ACRONIS Cyber Notary Service 23.04 Manual de usuario

ACRONIS
Marca
ACRONIS
Modelo
Cyber Notary Service 23.04
Tipo
Manual de usuario
Servicio de certificación
23.04
R E V I S I Ó N : 0 3 / 0 5 / 2 0 2 3
Guía del administrador
Contenido
Acerca del servicio de certificación 3
Cómo funciona la certificación 3
Roles de usuario 3
Limitaciones 4
Navegadores web compatibles 4
Utilización del servicio de certificación 5
Activación de la cuenta 5
Acceso a la interfaz web del servicio de certificación 5
Utilizar el servicio de certificación como usuario de certificación 5
Certificación de archivos 5
Verificación de la autenticidad de los archivos 8
Firmado de archivos 10
Plantillas de documento 13
Utilización del servicio de certificación como administrador de certificación 18
Administración del servicio de certificación 20
Gestión de claves de API 20
Administración de cuentas de usuario y cuotas 21
Cuotas 21
Notificaciones 22
Informes de uso 22
Índice 23
2
Acerca del servicio de certificación
El servicio de certificación es una solución basada en la tecnología de cadena de bloques que le
permite hacer lo siguiente:
lCertificar archivos ante notario.
lComprobar si un archivo certificado ante notario (o su copia) es auténtico y no se ha modificado
desde su certificación.
lEnviar un archivo a varias personas para que lo firmen electrónicamente y, a continuación,
validar el certificado de firma.
Este servicio está disponible a través de una interfaz web denominada "consola de certificación".
Cómo funciona la certificación
Para certificar un archivo ante notario, debe cargarlo en el almacenamiento en la nube. Después de
cargar el archivo, el servicio de certificación calcula una huella digital (conocida como "código hash")
de este. El código hash es único para cada archivo.
Nota
La interfaz de programación de aplicaciones (API) del servicio de certificación le permite certificar
un archivo ante notario sin tener que cargarlo en el almacenamiento en el cloud. En su lugar, se
puede utilizar el hash del archivo que se ha generado previamente. Para obtener más información
acerca del uso de la API, consulte "Gestión de claves de API".
A continuación, el servicio de certificación envía el código hash a la base de datos basada en la
tecnología de cadena de bloques de Ethereum. Dicha base de datos garantiza que el código hash
permanezca inalterado.
Para comprobar la autenticidad de un archivo, el servicio calcula su código hash y lo compara con el
código hash almacenado en la base de datos. Si los códigos coinciden, queda garantizado que se
trata del mismo archivo y que no se ha modificado.
Roles de usuario
Existen dos roles de usuario en el servicio de certificación: el administrador de certificación y el
usuario de certificación.
Tanto los administradores como los usuarios tienen acceso a todas las funciones del servicio de
certificación en la consola de certificación.
Todos los usuarios tienen acceso solo a sus propias plantillas, archivos certificados ante notario y
firmados electrónicamente.
Los administradores tienen derechos elevados para ver y trabajar con las plantillas y los archivos
certificados ante notario y firmados electrónicamente que pertenecen al resto de usuarios o
administradores del inquilino de cliente. Los administradores y usuarios pueden gestionar las claves
3
de API del servicio de certificación y utilizar la API de certificación. Los administradores y usuarios
solo tienen acceso a sus propias claves de API.
Asimismo, se puede asignar a un administrador del servicio de certificación la función de
administrador de empresa. Esta función da acceso al portal de gestión, donde el administrador
puede gestionar cuentas de usuario, cuotas, notificaciones e informes.
Limitaciones
lLos archivos que ocupen más de 1GB no se pueden certificar ante notario a través de la consola
de certificación. Esto solo es posible a través de la API de servicios de certificación. Para ello, se
envía un hash previamente calculado de un archivo al servicio de certificación.
lLos archivos que ocupen más de 1GB no se pueden firmar a través de la consola de certificación.
Esto solo es posible a través de la API del servicio de certificación. Para ello, se envía a dicho
servicio un enlace al archivo.
Navegadores web compatibles
La interfaz web es compatible con los siguientes navegadores web:
lGoogle Chrome 29 o posterior
lMozilla Firefox 23 o posterior
lOpera 16 o posterior
lMicrosoft Edge 25 o posterior
lSafari 8 o una versión posterior que se ejecute en los sistemas operativos macOS y iOS
En otros navegadores web (incluido Safari para otros sistemas operativos), es posible que la interfaz
de usuario no se muestre correctamente o que algunas funciones no estén disponibles.
4
Utilización del servicio de certificación
Activación de la cuenta
Tras registrarse en el servicio, recibirá un correo electrónico con la siguiente información:
lUn enlace de activación de cuenta. Haga clic en el enlace y establezca la contraseña de la
cuenta. Recuerde su usuario, el cual aparece en la página de activación de la cuenta.
lUn enlace a la página de inicio de sesión a la consola de certificación. Este enlace le
permitirá acceder a la consola en el futuro. El usuario y la contraseña son los mismos que en el
paso anterior.
Acceso a la interfaz web del servicio de certificación
Puede iniciar sesión en el servicio de certificación si ha activado su cuenta.
Cómo iniciar sesión en el servicio de certificación
1. Vaya a la página de inicio de sesión del servicio de certificación. La dirección de la página de
inicio de sesión se incluye en el correo electrónico de activación.
2. Escriba el usuario y luego haga clic en Continuar.
3. Escriba la contraseña y luego haga clic en Iniciar sesión.
4. Si tiene la función de administrador de empresa, haga clic en Certificación.
Los usuarios que no tienen asignada la función de administrador de empresa inician sesión
directamente en la consola de certificación.
Puede cambiar el idioma de la interfaz web si hace clic en el icono de la cuenta que hay en la
esquina superior derecha.
Si Notary no es el único servicio al que está suscrito, puede cambiar de un servicio a otro con el
icono de la esquina superior derecha. Los administradores de empresa también pueden usar
este icono para pasar al portal de gestión.
Utilizar el servicio de certificación como usuario de
certificación
Los usuarios de certificación tienen acceso solo a sus propias plantillas, archivos certificados ante
notario y firmados electrónicamente.
Certificación de archivos
Cómo certificar archivos ante notario
5
1. Haga clic en Archivos certificados ante notario.
2. Si no hay archivos certificados ante notario, haga clic en Examinar. Haga clic en Añadir archivos
y, a continuación, haga clic en Examinar.
3. Seleccione los archivos que desee certificar ante notario.
Cuando seleccione un archivo, el software empezará a cargarlo en el almacenamiento en la
nube.
4. Cuando todos los archivos se hayan cargado, haga clic en Certificar ante notario.
El software calculará un código hash para cada archivo. El estado de los archivos cambiará a En
progreso. El uso de la cuota de Notarizaciones se incrementará con el número de archivos.
5. Espere hasta que el estado de cada archivo pase de En progreso a Certificado ante notario.
El proceso de certificación puede durar hasta 70 minutos. Para reducir el coste de cada
certificación, el servicio recopila los hash durante una hora, luego construye un árbol de hash
basado en ellos y envía la raíz del árbol de hash al libro mayor de blockchain. A continuación, el
servicio de certificación espera a que la transacción se confirme en el libro mayor de blockchain
y, después, modifica el estado de los archivos a Certificado. Recibirá una notificación por correo
electrónico cuando el estado del archivo pase a ser Certificado.
Nota
Si no se certifica un archivo 24horas después de cargarlo, su estado pasará de En progreso a
Pendiente de certificación y recibirá un aviso por correo electrónico.
Autenticación certificación
Una vez acabada la certificación, el servicio creará una autenticación notarial para cada archivo. Esta
autenticación es una prueba irrefutable de que el archivo se ha certificado ante notario en un
determinado momento. La autenticación contiene:
lInformación acerca de la certificación (nombre de archivo, hash, tamaño, marca de fecha y hora
de la notarización, solicitante, GUID del solicitante, firmante, ID de la transacción de blockchain e
ID del certificado)
lInstrucciones sobre cómo verificar el archivo manualmente sin utilizar el servicio de certificación
Nota
Tenga en cuenta que sus datos personales, como la dirección de correo electrónico o la dirección
IP, se almacenarán en la pista de auditoría y serán accesibles para todos los firmantes.
Operaciones con archivos certificados ante notario
Cómo descargar un archivo del almacenamiento en la nube
1. Haga clic en Archivos certificados ante notario.
2. Busque el archivo en la lista.
Los archivos se pueden filtrar por estado y ordenar por nombre, estado, certificación y fechas de
6
carga. También puede hacer una búsqueda.
3. Haga clic en o en el nombre del archivo. Después, haga clic en Descargar.
Cómo visualizar la autenticación notarial de un archivo
1. Haga clic en Archivos certificados ante notario.
2. Busque el archivo en la lista. Las autenticaciones de certificación solo están disponibles en los
archivos que tienen el estado Certificado ante notario.
Los archivos se pueden filtrar por estado y ordenar por nombre, estado, certificación y fechas de
carga. También puede hacer una búsqueda.
3. Haga clic en el nombre del archivo.
4. Haga clic en Ver y descargar autenticación notarial para visualizar el certificado en una nueva
pestaña.
Nota
Si hace clic en el icono Copiar al portapapeles que corresponda, podrá copiar los valores de
hash de archivo (SHA-256), ID del certificado o RECIBO DE BLOCKCHAIN de la autenticación
notarial.
Cómo descargar la autenticación notarial de un archivo
1. Haga clic en Archivos certificados ante notario.
2. Busque el archivo en la lista. Las autenticaciones de certificación solo están disponibles en los
archivos que tienen el estado Certificado ante notario.
Los archivos se pueden filtrar por estado y ordenar por nombre, estado, certificación y fechas de
carga. También puede hacer una búsqueda.
3. Haga clic en el nombre del archivo.
4. Haga clic en Ver y descargar autenticación notarial para visualizar el certificado en una nueva
pestaña.
5. En la nueva pestaña, haga clic en Descargar autenticación notarial.
Cómo eliminar un archivo del almacenamiento en la nube
1. Haga clic en Archivos certificados ante notario.
2. Busque el archivo en la lista.
Los archivos se pueden filtrar por estado y ordenar por nombre, estado, certificación y fechas de
carga. También puede hacer una búsqueda.
3. Haga clic en o en el nombre del archivo. Después, haga clic en Eliminar.
Si se trata de un archivo certificado ante notario, su estado no se alterará. Se recomienda que
guarde la autenticación notarial o el enlace directo a ella antes de confirmar la eliminación.
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Importante
Si la certificación está en progreso, no se cancelará. Sin embargo, no se podrá ver ni descargar la
autenticación notarial.
4. Haga clic en Eliminar de nuevo para confirmar su decisión.
Verificación de la autenticidad de los archivos
Se puede verificar la autenticidad de un archivo cargándolo al almacenamiento en la nube o
utilizando el recibo de cadena de bloques de la autenticación notarial del archivo.
Los archivos que se cargan para su verificación no utilizan la cuota de almacenamiento de Notary,
sino que se eliminan del almacenamiento en la nube una vez completado el proceso de verificación.
Cómo verificar la autenticidad de un archivo cargándolo al almacenamiento en la nube
1. Acceda a la autenticación notarial tal y como se describe en el apartado "Cómo visualizar la
autenticación notarial de un archivo".
2. Encuentre el ID del certificado y cópielo.
3. En la consola de certificación, haga clic en Verificación.
4. Haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione el archivo cuya autenticidad desee verificar.
Puede seleccionar varios archivos.
Cuando seleccione un archivo, el software empezará a cargarlo en el almacenamiento en la
nube.
5. Especifique el ID del certificado del archivo para confirmar su derecho a la verificación del
archivo.
6. Haga clic en Verificar.
7. El software muestra los informes de verificación de los archivos seleccionados.
lSi el archivo es auténtico, su estado es Certificado ante notario.
lSi, por el contrario, el archivo no es auténtico, su estado es Sin certificar ante notario.
lSi el archivo aún está en proceso de certificación, su estado es En progreso.
Cómo verificar un archivo mediante un recibo de cadena de bloques
1. Acceda a la autenticación notarial tal y como se describe en el apartado "Cómo visualizar la
autenticación notarial de un archivo".
2. Busque la sección recibo de cadena de bloques y copie lo siguiente, incluidos los corchetes:
{
"key": "filename.pdf",
"eTag": "52bf7a18744b384afba39f3646d8e245...",
"size": 1267387,
"sequencer": "B56C3FE5ED984F5337"
}
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Estas cadenas presentan el nombre del archivo, el hash SHA-256, el tamaño en bytes y el
número de transacción de cadena de bloques.
3. En la consola de certificación, haga clic en Verificación.
4. Haga clic en Verificar mediante el uso del recibo de la cadena de bloques.
5. Pegue los contenidos que copió de la sección Recibo de cadena de bloques en el campo en
blanco.
6. Haga clic en Verificar.
7. El software muestra el informe de verificación.
lSi el archivo es auténtico, su estado es Certificado ante notario.
lSi, por el contrario, el archivo no es auténtico o no se ha certificado, su estado es Sin
certificar ante notario.
lSi el archivo aún está en proceso de certificación, su estado es En progreso.
Para verificar un archivo mediante un hash del archivo:
1. Acceda a la autenticación notarial tal y como se describe en el apartado "Cómo visualizar la
autenticación notarial de un archivo".
2. Encuentre el ID del certificado y el hash del archivo y cópielos.
3. En la consola de certificación, haga clic en Verificación.
4. Haga clic en Verificar mediante el uso del hash del archivo.
5. Especifique el hash del archivo.
6. Especifique el ID del certificado del archivo para confirmar su derecho a la verificación del
archivo.
7. Haga clic en Verificar.
8. El software muestra el informe de verificación.
lSi el archivo es auténtico, su estado es Certificado ante notario.
lSi, por el contrario, el archivo no es auténtico o no se ha certificado, su estado es Sin
certificar ante notario.
lSi el archivo aún está en proceso de certificación, su estado es En progreso.
Página pública de verificación
Existe también una página pública de verificación en la que un usuario puede verificar la
autenticidad de un archivo mediante uno de los tres métodos siguientes:
lCon la carga de un archivo y el ID del certificado
lA través de la especificación del hash y el ID del certificado de un archivo
lAl proporcionar un recibo de cadena de bloques y el ID del certificado
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Firmado de archivos
El servicio de certificación le permite enviar un archivo a varias personas para que lo firmen
electrónicamente o hacerlo por su cuenta como firmante único.
Para que se firme un archivo, debe cargarlo en el almacenamiento en la nube o crearlo desde una
plantilla.
En aquellos archivos que no se pueden convertir a formato de archivo .pdf, se pueden incrustar
como imágenes en el documento firmado la firma o las iniciales de los firmantes escritas a mano o
convertidas en texto. En ese caso, el contenido del archivo firmado se guarda con las firmas
electrónicas incrustadas en el archivo .pdf del certificado de firma y ese archivo se certifica ante
notario posteriormente mediante el servicio de certificación. Esta función se admite para los
siguientes formatos de archivo: .txt, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx y .pdf.
Puede usar las firmas electrónicas incrustadas para firmar electrónicamente los siguientes tipos de
documentos:
lContratos de concesión o de alquiler
lContratos de ventas
lContratos de adquisición de activos
lContratos de préstamos
lFormularios de permisos
lDocumentos financieros
lDocumentos del seguro
lExenciones de responsabilidad
lDocumentos de salud
lDocumentos de investigación
lCertificados de autenticidad del producto
lAcuerdos de confidencialidad
lCartas de oferta
lAcuerdos de confidencialidad
lAcuerdos de contratista independiente
Para los archivos que no se pueden convertir a formato .pdf, una vez que se haya firmado el
archivo, el servicio de certificación generará un certificado de firma que contenga una recopilación
de las firmas. A continuación, el certificado quedará autentificado por parte del servicio de
certificación ante notario. Los archivos firmados no están certificados ante notario.
Pasos para firmar un archivo como el único firmante
Puede cargar un archivo y firmarlo electrónicamente como único firmante.
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Cómo cargar un archivo y firmarlo electrónicamente como único firmante
1. Haga clic en Archivos firmados.
2. [Opcional] Si desea añadir un nuevo archivo para firmarlo, haga clic en Examinar o en Añadir
archivo y, a continuación, en Examinar.
3. Seleccione el archivo que tiene que firmar.
Cuando seleccione un archivo, el software empezará a cargarlo en el almacenamiento en la
nube.
4. En el cuadro de diálogo Añadir firmantes, seleccione Soy el único firmante y luego haga clic
en Siguiente.
5. En el cuadro de diálogo Añadir campos al documento, arrastre y suelte los campos que quiera
añadir al documento.
6. Haga clic en Previsualizar y enviar.
7. Previsualice el documento y haga clic en Enviar.
El documento aparece en la lista Archivos firmados con el estado Esperándome.
8. En la pestaña Archivos, haga clic en el documento y, después, en Firmar.
9. En el cuadro de diálogo Escriba su nombre, iniciales y firma electrónica, seleccione el
método que quiere usar para firmar el archivo.
lFirma electrónica e iniciales recomendadas: la firma electrónica y las iniciales se generan
automáticamente. Se pueden modificar manualmente si fuera necesario.
lFirma electrónica e iniciales manuscritas: usted dibuja su firma y sus iniciales en los
campos correspondientes y se incluyen como imágenes en el documento firmado.
Nota
Esta opción se admite para los siguientes formatos de archivo: .txt, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt,
.pptx y .pdf.
10. Seleccione la casilla de verificación He leído y acepto y haga clic en Siguiente.
11. En el cuadro de diálogo Firmar documento, haga clic en el campo Firma electrónica para
completarlo con su firma electrónica.
12. Haga clic en Previsualizar y firmar.
13. Previsualice el documento y haga clic en Firmar.
El archivo firmado se guarda como formato de archivo .pdf.
14. Cuando el proceso haya terminado, seleccione el archivo firmado y haga clic en la pestaña
Certificado de firma electrónica y, a continuación, en Certificado de firma electrónica para
descargar un documento PDF que contiene:
lLa sección Certificado de firma electrónica con una recopilación de todas las firmas.
lLa sección Pista de auditoría con un historial de actividades: cuándo se envió la invitación a
los firmantes, cuándo firmó el archivo cada firmante y otros datos.
15. Haga clic en Ver y descargar autenticación notarial y, a continuación, en Ver y descargar
autenticación notarial para descargar la autenticación notarial del certificado de firma
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electrónica. Una vez terminado el proceso de firma, la autenticación notarial estará disponible
en un plazo de 70 minutos.
Enviar un archivo para que lo firmen varias personas
Puede cargar un archivo y enviarlo para que lo firmen varias personas electrónicamente.
Pasos para enviar un archivo para que lo firmen varias personas
1. Haga clic en Archivos firmados.
2. Si no hay archivos firmados, haga clic en Examinar. De lo contrario, haga clic en Añadir archivo
y a continuación en Examinar.
3. Seleccione el archivo que tiene que firmar.
Cuando seleccione un archivo, el software empezará a cargarlo en el almacenamiento en la
nube.
4. Haga clic en Añadir firmantes en el cuadro de diálogo del mismo nombre y, a continuación,
escriba sus direcciones de correo electrónico. Repita este paso para cada firmante que quiera
añadir.
Importante
No es posible añadir ni eliminar firmantes una vez enviadas las invitaciones. Para eliminar a un
firmante, haga clic en el icono de cubo de basura correspondiente. Asegúrese de que la lista de
firmantes esté completa antes de proceder al siguiente paso.
5. Haga clic en Siguiente.
6. En el cuadro de diálogo Añadir campos al documento, añada los campos personalizados y de
firmante que correspondan.
7. Haga clic en Previsualizar y enviar.
8. Previsualice el documento y haga clic en Enviar para enviar las invitaciones a los firmantes.
Cada firmante recibe un mensaje de correo electrónico con la solicitud de la firma. Recibirá una
notificación cuando cada firmante firme el archivo y cuando todo el proceso se haya
completado.
9. Cuando el proceso haya terminado, seleccione el archivo firmado y haga clic en la pestaña
Certificado de firma electrónica y en Certificado de firma electrónica para descargar un
documento PDF que contiene:
lLa sección Certificado de firma electrónica con una recopilación de todas las firmas.
lLa sección Pista de auditoría con un historial de actividades: cuándo se envió la invitación a
los firmantes, cuándo firmó el archivo cada firmante y otros datos.
Una vez que el proceso se haya completado, cada firmante recibirá una notificación que contiene:
lUn enlace al archivo firmado.
lUn enlace al certificado de firma electrónica.
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lUn enlace a la autenticación notarial del certificado de firma electrónica. Una vez terminado el
proceso de firma, la autenticación notarial estará disponible en un plazo de 70 minutos.
Operaciones con archivos firmados
Cómo descargar un archivo firmado del almacenamiento en la nube
1. Haga clic en Archivos firmados.
2. En la lista, busque el archivo que necesite.
Los archivos se pueden filtrar por estado y ordenar por nombre, estado, firma y fechas de carga.
También puede hacer una búsqueda.
3. Haga clic en o en el nombre del archivo. Después, haga clic en Descargar.
Cómo eliminar un archivo firmado del almacenamiento en la nube
1. Al eliminar un archivo firmado del almacenamiento en la nube, también se borrará su certificado
de firma electrónica. Si es posible que vaya a necesitar el certificado de firma electrónica,
asegúrese de que haya guardado una copia local del mismo, tal y como se describe en el paso 6
del apartado "Cómo firmar un archivo".
El certificado de firma se mantendrá certificado ante notario.
2. Haga clic en Archivos firmados.
3. En la lista, busque el archivo que necesite.
Los archivos se pueden filtrar por estado y ordenar por nombre, estado, firma y fechas de carga.
También puede hacer una búsqueda.
4. Haga clic en o en el nombre del archivo. Después, haga clic en Eliminar.
5. Confirme su decisión.
Se recomienda descargar la autenticación notarial del certificado de firma electrónica o guardar
el enlace directo a ella antes de confirmar la eliminación.
Plantillas de documento
Puede crear plantillas de documento y utilizarlas para facilitar el proceso de creación de archivos
nuevos para la firma electrónica.
La plantilla de documento es un modelo para transacciones que se repiten. Con las plantillas de
documento, puede crear el contenido del documento, incluido un conjunto de campos obligatorios
u opcionales, y asignar los firmantes exactos más tarde. Los destinatarios y firmantes pueden
cambiar cada vez que utilice una plantilla de documento para crear un archivo nuevo.
Cree una plantilla de documento de la siguiente forma:
1. suba un archivo en formato PDF o en un formato de archivo que pueda convertirse a PDF: TXT,
DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, y PDF.
2. añada al menos un campo de firmante a la plantilla
3. añada campos para cada firmante adicional, si fuese necesario
13
4. añada campos personalizados, si fuese necesario
5. guarde la plantilla
Nota
Solo puede guardar una plantilla de documento si incluye al menos un campo de firmante.
Campos de la plantilla de documento
El proceso de creación de una plantilla de documento consiste en cargar un archivo que contenga la
información principal y añadir campos predefinidos o personalizados de plantilla.
Hay dos tipos de campos de la plantilla de documento: Campos de firmante y campos
personalizados.
Los campos de firmante están estrictamente predefinidos para la información del firmante. Puede
añadir o eliminar campos de firmante de una plantilla y configurar si son obligatorios u opcionales,
pero no puede cambiar su nombre.
Nombre de
campo de
firmante
Descripción
Nombre Nombre del firmante del documento.
Firma Firma del firmante del archivo. De forma predeterminada, el campo es
obligatorio. Para hacerlo opcional, seleccione la casilla de verificación
Opcional.
Iniciales Iniciales del firmante del archivo. De forma predeterminada, el campo es
obligatorio. Para hacerlo opcional, seleccione la casilla de verificación
Opcional.
Los campos personalizados son campos de texto libres que puede añadir a la plantilla en función de
sus necesidades. Puede establecer el nombre del campo personalizado (por ejemplo, Fecha, o
Dirección de facturación) al crear la plantilla y rellenar su contenido cuando cree un nuevo archivo
a partir de la plantilla.
Nota
El contenido de los campos personalizados siempre aparece con la misma fuente y tamaño.
Creación de una plantilla de documento
Puede crear una plantilla y utilizarla para generar fácilmente archivos nuevos para la firma
electrónica.
Pasos para crear una plantilla de documento
1. Haga clic en Archivos firmados>Plantillas.
2. Haga clic en Crear plantilla.
14
3. En la ventana Cargue el documento para su plantilla, utilice una de las siguientes opciones
para cargar el archivo:
lArrastre y suelte el archivo.
lHaga clic en Examinar, busque el archivo y selecciónelo.
4. Importante
El formato del archivo de la plantilla debe ser PDF, TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT o PPTX.
5. En la pestaña Firmantes, haga clic en al menos uno de los campos predefinidos para el
Firmante 1.
Nota
Cuando haga clic en un campo, aparecerá en la plantilla. Puede arrastrar el campo para cambiar
su posición en la plantilla. También puede arrastrar los correspondientes bordes del campo
para cambiar su tamaño.
6. [Opcional] Para cada firmante adicional que quiera añadir:
a. Haga clic en Agregar firmante.
b. Añada al menos uno de los campos de firmante a la plantilla.
7. [Opcional] Para añadir un campo personalizado, en la pestaña Campos personalizados:
a. Haga clic en el icono de lápiz situado al lado de la etiqueta del Campo personalizado.
b. En la ventana Renombrar campo personalizado, escriba un nombre para el campo
personalizado. La longitud máxima permitida para el nombre es de 30 caracteres.
c. Haga clic en el campo para añadirlo a la plantilla de documento y utilice el ratón para
moverlo a la posición adecuada.
8. [Opcional] Para cada campo personalizado adicional que quiera añadir:
a. Haga clic en Agregar campo personalizado.
b. Haga clic en el icono de lápiz situado al lado de la etiqueta del Campo personalizado.
c. En la ventana Renombrar campo personalizado, escriba un nombre para el campo
personalizado. La longitud máxima permitida para el nombre es de 30 caracteres.
d. Haga clic en el campo para añadirlo a la plantilla de documento y utilice el ratón para
moverlo a la posición adecuada.
9. Haga clic en Previsualizar y crear.
10. Si la información de la plantilla es correcta, haga clic en Crear.
La nueva plantilla aparece ahora en la página Plantillas. Para obtener más información acerca
de las acciones que puede ejecutar desde la página Plantillas, consulte "Gestión de plantillas de
documento" (p. 15).
Gestión de plantillas de documento
Cuando cree una plantilla, aparecerá en la página Plantillas. En la página Plantillas, puede ver más
información sobre las plantillas existentes y ejecutar las siguientes acciones:
15
lPrevisualizar una plantilla de documento
lCrear un archivo desde una plantilla
lCambiar el nombre de una plantilla de documento
lEliminar una plantilla de documento
En la siguiente tabla se describe la información disponible en la página Plantillas.
Nombre de la
columna
Descripción
Nombre de la
plantilla
Nombre de la plantilla.
Documento
cargado
Nombre del archivo desde el que se creó la plantilla.
Documentos
creados
Número de archivos creados con esta plantilla.
Creada La fecha y la hora en las que se cargó la plantilla.
ID Número de identificación del sistema de la plantilla. Se genera
automáticamente.
Previsualizar una plantilla de documento
Pasos para previsualizar una plantilla de documento
1. En Archivos firmados > Plantillas, busque la plantilla de la que desea previsualizar.
2. Haga clic en y en Previsualizar.
3. Cuando acabe el proceso de previsualización, haga clic en Listo.
Cambiar el nombre de una plantilla de documento
Pasos para cambiar el nombre de una plantilla de documento
1. En Archivos firmados>Plantillas, busque la plantilla a la que desee cambiarle el nombre.
2. Haga clic en y en Cambiar nombre.
3. En el campo Nombre de la plantilla, actualice el nombre de la plantilla.
4. Haga clic en Cambiar nombre.
Eliminar una plantilla de documento
Pasos para eliminar una plantilla de documento
1. En Archivos firmados>Plantillas, busque la plantilla que desee eliminar.
2. Haga clic en y en Eliminar.
16
Creación de un documento desde una plantilla
Puede crear fácilmente un nuevo documento desde una plantilla existente y enviarlo para firmarlo
electrónicamente.
Pasos para crear un documento desde una plantilla
1. Haga clic en Archivos firmados>Plantillas.
2. En la lista de plantillas de documento, busque la plantilla que desea utilizar.
3. Haga clic en y, a continuación, en Crear documento.
4. En la ventana Crear documento desde la plantilla, en el campo Nombre del documento,
escriba el nombre del archivo.
5. Escriba las direcciones de correo electrónico de los firmantes del documento.
Nota
Las direcciones de correo electrónico que indique se utilizarán para enviar un correo electrónico
a todos los firmantes del archivo. Este correo electrónico contiene un enlace que deberán
utilizar los signatarios para ver y firmar el archivo electrónicamente.
6. Si la plantilla incluye campos personalizados, haga clic en Siguiente. Si no, vaya al paso8.
7. Rellene la información de los campos personalizados.
Nota
La longitud de los campos personalizados está limitada a 250 símbolos.
8. Haga clic en Previsualizar y crear.
9. Si la información del archivo es correcta, haga clic en Crear.
Nota
Se crea el archivo y aparece visible en Archivos firmados>Archivos. Puede ver el nombre de
la plantilla que ha utilizado para crear el documento en la columna Nombre de la plantilla.
Se envía un correo electrónico a los firmantes del documento que contiene un enlace para ver y
firmar el archivo electrónicamente. Cada firmante del documento puede firmarlo siguiendo el
procedimiento de "Firmar un archivo creado desde una plantilla" (p. 17).
Firmar un archivo creado desde una plantilla
Cuando cree un archivo desde una plantilla, todos los firmantes recibirán un correo electrónico con
un enlace que pueden utilizar para firmar el archivo electrónicamente.
Pasos para firmar electrónicamente un archivo creado desde una plantilla
1. En el correo electrónico, busque un correo del remitente [email protected] y ábralo.
2. Haga clic en Revisar y firmar.
17
3. En la ventana Introduzca su nombre, firma e iniciales, introduzca su nombre, firma
electrónica e iniciales.
4. Seleccione He leído y acepto.
5. Haga clic en Realizado.
6. En la ventana Firmar documento, haga clic en los campos importantes para completar el
contenido desde el paso3.
7. Haga clic en Previsualizar y firmar.
8. Cuando haya acabado de previsualizar, haga clic en Firmar.
El archivo firmado se guarda como formato PDF. Se crea un certificado de firma y un certificado de
autenticación notarial del certificado de firma. Una vez terminado el proceso de firma, la
autenticación notarial estará disponible en un plazo de 70 minutos. Puede descargar el archivo y los
certificados.
Utilización del servicio de certificación como
administrador de certificación
Cuando trabaja con plantillas y archivos certificados ante notario y firmados electrónicamente de su
propiedad, el administrador de certificación puede ejecutar las mismas funciones que un usuario de
certificación. Para obtener más información, consulte "Utilizar el servicio de certificación como
usuario de certificación" (p. 5).
Asimismo, el administrador de certificación puede ejecutar varias funciones que no están
disponibles para el usuario de certificación:
lVer las plantillas y los archivos certificados ante notario y firmados electrónicamente creados por
el resto de usuarios o administradores del inquilino de cliente.
lVer el propietario de todas las plantillas y los archivos certificados ante notario y firmados
electrónicamente del inquilino de cliente. El propietario es visible en la columna Propietario de la
consola del servicio de certificación, en las pestañas Archivos certificados ante notario,
Archivos firmados y Plantillas.
lVer el progreso del proceso de firma de todos los documentos creados por el resto de usuarios o
administradores del inquilino de cliente.
Nota
El administrador no puede firmar documentos en nombre de otros usuarios. El administrador
solo puede firmar documentos cuando se le añade como firmante.
lVolver a enviar invitaciones a los firmantes de un documento creado por otro usuario o
administrador en el inquilino de cliente.
lDescargar las plantillas originales y los archivos certificados ante notario y firmados
electrónicamente creados por el resto de usuarios o administradores del inquilino de cliente.
18
lDescargar los archivos certificados firmados electrónicamente (si se ha completado el proceso de
firma del documento mediante la firma electrónica) creados por el resto de usuarios o
administradores del inquilino de cliente.
lDescargar los archivos del certificado de firma (si se ha completado el proceso de firma del
documento mediante la firma electrónica) de los archivos firmados electrónicamente y creados
por el resto de usuarios o administradores del inquilino de cliente.
lEliminar las plantillas y los archivos certificados ante notario y firmados electrónicamente
creados por el resto de usuarios o administradores del inquilino de cliente. Se notifica a los
propietarios de las plantillas o archivos eliminados por correo electrónico.
lCrear nuevos documentos a partir de plantillas de documentos creadas por el resto de usuarios
o administradores del inquilino de cliente. Se notifica a los propietarios de las plantillas de
documentos mediante correo electrónico.
19
Administración del servicio de certificación
En este apartado se describe la funcionalidad que solo está disponible para los administradores del
servicio de certificación.
Gestión de claves de API
El servicio de certificación puede integrarse con sistemas de terceros mediante la interfaz de
programación de aplicaciones (API) del servicio de certificación. Para obtener más información
acerca del uso de la API, consulte la guía del desarrollador en
https://developer.acronis.com/doc/notary/v2/guide/.
Un administrador del servicio de certificación puede crear y gestionar claves de la API para las
integraciones.
Cómo crear una clave de la API
1. Haga clic en Claves de la API > Crear clave de la API.
2. Cree e introduzca un nombre único para la clave de API.
3. Haga clic en Crear.
4. De forma predeterminada, la clave de API se crea con el estado Habilitada.
Importante
Copie y guarde la clave. Por motivos de seguridad, la clave solo se muestra una vez. No hay
ninguna forma de recuperar la clave si la pierde.
Cómo deshabilitar una clave de API
1. Haga clic en Claves de API.
2. En la lista, busque la clave que necesite.
Puede filtrar las claves por estado y ordenarlas por nombre, estado y fecha de creación.
3. Haga clic en y en Deshabilitar.
4. Confirme su decisión.
Todas las integraciones que usen esta clave dejarán de funcionar. La clave se podrá volver a
habilitar en cualquier momento.
Cómo habilitar una clave de API deshabilitada
1. Haga clic en Claves de API.
2. En la lista, busque la clave que necesite.
Puede filtrar las claves por estado y ordenarlas por nombre, estado y fecha de creación.
3. Haga clic en y en Habilitar.
Cómo eliminar una clave de API
20
1. Haga clic en Claves de API.
2. En la lista, busque la clave que necesite.
Puede filtrar las claves por estado y ordenarlas por nombre, estado y fecha de creación.
3. Haga clic en y en Eliminar.
4. Confirme su decisión.
Todas las integraciones que usen esta clave dejarán de funcionar. No hay manera de recuperar
una clave de API eliminada.
Administración de cuentas de usuario y cuotas
La administración de cuentas de usuario y de cuotas de uso del servicio está disponible en el portal
de gestión. Para acceder al portal de administración, haga clic en Portal de administración cuando
inicie sesión en el servicio Notary, o bien haga clic en el icono de la esquina superior derecha y
en Portal de administración. Solo aquellos usuarios a los que se les ha asignado la función de
administrador de empresa pueden acceder a este portal.
Para obtener información sobre la administración de cuentas de usuario y sus cuotas, consulte la
Guía del administrador del portal de gestión. Para acceder a este documento, haga clic en el icono
del signo de interrogación en el portal de gestión.
En este apartado se proporciona información adicional relacionada con la gestión del servicio de
certificación.
Cuotas
Las cuotas le permiten limitar la capacidad de los usuarios de utilizar el servicio. Para establecer las
cuotas, seleccione el usuario en la pestaña Usuarios y haga clic en el icono del lápiz en la sección
Cuotas.
Cuando se supera una cuota, se envía una notificación a la dirección de correo electrónico del
usuario. Si no establece un uso por encima del límite de cuota, la cuota se considera "blanda". Esto
significa que no se aplican restricciones para usar el servicio de certificación.
También puede especificar usos por encima del límite de la cuota. Un uso por encima del límite
permite al usuario sobrepasar la cuota en un valor especificado. Cuando se exceda el límite, se
aplicarán restricciones en el uso del servicio de certificación.
Los proveedores de servicios gestionados también pueden especificar cuotas para las empresas de
sus clientes de una forma similar.
Están disponibles las cuotas siguientes:
lAlmacenamiento de Notary
21
El almacenamiento de Notary es el almacenamiento en la nube donde se guardan los archivos
certificados ante notario, los firmados y aquellos cuya certificación está en progreso. Esta cuota
define el espacio máximo que pueden ocupar estos archivos.
Para reducir el uso de esta cuota, puede eliminar los archivos ya certificados ante notario o
firmados del almacenamiento de Notary.
lNotarizaciones
Esta cuota define el número máximo de archivos que se pueden certificar ante notario con el
servicio de certificación. Un archivo se considera certificado ante notario en el momento en el
que se carga al almacenamiento de Notary y su estado de certificación cambia a En progreso.
Si el mismo archivo se certifica varias veces, cada certificación cuenta como una nueva.
lFirmas electrónicas
Esta cuota define el número máximo de archivos que se pueden firmar con el servicio de
certificación. Un archivo se considera firmado desde el momento en el que se envía para su
firma.
lPlantillas de documento
Esta cuota define el número máximo de plantillas de documento que puede guardar el cliente.
Notificaciones
Para cambiar los ajustes de notificaciones para un usuario, seleccione el usuario en la pestaña
Usuarios y haga clic en el icono del lápiz en la sección Configuración. Están disponibles los
siguientes ajustes de notificaciones:
lNotificaciones de uso excesivo de las cuotas (habilitado de forma predeterminada)
Las notificaciones sobre cuotas superadas.
lInformes de uso planificados
Informes de uso descritos a continuación que se envían el primer día de cada mes.
Todas las notificaciones se envían a la dirección de correo electrónico del usuario.
Informes de uso
El informe sobre el uso del servicio de certificación incluye los datos siguientes sobre una empresa o
unidad:
lTamaño de los archivos guardados en el almacenamiento de Notary (salvo aquellos que se están
verificando) por unidad y por usuario.
lNúmero de notarizaciones por unidad y por usuario.
lNúmero de archivos firmados por unidad y por usuario.
lTamaño total de los archivos guardados en el almacenamiento de Notary (salvo aquellos que se
están verificando).
lEl número total de notarizaciones.
lEl número total de archivos firmados.
22
Índice
A
Acceso a la interfaz web del servicio de
certificación5
Acerca del servicio de certificación3
Activación de la cuenta5
Administración de cuentas de usuario y
cuotas21
Administración del servicio de certificación20
Autenticación certificación6
C
Campos de la plantilla de documento14
Certificación de archivos5
Cómo funciona la certificación3
Creación de un documento desde una
plantilla17
Creación de una plantilla de documento14
Cuotas21
E
Enviar un archivo para que lo firmen varias
personas12
F
Firmado de archivos10
Firmar un archivo creado desde una
plantilla17
G
Gestión de claves de API20
Gestión de plantillas de documento15
23
I
Informes de uso22
L
Limitaciones4
N
Navegadores web compatibles4
Notificaciones22
O
Operaciones con archivos certificados ante
notario6
Operaciones con archivos firmados13
P
Página pública de verificación9
Pasos para firmar un archivo como el único
firmante10
Plantillas de documento13
R
Roles de usuario3
U
Utilización del servicio de certificación5
Utilización del servicio de certificación como
administrador de certificación18
Utilizar el servicio de certificación como usuario
de certificación5
V
Verificación de la autenticidad de los
archivos8
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ACRONIS Cyber Notary Service 23.04 Manual de usuario

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Marca
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Modelo
Cyber Notary Service 23.04
Tipo
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