KYOCERA CS-C4035E Instrucciones de operación

Marca: KYOCERA

Modelo: CS-C4035E

Tipo: Instrucciones de operación

Operation Guide

Manuel d’utilisation

Guía de uso

Einführung

Guida alle funzioni

Data Security Kit (D)

1-1

General User Information

Table of Contents

Introduction .................................................................................... 1-1

Introduction

This operation guide contains information on the proper use of the Data

Security Kit (D) (hereinafter, Security Kit), as well as cautionary notes relating

to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the

Security Kit.

About The Security Kit

Overwriting

The machine to install this Security Kit (hereinafter, the machine) functions by

temporarily storing scanned data on an internal hard disk. Printing is performed

using this data. Even after the printing is completed, the data remains stored

on the hard disk until it is overwritten by other data. Therefore, there is a

possibility that confidential information will be leaked if special tools are used to

recover this remaining data.

The Security Kit overwrites old data - data that is not required - and data

storage area where the data has been deleted to ensure that data cannot be

recovered. Overwriting is performed automatically, without user intervention.

Data not Secured by Overwriting

The Security Kit secures data that is no longer required after printing or

deleted. This means that the responsibility for maintaining data before it is

printed or data that is stored before it is deleted lies with the user.

1-2

General User Information

The data derived from the following functions must be administered by the

user.

• Document Management (Copy Function)

• Quick Copy (Printer Function)

• Proof and Hold (Printer Function)

• Private Print (Printer Function)

• Stored Job (Printer Function)

• Virtual MailBox (VMB) (Printer Function)

• Temporary code Job (Printer Function)

• Permanent code Job (Printer Function)

• FAX Function

Encrypting

The machine temporarily stores scanned data on a hard disk. If the hard disk is

stolen, there is a risk the data might be passed to unauthorized parties or

modified.

The Security Kit encrypts data stored on the hard disk, rendering it unreadable

for other than normal print operations.

Also, since this encryption process occurs automatically, no special operation

is required.

1-3

General User Information

Display during overwrite

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not turn the machine power off during

overwrite (while the hard disk icon is alternating between the two icons).

Note • If the machine power is turned off while overwriting is still in progress, any

data that has not yet been overwritten will remain on the hard disk. In this

case, overwriting should be re-started from the beginning when the

machine is turned on again.

• In rare cases after the machine power is turned off during overwrite, the

hard disk icon may not change to . This means that overwrite may not

be possible because data was corrupted during data overwriting. Though

the machine will be able to overwrite other old data after printing, contact

your administrator responsible for the machine operation and security to

restore the overwriting feature back to normal.

Icon display Details

The hard disk contains old data.

Alternating Old data is being overwritten.

Old data has been overwritten.

Paper Size Set

Combine

Sheet

Margin/

Centering

Color func.FunctionUser choiceBasic

Plain

Color

Plain

MP tray

Plain

APS

Auto %

Reduce

％100

Exposure

Auto

Staple

Left Top

Staple Off

％100

Exposure

/EnlargeMode

Erase

Program

Ready to copy. ( Full-Color )

Hard disk icon

1-4

General User Information

Data to be overwritten

Data to be overwritten are as follows.

Data to be Encrypted

Note The Security Kit immediately overwrites the original document data stored onto

the hard disk when copying, scanning or printing is cancelled while processing.

Hard disk is not used with the FAX function.

Copy Function

The original document data of a copy which output is completed

The original document data stored through a document management

function and deleted by the user

The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted

because the expiration date was reached

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Post-output print data

Print data in the private print mode and virtual mailbox function when

output is completed

Quick Copy, proof and hold, and Private Print data (Deleted when

power is turned off and then back on again.)

Data deleted by the user using the Quick Copy, proof and hold, Private

Print, Stored Job, virtual mailbox, Temporary code Job, or Permanent

code Job function

Data deleted when maximum number of documents is exceeded by

Quick Copy, or proof and hold print data

Data deleted when storage capacity is exceeded by Temporary code

Job print data

Scanner Function

Scanned original document data

Copy/Scanner Function

Scanned original document data

1-5

Administrator Information

Table of Contents

Introduction .................................................................................... 1-5

Security Kit Functions ................................................................... 1-9

Security Kit Installation Procedures .......................................... 1-14

Hard Disk Format ......................................................................... 1-17

Error Messages ............................................................................ 1-18

Introduction

This operation guide contains information on the proper use of the Data

Security Kit (D) (hereinafter, Security Kit), as well as cautionary notes relating

to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the

Security Kit. This operation guide also is intended for administrators

responsible for management and security of the The machine to install this

Security Kit (hereinafter, the machine). The administrator should store this

guide in a secure place.

Attachments

The Security Kit comes with the following items:

• Security key (attached to the machine by the service representative)

• Operation guide (this manual)

• Installation guide (for use by service representative)

About The Security Kit

Overwriting

This machine functions by temporarily storing scanned data on an internal hard

disk. Printing is performed using this data. Even after the printing is completed,

the data remains stored on the hard disk until it is overwritten by other data.

Therefore, there is a possibility that confidential information will be leaked if

special tools are used to recover this remaining data.

The Security Kit overwrites old data - data that is not required - and data

storage area where the data has been deleted to ensure that data cannot be

recovered. Overwriting is performed automatically, without user intervention.

1-6

Administrator Information

Data not Secured by Overwriting

The Security Kit secures data that is no longer required after printing or

deleted. This means that the responsibility for maintaining data before it is

printed or data that is stored before it is deleted lies with the user.

The data derived from the following functions must be administered by the

user.

• Document Management (Copy Function)

• Quick Copy (Printer Function)

• Proof and Hold (Printer Function)

• Private Print (Printer Function)

• Stored Job (Printer Function)

• Virtual MailBox (VMB) (Printer Function)

• Temporary code Job (Printer Function)

• Permanent code Job (Printer Function)

• FAX Function

Encrypted

This machine can temporarily store scanned data on a hard disk. If the hard

disk is stolen, there is a risk the data might be passed to unauthorized parties

or modified.

The Security Kit encrypts data stored on the hard disk, rendering it unreadable

for other than normal print operations.

Also, since this encryption process occurs automatically, no special operation

is required.

The Security Kit works on data on the machine internal hard disk but does not

secure any other type of data (such as data sent to other computers). Note that

data security is not guaranteed even if only one of the conditions required

for data security described below is not met.

Conditions Required for Data Security

The followings are required for fulfilling the validity of data security using the

Security Kit.

Dependable Administrator

A dependable administrator is required in the department to take responsibility

on security on the machine using this Security Kit.

1-7

Administrator Information

Safe Physical Location of Installation

The machine should be installed in a location which the accessibilities are

limited. This avoids unauthorized personnel to use the machine.

Dependable Service Representative

All maintenance activities must be performed by the service representative,

with the administrator in attendance.

1-8

Administrator Information

About Security Mode

Security mode refers to the machine status in which Security Kit has been

installed onto the machine and is operating normally. When security mode is

active, a hard disk icon is shown in the upper right corner of the touch panel.

When security mode is active, a hard disk icon is shown in the upper right

corner of the touch panel.

(The hard disk icon is displayed on the copy, printer and scanner function

screens).

Important!

If a hard disk icon is not displayed on the screen of the copier, printer, and

scanner functions, it could mean that the machine is not in the security mode.

Contact your service representative.

Note You can determine the operational status of the overwrite function by

monitoring changes to the image of the hard disk icon. See page 1-11 Display

during overwrite for further details.

Paper Size Set

Combine

Sheet

Margin/

Centering

Color func.FunctionUser choiceBasic

Plain

Color

Plain

MP tray

Plain

APS

Auto %

Reduce

％100

Exposure

Auto

Staple

Left Top

Staple Off

％100

Exposure

/EnlargeMode

Erase

Program

Ready to copy. ( Full-Color )

Hard disk icon

1-9

Administrator Information

Security Kit Functions

Overwrite Function

Function details

Overwrites old document data when copying or printing is completed.

Overwriting method

3-time Overwrite or Once Overwrite (See page 1-15 Step 3: Hard Disk

Overwrite for further details.)

Execution timing

Overwrites existing old document data after a job is completed.

Data to be overwritten

See page 1-12 Data to be overwritten for further details.

Overwrite-in-Progress Screen

The hard disk icon alternates between the two icons (See page 1-11

Display during overwrite for further details.)

Security Kit

Copy

Function

Scanner

Function

Printer

Function

Hard Disk

Sends to

computer

Output

1 Monitors the status of

operations, overwrites

old image data.

2 Formats the hard disk.

Temporarily

stores original

document data

Optional Hard Disk

1-10

Administrator Information

Encryption Function

Format Function

Overwriting Time

Differs depending on amount of data to overwrite.

Function details

Encrypts data stored on the hard disk

Execution timing

Encrypts original document data as it is written to disk decrypted when

outputting original document data.

Encrypted Data

See 1-13 Data to be Encrypted for further details.

Function details

Overwrites all data on the hard disk.

Overwriting method

3-time Overwrite or Once Overwrite (See page 1-15 Step 3: Hard Disk

Overwrite for further details.)

Execution timing

Execution through the operation panel (See page 1-17 Hard Disk

Format for further details.)

Data to be overwritten

See page 1-13 Data overwritten through the format function for

further details.

Overwrite-in-Progress Screen

Formatting Hard Disk is displayed.

Overwriting Time

See page 1-13 Time required to format for further details.

1-11

Administrator Information

Hard Disk Overwrite

You can select either of the following two methods to overwrite data:

Display during overwrite

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not turn the machine power off during

overwrite (while the hard disk icon is alternating between the two icons).

Once Overwrite

Overwrites the entire area used to store old document data with zeroes

to reject recovery of the data. The entire hard disk is overwritten with

zeroes during a format operation.

3-time Overwrite (Default)

Overwrites the entire area used to store old document data twice with a

random pattern and then a third and final time with zeroes. It takes

longer to execute than the Once Overwrite, but because even highly-

sophisticated recovery methods are unable to recover the data, this

method provides higher security. The area to be overwritten is the

same as for the Once Overwrite.

Icon display Details

The hard disk contains old data.

Alternating Old data is being overwritten.

Old data has been overwritten.

Paper Size Set

Combine

Sheet

Margin/

Centering

Color func.FunctionUser choiceBasic

Plain

Color

Plain

MP tray

Plain

APS

Auto %

Reduce

％100

Exposure

Auto

Staple

Left Top

Staple Off

％100

Exposure

/EnlargeMode

Erase

Program

Ready to copy. ( Full-Color )

Hard disk icon

1-12

Administrator Information

Note • If the machine power is turned off while overwriting is still in progress, any

data that has not yet been overwritten will remain on the hard disk. In this

case, overwriting should be re-started from the beginning when the

machine is turned on again.

• In rare cases after the machine power is turned off during overwrite, the

hard disk icon may not change to . This means that overwrite may not

be possible because data was corrupted during data overwriting. Though

the machine will be able to overwrite and overwrite data that is not

required after it is printed, the hard disk will need to be re-formatted in

order to restore overwriting to normal. (See page 1-17 Hard Disk Format.)

Data to be overwritten

Data to be overwritten are as follows.

Copy Function

The original document data of a copy which output is completed

The original document data stored through a document management

function and deleted by the user

The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted

because the expiration date was reached

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Post-output print data

Print data in the private print mode and virtual mailbox function when

output is completed

Quick Copy, proof and hold, and Private Print data (Deleted when

power is turned off and then back on again.)

Data deleted by the user using the Quick Copy, proof and hold, Private

Print, Stored Job, virtual mailbox, Temporary code Job, or Permanent

code Job function

Data deleted when maximum number of documents is exceeded by

Quick Copy, or proof and hold print data

Data deleted when storage capacity is exceeded by Temporary code

Job print data

Scanner Function

Scanned original document data

1-13

Administrator Information

Data to be Encrypted

Note

The Security Kit immediately overwrites the original document data stored onto

the hard disk when copying, scanning or printing is cancelled while processing.

Hard disk is not used with the FAX function.

Data overwritten through the format function

Data overwritten through the format function are as follows.

Time required to format

Time required to format are as follows.

Copy/Scanner Function

Scanned original document data

Copy Function

Job Accounting data

Original document data stored with the document management

function

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Data stored in Stored Job mode

Program data

Optional font

Macro data

Scanner Function

Common book

Overwriting method Formatting time

Once Overwrite Max 0.5 hours

3-time Overwrite Max 1.5 hours

1-14

Administrator Information

Security Kit Installation Procedures

Step 1: Preparation

Security Kit installation

The Security Kit is installed by service representative.

Precautions for Security Kit installation

• The repeat copy function becomes prohibited.

• The Delete Invalid Data menu is replaced by the Format Hard Disk menu.

• All original document data saved on the hard disk is overwritten.

Precautions for installing the security kit on a machine already in

production

After installing the Security Kit, you must format all hard disks.

Step 2: Changing the Management code

The management code must be entered to use the Security Kit. Changing the

management code prevents everyone except the administrator from using the

Security Kit. The management code is eight digits long when using security

mode.

Important!

Avoid using a management code that is easily guessed, such as 11111111 or

12345678.

Note You can change the management code within the range of 00000000 to

99999999.

Be sure to use eight digits.

Press the System Menu/Counter key.

Press the Machine Default key.

Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is

25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm

models.

Press and keys to select Change Management Code and press

Change # key.

1-15

Administrator Information

Enter the new management code using the numeric keys.

Press the Close key.

Step 3: Hard Disk Overwrite

Selects the hard disk overwrite. See page 1-11 Hard Disk Overwrite for

further details.

Note Note that it does not apply to overwrite and formatting individually.

Press the System Menu/Counter key.

Press the Machine Default key.

Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is

25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm

models.

Select Hard Disk Overwrite from the left side setting field, and press the

Change # key.

Press 3-time Overwrite or Once Overwrite.

Press the Close key.

Management code change Back Close

Mac hine DefaultSystem Menu

Change the management code.

Use the numeric keys to set 8 digit numbers.

27451172

Clear

Hard Disk Overwrite

Back Close

Mac hine Default

Select the hard disk overwrite.

Once

System Menu

3-time

Overwrite

1-16

Administrator Information

Step 4: Changing Hard Disk Encryption Key

Change the encryption key

Press System Menu/Counter key.

Press Machine default key.

Press and keys to select HDD Encryption Key and press Change #

key.

Press Change # for the Encryption Key.

Input the 16 character encryption key and press End key. Returns to the HDD

Encryption Key screen.

To ensure that the key has been input correctly, press Change # key of

Confirm Encryption Key, enter the same key again, and press End key.

Returns to the HDD Encryption Key screen.

Press the Close key.

Press Yes key when a confirmation dialog appears.

All original document data saved on the hard disk is overwritten. When

overwriting is complete, the screen returns to the System Menu/Counter

screen.

Clos eHDD Encryption Key Back

Change #

Encryption Key

:Confirm Enc ryption Key

Changes the key to encrypt data. Enter 16 digits.

Changing the key will cause data to be overwritten.

Sy s tem Menu Mac hine Default-

Stop

Yes

The encryption key will be changed. Changing the key

will cause data stored in the Hard Disk to be overwritten.

Are you s ure?

1-17

Administrator Information

Hard Disk Format

Format the hard disk when disposing of the machine or the hard disk to

overwrite the hard disk data. See page 1-10 Format Function for further

details.

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not turn the power off while formatting the

hard disk. If the formatting is not completed, there is a possibility of data being

recovered from the hard disk and information being leaked.

Note • The Security Kit re-starts formatting the Hard Disk when power is turned of

and then on.

• If the optional hard disk is installed, the hard disk is also formatted.

Press the System Menu/Counter key.

Press the BOX Management key.

Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is

25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm

models.

Press the On key under Format Hard Disk (on the right side of the touch

panel).

When you prompted to confirm formatting, press the Yes key. Formatting

begins.

After formatting is completed, turn off the Main Switch and unplug the Power

Cord.

Clos e

HDD management mode

System Menu

Check Hard Disk capacity

Check the free space and capacity

of the Hard Disk.

Format Hard Disk

Overwrite data on the Hard Disk.

Data cannot be restored.

1-18

Administrator Information

Error Messages

Contact your service representative or authorized service center if any of the

following messages are displayed.

Message Details

Security key is not recognized.

Not available.

Security key is not connected

properly or is damaged.

2-1

Informations générales d’utilisation

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-1

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde

relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (D) [kit de sécurité des

données (D)], ci-après, le kit de sécurité. Lisez attentivement ce manuel avant

d’utiliser le kit de sécurité.

À propos du kit de sécurité

Fonction d’écrasement

La machine sur laquelle installer ce kit de sécurité (ci-après, la machine)

fonctionne par enregistrement temporaire des données numérisées sur un

disque dur interne. Ces données permettent l’impression. Même après

l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce qu’elles soient

écrasées par d’autres données. Par conséquent, il se peut que des

informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont

utilisés pour récupérer les données restantes.

Le kit de sécurité écrase les anciennes données (données non requises) et la

zone de stockage des données dans laquelle ces dernières ont été effacées

pour éviter leur récupération. L’écrasement des données s’exécute

automatiquement, sans l’intervention de l’utilisateur.

Données non protégées par la fonction d’écrasement

Le kit de sécurité protège les données qui ne sont plus requises après leur

impression ou celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité de

préservation des données avant impression ou des données enregistrées

avant effacement incombe à l’utilisateur.

rança

2-2

Informations générales d’utilisation

Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par

l’utilisateur.

• Gestion document (Fonction de copie)

• Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)

• Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)

• Exemplaire personnel (Fonction d’imprimante)

• Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante)

• Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)

• Code temporaire JOB (Fonction d’imprimante)

• Code permanent JOB (Fonction d’imprimante)

• Fonction de télécopieur

Cryptage

La machine enregistre temporairement les données numérisées sur un disque

dur. Si le disque dur est volé, les données risquent d’être transmises à des

tiers non autorisés ou d’être modifiées.

Le kit de sécurité crypte les données enregistrées sur le disque dur, les

rendant ainsi illisibles pour des opérations autres que celles d’impression.

En outre, étant donné que ce processus de cryptage s’effectue

automatiquement, aucune opération spéciale n’est requise.

2-3

Informations générales d’utilisation

Affichage pendant l’écrasement

Important !

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la machine hors

tension pendant l’écrasement (pendant que l’icône du disque dur passe d’une

icône à l’autre).

Remarque

• Si la machine est mise hors tension pendant l’écrasement de données, les

données n’ayant pas encore été écrasées restent sur le disque dur. Dans

ce cas, l’opération d’écrasement doit être relancée depuis le début à la

prochaine mise sous tension de la machine.

• Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la machine pendant

l’écrasement, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en . Cela

signifie que l’écrasement peut ne pas être possible car des données ont

été corrompues pendant cette même opération. Bien qu’il soit possible

d’écraser d’autres anciennes données après leur impression, contactez

votre administrateur chargé du fonctionnement et de la sécurité de la

machine pour rétablir la fonction normale d’écrasement.

Affichage des

icônes

Détails

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Les anciennes données sont en cours d’écrasement.

Les anciennes données ont été écrasées.

Format pap. Régl.

Fusion

Effacer

Marge/

Image

Fonc. Coul.FonctionChoix util.Basic

Normal

Couleur

Normal

P polyv.

Normal

APS

Auto %

Réduire/

100%

Exposition

Agrafage

Gche Supér

Aucun

100%

Auto

AgrandirMode

copie

Bordure

Programme

Prêt à copier. (Pl. coul. )

l’icône du

disque dur

s’affiche

2-4

Informations générales d’utilisation

Données à écraser

Les données à écraser sont les suivantes :

Données à crypter

Remarque

Le kit de sécurité écrase immédiatement les données du document original

enregistrées sur le disque dur si une copie, une numérisation ou une

impression en cours d’exécution est annulée.

Le disque dur n’est pas utilisé avec la fonction de télécopieur.

Fonction de copie

Données du document original d’une copie une fois la sortie terminée

Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de

gestion de document et effacées par l’utilisateur

Données du document original stockées dans la Boîte synergie

supprimées car la date d’expiration a été atteinte

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données d’impression après sortie

Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de

casier virtuel une fois la sortie terminée

Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et

d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)

Données effacées par l’utilisateur à l’aide des fonctions de code

permanent JOB, de code temporaire JOB, d’exemplaire rapide, de

vérification avant impression, d’exemplaire personnel, de tâche en

mémoire ou de casier virtuel

Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de

vérification avant impression dépassent le nombre maximal de

documents

Données effacées lorsque les données d’impression du code

temporaire JOB dépassent la capacité de stockage

Fonction de scanner

Données numérisées du document original

Fonction de copie/scanner

Données numérisées du document original

2-5

Informations relatives à l’administrateur

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-5

Fonctions du kit de sécurité ......................................................... 2-9

Procédures d’installation du kit de sécurité ............................. 2-14

Formatage du disque dur ............................................................ 2-17

Messages d’erreur ....................................................................... 2-18

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde

relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (D) (kit de sécurité des

données (D)) (ci-après, le kit de sécurité). Lisez attentivement ce manuel avant

d’utiliser le kit de sécurité. Ce manuel est destiné aux administrateurs chargés

de la gestion et de la sécurité de La machine sur laquelle installer ce kit de

sécurité (ci-après, la machine). Il doit le ranger en lieu sûr.

Accessoires

Le kit de sécurité est fourni avec les éléments suivants :

• Clé de sécurité (fixée à la machine par le technicien)

• Manuel d’utilisation (ce manuel)

• Guide d’installation (pour le technicien)

À propos du kit de sécurité

Fonction d’écrasement

Cette machine fonctionne par enregistrement temporaire des données

numérisées sur un disque dur interne. Ces données permettent l’impression.

Même après l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce

qu’elles soient écrasées par d’autres données. Par conséquent, il se peut que

des informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont

utilisés pour récupérer les données restantes.

Le kit de sécurité écrase les anciennes données (données non requises) et la

zone de stockage des données dans laquelle ces dernières ont été effacées

pour éviter leur récupération. L’écrasement des données s’exécute

automatiquement, sans l’intervention de l’utilisateur.

2-6

Informations relatives à l’administrateur

Données non sécurisées par la fonction d’écrasement

Le kit de sécurité protège les données qui ne sont plus requises après

impression ou celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité de

préservation des données avant impression ou des données enregistrées

avant effacement incombe à l’utilisateur.

Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par

l’utilisateur.

• Gestion document (Fonction de copie)

• Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)

• Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)

• Exemplaire personnel (Fonction d’imprimante)

• Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante)

• Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)

• Code temporaire JOB (Fonction d’imprimante)

• Code permanent JOB (Fonction d’imprimante)

• Fonction de télécopieur

Cryptage

Cette machine peut enregistrer temporairement les données numérisées sur

un disque dur. Si le disque dur est volé, les données risquent d’être transmises

à des tiers non autorisés ou d’être modifiées.

Le kit de sécurité crypte les données enregistrées sur le disque dur, les

rendant ainsi illisibles pour des opérations autres que celles d’impression.

En outre, étant donné que ce processus de cryptage s’effectue

automatiquement, aucune opération spéciale n’est requise.

Le kit de sécurité prend en charge les données figurant sur le disque dur

interne de la machine mais ne protège aucun autre type de données (telles

que les données envoyées à d’autres ordinateurs). La sécurité des données

n’est pas garantie si une seule des conditions requises pour la sécurité des

données décrites ci-dessous n’est pas remplie.

2-7

Informations relatives à l’administrateur

Conditions requises pour la sécurité des données

Les conditions suivantes doivent être remplies pour garantir la sécurité des

données lors de l’utilisation du kit de sécurité.

Administrateur fiable

La responsabilité des machines pourvues de ce kit de sécurité doit être confiée

à un administrateur fiable du département.

Sécurité de l’emplacement d’installation

La machine doit être installée dans un endroit à accès limité. Cela permet

d’empêcher toute utilisation par du personnel non autorisé.

Technicien fiable

Toutes les opérations de maintenance doivent être effectuées par le

technicien, sous la surveillance de l’administrateur.

2-8

Informations relatives à l’administrateur

À propos du mode de sécurité

Le mode de sécurité correspond à l’état de la machine lors de l’installation du

kit de sécurité sur la machine et lors du fonctionnement correct de ce dernier.

Lorsque le mode de sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans

l’angle supérieur droit de l’écran tactile de la machine. Lorsque le mode de

sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans l’angle supérieur

droit de l’écran tactile de la machine

(l’icône du disque dur s’affiche sur les écrans des fonctions de copie,

d’imprimante et de scanner).

Important !

Si aucune icône du disque dur ne s’affiche sur l’écran des fonctions de

photocopieuse, d’imprimante et de scanner, cela peut signifier que le mode de

sécurité n’est pas activé. Contactez votre technicien.

Remarque

Vous pouvez déterminer l’état de fonctionnement de la fonction d’écrasement

en contrôlant les modifications apportées à l’icône du disque dur. Pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant l’écrasement

de la page 2-11.

Format pap. Régl.

Fusion

Effacer

Marge/

Image

Fonc. Coul.FonctionChoix util.Basic

Normal

Couleur

Normal

P polyv.

Normal

APS

Auto %

Réduire/

100%

Exposition

Agrafage

Gche Supér

Aucun

100%

Auto

AgrandirMode

copie

Bordure

Programme

Prêt à copier. (Pl. coul. )

l’icône du

disque dur

s’affiche

2-9

Informations relatives à l’administrateur

Fonctions du kit de sécurité

Fonction d’écrasement

Détails des fonctions

Écrase les anciennes données de documents au terme de la copie ou

de l’impression.

Méthode d’écrasement

3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer (pour plus d’informations,

reportez-vous à la section Étape 3 : Écrasement du disque dur de la

page 2-15.)

Durée de l’exécution

Écrase les anciennes données de documents existantes une fois un

travail terminé.

Données à écraser

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données à

écraser de la page 2-12.

Kit de sécurité

Fonction de

copie

Fonction de

scanner

Fonction

d’imprimante

Disque dur

Envoie vers

l’ordinateur

Sortie

1 Contrôle l’état des

opérations, écrase les

anciennes données

image.

2 Formate le disque dur.

Enregistre

provisoirement

les données

du document

original

Disque dur en option

2-10

Informations relatives à l’administrateur

Fonction de cryptage

Fonction de formatage

Écran de progression de l’écrasement

L’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre (pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant

l’écrasement à la page 2-11).

Durée de l’écrasement

Varie en fonction de la quantité de données à écraser.

Détails des fonctions

Crypte les données enregistrées sur le disque dur

Durée de l’exécution

Crypte les données du document original telles qu’elles sont écrites sur

le disque décrypté lors de la sortie de ces données.

Données cryptées

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données à

crypter de la page 2-13.

Détails des fonctions

Écrase toutes les données présentes sur le disque dur.

Méthode d’écrasement

3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer (pour plus d’informations,

reportez-vous à la section Étape 3 : Écrasement du disque dur de la

page 2-15.)

Durée de l’exécution

Exécution via le panneau de commande (pour plus d’informations,

reportez-vous à la section Formatage du disque dur de la page 2-17.)

Données à écraser

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données

écrasées à l’aide de la fonction de formatage de la page 2-13.

Écran de progression de l’écrasement

Formatage de Disque dur s’affiche.

Durée de l’écrasement

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Temps

nécessaire au formatage de la page 2-13.

2-11

Informations relatives à l’administrateur

Écrasement du disque dur

Vous pouvez choisir entre deux méthodes d’écrasement des données :

Affichage pendant l’écrasement

Important !

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la machine hors

tension pendant l’écrasement (pendant que l’icône du disque dur passe d’une

icône à l’autre).

1 fois Recomposer

Écrase toute la zone de stockage d’anciennes données de documents

pour rendre toute récupération de ces données impossible. La totalité

du disque dur est écrasée par endroits définis pendant une opération

de formatage.

3 fois Recomposer (par défaut)

Écrase toute la zone de stockage d’anciennes données de documents

deux fois de façon aléatoire, puis une troisième et dernière fois de

façon définie. Son exécution dure plus longtemps que la méthode 1

fois Recomposer, mais les méthodes de recouvrement, même

hautement sophistiquées, étant incapables de récupérer les données,

elle garantit une sécurité supérieure. La zone à écraser est identique à

celle de la méthode 1 fois Recomposer.

Affichage des

icônes

Détails

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Les anciennes données sont en cours d’écrasement.

Les anciennes données ont été écrasées.

Format pap. Régl.

Fusion

Effacer

Marge/

Image

Fonc. Coul.FonctionChoix util.Basic

Normal

Couleur

Normal

P polyv.

Normal

APS

Auto %

Réduire/

100%

Exposition

Agrafage

Gche Supér

Aucun

100%

Auto

AgrandirMode

copie

Bordure

Programme

Prêt à copier. (Pl. coul. )

l’icône du

disque dur

s’affiche

2-12

Informations relatives à l’administrateur

Remarque

• Si la machine est mise hors tension pendant l’écrasement de données, les

données n’ayant pas encore été écrasées restent sur le disque dur. Dans

ce cas, l’opération d’écrasement doit être relancée depuis le début à la

prochaine mise sous tension de la machine.

• Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la machine pendant

l’écrasement, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en . Cela

signifie que l’écrasement peut ne pas être possible car des données ont

été corrompues pendant cette même opération. Bien qu’il soit possible

d’écraser des données non requises après leur impression, le disque dur

doit être reformaté pour rétablir la fonction normale d’écrasement

(reportez-vous à la section Formatage du disque dur de la page 2-17).

Données à écraser

Les données à écraser sont les suivantes :

Fonction de copie

Données du document original d’une copie une fois la sortie terminée

Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de

gestion de document et effacées par l’utilisateur

Données du document original stockées dans la Boîte synergie

supprimées car la date d’expiration a été atteinte

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données d’impression après sortie

Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de

casier virtuel une fois la sortie terminée

Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et

d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)

Données effacées par l’utilisateur à l’aide des fonctions de code

permanent JOB, de code temporaire JOB, d’exemplaire rapide, de

vérification avant impression, d’exemplaire personnel, de tâche en

mémoire ou de casier virtuel

Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de

vérification avant impression dépassent le nombre maximal de

documents

Données effacées lorsque les données d’impression du code

temporaire JOB dépassent la capacité de stockage

Fonction de scanner

Données numérisées du document original

2-13

Informations relatives à l’administrateur

Données à crypter

Remarque

Le kit de sécurité écrase immédiatement les données du document original

enregistrées sur le disque dur si une copie, une numérisation ou une

impression en cours d’exécution est annulée.

Le disque dur n’est pas utilisé avec la fonction de télécopieur.

Données écrasées à l’aide de la fonction de formatage

Les données écrasées à l’aide de la fonction de formatage sont les suivantes :

Temps nécessaire au formatage

Les temps nécessaires au formatage sont les suivants.

Fonction de copie/scanner

Données numérisées du document original

Fonction de copie

Données comptables d’un travail

Données du document original enregistrées à l’aide de la fonction de

gestion de document

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données enregistrées en mode Tâche en mémoire

Données de programme

Police en option

Données macro

Fonction de scanner

Carnet commun

Méthode d’écrasement Durée du formatage

1 fois Recomposer 0,5 heure maximum

3 fois Recomposer 1,5 heures maximum

2-14

Informations relatives à l’administrateur

Procédures d’installation du kit de sécurité

Étape 1 : Préparation

Installation du kit de sécurité

Le kit de sécurité est installé par le technicien.

Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité

• La fonction de Répétition de copie n’est plus disponible.

• Le menu d’effacement de données non valides est remplacé par le menu

de formatage de disque dur.

• Toutes les données du document original enregistrées sur le disque dur

sont écrasées.

Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité sur une

machine qui est déjà en production

Une fois le kit de sécurité installé, vous devez formater tous les disques durs.

Étape 2 : Modification du code de gestion

Le code de gestion doit être entré pour utiliser le kit de sécurité. Le

changement du code de gestion garantit que personne, à l’exception de

l’administrateur, ne peut utiliser le kit de sécurité. Le code de gestion se

compose de huit chiffres en mode de sécurité.

Important !

Évitez d’utiliser un code de gestion facile à découvrir, tel que 11111111 ou

12345678.

Remarque

Vous pouvez choisir un code de gestion compris entre 00000000 et 99999999.

Veillez à utiliser huit chiffres.

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles

32/25 et 32/32.

Appuyez sur les touches et pour sélectionner Modification du

code de gestion et appuyez sur la touche Changer #.

2-15

Informations relatives à l’administrateur

Entrez le nouveau code de gestion à l’aide des touches numériques.

Appuyez sur la touche Fermer.

Étape 3 : Écrasement du disque dur

Sélectionne l’écrasement du disque dur. Pour plus d’informations, reportez-

vous à la section Écrasement du disque dur de la page 2-11.

Remarque

Notez que ce réglage ne s’applique ni à l’écrasement ni au formatage.

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles

32/25 et 32/32.

Sélectionnez Écrasement disque dur dans le champ de réglage de

gauche, puis appuyez sur la touche Changer #.

Appuyez sur 3 fois Recouvr. ou 1 fois Recouvr.

Appuyez sur la touche Fermer.

Changer code gest. avec # Dos Fermer

Machine par défautMenu Système

Modification du code de gestion.

Définir un n° à 8 chiffres avec les touches numériques .

27451172

A z éro

Écrasement disque dur

Dos Fermer

Machine par défaut

Sélection écrasement du disque dur.

1 fois

Menu Système

3 fois

Recouvrir

2-16

Informations relatives à l’administrateur

Étape 4 : Modification de la clé de cryptage du disque dur

Modification de la clé de cryptage

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

Appuyez sur les touches et pour sélectionner Clé cryptage HDD et

appuyez sur la touche Changer #.

Appuyez sur Changer # en regard de Clé cryptage.

Entrez la clé de cryptage à 16 caractères et appuyez sur la touche Fin.

L’écran clé cryptage HDD s’affiche de nouveau.

Pour s’assurer que la clé a été correctement entrée, appuyez sur la touche

Changer # de l’option Confirmer clé cryptage, entrez de nouveau la

même clé, puis appuyez sur la touche Fin. L’écran clé cryptage HDD s’affiche

de nouveau.

Appuyez sur la touche Fermer.

Appuyez sur la touche Oui lorsqu’une boîte de dialogue de confirmation

s’affiche.

Toutes les données du document original enregistrées sur le disque dur sont

écrasées. Une fois l’écrasement effectué, l’écran Menu Système / Compteur

s’affiche de nouveau.

FermerClé cryptage HDD Dos

Changer #

Clé cryptage

:Confirmer clé cryptage

Change la clé de cryptage des données. Entrez 16 chiffres

Changer de clé entraîne le remplacement des données.

Menu Sys tème Machine par défaut-

Arrêter

Oui

La clé de cryptage va être changer. Changer de clé

entraîne le remplacement des données du disque dur.

Non

Êtes-vous sûr ?

2-17

Informations relatives à l’administrateur

Formatage du disque dur

Formatez le disque dur lors de la mise au rebut de la machine ou du disque dur

pour écraser les données qu’il contient. Pour plus d’informations, reportez-

vous à la section Fonction de formatage de la page 2-10.

Important !

Étant donné que le disque dur risque d’être endommagé, ne mettez pas la

photocopieuse hors tension pendant le formatage du disque dur. Si le

formatage n’est pas terminé, des données peuvent être récupérées du disque

dur et des informations divulguées.

Remarque

• Le kit de sécurité relance le formatage du disque dur lorsque l’appareil est

mis hors puis sous tension.

• Si un disque dur en option est installé, celui-ci est également formaté.

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

Appuyez sur la touche Gestion des boîtes.

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles

32/25 et 32/32.

Appuyez sur la touche Oui sous Formatage du disque dur (sur le côté

droit de l’écran tactile).

Lorsqu’il vous est demandé de confirmer le formatage, appuyez sur la touche

Oui. Le formatage commence.

Une fois le formatage terminé, éteignez l’interrupteur principal et débranchez le

cordon d’alimentation.

Fermer

Mode gestion disque dur

Gestion disque dur

Menu Système

Vérification capacité du disque dur

Vérification de l'espac e libre et

de la capacité du disque dur.

Oui

Formatage du disque dur

Écrasement des données du disque dur.

Impossible de res taurer les données.

Oui

2-18

Informations relatives à l’administrateur

Messages d’erreur

Contactez votre technicien ou centre technique agréé si l’un des messages

suivants s’affiche.

Message Détails

Clé de sécurité non reconnue.

Non disponible.

La clé de sécurité n’est pas

connectée correctement ou est

endommagée.

3-1

Información general para el usuario

Índice

Introducción ................................................................................... 3-1

Introducción

Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del

Data Security kit (D) [kit de seguridad de datos (D)], en adelante “kit de

seguridad”, y notas de precaución en relación con su funcionamiento. Lea

atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad.

Acerca del kit de seguridad

Sobrescritura

La máquina en la que se va a instalar este kit de seguridad (en adelante “la

máquina”) funciona mediante el almacenamiento temporal de los datos

escaneados en el disco duro interno. La impresión se efectúa utilizando estos

datos. Incluso una vez terminada la impresión, los datos permanecen

almacenados en el disco duro hasta que otros datos lo sobrescriben. Por

tanto, existe la posibilidad de que se produzca una fuga de información

confidencial si se emplean herramientas especiales para recuperar estos

datos restantes.

El kit de seguridad sobrescribe los datos antiguos (los datos que no se

necesitan) y el área de almacenamiento de datos en la que se han borrado los

datos, para garantizar que los datos no se puedan recuperar. La sobrescritura

se realiza automáticamente, sin intervención del usuario.

Datos no protegidos por sobrescritura

El kit de seguridad protege los datos que ya no son necesarios después de su

impresión o borrado. Esto significa que la responsabilidad del mantenimiento

de los datos antes de su impresión o de los datos que se almacenan antes de

ser borrados corresponde al usuario.

3-2

Información general para el usuario

Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el

usuario.

• Documento supervisado (Función de copiadora)

• Copia rápida (Función de impresora)

• Revisar y retener (Función de impresora)

• Impresión privada (Función de impresora)

• Trabajo almacenado (Función de impresora)

• Buzón virtual (Función de impresora)

• Trabajo de código temporal (Función de impresora)

• Trabajo de código permanente (Función de impresora)

• Función de FAX

Cifrado

La máquina almacena temporalmente los datos escaneados en un disco duro.

Si el disco duro resultara robado, hay riesgo de que los datos sean

modificados o caigan en manos de personas sin autorización.

El kit de seguridad cifra los datos almacenados en el disco duro, haciendo

imposible su lectura para operaciones distintas a la impresión normal.

Asimismo, puesto que este proceso de cifrado se produce de forma

automática, no se precisa ninguna operación especial.

3-3

Información general para el usuario

Visualización durante la sobrescritura

¡Importante!

Para evitar dañar el disco duro, no apague la máquina durante la sobrescritura

(mientras el icono de disco duro está cambiando de uno a otro icono).

Nota • Si se apaga la copiadora mientras está en curso la sobrescritura,

cualquier dato que aún no se haya sobrescrito permanecerá en el disco

duro. En este caso, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio

cuando se vuelva a encender la copiadora.

• En casos excepcionales en que la copiadora se apague durante la

sobrescritura, es posible que el icono del disco duro no cambie a . Esto

significa que quizá la sobrescritura no se pueda efectuar por haberse

dañado los datos durante la misma. Aunque la máquina podrá sobrescribir

otros datos anteriores después de la impresión, póngase en contacto con

el administrador responsable del funcionamiento y la seguridad de la

máquina para restablecer de nuevo la función de sobrescritura.

Visualización de

iconos

Detalles

El disco duro contiene datos antiguos.

Alternando Los datos antiguos se están sobrescribiendo.

Los datos antiguos se han sobrescrito.

Tamaño papel Fijar

Combina

Borrar

Margen/

Centrado

Func. ColorFunciónElec UsuarioBásic o

Normal

Color

Normal

B U múlt

Normal

APS

Auto %

Reducir/

100%

Modo

Automátic o

Grapar

Super Izda

Ninguno

100%

Exposición

Ampliarexposición

copia

hoja

Programa

Lista para copiar. (Color )

El icono de

disco duro

aparece

3-4

Información general para el usuario

Datos a sobrescribir

Los datos a sobrescribir son los siguientes.

Datos para su cifrado

Nota

El kit de seguridad sobrescribe inmediatamente los datos del documento

original almacenados en el disco duro cuando se cancela la copia, el

escaneado o la impresión durante el proceso.

El disco duro no se usa con la función de FAX.

Función de copiadora

Los datos del documento original de una copia que ha terminado de

imprimirse

Los datos del documento original almacenados por medio de una

función de administración de documentos y borrados por el usuario

Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión

sinergia se han borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento

Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional)

Datos de impresión posteriores a la salida de copias

Datos de impresión en el modo de impresión privada y función de

buzón virtual una vez que ha finalizado la impresión

Datos de impresión después de una función de copia rápida, revisar y

retener e impresión privada (borrados cuando la copiadora se apaga y

se vuelve a encender)

Datos borrados por el usuario mediante las funciones de copia rápida,

revisar y retener, impresión privada, trabajo almacenado, buzón virtual,

trabajo de código temporal o trabajo de código permanente

Datos borrados cuando se supera el número máximo de documentos

de impresión en las funciones de copia rápida o revisar y retener

Datos borrados cuando los datos de impresión de trabajos de código

temporal superan la capacidad de almacenamiento

Función de escáner

Datos del documento original escaneados

Función de copia/escáner

Datos del documento original escaneados

3-5

Información para el administrador

Índice

Introducción ................................................................................... 3-5

Funciones del kit de seguridad .................................................... 3-9

Procedimientos de instalación del kit de seguridad ................ 3-14

Formato Disco duro ..................................................................... 3-17

Mensajes de error ........................................................................ 3-18

Introducción

Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del

Data Security kit (D) [kit de seguridad de datos (D)], en adelante “kit de

seguridad”, y notas de precaución en relación con su funcionamiento. Lea

atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad.

Este manual de funcionamiento está dirigido también a los administradores

responsables de la gestión y la seguridad de la máquina en la que se va

instalar este kit de seguridad (en adelante “la máquina”). El administrador

debe conservar esta guía en lugar seguro.

Accesorios

El kit de seguridad incluye lo siguiente:

• Llave de seguridad (montada en la máquina por el representante de

servicio)

• Manual de instrucciones (este manual)

• Guía de instalación (para uso del representante del servicio técnico)

Acerca del kit de seguridad

Sobrescritura

Esta máquina funciona almacenando temporalmente los datos escaneados en

un disco duro interno. La impresión se efectúa utilizando estos datos. Incluso

una vez terminada la impresión, los datos permanecen almacenados en el

disco duro hasta que otros datos lo sobrescriben. Por tanto, existe la

posibilidad de que se produzca una fuga de información confidencial si se

emplean herramientas especiales para recuperar estos datos restantes.

3-6

Información para el administrador

El kit de seguridad sobrescribe los datos antiguos (los datos que no se

necesitan) y el área de almacenamiento de datos en la que se han borrado los

datos, para garantizar que los datos no se puedan recuperar. La sobrescritura

se realiza automáticamente, sin intervención del usuario.

Datos no protegidos por sobrescritura

El kit de seguridad protege los datos que ya no son necesarios después de su

impresión o borrado. Esto significa que la responsabilidad del mantenimiento

de los datos antes de su impresión o de los datos que se almacenan antes de

ser borrados corresponde al usuario.

Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el

usuario.

• Documento supervisado (Función de copiadora)

• Copia rápida (Función de impresora)

• Revisar y retener (Función de impresora)

• Impresión privada (Función de impresora)

• Trabajo almacenado (Función de impresora)

• Buzón virtual (Función de impresora)

• Trabajo de código temporal (Función de impresora)

• Trabajo de código permanente (Función de impresora)

• Función de FAX

Cifrado

Esta máquina puede almacenar temporalmente los datos escaneados en un

disco duro. Si el disco duro resultara robado, hay riesgo de que los datos sean

modificados o caigan en manos de personas no autorizadas.

El kit de seguridad cifra los datos almacenados en el disco duro, haciendo

imposible su lectura para operaciones distintas a la impresión normal.

Asimismo, puesto que este proceso de cifrado se produce de forma

automática, no se precisa ninguna operación especial.

3-7

Información para el administrador

El kit de seguridad trabaja con datos del disco duro interno de la máquina,

pero no protege ningún otro tipo de datos (como los enviados a otros

ordenadores). Tenga en cuenta que la seguridad de los datos no está

garantizada, aunque sea sólo una de las condiciones necesarias para la

seguridad de los datos, descritas a continuación, la que no se cumpla.

Condiciones necesarias para la seguridad de los datos

Lo siguiente es necesario para que la seguridad de los datos sea válida con el

kit de seguridad.

Administrador fiable

Se necesita que haya en el departamento un administrador fiable, responsable

de la seguridad de las copiadoras que utilicen este kit de seguridad.

Entorno físico de instalación seguro

La copiadora debe colocarse en un lugar con acceso limitado. Esto evitará que

personal no autorizado use la copiadora.

Representante fiable del servicio técnico

El representante del servicio técnico debe realizar todas las operaciones de

mantenimiento que se efectúen en la máquina, y el administrador debe

supervisarlas.

3-8

Información para el administrador

Acerca del modo de seguridad

El modo de seguridad se refiere al estado de la máquina en que se ha

instalado el kit de seguridad y el funcionamiento correcto de este. Cuando esté

activo el modo de seguridad, aparece el icono de un disco duro en el ángulo

superior derecho del panel táctil. Cuando esté activo el modo de seguridad,

aparece el icono de un disco duro en el ángulo superior derecho del panel

táctil.

(El icono de disco duro aparece en las pantallas de las funciones de

copiadora, impresora y escáner.)

¡Importante!

Si no aparece un icono de disco duro en las funciones de copiadora,

impresora y escáner, es posible que la máquina no esté en modo de

seguridad. Llame a su representante de servicio.

Nota Puede determinar el estado operativo de la función de sobrescritura vigilando

los cambios de la imagen del icono de disco duro. Consulte la página 3-11

Visualización durante la sobrescritura para más detalles.

Tamaño papel Fijar

Combina

Borrar

Margen/

Centrado

Func. ColorFunciónElec UsuarioBásic o

Normal

Color

Normal

B U múlt

Normal

APS

Auto %

Reducir/

100%

Modo

Automátic o

Grapar

Super Izda

Ninguno

100%

Exposición

Ampliarexposición

copia

hoja

Programa

Lista para copiar. (Color )

El icono de

disco duro

aparece

3-9

Información para el administrador

Funciones del kit de seguridad

Función de sobrescritura

Detalles de la función

Sobrescribe los datos de documentos antiguos una vez realizada la

copia o la impresión.

Método de sobrescritura

3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito (consulte la página 3-15 Paso

3: Sobreescribir disco duro para más detalles).

Temporización de ejecución

Sobrescribe los datos de documentos antiguos existentes después de

terminar un trabajo.

Datos a sobrescribir

Consulte la página 3-12 Datos a sobrescribir para más detalles.

Pantalla Sobrescritura en curso

El icono del disco duro alterna entre dos iconos (consulte la página 3-

11 Visualización durante la sobrescritura para más detalles.)

Kit de seguridad

Función de

copiadora

Función de

escáner

Función de

impresora

Disco duro

Transmisiones

al ordenador

Salida

1 Supervisa el estado de

las operaciones,

sobrescribe los datos de

imagen antiguos.

2 Formatea el disco duro.

Almacena

temporalment

e los datos del

documento

original

Disco duro opcional

3-10

Información para el administrador

Función de cifrado

Función Formato

Tiempo de sobrescritura

Varía en función de la cantidad de datos a sobrescribir.

Detalles de la función

Cifra los datos guardados en el disco duro

Temporización de ejecución

Cifra los datos del documento original tal como están escritos en disco,

descifrándolos cuando se imprimen los datos del documento original.

Datos cifrados

Consulte 3-13 Datos para su cifrado para más detalles.

Detalles de la función

Sobrescribe todos los datos del disco duro.

Método de sobrescritura

3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito (consulte la página 3-15 Paso

3: Sobreescribir disco duro para más detalles.)

Temporización de ejecución

Ejecución a través del panel de operaciones (consulte la página 3-17

Formato Disco duro para más detalles).

Datos a sobrescribir

Consulte la página 3-13 Datos sobrescritos mediante la función de

formato para más detalles.

Pantalla Sobrescritura en curso

Aparece Formatear en disco duro.

Tiempo de sobrescritura

Consulte la página 3-13 Tiempo necesario para formatear para más

detalles.

3-11

Información para el administrador

Sobrescritura de disco duro

Puede seleccionar cualquiera de estos dos métodos de sobrescribir los datos:

Visualización durante la sobrescritura

¡Importante!

Para evitar dañar el disco duro, no apague la copiadora durante la

sobrescritura (mientras el icono de disco duro está cambiando de uno a otro

icono).

1 vez Sobrescrito

Sobrescribe con ceros toda la zona usada para almacenar los datos de

documentos antiguos a fin de hacer imposible la recuperación de los

datos. Durante una operación de formato, se sobrescribe con ceros

todo el disco duro.

3 veces Sobrescrito (predeterminado)

Toda la zona usada para almacenar los datos de documentos antiguos

se sobrescribe dos veces con un patrón aleatorio y una tercera y última

vez con ceros. Lleva más tiempo que la 1 vez sobrescrito, pero, dado

que ni siquiera los métodos de recuperación más avanzados son

capaces de recuperar los datos, ofrece mayor seguridad. La zona a

borrar es la misma que para la 1 vez sobrescrito.

Visualización de

iconos

Detalles

El disco duro contiene datos antiguos.

Alternando Los datos antiguos se están sobrescribiendo.

Los datos antiguos se han sobrescrito.

Tamaño papel Fijar

Combina

Borrar

Margen/

Centrado

Func. ColorFunciónElec UsuarioBásic o

Normal

Color

Normal

B U múlt

Normal

APS

Auto %

Reducir/

100%

Modo

Automátic o

Grapar

Super Izda

Ninguno

100%

Exposición

Ampliarexposición

copia

hoja

Programa

Lista para copiar. (Color )

El icono de

disco duro

aparece

3-12

Información para el administrador

Nota • Si se apaga la máquina mientras está en curso la sobrescritura, cualquier

dato que aún no se haya sobrescrito permanecerá en el disco duro. En

este caso, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio cuando se

vuelva a encender la copiadora.

• En casos excepcionales en que la copiadora se apague durante la

sobrescritura, es posible que el icono del disco duro no cambie a . Esto

significa que quizá la sobrescritura no se pueda efectuar por haberse

dañado los datos durante la misma. Aunque la copiadora podrá

sobrescribir los datos que no se requieran después de su impresión, será

necesario formatear de nuevo el disco duro para restablecer la normalidad

de la sobrescritura. (Consulte la página 3-17 Formato Disco duro).

Datos a sobrescribir

Los datos a sobrescribir son los siguientes.

Función de copiadora

Los datos del documento original de una copia que ha terminado de

imprimirse

Los datos del documento original almacenados por medio de una

función de administración de documentos y borrados por el usuario

Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión

sinergia se han borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento

Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional)

Datos de impresión posteriores a la salida de copias

Datos de impresión en el modo de impresión privada y función de

buzón virtual una vez que ha finalizado la impresión.

Datos de impresión después de una función de copia rápida, revisar y

retener e impresión privada (borrados cuando la copiadora se apaga y

se vuelve a encender)

Datos borrados por el usuario mediante las funciones de copia rápida,

revisar y retener, impresión privada, trabajo almacenado, buzón virtual,

trabajo de código temporal o trabajo de código permanente

Datos borrados cuando se supera el número máximo de documentos

de impresión en las funciones de copia rápida o revisar y retener

Datos borrados cuando los datos de impresión de trabajos de código

temporal superan la capacidad de almacenamiento

Función de escáner

Datos del documento original escaneados

3-13

Información para el administrador

Datos para su cifrado

Nota

El kit de seguridad sobrescribe inmediatamente los datos del documento

original almacenados en el disco duro cuando se cancela la copia, el

escaneado o la impresión durante el proceso.

El disco duro no se usa con la función de FAX.

Datos sobrescritos mediante la función de formato

Los datos sobrescritos mediante la función de formato son los siguientes.

Tiempo necesario para formatear

Los tiempos necesarios para formatear son los siguientes.

Funcion de copia/escáner

Datos del documento original escaneados

Función de copiadora

Datos de recuento de trabajos

Datos del documento original almacenados con la función de la

administración de documentos

Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional)

Datos almacenados en el modo de trabajo almacenado

Datos de programa

Fuente opcional

Datos de macro

Función de escáner

Libro común

Método de sobrescritura Tiempo de formateado

1 vez Sobrescrito Máx 0,5 horas

3 veces Sobrescrito Máx 1,5 horas

3-14

Información para el administrador

Procedimientos de instalación del kit de seguridad

Paso 1: Preparación

Instalación del kit de seguridad

El kit de seguridad lo instala el representante del servicio técnico.

Precauciones para la instalación del kit de seguridad

• La función de repetición de copia queda prohibida.

• El menú Borrar datos no válidos es sustituido por el menú Formatear disco

duro.

• Todos los datos del documento original guardados en el disco duro se

sobrescriben.

Las precauciones para la instalación del kit de seguridad en una

máquina están ya en producción

Después de instalar el kit de seguridad, debe formatear todos los discos duros.

Paso 2: Cambio del código de administración

Para poder usar el kit de seguridad, es necesario especificar el código de

administración. Cambiar el código de administración impide el uso del kit de

seguridad por cualquier persona distinta del administrador. El código de

administración tiene ocho dígitos cuando se utiliza el modo de seguridad.

¡Importante!

No use un código de administración que sea fácil de averiguar, como 11111111

o 12345678.

Nota Puede cambiar el código de administración dentro del intervalo 00000000 a

99999999.

Asegúrese de que tiene ocho dígitos.

Presione la tecla Menú Sistema/Contador.

Presione la tecla Máquina por defecto.

Use el teclado numérico para introducir el código de administración. La

configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y

32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm.

Presione las teclas y para seleccionar Cambiar el código de

administración y presione la tecla Cambiar nº.

3-15

Información para el administrador

Introduzca el nuevo código de administración usando el teclado numérico.

Presione la tecla Cerrar.

Paso 3: Sobreescribir disco duro

Selecciona la sobrescritura del disco duro. Consulte la página 3-11

Sobrescritura de disco duro para más detalles.

Nota Tenga en cuenta que esto no es aplicable a la sobrescritura y formateado

individuales.

Presione la tecla Menú Sistema/Contador.

Presione la tecla Maquina por defecto.

Use el teclado numérico para introducir el código actual de administración. La

configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y

32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm.

Seleccione Sobreescribir disco duro en el campo de configuración del

lado izquierdo y presione la tecla Cambiar n°

Presione 3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito.

Presione la tecla Cerrar.

Cambiar ID Supervision Volver Cerrar

Maquina por defectoMenú Sistema

Cambiar el código de administracion.

Utilizar teclas numericas para especificar 8 dígitos .

27451172

Borrar

Sobreescribir disco duro

Volver Cerrar

Maquina por defecto

Seleccionar la sobreescritura del disco duro.

1 vez

Menú Sistema

3 veces

sobrescr.

3-16

Información para el administrador

Paso 4: Cambiar el código de cifrado del disco duro

Cambie el código de cifrado del disco duro

Presione la tecla Menú Sistema/Contador.

Presione la tecla Maquina por defecto.

Presione las teclas y para seleccionar Código de cifrado HDD y

presione la tecla Cambiar nº.

Presione Cambiar nº para el Código de cifrado.

Introduzca el cógido de cifrado de 16 caracteres y presione la tecla Fin. La

pantalla vuelve a ser la de Código de cifrado HDD.

Para garantizar que el código se ha introducido correctamente, presione la

tecla Cambiar nº de Confirmar cód. cifrado, introduzca otra vez el

mismo código y presione la tecla Fin. La pantalla vuelve a ser la de Código de

cifrado HDD.

Presione la tecla Cerrar.

Presione la tecla Sí cuando aparezca el diálogo de confirmación.

Todos los datos del documento original guardados en el disco duro se

sobrescriben. Cuando finalice la sobrescritura, la pantalla vuelve a ser la de

Menú Sistema/Contador.

CerrarCódigo de cifrado HDD Volver

Cambiar nº

Código de cifrado

:Confirmar cód. cifrado

Cambia la clave para encriptar datos. Ingrese 16 dígitos.

Cambiar la clave hará que los datos se sobreescriban.

Menú Sistema Maquina por defecto-

Parar

Sí

La clave de encriptación se cambiará. Esto hará

que los datos guardados en el Disco Duro se sobreescriban.

¿Está seguro?

3-17

Información para el administrador

Formato Disco duro

Cuando vaya a desechar la copiadora o el disco duro, formatee este para

sobrescribir los datos que contiene. Consulte la página 3-10 Función

Formato para más detalles.

¡Importante!

Puesto que existe la posibilidad de dañar el disco duro, no apague la

copiadora mientras se está formateando el disco duro. Si el formateado no ha

acabado, existe la posibilidad de recuperar datos del disco duro y así filtrar

información.

Nota • El kit de seguridad reanuda el formateo del disco duro cuando se apaga y

se vuelve a encender el aparato.

• Si está instalado el disco duro opcional, también se formateará.

Presione la tecla Menú Sistema/Contador.

Presione la tecla Caja Adminis.

Use el teclado numérico para introducir el código actual de administración. La

configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y

32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm.

Presione la tecla On bajo Formateau disco duro (en el lado derecho del

panel táctil).

Para confirmar el formateado, pulse la tecla Sí. Se inicia el formateado.

Después de haber completado el formateado, apague el interruptor principal y

desenchufe el cable de alimentación.

Cerrar

Modo administración HDD

Adminis trac ión HDD

Menú Sistema

Comprobar la capacidad del disco duro

Comprobar la capacidad y espacio libre

del disco duro.

Formatear disco duro

Sobreescribir datos en el disco duro.

Los datos no se pueden restaurar.

3-18

Información para el administrador

Mensajes de error

Póngase en contacto con su representante del servicio técnico o con un centro

de servicio técnico autorizado si aparece cualquiera de los siguientes

mensajes.

Mensaje Detalles

No se reconoce la tecla de la

seguridad. No disponible.

La llave de seguridad no está bien

conectada o está dañada.

4-1

Allgemeine Benutzerinformationen

Inhalt

Einführung ...................................................................................... 4-1

Einführung

In dieser Bedienungsanleitung finden Sie Informationen zur richtigen

Verwendung des Data Security Kit (D) (nachfolgend als Sicherheitsbausatz

bezeichnet) und Warnhinweise. Sie sollten auf jeden Fall diese

Bedienungsanleitung lesen, bevor Sie den Sicherheitsbausatz einsetzen.

Info zum Sicherheitsbausatz

Überschreiben

Das Gerät, auf dem dieser Sicherheitsbausatz installiert wird, (nachfolgend als

Gerät bezeichnet) arbeitet, indem gescannte Daten vorübergehend auf einer

internen Festplatte gespeichert werden. Mit diesen Daten werden die Kopien

erstellt. Nachdem die Kopie erstellt ist, bleiben die Daten so lange auf der

Festplatte gespeichert, bis sie von anderen Daten überschrieben werden. Es

besteht daher die Möglichkeit, dass vertrauliche Informationen ausgespäht

werden, wenn die auf der Festplatte verbleibenden Daten mit

Spezialwerkzeugen wiederhergestellt werden.

Der Sicherheitsbausatz überschreibt alte Daten - also nicht mehr benötigte

Daten - sowie Speicherbereiche, in denen Daten zuvor logisch gelöscht

worden sind, um sicherzustellen, dass diese Daten nicht wiederhergestellt

werden können. Der Überschreibvorgang erfolgt automatisch und ohne

Benutzereingriff.

Nicht durch Überschreiben geschützte Daten

Der Sicherheitsbausatz schützt Daten, die nach dem Drucken nicht länger

benötigt werden oder gelöscht wurden. Das bedeutet, dass die Verantwortung

für die Daten vor dem Drucken und solange sie gespeichert und noch nicht

gelöscht sind, beim jeweiligen Benutzer liegt.

4-2

Allgemeine Benutzerinformationen

Die von den folgenden Funktionen gewonnenen Daten müssen vom Benutzer

verwaltet werden.

• Dokumentverwaltung (Kopierfunktion)

• Schnellkopie (Druckerfunktion)

• Prüfen und aufbewahren (Druckerfunktion)

• Privater Druck (Druckerfunktion)

• Gespeicherter Job (Druckerfunktion)

• Virtuelle Mailbox (VMB) (Druckerfunktion)

• Temporärer Auftragscode (Druckerfunktion)

• Permanenter Auftragscode (Druckerfunktion)

• FAX-Funktion

Verschlüsselung

Vom Gerät werden gescannte Daten vorübergehend auf einer Festplatte

gespeichert. Wenn die Festplatte gestohlen wird, besteht die Gefahr, dass die

Daten an unbefugte Dritte weitergegeben oder die Daten verändert werden.

Der Sicherheitsbausatz verschlüsselt die auf der Festplatte gespeicherten

Daten, sodass sie für andere Vorgänge als normale Druckvorgänge unlesbar

werden.

Da diese Verschlüsselung automatisch erfolgt, sind keine weiteren Schritte

erforderlich.

4-3

Allgemeine Benutzerinformationen

Anzeige während des Überschreibens

Wichtig!

Um eine Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie das Gerät

während des Überschreibvorgangs nicht aus (während das Festplattensymbol

zwischen beiden Darstellungen wechselt).

Hinweis • Wenn das Gerät während eines laufenden Überschreibvorgangs

ausgeschaltet wird, bleiben die bis dahin nicht überschriebenen Daten

weiter auf der Festplatte. In diesem Fall sollten Sie den gesamten

Überschreibvorgang nach dem Wiedereinschalten des Geräts

wiederholen.

• In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Festplattensymbol nach

Abschalten des Geräts während eines Überschreibvorgangs nicht in die

Darstellung wechselt. Das ist ein Hinweis darauf, dass der

Überschreibvorgang nicht möglich ist, weil Daten während des

Überschreibens beschädigt worden sind. Zwar kann das Gerät nach dem

Drucken andere alte Daten überschreiben, wenden Sie sich aber dennoch

an den für den Betrieb und die Sicherheit des Geräts verantwortlichen

Administrator, um die Überschreibfunktion wiederherzustellen.

Symbolanzeige Details

Die Festplatte enthält alte Daten.

Wechselnde

Alte Daten werden überschrieben.

Alte Daten sind überschrieben worden.

Papierform. Satz

Menge

Trennlinie

Rand/Bild

verschieb.

Farbe funk.FunktionBenutz erwahlBas is

Normal

Farbiges

Normal

Mehrz abl

Normal

APS

Auto %

Verklein./

100%

Belic ht.

Automat.

Heften

Links oben

Keine

100%

Belichtung

Vergröß.Modus

Kopie

Löschung

Programm

Kopierbereit. (Vollfarbe )

Das Symbol der

Festplatte

4-4

Allgemeine Benutzerinformationen

Von der Überschreibfunktion betroffene Daten

Die Überschreibfunktion betrifft folgende Daten.

Von der Verschlüsselungsfunktion betroffene Daten

Hinweis

Der Sicherheitsbausatz überschreibt die Originaldokumentdaten, die auf der

Festplatte gespeichert werden, wenn ein laufender Kopier-, Scan- oder

Druckvorgang abgebrochen wird.

Die Festplatte wird bei der FAX-Funktion nicht verwendet.

Kopierfunktion

Die Originaldokumentdaten einer Kopie, wenn der Auftrag

abgeschlossen ist

Die Originaldokumentdaten, die mit einer

Dokumentverwaltungsfunktion gespeichert und vom Benutzer gelöscht

wurden

Die in der Synergy Druckbox gespeicherten Originaldokumentdaten

wurden gelöscht, weil die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist

Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte)

Post-Output-Druckdaten

Druckdaten aus dem privaten Druckmodus und der virtuellen Mailbox-

Funktion, wenn der Auftrag abgeschlossen ist

Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren und Privater Druck (diese

Daten werden gelöscht wenn die Stromversorgung aus- und wieder

eingeschaltet wird.)

Daten, die vom Benutzer mit der Funktion Schnellkopie, Prüfen und

Aufbewahren, Privater Druck, Gespeicherter Job, Virtuelle Mailbox,

Temporärer Auftragscode oder Permanenter Auftragscode vom

Benutzer gelöscht wurden

Die Daten werden gelöscht, wenn die maximale Dokumentenanzahl in

der Funktion Schnellkopie oder Prüfen und Aufbewahren überschritten

wird

Daten, die gelöscht wurden, wenn die Speicherkapazität durch

temporäre oder permanente Auftragsdaten überschritten worden ist

Scannerfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

Kopier-/Scanfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

4-5

Administratorinformationen

Inhalt

Einführung ...................................................................................... 4-5

Sicherheitsbausatz-Funktionen .................................................... 4-9

Sicherheitsbausatz-Installationsanleitung ................................ 4-14

Formatieren der Festplatte .......................................................... 4-17

Fehlermeldungen ......................................................................... 4-18

Einführung

In dieser Bedienungsanleitung finden Sie Informationen zur richtigen

Verwendung des Data Security Kit (D) (nachfolgend als Sicherheitsbausatz

bezeichnet) und Warnhinweise. Sie sollten auf jeden Fall diese

Bedienungsanleitung lesen, bevor Sie den Sicherheitsbausatz einsetzen.

Diese Bedienungsanleitung wurde für Administratoren geschrieben, die für die

Verwaltung und Sicherheit des Geräts verantwortlich sind, auf dem der

Sicherheitsbausatz installiert werden soll, (nachfolgend als Gerät bezeichnet).

Der Administrator sollte diese Anleitung an einem sicheren Ort aufbewahren.

Zubehör

Der Sicherheitsbausatz wird mit folgenden Teilen ausgeliefert:

• Sicherheitsschlüssel (vom Kundendienstmitarbeiter am Gerät befestigt)

• Bedienungsanleitung (dieses Handbuch)

• Installationsanleitung (zur Verwendung durch den Kundendienst)

Info zum Sicherheitsbausatz

Überschreiben

Das Gerät arbeitet, indem gescannte Daten vorübergehend auf einer internen

Festplatte gespeichert werden. Mit diesen Daten werden die Kopien erstellt.

Nachdem die Kopie erstellt ist, bleiben die Daten so lange auf der Festplatte

gespeichert, bis sie von anderen Daten überschrieben werden. Es besteht

daher die Möglichkeit, dass vertrauliche Informationen ausgespäht werden,

wenn die auf der Festplatte verbleibenden Daten mit Spezialwerkzeugen

wiederhergestellt werden.

4-6

Administratorinformationen

Der Sicherheitsbausatz überschreibt alte Daten - also nicht mehr benötigte

Daten - sowie Speicherbereiche, in denen Daten zuvor logisch gelöscht

worden sind, um sicherzustellen, dass diese Daten nicht wiederhergestellt

werden können. Der Überschreibvorgang erfolgt automatisch und ohne

Benutzereingriff.

Nicht durch Überschreiben geschützte Daten

Der Sicherheitsbausatz schützt Daten, die nach dem Drucken nicht länger

benötigt werden oder gelöscht wurden. Das bedeutet, dass die Verantwortung

für die Daten vor dem Drucken und solange sie gespeichert und noch nicht

gelöscht sind, beim jeweiligen Benutzer liegt.

Die von den folgenden Funktionen gewonnenen Daten müssen vom Benutzer

verwaltet werden.

• Dokumentverwaltung (Kopierfunktion)

• Schnellkopie (Druckerfunktion)

• Prüfen und aufbewahren (Druckerfunktion)

• Privater Druck (Druckerfunktion)

• Gespeicherter Job (Druckerfunktion)

• Virtuelle Mailbox (VMB) (Druckerfunktion)

• Temporärer Auftragscode (Druckerfunktion)

• Permanenter Auftragscode (Druckerfunktion)

• FAX-Funktion

Verschlüsselung

Das Gerät kann gescannte Daten vorübergehend auf Festplatte speichern.

Wenn die Festplatte gestohlen wird, besteht die Gefahr, dass die Daten an

unbefugte Dritte weitergegeben oder die Daten verändert werden.

Der Sicherheitsbausatz verschlüsselt die auf der Festplatte gespeicherten

Daten, sodass sie für andere Vorgänge als normale Druckvorgänge unlesbar

werden.

Da diese Verschlüsselung automatisch erfolgt, sind keine weiteren Schritte

erforderlich.

4-7

Administratorinformationen

Der Sicherheitsbausatz arbeitet mit Daten auf der internen Festplatte des

Geräts und schützt keine anderen Typen von Daten (wie zum Beispiel Daten,

die an andere Computer gesendet werden). Bitte beachten Sie, dass die

Datensicherheit nicht mehr garantiert werden kann, sobald eine der unten

beschriebenen notwendigen Bedingungen für die Datensicherheit nicht

erfüllt ist.

Notwendige Bedingungen für die Datensicherheit

Wenn Sie zur Datensicherheit den Sicherheitsbausatz verwenden, müssen

folgende Anforderungen erfüllt sein.

Hauptverantwortlicher Administrator

In der Abteilung wird ein hauptverantwortlicher Administrator benötigt, der für

die Sicherheit der Geräte verantwortlich ist, auf denen der Sicherheitsbausatz

zum Einsatz kommt.

Sichere Installationsumgebung

Das Gerät sollte an einem Ort aufgestellt werden, zu dem nur eingeschränkter

Zugang besteht. Dadurch wird die Benutzung des Geräts durch unbefugte

Personen unterbunden.

Hauptverantwortlicher Kundendienst

Alle Wartungsmaßnahmen müssen vom Kundendienst im Beisein des

Administrators durchgeführt werden.

4-8

Administratorinformationen

Info zum Sicherheitsmodus

Der Sicherheitsmodus meldet den Gerätestatus, in dem der

Sicherheitsbausatz auf dem Gerät installiert wurde, und ob dieses einwandfrei

funktioniert. Wenn der Sicherheitsmodus aktiviert ist, wird in der rechten

oberen Ecke des Touchpanels ein Festplattensymbol angezeigt. Wenn der

Sicherheitsmodus aktiviert ist, wird in der rechten oberen Ecke des

Touchpanels ein Festplattensymbol angezeigt.

(Das Festplattensymbol wird auf den Bildschirmen der Kopier-, Druck- und

Scan-Funktionen angezeigt.

Wichtig!

Wenn kein Festplattensymbol in den Kopier-, Druck- und Scan-Funktionen

angezeigt wird, kann dies bedeuten, dass sich der Kopierer nicht im

Sicherheitsmodus befindet. Wenden Sie sich an Ihren Kundendienst.

Hinweis Sie können den Betriebszustand der Überschreibfunktion ermitteln, wenn Sie

auf Änderungen an der Darstellung des Festplattensymbols achten. Weitere

Informationen finden Sie auf Seite 4-11 Anzeige während des

Überschreibens.

Papierform. Satz

Menge

Trennlinie

Rand/Bild

verschieb.

Farbe funk.FunktionBenutz erwahlBas is

Normal

Farbiges

Normal

Mehrz abl

Normal

APS

Auto %

Verklein./

100%

Belic ht.

Automat.

Heften

Links oben

Keine

100%

Belichtung

Vergröß.Modus

Kopie

Löschung

Programm

Kopierbereit. (Vollfarbe )

Das Symbol der

Festplatte

4-9

Administratorinformationen

Sicherheitsbausatz-Funktionen

Überschreibfunktion

Funktionsdetails

Überschreibt alte Dokumentdaten nach Beendigung des

Kopiervorgangs oder der Druckausgabe.

Überschreibverfahren

3 -maliges Überschreiben oder 1-maliges Überschreiben (weitere

Informationen finden Sie auf 4-15 Schritt 3: Festplatte

überschreiben.)

Zeitliche Planung der Ausführung

Überschreibt vorhandene alte Dokumentdaten nach Beendigung eines

Auftrags.

Von der Überschreibfunktion betroffene Daten

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-12 Von der

Überschreibfunktion betroffene Daten.

Bildschirm “Überschreiben wird ausgeführt”

Das Festplattensymbol wechselt zwischen den beiden Darstellungen

(weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-11 Anzeige während

des Überschreibens.)

Sicherheitsbausatz

Kopierfunktion

Scannerfunkt

ion

Druckerfunkti

Festplatte

Sendet an

Computer

Ausgabe

1 Überwachen des

Betriebszustands und

Überschreiben alter

Bilddaten

2 Formatieren der Festplatte

Temporäres

Speichern der

Originaldokum

entdaten

Optionale Festplatte

4-10

Administratorinformationen

Verschlüsselungsfunktion

Formatierungsfunktion

Überschreibdauer

Dieser Wert hängt von der Datenmenge ab, die überschrieben wird.

Funktionsdetails

Verschlüsselt auf der Festplatte gespeicherte Daten

Zeitliche Planung der Ausführung

Verschlüsselung der Originaldokumentdaten beim Schreiben auf die

Festplatte, Entschlüsselung der Originaldokumentdaten beim

Ausgeben.

Verschlüsselte Daten

Weitere Informationen finden Sie auf 4-13 Von der

Verschlüsselungsfunktion betroffene Daten.

Funktionsdetails

Überschreibt alle Daten auf der Festplatte.

Überschreibverfahren

3 -maliges Überschreiben oder 1-maliges Überschreiben (weitere

Informationen finden Sie auf 4-15 Schritt 3: Festplatte

überschreiben.)

Zeitliche Planung der Ausführung

Ausführung über das Bedienfeld (weitere Informationen finden Sie auf

Seite 4-17 Formatieren der Festplatte.)

Von der Überschreibfunktion betroffene Daten

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-13 Von der

Formatierungsfunktion überschriebene Daten.

Bildschirm “Überschreiben wird ausgeführt”

Anzeige Formatierung der Festplatte.

Überschreibdauer

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-13 Zur Formatierung

benötigte Zeit.

4-11

Administratorinformationen

Überschreiben der Festplatte

Sie können Daten mit einem der beiden folgenden Verfahren überschreiben:

Anzeige während des Überschreibens

Wichtig!

Um eine Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie das Gerät

während des Überschreibvorgangs nicht aus (während das Festplattensymbol

zwischen beiden Darstellungen wechselt).

Einmal Überschreiben

Bei diesem Verfahren wird der gesamte Bereich, in dem alte

Dokumentdaten gespeichert sind, mit Nullen überschrieben, um eine

Wiederherstellung der Daten zu verhindern. Die ganze Festplatte wird

bei der Formatierung mit Nullen überschrieben.

3 maliges Überschreiben (Standard)

Bei diesem Verfahren wird der gesamte Bereich, in dem alte

Dokumentdaten gespeichert sind, zweimal mit einem Zufallsmuster

und beim dritten und letzten Mal mit Nullen überschrieben. Dieses

Verfahren dauert zwar länger als das 1-malige Überschreiben, bietet

aber eine höhere Sicherheit, weil die Daten selbst mit ausgefeilten

Wiederherstellungsmethoden nicht wiederhergestellt werden können.

Das Verfahren überschreibt den gleichen Bereich wie das 1-mailige

Überschreibverfahren.

Symbolanzeige Details

Die Festplatte enthält alte Daten.

Wechselnde

Alte Daten werden überschrieben.

Alte Daten sind überschrieben worden.

Papierform. Satz

Menge

Trennlinie

Rand/Bild

verschieb.

Farbe funk.FunktionBenutz erwahlBas is

Normal

Farbiges

Normal

Mehrz abl

Normal

APS

Auto %

Verklein./

100%

Belic ht.

Automat.

Heften

Links oben

Keine

100%

Belichtung

Vergröß.Modus

Kopie

Löschung

Programm

Kopierbereit. (Vollfarbe )

Das Symbol der

Festplatte

4-12

Administratorinformationen

Hinweis

• Wenn das Gerät während eines laufenden Überschreibvorgangs

ausgeschaltet wird, bleiben die bis dahin nicht überschriebenen Daten

weiter auf der Festplatte. In diesem Fall sollten Sie den gesamten

Überschreibvorgang nach dem Wiedereinschalten des Geräts wiederholen.

• In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Festplattensymbol nach

Abschalten des Geräts während eines Überschreibvorgangs nicht in die

Darstellung wechselt. Das ist ein Hinweis darauf, dass der

Überschreibvorgang nicht möglich ist, weil Daten während des

Überschreibens beschädigt worden sind. Das Gerät kann zwar weiterhin

alte Daten überschreiben, die nach dem Kopieren nicht mehr benötigt

werden, aber die Festplatte muss neu formatiert werden, um die normale

Überschreibfunktion wiederherzustellen. (Siehe Seite 4-17 Formatieren

der Festplatte.)

Von der Überschreibfunktion betroffene Daten

Die Überschreibfunktion betrifft folgende Daten.

Kopierfunktion

Die Originaldokumentdaten einer Kopie, wenn der Auftrag

abgeschlossen ist

Die Originaldokumentdaten, die mit einer

Dokumentverwaltungsfunktion gespeichert und vom Benutzer gelöscht

wurden

Die in der Synergy Druckbox gespeicherten Originaldokumentdaten

wurden gelöscht, weil die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist

Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte)

Post-Output-Druckdaten

Druckdaten aus dem privaten Druckmodus und der virtuellen Mailbox-

Funktion, wenn der Auftrag abgeschlossen ist

Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren und Privater Druck (diese

Daten werden gelöscht wenn die Stromversorgung aus- und wieder

eingeschaltet wird.)

Daten, die vom Benutzer mit der Funktion Schnellkopie, Prüfen und

Aufbewahren, Privater Druck, Gespeicherter Job, Virtuelle Mailbox,

Temporärer Auftragscode oder Permanenter Auftragscode vom

Benutzer gelöscht wurden

Die Daten werden gelöscht, wenn die maximale Dokumentenanzahl in der

Funktion Schnellkopie oder Prüfen und Aufbewahren überschritten wird

Daten, die gelöscht wurden, wenn die Speicherkapazität durch

temporäre oder permanente Auftragsdaten überschritten worden ist

Scannerfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

4-13

Administratorinformationen

Von der Verschlüsselungsfunktion betroffene Daten

Hinweis

Der Sicherheitsbausatz überschreibt die Originaldokumentdaten, die auf der

Festplatte gespeichert werden, wenn ein laufender Kopier-, Scan- oder

Druckvorgang abgebrochen wird.

Die Festplatte wird bei der FAX-Funktion nicht verwendet.

Von der Formatierungsfunktion überschriebene Daten

Folgende Daten werden von der Formatierungsfunktion überschrieben.

Zur Formatierung benötigte Zeit

Die zur Formatierung benötigten Zeiten sind nachfolgend angegeben.

Kopier-/Scanfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

Kopierfunktion

Auftragsbezogene Daten

Die mit der Dokumentverwaltungsfunktion gespeicherten

Originaldokumentdaten

Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte)

Im Modus Gespeicherter Job gespeicherte Daten

Programmdaten

Optionale Schriftarten

Makrodaten

Scannerfunktion

Allgemeines Buch

Überschreibverfahren Formatierungszeit der Festplatte

Einmal Überschreiben Max. 0,5 Stunden

3 mal überschreiben Max. 1,5 Stunden

4-14

Administratorinformationen

Sicherheitsbausatz-Installationsanleitung

Schritt 1: Vorbereitung

Sicherheitsbausatz-Installation

Der Sicherheitsbausatz wird vom Kundendienst installiert.

Vorsichtsmaßnahmen bei der Installation des

Sicherheitsbausatzes

• Die Funktion Mehrfachkopie wird unterbunden.

• Das Menü zum Löschen ungültiger Daten wird durch das Menü zum

Festplatte formatieren ersetzt.

• Alle auf der Festplatte gespeicherten Originaldokumentdaten werden

überschrieben.

Vorsichtsmaßnahmen für die Installation des

Sicherheitsbausatzes auf einem gebrauchten Gerät

Nach Installation des Sicherheitsbausatzes müssen Sie alle Festplatten

formatieren.

Schritt 2: Änderung des Management-Codes

Um den Sicherheitsbausatz benutzen zu können, muss der Management-

Code eingegeben werden. Durch Änderung des Management-Codes wird

gewährleistet, dass außer dem Administrator niemand auf den

Sicherheitsbausatz zugreifen kann. Der Management-Code ist bei Benutzung

des Sicherheitsmodus achtstellig.

Wichtig!

Vermeiden Sie einen Management-Code, der einfach zu erraten ist, wie z. B.

11111111 oder 12345678.

Hinweis Sie können den Management-Code im Bereich von 00000000 bis 99999999

ändern.

Die Nummer muss aus acht Ziffern bestehen.

Drücken Sie die Taste System Menü / Zähler.

Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine.

Geben Sie mit den Zifferntasten den Management-Code ein. Die

Standardeinstellung ist 25002500 für das 25/20 cpm Modell und 32003200 für

die 32/25 und 32/32 cpm Modelle.

4-15

Administratorinformationen

Drücken Sie die Tasten und , um Manag.-Code änd. mit #Ta.

auszuwählen, und drücken Sie anschließend die Taste #ändern.

Geben Sie mit den Zifferntasten den neuen Management-Code ein.

Drücken Sie die Taste Schließen.

Schritt 3: Festplatte überschreiben

Wählt die Funktion Festplatte überschreiben. Weitere Informationen finden Sie

auf Seite 4-11 Überschreiben der Festplatte.

Hinweis Diese Einstellung bezieht sich nicht auf das individuelle Überschreiben und

Formatieren.

Drücken Sie die Taste System Menü / Zähler.

Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine.

Geben Sie mit den Zifferntasten den Management-Code ein. Die

Standardeinstellung ist 25002500 für das 25/20 cpm Modell und 32003200 für

die 32/25 und 32/32 cpm Modelle.

Wählen Sie auf der linken Seite im Einstellungsfeld die Option Festplatte

überschreiben und betätigen Sie die Taste #ändern.

Drücken Sie 3 mal überschr. oder Einmal Überschr.

Drücken Sie die Taste Schließen.

Manag.-Code änd. mit #Ta. Zurück Schließen

Standard f. MaschineSystem Menü

Verwaltungscode ändern.

Z. Festlegen 8-stelliger Zahlen numerische Tasten verw.

27451172

Löschen

Festplatte überschreiben

Zurück Schließen

Standard f. Maschine

Überschreiben der Fes tplatte auswählen.

Einmal

System Menü

3 mal

Überschr.

übers chr.

4-16

Administratorinformationen

Schritt 4: Verschlüsselungs Code der Festplatte ändern

Verschlüsselungs Code ändern

Drücken Sie die Taste System Menü / Zähler.

Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine.

Drücken Sie die Tasten und , um HDD Verschlüsselungscode

auszuwählen und drücken Sie anschließend die Taste #ändern.

Drücken Sie #ändern für den Verschlüsselungs Code.

Geben Sie den 16-stelligen Verschlüsselungs Code ein und drücken Sie die

Taste Ende. Bildschirm wieder zum HDD Verschlüsselungs Code-Bildschirm.

Um sicherzustellen, dass der Code korrekt eingegeben wurde, drücken Sie die

Taste #ändern hinter Verschl.-code bestät., geben Sie denselben

Code erneut ein und drücken Sie Ende. Bildschirm wieder zum HDD

Verschlüsselungs Code-Bildschirm.

Drücken Sie die Taste Schließen.

Drücken Sie Ja, wenn der Bestätigungsdialog angezeigt wird.

Alle auf der Festplatte gespeicherten Originaldokumentdaten werden

überschrieben. Nach Abschluss des Überschreibvorgangs wechselt der

Bildschirm wieder zum System Menü / Zähler-Bildschirm.

SchließenHDD Verschlüsselungscode Zurück

#ändern

Verschlüsselungscode

:Vers c hl.-code bestät.

Änderung des Verschlüsselungscodes. 16 Zeichen eingeben.

Bei Änderung des Codes werden Daten überschrieben.

System Menü Standard f. Maschine-

Stopp

Der Verschlüsselungscode wird geändert. Dadurch

werden die Daten auf der Festplatte überschrieben.

Nein

Sind Sie sicher?

4-17

Administratorinformationen

Formatieren der Festplatte

Formatieren Sie die Festplatte, wenn Sie das Gerät oder die Festplatte

entsorgen, um alle auf der Festplatte gespeicherten Daten zu überschreiben.

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-10 Formatierungsfunktion.

Wichtig!

Um eine mögliche Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie

den Kopierer während des Formatierens der Festplatte nicht aus. Wenn die

Formatierung nicht abgeschlossen wird, besteht die Möglichkeit, dass die

Daten auf der Festplatte wiederhergestellt und Informationen ausgespäht

werden können.

Hinweis • Der Sicherheitsbausatz nimmt eine Formatierung der Festplatte vor, wenn

der Strom aus- und wieder eingeschaltet wird.

• Wenn eine Zusatzfestplatte eingebaut ist, wird diese Festplatte ebenfalls

formatiert.

Drücken Sie die Taste System Menü / Zähler.

Drücken Sie die Taste Festplatte Managment.

Geben Sie mit den Zifferntasten den Management-Code ein. Die

Standardeinstellung ist 25002500 für das 25/20 cpm Modell und 32003200 für

die 32/25 und 32/32 cpm Modelle.

Drucken Sie die Taste An unter Festplatte formatieren. (auf der

rechten Seite des Touchpanels).

Drücken Sie die Taste Ja, wenn Sie aufgefordert werden die Formatierung zu

bestätigen. Die Formatierung wird gestartet.

Nachdem die Formatierung beendet ist, den Hauptschalter ausschalten und

das Netzkabel abziehen.

Schließen

HDD Managmentmodus

System Menü

Festplattenkapazität überprüfen

Freien Speicherplatz und Kapazität

der Festplatte überprüfen.

Festplatte formatieren.

Daten auf der Festplatte überschreiben.

Daten sind nicht wiederherstellbar.

4-18

Administratorinformationen

Fehlermeldungen

Wenden Sie sich an Ihren Kundendienst oder an ein offizielles

Servicezentrum, wenn eine der folgenden Meldungen angezeigt wird.

Meldung Details

Sicherheitsschlüssel wurde

nicht erkannt. Nicht verfügbar.

Der Sicherheitsschlüssel ist nicht

richtig eingesteckt oder ist

beschädigt.

5-1

Informazioni generali per l’utente

Sommario

Introduzione ................................................................................... 5-1

Introduzione

La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del

Data Security Kit (D) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni

relative al suo utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima

di utilizzare il kit di sicurezza.

Informazioni sul kit di sicurezza

Sovrascrittura

La macchina per l’installazione del kit di sicurezza (da qui in poi, la macchina)

funziona memorizzando temporaneamente i dati scansiti su un hard disk

interno. La stampa viene eseguita utilizzando tali dati. Anche dopo il

completamento della stampa, i dati continuano a essere memorizzati sul disco

rigido finché non vengono sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la

possibilità che informazioni riservate vengano trafugate se si utilizzano

strumenti speciali per il ripristino dei dati memorizzati.

Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati, i dati che non sono necessari, e

l’area di memorizzazione dati dove i dati sono stati cancellati per garantire che

i dati non possano più essere ripristinati. La sovrascrittura viene eseguita

automaticamente, senza l’ intervento dell’utente.

Dati non protetti dalla sovrascrittura

Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più necessari una volta stampati

e i dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è

responsabile del mantenimento dei dati prima della loro stampa o dei dati

memorizzati prima della cancellazione.

ano

5-2

Informazioni generali per l’utente

I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.

• Gestione documenti (Funzione di copia)

• Copia rapida (Funzione di stampa)

• Controlla e mantieni (Funzione di stampa)

• Stampa privata (Funzione di stampa)

• Processo memorizzato (Funzione di stampa)

• Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)

• Processo con codice temporaneo (Funzione di stampa)

• Processo con codice permanente (Funzione di stampa)

• Funzione FAX

Cifratura

La macchina memorizza temporaneamente i dati scansiti su un hard disk. In

caso di furto dell’hard disk, sussiste il rischio che i dati vengano trasmessi a

parti non autorizzate o che vengano modificati.

Il kit di sicurezza cifra i dati memorizzati sull’hard disk rendendoli illeggibili per

operazioni che esulino dalle normali operazioni di stampa.

Inoltre, poiché il processo di cifratura si avvia automaticamente, non è

necessario eseguire alcuna operazione particolare.

5-3

Informazioni generali per l’utente

Visualizzazione durante la sovrascrittura

Importante!

Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la macchina durante la

sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).

Nota • Spegnendo la macchina durante la sovrascrittura, tutti i dati non ancora

sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso, occorre

riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione della

macchina.

• In rari casi, una volta spenta la macchina durante la sovrascrittura, l’icona

dell’hard disk potrebbe non alternarsi . Ciò indica che la sovrascrittura

potrebbe non essere più possibile perché durante la sovrascrittura i dati si

sono corrotti. Sebbene la macchina sia in grado di sovrascrivere altri dati

vecchi dopo la stampa, contattare l’amministratore responsabile del

funzionamento e della sicurezza della macchina per ripristinare la funzione

di sovrascrittura.

Visualizzazione

icona

Dettagli

L’hard disk contiene vecchi dati.

Alternato Sovrascrittura dati vecchi in corso

I dati vecchi sono stati sovrascritti.

Form. Carta Impos

Combinare

Cancella

Margine/

Centratura

Funz. ColoreFunzioneScelta uten.Base

Normale

Colorata

Normale

Vas univ

Normale

APS

Auto %

Riduzione/

100%

Modo

Auto

Pinzatrice

Alto sinis

Nessuno

100%

Esposiz.

Ingrandim.Esposiz.

Foglio

Programma

Pronta a copiare. (Pieno col.)

L’icona dell’hard

disk

5-4

Informazioni generali per l’utente

Dati da sovrascrivere

I dati da sovrascrivere sono i seguenti.

Dati da cifrare

Nota

Il kit di sicurezza sovrascrive immediatamente i dati del documento originale

memorizzati sull’hard disk in caso di cancellazione della copia, scansione o

stampa mentre il processo è in corso.

L’hard disk non viene utilizzato con la funzione FAX.

Funzione di copia

Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata

Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di

gestione e cancellati dall’utente

Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione

Lavori cancellato perché scaduto

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati al termine della stampa

Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella

postale virtuale al termine dell’uscita

Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati

dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)

Dati cancellati dall’utente mediante le funzioni di copia rapida, controlla

e mantieni, stampa privata, processo memorizzato, casella postale

virtuale, processo con codice temporaneo o processo con codice

permanente

Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti

di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni

Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati

di stampa di un processo con codice temporaneo

Funzione di scanner

Dati del documento originale scansiti

Funzione di copia/scanner

Dati del documento originale scansiti

5-5

Informazioni per l’amministratore

Sommario

Introduzione ................................................................................... 5-5

Funzioni del kit di sicurezza ......................................................... 5-9

Procedure per l’installazione del kit di sicurezza ..................... 5-14

Formato Hard Disk ....................................................................... 5-17

Messaggi di errore ....................................................................... 5-18

Introduzione

La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del

Data Security Kit (D) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni

relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di

utilizzare il kit di sicurezza. La presente guida operativa è inoltre rivolta agli

amministratori responsabili della gestione e della sicurezza della macchina per

l’installazione del kit di sicurezza (da qui in poi, la macchina). L’amministratore

deve custodire la presente guida in un luogo sicuro.

Accessori

Il kit di sicurezza è fornito con i seguenti accessori:

• Chiave di sicurezza (fissato alla macchina dal rappresentante del servizio

di assistenza)

• Guida operativa (il presente manuale)

• Guida all’installazione (per il rappresentante del servizio)

Informazioni sul kit di sicurezza

Sovrascrittura

La macchina funziona memorizzando temporaneamente i dati scansiti su un

hard disk interno. La stampa viene eseguita utilizzando tali dati. Anche dopo il

completamento della stampa, i dati continuano a essere memorizzati sul disco

rigido finché non vengono sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la

possibilità che informazioni riservate vengano trafugate se si utilizzano

strumenti speciali per il ripristino dei dati memorizzati.

5-6

Informazioni per l’amministratore

Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati, i dati che non sono necessari, e

l’area di memorizzazione dati dove i dati sono stati cancellati per garantire che

i dati non possano più essere ripristinati. La sovrascrittura viene eseguita

automaticamente, senza l’ intervento dell’utente.

Dati non protetti dalla sovrascrittura

Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più necessari una volta stampati

e i dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è

responsabile del mantenimento dei dati prima della loro stampa o dei dati

memorizzati prima della cancellazione.

I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.

• Gestione documenti (Funzione di copia)

• Copia rapida (Funzione di stampa)

• Controlla e mantieni (Funzione di stampa)

• Stampa privata (Funzione di stampa)

• Processo memorizzato (Funzione di stampa)

• Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)

• Processo con codice temporaneo (Funzione di stampa)

• Processo con codice permanente (Funzione di stampa)

• Funzione FAX

Cifrato

La macchina può memorizzare temporaneamente i dati scansiti su un hard

disk. In caso di furto del hard disk, sussiste il rischio che i dati vengano

trasmessi a parti non autorizzate o che vengano modificati.

Il kit di sicurezza cifra i dati memorizzati sull’hard disk rendendoli illeggibili per

operazioni che esulino dalle normali operazioni di stampa.

Inoltre, poiché il processo di cifratura si avvia automaticamente, non è

necessario eseguire alcuna operazione particolare.

Il kit di sicurezza agisce sui dati dell’hard disk interno della macchina ma non

protegge alcun altro tipo di dati (quali i dati inviati ad altri computer). Notare

che la sicurezza dei dati non è garantita se si disattende anche solo una delle

condizioni necessarie per la sicurezza dei dati descritte di seguito.

Condizioni necessarie per la sicurezza dei dati

Sono necessarie le seguenti condizioni per garantire la validità della sicurezza

dei dati utilizzando il kit di sicurezza.

5-7

Informazioni per l’amministratore

Amministratore affidabile

È necessario che un amministratore affidabile si assuma la responsabilità della

sicurezza della macchina che utilizza questo kit di sicurezza.

Ambiente di installazione sicuro

La macchina deve essere installata in un ambiente ad accesso limitato. Ciò

impedisce l’utilizzo della macchina da parte di personale non autorizzato.

Rappresentante del servizio di assistenza affidabile

Tutte le operazioni di manutenzione devono essere eseguite dal

rappresentante del servizio di assistenza in presenza dell’ amministratore.

5-8

Informazioni per l’amministratore

Informazioni sulla modalità di sicurezza

Per modalità di sicurezza si intende lo stato della macchina quando è stato

installato il kit di sicurezza sulla macchina e funziona correttamente. Quando è

attiva la modalità di sicurezza, appare un’icona dell’hard disk nell’angolo

superiore destro del pannello a sfioramento. Quando è attiva la modalità di

sicurezza, appare un’icona dell’hard disk nell’angolo superiore destro del

pannello a sfioramento.

(L’icona dell’hard disk è visualizzata sulle schermate delle funzioni di copia,

stampa e scanner).

Importante!

Se l’icona di un hard disk non è visualizzata sulle schermate delle funzioni di

copia, stampa e scanner, la macchina potrebbe non essere in modalità di

sicurezza. Contattare il rappresentante del servizio di assistenza.

Nota È possibile determinare lo stato operativo della funzione di sovrascrittura

monitorando i cambiamenti dell’immagine dell’icona dell’hard disk. Per ulteriori

dettagli vedere pagina 5-11 Visualizzazione durante la sovrascrittura.

Form. Carta Impos

Combinare

Cancella

Margine/

Centratura

Funz. ColoreFunzioneScelta uten.Base

Normale

Colorata

Normale

Vas univ

Normale

APS

Auto %

Riduzione/

100%

Modo

Auto

Pinzatrice

Alto sinis

Nessuno

100%

Esposiz.

Ingrandim.Esposiz.

Foglio

Programma

Pronta a copiare. (Pieno col.)

L’icona dell’hard

disk

5-9

Informazioni per l’amministratore

Funzioni del kit di sicurezza

Funzione di sovrascrittura

Dettagli della funzione

Sovrascrive i dati dei documenti vecchi al termine di una copia o di una

stampa.

Metodo di sovrascrittura

3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (per ulteriori dettagli vedere

pagina 5-15 Fase 3: Sovrascrivere Hard Disk.)

Programmazione esecuzione

Sovrascrive i dati dei documenti vecchi esistenti al termine di un lavoro.

Dati da sovrascrivere

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-12 Dati da sovrascrivere.

Schermata Sovrascrittura in corso

L’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone (per ulteriori dettagli

vedere pagina 5-11 Visualizzazione durante la sovrascrittura).

Kit di sicurezza

Funzione di

copia

Funzione di

scanner

Funzione di

stampa

Hard Disk

Invia a

computer

Uscita

1 Controlla lo stato delle

operazioni e

sovrascrive i dati

immagine vecchi.

2 Formatta l’hard disk.

Memorizza

temporaneam

ente i dati del

documento

originale

Hard Disk opzionale

5-10

Informazioni per l’amministratore

Funzione di cifratura

Funzione Formattazione

Tempo di sovrascrittura

Varia in base alla quantità di dati da sovrascrivere.

Dettagli della funzione

Cifra i dati memorizzati sull’hard disk

Programmazione esecuzione

Cifra i dati del documento originale al momento della scrittura sul disco

che sono stati decifrati durante la produzione dei dati del documento

originale.

Dati cifrati

Per ulteriori dettagli vedere 5-13 Dati da cifrare.

Dettagli della funzione

Sovrascrive tutti i dati sull’hard disk.

Metodo di sovrascrittura

3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (per ulteriori dettagli vedere

pagina 5-15 Fase 3: Sovrascrivere Hard Disk.)

Programmazione esecuzione

Esecuzione tramite pannello operativo (Per ulteriori dettagli vedere

pagina 5-17 Formato Hard Disk.)

Dati da sovrascrivere

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-13 Dati sovrascritti mediante la

funzione di formattazione.

Schermata Sovrascrittura in corso

Viene visualizzato il messaggio Formattare Hard Disk.

Tempo di sovrascrittura

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-13 Tempo necessario per la

formattazione.

5-11

Informazioni per l’amministratore

Sovrascrittura hard disk

È possibile selezionare uno dei due metodi seguenti per sovrascrivere i dati:

Visualizzazione durante la sovrascrittura

Importante!

Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la macchina durante la

sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).

1 volta sovrascritta

Sovrascrive tutta l’area utilizzata per memorizzare i dati di vecchi

documenti con zeri, al fine di rendere impossibile il recupero dei dati.

Tutto l’hard disk è sovrascritto con zeri durante l’operazione di

formattazione.

3 volte sovrascritta (Default)

Sovrascrive due volte l’intera area utilizzata per memorizzare i dati dei

documenti vecchi con un motivo casuale, quindi una terza e ultima

volta con gli zeri. L’esecuzione di questo metodo è più lunga rispetto a

quella di 1 volta sovrascritta, perché anche i metodi di ripristino più

sofisticati non sono in grado di recuperare i dati, offrendo così una

maggiore sicurezza. L’area da sovrascrivere è la stessa di 1 volta

sovrascritta.

Visualizzazione

icona

Dettagli

L’hard disk contiene vecchi dati.

Alternato Sovrascrittura dati vecchi in corso

I dati vecchi sono stati sovrascritti.

Form. Carta Impos

Combinare

Cancella

Margine/

Centratura

Funz. ColoreFunzioneScelta uten.Base

Normale

Colorata

Normale

Vas univ

Normale

APS

Auto %

Riduzione/

100%

Modo

Auto

Pinzatrice

Alto sinis

Nessuno

100%

Esposiz.

Ingrandim.Esposiz.

Foglio

Programma

Pronta a copiare. (Pieno col.)

L’icona dell’hard

disk

5-12

Informazioni per l’amministratore

Nota • Spegnendo la macchina durante la sovrascrittura, tutti i dati non ancora

sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso, occorre

riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione della

macchina.

• In rari casi, una volta spenta la macchina durante la sovrascrittura, l’icona

dell’hard disk potrebbe non alternarsi . Ciò indica che la sovrascrittura

potrebbe non essere più possibile perché durante la sovrascrittura i dati si

sono corrotti. La macchina è ancora in grado di eseguire la sovrascrittura e

sovrascrivere i dati vecchi che non sono più necessari una volta stampati,

tuttavia occorre riformattare l’hard disk per ripristinare il normale

funzionamento della sovrascrittura. (Vedere pagina 5-17 Formato Hard

Disk.)

Dati da sovrascrivere

I dati da sovrascrivere sono i seguenti.

Funzione di copia

Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata

Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di

gestione e cancellati dall’utente

Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione

Lavori cancellato perché scaduto

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati al termine della stampa

Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella

postale virtuale al termine dell’uscita.

Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati

dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)

Dati cancellati dall’utente mediante le funzioni di copia rapida, controlla

e mantieni, stampa privata, processo memorizzato, casella postale

virtuale, processo con codice temporaneo o processo con codice

permanente

Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti

di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni

Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati

di stampa di un processo con codice temporaneo

Funzione di scanner

Dati del documento originale scansiti

5-13

Informazioni per l’amministratore

Dati da cifrare

Nota

Il kit di sicurezza sovrascrive immediatamente i dati del documento originale

memorizzati sull’hard disk in caso di cancellazione della copia, scansione o

stampa mentre il processo è in corso.

L’hard disk non viene utilizzato con la funzione FAX.

Dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione

I dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione sono i seguenti.

Tempo necessario per la formattazione

I tempi necessari per la formattazione sono i seguenti.

Funzione di copia/scanner

Dati del documento originale scansiti

Funzione di copia

Dati contabili dei lavori

Dati del documento originale memorizzati con la funzione di gestione

del documento

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati memorizzati nel modo processo memorizzato

Dati programma

Carattere opzionale

Dati macro

Funzione di scanner

Lista comune

Metodo di sovrascrittura Tempo di formattazione

1 volta sovrascritta Max 0,5 ore

3 volte sovrascritta Max 1,5 ore

5-14

Informazioni per l’amministratore

Procedure per l’installazione del kit di sicurezza

Fase 1: Preparazione

Installazione del kit di sicurezza

Il kit di sicurezza è installato dal rappresentante del servizio.

Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza

• La funzione Ripeti copia viene vietata.

• Il menu Cancella dati non validi è sostituito dal menu Formattazione Hard

Disk.

• Tutti i dati del documento originale salvati sull’hard disk vengono

sovrascritti.

Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza su una

macchina già in uso

Dopo aver installato il kit di sicurezza, è necessario formattare tutti gli hard disk.

Fase 2: Cambio del Codice di gestione

Per utilizzare il kit di sicurezza, occorre inserire il codice di gestione. La

modifica del codice di gestione fa sì che nessuno possa utilizzare il kit di

sicurezza, eccetto l’amministratore. In modalità di sicurezza, il codice di

gestione è formato da otto cifre.

Importante!

Non utilizzare un codice di gestione che possa essere facilmente indovinato,

ad esempio 11111111 o 12345678.

Nota Si può modificare il codice di gestione con un numero compreso nell’intervallo

00000000 - 99999999.

Assicurarsi di utilizzare otto cifre.

Premere il tasto Menu Sistema / Contatore.

Premere il tasto Macchina default.

Utilizzare i tasti numerici per inserire il codice di gestione. L’impostazione

predefinita è 25002500 per il modello 25/20 cpm e 32003200 per i modelli 32/

25 e 32/32 cpm.

Premere i tasti e per selezionare Cambio codice gest. con #,

quindi premere il tasto Cambia #.

5-15

Informazioni per l’amministratore

Utilizzare i tasti numerici per inserire il nuovo codice di gestione.

Premere il tasto Chiuso.

Fase 3: Sovrascrivere Hard Disk

Seleziona la sovrascrittura dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-

11 Sovrascrittura hard disk.

Nota Notare che questo metodo non si applica per le singole funzioni di

sovrascrittura e formattazione.

Premere il tasto Menu Sistema / Contatore.

Premere il tasto Macchina default.

Utilizzare i tasti numerici per inserire il codice di gestione. L’impostazione

predefinita è 25002500 per il modello 25/20 cpm e 32003200 per i modelli 32/

25 e 32/32 cpm.

Selezionare Sovrascrivere Hard Disk dal campo d’impostazione sul lato

sinistro, quindi premere il tasto Cambia #.

Premere 3 volte sovrascr. o 1 volta Sovrascr.

Premere il tasto Chiuso.

Cambio codice gest. con # Retro Chiuso

Macchina defaultMenu Sistema

Modificare il codice di gestione.

Utilizzare tasti numerici per impostare nr. a 8 cifre.

27451172

Cancella

Sovrascrivere Hard Disk

Retro Chiuso

Macchina default

Selezionare la s ovrascrittura del Hard Dis k.

1 volta

Menu Sistema

3 volte

Sovrascr.

sovrascr.

5-16

Informazioni per l’amministratore

Fase 4: Modifica della chiave di cifratura dell’hard disk

Modifica della chiave di cifratura

Premere il tasto Menu Sistema / Contatore.

Premere il tasto Macchina default.

Premere i tasti e per selezionare Chiave di Cifratura HD, quindi

premere il tasto Cambia #.

Premere Cambia # per la Chiave di cifratura.

Inserire i 16 caratteri della chiave di cifratura e premere il tasto Fine. Si viene

riportati alla schermata Chiave di Cifratura HD.

Per assicurarsi che la chiave sia stata inserita correttamente, premere il tasto

Cambia # di Conferma chiave cifratura, inserire di nuovo la stessa

chiave, quindi premere il tasto Fine. Si viene riportati alla schermata Chiave di

Cifratura HD.

Premere il tasto Chiuso.

Premere il tasto Sì quando appare una finestra di dialogo di conferma.

Tutti i dati del documento originale salvati sull’hard disk vengono sovrascritti.

Una volta completata la sovrascrittura, si viene riportati alla schermata Menu

Sistema / Contatore.

Chius oChiave di Cifratura HD Retro

Cambia #

Chiave di Cifratura

:Conferma Chiave Cif ratura

Modifica la chiave per criptare dati. Immetere 16 cifre.

La modifica della chiave causa la sovrascrittura dei dati.

Menu Sistema Macchina default-

Stop

Sì

La chiave di crit verrà modificata. La modif della chiave

causa la sovrascrittura dei dati mem. nel disco rigido.

Continuare?

5-17

Informazioni per l’amministratore

Formato Hard Disk

Formattare l’hard disk quando si dismettono la macchina o l’hard disk per

sovrascrivere i dati dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-10

Funzione Formattazione.

Importante!

Dal momento che esiste la possibilità di danneggiare l’hard disk, non spegnere

la fotocopiatrice durante la formattazione dell’hard disk. Se la formattazione

non è completa, esiste la possibilità che i dati vengano ripristinati dall’hard disk

e che le informazioni vengano trafugate.

Nota • Il kit di sicurezza riavvia la formattazione dell’hard disk quando si spegne

e si riaccende la fotocopiatrice.

• Se l’hard disk opzionale è collegato, sarà formattato anch’esso.

Premere il tasto Menu Sistema / Contatore.

Premere il tasto Hard Disk Management.

Utilizzare il tasti numerici per inserire il codice di gestione. L’impostazione

predefinita è 25002500 per il modello 25/20 cpm e 32003200 per i modelli 32/

25 e 32/32 cpm.

Premere il tasto On in Formattazione Hard Disk (sul lato destro del

pannello a sfioramento).

Per confermare la formattazione, premere il tasto Sì. La formattazione inizia.

Dopo che la formattazione è completata, spegnere l’interruttore principale e

scollegare il cavo di alimentazione.

Chius o

Modo HDD management

HDD management

Menu Sistema

Controllare capacità del Hard Disk

Controllare spazio disponibile e capacità

del Hard Disk.

Formattazione Hard Disk

Sovrascrivere i dati sul Hard Disk.

Impossibile ripristinare i dati.

5-18

Informazioni per l’amministratore

Messaggi di errore

Contattare il proprio rappresentante del servizio di assistenza o centro di

assistenza autorizzato qualora fossero visualizzati i seguenti messaggi.

Messaggio Dettagli

Chiave di protezione non

riconosciuta. Non disponibile.

La chiave di sicurezza non è

collegata correttamente o è

danneggiata.

6-1

一般ユーザ

はじめに ........................................................................................... 6-1

はじめに

この使用説明書は、Data Security Kit (D)（以降、セキュリティキット）

を正しく運用していただくための操作方法や注意事項をまとめたもの

です。ご使用前に必ずこの使用説明書をお読みください。

セキュリティキットについて

上書き消去

複合機は、読み込んだ原稿を一時的にハードディスクにデータとして

保存し、そのデータから印刷を行います。データは印刷が行われた後

でも、別のデータが上書きされるまで、ハードディスクに残ります。

そのため、特殊なツールなどで残ったデータを復旧すると、機密漏え

いの原因となる可能性があります。

セキュリティキットは、印刷後に不要になったデータや、削除した後

のデータの記録領域を上書きして消去（以降、上書き消去）しますの

で、復元できないようにすることができます。また、上書き消去は自

動で行われるため、特別な操作の必要はありません。

上書き消去による保護対象外のデータについて

上書き消去で保護するデータは、印刷後に不要になったデータや、削

除した後のデータです。したがって印刷前のデータや削除する前の保

存データについては、利用者の責任で管理してください。

一般ユーザ編

6-2

利用者が管理する必要があるデータは、次の機能で取り扱うデータで

す。

• 文書管理機能（コピー機能）

• クイックコピー（プリンタ機能）

• 試し刷り後、保留（プリンタ機能）

• プライベートプリントモード（プリンタ機能）

• ジョブ保留モード（プリンタ機能）

• バーチャルメールボックス機能（プリンタ機能）

• 一時保存機能（プリンタ機能）

• 恒久保存機能（プリンタ機能）

• ファクス機能

暗号化

複合機は、読み込んだ原稿データをハードディスクに保存することが

出来ます。そのため、ハードディスクが盗まれると、データ流出や、

改ざんされる恐れがあります。

セキュリティキットは、ハードディスクに保存するデータを暗号化し

ますので、通常の印刷作業以外では解読できません。

また、暗号化は自動で行われるため、特別な操作の必要はありません。

一般ユーザ編

6-3

上書き消去実行時の表示

ご注意ハードディスクが破損する恐れがありますので、上書き消去中（ハー

ドディスクアイコンが交互表示時）は電源を切らないでください。

参考 • 上書き消去中に電源を切ると、消去されなかったデータは残りま

す。再度、電源を入れると最初から上書き消去を行います。

• 上書き消去中に電源を切ってしまった場合、稀にハードディスク

アイコンがのアイコン表示に変わらない場合があります。こ

れは上書き消去中のデータが破損し、上書き消去できなくなるた

めです。その後に発生する不要になったデータは上書き消去しま

すが、正常な状態に戻すために、複合機の運用およびセキュリ

ティを管理する責任者に連絡してください。

アイコン表示内容

ハードディスクに不要になったデータがある

交互表示不要になったデータを上書き消去中

不要になったデータの上書き消去完了

用紙セット

集約

シート

とじしろ/

ｾﾝﾀｰ移動

カラー機能機能リストユーザ機能基本

普通紙

ｶﾗｰ紙

普通紙

手差し

普通紙

自動用紙

自動倍率

縮小/拡大

％100

コピー濃度

自動濃度

ステープル

1点左上

ステープル

100%

なし

枠消し

プログラム

。コピーできます（）フルカラー

ハードディスク

アイコン

一般ユーザ編

6-4

上書き消去されるデータ

上書き消去されるデータは次のとおりです。

暗号化されるデータ

参考コピー作業、スキャン作業やプリンタ作業を途中でキャンセルした場

合は、その直後からハードディスク内に読み込まれた原稿データの上

書き消去を開始します。

ファクス機能はハードディスクを使用しません。

コピー機能

出力が終了したコピーの原稿データ

文書管理機能で登録されていた原稿で、ユーザが削除した原稿

データ

ジョブ結合ボックスに登録された原稿で、保存期間が経過した

ために削除された原稿データ

プリンタ機能（オプションハードディスク装着時）

出力後のプリントデータ

出力が終了したプライベートプリントモードおよびバーチャル

メールボックス機能のプリントデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント

モードのプリントデータ（電源オフ後、電源再投入時に消去）

クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント

モード、ジョブ保留モード、バーチャルメールボックス機能、

一時保存機能、恒久保存機能でユーザが削除したデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留のプリントデータで最大文

書件数が超えたために削除されたデータ

一時保存機能のプリントデータで保存容量を超えたために削除

されたデータ

スキャナ機能

スキャンした原稿データ

コピー / スキャナ機能

スキャンした原稿データ

一般ユーザ編

6-5

管理者編

はじめに ........................................................................................... 6-5

セキュリティキットの機能 .............................................................. 6-9

セキュリティキットの導入手順 ..................................................... 6-14

ハードディスクのフォーマット ..................................................... 6-17

エラーメッセージ .......................................................................... 6-18

はじめに

この使用説明書は、Data Security Kit (D)（以降、セキュリティキット）

を正しく運用していただくための操作方法や注意事項をまとめたもの

です。ご使用前に必ずこの使用説明書をお読みください。また、この

使用説明書は、複合機の運用およびセキュリティを管理する責任者

（以降、管理者）のための使用説明書です。この使用説明書は管理者

が大切に保管してください。

同梱物について

セキュリティキットの同梱物は次のとおりです。

• セキュリティキー（サービス担当者が複合機本体に取り付けま

す。）

• 使用説明書（本書）

• 設置手順書（サービス担当者用）

セキュリティキットについて

上書き消去

複合機は、読み込んだ原稿を一時的にハードディスクにデータとして

保存し、そのデータから印刷を行います。データは印刷が行われた後

でも、別のデータが上書きされるまで、ハードディスクに残ります。

そのため、特殊なツールなどで残ったデータを復旧すると、機密漏え

いの原因となる可能性があります。Japanese

管理者編

6-6

セキュリティキットは、印刷後に不要になったデータや、削除した後

のデータの記録領域を上書きして消去（以降、上書き消去）しますの

で、復元できないようにすることができます。また、上書き消去は自

動で行われるため、特別な操作の必要はありません。

上書き消去による保護対象外のデータについて

上書き消去で保護するデータは、印刷後に不要になったデータや削除

した後のデータです。したがって印刷前のデータや削除する前の保存

データについては、利用者の責任で管理してください。

利用者が管理する必要があるデータは、次の機能で取り扱うデータで

す。

• 文書管理機能（コピー機能）

• クイックコピー（プリンタ機能）

• 試し刷り後、保留（プリンタ機能）

• プライベートプリントモード（プリンタ機能）

• ジョブ保留モード（プリンタ機能）

• バーチャルメールボックス機能（プリンタ機能）

• 一時保存機能（プリンタ機能）

• 恒久保存機能（プリンタ機能）

• ファクス機能

暗号化

複合機は、読み込んだ原稿データをハードディスクに保存することが

出来ます。そのため、ハードディスクが盗まれると、データ流出や、

改ざんされる恐れがあります。

セキュリティキットは、ハードディスクに保存するデータを暗号化し

ますので、通常の印刷作業以外では解読できません。

また、暗号化は自動で行われるため、特別な操作の必要はありません。

セキュリティキットは、複合機内部のハードディスク上のデータに対

して管理を行いますが、それ以外のデータ（コンピュータに送信され

たデータなど）は管理できません。また、次に記載する必要なセキュ

リティ対策のうち 1 つでも条件を満たしていない場合は保証の対象外

となります。

管理者編

6-7

必要なセキュリティ対策

セキュリティキットを安全に運用するためには、以下のセキュリティ

対策が必要です。

管理者の信頼性

機械を導入した部門は、セキュリティ管理を行う適切な管理者を選任

してください。管理者は本製品の管理を行う権限を持つことになりま

す。

設置環境の安全性

管理者は許可された方だけが機械を利用できるように、入退室の管理

ができる場所に機械を設置してください。

サービス担当者の信頼性

サービス担当者による機械のメンテナンスが必要な場合は、管理者立

ち会いのもとで行ってください。

管理者編

6-8

セキュリティモードについて

セキュリティキットを複合機に設置し、正しく機能している状態をセ

キュリティモードといいます。セキュリティモード時は、複合機の

タッチパネルの右上にハードディスクアイコンが表示されます。

（ハードディスクアイコンは、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ

機能やファクス機能のそれぞれの基本画面で表示されます。）

ご注意基本画面で、ハードディスクアイコンが表示されていない場合は、セ

キュリティモードになっていない可能性があります。サービス担当者

にお問い合わせください。

参考ハードディスクアイコンはアイコンの画像が変わることによって、自

動消去機能の動作状況を確認することができます。詳しくは 6-11

ページの上書き消去実行時の表示を参照してください。

用紙セット

集約

シート

とじしろ/

ｾﾝﾀｰ移動

カラー機能機能リストユーザ機能基本

普通紙

ｶﾗｰ紙

普通紙

手差し

普通紙

自動用紙

自動倍率

縮小/拡大

％100

コピー濃度

自動濃度

ステープル

1点左上

ステープル

100%

なし

枠消し

プログラム

。コピーできます（）フルカラー

ハードディスク

アイコン

管理者編

6-9

セキュリティキットの機能

上書き消去機能

機能内容

コピー終了時やプリント出力後などに、不要になった原稿デー

タを上書き消去

消去方法

「3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」（6-15 ページのス

テップ 3　ハードディスク消去方法を参照）

実行タイミング

ジョブ終了後、不要となった原稿データがある場合に自動的に

上書き消去

消去されるデータ

6-12 ページの上書き消去されるデータを参照

セキュリティ

キット

コピー機能

スキャナ

機能

プリンタ

機能

ハードディスク

コンピュータ

へ送信

出力

①作業状態を監視し、不

要になった画像データ

を上書き消去する。

②ハードディスクを

フォーマットする。

原稿データを

一時保存

オプションハードディスク

管理者編

6-10

暗号化機能

フォーマット機能

上書き消去中の画面

ハードディスクアイコンが交互表示（6-11 ページの上書き消去

実行時の表示を参照）

実行時間

消去するデータ量で異なる

機能内容

ハードディスクに保存するデータの暗号化

実行タイミング

ハードディスクに原稿データを保存するとき、暗号化

原稿データを出力するとき、復号

暗号化されるデータ

6-13 ページの暗号化されるデータを参照

機能内容

ハードディスクのすべてのデータを上書き消去

消去方法

「3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」（6-15 ページのス

テップ 3　ハードディスク消去方法を参照）

実行タイミング

操作パネルで実行（6-17 ページのハードディスクのフォーマッ

トを参照）

消去されるデータ

6-13 ページのフォーマット機能で消去されるデータを参照

上書き消去中の画面

「ハードディスクフォーマット中です。」が表示

実行時間

6-13 ページのフォーマットに必要な時間を参照

管理者編

6-11

ハードディスク消去方法

消去方法は、次の 2 種類から選択できます。

上書き消去実行時の表示

ご注意ハードディスクが破損する恐れがありますので、上書き消去中（ハー

ドディスクアイコンが交互表示時）は電源を切らないでください。

参考 • 上書き消去中に電源を切ると、消去されなかったデータは残りま

す。再度、電源を入れると最初から上書き消去を行います。

1 回上書き方式

ハードディスクの不要になった原稿のデータ保存領域すべてに

「0」を上書きして原稿データの復元を不可能にします。フォー

マット時にはハードディスクの全領域に「0」を上書きします。

3 回上書き方式（初期値）

ランダムパターンを 2 回上書きした後「0」を上書きし、合計

3 回の上書きを行います。1 回上書き方式に比べて、処理時間

がかかりますが、高度な復元作業でもデータの復元が不可能に

なり、セキュリティが向上します。上書き対象領域は、1 回上

書き方式と同じです。

アイコン表示内容

ハードディスクに不要になったデータがある

交互表示不要になったデータを上書き消去中

不要になったデータの上書き消去完了

用紙セット

集約

シート

とじしろ/

ｾﾝﾀｰ移動

カラー機能機能リストユーザ機能基本

普通紙

ｶﾗｰ紙

普通紙

手差し

普通紙

自動用紙

自動倍率

縮小/拡大

％100

コピー濃度

自動濃度

ステープル

1点左上

ステープル

100%

なし

枠消し

プログラム

。コピーできます（）フルカラー

ハードディスク

アイコン

管理者編

6-12

• 上書き消去時に電源を切ってしまった場合、稀にハードディスク

アイコンがのアイコン表示に変わらない場合があります。こ

れは消去中のデータが破損し、上書き消去できなくなるためで

す。その後に発生する不要になったデータは上書き消去します

が、正常な状態に戻すために、ハードディスクのフォーマットを

行ってください。（6-17 ページのハードディスクのフォーマット

を参照）

上書き消去されるデータ

上書き消去されるデータは次のとおりです。

コピー機能

出力が終了したコピーの原稿データ

文書管理機能で登録されていた原稿で、ユーザが削除した原稿

データ

ジョブ結合ボックスに登録された原稿で、保存期間が経過した

ために削除された原稿データ

プリンタ機能（オプションハードディスク装着時）

出力後のプリントデータ

出力が終了したプライベートプリントモードおよびバーチャル

メールボックス機能のプリントデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント

モードのプリントデータ（電源オフ後、電源再投入時に消去）

クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント

モード、ジョブ保留モード、バーチャルメールボックス機能、

一時保存機能、恒久保存機能でユーザが削除したデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留のプリントデータで最大文

書件数が超えたために削除されたデータ

一時保存機能のプリントデータで保存容量を超えたために削除

されたデータ

スキャナ機能

スキャンした原稿データ

管理者編

6-13

暗号化されるデータ

参考コピー作業、スキャン作業やプリンタ作業を途中でキャンセルした場

合は、その直後からハードディスク内に読み込まれた原稿データの消

去を開始します。

ファクス機能はハードディスクを使用しません。

フォーマット機能で消去されるデータ

フォーマット機能で消去されるデータは次のとおりです。

フォーマットに必要な時間

ハードディスクをフォーマットした場合にかかる時間は次のとおりで

す。

コピー / スキャナ機能

スキャンした原稿データ

コピー機能

部門管理のデータ

文書管理機能に登録されている原稿データ

プリンタ機能（オプションハードディスク装着時）

保存された（ジョブ）データ

プログラムデータ

オプションフォント

マクロデータ

スキャナ機能

共通アドレス帳

消去方法使用時間

1 回上書き方式最大 0.5 時間

3 回上書き方式最大 1.5 時間

管理者編

6-14

セキュリティキットの導入手順

ステップ 1　運用準備

セキュリティキットの設置

セキュリティキットの設置はサービス担当者が行います。

セキュリティキット導入時の注意事項

• 再コピー機能が使用禁止になります。

• ハードディスク管理の「無効なデータの消去」が「ハードディス

クフォーマット」に変更されます。

• ハードディスクに保存されている原稿データはすべて上書き消去

されます。

既に使用している複合機にセキュリティキットを導入する場合の注意事項

セキュリティキットを設置した後に、すべてのハードディスクを

フォーマットする必要があります。

ステップ 2　管理者暗証番号の変更

セキュリティキットの操作を行うには、管理者暗証番号の入力が必要

です。管理者暗証番号を変更することで管理者以外はセキュリティ

キットの操作ができなくなります。セキュリティモード時は管理者暗

証番号が 8 桁になります。

ご注意管理者暗証番号は 11111111 や 12345678 など推測されやすい番号の

使用はできるだけ避けてください。

参考管理者暗証番号は 00000000 ～ 99999999 の範囲で変更できます。必

ず 8 桁で設定してください。

［システムメニュー / カウンタ］キーを押してください。

「マシン初期設定」キーを押してください。

管理者編

6-15

テンキーで管理者暗証番号を押してください。工場出荷時は 25/20 枚

機では 25002500、32/25 枚機と 32/32 枚機では 32003200 となっていま

す。

［］または［］キーを押して、「管理者暗証番号変更」を選択し、

［設定値変更］キーを押してください。

新しい管理者暗証番号をテンキーで入力してください。

［閉じる］キーを押してください。

ステップ 3　ハードディスク消去方法

ハードディスクの消去方法を選択します。消去方法についての詳細

は、6-11 ページのハードディスク消去方法を参照してください。

参考ここで設定した消去方法は、上書き消去機能とフォーマット機能の両

方に反映されます。個別に設定することはできません。

［システムメニュー / カウンタ］キーを押してください。

［マシン初期設定］キーを押してください。

テンキーで管理者暗証番号を押してください。工場出荷時は 25/20 枚

機では 25002500、32/25 枚機と 32/32 枚機では 32003200 となっていま

す。

左側の設定項目欄から「ハードディスク消去方法」を選んで、［設定

値変更］キーを押してください。

管理者暗証番号変更元に戻す閉じる

マシン初期設定システムメニュー

。ﾃﾝｷｰ本機管理者の暗証番号を変更できます ( 入力)

。必ず8桁の番号を設定してください

27451172

クリア

管理者編

6-16

「3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」を押してください。

［閉じる］キーを押してください。

ステップ 4　ハードディスク暗号化キーの変更

暗号化キーを変更します。

［システムメニュー / カウンタ］キーを押してください。

［マシン初期設定］キーを押してください。

［］または［］キーを押して、［ハードディスク暗号化］キーを

選択し、［設定値変更］キーを押してください。

「暗号化キー」の［設定値変更］キーを押してください。

半角英数字 16 文字で暗号化キーを入力し、［入力終了］キーを押して

ください。「ハードディスク暗号化キー」の画面に戻ります。

入力に誤りがないかを確認するために、「暗号化キー確認」の［設定

値変更］キーを押して、同じ暗号化キーを入力し、［入力終了］キー

を押してください。「ハードディスク暗号化キー」の画面に戻ります。

［閉じる］キーを押してください。

ハードディスク消去方法

元に戻す閉じる

マシン初期設定

ハードディスク上のデータを消去するときの方法を

１回上書き

システムメニュー

3回上書き

。設定できます

方式

閉じるハードディスク暗号化キー元に戻す

設定値変更

暗号化キー

:暗号化キー確認

。データを暗号化するためのキーを変更できますキーは 16 桁入力

。。してくださいキーを変更するとデータは上書き消去されます

管理者編

6-17

確認の画面が表示されますので、［はい］を押してください。

ハードディスクに保存されている原稿データは上書き消去されます。

上書き消去が終了すると、システムメニュー

カウンタ画面に戻ります。

ハードディスクのフォーマット

本機やハードディスクを廃棄するときなどハードディスクの内容を完

全に消去するときに行ってください。フォーマット機能についての詳

細は、6-10 ページのフォーマット機能を参照してください。

ご注意ハードディスクが破損する恐れがありますので、ハードディスクの

フォーマット中には電源を切らないでください。また、フォーマット

が完全に終了していない場合、ハードディスクからデータを復元さ

れ、情報が漏えいする可能性があります。

参考 • 万が一、電源を切ってしまった場合は、電源再投入時にフォー

マットを再開します。

• オプションハードディスクを装着している場合は、オプション

ハードディスクも同時にフォーマットします。

［システムメニュー / カウンタ］キーを押してください。

［ハードディスク管理］キーを押してください。

テンキーで管理者暗証番号を押してください。工場出荷時は 25/20 枚

機では 25002500、32/25 枚機と 32/32 枚機では 32003200 となっていま

す。

中止

はい

ｷｰ。暗号化を変更します変更すると

ﾊｰﾄﾞﾃﾞｨｽｸﾃﾞｰﾀ。に保存しているは上書き消去されます

いいえ

？よろしいですか

6-18

［ハードディスクフォーマット］の下（タッチパネル右側）の［実行］

キーを押してください。

フォーマットの確認画面が表示されます。［はい］キーを押してくだ

さい。フォーマットを開始します。

フォーマットの完了後は主電源を切り、電源ケーブルを抜いてくださ

い。

エラーメッセージ

以下のメッセージが表示された場合は、サービス担当者またはサービ

ス実施店にご連絡ください。

閉じる

ハードディスク管理画面

ハードディスク管理

システムメニュー

ハードディスク容量の確認

ハードディスクの空き容量と全容量が

。確認できます

実行

ハードディスクフォーマット

。ハードディスク上のデータを消去します

。一度消去されたデータは復元できません

実行

メッセージ内容

セキュリティキーが抜けているため使用

できません

セキュリティキーが抜けている

か、破損しています。

2005.12

303KM56010 Rev. 1.0

KYOCERA CS-C4035E Instrucciones de operación

Marca: KYOCERA

Modelo: CS-C4035E

Tipo: Instrucciones de operación

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