On bajo Formateau disco duro (en el lado derecho del panel táctil). Modo administración HDD Cerrar Administración HDD Comprobar la capacidad del disco duro Comprobar la capacidad y espacio libre del disco duro. Formatear disco duro Sobreescribir datos en el disco duro. Los datos no se pueden restaurar. On On Menú Sistema 5 Para confirmar el formateado, pulse la tecla Sí. Se inicia el formateado. 6 Después de haber completado el formateado, apague el interruptor principal y desenchufe el cable de alimentación. 3-17  Información para el administrador Mensajes de error Póngase en contacto con su representante del servicio técnico o con un centro de servicio técnico autorizado si aparece cualquiera de los siguientes mensajes. 3-18 Mensaje Detalles No se reconoce la tecla de la seguridad. No disponible. La llave de seguridad no está bien conectada o está dañada.